AIDA Web - Workflow - aida-ges.de Web-   AIDA AIDA Web - Workflow Zeitwirtschaft Zutrittsberechtigung

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  • AID

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    AIDA Web - Workflow Zeitwirtschaft Zutrittsberechtigung Betriebsdatenerfassung Auftragsabrechnung

    DAs v Irtuelle PersonAlBro

    // AIDA Web - Workflow //

  • InHAlt

    selBstAusKunFtPersnliche Informationen jederzeit bequem abrufen

    WorKFloWAntrge (z.B. urlaub) online stellen und genehmigen

    WeItere FunKtIonennewsticker, HttPs-verschlsse-lung, Barrierefreiheit 8

    ZeIten DIreKt BuCHenArbeits-, Kostenstellen-, Projekt zeiten per Mausklick erfassen 7

    BerBlICK - AIDA WeBIhr virtuelles Personalbro fr effektive Arbeitsablufe

    ABteIlunGsAusKunFtMitarbeiterinformationen frvorgesetzte direkt verfgbar 8

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    PIZ - DAs WeB-terMInAlZugang zum AIDA Web auch ohne eigenen PC

  • In allen Bereichen gilt heute die gleiche vorgabe: Arbeitszeit soll mglichst effektiv genutzt und unproduktive ttigkeiten auf ein Minimum reduziert werden.

    Bei herkmmlicher Personalorga-nisation bleibt dennoch tagtglich unntig viel Zeit und Geld liegen - nicht nur im Personalbro, son-dern bei jedem einzelnen Mitar-beiter.

    AIDA Web untersttzt sie des-halb mit einer vielzahl innovativerFunktionen zur effektiven Abwick-lung zahlreicher personalbezo-gener Ablufe.

    WAs Ist AIDA WeB?

    AIDA Web ist ein Modul der Zeiter-fassungs-/Zeitwirtschaftslsung, auf das die Mitarbeiter direkt von ihrem PC-Arbeitsplatz aus per Web-Browser zugreifen knnen.nach der Anmeldung (per Pass-wort) stehen den Mitarbeitern in

    Mens zahlreiche Funktionen zur verfgung - vom einblick in die ei-genen Zeitkonten bis zu direkten Buchungsmglichkeiten (siehe nachfolgende seiten).

    InDIvIDuell AnPAssBAr

    Die Freigabe der ausfhrbaren Funktionen kann fr jeden teil-nehmer individuell erfolgen, d.h. jeder sieht nur das bzw. darf nur das, wofr ihm die Berechtigung erteilt wurde.

    entlastung des Personalbros

    schluss mit der Zettelwirtschaft (keine Papier-/Druckkosten)

    Keine Warte-/Wegezeiten

    Krzere Bearbeitungszeiten

    Keine manuellen bertragungs-fehler

    Alles unabhngig von der verfg-barkeit anderer Mitarbeiter

    nICHt nur Frs Bro

    Jeder PC im firmeninternen netz-werk kann fr den Zugriff auf AIDA Web berechtigt werden - z.B. auch fr Heimarbeiter, Dienstrei-sende usw. Fr Mitarbeiter ohne eigenen PC (z.B. gewerbliche) sind spezielle Web-terminals erhltlich (siehe seite 8).

    Der Zugang ist auch mobil per PDA/MDA, Handy oder notebook mglich.

    ZuKunFtssICHerHeIt

    AIDA Web wird kontinuierlich an der Praxis / den Anwendern orientiert weiterentwickelt und funktionell ergnzt. Diese Infor-mationsbroschre stellt deshalb nur eine grobe bersicht bzw. Mo-mentaufnahme des verfgbaren leistungsspektrums dar. Fr nhe-re Informationen steht Ihnen Ihr AIDA Partner natrlich gerne zur verfgung.

    BerBl ICK - A IDA WeB

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    Generelle vorteIle

  • um stndige zeitaufwndige rck-fragen bei den vorgesetzten bzw. im Personalbro zu vermeiden, knnen Mitarbeiter ihre persn-lichen Daten und Auswertungen selbststndig einsehen.

    Die am hufigsten verwendeten, individuell einstellbaren optionen und Anzeigen sind nachfolgend aufgefhrt:

    MonAtsJournAl

    Detaillierte bersicht aller Bu-chungen eines Monats (Auswahl verschiedener Monate mglich). Angezeigt werden unter anderem tageswerte (soll-/Istzeit, saldo), Gleitzeit-/berstundenkonto etc.

    PersnlICHer KAlenDer

    Jahresbersicht mit Anzeige aller eingetragenen Fehlgrnde (ur-laub, Krankheit, Feiertage etc.), sowie der urlaubskonten.

    KontostnDe

    bersicht der gewnschten per-snlichen Konten; z.B. Gleitzeit, resturlaub, genommener urlaub, verplanter urlaub.

    AnoMAlIen

    bersicht von unregelmig-keiten, wie vergessene Buchungen oder unentschuldigte Fehltage.erinnert den Mitarbeiter daran, hierfr noch Korrekturantrge per Workflow (s. seite 6) zu stellen.

    nACHrICHten

    Das Personalbro kann fr jeden Mitarbeiter individuelle Mittei-lungen hinterlegen, welche die-sem zu einem beliebigen Datum angezeigt werden (z.B. Bitte noch lst-Karte nachreichen. o..).

    PAssWortnDerunG

    unkompliziert und schnell, vor allem wenn z.B. aus sicherheits-grnden regelmige Passwort-wechsel vorgeschrieben sind.

    ArBeItsnACHWeIse

    Mitarbeiter, die Auftrags bzw. Projektzeiten buchen oder im nachhinein verteilen (s. seite 7), knnen sich diese als Auswertung anzeigen lassen.

    Weitere personenbezogene Aus-wertungen knnen bei Bedarf in-dividuell erstellt und zugewiesen werden.

    selBstAusKunFt

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  • vor allem vorgesetzte sind zur Ausbung ihrer Fhrungsttigkeit regelmig auf aktuelle Personal-daten angewiesen.

    Im AIDA Web knnen sie diese be-quem abrufen. Dabei sind jeweils nur die Mitarbeiter sichtbar, fr die man zustndig bzw. berech-tigt ist (z.B. die eigene oder auch mehrere Abteilungen, Gruppen etc.).

    GruPPenKAlenDer

    Zeigt sowohl fest eingetragene als auch beantragte (noch nicht genehmigte) Fehlgrnde (urlaub, Dienstreise etc.) der Mitarbeiter in einer selektierbaren Monatsber-sicht an. Bei urlaubsantrgen sieht man z.B. sofort, ob im fraglichen Zeitraum bereits jemand anderes urlaub beantragt oder genehmigt bekommen hat. Fehlgrnde und Wochenplne (Personaleinsatz) knnen hierber auch direkt ein-getragen / geplant werden.

    InForMAtIonstABleAu

    Gibt Auskunft ber die aktuellen Anwesenheitsstati der Mitarbeiter (grn = anwesend, rot = abwe-send, gelb = auf Dienstgang etc.). Weiterhin sieht man:

    ob eine Person z.B. krank oder im urlaub ist (Fehlgrund) und wann sie wiederkommt

    den Auftrag/ das Projekt bzw. die Kostenstelle, worauf diese Person momentan angemeldet ist

    vor allem in der telefonzentrale, aber auch an anderen stellen, die oft schnelle Ausknfte ber anwe-sende Mitarbeiter geben sollen, bietet das Webtableau stets die ntigen Informationen.

    MItArBeIterDAten

    Auch der Zugriff auf Daten ein-zelner Mitarbeiter ist fr die vorgesetzten problemlos mglich (Journale, Kontostnde etc.).

    AnoMAlIen

    bersicht vordefinierter Besonder-heiten im Buchungsbetrieb (z.B. wenn Buchungen vergessen wur-den, ein Mitarbeiter trotz eingetra-genem Fehlgrund anwesend war, usw.). Anomalien knnen auch automatisch per e-Mail an den vorgesetzten gemeldet werden.

    sonstIGe AusWertunGen

    Praktisch alle im AIDA-Programm enthaltenen listen knnen zur An-sicht im AIDA Web bereitgestellt werden, z.B.

    An-/Abwesenheitslisten

    Ampellisten (zeigen farblich die ber-/unterschreitung von Gleit-zeitkontogrenzen an)

    urlaubslisten

    etc.

    Welche Daten / listen jeder ein-zelne sehen darf, ist individuell einstellbar.

    ABte IlunGsAusKunFt

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  • Herkmmliche Fehlzeitantrge in Papierform sind unwirtschaftlich. sie knnen verloren gehen oder falsch eingegeben werden; die Be-arbeitung dauert zu lang und das ganze Papier muss auch noch im Haus hin und her geschickt und archiviert werden.

    Mit AIDA Workflow knnen sie sich das sparen.

    Der ABlAuF IM BerBlICK

    Die Mitarbeiter whlen die ge-wnschte Antragsart aus, geben ihre Daten ein und schicken den Antrag ab.

    Dieser geht direkt an den zustn-digen vorgesetzten, der nur noch per Mausklick die Genehmigung erteilen muss.

    Genehmigte Antrge werden sofort vollautomatisch vom AIDA-Programm verarbeitet.

    Der betroffene Mitarbeiter erhlt eine entsprechende Besttigung und ist so jederzeit ber den sta-tus seines Antrages informiert.

    AntrAGsArten

    Je nach einstellung knnen z.B. Antrge gestellt werden fr:

    urlaub

    vergessene Buchungen (Kom-men, Gehen, Pausen etc.)

    Dienstgnge/-reisen

    Gleitzeitabbau

    berstunden

    Zeitnachtrge

    stornierung bzw. nderung be-reits eingetragener Fehlgrnde

    BeMerKunGen / AnlAGen

    Zu allen Antrgen knnen erlu-terungen / Begrndungen einge-geben werden (warum wird der Antrag gestellt?). Bei Fehlgrund-antrgen lassen sich zustzlich Dateien (z.B. Belege) anfgen.

    e-MAIl-BenACHrICHtIGunG

    Auf Wunsch informiert AIDA Web die Beteiligten per e-Mail

    ber neu eingestellte Antrge bzw. wenn sich deren Bearbei-tungsstatus ndert.

    GeneHMIGunGsstuFen

    Mssen Antrge durch mehrere Personen genehmigt werden, ist hierfr eine entsprechende rei-henfolge festlegbar.

    Zustzlich besteht die Mglich-keit, Kollegen zu definieren, welche dem Antrag vor dem vor- gesetzten zustimmen mssen (teamvertreter-regelung).

    stellvertreter

    Jedem vorgesetzten kann ein (oder mehrere) stellvertreter zu-geordnet werden, der automatisch Zugriff auf die noch zu bearbei-tenden Antrge des vorgesetzten erhlt, wenn dieser abwesend ist (Dienstreise, urlaub etc.). Der Zu-griff ist auch direkt per Mausklick aktivierbar.

    WorKFloW

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  • selBstKorreKtur

    Berechtigte Mitarbeiter knnen persnliche Zeiten bzw. Bu-chungen auch ohne Durchlauf der Genehmigungshierarchie direkt korrigieren bzw. nachtragen (z.B. nach lngerer ttigkeit auer Haus).

    Fr vorgesetzte sind zudem Kor-rekturen ihrer Mitarbeiter und das Zuweisen spezieller lohnarten / Zuschlge mglich.

    MeIne AntrGe

    selektierbare bersicht aller eigenen Antrge mit Angabe des jeweiligen Bearbeitungsstatus (beantragt, genehmigt, abgelehnt etc.).

    DoKuMentAtIon

    Alle Antrge werden gesondert protokolliert, so dass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann wel-chen Antrag bearbeitet hat.

    es ist nicht immer sinnvoll, effizi-ent oder mglich, per Ausweis an Hardware-terminals zu buchen.Daher bietet AIDA Web zustzlich umfangreiche Direktbuchungs-funktionen.

    AnWesenHeItsZeIten

    Kommen

    Gehen

    Pause / Dienstgnge (mit Bemerkungsfeld)

    KostenstellenWeCHsel

    erspart aufwndiges manuelles nacherfassen. Die Arbeitszeiten werden automatisch in die ent-sprechenden Kostenstellenkonten verbucht.

    ProJeKt-/AuFtrAGsZeIten