ADMINISTRASI LOGISTIK

ADMINISTRASI LOGISTIK

Istilah logistik juga biasa disebut dengan beberapa istilah seperti logistik,

barang, material, peralatan, perlengkapan dan sarana prasarana. Oleh karena itu,

manajemen logistik pun lazim disebut dengan beberapa istilah seperti manajemen

logistik, administrasi logistik, manajemen barang, administrasi barang,

manajemen material ataupun administrasi material.

Berdasarkan batasan tersebut dapat dinyatakan bahwa manajemen logistik

merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan

terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan,

pemeliharaan, dan penghapusan logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi

dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.

Lebih lanjut, beberapa kegiatan dalam manajemen logistik dapat

dideskripsikan sebagai berikut:

1. PERENCANAAN

Perencanaan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan,

dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan di masa yang akan

datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam

pengelolaan logistik, penggunaan logistik, pengorganisasian, maupun

pengendalian logistik.

a. Faktor-faktor Dalam Menentukan Kebutuhan

Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan logistik, ada

beberapa faktor yang harus senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan,

yaitu sebagai berikut:

1) Faktor Fungsional

Dalam penentuan kebutuhan logistik hendaknya dipertimbangkan

bahwa dengan keberadaan logistik tersebut akan memperlancar proses

pelaksanaan pekerjaan dan akan mempengaruhi hasil kerja (output), baik

berkaitan dengan kuantitas maupun kualitas output sesuai dengan fungsi

jenis logistik tersebut.

2) Faktor Biaya dan Manfaat


bahwa dengan sejumlah pengeluaran biaya tertentu, organisasi haruslah

paling tidak memperoleh manfaat yang sepadan dengan sejumlah biaya yang

telah dikeluarkan tersebut. Sehubungan dengan hal ini, tentu tidak boleh

mengabaikan kualitas barang yang dibutuhkan, sumber barang yang harus

dapat dipertanggungjawabkan, dan jangka waktu atau umur pemakaian

barang yang paling menguntungkan.

3) Faktor Anggaran

Dalam pengadaan logistik harus senantiasa mempertimbangkan

ketersediaan anggaran dalam organisasi. Dengan memperhatikan faktor ini,

maka akan dapat disusun skala prioritas kebutuhan logistik maupun berbagai

macam alternatif jenis dan spesifikasi barang maupun cara-cara pengadaan

logistik dengan tidak meninggalkan pertimbangan efektivitas dan efisiensi.

4) Faktor Keamanan dan Kewibawaan (Prestise)


pejabat pemakai logistik tersebut untuk mendukung dan menjamin

keamanan sesuatu yang berkaitan dengan jabatannya dan kewibawaan, baik

bagi pejabat yang bersangkutan maupun bagi lembaga, baik dilihat dari

publik internal maupun publik eksternal organisasi.

5) Faktor Standardisasi dan Normalisasi


adanya standardisasi dan normalisasi yang ditetapkan organisasi.

Standardisasi merupakan pembakuan mengenai jenis, ukuran, dan mutu

suatu perlengkapan. Sementara normalisasi merupakan pembuatan ukuran-

ukuran yang normal berdasarkan standar yang telah ditetapkan.

2. PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian merupakan kegiatan merancang dan merumuskan

struktur formal dalam upaya pengelolaan logistik dengan melakukan

kegiatan mengelompokkan, mengatur, dan membagi aktivitas/tugas

sekaligus wewenang kepada setiap unit kerja/anggota organisasi.

3. PENGAWASAN

Pengawasan merupakan setiap upaya untuk menjaga pelaksanaan

setiap tindakan dan kegiatan dalam pengelolaan logistik sesuai dengan

rencana yang telah ditetapkan, baik berkaitan dengan

pemakaian/penggunaan logistik, proses maupun hasil/keluaran/

output pengelolaan logistik.

4. PENGADAAN

Pengadaan logistik merupakan serangkaian kegiatan untuk

menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis,

spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat dengan harga dan sumber yang

dapat dipertanggung-jawabkan.

a. Cara-cara Pengadaan Logistik

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan logistik. Beberapa

alternatif cara pengadaan logistik tersebut adalah sebagai berikut:

1) Membeli

Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan

organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual

atau supplier untuk mendapatkan sejumlah logistik sesuai dengan

kesepakatan kedua belah pihak. Setelah transaksi jual beli ini selesai,

barang/logistik yang telah dibeli menjadi hak milik organisasi. Pengadaan

logistik dengan cara pembelian ini merupakan cara yang dominan dilakukan

oleh organisasi.

2) Meminjam

Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik yang

diperoleh dari pihak lain dengan tanpa memberikan kontraprestasi (imbalan)

dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan dengan cara ini hendaknya

dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan logistik yang sifatnya

sementara dan harus mempertimbangkan citra baik suatu organisasi.

3) Menyewa

Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik yang

diperoleh dari pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan)

sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Pemenuhan kebutuhan logistik

dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan logistik bersifat

sementara dan temporer serta juga harus didasarkan atas suatu perjanjian

tertulis. Cara seperti ini, khususnya untuk jenis mesin, ditinjau dari segi

ekonomi perusahaan menguntungkan, karena:

a. Perusahaan tidak disibukkan dengan pemeliharaan mesin, termasuk

biayanya,

b. Dalam waktu tertentu mesin dapat diganti yang lebih baru oleh pihak

yang menyewakan, sehingga dapat diharapkan pekerjaan tidak terganggu

karena kemacetan-kemacetan mesin.

c. Perbaikan-perbaikan dilakukan oleh pihak yang menyewakan, sehingga

dapat diharapkan pekerjaan tidak terganggu karena kemacetan-

kemacetan mesin.

4) Membuat Sendiri

Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik

dengan jalan membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit

kerja tertentu. Pemilihan cara ini harus mempertimbangkan tingkat

efektivitas dan efisiensinya apabila dibandingkan dengan cara pengadaan

logistik yang lain.

5) Menukarkan

Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan

jalan menukarkan logistik yang dimiliki dengan logistik yang dibutuhkan

organisasi dari pihak lain. Pemilihan cara pengadaan logistik ini harus

mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di antara kedua belah

pihak, dan logistik yang ditukarkan harus merupakan logistik yang sifatnya

berlebihan atau logistik yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya

guna maupun bernilai guna.

6) Substitusi

Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan cara

mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu

kebutuhan tertentu.

7) Pemberian/Hadiah

Pemberian/hadiah merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik

dengan menggunakan logistik yang merupakan pemberian/hadiah dari pihak

lain. Cara pengadaan ini sebaiknya harus disertai dengan suatu perjanjian

serah terima, sebab hal ini menyangkut pada pemindahan hak dan perubahan

milik, baik bagi yang memberi maupun bagi yang menerima.

8) Perbaikan/Rekondisi

Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan

memperbaiki logistik yang telah mengalami kerusakan, baik dengan

perbaikan satu unit logistik maupun dengan jalan penukaran instrumen yang

baik di antara instrumen logistik yang rusak sehingga instrumen-instrumen

yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit

logistik, dan pada akirnya satu atau beberapa unit logistik tersebut dapat

dioperasikan, dan kebutuhan logistik dapat dipenuhi.

b. Sistem Pengadaan Logistik

Ada beberapa alternatif bagi suatu organisasi untuk memilih dan

menentukan sistem pengadaan logistik. Sistem pengadaan logistik tersebut

meliputi sistem sentralisasi, sistem desentralisasi dan sistem campuran.

1) Sistem Sentrasisasi

Sistem sentralisasi dalam pengadaan logistik merupakan cara

pengadaan logistik dimana kewenangan dalam pengadaan logistik bagi

seluruh unit kerja dalam organisasi diberikan pada satu unit kerja tertentu

sehingga segala macam pengadaan logistik dalam organisasi hanya dilayani

oleh satu unit kerja/bagian tertentu tersebut.

Pengadaan logistik dengan menggunakan sistem ini memiliki beberapa

kelebihan, diantaranya:

a. dapat mengurangi harga per satuan karena biasanya dengan menerapkan

sistem sentralisasi ini pengadaan/pembelian dilakukan dalam partai besar

sehingga organisasi/ perusahaan (sebagai pembeli) diberikan potongan

oleh penjual (pemasok);

b. dapat mereduksi (mengurangi) biaya tambahan (overhead cost),

sehingga akan mendukung efisiensi.

c. dapat mendukung program standardisasi dan sistem pertukaran logistik

antarbagian.

Adapun kekurangan-kekurangan dari pengadaan sistem sentralisasi ini

adalah sebagai berikut:

a. kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkinkan tidak

dapat cepat dilayani dan dipenuhi karena bagian pembelian masih

menunggu daftar kebutuhan logistik dari unit-unit kerja yang lain

ataupun karena prosedur pengajuan maupun distribusi penyampaian

logistik yang berliku-liku/birokratis sehingga hal ini tentunya akan dapat

mempengaruhi tingkat efektifitas dan efisiensi kerja unit-unit kerja dan

organisasi secara keseluruhan.

b. pemenuhan permintaan kebutuhan logistik pada unit-unit kerja sebagai

pengguna (user) dimungkinkan tidak sesuai dengan kebutuhan, terutama

berkaitan dengan spesifikasi barangnya maupun waktunya, karena

bagian logistik khususnya bagian pengadaan logistik tidak mengetahui

persis kebutuhan masing-masing unit kerja.

2) Sistem Desentralisasi

Sistem desentralisasi yaitu sistem pengadaan logistik, dimana

kewenangan pengadaan logistik diserahkan pada masing-msing unit kerja.

Beberapa kelebihan dari penggunaan sistem desentralisasi ini yaitu sebagai

berikut:

1. kebutuhan atas logistik dari masing-masing unit kerja akan cepat dapat

dipenuhi sesuai dengan kebutuhan.

2. menjamin ketepatan pembelian logistik karena masing-masing unit kerja

mengetahui persis akan spesifikasi kebutuhan logistiknya.

Adapun kekurangan sistem ini yaitu:

a. ada kecederungan masing-masing unit kerja untuk memiliki

logistik (barang-barang) baru, padahal logistik yang ada masih

berdaya guna sehingga hal ini akan menimbulkan tertumpuknya

barang-barang yang tidak diperlukan di beberapa bagian.

b. terdapatnya bermacam-macam logistik yang berbeda-beda

bentuknya, ukuran, dan tipenya sehingga hal ini jelas tidak

mendukung program standardisasi dan normalisasi, sekaligus tidak

mendukung kemungkinan pertukaran logistik antar bagian/unit

kerja dalam suatu organisasi.

c. biaya per satuan barang relatif lebih besar, karena pembelian

dengan sistem ini tentunya dalam partai yang lebih kecil bila

dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi sehingga

otomatis jumlah potongan yang diberikan penjual juga relatif lebih

kecil.

d. Biaya tambahan (overhead cost) relatif lebih besar bila

dibandingkan apabila menggunakan sistem sentralisasi.

3) Sistem Campuran

Sistem campuran merupakan sistem atau cara pengadaan logistik

dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi.

Pertimbangan penggunaan sistem campuran ini selain menjamin ketepatan

dalam pemenuhan kebutuhan logistik dari setiap unit kerja khususnya

kebutuhan logistik yang sifatnya spesifik sesuai dengan tugas operasional

unit kerja tersebut, juga untuk mendukung program standardisasi dan

normalisasi organisasi. Dengan demikian, apabila logistik dibutuhkan oleh

seluruh unit kerja atau beberapa unit kerja, pengadaan logistik dilakukan

dengan sistem sentralisasi, sedangkan apabila kebutuhan logistik bersifat

khusus untuk suatu unit kerja, pengadaan logistik dilakukan dengan sistem

desentralisasi.

5. PENCATATAN/INVENTARISASI

Inventarisasi logistik merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas

seluruh logistik yang dimiliki/ dikuasai/ diurus oleh organisasi, baik yang

diperoleh dari usaha pembuatan sendiri, pembelian, pertukaran, hadiah

maupun hibah, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah,

sumber, waktu pengadaan, harga, tempat, dan kondisi, serta perubahan-

perubahan yang terjadi guna mendukung proses pengendalian dan

pengawasan logistik, serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya

pencapaian tujuan organisasi.

Terdapat beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya

inventarisasi logistik secara baik, yakni sebagai berikut:

a. Memberikan informasi/keterangan bagi yang membacanya.

Dengan adanya pencatatan atas logistik yang dimiliki organisasi maka dapat

diketahui kekayaan logistik dalam suatu organisasi, baik berkaitan dengan

jenis dan spesifikasinya, jumlahnya, waktu pengadaannya, umurnya,

kondisinya, maupun nilainya.

b. Menjamin keamanan logistik

Dengan adanya pencatatan atas seluruh logistik yang

dimiliki/dikuasai/diurus secara tertib dan baik, keberadaan dan keadaaan

barang setiap saat dapat dicek/dikontrol sehingga resiko hilang atau

diselewengkan akan bisa dikurangi/dihindari.

c. Memberikan masukan untuk pengambilan keputusan dalam manajemen

logistik

Dengan adanya inventarisasi logistik secara tertib dan benar, organisasi

dapat melakukan pemantauan logistik, baik terhadap masuk keluarnya

logistik, kondisi, maupun biaya operasional logistik. Oleh karena itu, dengan

adanya inventarisasi tersebut dapat digunakan untuk menentukan waktu

pengadaan logistik, jenis dan tipe logistik yang diadakan, jumlah pengadaan

logistik, sistem pengadaan logistik yang diterapkan, dan sistem

pengendalian/pengawasan logistik yang diterapkan.

d. Sebagai alat pertanggungjawaban

Dengan adanya inventarisasi logistik yang tertib dan benar, dapat

menyediakan bukti-bukti administratif dalam penyelenggaraan pengelolaan

logistik sehingga sewaktu-waktu diminta ataupun terjadi permasalahan

berkaitan dengan penyelenggaraan logistik, dengan segera personel

pengelola logistik dapat mempertanggungjawabkannya dengan

memanfaatkan bukti-bukti administratif yang ada.

6. PENYIMPANAN ATAU PENGGUDANGAN

Penyimpanan merupakan kegiatan pengurusan logistik, baik yang

bersifat administratif maupun operasional berkaitan dengan perumusan

maupun pelaksanaan tata kerja, tata ruang, tata usaha, maupun pengaturan

barang di tempat penyimpanan/gudang.

a) Kesalahan Umum dalam Penggudangan

Secara empiris, dapat diidentifikasi beberapa kesalahan umum dalam

pengelolaan penggudangan, yakni:

1) Memperlakukan, memanfaatkan dan memfungsikan gudang sebagai

“bak sampah” sehingga barang-barang yang rusak, barang-barang dan

kertas-kertas yang siap dijual secara campur aduk semuanya dimasukkan

ke dalam gudang.

2) Sering kegiatan penggudangan ditangani ala kadarnya, tanpa

perencanaan yang baik, baik berkaitan dengan tata cara, prosedur,

maupun pengelolaan administratifnya.

3) Tidak diketahui jumlah persediaan logistik secara tepat karena tidak

tertibnya pencatatan dan distribusi logistik bagian gudang.

4) Banyaknya logistik yang kadaluwarsa karena kesalahan dalam

pengeluran logistik.

5) Banyaknya kerusakan logistik di tempat penyimpanan/ gudang karena

salah penempatan dan kesalahan perawatan logistik.

6) Banyaknya logistik yang hilang, baik sebelum logistik masuk gudang

maupun setelah masuk gudang, baik karena ketidakprofesionalan

petugas gudang maupun penyelewengan petugas gudang, baik secara

individual maupun bersama-sama dengan pihak lain.

7) Lamanya pelayanan bagian penggudangan dalam distribusi logistik, baik

yang disebabkan ketidakprofesionalan petugas gudang, kesalahan dalam

penempatan dan perancangan tata ruang gudang yang ada, maupun

sistem distribusi logistik yang tidak tepat.

Apabila hal ini terjadi, tentu saja akan mempengaruhi efektivitas dan

produktivitas kerja unit maupun akan mempengaruhi tingkat efektivitas dan

efisiensi organisasi secara keseluruhan.

Ada beberapa asas tata ruang gudang yang harus diperhatikan, dan

beberapa asas tata ruang gudang tersebut adalah sebagai berikut:

1) Asas Jarak Terpendek

Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehingga

pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak

yang sependek mungkin.

2) Asas Mengalirnya Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang

teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengn berurutan, baik dengan

metode FIFO (First In First Out) atau metode LIFO (Last In First Out).

3) Asas Memudahkan Pengawasan

Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas

pelaksanaan pengaturan barang.

4) Asas Fleksibilitas Ruangan

Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila

ada gangguan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan.

5) Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar

Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai seyogyanya

diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.

b) Administrasi Penggudangan

Fungsi dari kegiatan administrasi penggudangan itu sendiri adalah:

1) Untuk menjaga keamanan logistik dan kelangsungan kerja organisasi.

2) Administrasi penggudangan dapat dijadikan sebagai instrumen

pengawasan dan pengendalian di dalam pengelolaan penggudangan

setiap organisasi.

3) Dapat mengetahui keberadaan logistik setiap saat, baik berkaitan

dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti

pemasukan dan pengeluaran barang, jumlah persediaan, maupun nilai

barang yang ada dalam gudang.

4) Dapat mengurangi, bahkan dapat menghapuskan bentuk

penyelewengan pengelolaan logistik ataupun hilangnya logistik.

5) Dapat mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan

pelaksanaan pengadaan logistik karena tingkat pemakaian logistik

tertentu dapat dipantau dan jumlah persediaan yang ada.

6) Sebagai alat pertanggungjawaban dalam pengelolaan penggudangan

yang dibebankan kepada petugasnya

Sehubungan dengan kegiatan administrasi penggudangan, maka

beberapa instrumen yang mendukung pelaksanaan administrasi

penggudangan tersebut diantaranya:

1) Buku Penerimaan Gudang

Merupakan buku yang terdiri dari lembaran-lembaran yang memuat

informasi berkaitan dengan penerimaan logistik.

2) Buku Pengeluaran Gudang

Merupakan buku yang terdiri atas lembaran-lembaran yang memuat

informasi berkaitan dengan pengeluaran logistik.

3) Kartu Persediaan/Stock

Merupakan formulir/lembaran untuk mencatat perubahan-perubahan

jumlah persediaan logistik karena adanya pemasukan dan pengeluaran

logistik.

4) Bon Permintaan Barang

Merupakan lembaran/formulir permintaan kebutuhan logistik dari

setiap unit kerja dalam organisasi berkaitan dengan jenis dan spesifikasi

logistik serta jumlah logistik yang ditujukan kepada bagian gudang.

5) Surat Penyerahan Barang

Sering juga disebut dengan Bon Pengeluaran Barang merupakan surat

bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan spesifikasi tertentu

serta jumlah tertentu pada waktu tertentu.

7. PENDISTRIBUSIAN

Pendistribusian atau penyaluran merupakan kegiatan pengelolaan

logistik berkaitan dengan pembagian dan penyampaian logistik kepada

satuan/unit organisasi yang membutuhkan sesuai dengan sistem kerja yang

telah ditetapkan.

Asas-asas Penyaluran

Guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerja setiap unit kerja maupun

organisasi secara keseluruhan, dalam penyaluran kebutuhan logistik harus

memperhatikan dan mengimplementasikan beberapa asas dalam penyaluran

logistik. Beberapa asas tersebut adalah sebagai berikut:

a. Ketepatan jenis dan spesifikasi logistik yang disampaikan

Kegiatan ini dilakukan agar secara fungsional dapat mencapai batas

yang optimal, baik dilihat dari sisi kualitas maupun kuantitas output yang

dihasilkan, disamping dilihat dari nilai efisiensi, baik ditinjau dari sisi

waktu, tenaga maupun finansial.

b. Ketepatan nilai logistik yang disampaikan

Hal ini terkait dengan pertimbangan pelaksanaan program efisiensi

unit kerja dan organisasi secara keseluruhan, maupun pertimbangan prestise.

c. Ketepatan jumlah logistik yang disampaikan

Hal ini dilakukan dengan tujuan menghindari pemborosan ataupun

juga kekurangan logistik sehingga dapat menghambat aktivitas unit kerja

tersebut.

d. Ketepatan waktu penyampaian

Hal ini bertujuan agar aktivitas unit kerja tertentu tidak terganggu atau

berhenti karena keterlambatan penyampaian logistik yang dibutuhkan.

e. Ketepatan tempat penyampaian

Hal ini dapat mengakibatkan tidak berjalannya kegiatan operasional

suatu unit kerja tertentu. Tentu ini juga akan mempengaruhi tingkat

efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

f. Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan

Guna mendukung kelancaran aktivitas suatu unit kerja dalam

organisasi hendaknya barang yang disampaikan ke unit kerja merupakan

barang yang siap pakai (ready for use) sehigga kondisi barang tersebut harus

dalam keadaan baik, bukan barang/logistik yang rusak.

Agar asas-asas penyaluran kebutuhan logistik tersebut dapat

direalisasikan dengan baik, perlu didukung ketelitian dan disiplin yang

tinggi dari para petugas penyalur logistik. Petugas yang ditunjuk harus

senantiasa berpedoman pada surat permintaan pengadaan barang dan

keputusan pejabat pengambil keputusan untuk diadakannya kebutuhan

logistik berdasarkan usulan unit kerja tertentu.

8. PEMELIHARAAN

Pemeliharaan merupakan kegiatan pengelolaan logistik berkaitan

dengan upaya mempertahankan kondisi teknis, daya guna, dan daya hasil

logistik serta menjamin jangka waktu pemakaian barang mencapai batas

waktu yang optimal.

Tujuan dari kegiatan itu adalah sebagai berikut:

a. Menjaga dan menjamin setiap logistik yang ada tetap mampu berfungsi

sebagaimana mestinya sewaktu logistik tersebut dibutuhkan sehingga

kegiatan-kegiatan dalam organisasi tidak mengalami hambatan maupun

stagnasi.

b. Agar umur pemakaian logistik dapat mencapai batas waktu yang optimal

(sesuai batas waktu yang telah ditetapkan).

c. Mendukung efisiensi organisasi, dengan melakukan tindakan perawatan,

baik yang bersifat preventif (sebelum mengalami kerusakan) maupun

represif (sesudah mengalami kerusakan).

Cara Pemeliharaan Barang

Secara umum pemeliharaan/perawatan logistik dapat dibedakan atas:

a. Perawatan preventif (pencegahan)

Merupakan cara perawatan logistik sebelum logistik mengalami kerusakan.

b. Perawatan represif

Merupakan cara perawatan logistik setelah logistik mengalami kerusakan.

9. PENGHAPUSAN

Penghapusan logistik merupakan kegiatan pembebasan logistik dari

pertanggungjawaban yang berlaku, baik secara fisik maupun administratif

karena logistik tersebut dinilai sudah tidak berdaya guna lagi.

Alasan Penghapusan

Untuk dapat melakukan kegiatan penghapusan logistik, harus

didasarkan pada pertimbangan ataupun alasan-alasan sebagai berikut:

a. Logistik yang akan dihapus sudah sangat tua dan rusak, pertimbangannya

adalah:

- Apabila logistik tersebut digunakan terus dapat membahayakan

keselamatan pemakai logistik ini.

- Kualitas maupun kuantitas output yang dihasilkan sudah tidak dapat

mencapai tingkat yang optimal, apalagi dibandingkan biaya operasional

yang relatif tinggi.

Dengan demikian, apabila logistik ini dioperasikan terus, jelas akan

menimbulkan inefektivitas dan inefisiensi organisasi.

b. Logistik yang sudah ketinggalan zaman (out of date)

Mungkin sekali logistik yang sudah ketinggalan zaman merupakan logistik

yang belum rusak. Namun demikian, logistik semacam ini perlu

disingkirkan atau dihapus dengan pertimbangan, logistik ini dipandang

memerlukan dan menghabiskan biaya (cost) yang relatif tinggi, baik

berkaitan dengan bahan, tenaga, waktu, maupun output, baik ditinjau dari

sisi kuantitas maupun kualitas apabila dibandingkan dengan menggunakan

logistik yang relatif baru.

c. Logistik yang berlebihan

Pertimbangannya adalah :

- Suatu organisasi tidak mungkin menggunakan seluruh logistiknya dalam

waktu yang bersamaan dan yang sekiranya memang logistik tersebut

tidak perlu digunakan secara bersamaan.

- Apabila logistik yang sifatnya berlebihan tersebut tidak disingkirkan

tentunya memerlukan biaya, baik biaya perawatan maupun biaya gaji

untuk personel yang merawat barang.

- Logistik tersebut membutuhkan tempat penyimpanan, sehingga bila

logistik tersebut tidak disingkirkan juga akan boros tempat, dan

- Apabila logistik tersebut akan digunakan di masa mendatang, mungkin

sekali logistik tersebut sudah merupakan logistik yang ketinggalan

zaman (out of date).

d. Logistik yang hilang

Penghapusan untuk logistik yang hilang penting dilakukan karena selain

sebagai satu bentuk pertanggungjawaban pemakai, pengambilan keputusan

dan tindakan sebagai konsekuensi atas hilangnya logistik tersebut, juga

untuk pengambilan keputusan maupun tindakan manajemen logistik

berikutnya, khsusunya pengadaan logistik guna menghindari gangguan

ataupun stagnasi kegiatan suatu unit kerja.

Cara-Cara Penghapusan Logistik

Alternatif yang dapat ditempuh dalam melakukan penghapusan

logistik antara lain adalah sebagai berikut:

a. Dijual atau dilelang

Dengan cara ini berarti organisasi akan memperoleh sejumlah kontraprestasi

berupa uang hasil penjualan logistik. Barang yang sekiranya masih

mempunyai nilai (residual value), meskipun bukan pada fungsi semula,

dijual melalui suatu lelang, hasilnya masuk ke Kas Negara (Perusahaan).

Sebelum pelaksanaan lelang, pihak pemilik harus mempunyai harga

dasar/patokan. Sedapat mungkin penawaran yang diterima adalah penawaran

yang tertinggi di atas harga patokan. Jika harga patokan tidak tercapai, maka

penawaran yang terdekat dengan harga patokan yang diterima.

b. Ditukarkan dengan logistik lain yang dibutuhkan oleh institusi.

Dengan cara ini berarti organisasi akan menukarkan logistik yang dimiliki

(dengan beberapa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan) dengan

logistik yang dibutuhkan oleh organisasi. Dengan cara ini harus

mempertimbangkan dan mengacu pada prinsip-prinsip pengadaan logistik

dengan cara menukarkan, antara lain logistik yang ditukarkan harus benar-

benar sudah tidak dibutuhkan institusi, nilai logistik yang dipertukarkan

harus sepadan, dan saling menguntungkan kedua belah pihak.

c. Dipindahkan

Logistik yang tidak dibutuhkan di suatu unit dalam organisasi dipindahkan

ke unit lain yang membutuhkan. Artinya, penghapusan cara ini sifatnya

masih dalam ruang lingkup organisasi internal.

d. Dihibahkan

Cara ini maksudnya adalah logistik yang akan dihapuskan diberikan secara

cuma-cuma kepada pihak/ organisasi lain yang membutuhkan, terutama

organisasi sosial dan organisasi pendidikan. Cara demikian sering dilakukan

dengan istilah yang cukup halus dan sopan yaitu “bantuan”.

e. Pemanfaatan kembali (recycle)

Maksudnya barang yang dihapus kemudian diubah menjadi barang lain yang

memiliki fungsi dan kegunaan berbeda dari fungsi dan kegunaan barang

semula.

f. Dimusnahkan

Barang yang karena keadaannya sudah demikian rusak sehingga tidak dapat

digunakan sama sekali, baik sebagai fungsinya maupun bekasnya (meubelair

yang sudah rusak sama sekali) harus dimusnahkan dengan disertai berita

acara. Hal ini dilakukan apabila cara penghapusan logistik yang lain sudah

tidak mungkin untuk diimplementasikan.

Sehubungan dengan hal itu maksud dan tujuan manajemen

logistik adalah untuk:

1. mampu menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan

dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan,

dalam keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat

dipertanggungjawabkan, dengan harga yang layak, serta dengan

memberikan pelayanan yang baik;

2. mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan logistik yang

dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan

pengendalian logistik serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan

keputusan berkaitan dengan tindakan-tindakan manajemen logistik, seperti

pengadaan logistik, distribusi, dan penghapusan logistik.

3. mampu menyediakan logistik yang siap pakai (ready for use) ke unit-unit

kerja maupun personel sehingga menjamin kelangsungan aktivitas maupun

tugas setiap unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi melalui

penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi secara optimal.

4. mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya

hasil logistik, baik secara preventif maupun represif secara optimal guna

mendukung optimalisasi fungsional maupun umur barang.

5. mampu melakukan pengakhiran fungsi logistik dengan pertimbangan-

pertimbangan dan argumentasi-argumentasi yang dapat

dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas

maupun tugas, serta mencegah tindakan pemborosan;

6. mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai

tindakan penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun

penggunaan logistik sehingga selain dapat menekan pengeluaran biaya, baik

berkaitan finansial, tenaga, waktu, material, maupun pikiran, juga

mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi.

7. mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personel

sehingga setiap unit kerja maupun personel dapat menjalankan aktivitas

maupun tugasnya secara optimal.

8. mampu membangun budaya penggunaan logistik secara bertanggungjawab

oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga dapat dicegah dan

dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan.

Persoalan-Persoalan Yang Terjadi Dalam Administrasi Logistik.

Masalah-masalah umum yang sering terjadi dalam pengelolaan logistik

antara lain sebagai berikut:

1. Salah Rencana dan Penentuan Kebutuhan

Salah rencana dan penentuan kebutuhan merupakan kekeliruan dalam

menetapkan kebutuhan logistik yang kurang/tidak memandang kebutuhan ke

depan, kurang memperhatikan lingkungan, dan kurang cermat dalam

menganalisisnya. Kesalahan rencana ini bisa berkaitan dengan jenis dan

spesifikasi logistik, metode/cara pengadaan logistik, jumlah logistik, waktu

pengadaan logistik, tempat/asal pengadaan logistik, maupun kesalahan

dalam rencana harga logistik.

2. Salah Pengadaan

Salah pengadaan merupakan kekeliruan dalam proses pemenuhan

kebutuhan logistik, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, cara/metode

pengadaan, jumlah, harga, waktu, sumber logistik, maupun ketidaksesuaian

dengan prosedur dan aturan yang telah ditetapkan.

3. Salah Tempat

Salah tempat merupakan kekeliruan dalam peletakan logistik sehingga

bisa mengganggu kelancaran aktivitas suatu unit kerja dan atau organisasi

secara keseluruhan.

4. Salah Pakai

Salah pakai merupakan kekeliruan dalam penggunaan barang karena

tanpa disertai rasa tanggungjawab, baik secara teknis fungsional maupun hak

pemakaian barang.

5. Lalai Catat

Lalai catat merupakan kealpaan dalam pencatatan logistik, baik

menyangkut kegiatan dan waktu pencatatan itu sendiri, maupun menyangkut

kebenaran data, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi logistik, jumlah,

harga, sumber, tempat penempatan/pemakaian, kondisi, maupun data

pencatatan yang lainnya.

6. Lalai Rawat

Lalai rawat merupakan ketidakteraturan dan kesalahan dalam

perawatan logistik sehingga secara teknis dapat menimbulkan kerusakan

logistik yang dapat berdampak pada menurunnya tingkat kuantitas maupun

kualitas output, tidak tercapainya secara optimal batas umur pemakaian

barang, dan secara ekonomis dapat menimbulkan pemborosan bagi

organisasi.

7. Lalai Simpan

Lalai simpan merupakan kealpaan dalam penyimpanan logistik yang

berupa tidak ditempatkannya pada tempat yang semestinya sehingga

memungkinkan menimbulkan kerusakan dan penurunan kualitas logistik,

baik terhadap barang itu sendiri maupun barang yang lain, bahkan juga

dapat menimbulkan hilangnya logistik.

8. Lalai Kontrol

Lalai kontrol merupakan kealpaan dalam pengawasan, baik berkaitan

dengan kegiatan-kegiatan yang diawasi atau objek pengawasan, waktu

pengawasan, maupun metode pengawasan.

Dengan dapat diidentifikasi beberapa kesalahan umum dalam

pengelolaan logistik tersebut, diharapkan setiap organisasi mampu

melakukan tindakan antisipatif terhadap beberapa kesalahan umum tersebut

sehingga organisasi dapat mereduksi, bahkan dapat menghindari kesalahan-

kesalahan umum tersebut.

ASAS-ASAS DALAM MANAJEMEN LOGISTIK

Untuk menanggulangi berbagai kesalahan dalam pengelolaan logistik

maka ada beberapa asas yang harus diperhatikan bagi pengelola logistik

sebagai acuan untuk melakukan pengelolaan logistik. Beberapa asas tersebut

meliputi:

1. Asas Keahlian

Maksud dari asas keahlian, yaitu orang yang menangani dan

melakukan pengelolaan logistik harus benar-benar memiliki kompetensi

teoritis dan teknis operatif yang memadai dalam pengelolaan logistik.

2. Asas Kreativitas

Maksud dari asas kreativitas, yaitu orang yang menangani dan

melakukan pengelolaan logistik harus senantiasa mampu memberikan

berbagai alternatif tindakan dan solusi permasalahan berkaitan dengan

kegiatan manajerial maupun kegiatan operasional dalam upaya pengelolaan

logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan

organisasi.

3. Asas Ketelitian

Maksud dari asas ini yaitu orang yang menangani dan melakukan

pengelolaan logistik harus orang yang teliti, baik berkaitan dengan kegiatan

perencanaan dan penentuan kebutuhan logistik, pengadaan, pecatatan,

penyimpanan, pendistribusian, perawatan, maupun penyingkiran logistik

sehingga dapat memberikan data/informasi yang tepat dan benar. Di

samping itu, harus memiliki kepekaan terhadap adanya informasi yang salah

maupun hal-hal yang tidak semestinya sehingga dengan cepat dapat diambil

tindakan tertentu.

4. Asas Ketertiban dan Kedisiplinan

Maksud dari asas ketertiban, yaitu orang yang menangani dan

melakukan pengelolaan logistik harus mampu mengelola tugas-tugas

utamanya maupun mengelola waktu, baik berkaitan dengan kegiatan

perencanaan dan penentuan kebutuhan logistik, pengadaan, pencatatan,

penyimpanan, pendistribusian, perawatan, maupun penyingkiran logistik

sehingga tidak sampai terjadi penundaan pekerjaan maupun terhambatnya

pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi.

5. Asas Kualitas Pelayanan

Maksud dari asas kualitas pelayanan, yaitu orang yang menangani dan

melakukan pengelolaan logistik hendaknya tidak hanya mempertimbangkan

pencapaian tujuan dalam setiap kegiatan administrasi logistik dan efisiensi

secara finansial, tetapi juga harus mempertimbangkan kepuasan beberapa

pihak yang berkepentingan (stakeholder) dapat dilayani, baik terhadap

pengguna (user)maupun pemasok (supplier).

6. Asas Kesempurnaan Watak

Maksud dari asas kesempurnaan watak, yaitu orang yang menangani

dan melakukan pengelolaan logistik harus memiliki sifat-sifat sikap mental

dan moralitas yang baik, terutama sikap rasa memiliki, jujur, dan penuh

tanggungjawab.

7. Asas Efektivitas

Maksud dari asas ini adalah segala aktivitas yang dilakukan dalam

manajemen logistik mulai dari perencanaan logistik, pengadaan, pencatatan,

pendistribusian, pemeliharaan dan penghapusan logistik maupun dalam

penggunaan logistik harus senantiasa diorientasikan untuk mendukung

pencapaian tujuan organisasi.

8. Asas Efisiensi

Maksud dari asas ini yaitu dalam setiap kegiatan pengelolaan logistik

harus selalu memperhatikan dan menetapkan pertimbangan seminimum

mungkin biaya yang dikeluarkan, baik berkaitan dengan finansial, material,

waktu, tenaga, maupun pikiran.

Dari beberapa asas yang harus diperhatikan dan dilaksanakan dalam

pengelolaan logistik tersebut dapat dicermati bahwa asas-asas tersebut

berkaitan erat dengan personel sebagai pelaku (subjek) pengelola logistik

dan sistem kerja yang dibangun dalam suatu organisasi. Dengan demikian,

asas-asas pengelolaan logistik itu bisa terwujud dengan baik apabila

didukung secara bersama-sama oleh profesionalitas sumber daya manusia

sebagai pengelola logistik dan sistem kerja pengelolaan logistik yang tepat

di dalam suatu organisasi.

Kesalahan maupun penyelewengan umum dalam manajemen logistik

pada dasarnya dipengaruhi oleh dua variabel utama yaitu :

- lemahnya sistem kerja yang dibangun, dan

- perilaku buruk para pengelola karena rendahnya moralitas pegawai yang

terlibat dalam kegiatan pengelolaan logistik, baik pada tingkat manajemen

maupun petugas operasional.

Kedua faktor tersebut saling berkaitan dan tidak bisa dipisahkan satu

sama lain, dalam arti walaupun sistem kerja yang dibangun sudah memadai,

tetapi apabila moralitas para pegawai pengelola logistik rendah, mungkin

sekali terjadi penyelewengan dalam pengelolaan logistik, begitu pula

sebaliknya. Apalagi, apabila sistem kerja yang dibangun tidak memadai dan

tingkat moralitas pegawai rendah, dapat dipastikan terjadi tingkat

penyelewengan dalam pengelolaan logistik mencapai tingkat yang tinggi.

Oleh karena itu, dalam pengelolaan logistik, secara ideal dibutuhkan sistem

kerja yang memadai dan moralitas pengawai yang tinggi.

ETIKA DAN MORALITAS

Apabila kita tinjau secara etimologis, etika berasal dari kata

Yunani ethos,yang dalam bentuk jamaknya ta etha berarti adat istiadat atau

kebiasaan. Dalam pengertian ini, etika berkaitan dengan kebiasaan hidup yang

baik, aturan hidup yang baik, dan segala kebiasaan dan aturan hidup tersebut

dianut dan diwariskan dari orang yang satu ke orang yang lain maupun dari satu

generasi ke generai berikutnya. Kebiasaan ini kemudian melembaga dalam suatu

pola perilaku, sementara moralitas berasal dari kata Latin mos, yang dalam bentuk

jamaknyamores, yang berarti pula adat istidat atau kebiasaan dengan demikian

dalam hal ini bermakna sama dengan pengertian etika tersebut.

Dari tinjauan etimologis tersebut dapat diungkapkan bahwa pengertian etika

dan moralitas secara substansial sama, yakni keduanya menunjuk pada suatu

sistem nilai sebagai pedoman perilaku, baik bagi individu maupun bagi kelompok

dalam hidup bersama, yang kemudian sistem nilai ini dikembangkan dalam suatu

pola perilaku dan secara terus-menerus dilembagakan dalam praktek kehidupan

sehari-hari.

Etika dalam Pengelolaan Logistik

Merupakan suatu sistem nilai, aturan-aturan normatif sebagai pedoman

perilaku yang berupa perintah dan atau larangan yang bersifat langsung dan

konkret, yang senantiasa harus dijadikan pedoman dan pegangan di dalam

melakukan pengurusan dan pengelolaan logistik. Sacara lebih operasional, aturan-

aturan normatif tersebut tentunya juga melekat pada setiap tahapan dalam

pengelolaan manajemen logistik.

Berikut ini beberapa pedoman normatif yang penting dikembangkan dan

diimplementasikan dalam pengelolaan dan pengurusan logistik tersebut, yakni

setiap personel baik pada tingkat manajemen maupun petugas operasional yang

terlibat dalam pengelolaan dan pengurusan logistik :

1. Harus merencanakan pengadaan logistik dan mengambil keputusan pengadaan

logistik berdasarkan pertimbangan-pertimbangan yang objektif dan

konstruktif, bukan atas pertimbangan-pertimbangan kepentingan pribadi atau

kelompok atau unit kerja tertentu.

2. Harus menentukan dan menetapkan suplier untuk pengadaan logistik

berdasarkan hasil pembandingan dan pertimbangan yang objektif.

3. Harus menentukan dan menetapkan suplier untuk pengadaan logistik

bukan suplier yang memiliki ikatan keluarga.

4. Harus menyerahkan segala jenis dan bentuk bonus/komisi dari suplier kepada

organisasi.

5. Harus menyerahkan logistik sesuai dengan bukti penyerahan logistik, baik

berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, tempat, dan tanggal

penyerahan logistik.

6. Harus melakukan penghapusan logistik dengan pertimbangan-pertimbangan

yang objektif.

7. Dilarang meminta bonus/komisi ataupun imbalan dalam bentuk apa pun

kepada suplier untuk kepentingan pribadi.

8. Dilarang membuat dan atau menuliskan dan atau mengisi alat bukti pengadaan

logistik yang tidak sesuai dengan kenyataan, baik berkaitan dengan jenis dan

spesifikasi logistik, jumlah logistik, tanggal pengadaan, harga per satuan,

jumlah potongan, jumlah pajak, maupun total pembayaran yang dapat

merugikan organisasi.

9. Dilarang melakukan pengadaan/pembelian logistik secara fiktif.

10. Dilarang melakukan penyelewengan dana untuk kegiatan pengelolaan logistik

apa pun bentuknya.

11. Dilarang melakukan pencatatan logistik dengan tujuan menghilangkan logistik

demi pemenuhan kepentingan pribadi, baik dilakukan sendiri maupun secara

bersama-sama.

12. Dilarang melakukan tindakan diskriminatif dalam pendistribusian logistik,

baik berkaitan dengan waktu penyerahan logistik, jenis dan spesifikasi

logistik, maupun dalam pelayanan (service) yang diberikan.

13. Dilarang membuat laporan pemakaian logistik yang tidak sesuai dengan

kenyataan, yang dapat menyebabkan hilangnya logistik dan kerugian bagi

organisasi.

14. Dilarang melakukan tindakan pemborosan dalam pemakaian logistik.

15. Dilarang melakukan pemakaian/penggunaan logistik untuk kepentingan

pribadi.

16. Dilarang melakukan tindakan perusakan terhadap logistik milik organisasi.

Documents

ADMINISTRASI LOGISTIK