materiale ale organelor administrative, i actele exclusiv religioase ndeplinite de organele administrative bisericeti.

2. Activiti specifice.

n ce privete activitatea specific a organelor administrative-execu- tive parohiale distingem mai multe aspecte ale acestei activiti cu raportare la cele trei aspecte de exercitare a puterii bisericeti: puterea nvtoreasc, sfinitoare i jurisdicional, coordonate printr-o activitate de planificare a muncii menit s stabileasc obiectivele i sarcinile organelor administrative.

* *

*A. Activitatea de planificare a muncii

Activitatea administrativ n ansamblul ei la nivel de parohie se desfoar pe baza urmtoarelor acte de planificare:

- Planul de perspectiv, prin obiective;- Planul anual de activitate; i- Planul calendaristic sau programul de lucru al parohului.Ea se verific i aprob de organul deliberativ, pe baza actelor:- Darea de seam sau raportul de activitate general;

} - Raportul de activitate periodic.*

Activitatea de administrare a patrimoniului parohiei se desfoar pe baza actului:

- Planul de venituri i cheltuieli sau bugetul.Se verific i aprob pe baza actului:

f c j v Contul de gestiune sau darea de seam contabil, sau socoata."Evidena operativ a veniturilor i cheltuefiTor i modul administrrii

bunurilor se face prin acte de eviden contabil i cas.Planul, ca instrument de conducere, se impune cu necesitate n orice

unitate administrativ. Parohia nu poate face excepie. Este o cerin esenial pentru orice munc pozitiv, ca ceva ce aparine firii umane, pentru c prin plan se introduce ordinea i disciplina. Planul const dintr- un sistem complex i coerent de indicatori, prin care se fixeaz prioritile i direciile principale ale activitii unei uniti administrative ntr-o perioad dat; el cuprinde repartiia resurselor necesare n vederea atingerii

76

I

unor obiective determinate, i arat cine duce la ndeplinire sarcinile i activitile legate de rezolvarea indicatorilor planului.

La nivel de parohie, planul de perspectiv)Stabilete obiectivele, lucr- rile, actele i sarcinile fundamentale ale dezvoltrii parohiei pe termen lung; planul anual generai detaliaz indicatorii planului de perspectiv pe ramuri de activitate, preciznd sarcinile specifice ce revin fiecrui organ executiv-administrativ, i indic msurile pentru realizarea lor, pe timp de un an; planul anual de venituri i cheltuieli sau bugetul, subordonat planului anual general, detaliaz n etalon bnesc pe articole bugetare planul anual general n scopul urmririi i realizrii obiectivelor din acest plan; iarfflanul calendaristic su programul de lucru analitic de activitate curent indic concret sarcinile activitilor imediate, n cursul anului, trimestrului, lunii, sptmnii i zilei, pe ore, i arat msura n care ele trebuie duse la ndeplinire de organele executive respective.

. j Acte de planificare i V#

./, ' - Planul de-.p.erspeciiv'privete ndeobte pe'preotul paroh nou insta- lat n parohie, care trebuie s-i fixeze de la nceput un plan de obiective ce are dendeplinit, s stabileasc sarcinjje ce revin pe organe i persoane, dtjcrrile Ve_ urmeaz, a ii executate & actele? ce trebuiesc facute:find ns ndreptit ca n fiecare an i ori de cte ori este cazul s ntregeasc, s rectifice ^i s modifice ceea ce este necesar n acest pland (dup nevoile parohieipcondkiile concrete i mijloacele reale de realizare a planului, cu ndeplinirea formelor i formalitilor legale de elaborare a unui astfel de plan.

yt Hv --f 0 L+ A p .k *-.. OLs.f

:P 11 1

curent al obiectivului; 2. Data introducerii n plan a obiectivului; 3. Data la care se preconizeaz realizarea obiectivului; 4. Data replanificrii n caz de nerezolvare la timpul planificat; 5. Obiectivul; 6. Lucrrile i actele ce urmeaz a fi ndeplinite; 7. Persoana sau organul administrativ care are sarcina s duc la ndeplinire lucrri i acte; 8. Data realizrii efective a obiectivului; 9. Observaii,

y Planul astfel ntocmit i aprobat se semneaz de paroh i membriiconsiliului parohial i devin^Cfobligatoriu)de ndeplinit gapele de realizare a pTanului vor fi marcate cu nsemnri n Cartea de Aur a parohiei sau cronica parohial, care trebuie s apar ca o expunere detaliat a realizrii unui astfel de plan.__________

C ^ y ^P J n u l anuaTgeneral de activitatejke ntocmete pe datele din planul de perspectiv avnd n vedere obiectivele, lucrrile i actele ce se cer ndeplinite n altul respectiv, e l constituie o detaliere pe obiective, domenii de activitate, iucrri, operaiuni i acte, organe i persoane care vor duce l ndeplinire anumite sarcini.

.GxCJ-i

sau de pregtit pentru obiectivele de viitor. Ca form planul anual va trebui s surprind urmtoarele:

Partea I-a va cuprinde:a. Activitatea de instruire i educare a credincioilor, prin predic i

catehez;b. Activitatea cultic sau de sfinire a vieii;c. Activitatea pastoral sau de ndrumare a vieii credincioilor prin

acte normative jurisdicionale i acte de ducere la ndeplinire a legilor, hotrrilor judectoreti;

d. Activitatea de chivemisire a patrimoniului prin lucrri i acte de secretariat, lucrri i acte de administraie i lucrri i acte de eviden bugetar-contabil.

Partea a Ii-a va cuprinde: activiti speciale, lucrri i acte detaliate impuse de executarea obiectivelor din planul de perspectiv prevzute pentru anul n curs, pe obiective, sarcini, persoane etc.

Planul anual general astfel ntocmit i aprobat va constitui actul obligatoriu de ndeplinit de ctre organele i personalul administrativ al parohiei sub conducerea parohului. __________

CjfT- Planul calendaristic sau programul de lucru a l parohuluva. arta pe zile i ore activitile ce urmeaz a le efectua preotul-paroh innd seama de planul anual general de activitate i planul de perspectiv. Se va indica obiectivul, modul de activitate ce trebuie ntreprins, cine va ntreprinde lucrarea, n ce condiii, rspunderile ce revin pe persoane i data executrii lucrrii. In acest sens se va utiliza un notes calendaristic.

Darea de seam sau raportul de activitate general se va ntocmi de preotul paroh la sfritul anului bugetar i se va prezenta n faa adunrii parohiale spre aprobare. Darea de seam se va face pe schema planului general de activitate anual cu artarea realizrilor efective din prevederile planului, nerealizrile i justificarea acestora, greutile ntmpinate, sprijinul avut, angajamente pentru viitor, folosindu-se datele furnizate de evidena contabil-bugetar i registrele de eviden a activitii instructiv- educative, sacramentale, pastorale, misionare, gospodreti, i n special contyi de gestiune sau socoata.

(lyR a p o rtu l de activitate periodic al parohului se va ntocmi periodic dupfaceeai schem a planului general de activitate, pe baza datelor din evidena secretariatului, a contabilitii i a administraiei parohiale, pentru

79

a fi prezentat adunrii parohiale, consiliului parohial i autoritilor superioare bisericeti, la solicitarea acestora.

Planul de venituri i cheltuieli sau bugetul de venituri i cheltuieli se subordoneaz planului general anual de activitate al parohiei. El detaliaz acest plan i obiectivele acestuia n etalon bnesc pe capitole, subcapitole i articole bugetare, fapt pentru care este numit i buget, permind a se urmri ndeaproape execuia pe fiecare articol, i precizeaz obiectivele i orientarea permanent a operaiunilor n vederea atingerii scopului urmrit prin planul general anual de activitate, bugetul reprezentnd previziunea opional asupra a ceea ce poate aduce viitorul.

Bugetul de venituri i cheltuieli este instrumentul de prevedere a veniturilor parohiei innd seama de sursele lor, a cheltuielilor n funcie de destinaie, precum i a ncasrilor i plilor tranzitorii. El este i instrumentul de analiz i urmrire n execuie a activitii financiare a parohiei, de echilibru financiar.

ntre planul de perspectiv, ca indicator de obiective, planul general anual de activitate, ca instrument de sintez, i buget, ca instrument de detaliere a programelor de venituri i cheltuieli, contabilitate, ca furnizor de informaii i rezultatele obinute se stabilete o legtur care permite o msurtoare unic, care face s se regseasc aceleai fapte n termeni comuni, pe suporturi informaionale i pe aceeai perioad de timp.

Planul de venituri i cheltuieli este planul de activitate economic a parohiei n profil bnesc. El se ntocmete la nceput de an bugetar-finan- ciar, de ctre preotul paroh n proiect, se supune dezbaterii i perfectrii n consiliul parohial i se aprob de adunarea parohial, se trimite spre aprobare la consiliul eparhial i devine astfel actul oficial obligatoriu de planificare a activitii economice a parohiei. Parohul rspunde de ndeplinirea bugetului la timp i n condiii optime, el fiind singurul instrument pentru urmrirea realizrii veniturilor i cheltuielilor.

Bugetul de venituri i cheltuieli ca instrument de conducere cunoate urmtoarele etape: pregtirea i elaborarea, aprobarea, execuia, ncheierea (contul sau socoata), i controlul bugetar.

Bugetul de venituri i cheltuieli se ntocmete anual pe formular tipizat al cadrului general de clasificaie a veniturilor i cheltuielilor la parohie care cuprinde dou pri, care se subdivid n capitole, subcapitole i articole, n conformitate cu legile n vigoare.^ ''Partea I, Venituri:^y\. Venituri efective (disponibil din anul trecut, venituri din activitatea de cult, venituri din activiti anexe, alte venituri,

80

subvenii primite) i B. ncasri tranzitorii (ncasri pentru alte uniti din cadrul cultului, ncasri pentru alte uniti sau persoane).X" Partea a -a, C heltu ie l^ jA . Cheltuieli efective (cheltuieli pentru activitatea d elm lf cheltuielile activitilor anexe, investiii, subvenii acordate unitilor din cadrul cultului) i B. Pli tranzitorii (plata sumelor cuvenite altor uniti din cadrul cultului, plata sumelor cuvenite altor uniti sau persoane).

n cadrul capitolului , partea a -a, Cheltuieli pentru activitatea de cult, cheltuielile sunt defalcate pe articole i aliniate de cheltuieli n conformitate cu Cadrul comun al clasificaiei cheltuielilor i anume: drepturi de retribuire pentru personalul din schem, alte drepturi pentru activiti i aciuni, impozit asupra drepturilor de retribuire, contribuii pentru asigurrile sociale, deplasri, detari i transformri, cheltuieli cu caracter social, cheltuieli de ntreinere i gospodrire, obiecte de inventar de mic valoare sau scurt durat, reparaii capitale, reparaii curente, cri i publicaii, alte cheltuieli.

n cadrul celorlalte capitole i subcapitole de cheltuieli se cuprind cheltuieli globale, fr a se mai defalca pe articole i aliniate.

ncadrarea veniturilor i cheltuielilor pe capitole i subcapitole de venituri i respectiv de cheltuieli se face n conformitate cu prevederile din ndrumtorul de ncadrare n capitolele i subcapitalele cadrului general al clasificaiei veniturilor i cheltuielilor la parohii. ncadrarea cheltuielilor din cadrul capitolului UI, Cheltuieli pentru activitatea de cult", pe articole i aliniate de cheltuieli se face n conformitate cu ndrumtorul de ncadrare n articolele i aliniatele cadrului comun al clasificaiei cheltuielilor la parohii". n acest sens a se vedea: Norme metodologice nr. 6300/1989 privind activitatea economico-financiar la parohie, elaborate de Administraia Patriarhal, Sibiu, 1989, n aplicarea Instruciunilor Ministerului Cultelor nr. 388/1981 referitoare la activitatea financiar- contabil n unitile de cult, privind bugetul de venituri i cheltuieli, organizarea i cohducerea contabilitii, disciplina financiar i de cas, verificarea fmanciar-contabil, controlul gpspodririi mijloacelor materiale i bneti, precum i aprarea integritii avutului obtesc n unitile de cult.

La elaborarea bugetului de venituri i cheltuieli se are n vedere:- execuia bugetului de venituri i cheltuieli pe anul n curs;- disponibilul (din anul curs) de mijloace bneti n cas i n cont la

finele anului;

- cuprinderea tuturor surselor de venituri i cheltuieli din activitatea de cult, din activitile anexe i din alte surse, precum i a tuturor ncasrilor i plilor tranzitorii;

- includerea numai a acelor cheltuieli temeinic justificate, oportune i economicoase;

- realizarea de economii la materiale, energie i combustibil;- sarcinile i indicaiile transmise prin protopopiat;- dispoziiile legate n vigoare;- nscrierea n buget i ncasarea efectiv a unor sume provenite din

legate, ajutoare i colecte aprobate;- subveniile comunicate de unitile de cult.Stabilirea sumelor care se prevd n bugetul de venituri i cheltuieli se

face prin calcule din care s rezulte fundamentarea acestora, efectuate pe baz de elemente concrete care se pot verifica.

Bugetul de cheltuieli ntocmit n dou exemplare se nainteaz la protopopiat n termenul stabilit, mpreun cu notele de calcul din care rezult fundamentarea sumelor nscrise i cu procesul verbal al Adunrii parohiale de aprobare a bugetului.

Dup verificarea i aprobarea de ctre Centrul eparhial, bugetul de venituri i cheltuieli devine singurul instrument pentru urmrirea realizrii veniturilor i efectuarea cheltuielilor.

Sumele prevzute n bugetul aprobat pot fi cheltuite numai cu respectarea normelor i normativelor prevzute de lege.

La efectuarea cheltuielilor se au n vedere reglementrile privitoare la;- ncadrarea cheltuielilor n limita sumelor prevzute n bugetul apro

bat;- respectarea retribuiilor tarifare prevzute n schema de funcii i

personal aprobat;- calcularea corect a indemnizaiei pentru concediul de odihn, a

sporului pentru vechimea nentrerupt n aceeai unitate, a premiilor anuale i a altor drepturi ale personalului ncadrat;

- respectarea preurilor i tarifelor;- respectarea ndrumrilor de ncadrare pe articole i capitole;- calcularea corect a drepturilor, a impozitelor, a contribuiei;- reinerea i virarea cotelor pentru Asigurrile sociale;- existena documentaiilor tehnice legale;- reinerea i virarea la bugetul de stat a impozitelor;- orice alte dispoziii ale organelor superioare bisericeti.

82

Depirea nivelului cheltuielilor aprobat prin buget se face numai cu aprobarea prealabil a Centrului eparhial, modificarea prevederilor bugetare dup expirarea anului fiind interzis.

Termenul de naintare a bugetului de venituri i cheltuieli se fixeaz de Centrul eparhial.

( Contul de gestiune, darea de seam contabil se face pe acelai fohTular tip, ca i bugetul de venituri i cheltuieli cu deosebirea c n cont se trec sume certe provenite din registrele de eviden a executrii bugetului: registrele partizi de venituri i cheltuieli, ntocmite pe baza datelor din registrele de eviden contabil.

Contul de gestiune se ntocmete la sfritul anului i se supune aprobrii adunrii parohiale odat cu darea de seam general a activitii.

B. Activitatea, lucrrile i actele impuse de exercitarea puterii nvtoreti, instructiv-educative, la parohie

Exercitarea, puterii nvtoreti la nivel de parohie impune efectuarea urmtoarelor activiti, lucrri, acte, evidene etc.

a) Actele i evidena privind lucrarea de informare i documentare sunt:

- Actele de eviden a crilor din biblioteca parohialCuvntul bibliotec (biblion = carte; theke = dulap) vine din grecete

i nseamn o colecie de cri, reviste i manuscrise, aezate pe raft, n mod organizat pentru a fi uor folosite. Biblioteca a mai fost numit i: depozit de pstrare a gndurilor, a credinelor, cunotinelor, faptelor, sentimentelor i viselor omenirii; adevrata universitate; leacul sufletului. Mai poate fi numit i mobil cu rafturi pentru cri, ncpere, depozit de cri, publicaii i colecii editoriale; catalog, list de cri etc.

Biblioteca s-a nscut odat cu cartea. Cele mai vechi biblioteci s-au pstrat din antichitate: Ninive, Alexandria etc. ... Pe pmntul rii noastre cele mai vechi biblioteci au funcionat pe lng mnstiri i eparhii. n prezent n Biserica Ortodox Romn exist biblioteci pe lng toate unitile bisericeti. La parohie biblioteca se organizeaz n baza prevederilor art. 68, pet. e St.. Gestionarul este parohul. Acesta rspunde de activitatea bibliotecii, creeaz condiii materiale pentru buna desfurare: spaiu, mobilier, abonamente, achiziii etc.; analizeaz, odat pe an n cadrul con

83

siliului parohial i face raport adunrii parohiale despre activitatea bibliotecii; ine la zi evidena circulaiei crilor. Biblioteca parohial are drept scop de a asigura materialul bibliografic i informativ necesar pregtirii preotului, celorlali slujitori i credincioilor, n problemele religios- morale i de cultur general.

Biblioteca parohial are mai multe fonduri: fondul de carte i documente de valoare istoric sau arhiva documentar; fondul de carte veche bisericeasc; fondul de carte teologic; fondul de beletristic i cultur general; fondul de reviste i periodice; fondul de donaii etc.

Fondurile bneti necesare pentru procurarea de cri se planific prin bugetul parohiei, dup posibiliti i necesiti. Fondul de reviste se procur prin abonamente la editurile bisericeti i de stat. Crile mai pot fi procurate i prin: librriile eparhiale, librriile i anticariatele de stat, donaii, contracte cu editurile, transferul de la alte uniti etc.

La sosirea n bibliotec crile i publicaiile sunt supuse unei serii de operaii: mai nti se face confruntarea cu actul nsoitor (factura), pentru a se constata dac sunt ca numr, n stare bun, prezint lipsuri sau defecte (n acest caz se restituie pentru a primi altele bune pe baz de proces verbal de recepie); actele doveditoare se pstreaz la dosar (cnd vin fr act doveditor este obligatoriu ntocmirea procesului-verbal de primire-recep- ie); cartea se ia n eviden: se tampileaz pe pagina de titlu, pagina 17 i o pagin la alegere; pe actul nsoitor se scrie cartea a fost nregistrat nregistrul inventar la nr data............... i semntura; luarea n evideneste obligatorie n 3 zile; se trece apoi la clasificarea pe domenii, fonduri; catalogare. Unitatea de msur este volumul. Organizarea tehnic a bibliotecii trebuie s aib la baz un sistem precis, s foloseasc aceleai forme de eviden i organizare (a se vedea: HCM 1542/1955).

Registrele de eviden a crilor din biblioteca parohial sunt:- Registrul inventar al crilor din bibliotec este cel mai important

document de eviden, el trebuie pstrat cu grij, el fiind i un act contabil. EI trebuie legat, numerotat, nuruit, parafat anticipat. La deschiderea lui pe ultima pagin se scrie: Acest registru inventar are .... pag., numerotate de l a l a . Semntura parohului, data i tampila parohiei. La completare se scrie: n acest registru au fost nregistrate crile de la nr. ... la nr. ... Semntura parohului, data, tampila. nregistrarea se face cu scris cite i cu cerneal. Nu se admit tersturi. Greelile se vor tia cu cerneal roie. Corectrile se fac cu cerneal neagr deasupra rndului ters. La rubrica observaii se va nota ndreptat de noi, semntura i tampila. Fie

84

care volum de carte se nscrie pe un singur rnd. Transcrierea registrului inventar sau reinventarierea se face numai cu aprobri speciale. Evidena de msur pentru periodice este volumul (numrul de revist). Ziarele se leag pe perioade.

- Catalogul de bibliotec este un plan ntocmit n scopul nlesnirii crii. Este un instrument de lucru. n el se descrie cartea. Se cunosc mai multe tipuri de cataloage: pe materii, pe autori, sistematic pe teme, pe fonduri. Sistemul de cataloage depinde de tipul i mrimea bibliotecii. Cataloagele difer ca form. Ele pot fi alctuite i sub forma de fie de catalog care se pstreaz n sertare pstrnd schema catalogului. Catalogul pe materii poate fi alctuit dup sistemul zecimal de clasificare (CZI). Aezarea crilor n rafturi poate fi dup ordinea din catalog, sau pe numere, dup mrime, dup autori, sistematic etc.

- Notia bibliografic are drept scop descrierea crii, etc.- Actele de circulaie a crii din biblioteca parohial sunt: fie fia de

circulaie a crii, care se pune n raft n lipsa crii mprumutate; fie fia de eviden a cititorilor n care se nregistreaz crile mprumutate; fie fia cerere de mprumut a crii, pentru sala de lectur; fie n sistem combinat.

b) Actele i lucrrile privind activitatea de instruire i educaie religioas sunt:

1. Actele privind activitatea omileticn scopul desfurrii activitii omiletice preotul trebuie s dein i

s ntocmeasc urmtoarele acte i materiale:- Sfnta Scriptur cu comentarii i adnotri, trimiteri, etc.- Indice tematic cu texte biblice privind problemele misionare i

pastorale (cluza predicatorului, cluza biblic, concordana biblic).

- Cri de predici, Reviste bisericeti cu material omiletic, etc.- Indice cu predicile publicate, pe autori, duminici, srbtori, ocazii,

teme, etc. (Vezi indicele tematic publicat de loan N. Floca).- Indice tematic alfabetic bibliografic al lucrrilor din biblioteca

parohial.- Dosar cu predici, schie, note, de predici ntocmite i susinute,

aranjate pe duminici, srbtori, ocazii, cu data susinerii i locul.- Tematica predicilor (programe) pe cicluri, pericope (Cazania ofer

tematica); (Vezi i programarea centrelor eparhiale).- Evidena statistic, eventual catalogul asculttorilor.

85

2. Actele privind adivitatea catehetic din biseric cu tofi credincioiin scopul instruirii religioase a credincioilor avem nevoie:- Cadrul legal stabilit de Hotrrea Sf. Sinod din 1950 i Statut.

Preoii, diaconii i cntreii, sunt obligai a face catehizare, conform normelor ce se vor stabili de Sfntul Sinod' (art. 134 St.).

Catehizarea se va face n biseric, cu toate categoriile de credincioi, n perioade de smbta de la vecernie pn duminica la vecernie, sau alt zi la vecernie, pe baza programei indicat de Cartea de nvtur ortodox, catehisme i cateheze publicate. (Hotrrea Sfntului Sinod din 1950 i 1983).

- Cartea catehetului (D. Clugr).- Cateheze publicate n periodicele bisericeti.- Indice pe autori, tematic, pe cicluri, de catehezele publicate.- Programa analitic pe cicluri i materii (Vezi: Cartea de nvtur

ortodox, Catehisme, Cri de religie, etc.).- Dosar cu cateheze i schie ntocmite susinute, cu data expunerii.- Evidena statistic a celor catehizai. Catalogul pe categorii.c) Actele i lucrrile privind activitatea de perfecionare a clericilor.

Acestea pot fi:1. Acte privind conferinele lunare de ndrumare misionar-pastoraln vederea participrii active la aceste conferine se cere:- Dosar cu conferinele lunare programate, planul i bibliografia.- Caiet cu note privind lectura fcut n legtur cu temele tratate la

conferine i discuiile din cadrul conferinelor.- Dosar cu conferinele susinute. Discuiile. Completrile.- Indice cu problemele doctrinare, misionare i sectare ivite n paro

hie. Material informativ. Discuii. Informaii.

2. Actele privind cursurile de ndrumare misionar n vederea definitivrii i promovrii

Pentru a urma aceste cursuri se cere:- Caiet sau dosar cu minimum 100 predici, pe cicluri.- Caiet sau dosar cu minimum 100 cateheze, pe cicluri, teme.- Dosar cu temele (conferinele) predate la cursuri sau notie fcute

pe marginea acestora din lectura parcurs.- Indice tematic de problemele actuale, i bibliografia temelor.

86

I

d) Actele i lucrrile privind activitatea preotului-catehet (profesor) de instruire i educare religies-moral a tinerilor din colile de stat (nv. primar, gimnazial, liceal, universitar).

- Pentru o ct mai bun prestaie Ia catedr, ca i formator al caracterului reiigios-moral al tinerilor preotul trebuie s cunoasc actele normative referitoare la procesul de nvmnt (Legea nvmntului, Statutul cadrului didactic, Regulamentul intern al instituiei unde funcioneaz, Programele analitice .ale disciplinei i ariei curriculare etc.) pentru a putea elabora planificri calendaristice ale materiei structurate pe ani de studii (semestriale, anuale), proiecte didactice de lecii etc.

C. Activitatea, lucrrile i actele impuse de exercitarea puterii sfinitoare, sacramentale

a) Actele ce se impun n exercitarea puterii sfinitoare sunt acte p r ivind administrarea sfintelor taine i ierurgii, care sunt:

- Protocolul botezailor n care se nregistreaz pe baza certificatului de natere eliberat de autoritatea civil i n urma administrrii sfintei taine a botezului. Protocolul are urmtoarea rubricatur: 1. nr. curent; 2. Anul, luna, ziua naterii i botezului; 3. sexul; 4. legitim sau nelegitim; 5. Numele de botez al pruncului; 6. Numele, prenumele, religia, starea, vrsta i ocupaia prinilor; 7. Domiciliul prinilor; 8. Numele, prenumele, domiciliul nailor; 9. Numele, prenumele instituiei de natere; 10. Este uns cu Sf. mir; 11. Numele i prenumele preotului boteztor; 12. Data decesului pruncului; 13. Nr. certificatului de natere; 14. Cnd s-a eliberat Certificat sau Extras de botez; 15. Observaii.

Certificat de botez sau Extras de botez, este actul doveditor al svririi botezului. Se ntocmete n dublu exemplar. Un exemplar rmne la cotor, n registrul de certificate i unul se nmneaz solicitantului. Certificatul are urmtorul cuprins: Arhiepiscopia..., Parohia..., Localitatea ..., Judeul ..., Certificat de botez. Noi, parohul Parohiei ..., din localitatea ..., judeul ..., certificm prin prezenta c n ziua de ..., anul ..., am svrit Sfnta Tain a Botezului pruncului ..., fiul (fiica) credinciosului... i al credincioasei... din aceast parohie, dup ce au fost ndeplinite formalitile cerute de legile civile, cum se dovedete cu certificatul de natere nr..., din ..., anul ... , al Comunei ..., judeul ..., avnd ca nai pe credincioii .... S-a introdus n registrul botezailor la anul ..., poziia ....

87

Prezentul certificat s-a eliberat astzi Nr..., anul..., L.S. Paroh (semntura).

- Protocolul bunei nvoiri se ncheie de paroh cu ocazia anunrii hotrrii a doi tineri c vor s se logodeasc i cunune religios. Pa baza acestui act se face publicitatea cununiei prin strigri n biseric i afiare la oficiul parohial. Se practic n Ardeal. E bine s fie generalizat. Ofer o ocazie de ispitire i pregtire canonic a tinerilor pentru cstorie i familie. Actul are urmtorul text: Eparhia, Protocolul bunei nvoiri, luat n Parohia ..., n anul Domnului ..., n ziua ..., a lunii ... Prezentndu-se naintea noastr suscriii ..., din ..., de religie ... i din ..., de religie ... i declarndu- se c doresc a ncheia Sfnta Tain a Cununiei, au fost ntrebai n nelesul prevederilor legale n vigoare privitor la cstorie unul cte unul: a) Nu cumva sunt silii n vreun chip la cstorie de ctre prinii lor sau de ctre alii, care nlocuiesc prinii lor?; b) Nu cumva doresc s fac acest pas pentru oarecare interese particulare, precum pot fi: averea sau deosebita frumusee a vreunei pri?; c) Dac ndeplinesc condiiile religioase, morale, fizice i sociale cerute de ncheierea unei cstorii?; Dac exist sau nu impedimente la cstorie impuse de Sf. canoane i dac sunt n ce msur pot fi nlturate?. La aceste ntrebri au declarat fiecare dintre persoanele numite, c ele sunt nesilite de nimeni, far nici o lcomie ctre avere sau frumusee, numai singuri, de bunvoie i din ndemnul iubirii curate, ce o simt unul ctre altul doresc a ncheia Taina Cununiei. Constatnd c nu exist nici un impediment i dup ce li s-au dat ndrumrile necesare privitoare la cstorie, toate acestea, pentru mai bun statornicire, s-au consemnat aici n protocol i s-au subscris de ctre noi. Data de mai sus ..., Parohul locului ..., mirii ..., martorii .... Tot n aceast zi s-au prezentat n faa noastr i prinii (tutorii) ..., celor de mai sus-numii i, dup ntrebarea pus - au declarat c dnii nicidecum nu fac sil copiilor de sub tutoratul lor la cstoria aceasta, ci i dau nvoirea la cstoria acelora, ceea ce ntresc cu nsi subscrierea lor. Data de mai sus ..., prinii (tutori) ai mirelui i miresei ....

- Protocolul (registrul) cununailor se nscrie n baza certificatului de cstorie i dup administrarea sfintei taine a cununiei. Are urmtoarea rubricatur: l. Nr. curent; 2. Anul, luna, ziua cununiei; 3-6. Numele i prenumele, religia, starea, caracterul, vrsta, locul naterii i a locuinei: mirelui, miresei, nunului i a nunei preotului cununtor; 7. ntia, a doua sau a treia cstorie; 8. Cnd s-a fcut ncredinarea i cnd vestirile; 9.

88

[

Data i nr. actului de la ofierul strii civile; 10. Cnd s-a dat extrasul; 11. Observaii.

- Certificat de cununie se ntocmete n dou exemplare, din care un exemplar se nmneaz solicitantului i unul rmne la cotor, n registru. Actul are urmtorul text: Episcopia ..., Parohia ..., din localitatea ..., judeul ..., Certificat de cununie. Noi, parohul bisericii din localitatea ..., judeul ..., certificm prin prezenta c n ziua de ..., anul ..., am svrit Sfnta Tain a Cununiei credinciosului ..., cu credincioasa ..., dup ce au dovedit c au ncheiat cstoria civil, cu certificatul de cstorie nr. din ..., anul ..., eliberat de Primria ... judeul ..., avnd ca nai pe credincioii .... Prezentul certificat s-a eliberat astzi..., anul..., Nr. ..., L.S. Paroh.

- Protocolul morilor se ncheie pe baza adeverinei de nhumare eliberat de Primrie pe baza certificatului de deces, i dup efectuarea nmormntrii. Protocolul are urmtoarele date: Tomul ..., pagina ...; 1. Nr. curent ...; 2. Anul, Luna, Ziua morii, ngroprii; 3. Numele, prenumele i profesia celui mort; 4. Patria, locul naterii mortului: oraul, comuna, satul, judeul unde a locuit mortul, str. i nr. casei; 5. Etatea (vrsta) mortului; 6. Religia; 7. Starea civil; 8. Fost-a mortul mprtit sau nu? Dac nu, de ce?; 9. Felul sau cauza morii; 10. Locul unde s-a nmormntat; 11. Numele i prenumele preotului; 12. Data i nr. actului de la starea civil; 13. Cnd s-a dat extrasul; 14.- Observaii.

b) Evidene diferite:- Evidena credincioilor spovedii i mprtii;- Evidena credincioilor trecui la alt cult;- Evidena credincioilor venii de la alt cult.

c) Acte necesare privind acordarea dispenselor, (proceduri i acte):- Cererea celor interesai nregistrat la parohie, motivat, adresat

ierarhului eparhiot.- Raportul preotului paroh privind cazul cu propuneri concrete.- Adres oficial de naintare a dosarului ctre ierarh, prim protopo

piat.

d) Acte necesare privind desfacerea cununiei religioase (divorul).- Cererea celor interesai, motivat, adresat ierarhului, nregistrat la

parohie.- Certificatul de divor civil.- Raportul parohului cu artarea cauzelor divorului, i a faptului c s-

a ncercat mpcarea i propuneri concrete.89

Adres oficial de trim itere a dosarului prin protopopiat.

D. Activitatea, lucrrile i actele impuse de exercitarea puteriijurisdicionale

1. Lucrri i acte impuse de exercitarea puterii legislative:- Dosar cu extrase de legi (regulamente, ordine, instruciuni, etc.).- Indice tematic canonic legislativ (Canoanele).- Vocabular canonic-legislativ.- Registrul de procese verbale al adunrii parohiale.- Registrul de procese verbale a l consiliului parohial.- Registrul de procese verbale al comitetului parohial.

2. Lucrri i acte impuse de exercitarea puterii judectoreti:- Evidena cazurilor date n judecata consistoriului (R.P. vezi: Legi

uiri).- Evidena celor sancionai care i execut pedeapsa, dat de

consistoria.

3. Lucrri i acte impuse de exercitarea puterii executiv-administra-tive

Preotul-paroh conductor al administraiei parohiale, ajutat de ceilali preoi, diaconi i cntrei, de consilierii parohiali i de personalul n subordine conduce administraia parohiei, executnd lucrri i ntocmind acte pe msura necesitii.

Lucrrile i actele administrative la nivel de parohie pot fi clasificaten:

- acte i lucrri de secretariat;- acte i lucrri privind evidena banilor prin cas i prin cont;- acte i lucrri privind evidena bugetar-contabil a patrimoniului;- acte i lucrri privind administrarea bunurilor imobile parohiale.

*a. Acte ce s ntocmesc i se in la zi de ctre paroh, conductor al

administraiei parohiale impuse de Statutul pentru organizarea i funcionarea Bisericii Ortodoxe Romne (art. 48, lit. f.h.):

- Registrul inventar a l averii parohiale, mobile i imobile pe categorii de bunuri;

90

r

- Registrul fam iliilor membrilor parohiei cu urmtoarea rubricatur: Numele i Prenumele; Ocupaia, Data naterii, botezului, cununiei, morii i data eventualei mutri n alt parohie.

*b. Acte i lucrri de secretariat.Preotul-paroh, ajutat de secretarul consiliului parohial sau i de alte

persoane, efectueaz urmtoarele lucrri i acte de secretariat:- lucrri i acte privind arondarea parohiei;- acte i lucrri privind personalul angajat, privind corespondena i

lucrrile de birou curente, registratura, expediia, arhiva, organizarea edinelor i evidena credincioilor privind administrarea puterii bisericeti.

b| Acte privind nfiinarea i funcionarea unei parohii n condiiile prevederilor art. 44 i 46 St.:

- Cererea credincioilor, motivat.- Lista membrilor comunitii care solicit nfiinarea parohiei.- Referatul i propunerea protopopului.- Aprobarea consiliului eparhial.

b2 Acte privind constituirea organelor deliberative i executive la parohie:

- Lista membrilor adunrii parohiale ntocmit n conformitate cu prevederile art. 3-7 ROD. Vezi Anexa nr. 1, ROD.

- Convocarea adunrii parohiale electorale n temeiul art. 8 ROD. Vezi Anexa nr. 3 ROD.

- Procesul verbal al adunrii parohiale electorale ntocmit n baza prevederilor Regulamentului pentru funcionarea organelor deliberative (ROD), i Anexa nr 2 ROD; Anexa nr. 5 ROD.

- Proces verbal de constituire a consiliului parohial i delegare a epitropilor. Vezi Anexa nr. 7 ROD.

b3 Acte privind colecta FCM , n temeiul Circularei Sf. Sinod:- Proces verbal cu sumele colectate i trimiterea acestora la centrul

eparhial.

b4 Acte privind numirea clerului n parohie:- Cererea de hirotonire pe seama parohiei, i numirea pe post.- Diploma de studii.- Certificatul de natere (candidat, soie).

91

- Certificat de botez (candidat, soie).- Certificat de cstorie.- Certificat de cununie religioas.- Declaraie c n-a fost divorat, recstorit.- Certificat de sntate.- Livret sau Adeverin militar.- Act privind starea material. Salariu.- Declaraie-angajament c vor locui in parohie (so, soie).- Caracterizarea i recomandarea duhovnicului.- Act atestator al hirotonirii.- Singhelia. Decizia de numire pe post a chiriarhului.-A utorizaia de funcionare eliberat de Ministerul Cultelor.

b5 Acte privind instalarea parohului n parohie:- Decizia ierarhului de instalare n parohie.- Proces verbal de predare-primire a gestiunii.- Cuvnt-angajament cd parohului la instalare.- Proces verbal privind procedura instalrii.- nscrierea n Cartea de Aur a parohiei a evenimentului. Semnturi.

b6 Acte privind corespondena:n vorbirea curent prin coresponden se nelege modalitatea sau

procedeul de comunicare reciproc a gndurilor prin mijlocirea scrisului; sau mai precis, totalitatea comunicrilor scrise care intervin n activitatea unei persoane, fizice sau juridice, cu privire la relaiile i interesele acesteia.

Orice comunicare fcut n scris de o persoan, fizic sau juridic, reprezint un act de coresponden sau un document, adic o dovad scris prin care se atest, constat, certific, justific sau recunoate un fapt, o situaie, un drept, o obligaie etc. Documentul folosit n mod curent, n acest scop, este scrisoarea. Scrisoarea poate mbrca mai multe forme: cerere, adres, certificat, adeverin, contract, decizie, chitan, bon, etc.

Obiectul corespondenei l formeaz: transmiterea de tiri, gnduri, simminte, schimb i informaii, pstrarea sau nceputul unor relaii, realizarea unor nelegeri privind interese comune, clarificarea unor situaii, poziii sau nenelegeri, etc.

Corespondena presupune ideea de schimb sau reciprocitate. Cel ce expediaz o scrisoare urmrete i ateapt un rspuns; iar cel ce a primit-o

92

se consider obligat s rspund. Corespondena n condiiile vieii modeme constituie o necesitate i are un rol social bine definit.

Corespondea poate fi: particular sau oficial; economic sau neeconomic; tipizat sau netipizat; original, copie sau duplicat; general sau specific; de informare (oferta, avizul), de dispoziie (comanda, ordinul, dispoziia), de confirmare (confirmarea, acceptarea), sau de re- clamaie (reclamaia, revenirea, urgentarea).

*La alctuirea corespondenei i a lucrrilor de birou stau urmtoa

rele principii:- economiei de timp i de cheltuieli;- simplificrii i raionalizrii corespondenei, documentelor i lucr

rilor de birou;- simplitii i claritii form elor de coresponden i documente;-prom ptitudinii n executarea lucrrilor de birou;- verificrii ntocmirii actelor nainte de a f i semnate i expediate;- clasificrii i pstrrii actelor, etc.

*Alctuirea actelor:-A c te le tipizate se ntocmesc prin simpla completare a spaiilor libere

cu datele cerute de textul formularului tipizat; scrisorile netipizate urmeaz a fi redactate de emitent dup anumite reguli i procedee speciale. Pentru buna desfurare a muncii de rezolvare, ntocmire i expediere a lor, exist i este necesar s fie cunoscute urmtoarele reguli: corespondena primit trebuie s ajung n cel mai scurt timp la cel care trebuie s o rezolve; rezolvarea nseamn redactarea rspunsului ia corespondena primit i aplicarea msurilor cerute de aceasta sau de rezoluia conducerii; dup cum este cazul; rezolvarea trebuie s se fac n cel mai scurt timp; scrisorile se ntocmesc numai din ordinul conducerii, care i semneaz; corespondena se nregistreaz la primire i la expediere; cea rmas n unitate trebuie clasat n dosare i pstrat; corespondena primit se nregistreaz aplicndu-i-se parafa i dndu-i-se un numr de intrare; corespondena de rspuns i confirmare se nregistreaz la ieire i poart acelai numr cu aceea la care se refer; scrisorile de iniiativ i de revenire se nregistreaz la ieire, ns la numrul liber urmtor al ultimei nregistrri de intrare; nainte de expediere trebuie s se verifice cu atenie dac scrisoarea sau actul poart semnturile celor autorizai, dac i s-a

93

aplicat tampila i dac adresele sunt exacte; dac plicul a fost completat cu datele necesare i exacte; tampilarea corespondenei i a plicului se face numai de ctre persoana mputernicit cp pstrarea i aplicarea sigiliului unitii.

*- Celelalte acte netipizate ce intervin n activitatea parohiei, ca proce

sul verbal (de revizie, de casare, edin, etc.), procura i delegaia, certificatul i adeverina, decizia i dispoziia, etc.,-au un coninut i form netipi2at. i aceste acte se ntocmesc dup anumite reguli, cum sunt: actele sfe ntocmesc i se semneaz numai de persoanele autorizate sau mputernicite; ele poart antetul i tampila unitii; li se d un numr de nregistrare i se oprete o copie la dosar; actele de mputernicire se retrag cnd expir termenul acestora i se pstreaz la arhiv; actele se ntocmesc conform regulilor speciale care reglementeaz regimul lor juridic.

- Stilul scrisorii, adic modul caracteristic de exprimare a gndirii, felul n care sunt folosite resursele limbii, difer de la un domeniu la altul de activitate. Unul este stilul scrisorii cu coninut bisericesc i altul al scrisorii cu caracter economic. Pentru,ca rolul corespondenei s fie ndeplinit trebuie folosite mijloacele lingvistice i procedeele de exprimare cele mai potrivite. Acestea se realizeaz prin stil, care trebuie s ndeplineasc urmtoarele caliti: claritatea, simplitatea, concizia i corectitudinea.

Exprimarea trebuie s fie clar, precis, iar a permite interpretri ero- nte, s se respecte sensul real, propriu, al cuvintelor utilizate, s se foloseasc expresiile cele mai potrivite, s se evite cuvintele cu mai multe nelesuri, regionalismele, arhaismele, neologismele, s se utilizeze termeni cuprini n acte normative sau documente, cataloage, prospecte; ideile s se succead logic, fr contradicii sau omisiuni n dezvoltarea argumentrii, exprimarea s se fac n fraze scurte, simple, care s cuprind realitatea ct mai clar i succint a problemei respective, de exemplu:

Respectuos V rugm a ne comunica dac ne putei confeciona 100 buci lumnri a 0,200 kg bucata, precum i termenul de livrare.

Totodat V rugm a ne informa asupra stadiului de execuie a comenzilor noastre anterioare.

Expunerea ideilor trebuie s se fac ntr-o form simpl, evitndu-se expresiile echivoce. Se vor elimina formulele de ncheiere fr legtur Cu coninutul scrisorii.

94

I

Ideile exprimate trebuie s se formuleze succint, concis. A se economisi timp. O scrisoare scurt, redus numai la ideile eseniale, dar clar redactat, este, de multe ori, mai eficient dect un memoriu pe pagini ntregi, orict ar fi de documentat. S nu lipseasc politeea n expunere, ea contribuind la crearea i dezvoltarea unor reiaii armonioase de nelegere i colaborare. S se pstreze limitele bunului sim.

Textul s fie corect din punct de vedere gramatical i din punct de vedere al respectrii cu strictee a regulilor de ortografie i punctuaie.

*Corespondena economic a dat natere unei terminologii uzuale,

alctuit din anumii termeni, unii cu caracter general, alii specifici acestui gen de coresponden. Dintre acetia mai folosii amintim:

- Act (document). nscris prin care se arat un fapt, se confer ori se recunoate un drept, o obligaie etc.

- Adresant (destinatar). Persoan creia i este adresat o scrisoare, colet, etc.

- Adres. Scrisoare oficial;indicaie pe scrisori, colete, etc., a numelui i domiciliului destinatarului; data care indic sediul unei instituii sau domiciliul unei persoane (localitatea, strada, numrul).

- Anexe. Acte sau alte materiale suplimentare (prospecte, cataloage, etc.) ce nsoesc o scrisoare.

- Arhiv. Totalitatea documentelor existente ntr-o instituie; locul unde este depozitat arhiva.

- Aviz. Document prin care se face o ntiinare cu caracter oficial; anun; punct de vedere, opinie comunicat n scris de ctre un organ competent asupra unor probleme cu privire la care a fost consultat sau i s-a cerut acordul.

- Biblioraft. Clasor de carton, cu un dispozitiv metalic n interior, pentru pstrarea corespondenei, a actelor, etc.

- Borderou. List, tabel centralizator, n care se nscriu acte, valori, etc.- Contract. nvoial ntre dou sau mai multe persoane (fizice sau juri

dice), din care decurg anumite drepturi i obligaii.- Dosar. Totalitatea actelor privind un litigiu, o problem, o persoan,

etc., mbrcminte de carton n care se in aceste acte.- Emitent. Persoan (fizic sau juridic) care elaboreaz un document

(scrisoare, act normativ, etc.).- Expeditor. Persoan (fizic sau juridic) care expediaz scrisori.- Extras. Copia unei pri dintr-un document.

95

- Formular. Imprimat cu spaii albe care se completeaz n vederea ntocmirii unui act, a unui tabel, etc.

- Isclitur (semntur). Numele unei persoane scris cu propria sa mn sub textul unui act, ai unei scrisori, etc.

- Mandat potal. Formular tip, pentru expedierea banilor prin pot, avnd, pe verso, spaiu rezervat pentru coresponden (n legtur cu trimiterea sumei).

- Multiplicator. Reproducerea unui text n mai multe exemplare, pe cale mecanic, grafic sau fotografic.

- Not. nsemnare scris referitoare la o anumit chestiune; document prin care se cere, se dispune, se explic, se justific, se consemneaz operaii, fapte, etc.

- Ordine de zi. Program cuprinznd totalitatea problemelor care urmeaz a fi discutate ntr-o edin.

- Parafa. Semntur prescurtat: tampil purtnd iniialele sau semntura unei persoane; se aplic pe anumite acte.

- Paragraf. Pasaj dintr-un text scris, desprit de restul textului printr- un aliniat sau printr-un semn grafic special.

- Post-restant. Serviciul special care pstreaz corespondena la oficiul potal, pentru a fi ridicat de destinatar personal.

- Post-scriptum. Text care se adaug uneori la o scrisoare dup semntur.

- Prospect. Tipritur, de multe ori ilustrat, cuprinznd date informative asupra unor produse, prestri de servicii sau alte activiti. Se prezint sub forma de foaie volant, pliant (ndoit de mai multe ori) sau brour.

- Recipis. Dovad sau adeverin prin care se confirm primirea pentru expediere a unei telegrame, scrisori, colet, sum de bani, etc.

- Recto. Prima pagin (faa) a unei coli de hrtie scris.- Rezoluie. Rezolvarea pe care conductorul unei uniti sau alt per

soan mputernicit n acest sens o d unei cereri, unui act, etc; meniunea acestuia pe actul respectiv.

- Rezoluie-rspuns. Redactarea rspunsului, sub form de rezoluie, pe nsi corespondena respectiv i restituirea acesteia unitii sau persoanei n cauz.

- Scrisoare. Comunicare scris, trimis cuiva prin pot sau prin intermediul unei persoane.

96

- Secretariat. Serviciu* ntr- instituie care rezolv lucrri curente ale conducerii acesteia.

- Sigilare. Aplicarea sigiliului (tampilei) pe acte; marcarea sigiliului pe un suport de cear roie, aplicat pe un plic.

- Specimen. Prob; model.- Verso. Pagina a doua a unei coli de hrtie scrise.

*Stilul corespondenei economice se caracterizeaz prin folosirea unor

formule de redactare specifice. Acestea se pot grupa n trei categorii, i anume:

- Formulele de introducere la scrierile iniiale pot fi redactate astfel:Prin prezenta, respectuos V facem cunoscut (comunicm, informm,

confirmm, aducem la cunotin, etc.) ....Cu fiasc supunere V rugm a aproba (dispune, a ne comunica,

etc.).Respectuos ne permitem a V informa (a v ruga)....- Formulele de introducere la scrierile de rspuns pot fi redactate ast

fel:Ca urmare la scrisoarea Domniei Voastre ....Am primit scrisoarea Domniei Voastre n r .... prin care ... Referitor

la scrisoarea Domniei Voastre n r .....- Formulri de introducere la scrisorile de revenire i reclamaie pot

fi redactate astfel:Ca urmare la scrisoarea noastr n r .....Revenim (revenind) asupra scrisorii noastre (cele comunicate n

scrisoarea noastr) n r.... referitoare la ....ntruct nici pn astzi n-am primit lumnrile comandate la

(contractul, comanda, etc.), respectuos V rugm s binevoii a ....

- Formulele d t ncheiere pot fi redactate astfel:Respectuos V rugm s primii mulumirile noastre ...Cu mulumiri (anticipate).V mulumim i ateptm cu interes rspunsul Domniei Voastre.

Mulumindu-V pentru ncrederea artat, V asigurm ....Cu deosebit stim.n ateptarea (ct mai urgent) a rspunsului (confirmrii) Domniei

Voastre, V mulumim anticipat,

97

Suntem convini c vei acorda scrisorii noastre ntreaga atenie a Domniei Voastre i ateptm confirmarea ei.

n sperana c cererea noastr va fi favorabil rezolvat V mulumim anticipat.

- Alte formule mai pot fi:Considerm de datoria noastr a V informa (comunica, anuna).Avnd n vedere importana problemei, vom face tot posibilul (vom

acorda toat atenia) pentru rezolvarea ei ct mai urgent.V asigurm c vom depune toate eforturile (vom face tot posibilul,

vom ine seama de propunerile, de sugestiile Domniei Voastre).Pentru condensarea scrisului i realizarea, prin aceasta, a unei

substaniale economii de spaiu i timp, se utilizeaz, prin anumite cuvinte, prescurtri sau abrevieri. Unele din ele sunt de uz general, cum sunt cele pentru unitile de msur sau pentru unele cuvinte frecvente (nr., str., kg, m) altele sunt specifice unui anumit domeniu de activitate (economic, administrativ, etc.). n corespondena economic, cele mai folosite sunt:

- a.c., - anul curent (anul n curs); adr., - adresa; al., - aliniat; art., - articolul; B. Of.. - Buletinul Oficial; B.P., - bun (valabil) pentru suma de ...; buc., - bucata; cca, circa; conf., - conform; crt., - curent; Decr., - Decretul; dos., - dosarul; dv., - dumneavoastr; etc., - et cetera ( ... i celelalte); ex.. - exemplu; instr., - instruciuni; jud., - judeul; I.e., - luna curent; L.S., - loc pentru sigiliu (tampil); loco - n aceeai localitate; N.B., - nota bene (a se atrage n mod deosebit atenia); nr., - numrul; obs., - observaie; ss., - semntur; str., - strada; v., - vezi; vol., - volum; etc.

Abrevierile se recomand a fi folosite cu discernmnt pentru a nu crea dificulti i confuzii. Abuzul de abrevieri poate fi socotit ca un act de impolitee, neglijen etc.

> S:

La ntocmirea lucrrilor de coresponden trebuie avut n vedere att structura ct i forma scrisorii.

Ca structur scrisoarea economic are urmtoarele elemente:- Antetul este alctuit din denumirea i adresa unitii emitente. El

poate cuprinde i meniuni suplimentare ca: denumirea organului superior, numrul de telefon, numrul contului de decontare, etc.

- Numrul i Data. Se scrie n momentul expedierii.

98

- Adresa destinatarului cuprinde: denumirea instituiei (perspanci), localitatea, precedat de numrul codului potal, strada i numrul sau, (comuna, satul), judeul.

- Obiectul scrisorii.se noteaz cu meniunea: referitor la . . . sau: Obiectul: i indicarea n cteva cuvinte, a problemei care face obiectul scrisorii (se utilizeaz numai la scrisori cu coninut bogat).

- Coninutul scrisorii (textul) este alctuit din trei elemente: introducere, tratare, ncheiere.

Introducerea se compune dintr-o formulare scurt, care face legtura cu un fapt anterior, cunoscut de cei doi corespondeni, justific sau enun problema care urmeaz a fi tratat.

Tratarea cuprinde expunerea problemei respective, toate datele i argumentele necesare, pentru nelegerea i rezolvarea ei.

Tratarea cuprinde dou pri: motivarea i concluzia.Motivarea const n prezentarea datelor i argumentelor pe care se

ntemeiaz obiectul scrisorii.Concluzia const n formularea obiectului scrisorii. Ea constituie nu

cleul i, n multe cazuri, elementul unic al coninutului unei scrisori.ncheierea const dintr-o formul de mulumire sau de salut.Introducerea, motivarea i ncheierea pot lipsi. Exemplu:V trimitem alturat darea de seam asupra activitii . . . .- Semnturile. Scrisorile cuprind, n general, dou semnturi: a

conductorului unitii i a celui care a emis scrisoarea. Ele sunt precedate de denumirea funciei. Pentru a se identifica semnturile se scriu i numele i prenumele ceva sub denumirea funciei pentru a lsa loc semnturii. Dac se semneaz de alte persoane dect titularii respectivi, se face cu meniunea pentru, notat cu p.

- Meniuni accesorii (ocazionale, facultative) pot fi: - anexe: la scrisorile nsoite de acte; - numele redactorului i dactilografului scrisorii, notate prin iniialele; - numrul exemplarelor i, eventual, destinaia lor; - notaii speciale: secret, confidenial, etc.

- tampila. Se aplic pe semntura conductarului unitii. n documentele tipizate se aplic pe locul marcat cu iniialele L.S.

- Inscripii exterioare (pe plic): denumirea i adresa expeditorului (poate fi tiprit sau aplicat cu tampil); - numrul scrisorii; - adresa destinatarului (n form identic celei de pe scrisoare).

Pentru simplificarea operaiei i pentru a se evita erorile se folosesc plicurile cu fereastr.

99

Scrisoarea format coal se pune n plic pliindu-se astfel: de la dreapta spre stnga i de sus n jos, pentru a se deschide corect.

*n funcie de anumite cerine de redactare, juridice, etc. scrisorile m

brac urmtoareit form e exterioare:- originalul, este primul exemplar scris la main iarhrtie carbon.

Poate fi scris i de mn, cu meniunea: original. E prevzut cu semnturile originale ale persoanei or autarizate ipoart tampila unitii. Are valoare legal.

- originalul n mai multe exemplare: unicat, duplicat triplicat, etc. Fiecare exemplar este prevzut cu semnturile i sigiliul unitii i are valoare de original, i poart meniunea de: Unicat, duplicat, etc.

- copia, exemplarul doi sau trei, etc., cu hrtie carbon, scris la maina de scris, sau cu mna. Se pstreaz la dosar. Nu se tampileaz.

- copie eliberat de pe original. n partea superioar se face meniunea copie de pe actul nr. . . ., n partea inferioar meniune: , conform cu originalul, urmat de semntura i calitatea celui ce o elibereaz, data i tampila.

- duplicatul este copia identic cu originalul, semnat de cei n drept, tampilat i avnd meniunea duplicat. Se elibereaz n cazul c s-a pierdut originalul, sau cnd originalul s-a ntocmit n registrele speciale.

- Extrasul este copia unei pri dintr-un act care poart meniunea: Extras din actul nr.... din.... Se tampileaz i certific de cel care l-a eliberat.

- Inscripia se folosete n locul scrisorii de rspuns. Rspunsul se face pe contrapagina actului primit. Aceasta se nregistreaz, se semneaz, se tampileaz i se restituie. nainte de a ft expediat, scrisoarea primit i inscripia de rspuns fcut pe contra pagin se copiaz n ntregime i se pstreaz la dosar.

- Rezoluia se folosete n locul scrisorii de rspuns. Ea const n formularea rspunsului pe spaiul liber al scrisorii primite, se semneaz i se tampileaz i apoi se restituie celui n cauz. Se poate nregistra sau nu. Rezoluia se utilizeaz cnd se cere un aviz sau o aprobare, case se d cu formula pozitiv: ..avizm favorabil, de acord, se aprob, sau cu formula negativ: nu suntem de acord, nu se aprob. Aceast form de coresponden nu se ntrebuineaz cnd rezoluia are xm caracter

100

confidenial, ntruct scrisoarea respectiv trebuie s rmn la dosar n arhiva unitii destinatare.

Scrisorile trebuie s fie prezentate ntr-o form ngrijit, plcut, att prin execuia lor grafic, ct i prin materialul de scris folosit. Acestea se realizeaz prin:

- Dactilografierea textului care trebuie ngrijit. Panglica s nu fie uzat, scrisul s fie clar, uor de citit, s nu prezinte corecturi vizibile, tersturi, suprapunere de litere, etc.

- S se foloseasc .hrtie de bun calitate, curat, neifonat, tar ndoituri sau rupturi, tiat drept, de format standardizat.

Folosirea de hrtii cu antet imprimat asigur scrisorii un plus de elegan dar i o mai uoar identificare, de ctre destinatar, a emitentului scrisorii.

I. Tehnica redactrii principalelor lucrri de coresponden

> Cererea, cel mai frecvent act de coresponden poate fi: personal sau oficial.

a) Cererea personal are ca obiect probleme variate: angajare, n serviciu, transferarea la un alt loc de munc, eliberarea de acte, plata unor drepturi bneti, concediu, etc., sau eliberarea de autorizaii, deschiderea de aciuni injustiie, nscrierea ntr-o coal etc.

Cererea personal cuprinde urmtoarele elemente:- formula de adresare iniial, alctuit din cuvintele Domniei Sale

Domnului (Prea Cucerniciei Sale, Prea Cucernicului) i denumirea funciei respective: preedinte, director (Printe, Preot), urmat de virgul: se plaseaz, fa de marginea de sus, la aproximativ o ptrime din nlimea colii de hrtie;

- cuprinsul alctuit din: formula de prezentare a solicitatorului (cuvntul introductiv Subsemnatul, numele i alte date considerate necesare, locul de munc, domiciliul, calitatea n care face cererea, etc.); obiectul i motivarea cererii (cu enumerarea actelor depuse n sprijinul ei); formula de ncheiere (facultativ), constnd din cteva cuvinte de mulumire sau de consideraie (respect) pentru cel cruia i se adreseaz;

- semntura solicitantului (la dreapta);

101

- data (la stnga, mai sus de semntur); la cererile depuse personal, ea poate lipsi, fiind imprimat, Ia prezentare, prin tampila de nregistrare;

- formula de adresare final, realizat prin completarea formulei iniiale cu denumirea unitii respective; se scrie la civa centimetri de marginea inferioar a hrtiei, pe prima pagin a cererii, chiar dac aceasta cuprinde mai multe pagini. n cererile dactilografiate, formulele de adresare se scriu cu majuscule.

Pentru scrierea cererilor personale se folosete, de regul, hrtie format A4 (se scrie pe ambele fee).

Pentru cerere se folosete i termenul de petiie. Cnd conine expunere detaliat a faptelor i a motivelor respective-se numete memoriu.

b. Cererea de ofert (Scrisoarea de intenie) i oferta sunt scrisori folosite n procesul de cumprare-vnzare.

- Cererea de ofert este scrisoarea prin care cumprtorul manifestndu-i intenia de a achiziiona anumite produse, cere furnizorului informaii asupra acestora i a condiiilor de livrare. Se poate referi i la executarea de lucrri sau servicii.

- Oferta este scrisoarea trimis de furnizor, att ca rspuns, la o cerere de ofert, ct i din proprie iniiativ. Oferta se face att prin scrisori, adresate celor presupui a fi interesai n achiziionarea produselor respective, ct i prin publicitate (anunuri n pres sau publicitate, reclame pe ecranele cinematografice, afie, etc.).

Stilul lor trebuie s fie simplu, dar convingtor. Informaiile date trebuie s fie reale, far exagerri sau afirmaii echivoce.

n mod obinuit oferta cuprinde: denumirea exact a mrfii; sortimente, modele, caliti, cantitatea livrativ, preul, termenul de livrare, condiiile de plat, alte precizri (locul de livrare, transportul).

La ofert se pot anexa spre documentare: cataloage, prospecte, mostre (eantioane), etc. Poate fi nsoit i de un formular de scrisoare de co mand pentru a-1 determina pe cumprtor s se decid, el urmnd doar a completa scrisoarea.

c. Comanda este scrisoarea prin care se cere livrarea de produse sau executarea de lucrri. Ea se face fie ca rspuns la o ofert, fie ca urmare a unor documente specifice acestei operaii (comunicare de repartiie, contract, etc.). Comanda se poate face i direct. Comanda s cuprind indicarea precis a produselor i a cantitilor comandate i, dac se consider

102

necesar, i alte date (preul, modul de plat, termenul de livrare, numele delegatului desemnat pentru ridicarea mrfii, etc.).

d. Scrisoare de trimitere de acte. Actele care pot face obiectul trimiterii sunt variate: rapoarte, dri de seam, situaii statistice, contracte, pro- cese-verbale, certificate, adeverine, etc. Trimiterea se face i ca rspuns la cerere (oficial sau particular), fie ca o obligaie legal, reglementat prrrrtr-un act normativ.

e. Scrisoarea de rspuns poate fi de confirmare, de aprobare (acceptare), de refuz (neacceptare). Confirmarea se poate referi la situaii diferite: primirea de comenzi, de materiale, de acte etc. Scrisorile de aprobare i refuz sunt, n general, scrisori de rspuns la cererile fcute de uniti subordonate.

f. Scrisoarea de revenire este scrisoarea trimis ca urmare unei scrisori anterioare. Obiectul su poate fi: revocarea (anularea, completarea, rectificarea sau modificarea unor elemente cuprinse n scrisoarea iniial; sau cererea de reexaminare, prin prezentarea de noi argumente sau contraargumente, a problemei tratate n scrisoarea iniial, cnd rspunsul primit este considerat nesatisfctor (injust, eronat sau incomplet).

g. Scrisoarea de urgentare este scrisoarea trimis ntr-una din urmtoarele mprejurri: - neprimirea la timp a rspunsului la o scrisoare anterioar; - ncndeplinirea, n termenul stabilit, a unei obligaii, de ctre corespondentul respectiv (livrarea de materiale, executarea de lucrri, achitarea unor datorii bneti, etc.); - cererea de devansare (anticipare) a termenului iniial, n livrarea unor materiale sau n executarea unor lucrri, determinat de noi necesiti, neprevizibile la data ncheierii nelegerii sau contractului respectiv.

h. Reclamaia i rspunsul la reclamaie. Reclamaia este scrisoarea prin care emitentul semnaleaz corespondentului respectiv anumite deficiene sau lipsuri n ndeplinirea obligaiilor acestuia. O scrisoare de reclamaie cuprinde: - obiectul reclamaiei (cu datele de identificare a operaiei respective: numrul i data comenzii, ale contractului, scrisorii de trsur, etc.); - motivele reclamaiei (bazate pe elemente croncrete, stabilite, eventual, prin acte: procese-verbale, etc.); - cererea de a se rezolva problema i soluia propus. Scrisoarea de rspuns poate fi: - de acceptare a reclamaiei; - de refuz a reclamaiei; - de amnare a soluionrii ei (n vederea studierii problemei). n primul caz trebuie s se recunoasc gre

103

eala i s se dea asigurri c nu se va mai repeta; n cel de-al doilea caz se va arta prin explicaii i argumente convingtoare netemeinicia reclama- iei.

2. A cte cu caracter general

a. Adeverina este actul eliberat de o instituie, la cererea unei persoane fiztce, care se atest un drept sau un fapt. Elementele caracteristice ale adeverinei sunt: - titlul ADEVERIN; - atestarea dreptului sau faptului respectiv, prin formula se adeverete c - artarea scopului pentru care a fost eliberat, prin cuvintele pentru a-i servi la Pentru atestri curente, eliberarea adeverinelor se face la cererea verbal a celor interesai. Cereri n scris se fac numai n cazuri speciale (cnd sunt necesare explicaii din partea solicitantului, cnd se adreseaz prin coresponden, etc.).

b. Delegaia este actul prin care emitentul mputernicete pe o anumit persoan (angajat sau membru al instituiei respective), de a-1 reprezenta sau de. a aciona n numele su ntr-o anumit problem (de exemplu: participarea la o consftuire, recepionarea unor lucrri, etc.). Actul poart titlul de delegaie sau scrisoare. El trebuie s cuprind obiectul precis al delegaiei i s poarte elementele obinuite ale unei lucrri de coresponden (antet, numr, dat, semnturi, tampil), precum i indicarea actului de identitate al delegatului (seria i numrul buletinului de identitate, data i unitatea emitent).

c. Ordinul, decizia, dispoziia. Denumite generic acte de dispoziie, acestea sunt emise de organul de conducere al unei instituii pentru exercitarea unor atribuii legale directe. Denumirea lor difer, n raport de locul pe care-l ocup ierarhic n administraie unitatea emitent, de natura problemelor respective i de prevederile legale care le reglementeaz. Ca acte specifice, ordinele se emit de ctre conducerile instituiilor centrale de stat (minitri adjuncii ai minitrilor, secretari de stat); deciziile de ctre comitetele executive ale primriilor, iar dispoziiile de ctre unitile subordonate, dar aceast distincie nu are caracter absolut. Structura lor este similar, i anume: - denumirea unitii respective; - titlul, numrul i data actului; - preambulul (meniuni prealabile): prevederea legal care d dreptul organului respectiv de a emite asemenea acte i temeiul care justific emiterea actului respectiv, introduse prin una din formulele: Avnd n vedere ..., Vznd c ..., Pe baza ... , In temeiul etc.; - for-

104

r

muia de dispoziie: emite urmtorul ORDIN (decizie, dispoziie), precedat de artarea calitii emitentului; - coninutul, grupat pe puncte numerotate; - ncheierea (numerotat n continuare), cuprinznd organul sau organele (direcii, servicii etc.) care urmeaz s aduc la ndeplinire actul n cauz; - numrul i data emiterii actului; - semntura emitentului (precedat de indicarea funciei).

d. Instruciunile sunt documente ntocmite de organele ierarhice superioare, prin care: - se dezvolt i se dau indicaii pentru punerea n practic i aplicarea corect a unor acte normative; - se dau ndrumri sau se reglementeaz activitatea ntr-un anumit domeniu. Ele au caracter normativ i sunt sistematizate - ca i celelalte acte de acest fel - pc articole (sau paragrafe), capitole etc.

e. Circulara este actul prin care un organ superior transmite unitilor n subordine, concomitent i cu acelai coninut, anumite dispoziii sau ndrumri. Ea se prezint: - sub form de scrisoare, adresat cu formula general Ctre (toate) unitile ..., sau cu adresa completat pentru fiecare unitate n parte.

f. Procesul-verbal este actul prin care se consemneaz anumite fapte sau se expun discuiile i hotrrile unei adunri constituite. Procesele-ver- bale de constatare au, n general, urmtoarea structur: - titlul i obiectul lui: PROCES-VERBAL, de ...; - numrul de ordine (dac este cazul) i data; - numele i calitatea persoanei sau persoanelor care au fcut constatarea, cu indicarea (dac este cazul) actului de mputernicire respectiv (delegaie, dispoziie etc.), precum i a dispoziiilor legale aplicabile n cauz; - consemnarea detaliat a faptelor respective, cu enumerarea elementelor pe care se ntemeiaz (constatri personale, documente, declaraii etc,); - menionarea numrului de exemplare n care a fost ntocmit i destinaia fiecrui exemplar; - semnturile persoanelor care l-au ntocmit.

Procesul-verbal de edin cuprinde: - titlul, cu indicarea felului edinei i datei; - meniuni prealabile (numele persoanei care a deschis edina, componena prezidiului, data asupra participrii; delegai ai organelor superioare, membri prezeni, abseni etc.); - ordinea de zi; - redarea pe scurt, a discuiilor, cu indicarea persoanelor care au luat cuvntul i a ideilor, opiniilor i propunerilor prezentate; - hotrrile luate.

g. Minuta este, ca i procesul-verbal, un act de consemnare. Relatat ntr-o form mai simpl, minuta se folosete de regul pentru consemnarea

105

unor constatri comune sau a discuiilor dintre delegaii unor instituii pentru rezolvarea unor probleme comune. Ea se ntocmete n special pentru: - consemnarea unor nelegeri sumare, operative, n probleme curente, pentru care nu este prevzut sau care nu necesit ncheierea unui proces- verbal; - consemnarea unor situaii nefinalizate sau n curs de desfurare.

h. Raportul este expunerea tcut n faa unei adunri sau organizaii cuprinznd relatarea asupra unei activiti personale sau colective. El privete, n mod obinuit, urmtoarele situaii: - modul de ndeplinire a unei activiti; - modul de ndeplinire a unei sarcini curente, ntr-o anumit problem. n cazul n care se refer la o activitate cu caracter general, el poate purta i denumirea de Dare de seam.

i. Referatul este actul prin care serviciul sau angajatul competent expune sau face aprecieri sau propuneri de soluionare cu privire la un fapt sau o problem concret, pentru informarea conducerii sau a organului ierarhic superior, n vederea lurii unei decizii n chestiunea respectiv. Un referat frecvent este i Referatul de necesitate, care se face pentru aprobarea, anticipat, a unei cheltuieli gospodreti (cumprarea de materiale sau executarea de lucrri). Referatul i raportul se pot prezenta n form nedefinit precis i sub forma de informare sau not informativ.

j. Anunul este un mijloc de publicitate prin: - pres (ziare, reviste, almanahuri etc.):. - diapozitive i filme, prezentate public; - radiotelevizi- une. n pres exist o rubric aparte mica publicitate unde se grupeaz, dup obiect, diferite anunuri (oferte de serviciu, vnzri, cumprri, etc ), fie separat. Redactarea lor difer n funcie de modalitatea de realizare; de preferat ct mai scurt.

k. Afiul este o form a anunului, cu acelai coninut, dar realizare i prezentare diferit. Specific are caracterul su atractiv. Eficiena lor const n afiarea lor n locuri vizibile i des frecventate (pe panouri speciale).

1. Telegrama este o comunicare scurt i rapid folosit cnd emitentul i destinatarul se afl n localiti diferite, i cnd problemele prezint un anumit grad de urgen. Obiectul este felurit. Trebuie s fie scurt, concis, clar i precis, iar introducere, motivare i ncheiere.

m. Contractul este actul intervenit ntre dou sau mai multe persoane, prin care se consemneaz i concretizeaz obligaiile i drepturile reciproce ntre prile contractante. Ele pot fi: contracte de munc, de antrepriz, vnzare-cumprare etc. Elementele obligatorii ale contractului sunt:

106

I

- denumirea felului de contract (vnzare-cumprare, furnizare, antrepriz etc.); - denumirea, adresa i calitatea prilor contractante (cumprtor, vnztor, furnizor etc.); - numele, prenumele i funcia sau mputernicirea persoanelor care reprezint unitile contractante i care semneaz pentru ele; - obiectul contractului (specificarea bunurilor, lucrrilor, cantitatea i valoarea lor, calitatea); - condiiile executrii contractului i alte clauze speciale; - condiiile de plat; - de predare a obiectelor; - angajamentele; obligaiile; drepturile i rspunderile prilor contractante; - semnturile i tampila; - numrul actului; - numrul de exemplare; - destinaia lor; - data nregistrrii actului.

n. Declaraia este comunicarea scris fcut de o persoan n faa unei autoriti i la cererea acesteia; Obiectul declaraiei l formeaz ceea ce a vzut, auzit i cunoate declarantul, n legtur cu cazul cercetat. Scopul ei este s contribuie la stabilirea adevrului. Declaraia scris constituie o mrturie, foarte asemntoare cu depoziia sau declaraia lacut de martor n faa instanei de judecat. Ea trebuie fcut cu sim de rspundere, s fie clar, s reprezinte adevrul (realitatea) cunoscut de cel care declar i nu prerile sale subiective. Declarantul mincinos poate f sancionat. Declaraia cuprinde formule specifice de introducere i ncheiere. Formula de introducere este: La cererea ... declar urmtoarele ... iar formula de ncheiere este: Declar pe rspunderea mea c cele artate n prezenta sunt adevrate.

o. Angajamentul, asemntor cu declaraia, este actul, care cuprinde obligaia pe care i-o ia un salariat. n scris, cu privire la ndeplinirea unor sarcini sau de a plti valoarea unor lipsuri produse n avutul unitii din vina lui. Acesta are putere de titlu executoriu mpotriva celui care l-a dat. Are unele formule specifice, de introducere: Subsemnatul... (urmeaz toate datele personale) recunosc faptul ... i m angajez ... (urmeaz obiectul angajamentului i termenul de executare). Se scrie titlul: Angajament i se ncheie cu semntura, data i locul emiterii. O form specific de angajament o face candidatul la preoie prin care se oblig a locui n parohie mpreun cu familia.

p. Convocatorul este un act elaborat de conductorul unitii n vederea ntrunirii n edin a unui organ colegial. Cuprinde denumirea de convocator; - data emiterii; scopul; - locul i data inerii edinei; - numele, prenumele i calitatea celor convocai; - loc de semntur pentru luare la cunotin, ordinea de zi a edinei (problemele ce se vor discuta).

107

Se semneaz de conductorul organului convocat. Se trimite prin curier celor interesai pentru semnare i luare la cunotin. Se pstreaz la dosar, dup ce se verific n edin.

Pentru Evidena corespondenei o bun organizare a lucrrilor de secretariat se cere ca acestea s se execute la timpul oportun, corect i cu respectarea tehnicii de ntocmire a actelor.

- La primirea corespondenei se impun urmtoarele: - s se verifice dac adresa aparine unitii - dac materialul primit este complet i conine anexele specificate; - dac numrul de pe plic corespunde cu cel de pe adres i cu cel din condica de expediere n cazul c semneaz de primire sau n borderoul funcionarului de pot; - corespondena distribuit greit s se restituie cu urgen; - documentul s se nregistreze n Registrul de intrare i ieire (esibite).

n ce privete organizarea expedierii corespondenei se impune ca orice rspuns la o scrisoare din afar s poarte acelai numr cu scrisoarea primit; - scrisorile de iniiativ se nregistreaz; - scrisorile se pun n plic;- se verific dac plicul este bine ntocmit.

Registrul de intrare-ieire a corespondenei are urmtoarea structur:- nr. curent; - nr. de legtur; - data primirii corespondenei; - nr. emitorului; cuprinsul pe scurt al documentului; - data intrrii, respectiv a ieirii documentului; - denumirea i nr. dosarului unde se pstreaz documentul; - de unde vine documentul.

Corespondena primit ca i cea expediat se pstreaz n dosare n ordinea nregistrrii ei. Dosarele astfel ntocmite la sfrit de an se nuru- iesc i se depun la arhiv. Registrul intrare-ieire constituie astfel indexul acestor acte, permind o uoar utilizare a lor n viitor.

- Pstrarea corespondenei:Arhiva parohiei va cuprinde corespondena i actele de valoare aezate

n rafturi, ntr-o ncpere special amenajat, n condiii de siguran, ferit de umiditate, roztoare, soare etc.

108

E. Organizarea i desfurarea edinelor organelor colegiale

1. Lista membrilor adunrii parohiale

Temei jurid ic : ait. 2-i ROD.Formular tip nr. 1: Anex la ROD, n Colecia de legiuiri pag. 295.

Lista se ntocmete de preotul-paroh n edina consiliului parohial, anual, pn la 30 noiembrie, trecnd n fruntea ei sub litera a: preoii, diaconii i cntreii bisericeti, i sub litera b; n ordine alfabetic, pe brbaii majori, cretini ortodoci, neptai, care i ndeplinesc ndatoririle lor morale i materiale fa de biseric i aezmintele ei, i care i au domiciliul n cuprinsul parohiei, condiii impuse de art. 2, alin. I ROD, artndu-ne conform formularului tip. nr. 1, anex la ROD (Legiuiri pag. 295): numele, prenumele, starea civil, etatea, ocupaia, domiciliul (locuina) (strada i nr. casei).

Pentru filii se alctuiesc liste aparte. Lista va purta data cnd s-a alctuit i se semneaz de preotul-paroh i va purta pecetea sau tampila parohiei.

Lista astfel ntocmit, se citete de ctre preotul-paroh n biseric ntr- o zi de duminic sau srbtoare, dup Sf. Liturghie, n cursul lunii decembrie; se afieaz apoi pe ua bisericii parohiale, unde st timp de 14 zile libere, pentru a putea fi citit i a se face eventualele observaii, contestaii, reclamaii. La bisericile filiale se afieaz numai o ntiinare scris, n care se vestete afiarea listelor la biserica parohial. Dup expirarea termenului de 14 zile preotul-paroh convoac consiliul parohial i prezint lista cu toate observaiile i reclamaiile primite, iar consiliul parohial, revizuind lista, adaug pe cei omii sau terge din ea pe cei care nu ndeplinesc condiiile cerute de art. 2, al. 1 ROD.

Despre revizuirea i ntocmirea definitiv a listei, consiliul parohial va ncheia un proces-verbal (formulai tip nr. 2), semnat de preotul-paroh i membrii consiliului, n care se va meniona ndeplinirea procedurii de mai sus, privitor la ntocmirea, citirea i afiarea listei timp de 14 zile, apoi se va arta numrul total al parohienilor nscrii n ea. Sumarul se va pstra n arhiva parohial. Lista definitiv va li transcris de preotul paroh n dou exemplare, pe care le va certifica i le va nainta, cu adres, n timp de trei

109

ntrebuinare a averii parohiale, precum i referatul fotilor membri ai forului dizolvat (art. 52, al. 2, 3 ROD).

F. Acte i lucrri privind activitatea de eviden bugetar-conta- bil a bunurilor din patrimoniul parohiei

Evidena bugetar-contabil cuprinde urmtoarele forme de evidene:- evidena tehnico-operativ care const n nscrierea fenomenelor

economice, financiare etc., n documentele primare justificative;- evidena contabil care cuprinde n expresia bneasc totalitatea

operaiunilor fmanciar-economice, n partid simpl;- evidena bugetar care cuprinde modul de realizare a bugetului, ca

plan de venituri i cheltuieli;- evidena statistic care cuprinde totalitatea lucrrilor legate de

activitatea parohiei i exercitarea puterii bisericeti, purtat n registre sau protocoale matricole sau de alt natur.

- Evidena bugetar-contabil la nivel de parohie, ca de altfel la orice unitate administrativ dup sistemul bugetar, constituie un instrument de conducere, de ntrire a autocontrolului economic-financiar; un instrument de control asupra modului de realizare a veniturilor i de efectuare a cheltuielilor prevzute prin buget; i un instrument de aprare a integritii avutului parohiei, ca unitate administrativ bugetar.

*Evidena contabil-bugetar se ine pe baza documentelor contabile

justificative i a registrelor de eviden contabil.1. Documentele contabile justificative sunt acte scrise n care se

consemneaz orice fenomen economic sau financiar, n momentul efecturii. Datele ce le conine documentul contabil justificativ constituie baza nregistrrilor ce se efectueaz n contabilitate. Ele stau la baza nregistrrilor n contabilitate. ntocmirea, circulaia i pstrarea lor consts tuie - la nivel de parohie - o sarcin permanent a parohului i a epitropu- lui (sau i a contabilului, unde este cazul).

Cu ajutorul documentelor contabile justificative se reflect n evidena contabil mijloacele materiale i bneti de care dispune unitatea administrativ bugetar (parohia), precum i procesul de executare a bugetului att la partea de venituri, ct i la partea de cheltuieli.

118

Documentul contabil justificativ constituie i un mijloc eficace pentru verificarea gestiunilor de valori materiale i bneti i de stabilire a rspunderii ce revine personalului pentru operaiunile efectuate.

Documentele contabile justificative cuprind obligatoriu urmtoarele elemente structurale: - denumirea documentului; - denumirea i sediul unitii care ntocmete documentul; - numirea i data ntocmirii acestuia; - menionarea prilor care particip la efectuarea operaiei (cnd este cazul); - coninutul operaiei economice sau financiare, a persoanelor nsrcinate cu controlul financiar preventiv i a persoanelor n drept s aprobe operaiile respective; - alte elemente determinate de caracterul operaiilor menite s asigure consemnarea complet a acestora n documente.

nscrierea datelor n documente se face cu cerneal, past, sau cu alte mijloace, conform indicaiilor de completare sau a altor dispoziii legale elaborate n acest sens.

In documente nu sunt admise tersturi, rzturi sau alte asemenea procedee. Erorile se corecteaz cu tierea cu o linie a textului sau cifrei greite, pentru a putea fi citite, iar deasupra se scrie textul cu cifra corect.

Corectarea se efectueaz n toate exemplarele documentului i se confirm prin semntura persoanei care a ntocmit documentul justificativ, menionnd i data efecturii corecturii. Nu sunt admise corecturi n documentele pe baza crora se primete, se elibereaz sau se justific numerarul, precum i alte documente pentru care indicaiile de completare prevd asemenea restricii. La corectarea documentelor n care au fost consemnate operaii de predare-primire a unor valori materiale este necesar confirmarea prin semnarea predtorului i primitorului.

Pe baza documentelor contabile justificative se exercit controlul financiar preventiv - pentru operaiile supuse acestei forme de control financiar - i se stabilete rspunderea material a personalului, respectarea disciplinei financiare, avnd - mpreun cu documentele n care se efectueaz nregistrrile contabile - putere probatorie injustiie.

Documentele contabile justificative se p o t clasifica dup anumite criterii:

a) Dup scopul urmrit pot fi: - documente primare, i - documente secundare, de informare a organelor superioare;

b) Dup modul de ntocmire, pot fi: documente singulare; i - documente cumulative, centralizatoare;

119

c) Dup natura operaiilor, pot fi: - documente referitoare la mijloace fixe i obiecte de inventar, care oglindesc existena acestora precum i toate operaiile privind micarea lor, cum sunt: factura, bonul de cumprare, nota de transfer, procesul-verbal de custodie, procesul-verbal de clasare sau declasare a mijloacelor fixe sau a obiectelor de inventar, lista de inventariere i de eviden a mijloacelor fixe i a obiectelor de inventar pe locul de folosin; - documente privind materialele de consum n care se reflect intrrile i ieirile materialelor din magazie n raport cu proveni ena i destinaia acestora, ca i evidena lor, cum sunt: factura, bonul de cumprare, avizul de expediie, bonul de intrare n magazie; bonul de ieire din magazie (consum, - lista zilnic de alimente), fia de raft, registrul de materiale, fia contabil de eviden i lista de inventariere; - documentele privind mijloacele bneti i decontrile n care se consemneaz operaiile efectuate prin conturile de la banc i prin casieria parohiei, cum sunt: chitana, CEC-ul pentru numerarul ridicat de la banc, dispoziia de plat, dispoziia de ncasare, ca instrumente de decontare pentru operaiuni de pli i ncasri prin contul de virament pstrat la banc, ordinul de ncasare i ordinul de plat n relaiile conducerii (paroh) i casier a parohiei (epitrop casier), extrasul de cont emis periodic de banca depozitar; - documente privind retribuiile i alte drepturi de personal n care se reflect operaiile de decontare cu personalul de cult, cum sunt: statul dp retribuii, lista de plat a indemnizaiilor fixe, concedii de odihn, ajutor de boal etc. ordinul de deplasare prin care se justific avansul aprobat i cheltuielile efectuate, raportul de activitate privind deplasarea;

d) Dup locul de ntocmire i circuit, sunt: - documente interne, cum sunt: procesul-verbal de venituri din diverse servicii (vnzarea lumnrilor, disc, contribuii benevole etc.), statul de retribuii, ordinul de deplasare; - documente ce provin din afara instituiei, cum sunt: CEC-ul bancar, avizui de plat pentru diverse servicii emis de alte instituii.

e) Dup regimul de tiprire i folosire, pot fi: documente cu regim special, cum sunt: chitana, CEC-ul bancar, avizul de expediere, factura, foile de parcurs. Astfel de documente se in n eviden special la centru eparhial, protopopiat ca i la parohie n Fia de eviden a formularelor cu regim special". Circulaia de la centru spre parohie se face pe baz de pro- ces-verbal de predare-primire sau pe baz de avize de expediere i pe ba?: de semntur din partea celor care le-au primit.

120

Documentele cu regim special poart specimenul regim special. Ele se leag, se nuruiesc n registre sigilate i numerotate. Pe ultima fil a registrului se menioneaz sub form de proccs-verbal urmtoarele:Prezentul registru conine un numr de file (chitana), de la nr.... lanr.... data i locul i se semneaz de protopop sau de contabilul oficiului protopopesc, aplicnd tampila protopopiatului.

Emiterea de noi documente este admis numai dup ce se justific utilizarea celor primite anterior.

Documentele ntocmite se pstreaz la arhiva parohiei (copia).Formularele neutilizate, greit ntocmite, defectuos tiprite etc., se

anuleaz prin barare n diagonal cu meniunea anulat pe toate exemplarele.

Nejustificarea formularelor cu regim special primite constituie contravenie i se sancioneaz cu amend cf. art. 7 HCM 1533/1973; - documente f r regim special, cum sunt: nota de intrare-recepie, bonul de materiale, statul de plat, ordinul de plat, - ncasare, dispoziia de plat- ncasare, registrul operaiunilor de ncasri prin cas i prin cont sau registrul de cas, registrul partizi venituri-cheltuieli, registrul pangar (intrri- iciri lumnri) etc.

0 Dup form a lor, pot fi: - documente tipizate comune cum sunt: cele aprobate prin D. 10/1986 de aprobare a formularelor tipizate n administraia de stat, cu aplicare i n administraia bisericeasc; - documentele tipizate specifice administraiei bisericeti, cum sunt: statul de plat al personalului bisericesc, planul de venituri i cheltuieli sau bugetul etc.; - documente netipizate, a cror form, format i coninut nu sunt prestabilite i imprimate, iar folosirea lor este incidental, cum sunt: nota contabil, referatul, informaia, raportul etc.

g) Dup sfera de aplicare pot fi: - documente comune tuturor domeniilor economice, cum sunt: chitana, dispoziia (ordinul) de ncasare- plat, factura, bonul de cumprare, bon de materiale intrare n magazie-ie- ire (consum), lista zilnic de alimente, lista de inventariere, procesul-verbal de recepie i constatare de diferene, bon de predare, transfer, restituire, dispoziie de livrare, aviz de expediere, bon de micare a mijloacelor fixe - documente specifice administraiei bisericeti, cum sunt: procesul-verbal de consum a lumnrilor, procesul-verbal de venituri duminicale etc.

*

121

Un roi important n asigurarea desfurrii raionale a muncii de eviden l are organizarea circulaiei documentelor, din momentul ntocmirii pn la clasarea lor n arhiv. n acest scop este necesar s se ntocmeasc un grafic de circulaie a documentelor pe persoanele care manevreaz documente i pe documente.

Unitile sunt obligate s nregistreze toate documentele primite, expediate sau ntocmite pentru uz intern, folosind n acest stop un registru de intrarc-ieire a documentelor. Dup nregistrare i rezolvare documentele se claseaz n dosare, dup anumite criterii. Dosarele cu documente contabile justificative ca i drile de seam contabil se pstreaz la arhiv, conform dispoziiilor legale. Termenele de pstrare a documentelor n arhiv se stabilesc pe baza unui indicator ntocmit de ctre organele centrale. Evidena documentelor n arhiv se ine cu ajutorul registrului de eviden curent n care se trec toate inventarele documentelor primite i micarea documentelor n decursul timpului. Periodic se face selectarea documentelor, n vederea stabilirii celor care se pstreaz permanent i a celor care urmeaz a fi eliminate, avnd termenul de pstrare expirat. Consultarea, folosirea i eliberarea unor copii i extrase de pe documente de arhiv se poate face numai n condiiile stabilite de lege (D. 472/1971).

Operaiile economico-financiare sunt considerate valabile numai dac sunt justificate cu documente originale, ntocmite potrivit normelor legale. Orice pierdere, sustragere, sau distrugere de documente trebuie fcut cunoscut conducerii n termen de 24 de ore de la constatare. Reconstituirea documentelor se face dup o procedur special, ntocmindu-se un dosar care s conin toate lucrrile efectuate n legtur cu constatarea i reconstituirea actului disprut. Documentele reconstituite trebuie s poarte n mod obligatoriu i vizibil meniunea Reconstituit, cu artarea numrului i data dispoziiei pe baza creia s-a fcut reconstituirea.

2. Registrele de eviden contabil la parohie

Prin registru se nelege un grup de file, sub form de caiet (legat sau nelegat), cu o linialur special, care este folosit n vederea stabilirii unor situaii. Ele servesc la nscrierea operaiilor economice, financiare, de lucru etc., reflect aceste operaii, servesc la ntocmirea diferitelor situaii, asigur pstrarea datelor dc eviden, constituie probe (dovada) n justiie, nregistrrile n registre se fac numai pe baz de acte contabile justificative. La ntocmirea registrelor contabile se folosesc formulare tipizate. nscrie

122

rea denumirii instituiei, denumirea registrului, anul de gestiune i contul contabil. Filele se numeroteaz cronologic, se parafeaz, se nuruiesc i se sigileaz. Pe ultima fil se certific sub forma unui proces-verbal urmtoarele: destinaia registrului, numrul filelor sau al paginilor (cu precizarea primei i ultimei), perioada de gestiune pentru care va fi folosit, precizarea lucrrilor de numerotare, parafare, nuruirea i sigilarea, data certificrii i tampila unitii cu semnturile persoanelor autorizate. Toate aceste msuri (numerotarea, nuruirea, sigilarea etc.) sunt destinate mpiedicrii fraudelor din partea celor cu rea-credin, a sustragerilor sau a nlocuirilor de file din registru.

In ce privete folosirea registrelor trebuie respectate urmtoarele norme legale: actele justificative se verific, se pstreaz i se nregistreaz n ziua primirii lor. n acest fel se asigur exactitatea datelor evidenei contabile, realitatea acestora i operativitatea necesar. Lucrarea de nregistrare n registru (nregistrarea propriu-zis) este precedat de nscrierea formulei contabile, direct pe actul justificativ. nregistrrile trebuie fcut ordonat, sunt interzise tersturile, rzturile, rndurile libere sau scrierile printre rnduri. Orice eroare strecurat n registru se corecteaz cu respectarea regulilor legale. Pentru a se asigura registrului un aspect ordonat, ultimul rnd al fiecrei pagini este rezervat totalului, cu meniunea de reportat la pag iar primul rnd al paginii urmtoare este rezervat prelurii acestor totaluri cu meniunea Reportat de Ia pag. Literele se scriu cite. Cifrele se scriu astfel ca s nu poat fi uor modificate. Sumele ntregi (far zecimale) sunt ncadrate ntre linioare duble, aezate orizontal, sumele cu zecimale sunt barate numai la nceputul sumei. La sfritul fiecrei luni se stabilesc rezultatele pentru a se corobora evidenele cu alte registre. La sfritul anului de gestiune se face ncheierea registrelor, se stabilesc soldurile care se trec n registrele noului an.

n privina pstrrii registrelor se impun urmtoarele: registrele se pstreaz cu grij, se in n siguran, se nchid n sertare. Dup ncheierea lor se predau arhivei unde primesc un numr de ordine i se pstreaz ca acte justificative. Eliberarea lor sau a extraselor din ele se face numai cu aprobare special. n caz de pierdere sau distrugere a unui registru, se procedeaz la reconstituirea actelor, documentelor i evidenelor cu coninut financiar, pierdute, sustrase sau distruse. Timpul de pstrare a registrelor difer, cele contabile trebuie pstrate 10 ani, cele facultative 5 ani.

Evidena contabil Ia parohie se ine prin urmtoarele registre:

123

- Registrul chitanier cuprinde chitanele numerotate cu urmtoarele elemente: parohia ..., Chitan nr. data Am primit de la adresa suma de l e i a d i c reprezentnd C a s i e r L S .

- Registrul de cas cu urmtoarea rubrieatur: Parohia Registru de cas pe anul 1. nr. crt. ...; 2. Felul actului de cas: 3. Numrul actului; 4. Data ...; 5. Explicaia; 6. intrri; 7. ieiri (pli); 8. Sold; 9. Sold CEC; 10. Simbol art. bugetar. La sfritul anului se menioneaz: Soldul la nceputul anului ...; ncasri n cursul anului...; Total ncasri . . .; Pli n timpul anului ...; Sold la 31 dec. ...; Depuneri la Coop. Credit, n cont, nr. ...; Semnturi: paroh ..., epitrop .... membri consiliului ...

- Registrul general de venituri .fi cheltuieli sau Registrul operaiunilor de ncasri i pli prin cas i prin cont. Are urmtoare