El Colegio Sagrado Corazón de Jesús

Administración y Organización de Oficinas

Adela de Altán

Jackeline Díaz Corzo 4to Perito Contador Clave: 4 12/10/2015

Planeación:

Proceso de la Planeación:

Paso 1: establecer 1 o varias metas.

La planeación empieza cuando la empresa necesita o desea algo.

Paso 2: Definir la situación actual.

A qué distancia se encuentra la empresa de cumplir sus metas.

De que recurso se dispone para alcanzarlas.

Solo después de analizar el estado actual se pueden trazar planes para un

progresivo futuro.

Paso 3: identificar las ayudas y los obstáculos de las metas (FODA).

¿Qué factores del ambiente interno y externo pueden ayudar a la empresa?

¿Qué factores pueden crearle problemas?

Paso 4: desarrollar un plan o medios de acción para alcanzar metas.

Paso 5: establecer el plan como una serie de actividades secuenciales o

paralelas e indicar para cada una de ellas lo siguiente:

Tipo de inicio y desarrollo.

Responsable y equipo de trabajo.

Recursos necesarios.

¿Qué se necesita?

Paso 6: indicar el sistema que evaluará y controlará el logro de los objetivos, y

resultados concretos en la función de la planeación.

Objetivos: tener objetivos para la planeación en el futuro.

Propósito: concreta a que la empresa se va a dedicar.

Misión: implica la responsabilidad de cumplir con el propósito establecido por la

empresa.

Estándar: unidad de medida establecida como criterio o nivel de referencia.

Políticas: son vías amplias verbales o escritas las cuales permiten al empresario

usar su iniciativa y su juicio en la interpretación de una acción o norma.

Estrategia: son las acciones.

Presupuesto: indica la cantidad que necesitará o con lo que cuenta para llevar a

cabo una actividad.

Planeación: elaboración de ciertos planes o estrategias.

Organización: es un sistema diseñado para alcanzar metas y objetivos.

Integración de personal: selección del personal , se busca a quienes tienen

cualidades que muchas personas tienen para poder crear una empresa.

Dirección: orientación, dirigir.

Control: comprobación, inspección o intervención.

Pronóstico:

Hipótesis, conocimiento anticipado de algún suceso.

Reglas:

Determinados comportamientos que se deben cumplir en determinados

lugares.

Procedimiento:

Serie de pasos ordenados que se siguen para cumplir un objetivo.

Método:

Manera en que se realiza una acción.

Programas:

Forma escrita en que se organiza una actividad.

Proyecto:

Planificación de actividades que se encuentran relacionadas de manera

que se llega a una meta.

Administración: es la fuerza que mantiene todo unido en una empresa,

la mantiene en movimiento.

Es la coordinación de los recursos de una organización.

Es necesaria donde quiera.

Sin ella no es posible que una empresa funcione.

Proceso para alcanzar metas organizacionales.

Sistema de funciones coordinadas, que contiene las decisiones adoptadas.

Proceso de tomar decisiones bajo condiciones de incertidumbre y riesgo

con recursos escasos y limitados, para alcanzar determinados objetivos y

obtener resultados.

Características de la administración:

Universalidad: se da donde quiera, que exista un organismo social, en él

tiene que existir coordinación sistemática.

Valor instrumental: se utiliza un medio en los organismos para lograr un fin.

Unidad temporal: al hacer planes no se deja de mandar, controlar,

organizar, etc.

Amplitud de ejercicio: se aplican todos los niveles de un organismo formal.

Interdisciplanidad: relacionada con matemática, estadística, economía,

principios de los procesos y métodos.

Flexibilidad: principios y técnicas que se puede adaptar a los diferentes

necesidades de la empresa.

Administradores:

Son individuos en una organización que dirigen las actividades de otras

personas, trabajan en una organización es un acuerdo sistemático entre

personas para llevar a cabo un objetivo específico.

Se clasifican en:

Producción: se encarga del óptimo aprovechamiento y de la adecuada

introducción de infraestructura en una empresa.

Mercadotecnia: sostiene en la empresa la responsabilidad de elaborar

métodos eficientes en el manejo y coordinación de los sistemas de venta.

Finanzas: se encarga de la obtención de fondos y del suministro del

capital, que se utilice el funcionamiento de la empresa, procurando

disponer de los medios económicos.

Recursos Humanos: departamento de vital importancia ya que mediante el

uso adecuado de programas de reclutamiento, selección, contratación,

capacitación, y desarrollo, se allega para la empresa.

Los administradores logran que las cosas se lleven a cabo por conducto de otras

personas, toman decisiones, asignan recursos y dirigen las actividades de otros

para poder alcanzar metas.

Roles interpersonal:

Representante: representa a la organización en todos los asuntos formales. Tienen

contactos con otras personas como sub-ordinarios, compañeros, etc.

Líder: define y crea el clima de buenas relaciones entre los miembros de la

organización, transmitiendo los valores y comportamientos aceptados por la

organización.

Enlace: debe interactuar con personas y organizaciones externas para

establecer contactos.

Roles informativos

Monitor: es responsable

Difusor: debe difundir la información internamente en la organización.

Portavoz: es el encargado de dar a conocer la opinión de la organización,

transmitiendo la información sobre las políticas.

Roles:

Emprendedor: el administrador identifica las fortalezas y debilidades de la

organización.

Gestor de anomalías: debe resolver los problemas.

Asignador de recursos: decide como se emplearan los recursos de la

organización.

Negociador: se encarga, de mantener relaciones con otras personas.

Habilidades en un administrador:

Habilidad conceptual: consiste en la habilidad para comprender las

complejidades de la organización global.

Habilidad Humana: consiste en la capacidad de trabajar con personas,

comprender sus actividades y motivaciones y aplicar un liderazgo eficaz.

Habilidad Técnica: consiste en utilizar conocimientos, métodos, técnicas y

equipos necesarios para la realización de sus tareas.

Es la selección de la mejor opción, tomando en cuenta 2 o más

posibilidades.

Cualitativas: hacen hincapié en valores sociales y naturaleza, altamente

personal.

Cuantitativas: cantidades, son útiles relacionadas con los medios que

deban emplearse para alcanzar un objetivo.

Diagnosticar y definir el problema (situación).

Obtener y analizar los hechos relevantes.

Desarrollar las opciones.

Evaluar opciones.

Seleccionar la mejor opción.

Analizar las posibles consecuencias de la decisión.

Organización:

Es clasificar las actividades, y responsabilidades y recursos en donde todas

las personas tienen que corporar para tener un mejor control y poder

ordenar en base a prioridades es necesario tener reglas y todo estos para

lograr una buena planificación.

La coordinación y ordenamiento de los recursos y tareas de la empresa

con el fin de facilitar el logro de sus objetivos.

Ejerce una función integradora que permite la articulación y coordinación

de los componentes de la empresa y facilita el desarrollo de los siguientes

procesos.

Agrupa y delimita actividades de la empresa:

Asigna funciones y tareas.

Determina niveles de jerarquía.

Suministra métodos de trabajo.

Establece relaciones entre unidades de trabajo.

Asigna responsabilidades.

Define líneas de autoridad.

Define la estructura de la empresa.

División del Trabajo:

Departamentalización: distribución del trabajo por departamentos aplicando los

procedimientos establecidos. Definir que va a hacer cada departamento.

Coordinación del trabajo:

Coordinación, supervisar (división de trabajo). Delegación, dar responsabilidad,

confiar.

Cargos en una Empresa:

Gerente General: es el responsable de la estrategia de la empresa. Coordina

y controla operaciones, revisa la estrategia y las estructuras de la empresa.

Gerente de Producción: es encargada de supervisar dentro de un proceso

productivo se cumpla con sus objetivos.

Gerente de ventas: se dirige hacia la colocación de los productos o

mercancías, que la empresa fabrica o simplemente comercializa.

Gerente de finanzas: tiene como función y sus tareas: finanzas, contabilidad,

auditoría interna, su administración puede tener unos límites muy amplios.

Gerente de marketing: estudios de mercadeo de nuevos productos,

conocimiento del mercado y del sector en que se opera la empresa.

Gerente de personal: recepción y acogida de nuevos trabajadores,

administración de salarios, relaciones laborales, resolución de conflictos laborales.

Organización lineal:

Autoridad lineal o única: es la autoridad única y absoluta del superior sobre

sus colaboradores.

Líneas formales de comunicación: la comunicación entre los órganos o

cargos existentes en la organización es realizada únicamente a través de las

líneas que existen en el organigrama.

Centralización de las decisiones: sucede que la autoridad que comanda

toda la organización centraliza los canales.

Aspecto piramidal: en la jerarquía disminuye el número de cargos u órganos.

Organización funcional:

Autoridad funcional o dividida: es una autoridad que sustenta el

conocimiento.

Línea directa de comunicación: directa y sin intermediarios.

Descentralización de las decisiones: se delegan a los órganos o cargos

especializados.

Énfasis en la especialización: especialización de todos los órganos a

cargo.

Organización línea-funcional:

Organización lineal o militar.

Se transmite a través de un solo jefe.

Especialización de cada actividad.

Organigramas:

Vertical: los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.

Horizontal: los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

Circular: los niveles jerárquicos se grafican desde el centro hacia la periferia.

Mixto: se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

Dirección:

Valioso activo dentro de la empresa. Se puede entender como la

capacidad para guiar y motivar a los trabajadores hacia el logro de los

objetivos de la empresa, mientras se establecen relaciones duraderas

entre los empleados y la empresa.

Implica el logro de objetivos con y por medio de personas. El empresario es

quien dirige una empresa y está en busca de una dirección eficaz.

Liderazgo:

Es la capacidad de persuadir a otro, de buscar con entusiasmo objetivos

definidos.

Líderes autocráticos o autoritarios: lo que el jefe dice se hace y punto,

centralizan el poder y toman decisiones en sí mismos.

Líderes democráticos: el jefe o líder considera la opinión de los empleados y

entre todos toman las decisiones.

Líderes “déjalo ser”: le dice a los empleados que resuelvan los problemas

como puedan.

Autocráticos:

Tienen iniciativa.

Tienen un mayor control en las personas.

Desventajas:

Desagrada a las personas.

Trabajan a medio vapor.

Democráticos

Comparte con su grupo.

Confianza en trabajadores:

Confianza- Democrático.

Confianza nula- Autoritaria.

Seguridad en sí mismo

Baja- Democrático.

Alta- Autoritario.

Valores Humanos:

Justicia

Equidad

Honradez

Igualdad

Responsabilidad

Alta- Democrática

Baja- Autoritario

Conocimientos

Alta- Democrático

Baja- Autoritario

Experiencia

Alta- Democrático

Baja- Autoritario

Tipos de empresa:

Conservadora- Autoritaria

Flexible- Democrática

Problemas a resolver:

Organizacionales- Autoritaria

Departamentales- Democrática

Presión del tiempo

Alta- Autoritaria

Baja- Democrática

Poder para ajustarse a las situaciones

Poder personal

Poder legítimo

Poder basado en la pericia

Poder coercitivo fuerza y en la imposición

Motivación:

Es el impulso de una persona para realizar su trabajo, porque desea

hacerlo con el fin de satisfacer sus necesidades. Consiste en encontrar las

necesidades de un trabajador y de ayudarlo a satisfacerlas para que se

sienta con ganas de trabajar.

Fisiológicas: un salario suficiente para que pueda satisfacer sus necesidades.

Seguridad: jubilación, seguro médico.

Aceptación: ser parte de una empresa, tener amigos, ambiente agradable de

trabajo.

Estimación: sentirse importante.

Autorrealización: aprender más del trabajo y realizarse.

Autorealización

Estimación

Aceptación

Seguridad

Fisiológicas

Aspectos para mantener un buen ambiente laboral: oportunidad de

participar y tomar decisiones en la empresa, reconocimiento y el estímulo.

Estabilidad laboral ofrecida por la empresa al trabajador, oportunidad de

capacitación y desarrollo personal.

Trato amable, justo y respetuoso.

Equidad y la justicia en el manejo de conflictos.

Comunicación:

Transferencia de información, ideas, conocimientos o emociones mediante

símbolos convencionales, debe ser en 2 sentidos se comunica algo, se recibe y se

contesta.

Pasos de la comunicación:

Elaboración de una idea ¿Qué?

Codificación ¿Cómo? Método de transmisión

Transmisión: ¿Porqué? Medio

Recepción: recibió

Decodificación: ¿Cómo la recibió?

Uso: Utilice el mensaje recibido

Barreras de la comunicación:

Barreras personales

Barreras físicas

Barreras semánticas

Técnicas para la comunicación efectiva:

Retroalimentación

Uso de comunicación cara a cara

Lenguaje simple

Uso correcto de la redundancia

Comunicación de apoyo

La comunicación dentro de una empresa puede ser:

Vertical

Ascendente

Descendente

Horizontal

Medios de comunicación empresarial:

La entrevista

Los afiches

Las circulares

Los memorandos

Las cartas

Las carteleras

Las reuniones

El internet

La mensajería

Control Interno:

Es la capacidad para dirigir o guiar los acontecimientos o hechos de la vida. Para

tener control interno se necesitan dos cosas, crecer y actuar de manera que se

ejercite la habilidad para dirigir la vida.

Planear

Establecer objetivos

Tomar riesgos

Asumir responsabilidades

Las creencias que no tienen control sobre hechos toman la forma de supuestos.

Riesgos

Las personas con control interno están deseosas de tomar riesgos moderados,

porque creen que pueden influir en los resultados.

Creatividad e Innovación:

Es la generación de una idea nueva, mientras la innovación se define como la

conversión de esa idea en nuevo producto, servicio o método de producción.

Generación de ideas: crear la idea

Mantenimiento de ideas

Simple las puedes hacer

Apropiado que necesiten adaptarse

Relaciones Humanas:

Habilidades:

Qué son

Capacidades de trabajar para desarrollo en la empresa como puedo desarrollar

yo mis capacidades en el colegio y en el trabajo.

Es mantener dentro de los individuos relaciones cordiales, vínculos amistosos,

basadas en ciertas reglas aceptadas por todos, fundamentalmente en el

reconocimiento y respeto de la personalidad humana.

Capacidades:

Humildad, el empresario ha comprendido que depende de los demás y humilde

de sus subordinados para el funcionamiento de su empresa.

Deben hablar el mismo lenguaje que los empleados.

Comportamiento humano: poner respeto o respetando las opiniones de los

demás, así el problema de la convivencia se reducen.

Apertura

Sensibilidad

Sociabilidad

Respeto o autoridad

Adaptación

Objetividad

Desarrollarlas poniendo en práctica.

En el colegio se van desarrollando como seguir instrucciones, escuchar a los

compañeros y maestros el respeto, puede tener una meta a corto o largo plazo.

Empresa

Una persona tiene que tener mente abierta, puede adaptarse a cualquier

cambio, aceptar las opiniones de los demás y también a las personas respetar a

la autoridad.

Mejorar la sociabilidad ser más abierta, conocer a gente nueva, humildad no ser

superior a nadie, adaptarse a cualquier cambio enorme. Tener objetivos claros y

tener confianza en mí mismo.

Funcional, debe estar acuerdo con los objetivos que se propusieron.

Económico tener más por menos.

Seguimiento de la idea, tomar la acción necesaria para convertir la idea en

realidad.

Control

Consisten en la medición y corrección del rendimiento de los componentes de la

empresa con el fin de asegurar que se alcancen los objetivos y los planes ideados

para su logro.

Tiene como fin señalar las debilidades y errores para rectificarlas e impedir su

repetición.

Se puede realizar de diferentes maneras:

Observar directamente a sus empleados.

Con ayuda de personal autorizado

Auditar periódicamente

Revisión de las operaciones o investigaciones especiales

Revisión de planes pasados

¿Dónde?

¿Qué pasó?

¿Por qué?

Elementos del Control:

Cantidad: cuanto se tiene que producir.

Calidad: estado adecuado para el producto.

Uso de tiempo: producción por hora.

Costo: fabricación no sobrepase mis costos o precio estimado.

Tipos de control:

Facilita ajustar estándares.

Brinda Info. sobre Calidad

Cantidad

Uso del tiempo

Costo

Verifica:

Cuándo

Cómo

Qué pasó

Por qué

Estado actual

Compara lo planeado con lo realizado

Función del control

Control usado para el desempeño.

Control para salvaguardar activos.

Control de calidad. Inspecciones control de estadísticas de calidad.

Control diseñado para limitar el ejercicio de autoridad. Organigramas

Control para medir el desempeño del trabajo. Notas, estadísticas

Control para planear y programar operaciones. Pronósticos, presupuestos.

Control que permite la alta gerencia cuidar varios planes y programas.

Control diseñado para la motivación de los miembros de la empresa.

Incentivos, promociones, descuentos, encuestas, retroalimentación.

Proceso del control:

Es un proceso que se debe de llevar a cabo de manera precisa y adecuada, el

exceso del control genera desconfianza y paraliza la organización.

Establecimiento de estándares o patrones:

Unidad de medida, que sirve como modelo patrón. Identificar lo realizado. Evalúa

lo medido enfocándose en todos los niveles de la empresa.

Recolección de datos

Gráficas

Datos históricos o estadísticos

Cuestionarios

Informes verbales o escritos

Procedimientos

Normas

Observaciones personales

Aplicación de los estándares o patrones:

Aplicación de las técnicas adecuadas de acuerdo con las normas establecidas y

según la situación específica del trabajo que se realiza o se va a realizar.

Comparación de estándar o patrón y lo real:

Funcionamiento actual de las actividades que se van a controlar con el patrón o

estándar previamente establecido. Establecer un nuevo estándar.

Acción preventiva y correctiva:

Esfuerzos están encaminados a que los resultados correspondan a los estándares.

Relación del control con el proceso administrativo:

Relación del control con la planeación: el control consiste en supervisar que las

tareas planeadas se lleven a cabo. El control de lo planeado se puede realizar

mejor si se utilizan algunos ejemplos útiles como estándares, procesos, tiempos,

promedios, etc. El control complementa la planeación en el sentido de

establecer nuevas metas que estén de acuerdo con la realidad y corregir las

metas actuales, hacer pequeños ajustes a los estándares.

Relación del control con la organización: proporciona resultados de medición

que se hacen con respecto a cómo funciona la estructura de la empresa, si las

actividades que se realiza cada persona están coordinadas para alcanzar el

logro de los objetivos de la empresa.

Relación del control con la dirección: encuentra la mejor manera de

dirigir al personal mediante la aplicación de mediciones y verificación de la

satisfacción de los empleados en el ámbito laboral.

Control de auditoría administrativa: se encarga de revisar las diferentes

actividades o funciones que se llevan a cabo en la empresa y verificar que se

realicen de la mejor forma. Algunos beneficios derivados de una auditoría

administrativa son:

Revisión de las nuevas políticas de la empresa.

Identificación de las áreas principales que se requieren atender.

Control de presupuestos: establecen unidades, el comportamiento

esperado de una variable, puede ser medido en:

Dinero

Horas, kilos o libras

Control de costos: evaluación de tipo comparativo de los costos actuales en

relación con un patrón apropiado de estándares que facilitan una constante y

permanente evaluación y especificación de las medidas correctivas. Este tipo de

control permite que la empresa tenga el cuidado debido y que el manejo

contable y financiero sea el adecuado.

Control de inventarios: un buen sistema de control de inventarios busca

tener los artículos adecuados en las actividades adecuadas y en el momento y

lugar adecuado.

Objetivos:

Disminuir la inversión.

Disminuir costo de almacenamiento.

Elementos del control:

Presupuesto: cálculo y negociación anticipada de los ingresos y egresos

Establece prioridades

Evalúa la consecución de sus objetivos.

Gráficas: herramienta estadística

Determina el estado de control de un proceso.

Registro

Documento donde se relacionan ciertos acontecimientos

Estándares: normas usuales, propósitos los objetivos a alcanzar las metas.