ADMINISTRACIJA I PROTOKOL 1.KOLOKVIJ Noviji razvoj komunikacije/korespodencije Tehnicko-tehnoloski razvoj i kasniji razvoj nauke, doprinose pronalazenju pogodnijih sredstava i podloga za pisanje. Uporedo idu i razvoj industrije, trgovine, saobracaja, ali i visi stepen obrazovanosti ljudi, sirenje znanja stranih jezika i prevalentnost koristenja odredjenih jezika u svijetu (prvenstveno engleskog). Znacaj komunikacije/korespodencije Komunikacija/korespodencija vremenom su dobijali sve vecu ulogu i znacaj. Poslovno komuniciranje/administracija komplementarna je svakom poslovnom kontaktu subjekata koji se bave biznisom i njihov je nuzni pratilac. Nema pravnog posla u kojem administriranju nema mjesta i kod kod kojeg nije neophodno pismeno komuniciranje izmedju dva ili vise lica (pravnih ili fizickih). Vrste poslovne administracije 1.Industrijska - podrazumijeva niz kontakata i poslovnih aranzmana izmedju proizvodjaca i njegovih dobavljaca s jedne, i kupaca s druge strane. Proces proizvodnje se ne moze zamislite bez poslovne pismene korespodencije. 2.Usluzna (trgovinska, transportna, ugostiteljska i turisticka dj.) - podrazumijeva da opseg ovih djelatnosti bez administracije ne bi postojao u onoj mjeri u kojoj postoji danas. 3.Bankarska - podrazumijeva razne vrijednosne papire (mjenice, cekove, dionice). Aspekti poslovne administracije 1.Pravni aspekt 2.Ekonomski aspekt 3.Racunovodstveni aspekt 4.Promotivni aspekt Pravni (ugovorni) aspekt Pravnim odnosima prethode odredjeni pismeni kontakti izmedju dva ili vise lica. Zakljucenje odredjenog ugovora u pismenoj formi predstavlja znatno visi oblik pravne sigurnosti nego sto je to sa onim u usmenoj formi. Prilikom vodjenja sporova pred sudovima insistira se na utvrdjivanju dokaza na pismenoj bazi (nalog, ugovor). Druga dokazna sredstva kao sto su svjedoci imaju znatno manju pravnu snagu. Ekonomski (komercijalni) aspekt Proces razmjene robe izmedju poslovnih partnera se moze zasnivati na njihovom usmenom dogovoru. U praksi se taj proces najcesce temelji na pismenoj korespodenciji izmedju poslovnih partnera. Proces planiranja i organizovanja poslovne aktivnosti praceno je odgovorajucom poslovnom dokumentacijom bez koje bi odvijanje te aktivnosti bilo prakticno nemoguce. Racunovodstveni aspekt

Poslovne promjene nastale kod poslovnih subjekata biljeze se u odgovarajucim racunovodstvenim evidencijama. Jedno od osnovnih racunovodstvenih nacela je nacelo dokumentovanosti. Poslovne promjene mogu biti evidentirane iskljucivo na osnovu validne dokumentacije, kojom se potvrdjuje da je data poslovna promjena uistinu nastala. Promotivni aspekt Svaki poslovni subjekt nastoji da predstavi kupcima svoje proizvode, uslugu i ideje. Promovisanjem svojih proizvoda upoznaje kupce sa cijenama, ambalazama, popustima itd. Specificni slucajevi kojim se poslovni subjekat obraca javnosti putem masovnog informisanja mogu biti: 1.demantovanje odredjenih (dez)informacija kojima se moze nanijeti steta. 2.predocavanje sirem broju lica odredjenih podataka, koji ga preporucuju kao kvalitetnog proizvodjaca. Subjekti u poslovnoj administraciji Bavljenje poslovnom administracijom podrazumijeva angazovanje lica koji moraju posjedovati odredjeno obrazovanje, dobro poznavati prilike i trendove te trziste roba i usluga. Za ostalo obrazovanje potrebna znanja ticu se pismenosti, poznavanja stranih jezika, rukovanje sredstvima komuniciranja (kompjuteri, internet). Za strucno obrazovanje znanja i vjestine su zahtjevniji ukoliko se radi o poslovnom administriranju u uzoj i konkretnijoj oblasti. Subjekti u sirem smislu Dva su osnovna subjekta u vrsenju poslovne adminstracije 1.Posiljalac (adresant) je lice koje pise i salje odredjeni poslovni akt. 2.Primalac (adresat) je lice koje prima poslovni akt koji mu je upucen. Administratori su u ulozi sluzbenika koji ne trebaju imati posebno strucno obrazovanje pa ga moze vrsiti i lice sa nizom skolskom spremom. Subjekti u uzem smislu Pri administriranju uzih poslovnih djelatnosti neophodno je angazovanje strucnijih, skolovanijih i iskusnijim administratorima. Kod Ugovora o prodaji osnovni subjekti poslovnog administriranja su prodavac i kupac, kod Ugovora o komisionu to su komitent (nalogodavac) i komisionar, a kod Ugovora o licenci davalac (ustupalac) i primalac (sticalac) licence. Kada se radi o vrijednosnim papirima npr. kod mjenice, subjekti su trasant (izdavalac mjenice), remitent (korisnik mjenice), te trasat (lice kojem se daje nalog za isplatu mjenicne svote). Kod ceka subjekat je banka. Kancelarijsko poslovanje se odnosi na radne (sluzbene) aktivnosti koji se ticu vodjena evidencija, te rukovanja sluzbenom postom. Moze imati: a) siri smisao - podrazumijeva poslove vezame za primanje, otvaranje, pregledanje i razvrstavanje sluzbene poste, te njeno evidentiranje, dostavljanje na obradu, otpremanje, razvodjenje i arhiviranje. b) uzi smisao - podrazumijeva i druge opste poslove koji se ne mogu okarakterisati strucnim. Osnovni pojmovi kancelarijskog poslovanja

- Prilogom se naziva svaki pismeni sastav (dokument, tabela, grafikon), kao i fizicki predmet koji se prilaze uz akt dopunjavanja, objasnjenja ili dokazivanja sadrzine akta. - Predmetom se oznacava skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili zadatak, pod uslovom da predstavlja posebnu i samostalnu cjelinu. - Dosijeom se podrazumijeva skup vise predmeta koji se odnose na istu materiju ili istu pravnu ili fizicku osobu, uz uslov da se kao jedna cjelina cuvaju na istom mjestu. Moguce je postojanje dvije vrste dosijea: a)dosije po materiji i b)dosije po pravnoj ili fizickoj osobi. - Fascikla oznacava omot, kutiju, sanduk, korice gdje je radi cuvanja po zavrsetku, slozeno vise predmeta ili dosijea, koji se odnose na istu materiju. Arhivskom gradjom se naziva cjelokupni izvorni i reprodukovani dokumentacioni materijal nastao u radu organa vlasti. Osnovni pojmovi kancelarijskog poslovanja - Registraturski materijal su spisi, fotografski i fonogranski snimci, te na drugi nacin sastavljeni zapisi i dokumenti nastali u radu organa vlasti. - Pisarnica je organizaciona jedinica, nekada i radno mjesto, u sastavu organa vlasti, gdje se obavljaju poslovi koji obuhvataju: primanje, otvaranje, pregledanje i rasporedjivanje poste. - Arhiva je prostor gdje se privremeno cuvaju zavrseni predmeti i akti, evidencije o njima, te rijesena posta. Organizacija kancelarijskog poslovanja Zahtijeva odredjene pripremne radnje koje se sastoje u sljedecem: 1. Odredjivanje lokacije za obavljanje kancelarijskog poslovanja 2. Odredjivanje sluzbenog lica za vrsenje poslova kancelarijskog poslovanja 3. Utvrdjivanje oznaka za radna mjesta kojima se posta dostavlja na postupanje. Prostorni i tehnicki aspekt U odredjivanju lokacije za vrsenje kancelarijskog poslovanja treba za to odrediti jedno mjesto. Opsti uslovi za ispunjenje se mogu grupisati u: a)prostorne - odabir objekta sa maksimalnom funkcionalnoscu za kancelarijske poslove i pogodnom lokacijom (pristupacnoscu), b)tehnicke - objekat se vidno obiljezava punim nazivom organa, uz obezbjedjenje ulaza i sluzbe za davanje informacija strankama itd. c)fizikalne - radne prostorije trebaju biti dovoljne prostrane i maksimalno osvijetljene prirodnim i elektricnim putem, i d)klimatske - radne prostorije trebaju biti prozracne i sa odgovarajucim namjestajem i opremom, obezbijedjenim grijanjem itd. Nacini organizovanja pisarnice Pisarnica se moze organizovati na dva nacina, kao: a) sopstvena (vlastita) - subjekat zeli organizovati poslove samo za svoje potrebe, ili kao b)zajednicka - za funkcionisanje vise manjih sluzbi u jednom objektu, cime se doprinosi racionalnijem, efikasnijem i ekonomicnijem vrsenju kancelarijskih poslova. Odredjivanje sluzbenog lica Poslove u pisarnici moze obavljati samo sluzbeno lice koje za to bude ovlasteno od strane rukovodioca organa vlasti. Duzno je organizovati poslove tako da sluzbeni predmeti, pecati, stambilji i dr. radi sigurnosti stalno budu pod njegovim nadzorom. Odredjivanje sluzbenika koji je ovlasten za primanje poste u rad, moze biti izvrseno na sljedece nacine: 1. Odredjivanje sluzbenika u organima u kojim postoje organizacione jedinice (sektori, odjeljenja, odsjeci i sl.)

2. Odredjivanje sluzbenika u organima u kojima ne postoje organizacione jedinice. Nacela kancelarijskog poslovanja Savjesnost i odgovornost je prvi i najvazniji uslov za odvijanje kancelarijskog poslovanja. Njih se neophodno pridrzavati za pravilno i lakse obavljanje poslova. Nacelo ekonomicnosti Kancelarijsko poslovanje se treba odvijati tako da se vrijeme i troskove svedu na sto moguce manju mjeru za organ vlasti i za druga lica koja u njemu ucestvuju. Nacelo ekonomicnosti u sebi subsumira dva nacela: nacelo brzine i nacelo stednje. Nacelo ekspedivnosti Zahtijeva da se svi poslovi i postupci trebaju blagovremeno zapoceti i okoncati. Optimum ekseditivnosti bi se mogao postici kada bi se postupci okoncali istog dana kada su dostavljeni slu benom licu. Potrebno je izbjegavati gomilanje poslova. Ako dodje do odlaganja daje se prioritet u odnosu na kasnije pristigle i zaprimljene. Ovo nacelo ne smije ici na stetu kvaliteta. Nacelo jednostavnosti se moze odrediti kao zahtjev da se kancelarijski poslovi obavljaju sto jednostavnije. Treba teziti izvrsenju svake radne operacije uz minimalno angazovanje sluzbenika, najmanji broj njegovih tjelesnih pokreta i sto manje angazovanje sredstava rada, a da posao bude okoncan uspjesno, pravilno i kvalitetno. Nacelo tacnosti Prema njemu svi podaci sadrzani u evidencijama koje se stvaraju u kancelarijskom poslovanju smatraju se tacnim. Svaki podatak u knjige evidencije mora da se upise tacno onako kako je propisano i mora odgovarati stvarnom stanju. Nacelo jedinstvenosti (jednoobraznosti) Pravni sistem podrazumijeva da pravni propisi budu uskladjeni (jedinstvo pravnog poretka), od visih ka nizim, te da ih vrlo cesto prate razni provedbeni akti. Svaka radnja kancelarijskog poslovanja treba da bude vrsena na jedinstven (jednoobrazan) nacin. Ovo nacelo podrazumijeva da se u radu svih organa i organizacija koriste isti formulari sto olaksava saradnju medju njima i omogucava uspjesno obavljanje poslova. Nacelo preglednosti Kancelarijsko poslovanje treba biti vodjeno na pregledan nacin. Neophodno je evidenciju vrsiti na propisanim obrascima, uredno i citljivo. Imena fizickih i pravnih lica se radi uocljivosti pisu velikim stampanim slovima. Pohrana predmeta i akata se vrsi prema vrsti oblasti i po godinama. Slaganje se vrsi u adekvatnom prostoru (ormarima, kasama) sto omogucava njihovo brzo pronalazenje. Nacelo budnosti Cuvanje dokumentacije mora biti neprekidno i ostvaruje se na vise nacina. U toku radnog vremena, svi akti i predmeti, pecati, stambilji i zigovi trebaju biti pod neposrednom kontrolom ovlastenog sluzbenika. Izvan radnog vremena, nacelo budnosti se ostvaruje tako

sto se dokumentacija cuva u zakljucanim ormarima, kasama, stolovima ili zakljucani u radnoj prostoriji. Mogu se obezbjedjivati i instaliranjem alarmnih uredjaja. Osnovne radnje u kancelarijskom poslovanju su: 1.Primanje poste 2.Otvaranje poste 3.Pregledanje poste 4.Rasporedjivanje (signiranje) poste 5.Zavodjenje akata 6.Zdruzivanje akata 7.Dostavljanje akata u rad 8.Rad sluzbenika na sjesavanju akata 9.Rokovnik predmeta 10.Vracanje rijesenih akata pisarnici 11.Razvodjenje akata 12.Otpremanje poste 13.Arhiviranje akata 14.Cuvanje akata. Prijem poste Mjesto prijema poste je ono odredjeno od rukovodioca organa vlasti, pri cemu je uputno da se odredi jedno mjesto. Najprikladnije je da to bude pisarnica. Vrijeme primanja poste moze biti dvojako: a)u toku radnog vremena b)poslije radnog vremena i u dane kada sluzba ne radi. Nacin primanja moze biti: a)neposredno od stranke i b)putem kurira. Potvrda o prijemu podneska se izdaje kada stranka vrsi licnu predaju poste sluzbeniku u pisarnici kao dokaz da je podnesak predat. Otvaranje, pregledanje i signiranje poste Kod otvaranja poste treba imati u vidu ovlastenje za tu radnju koju vrsi rukovodilac sluzbe ili daje ovlastenje drugom sluzbenom licu. Postu treba otvoriti, pregledati i signirati istog dana kada je primljena. Pri otvaranju poste se ne smije dozvoliti povreda pecata i drugih oznaka. Zbog toga se ostecene posiljke otvaraju u prisustvu dva sluzbenika. Pregledanjem poste se utvrdjuje a)na koju se materiju posta odnosi b)da li posiljka sadrzi priloge i koliko c)ima li u koverti priloga koji su adresirani na drugi organ ili pravno lice d)sadrzi li posta novac ili neku drugu vrijednost. Signiranje vrsi rukovodilac ili za to ovlasteno lice tako sto se u gornjem desnom uglu podneska upisuju podaci: a)broj organizacione jedinice nadlezne za rjesavanje akta b)datum otvaranja poste i c)potpis lica koje je signiralo postu. Zavodjenje akata

izvodi sluzbenik pisarnice. Svaki akt se zavodi u odgovarajucu knjigu evidencije. Vrijeme zavodjenja akata je isti dan kada je sluzbenik pisarnice primio signiranu postu. Redoslijed zavodjenja akata: a)prvo se zavode telegrami i hitni akti b)zatim se vrsi zavodjenje akata u odredjenom roku c)tek onda zavodjene ostalih akata. Postupak zavodjenja akata sadrzi vise radnji: a)odredjivanje klasifilcione oznake osnovne grupe u koju akt spada b)odredjivanje podgrupe c)razvrstavanje akata - se vrsi u dvije grupe: 1.predmeti i akti koji spadaju u upravni postupak 2.predmeti i akti koji ne spadaju u upravni postupak, i d)upisivanje akata. Osnovne knjige evidencije U osnovne knjige evidencije se upisuju svi predmeti i akti koji se nalaze u nadleznosti organa. Postoji pet osnovnih knjiga evidencije: 1.Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka 2.Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka 3.Djelodovnik predmeta i akata 4.Djelodovnik za povjerljivu i strogo povjerljivu postu 5.Arhivska knjiga.Prijemni stambilj je pomocno sredstvo, za kojeg se prethodne utvrdjuje oblik i sadrzaj, a za svrhu ima upisivanje podataka o prijemu na rjesavanje zahtjeva ili drugog akta. Stavljanje njegovog otiska se vrsi odmah po zavrsetku upisa podataka za neki akt. U prvu rubriku prijemnog stambilja se upisuje arapski broj organizacione jedinice ili radnog mjesta. U drugu rubriku se unosi broj klasificione oznake u koju je raspored izvrsen. U trecu rubriku redni broj pod kojim je izvrseno zavodjenje u knjigu evidencije. U cetvrtu rubriku se upise broj priloga, arapskim slovima.

Omoti za predmete i akte U njih se smjestaju zahtjevi i sl. i sluzi za njihovo lakse cuvanje. Mogu biti izradjeni u pet boja (bijela, zelena, plava, zuta i crvena) od kojih svaka ima odredjenu namjenu. Na naslovnoj i prvoj unutrasnjoj stranici omota se vrsi upisivanje odredjenih podataka. Zdruzivanje akata Svi akti koji se odnose na isti podnesak priloze se i smjeste u isti omot za spis (kompletiranje spisa). Kod zdruzivanja akata razlikujemo: 1.redovno zdruzivanje se vrsi nakon upisa podataka na naslovnoj i prvoj unutrasnjoj strani omota za spis i 2.Dopunsko zdruzivanje dolazi naknadno kada odredjeni predmet bude dostavljen ovlastenom sluzbeniku na rjesavanje. Dostavljanje predmeta i akata u rad Predmet se dostavlja u rad nadleznom sluzbeniku. Primalac ima obavezu upisati: a)datum prijema akta i b)staviti svojerucni potpis. Dostavljanje putem interne dostavne knjige se vrsi putem rukovodioca i podrazumijeva dvije osnovne radnje: a)upis propisanih podataka u internu dostavnu knjigu i b)dostavljanje predmeta u rad ovlastenom sluzbeniku.

Dostavljanje putem knjige za licnu postu se koristi postu koja glasi na licno ime sluzbenika koji je obavezan potpisati i potvrdu i datum prijema posiljke. Dostavljanje sluzbenih glasalila i casopisa uz namijenjenji karton gdje sluzbenici odlukom rukovodioca imaju pravo na odredjene sluzbene casopise i sl. Dostavljanje racuna se vrsi putem knjige primljenih racuna, koja je namijenjena samo za racune. Postoji i knjiga za otpremu racuna namijenjena za evidenciju racuna "izlaznog" karaktera. Rad sluzbenika na rjesavanju akata Moze podrazumijevati: a)nacin prikupljanja podataka za rjesavanje predmeta - podaci se moraju zahtijevati od stranke ili se prikupljanje vrsi od druge organizacione jedinice i sluzbenika. b)davanje razloga stranci zbog kojih se njen zahtjev ne moze rijesiti u roku - vrsi se putem pismenog obavjestenja gdje se daje uputstvo o pravnom lijeku sa rokovima. c)formu i sadrzaj sluzbenog akta - njegovni elementi se dijele na osnovne i sporedne, i d)nacin vracanja rijesenih predmeta pisarnici - vracanje vrsi sluzbenik koji je rjesavao predmet, koji moze biti a)u cjelini rijesen b)nerijesen predmet. Rokovnik predmeta je faskicla ili pretinac u ormaru, namijenjen za predmete po kojima se nastavlja rad. Mora imati 32 faskcikle oznacene datumima u mjesecu dok oznacena brojem 32 ima za svrhu odlaganje predmeta ciji rok za dostavljanje istice u sljedecem mjesecu. Vraceni predmeti se cuvaju do oznacenog dana kada se vrsi njegovo izuzimanje: a)ukoliko trazeni akt stigne prije isteka roka odredjenog za cuvanje predmeta u Rokovniku, i b)ako do dana predvidjenog za cuvanje predmeta, trazeni dokument nije stigao, sluzbenik ce na dan isteka roka, izuzeti predmet iz Rokovnika i dostaviti ga nadleznom sluzbeniku uz objasnjenje da ista nije stigla. Razvodjenje akata i predmeta Kada je predmet ili akt u cjelini rijesen, prije razvodjenja akta se obavezno provjerava da li se u omotu spisa nalaze svi dokumenti evidentirani na njegovoj prvoj unutrasnjoj stranici, te da li sluzbeni akt sadrzi sve propisane elemente. Razvodjenje podrazumijeva dvije radnje: a)dostavljanje akta stranci i b)upisivanje u odgovarajucoj knjizi evidencije podataka o nacinu kako je predmet ili akt rijesen. Otpremanje poste Bitni elementi otpremanja poste su: a)vrijeme otpreme b)priprema poste za otpremu c)otprema poste kurirskim putem i d)otpremanje putem postanske sluzbe. Priprema poste za otpremu podrazumijeva vise radnji: a)obezbjedjenje potpisa ovlastenog sluzbenika b)osiguranje da potpisani akt bude ovjeren pecatom c)upisivanje predvidjenih podataka u otpremnu knjigu d)pakovanje poste e)popunjavanje koverte.

Vrste pisama (akata) Prema sadrzaju, pisma se mogu podijeliti na: a)privatna b)sluzbena c)drustvena d)poslovna. Privatnim pismima se vrsi razmjena misli i saopstenja izmedju fizickih lica povodom privatnih stvari. Drustvena pisma nastaju pri vrsenju prepiske odredjenih lica sa drustvenim, politickim i dr.organizacijama, ili medju njima samima. Sluzbeno pismo (akt) je svaki pisani sastav kojim se pokrece, mijenja, prekida ili zavrsava odredjena sluzbena radnja nekog organa vlasti. Moze se pojaviti u obliku: 1.Primljenog (ulaznog) i vlastitog (izvornog) akta - primljeni podrazumijevaju se pod one koje organ vlasti zaprimi od nekog drugog organa vlasti, pravnog lica ili stranke - sopstveni su oni putem kojih organ vlasti po svojoj inicijativi prvi put pokrece odredjenu sluzbenu radnju njegove nadleznosti. 2.Povjerljivog i strogo povjerljivog - akti koji u sebi sadrze podatke koji predstavljaju odredjenu tajnu (drzavnu, vojnu i sl.), a koja ne bi smjela biti dostupna neovlastenim licima. 3.Redovnog i hitnng akta - redovni su oni kod kojih u pogledu postupanja po njima ne postoji prioritet i podlijezu uobicajenom postupku - hitni, hitnost postupanja po jednom aktu moze proizaci iz nekog propisa ili odluke starjesine. 4. Obicnog, upravnog i akta poslovanja obicni - oni koji ne sadrze tajne, ciji sadrzaj nema nista sa cime ne bi mo... Poslovno pismo (akt) je dopis pomocu kojeg poslovni subjekt ostvaruje odredjenu poslovnu aktivnost. Poslovna pisma re razlikuju po: a)tehnici pisanja - rucno, masinski, putem racunara b)spoljnom izgledu - pismo, dopisnica, telefax, e-mail c)po obliku - evpropska, americka ili kombinovana forma Poslovno pismo sadrzi: a)glavni (bitni) dio b)sporedni (nebitni) dio Glavni elementi poslovnog pisma su: -zaglavlje -pozivna oznaka, odnosno njegov broj -mjesto i datum -naziv i adresa primaoca -predmet -sadrzaj i -potpis. Sva poslovna pisma moraju sadrzavati: a) punu firmu i adresu sjedista b) punu firmu i adresu sjedista podruznice c) naziv i sjediste organa

d)broj racuna e)poreski broj. Sporedni elementi poslovnog pisma su: a)prilozi - posiljalac uz poslovno pismo dostavlja i odredjene predmete b)nacin slanja - klasicno postom c)oslovljavanje - pravnom licu se ne vrsi a licno primaocu sa npr.gospodine d)raspored kopija - rijetko se pismo pise samo u jednom primjerku e)dodatak pisma - P.S. Kreiranje i stil poslovnog pisma Sacinjavanje kvalitetnog poslovnog pisma je uslov za uspjesno pisanje i prenosenje poruke adresanta te dobijanje pozitivnog odgovora od adresata. Stil pisma treba biti jasan, sadrzaj sazet i tacan, pristup uctiv. Jasnost podrazumijeva pisanje knjizevnim, gramaticki i pravopisno ispravnim jezikom. Sazetost se ogleda u kratkim recenicama koje cine sadrzaj pisma. Oblik poslovnog pisma Oblikovanje i sastavljanje poslovnih pisama je predmdt izucavanja posebne discipline koja se naziva poslovna korespodencija, kojd se bavi poslovnom komunikacijom izmedju poslovnih partnera. Da bi se neko bavio korespodencijom veoma je vazno da posjedu kvalitetno opste i strucno obrazovanje. Struktuiranje poslovnog pisma Kod struktuiranja poslovnog pisma vazni su sljedeci elementi: - raspored pojedinih dijelova - jezik - stil pisanja - omot. Tri oblika poslovnih dopisa: - evropski (klasicni, engleski) - americki i - kombinovani oblik. Evropski oblik Najcesce se poslovni dopisi pisu na papiru A4 formata. Poslovno pismo se prema pozicioniranju na papiru vertikalno dijeli u 3 cjeline: linija malog razmaka, od lijevog ugla udaljena 2.5 cm. linija velikog razmaka od lijevog ugla udaljena 5 cm. linija potpisa udaljena je 11.5 cm. Osnovne karakteristike su: - svi elementi koji se pi u ne lijevoj strani pi u se od linije malog razmaka, - po etak sadr aja i pocetak svih dijelova sadr aja te adresa sdresata pi e se od linije velikog razmaka, - mjesto i datum te potpis pisu se od linije potpisa. - sadrzaj pisma se pi e

bez proreda. Americki oblik poslovnog pisma karakterise: - svi dijelovi pisma osim mjesta,datuma i potpisa pisu se od linije malog razmaka - mjesto i datum te potpis se pisu od linije potpisa - pocetak sadrzaja kao i svi dijelovi se pisu od linije malog razmaka sa po jednim proredom izmedju dijelova sadrzaja. Kombinovani oblik poslovnog pisma nastao je kao kombinacija evropskog i americkog. Osnovne karakteristike su mu: - svi dijelovi pisma koji se pisu na lijevoj strani pisu se od linije malog razmaka, - pocetak sadrzaja kao i svi dijelovi sadrzaja pisu se od linije velikog razmaka i nastavljaju se na liniju malog razmaka -izmedju dijelova sadrzaja ostavlja se po jedan prored -mjesto, datum i potpis se pisu od linije potpisa.

2.KOLOKVIJ POSLOVNO ADMINISTRIRANJE U ROBNOM PROMETU Najcesci slucaj je da poslovni subjekti imaju sljedece osnovne sektore: 1. Opsti 2. Privredno - racunski 3. Proizvodni 4. Komercijalni. Opsti sektor subsumira kancelarijsko poslovanje i obavlja opste poslove za kompletan poslovni subjekt. Racunovodstveni-finansijski sektor se pretezno bavi finansijskim pitanjima. Proizvodni sektor ima za zadatak vrsenje proizvodnje, obezbedjenje i uskladistenje gotovih proizvoda, te prodajom gotovih roba i proizvoda. Komercijalni sektor je zaduzen za poslove razmjene robe, placanja po osnovu zakljucenih poslova i drugih poslovnih transakcija. Poslovno administriranje kod plasmana robe Iz niza raspolozivih mogucnosti, mogu se izdvojiti sljedeci: -neposredni poslovni kontakt -izlaganje na sajmovima -marketinski pristup (propaganda i reklama) -organizovanje sopstvene prodajne mreze -ucesce na berzama -poslovno dopisivanje. Niti jedan od ovih nacina se ne moze samostalno primjenjivati pa se vrsi kombinacija dva ili vise nacina. Neposredni kontakt poslovnih partnera pored neizvjesnosti za sobom nosi vecu cijenu kostanja u novcu i vremenu. Koristi se kada se radi o zakljucenju poslovnih aranzmana veceg obima. Izlaganje na sajmovima je skup modalitet prodaje koji podrazumijeva dobro organizovan nastup a obezbjedjuje veceg broja potencijalnih kupaca tj.konzumenata usluga te doprinosi sirenju trzista. Marketinski pristup dobija sve veci znacaj zahvaljujuci modernim medijima i tehnoloski naprednim sredstvima komunikacija. Upoznavanjem sa svojim proizvodima i uslugama sa sirokim brojem lica i isticanjem njihovih svojstava, reklamom i propagandom se podsticu na njihovo koristenje i kupovinu. Organizovanje sopstvene prodajne mreze zavisi od ekonomske i finansijske moci privrednog subjekta, odnosno mogucnosti za ulaganja u kupovinu i zakupljivanja prostora koji je za to neophodan. Plasman robe i usluga na berzama ima potrebu za ulaganje u kadrove posebno specijaliziranih za takve poslove. Prodaja je nezaobilazna a najbolji rezultati se postizu pismenim putem. Ponuda Ponuda robe u pismenoj formi je kada poslodavac nudi odredjene proizvode i usluge potencijalnim kupcima. Ponuda treba da se pripremi i sacini sto bolje da djeluje privlacno u pogledu kvaliteta, cijene, roka isporuke itd. Ponuda predstavlja kreativan rad tima ili pojedinaca sacinjena tako da ponudjac ima realne izglede da istrazujuci trziste ili na druge

nacine pronadje kupce. Da bi ponuda dobila odgovor treba sadrzavati sljedece aspekte: a)komercijalno-tehnicki (opis proizvoda i usluga) b)pravni (uslovi prodaje) c)psiholoski (uvjeriti ponudjenog da zauzme pozitivan stav prema ponudi). Kreiranje ponude Ponuda sadrzi dva posebno vazna elementa: 1.kreiranje 2.izbor potencijalnih kupaca. Sa stanovista kreiranja ponuda obicno sadrzi sljedece elemente: - Paznju ponudjenog za to je potreban dobar uvod kao najave informacije, novog proizvoda, nove tehnologije i sl., koji predstavlja temelj za buducu prodaju - Njegovu zainteresovanost potencijalni kupac treba pronaci svoj interes ili interes svoje firme za ponudjeni proizvod i uslugu sto ce postici njihovim opisom i uslovima prodaje te ce navesti naziv i kvalitet, cijene i sl. - Stvaranje pozitivnog utiska ponudjenog to su uvjerenja da imati koristi od nabavke ponudjenog proizvoda te je potrebno navesti sve informacije koje mogu izazvati takav efekat (garantni rokovi, specijalni popusti i sl.) - Podsticanje ponudjenog na kupovinu je krajnji cilj ponude, ocekivanje ponudjaca te je sadrzana u narucivanju proizvoda prilaganjem narudzbenice u kojima bi kupac samo upisao kolicinu, potpisao ih, ovjerio i vratio ponudjacu. Ponude mogu biti: 1.Potpune one koje proizvod ili uslugu opisuju tako da kupac treba poslati samo povratnu informaciju. 2.Djelimicne one koje imaju za svrhu pokusaj dobijanja podataka o potrebama kupaca ili izazvati njihovu zainteresovanost. Opsta (generalna) ponuda Poslovni subjekat upoznaje potencijalnog kupca sa svojom djelatnoscu nudeci pri tome svoj cjelokupni asortiman proizvoda i usluga. Ima za cilj uspostavljanje saradnje sa novim poslovnim partnerima i nastavak saradnje sa dotadasnjim. Sastavni dio ovakve ponude su katalozi, cjenovnici, prospekti i sl. Povodi za upucivanje opstih ponuda mogu biti praznici, sezona godisnjih odmora itd. Posebna ponuda Putem posebne ponude vrsi se nudjenje tacno odredjenog proizvoda ili grupe proizvoda i usluga, stalnim i novim poslovnim partnerima. Sadrzi njihov potpuni opis, kvalitet, nacin pakovanja, kolicinu, rok isporuke itd. Kao prilog ponudi obicno se dostavljaju cjenovnici, katalozi, prospekt i sl. Posebne ponude uobicajene su za robu koja se izradjuje serijski i koja se u relativno kratkom roku moze isporuciti kupcu. Savremeni mediji predstavljaju zaista dobru i efikasnu pripremu terena za takve ponude. Specijalna ponuda Specijalnom ponudom se nudi tacno odredjeni proizvod, stalno sredstvo, sto ukljucuje

ekonomske uslove i njegov tehnicki opis. Njegova realizacija zavisi od zainteresovanosti kupca. Posto se obicno radi o krupnijoj investiciji u sklopu ponude se daje i elaborat, koji sadrzi sve elemente za zakljucivanje posla. Prisutne su i kod nudjenja roba serijske proizvodnje, posebno kada se isporuka uslovljava posebnim zahtjevima kupaca ili se isporuka vrsi u vecim serijama. Ponuda kao odgovor na upit Ovakva ponuda proistice iz inicijative kupca, a po svom sadrzaju moze biti opsta, posebna i specijalna. Proizvodjac treba da na osnovu upita odredi koju ce vrstu ponude napraviti, ali treba da sadrzi detaljan odgovor na upit i da ima oblik koji ce maksimalno odgovarati zahtjevima kupca. Izradjuje se individualno, za svakog partnera pojedinacno, pri cemu je neophodno imati u vidu trenutak i brzinu u dostavljanju odgovora. Ovakve ponude se sacinjavaju u obliku dopisa, predracuna. Protuponuda (kontraponuda) Protivponuda je poslovni akt kojeg sastavlja kupac zasnivajuci ga na ponudi proizvodjaca. On putem kontraponude vrsi pokusaj izmjene bitnih elemenata dobijene ponude (cijene roka i sl.). Ukoliko dobavljac prihvati takve izmjene, protivponuda je osnov za sklapanje posla izmedju poslovnih partnera. Upit za dostavljanje ponude Poslovni subjekti imaju potrebu za nabavkom sirovina nastojeci da pri tome ostvare najpovoljnije uslove u pogledu cijene, kvaliteta, rokova isporuke i placanja i sl. U date svrhe se vrsi istrazivanje sto se postize licnim kontaktima, telefonom i drugim komunikacionim tehnologijama. Potrebne informacije se pribavljaju od stalnih poslovnih partnera radi provjeravanja da li su raniji uslovi prodaje jos vazeci, da li je moguce isporuciti vece kolicine robe i sl. Prikupljanje ponuda se vrsi uz prethodno dostavljanje upita u pismenoj formi. Upit je akcija poslovnog partnera (kupca) u kojoj se traze informacije o proizvodima ili uslugama. Ostala poslovna pisma Unapredjenje prodaje se moze vrsiti i slanjem poslovnih pisama potencijalnim poslovnim partnerima od strane prodavaca. Svrha propagandnih akta sastoji se u sljedecem: -pravovremeno iskoristavanje odredjenog dogadjaje ili nastale okolnosti, -izrazavanje dobronamjernosti ili nudjenje usluge, i -demonstracija prisnog prijateljskog odnosa prema korespondentu. U zavisnosti od njihovog karaktera i sadrzaja propagandni akti se mogu podijeliti na: 1.cestitke, 2.podsjetnike, 3.zahvalnice, i 4.poslovne pozive. Cestitke Cestitka je dio poslovnog bontona, prigodan poslovni akt, kojom se izrazavaju najbolje zelje za uspjesno poslovanje odredjenom poslovnom subjektu. Povod za pisanje i slanje cestitki

mogu biti razliciti: -nacionalni i vjerski praznici, -znacajniji dogadjaji za posovnog partnera, i -vazniji dogadjaji vezani za zivot i rad poslovnog partnera. Po svom znacenju cestitka moze imati visestruki znacaj: 1.Komercijalni putem cestitke je moguce poslovnog partnera podsjetiti sa predmetom poslovanjam, novom organizacijom, novim djelatnostima itd. Njome se vrsi i iskazivanje paznje i zahvalnosti na dotadasnjoj saradnji te izrazava zelja za daljom saradnjom. 2.Marketinski se sastoji u tome sto se raznim porukama utisnutim na cestitkama vrsi reklama proizvoda i usluga. Ad exemplum, kada se cestitkom u vidu kalendara, rokovnika i sl. cestita Nova godina, razni sadrzaji se vidno namecu kao propagandne poruke. 3.Psiholoski se moze sagledati kroz njeno obnavljanje poslovne saradnje sa ranijim ili stvaranje inicijative za uspostavljanje saradnje sa novim poslovnim partnerima. 4.Licni cestitka se upucuje odredjenom licu koje je zaposleno kod poslovnog partnera, iskazuje se respekt prema njegovom licnom doprinosu u dotadasnjem poslovanju. Podsjetnici Podsjetnicima se opisuju proizvodi i usluge te se prilaze katalog ili cjenovnik a obicno se salju neaktivnim partnerima. Adresant predlaze neposredne kontakte u kojima bi se rijesili dotadasnji nesporazumi. Sacinjavaju se za svakog poslovnog partnera pojedinacno. Najpogodnije vrijeme za njihovo slanje je pocetak ili kraj poslovne godine, ali i znacajni datumi za poslovnog partnera. Ne zahtijevaju posebno velike troskove, a mogu imati pozitivne rezultate. Zahvalnice Zahvalnice se svrstavaju u prigodne poslovne akte i pripadaju grupi opstih ponuda. Upucuju se novim i stalnim poslovnim partnerima u zemlji i u inostranstvu. Posebno se koriste u slucajevima: ugovaranja veceg posla, uspjesno okoncanog velikog projekta, uspjesne dugorocne saradnje i sl. Sacinjavaju se i koriste kao individualni poslovni akti, indirektno omogucavajuci sklapanje novih poslova. Od adresata ce za zahvalnicu saznati njegovi poslovni partneri, pa tako se i zainteresovati za poslovne aktivnosti adresanta. Poslovni pozivi Poslovni pozivi imaju za svrhu ugovaranje poslovnih kontakata prilikom odrzavanja odredjenjih privrednih manifestacija (sajmovi, izlozbe, revije i sl.). Prema svom sadrzaju i karakteru pripadaju individualnim ponudama. Kroz poslovne razgovore sa predstavnicima poslovnih partnera, razmjenjuju se raznovrsne i korisne informacije o njihovim dostignucima i planovima itd. Poslovni pozivi imaju i komercijalni i licni znacaj. Poslovna korespondencija sa bankom Realizacija poslovnog procesa je nezamisliva bez bankarskog sektora. Banke su institucije preko kojih se obavlja unutrasnji i medjunarodni platni promet. One su kljucni subjekti na trzistu novca i trzistu kapitala, te je njihova uloga u funkcionisanju privrednog sistema zemlje od izuzetne vaznosti.

Segmenti poslovne korespodencije sa bankom Ova korespodencija obuhvata sve segmente poslovanja izmedju banke i ostalih poslovnih subjekata, ali ona najcesce ukljucuje sljedece: -otvaranje ziro-racuna i poslovne transakcije, -kreditno poslovanje, -cekovno i mjenicno poslovanje, -poslovanje po dokumentarnom akreditivu, -bankovne garancije itd. Ziro-racun Otvaranje ziro-racuna zapocinje upucivanjem zahtjeva preduzeca prema banci u kojem podnosilac zahtjeva izrazava zelju da kod date banke otvori ziro-racun. Preduzece koje zeli otvoriti ziro-racun, treba dostaviti banci jedan od najznacajnih dokumenata spejsmen potpisa. To je obrazac na kojem se imenuju lica (dva ili vise) od strane podnosioca zahtjeva koja mogu davati nalog za placanje sa predmetnog ziro-racuna, gdje imenovana lica uz identifikacijske podatke stavljaju svojerucan potpis. Kada se proces otvaranja racuna okonca, banka ce o tome u pismenoj formi obavijestiti svog klijenta. Korespodencija vezana za poslovanje po ziro-racunu obuhvata dvije vrste akata: nalog za isplatu novcanih sredstava i izvod o prometu po datom ziro-racunu. Nalog o isplati novcanih sredstava je zapravo formalizovani obrazac za obavljanje platnog prometa kojim klijent daje nalog banci da sa njegovog ziro-racuna izvrsi prenos sredstava u korist racuna naznacenog na nalogu. Nalog sadrzi sljedece elemente: -naziv i adresa lica koje izdaje nalog, -svrha odnosno osnov po kojem se vrsi prenos novcanih sredstava, -naziv i adresa lica u ciju korist se vrsi prenos novcanih sredstava, -broj ziro-racuna nalogodavca, -broj ziro-racuna primaoca, -iznos novcanih sredstava koji se transferise, -podaci i poreznom obvezniku: porezni broj, sifra opcine i sl., -mjesto i datum izdavanja naloga, -potpis lica ovlastenog za izdavanje naloga, -potpis i pecat banke. Nakon sto banka izvrsi prenos sredstava, banka dostava svom klijentu dokumenat kao dokaz da je transakcija izvrsena. Taj dokumenat se naziva izvor sa ziro-racuna. Izvod je formalno pravno validan dokument na osnovu kojeg se vrse odgovarajuca knijzenja u racunovodstvenim evidencijama klijenta. Izvod mora sadrzavati odredjene elemente: -broj izvoda, -naziv i broj transakcijskog racuna klijenta za koji se izvod izdaje, -datum za koji izvod vazi, -osnov (opis) novcanih transakcija, -novcani iznos uplata ili isplata koje su ostvarene za dati datum, -saldo prometa datog dana na racunu, -trenutni saldo novcanih sredstava na racunu.

Da bi preduzece izbjeglo mogucnost da zaboravi platiti svoju obavezu na vrijeme, moze izdati banci trajni nalog kojim preduzece daje nalog banci da svakog odredjenog datuma u mjesecu izvrsi prenos sredstava sa njegovog racuna. Nalogodavac ima u tom slucaju obavezu da osigura da se datog datuma u mjesecu na njegovom racunu nalazi dovoljan iznos novcanih sredstava. Dokumentarni akreditiv Preduzeca u medjunarodnoj poslovnoj saradnji zele se zastiti od rizika naplate potrazivanja, te zahtijevaju od svog ino duznika otvaranje dokumentarnog akreditiva. Ino duznik obraca se svojoj poslovnoj banci sa zahtjevom o otvaranju dokumentarnog akreditiva navodeci osnov i iznos na koji dokumentarni akreditiv treba da glasi. Bitna komponenta dokumentarnog akreditiva je sadrzaj dokumentacije. Nakon sto poslovna banka ino duznika donese odluku o otvaranju akreditiva, o tome obavjestava poslovnu banku domaceg partnera i upoznaje sa sadrzajem istog. Pri tome poslovna banka ino partnera obavjestava poslovnu banku domaceg partnera o sadrzaju dokumentarnog akreditiva. Kada domaci partner realizuje svoj dio obaveze po zakljucenom poslu on podnosi svojoj poslovnoj banci dokumentaciju koja je naznacena u sadrzaju akreditiva i potvrdjuje da je izvrsio svoju obavezu prema partneru. Kada poslovna banka domaceg partnera konstatuje da su se stekli uslovi ona vrsi prenos iznosa novcanih sredstava na racun domaceg partnera. O tome domaca poslovna banka obavjestava poslovnu banku ino partnera, te ocekuje od poslovne banke ino partnera da u njenu korist doznaci iznos na koji glasi akreditiv. Nakon toga poslovna banka ino partnera vrsi regulisanje svog potrazivanja prema njemu. Bankovne garancije Bankovna garancija predstavlja instrument osiguranja placanja. Povjerilac se zeli osigurati od rizika naplate potrazivanja te od svog duznika trazi da mu dostavi bankovnu garanciju svoje poslovne banke. Duznik se obraca svojoj poslovnoj banci sa zahtjevom za izdavanje garancije u kojem navodi osnov izdavanja garancije, iznos na koji garancija treba da glasi te datum do kojeg je bankovna garancija na snazi. Banka izdaje svom klijentu bankovnu garanciju gdje iustice svoje jamstvo da ce banka, ukoliko to ne ucini njen klijent, platiti povjeriocu iznos naznacen na bankovnoj garanciji ako je prije isteka bankovne garancije imalac podnese banci na naplatu. Banka za izdavanje bankovne garancije naplacuje odredjenu proviziju koja je determisana rokom te iznosom. ARHIVSKO POSLOVANJE I POSLOVNI PROTOKOL Arhivisticka nauka i praksa koriste odredjene metode, koje trebaju odgovoriti na dva osnovna zahtjeva: a)Obezbjedjenje ocuvanja ukupne arhivske gradje na najpotpuniji, najjednostavniji i najefikasniji nacin, b)Stvaranje uslova za najbrzi, najjednostavniji i najefikasniji pristup cinjenicama i informacijama situiranim u sacuvanoj arhivskoj gradji. Nastanak arhivistike uslovljen je potrebom da se racionalnije postupa sa dokumentima drzavnih organa. Na njen dalji razvoj uticalo je stalno povecavanje pismenih dokumenata koji su zahtijevali pohranjivanje i cuvanje sto se narocito uvecava napretkom tehnologije, sredstava za komuniciranje i usloznjavanjem drustvenih odnosa. Lica koja su nosioci

poslovnog protokola moraju imati odredjena znanja ali i licna svojstva u koja se ubrajaju odgovornost, povjerljivost, pravednost itd. Arhivska teorija Arhivska teorija(arhivistika) izucava pitanja, principe i metode rada u arhivama, a posebno: a)arhivsku terminologiju, b)odnos arhiva prema srodnim ustanovama(muzejima, bibliotekama), c)nastanak, sastav i unutrasnja organizacija arhivske sluzbe, d)evaluaciju arhivske gradje (odabir itd.), e)principe i metode koje se odnose na sredjivanje, sistematizacijui klasifikaciju arhivske gradje, f)kreiranje i izradu publicistike o arhivskoj gradji, g)koristenje arhivske gradje h)vezano za objavljivanje arhivske gradje. Sumaran osvrt na razvoj arhivistike u BiH Zabiljezeno je da se prvi zvanican pokusaj osnivanja arhivistike u BiH desio 1909. godine, po zahtjevu Zemaljske vlade BiH, koji je upucen Zajednickom ministarstvu u Becu. Tek je Nacionalni komitet oslobodjenja Jugoslavije, februara 1945. godine, donio odgovaraju i propis kojim dao osnove zastitu i cuvanje kulturnih spomenika i starina, te arhivske gradje u BiH. Organizovanost zastite arhivske gradje u nasoj zemlji je adekvatno pravno utemeljena Uredbom Vlade Narodne Republike BiH, od 12. 12. 1947. godine. U toku rata doslo je do urusavanja postojece organizacione strukture i nadleznosti arhivskih ustanova. Na podrucju pod kontrolom Armije BiH na kojem su arhivi nastavili su rad prilagodjen ratnim uslovima. Dejtonski mirovni sporazum je stvorio osnove za obnovu arhivske sluzbe na pravno, politicki i sl. dezintegrisanom prostoru sto je uslovilo stvaranje entitetskih arhivskih ustanova. Arhivska terminologija Imaoci registraturske gradje su pravna i fizicka lica pri cijem radu nastaje i cuva se poslovna dokumentacija. Zapis je svaki pisani materijal bez obzira na oblik i podlogu ciji je stvaralac primalac. Dokument predstavlja bilo koji pisani materijal bez obzira na njegovog nosioca ili njegov znacaj. Knjiga je klasicno evindeciono sredstvo kojeg sacinjavaju skup povezanih i ukoricenih listova (djelodovni protokol, arhivska knjiga itd.). Kartoteka je evindeciono sredstvo koje je sacinjeno iz odredjenog broja odvojenih elemenata (fascikli i dr.). Arhivska knjiga (inventarni pregled) je evidencija, odnosno popis cijele registraturske gradje koja je nastala u radu njenogo imaoca. Arhivski depo je posebna prostorija namijenjena za cuvanje registraturske, odnosno arhivske gradje. Listu kategorija registraturske gradje sadrzi rokove cuvanja koju je imalac registraturske gradje duzan imati nakon ekspertize sadrzaja svakog dokumenta. Fond je cjelina zapisa, nezavisno od njihovog oblika ili nosioca, koja je organski stvorena, odnosno koristena od strane jednog pojedinca, porodice ili pravnog lica.

Zbirkom se podrazumijevaju vjestacki zdruzeni dokumenti. Provenijencija je odnos izmedju arhivskih spisa i pravnih ili fizickih lica cijim su djelovanjem nastali. Sredjivanje gradje je skup intelektualnih i fizickih radnji i postupaka, kojima se vrsi rasclanjenje i raspored dokumenata. Vrednovanje je sistem postupaka koji za svrhu imaju utvrdjivanje vrijednosti svakog spisa kao: a)arhivske gradje (trajna vrijednost), b)registraturskog materijala (vremenski omedjena vrijednost trajanja). Posebni spisi su osnovni akti, opsti/normativni akti, zapisnici te odredjena dokumentacija kadrovske sluzbe. Racunovodstveni spisi au knjigovodstveni spisi, poslovne knjige, operativna, statisticka i planska evidencija. Arhivska gradja Arhivska gradja je skup arhivskih dokumenata koji se razlikuju prema: a)obliku (mapa i dr.) b)etapama u kojima su nastali (koncept, biljeska i sl.) c)diplomatskom stanovistu (povelja, pismo, zapisnik itd.) d)sadrzaju (katastar, registar i sl.) e)registraturskom gledistu (akt, koncept i dr.) f)tehnickom aspektu (zvucni, fotografski itd.). Arhivsku gradju cine dokumenti o javnopravnim, privatnopravnim, sudskim, upravnim, politickim i ostalim pravnim poslovima, dokumenti koji se ne koriste u tekucem poslovanju, ali koji zasluzuju trajno cuvanje zbog svoje naucne, historijske, kulturne i drugih drustvenih vrijednosti. Vrste gradje Osnovne vrste arhivske gradje su: a)isprave su najvaznija arhivska gradja koje se sastoje od razlicitih pisanih sastava pravne prirode. Diferencijacija medju njima se vrsi obzirom na mjesto, epohu, lica i vrstu pravnog akta. b)spisi su pisani sastavi koji su nastali u radu neke ustanove a koji za svrhu imaju pokretanje, dopunjavanje, mijenjanje, prekid ili okoncanje odredjenog pravnog postupka. Mogu se razvrstati na: 1.opste i posebne 2.glavne i sporedne 3.komisijske i rucne 4.serijske i predmetne itd. c)knjige su posebne vrste arhivske gradje slicne ispravama i spisima ali se od njih razlikuju. d)gradja na modernim nosacima informacija je novijeg datuma i zasniva se na novijim tehnoloskim inovacijama (kompjuterski zapisi i dr.).

Arhiviranje predmeta i akata U ovom kontekstu se rijeseni predmeti pripremaju i odlazu na odredjeno mjesto radi cuvanja u arhivi sto cini sluzbenik pisarnice u dvije faze: a)privremeno pohranjivanje rijesenih predmeta i akata u arhivu kao prva faza podrazumijeva postupanje sa predmetima rijesenim u toku jedne kalendarske, a nakon isteka te kalendarske godine se vrsi konacno arhiviranje. Prethodno se spisi pripreme pa se razvrstavaju u grupe. Spisi se slazu po razvrstanim grupama na odvojenim mjestima, obavezno odvojeni od onih koji se nalaze u radu, zbog cega se ormari ili police vidno obiljezavaju oznakama. Arhiviranju se pristupa kada pisarnica zaprimi spis koji je u cjelini rijesen kako ne bi doslo do gomilanja spisa. b)potpuno (definitivno) arhiviranje rijesenih predmeta i akata kao druga faza se vrsi u periodu od 1.januara do kraja aprila tekuce godine, i odnosi se na predmete koji su u toku prethodne kalendarske godine privremeno arhivirani. Zasniva se na Listi kategorija registraturskog materijala sa rokovima cuvanja i Arhivskoj knjizi. Ostala pitanja vezana za arhivsko poslovanje Organizovanje arhive za cuvanje arhiviranih spisa se odnosi na obezbjedjenje prostora i uslova u njemu kako ne bi doslo do ostecenja arhivske gradje. Rokovi cuvanja arhiviranih predmeta i spisa kod organa uprave iznose jednu godinu dana u privremenom arhiviranju i 30 godina u trajnom arhiviranju. Rukovanje predmetima moze biti iskljucivo u funkciji koristenja, pregledanja ili prepisivanja. Izdavanje i ovjeravanje prepisa akata, dokumenta, uvjerenja i potvrda koji su arhivirani se vrsi uz prethodno podnosenje i odobravanje zahtjeva te uz dokazivanje pravnog interesa. Izdavanje potvrda i uvjerenja podlijeze odredbama Zakona o upravnom postupku. Poslovni protkol Poslovni protokol obuhvata prijem i komuniciranje sa posjeticoma i poslovnim partnerima bez obzira da li se radi o usmenoj ili pismenoj formi. Radi se o vrlo osjetljivim poslovima, traze povecan nivo kulture ponasanja, odmjerenosti, ljubaznosti, razumijevanja i strucnosti pa im zato treba posvetiti posebnu paznju. Poslovni protokol podrazumijeva i vrsenje odredjenih poslova koji se odnose na evidenciju sa kojom se zapocinje i zavrsava svaki poslovni kontakt. Poslovni protokol, kada se radi o usmenim kontaktima zahtijeva primjenu lijepog izrazavanja. Treba imati i odgovarajuci redoslijed izlaganja, znalacko vodjenje konverzacije, ali i odlucanm spretan, simpatican i sarmantan pristup. Planiranje poslova vezanih za poslovni protokol Planiranje poslova omogucava njihovo izvrsavanje sa minimumom napora i zalaganja. Treba biti spreman i na iznenadjenja gdje poslovni partner moze da bi ostvario svoje ciljeve prelaziti margine kulturnog ponasanja i sluzbene komunikacije sto moze dostizati i domete provociranja. Na ta dogadjanja treba biti pripravan, reagovati trezveno, odlucno i sluzbeno, a suprotna reakcija moze dovesti do komplikacija koje mogu nanijeti stetu planiranom poslovnom aranzmanu. U funckiji uspjesnog poslovanja neophodna su odgovarajuca znanja pod kojim se podrazumijevaju opsta/kulturna i strucna.Opsta/kulturna znanja doprinose efikasnom rasudjivanju, radnom entuzijazmu, sposobnosti prilagodjavanja itd. Strucna znanja

daju adekvatno poznavanje kancelarijskog poslovanja, pravila lijepog poslovnog ponasanja, stranih jezika, poznavanje i rad sa racunarskom tehnologijom. Komuniciranje u funkciji poslovnog protokola Ucesnici moraju moraju biti spremni da razumiju i prime poruku radi ostvarivanja poslovnih ciljeva. Treba pravilno ocijeniti kada se sta treba kazati, razgovoru pristupati sluzbeno, ali i sa zainteresovanoscu, uz omogucavanje poslovnom partneru da iznese svoje stavove pri cemu ce se pazljivo i bez prekidanja saslusati. Izlaganje se mora zasnivati na tacnosti, korektnosti, jasnoci, potpunosti. Tacnost podrazumijeva da su podaci koji se iznose osnovani na provjerenim cinjenicama. Konkretnost ide za time da se sagovorniku ukazuje na stvarne izvore informacija. Jasnoca podrazumijeva upotrebu jednostavnih rijeci. Potpunost je zahtjev kojima ce se sagovorniku iskazati bit poruke i na osnovu cega moze izvuci jasan zakljucak. Metode komuniciranjaMetode komuniciranja poslovnog protokola su: a)Usmena (verbalna) ima odredjenu prednost zato sto omogucava povratne informacije u kratkom vremenu (na licu mjesta), a ukoliko poruka nije shvacena, postoji mogucnost davanja dodatnih objasnjenja. b)Pisana ima niz prednosti jer jer daje vise alternativa za izbor i nacin prenosenja poruka poslovnom partneru. Pisana rijec je postojanija. Moze se evidentirati, ali i pohraniti te nakon dugog vremena ponovo provjeravati. c)Neverbalna se koristi uz verbalno, kao nadopunjavanje. Sastoji se u odredjenim radnjama kao sto su klimanje glavom, pogledi, osmijesi i sl. Ima niz manjkavosti jer se ne moze koristiti na vecoj udaljenosti te se moze protumaciti pogresno ili suprotno i sl. Prijem poslovnih partnera Prijem poslovnih partnera se planira pazljivo i odredjuje njegovo tacno vrijeme. Kontakti takve vrste se najavljuju preko poslovnog sekretara koji ce u tu svrhu napraviti popis lica koja ce prisustvovati prijemu. Neposredno prije ulaska poslovnih partnera u prostoriju za prijem poslovni sekretar predstavlja ih domacinu skupa. To cini uz maksimalno uvazavanje obje strane i ostalih prisutnih. O ucesnicima prijema se vodi odgovarajuca evidencija koja sadrzi prezime i ime, funkciju, naziv poslovnog subjekta kojeg predstavlja ili institucije iz koje dolazi. Priprema sastanka Dobra priprema poslovnih sastanaka je najbolja garancija za njihovo uspjesno okoncanje. Priprema je uslovljena mnogim faktorima, medju kojima su i strucni i tehnicki, u smislu strucne obrade teme i obezbjedjenja adekvatnog prostora. Poziv za poslovni sastanak treba blagovremeno dostaviti, a uz njega po potrebi priloziti odgovarajuce materijale. Strucna obrada teme podrazumijeva njeno kompleksno pripremanje, sagledavanje njenih prednosti i nedostataka. Materijal koji se sacinjava povodom toga, treba biti napisan visokim stilom i knjizevnim jezikom posebno ako se daje na uvid kao podloga za razgovore poslovnom partneru. Prostor za odrzavanje sastanaka treba biti adekvatno pripremljen kako bi se stvorila prijatna klima za postizanje poslovnog dogovora. Prostorija treba imati i odgovarajuca tehnicka sredstva (laptop, projektor i sl.). DIPLOMATSKI PROTOKOL Diplomatski protokol je skup pravila i obi aja u pona anju u me udr avnim odnosima,

diplomatskom opho enju, ceremonijalu i kurtoaziji. U dana njem vremenu, protokolom se naziva i: a) Me unarodni sporazum (sui generis); b) Zbirka pisanih i obi ajnih normi me usobnog pona anja dr ava i njihovih predstavnika, i c) Zasebna ustanova, odnosno vi e njih, koje se bave primjenom normi kojima se reguli u me usobno pona anje dr ava i njihovih predstavnika. Be ka konvencija o diplomatskim odnosima je jedan od dokumenata me unarodnog karaktera, kojom se propisuju neka ustaljena pravila iz navedene oblasti. Mnoga pitanja iz diplomatskog protokola nisu ure ena me unarodnim ugovorima. To se ponajprije odnosi na pitanje ceremonijala, reda prvenstva i povlastica. Zbog toga se ta pitanja rje avaju na temelju me unarodnog obi ajnog prava, op eprihva ene prakse, doma im zakonodavstvom, te ustaljenim tradicijama i obi ajima dr ava.

Pojam diplomatije Pojam diplomatija ima vi e zna enja, no svima je imanentno ono koje odnosi na zadiranje u sferu me unarodnih odnosa i vanjske politike. Prije svega predstavlja oblike dr avne djelatnosti koje su usmjerene na odnose s drugim zemljama i drugim me unarodnim subjektima. Navedenim pojmom se mo e ozna iti i cjelokupna dr avna struktura, koja je namijenjena predstavljanju jedne zemlje u svijetu, kao i za odr avanje slu benih odnosa s drugim me unarodnim subjektima. Sastavni dijelovi te strukture su ministarstvo spoljnih poslova i diplomatsku konzularna predstavni tva. Diplomatija mo e imati i subjektivni aspekt, kada se pod njom podrazumijeva sposobnost, znanje, vje tina, metoda komuniciranja, itd. To su karakteristike koje treba imati svaki diplomata, odnosno lice, koje za karijeru ima predstavljanje jedne dr ave u me unarodnim odnosima. Funkcije diplomatije Osnovna funkcija diplomatije je predstavljanje svoje dr ave u prekograni nom prostoru, uz zastupanje i promociju njenih ciljeva i interesa. Diplomatija ima za zadatak da predstavlja, zastupa, titi i obavje tava svoju zemlju o de avanjima koji se nje ti u/u njenom su interesu, te da u ime nje pregovara. Diplomatske aktivnosti svakako podrazumijevaju i razvijanje privredne, kulturne, nau ne, vojni i druge saradnje, kao i pitanja koja se ti u demokratije i ljudskih prava, migracija, za tite okoline, u e e u antiteroristi kim aktivnostima i onim protiv organiziranog kriminala. Kratak pogled u historijski razvoj diplomatije Diplomatija ima dugu historiju, kroz koju je do ivljavala razli ite promjene. Njeno davda nje postojanje se mo e dokazivali egzistiranjem raznih saveza, mirovnih i drugih sporazuma zabilje eno i u najstarijim historijskim dokumentima, na razli itim spomenicima i dr. U anti koj Gr koj, se zbog podijeljenosti na niz gradova-dr ava, nametala potreba za uspostavljanjem i razvojem diplomatskih odnosa. Za Rim, posebno poslije njegove podjele na Isto no i Zapadno, tijesno je vezan i razvoj diplomatije. Me unarodna "verifikacije" diplomatije je izvr ena tek 1815. godine u Be u na kojem je izvr eno konkretnije odre enje polo aja i pravila koji se odnose na dipomatske predstavnike i njihove funkcije. Tek je po zavr etku ll-og Svjetskog rata do lo do stvaranja savremene diplomatije, za koju je karakteristi an razvoj vi estrane, multilateralne diplomatije, pored do tada iroko primjenjivane tradicionalne dvostrane (bilateralne). Diplomatski odnosi su slu beni odnosi

izme u dr ava, odnosno drugih subjekata me unarodnih odnosa. Diplomatija je obuhva ena tzv. diplomatskim pravom - skupom pravila me unarodnog prava, koja se odnose na prava i du nosti subjekata me unarnog prava. a u vezi su sa diplomatskih odnosima ,i funkcijama, privilegijama i imunitetima diplomatskih predstavni tva i njihovog osoblja. Diplomatska misija je slu beno predstavni tvo. Rani egzemplari diplomatije u slu bi razvoja ekonomskih odnosa U svijetu postoje primjeri tzv. me unarodnih koncesija, koje se, u okviru me unarodnog prava i me unarodnih pravnih dokumenata, smatraju zna ajnim pravnim instrumentom kojim se reguli u odnosi izme u dr ava kao javnopravnih subjekata, subjekata me unarodnog prava i stranih pojedinaca. Uglavnom su bili napisani na latinskom, a prevo eni na engleski ili francuski jezik sa jasnim najamni kim/zakupni kim odnosima, akti bazirani na principu reciprociteta, do ut des (dajem ti da bi davao). Posebno je interesantno da se mo e uo iti originalno udru ivanje pojedinaca trgovaca, koji na taj na in postaju savezi gradova. Sumaran osvrt na historijski aspekt (ekonomske) diplomatije u BiH-u O diplomatiji u BiH-u, relativno razvijenoj za to vrijeme, mo e se govoriti jo u njenom srednjevjekovnom periodu razvoja. Mnogi historijsko - pravni izvori ukazuju na rano postojanje ekonomskih interesa Dubrovnika i dr. za podru ja srednjovjekovne Bosne, odnosno na tradicionalnu razvijenost me unarodnih ekonomskih odnosa - razmjenu roba Bosne sa udaljenim zemljama svijeta. Upu uje i na razvijenost privrednih djelatnosti. Vrijeme u kojem je dana nji prostor BiH-a bio pod rimskom vla u karakteri u odre eni centri privrednih aktivnosti, te trgova ka sredi ta od ireg zna aja. Ekonomska diplomatija Srednjevjekovne Bosne Srednjovjekovna Bosna je u trenutku daleke historije bila dr ava sa solidno razvijenom privredom, koja se zasnivala na raspolo ivim prirodnim resursima, trgovini, sto arstvu i zanatstvu. Glavni prihodi su ostvarivani u vidu desetine, poreza na trgovinu i poreza od rudarine. Trgovina se odvijala sa susjednim zemljama, posebno sa Dubrovnikom. U strukturi me unarodne trgovine, po oskudnim izvorima, izvoz su prete no inili: sirovine, poluproizvodi i proizvodi umarstva, sto arski proizvodi, te proizvodi rudarstva. Bosna je u Dubrovnik izvozila itarice i ostale poljoprivredne proizvode, stoku i sto arske proizvode, uz organizovani - karavanski prevoz. U okolini Sarajeva i Vare a Dubrov anima su dati odre eni rudnici u zakup. Povelja Kulina Bana Posebnu pa nju ekonomskoj saradnji sa drugim dr avama, naro ito sa Dubrovnikom, posvetio je Kulin Ban, koji je u tome, kao i u razvoju saobra aja, vidio posebnu mogu nost za razvoj svoje zemlje. U funkciji takvih nastojanja, 29. avgusta 1189 godine je, na bosanskom jeziku, izdao Povelju Dubrovniku. Radi se o jednostrano obaveznom ugovoru. Povelju daje kao "legalno" izabrani vladar suverene dr ave, a privilegije iz nje sastoje se u osloba anju od pla anja carina, poreza i dr. Kulin Ban se ovim aktom odri e izvjesnih izvornih (dr avnih) prihoda, na koje jedino dr ava ima pravo. Razlozi za dono enje takvog akta su zasigurno bazirani potrebama obezbje enja trgova kih tokova, snabdijevanja

stanovni tva odre enim robama koje sama srednjovjekovna bosanska dr ava nije bila u mogu nosti organizovati. Diplomatski protokol u privrednim/ekonomskim odnosima Diplomatski protokol se prevalentno odnosi na lica koja imaju diplomatski status. Ali su diplomatski odnosi u odre enom obimu podre eni razvijanju privrednih ili ekonomskih odnosa, ali i vice versa. Nemogu e je osporiti pristup po kome postoji kontinuirana intencija da se diplomatija to je mogu e vi e ekonomizira, ali i, druge strane, da se ekonomija u to ve em obimu diplomatizira. Osnove (diplomatskog) protokola Potrebno je stvoriti uslove da protokol funkcioni e u skladu sa datim pravilima i obi ajima, da se pojedinci lijepo pona aju, civilizovano, elegantno u skladu sa pojmovima etikecije, ugla enosti i obrazovanja. Etikecija predstavlja sistem pravila i konvencija koji reguli u dru tveno profesionalno pona anje. Jedno od osnovnih pravila ugla enosti je pru anje otpora prvom impulsu. Otvorenost treba razlikovati od nepristojnosti, kao i istinu o vrije anja, a od svakog lica se o ekuje profesionalna eti nost, savjesnost, posebno po tovanje drugih li nosti, to su sve premise lijepog pona anja. Obrazovanje podrazumijeva pravilno izra avanje na svojem i drugim jezicima, sa dobrim sklopovima re enica te interesantnim argumentima. Ne treba zanemariti ni adekvatno obla enje. Privrednici kao nosioci javnih funkcija i dr., trebaju poznavati diplomatski protokol kako bi pri susretima sa stranim diplomatskim predstavnicima mogli odgovoriti zahtjevima etikecije, ugla enosti i obrazovanja. Potrebno je da poznaju pravila koja se odnose na sve ane objede, prevoz, smie taj, bezbjednost itd. Preseans Postupak kojim se u esnici jednog doga aja, koji podlije e diplomatskom protokolu raspore uju na mjesta adekvatna za tu priliku naziva se preseans. ef protokola sa injava preseans-listu ali je, za svoje utvr uju i poslovni subjekti, ustanove, dr avni organi, teritorijalno politi ke zajednice. Preseans-om se utvr uje redoslijed dr avnih i dru tvenih funkcija, koji se primjenjuje kod raspore ivanja njihovih nosilaca u protokolarnim prilikama. Predstavlja organizovanje redoslijeda dolaska i odlaska, sjedenja, upoznavanja prisutnih i dr. Smatrat e se velikim propustom ukoliko se preseans-lista ne utvrdi pravilno, odnosno adekvatno ne uva i rang i preseans gosta. Prijem stranih diplomatskih predstavnika Prije nego to se prijem planira, neophodno je utvrditi obostrano prihvatljiv termin, uz pribavljanje imena i funkcija stranih gostiju. Preporu ljivo je prethodno pripremiti podsjetnik za razgovore koji slijede. Uz saglasnost gostiju, dogovara se na in medijskog pokrivanja susreta. Neophodno je utvrditi broj lica koji e predstavljati doma ina u razgovorima. Sljede e obaveze doma ina bi bile da odredi odgovaraju i prostor, utvrdi jezik na kojem e se razgovor voditi, i po potrebi anga ovati prevodioca. Na konferencijskom stolu mogu biti postavljene kartice sa imenima, bilje nice sa olovkama, uz adekvatno aran irane osvje avaju e napitke. Na ulazu u objekat u kojem e se susret odr ati treba sa ekati glavni doma in sa svojim odabranim saradnicima. Glavni doma in predstavlja doma e u esnike razgovora prilikom samog dolaska gostiju. Uobi ajeno je da doma in kratko pozdravi goste,

nakon ega daje rije glavnom gostu, kako bi uzvratio pozdrave. Slijede njihova izlaganja. U toku razgovora mobilni telefoni, trebaju biti isklju eni. Na po etku ili na kraju susreta mo e se vr iti predaja ili razmjena prikladnih poklona. Na kraju susreta, bilo bi uputno da glavni doma in goste isprati do izlaska iz objekta. Po zavr etku, doma in bi trebao sa initi odgovaraju u bilje ku o njihovom toku i sadr aju. Titulisanje, forme oslovljavanja/obra anja i prepiska Titula The Honorable je u upotrebi kod obra anja zvani nika visokog ranga, kao i kod obra anja stranim diplomatama, ministrima, otpravniku poslova koji ima rang opunomo enog ministra i rukovodiocima me unarodnih organizacija. Titula His Excellency se koristi kod obra anja efovima stranih dr ava i vlada, stranim ambasadorima, stranim visokim zvani nicima i biv im (stranim) zvani nicima. Titula Esquire se koristi prilikom obra anja diplomatama ispod ranga ministra mu kog pola, kao i pravnicima. Postoje i pravila kori tenja akademskih titula i akademskih pozicija. Kada je nosilac doktorskog akademskog zvanja i profesor, treba dati prioritet ovome drugom. Kada nosilac doktorskog akademskog zvanja posjeduje i neku akademsku funkciju, ona e se navesti iza imena, poslije zareza, ili u slijede em redu. Uobi ajeno je da se univerzitetski zaposlenici koji nemaju doktorsko akademsko zvanje oslovljavaju sa Mr, Ms, Mrs., ili Miss. Oslovljavanje (Salutations) se treba uskladiti sa polom, slu benim rangom, statusom, stepenom eljene zvani nosti i odnosom izme u dva u esnika korespondencije. Uobi ajeno je da se ispred titula, kao to su President, Chariman, Ambassador, Minister, Secretary i dr., navodi Mr., dok se za osobe enskog pola koristi Miss, Mrs. ili Madam. Kada su u pitanju poslovna pisma, praksa je da se koristi bezli no Sir, ili Madam, odnosno Gentlemen ili Ladies kada se radi o mno ini. U svrhu zavrsetka odnosno pozdrava u pismu preporu ljivo je koristiti izraze: Respectfully, Respectfully yours, odnosno Sincerely/ Sincerely yours, ali i (iako sve rje e) Very truly yours.