ADMINISTRASI TRANSAKSI...iii Daftar Isi Prakata..... v Bab 1 Standar Operasional Prosedur Administrasi Transaksi ..... 1 A. Memahami Administrasi Transaksi

ADMINISTRASI TRANSAKSI

(C3) KELAS XI

Dwi Sumaryani

Septiana Dewi Cahyanti

PT KUANTUM BUKU SEJAHTERA

ADMINISTRASI TRANSAKSISMK/MAK Kelas XI© 2020Hak cipta yang dilindungi Undang-Undang ada pada Penulis.Hak penerbitan ada pada PT Kuantum Buku Sejahtera.

Penulis : Dwi Sumaryani Septiana Dewi CahyantiEditor : Faiza Kartika SariDesainer Kover : Achmad FaisalDesainer Isi : Agista Dwi RevianaTahun terbit : 2020ISBN : 978-602-53560-9-4

Diterbitkan oleh PT Kuantum Buku SejahteraAnggota IKAPI No. 212/JTI/2019Jalan Pondok Blimbing Indah Selatan X N6 No. 5 Malang - Jawa TimurTelp. (0341) 438 2294, Hotline 0822 9951 2221; Situs web: www.quantumbook.id

Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apapun, baik secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam atau dengan sistem penyimpanan lainnya, tanpa izin tertulis dari PT Kuantum Buku Sejahtera.

iii

Daftar Isi

Prakata ..................................................................................................................... vBab 1 Standar Operasional Prosedur Administrasi Transaksi ................................. 1 A. Memahami Administrasi Transaksi .............................................................................. 2 B. Pengelompokan Transaksi .............................................................................................. 6 C. Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Transaksi ............................. 9 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 14

Bab 2 Alur Transaksi .................................................................................................... 19 A. Alur Transaksi Pembelian ................................................................................................. 20 B. Alur Transaksi Penjualan .................................................................................................. 23 C. Alur Transaksi Penerimaan Kas ...................................................................................... 27 D. Alur Transaksi Pengeluran Kas ....................................................................................... 30 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 33

Bab 3 Prosedur Pencatatan Bukti Transaksi .............................................................. 37 A. Memahami Bukti Transaksi ............................................................................................. 38 B. Macam-Macam Bukti Transaksi ..................................................................................... 38 C. Aturan Mendebit dan Mengkredit Perkiraan ........................................................... 44 D. Menyimpan Bukti Transaksi ........................................................................................... 47 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 50

Bab 4 Dokumen Transaksi Pembelian ........................................................................ 55 A. Dokumen Transaksi Pembelian ..................................................................................... 56 B. Administrasi Transaksi Pembelian ................................................................................ 62 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 66

Bab 5 Dokumen Transaksi Penjualan ......................................................................... 69 A. Dokumen Transaksi Penjualan ....................................................................................... 70 B. Dokumen Penjualan Kredit ............................................................................................. 74 C. Administrasi Transaksi Penjualan ................................................................................. 78 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 83

Bab 6 Transaksi Penjualan Tunai ............................................................................... 87 A. Konsep Penjualan Tunai .................................................................................................. 88 B. Pencatatan Transaksi Penjualan Tunai ........................................................................ 88 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 93 Bab 7 Transaksi Penjualan Kredit ............................................................................... 99 A. Konsep Penjualan Kredit.................................................................................................. 100 B. Pencatatan Transaksi Penjualan Kredit ....................................................................... 100 C. Menghitung Penjualan Kredit ...................................................................................... 104 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 106

iv

Bab 8 Transaksi Berbasis Internet .............................................................................. 111 A. Transaksi melalui Internet ............................................................................................... 112 B. Pencatatan Transaksi Penjualan Online ..................................................................... 114 C. Pencatatan Transaksi Pembelian Online .................................................................... 116 Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 121

Bab 9 Transaksi Penerimaan Kas ................................................................................ 125 A. Konsep Penerimaan Kas .................................................................................................. 126 B. Pencatatan Transaksi Penerimaan Kas ........................................................................ 127 C. Mengunggah Ke Buku Besar .......................................................................................... 130 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 132

Bab 10 Transaksi Pengeluaran Kas ............................................................................... 139 A. Konsep Pengeluaran Kas ................................................................................................. 140 B. Pencatatan Transaksi Pengeluaran Kas....................................................................... 141 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 148

Glosarium.......... ................................................................................................................. 152Daftar Pustaka ................................................................................................................... 156Biodata Penulis .................................................................................................................. 160Biodata Konsultan ............................................................................................................. 161Tim Kreatif.......... ................................................................................................................ 162

v

Prakata

Rasa syukur dan bahagia yang mendalam bagi penulis karena dapat menyelesaikan buku ini. Buku ini ditulis sebagai salah satu sumber belajar siswa SMK/MAK Kelas XI untuk mempelajari dan mendalami materi administrasi transaksi. Buku Administrasi Transaksi ini disajikan dalam sepuluh bab, sebagai berikut.Bab 1 : Standar Operasional Prosedur Administrasi TransaksiBab 2 : Alur TransaksiBab 3 : Prosedur Pencatatan Bukti TransaksiBab 4 : Dokumen Transaksi PembelianBab 5 : Dokumen Transaksi PenjualanBab 6 : Transaksi Penjualan TunaiBab 7 : Transaksi Penjualan KreditBab 8 : Transaksi Berbasis InternetBab 9 : Transaksi Penerimaan KasBab 10 : Transaksi Pengeluaran Kas Setiap bab dalam buku ini dilengkapi dengan kompetensi dasar dan tujuan pembelajaran yang telah disesuaikan dengan Revisi K-13. Pembahasan materi disajikan dengan bahasa yang lugas dan mudah dipahami, dari pembahasan umum ke pembahasan secara khusus. Untuk menunjang pembelajaran yang aktual, buku ini telah menerapkan STEM (Science, Technology, Engineering, dan Mathematics) serta soal-soal evaluasi berbasis HOTS. Semoga buku Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas XI ini bermanfaat bagi siswa dan seluruh pembaca dalam memperoleh pengetahuan. Penulis menerima saran dan kritik yang membangun. Selamat belajar.

Penulis

vi

Do not Pray for an Easy life,

pray for the strength to endure a difficult one

Jangan kamu berdoa untuk hidup yang mudah,Berdoalah agar diberi kekuatan supaya bisa

menghadapi hidup yang sulit.

"Bruce Lee"

Standar Operasional Prosedur Administrasi Transaksi 1

3.1 Memahami SOP administrasi transaksi4.1 Melakukan pengelompokan SOP administrasi transaksi

Kompetensi Dasar

1BAB

Setelah mempelajari materi ini, peserta didik diharapkan dapat1. mendeskripsikan tentang administrasi transaksi dengan rinci; dan2. menjelaskan SOP administrasi transaksi dengan tepat.

Tujuan Pembelajaran

Standar Operasional Prosedur Administrasi

Transaksi

Administrasi Transaksi2

Anda sering kali mendengar kata administrasi, terutama ketika berbicara mengenai pekerjaan-pekerjaan yang ada di sebuah instansi, kantor atau perusahaan. Nah, tapi tahukah Anda apa itu administrasi?

Di dalam masyarakat, pekerjaan administrasi identik dengan tata usaha atau kegiatan catat-mencatat. Administrasi menurut unsur tata usaha merupakan rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.

Berdasarkan pengertian tersebut, administrasi dibutuhkan oleh semua instansi, baik itu instansi pemerintah ataupun perusahaan. Dalam perusahaan, ilmu administrasi sangat diperlukan untuk mengendalikan kegiatan personal perusahaan. Kegiatan yang dilakukan perusahaan didokumentasikan dalam bentuk transaksi, sedangkan kegiatan mengelola transaksi oleh perusahaan disebut sebagai administrasi transaksi.

Pada Bab I ini, Anda akan mempelajari tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) administrasi transaksi yang terdiri atas beberapa bagian, yaitu ruang lingkup administrasi transaksi dan SOP dalam administrasi transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. Agar materi ini dapat dipahami dengan baik, pelajarilah materi berikut dengan bersungguh-sungguh.

A. Memahami Administrasi Transaksi

Perusahaan adalah suatu organisasi yang didirikan oleh seseorang atau sekelompok orang atau badan lain yang kegiatannya melakukan produksi dan distribusi untuk memenuhi kebutuhan ekonomis manusia. Kegiatan utama perusahaan bertujuan memperoleh laba. Berdasarkan aktivitasnya, perusahaan secara umum dibagi menjadi tiga kategori, yaitu perusahaan jasa, perusahaan dagang, dan perusahaan manufaktur.

Transaksi merupakan kegiatan yang umum dilakukan oleh semua manusia, tidak terkecuali juga dilakukan oleh sebuah bisnis atau perusahaan. Perbedaan karakteristik antarjenis perusahaan juga menyebabkan adanya perbedaan untuk beberapa transaksi yang dilakukannya. Transaksi tersebut kemudian dikelola oleh bagian administrasi.1. Memahami Administrasi

Istilah administrasi identik dengan catat-mencatat, pembukuan, surat-menyurat, pembuatan agenda, dan sebagainya. Ilmu mengenai administrasi dalam instansi pemerintahan atau suatu perusahaan sangat diperlukan untuk menunjang dalam pelaksanaan kegiatan pemerintah atau perusahaan. Apabila dalam suatu instansi pengelolaan administrasinya baik, instansi tersebut juga akan dapat berjalan dengan baik. Administrasi secara umum dapat dibedakan menjadi dua pengertian yaitu dalam arti sempit dan arti luas. a. Administrasi dalam arti sempit

Menurut Handayaningrat (2002:2) administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda), yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). Berdasarkan definisi tersebut dapat diketahui administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan, dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi untuk mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.


b. Administrasi dalam arti luas Administrasi dalam arti luas berasal dari kata Administration (bahasa Inggris) yang dikemukakan beberapa ahli. Berikut ini penjelasannya.1) Soewarno Handayaningrat Menurut Handayaningrat, administrasi dalam arti luas adalah “administration

is a process common to all group effort, public or private, civil or military, large scale or small scale... etc”. Definisi tersebut menjelaskan bahwa administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara, swasta, sipil, militer, usaha besar atau usaha kecil, dan lain-lain.

2) William H. Newman Newman dalam bukunya Administrative Action mengemukakan bahwa

administration has been defined as the guidance, and leadership and control of the effort of a group of individuals towards some common goal. Definisi tersebut menjelaskan bahwa administrasi memerlukan sebuah tindakan yang dapat berupa bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan efektif yang merupakan fungsi-fungsi administrasi untuk mencapai suatu tujuan bersama yang sudah ditentukan.

3) H.A Simon dkk. Menurut Simon dkk. dalam bukunya Public Administration bahwa

administration as the activities of group cooperating to accomplish common goals. Definisi tersebut menjelaskan administrasi memerlukan sebuah kerja sama antara dua orang atau lebih ataupun kelompok-kelompok kepentingan tertentu yang mengadakan pertemuan antarkelompok-kelompok tertentu agar dapat menyelesaikan tujuan bersama.

4) The Liang Gie The Liang Gie (2009:9) dalam bukunya Adminstrasi Perkantoran Modern

mengatakan bahwa administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Secara luas administrasi didefinisikan sebagai serangkaian kegiatan yang memerlukan proses kerja sama dan bukan menjadi hal yang baru karena telah timbul bersama-sama dengan timbulnya peradaban manusia.

5) Sondang P. Siagian Menurut Siagian (2008: 2) dalam buku Filsafat Administrasi mengatakan

administrasi sebagai satu keseluruan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Berdasarkan beberapa pengertian tentang administrasi oleh pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya administrasi merupakan kegiatan dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu melalui suatu kerja sama di dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.


2. Memahami Transaksi

Gambar 1.1 Transaksi jual beliSumber: Wijaya, 2013

Transaksi adalah suatu kegiatan yang dilakukan seseorang maupun perusahan yang dapat menimbulkan perubahan terhadap harta atau keuangan, baik itu bertambah maupun berkurang. Misalnya membeli barang, menjual barang, berutang, memberi utang, membayar gaji, dan membayar macam-macam biaya yang diperlukan untuk kelangsungan hidup. Untuk lebih memahami tentang transaksi, di bawah ini telah disajikan berbagai macam pengertian transaksi dari beberapa ahli.a. Azhar Susanto Menurut Susanto (2013: 8) transaksi dalam bukunya berjudul Sistem Informasi

Akuntansi merupakan peristiwa terjadinya aktivitas bisnis yang dilakukan oleh suatu perusahaan.

b. Mursyidi Menurut Mursyidi (2010: 39) transaksi adalah kejadian yang terjadi dalam dunia

bisnis, tidak hanya jual beli, pembayaran dan penerimaan uang, namun juga akibat adanya kehilangan karena kebakaran, arus serta peristiwa lain yang dapat dinilai dengan uang.

c. Skousen Menurut Skousen (2013: 71) dalam bukunya yang berjudul Pengantar Akuntansi

Keuangan, transaksi adalah pertukaran barang dan jasa (baik individu, perusahaan-perusahaan, dan organisasi lain) serta kejadian lain yang memiliki pengaruh ekonomi atas bisnis.

3. Administrasi TransaksiAdministrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis dengan metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain.a. Kegiatan administrasi transaksi

Administrasi mengandung unsur adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerja sama, dan mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Unsur-unsur yang terlibat dalam administrasi transaksi dapat dijabarkan sebagai berikut.1) Manusia Manusia adalah unsur utama dalam setiap kegiatan perusahaan, seperti

dalam kegiatan penjualan, pembelian, pengawasan, penggajian, promosi,


administrasi, dan sebagainya. Kualitas setiap manusia yang terlibat dalam setiap kegiatan akan menentukan keberhasilan kegiatan tersebut.

Kegiatan yang dilakukan oleh manusia profesional akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan, efektif dan efisien, serta memberikan kontribusi untuk kemajuan perusahaan. Dengan demikian, perusahaan harus selalu memelihara dan meningkatkan kompetensi manusia yang terlibat dalam kegiatan perusahaan karena hal itu merupakan aset utama bagi perusahaan.

2) Material/harta kekayaan Material adalah harta kekayaan perusahaan yang digunakan untuk

melakukan kegiatan perusahaan secara efektif dan efisien. Harta kekayaan yang digunakan untuk melakukan administrasi transaksi, antara lain uang, perlengkapan administrasi, peralatan dan tempat (kantor).

3) Metode Metode adalah cara yang ditempuh untuk melaksanakan sesuatu yang

telah dirancang dengan baik sehingga tujuan akan dapat dicapai dengan tepat sesuai dengan perencanaan semula. Metode yang digunakan dalam melaksanakan administrasi penjualan berpedoman pada SOP (Standard Operational Procedure) administrasi transaksi perusahaan yang bersangkutan.

b. Maksud dan tujuan administrasi transaksiPencatatan semua kegiatan usaha yang sangat diperlukan bagi kelancaran dan pengelolaan perusahaan merupakan tugas bagian administrasi. Tugas-tugas tersebut, meliputi catatan data-data transaksi bisnis, keuangan, produksi, persediaan produksi, dan hal-hal lain yang dapat memengaruhi kelancaran perusahaan. Adapun maksud dan tujuan adanya administrasi agar seorang pengusaha dapat1) memantau kegiatan-kegiatan administrasi perusahaannya;2) mengevaluasi kegiatan-kegiatan pengorganisasian perusahaannya;3) menyusun program pengembangan usaha dan kegiatan pengorganisasian perusahaannya; serta4) mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaannya.

c. Manfaat administrasi transaksiPerusahaan akan memperoleh beberapa manfaat, berikut ini penjelasannya.1) Perusahaan akan dapat dengan mudah menghubungi pihak-pihak lain

melalui berbagai media komunikasi, baik itu rekanan, konsumen, instansi pemerintah, maupun supplier.

2) Risiko kehilangan barang akan dapat diperkecil karena setiap transaksi (baik barang masuk, hasil pembelian, maupun barang keluar dari hasil penjualan) dapat dibukukan dengan rapi.

3) Memudahkan pelayanan purna jual kepada konsumen karena bukti transaksi konsumen dapat menunjukkan bukti-bukti kesepakan penjualan.

4) Pemilik perusahaan akan dapat dengan mudah mengikuti perkembangan perusahaannya melalui laporan hasil pencatatan.


d. Fungsi administrasiKegiatan administrasi diwujudkan melalui berbagai fungsi-fungsi manajemen yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Berikut ini fungsi manajemen menurut Terry.1) Perencanaan (planning) ialah dasar pemikiran dari tujuan dan penyusunan

langkah-langkah yang akan dipakai untuk mencapai tujuan. Merencanakan berarti mempersiapkan segala kebutuhan, memperhitungkan matang-matang apa saja yang menjadi kendala, dan merumuskan bentuk pelaksanaan kegiatan yang bermaksud untuk mencapai tujuan.

2) Pengorganisasian (organization) ialah cara untuk mengumpulkan orang-orang dan menempatkannya menurut kemampuan dan keahlian dalam pekerjaan yang sudah direncanakan.

3) Penggerakan (actuating) ialah menggerakan organisasi agar berjalan sesuai dengan pembagian kerja masing-masing serta menggerakkan seluruh sumber daya yang ada dalam organisasi agar pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan dapat berjalan sesuai rencana dan mencapai tujuan.

4) Pengawasan (controlling) ialah mengawasi apakah gerakan dari organisasi ini sudah sesuai dengan rencana atau belum, mengawasi penggunaan sumber daya dalam organisasi agar dapat terpakai secara efektif dan efisien tanpa ada yang melenceng dari rencana.

B. Pengelompokan Transaksi

Setelah memahami apa itu transaksi, selanjutnya akan dipelajari pengelompokan transaksi. Transaksi dibagi menjadi dua kelompok, yaitu transaksi berdasarkan pihak yang melakukannya dan sumbernya.1. Transaksi Berdasarkan Pihak yang Melakukannya

Berdasarkan pihak yang melakukan transaksi atau kegiatan bisnis, transaksi dibagi ke dalam dua jenis berikut ini.a. Transaksi eksternal

Transaksi bisnis adalah segala transaksi atau kejadian bisnis yang berhubungan dengan pihak di luar perusahaan. Transaksi eksternal berkaitan erat dengan usaha mendapatkan laba dari kegiatan operasional perusahaan atau kegiatan perputaran modal untuk menjalankan kegiatan operasional perusahaan. Beberapa contoh transaksi eksternal, yaitu1) pembelian bahan baku produk;2) pembelian perlengkapan untuk menjalankan usaha;3) pembayaran untuk sewa gedung; dan4) pembelian tempat usaha.

b. Transaksi internalTransaksi eksternal adalah segala transaksi atau kejadian ekonomis yang berhubungan dengan pihak di dalam perusahaan atau dengan kata lain, pihak dalam perusahaan adalah bagian-bagian dari perusahaan tersebut, seperti divisi dalam perusahaan, pegawai, dan sebagainya. Transaksi internal berhubungan dengan segala sesuatu yang menjalankan kegiatan operasional perusahaan. Beberapa contoh transaksi internal, yaitu


1) pembayaran gaji pegawai;2) penggunaan perlengkapan perusahaan; dan3) pemanfaatan nilai guna mesin.

2. Transaksi Bisnis Berdasarkan SumbernyaBerdasarkan sumber transaksi atau kegiatan bisnis, transaksi dibagi ke dalam dua jenis. a. Transaksi usaha

Transaksi usaha adalah segala transaksi atau kegiatan ekonomi yang berkaitan dengan kegiatan usaha atau operasional perusahaan. Beberapa contoh transaksi usaha yang dilakukan perusahaan, yaitu1) pendapatan yang diperoleh perusahaan dari operasional;2) penjualan barang dagangan baik tunai maupun kredit;3) pembelian bahan baku untuk produksi;4) pendapatan yang belum diterima atau piutang; dan5) pendapatan yang diterima di awal/di muka.

b. Transaksi modal

Gambar 1.2 Investasi modalSumber: Haryadi, 2017

Transaksi modal adalah segala transaksi atau kegiatan ekonomi yang berkaitan dengan modal perusahaan, pemilik perusahan, atau penanam saham (investor). Beberapa contoh transaksi modal yang terjadi dalam perusahaan, yaitu1) penyerahan investasi atau dana modal dari pemilik perusahaan;2) penanaman investasi atau dana modal dari investor;3) pengambilan dana oleh pemilik perusahan atau yang disebut

juga prive atau drawing;4) pembayaran gaji pegawai perusahaan; dan5) pembayaran biaya-biaya rutin, seperti biaya listrik, telepon, air, dan lain

sebagainya.3. Transaksi Bisnis Perusahaan

Berdasarkan aktivitasnya perusahaan secara umum dibagi menjadi tiga kategori, yaitu perusahaan jasa, perusahaan dagang, dan perusahaan manufaktur. Perbedaan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan mengakibatkan perbedaan karakteristik transaksi yang ada pada perusahaan tersebut. Secara umum, transaksi yang ada di perusahaan meliputi 3 kegiatan, yaitu transaksi pembelian, transaksi penjualan, transaksi penerimaan kas dan transaksi pengeluaran kas.


a. Transaksi pembelianTransaksi pembelian adalah kegiatan membeli suatu produk dari sebuah toko, perusahaan, dan perorangan. Transaksi pembelian dibagi menjadi dua, yaitu transaksi pembelian tunai dan transaksi pembelian kredit. 1) Pembelian secara tunai Perusahaan membayar secara tunai kepada supplier atas barang yang

telah dibelinya. Pencatatan pembelian dengan cara tunai dalam sebuah jurnal akan dicatat dalam akun pembelian di debit dan kas di kredit.

2) Pembelian barang dagang secara kredit Perusahaan berutang kepada supplier atas pembelian barang yang

dilakukan oleh perusahaan. Pencatatan pembelian kredit dalam jurnal dicatat dengan cara mendebit akun pembelian dan mengkredit akun utang dagang. Selain transaksi pembelian secara tunai dan pembelian secara kredit, terdapat beberapa transaksi yang berhubungan dengan pembelian, antara lain retur pembelian dan pengurangan harga, potongan pembelian, serta beban angkut pembelian.

b. Transaksi penjualanPerusahaan menjual barang atau jasa kepada konsumen yang pembayarannya dapat dilakukan secara tunai maupun kredit. Transaksi penjualan secara tunai akan dicatat dalam jurnal dengan mengkredit akun penjualan/pendapatan dan mendebit akun kas. Jika transaksi penjualan dilakukan secara kredit, pencatatan dalam jurnalnya yakni dengan mengkredit akun penjualan/pendapatan dan mendebit akun piutang. Selain transaksi penjualan secara tunai dan penjualan secara kredit terdapat beberapa transaksi yang berhubungan dengan penjualan, antara lain retur penjualan dan pengurangan harga, potongan penjualan, serta beban angkut penjualan.

c. Transaksi penerimaan kasContoh transaksi penerimaan kas pada sebuah perusahaan yakni pada saat perusahaan menerima sejumlah kas dari pelanggan yang membayar utangnya dan menjual barang atau jasa lainnya secara tunai. Perusahaan juga akan menerima kas dari kegiatan lain di luar usaha pokok perusahaan. Misalnya, penerimaan kas dari pendapatan bunga, penerimaan kas dari aktivitas sewa dan lain-lain.

d. Transaksi pengeluaran kasContoh transaksi pengeluaran kas pada sebuah perusahaan yakni pada saat perusahaan mengeluarkan sejumlah kas untuk melunasi utang pada saat jatuh tempo dan membeli barang atau jasa lainnya secara tunai. Perusahaan juga akan mengeluarkan kas dari kegiatan lain di luar usaha pokok perusahaan. Misalnya, pengeluaran kas dari untuk membayar beban usaha, membayar beban administrasi bank, membayar angsuran bank, dan lain-lain.


C. Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Transaksi

Setiap perusahaan memiliki pola dan mekanisme tersendiri dalam menjalankan kegiatannya. Di dalamnya menjelaskan tentang urutan atau langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan standar kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, setiap perusahaan membuat Standar Operasional Prosedur (SOP). SOP mempunyai peran penting bagi perusahaan karena SOP digunakan acuan atau pedoman untuk melakukan pekerjaan atau tugasnya sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja para karyawan sesuai indikator-indikator administrasi, teknik, dan prosedural berdasarkan tata kerja, sistem kerja dan prosedur kerja pada unit kerja yang berkaitan.

Untuk lebih memahami tentang administrasi transaksi pada perusahaan, sangat penting mempelajari tentang SOP. Di bawah ini akan Anda pelajari tentang SOP untuk menangani transaksi dalam sebuah perusahaan.1. Memahami SOP

Standard Operational Procedure (SOP) berasal dari kata Standar, Operasional, dan Prosedur. Pengertian standard (standar), something used as a measure, norm, or model in comparative evaluations” (Oxford Dictionary). Artinya, sesuatu yang digunakan sebagai ukuran, norma, atau model dalam evaluasi komparatif. Sementara operating (operasional), control the functioning of (a machine, process, or system) (Oxford Dictionary), artinya mengontrol fungsi (mesin, proses, atau sistem). Procedure (prosedur), “An established or official way of doing something” (Oxford Dictionary), artinya cara yang tersusun atau resmi melakukan sesuatu. Menurut Atmoko dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, standar operasional prosedur merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Menurut Puspitasari, Rosmawati, dan Melfrina (2012:30), Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu standar/pedoman tertulis yang digunakan untuk mendorong dan menggerakan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Berdasarkn teori-teori di atas, dapat disimpulkan bahwa Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu standar acuan atau pedoman yang berisi langkah-langkah kerja untuk mendorong suatu kelompok dalam melakukan pekerjaan dan mencapai tujuan organisasi.

2. Tujuan dan Manfaat SOPTujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) menurut Puspitasari, Rosmawati, dan Yusniar (2012: 31) terdapat beberapa tujuan dibuatnya SOP. Berikut ini penjelasannya.a. Mempertahankan konsistensi kerja karyawan.b. Mengetahui peran dan fungi kerja di setiap bagian.c. Memperjelas langkah-langkah tugas, wewenang dan tanggung jawab.d. Menghindari kesalahan administrasi.e. Menghindari kesalahan/kegagalan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi. Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP) menurut Puspitasari, Rosmawati, dan Yusniar (2012:32) terdapat beberapa manfaat penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP). Berikut ini penjelasannya.


a. Dapat menjadi pedoman dalam melaksanakan tugas, menyelesaikan pekerjaan secara konsisten, sebagai alat komunikasi dan pengawasan.

b. Meningkatkan rasa percaya diri karyawan dalam melakukan pekerjaan dan mengetahui jelas dengan pekerjaan yang harus dilakukan.

c. Dapat digunakan sebagai salah satu alat pelatihan dan tolok ukur kinerja karyawan.

3. Fungsi SOPAda beberapa fungsi SOP, antara laina. memperlancar tugas petugas atau tim;b. sebagai dasar hukum jika terjadi penyimpangan;c. mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak;d. mengarahkan petugas untuk sama-sama disiplin dalam bekerja; sertae. sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

4. SOP Administrasi TransaksiSetiap jenis transaksi akan mempunyai SOP masing-masing yang dapat digambarkan sebagai berikut.a. SOP pembelian

Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi transaksi pembelian sebagai berikut.1) Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi dibuktikan denga surat

permintaan.2) Survei pasar dengan mengirimkan surat penawaran order kepada berbagai

perusahaan untuk memperoleh harga dan kualitas barang terbaik (apabila belum mempunyai supplier tetap).

3) Perusahaan yang menjadi supplier barang adalah perusahaan yang mampu secara rutin menyediakan pasokan barang.

4) Untuk memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik maka bagian pembelian harus benar-benar mempertimbangkan harga, kualitas, dan pelayanan pascajual.

5) Surat pesanan ditandatangani oleh kepala bagian pembelian dan direktur utama perusahaan.

6) Membuat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang yang dibeli seperti garansi, return barang, dan sebagainya.

7) Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya apakah sesuai dengan pesanan atau tidak (baik kualitas maupun kuantitas). Jika sudah sesuai, barang akan masuk ke gudang. Jika tidak sesuai, barang akan dikembalikan dengan memberikan nota hasil pemeriksaan kepada penjual.

8) Membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas.b. SOP penjualan tunai

Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi penjualan tunai sebagai berikut.1) Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan (order) dari

calon pembeli.2) Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan

kesepakatan sementara).


3) Membuat dan menandatangani surat perjanjian dibuktikan dengan adanya surat perjanjian.

4) Faktur dibuat dengan benar dan teliti sehingga tidak meragukan perusahaan dan konsumen, faktur dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi.

5) Barang dagangan sebelum dijual diperiksa apakah sesuai dengan pesanan pembeli, tidak cacat, dan apakah sesuai standar mutu. Jika sudah sesuai, barang dikirim kepada pembeli. Jika tidak sesuai, barang dikembalikan lagi ke gudang.

6) Cocokkan invoice asli dan rangkap. Jika sudah cocok, terima pembayaran barang dan periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti.

7) Membuat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang diterima.

Gambar 1.3 Faktur kuitansi Sumber: Duniahartanta, 2011

8) Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang sempurna.

c. SOP Penjualan kreditStandar prosedur operasional untuk menangani administrasi penjualan kredit sebagai berikut.1) Permintaan pelanggan dibuktikan oleh surat permintaan (order) dari

pembeli.2) Negosiasi dibuktikan dengan catatan (notulen) hasil pertemuan yang

termuat kesepakatan-kesepakatan.3) Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli.4) Periksa formulir aplikasi kredit, apakah sesuai dengan bukti-bukti yang

dilampirkan.5) Survei kepada calon pelanggan dibuktikan dengan formulir bukti survei

yang terisi lengkap. Berikan rekomendasi seperlunya.6) Persetujuan dari manajer bagian kredit dibuktikan dengan diotorisasikannya

(ditandatanganinya) formulir aplikasi kredit.7) Apabila ya, dilakukan proses penjualan. Apabila tidak, dikembalikan kepada

calon pelanggan.8) Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar perusahaan.


9) Buatlah invoice (faktur).

Gambar 1.4 Sales invoice Simber: Maulida, 2018

10) Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang sempurna.

d. SOP penerimaan kasStandar prosedur operasional untuk menangani administrasi penerimaan kas sebagai berikut.1) Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan

penerimaan kas, seperti penjualan tunai, penerimaan pembayaran piutang, dan lain-lain.

2) Periksa bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan teliti dan cocokkan dengan rangkapannya.

3) Hitung jumlah tansaksi dengan benar.4) Periksa uang yang diterima dengan benar. Gunakan alat untuk mengecek

uang secara fisik. Apabila pelanggan menggunakan cek, periksa keabsahan cek tersebut dan buat konfirmasi keabsahan cek tersebut kepada bank yang mengeluarkan cek tersebut.

5) Buatlah bukti transaksi penerimaan kas seperti kuitansi.e. SOP Pengeluaran kas

Berikut ini standar prosedur operasional untuk menangani administrasi uang kas.1) Pengeluaran uang dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran

utang, dan pembayaran biaya-biaya.2) Cocokkan antara bukti pembelian yang dibawa supplier dengan

rangkapannya. Apabila cocok ambil bukti pengeluaran uang (bukti bank/tunai), kemudian supplier menandatangani bukti pengeluaran bank atau kuitansi.

3) Berikan cek atau uang tunai.4) Terima bukti transaksi (bukti pengeluaran bank/kuitansi) yang telah

ditandatangani supplier.


Tugas Individu1. Kegiatan administrasi transaksi di dalam sebuah perusahaan antara satu perusahaan

dengan perusahaan lain tidak sama. Hal ini bergantung kepada jenis perusahaan itu sendiri. Demikian juga dengan jenis catatan yang digunakan oleh perusahaan. Jelaskan fungsi dan dokumen atau catatan apa saja yang digunakan perusahaan dalam kegiatan administrasi.Alasan:____________________________________________________________________________________________________________________________________Sistem penyelenggaraan administrasi di suatu perusahaan harus dijalankan dengan prinsip terus-menerus (continously). Berikan pendapat Anda alasan perusahaan harus menggunakan prinsip terus-menerus (continously) dalam menjalankan aktivitas administrasinya.Alasan:____________________________________________________________________________________________________________________________________

Rangkuman

Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis dengan metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain. Unsur-unsur yang terlibat dalam administrasi transaksi terdiri atas manusia, material, dan metode. Berikut ini pengelompokan transaksi.1. Berdasarkan pihak yang melakukan transaksi atau kegiatan bisnis, transaksi

dibagi ke dalam dua jenis, yaitua. transaksi eksternal; danb. transaksi internal.

2. Berdasarkan sumber transaksi atau kegiatan bisnis, transaksi dibagi ke dalam dua jenis, yaitua. transaksi usaha; danb. transaksi modal

3. Macam-mcam transaksi bisnis yang ada di perusahaan, yaitu a. transaksi pembelian;b. transaksi penjualan;c. transaksi penerimaan kas; dand. transaksi pengeluaran kas.

Berikut ini fungsi SOP, yaitu1. memperlancar tugas petugas atau tim;2. sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan;3. mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak;4. mengarahkan petugas untuk sama-sama disiplin dalam bekerja; serta5. sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.


Uji KompetensiA. Soal Pilihan GandaPilihlah jawaban yang paling tepat.1. Berikut ini merupakan hal penting yang dapat memengaruhi posisi keuangan

perusahaan disebut ....a. transaksib. transaksi usahac. administrasid. administrasi transaksie. transaksi penjualan

2. Menurut The Liang Gie pengertian administrasi secara luas adalah ....a. kegiatan tata usaha kantorb. usaha untuk membantu, melayani, dan mengatur kegiatanc. serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekolompok orang dalam suatu kerja

sama untuk mencapai tujuan tertentud. manusia yang melakukan kerja sama, serta mencapai tujuan yang telah

ditentukan sebelumnyae. kegiatan saling tukar pendapat dalam sebuah organisasi

3. Berikut ini merupakan fungsi-fungsi manajemen yang diwujudkan dalam menyelenggarakan administrasi, meliputi ….a. perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasanb. menghimpun, mencatat, mengolah, dan menggandakanc. mengolah, menggandakan, mengirim, dan menaruhd. memudahkan, mengomunikasikan, dan memberikan layanane. menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan

4. Berikut ini merupakan pengertian dari administrasi transaksi adalah ….a. persetujuan jual beli antara kedua belah pihak (pembeli dan penjual)b. peristiwa ekonomi yang memengaruhi kondisi keuangan perusahaanc. kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah

perusahaan yang dilakukan secara kronologis dengan metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain

d. serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu

e. usaha untuk membantu, melayani, dan mengatur kegiatan administrasi5. Unsur administrasi transaksi berupa cara yang digunakan untuk melaksanakan suatu

pekerjaan agar tercapai sesuai yang dikehendaki secara efektif dan efisien adalah ....a. metodeb. materialc. manusiad. administrasie. transaksi


6. Aturan yang diterapkan oleh perusahaan dalam menangani berbagai kegiatan yang terjadi di perusahaan agar setiap kegiatan perusahaan mempunyai standar prosedur operasional untuk menjamin kegiatan ditangani dengan sebaik-baiknya merupakan pengertian dari ....a. Standard Operational Procedure (SOP)b. alur transaksic. bukti transaksid. administrasi transaksie. siklus transaksi

7. Berikut ini merupakan salah satu standar prosedur operasional untuk menangani administrasi uang kas adalah ….a. permintaan pelanggan dibuktikan dengan suran permintaan (order) dari calon

pembelib. pengeluran uang dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran utang,

dan pembayaran biaya-biayac. kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan

yang sempurnad. buatlah invoice (faktur)e. membuat Purchase Order (PO)

8. Berikut ini yang merupakan salah satu standar prosedur operasional untuk menangani administrasi pembelian tunai adalah ….a. bagian pembelian harus mempertimbangkan harga, kualitas, dan pelayanan

pascajual dalam memutuskan supplierb. barang dagangan sebelum dijual diperiksa kembali untuk memutuskan standar

mutu baik atau kurang baikc. buatlah invoice (faktur)d. kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan

yang sempurnae. membuat bukti penerimaan kas

9. Berikut ini merupakan salah satu standar prosedur operasional untuk menangani administrasi penjualan tunai adalah ….a. aplikasi kredit dibuat oleh calon pembelib. untuk memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik

maka bagian pembelian harus benar-benar mempertimbangkan harga, kualitas, dan pelayanan pascajual

c. buatlah invoice (faktur)d. buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang diterimae. negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan

kesepakatan sementara) 10. Standard Operational Procedure (SOP) yang diterapkan dalam perusahaan dibuat

oleh ….a. supplierb. konsumenc. direkturd. distributore. perusahaan itu sendiri


11. Memperbanyak, menyalin, dan membuat informasi menjadi baru sehingga berguna merupakan ruang lingkup kegiatan administrasi yang disebut ….a. menggunakanb. mengolah c. mencatatd. menghimpune. mengirim

12. Berikut ini yang bukan maksud dan tujuan dari adanya administrasi dalam sebuah perusahaan adalah ....a. memonitoring kegiatan administrasi perusahaanb. mengevaluasi kegiatan pengorganisasian perusahaanc. menyusun program pengembangan usaha dan kegiatan pengorganisasian

perusahaand. mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaane. memperoleh keuntungan yang kecil

13. Kejadian-kejadian ekonomi dari suatu bisnis yang secara langsung memengaruhi kondisi keuangan suatu bisnis dan menjadi kegiatan dasar yang mendefinisikan status dalam bisnis disebut transaksi ....a. perusahaanb. keuanganc. bisnisd. interne. ekstern

14. Pernyataan yang tepat mengenai transaksi eksternal adalah ....a. suatu transaksi yang melibatkan hanya bagian-bagian yang terdapat di dalam

perusahaan saja dan lebih menekankan perubahan posisi keuangan yang terjadi di perusahaan

b. suatu transaksi yang melibatkan pihak dari luar perusahaanc. transaksi yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaand. kegiatan ekonomi yang dapat diukur dengan satuan uang tertentu dan dapat

mengubah posisi keuangan perusahaan tersebute. persetujuan jual beli antara kedua belah pihak (pembeli dan penjual)

15. Berikut ini merupakan fungsi dari SOP perusahaan, kecuali ....a. sebagai dasar hukum jika terjadi penyimpanganb. sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutinc. memperlancar tugas karyawan atau unit kerjad. mempermudah pelacakan dan mengetahui dengan jelas hambatan yang adae. mempersempit petugas/karyawan dalam bekerja


B. Soal EsaiJawablah dengan tepat dan benar.1. Administrasi transaksi adalah ….2. Unsur-unsur yang terdapat dalam administrasi transaksi, yaitu ….3. Manfaat administrasi transaksi adalah ….4. Transaksi bisnis berdasarkan pihak yang melakukannya terdiri atas ….5. Transaksi bisnis berdasarkan sumbernya, terdiri atas ….6. Tujuan dibuatnya SOP oleh perusahaan adalah ….7. SOP untuk menangani transaksi pembelian adalah ….8. SOP untuk menangani transaksi penjualan tunai adalah ….9. SOP untuk menangani transaksi penerimaan kas, yaitu ….10. SOP untuk menangani transaksi pengeluaran kas, yaitu ….


C. Soal Esai UraianJawablah dengan ringkas dan benar.1. Dedi Sudirman dalam bukunya Dasar-Dasar Manajemen membagi kegiatan

administrasi menjadi enam kegiatan, yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menaruh. Jelaskan kegiatan sesuai dengan pemahaman Anda.

2. Si A ingin meningkatkan kesejahteraan keluarganya. Pertama-tama Ia merencanakan membuka toko kecil di pinggir jalan dan sedang memikirkan barang apa yang akan dijual dan dari mana modal diperoleh. Jika perencanaan ini sudah matang, mulailah Ia membangun tokonya. Selanjutnya Ia membeli barang-barang yang akan mengisi toko serta peralatannya, mengatur keluar masuknya uang, serta melayani orang-orang yang berbelanja, sekaligus pula mengawasi barang-barangnya. Jelaskan termasuk apa tindakan si A dalam mengelola toko kecil tersebut.

3. Toko si A telah besar dan berkembang menjadi toko serba ada maka A memerlukan tempat yang luas. Barang-barang yang dibutuhkan banyak macamnya sehingga diperlukan keahlian khusus dalam memilih barang-barang yang akan dijual. Di samping itu, diperlukan pula keahlian dalam mengatur keluar masuknya uang. Demikian juga dalam menjual barang-barang diperlukan keahlian yang khusus terutama dalam hal memperagakan barang-barang kepada pembeli. Terhadap usaha-usaha yang telah berkembang ini jelaskan langkah apa yang sebaiknya dilakukan oleh si A.

4. Setiap perusahaan memiliki tujuan berbeda-beda dalam melakukan administrasi transaksi bagi perusahaan. Jelaskan maksud dan tujuan perusahaan distribusi melakukan kegiatan administrasi transaksi.

5. Kegiatan administrasi transaksi merupakan salah satu kegiatan pokok perusahaan yang sangat penting bagi perusahaan, salah satunya untuk mengetahui perkembangan usaha dengan mudah melalui laporan hasil pencatatan. Jelaskan manfaat lainnya kegiatan administrasi transaksi bagi perusahaan.

Documents

ADMINISTRASI TRANSAKSI...iii Daftar Isi Prakata..... v Bab 1 Standar Operasional Prosedur Administrasi Transaksi ..... 1 A. Memahami Administrasi Transaksi