Adviesrapport NVD Evenementenbranche - .Adviesrapport project De Officemanager in de Evenementenbranche

  • View
    220

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of Adviesrapport NVD Evenementenbranche - .Adviesrapport project De Officemanager in de...

Adviesrapport projectDe Officemanagerin de Evenementenbranche

.

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 1

Natascha Kelders & Khader Osman

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 2

Geachte lezer,

Graag stellen wij ons aan u voor.

Links ziet u Natascha Kelders, rechts Khader

Osman. Wij volgen de opleiding Officemanager

AD aan Windesheim Flevoland.

In ons adviesrapport kunt u lezen wat onze

adviezen en aanbevelingen voor de

officemanager zijn.

Algemene informatie

.

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 3

Stellingen

Legenda

Quotes

Inhoudsopgave

1. Inleiding & Doelstellingen

2. Aanpak

3. Bevindingen

4. Analyse

5. Conclusies

6. Aanbevelingen

7. Discussie

8. Slot

9. Literatuurlijst

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 4

Inleiding & Doelstelling

Afgelopen periode heeft onze groep zich gericht op de ontwikkelingen in de evenementenbranche in de positie van de officemanager.

De interviews zijn gehouden met officemanagers, leidinggevende en directeuren. Daarbij is er veel aandacht geweest voor de ontwikkelingen van de afgelopen vijf jaar.

Met hulp van deskresearch en interviews is dit adviesrapport opgesteld.

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 5

. De hoofdvraag was: Wat zijn de ontwikkelingen in de afgelopen vijf jaar geweest?.

Het doel was om antwoorden op bovenstaande hoofdvraag te krijgen. Om hierachter te komen zijn

onderstaande deelvragen bedacht.

De deelvragen waren als volgt:

Wat zijn de werkzaamheden van een officemanager in de evenementenbranche? Wat doet een officemanager in de evenementenbranche anders dan in een andere branche? Wat zouden de officemanagers van nu verwachten van de toekomstige officemanagers? Wat voor ontwikkelingen hebben er de afgelopen vijf jaar plaats gevonden in de

evenementenbranche in de rol van de officemanager?

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 6

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 7

Er is gekozen voor de deelvragen van de vorige dia, omdat wij dachten dat we door

middel van deze vragen een duidelijk antwoord konden gegeven. Deze deelvragen

hebben wij zelf bedacht door na te gaan wat wij wilde weten en hoe we hieraan

konden komen.

Het eindresultaat is dit adviesrapport voor de Nederlandse Vereniging van Directiesecretaresse (NVD). Tevens waren zij ook onze opdrachtgevers.

.

Er is contact geweest met de volgende bedrijven om aan informatie te komen:

Nationaal filmfestival Utrecht Poppodia De Meester Almere Gemeente Amsterdam MC-Zuiderzee City Marketing Lelystad (schriftelijk)

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 8

..

Jiska heeft naast haar functie als officemanager ook de functie personeelszaken. (Nationaal filmfestival)

Barry is manager/ directeur, maar doet ook de werkzaamheden van een officemanager. (Poppodia De Meester)

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 9

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 10

Stefanie is cordinator op de facilitaire afdeling en organiseert/ leidt ook de evenementen. (MC-Zuiderzee)

Jim is afdelingshoofd van MT en financin (Gemeente Amsterdam).

Betty is directiesecretaresse (Gemeente Amsterdam).

Nicole is officemanager (City Marketing Lelystad)

Hoe hebben wij dit aangepakt ?

Van te voren is er een werkplan gemaakt en is het werk verdeeld.

Er zijn deelvragen gevormd, deze zijn opgenomen in de interviews en als leidraad gebruikt.

Door middel van deskresearch is er gezocht naar informatie over de NVD en mogelijke bedrijven die ons verder konden helpen door middel van interviews.

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 11

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 12

Verbanden tussen de deelvragen en de hoofdvraag.

Wat zijn de ontwikkelingen in de afgelopen vijf jaar geweest?

1. Wat zijn de werkzaamheden van een officemanager in de evenementenbranche?

Door na te gaan wat de werkzaamheden zijn van de officemanager, kunnen wij achterhalen wat er

verandert. Dit hebben wij gedaan door middel van door te vragen op de antwoorden die gegeven zijn.

2. Wat doet een officemanager in de evenementenbranche anders dan in een andere branche?

Aan de hand van de verschillen in de branches, kunnen wij concluderen of dit alleen in de

evenementenbranche speelt of in alle branches.

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 13

3. Wat zouden de officemanagers van nu verwachten van de toekomstige officemanagers?

Ook hiermee kunnen wij aantonen wat er de afgelopen jaren veranderd is. Daarnaast weten we

precies wat er in de toekomst nog meer zal veranderen.

4. Wat voor ontwikkelingen hebben er de afgelopen vijf jaar plaats gevonden in de

evenementenbranche in de rol van de officemanager?

Door deze vraag krijgen wij directe en concrete antwoorden.

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 14

Voor de analyse SWOT & DESTEP is er ook gebruik gemaakt van internet.

Voor de DESTEP en SWOT hebben wij gebruik gemaakt van internet. Er is vooral gezocht bij het

CBS, de gemeente Almere, het wetboek en events.nl.

Er is veel contact geweest met een aantal bedrijven. Door onderzoek was de conclusie, dat de grote bedrijven benaderen niet de verwachte en gehoopte resultaten opleverde. Door deze

ontdekking zijn de grenzen verlegd. Dit heeft ervoor gezorgd dat een aantal bedrijven met ons

mee wilde werken.

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 15

Interviews

Door in de omgeving te kijken, kwamen wij terecht bij een aantal bedrijven. Via internet zijn wij aan

de contactgegevens gekomen en hebben wij een mail gestuurd met informatie over de opdracht.

Daarnaast hebben wij via internet gezocht naar evenementenbedrijven en ons netwerk

aangesproken.

Door de contacten die wij al gelegd hadden, kregen wij meer informatie over de netwerkrelaties

van deze bedrijven.

Na het mailen hebben wij ook telefonisch contact opgenomen met de bedrijven om te vertellen

wat wij graag zouden willen en of zij ons konden helpen door middel van een interview.

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 16

Uiteraard zijn er direct afspraken gemaakt met de bedrijven die ons konden helpen en

zijn er interviews afgenomen.

De vijf interviews zijn verdeeld. Bij de drie van de vijf interviews zijn beide onderzoekers

aanwezig geweest. De andere twee zijn verdeeld en alleen afgenomen.

Door met meerdere een interview af te nemen, vulde wij elkaar goed aan.

De bedrijven gaven veel informatie. Om tot een goed advies te komen, is er veel

doorgevraagd op de deelvragen.

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 17

Wat zijn de werkzaamheden van een officemanager in de evenementenbranche?

Aannemen, functioneringsgesprekken en

ontslag regelen

Aanspreekpunt zijn

Facilitaire zaken

Zorg dragen voor de materialen

Goede sfeer behouden

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 18

De werkzaamheden verschillen per instelling. 85% van de werkzaamheden komen voor in alle

vijf de genterviewde bedrijven. De afwijkende

werkzaamheid is: Facilitairenzaken.

In evenementenbranche moet er veel werk verricht worden in korte tijd. Het is daarom

belangrijk dat er het maximaal haalbare benut

wordt. Officemanagers controleren hierdoor

meer hoe het gaat en zorgen voor een goede

sfeer.

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 19

Bijeenkomsten regelen

Mailboxen onderhouden

Personeel aansturen

Zorg dragen voor de agenda

Administratieve taken

De bedrijven verschillen qua werkzaamheden met elkaar. In sommige

bedrijven moeten de officemanagers ook de

administratieve taken op zich nemen.

In de grotere bedrijven zijn hier aparte afdelingen voor.

Wat doet een officemanager in de evenementenbranche anders dan in een andere branche?

Een officemanager in de evenementenbranche moet snel kunnen schakelen.

Bij dit standpunt is iedereen het er unaniem mee eens, vijf van de vijf.

Een officemanager in de evenementenbranche is een echte officemanager wanneer je hem/

haar niet ziet. De werknemers hebben jou dus eigenlijk op dat moment niet nodig omdat jij alles

goed heb geregeld.

Waar liggen de kabels, is er genoeg water bij extreme warmte, zijn er voldoende uitgangen en

worden deze niet belemmert

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 20

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 21Mee eens Oneens

Door de werkdruk besteden zij meer tijd aan personeel.

Met de bovenstaande stelling waren drie van de vijf

genterviewde het eens.

Sociale contact is belangrijk, de officemanagers zorgen ervoor

dat er een goede sfeer is op het werkvloer.

Door de goede sfeer zijn collegas meer gemotiveerd om

harder te werken

.

Een verschil tussen bedrijven is dat erop verschillende manieren dingen geregeld worden,

formeel en informeel

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 22

Controleren en een takenlijst bijhouden is belangrijk.

KHADER OSMAN & NATASCHA KELDERS 23

Controleren en een takenlijst bijhouden is belangrijk.

Mee eens Oneens

Uit onderzoek blijkt dat de meerderheid het oneens is

met bovenstaande stell