49
2014 Emergency Measures and Fire Prevention Office McGill University HOT WORK PROGRAM Hot Work Permit Instruction manual Your training requirements with instructions. Your new hot work permit and fire protection shutdown permit (FS002). Your procedures and responsibilities in this program.

ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

   

Modified on: August 2013 0 

 

Emergency Measures and Fire Prevention Procedures

ADMINISTRATION

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

2014  

Emergency Measures and Fire Prevention Office  McGill University 

  

 HOT WORK PROGRAM  

 

Hot Work Permit Instruction manual     

Your training requirements with instructions. Your new hot work permit and fire protection shutdown permit (FS‐002). Your procedures and responsibilities in this program. 

Page 2: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

 

TableofContents 

Part 1  Hot Work Program ................................................................................................................................ 3 

1.1  Introduction ................................................................................................................................... 3 

1.1.1  Alternatives to hot work ................................................................................................................ 3 

1.1.2          Important components of this Hot Work Program ....................................................................... 4 

Part 2  Hot Work Program Instructions ............................................................................................................ 5 

2.1  Training session instructions ......................................................................................................... 5 

2.2  Sample permit: Parts 1 and 2 ........................................................................................................ 6 

2.3  Web Registration of the permit ..................................................................................................... 9 

2.4  Roles and Hot Work Permit responsibilities ................................................................................ 10 

2.4.1  Hot Work Permit Issuer ............................................................................................................... 10 

2.4.2          Person Responsible for Site Safety.............................................................................................. 11 

2.4.3          Fire surveillance for hot work / hot work Fire Watch ................................................................. 13 

2.4.4  Occasional surveillance of hot work site/ Fire Monitor .............................................................. 14 

2.4.5  Hot Work Permit process ............................................................................................................. 16 

2.4.6  McGill tradesmen performing hot work ...................................................................................... 17 

2.4.7  Contractor performing hot work ................................................................................................. 19 

2.4.8  Contractor doing work for McGill community ‐ unrelated to Facilities Management ................ 21 

2.5  Gas cylinders on hot work sites ................................................................................................... 22 

Part 3  Administrative ..................................................................................................................................... 23 

3.1             Hot Work Training Program ‐ Administrator ............................................................................... 23 

3.1.1  Responsibilities of the Administrator .......................................................................................... 23 

3.1.2          Participants training registration table ....................................................................................... 24 

3.1.3          Hot Work training ‐ Administration work flow document .......................................................... 25 

Page 3: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

 

3.2  Sample report from the training session ..................................................................................... 26 

3.3  Sample certificate from the on‐line training session ................................................................... 27 

3.4  Hot Work Audits .......................................................................................................................... 28 

3.4.1  Emergency Measures and Fire Prevention Procedure for Hot Work Audits ............................... 28 

3.4.2          Hot Work Audit Form .................................................................................................................. 29 

3.4.3          Audits by other University Safety units or Facilities Safety ........................................................ 30 

Annexes  ............................................................................................................................................................. 31 

Annex A  McGill Standards on hot work ..................................................................................................... 32 

Annex B  Hot work RFP insert or prequalification process insert for preferred contractors ..................... 34 

Annex C  Obtaining a Hot Work Permit ...................................................................................................... 36 

Annex D  Fire Protection Procedure for the Scheduled Interruption of Fire Protection Equipment ......... 40 

Annex E  Emergency Evacuation Procedure ............................................................................................... 44 

Annex F  Communication of fire incidents ................................................................................................. 46 

Annex G  How to use portable fire extinguishers ....................................................................................... 47 

Annex H  National Fire Code 1995  Hot Work Section 5.2 Hot Work ......................................................... 47 

Annex I  National Fire Code 1995   Section 3.1.4. and 3.1.2.4. on compressed gases .............................. 47 

Annex J  Sample: Hot Work Warning Sign ................................................................................................. 48 

Page 4: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

 

Part1 HotWorkProgram

1.1 IntroductionThis Hot Work Permit Program was developed to decrease the risks associated with hot work at McGill and to ensure we trigger fewer unfounded fire alarms originating from construction and maintenance work.  The program  is  supported  by  University  Services  and  was  designed  to  meet  both  legal  and  insurance requirements.   The use of this program is mandatory for anyone performing hot work.  When possible, alternative methods should be used.   

 1.1.1 Alternativestohotwork

It  is  important  that  we  establish  safer  cold methods  for  our  trades.    These  work methods  should  be described  in design  and operations  standards.   They  should be part of  tender documents  and  contracts.  Training  on  how  and  when  to  use  these  methods  should  be  made  available  and  the  corresponding equipment should be provided for McGill staff maintenance teams.  

 Examples of alternative methods: cold methods and/or less hazardous hot work: 

Roofing  ‐  Cold  roofing  methods  not  requiring  the  use  of  a  torch  or  standard  mechanically attached/fully  adhered,  approved  roof  system  vs.  a  torch  applied  roof  system  (McGill  Roofing Standard 07 52 00). 

Approved self‐drilling or compressed air‐actuated steel roof deck fasteners vs. puddle welding. 

Mechanical removal and relocation of frozen piping to a heated area vs. thawing of piping  in place with any form of hot work. 

Cutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. 

Pipe  cutting  ‐ Mechanical pipe  cutter  instead of  a  radial  saw,  screwed or  flanged pipe  vs.  sweat soldering. 

Filling, polishing ‐ Manual file instead of a grinder. 

Assembling ‐ Using nuts and bolt methods or screwed in fittings instead of welding, threaded piping instead of welding where legally permissible. 

Application of floor tiles ‐ Heat gun instead of a propane torch for the heating of the adhesive (still hot work but less hazardous than the propane torch). 

Odd jobs such as loosening windows or doors ‐ Mechanical work should be done instead of using the propane torch. 

       

Page 5: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

 

1.1.2ImportantcomponentsofthisHotWorkProgram

 1. The Hot Work Permit and Scheduled  Interruption of Fire Protection Equipment are obtained  through 

web  registration.    Scheduled  interruptions  approval  of  fire  protection  equipment  and  hot  work notification to Emergency Measures and Fire Prevention, Security Services, Facilities Management and other partners will be done through this program.    

2. McGill standards and General Conditions for tenders and for the prequalification process for preferred contractors are included. 

 3. Adequate  hot  work  site  fire  watch  followed  by  occasional  monitoring  are  a  required  part  of  this 

program.  4. A Hot Work Training Program was adopted  for McGill  staff and external partners  including preferred 

contractors and professionals.  This web based training program can be taken on an individual basis, at one’s own pace.  To register, you must make a request to [email protected]   

5. Safety Audits: The program includes measures for auditing hot work sites for EMFP.  

 The details of the McGill program are outlined  in this document and  include samples of the request pages for Hot Work and  for Fire Protection‐Equipment Shutdown permits,  the numbered permits  it will print, a description of all responsibilities and a description of the administration and auditing process.  EMFP staff are available to answer all inquiries with regards to hot work.  Please do not hesitate to call us at (514)  398‐3473  email  at  [email protected].    You  will  find  additional  information  on  the  Fire Prevention website: http://www.mcgill.ca/emo/fpo/  

* Acronyms used within this manual: 

EMFP: Emergency Measures and Fire Prevention FPO: Fire Prevention Officer FM: Factory Mutual  

 

 

 

 

 

 

 

Page 6: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

 

Part2 HotWorkProgramInstructions

2.1 Trainingsessioninstructions

This training session is a requirement for anyone who wishes to issue a Hot Work Permit at McGill or be the Person Responsible for Site Safety.   These rights are granted once EMFP has received your test results and certificate.  In this session, you will receive the pertinent safety information needed to understand hot work safety, be tested during each session, and tested globally at the end. 

 1. Link for the training: 

   Use the link received by email from the EMFP office. 

   You are a registered user.     Enter the user name and the code provided in the email you received to access the training.  

2. Find and click on the Hot Work Permit training session in the language of your choice.  

3. Below is your lesson plan.  Review each item including the testing (Mastery) at the end.  The McGill Hot Work Permit is similar in theory to the FM Permit; the fire prevention principles are the same, however it has been adapted to the National Fire Code and our logistics are slightly different.  Do not forget to print the report of your results, which you will find after leaving the hot work training session and the certificate.  Send a copy to fireprevention.mcgill.ca   

     

           For those experiencing technical difficulty, please consult Fire Prevention: (514‐398‐3473). 

 

 

 

 

Page 7: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

 

2.2 Samplepermit:Parts1and2

The following images are samples of the 2‐part permit: the first page is for the Permit Issuer and the second is for the hot work site.  You will be filling them in partly from the website and the rest on the site of the hot work. 

Take note  that  the  list of precautions  is applicable  to all hot work sites.   A  few  items may be crossed out when they are not applicable.   

Make sure all conditions are met before signing your authorization to proceed with the work each day. 

 

 

 

Page 8: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

 

 

Page 9: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

 

Page 10: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

 

2.3 WebRegistrationofthepermit

 1. The  Hot Work  Permit  form  can  be  found  at  http://www.mcgill.ca/emfp/fire‐prevention/hot‐work‐

procedure‐email Fill in all fields on the request form.    2. Click on the Process button on the form to register it and receive the numbered permit.  Details of the 

automated web  form process can be  found  in Annex C.   Provisions have been made to allow changes after processing and to link the form with a Scheduled Interruption of Fire Protection Form (Annex D). 

 3. Return your permit to [email protected] when it has expired or when the hot work and the fire 

monitoring are completed.   

The  Permit  Issuer  will  receive  the  Hot  Work  Permit  ready  for  the  site  evaluation,  surveillance,  and monitoring plan. Once the site has been adequately prepared and the fire watch is on site, the permit may be signed by the person responsible for site safety to authorize the work.    

Page 11: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

10 

 

2.4 RolesandHotWorkPermitresponsibilities

2.4.1HotWorkPermitIssuer

A  person  representing  McGill  who  is  responsible  for  issuing  Hot  Work  Permits  and  who  has  the knowledge/training of:   

1. Basic construction material (combustibility) and building structures. 

2. The dangers involved with hot work.  The Permit Issuer has received McGill hot work training. 

3. The fire alarm system operation (basic) and location of manual pull stations near the hot work site and adjoining at risk areas. 

4. The Hot Work Permit Program and that a permit is issued for a specific location and for a specific period of time only.  It cannot be applied to another location in the building or to a different time period. 

5. How to use portable fire extinguishers. 

Responsibilities of the Permit Issuer 

*** Before opting to use hot work for a construction/renovation/maintenance operation, consider the use of cold methods to perform a task or less hazardous hot work.  Do not hesitate to ask questions or to discuss any possible alternatives with EMFP (514‐398‐3473).  

1. Request a Hot work Permit from the McGill auto registry website by filling  in all the required fields on the form and submitting it.  Print the resulting numbered permit.   

2. Request a scheduled interruption of smoke detection 2 working days before the beginning of hot work. Weekends and holidays are not considered as notice for the Fire Protection – Equipment Shutdown FS‐002  

3. Discuss  the work  and  risk  assessment  of  the  hot work  location with  the  person  responsible  for  site safety.    Some  risks  in  the work environment, may not be directly  associated with  the project  so  the person  responsible  for  site  safety must  be  informed  of  them  to  plan  the  site  preparation  (such  as hazardous materials, vertical service shafts, combustible construction materials, etc.). 

For McGill Facilities Maintenance the Permit Issuer and the person responsible for site safety may be the same person.   

Page 12: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

11 

 

2.4.2PersonResponsibleforSiteSafety

A  person  contractually  responsible  for  the  construction  project  including  site  safety may  be  the  Person Responsible for Site Safety for hot work done on site and for its conformity to the McGill Hot Work Permit Program.  This person may also be McGill staff responsible for staff safety for a maintenance work project or for a small project. This person has the knowledge/training of:   

1. Basic construction material (combustibility) and building structures. 

2. The danger involved with hot work and has received McGill hot work training. 

3. The fire alarm system operation (basic) and location of manual pull stations near the hot work site and adjoining at risk areas. 

4. The McGill Hot Work Permit Program and that a permit is issued for a specific location and for a specific period  of  time  only.    It  cannot  be  applied  to  another  location  in  the  building  or  to  a  different  time period. 

5. How to use portable fire extinguishers. 

 Responsibilities of the Person Responsible for Site Safety: 

1. Discuss the work with the contractors, to verify his knowledge and comprehension of risks  involved  in the university setting.  

Verify the following points:  

   That the contractor physically doing the work understands the safety measures, the risks, and that the Hot Work Permit procedure must be adhered to.  

   That  the  contractor  signs  the  terms  set  fourth  in  the  permit with  the  knowledge  that  the work contract can be cancelled if the terms are not met.  

   That  the  contractor  understands  the  sanctions  for  an  unfounded  alarm  and  for  doing  hot work without a Hot Work Permit.  

   That the contractor knows the location of the fire alarm pull station closest to the job (identify it on the permit).  

   That the contractor knows that smoking is not permitted in McGill buildings.  

   That the contractor knows that evacuation  is obligatory for construction workers when  fire alarms sound  in the building and that all fire  incidents, extinguished or not, must be reported to Security Services.  

   That the contractor knows how to reach this person at any time by cell phone.  

Page 13: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

12 

 

2. Perform the hot work site verification, identify the required precautions for the work at hand, check the corresponding boxes off on the permit and show them to the hot work executants for compliance.  Most items on the required precautions check list will be check marked at the end of this process. 

3. Assign a fire surveillance person (Fire Watch) to the site for the duration of the work and the 60 minutes that follow during the planning phase.  Surveillance must be continual.  Make provisions for any type of work break (lunch, coffee) that would occur off site.  They may assign more than one person if there are adjacent, vertical or horizontal areas at risk to be watched. 

4. When  the  site  is  ready  for  work,  with  all  precautions  taken,  and  the  designated,  informed  fire surveillance person  is on  site,  sign  the approval of  the permit and post  it on‐site with  the Hot Work Warning Sign. 

5. Verify the site monitoring plan on the permit and make sure that it will be in place after the fire watch.  Any problems must be communicated to the Permit Issuer and FPO.   

6. Ensure  that  the  expired  hot work  permit  is  recuperated  from  the  site.    Send  the  expired  permit  to [email protected] . 

7. If  you  need  to  revoke  a  permit  for  non  compliance  because  the  site  conditions  have  changed unfavorably, do the following:  

1.    Get any interruption of fire protection equipment reinstated. 

2.    Continue with the 60 minute surveillance if hot work had begun. 

3.    Continue with the site monitoring once the surveillance period has elapsed. 

4.    Send a copy of the revoked permit to [email protected] and copy the Permit Issuer. 

8. Site verifications will be done on hot work sites on an  irregular basis by Emergency Measures and Fire Prevention and Security Services.  Work may be interrupted for non‐conformity, due to safety concerns.  In this case, follow Point 6 measure as a revoked permit.  

             

Page 14: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

13 

 

2.4.3Firesurveillanceforhotwork/hotworkFireWatch

A person who is responsible for the surveillance of the hot work and has the following knowledge/training: 

1. Construction materials (combustibility) and building structures. 

2. The dangers involved with hot work.  

3. The basic  fire alarm system and  location of manual pull stations near  the hot work site and adjoining areas at risk. 

4. The Hot Work Permit Program and that a permit is issued for a specific location and for a specific period of time only.  It cannot be applied to another location in the building or to a different time period that has not been specified. 

5. Training on the use of portable fire extinguishers. 

 

Responsibilities of the Fire Watch 

1. Constant  surveillance  of  the  hot  work  site  as  requested  by  the  Permit  Issuer.    This  is  to  be  done exclusively (no other tasks are permitted). 

2. Surveillance of  the  immediate  site or adjacent areas  (more  than one monitor may  then be  required).  This includes any areas on floors above and/or below when you have openings to the hot work site. 

3. In an emergency, pull the nearest manual station of the fire alarm system to evacuate the building and advise the fire department (911).   The alarm station must be  located before the project begins and be indicated on  the permit.   Call Security  (numbers are on  the permit)  to advise of  the situation at hand when it is safe to do so.  Security must be advised of all fires, including those that were extinguished. 

4. Use a portable fire extinguisher to extinguish the fire if it is safe to do so. 

5. Advise  the  Permit  Issuer  of  changing  conditions  on  the  hot work  site  such  as  excessive  smoke,  new combustibles on site, drying of the "wet" tarps or materials or any non‐respect of the hot work permit conditions. 

6. Ensure the Hot Work Permit and warning sign remains posted on‐site during the operations. 

7. Advise  the  Permit  Issuer  of  the  completion  of  the  hot  work;  they  will  then  call  the  electrician  for reinstatement of any smoke detection bypassed for the work and to start the monitoring as planned. 

8. Sign the permit after the site surveillance is completed, and the Permit Issuer may ask you to send it to Fire Prevention; [email protected]  

 

 

Page 15: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

14 

 

2.4.4Occasionalsurveillanceofhotworksite/FireMonitor

A person who is responsible for monitoring hot work and has the following knowledge/training of: 

1. The fire alarm system and location of manual pull stations near the hot work site and adjoining areas at risk. 

2. The Hot Work Permit Program and the risks associated with hot work. 

3. Training on the use of portable fire extinguishers. 

4. Training on the use of a thermal imaging camera when needed. 

 

Responsibilities of the Fire Monitor 

The  Fire Monitor will be  called on‐site 60 minutes  after  the hot work has  stopped and  the  constant  fire surveillance of the site is terminated.  Monitoring of the site can then begin.  

Monitoring consists of occasionally verifying the hot work site and any adjacent areas at risk, for latent fires that would have smoldered, undetected, for a period of time.  In general, the monitoring is done for up to three hours but this will be specified by the Permit Issuer.  A thermal imaging camera may be used to verify for hot spots. 

If there  is a smell of smoke, the monitor will call Security 514‐389‐3000  (Downtown Campus) or 514‐398‐7777 (Macdonald Campus) and investigate further.  If there is any evidence of a fire, the fire alarm system will be triggered using a manual pull station and,  if  it  is safe to do so, the Fire Monitor will use the closest portable fire extinguisher to extinguish the fire. 

Monitoring options to be considered by the Permit Issuer for a hot work site: 

1. Circumstances:  The site, and any adjacent areas at risk, is provided with smoke detection that has been reactivated at the end of the hot work. 

Monitoring may consist of a person  touring  the  site and any adjacent areas at  risk once.   The  smoke detection would be sufficient monitoring after that. 

2. Circumstances:  The site, and any adjacent areas at risk, will be occupied by informed staff continuously for the next three hours.  

Monitoring may consist of a person touring the site and any adjacent areas at risk once while advising the informed occupants to watch for fire over the next three hours and to pull a manual alarm located near the exit should there be any sign of fire. 

 

 

Page 16: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

15 

 

3. Circumstances:   The site, and any adjacent areas at risk, may not be occupied by staff continuously for the next three hours and/or it is not entirely equipped with functional smoke detection. 

Monitoring may consist of a person touring the site and any adjacent areas at risk once to verify for any trace of fire, then performing subsequent site rounds at a frequency no less than once per hour and as determined by the Permit Issuer. 

4. Circumstances:  The hot work site is on a roof and adjacent sites at risk may be in the roof space or areas below, regardless of the roof construction material, ventilation openings and/or other. 

Monitoring may  consist  of  a person  touring  the  site  and  any  adjacent  areas  at  risk using  a portable thermal  imaging camera to verify for hot spots.   Afterwards, maintaining a constant fire watch on the roof for up to three hours except for the time needed to perform site rounds in the areas at risk below the hot work site at a frequency no less than once per hour. 

5. Circumstances:   The hot work site  is  inside a vertical technical shaft and adjacent areas at risk are any areas which have openings into this shaft, including areas above and/or below.   

Access into the space is difficult and the thermal imaging camera may not always be effective because of the shaft construction.   Sparks can travel far  into the shaft because of chimney effects and conditions could be appropriate for a smoldering fire. 

Monitoring may consist of a person frequently touring the hot work site and areas at risk adjacent to the shaft during the full three hours because of the risks associated with this type of circumstance.   

EMFP may  be  consulted  to  discuss  any  special  cases  during  the  planning  stages  of  hot work:  it may  be difficult for an FPO to get to a site at the last minute.  Contact information can be found on the Emergency Measures and Fire Prevention Website http://www.mcgill.ca/emo/contact/ 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Page 17: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

16 

 

2.4.5HotWorkPermitprocess

 

 

 

 

 

 

 

 

Page 18: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

17 

 

2.4.6McGilltradesmenperforminghotwork

McGill  trade  employees  are  responsible  for  the  safe execution of hot work under  the  responsibility of  a Sector Supervisor. 

The person executing the hot work must have: 

A competency card for performing hot work such as welding and cutting (when applicable). 

Practical knowledge of the dangers involved with hot work. 

Knowledge of  the  location of  the  closest  fire alarm, manual pull  stations  to  the hot work  site and  to adjoining areas (horizontal or vertical) at risk. 

Knowledge of the Hot Work Permit Program.   The employee has received the McGill hot work training and  knows  that a permit  is  issued  for a  specific  location and  for a  specific period of  time only.   The permit cannot be applied  to another  location  in  the building or  to a different  time period  that  is not specified.  

Training on the use of the portable fire extinguishers.  An extinguisher must be brought on site. 

Responsibilities of the Tradesmen 

***Before opting to use hot work for a construction/renovation/maintenance operation, use cold methods to perform your task or less hazardous hot work.  Discuss any possible method changes with your supervisor for approval.  

1. If no other alternatives to hot work can be  found to complete the task,  inform your Hot Work Permit Issuer of the required work at least 2 working days before it needs to be done.  Weekends and holidays do not  count  as notice  for  the  Scheduled  Interruption of  Fire  Protection  Equipment  (48  hour notice required).   

2. Maintaining  the  hot  work  equipment  in  good  working  order  and  taking  all  the  necessary  safety precautions in their use. 

3. Cylinders in use must be secured and protected from physical damage.  No storage of cylinders on site without  specific  authorization  of  the  Permit  Issuer  or  Fire  Prevention  Officer.    Spare  cylinders  of combustible gases and oxygen would have to be stored as required in the National Fire Code.  

4. After a comprehensive risk assessment of the environment in which the work will be performed is done, review the hot work permit precautions with the McGill Permit Issuer and make sure all the necessary precautions are followed during the course of the project.  You must report any subsequent, significant changes to the site to the Permit Issuer. 

5. All the protective equipment required by the Permit Issuer must be brought to the hot work site.   This will always include a maintained and tagged portable fire extinguisher (Classification 2A10BC).  Building fire extinguishers must not be moved to the site for hot work protection. 

 

Page 19: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

18 

 

6. The following may be requested for the site: 

  ULC or FM approved fire resistant tarps or pads (floor protection) 

  Spark or radiation screens 

  Metal sheets 

  Pump tank (for water) and sand 

  Smoke evacuator 

7. A bilingual Hot Work Warning Sign with  the  following  information must be provided  for  the  site  (see Annex J):   

 Travail à chaud en cours  / Hot Work in Progress Gare au feu Watch for Fire Pour toute urgence communiquer avec le 911 et les Services de la Sécurité 514‐398‐3000 (centre‐ville)  et 514‐398‐7777 (Campus Macdonald)  

 

8. Hot work site ventilation may not be done through staircases or by maintaining fire doors open. 

9. Before the hot work can proceed, a designated fire watch must be on site and maintained through the whole process.   

10. Once the hot work is completed or stopped for any reason; 

A 60 minute fire watch must be continued on site by the fire watch. 

If  it  is completed or stopped for the day, any fire detection must be  immediately reactivated.   You must inform the Permit issuer that the hot work has ceased on site so the electrician may be called in.  

11. The worker must sign and date the hot work permit attesting that he has read, discussed the site safety and accepts to follow the conditions of the permit. 

 

 

 

 

 

 

Page 20: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

19 

 

 

2.4.7Contractorperforminghotwork

A contractor is defined as an external company with an employee responsible for the safe execution of hot work  on  a McGill  project,  managed  by  a McGill  Project  Representative  or  a  General  Contractor  on  a construction site. 

The person executing the hot work must have: 

A competency card for performing hot work such as welding and cutting (when applicable). 

Practical knowledge of the dangers involved with hot work. 

Knowledge of  the  location of  the  closest  fire alarm, manual pull  stations  to  the hot work  site and  to adjoining areas (horizontal or vertical) at risk.  To be located prior to work beginning. 

Knowledge of  the Hot Work Permit Program.   A permit will be  issued  for a specific  location and  for a specific period of  time only.    It cannot be applied  to another  location  in  the building or  to a different time period. 

Training on the use of the portable fire extinguishers: an appropriately maintained extinguisher must be brought on site by the contractor as established in the work contract.  

Responsibilities of the contractor: 

***Before opting to use hot work for a construction/renovation/maintenance operation, use cold methods to perform your  task or  less hazardous hot work.   Discuss any possible method  changes with  the McGill Project Representative for approval.  

1. If no other alternatives  to hot work can be  found  to complete  the  task,  inform your hot work Permit Issuer (McGill Project Representative) of the required work at least 2 working days before it needs to be done. Weekends and holidays do not count as notice for the Scheduled Interruption of Fire Protection Equipment (48 hour notice required).  

2. The contractor has the responsibility of maintaining his equipment in good working order and of taking all necessary safety precautions in their use. 

3. Cylinders in use must be secured and protected from physical damage.  No storage of cylinders on site without  specific  authorization  of  the  Permit  Issuer  or  Fire  Prevention  Officer.    Spare  cylinders  of combustible gases and oxygen would have to be stored as required in the National Fire Code.  

4. After a comprehensive  risk assessment of  the environment  in which  the work will be performed,  the person performing the hot work must go over the hot work permit with the person responsible for the hot work  site  safety and ensure  that all necessary precautions are  followed during  the  course of  the project.  Any subsequent changes to the site must be reported to that person. 

 

Page 21: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

20 

 

 

5. The  hot  work  contractor  must  always  ensure  the  necessary  safety  equipment  is  available  for  the protection of the hot work site, as the person responsible for the site safety deems necessary.   

The hot work contractor may be requested to use and bring to the site: 

ULC or FM approved Fire resistant tarps or pads (floor protection) 

Spark or radiation screens 

Metal sheets 

Pump tank (for water) and sand  

Smoke evacuator   

6. A 2A 10BC rated, ULC listed portable fire extinguisher must always be brought to the hot work site and it  must  have  been  properly  maintained  by  the  contractor  (with  maintenance  tag).    Building  fire extinguishers may not be moved to the site for hot work protection. 

7. A bilingual Hot Work Warning Sign with  the  following  information must be provided  for  the  site  (see Annex J):     

 Travail à chaud en cours  / Hot Work in Progress Gare au feu Watch for Fire Pour toute urgence communiquer avec le 911 et les Services de la Sécurité 514‐398‐3000 (centre‐ville)  et 514‐398‐7777 (Campus Macdonald) For emergencies communicate with 911 and Security Services 514‐398‐3000 (Downtown) or Campus Security at 514‐398‐7777 (Macdonald Campus)  

 

8. Hot work site ventilation may not be done through staircases or by maintaining fire doors open. 

9. Before the hot work can proceed, a designated  fire watch must be on site and  it must be maintained through the entire process.   

10. Once the hot work is completed or stopped for any reason: 

A 60 minute fire watch must be continued on site by the fire watch. 

If  it  is completed or stopped  for the day, any  fire detection must be  immediately reactivated. The contractor must inform the Permit Issuer that the hot work has ceased on site so the electrician may be called in. 

 11.  The worker must sign and date the hot work permit attesting that he has read, discussed the site safety 

and accepts to follow the conditions of the permit. 

Page 22: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

21 

 

2.4.8McGillcommunityrequestingHotWork‐unrelatedtoFacilitiesManagement

The member of the community may  issue a hot work permit for his project as  long as he has followed the McGill hot work training and sent us his results, participated in the program information session and is ready to be responsible for the site safety.  The person will have to provide a fire watch and see to site monitoring afterwards.  If there is fire detection on site, a request will have to be made to deactivate it.   The fire department  issues a fine for unfounded alarms caused by this type of work: FPO will bill the responsible party $3000.00  Fines may also be issued by the city for negligent Hot Work Safety. 

Note: If this is not possible, contact FCC at 514‐398‐4555 to have Facilities Operations fully manage the hot work project, including the choice of contractor for the hot work, at your expense. 

The contractor executing the hot work must follow:  section 2.4.7. 

Responsibilities of the member of the community: See sections 2.4.1 to 2.4.4 

***Before opting to use hot work for a construction/renovation/maintenance operation, use cold methods to perform your task or less hazardous hot work.  Discuss any possible method changes with the McGill Fire Prevention Officer as described in the previous sections. 

 1. If no other alternatives to hot work can be found to complete the task, and you accept the responsibility 

for  the hot work as described  in previous  sections,  inform your McGill Fire Prevention Officer of  the required work at least 3 working days before it needs to be done.  Weekends and holidays do not count as notice for hot work or for the Fire Protection ‐ Equipment shutdown (48 hour notice required).  You will also need to fill in a web request for the equipment shutdown. 

2. Request a Hot Work Permit  from  the McGill Hot Work website and call FPO  (514‐398‐3473).   For  this type  of  small  project,  obtain  guidance  from  FPO  for  your  site  surveillance  for  the  hot  work  and monitoring.    Any  costs  associated  with  the  work,  such  as  the  electrician  to  deactivate  the  smoke detection,  fire  watch  and  fire  monitor,  equipment  rental,  etc.  must  be  covered  by  the  person responsible for the project. 

3. Ensure  the  contractor  knows his  responsibilities  in  the hot work program  and  follows  them.  Section 2.4.7. of this instruction manual. 

 

 

Page 23: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

22 

 

2.5 Gascylindersonhotworksites

Regulations  applicable*  at McGill  regarding  the  gas  cylinders  are  the  2010  National  Fire  Code  and  CSA W117.2‐06.  However, this basic safety precaution must be adhered to: 

1. Only the cylinders currently required for the hot work are permitted to be kept on site.  This applies to full  or  empty  cylinders;  storage  of  spares  is  generally  not  permitted  on  site  at McGill.    If  storage  is needed, the Permit  Issuer, person responsible for site safety and/or FPO must be consulted about the arrangements. 

Notes: 

Single cylinders of oxygen and fuel gas that are mounted on an appropriate cylinder cart or that are attached securely against a wall at a workstation are not considered to be in storage. 

Cylinder valves must be closed and equipped with protection caps when the cylinders are not  in use. 

When  individual  cylinders  are  to  be moved manually,  the  cylinders  should  be moved  using  a suitable cylinder cart with the cylinders properly secured.   Dragging, sliding, and rolling cylinders on their sides are prohibited. (CSA W117.2‐06 9.9.3.7). 

 

*References cited are available in our office for consultation.   

Page 24: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

23 

 

Part3 Administrative

3.1HotWorkTrainingProgram‐Administrator

3.1.1ResponsibilitiesoftheAdministrator

1. Maintain the  list (name and email) of  individuals who need to be trained  in hot work.   Supervisors will need to request training for their new staff, preferred contractors, professionals or contractors from the administrator.  A permit may not be issued by someone without the hot work training.   

2. The training should be repeated every three years at the discretion of the supervisor. 

3. The  community  and  personnel will  contact  [email protected]  for  the  training  access  code  for each participant.  FM Global will provide the codes for their training session to the administrator within approximately two weeks. 

4. Register the Affiliated FM access codes supplied and provide the access code to each individual required to do the training in the control form.   

5. Request  a  copy  of  the  training  results  report  from  each  participant.    Available  from  the  websites’ progress report of each individual. 

6. Ensure each trainee follows the hot work procedure information session with FPO and provide the Hot Work Program Instruction Manual (this document) to each participant when they follow the session. The power point presentation is not included in this manual. 

 

Page 25: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

24 

 

3.1.2Participantstrainingregistrationtable 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Page 26: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

25 

 

3.1.3HotWorktraining‐Administrationworkflowdocument

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Page 27: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

26 

 

3.2 Samplereportfromthetrainingsession 

 

Page 28: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

27 

 

3.3 Samplecertificatefromtheon‐linetrainingsession

 

(Name of participant)

(Training date)

Page 29: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

28 

 

3.4 HotWorkAudits

3.4.1EmergencyMeasuresandFirePreventionProcedureforHotWorkAudits

Purpose: 

To verify that the hot work procedure is being adequately followed.  The procedure for the Hot Work Permit is in place to ensure the safety of the community and to prevent unfounded fire alarms in McGill buildings.   

Responsibility: 

The Fire Prevention Office has the responsibility of performing procedural audits.   

Procedure: 

A work  procedure was  established  for  the  FPO  to  perform  hot work  audits  at  varying  intervals with  a standard audit form. 

If deficiencies are found on site the FPO will immediately: 

1. Interrupt the work until the deficiencies can be corrected (rapid adjustment). 

2. Revoke  the permit because site practices are unsafe and  important and cannot be corrected within a reasonable amount of time.  The Fire Prevention Officer will advise the Permit Issuer immediately.  If the permit  is revoked by the Permit Issuer, by Security, by Facilities or by FPO, the details will be added  in the hot work database of registered permits for statistics and accountability.   

The Fire Prevention Officer responsible for hot work will take note of any negative trends with contractors, Permit  Issuers,  Surveillance  or Monitoring,  such  as  unfounded  alarms,  revoked  permits,  and  hot  work brought  to  our  attention  because  of  the  lack  of  a  permit  or  an  actual  fire.    This will  be  brought  to  the attention of Facilities Management for redress when it is detected.   

 

Page 30: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

 

 

29 

 

Note:  This form is an internal use document for FPO 

3.4.2 HotWorkAuditForm

  

Audit ‐ Permis de travail à chaud  

Date de la visite du site de travail à chaud :   ___________    Heure : ______________ No du permis vérifié sur les lieux : ___________________ Travail exécuté par : Employé de l’Université McGill :      Entrepreneur externe :  Lieux des travaux, date et heure, tel qu’indiqué au permis : Oui   Non   ______________________________________________________________________ Notes sur le travail à chaud (s’il y a lieu) : ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Permis signé :  Oui   Non  Permis affiché :   Oui   Non   

Coordonnées du délivreur du permis :                             Formation reçue sur le travail à chaud : Oui   Non  Nom : ___________________________    Tél : ____________________    Personne responsable pour la sûreté des lieux:             Formation reçue sur le travail à chaud : Oui   Non    Nom : ___________________________    Tél : ____________________ Surveillant d’incendie sur les lieux :  Oui   Non     Tous les espaces à risque sont surveillés: Oui   Non  Remplaçant prévu pour les pauses :  Oui   Non           ____________________________________ Dernier contrôle prévu adéquat (veille 3 h ou autres): Oui   Non   ____________________________________  

Système d’alarme désactivé :   S/O   Oui   Non  Localisation de déclencheur manuel d’alarme à proximité :   S/O   Oui   Non  Gicleurs automatiques en service :   S/O   Oui   Non  Extincteur portatif dédié :              Oui   Non    __________________________ Protection adéquate du site dans un rayon de 15 m (50 pi)? Oui   Non    (recommandations ci‐dessous) ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________  

Entreposage de bouteilles de gaz : Oui   Non                  Changement demandé au site : Oui   Non  ____________________________________________        ____________________________________________ ____________________________________________        ____________________________________________  

Permis révoqué:       Oui   Non  ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________    

Délivreur du permis informé :    Oui   Non        Service de sécurité informé :   Oui   Non                                   Suivi requis de Gestion des installations pour de la formation supplémentaire :    Oui   Non                      

Signature :      _____________________________________            Date : _______________________ Inspecteur en prévention des incendies  

Page 31: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

HotWorkProgram 2014

 

30 

 

3.4.3SiteverificationsbyotherUniversitySafetyunitsorFacilitiesSafety

These units may develop their own safety audit procedures. 

 

 

 

 

Page 32: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

 

31 

 

Annexes

Page 33: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

 

32 

 

AnnexA McGillStandardsonhotworkMcGill Standards Division 01 ‐ General Requirements Hot Work Operations      

Part 1     General 

1.1  Summary 

In general, follow the standards below when specifying the methods of assembly, installation, construction or  demolition  on  a  project,  on McGill  property.    Unless  otherwise  indicated,  these  standards  are  not intended to restrict or replace professional judgment.  

1.2  Design requirements 

In order to protect workers, the public, and the property, specify to the General Contractor safe alternatives to using hot work in the project whenever it is possible and can produce the desired result. 

Examples of alternative methods: cold methods or less hazardous hot work: 

Roofing  ‐  Cold  roofing  methods  not  requiring  the  use  of  a  torch  or  standard  mechanically attached/fully adhered, approved roof system vs. a torch applied roof system. 

Approved self‐drilling or compressed air‐actuated steel roof deck fasteners vs. puddle welding. 

Mechanical removal and relocation of frozen piping to a heated area vs. thawing of piping  in place with any form of hot work. 

Cutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. 

Pipe  cutting  ‐ Mechanical pipe  cutter  instead of  a  radial  saw,  screwed or  flanged pipe  vs.  sweat soldering. 

Filling, polishing ‐ Manual file instead of a grinder. 

Assembling ‐ Using nuts and bolt methods or screwed in fittings instead of welding, threaded piping instead of welding where legally permissible. 

Application of floor tiles ‐ Heat gun instead of a propane torch for the heating of the adhesive (still hot work but less hazardous than the propane torch). 

Odd jobs such as loosening windows or doors ‐ mechanical work instead of using a propane torch.  

Part 2     Hot Work Procedure 

1. McGill will not tolerate fires and/or explosions caused by hot work or allow conditions that may lead to these hazardous events.   Hot work may only be conducted on the premises outside of designated hot work areas if authorized by designated facility personnel and the following conditions are verified:  

1.1 No other suitable non‐hot work means can be found to produce the desired result. 

1.2 No other safe location can be found to do the hot work. 

 

 

Page 34: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

 

33 

 

1.3 The  designated/trained  person(s)  involved  with  authorizing  and  conducting  the  hot  work  have complied with all hot work permitting process requirements, including all precautions and required follow‐up actions.  This includes: constant site surveillance during and for 60 minutes when the work is  interrupted plus  subsequent monitoring  for maximum of 3 hours  =  total of 4 hour  fire watch.   Contractors hired to do work potentially  involving hot work must comply with all requirements of the hot work permitting process and will be overseen by a designated University employee.  

2. Only  standard McGill  contracts will  be  issued  and  clearly marked.  Safety/procedural  compliance  and named insured clauses are non‐negotiable.   

3. All employees and other persons doing hot work on these premises must have received the necessary education to be able to accept responsibility for safe, loss‐free hot work operations.  The executer of hot work on‐site must have practical knowledge of the dangers involved with hot work operations and must have knowledge of the McGill Hot Work Permit requirements.   Hot work will be coordinated with the Project Manager or McGill Facilities Supervisor. 

4. Failure to comply with this procedure will be cause for disciplinary action whether the failure  lies with the worker doing the work or the person supervising the work being done. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Page 35: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

 

34 

 

AnnexB HotworkRFPinsertorprequalificationprocessinsertforpreferredcontractors

 

Hot Work Procedure 

1. McGill will not tolerate fires and/or explosions caused by hot work or allow conditions that may lead to these hazardous events. Hot work may only be conducted on  the premises outside of designated hot work areas if authorized by designated facility personnel and the following conditions are verified:  

1.1  No other suitable non‐hot work means can be found to produce the desired result. 

1.2  No other safe location can be found to do the hot work. 

1.3  The  designated/trained  person(s)  involved  with  authorizing  and  conducting  the  hot  work  have complied with all hot work permitting process requirements, including all precautions and required follow‐up actions.  This includes: constant site surveillance during and for 60 minutes when the work is  interrupted plus  subsequent monitoring  for maximum of 3 hours  =  total of 4 hour  fire watch.   Contractors hired to do work potentially  involving hot work must comply with all requirements of the hot work permitting process and will be overseen by a designated University employee.  

2. Only  standard McGill  contracts will be  issued and  clearly marked.   Safety/procedural  compliance and named insured clauses are non‐negotiable.   

3. All employees and other persons doing hot work on these premises must have received the necessary education to be able to accept responsibility for safe, loss‐free hot work operations.  The executer of hot work on site must have practical knowledge of the dangers involved with hot work operations and must have knowledge of the McGill Hot Work Permit requirements.   Hot work will be coordinated with the Project Manager or McGill Facilities Supervisor. 

4. Failure to comply with this procedure will be cause for disciplinary action whether the failure  lies with the worker doing the work or the person supervising the work being done. 

Sanctions  

1. A Hot Work Permit is required for all hot work performed on McGill property.   

The  line of conduct dictated by  the Hot Work Permit Program must be strictly adhered  to.   Failure  to abide with the McGill Hot Work Policy may result in the termination of the contract.   

2. Contractors have  the  responsibility of advising  the McGill Project Manager at  least 2 working days  in advance of any operations they need to perform that may produce smoke or significant dust.  Weekends and holidays do not count as notice  for hot work or  for  the  scheduled  interruption of  fire protection equipment  FS‐002.    Failure  to  advise  the  Project Manager  of  these  operations, which  inadvertently result  in  an  unfounded  fire  alarm  in  the  building, will  be  sanctioned.   A  fine will  be  charged  to  the negligent party should an investigation by McGill find the party responsible. 

 

 

Page 36: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

 

35 

 

Priority to alternative means 

In  order  to  protect workers,  the  public,  and  the  property,  safe  alternatives  to  using  hot work  in McGill projects must be given priority whenever it is possible and can produce the desired result. 

Examples of alternative methods: cold methods or less hazardous hot work:  

Roofing  ‐  Cold  roofing  methods  not  requiring  the  use  of  a  torch  or  standard  mechanically attached/fully adhered, approved roof system vs. a torch applied roof system. 

Approved self‐drilling or compressed air‐actuated steel roof deck fasteners vs. puddle welding. 

Mechanical removal and relocation of frozen piping to a heated area vs. thawing of piping  in place with any form of hot work. 

Cutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. 

Pipe  cutting  ‐ Mechanical pipe  cutter  instead of  a  radial  saw,  screwed or  flanged pipe  vs.  sweat soldering. 

Filling, polishing ‐ Manual file instead of a grinder. 

Assembling ‐ Using nuts and bolt methods or screwed in fittings instead of welding, threaded piping instead of welding where legally permissible. 

Application of floor tiles ‐ Heat gun instead of a propane torch for the heating of the adhesive (still hot work but less hazardous than the propane torch). 

Odd jobs such as loosening windows or doors ‐ mechanical work instead of using a propane torch.  Safety Equipment to bring on site 

The hot work contractor must always ensure the necessary safety equipment is available for the protection of the hot work site, as the Permit Issuer deems necessary.   

He may be requested to use and bring to the site: 

ULC or FM approved Fire resistant tarps or pads (floor protection) 

Spark or radiation screens 

Metal sheets 

Pump tank (for water) and sand 

Smoke evacuator   A 2A 10BC rated, ULC  listed portable fire extinguisher must always be brought to the hot work site and  it must have been properly maintained by the contractor (with maintenance tag).   Building fire extinguishers may not be moved to the site for hot work protection.  

A bilingual Hot Work Warning Sign with the following information must be provided for the site:   

Travail à chaud en cours  / Hot Work in Progress Gare au feu Watch for Fire Pour toute urgence communiquer avec le 911 et les Services de la Sécurité 514‐398‐3000 (centre‐ville)  et 514‐398‐7777 (Campus Macdonald) For emergencies communicate with 911 and Security Services 514‐398‐3000 (Downtown) or Campus Security at 514‐398‐7777 (Macdonald Campus) 

Page 37: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

 

36 

 

AnnexC ObtainingahotworkpermitRequest to be made from EMFP website with at least 2 day notice to obtain the permit and plan the work, in 

case an equipment shutdown is required.  We detail the process here but if you have any questions do not 

hesitate to contact us (514‐398‐3473 or [email protected])  Click on the link on our website and enter 

your special user name and password to begin the process. 

1. Request: Most information is required data on each form.  An error message will appear if you omit details.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Page 38: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

 

37 

 

 

2. Pop up after submitting your form : 

After processing your request, a pop‐up will give you the possibility of making a request for a Scheduled 

Interruption of fire protection equipment with part of the information you just provided for the hot work.  From 

this pop‐up you will have immediate access to your Hot Work permit since you are not waiting for an approval. 

Page 39: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

 

38 

 

 

3. Editing your request  

You will receive an email with the hot work permit that will give you the possibility of modifying your request.   

Corrections are possible until the permit is locked in by FPO.   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Page 40: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

 

39 

 

When your permit has been locked in, modifications will be denied and a clone of your request form will be 

offered to submit a new request. Processing at this stage will create a new permit so please advise FPO if the old 

permit is no longer valid. 

 

 

Page 41: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

 

40 

 

AnnexD‐FireProtection–EquipmentshutdownMaking your request on line 

Request to be made on our website with at least 48 hour notice to obtain the authorization and safety 

instructions for the shutdown of electricity, of the fire prevention water supply, of components of the fire alarm 

system or of fire protection equipment (sprinkler protection, fire pump or standpipe).  We detail the process 

here but if you have any questions do not hesitate to contact us (514‐398‐3473 or [email protected]

1. Request: ** Most information and the notice are required data on each form.  An error message will appear if you omit 

details. 

 

Page 42: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

 

41 

 

2. Pop up after submitting your form : 

After processing your request, a pop‐up will give you the possibility of making a request for a Hot Work Permit 

with the information you just provided for the Fire protection equipment shut‐down.   

 

 3. Confirmation email 

You will receive an email with a link to edit your request for a quick fix, a link to extend this job (new request 

with same basic information) and a link to submit a hot work request if you haven’t done so. 

 

Page 43: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

 

42 

 

4. Editing denied 

You will only be able to edit it until FPO locks it in for processing. You will need to contact FPO if you need to 

modify your request.   

In the interest of saving time, a link is offered on this message to a request form with the same basic information 

as in your previous request.  Processing of this new form is unrelated to any other request. 

 

5. Approval 

After the review by the Fire Prevention Officer, you will receive an email with the approval or denial to your 

request.   

With the approval comes the ES permit with the instruction that must be followed.                                                 

On this email you will again have a link to requesting a hot work permit if it is needed and has not already been 

done. 

 

 

The ES permit will have this appearance. 

Page 44: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

 

43 

 

 

 

With denials or with equipment shutdowns that are not required, an email will be sent to inform the requestor 

of the situation. 

Forms, permits and emails are all bilingual or provided in French and English.  Instructions will be in one 

language, as circumstances dictate. 

Page 45: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

 

44 

 

AnnexE EmergencyEvacuationProcedure

The purpose of this document  is to establish McGill’s responsibilities and procedures to be followed  in the event of an emergency.  Emergency evacuation procedures are designated to ensure the safety of people in buildings  during  emergencies  by  coordinating  and  controlling  building  evacuations  until  the  appropriate emergency  services  arrive.    An  emergency  can  be  defined  as  any  event,  natural  or man‐made,  which endangers  the  lives  of  the  community  and  their  visitors  within  the  building  requiring  an  immediate response. 

All McGill  University  Faculties,  staff,  and  students  are  responsible  for  knowing  appropriate  emergency information  for  their work  areas,  classrooms,  and/or  living  areas.    This  includes:  emergency plans,  exits, alternate routes of egress, and the  location of pull alarm stations, portable fire extinguishers and meeting points. 

Emergency  evacuation  plans  are  located  in  strategic  locations  on  each  floor  of  all  campus  buildings.  Members of the McGill community should become familiar with these plans as well as the  location of pull alarm stations, emergency exits, and portable fire extinguishers in their area.  In the event of an emergency with the necessity of evacuation, a pull alarm station must be activated. 

In case of fire: 

Anyone discovering a fire, smoke, strong smell of burning or of an unusual nature, should immediately:  

Pull the fire alarm station. 

If it is safe and you are trained to do so, use the correct fire extinguisher to put out the fire. 

Begin evacuation procedures as describe below. 

Once  evacuated,  inform  the  authorities  of  the  location  and  nature  of  the  fire,  the  unsafe  exits, persons   requiring assistance, and other pertinent details. 

Remain available to Security to fill in incident reports.  

In case of a fire alarm in your building:  Always begin evacuation procedures, as follows: 

Secure  any  hazardous materials  before  leaving  and  quickly  perform  any  “Equipment  Shutdown Procedures”, if applicable. 

Evacuate the premises in a swift, orderly fashion using the nearest safe exit. 

Do NOT use the elevators. 

Follow the instructions of Evacuation Team. 

Provide assistance to persons with disabilities or with special needs. 

Move completely away from the building.  Go to the meeting point*, as directed by the evacuation team, or at a distance of at least 100 m from the building. 

When you are away from any danger, call 911 and McGill Security: for Downtown Campus call (514) 398‐3000 and for MacDonald Campus call (514) 398‐7777. 

If you have special knowledge about the evacuation or incident remain available to Security and the authorities.  Inform them of the location and nature of the fire, injuries, persons requiring assistance and other pertinent details.  Remain available to Security to fill in incident reports. 

You may only re‐enter the premises when it is officially authorized.  

Page 46: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

 

45 

 

Simply use your common sense.   Be prepared by knowing your work area, the equipment you work with, and the fire protection equipment, such as portable fire extinguisher, manual pull station, etc.  Have in mind that your personal safety comes first. 

 

* Building specific meeting points have been  identified to provide a  location  for evacuees to gather upon exiting  their building.   Evacuees  should  follow  the direction of  the emergency evacuation personnel  to their appropriate meeting point.  

 

Page 47: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

 

46 

 

AnnexF CommunicationoffireincidentsProcedure for the Communication of fire incidents on Campus  

 

Purpose:  To  have  all  fire  incidents  investigated  by  the  Fire  Prevention  Office  and/or  Security  Services  and/or  the 

Montreal Fire Department to prevent the loss of property. To review incidents and investigation reports to improve Fire 

Prevention on Campus.  

Responsibility: It is primarily the responsibility of the client, the Fire Prevention office and Security Services to maintain 

consistent communication. 

Procedure: 

McGill Managers: 

Advise all McGill Staff and Contractors working on McGill property that they have a duty to report all incidental fires to Security Services (Downtown Security 514‐398‐3000 – Macdonald Campus Security 514‐398‐7777) regardless of the size, cause or  location  (McGill Facilities or McGill properties). Fires that have been extinguished without triggering an alarm must also be reported.   

1. Activate the fire alarm pull station.  

2. Evacuate.  

3. Call  911  from  a hard  line or  cell phone  then  call  Security  at  (514)  398‐3000  (Downtown) or  (514)  398‐7777 (Macdonald). 

 Advising Contractors: 

Distribution of this directive when a contract is awarded constitutes proper advising. The manager of the contracting firm 

will then be responsible to advise all workers of this directive. 

Advising Staff: 

A  reminder  during  staff meetings  and  the  posting  of  these  instructions  on  staff  bulletin  boards  constitutes  proper 

advising. Staff can then advise technicians, students or guests.  

Incident Report must be completed for each event. 

Send a copy to FPO, 

Send a copy to Security 

Send a copy to Project Manager, if required. 

 

Page 48: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

 

47 

 

 

 

AnnexG Howtouseportablefireextinguishers

Please consult our webpage: http://www.mcgill.ca/emo/fpo/protectionequipment/extinguishers 

AnnexH NationalFireCode1995HotWorkSection5.2HotWork

Available at our offices at 3610 McTavish, 3rd floor for consultation purposes 

AnnexI NationalFireCode1995Section3.1.4.and3.1.2.4.oncompressedgases

Available at our offices at 3610 McTavish, 3rd floor for consultation purposes 

Page 49: ADMINISTRATION HOT WORK PROGRAM - McGill · PDF fileCutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. Pipe cutting ... the administration

 

48 

 

AnnexJSampleWarningSign 

Suggested format for signage on hot work sites: free standing with a hot work specific message on 

both sides.