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Access. Base de datos y tablas Autor: Julián Casas 1 mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

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Access. Base de datos y tablasAutor: Julián Casas

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Presentación del curso

Gracias a este curso de Base de datos en Access podrás aprender qué es Access,qué es Microsoft Office y cuáles son sus aplicaciones.

También aprenderás los conceptos fundamentales y la terminología básica de las bases de datos. Conoce cómo ejecutar Access, identificar los elementos del entorno de Accessentorno de Access, crear y guardar una base de datos y, algo realmente útil, autilizar el sistema de ayuda de Access.

El elemento fundamental de una base de datos son las tablas. Con este cursoaprenderás todo lo referente a las tablas de una base de datos.

Familiarizarte con el entorno de una aplicación es muy importante; consigue sacarletodo el partido a este programa gracias a este curso

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1. Concepto de base de datos

Objetivos del capítulo 1, 2 y 3

•   El concepto de base de datos.

•   Las tablas en las bases de datos.

•   Bases de datos relacionales.

En este primer capítulo podrás aprender qué es Access, qué es Microsoft Office ycuáles son sus aplicaciones.

También aprenderás los conceptos fundamentales y la terminología básica de lasbases de datos: relaciones, bases de datos relacionales, tablas, etcétera.

 

Una base de datos es un conjunto de información que está relacionada entre sí yque se almacena de una forma organizada. En esta definición, que más que exactapretende ser clara, hay que destacar varios aspectos.

Una base de datos está formada por información. La información tiene relaciónentre sí. Esto quiere decir que la información de una base de datos tiene un findeterminado. Por ejemplo, una base de datos se puede crear con la informaciónreferente a los libros de una biblioteca, o a los clientes de un negocio, pero no seconsidera una base de datos las notas dispersas que podemos tomar en una hoja depapel.

La información tiene que estar organizada. Lo veremos mucho mejor con losejemplos que se incluyen a continuación, pero esto quiere decir que la informaciónalmacenada ha de seguir un patrón (almacenar siempre los mismos datos de losclientes, por ejemplo, o los mismos datos de un libro en el ejemplo de la biblioteca).

Nota

La ayuda de Access define una base de datos como «una recopilación deinformación relativa a un asunto o un propósito particular». El significado es elmismo: información relacionada con un asunto determinado.

Por tanto, las bases de datos están pensadas para almacenar información de unaforma organizada para su posterior consulta o modificación.

Un ejemplo de base de datos

Lo mejor para entender qué es una base de datos es ver un ejemplo. Vamos a creara lo largo de los capítulos de este libro una base de datos que nos ayude a gestionarlos cursos de un centro de formación. Si pensamos en este ejemplo, parece evidenteque necesitamos guardar información sobre:

ð El nombre del curso.

ð Los alumnos que van a asistir al curso.

ð El profesor de dicho curso.

ð La fecha de inicio y la fecha de finalización.

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ð La fecha de inicio y la fecha de finalización.

ð El horario.

Nota

El objetivo de este ejemplo y de otros que usaremos en el libro es el de ilustrarconceptos y modos de llevar a cabo las actividades. El ejemplo en sí puede no sertotalmente útil en la vida real, ya que lo iremos modificando para mostrar el mayor­número de conceptos posible.

Observa la figura 1.1. Es una tabla que muestra la información indicadaanteriormente. Como ves, en las distintas filas de esta tabla se pueden ver losalumnos y el profesor de cada curso.

Figura 1.1. Ejemplo de base de datos

Nota

Como ejemplo de lo dicho antes, no te fijes mucho en los ­posibles fallos o mejorasdel ejemplo; así, aparece sólo un apellido de cada alumno o el teléfono del profesor,pero no su dirección. Nuestra idea es que sirva para que veas qué son las bases dedatos relacionales y sus ventajas frente a las simples. Cuando creemos el ejemploreal, solucionaremos ­estos problemas.

Como ves, estos datos tienen relación entre sí. En cada fila aparecen los datos de unalumno de un curso (y las filas tienen relación entre sí ya que hablan de alumnos yde cursos).

Del mismo modo, la información está organizada, ya que muestra los mismos datosen cada una de las filas. No tenemos los apellidos de un alumno y el nombre de lamadre de otro; tenemos los mismos datos de cada alumno: su nombre, su apellido ysu teléfono.

El hecho de que la figura 1.1 muestre una tabla ya nos da una idea de la importanciade las tablas en las bases de datos. De hecho, son el elemento principal del trabajocon bases de datos.

Terminología de bases de datos

En la figura 1.1 hemos visto que las tablas estaban formadas por filas, columnas yceldas. Pues bien, en las bases de datos, en lugar de hablar de filas, se habla de registrosregistros; en lugar de columnas, se habla de campos y en lugar de celda se hablade dato.

Además, los campos se identifican por su nombre, mientras que los registros seidentifican por su número. Por tanto, vemos que la figura 1.1 tiene 10 registros y 9campos. El dato Pedro de dicha tabla es el campo Nombre alumno del tercer registro.

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2. Tablas como bases de datos simples

La verdad es que la figura 1.1 incluye la información que necesitamos para gestionarlos cursos de nuestro centro de formación. Contiene los datos del curso (el título yel horario), del profesor (el nombre y el teléfono) y de los alumnos (nombre yapellido).

Sin embargo, tiene un problema evidente: hay mucha información repetida. Porejemplo, se incluye tantas veces el nombre y apellido de cada profesor comoalumnos tiene un curso. Así, el teléfono de Ofelia Casas aparece 7 veces repetido,en tantas filas como alumnos tienen sus dos cursos. Del mismo modo, aparecen losdatos de cada alumno en cada curso que ha asistido a nuestro centro, por lo queaparece repetido el teléfono de José Gómez 3 veces, una por cada uno de los cursos.

El gran problema de esta tabla se presenta cuando queramos realizar algún cambioen los datos de los profesores, de los cursos o de los alumnos. Por ejemplo, OfeliaCasas da a luz un niño unas semanas antes de empezar el curso de Office ytenemos que sustituirla mientras disfruta de su baja maternal.

Además de felicitar a nuestra compañera, tenemos que modificar los datos de latabla de forma que incluyamos al nuevo profesor o profesora. La forma de hacerlo,imaginando que se llamara Jerónimo Luengo, sería:

ð Buscar la primera fila (o el primer registro) de la tabla 1.1 en la que aparecieraOfelia y comprobar si la fecha coincide con la fecha de baja maternal. En casoafirmativo, reemplazar su nombre y su teléfono por el de Jerónimo.

ð Buscar en todas y cada una de las filas (registros) de la tabla, mirar la fecha delcurso y realizar los cambios uno a uno.

En el ejemplo de la tabla 1.1 esto no tiene mucha importancia, ya que sólo hay 10registros y se hace rápido, pero tras varios años de cursos de formación, es fácil quenuestra tabla de cursos contenga cientos o miles de registros (recuerda que hay unapor cada alumno de cada curso) y realizar este cambio podría ser poco menos queimposible.

Además, ¿qué pasaría si en una de las filas se nos olvida cambiar el teléfono deJerónimo y dejamos el de Ofelia? Evidentemente, nuestra tabla contendráinformación incorrecta y con el tiempo dejará de ser útil.

Nota

Piensa qué pasaría si un alumno cambia de teléfono o de ­dirección. El proceso decambio sería igualmente engorroso.

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3. Bases de datos relacionales

Como ves, el problema de modificar datos cuando se trabaja con una sola tabla esimportante. La solución pasa por usar varias tablas para almacenar la mismainformación, logrando así que no haya información repetida en ninguna tabla.Vamos a verlo.

Las figuras 1.2, 1.3 y 1.4 muestran los mismos datos que la figura 1.1 pero en trestablas distintas. De hecho, la figura 1.2 incluye información sobre los profesores, lafigura 1.3 presenta información sobre los alumnos y la figura 1.4 información sobrelos cursos.

Figura 1.2. Datos de los profesores

Figura 1.3. Datos de los alumnos

Figura 1.4. Datos de los cursos

¿Qué pasaría ahora si quisiéramos cambiar el teléfono de un profesor? Simplementebuscaríamos los datos de dicho profesor en la tabla de profesores, modificaríamossu teléfono y ya está. Sólo habría que hacerlo en un sitio y una sola vez.

Este modo de trabajar con varias tablas ofrece las siguientes ventajas:

ð La rapidez. Sólo hay que buscar el dato una vez y cambiarlo.

ð La seguridad. Al incluir el teléfono del profesor en una sola tabla, no es posiblecambiarlo en un sitio sí y en otro no. Por tanto, evitamos la posibilidad deincoherencia de datos.

ð La facilidad a la hora de borrar datos. Si queremos eliminar los datos de unprofesor o de un alumno, no tenemos que ir buscándolo por cientos de filas, ya quesólo aparecen una vez en una tabla.

En el caso de tener que cambiar un profesor por otro, sólo habría que buscar elcurso en cuestión y cambiar el código del profesor para escribir el correcto. Siqueremos que el curso de Ofelia Casas lo imparta Jerónimo Luengo, cambiamos elcódigo P001 por el código P004 y ya está.

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código P001 por el código P004 y ya está.

Como ves, el “truco” consiste en no repetir datos en las tablas. Los datos de cadaprofesor (dirección, teléfono, apellidos, etcétera) aparecen una única vez en cada filade la tabla de profesores. En la tabla de cursos, sólo aparece el código del profesory, por tanto, no hay que repetir ningún dato, como la dirección o el teléfono.

Las relaciones entre tablas

El nombre de base de datos relacional viene del hecho de que para trabajar con losdatos de distintas tablas es necesario que haya una relación entre ellas. Por ejemplo,¿cómo sabemos cuál es el profesor que imparte el curso de Office?

Con las tablas anteriores, los pasos que se siguen para obtener esta información son:

ð En la tabla de cursos, se busca el curso en cuestión. En nuestro ejemplo, el cursode Office es el primero.

ð En la fila relativa al curso, se busca el profesor, que se identifica con el códigoP001.

ð Acudimos a la tabla de profesores y buscamos el que corresponda al código P001.En este caso, es el profesor de la primera fila, y encontramos todos sus datos en laprimera fila de la tabla de profesores.

Nota

Aunque parezca un poco lioso, Access permite hacer esto de manera automática y,por tanto, mucho más rápidamente.

Por tanto, estas tablas están relacionadas mediante el código del profesor. Si noincluimos este dato de un profesor en la fila de un curso, nos sería imposible“relacionar” un curso con su profesor correspondiente.

Las bases de datos en Access

Aunque anteriormente hemos identificado las bases de datos con una o variastablas, en Access el término base de datos va más allá.

En concreto, en Access una base de datos puede contener los siguientes elementosu objetos:

ð Tablas. Las tablas almacenan las series de datos en sí. Como hemos visto en estecapítulo, la forman registros (filas) y campos (columnas). Es el único elementoobligatorio en una base de datos. Por tanto, una base de datos no existe si no tieneuna o varias tablas.

ð Formularios. Los formularios tienen la misión de mostrar los datos existentes enlas tablas. También sirven para modificar, añadir y eliminar dichos datos.

ð Consultas. Las consultas son objetos especiales que sirven para localizar datos enlas tablas. Se llaman consultas ya que el modo de localizar un dato consiste en“consultar” los datos que cumplen ciertas condiciones.

ð Informes. Los informes tienen la misión de mostrar los datos por la impresora, deforma que podamos hacérselos llegar a cualquier persona.

ð Páginas. Las páginas permiten mostrar y modificar datos de las tablas en Internet

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o en una Intranet.

ð Macros. Las macros sirven para automatizar operaciones con Access, como abriruna tabla desde un formulario.

ð Módulos. Los módulos son pequeños programas que permiten definir cómotrabajan nuestros formularios, realizar cálculos complejos en los informes, etcétera.

En este libro veremos las tablas, las consultas, los formularios y los informes, queconstituyen los elementos esenciales de las bases de datos de Access.

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4. Empezar a trabajar con Access

Objetivos del capítulo 4, 5 y 6

•   Ejecutar el programa.

•   Crear la primera base de datos.

•   El panel de exploración.

En este capítulo aprenderás a ejecutar Access, a identificar los elementos delentorno de Access, a crear y guardar una base de datos, a cerrar y abrir bases dedatos ya existentes y, una cosa realmente útil, a utilizar el sistema de ayuda deAccess.

Familiarizarte con el entorno de una aplicación es muy importante; terecomendamos que leas detenidamente este capítulo para que puedas sacar todo elpartido a los capítulos siguientes.

Ejecutar Access

Ya hemos visto qué es Access y la teoría básica que debes conocer sobre las basesde datos. Ha llegado el momento de empezar a trabajar con Access.

La primera operación que vamos a llevar a cabo es ejecutar la aplicación. Si conocesotras aplicaciones de Windows, como Word o Excel, verás que todas se ejecutan dela misma forma:

ð Haz clic en el botón Inicio de la barra de tareas de Windows o pulsa Ctrl+Esc.

ð Haz clic en Todos los programas para ver el nombre de los programas instaladosen tu ordenador.

ð Finalmente, haz clic en Microsoft Access dentro del grupo de programas deOffice (figura 2.1).

Pasados unos segundos, aparecerá la página Introducción a Microsoft OfficeAccess (figura 2.2).

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Figura 2.1. El menú Inicio para ejecutar Access

Figura 2.2. Ventana inicial de Access

Crear una base de datos en Access

Hay varias formas de crear una base de datos de Access, dependiendo de dóndeestemos en cada momento. Pero acabamos de ejecutar Access estamos en suprimera pantalla, así que vamos empezar por ahí:

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1.  Haz clic en la opción Basesde datos en blanco.

2.  Se actualizará la columna de la derecha de la página Introduccióna MicrosoftOffice Access para que completes el proceso.

3.  Si no quieres crear la nueva base de datos en la carpeta Documentos, seleccionala carpeta que desees en el cuadro Guardar en.

4.  Escribe el nombre de la base de datos en el cuadro Nombre de archivo si no lohiciste ya y pulsa Aceptar.

5.  Finalmente, haz clic en el botón Crear.

La figura 2.3 muestra el cuadro en nuestro ejemplo, para crear una base de datosllamada CentroDeFormación en Documentos.

Figura 2.3. Cuadro de diálogo Archivo de nueva base de datos

Nota

Si quieres crear una base de datos cuando ya estás dentro de Access, ejecuta el Botón OfficeBotón Office y luego el comando Nuevo. Volverás a la página IntroducciónaMicrosoft Office Access.

La figura 2.4 muestra el resultado de crear la base de datos CentroDeFormación.Verás que Access va adelantando trabajo y muestra una tabla lista para empezar atrabajar. Pero vamos poco a poco y observa el entorno de trabajo del programa.

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Figura 2.4. Entorno de trabajo de Access

Esta ventana tiene una serie de elementos que vamos a utilizar continuamente en eltrabajo con Access y que se citan a continuación:

ð Barra de título. Indica que la aplicación que estamos usando es Microsoft Access.Si estuviese abierta una base de datos, aparecería también el nombre de la base dedatos.

ð Botón de Office. Sustituye al antiguo menú Archivo de los programas de Office.Contiene comandos básicos para abrir, guardar, cerrar o imprimir los archivos detrabajo. Lo utilizaremos bastante a lo largo de los capítulos.

ð Cinta de opciones: Contiene los comandos de Access. Al igual que en todas lasaplicaciones de Office, los comandos aparecen organizados en fichas y, dentro deellas, en grupos. El criterio para agruparlas es una tarea o función común, porejemplo, las herramientas para escribir se agrupan en el grupo Fuente, en la ficha InicioInicio. Algunas fichas solo aparecen cuando las necesitamos, así no resulta tanagobiante el interfaz de Access.

ð Barra de herramientas de acceso rápido. La barra de herramientas de accesorápido de Access puede contener botones que sirvan como atajos a los comandosde las fichas de la cinta de opciones. En otras palabras, que en lugar de buscar yabrir la ficha y ejecutar dicho comando, se puede hacer clic simplemente en unbotón de esta barra. Ahora solo tiene tres comandos (guardar, deshacer y rehacer),pero su gran ventaja es que es totalmente personalizable.

Nota

Añade los comandos que quieras a la barra de acceso rápido. Junto al comando Rehacer, pulsa en Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido. En eldesplegable podrás agregar los que Access te sugiere poniendo marcas deverificación o cualquiera si pulsas en Más comandos; aquí además podrásordenarlos.

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ð Botón Minimizar. Este botón quita la ventana de Access de la pantalla y la sitúacomo un botón en la barra de tareas de Windows. Para volver a usar Access, no hacefalta volver a ejecutarlo, sólo hay que hacer clic en un botón de la barra de tareas.

ð Botón Maximizar. Sirve para agrandar el tamaño de la ventana de Access almáximo, de forma que no se vea nada más en la pantalla del ordenador. Cuando seusa este botón, se convierte en el botón Restaurar.

ð Botón Restaurar. El botón Restaurar sirve para devolver a la pantalla el tamañoque tuviera antes de usar el botón Maximizar o el botón Minimizar. Prueba ahoraestos pasos para ver cómo funciona:

ð Pulsa el botón Restaurar y observa que la ventana de Access se vuelve máspequeña, dejando ver el fondo del escritorio de Windows.

ð Observa que el botón Restaurar se ha transformado en otro botón con uncuadrado dentro. Es el botón Maximizar.

ð Pulsa el botón Maximizar para volver a la situación de la figura 2.4.

ð Botón Cerrar. Sirve para cerrar Access y quitarlo de la memoria del ordenador.Una vez cerrado, puedes volver a ejecutarlo siguien­do los pasos indicados alprincipio del capítulo.

ð Barra de estado. La barra de estado muestra información ­diversa, dependiendodel trabajo que estés realizando en ese momento. Normalmente, ofrece algunaayuda sobre la tarea que tenemos que realizar. En su parte derecha, muestra si seencuentran pulsadas las ­teclas especiales del teclado (BloqMayús, BloqNum,etcétera).

Panel de exploración

Hemos dejado para el final el elemento más importante. El panel de exploración esla parte principal de todo el trabajo que se realiza en Access. Si en la figura 2.4 semuestra una ventana vacía (ya que acabamos de crear la base de datos), la figura 2.5muestra un panel de exploración con todos los objetos de la base de datos queiremos creando a lo largo de este libro.

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Figura 2.5. Panel de exploración con varios objetos

Vamos a verlo con detalle siguiendo la figura 2.6:

ð Menú: cambia las categorías por las se agrupan los objetos. Haz clic en él para verlas categorías que están en uso, o con el botón secundario para otras tareas comoiniciar el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

ð Botón para abrir o cerrar la barra:Expande o contrae el panel de exploración. Elbotón no oculta el panel por completo.

ð Cuadro Buscar: si acabas teniendo una base de datos extensa querrás buscarobjetos rápidamente. Introduce el nombre de un objeto y, a medida que escribes, elpanel ocultará cualquier grupo que no contenga objetos que coincidan con el texto.

ð Grupos: por defecto el panel muestra los grupos visibles como conjuntos debarras. Para expandirlos o cerrarlos, haz clic en las flechas. Recuerda que losnombres de grupos cambian a medida que se cambia de categoría.

ð Objetos de la base de datos: son las tablas, los formularios, los informes, etc. Losobjetos que aparecen en un grupo concreto dependen de la lógica que haya detrásde la categoría primaria. Por ejemplo, si usas la categoría Tipo de objeto, el panelcrea grupos separados para las tablas, los formularios, los informes, etc. A su vez,cada grupo muestra aquellos objetos que pertenecen ahí lógicamente: un grupo detablas muestra sólo las tablas, etc.

ð Espacio en blanco: haz clic con el botón secundario en la parte inferior del panelpara realizar varias tareas como cambiar las categorías, ordenar los elementos ymostrar y ocultar los detalles (como, por ejemplo, la fecha de creación).

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Figura 2.6. Elementos del panel de tareas

Veremos cómo usar todos estos elementos conforme vayamos incorporandoelementos a nuestra base de datos.

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5. Cerrar una base de datos

La base de datos creada está vacía por ahora. En el capítulo siguiente empezaremosa crear sus tablas y a trabajar en realidad con los datos.

Ahora vamos a ver cómo cerrar la base de datos que estemos usando. Estaoperación se suele realizar cuando se quiere seguir trabajando con Access, pero nocon la base de datos actual.

Para cerrar la base de datos actual:

ð Haz clic en el Botón Office.

ð Selecciona la opción Cerrarbase de datos.

Abrir una base de datos existente

Una vez que has cerrado una base de datos, puedes volver a abrirla en cualquiermomento.

Lo normal es que quieras abrirla nada más entrar en Access. Para hacerlo, sigueestos pasos:

1.  Ejecuta Access como siempre.

2.  En la ventana inicial (figura 2.2), observa ahora que en la columna de la derechaaparecen las últimas bases de datos usadas en la sección Abrirbases de datosreciente, en nuestro caso la que acabamos de cerrar.

3.  Haz clic en la base de datos que quieras abrir, si hay más listadas.

Si no encuentras la base de datos que quieres abrir en esa lista, pulsa en el botón MásMás, y aparecerá el cuadro de diálogo Abrir (figura 2.7).

Figura 2.7. Cuadro de diálogo Abrir

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Si tienes abierta una base de datos, pulsa en el Botón Office y luego en el comando Abrir y aparecerá el mismo cuadro de diálogo Abrir. Este es similar al que vimos enla figura 2.3, así que no encontraremos dificultad en utilizarlo: si el archivo de labase de datos se encuentra en una carpeta distinta a Documentos, selecciónaladentro del cuadro Buscar en. Haz doble clic sobre el nombre del archivo de la basede datos que quieras abrir.

Nota

A diferencia de otras aplicaciones de Windows, como Word o Excel, no es posibleabrir más de una base de datos a la vez desde Access. Si quieres abrir más de unabase de datos, tienes que ejecutar Access tantas veces como bases de datos quierasabrir.

Salir de Access

Cuando se termina de trabajar con Access y no se va a usar durante un tiempo, esconveniente cerrarlo para liberar la memoria del ordenador. Cuando se sale deAccess, se cierra la base de datos que esté abierta. Esta operación es muy sencilla yse puede llevar a cabo de varias formas:

ð Haz clic en el botón Cerrar de la ventana de Access.

ð Selecciona la opción Salirde Access del Botón Office.

Una vez hayas salido de Access, puedes usarlo en cualquier momento ejecutándolode nuevo, o haciendo doble clic sobre un archivo de bases de datos de Access. Enese caso se ejecutará Access y abrirá al mismo tiempo la base de datos.

Trabajar con archivos de Access de distintas versiones

Office 2007, y por inclusión Access, utiliza una nueva forma de codificar susarchivos y la mala noticia es que no se lleva muy bien con la manera de guardar losarchivos en las versiones más antiguas del paquete. Independientemente de lasnuevas ventajas que el nuevo formato de archivo puede soportar, tendremos queadaptar nuestra manera de trabajar si vamos a compartir las bases de datos quecreemos o si vamos a reutilizar las que teníamos.

Puedes abrir normalmente una base de datos de una versión anterior porque Access2007 utiliza un comprobador de compatibilidad que se asegura de que no hayaespecificada ninguna característica incompatible. Cuando guardes el archivo, elcomprobador de compatibilidad te informará de esas características y podrásquitarlas antes de guardar.

De este modo te aseguras de que no empleas ninguna novedad de la versión 2007que otro usuario con una versión más antigua no podrá disfrutar.

Nota

Access te informa en la barra de título de si trabajas con una base de datos de unaversión anterior a Access 2007: pone entre paréntesis la versión con la que se creóel archivo.

Después de trabajar con una base de datos de un formato anterior debes guardarlaen el mismo formato para que puedan seguir utilizándola los usuarios de esaversión. Para ello pulsa el Botón Office y elige el submenú Guardar como... (figura2.8), selecciona la versión conveniente y guarda el archivo como ya vimos al crear la

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base de datos (figura 2.3).

Figura 2.8. Opciones de Guardar como

Sin embargo, si vas a actualizar una base de datos que solo utilizarás tú, es mejorque la conviertas al nuevo formato. Es muy fácil, pulsa en el Botón Office y elige laopción Convertir. Access te pedirá que guardes la base de datos en el nuevoformato, tras ese paso tendrás todas las ventajas de Access 2007 en tus antiguasbases de datos

Nota

Para diferenciar un archivo de Access 2007 de uno de una versión anterior fíjate ensu extensión: *.accdb, mientras que las versiones anteriores tienen la extensión*.mdb.

Nota

Las versiones anteriores a 2007 sí pueden abrir un archivo, relativamente, porquerequieren descargar de la web de Miscrosoft, e instalar, unos convertidores dearchivo necesarios.

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6. La ayuda de Access

Si has salido de Access, vuelve a ejecutarlo ahora. Vamos a ver uno de los elementosmás útiles de Access: el sistema de ayuda. El sistema de ayuda está pensado parausarlo como referencia. Una vez se sabe usar Access, esta ayuda sirve para indicarla forma de llevar a cabo ciertas tareas o para explicar algunos conceptos.

Hay varias formas de acceder a las ventanas de ayuda de Access, la más común espulsar el botón Ayuda en la esquina superior derecha de la ventana de Access(figura 2.4) o pulsando la tecla F1. En ese momento, aparece la ventana de la ayudade Access (figura 2.9) en la que puedes introducir palabras sobre las que quierasrespuesta en el cuadro Buscar.

Figura 2.9. La ventana de Ayuda de Access

Nuestro consejo es que maximices la ventana para trabajar mejor. Observa en la

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Nuestro consejo es que maximices la ventana para trabajar mejor. Observa en lafigura 2.10 el aspecto de esta ventana cuando la maximizas (haz clic en su botón Maximizar, segundo por la derecha de la barra de título) y en Mostrar tabla decontenido para ver dónde está ubicada la búsqueda que has solicitado

La ventana de ayuda contiene una serie de elementos que resulta convenienteconocer:

ð El texto normal, en color negro, contiene las explicaciones que hemos pedidosobre la acción que queremos llevar a cabo.

ð Si haces clic en un texto que aparezca en color azul, la ayuda mostrará unaexplicación, en otro color, de dicho texto. Por ejemplo, en la figura 2.9 aparece laexplicación del término campos.

ð Botón Atrás. Este botón nos lleva a las ventanas de ayuda que ya hayamos visto. Esuna forma rápida de volver a buscar un tema por el que ya hayamos pasado.

ð Botón Adelante. Este botón sirve para ir hacia adelante en la búsqueda deventanas de ayuda que ya hayamos visto.

ð Detener / Actualizar: cancela una búsqueda en línea si se trata de una consulta aOffice Online. Si estás conectado, puedes pulsar Actualizar para que descargue elúltimo contenido disponible.

ð Inicio: vuelve al contenido de ayuda sugerido por defecto.

ð Botón Imprimir. Este botón permite imprimir la ventana de ayuda que estemosviendo.

ð Cambiar tamaño de fuente: ajusta a más grande o pequeño el tamaño de la letrapara ponerlo a nuestro gusto.

ð Mostrar / Ocultar tabla de contenido: ya lo has utilizado. Muestra la ayudadividida en libros, que a su vez contienen más libros. Haciendo clic en el icono querepresenta un libro cerrado, el icono se sustituirá por otro que representa un libroabierto y se desplegará bajo él un conjunto de libros que desglosan un poco más sucontenido. Para cerrar un libro, únicamente hay que hacer doble clic sobre el iconodel libro abierto, tras lo cual estaremos en la misma situación que antes de abrirlo.El último desglose viene representado por el icono de la interrogación que señala uncontenido de ayuda.

ð Mantener visible / no visible la ventana Ayuda: hace que la ventana de ayuda sevea por encima de otras ventanas de Word, es decir, podemos, por ejemplo, escribiren un documento y leer en la ayuda al mismo tiempo. Si lo mantenemos como novisible, la ventana de ayuda se ocultará detrás de la ventana de Access.

Es interesante, si disponemos de conexión a internet, la opción de buscar ayuda enMicrosoft Office Online. Pulsa el botón Estado de conexión en la parte inferiorderecha de la ventana de ayuda y elige la opción Mostrar contenido de OfficeOnline. Tras unos segundos de espera el botón debería mostrar Conectado a OfficeOnline. A partir de ahora la ayuda de Access será la más completa.

Cuando termines con la ayuda, sólo tienes que hacer clic en el botón Cerrar de suventana para volver a la ventana normal de Access.

Hay una última manera de conseguir ayuda, y es la ayuda contextualizada. En

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determinadas ventanas o cuadros de diálogo, el programa tendrá un icono con elsigno de interrogación junto al aspa de cierre, o lo indicará con un textoexpresamente, pulsando en cualquiera de estas vías se abrirá la ventana de ayuda deAccess pero contendrá ya un tema relacionado con el cuadro de diálogo en el queestemos trabajando, y desde el que has abierto esa ayuda.

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7. Crear tablas en Access 

Objetivos del capítulo 7, 8, 9 y 10

•   Crear la primera tabla.

•   Los campos claves.

•    El asistente para tablas.

 

El elemento fundamental de una base de datos son las tablas. En este capítuloaprenderás todo lo referente a las tablas de una base de datos: cómo crearlas desdela vista diseño, cómo consultar su contenido y cómo definir sus propiedades.

Aprenderás también el concepto de campo clave, que nos ayudará a comprender lasrelaciones entre tablas (las relaciones entre tablas se tratan en el siguiente capítulo).

Crear la primera tabla

Ya hemos visto que en una base de datos de Access puede haber varios objetos:tablas, consultas, formularios, etcétera. Nuestra insistencia en este tema es paraevitar que confundas las bases de datos con las tablas, como ya vimos.

Pues bien, como los objetos esenciales en las bases de datos son las tablas, vamos aempezar nuestro trabajo creando las tablas de nuestra base de datos. Para hacerlo,vamos a usar el mismo ejemplo que empleamos para explicar los conceptos detablas relacionadas: un curso de formación en un centro.

Pensar la tabla antes de crearla

A la hora de crear una tabla, el primer paso es tener claro qué contenido queremosalmacenar en dicha tabla. En el ejemplo de los alumnos, tenemos que decidir quéinformación de cada alumno vamos a incluir en la tabla: su nombre, los apellidos, ladirección, etcétera.

Como ya vimos en el capítulo 1, cada «categoría» de información se llama campo dela tabla. Por tanto, hay que decidir cuáles van a ser los campos de la tabla. A la horade decidir los campos, hay unas normas básicas:

ð Usar nombres de campos que tengan sentido, ya que esto facilitará el trabajo dellenado de la tabla y su posterior comprensión.

ð Crear todos los campos que sean necesarios, teniendo en cuenta que es mejor quelos datos estén en distintos campos si vamos a realizar búsquedas por ellos. Porejemplo, puede haber un campo Dirección que incluya la dirección, el código postaly la población, pero eso impedirá que en el futuro puedas ordenar la tabla porcódigos postales o por poblaciones, que es muy útil. Es mejor crear un campo Dirección, otro campo Población y otro Código postal.

ð No usar como campo un valor que se calcule a partir de otros campos. Porejemplo, no incluir un campo con el precio con IVA, otro con el precio sin IVA y otrocon el IVA correspondiente.

En el caso concreto de los alumnos, la lista de campos podría ser la mostrada en la

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figura 3.1, que es el resultado final de esta parte del capítulo:

Figura 3.1. Ejemplo de los campos de la tabla

ð El Nombre del alumno.

ð Los Apellidos del alumno. Observa que separamos el nombre de los apellidos,para poder realizar búsquedas y clasificaciones por estos apellidos.

ð La Dirección que incluye la calle (avenida o plaza), el número, el piso y la letra.Pero no incluye la población, ni la provincia ni el código postal.

ð La Población en la que vive.

ð El Código postal.

ð La Provincia.

ð El teléfono particular.

ð El teléfono del trabajo.

ð El teléfono móvil.

ð La fecha de nacimiento (para felicitarle por su cumpleaños).

ð Un campo de Notas. El campo Notas es muy útil en la mayoría de las tablas paraescribir lo que se quiera sobre el contenido de un registro.

Crear una tabla desde cero

El título de este apartado se debe a que hay varias formas de crear una tabla. Paracrear la tabla de alumnos, vamos a hacerlo desde cero, sin ayuda de ningúnasistente de Access.

Nota

Los asistentes son comandos especiales de Access preparados para ayudar en lacreación o modificación de tablas, consultas, formularios, etcétera.

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Los pasos que tienes que seguir son:

1.  Abre la base de datos en la cual quieres crear la tabla. Ya vimos cuál es elproceso en el capítulo anterior: primero ejecuta Access y después haz clic en elnombre de la base de datos. En nuestro ejemplo, selecciona CentroDeFormación yhaz clic en Aceptar.

2.  En la ficha Crear de la cinta de opciones, haz clic en el comando Tabla situadodentro del grupo de comandos Tablas. El área de trabajo mostrará la tabla vacía enel modo vista Hoja de datos, que recuerda a las hojas de cálculo de Excel porque secompone de filas, columnas y celdas.

3.  Para empezar a crear los campos de la tabla, es mejor cambiar al modo devistaDiseño; para eso ve a la cinta de opciones en su ficha Herramientas de tabla,y pulsa en el grupo Vistas el comando Ver, elige Vista Diseño. Observa que elpunto de inserción está en la columna Nombredel campo de la primera fila.

4.  Escribe el nombre del campo. Por ejemplo, escribe Nombre para nuestro ejemplo(referido al nombre del alumno).

5.  Pulsa la tecla Tabpara ir a la columna Tipode datos.

6.  Selecciona el tipo de campo del que se trata. Los tipos de campos los veremos acontinuación, pero selecciona ahora Texto.

7.  Pulsa Tab de nuevo para ir a la columna Descripción.

8.  Escribe una breve explicación del campo. Por ejemplo, Contiene el nombre depila del alumno (figura 3.2).

9.  Pulsa Tab para pasar a la siguiente fila (correspondiente al siguiente campo) yrepite los pasos 4 a 9 para cada uno de los campos de la tabla.

10.  Cuando termines de definir los campos, haz clic en el botón Cerrar de la barrade título de la tabla.

11.  Teclea el nombre de la tabla (Alumnos en nuestro ejemplo) y haz clic en Aceptar. Si aparece un cuadro que hace referencia a la clave principal de la tabla,haz clic en No.

Prueba ahora a crear los primeros cuatro campos de nuestra tabla con estasecuencia de pasos y guárdala con el nombre Alumnos como se indica en el pasonúmero 11.

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Figura 3.2. Ventana de diseño de la tabla con el primer campo

Agregar nuevos campos

Ya hemos creado cuatro campos de nuestra tabla. Los hemos creado desde cero yhemos visto cómo se hace desde la vista Diseño, rellenando por filas un nombre decampo, su tipo y una breve descripción. Ahora veremos cómo crear campos en lavista Hoja de datos:

1.  Cambia a la vista Hojade datos pulsando el comando Ver en la cinta de opcioneso en el botón Vista Hoja de datos de la barra de estado.

2.  En la ficha Hojade datos, en el grupo Campos y columnas, haz clic en Nuevocampo. Aparece un panel nuevo a la derecha, Plantillas de campos.

3.  Selecciona los campos campos que quieras en el panel y arrástralos a la tabla. Ennuestro caso, busca en las categorías y haz clic en Código Postal. Cuando aparezcala línea de inserción, suelta el botón y el campo quedará en esa posición.

4.  Finalmente, cierra el panel Plantillas de campos.

De esta manera ahorras más tiempo que si los escribes uno a uno como en elapartado anterior. Pero hay otra forma de economizar tiempo, si ya lo invertiste encrear campos en otras tablas. Puedes añadir campos desde otras tablas:

1.  Asegúrate de que la tabla está en la vista Hoja de datos.

2.  En la ficha Hojade datos, en el grupo Campos y columnas, haz clic en Agregarcampos existentes. Aparecerá un panel similar al que hemos visto antes, pero fíjateque este se llama Lista de campos, es decir, contiene los campos de las otrastablas que tengamos en nuestra base de datos, agurpadas en categorías.

3.  Explora en el panel pulsando en los signos + para expandir las tablas y arrastralos campos que desees del panel Lista de campos a la tabla que estamos editandoen el área de trabajo.

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Figura 3.3. Crear campos desde Plantillas de campos

Figura 3.4. Nuevo campo creado en la Vista Diseño

 

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8. Tipos de campos en Access

Hemos visto en el apartado anterior que uno de los datos esenciales que hay querellenar al definir los campos es el tipo de campo. El tipo de campo define elcontenido que podrá almacenar el campo en el futuro. Por ejemplo, si es un campo NombreNombre, lo normal es que almacene caracteres de texto, pero un campo FechaNacimientoFechaNacimiento, almacenará una fecha y no un conjunto de caracteres.

La tabla 3.1 muestra los tipos de campo y cuál es el contenido para el que estánpensados.

Tabla 3.1. Tipos de campos de las tablas

Tipos de campo            Descripción

Texto                             Se usa para incluir textos no muy extensos, como losnombres,                    apellidos, direcciones, etcétera.

Numérico                      Se usa para cantidades numéricas, que no sean monedas, yque

                                       se usen para realizar operaciones.

Fecha/Hora                  Se usa para las fechas y horas.

Moneda                        Se emplea para las cantidades de moneda.

Memo                            Se usa para guardar textos de los que no se conozca lalongitud.

Autonumérico             Se usa para los campos clave, principalmente.

Sí/No                             Se usa para los campos que puedan tener dos posiblesvalores

                                       (Sí/No, lo más normal).

Objetos OLE                Se usa para incluir imágenes y objetos de otras apliciones.

Hipervínculo                Se emplea para incluir direcciones Web o archivos de una red.

Datos adjuntos            Se usa para incluir cualquir tipo de archivo admitido.

Multivalor                    Almacena más de un valor en un campo.

Normalmente, tomar la decisión sobre el tipo de campo que se quiere usar es muysencilla, pero hay otras ocasiones en las que hay que pensarlo un poco. Por ejemplo,un código postal español consta de cinco dígitos, pero no se van a realizaroperaciones con ellos (por ejemplo, no tiene sentido restar o sumar códigospostales). Por este motivo, se emplea un tipo de campo Texto y no Número.

Nota

Además, en Access los ceros delante de las cifras no se muestran. Por eso, siescribes 06005 en un campo de tipo Número, aparecerá sólo 6005, que no es uncódigo postal correcto.

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Prueba ahora tú como ejercicio y crea el resto de campos mostrados en la figura 3.1(excepto el campo IdAlumno). Puedes utilizar el panel Plantillas de campos en lavista Hoja de datos para hacerlo rápido.

Consejo

A medida que realices cambios en la tabla, es aconsejable guardarla de vez encuando haciendo clic en el botón Guardar de la barra de herramientas.

Los campos clave

El último tema esencial que debes conocer para definir tablas son los campos clave.Un campo clave es aquél que permite identificar un registro de una tabla frente alresto.

Si bien es posible crear tablas que no tengan campos clave, en bases de datosrelacionales este tipo de campo se vuelve imprescindible, como veremos en nuestroejemplo. Por eso, siempre que crees una tabla, piensa cuál puede ser su campoclave. Normalmente, hay dos opciones:

ð Hay un campo de la tabla que se sabe a ciencia cierta que no se va a repetir endos registros de la misma. Por ejemplo, en una tabla de empresas proveedoras,puede haber un campo llamado CIF que contenga el Código de Identificación Fiscalde la empre­sa. Como este código es único para cada empresa, este campo nossirve como campo clave.

ð No hay ningún campo que estemos seguros de que no se vaya a repetir. Porejemplo, en nuestra tabla Alumnos, no hay ningún campo que no se pueda repetirpara dos alumnos distintos. En estos casos, lo mejor es crear un campo adicionaldel tipo Autonumérico.

Los siguientes pasos muestran cómo definir un campo como campo clave:

1.  Access crea por defecto en cada tabla en blanco un campo clave (la primera filaque saltamos en la Vista Diseño).

2.  Si quieres definirlo tú, sitúa el punto de inserción sobre el campo que elijascomo clave y haz clic sobre él. (Puedes seleccionar el campo completo haciendo clicen el botón situado a la izquierda del nombre del campo).

3.  Haz clic en el comando Clave principal de la ficha Herramientasde tabla.Obser­va que a la izquierda del nombre del campo aparece un icono en forma dellave indicando que es el campo clave.

En nuestro ejemplo, crea un campo clave llamado IdAlumno. Este tipo de campo vaa ser un identificador de alumno que para evitar repeticiones será un campo AutonuméricoAutonumérico. Completa este nuevo campo con los datos siguientes:

ð Nombre del campo: IdAlumno.

ð Tipo de campo: Autonumérico.

ð Descripción: Es el campo clave que identifica al alumno.

Insistimos en que estos campos claves son los que usaremos para relacionar lastablas, por tanto, son esenciales en las tablas relacionales. Ahora debe aparecer entu pantalla una ventana como la de la figura 3.1.

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Nota

La clave puede estar formada por más de un campo, pero no es lo normal. Porejemplo, se puede usar como clave el teléfono y el nombre. Si quieres crear unaclave formada por varios campos, selecciona el primer campo haciendo clic en elbotón situado a su izquierda, pulsa la tecla Ctrly, sin soltarla, haz clic en el botón deselección de todos los campos que formarán la clave. Después, haz clic en el botón Clave principalClave principal de la cinta de opciones.

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9. Abrir y cerrar tablas en Access

Ya hemos creado nuestra primera tabla. Hemos terminado de definir los camposque contiene la tabla Alumnos y hemos creado su campo clave.

En muchas de las figuras que hemos visto hasta ahora se muestra la vista deDiseño de la tabla. Esta vista, como su nombre indica, sirve para diseñar la tabla,pero no sólo al crearla, sino siempre que deseemos realizar algún cambio en lascaracterísticas de dicha tabla.

Vamos a aprovechar esta vista para ver una serie de operaciones que son comunes atodas las ventanas de Access (ya sean de tablas, de consultas o de cualquier otroobjeto de una base de datos).

Cerrar la tabla

Una vez terminados de definir los campos de la tabla, sólo resta cerrar la tabla. Paracerrar una ventana de la tabla (o de cualquier otro objeto) sólo tienes que seguirestos dos pasos:

1.  Haz clic en el botón Cerrar de dicha ventana. Si has realizado algunamodificación en la tabla desde la última vez que la guardaste, Access te preguntarási quieres guardar dichos cambios.

2.  Haz clic en Sí para almacenar los cambios y en No para dejar la tabla comoestaba la última vez que la guardaste.

Al terminar de cerrar la tabla, volverás al panel de exploración, pero con unadiferencia muy importante: aparecerá la tabla creada en el panel, tanto si estemuestra todos los objetos de la base de datos como si filtras los tipos de objetospor el grupo Tablas (figura 3.5).

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Figura 3.5. Ventana de la base de datos con una tabla

Abrir una tabla

Una vez creada la tabla, puedes abrirla cuando quieras con estos pasos:

1.  En panel de exploración, haz clic en el menú y elige Tablas para ver las tablasque existen en la base de datos (figura 3.5).

2.  Haz clic secundario en la tabla que quieres abrir.

3.  Selecciona la opción Abrirdel desplegable que aparece, o bien elige Vista Diseñopara abrirla tabla directamente en esa vista.

Consejo

Como atajo, también puedes hacer doble clic sobre el nombre de la tabla paraabrirla.

La figura 3.6 muestra el resultado de abrir la tabla Alumnos que hemos creado. Seabre en la vistaHoja de datos, distinta a la usada para definir las tablas. Esto sedebe a que las tablas, al igual que el resto de objetos de Access, pueden verse envarias vistas.

Figura 3.6. Ventana de hoja de datos de la tabla

La vista de Hoja de datos

La vistaHojade datos también se llama ventana de presentación ya que sirve parapresentar los datos existentes en una tabla ordenados en filas y columnas. Dehecho, esta ventana sirve para introducir, ver y modificar los datos de la tabla.

Es importante que comprendas bien la diferencia entre la vista de diseño y la vistade presentación, ya que se repiten estos conceptos en los formularios, consultas,

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etcétera.

ð La vista de diseño de la tabla sirve para definir la estructura de la tabla, pero no setrabaja directamente con los datos. Esto es, para indicar qué campos tendrá la tabla,de qué tipo y qué propiedades o características tendrán esos campos.

ð La ventana de presentación sirve para ver o modificar datos de la propia tabla.

Por tanto, si queremos añadir nuevos campos en la tabla (por ejemplo, el campoCorreoElectrónico), sería más apropiado rellenar las filas de la vista Diseño (aunqueya vimos que podemos crearlos con el panel Plantillas de campos en la vista Hoja de datos), porque así evitas modificar algún dato por error.

Si lo que queremos es añadir un nuevo alumno a nuestra tabla o cambiar suteléfono, tenemos que usar la ventana de presentación.

La forma de pasar de la ventana de presentación a la ventana de diseño (y viceversa)es tan sencilla como hacer clic en el botón Ver del grupo de comandos Vistas en lacinta de opciones (en las fichas Inicio y Herramientas de tabla) o en la barra deestado. Prueba ahora y verás que es muy sencillo.

Nota

Si quieres pasar de la ventana de diseño a la de presentación y no has guardado losúltimos cambios de la tabla, Access te preguntará si quieres guardarlos.

En realidad, la ventana de presentación de la tabla no se utiliza mucho, ya que paraver o modificar los datos de las tablas se suelen utilizar los formularios, queveremos en otro capítulo del libro.

Sin embargo, veremos cómo usarla brevemente en el siguiente capítulo al introducirlos primeros datos de nuestras tablas.

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10. Plantillas de tablas. La tabla de profesores

Ya tenemos nuestra primera tabla completa, incluido su campo clave. Ahora vamos acrear otra de las tablas necesarias en nuestro ejemplo: la tabla de profesores, perono desde cero como la tabla de alumnos, sino usando una de las plantillas de Access.

Si el panel Plantillas de campos nos facilita la creación de nuevos campos en unatabla, las plantillas de tablas nos facilitan la creación de una tabla.

Realiza los siguientes pasos para usarlo:

1.  Ve a la cinta de opciones y asegúrate de que muestra la ficha Crear.

2.  Ahora, haz clic, en el grupo Tablas, en el comando Plantillas de tabla.

3.  Se te mostrará el desplegble de la figura 3.7 con para que selecciones un tipo deplantilla.

4.  Selecciona la plantilla que más se parezca a la tabla que quieres crear. En nuestrocaso, Contactos es la más apropiada.

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Figura 3.7. Ventana del Asistente para tablas

Observa que vuelve a aparecer la ventana de presentación (o de hoja de datos) de latabla.

Pero como aún nos queda pulir un poco más la tabla de la plantilla, vamos a pasar ala vista Diseño para modificarla de acuerdo a nuestras necesidades. Pulsa en labarra de estado en Vista Diseño. Dale el nombre de Profesores a la tabla.

Para empezar renombra el campo Id, por IdProfesor. Ahora veremos cómo eliminarcampos de la plantilla que no nos interesan y moverlos para ordenarlos:

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ð Para eliminar un campo haz clic sobre él y ejecuta el comando Eliminar filas en lacinta de opciones. Selecciona los campos Organización, Cargo, País, Página web yDatos adjuntos.

ð Para reordenar un campo de lugar haz clic sobre él y mantén presionado, arrastrael campo hasta su nueva posición y suelta el botón. Reordena ahora a tu gusto.

Nosotros hemos usado la secuencia de pasos anterior para crear la tabla Profesorescon los siguientes campos: IdContacto (cuyo nombre hemos cambiado porIdProfesor), Nombre, Apellidos, Dirección, Ciudad, EdoOProv, CódPostal,TeléfonoTrabajo, TeléfonoCasa, TeléfonoMóvil, NomCorreoElectrónico y Notas.

Figura 3.8. Tabla Profesores

Las propiedades de los campos

Si observas de nuevo la ventana de diseño de una tabla de ejemplo (figura 3.4), verásque debajo de la zona de campos aparecen dos zonas más. A la izquierda está lazona de propiedades de los campos y a la derecha la zona de ayuda o comentariossobre los campos y propiedades.

Las propiedades de los campos son muy importantes, ya que definen la manera enque se van a comportar los campos.

Hay muchas propiedades, que además dependen del tipo de campo del que se trate,pero las más importantes son:

ð Título. Esta propiedad indica cómo se va a mostrar el campo en los formularios einformes. Por ejemplo, si vuelves a la ventana de presentación de las tablas (figura3.6), verás que los campos no muestran los nombres del campo, sino su título (poreso, aparece Código postal y no CódPostal, que es el nombre del campo).

ð Formato. Asigna un formato a las fechas y a los números.

ð Lugares decimales. Permite definir el número de decimales de un camponumérico o moneda.

ð Máscara de entrada. Sirve para indicar cómo hay que introducir los datos. Porejemplo, si han de ser números o letras y cuántos.

ð Valor predeterminado. Permite asignar un valor por omisión al campo cuando secrea un nuevo registro. Por ejemplo, si la ­mayoría de nuestros alumnos son deMálaga, incluir Málaga como valor predeterminado en el campo de la provinciapuede ahorrar tiempo.

ð Regla de validación. Esta regla determina las condiciones que ha de cumplir un

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campo. Por ejemplo, se puede indicar que la fecha de inicio de un curso no puedaser anterior a la fecha de hoy.

ð Texto de validación. En esta propiedad se incluye el texto que se le mostrará alusuario si el dato introducido no cumple la regla de validación indicadaanteriormente.

ð Requerido. Obliga o no a incluir algún valor en este campo.

ð Permitir longitud cero. Esta propiedad indica si se puede ­incluir una cadena delongitud cero. Esta cadena no es más que incluir dos comillas seguidas sin nada ensu interior.

ð Indexado. Permite indicar si el campo va a actuar como índice. Los índices sirvenpara que Access pueda hacer búsquedas ­sobre el campo de manera más rápida.

ð Compresión Unicode. Microsoft Access 2007 usa el esquema de codificación decaracteres Unicode para representar los ­datos en un campo de tipo Texto, Memo o Hipervínculo. En Unicode, cada carácter viene representado por dos bytes en lugarde un único byte, lo cual permite admitir un máximo de 65.536 caracteres. Por ello,los datos de un campo de tipo Texto, Memo o Hipervínculo requieren una cantidadmayor de espacio de ­almacenamiento. Con el fin de compensar este efecto de la­representación de caracteres de Unicode y asegurar un óptimo funcionamiento,puedes establecer la propiedad Compresión Unicode a Sí.

Nota

Verás tres propiedades más que no vamos a tratar: las de IME son relativas al modode tratar datos en lenguas asiáticas; y etiquetas inteligentes sirve para reconocerdeterminados tipos de datos, pero requiere crearlas.

Ahora tú solo

Ahora sólo resta crear dos tablas más, pero lo mejor es que lo intentes tú solo. Lafigura 3.9 muestra la tabla Cursos y la figura 3.10 muestra la tabla AlumnosPorCurso.

La primera tabla es la de cursos. En ella, vamos a almacenar la información generaldel curso: el título, las fechas de inicio y finalización, el profesor, etcétera. A la horade crearla, hemos tenido en cuenta lo siguiente:

ð La hemos creado desde cero.

ð El campo IdCurso es el campo clave y es Autonumérico.

ð El campo IdProfesor tiene que ser Numérico para que se pueda enlazar con elcampo del mismo nombre de la tabla Profesores. No puede ser un campo de tipotexto, ya que el campo clave de la tabla Profesores es Autonumérico.

ð Los campos de fecha y hora los hemos creado utilizando el panel ­Plantillas decampos. Para ello, hemos utilizado la vista Hoja de datos.

ð Hemos modificado la propiedad Título de los tres primeros campos,introduciendo, respectivamente, Id curso, Nombre curso e Id profesor.

ð Hemos guardado la tabla con el nombre Cursos.

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Figura 3.9. Vista de Diseño de la tabla Cursos

Finalmente, la figura 3.10 muestra la ventana de diseño de la última tabla: la tablaAlumnosPorCurso.

Figura 3.10. Vista de diseño de la tabla AlumnosPorCurso

Esta tabla sirve para relacionar los alumnos con cada uno de los cursos. De hecho,sólo tiene tres campos: uno Autonumérico como clave, otro para indicar el alumnoy otro para indicar el curso del que se trata.

En esta tabla, sólo tienes que tener en cuenta dos aspectos:

ð Los campos IdAlumno e IdCurso son Numéricos, ya que los vamos a relacionarcon los campos clave de estas tablas que son Autonuméricos.

ð El único cambio que hemos realizado es incluir en las propiedades Título de los

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campos IdAlumno e Incurso los valores Id alumno e Id curso, respectivamente.

Modificar la estructura de la tabla

Hemos dejado para el final de este capítulo la explicación de la forma de cambiaruna tabla una vez que la hemos creado. Ya hemos visto que en la ventana de diseñose definen los campos que forman una tabla y sus propiedades. Pues bien, paramodificar una tabla después de crearla, sólo hay que volver a abrir su vista de diseñoy realizar la operación que deseemos.

A continuación, explicamos cómo llevar a cabo las operaciones más típicas a la horade modificar una tabla:

ð Seleccionar un campo. Para seleccionar un campo, solamente tienes que hacer clicen el botón gris que hay a la izquierda de la columna Nombredel campo y querecibe el nombre de botón de selección del campo. Observa en la figura 3.10 que elpuntero del ratón se convierte en una flecha apuntando a la derecha cuando se sitúaen dicho botón.

ð Borrar un campo existente. Para borrar un campo, selecciónalo como se indicó enel párrafo anterior y pulsa la tecla Supr o selecciona el comando Eliminar filas de laficha Diseño de Herramientas de tabla en la cinta de opciones.

ð Añadir un campo nuevo. Para añadir un campo nuevo, haz clic en la primera filaque esté vacía y comienza a escribir el nombre del campo como siempre. Si quieresañadir un campo entre dos ya existentes, selecciona el campo delante del quequieras crear el campo nuevo y ejecuta el comando Insertar filas de la ficha Diseñode Herramientas de tabla. Después, usa la nueva fila para escribir el nombre, eltipo y la descripción del campo.

ð Cambiar un campo de posición. También puedes mover un campo hacia arriba ohacia abajo. Para hacerlo, selecciónalo primero. Después, vuelve a hacer clic en elbotón de selección del campo y arrástralo hacia arriba o hacia abajo para situarlo enla posición que desees.

ð Modificar el nombre del campo. Para cambiar el nombre de un campo, sólo tienesque hacer clic sobre dicho nombre y escribir lo que quieras.

ð Modificar el tipo de campo. El tipo de campo se modifica seleccio­nando otro tipoen la lista que aparece. Ten en cuenta que si la tabla contiene datos (o hayrelaciones establecidas), puede que Access no te deje. De ahí la importancia depensar bien la tabla antes de crearla.

ð Cambiar la descripción. La descripción es un texto no esencial. Por tanto, lopuedes cambiar cuando quieras haciendo clic en ella y borrando y añadiendo lo quedesees.

ð Modificar sus propiedades. Las propiedades de un campo también se puedencambiar cuando se quiera. Haz clic en el campo y, después, haz clic en la propiedadque desees cambiar.

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