1

คมอการปฏบตงาน

การเบกจายคาตอบแทน หลกสตรครศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาการบรหารการศกษา

บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยราชภฏสวนสนนทา

จดท าโดย

นางสาวอไรรตน สนสมบญ หลกสตรครศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาการบรหารการศกษา

2

ค าน า

คมอการปฏบตงานกระบวนการเบกจายเงนฉบบน สาขาวชาการบรหารการศกษา จดท าขนเพอใหผปฏบตงานไดทราบถงขนตอนของการด าเนนการเกยวกบการเบกจายเงน ใหเปนไปตามระเบยบ ขอบงคบ ทก าหนด เพอใหเกดความถกตองและเปนมาตรฐานเดยวกน และเปนแนวทางในการปฏบตงานของเจาหนาทดานการเงนใหเปนไปในทศทางเดยวกน

สาขาวชาการบรหารการศกษา หวงเปนอยางยงวา คมอการปฏบตงานดานการเบกจายเงนเลมนจะเปนประโยชนและแนวทางใหเจาหนาทผปฏบตงานดานการเงนสามารถปฏบตงานไดอยางถกตอง เปนมาตรฐานเดยวกน และสงผลถงประสทธภาพในดานการปฏบตงานของหนวยงาน

นางสาวอไรรตน สนสมบญ

3

สารบญ

หนา

บทท

1 บทน า........................................................................................................... .......................

ความเปนมาและความส าคญ…...……........................................................................... 1

วตถประสงค…………………......................................................................... .............. 2

ประโยชนทคาดวาจะไดรบ……………….................................................................... 2

ขอบเขตของคมอ........................................................................................................... 2

นยามศพทเฉพาะ.................................................................................... ........................ 2

2 โครงสราง และภาระหนาทความรบผดชอบ ………………………..…………...........................

โครงสรางหนวยงาน...................................................................................................... 4

โครงสรางการบรหาร..................................................................................................... 5

ภาระหนาทความรบผดชอบของหนวยงาน.................................................................... 6

3 หลกเกณฑและวธการปฏบตงาน........................................................................... ............. 6

กฎระเบยบ ขอบงคบ ประกาศ ทเกยวของ…………………………………………….. 10 เกณฑมาตรฐาน และวธการปฏบตงาน 11 4 เทคนคและขนตอนการปฏบตงาน………………………………………….……………. 19 5 ปญหาอปสรรค แนวทางการพฒนางานหรอปรบปรงการปฏบตงาน และขอเสนอแนะ.... 20 ปญหาและอปสรรคในการปฏบตงาน…………………………………………………. 20 แนวทางพฒนางานหรอปรบปรงการปฏบตงานใหมประสทธภาพ............................. 20 ขอเสนอแนะ………………………………………………………………..…….......... 20 อางอง 22 ภาคผนวก 23

4

บทท 1

บทน า

1.1 ความเปนมาและความส าคญ ตงแตอดตจนถงปจจบน ไมวาจะเปนหนวยงานภาครฐ หรอเอกชน ตางใสใจและใหความส าคญกบการ

บรหารงาน นบเปนองคประกอบทส าคญอยางยง ทจะ ท าใหองคการบรรลเปาหมายอยางมประสทธภาพ ปจจยทางดานบคลากรหรอผปฏบตงาน จงเปนปจจยทส าคญทสดในบรรดาทรพยากรทงหมด เพราะสามารถทจะจดการหรอหา วธทจะด าเนนการใหองคการบรรลเปาหมายอยางมประสทธภาพ ดงนนบคลากรจงเปน ทมาของความส าเรจหรอความลมเหลวขององคการอกดวย ซงในการบรหารประเทศก ไดเลงเหนความส าคญของการพฒนาทรพยากรมนษย โดยก าหนดเปาหมายในการพฒนา ทรพยากรมนษยไวในแผนพฒนาเศรษฐกจและสงคมแหงชาตฉบบท 8 (พ.ศ. 2540 - 2544) ซงมนษยลวนแลวแตมล าดบขนความตองการ เพอทจะประสบความส าเรจในสงสดในชวต ไดรบความตองการ ความปรารถนา และไดรบสงทมความหมายตอตนเอง ซงเมอมนษยไดรบความพงพอใจในสงหนงแลวกจะยงเรยกรองความพงพอใจสงอนๆ ตอไป ซงถอเปนคณลกษณะทวไป

ปจจบนการปฏบตงานของเจาหนาทหรอบคลากรดานการเบกจาย มความส าคญเปนอยางมาก ตองมความละเอยด รอบคอบ ถกตองมากทสด หรอผดพลาดไมไดเลย เพระจะสงผลกระทบและผลเสยตามมาทหลง บคลากรทตองท าหนาทในเรอของการเบกจายตางๆ เชน คาใชจายในการเดนทางไปราชการ เบยประชมกรรมการ คาใชจายในการฝกอบรม การจดงาน เงนตอบแทนการสอน เงนคาตอบแทนการปฏบตงานนอกเวลาราชการ เงนคาตอบแทนการบรหารหลกสตร คาใชจายเกยวกบการสอบแขงขนบคคลเปนเจาหนาทของรฐทหกจากเงนคาธรรมเนยม การสอบนน การเชารถยนตมาใชในราชการ การตดตงและการใชโทรศพทของทางราชการ คาใชจายในการเบกคาจดโครงการตางๆ เปนตน

ส านกงบประมาณไดก าหนดระเบยบวาดวยการบรหารงบประมาณ พ.ศ.2548 ขนบงคบใชเพอบรหารงบประมาณแผนดน ซงมสาระส าคญในสวนทมการมอบอ านาจความรบผดชอบในการบรหารงบประมาณรายจายไปทสวนราชการมากขน พรอมทงใชระบบอเลกทรอนกสเปนเครองมอท างานในกระบวนการงบประมาณ ตลอดจนปรบวธการในการจดสรรงบประมาณใหสวนราชการเพอใหเกดประสทธภาพในการปฏบตงานใหเกดความรวดเรว เพอใหสามารถใชจายงบประมาณไดตงแตตนปงบประมาณ ตามกระบวนการงบประมาณ 4 ขนตอน คอ

การพฒนาคณภาพการบรหารจดการภาครฐ (Public Sector Management Quality Award : PMQA) ดานการพฒนาองคกร ของมหาวทยาลยราชภฏสวนสนนทา ซงจะท าใหองคกรบรรลประสทธภาพและประสทธผลของระบบงานและกระบวนการท างาน การจดการองคความรเกยวกบ การเบกจายเงนงบประมาณ เพอเปนเครองมอใหบคลากรทผปฏบตงานดานการเงนและพสด และบคลากรของหนวยงาน สามารถใชเปนแนวทางใน

5

การเบกจายเงนงบประมาณไดอยางถกตองและเปนมาตรฐานเดยวกน จงไดรวบรวมขอมลดานการเบกจายใหสอดคลองกบลกษณะงานตามภารกจของมหาวทยาลยราชภฏสวนสนนทา โดยมล าดบขนตอนการท างานและมเอกสารอางองในเรองการเบกจายคาตอบแทน กฎระเบยบ และเอกสารทเกยวของ เพอใหบคลากรรและเขาใจในกระบวนการเบกจายเงน และปฏบตไปในแนวทางเดยวกน

1.2 ค าส าคญ การเบกจาย , หนวยงานผเบก , หลกฐานการเบกจาย , เงนรายได , เงนงบประมาณทกนไวเบก

1.3 วตถประสงค 1) เพอใหบคลากรทางดานการเงนของหนวยงานสามารถปฏบตงานดานการเบกจายไดอยางถกตอง

รวดเรว และมประสทธภาพ 2) การเบกจายเปนไปตามกฎ ระเบยบ ขอบงคบ และประกาศตางๆ ทก าหนด 3) ใชเปนแนวทางในการบรหารงบประมาณรายจายทไดรบจดสรรใหเกดประโยชนสงสด และคมคามากขน

1.4 ประโยชนทคาดวาจะไดรบ 1) บคลากรผปฏบตสามารถปฏบตงานดานการเบกจายไดอยางถกตอง 2) การด าเนนการเบกจายเปนไปตามกฎ ระเบยบ ขอบงคบ และประกาศตางๆ ทก าหนด 3) เปนแนวทาง มาตรฐานการปฏบตงานไปในแนวทางเดยวกน

1.5 ขอบเขตของคมอ คมอฉบบนใชส าหรบการด าเนนการเบกจายเงนงบประมาณรายไดตางๆ ของหนวยงาน สงกดบณฑต

วทยาลย มหาวทยาลยราชภฏสวนสนนทา

1.6 นยามศพทเฉพาะ

การเบกจาย หมายถง การด าเนนการเบกจายเงนตางๆ จากเงนงบประมาณรายไดของหลกสตรฯ เงนรายได หมายถง เงนงบประมาณทไดจากคาลงทะเบยนเรยนของนกศกษาระดบบณฑตศกษา

แลวน ามาบรหารจดการตามสดสวนทไดรบ หนวยงานผเบก หมายถง หนวยงานทไดรบจดสรรงบประมาณรายจายจากเงนรายได หลกฐานการเบกจาย หมายถง หลกฐานทแสดงวาไดมการจายเงนใหแกผรบหรอเจาหนาทแลว

6

บทท 2

สวนงานของการปฏบตงานดานการเบกจาย

หลกสตรครศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาการบรหารการศกษา บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยราชภฏ

สวนสนนทา ไดแบงอ านาจหนาทตามสายงาน โครงสรางทก าหนดไว โดยมหนวยงานยอย และหลกสตรสาขาวชาการเรยนการสอนในสงกดทงหมด 22 หลกสตร โดยสายงานการเบกจาย การเงน มคณบดบณฑตวทยาลยเปนผบงคบบญชาสงสด รบผดชอบงานบรหาร ซงมรองคณบดฝายบรหาร เปนผชวยรบผดชอบงานทางดานการเงน

2.1 โครงสราง สวนงานการเงนบณฑตวทยาลย

โครงสรางของงานการเงนบณฑตวทยาลย

คณบดบณฑตวทยาลย

รองคณบดบณฑตวทยาลย ฝายบรหาร

หวหนางานการเงน บณฑตวทยาลย

เจาหนาทสาขาทรบผดชอบงานดานการเงน - การเบกจายทวไป เชน คาตอบแทนการสอน คาตอบแทนวทยากร เปนตน - การจดซอจดจาง เชน การจดซอวสดส านกงาน ครภณฑตางๆ งานจางตางๆ เปนตน

7

โครงสรางการบรหาร

คณะกรรมการบณฑตวทยาลย

คณะกรรมการบรหารหลกสตร

ปรญญาเอก

คณะกรรมการบรหารหลกสตร

ปรญญาโท

คณะกรรมการบรหารหลกสตร

ประกาศนยบตร

บณฑต

คณะกรรมการบรหารหลกสตร

ประกาศนยบตรบณฑตชนสง

คณบดบณฑตวทยาลย

8

โครงสรางการบรหารของสาขาวชาการบรหารการศกษา

ประธาน

สาขาการบรหารการศกษา

กรรมการ กรรมการ กรรมการ กรรมการและเลขานการ

คณะกรรมการทปรกษา

9

2.2 สวนงานตางๆ ทเกยวของกบงานการเงนในมหาวทยาลยราชภฏสวนสนนทา (กองคลง, มหาวทยาลยราชภฏสวนสนนทาhttp://www.fs.ssru.ac.th/index.php/menujob/menufinance)

2.2.1 งานบรหารงานทวไป 1) งานบรหารทวไป ด าเนนการเกยวกบงานดานสารบรรณ ธรการ งานประชาสมพนธ และงาน

เอกสารการพมพและเผยแพร ไดแก การรบ - สงหนงสอราชการ จดท าระเบยนหนงสอเขา - ออก แยกประเภทเรอง เวยน จดเกบ หนงสอราชการและหนงสอเวยน รางโตตอบหนงสอราชการ ตดตามเรงรดเรองดวน แจงเวยนประกาศ ใหทราบ และประสานงานการขอใหใชรถยนตราชการ

2) ด าเนนการเกยวกบงาน เอกสารการพมพและเผยแพรประชาสมพนธกจการของหนวยงานทงภายในและ ภายนอก โดยจดท าเอกสารการพมพและเผยแพรประชาสมพนธกจการทงภายในและภายนอก หนวยงาน อดส าเนา ถายเอกสาร จดท ารปเลมเอกสารของหนวยงาน รวมทงจดพมพหนงสองาน ราชการ

3) ด าเนนการงานบคลากรในหนวยงาน ควบคมและตรวจสอบการลงเวลาปฏบตราชการของบคลากรใน หนวยงาน ควบคมการลาทกประเภท และสรปการลา จดท ารายงานการลาทกประเภท ประจ าเดอนและ ประจ าป

4) ด าเนนการจดท าแผน จดท าค าของบประมาณประจ าปและรายงานผล โดยจดท าแผนพฒนาการศกษา แผนการปฏบตราชการประจ าป และจดท าแผนปฏบตงานตามทไดรบการจดสรรเงน จดท าค าของบประมาณ ประจ าปและตดตามผลการด าเนนงานตามแผนและการเบกจายเงนงบประมาณ สรปผลการด าเนนงานการเบก จายเงนงบประมาณประจ าปและรายงานผลการปฏบตงานทกวนท 10 ของเดอน

5) ด าเนนการจดท าค ารบรองการปฏบตราชการ (กพร.) และรายงานผลการปฏบตงานตามแผนทกไตรมาส โดยการจดท าค ารบรองการปฏบตราชการและรายงานผลการปฏบตงาน รอบ 6 เดอน รอบ 9 เดอน และรอบ 12 เดอน

6) ด าเนนการเกยวกบงานประกนคณภาพในหนวยงาน จดท ากจกรรม 5 ส จดท า รายงานการควบคมภายใน และงาน KM

7) งานตดตามประเมนผลการด าเนนงานของกจการโครงการตาง ๆ เพอรวบรวมขอมลและจดท ารายงานผลการ ด าเนนงานเพอเปนแนวทางในการปรบปรงตอไป

8) งานบรหารทวไปและงานอนทไดรบมอบหมาย เชน งานจดเตรยมเอกสาร จดเตรยมขอมลสนบสนน นดหมาย ตดตอประสานงานในการประชม บนทกการประชม งานจดเอกสารเขาแฟมเสนอ และประสาน งานกบฝายตาง ๆ ในหนวยงาน เพอรวมกนท างานเรงดวนเนองจากหนวยงานขาดแคลนก าลงบคลากร

2.2.2 งานงบประมาณ 1) งานงบประมาณ

1.1) เงนเดอนผรบเบยหวดบ านาญ

10

1.2) เงนเดอนอาจารยขาราชการ 1.3) ลกจางประจ า 1.4) เงนเดอนอาจารยชาวตางประเทศ 1.5) เงนเดอนอาจารยพเศษตามสญญา 1.6) เงนประจ าต าแหนงบรหารและวชาการของขาราชการ 1.7) เงนชวยเหลอบตรของ ขาราชการลกจาง-ประจ า 1.8) เงนคาเชาบานของอาจารย 1.9) เงนกองทน กบข. กสจ.

2) ราง-พมพ-ตรวจเชค ฎกางบประมาณเบกจากคลง

3) เบกเงนสวสดการคารกษาพยาบาลไขนอกและไขในของอาจารย ขาราชการ ผรบเบยหวดบ านาญ และลกจางประจ าทงมหาวทยาลย

4) เบกเงนชวยการศกษาบตรของ อาจารย ขาราชการ ผรบเบยหวดบ านาญและลกจางประจ าทงทงมหาวทยาลย

5) จดท าทะเบยนอาท 5.1) ทะเบยนคมการน าสงเงนกองทนบ าเหนจบ านาญขาราชการ 5.2) ทะเบยนคมการน าสงเงนกองทนส ารองเลยงชพ

6) ตดตอประสานงานกบกองบรหารงานบคคลเกยวกบบญชถอจายเงนเดอน

7) ควบคมบตรเงนเดอนขาราชการ ลกจางประจ า พรอมกรอกขอมลลงในบตรเงนเดอนทกคน ทกครงทมการเปลยนแปลงหรอทมการเลอนขน เลอนต าแหนง

8) งานภาษเงนไดบคคลธรรมดาของอาจารย ขาราชการ , ผรบเบยหวดบ านาญ , ลกจางประจ าและบคลากรตามสญญาจากเงนงบประมาณแผนดน และเงนรายไดของมหาวทยาลย

9) จดท ารายละเอยดเงนเดอนของอาจารย ขาราชการ ลกจางประจ า และบคลากรตามสญญาจากเงนงบประมาณแผนดน พรอมทงโอนเงนเดอนเขาบญช เงนฝากธนาคาร

10) พมพหนงสอรบรองภาษหก ณ ทจาย ภงด. 1 (ก) พเศษ ประจ าปสงสรรพากร

11) พมพหนงสอรบรองเงนไดประจ าปของอาจารยขาราชการลกจางประจ าบคลากรตามสญญา

11

12) ใหบรการใหค าปรกษาดานระเบยบเงนสวสดการคารกษาพยาบาล ชวยการศกษาบตรและระเบยบการเงน

13) พมพใบแจงนกศกษา

14) รบเงนรายวนจากหนวยงานยอย นกศกษาและหนวยงานภายนอกทกประเภทวนเสาร-อาทตย (หนาเคารเตอร)

15) งานอน ๆ ทไดรบมอบหมาย

2.2.3 งานการเงน

1) รบ-จายเงน งบประมาณ เงนนอกงบประมาณ และเงนรายได ทกหมวดรายจาย 2) จดท าทะเบยนคมการรบ-จายเงน 3) ตดตามใบเสรจรบเงน 4) จดท ารายงานเงนคงเหลอประจ าวน 5) จดท าทะเบยนเงนทดรองราชการ 6) เกบรกษาเงนสด หลกทรพยตางๆ 7) จดท าบญชควบคมการเบก-จายเงนทกประเภท 8) ตรวจสอบเอกสารประกอบการเบก-จายเงนทกประเภท 9) บนทกขอมลการรบ-จายเงนในระบบบญช 3 มต 10) ควบคมการหมนเวยนของเงนทดรองราชการใหเพยงพอตอการใชจายตลอดปงบประมาณ 11) ควบคมงบประมาณใหเพยงพอตอการใชจายตลอดปงบประมาณ 12) การรายงานฐานะการเงน และรายงานรายจายจรง 13) จดท ารายงานฐานะเงนทดรองราชการ 14) จดท ารายงานคาสาธารณปโภค (คาไฟฟา คาน าประปา คาโทรศพท) 15) การขอกนเงนไวเบกเหลอมปงบประมาณ 16) ใหค าปรกษาเกยวกบระเบยบการเงนงบประมาณ 17) พมพใบแจงช าระเงนใหนกศกษา 18) รบเงนจากหนวยงานภายนอก และนกศกษาหนา 19) จดท ารายละเอยดเงนเดอนของอาจารย ขาราชการ พนกงานมหาวทยาลย และบคลากรตาม

สญญาจากเงนนอกงบประมาณ พรอมทงโอนเงนเดอนเขาบญช เงนฝากธนาคาร 20) งานเงนกองทนกยมเพอการศกษา 21) จดท าทะเบยนการโอนเงนผานธนาคารของนกศกษาเงนกองทนกยมเพอการศกษา 22) จดท าทะเบยนคมการเบกจายคาใชจายกองทนกยมเพอการศกษา

12

23) งานอน ๆ ทไดรบมอบหมาย

2.2.4 งานจดซอจดจาง 1) ด าเนนการขออนมตจดซอจดจางตามระเบยบ 2) จดท าเอกสารจดซอจดจางโดยวธตางๆตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ.

2535 และระเบยบกระทรวงการคลง 3) ด าเนนการประกาศ / แจง และหรอสงเอกสารไปยงหนวยงานของรฐ เพอประกาศสอบราคา

ประกวดราคา 4) จดท าเอกสารและท าสญญาและคน / ถอน หนงสอค าประกนสญญา 5) จดท าเอกสารตรวจรบพสดเพอสงเบกเงน 6) ประสานงานกบคณะกรรมการเปดซองและคณะกรรมการตรวจรบการจาง ตรวจรบพสด 7) จดท าคาเสอมราคาของครภณฑ ทดน สงกอสรางของมหาวทยาลยฯ 8) จดท าแบบฟอรมจดซอ จดจาง และประสานกบคณะ / ส านก เพอสงเบกจายเงน 9) งานอนๆทไดรบมอบหมาย

2.2.5 งานลงบญชวสด และทะเบยนครภณฑ 1) ตรวจสอบเอกสารการจดซอจดจางจากเจาหนาทพสดของหนวยงานตาง 2) ลงบญชวสดและครภณฑ 3) ท าบญชวสดและทะเบยนครภณฑเพอเกบไวเปนหลกฐานและตรวจสอบเมอสนปงบประมาณ 4) จดท าบญชวสดคงเหลอของมหาวทยาลยฯ หมายเลขครภณฑ และด าเนนการประสานงานออก

หมายเลขครภณฑกบฝายตางๆ ของมหาวทยาลยฯ 5) งานอนๆทไดรบมาอบหมาย

2.2.6 งานจ าหนายครภณฑ 1) รบเรองขออนมตจ าหนายครภณฑจากหนวยงานตางๆแลวตรวจสอบพสดใดหมดความจ าเปนหรอ

สนเปลองมากกเสนอทานอธการบดตอไป 2) ท าบนทกขอแตงตงคณะกรรมการสอบหาขอเทจจรง 3) ด าเนนการจ าหนายครภณฑออกจากบญช 4) สงเอกสารหลกฐานใหส านกงานตรวจเงนแผนดน 5) งานอนๆทไดรบมอบหมาย

13

2.2.7 งานตรวจสอบและรายงานผลการจดซอจดจางประจ าป 1) แตงตงคณะกรรมการตรวจรบพสดประจ าป 2) จดสงรายงานผลการตรวจสอบพสดประจ าปใหกบส านกงานตรวจเงนแผนดน 3) งานอนๆทไดรบมอบหมาย

2.2.8 งานบรการและสนบสนนการเรยนการสอน 1) รบเรองขออนมตจ าหนายครภณฑจากหนวยงานตางๆแลวตรวจสอบพสดใดหมดความจ าเปนหรอ

สนเปลองมากกเสนอทานอธการบดตอไป 2) ท าบนทกขอแตงตงคณะกรรมการสอบหาขอเทจจรง 3) ด าเนนการจ าหนายครภณฑออกจากบญช 4) สงเอกสารหลกฐานใหส านกงานตรวจเงนแผนดน 5) งานอนๆทไดรบมอบหมาย

14

บทท 3 ขนตอนและวธการปฏบตงาน

หลกเกณฑการปฏบตงานดานการเบกจายของหลกสตรครศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาการบรหาร

การศกษา บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยราชภฏสวนสนนทา ด าเนนการเบกจายตามระเบยบการเบกจายเงนของมหาวทยาลยราชภฏสวนสนนทา

15

3.1 ขนตอนและวธปฏบตงานดานการเบกจาย

ขนตอน สาขา หนวยงานปฏบต เจาหนาทการเงน คณบดบณฑตวทยาลย รองอธการบด ฝายการเงน เอกสารทเกยวของ ตวชวด

ขออนมต

เบกจายคาตอบแทน

1.ใบรายงานเบกจาย 2.เอกสารแนบการเบกตาง

1.ความถกตองของเอกสารท าเบก รอยละ 100 2.การสงมอบตรงระยะเวลาทก าหนดในการสงเอกสาร

ท าเรองเบก

คาตอบแทน ลงทะเบยนรบ

เอกสาร

คยขอมลในรายการ

ท าเบกและพมพใบ

เบกคาตอบแทน

ประธานสาขา

ลงนามเอกสาร

อนมต/ตรวจสอบ

อนมต/ตรวจสอบ

ตรวจสอบเอกสาร

น าสงฝายการเงน สนสด

16

3.2 ขนตอนและวธปฏบตงานดานการจดซอจดจาง

1) การจดซอวสด โดยวธตกลงราคา รายละเอยดขนตอนการปฏบตงาน 1.1) รบใบขอใหจดหาวสด จากผขอใหจดหา 1.2) สบราคาวสดตามรายการทไดรบ จากบรษท/หาง/ราน 1.3) เสนอเรองใหเลขานการคณะ/หวหนาภาควชาทเกยวของ ลงนามรบรองความตองการใน

การจดซอวสด 1.4) เสนอเรองใหคณบดบณฑตวทยาลย/รองคณบดบณฑตวทยาลย ผเกยวของเหนชอบการ

ขอใชเงนในการจดหาจากแผนทรบผดชอบ 1.5) จดท ารายงานขอซอวสด ตามแบบ 1.6) เสนอรายงานขอซอวสดตอเจาหนาทการเงนเพอตรวจสอบและคมยอดงบประมาณ เสนอ

รองคณบดเพอกลนกรอง และเสนอคณบดเพอพจารณาการอนมต 1.7) สบราคาจากผมอาชพขายไมต ากวา 2 รายเพอเปรยบเทยบราคาและคณภาพวสด และ

ตอรองราคา 1.8) เสนอชอผมอาชพขายและราคาวสดทเหนสมควรจดซอ ตอหวหนาเจาหนาทพสด ของ

บณฑตวทยาลย เพอใหความเหนชอบการจดซอจากผมอาชพขายตามราคาทเสนอและเพอลงนามในขอตกลงซอขาย (กรณวงเงนจดซอเกนกวา 10,000 บาทตอราย)

1.9) แจงผขายมาลงนามในขอตกลงซอขาย และสงของ 1.10) สงเอกสารใหเจาหนาทการเงน/พสดของบณฑตวทยาลยจดท าใบตรวจรบ และใบเบกวสด 1.11) ประสานงานการตรวจรบวสด กบกรรมการตรวจรบ เมอผขายสงมอบของหากวสดทตรวจ

รบถกตองครบถวน เสนอกรรมการตรวจรบ ลงนามในใบตรวจรบพสด 1.12) จดท ารายงานเสนอขออนมตเบกจายคาวสดตามแบบ โดยแนบหลกฐาน ดงน

แบบรายงานขอจดซอวสด ขอตกลงซอขาย (กรณวงเงนทจดซอเกนกวา 10,000/ราย) ใบสงของหรอใบเสรจรบเงน ใบตรวจรบพสด

1.13) เสนอเจาหนาทการเงน เพอตรวจสอบและคมยอดงบประมาณเสนอคณบดเพอพจารณาอนมตและเสนอเลขานการคณะฯ เพอลงนามสงเอกสารไปยงกองคลงเพอด าเนนการเบกจายเงน

1.14) ลงทะเบยนคมพสด

17

2) การจดซอครภณฑ โดยวธตกลงราคา รายละเอยดขนตอนการปฏบต

ขนตอนท 1 ขออนมต - พมพรายงานขออนมต พรอมกบแตงตงกรรมการตรวจรบพสด โดยมรายละเอยดประกอบการขออนมต ดงน

ประเภทครภณฑ

ผมอ านาจอนมต

เหตผลและความจ าเปนทตองจดซอ ก าหนดเวลาทตองการใชครภณฑ - รายละเอยดของครภณฑทจะซอ , ราคาครภณฑทจะซอโดยประมาณราคาทเคยซอครงลาสด - วงเงนทจะซอ , ประเภทเงน , หมวดรายจาย ขนตอนท 2 สบราคาทางโทรศพทหรอโทรสารพรอมเสนอราคา - จากผมอาชพขาย - จากสวนราชการ/รฐวสาหกจ ขนตอนท 3 - ชอผขาย , ราคาทจดซอแตละราย พรอมทงราคารวมทงสน - จดท าขอตกลงซอขาย/สญญาซอขาย - แจงผขายมาลงนามในขอตกลงซอขาย / สญญาซอขาย ขนตอนท 4 สงของ - ผขายสงมอบครภณฑ ณ หนวยแจงใหจดซอ (กรณจดซอตามใบแจง) ขนตอนท 5 ตรวจรบ - จดท าใบตรวจรบพสด ขนตอนท 6 ลงบญช - ลงบญช – จายพสด (กรณจดซอตามใบแจง) - ลงล าดบคมหมายเลขครภณฑ (กรณซอครภณฑ) - ลงทะเบยนคมยอดเงนการเบกครภณฑ (กรณจดซอตามใบแจง)

18

ขนตอนท 7 เบกจาย - จดชดเบกจายเงนคาครภณฑใหแก เอกสารประกอบดวย รายงานขออนมตเบกจายเงนคาพสด รายงานขออนมตจดซอ ขอตกลงซอขาย / สญญาซอขาย ใบสงของ / ใบก ากบภาษา ใบตรวจรบพสด

- เสนอผมอ านาจอนมตเบกจายเงนคาพสด โดยผานหวหนาเจาหนาทพสด

3.1.2 การจดซอ/จดจาง โดยวธตกลงราคา

1) การจดซอครภณฑ โดยวธสอบราคา

รายละเอยดขนตอนการปฏบตงาน วธสอบราคา แบงออกเปน 9 ขนตอน ดงน

ขนตอนท 1 ขออนมต ขออนมตจดซอ (กรณครภณฑ) พรอมแตงตงกรรมการเปดซองสอบราคาและกรรมการตรวจรบ

พสด โดยแนบเอกสารประกอบการขออนมตดงน (1) ประกาศสอบราคา (2) เอกสารสอบราคา (3) รายละเอยดคณลกษณะเฉพาะพสดทจดซอ (4) แบบใบเสนอราคา (5) แบบสญญาซอขาย (6 ) แบบหลกประกนสญญา

ขนตอนท 2 ประกาศ,ขายเอกสาร,รบซอง (1) ก าหนดวนเวลาขายหรอใหเอกสาร , วนเวลา รบซอง , วนเวลาเปดซอง(ไมนอยกวา 10 วน)

และเตมรายละเอยดในประกาศและเอกสารสอบราคา - จดท าส าเนาประกาศและเอกสารสอบราคา - น าเอกสารสอบราคาเสนอหวหนาเจาหนาทพสดลงนาม

(2) สงประกาศไปยงหนวยงานตางๆ โดยแนบส าเนาประกาศจ านวน 2 แผน (3) แจงกรรมการเปดซองสอบราคา เอกสารทแนบประกอบดวย

- ส าเนาบนทกขออนมตจดซอ

19

(4) น าเอกสารสอบราคาเสนอหวหนาเจาหนาทพสดลงนาม (5) สงประกาศไปยงหนวยงานตางๆ โดยแนบส าเนาประกาศจ านวน 2 แผน (6) แจงกรรมการเปดซองสอบราคา เอกสารทแนบประกอบดวย

- ส าเนาบนทกขออนมตจดซอ - ส าเนาประกาศสอบราคา, เอกสารสอบราคา - รายละเอยดคณลกษณะเฉพาะพสด - จดเตรยมเอกสารไวรอขายใหแกผสนใจ - การรบซองสอบราคา (ตามก าหนด วนในประกาศ) ออกใบรบซองใหแกผมายนซอง ลงทะเบยนรบซองสอบราคา สงมอบซองพรอมกบเอกสารในการยนซองใหหวหนาเจาหนาทพสด

ขนตอนท 3 การเปดซองสอบราคาและรายงานผลการเปดซอง (1) จดท ารายงานผลการรบซองใหหวหนาเจาหนาทพสดลงนามเพอสงมอบบญชเอกสารสวนท

1 ใหกรรมการเปดซองสอบราคา เพอตรวจสอบคณสมบตผเสนอราคาทมผลประโยชนรวมกน (2) จดท าบนทกแจงผเสนอราคาทไมมผลประโยชนรวมกน (3) เปดซองสอบราคารวมกบกรรมการเปดซอง (4) สงมอบบญชเอกสารสวนท 2 ใหคณะกรรมการเปดซอง (5) จดท ารายงานผลการเปดซองสอบราคา เสนอผมอ านาจอนมต

20

ขนตอนท 4 ขออนมตเงนประจ างวด สงเอกสารใหงานงบประมาณ กองคลง เพอขออนมตเงนประจ างวด จ านวน 2 ชด ดงน - ส าเนารายงานผลการจดซอ - ส าเนารายละเอยดคณลกษณะเฉพาะพสด - ใบเสนอราคาผขาย , แคตตาลอก ขนตอนท 5 การท าสญญา (1) เตรยมพมพสญญาและจดเอกสารแนบทายสญญาหรอขอตกลงซอขาย (กรณสงมอบภายใน 5 วน) (2) จดท าบนทกแจงผขายมาท าสญญา/ขอตกลงซอขาย (3) ใหผขายลงนามในสญญา/ขอตกลงซอขายและเอกสารแนบทายทกแผน (4) เสนอสญญา/ขอตกลงซอขายใหผมอ านาจลงนาม (5) สงส าเนาสญญา/ขอตกลงซอขายทคสญญาลงนามเรยบรอยแลวใหผขาย ขนตอนท 6 สงของ (1) แจงใหผขายสงมอบของเมอครบก าหนดสงมอบ (2) รบของเมอผขายน าของมาสงเพอรอกรรมการตรวจรบ (3) ผขายออกใบสงของ/ใบก ากบภาษ

ขนตอนท 7 ตรวจรบพสด (1) จดท าใบตรวจรบพสด (2) จดท าบนทกแจงกรรมการตรวจรบพสดมาด าเนนการตรวจรบ (3) สงมอบพสดทตรวจรบเรยบรอยแลวใหหนวยเกบรกษาไวรอจาย

ขนตอนท 8 การลงบญช สงมอบเอกสารด าเนนการทงหมดใหหนวยบญชคมพสด เพอลงบญช (1) ลงทะเบยนเอกสารรบ-จายครภณฑ (2) ลงบญชคมพสด (3) ลงล าดบคมหมายเลขครภณฑ (กรณจดซอครภณฑ)

ขนตอนท 9 เบกจาย 9.1 จดชดเบกจายเงนคาพสดใหแกผขาย เอกสารประกอบดวย

- ขออนมตเบกจายเงนคาพสด - รายงานขออนมตจดซอ

21

- ประกาศสอบราคา , เอกสารสอบราคา - รายงานผลการรบซองสอบราคา, จดท าบนทกแจงผเสนอราคาทไมมผลประโยชนรวมกน

รายงานผลการเปดซองสอบราคา - สญญาซอขายพรอมรายละเอยดแนบทายสญญา/ขอตกลงซอขาย - ใบสงของ/ใบก ากบภาษ และ ใบตรวจรบพสด

9.2 เสนอผมอ านาจอนมตเบกจายเงนคาพสด โดยผานหวหนาเจาหนาทพสด

3) การจดซอครภณฑ โดยวธประกวดราคา รายละเอยดขนตอนการปฏบตงาน

วธประกวดราคา แบงออกเปน 9 ขนตอน ดงน ขนตอนท 1 ขออนมต ขออนมตจดซอ (กรณครภณฑ) พรอมแตงตงกรรมการรบ-เปดซองประกวดราคา, คณะกรรมการ

พจารณาผลการประกวดราคาและกรรมการตรวจรบพสด โดยแนบเอกสาร ดงน (1) ประกาศประกวด (2) เอกสารประกวดราคา (3) รายละเอยดคณลกษณะเฉพาะพสดทจดซอ (4) แบบใบเสนอราคา (5) แบบสญญาซอขาย (6 ) แบบหลกประกนสญญาซอง (7) แบบหลกประกนสญญา (8) หนงสอน าสงประกาศ หนวยงานภายนอก 14 หนวยงาน

ขนตอนท 2 ประกาศ,ขายเอกสาร 2.1 ก าหนดวนเวลาขายหรอใหเอกสาร , วนเวลา รบซอง , วนเวลาเปดซอง (ไมนอยกวา 20 วน)

และเตมรายละเอยดในประกาศและเอกสารประกวดราคา (1) จดท าส าเนาประกาศและเอกสารประกวดราคา (2) น าเอกสารประกวดราคาเสนอหวหนาเจาหนาทพสดลงนาม

2.2 สงประกาศไปเผยแพรยงหนวยงานภายนอก และหนวยงานตางๆ โดยแนบส าเนาประกาศ จ านวน 2 แผน

2.3 จดเตรยมเอกสารไวรอขายใหแกผสนใจ 2.4 แจงกรรมการรบ-เปดซองประกวดราคา, คณะกรรมการพจารณาผล และเจาหนาทการเงน

เอกสารทแนบประกอบดวย

22

(1) ส าเนาบนทกขออนมตจดซอ (2) ส าเนาประกาศประกวดราคา , เอกสารประกวดราคา (3) รายละเอยดคณลกษณะเฉพาะพสด

ขนตอนท 3 รบ-เปดซองประกวดราคา และรายงานผล 3.1 จดท าทะเบยนการรบซอง ,ใบรบหลกประกนซอง 3.2 รบซองเสนอราคาตามวน เวลาทก าหนดในประกาศ 3.3 จดท ารายงานผลการรบซองสงใหคณะกรรมการพจารณาผลการประกวดราคา พรอมกบสง

มอบบญชเอกสารสวนท 1 ใหกรรมการเปดซองสอบราคา เพอตรวจสอบคณสมบตผเสนอราคาทมผลประโยชนรวมกน

3.4 จดท าบนท าแจงผเสนอราคาทไมมผลประโยชนรวมกน 3.5 เปดซองเสนอราคา พรอมอานแจงราคาทกรายโดยเปดเผย 3.6 สงมอบใบเสนอราคาและบญชเอกสารสวนท 2 ใหแกคณะกรรมการพจารณาผล 3.7 จดท ารายงานผลพจารณาการประกวดราคา เสนอผมอ านาจอนมต

ขนตอนท 4 ขออนมตเงนประจ างวด สงเอกสารใหงานงบประมาณ กองคลง เพอขออนมตเงนประจ างวด จ านวน 2 ชด ดงน

- ส าเนารายงานผลการจดซอ - ส าเนารายละเอยดคณลกษณะเฉพาะพสด - ใบเสนอราคาผขาย , แคตตาลอก

ขนตอนท 5 การท าสญญา 5.1 เตรยมพมพสญญาและจดเอกสารแนบทายสญญาหรอขอตกลงซอขาย (กรณสงมอบภายใน 5 วน) 5.2 จดท าบนทกแจงผขายมาท าสญญา/ขอตกลงซอขาย 5.3 ใหผขายลงนามในสญญา/ขอตกลงซอขายและเอกสารแนบทายทกแผน 5.4 เสนอสญญา/ขอตกลงซอขายใหผมอ านาจลงนาม 5.5 สงส าเนาสญญา/ขอตกลงซอขายทคสญญาลงนามเรยบรอยแลวใหผขาย ขนตอนท 6 สงของ 6.1 แจงใหผขายสงมอบของเมอครบก าหนดสงมอบ 6.2 รบของเมอผขายน าของมาสงเพอรอกรรมการตรวจรบ 6.3 ผขายออกใบสงของ/ใบก ากบภาษ

23

ขนตอนท 7 ตรวจรบพสด 7.1 จดท าใบตรวจรบพสด 7.2 จดท าบนทกแจงกรรมการตรวจรบพสดมาด าเนนการตรวจรบ 7.3 สงมอบพสดทตรวจรบเรยบรอยแลวใหหนวยเกบรกษาไวรอจาย

ขนตอนท 8 การลงบญช สงมอบเอกสารด าเนนการทงหมดใหหนวยบญชคมพสด เพอลงบญช 8.1 ลงทะเบยนเอกสารรบวสด (กรณซอวสดไวส ารองจาย) 8.2 ลงทะเบยนเอกสารรบ-จายครภณฑ 8.3 ลงบญชคมพสด 8.4 ลงบตรสถตราคาซอ 8.5 ลงล าดบคมหมายเลขครภณฑ (กรณจดซอครภณฑ)

ขนตอนท 9 เบกจาย 9.1 จดชดเบกจายเงนคาพสดใหแกผขาย เอกสารประกอบดวย - ขออนมตเบกจายเงนคาพสด - รายงานขออนมตจดซอ - ประกาศประกวดราคา,เอกสารประกวดราคา - รายงานผลการรบซองสอบราคา , จดท าบนทกแจงผเสนอราคาทไมมผลประโยชนรวมกน

รายงานผลการเปดซองสอบราคา - สญญาซอขายพรอมรายละเอยดแนบทายสญญา/ขอตกลงซอขาย - ใบสงของ/ใบก ากบภาษ และ ใบตรวจรบ

9.2 เสนอผมอ านาจอนมตเบกจายเงนคาพสด โดยผานหวหนาเจาหนาทพสด คณลกษณะอนพงประสงค - ยมแยม แจมใส อธยาศยด - วางตวเปนกลางในการด าเนนการเกยวกบการพสด - ปฏบตหนาทดวยจตส านก และความโปรงใส สามารถใหผมสวยเกยวของตรวจสอบไดทกเวลา - มความมงมนในการทจะพฒนาตนเอง และพฒนางาน โดยเรยนรถงเทคนควทยาการใหมๆเพมเตมอย

เสมอ และน า

24

บทท 4 เทคนคการปฏบตงาน

ปฏบตงานดานการเบกจายตางๆ ทผานมามขอผดพลาด ขอแกไข รวมทงผลส าเรจเกดขนอยตลอดเวลา

จงไดรวบรวมเอาเทคนคตางๆ ขอผดพลาด ขอแกไขทเคยเกดขน มาปรบใช และน ามาเปนเทคนคเลกๆ นอยๆ ในการปฏบตงานใหบรรลผลส าเรจมากทสด โดยสรปดงน

4.1 เทคนคในเรองของเอกสาร 1. ควรตรวจสอบเอกสารใหถกตองทสดกอนสงทกครง เพอลดปญหาการตเอกสารกลบ อาจท าใหลาชา 2. เอกสารการเบกจายตางๆ ควรตรวจสอบขอมลใหถกตอง ตรงตามประกาศ ระเบยบการเบกจายหรอไม 3. การเบกจายทกครง ควรแนบประกาศทท าเรองเบกจาย เพอเจาหนาทผ ตรวจสอบจะไดทราบวาใช

ประกาศ หรอระเบยบใดในการเบกจาย 4. เอกสารทกอยางควรเรยงล าดบความส าคญกอนหลงใหถกตองกอนจดสงงานพสดตรวจสอบ 5. เอกสารทไมไดลงวนทไว ควรตรวจสอบและลงวนทโดยใชตรายางวนท แทนการเขยนดวยลายมอ

4.2 เทคนคในเรองของการจดซอ/จดจาง 1. กอนการจดซอวสด/ครภณฑ ควรตรวจสอบราคาตามทองตลาด วาสนคาแตละชนดมราคาอยประมาณ

เทาไหร คณภาพแบบไหน เพอน ามาเปรยบเทยบกบบรษททเสนอราคามา 2. เอกสารใบเสนอราคา ควรตรวจสอบความถกตอง การลงวนท การลงนามของผเสนอราคา และผตกลง

ราคา ควรครบถวน ถกตองเรยบรอย สมบรณมากทสด 3. เอกสารการสงสนคา ใบรบมอบสนคาตรวจสอบความถกตองของวนท การลงนามของผสงของ ผม

อ านาจลงนาม และวนท ครบถวนสมบรณ

4.3 เทคนคในเรองของการประสานงาน 1. การตดตอประสานงานในการใหบรษท หาง/ราน ทจะมาเสนอราคาสนคา/สงซอ ควรตรวจสอบวาเปน

หนวยงานทจดทะเบยนถกตองตามกฎหมาย 2. การด าเนนการสงเอกสารตอพสด เพอตรวจสอบการเบกจาย ควรตรวจสอบหลกฐานตางๆ ใหครบถวน

ถกตองทสด เพอปองกนการตกลบของเอกสารมาแกไข เพราะจะท าใหลาชา

25

บทท 5 ปญหา อปสรรค และขอเสนอแนะ

5.1 ปญหาอปสรรคในดานการเบกจายคาตอบแทน 1) เอกสารการเบกจาย บางครงไมครบถวนสมบรณ ท าใหเอกสารตกลบมาแกไขบอยครง 2) การเบกจายคาตอบแทนวทยากร ในบางครง ไมไดแนบส าเนาบตร ท าใหตองแกไขและลาชาออกไป 3) การเบกจายคาตอบแทนการสอน ซงตองท าในแตละเดอน อาจารยผสอนสวนใหญเปนอาจารยจาก

หนวยงานภายนอกมหาวทยาลย ตองมการเปดบญชธนาคารกรงเทพ เทานน เพอด าเนนการโอนเงนเขาบญชผสอนโดยตรง ท าใหไมสะดวกตออาจารยผสอน จงเกดความลาชา

4) ในบางครงอาจารยผสอนไมมชอในค าสงแตงตงอาจารยผสอนของบณฑตวทยาลย ท าใหไมสามารถเบกจายได กตองด าเนนสงรายชอเพอแตงตงเปนอาจารยผสอนเพมเตม กจะท าใหการเบกจายลาชาออกไปเชนกน

5) การเบกจายตางๆ ตองเปนไปตามระเบยบ/ประกาศทไดก าหนดไว หากไมเปนไปตามทก าหนดไว กไมสามารถด าเนนการเบกจายได เพราะไมมระเบยบ/ประกาศ รองรบ

6) ขาดการตดตามและประเมนผลการเบกจาย

5.2 ปญหาอปสรรคดานการจดซอ/จดจาง 1) การจดซอ/จดจาง ตองศกษาระเบยบตางๆ ใหถกตอง เปนไปตามระเบยบ/ประกาศ เทานน 2) การจดซอวสดตางๆ บางครงจ านวนเงนเกน 10,000 บาท กรรมการตรวจรบตองม 3 คนขนไป จงตอง

ตองเรงด าเนนการจดท าค าสงแตงตงคณะกรรมการตรวจรบเพมเตม ท าใหการด าเนนงานลาชา 3) การด าเนนการดานการจดซอ/จดจาง เจาหนาทยงไมรหลกเกณฑ ระเบยบทถกตอง ท าใหมการ

ด าเนนการทผดพลาดบางในบางกรณ 4) เมอมการจดซอ/จดจาง ครภณฑ ตองมการตงงบประมาณไวลวงหนากอนวาจะมการด าเนนการจดซอ/

จดจาง อะไร ซงในบางครงไมไดตงประมาณการไว ท าใหไมสามารถจดซอ/จดจาง ได

5.3 ปญหาอปสรรคดานระยะเวลา 1) บางครงการด าเนนการเบกจายลาชา เนองเจาเจาหนาทผปฏบตงาน ดานการเงนมเพยงคนเดยว ท าให

การด าเนนการลาชาไปบางในบางครง 2) ขนตอนในการด าเนนการเบกจายในการลงนาม และการตรวจเอกสารมหลายขนตอน เพราะตอง

ตรวจสอบความถกตอง จงท าใหการเบกจายใชเวลานาน 3) การด าเนนการจดซอ/จดจาง บางครงตองรอเอกสารการเสนอราคาจากบรษท หาง/ราน ท าใหลาชา

และกระทบตอความตองการใชวสดส านกงานตางๆ

26

5.4 ขอเสนอแนะ 1) การด าเนนการตางๆ ตองตรวจสอบความถกตองของเอกสารใหครบถวน สมบรณทกครงกอนน าสงใน

ขนตอนตางๆ เพอปองกนการตกลบของเอกสาร 2) ควรมการลดขนตอนของการเบกจาย โดยสวนทสามารถด าเนนการไดกอน กจดท ากอน 3) การด าเนนการเบกจาย จดซอ/จดจาง ทกชนด ควรเปนไปตามระเบยบ ประกาศ ตางๆ ทก าหนดไว และ

ตองแนบ ระเบยบ ประกาศ ตางๆ นนดวย เพอรองรบการเบกจายและ จดซอ/จดจาง ทด าเนนการ 4) การตดตอประสานงานกบเจาหนาทการเงน เจาหนาทพสด ตองมการประสานงานทด ซงถอไดวาการ

ประสานงานเปนหวใจส าคญของการท างาน 5) ควรใสเบอรตดตอ กรณเอกสารมปญหา เพอใหผตรวจสอบสามารถตรวจสอบตดตอไดทนทหลงจากม

เอกสารแกไข

27

บรรณานกรม กองคลง, มหาวทยาลยราชภฏสวนสนนทาhttp://www.fs.ssru.ac.th/index.php/menujob/menufinance คณะกรรมการขาราชการพลเรอน, ส านกงาน. (2555). เครองมอการบรหารทรพยากรบคคล. ประกาศมหาวทยาลยราชภฏสวนสนนทา เรอง อตราคาตอบแทนในการจดการศกษาระดบบณฑต พ.ศ.2555 ณ

วนท 6 มถนายน 2555