คมอปฏบตงาน ดานงานสารบรรณ

ของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

สำ�นกง�นเลข�นก�รกรมโทรศพท โทรส�ร : ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐โทรส�ร : ๐ ๒๒๔๓ ๖๙๖๖Website : http://information.rid.go.th/secretary/E-mail : secret@mail.go.th

สำ�นกง�นเลข�นก�รกรมกรมชลประท�น

คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ

.ศ. ๒๕๕๕

คมอปฏบตง�นด�นง�นส�รบรรณของกรมชลประท�น ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕ พมพครงแรกจำ�นวนพมพ๑,๕๐๐เลม ปทพมพ กนย�ยน๒๕๕๕

สวนง�นส�รบรรณ. คมอปฏบตง�นด�นง�นส�รบรรณของกรมชลประท�นฉบบปรบปรงพ.ศ.๒๕๕๕.-:กรมชลประท�น กระทรวงเกษตรและสหกรณ.๒๕๕๕.๑๕๒. 1.I.ชอเรอง. ISBN978-974-403-857-9

จดพมพโดยกรมชลประท�น กระทรวงเกษตรและสหกรณ๘๑๑ถนนส�มเสนแขวงถนนนครไชยศรเขตดสตกรงเทพมห�นคร๑๐๓๐๐

พมพท บรษทเอส.พ.ว.ก�รพมพ(๒๕๕๐)จำ�กด ๘๘/๒หม๑ตำ�บลบ�งไผอำ�เภอเมองจงหวดนนทบร๑๑๐๐๐ โทรศพท๐๒๔๔๗๖๒๘๐-๑ e-mail:spvprint@gmail.com

คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕ เปนเอกสาร ปรบปรงจากคมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน พ.ศ. ๒๕๕๓ และหนงสอสำานก นายกรฐมนตร ท นร๐๑๐๖/ว ๒๐๑๙ ลงวนท ๓๐ พฤศจกายน ๒๕๕๓ เรอง คำาอธบายการพมพหนงสอราชการภาษาไทยดวยโปรแกรมการพมพในเครองคอมพวเตอรและตวอยางการพมพ มสาระสำาคญเกยวกบ การบรหารงานเอกสาร หรอท เรยกวา งานสารบรรณ และกระบวนการทำางานดานสารบรรณกลาง ของกรมชลประทาน ซง สำานกงานเลขานการกรมโดยฝายบรหารทวไป ไดปรบปรงขนใหมใหสอดคลอง กบระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวย งานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ ดวยความมงหวงทจะใหเปนแนวทางปฏบต สำาหรบหนวยงาน และเจาหนาททเกยวของดานการปฏบตงานสารบรรณของกรม ไดใชประโยชนรวมกน เพอเปนมาตรฐาน ในการปฏบตงานไปในทศทางเดยวกน รวมทงใหผสนใจและบคลากรทบรรจเขารบราชการใหมไดศกษา และเรยนรวธปฏบตงานดานงานสารบรรณทถกตอง และสงเสรมการถายทอดความรและความเขาใจ ในทกระดบของหนวยงาน

คณะทำางานดำาเนนการจดทำาคมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕ ไดรวบรวมและเรยบเรยงหลกและวธปฏบตตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๔๘ เทคนคและวธการจากตำาราและเอกสารประกอบการฝกอบรมสมมนาในสวนทเกยวของกบ งานสารบรรณทเชอถอได พรอมทงนำาเสนอตวอยางหนงสอราชการแบบตาง ๆ รวมถงแบบฟอรมและเอกสารทเกยวของไวดวย

คณะทำางานดำาเนนการจดทำาคมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕ ขอขอบคณผบรหารและเจาหนาททกทานทรวมใหขอเสนอแนะ ทเปนประโยชนตอการจดทำา คมอฉบบน ซงถอวาเปนมาตรฐานงานสารบรรณของกรมชลประทานทมความสมบรณและมคณภาพมากขนอกระดบหนง อยางไรกตามคณะทำางานตระหนกถงความสำาคญทจะตองพฒนาสาระสำาคญและระบบงานสารบรรณ ของกรมชลประทานใหมประสทธภาพยงขนตอไป

คณะทำางานดำาเนนการจดทำาคมอปฏบตงาน ดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕ กนยายน ๒๕๕๕

คำ�นำ�

ส�รบญบทท ๑ บทนำ� ๔

วตถประสงค ๔

คำานยาม ๕

บทท ๒ ก�รรบและสงหนงสอ ๑๐

บทท ๓ ก�รเขยนหนงสอร�ชก�ร ๑๕

ชนดและรปแบบของหนงสอราชการ ๑๕

๑. หนงสอภายนอก ๑๕

๒. หนงสอภายใน ๑๘

๓. หนงสอประทบตรา ๒๑

๔. หนงสอสงการ ๒๒

๔.๑ คำาสง ๒๒

๔.๒ ระเบยบ ๒๓

๔.๓ ขอบงคบ ๒๔

๕. หนงสอประชาสมพนธ ๒๔

๕.๑ ประกาศ ๒๔

๕.๒ แถลงการณ ๒๕

๕.๓ ขาว ๒๕

๖. หนงสอทเจาหนาททำาขน หรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ ๒๕

๖.๑ หนงสอรบรอง ๒๖

๖.๒ รายงานการประชม ๒๖

๖.๓ บนทก ๓๐

๖.๔ หนงสออน ๓๔

การลงชอแทนหวหนาสวนราชการเจาของหนงสอ ๓๔

การใชภาษาในหนงสอราชการ ๓๗

การรางและตรวจรางหนงสอราชการ ๔๓

การพมพหนงสอราชการและการจาหนาซอง ๔๖

การเสนอหนงสอและการทำาสำาเนา ๔๙

บทท ๔ ก�รดำ�เนนง�นเกยวกบขอมลข�วส�รลบ ๕๒

บทท ๕ ก�รเกบรกษ�และก�รยมหนงสอ ๖๐

การเกบรกษาหนงสอ/เอกสาร ๖๐

การฝากเกบรกษาหนงสอทมคณคาทางประวตศาสตร ๖๒

ส�รบญบทท ๖ ก�รทำ�ล�ยหนงสอ ๖๔

ขนตอนการทำาลายเอกสาร ๖๔

การทำาความตกลงในการทำาลายเอกสาร ๖๙

การสงมอบเอกสารทมคณคาทางประวตศาสตร ๗๑

กฎหมายและระเบยบทเกยวของกบการสงมอบหนงสอ(เอกสาร)ประวตศาสตร ๗๒

บทท ๗ กระบวนง�นส�รบรรณกล�งของกรม ๗๒

แผนผงกระบวนงานการรบ - สงหนงสอ ๗๕

แผนผงกระบวนงานการรบขอมลขาวสารลบ ๗๖

แผนผงกระบวนงานการสงขอมลขาวสารลบ ๗๗

แผนผงกระบวนงานการเกบหนงสอ ๗๗

แผนผงกระบวนงานการทำาลายหนงสอ ๗๘

แผนผงกระบวนงานการสงหนงสอทางไปรษณย ๗๘

รายละเอยดกระบวนงานการรบ - สงหนงสอ/เอกสารภายนอก ๗๙

รายละเอยดกระบวนงานการสงขอมลขาวสารลบ ๘๒

รายละเอยดกระบวนงานเกบหนงสอ ๙๐

รายละเอยดกระบวนงานการทำาลายเอกสาร ๘๕

รายละเอยดกระบวนงานสงหนงสอทางไปรษณย ๙๑

บรรณานกรม ๙๔

ถาม – ตอบ งานสารบรรณ ๙๕

ภ�คผนวก ๙๗

๑. หนงสอเวยน เรอง คำาอธบายการพมพหนงสอราชการภาษาไทยดวยโปรแกรม ๙๘

การพมพในเครองคอมพวเตอรและตวอยางการพมพ

๒. แบบสำาเรจรปของหนงสอราชการภาษาไทยของกรมชลประทาน ๑๐๗

๓. แบบเอกสารตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ ๑๒๒

และคำาสงทเกยวของ

๔. แบบและหนงสอทเกยวของกบการเกบรกษาและการทำาลายหนงสอ ๑๓๕

๕. ขอหารอรปแบบของหนงสอรบรอง ๑๔๘

๖. สำาเนาคำาสงแตงตงคณะทำางานดำาเนนการจดทำาคมอปฏบตงาน ๑๕๑

ดานงานสารบรรณของกรม ฉบบปรบปรง ป พ.ศ. ๒๕๕๕

4 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

บทท ๑ บทนำ�

การดำาเนนงานสารบรรณของกรมชลประทาน ยดถอวธปฏบตตามทกำาหนดไวในระเบยบ สำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ รวมถงกฎหมายและระเบยบอนทเกยวของ ไดแก กฎหมายวาดวยระเบยบ บรหารราชการแผนดน กฎหมายวาดวยระเบยบขาราชการพลเรอน ระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต และระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ และหนงสอสำานกนายกรฐมนตร ท นร๐๑๐๖/ว๒๐๑๙ ลงวนท ๓๐ พฤศจกายน พ.ศ. ๒๕๕๓ เรอง รปแบบการพมพหนงสอราชการภาษาไทยดวยโปรแกรม การพมพในเครองคอมพวเตอร

ปญหาสำาคญทพบในปจจบน คอ การปฏบตงานสารบรรณของหนวยงานภายในกรมบางสวนยงไมเปนไป ตามทระเบยบกำาหนด และไมเปนไปในทศทางเดยวกน อนเนองมาจากสาเหตหลายประการ ประการหนง มาจากระเบยบกำาหนดไวกวาง ๆ วธปฏบตตามทกำาหนดไวในระเบยบสำานกนายกรฐมนตร มลกษณะ เปนแนวทางกวาง ๆ ไมระบขอกำาหนดทชดเจนในรายละเอยด อกทงเปนระเบยบทมการบงคบใชมาเปน เวลานาน วธปฏบตบางอยางลาสมย ทำาใหผปฏบตงานเขาใจไมตรงกนในวธปฏบต ตางคนตางทำาตามวธ ทถายทอดกนตอ ๆ มาภายในหนวยงาน นอกจากน หนวยงานภายในกรมสวนใหญไมใหความสำาคญตอการปฏบตงานสารบรรณมากเทาทควร อาจเพราะเหนวาขอบกพรองของงานสารบรรณไมใชความเสยหายรายแรงตอการปฏบตงานราชการ ดงนน จงถอเปนหนาทสำาคญของสำานกงานเลขานการกรม โดยฝายบรหารทวไป ในฐานะหนวยงานสารบรรณกลางของกรมทจะสรางมาตรฐานและสรางความเขาใจในการปฏบตงานสารบรรณของกรมใหเปนไปในแนวทางเดยวกน

วตถประสงคการจดทำาคมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

มวตถประสงคเพอ๑. สรางมาตรฐานการปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทานใหปฏบตไปในทศทางเดยวกน

และสอดคลองกบกฎ ระเบยบทกำาหนด และเปนมาตรฐานเดยวกน๒. เปนแหลงความรและเอกสารอางองสำาหรบเจาหนาททปฏบตงานไดศกษาและทำาความเขาใจ

ในการปฏบตงานสารบรรณของกรมชลประทานอยางมประสทธภาพ๓. เปนเกณฑมาตรฐานในการกำาหนดหนาทรบผดชอบของเจาหนาท โดยแสดงกระบวนการปฏบตงาน

และรายละเอยดขนตอนการปฏบตงานสารบรรณทชดเจนในแตละกระบวนงาน๔. เปนเกณฑคณภาพการปฏบตงานทใชอางองในการประเมนผลการปฏบตงานของเจาหนาทสารบรรณ

บทท ๑ บทนำา 5

คำ�นย�มความหมายของคำานยามทมใชในหนงสอคมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน

ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕ มดงน

คำ�นย�ม คว�มหม�ย

งานสารบรรณ งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแต การจดทำา การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการทำาลาย

งานสารบรรณอเลกทรอนกส การรบสงขอมลขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสารดวยวธการทาง

อเลกทรอนกส หนงสอราชการของกรม เอกสารทเปนหลกฐานในทางราชการของกรมชลประทาน ไดแก เอกสาร

ตาง ๆ ทกรมจดทำาขนหรอเอกสารทบคคลหรอหนวยงานภายนอกสงมา และเจาหนาทไดรบไวเรยบรอยแลว

เลขทะเบยนรบท ชป ทะเบยนรบหนงสอ ทสำานกงานเลขานการกรม กรมชลประทานไดรบ จากหนวยงานหรอบคคลภายนอกกรม เชน รบจากกระทรวงเกษตร และสหกรณและหนวยงานในสงกดกระทรวงเกษตรฯ

เลขทะเบยนรบท ลก ทะเบยนรบหนงสอ ทสำานกงานเลขานการกรมไดรบจากสำานก/กอง/กลม

(หนวยงานทอยภายในกรม)

เลขทะเบยนหนงสอรบท สลก ทะเบยนหนงสอ ของสำานกงานเลขานการกรมในกรณเปนเจาของเรอง ของผสรางเอกสารใชเปนเลขทเอกสารในระบบ E - สารบรรณตดตอกบ หนวยงานภายในกรมและเรองทไดรบจากฝายตาง ๆ ภายในสำานกงานเลขานการกรม

เลขทเอกสารในระบบ E.... เลขทเอกสารกลาง ททกสำานก/กอง/กลมใชสอสาร ตดตาม ตรวจคน

หนงสอ โดยลงเลข E ตามดวยเลขทหนงสอทมาจากหนวยงานภายนอกกรม หรอเลขหนงสอทออกโดยหนวยงานภายในกรม

ท สลก.............. เลขทหนงสอสงออกในสวนหวของบนทก ทสำานกงานเลขานการกรมจดทำา

6 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

หน�ทคว�มรบผดชอบการปฏบตงานตามคมอการปฏบตงานดานงานสารบรรณ มหนวยงานตาง ๆ ทมสวนเกยวของ

และมบทบาท ดงน

ชอตำ�แหนง/หนวยง�น อกษรยอ บทบ�ทและหน�ทคว�มรบผดชอบ

อธบด อธช. ๑. ดำา เนนการในฐานะหวหนาสวนราชการ ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณรวมถงกฎหมาย และระเบยบทเกยวของ

๒. มอบอำานาจใหรองอธบด วศวกรใหญฯ ผอำานวยการสำานก ผอำานวยการกองปฏบตราชการแทน เพอใหการบรหารราชการของกรมมความคลองตวและเกดประสทธภาพ

๓. มอบหมายหนาทความรบผดชอบใหวศวกรใหญ ๔. พจารณาสงการ ลงนาม เหนชอบ อนมต อนญาต และทราบ

หนงสอจากหนวยงานภายนอกและภายในกรม ๕. กำาหนดนโยบายการปฏบตงานสารบรรณของกรม และเหนชอบ

แนวทางปฏบตงานในคมอการปฏบตงานดานงานสารบรรณ ของกรม

วศวกรใหญฯ วญช.กส. ๑. ปฏบตราชการตามอำานาจหนาทและงานอนใดทได วญช.จษ. รบมอบหมายจากอธบด วญช.สอ. ๒. พจารณาใหความเหน ขอเสนอแนะและทราบหนงสอ วญช.ผค.

รองอธบด รธบ. ๑. ปฏบตราชการตามอำานาจหนาทและงานอนใดทไดรบ รธส. มอบหมายจากอธบด และ รธว. ๒. พจารณาสงการ ลงนาม เหนชอบ อนมต อนญาต และทราบหนงสอจากหนวยงานภายนอก และภายในกรม ทเปนภารกจของหนวยงานทอยในสายงานบงคบบญชา

บทท ๑ บทนำา 7

ชอตำ�แหนง/หนวยง�น อกษรยอ บทบ�ทและหน�ทคว�มรบผดชอบ

รองอธบดฝายบรหาร รธร. ๑. พจารณากำาหนดนโยบายและใหความเหนชอบ แนวทางการปฏบตงานในคมอการปฏบตงานดานงานสารบรรณ ของกรม

๒. ปฏบตราชการตามอำานาจหนาทและงานอนใดท ไดรบ มอบหมายจากอธบด

๓. พจารณาสงการ ลงนาม เหนชอบ อนมต อนญาต และทราบ หนงสอจากหนวยงานภายนอกและภายในกรมทเปนภารกจ ของหนวยงานทอยในสายงานบงคบบญชา

เลขานการกรม ลนก. ๑. พจารณาแนวทางการปฏบตงานสารบรรณของกรมเสนอผบรหารใหความเหนชอบ

๒. พจารณาวางแผนงาน กำากบ สงการ แกไขปญหา อปสรรค และใหคำาแนะนำาปรกษาเกยวกบการดำาเนนงานดานสารบรรณของสำานกงานเลขานการกรม

๓. ตดตามและประเมนผลการดำาเนนงานดานสารบรรณของ สำานกงานเลขานการกรม และนำาผลมาใชในการปรบปรงพฒนาใหผบรหารพจารณา

๔. พจารณาหนงสอเสนออธบดและรองอธบด ๕. ปฏบตราชการตามกรอบอำานาจหนาทและงานอนใดทไดรบ

มอบหมายจากอธบด

คณะทำางานดำาเนนการ ๑. ดำาเนนการจดทำาคมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรม จดทำาคมอปฏบตงาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕ ดานงานสารบรรณ ของกรม ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

8 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ชอตำ�แหนง/หนวยง�น อกษรยอ บทบ�ทและหน�ทคว�มรบผดชอบ

หวหนาฝายบรหารทวไป ฝบน. ๑. จดทำาแนวทางการปฏบตงานดานสารบรรณของกรม สำานกงานเลขานการกรม เสนอผบรหารใหความเหนชอบ ๒. กำากบดแลงานสารบรรณของสำานกงานเลขานการกรมใหเปนไป

ตามแนวทางทกำาหนดและระเบยบ ๓. ประสานงานหนวยงานทเกยวของทงภายในและภายนอกกรม

เพอใหการปฏบตงานสารบรรณเปนไปอยางมประสทธภาพ ๔. ตดตามประเมนผลการปฏบตงานสารบรรณและสรปรายงาน

เสนอผบงคบบญชา ๕. ใหคำาปรกษา แนะนำาเกยวกบงานสารบรรณแกหนวยงานและ

เจาหนาททเกยวของ

หวหนาฝายชวยอำานวยการ ฝชน. ๑. ดำาเนนการตามแนวทางปฏบตเกยวกบการประชมภายนอก และประสานราชการ กรมของผบรหาร ๒. ดำาเนนการตามกรอบหนาทความรบผดชอบทกำาหนด ๓. งานบรการใหความรวมมอตาง ๆ แกหนวยงานภายนอก เชน การ

จำาหนายสงของงานสาธารณกศล งานรวบรวมตอบแบบสอบถาม-สำารวจ เปนตน

เจาหนาทงานสารบรรณ ๑. รบผดชอบในกระบวนการดานรบ - สงหนงสอทมาจากหนวยงาน ฝายบรหารทวไป ภายนอกและภายในกรม สำานกงานเลขานการกรม ๒. พจารณาหนงสอและบนทกเสนอผบรหารและหนวยงาน ทเกยวของ ๓. ดำาเนนการดานรบ-สงเอกสารทางไปรษณย ๔. ประสานงานกบหนวยงานทเกยวของ ๕. ดำาเนนการรางหนงสอตามทไดรบมอบหมายเพอเสนอกรม

ลงนาม ๖. ดำาเนนการดานออกเลขหนงสอทกรมลงนามเพอสงหนวยงาน

ภายนอก ๗. ดำาเนนการเกบเอกสารของกรมเพอใชอางองตอไป ๘. ตดตาม รวบรวมเรองและสรปเสนอตามทผบงคบบญชาสงการ ๙. ดำาเนนการรบ - สงหนงสอระหวางกระทรวงเกษตรและสหกรณ

หนวยงานในสงกดกระทรวงกบกรม

บทท ๑ บทนำา 9

ชอตำ�แหนง/หนวยง�น อกษรยอ บทบ�ทและหน�ทคว�มรบผดชอบ

ผอำานวยการสำานก/กอง ๑. พจารณา ดำาเนนการ รบทราบและถอปฏบตเรองท และหนวยงาน กรมสงการเปนการเฉพาะ เทยบเทาภายในกรม ๒. พจารณาดำาเนนการรบทราบและถอปฏบตเรองทอย ในความรบผดชอบโดยตรง ๓. ดำาเนนการจดทำารางหนงสอทเปนเรองในความรบผดชอบ

เสนออธบด หรอรองอธบดในสายบงคบบญชาพจารณา ลงนาม

๔. กำากบการดำาเนนงานดานสารบรรณของหนวยงาน ใหเปนไปตามแนวทางทกรมและระเบยบกำาหนด

หวหนาฝายบรหารทวไป/ ๑. ควบคม ดแล ตรวจสอบการปฏบตงานดานงานสารบรรณ หวหนางานบรหารทวไป ของหนวยงานใหเปนไปตามแนวทางทกรมและ ของหนวยงาน ระเบยบกำาหนด ภายในกรม ๒. ประสานงานใหความรวมมอกบฝายบรหารทวไป สำานกงานเลขานการกรมในการปฏบตงานดานงานสารบรรณ

ของกรมใหเกดประสทธภาพ

10 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

บทท ๒ ก�รรบและสงหนงสอ

แนวทางการปฏบตในการรบและสงหนงสอของสำานกงานเลขานการกรม (สลก.) ในฐานะหนวยงานสารบรรณกลางของกรมชลประทาน มดงน

๑. ชองท�งก�รรบและสงหนงสอ ท ชองท�ง ก�รรบและสง

๑ ไปรษณย - ไดรบโดยเจาหนาทไปรษณยนำามาสง จดรบไปรษณย อาคารอำานวยการ ชน ๑ กรมชลประทาน ถนนสามเสน กรงเทพฯ

- เจาหนาท สลก. ไปสง ณ ททำาการไปรษณยบางกระบอ กรงเทพฯ

๒ เจาของหนงสอตดตอดวยตนเอง - เจาของหนงสอหรอเจาหนาทหนวยงานมารบ - สงท ฝายบรหารทวไป สลก. โดยตรง

๓ หนงสอจากกระทรวงเกษตร - เจาหนาท สลก. ไปรบ - สงหนงสอทกองกลางของกระทรวง และสหกรณ และสวนราชการอน และสงหนงสอใหหนวยงานอนโดยตรง

๔ โทรสาร - รบ - สงหนงสอทมกำาหนดเวลาเรงดวนโดยผานระบบโทรสาร

๕ ไปรษณยอเลกทรอนกส - รบ - สงหนงสอระหวางหนวยงานภายในและภายนอกกรม Secret @ mail.rid.go.th โดยผานทางไปรษณยอเลกทรอนกส (e – mail)

๖ ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส - รบ - สงหนงสอระหวางหนวยงานภายในกรมโดยระบบสารบรรณ อเลกทรอนกส

๗ เวบไซตกรม www.rid.go.th - รบจากหนงสอเวยนของหนวยงานภายในกรม

๒. ก�รรบหนงสอ สำานกงานเลขานการกรม โดยฝายบรหารทวไป ไดปฏบตตามแนวทางทกำาหนดไวในระเบยบ

สำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ปรบปรงแกไข พ.ศ. ๒๕๔๘ ดงน

๒.๑ จดลำ�ดบคว�มสำ�คญและคว�มเรงดวนของหนงสอ เพอดำาเนนการกอนหลง กรณหนงสอทมาจากหนวยงานหรอบคคลภายนอกใหเจาหนาทผเปดซองหรอผรบ ตรวจเอกสาร หากไมถกตอง หรอไมครบถวน ใหตดตอสวนราชการเจาของเรองหรอหนวยงานทออกหนงสอนน หรอบนทกขอบกพรอง หรอขอแกไขไวเปนหลกฐาน แลวจงดำาเนนการเรองนนตอไป

บทท ๒ การรบและสงหนงสอ 11

หนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกตเปนหนงสอทจะตองดำาเนนการดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน ๓ ประเภท ไดแก

ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตในทนททไดรบหนงสอนน ดวนม�ก ใหเจาหนาทปฏบตโดยเรว ดวน ใหเจาหนาทปฏบตเรวกวาปกต เทาทจะทำาได

ทงน หนงสอทมกำาหนดเวลา หรอระยะเวลาในการดำาเนนการระบไว ใหปฏบตเรวกวาปกต เพอใหทน กบเวลาหรอระยะเวลาทกำาหนด

๒.๒ ลงทะเบยนรบหนงสอ ดวยระบบส�รบรรณอเลกทรอนกส โดยกรอกรายละเอยดตามแบบฟอรมทปรากฏบนจอ (Monitor) ดงน

หนงสอทไดรบจากหนวยงานภายนอกกรม และจากหนวยงานภายในกรม จะแยกตระกรางานในการลงทะเบยน โดยลงรายละเอยดดงน

ก�รลงทะเบยน

๑) ปอนเลขทหนงสอในชอง “จาก” และ “ถง” ตามเอกสารจรง “ชอเรอง” ควรปอนใหครบ หรอพมพขอความสรปรายละเอยดสำาคญในชองเรองไว เพอสะดวกในการคนหาและแยกเรอง

๒) หนวยงานทรบหนงสอตอ (มใชหนวยงานทสรางเอกสารครงแรก) หามแกไขเพมเตม ในชอง “เรอง” “จาก” และ “ถง” หากตองการเพมรายละเอยดหรอบนทกการปฏบตงานใหบนทก ในชองรายละเอยด

๓) เอกสารทรอลงทะเบยน เมอเปดดชอแลวไมเกยวกบหนวยงาน หรอไมไดรบเอกสารตนฉบบ ซงรอคางในตะกรางานไวนานมากแลว สามารถตเอกสารนนกลบคนใหผสงได

12 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

๒.๓ จดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบแลวสงใหหนวยง�นทเกยวของ หรอเสนอผานผบงคบบญชาแลวแตกรณ

สำานกงานเลขานการกรม ไดจดทำาแบบฟอรมแนบกบหนงสอทไดรบดงน๑) แบบฟอรมปะหนา “ตนฉบบ” เปนแบบฟอรมทสำานกงานเลขานการกรมจดทำาขน

เพอใชปะหนาหนงสอทรบจากหนวยงานหรอบคคลภายนอกทเรยนอธบดกรมชลประทาน โดยใชสำาหรบบนทก เสนอผบรหารและหรอหนวยงานตาง ๆ ภายในกรม ซงจะมรายละเอยดเกยวกบ

เลขทเอกส�รในระบบ E ตามดวยเลขทหนงสอจากภายนอกเลขทหนงสอ รบท ชป ตามดวยเลขลำาดบของปปฏทนเรอง ชอเรองตามหนงสอทสงพรอมสรปรายละเอยดสำาคญของเรองเรยน ผบรหาร/หนวยงานทเกยวของวนทกำ�หนด ระบวน เดอน ปและเวลา กรณหนงสอนนแจงกำาหนดเวลาดำาเนนการไว๒) แบบ ชป ๐๑๑ ใชปะหลงสำาหรบประทบตราลงทะเบยนรบหนงสอภ�ยในของกรม

โดยจะประทบตราลงทะเบยนเรยงตามลำาดบจากซายมอดานบนลงมาดานลางแลวตอดวยขวาบนลงมาลาง หนงสอทไดรบจากหนวยงานสำานก/กอง ภายในกรม ไมใชแบบฟอรมใบปะหนาน

(แบบ ชป ๐๑๑) ใชเฉพาะหนงสอทไดรบมาจากภายนอกกรม แตจะบนทกเลขทะเบยนโดยใชอกษรยอ ลกตามดวยลำาดบเลขทหนงสอไวทมมบนขวาของหนงสอทไดรบ

๒.๔ ใหมก�รสำ�รวจทะเบยนหนงสอรบเปนประจำ�ว�หนงสอตามทะเบยนรบนนไดมการปฏบตไปแลวเพยงใด และใหมการตดตามเรองดวย เมอสนสดการปฏบตแลวใหปดเรอง

๓. ก�รสงหนงสอ สำานกงานเลขานการกรม โดยฝายบรหารทวไป ไดปฏบตตามแนวทางทกำาหนดไวในระเบยบ

สำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และปรบปรงแกไข พ.ศ. ๒๕๔๘ ดงน

๓.๑ ตรวจคว�มเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสงทจะสงไปดวยใหครบถวน หากพบขอบกพรองหรอเอกสารไมครบถวนใหประสานหนวยงานเจาของเรองแกไขใหถกตองครบถวน

๓.๒ กรณทตองก�รใหหนงสอสงถงผรบภ�ยในกำ�หนดใหระบคำ�ว� “ดวนภ�ยใน” และลงวน เดอน ป และกำาหนดเวลาทตองการใหหนงสอนนไปถงผรบและใหเจาหนาทสงถงผรบซงระบบนหนาซองภายในกำาหนด

๓.๓ เรองร�ชก�รทจะดำ�เนนก�รหรอสงก�รดวยหนงสอไดไมทน ใหสงขอความทางเครองมอสอสารและใหผรบปฏบตเชนเดยวกบไดรบหนงสอ

๓.๔ ก�รสงขอคว�มท�งเครองมอสอส�รซงไมมหลกฐ�นปร�กฏชดแจง เชน ทางโทรศพท วทยสอสารใหผสงและผรบบนทกขอความไวเปนหลกฐาน

๓.๕ ลงทะเบยนสงหนงสอดวยระบบส�รบรรณอเลกทรอนกส โดยกรอกรายละเอยด ดงน

บทท ๒ การรบและสงหนงสอ 13

หนงสอทสงไปยงหนวยงานภายนอกกรม และหนวยงานภายในกรม จะแยกลงทะเบยน คนละตะกรางาน

ก�รสงหนงสอภ�ยในกรม

๑) หนงสอโตตอบในเรองเดยวกน ใหใชเลขทเอกสารในระบบ E เดมทออกโดยหนวยงานเจาของเรอง

๒) บนทกขอความทใชตดตอกนภายในกรมใหระบเลขทเอกสารในระบบ E ทมมขวา ดานบน

๓) การสงเอกสารระหวางหนวยงาน ระดบสำานก/กอง ภายในกรม ใหสงผานฝายบรหารทวไป ของสำานก/กอง ยกเวนมการทำาความตกลงกนเฉพาะกรณเรองสำาคญเรงดวน ใหสงไปยงหนวยงานทเปนเจาของเรองโดยตรง

๔) ทหนงสอสงออก ซงจดทำาเพอตดตอกนภายในกรม ใหใชรหสอกษรยอของสำานก/กอง

๓.๖ ลงเลขทและวน เดอน ป ของหนงสอลงน�มทจะสงออกทงในตนฉบบและสำาเนาคฉบบใหตรงกบเลขทะเบยนสง และวน เดอน ป ทะเบยนหนงสอสง

๓.๗ วธก�รจดสงหนงสอทเปนเอกส�ร๓.๗.๑ สงโดยทางไปรษณย ถอปฏบตตามระเบยบ หรอวธการท บรษท ไปรษณยไทย จำากด

กำาหนด- ตรวจดการจาหนาซองใหถกตอง- ประทบตราชอและทอยกรมชลประทานลงบนหนาซองจดหมาย

14 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

- ประทบตราชำาระคาฝากสงเปนรายเดอนลงบนหนาซองจดหมาย- กรอกรายละเอยดลงใบนำาสงสงของตามแบบฟอรมของบรษท ไปรษณยไทย

จำากด (กรณสำานก/กองฝาก สลก. สง ตองจดทำารายละเอยดใบนำาสง ตน ๑ ฉบบ สำาเนา ๒ ฉบบ)

- เจาหนาทรวบรวมจดหมายและนำาสงไปรษณย๓.๗.๒ สงโดยใชสมดสงหนงสอ เมอสงหนงสอใหผรบแลว ใหผรบลงชอรบในสมดสงหนงสอ

ทกรมไดจดทำาตามแบบทระเบยบสำานกนายกรฐมนตรฯ กำาหนดดงน

“ตวอย�ง” สมดสงหนงสอ

เลขทะเบยน จ�ก ถง หนวยรบ ผรบ วนและเวล� หม�ยเหต

๔. ขอปฏบตในก�รรบ - สงหนงสอดวยระบบ ส�รบรรณอเลกทรอนกสและเครองมอสอส�ร

๔.๑ ก�รรบ - สงหนงสอดวยระบบส�รบรรณอเลกทรอนกส ใหเจาหนาทผสงตรวจสอบผลการสงทกครงและใหผรบแจงตอบรบ เมอหนงสอทเปนเอกสารไดจดสงไปยงผรบเรยบรอยแลว

๔.๒ ก�รรบ - สงหนงสอท�งไปรษณยอเลกทรอนกส (E-mail) ใหผสงตรวจสอบผลการสงและผรบแจงตอบรบในระบบ กรณเปนเรองสำาคญ ใหสงเอกสารตามไปทนท

๔.๓ ก�รรบ - สงหนงสอท�งโทรส�ร ใหเจาหนาทผสงตรวจสอบผลการสงทกครง เพอใหแนใจวาหนงสอถกสงถงผรบปลายทางเรยบรอยแลว และอาจสงเอกสารตามไปดวยแลวแตความจำาเปน หากมปญหา ในการรบใหผรบปลายทางตดตอแจงหนวยงานทสงทนท

๔.๔ กรณหนงสอเวยน ซงมผรบจำานวนหลายหนวยงาน ใหเจาหนาทรบ - สง แจงเวยน โดยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส และแจงเวยนผานทางเวปไซตของสำานก/กอง อกทางหนง

บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 15

ชนดและรปแบบของหนงสอร�ชก�ร*ชนดของหนงสอร�ชก�ร

หนงสอร�ชก�ร คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก ๑. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ ๒. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการหรอทมไปถงบคคลภายนอก ๓. หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ ๔. เอกสารททางราชการจดทำาขนเพอเปนหลกฐานในราชการ ๕. เอกสารททางราชการจดทำาขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอ ขอบงคบ ๖. ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

หนงสอร�ชก�รม ๖ ชนด ไดแก

๑. หนงสอภายนอก ๒. หนงสอภายใน ๓. หนงสอประทบตรา ๔. หนงสอสงการ ๕. หนงสอประชาสมพนธ ๖. หนงสอทเจาหนาททำาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

รปแบบของหนงสอร�ชก�ร ๖ ชนด มดงน๑. หนงสอภ�ยนอก

คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธ โดยใชกระด�ษตร�ครฑ เปนหนงสอตดตอระหวางสวนราชการหรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก

สวนประกอบของหนงสอภ�ยนอก ๑.๑ ท ใหลงรหสตวพยญชนะประจำากระทรวง และเลขประจำาของเจาของเรอง ทบเลขทะเบยน

หนงสอสงตวอยางเชน เลขทหนงสอออกของสำานกงานเลขานการกรม

บทท ๓ ก�รเขยน “หนงสอร�ชก�ร”

*แกไขเพมเตม (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ ประกาศราชกจจานเบกษา เลม ๑๒๒ ตอนพเศษ ๙๙ ง หนา ๓๒ ลงวนท ๒๓ กนยายน ๒๕๔๘

16 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ท กษ ๐๓๐๑/๑๒๕ กษ คอ กระทรวงเกษตรและสหกรณ ๐๓ คอ กรมชลประทาน ๐๑ คอ สำานกงานเลขานการกรม ๑๒๕ คอ เลขทะเบยนหนงสอสง สำาหรบสวนราชการตำากวาระดบกรมจำาเปนตองออกหนงสอราชการเอง ใหกรมกำาหนดเลขรหส

ไดไมเกน ๓ ตำาแหนง โดยใสจดหลงเลขประจำาของเจาของเรอง แลวตอดวยเลขรหสทกำาหนดตวอยางเชน เลขทหนงสอออกของสำานกงานจดรปทดน จงหวดอางทอง

ท กษ ๐๓๐๘/๑๓ กษ คอ กระทรวงเกษตรและสหกรณ ๐๓ คอ กรมชลประทาน ๐๘ คอ สำานกงานจดรปทดนกลาง ๐๒ คอ เลขประจำาของสำานกงานจดรปทดนจงหวดอางทอง ๑๓ คอ เลขทะเบยนหนงสอสง สำาหรบหนงสอของคณะกรรมการ ใหใชรหสตวพยญชนะ และเลขประจำาของเจาของเรอง

เชนเดยวกบหนงสอของกรม หากคณะกรรมการชดใดจะกำาหนดรหสตวพยญชนะเพมขน ใหกำาหนดไดไมเกนสตว โดยใหอยในวงเลบ ตอจากรหสตวพยญชนะของเจาของเรอง และรหสตวพยญชนะทกำาหนดเพมขนดงกลาว จะตองไมซำากบรหสตวพยญชนะทกำาหนดไวในภาคผนวกของระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ แลวจงตอดวยเลขประจำาของเจาของเรอง ตวอยางเชน

คณะกรรมการนโยบายการบรหารงานจงหวดและกลมจงหวดบรณาการ กำาหนดรหส ตวพยญชนะไววา “กนจ” ซงสวนราชการเจาของเรอง คอสำานกงาน กพร. สงกดสำานกนายกรฐมนตร ในกรณน จะเขยนวา

ท นร (กนจ) ๑๒๐๓/ว ๕ ๑.๒ สวนร�ชก�รเจ�ของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการ สถานทราชการ หรอคณะกรรมการซง

เปนเจาของหนงสอนนโดย ใหลงทตง และรหสไปรษณยไวดวย เพอสะดวกในการตดตอ- การลงชอสวนราชการเจาของหนงสอ ใหใชชอสวนราชการทหวหนาสวนราชการลงชอ

ตวอยางเชน

อธบดกรมชลประท�น ลงชอ สวนร�ชก�รเจ�ของหนงสอคอ กรมชลประท�น

หรอ

ผอำ�นวยก�รสำ�นกชลประท�นท ๑ ลงชอ สวนร�ชก�รเจ�ของหนงสอคอสำ�นกชลประท�นท ๑

- ทตงของกรมชลประทาน (สวนกลาง) กรงเทพมหานคร ราชบณฑตยสถานกำาหนดใชกทม. หรอ กรงเทพ ฯ กได ตวอยางเชน

แบบท ๑ กรมชลประท�น ถนนส�มเสน กทม. ๑๐๓๐๐

บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 17

แบบท ๒ กรมชลประท�น ถนนส�มเสน กรงเทพฯ ๑๐๓๐๐ แบบท ๓ คณะกรรมก�ร..... กรมชลประท�น ถนนส�มเสน กทม. ๑๐๓๐๐

หม�ยเหต : เพอใหเปนมาตรฐานเดยวกนในสวนทตงกรมชลประทานกำาหนดใหใชตามแบบท ๑

- ทตงของสำานก/โครงการ ในสวนภมภาค ใชชอเตมของจงหวดทตง ตวอยางเชน

สำ�นกชลประท�นท ๒ ๒๗๑ ถ.บญว�ทย ต.สวนดอกอ.เมอง จ.ลำ�ป�ง ๕๒๑๐๐

๑.๓ วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ โดยจะไมมคำ�ว� วนท เดอน พ.ศ. เชน

๑ ตล�คม ๒๕๕๕หม�ยเหต : การลงวนทควรลงภายหลงจากลงนามแลว และควรเปนวนทสงหนงสอออก

๑.๔ เรอง ใหเปนการยอความทสนทสดแตไดใจความมากทสด ใหตรงกบเนอหาและจดประสงคของหนงสอฉบบนน โดยทวไป ใหขนตนดวยคำากรยา เพราะจะใหความหมายทชดเจนตรงกบเนอหาตวอยางเชน

เรอง ขอคว�มอนเคร�ะหแหลงนำ�เพอก�รเกษตรเรอง ชแจงขอเทจจรงงบประม�ณกอสร�งประตระบ�ยนำ�

กรณเรองทขนตนดวยคำ�น�ม ไดแก

๑.๔.๑ เรองทกวางหรอมหลายประเดน ไมสามารถหาคำากรยาคำาใดทครอบคลมได จำาเปนตองใชคำานามซงเปนคำากวาง ๆ เชน รายงานสรปผลการประชม

๑.๔.๒ เรองทเปนหนงสอตอเนอง โดยปกตระเบยบสำานกนายกรฐมนตรฯ กำาหนดใหใชชอเรองของหนงสอฉบบเดม จดประสงคกเพอใหเกบเรองหรอคนหาอางองไดงาย แตหนงสอตอบของเรองเดมทขนตนดวยคำากรยาบางคำา เชน ขออนญาต ขออนมต ขอเชญ ถาตอบโดยใชชอเรองเดม จะทำาใหสบสนไดวา ใครเปนฝายขอ ใครเปนฝายให กรณนจงควรใชเปนคำานาม เชน การขออนญาต การขอเชญ เปนตน หรออกวธหนง ใหตดคำาวา “ขอ” ออก เชน อนญาต อนมต เปนตน

๑.๔.๓ เรองทมลกษณะตอบปฎเสธ หรอแจงเรองทคาดวาผรบจะไมสบายใจ เชน การขออนมตไปศกษาดงานตางประเทศ (กรณไมอนมต)

๑.๕ คำ�ขนตน ใชคำาขนตนตามฐานะของผรบหนงสอแลวลงตำาแหนงของผรบหนงสอ หรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบตำาแหนงหนาท เชน

๑.๕.๑ พระภกษสงฆทวไป ใชคำาขนตน และลงทายวา นมสการ - ขอนมสการดวยความเคารพ๑.๕.๒ บคคลทวไปใชคำาขนตน และ คำาลงทาย วา เรยน - ขอแสดงความนบถอ

สวนบคคล ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรฯ ทจะตองใชคำาขนตนและคำาลงทายวา กราบเรยน - ขอแสดงความนบถออยางยง มดงน

18 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

๑) ประธานองคมนตร ๒) นายกรฐมนตร ๓) ประธานรฐสภา ๔) ประธานสภาผแทนราษฎร ๕) ประธานวฒสภา ๖) ประธานศาลฎกา ๗) รฐบรษ ๘) ประธานศาลรฐธรรมนญ ๙) ประธานศาลปกครองสงสด ๑๐) ประธานกรรมการเลอกตง ๑๑) ประธานกรรมการสทธมนษยชนแหงชาต ๑๒) ประธานกรรมการปองกนและปราบปรามการทจรตแหงชาต ๑๓) ประธานกรรมการตรวจเงนแผนดน ๑๔) ผตรวจการแผนดนของรฐสภา

หม�ยเหต : เมอใชคำาขนตนวากราบเรยนหรอเรยนตามฐานะของผรบหนงสอแลวใหลงตำาแหนงของผทหนงสอนนมถง โดยไมมคำานำาหนาตำาแหนงวา “ทาน” หรอ “ฯพณฯ”

๑.๖ อ�งถง (ถ�ม) ใหอางถงหนงสอทเคยมตดตอกน เฉพาะหนงสอทสวนราชการผรบหนงสอไดรบมากอนแลว โดยลงชอสวนร�ชก�รเจ�ของหนงสอ เลขทหนงสอ วน เดอน ปพทธศกร�ชของหนงสอนนการอางถงหนงสอทมทงชนความลบ และชนความเรว จะตองระบชนความลบกอนชนความเรว เพราะชน ความลบมความสำาคญกวาชนความเรว ตวอยางเชน

อ�งถง หนงสอกรมชลประท�น ลบม�ก ดวนม�ก ท กษ ๐๓๐๑/๑๘๓ ลงวนท ๑๐ กนย�ยน ๒๕๕๕

หม�ยเหต : การอางถง ใหอางถงหนงสอฉบบสดทายทตดตอกนเพยงฉบบเดยว เวนแตมเรองอนทเปนสาระสำาคญตองนำามาพจารณา จงอางถงหนงสอฉบบอน ๆ ทเกยวกบเรองนนโดยเฉพาะใหทราบดวย

ขอควรระวง : ทตงของสวนราชการไมใชชอสวนราชการเจาของหนงสอ ตวอยางเชน

อ�งถง หนงสอจงหวดเพชรบรณ ท.......

ไมใช อางถง หนงสอศาลากลางจงหวดเพชรบรณ ท.......

๑.๗ สงทสงม�ดวย (ถาม) ใหลงชอ สงของ หรอเอกสาร ทสงไปพรอมกบหนงสอฉบบนนพรอมระบจำานวนทสงใหชดเจน ตวอยางเชน

สงทสงม�ดวย สำ�เน�หนงสอกรมชลประท�น ท กษ ๐๓๐๑/๘๕๖ ลงวนท ๒๒ มน�คม ๒๕๕๕ จำ�นวน ๑ แผน

บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 19

๑.๘ ใชคำ�เตม กรณกลาวถงชอตำาแหนง จงหวด หนวยงาน ชอเฉพาะตาง ๆ เชน

อธช. ใหใช อธบดกรมชลประท�น

รมว.กษ. ใหใช รฐมนตรว�ก�รกระทรวงเกษตรและสหกรณ

๑.๙ ขอคว�มหรอเนอเรอง ใหลงสาระสำาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากมความประสงคหลายประการใหแยกเปนขอ ๆ โดยทวไปจะมองคประกอบดวยกน ๓ สวน

(สวนนำา) บอกทมาเหตทตองเขยนหนงสอฉบบน ต�มหนงสอทอ�งถง .......................................................................................... ........................……………………........……………….....… คว�มละเอยดแจงแลว นน

(สวนเนอหา) ตองชดเจน เรองราว สาระตองเปนไปเพอบรรลวตถประสงค กรมชลประท�นไดพจ�รณ�แลวขอเรยนว�........................................................ ..…………………………………………...……….….........................................................

(สวนลงทาย) ควรเปนการสรป เนนยำา หรอขอบคณแลวแตกรณ ทงนตองตรงกบเรอง

จงเรยนม�เพอโปรดทร�บ

นอกจากน อาจอางถง ระเบยบ คำาสง มตทประชม ฯลฯ ในสวนของขอความหรอเนอเรอง

๑.๑๐ คำ�ลงท�ย ใชตามฐานะของผรบหนงสอ และตองสมพนธกบคำาขนตน เชน คำ�ขนตน – กร�บเรยน น�ยกรฐมนตร คำ�ลงท�ย – ขอแสดงคว�มนบถออย�งยง

คำ�ขนตน – เรยน อธบดกรมทรพย�กรนำ� คำ�ลงท�ย – ขอแสดงคว�มนบถอ

คำ�ขนตน – นมสก�ร เจ�อ�ว�สวดสรอยทอง คำ�ลงท�ย – ขอนมสก�รดวยคว�มเค�รพ

๑.๑๑ ลงชอ ใหลงลายมอชอเจาของหนงสอ และใหพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ โดยมการเรยงลำาดบกอนหลงดงน

๑.๑๑.๑ ตำาแหนงทางวชาการ เชน ศาสตราจารย รองศาสตราจารย และผชวยศาสตราจารย มสทธใชตำาแหนงทไดรบเปนคำานำาหนานามได

๑.๑๑.๒ ยศ ใหพมพคำาเตมของยศไวหนาลายมอชอและพมพชอเตมภายในวงเลบ ไวใต ลายมอชอ

๑.๑๑.๓ บรรดาศกด ฐานนดรศกด หรอ คำานำาหนานามสตรท ไดรบพระราชทาน เครองราชอสรยาภรณและมสทธใชคำานำาหนานามนน ตามกฎหมายระเบยบหรอประกาศของทางราชการหม�ยเหต : ดร. (ดอกเตอรหรอนายแพทย) ไมใชเปนคำานำาหนาชอในการลงลายมอชอ

๑.๑๒ ตำ�แหนง ใหลงตำาแหนงของเจาของหนงสอชอสวนร�ชก�ร ตำ�แหนงผลงน�มกระทรวงเกษตรและสหกรณ รฐมนตรว�ก�รกระทรวงเกษตรและสหกรณ ปลดกระทรวงเกษตรและสหกรณกรมชลประท�น อธบดกรมชลประท�นสำ�นก/กอง ผอำ�นวยก�รสำ�นก/ผอำ�นวยก�รกอง

20 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

*เพมเตมตามหนงสอสำานกนายกรฐมนตร ท นร๑๐๐๒/ว๑๗ ลงวนท ๓๑ กรกฎาคม ๒๕๓๔

ในกรณทอธบดมอบหมายใหผอนลงนามแทน จะตองลงทายตำาแหนงวา ปฏบตราชการแทนหรอรกษาราชการแทน เชน

รองอธบด ปฏบตร�ชก�รแทน อธบดกรมชลประท�น หรอ วศวกรใหญ รกษ�ร�ชก�รแทน อธบดกรมชลประท�น

๑.๑๓ สวนร�ชก�รเจ�ของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอกรณกรมชลประทาน ออกหนงสอใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบสำานก/กองหรอหนวยงานทรบผดชอบ ตวอยางเชน สำ�นกง�นเลข�นก�รกรม หรอ กองพสด

๑.๑๔ โทรศพท ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอและหมายเลขภายในตสาขา (ถาม) ไวดวย ใชคำายอ โทร. แทนโทรศพท โดยไมมขด (-) คนระหวางตวเลข ใชขด (-) ในความหมาย “ถง” เมอมหลายหมายเลข ตวอยางเชน

โทร. ๐ ๒๒๔๑ ๔๘๐๖, โทร. ๐ ๕๕๗๑ ๐๐๔๗-๘

*โทรส�ร ใหลงหมายเลขโทรสารของสวนราชการเจาของเรองหรอหนวยงานทออกหนงสอตอจากหมายเลขโทรศพท

ตวอย�งท ๑ โทรศพท ๐ ๒๒๔๑ ๐๒๕๑ โทรส�ร ๐ ๒๒๔๑ ๔๘๐๖ ตวอย�งท ๒ โทรศพท โทรส�ร ๐ ๒๒๔๑ ๐๒๕๑ ตวอย�งท ๓ โทร. โทรส�ร ๐ ๒๒๔๑ ๐๒๕๑

๑.๑๕ ไปรษณยอเลกทรอนกส (e - mail) ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณพ.ศ. ๒๕๒๖ ยงไมไดกำาหนดไวแตสามารถเพมเตมได เพอประโยชนในการสอสาร ใหระบชอ e - mail ของสวนราชการ เจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอไปรษณยอเลกทรอนกส เชน e - mail : secret@mail.rid.go.th

๑.๑๖ สำ�เน�สง (ถ�ม) กรณมการจดทำาสำาเนาสงไปใหสวนราชการ หรอบคคลอนทราบใหพมพชอเตมหรอชอยอของสวนราชการหรอชอบคคลทสงสำาเนาไปให ถาหากมรายชอทสงมากใหพมพวาสงไปตามรายชอแนบ และแนบรายชอไปดวย

๒. หนงสอภ�ยในคอ หนงสอตดตอราชการท เปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก เปนหนงสอตดตอภายใน

กระทรวง กรม หรอจงหวดเดยวกน ใชกระด�ษบนทกขอคว�มกรมชลประทาน ใชหนงสอภายในเปนหนงสอตดตอกบกระทรวงเกษตรและสหกรณ และหนวยงาน

ภายในสงกดกระทรวงเกษตรและสหกรณ

บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 21

สวนประกอบของหนงสอภ�ยใน ๒.๑ สวนร�ชก�ร ในกรณทกรมชลประทานมหนงสอสงออกไปใหกระทรวงเกษตรและสหกรณ

หรอกรมตาง ๆ ในสงกดกระทรวงเกษตรและสหกรณ ใหลงชอกรมชลประท�น ตามดวยสำ�นกหรอกองเจ�ของเรอง พรอมดวยเบอรโทรศพทและโทรส�ร ตวอยางเชน

สวนร�ชก�ร กรมชลประท�น สำ�นกง�นเลข�นก�รกรม โทร. โทรส�ร ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐

ถาหนวยงานเจาของหนงสอเปนสำานกหรอกองใหลงชอระดบสำ�นกหรอกอง แลวต�มดวยชอของกรม พรอมทงใหลงหมายเลขโทรศพทและโทรสารดวย ตวอยางเชน

สวนร�ชก�ร สำ�นกง�นเลข�นก�รกรม กรมชลประท�น โทร. โทรส�ร ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐

๒.๒ ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจำาของกรมและรหสเลขประจำาสำานกหรอกองเชนเดยวกบหนงสอภายนอก

๒.๓ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ

๒.๔ เรอง ใหลงเรองยอโดยไดใจความสนทสดของหนงสอ การขนตนดวยคำากรยาหรอคำานามใชหลกเกณฑเดยวกบหนงสอภายนอก

๒.๕ คำ�ขนตน ใหใชคำาขนตนตามฐานะของผรบหนงสอเชนเดยวกบหนงสอภายนอก

๒.๖ ขอคว�ม ใหลงสาระสำาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากมความประสงคหลายประการใหแยกเปนขอ ๆ ในกรณทมการอ�งถงหนงสอทเคยมตดตอกนหรอมสงทสงม�ดวยใหไวระบไวในสวนของขอความหรอเนอเรองเลย

(ตวอยาง)ต�มหนงสอกระทรวงเกษตรและสหกรณ ท กษ...............ลงวนท........................

............................................................................คว�มละเอยดแจงแลว นน.

..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ร�ยละเอยดต�มสำ�เน�หนงสอทแนบ

๒.๗ ลงชอและตำ�แหนง ใหพมพชอเตมของลายมอชออธบด หรอผทไดรบมอบอำานาจจากอธบดไวใตลายมอชอ และใหพมพตำาแหนงของอธบดไวใตชอ กรณผทไดรบมอบอำานาจจากอธบดเปนผลงนามแทน

๓. หนงสอประทบตร�คอ หนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนา

สวนราชการระดบกองหรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปเปนผรบผดชอบลงชอยอกำากบตรา หนงสอประทบตราเปนหนงสอทใชไดทงระหวางสวนราชการกบสวนราชการ หรอระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองสำาคญ ไดแก

22 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

๑. การขอรายละเอยดเพมเตม๒. การสงสำาเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร๓. การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการสำาคญหรอการเงน๔. การแจงผลงานทไดดำาเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ๕. การเตอนเรองทคาง๖. เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปกำาหนดโดยทำาเปนคำาสง ใหใชหนงสอประทบตรา

สวนประกอบของหนงสอประทบตร� ๓.๑ ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจำาของกรมและรหสเลขประจำาสำานกหรอกอง เชนเดยว

กบหนงสอภายนอก ๓.๒ ถง ใหลงชอสวนราชการ หนวยงาน หรอบคคลทหนงสอนนมถง ๓.๓ ขอคว�ม ใหลงสาระสำาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย ๓.๔ ชอสวนร�ชก�ร ทสงหนงสอออกระดบกรม คอกรมชลประทาน ๓.๕ ประทบตร�ชอสวนร�ชก�รระดบกรม ใชตราประทบกรมชลประทานตามแบบทระเบยบฯ

สารบรรณกำาหนด ดวยหมกแดง และใหผรบผดชอบลงลายมอชอยอกำากบตรา ๓.๖ วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ ๓.๗ สวนร�ชก�รเจ�ของเรอง พรอมหมายเลขโทรศพทและโทรสาร

๔. หนงสอสงก�รระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ กำาหนดไว หนงสอสงการ ม ๓ ชนด

ไดแก คำาสง ระเบยบ และขอบงคบ

๔.๑ คำ�สง หมายถง บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมายใชกระดาษตราครฑ โดยมสวนประกอบของคำาสง ดงน

๔.๑.๑ คำ�สง ใหลงชอสวนราชการหรอตำาแหนงของผมอำานาจหนาทออกคำาสง เชน คำาสงกรมชลประทาน คำาสงสำานกงานเลขานการกรม คำาสงสำานกชลประทาน เปนตน

๔.๑.๒ ท ใหลงเลขททออกคำาสงโดยเรมฉบบแรกจากเลข ๑ เรยงเปนลำาดบไปจนสนปปฏทนทบเลขปพทธศกราชทออกเลขคำาสง เชน

- คำาสงเกยวกบขาราชการกรมชลประทาน รวมถงการแตงตงคณะกรรมการและคณะทำางานทมขาราชการเปนองคประกอบ ใช ท ข ๑/๒๕๕๕ ท ข ๒/๒๕๕๕

- คำาสงตาง ๆ ทไมระบตวบคคล ใช ท ๑/๒๕๕๕ ท ๒/๒๕๕๕- คำาสงเกยวกบพนกงานราชการ ใช ท พ ๑/๒๕๕๕ ท พ ๒/๒๕๕๕

๔.๑.๓ เรอง ใหลงชอเรองทออกคำาสง เชน- ยายขาราชการ - แตงตงคณะทำางาน/แตงตงคณะกรรมการ- เลอนขาราชการ- ใหขาราชการรกษาการในตำาแหนง

บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 23

- ใหโอนขาราชการ- มอบหมายขาราชการใหปฏบตหนาท- แตงตงลกจางประจำาไปดำารงตำาแหนงใหม- แกไขคำาสง- อนญาตใหลกจางประจำาลาออกจากราชการ

๔.๑.๔ ขอคว�ม ใหอางเหตทออกคำาสง และอางถงอำานาจทใหออกคำาสง (ถาม) ไวดวยแลว จงลงขอความทสง และวนใชบงคบ

- กรณยกเลกคำาสงเดม ใหอางคำาสงเดมโดยสรปเนอหาสำาคญ และบอกเหตผลทยกเลกคำาสง แลวจง

ลงขอความทสงใหม และวนใชบงคบ- กรณเปลยนแปลงองคประกอบและ/หรออำานาจหนาท ใหอางคำาสงเดมโดยสรปเนอหาสำาคญ บอกเหตผลทเปลยนแปลงแลวเปลยน

องคประกอบและ/หรออำานาจหนาทปรบเปลยน และวนใชบงคบ๔.๑.๕ สง ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราช

ทออกคำาสง เชน สง ณ วนท ๑๕ กนยายน พ.ศ. ๒๕๕๕๔.๑.๖ ตำ�แหนง ใหลงตำาแหนงของผออกคำาสง โดยปกตจะสอดคลองกบสวนราชการ/หนวยงาน

ทออกคำาสง เชน คำาสงสำานกงานเลขานการกรม ตำาแหนงผลงนามเปนดงน

(นายสธ ศรเอยมสะอาด) เลขานการกรม

๔.๒ ระเบยบ หมายถง บรรดาขอความทผมอำานาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอำานาจของกฎหมาย หรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจำา ใชกระด�ษตร�ครฑ โดยมสวนประกอบดงน

๔.๒.๑ ระเบยบ ใหลงชอสวนราชการทออกระเบยบ เชน ระเบยบกรมชลประทาน ระเบยบสำานกนายกรฐมนตร

๔.๒.๒ ว�ดวย ใหลงชอของระเบยบ เชน ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ๔.๒.๓ ฉบบท ถาเปนระเบยบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด

แตถาเปนระเบยบเรองเดยวกน ทมการแกไขเพมเตมใหลงเปนฉบบท ๒ และทถด ๆ ไปตามลำาดบ๔.๒.๔ พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ๔.๒.๕ ขอคว�ม ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกระเบยบและอาง

ถงกฎหมายทใหอำานาจออกระเบยบ (ถาม)๔.๒.๖ ขอ ใหเรยงขอความทจะใชเปนระเบยบเปนขอ ๆ โดยใหขอ ๑ เปนชอระเบยบขอ ๒

เปนวนใชบงคบกำาหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทายเปนขอผรกษาการ

ระเบยบใดถามจำานวนหลายขอหรอหลายเรอง จะแบงเปนหมวดกได โดยใหขอผรกษาการไปเปน ขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑ ดงเชน ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ จะใสขอผรกษาการกอน ทจะขนขอความทเปนหมวดตาง ๆ

24 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

๔.๒.๗ ประก�ศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ

๔.๒.๘ ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกระเบยบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ

๔.๓ ขอบงคบ หมายถง บรรดาขอความทผมอำานาจหนาทกำาหนดใหใช โดยอาศยอำานาจของกฎหมายทบญญตใหกระทำาได ใชกระดาษตราครฑ โดยมสวนประกอบดงน

๔.๓.๑ ขอบงคบ ใหลงชอสวนราชการทออกขอบงคบ๔.๓.๒ ว�ดวย ใหลงชอของขอบงคบ๔.๓.๓ ฉบบท ถาเปนขอบงคบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนนไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด

แตถาเปนขอบงคบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปนฉบบท ๒ และทถด ๆ ไปตามลำาดบ๔.๓.๔ พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ๔.๓.๕ ขอคว�ม ใหอางเหตผลโดยยอ เพอแสดงถงความมงหมายทตองออกขอบงคบ

และอางถงกฎหมายทใหอำานาจออกขอบงคบ๔.๓.๖ ขอ ใหเรยงขอความทจะใชบงคบเปนขอ ๆ โดยใหขอ ๑ เปนชอขอบงคบ ขอ ๒. เปนวน

ใชบงคบ กำาหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทายเปนขอผรกษาการตามขอบงคบ

ขอบงคบใดถามมากขอ หรอหลายเรองจะแบงเปนหมวดกได โดยใหยายขอผรกษาการไปเปน ขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑

๔.๓.๗ ประก�ศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ

๔.๓.๘ ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกขอบงคบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ

๔.๓.๙ ตำ�แหนง ใหลงตำาแหนงของผออกขอบงคบ

๕. หนงสอประช�สมพนธตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ กำาหนดไว หนงสอประชาสมพนธ

ม ๓ ชนด ไดแก ประกาศ แถลงการณ ขาว

๕.๑ ประก�ศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอชแจงใหทราบหรอแนะแนวทางปฏบตใชกระดาษตราครฑ และใหจดทำาตามแบบ โดยกรอกรายละเอยด ดงน

ประก�ศ ใหลงชอสวนราชการทออกประกาศเรอง ใหลงชอเรองทประกาศขอคว�ม ใหอางเหตผลทประกาศและขอความทประกาศประก�ศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของป

พทธศกราชออกประกาศลงชอ ใหลงลายมอชอผออกประกาศ และพมพชอเตมของเจาของ

ลายมอชอไวใตลายมอชอ

บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 25

ตำ�แหนง ใหลงตำาแหนงของผออกประกาศ ในกรณกฎหมายกำาหนดใหทำาเปนแจงความ ใหเปลยนคำาวาประก�ศ เปน แจงคว�ม

๕.๒ แถลงก�รณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอทำาความเขาใจในกจการของทางราชการ หรอเหตการณหรอกรณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษตราครฑ และใหทำาตามแบบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

แถลงก�รณ ใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณเรอง ใหลงชอเรองทออกแถลงการณฉบบท ใชในกรณทจะตองออกแถลงการณหลายฉบบในเรองเดยว

ทตอเนองกน ใหลงฉบบทเรยงตามลำาดบไวดวยขอคว�ม ใหอางเหตผลทตองออกแถลงการณและขอความทแถลงการณสวนร�ชก�รทออกแถลงก�รณ ใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณวน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของป

พทธศกราชทออกแถลงการณ

๕.๓ ข�ว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบ ใหจดทำาตามแบบ โดยกรอกรายละเอยด ดงน

ข�ว ใหลงชอสวนราชการทออกขาวเรอง ใหลงชอเรองทออกขาวฉบบท ใชในกรณทจะตองออกขาวหลายฉบบในเรองเดยวทตอเนอง

กนใหลงฉบบท เรยงตามลำาดบไวดวยขอคว�ม ใหลงรายละเอยดเกยวกบเรองของขาวสวนร�ชก�รทออกข�ว ใหลงชอสวนราชการทออกขาววน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของป

พทธศกราชทออกขาว

การจดทำาหนงสอประชาสมพนธ ใหทำาตามแบบทกำาหนดไว ขอความตองสมเหตสมผลเพอใหผอานนกคลอยตามเจตนาทตองการ อยาใหมขอขดแยงกนในฉบบนนหรอขดแยงกบฉบบกอนเวนแตเปนการแถลงแก ทงนควรใชถอยคำาสภาพ

๖. หนงสอทเจ�หน�ททำ�ขนหรอรบไวเปนหลกฐ�นในร�ชก�รหมายถง หนงสอททางราชการทำาขน หรอหนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคล

ภายนอกมมาถงสวนราชการ และสวนราชการรบไวเปนหลกฐานของทางราชการ ไดแก ๖.๑ หนงสอรบรอง ๖.๒ รายงานการประชม ๖.๓ บนทก ๖.๔ หนงสออน

26 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

๖.๑ หนงสอรบรอง หมายถง หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแกบคคล นตบคคลหรอหนวยงาน เพอวตถประสงคอยางใดอยางหนงใหปรากฎแกบคคลโดยทวไปไมจำาเพาะเจาะจง ใชกระดาษตราครฑ

สวนประกอบของหนงสอรบรอง๖.๑.๑ เลขท ใหลงเลขทของหนงสอรบรองโดยเฉพาะ เรมตงแตเลข ๑ หรอลงเลขของ

หนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอก อยางใดอยางหนง กรมชลประทานกำาหนดการออกเลขทเรยงลำาดบไปจนถงสนปปฏทน

๖.๑.๒ สวนร�ชก�รเจ�ของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการซงเปนเจาของหนงสอนน และจะลงสถานทตงของสวนราชการเจาของหนงสอดวยกได

๖.๑.๓ ขอคว�ม ใหลงขอความขนตนวา “หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวา” แลวตอดวย ชอบคคลนตบคคล หรอหนวยงานททางราชการรบรอง ในกรณเปนบคคลใหพมพชอเตม โดยมคำานำาหนานาม ชอ นามสกล ตำาแหนงหนาท และสงกดหนวยงานทผนนทำางานอยอยางชดแจง แลวจงลงขอความทรบรอง

๖.๑.๔ ใหไว ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง

๖.๑.๕ ลงชอ ใหลงลายมอชอหวหนาสวนราชการผออกหนงสอ หรอผทไดรบมอบหมายและพมพชอเตมของลายมอชอไวใตลายมอชอ

๖.๑.๖ ตำ�แหนง ใหลงตำาแหนงของผลงลายมอชอในหนงสอ

ในกรณทก�รรบรองเปนเรองสำ�คญทออกใหแกบคคล ทงนขนอยกบดลพนจของหวหนาสวนราชการ ใหตดรปถายของผทไดรบการรบรอง ขนาด ๔ x ๖ เซนตเมตร หนาตรง ไมสวมหมวก ประทบตรา ชอสวนราชการทออกหนงสอบนขอบลางดานขวาของรปถายคาบลงบนแผนกระดาษ และใหผนนลงลายมอชอไวใตรปถาย พรอมทงพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอดวย

๖.๒ ร�ยง�นก�รประชม หมายถงการบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน

๖.๒.๑ สวนประกอบของร�ยง�นก�รประชม ๑. ร�ยง�นก�รประชม ใหลงชอคณะทประชม หรอการประชมของคณะนน

เชน รายงานการประชมคณะกรรมการ................ ๒. ครงท ใหลงครงททประชมเปนรายป โดยเรมครงแรกจากเลข ๑ เรยงเปนลำาดบ

ไปจนสนปปฏทน ทบเลขปพทธศกราชทประชม เมอขนปปฏทนใหมใหเรมครงท ๑ ใหม เรยงไปตามลำาดบเชน ครงท ๑/๒๕๕๕ หรอจะลงจำานวนครงทประชมทงหมดของคณะทประชม หรอการประชมนนประกอบกบ ครงทประชมเปนรายปกได เชน ครงท ๒๐๕-๑/๒๕๕๕ เปนตน

๓. เมอ ใหลงวน เดอน ป ทประชม โดยลงวนทพรอมตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราช เชน เมอวนท ๑๐ กนยายน ๒๕๕๕

๔. ณ ใหลงชอสถานททใชเปนทประชม ๕. ผม�ประชม ใหลงชอและหรอตำาแหนงของผไดรบแตงตงเปนคณะทประชม

ซงมาประชม ในกรณทเปนผไดรบการแตงตงเปนผแทนหนวยงานใหระบวาเปนผแทนจากหนวยงานใด พรอมตำาแหนงในคณะทประชม หรอการประชมนน ในกรณทเปนผมาประชมแทนใหลงชอผมาประชมแทน และลงทายวาประชมแทนผใดหรอตำาแหนงใด หรอแทนผแทนหนวยงานใด

บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 27

๖. ผไมม�ประชม ใหลงชอและหรอตำาแหนงของผทไดรบการแตงตงเปนคณะทประชมซงมไดมาประชมโดยระบใหทราบวาเปนผแทนจากหนวยงานใดพรอมทงเหตผลทไมสามารถมาประชม ถาหากทราบดวยกได

๗. ผเข�รวมประชม ใหลงชอและหรอตำาแหนงของผทมไดรบการแตงตงเปนคณะทประชมซงไดเขารวมประชม และหนวยงานทสงกด (ถาม)

๘. เรมประชมเวล� ใหลงเวลาทเรมประชม ๙. ขอคว�ม ใหบนทกขอความทประชม โดยปกตใหเรมดวยประธานกลาวเปด

ประชมและเรองทประชมกบมตหรอขอสรปของทประชมในแตละเรองประกอบดวยหวขอ ดงน (๑) เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ (๒) เรองการรบรองรายงานการประชม (๓) เรองทเสนอใหทประชมทราบ (๔) เรองทเสนอใหทประชมพจารณา (๕) เรองอน ๆ (ถาม)

๑๐. เลกประชมเวล� ใหลงเวลาทเลกประชม ๑๑. ผจดร�ยง�นก�รประชม ใหเลขานการหรอผซงไดรบมอบหมายใหจดรายงาน

การประชมลงลายมอชอ พรอมทงพมพชอเตมและนามสกลไวใตลายมอชอในรายงานการประชมครงนนดวย

๖.๒.๒ ก�รจดร�ยง�นก�รประชม อาจทำาได ๓ วธ วธท ๑ จดอย�งละเอยดทกคำ�พด มกใชในการประชมใหญ ๆ ทมความสำาคญมาก ๆ

เชน การประชมรฐสภา เปนตน การจดละเอยดจะเปนหลกฐานทชดเจน แตสนเปลองเวลามากทงผจด และผอาน ผจดตองใชการถอดเทปเพอใหไดทกคำาพด

วธท ๒ จดอย�งยอ เปนการจดเฉพาะประเดนสำาคญ ผจดจะสรปเนอหาใหกระชบ อานงาย ผอานจะเขาใจเหตการณและทมาของการลงมตอยางชดเจน วธนนยมใชกนทวไป แตอาจยากสำาหรบผจด ซงตองสามารถสรปความเรยบเรยงเนอหาใหกระชบแตครบถวนสมบรณ

วธท ๓ จดแตเหตผลและมต วธนเปนการจดรายงานทสนทสด คอมเฉพาะเหตผลและมต มกใชในการประชมทไมมการอภปรายมากนก หรอมระเบยบวาระมากจนผจดไมสามารถจดยอการอภปราย ไดครบถวน ผอานถาไมเขาประชมจะไมทราบความคดเหนของผเขาประชมกอนลงมต แตวธท ๓ น เหมาะสำาหรบ นำาไปเผยแพรในหนวยงานใหบคลากรไดทราบทว ๆ ไป

๖.๒.๓ ก�รรบรองร�ยง�นก�รประชม อาจทำาได ๓ วธ ๑. รบรองในการประชมครงนน ใชสำาหรบกรณเรองเรงดวน ใหประธานหรอเลขานการ

ของทประชม อานสรปมตใหทประชมพจารณารบรอง ๒. รบรองในการประชมครงตอไป ประธานหรอเลขานการ เสนอรายงานการประชม

ครงทแลวมาใหทประชมพจารณารบรอง ๓. รบรองโดยการแจงเวยน ใชในกรณทไมมการประชมครงตอไปหรอมแตยงกำาหนด

เวลาประชมครงตอไปไมได หรอมระยะเวลาหางจากการประชมครงนนมาก ใหเลขานการสงรายงานการประชมไปใหบคคลในคณะกรรมการพจารณารบรอง ภายในระยะเวลาทกำาหนด

28 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

๖.๒.๔ รปแบบของระเบยบว�ระก�รประชม ก. รปแบบการประชมทเปนทางการ ในการประชมใหญ ๆ หรอการประชมทจดอยาง

สมำาเสมอเปนประจำา ควรใชรปแบบระเบยบวาระการประชมทเหมอนกนทกครง เพอใหสอความเขาใจชดเจนตรงกน

ระเบยบว�ระท ๑ เรองทประธ�นแจงใหทประชมทร�บเมอประธานกลาวเปดประชมแลว หากไมมเรองแจงทราบ กเขยนวา “ไมม” ระเบยบวาระท ๑ น

ไมตองมการลงมต เพราะไมใชเรองพจารณา แตอาจมขอสงเกตได ระเบยบวาระนจะลงทายวา “ทประชมรบทร�บ”

ระเบยบว�ระท ๒ เรองก�รรบรองร�ยง�นก�รประชมประธานจะเปนผเสนอใหทประชมพจารณารายงานการประชมครงทผานมาโดยอาจใหพจารณา

ทละหนา ในกรณทมไดแจกลวงหนา หรอรวบยอดทงฉบบในกรณทแจกลวงหนาแลว หากมผเสนอแกไข เลขานการจะตองบนทกขอความทแกไขใหมอยางละเอยดและขอความใหมจะตองปรากฎในรายงานการประชมครงใหมดวย ระเบยบวาระนจะลงทายวา “ทประชมพจ�รณ�แลวรบรองร�ยง�นก�รประชมครงท ....... โดยไมมก�รแกไข (หรอมก�รแกไข)”

ระเบยบว�ระท ๓ เรองทเสนอใหทประชมทร�บบางแหงใชคำาวา เรองสบเนอง คอสบเนองจากการประชมครงทแลว เปนการรายงานผลการ

ปฏบตงานทไดรบมอบหมายในการประชมครงกอน ๆ แตการใชคำาวา “เรองสบเนอง” อาจทำาใหเกดความผดพลาด โดยมการนำาเรองทเลอนจากการพจารณาครงกอนมาพจารณาและลงมตในระเบยบวาระน ทำาใหสบสนกบระเบยบวาระท ๔ ซงเปนเรองพจารณาโดยเฉพาะ

ในการประชมสวนใหญ ระเบยบวาระท ๓ นเปนเรองทผเขาประชมจะรายงานผลงานหรอ เรองราวสำาคญในหนวยงานของตน ทประชมเพยงแต “รบทร�บ” หรอ “มขอสงเกต” เชนเดยวกบระเบยบวาระท ๑

ระเบยบว�ระท ๔ เรองทเสนอใหทประชมพจ�รณ�เลขานการจะตองสงขอมลประกอบการพจารณาใหกรรมการศกษาลวงหนา หากขอมลมาก

จะตองสรปสาระสำาคญใหกรรมการอานดวย หวขอตาง ๆ ทจะนำามาพจารณาจะตองตงชอเรองกระชบชดเจนทกเรอง เมอผเกยวของอานกจะทราบทนทวาเปนเรองใด ทำาใหประหยดเวลาอาน และในทประชมกอภปรายไดตรงประเดน

ระเบยบวาระท ๔ จะลงทายดวยมตทประชม เชน “ทประชมมมตอนมตต�มเสนอ” หรอ“ทประชมพจ�รณ�แลวมมตดงน ๑....๒....๓” มตทประชมจะตองกระชบและชดเจนวาอนมตหรอไมมอบหมายใหใคร ทำาอะไร ใหแลวเสรจเมอไร อยางไร เปนตน

ระเบยบว�ระท ๕ เรองอน ๆ (ถ�ม)ระเบยบวาระนอาจเปนเรองเรงดวนทมไดแจงลวงหนา มไดบรรจไวในระเบยบวาระท ๔

ประธานอาจนำามาพจารณาในระเบยวาระท ๕ หรออาจเปนเรองเสนอเพมเตมทไมมการลงมตกได ภาษาพดเรยกวา “วาระจร”

บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 29

ข. รปแบบทไมเปนทางการ การประชมทไมคอยเปนทางการหรอทประชม กลมยอย ๆ อาจกำาหนดรปแบบวาระการประชมงาย ๆ โดยเรยงหวขอการประชมตามลำาดบ ๑ – ๒ – ๓ – ๔ เทานน

ค. รปแบบทหนวยงานกำาหนด บางหนวยงานอาจกำาหนดรปแบบเฉพาะ เชนเพมระเบยบวาระเรองทกทวง ในกรณเปนเรองพจารณาตามปกตประจำาทกครง ไมตองมการอภปราย หากไมมการทกทวงกถอวาเหนชอบ ทงน เพอประหยดเวลาในการประชม

๖.๒.๕ ร�ยง�นก�รประชมทด ควรมลกษณะดงน ๑. เนอห�ถกตอง ตรงตามทประชมอภปราย มตถกตอง ชดเจน และครบถวนทกประเดน

ไมตกหลน ๒. เทยงตรง บางครงผจดอาจเลอกจดบางเรองทพอใจ และละเลยบางเรองทไมพอใจ

ผจดจะตองมใจเปนกลาง มจตสำานกทดวาจะตองปฏบตหนาทอยางเทยงตรง รายงานการประชมจงเสมอนกระจกเงาสะทอนความเทยงตรงของผจด ผตรวจ ตลอดจนผเกยวของทกคน

๓. ชดเจน และเข�ใจง�ย ผจดตองคำานงถงผอานเปนสำาคญ แมผไมไดเขาประชมกสามารถอานเขาใจได ทกถอยคำาชดเจน ไมตองสอบถามหรออานทวนหลายครง

๔. ใชภ�ษ�ด ใชภาษาราชการทสน กระชบ ตรงประเดน และสภาพ เปนประโยคบอกเลาทเรยบงาย ประโยคสน ควรใชประโยคความเดยวทไมมคำาเชอมมาก เพราะจะทำาใหประโยคยาวซบซอน นอกจากนนตองมวรรคตอนและตวสะกดถกตอง

๕. มหวขอยอยทกเรอง ผจดควรตงหวขอยอยทกเรอง เพอใหสะดวกแกการกลาวอางองภายหลง และทำาใหผอานเขาใจเรองทนททเหนหวขอนน

๖.๒.๖ ขอแนะนำ�ในก�รเขยนร�ยง�นก�รประชม ๑. ชอร�ยง�นและผจด มการใชคำาตาง ๆ ไมตรงกน ควรใชใหเปนมาตรฐาน คอ ร�ยง�น

ก�รประชม และ ผจดร�ยง�นก�รประชม ๒. ชอก�รประชม บางแหงตงชอการประชมไมเหมาะสม เชน การประชมโอกาส

ทจรตในกรม......ควรแกไขวา การประชมคณะทำางานปองกนการทจรตในกรม........เปนตน ๓. วนทและสถ�นทประชม บางครงวนและเวลาทไมตรงกน เชน วนพธท ๕

แตความจรงคอ วนพฤหสบดท ๕....เปนตน สถานทประชมบางแหงระบเฉพาะชอหรอหมายเลขหองประชม ควรระบหนวยงานดวย เชน หองประชม ๖๐๔๕ อาคาร.........กรม............เปนตน

๔. วนเวล�ประชม มการใชคำาวา เปด-ปดประชม ทถกควรใชคำาวา เรมประชม และ เลกประชม สวนคำาวา เปด - ปด ควรใชในกรณของประธาน คอ ประธานกลาวเปด – ปดการประชม

การเขยนตวเลขเวลา ตองเขยน ๐๙.๐๐ น. ไมใช ๙.๐๐ น. และเขยนตามจรง ไมใชตามเวลาทนดหมาย เศษของนาทอนโลมเปนเลข ๐ หรอ ๕ นาท เชน ๑๕.๔๕

๕. ผม�ประชม บางแหงใช ผเขาประชม รายชอผเขาประชม ฯลฯ ใชใหเปนมาตรฐาน คอ ผมาประชม และ ผไมมาประชม สวนผเกยวของทเขาประชม แตไมใชกรรมการหรอคณะบคคลทไดรบการแตงตง เรยกวา ผเขารวมประชม

30 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

๖.๓ บนทก หมายถง ขอความทผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบตำากวากรมตดตอกนในการปฏบตราชการ โดยปกตใหใชกระดาษบนทกขอความ

การตดตอราชการของหนวยงานภายในกรมชลประทาน หรอระหวางสำานก/กอง ใชรปแบบบนทกเลขทหนงสอ ใชรหสยอสำานก/กอง เชน สมด.ศปส๑๑๘/๕๕

ในทน จะกลาวถงรปแบบและลกษณะของบนทกเสนอผบงคบบญชา และบนทกทใชตดตอราชการทวไประหวางเจาหนาทหรอหนวยงานภายในกรม เนองจากเปนบนทกทใชกนเปนสวนใหญ สำาหรบบนทกสงการของผบงคบบญชา เปนรปแบบเฉพาะของแตละทาน ซงจะไมกลาวถง

๖.๓.๑ บนทกเสนอ

รปแบบของการบนทกเสนอ

๑. บนทกตอเนอง คอ การเขยนบนทกตอทายหนงสอเรองเดมทมมา ขอความทบนทกไมยาวนกมพนทวางพอเพยงในหนากระดาษเรองเดม และลำาดบชนของผเสนอกบผบงคบบญชา มความใกลชดกน เชน ผอำานวยการสำานก/กอง รองอธบด ทำาบนทกตอเนองเสนอ อธบด หวหนาฝาย สวน โครงการ ทำาบนทก ตอเนองเสนอ ผอำานวยการสำานก/กอง

สวนประกอบของบนทกตอเนอง ไดแก

๑.๑ คำาขนตน ๑.๒ ขอความเนอเรอง ๑.๓ ลงชอผทำาบนทก ๑.๔ ตำาแหนงของผทำาบนทก ๑.๕ วน เดอน ป

ลกษณะเนอห�ของบนทกตอเนอง

๑.๑ สรปยอเรองทเปนสาระสำาคญ โดยใชหลก ๕ W ๑ H (Who What When Where Why How) หรอ (ใคร อะไร เมอไร ทไหน ทำาไม อยางไร) หรอชใหเหนปญหาและความตองการ

๑.๒ ใหขอเทจจรงทเปนสาเหต เรองราว และระเบยบทเกยวของ ๑.๓ แสดงขอคดเหน ทเปนประโยชนหรอความเสยหายทจะเกดขน หรอ

เปรยบเทยบหนทางปฏบตวาหนทางใดดทสด ๑.๔ ใหขอเสนอหรอแนวทางปฏบต ทเปนไปได บรรลวตถประสงคเพอให

ผบงคบบญชาตกลงใจ สำาหรบบางเรองทปฏบตกนเปนประจำา และเปนทรเขาใจกนดอยแลว ไมจำาเปน

ตองเขยนใหครบทง ๔ ขอ โดยบนทกเฉพาะสรป – ยอเรอง และใหขอเสนอเลยกได

๒. บนทกทใชแบบบนทกขอคว�ม ใชกระดาษบนทกขอความเชนเดยวกบหนงสอภายใน

บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 31

สวนประกอบของบนทกขอคว�ม ไดแก

๑. สวนหวของบนทก ๑.๑ สวนร�ชก�ร ประกอบดวย หนวยงานเจาของหนงสอ (ผลงนาม)

และหนวยงาน เจาของเรอง (ผทำาเรอง) ๑.๒ ท ใสรหสพยญชนะของสำานก/กอง ตามดวยเลขทะเบยนหนงสอ

เชน สบค ๕๒ สชป๑๑/๓๒ ๑.๓ วนท ใสวนท ชอเดอน และตวเลขปพทธศกราชทออกหนงสอ ๑.๔ เรอง เขยนใหตรงตามวตถประสงค ๒. คำาขนตน ๓. ขอความเนอเรอง ๔. ลงชอ ๕. ตำาแหนง

แนวท�งก�รเขยนบนทกเสนอ แบบท ๑

๑. ยอหน�แรก- กรณทผบงคบบญชายงไมทราบเรองมากอน ขนตนวา “ดวย”- กรณทผบงคบบญชาทราบเรองเดมมาบางแลว ขนตนวา “ตามท” “ตาม

หนงสอ...........ท...............ลงวนท.......................” และจบวา “นน” หรอ “ความละเอยดแจงแลว นน”

๒. ยอหน�ทสอง เปนการใหขอเทจจรงแกผบงคบบญชาเกยวกบ สาเหต เรองราวระเบยบ ทเกยวของ เชน

“สำานก......ตรวจสอบแลวปรากฎวา ..........” “กอง........ขอเรยนวา (กลาวถงสาเหต เรองราว และระเบยบทเกยวของ)” ๓. ยอหน�ทส�ม เปนการใหขอพจารณาแสดงความคดเหน และใหขอเสนอแก

ผบงคบบญชาวา ควรใหดำาเนนการอะไรและอยางไร “กอง...........พจารณาแลวเหนวา........” “เพอใหเกดความถกตองและเปนไปตามระเบยบดงกลาว เหนควรให

สำานก..........................ดำาเนนการ....................” ๔. ยอหน�ทส ขอความปดทาย เชน “จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา หากเหนสมควรโปรดลงนามในหนงสอทแนบ” “จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาอนมต”

แนวท�งก�รเขยนบนทกเสนอ แบบท ๒

มลกษณะเนอห�แยกประเดนเปนขอ ๆ ดงน

๑. ปญห�/เรองเดม คอประเดนทเปนปญหาของเรองทจะพจารณาหรอเหตทตองทำาเรองนอาจเปนปญหาทเกดขน ทมาของเรอง คำาขอ หรอความตองการกได

32 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

๒. ขอเทจจรง คอขอมลเพอประกอบการพจารณา (๑) ความเปนมาของเรอง (๒) ขอเทจจรงเกยวกบเรองนน (๓) กฎเกณฑทเกยวของ (๔) แผนพฒนา นโยบายและมตทประชม (๕) รายละเอยดการดำาเนนงาน (๖) ตวอยางทคลายคลงพอทจะเทยบเคยงกบเรองนนได ๓. ขอพจ�รณ� คอ การวเคราะหเรอง เพอแสดงความคดเหน ๔. ขอเสนอ คอ ทางเลอกทดทสดและการกำาหนดวธการดำาเนนงาน เพอใหผ

บงคบบญชาไดพจารณาสงการ

๓. บนทกตดตอ

เปนบนทกประเภทหนงทใชตดตอระหวางเจาหนาทหรอระหวางหนวยงานในหนวย ทตำากวากรมลงมา

จดประสงคของการทำาบนทกประเภทน เพอประสานงานแจง เรองราว แจงขาวสาร ขอหรอสงขอมล ขอหารอหรอตอบขอหารอ ขอเชญประชม ขอเชญรวมงาน ขอความรวมมอ ขอใหสง รายชอ ฯลฯ

รปแบบ หลกการ เทคนค และวธการเขยนบนทกตดตอใชรปแบบ หลกการ วธการเดยวกนกบบนทกเสนอทกประการ จะมขอแตกตางเพยงเลกนอยดงน

บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 33

ขอแตกต�งระหว�งบนทกเสนอ กบ บนทกตดตอ

บนทกเสนอ บนทกตดตอ

พจารณาแลว เพอ...(กลาวถงวตถ ประสงค) เชน “หนวยง�นพจ�รณ�แลวเพอใหก�รเตรยมก�รประชมเปนไปดวยคว�มเรยบรอยมประสทธภ�พ” (บนทกตดตอไมตองสมมต กลาวถงวตถประสงคเลย)

จะใชคำาวา ขอให ขอเชญ ขอคว�มรวมมอเชน ขอใหฝายในสงกดสงเอกสารทจะเสนอทประชมใหกองการประชมภายในวนท ๑๐ ของทกเดอน

จะใชประโยควา จงเรยนม�เพอโปรดพจ�รณ�ดำ�เนนก�รดวย จะขอบคณยง

ในสวนขอพจ�รณ� พจารณาแลวเหนวา หาก(หรอ ถาหรอการ)........... ทำาอยางนแลว จะเกดประโยชนอยางไรหรอไมเกดความเสยหาย อยางไร เชน “หนวยง�น.....พจ�รณ�แลวเหนว�ห�กฝ�ยในสงกดจดสงเอกส�รทจะเสนอทประชมทนต�มกำ�หนด เวล� จะทำ�ใหก�รเตรยมก�รประชมเปนไปดวยคว�มเรยบรอย มประสทธภ�พยงขน” (หรอจะกลาววตถประสงค เหมอนบนทกตดตอกได ในกรณงาย ๆ ไมซบซอน)

ในสวนขอเสนอ จะใชคำาวา เหนควร เหนควรดำ�เนนก�รดงนขออนมตใหดำ�เนนก�รดงน เชน เหนควรใหฝายในสงกดสงเอกสารทจะเสนอทประชมใหกองการประชมภายในวนท ๑๐ ของทกเดอน

ในสวนประโยคปดท�ย จะใชประโยควา จงเรยนม�เพอโปรดพจ�รณ�

ก�รเขยนบนทกเสนอหรอก�รเกษยนหนงสอของเลข�นก�รผปฏบตง�นชวยผบงคบบญช�

เลขานการผปฏบตงานชวยผบงคบบญชา บคคลผนตองมมนษยสมพนธและสามารถประสานงาน กบหนวยงานตาง ๆ เปนอยางด แลวยงจำาเปนตองมความรความเขาใจในเรองการเขยนหนงสอ การตรวจ พจารณา กลนกรองหนงสอกอนเสนอผบรหารสงการ โดยมเทคนควธการดำาเนนการดงน

• กรณทพบขอบกพรองทชดเจน และมคว�มจำ�เปนตองสงเรองคน กรณนหากสามารถประสานงานกบหนวยงานทเปนเจาของเรองได สมควรทจะประสานงานใหหนวยนำาเรองไปจดทำาใหม ทงนตองชขอบกพรองไดวามขอบกพรองอะไรบางและใหแนวทางได

• กรณทพบขอบกพรองทชดเจนและมคว�มจำ�เปนตองสงเรองคนแตเปนเรองทซบซอน กรณอยางนผบงคบบญชาควรทราบเรองกอน ผชวยเหลอผบงคบบญชาควรเขยนบนทกเลก ๆ หรอบนทกนอยโดยอาจเขยนเปนตวดนสอ หรอกระดาษแปะตด (postit) ชขอบกพรองและเสนอแนวทางเกษยนหนงสอใหเปนขอสงเกตแกผบงคบบญชาจะไดสงการไดสะดวกและงายขน

34 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

• กรณทหนงสอครบถวนสมบรณ ผบงคบบญช�ส�ม�รถตกลงใจได กรณอยางนเลขานการสามารถบนทกคำาสงการแทน โดยผบงคบบญชาเปนผลงนาม มกจะใชกบเรองงาย ๆ ไมซบซอน เปนไปตามกฎ ระเบยบ ขอบงคบปกต

๖.๔ หนงสออน หมายถง หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาทเพอเปนหลกฐานในราชการ ซงรวมถงภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพ และสอกลางบนทกขอมลดวย หรอหนงสอของบคคลภายนอก ทยนตอเจาหนาท และเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอ ของทางราชการแลว มรปแบบตามทกระทรวง ทบวง กรม จะกำาหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบ ตามกฎหมายเฉพาะเรองใหทำาตามแบบ เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐาน การสบสวน และสอบสวน และคำารอง เปนตน

สอกลางบนทกขอมล หมายความถง สอใด ๆ ทอาจใชบนทกขอมลไดดวยอปกรณทางอเลกทรอนกส เชน แผนบนทกขอมล เทปแมเหลก จานแมเหลก แผนซด – อานอยางเดยว หรอแผนดจทลอเนกประสงค เปนตน

ก�รลงชอแทนหวหน�สวนร�ชก�รเจ�ของหนงสอก�รลงชอแทน กรณทมกฎหมายกำาหนดการมอบหมายและการมอบอำานาจของผบงคบบญชา

มหลกการใชดงน

๑. กฎหม�ยว�ดวยระเบยบก�รบรห�รร�ชก�รแผนดน กำ�หนดให

๑.๑ ปฏบตหน�ทแทน ใชในกรณทคณะรฐมนตรมอบหมายให รองน�ยกรฐมนตร คนใดคนหนง ปฏบตหน�ทแทนน�ยกรฐมนตร เพราะนายกรฐมนตรตาย หรอขาดคณสมบต และคณะรฐมนตรตองอยในตำาแหนงเพอดำาเนนงานไปจนกวาจะตงคณะรฐมนตรขนใหม

ถาไมมผดำารงตำาแหนงรองนายกรฐมนตร หรอมแตไมอาจปฏบตราชการได ใหคณะรฐมนตรมอบหมายใหรฐมนตรคนใดคนหนงเปนผปฏบตหนาทแทน

๑.๒ รกษ�ร�ชก�รแทน ใชในกรณไมมผดำารงตำาแหนง หรอมแตไมอาจปฏบตราชการได อาท๑.๒.๑ รกษ�ร�ชก�รแทนอธบด ปลดกระทรวงเปนผแตงตงรองอธบดเปนผรกษาราชการ

แทน ถารองอธบดไมอาจปฏบตราชการได ใหแตงตงขาราชการในกรมซงตำาแหนงเทยบเทารองอธบด หรอตำาแหนงหวหนากองหรอเทยบเทาขนไป เปนผรกษาราชการแทน

๑.๒.๒ รกษ�ร�ชก�รแทนรองอธบด อธบดจะแตงตงขาราชการในกรมตำาแหนงเทยบเทารองอธบด หรอตำาแหนงหวหนากองหรอเทยบเทาขนไปเปนผรกษาราชการแทน

๑.๒.๓ รกษ�ร�ชก�รแทนผอำ�นวยก�รสำ�นก ผอำ�นวยก�รกองหรอเทยบเท� ใหอธบดแตงตงขาราชการในกรมคนหนง ซงดำารงตำาแหนงเทยบเทากอง เปนผรกษาราชการแทน

๑.๓ ปฏบตร�ชก�รแทน ใชในกรณมอบอำานาจโดยทำาเปนหนงสอใหปฏบตราชการแทนในการสงการอนญาต การอนมต การปฏบตราชการ หรอดำาเนนการตามกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ คำาสง หรอมตคณะรฐมนตรในเรองใดและไมมกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ คำาสง หรอมตคณะรฐมนตรในเรองนนกำาหนดเรองการมอบอำานาจใหเปนอยางอน หรอมไดหามเรองการมอบอำานาจไว

บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 35

อธบดอาจมอบอำานาจใหรองอธบด ผชวยอธบด ผอำานวยการกองหรอเทยบเทาผอำานวยการกองหรอเทยบเทา มอบอำานาจใหขาราชการในกองหรอสวนราชการเทยบเทา

ไดตามระเบยบทอธบดกำาหนด

๒. กฎหม�ยอนนอกจ�กกฎหม�ยว�ดวยระเบยบบรห�รร�ชก�รแผนดนกำ�หนดไวโดยเฉพ�ะ

๒.๑ รกษ�ก�รแทน กฎหมายวาดวยมหาวทยาลย กฎหมายวาดวยสถาบนราชภฎ เปนตน กำาหนดใหใชในกรณทอธก�รบดไมอาจปฏบตหนาทได และใหรองอธการบดเปนผรกษาราชการแทน

๒.๒ รกษ�ก�รในตำ�แหนง กฎหมายวาดวยระเบยบขาราชการพลเรอน กฎหมายวาดวยระเบยบขาราชการคร เปนตน กำาหนดใหใชในกรณทตำาแหนงขาราชการวางลง หรอผดำารงตำาแหนงไมสามารถ ปฏบตราชการ และเปนกรณทมไดบญญตไวในกฎหม�ยว�ดวยระเบยบบรห�รร�ชก�รแผนดน และผมอำ�น�จสงบรรจสงใหข�ร�ชก�รทเหนสมควรรกษ�ก�รในตำ�แหนงนน

๒.๓ ทำ�ก�รแทน พระธรรมนญศาลยตธรรม กำาหนดใหใชในกรณท ข�ร�ชก�รฝ�ยตล�ก�รวางลง หรอผดำารงตำาแหนงไมปฏบตราชการได

๓. กรณทมไดมกฎหม�ยกำ�หนด ใหใชคำาวา แทน

การลงชอแทน ซงใชปฏบตในกรมชลประทาน มดงน๓.๑ รกษ�ร�ชก�รแทน กรณไมมผดำารงตำาแหนง (ตำาแหนงวาง) หรอมแตไมสามารถปฏบต

ราชการได เชน การไปราชการ การลาประเภทตาง ๆ สำาหรบตำาแหนง อธบด รองอธบด ผอำานวยการสำานก ผอำานวยการกอง ผอำานวยการศนยเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร ผอำานวยการสำานกงานจดรปทดนกลางและเลขานการกรม ซงปรากฎในโครงสรางการแบงสวนราชการ

๓.๒ ปฏบตร�ชก�รแทน กรณมการมอบอำานาจใหปฏบตราชการแทน สำาหรบ อธบด รองอธบด ผอำานวยการสำานก ผอำานวยการกอง หรอเทยบเทา

๓.๓ รกษ�ก�รในตำ�แหนง กรณเปนตำาแหนงวาง หรอผดำารงตำาแหนงไมอาจปฏบตราชการไดสำาหรบตำาแหนงตาง ๆ ประกอบดวย วศวกรใหญ ผเชยวชาญ ผส.สช. ผอ.กตน. และ ผอ.กพร. รวมถง ตำาแหนงทตำากวา ผอ.สำานก และ ผอ.กอง หรอเทยบเทา เชน ผอ.โครงการ ผอ.สำานกงาน ผอ.สวน หวหนากลมงาน หวหนาฝาย เปนตน ซงปร�กฎต�มโครงสร�งแบงสวนร�ชก�ร โดยพจารณาแตงตงจากขาราชการทดำารงตำาแหนงในประเภทและระดบเดยวกนหรอสงกวา

๓.๔ แทน กรณผดำารงตำาแหนงระดบตำากวา ผอ.สำานก และ ผอ.กอง หรอเทยบเทา เชน หวหนาฝายหวหนากลมงาน หวหนากลมและหวหนางาน ซงไมปร�กฎต�มโครงสร�งก�รแบงสวนร�ชก�ร หรอตำาแหนงอนทเทยบเทาซงกำาหนดภายหลง

36 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ก�รลงชอแทน ตวอย�ง

รกษาราชการแทน ตวอย�งท ๑ (................................................) รองอธบด รกษาราชการแทน อธบดกรมชลประทาน

ตวอย�งท ๒ (................................................) วศวกรใหญ รกษาราชการแทน อธบดกรมชลประทาน

ตวอย�งท ๓ (................................................) ผอำานวยการสวนวศวกรรม รกษาราชการแทน ผอำานวยการสำานกชลประทานท ๗

ก�รลงชอแทน ตวอย�ง

ปฏบตราชการแทน ตวอย�งท ๑ (................................................) รองอธบด ปฏบตราชการแทน อธบดกรมชลประทาน

ตวอย�งท ๒ (................................................) วศวกรใหญ ปฏบตราชการแทน อธบดกรมชลประทาน

ตวอย�งท ๓ (................................................) เลขานการกรม ปฏบตราชการแทน อธบดกรมชลประทาน

บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 37

ก�รลงชอแทน ตวอย�ง

รกษาการในตำาแหนง ตวอย�งท ๑ (................................................) ผอ.คบ....รกษาการในตำาแหนง ผอ.คบ....

ตวอย�งท ๒ (................................................) ฝชน. รกษาการในตำาแหนง ฝบน.

ตวอย�งท ๓ (................................................) นกทรพยากรบคคลชำานาญการพเศษ รกษาการในตำาแหนง ผฝอ.

แทน ตวอย�ง (................................................) เจาพนกงานการเงนและบญชชำานาญงาน แทน งบ.นก.

ก�รใชภ�ษ�ในก�รเขยนหนงสอร�ชก�ร

ภาษาไทยเปนภาษาประจำาชาตและเปนเอกลกษณแสดงความเปนชาตไทย การเขยนหนงสอราชการ ทดจงควรคำานงถงการใชภาษาทถกตองตามหลกภาษา เพอสอสารความหมายทชดเจนตรงกน และเปนแบบอยางทดแกผปฏบตในรนตอไป รวมทงเปนการสรางภาพลกษณทดใหแกองคกรดวย

ในทน จะนำาเสนอเกยวกบการใชคำา การใชเครองหมาย การยอหนา เวนวรรคและการตดคำา เมอสนสดบรรทดและภาษาราชการทมการใชในหนงสอราชการ พอเปนตวอยางโดยสงเขป

๑. ก�รใชคำ�

คำาทกคำาในหนงสอราชการและหนงสอโตตอบ ลวนมความหมายสำาคญ ดงนนจงควรคำานงถงการใชคำาบางประเภท ดงน

๑.๑ ก�รสะกดคำ� แมจะมโปรแกรมดกชนนาร หรอ พจนานกรมในคอมพวเตอร แตกไมสามารถตรวจสอบไดทกคำา โดยเฉพาะชอบคคล หรอชอเฉพาะทงหลาย การถอดคำาภาษาไทย – ตางประเทศ จะตองใช ใหถกตองตามทราชบณฑตยสถานกำาหนดไว นอกจากน คำาพองเสยง เชน การ การณ กาล กานต กานท กาญจน เปนตน คำาเหลานเขยนถกตองทกคำา ไมวาจะเลอกใชคำาใด คอมพวเตอรกไมแกไขให จงตองเลอกใชใหตรงความหมายทตองการ

38 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

๑.๒ ก�รใชคำ�เชอม คำ�เชอม เชน ท ซง อน และ แต หรอ เพร�ะฉะนนจง ฯลฯ ควรเลอกใชใหถกตอง และไมใชมากเกนไปเพราะจะทำาใหประโยคยาว ซบซอน เขาใจยาก คำาเชอม คำาเดยวกนไมควรใชซำา ๆ ในประโยคเดยวกน ประโยคยาวทใชคำาเชอมมาก เชน

การตรวจสอบเอกสารทสงมาซงมจำานวนมากและซบซอนแตมเวลาตรวจสอบนอยจงไมสามารถดำาเนนการไดตามกำาหนด จงขอเลอนเวลา....

ประโยคดงกลาวมกปรากฎเสมอ หนงสอบางฉบบ ใน ๑ ยอหนา ประมาณ ๑๐ บรรทด ใชคำาเชอมมากมายตอเนองกนจนกลาวเปนประโยคเดยวโดยทผเขยนเองกมไดสงเกตหรอตรวจสอบ

๑.๓ ก�รใชคำ�ใหเหม�ะสม

๑. คำ�สรรพน�ม ควรใช ผม กระผม หรอดฉน ไมใช ขาพเจา ซงเปนคำาทพระราชวงศชนสงทรงใช ในกรณทมใชเรองเฉพาะบคคล ควรใชชอหนวยงาน ไมควรใชคำาวา ทาน หรอ หนวยงานของทาน เพราะบคคลยอมมใชเจาของหนวยงาน ควรใชชอหนวยงานเทานน เชน “ตามหนงสอทอางถง กระทรวงพาณชยไดหารอวา.........” หรอ “หวงวาจะไดรบความอนเคราะหจากบรษท และขอขอบคณมา ณ โอกาสน” เปนตน

๒. คำ�บรพบท กบ แก แต ตอ มกใชผดเสมอ คอใชคำาวา “กบ” แทน “แก” เชนสงเอกสารให กบ กระทรวง.....ตองใช “ใหแก” และใชคำาวา “แด” สำาหรบผทสงกวา เชน ถวายแด อทศแด เปนตน

๓. ก�รยกตวอย�งโดยใชคำ� เชน ไดแก อ�ท ในการยกตวอยางมกใชกนสบสนทถกตองคอ

เชน ใชยกตวอยางคำาตาง ๆ ทมความสำาคญใกลเคยงกน แลวลงทายดวย ฯลฯ หรอ เปนตน

ไดแก ไมใชการยกตวอยาง ตองยกมาทงหมด อาท ยกมาเฉพาะทสำาคญหรอลำาดบตน ๆ ไมตองใชไปยาลใหญ เพราะทสำาคญมเพยง

เทานน๔. คำ�ทมกใชผด ไดแกคำาวา จะ จก ใคร ไป มา จะ ใชไดทวไป เปนภาษาราชการทใชไดเสมอ จก บางคนนยมใช จกขอบคณยง ความหมายของคำาคอนขางหนก มความหมาย

คลาย ตอง ซงไมสนมนวลสละสลวย มกใชในคำาสง คำากำาชบ ใคร เสยงไมสไพเราะ และมความหมายวา อยาก ตองการ เชน ใครขอเชญทาน

ไปเปนวทยากร ไมชดเจนวาตองการเชญแลวจะเชญจรง ๆ หรอไม หากตดคำาวาใครออกกสอความหมาย ไดชดเจนอยแลว คำานมกใชกนทวไปโดยเขาใจผดวาเปนคำาสภาพ

ไป – มา มกใชสลบกน ในการใชคำานควรคำานงถงผรบหนงสอเปนสำาคญ ควรใชจงขอเชญทาน ไป เปนวทยากร เพราะผรบหนงสอ ยอมคดวาตนเดนทาง ไป หรอ กรม.......ขอสงผแทนม� รวมประชม.....เพราะผรบหนงสอซงเปนผจดประชมยอมคดวาจะมผมารวมประชม

๕. ก�รใชคำ�ว� “อนมต” และ “อนญ�ต”“อนมต” หมายถง ใหอำานาจกระทำาตามระเบยบทกำาหนด

บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 39

“อนมตหลกก�ร” หมายถง เปนการอนมตใหทำาอะไร สวนทำาอยางไรซงเปนรายละเอยดยงมไดกำาหนดอยางครบถวน จงไมสามารถนำาไปปฏบตไดหนวยงานเจาของเรองตองทำาหนงสอ ขออนมตดำาเนนการตอไป

“อนมตดำ�เนนก�ร” หมายถง เปนการอนมตทเหตผลความจำาเปน รายละเอยดการดำาเนนการครบถวนเมอผบงคบบญชาอนมตแลว สามารถนำาไปปฏบตไดอยางสมบรณ

“อนญ�ต” หมายถง ยนยอม ยอมให ตกลง

“อนญ�ต” หมายถง ใชกรณทเปนเรองสวนตว มไดเปนเรองของหนวยงานทผบรหารตองรบผดชอบโดยตรง มไดเกยวของกบ งบประมาณของหนวยงาน เชน ขอลากจ ขอลาปวย ขอลาศกษาตอขอไปเปนวทยากร

“อนมต” หมายถง ใชกรณทเปนเรองของหนวยงาน ทผบรหารตองรบผดชอบโดยตรงเกยวกบการใชงบประมาณ ของหนวยงาน

๖. คำ�ใกลเคยง“ร�ด” หมายถง กรยาการเทของเหลว ๆ เชน นำาใหกระจายแผไป

หรอใหเรยราดไปทว เชน ราดนำา, กวยเตยวราดหนา, ขาวราดแกง

“ล�ด” หมายถง แผออกไป เชน ลาดพรม, ปลาดอาสนะ, ถนนลาดยาง

“หม�ยกำ�หนดก�ร” หมายถง เอกสารแจงกำาหนดขนตอนของงานพระราชพธทจะตองอางพระบรมราชโองการ คอขนตนดวย ขอความวา “นายกรฐมนตรหรอเลขาธการพระราชวงรบพระบรมราชโองการเหนอเกลาฯ สงวา” เสมอไป

หมายถง หมายรบส งทสำานกพระราชวงแจงกำาหนดการ เสดจพระราชดำาเนนไปยงสถานตำารวจตาง ๆ หรอ หนวยราชการทมหนาทรบผดชอบในดานการรกษา ความปลอดภยในเสนทางเสดจพระราชดำาเนนนน คำานจงใชเฉพาะการเสดจพระราชดำาเนนหรอการเสดจ พระดำาเนนของเจานายในระดบรองลงมาอยางเปน ทางการ เพราะเปนสงทแจงโดยสำานกพระราชวง บคคลอน ๆ ทจะประกอบภารกจใด โดยสำานกพระราชวงไมไดเกยวของดวยใชเพยง กำ�หนดก�ร เทานน

40 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

“กำ�หนดก�ร” หมายถง ระเบยบการทบอกถงขนตอนของงานทจะตองทำาตามลำาดบ

“จรรย�” หมายถง ความประพฤต , ก ร ยาท ควรประพฤต ในหมในคณะ

“จรรย�บรรณ” หมายถง ประมวลความประพฤตทผประกอบการงาน แตละอยางกำาหนดขน เพอรกษาและสงเสรมเกยรตคณ ชอเสยงและฐานะของสมาชก อาจเขยนเปนลายลกษณอกษรหรอไมกได

“เกษยณ” หมายถง สนไป (ใชเกยวกบการกำาหนดอาย) เชน เกษยณอายราชการ

“เกษยน” หมายถง เขยน

“เกษยร” หมายถง นำานม

๒. ก�รใชเครองหม�ย

ในภาษาไทย ไมใชเครองหมายตามแบบตางประเทศ เชน ? , . เปนตน แตยงคงใชเครองหมาย บางชนดทจำาเปนเพอสอความใหชดเจน ไดแก ไปยาลนอย อญประกาศ สญประกาศ ยตภงค และจลภาค ฯลฯ โดยมวธใชในหนงสอโตตอบดงน

๒.๑ ไปย�ลนอย (ฯ) ปจจบนมก�รใชไปย�ลนอยผดกนม�ก เชน น�ยวนยฯ มห�วทย�ลยฯกระทรวงฯ กรมฯ บรษทฯ ก�รสมน�ฯ โครงก�รฯ เหลาน เปนการใชทรเทาไมถงการณ โดยปกตการกลาวครงแรกจะใชคำาเตม หากกลาวครงตอไปสามารถใชคำายอหรอคำาแทนได เพราะใหกระชบ และไมซำาซาก การใชคำาแทนคำาทกลาวมาแลว ม ๕ วธ คอ

๑) ใชสรรพนาม เชน เขา กระผม๒) ใชคำานาม เชน มหาวทยาลย นายวนย๓) ใชคำายอ เชน ครม. พ.ร.บ. ฯลฯ กรณนในการกลาวครงแรกควรวงเลบคำายอไวดวย๔) ใชคำาตด เชน สมเดจพระเทพรตนฯ (นามสกล) อศร�งกรฯ ธน�ค�รเกษตรฯ กรณน

จำาเปนตองใชไปยาลนอยเสมอ๕) ใชคำาบงช เชน หนวยงานดงกลาว บคคลขางตน

กรณทใชผดกนมากคอการใชไปยาลนอย บางคนเขาใจผดวาหากกลาวชอไมเตมจะตองใชไปยาลนอยทกครง เชน กระทรวงการคลง คำาวา กระทรวงเปนคำ�น�มทวไป (สามานยนาม) การคลงเปนนามเฉพาะ (วสามานยนาม) คำา ๒ คำานนำามารวมกนเปนคำาผสม เมอไดกลาวถงชอเตมไปแลวครงตอ ๆ ไปสามารถใชคำานามแรกแทนชอเตมได อนง คำาวา กระทรวง มหาวทยาลย ฯลฯ ลวนเปนคำ�น�มทสมบรณแลวมปรากฏในพจนานกรม จงไมตองมไปย�ลนอยแตอย�งใด

บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 41

ก�รใชไปย�ลนอยตองใชกบสงเดยวกนทเขยนไมจบ เชน พระน�ม น�มสกล ชอเฉพ�ะของหนวยง�นทย�ว ๆ เปนตน จะเขยนชอแลวไปย�ลนอยน�มสกลไมได เพร�ะชอกบน�มสกลเปนคนละสงหรอคนละคำากน จะไปย�ลนอยน�มสกลไดตอเมอเขยนน�มสกลไปจบ เชน เสนวงศ ณ อยธย� อาจเขยนวาเสนวงศฯ ได (เมออ�นออกเสยงตองอ�นใหเตม)

๒.๒ เครองหม�ยอน ๆ ในภาษาไทยใชบาง เชน

๑) อญประก�ศ (เครองหมายคำาพด “....”) ใชเมอตองการคดลอกขอความมากลาว หรอเนนชอเฉพาะ ขอความสำาคญ เชน ตามมาตรา .....ระบวา “.............”

การเนนคำาหรอขอความสำาคญ ปจจบนคอมพวเตอรสามารถใชตวอกษรขนาดใหญ ตวหนา หรอตวเอนไดตามความเหมาะสม

๒) สญประก�ศ (ขดเสนใต __ ) ใชเมอตองการเนนขอความสำาคญ เชน ขอเชญประชมในวนท ๑๕ กนย�ยน ๒๕๕๕ ปจจบนคอมพวเตอรสามารถใชตวหนา ตวอกษรขนาดใหญ หรอตวเอนแทนการขดเสนใต แตไมควรใชทงตวหนาและขดเสนใตพรอมกนเพราะเปนการเนนทซำาซอน

๓) ยตภงค (ขดสน -) ใชในกรณตดคำาระหวางบรรทด และคำา ๒ คำาทเกยวของกน เชน รายรบ – รายจาย

ยตภงคไมควรใชแทนตวเลขหวขอยอย ควรใชตวเลข เชน ๑. วน เวลา สถานท ๒. หนวยงานทเกยวของ ๓. ผรบผดชอบ

หากไมมคำาอธบายขยายความตอไป อาจเขยนตอเนองไปโดยไมตองขนบรรทดใหมกไดการเขยนยตภงคมาก ๆ ทำาใหเปลองเนอท และจดลำาดบขอไมได อาจใชไดในการเขยนสวนตว ไมควรใช ในหนงสอราชการหรอหนงสอโตตอบใด ๆ

๔) จลภ�ค (จดลกนำา ,) ในภาษาไทยไมควรใช เพราะมวรรคตอนเปนการแบงขอความอยแลวจลภาคควรใชเฉพาะทจำาเปน ซงหากไมใชอาจเขาใจผดพลาดได เชน ตวเลขหมายหลก ชอนามสกลทอาจปะปนกน เชน กฤษณา อโศกสน, ทมยนต, มาลย ชพนจ, เรยมเอง เปนตน

บางครงอาจมการใช ประโยคความซอนรวม คอมทงประโยคความซอนและความรวม อยในประโยคเดยวกน หากไมชำานาญกอาจทำาใหประโยคยาวและซบซอน จบใจความยาก ตวอยางตอไปน เปนประโยคความซอนรวม แตผเขยนใชภาษาทชดเจน เขาใจงาย

“หนวยงานทรงไวซงสทธทจะไมรบราคาตำาสด หรอราคาหนงราคาใด หรอราคาทงหมดกได และอาจพจารณาเลอกจางในจำานวน หรอขนาด หรอเฉพาะรายการหนงรายการใด หรออาจจะยกเลก การประมลจางดวยระบบอเลกทรอนกสโดยไมพจารณาจดจางเลยกได”

๓. หลกก�รยอหน� เวนวรรค และก�รตดคำ�เมอสนสดบรรทด

๓.๑ หลกก�รยอหน� ควรยอหนาในกรณทสนสดเนอความ ถายงไมสนสดเนอความแตยอหนายาวมากควรยอหนาเมอสนสดประโยค ยอหนาหนงในหนงสอราชการไมควรเกน ๘ บรรทด แตขอความทวไปอาจยาวถง ๑๒ บรรทดกได

42 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

๓.๒ หลกก�รเวนวรรคตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรฯ กำาหนดวรรคไว ๒ ชนด คอ วรรค๑ ตวอกษร และวรรค ๒ ตวอกษร แตในการพมพดวยคอมพวเตอร การวรรค ๑ เคาะ จะเลกเกนไปแทบสงเกตไมเหน

ฉะนน วรรคเลกอาจใช ๒ เคาะ สวนวรรคใหญอาจใช ๓ – ๔ เคาะ กได สวนวรรคเคาะเดยว ควรใชระหวางเครองหมาย เชน ไมยมก ยตภงค ไปยาลใหญ เปนตน

วรรคเลก ใชวรรคระหวางคำา ใชกอนและหลงคำาบางคำาเชน คอ ไดแก อาท และวรรคกอนหลงเครองหมายตาง ๆ เชน ฯลฯ “.........” หากไมวรรคจะทำาใหเครองหมายเหลานมองเหนไมชดเจน

สวนวรรคใหญ ใชวรรคระหวางขอความทยงไมจบแตยาวมาก หรอประโยคทจบสมบรณแลวผพมพและผตรวจ - ราง ควรพถพถนในการจดวรรคตอนใหถกตอง เพราะภาษาไทยไมมการเวนวรรคระหวางคำาเหมอนภาษาองกฤษถาใชวรรคตอนไมถกตองกอาจทำาใหเขาใจความหมายคลาดเคลอนไปได

๓.๓ ก�รตดคำ�เมอสนสดบรรทด ในการตดคำาตองใสยตภงคเสมอ แตตองพจารณาตดอยางรอบคอบคำาทตดแลวความหมายเปลยน กไมควรตด เชน แม – นำา นกการ – ศกษา ยกตว – อยางมาก ฯลฯ คำาทออกเสยงเชอมกน จะตดคำาไมได เชน ราช - การ และคำาทเปนหนวยคำาเดยวกนกไมควรตด เชน กระ - ทรวง บญ - ช การพมพดวยคอมพวเตอรในปจจบนมกมปญหาเรองการตดคำาเสมอ เพราะคอมพวเตอรจะจดหนาใหโดยอตโนมตโดยไมคำานงถงความหมาย หนงสอราชการไมจำาเปนตองกนหลงใหตรงกน การกนหลงมกทำาใหวรรคตอนผดพลาดมาก ดงนน เพยงแตเหลอทวางดานขวาของหนาประมาณ ๒ เซนตเมตร กใชได

๔. ภ�ษ�ร�ชก�ร ในภาษาราชการและภาษาทเปนทางการ จะมการใชคำาหรอสำานวนบางชนดทแตกตางกนผเขยน

ไดรวบรวมไวและขอเสนอเปนตวอยาง ดงน

ภ�ษ�ทวไป ภ�ษ�ร�ชก�ร ใคร ผใด ทไหน ทใด แบบไหน แบบใด อะไร สงใด อนใด ไดไหม ไดหรอไม เมอไร เมอใด อยางไร เชนใด ประการใด ทำาไม เพราะอะไร เหตใด เดยวน ขณะน บดน ตองการ (มความ) ประสงค ชวย อนเคราะห ไมใช มใช ไมด มชอบ ไมสมควร ไมได มได หาไดไม มอาจ....ได

บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 43

ภ�ษ�ทวไป ภ�ษ�ร�ชก�ร ในเรองน ในการน ในกรณน เรองนน เรอง (กรณ) ดงกลาว เหมอนกน เชนเดยวกน ขอเชญมา ขอเชญไป.... ยงไมไดทำาเลย ยงไมไดดำาเนนการแตอยางใด เสรจแลว แลวเสรจ เรยบรอยแลว ฯลฯ

ก�รร�งและก�รตรวจร�งหนงสอร�ชก�รก�รร�งหนงสอ

คอการเรยบเรยงขอความขนตอนตามเรองทจะแจงความประสงคไปยงผรบหรอผทตองการทราบ หนงสอนน กอนทจะจดทำาเปนตนฉบบ

หลกก�รร�งหนงสอ๑. การรางใหขนตนใจความทเปนเหตกอน แลวจงเปนขอความทเปนความประสงคและขอตกลง

ถามหลายขอ ใหแยกเปนขอ ๆ เพอใหชดเจนและเขาใจงาย๒. ถามการอางถงบทกฎหมาย กฎ ขอบงคบ ระเบยบ คำาสง หรอตวอยาง ตองระบใหชดเจน

เพอใหผรบหนงสอคนหามาตรวจสอบไดสะดวก๓. การรางควรใชถอยคำาสนแตเขาใจงาย หลกเลยงการใชคำาทสอความหมายไดหลายทางใชสำานวน

ภาษาทเหมาะสมกบสำานวนหนงสอ ควรระวงอกขรวธ ตวสะกดการนตและวรรคตอนใหถกตอง๔. การรางหนงสอโตตอบ การอางเทาความตองพจารณาวาเรองทจะรางน ผรบหนงสอ ทราบมากอน

หรอไม ถาเคยทราบมากอนแลว กใหอางเหตผลทมหนงสอโดยยอ ถาเปนการตอบหนงสอทไดรบมา ขอความทเปนเหตเพยงอางชอเรองกพอ ถาเปนการปฏเสธคำาขอ ควรแจงเหตผลในการทตองปฏเสธใหผขอเขาใจดวย

๕. การรางหนงสอสงการ การใชคำาตองรดกม อยาเปดชองใหตความไดหลายนย ซงอาจทำาใหเกดการเขาใจผดและควรใชถอยคำาทผรบคำาสงสามารถปฏบตไดถกตองตามความมงหมาย และควรพจารณาคนควาวามบทกฎหมายใหอำานาจสงการไวแลวประการใด คำาสงตองไมขดกบกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ ถาขดกบคำาสงเกาตองยกเลกคำาสงเกาเสยกอน

44 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ก�รเขยนสวนเนอเรองขนตนวา

ดวย

เนองจาก

(ใชในกรณทไมเคยทราบเรอง หรอตดตอในเรองดงกลาวมากอน)

ตาม

ตามท

อนสนธ (ใชในกรณทเคยตดตอในเรองนนมากอนแลว)

ก�รตรวจร�งหนงสอ- ตรวจรปแบบ วาถกตองตามมาตรฐานของสำานกนายกรฐมนตร หรอรปแบบเฉพาะของ

หนวยงาน- ตรวจเนอห� พจารณาเนอหาสาระทงในหนงสอทอางถงและหนงสอทเขยนไปตรวจการตงชอ

เรอง สรปยอในยอหนาแรก การเสนอเนอหาในสวนเนอความการลงทายรวมทงสงทสงมาดวย- ตรวจภ�ษ� ตรวจการสะกดคำา วรรคตอน

.........................................................

.........................................นน หรอ ความละเอยดแจงแลว นน

บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 45

เครองหม�ยในก�รตรวจแกหนงสอ

เครองหม�ย คว�มหม�ย ตวอย�ง

x เอาออก บคคลากร

เอาออกแลวเลอนใหชดกน สำานกงานชลประทาน

เวนวรรคธรรมดา การเพมพนทชลประทานใหไดอก๑,๐๐๐,๐๐๐ไร

เวนวรรคใหญ เมอมการกอสรางอางเกบนำาจะมการปลอยพนธปลาตาง ๆ

เพมขอความหรอตวอกษร อธบดชลประทาน

เลอนใหชดกน, ไมวรรค กระทรวงเกษตร และสหกรณ

หน� ใหใชตวหนา

เขอนขนดานปราการชล เปนโครงการอนเนองมาจาก

พระราชดำาร

เอน ใหใชตวเอน เขอนปาสกชลสทธ เปนเขอนเอนกประสงค

i - i ใหใสเครองหมายขด คำาวา ชลประทาน อานวา ชล ละ ประ ทาน

P ใหขนยอหนาใหม เหนควรใหกรมชลประทานดำาเนนการตามขอสงเกตของ

กระทรวงเกษตรและสหกรณ จงเรยนมาเพอโปรดดำาเนนการ

ไมตองยอหนา กรมชลประทานยนดใหความอนเคราะห

โดยประสานงานโดยตรงกบสำานกงานเลขานการกรม

สลบทคำากน กำาหนดใหทำาการนำาพรองในเขอนภมพล

เลอนชดซาย โครงการชลประทาน

เลอนชดขวา โครงการสงนำาและบำารงรกษา

ลดระดบลงเทากบแนวทเขยนไว จงเรยน มาเพอ โปรดพจารณา

ยกขนเทากบแนวทเขยนไว จงเรยน มาเพอ โปรดทราบ

Caps ใชตวอกษรใหญนำา royal irrigation department

(ภาษาองกฤษ)

? สงสยความถกตองของ เขอนเจาพระยาอยในจงหวดตาก

ขอความ

๑. เขอน

ยอเขามาใหตรงแนว ๒. อางเกบนำา

๓. ฝายทดนำา

ยายคำาจากบรรทดบน …........โครงการสงนำา และ

ลงมาบรรทดตอไป บำารงรกษา

ยายคำาจากบรรทดลางขนไป ….........กรมชลประ

ทาน

46 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ก�รพมพหนงสอร�ชก�รและก�รจ�หน�ซองขน�ดครฑและตวอกษรตราครฑสำาหรบแบบพมพ ม ๒ ขนาด คอ

๑. ขนาดตวครฑสง ๓ เซนตเมตร ใชกบหนงสอภายนอก๒. ขนาดตวครฑสง ๑.๕ เซนตเมตร ใชกบหนงสอภายในและบนทกสำาหรบตวอกษรมาตรฐาน ใช TH Sarabun PSK ขนาด ๑๖ พอยต

ก�รพมพสวนร�ชก�ร หนงสอภ�ยนอก

ลงน�มในน�ม ผลงน�ม สวนร�ชก�ร สวนร�ชก�ร เลขท

เจ�ของหนงสอ เจ�ของเรอง หนงสอ

อธบดกรมชลประทาน อธบดกรมชลประทาน กรมชลประทาน สำานก/กอง... กษ ๐๓ÞÞ/

ถนนสามเสน กทม. ๑๐๓๐๐ โทร.

โทรสาร....

รองอธบด ปฏบตราชการแทน กรมชลประทาน สำานก/กอง... กษ ๐๓ÞÞ/

อธบดกรมชลประทาน ถนนสามเสน กทม. ๑๐๓๐๐ โทร.

โทรสาร....

ผอำานวยการสำานก/กอง... (สวนกลาง)ปฏบตราชการแทน กรมชลประทาน สำานก/กอง... กษ ๐๓ÞÞ/

อธบดกรมชลประทาน ถนนสามเสน กทม. ๑๐๓๐๐ โทร.

โทรสาร....

ผอำานวยการสำานกชลประทานท...ปฏบตราชการแทน กรมชลประทาน สำานก/กอง... กษ ๐๓ÞÞ/

อธบดกรมชลประทาน สำานกชลประทานท... โทร.

ทตง... โทรสาร....

ผอำานวยการสำานก/กอง... ผอำานวยการสำานก/กอง...(สวนกลาง) สำานก/กอง... กลม/โครงการ/ฝาย กษ ๐๓ÞÞ/

กรมชลประทาน โทร.

ถนนสามเสน กทม. ๑๐๓๐๐ โทรสาร....

ผอำานวยการสำานกชลประทานท... สำานกชลประทานท... กลม/โครงการ/ฝาย กษ ๐๓ÞÞ/

ทตง... โทร.

โทรสาร....

หนวยงานตำากวาสำานก/กอง หวหนาสวน/กลม/โครงการ/ฝาย... สวน/กลม/โครงการ/ฝาย... หนวยงานตำากวา กษ ๐๓ÞÞ.ÞÞ/

ทตง..... เจาของหนงสอ

หนงลำาดบ

บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 47

หนงสอภ�ยใน ลงน�มในน�ม ผลงน�ม สวนร�ชก�ร เลขทหนงสอ อธบดกรมชลประทาน อธบดกรมชลประทาน กรมชลประทาน สำานก/กอง....โทร. โทรสาร......... กษ ๐๓ÞÞ/

รองอธบด ปฏบตราชการแทน กรมชลประทาน สำานก/กอง....โทร. โทรสาร......... กษ ๐๓ÞÞ/

อธบดกรมชลประทาน

ผอำานวยการสำานก/กอง...(สวนกลาง)ปฏบตราชการแทน กรมชลประทาน สำานก/กอง....โทร. โทรสาร......... กษ ๐๓ÞÞ/

อธบดกรมชลประทาน

ผอำานวยการสำานกชลประทานท...ปฏบตราชการแทน กรมชลประทาน สำานก/กอง....โทร. โทรสาร......... กษ ๐๓ÞÞ/

อธบดกรมชลประทาน

สำานก/กอง... ผอำานวยการสำานก/กอง... สำานก/กอง... กรมชลประทาน โทร. โทรสาร......... กษ ๐๓ÞÞ/

หนวยงานตำากวาสำานก/กอง หวหนาสวน/กลม/โครงการ/ฝาย... สวน/กลม/โครงการ/ฝาย........ สำานก/กอง......กรมชลประทาน โทร. กษ ๐๓ÞÞ.ÞÞ/

บนทกภ�ยในกรม ลงน�มในน�ม ผลงน�ม สวนร�ชก�ร เลขทหนงสอ

รหสยอ

สำานก/กอง เชน

อธบดกรมชลประทาน อธบดกรมชลประทาน/รองอธบด สำานกงานเลขานการกรม (อธช.) โทร. โทรสาร... สลก /

อธบดกรมชลประทาน/รองอธบด สำานก/กอง......................ฝาย.......... โทร. โทรสาร... กงบ /

ผอำานวยการสำานก/กอง ผอำานวยการสำานก/กอง... สำานก/กอง......................ฝาย............ โทร. โทรสาร... สชป ๑/ /

หนวยงานตำากวาสำานก/กอง สวน/กลม/โครงการ/ฝาย... สวน/กลม/โครงการ/ฝาย.....สำานก/กอง....โทร. โทรสาร.... สชป ๑.xx/

ก�รพมพขอคว�ม- การพมพหนงสอราชการทตองใชกระดาษตราครฑ ถามขอความมากกวา ๑ หนา หนาตอไป

ใหใชกระดาษไมตองมครฑ แตมคณภาพเชนเดยวหรอใกลเคยงกบแผนแรก (เพอความประหยด)- คำาสดทายของบรรทดมหลายพยางคไมสามารถพมพจบคำาในบรรทดเดยวกนใหใชเครองหมาย

ยตภงค(-)ระหวางพยางค- การพมพหนงสอทมหลายหนา ตองพมพเลขหนาโดยใหพมพตวเลขหนากระดาษไวระหวาง

เครองหมายยตภงค(-)ทกงกลางดานบนของหนา- การพมพหนงสอทมความสำาคญและมจำานวนหลายหนา ใหพมพคำาตอเนองของขอความ

ทจะแยกไปพมพหนาใหมไวดานลางทางมมขวาของหนานน ๆ แลวตามดวย...(จด ๓ จด) และตองมขอความไปพมพในหนาสดทายอยางนอย ๒ บรรทด กอนพมพคำาลงทาย

48 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ก�รยอหน�และเวนวรรค- การยอหนา ยอหนาหนงไมควรเกน ๘ บรรทด- การยอหนาซงใชในกรณจบประเดนแลว จะมการขนขอความใหมใหเวนหางจากระยะ

กนหนา ๒.๕ เซนตเมตร- การเวนวรรค วรรคเลก ใชวรรคระหวางคำา วรรคใหญ ใชระหวางขอความทยงไมจบแตยาวมาก การเวนวรรคโดยทวไปเวน ๒ จงหวะเคาะ การเวนวรรคระหวางหวขอเรองกบเรอง ใหเวน ๓ จงหวะเคาะ การเวนวรรคในเนอหา เรองทพมพมเนอหาเดยวกนใหเวนวรรคเลก ถาเนอหาตางกน

ใหเวนวรรคใหญ- การเวนบรรทดโดยทวไปจะตองเวนบรรทดใหสวนสงของตวพมพและสวนตำาสดของตวพมพ

ไมทบกน เพอสะดวกในการพมพ ใหใชแบบฟอรมหนงสออเลกทรอนกส (E-form)

ก�รกนระยะในก�รพมพ๑. ใหกนระยะหางจากขอบกระดาษดานซายมอประมาณ ๓ เซนตเมตร เพอความสะดวกในการเกบ

เขาแฟม๒. ตวอกษรสดทายควรหางจากขอบกระดาษดานขวาไมนอยกวา ๒ เซนตเมตร

ก�รจ�หน�ซอง- จาหนาบนซองโดยตรงหรอจาหนาบนปายจาหนาซองทำาดวยกระดาษสขาวแลวนำามาผนก

ในบรเวณพนทสำาหรบจาหนาใหเรยบรอยตดกบซอง ไมมสวนหนงสวนใดเผยอขนมา- จาหนาใหขนานไปกบความยาวของซอง อยาจาหนาเอยงหรอจาหนาโดยขอความเยองกน

ในลกษณะทมการยอหนาใหม- จาหนาโดยใชอกษร และตวเลขแบบมาตรฐาน ไมควรใชแบบตวเอน- สของหมกทใชในการจาหนาตองเปนสเขม อยาใชสแดงหรอสอนทใกลเคยงกบสแดงใหจา

หนาซองตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ๑. พนทสำ�หรบ

- ตราครฑ- ชนความเรว ใหระบไวเหนอสวนราชการ หรอหนวยงานผฝากสง- ชอและทอยของสวนราชการ หรอหนวยงานผฝากสง ใหระบไวดานขางครฑ- เลขทหนงสอเปนสวนทายสดในพนทน

๒. พนทสำ�หรบ

- การผนกตราไปรษณยากร หรอ

บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 49

- ตราชำาระคาฝากสงตางๆ- ประทบตราประจำาวน

๓. พนทสำ�หรบ

- ชอหรอตำาแหนงของผรบ- ทอยผรบตามจาหนา- เลขรหสไปรษณย พมพใสในชองรหสไปรษณย

๔. พนทตองเวนว�งไวตลอดแนวอย�งนอย ๒๐ มม. เพอคว�มสะดวกในก�รทำ�ง�นของเครอง คดแยกจดหม�ย

คณลกษณะของซอง- เปนซองมาตรฐาน ขนาด ซ ๖ (พบ๔)- เปนซองมาตรฐาน ขนาดดแอล (พบ๓)

ก�รเสนอหนงสอและก�รทำ�สำ�เน�ก�รเสนอหนงสอ

คอ การนำาหนงสอทดำาเนนการชนเจาหนาทเสรจแลวเสนอตอผบงคบบญชาเพอพจารณา บนทก สงการ ทราบ และลงชอ

การเสนอหนงสอ ใหเสนอไปตามสายการปฏบตงาน ต�มลำ�ดบชนผบงคบบญช� ยกเวนกรณดงตอไปน๑. เรองทมการกำาหนดชนความเรวหรอเฉพาะเจาะจงถงบคคล ใหเสนอโดยตรงได แตตองรายงาน

ใหผบงคบบญชาทราบดวย๒. เรองทมกฎหมาย กฎ ขอบงคบ ระเบยบ กำาหนดไวโดยเฉพาะ เชน เรองรองเรยน การกลาวหา

หรออทธรณคำาสงตอผบงคบบญชาชนเหนอขนไป

วธเสนอหนงสอแตละประเภท ดำาเนนการดงน๑. เรองลบ ใหแยกปฏบตตามระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต พ.ศ. ๒๕๑๗ และ

ระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔๒. เรองดวน ดวนม�ก ดวนทสด ใหแยกออกปฏบตโดยเรวและรบเสนอขนไปทนท๓. เรองอน ๆ ใหพจารณาและจดเรยงลำาดบวาเปนเรองทตองสงการพจารณาหรอเพอทราบ๔. เรองขอรองเรยนของประช�ชน ดำาเนนการตามมาตรฐานกำาหนดระยะเวลาของสวนจดการขอ

รองเรยนสำานกสงเสรมการมสวนรวมของประชาชน

50 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ก�รเขยนคำ�ขนตนในบนทกเสนอภ�ยในกรมใหใชตวยอของตำาแหนง เชน เรยน อธช. หรอ เรยน อธช. ผาน รธร. จะไมเขยนวา เรยน อธบด

กรมชลประทาน หรอ เรยน รองอธบดกรมชลประทาน สำาหรบตำาแหนงของผเขยนบนทก หรอตำาแหนง ของผเกยวของกใหใชตวยอเชนเดยวกน

ก�รเสนอหนงสอผ�นหล�ยกองเรยน อธช. ผาน ผอ.งบ. ผส.มด. และ รธร. ใหผาน ผอ.งบ. กอน แลวจงผาน ผส.มด. และ รธร.

ตามลำาดบ

ก�รเขยนบนทกเสนอกรม๑. ใหเขยนบนทกเรยงลำาดบจากดานบนลงมาดานลางของกระดาษ หากหมดหนากระดาษแลวใหเขยน

บนทกในแผนใหม โดยไมพลกเขยนดานหลงของกระดาษ และใหลงหวขอเรองเดมไวในแผนใหมดวย๒. เรองทมการพจารณาหลายครงหลายหนวยงาน ใหทำาบนทกยอสน ๆ เกบประเดนสำาคญใหเขาใจเรอง

ไดชดเจน เพอใหผบงคบบญชาพจารณาหรอวนจฉยไดโดยไมผดพลาด๓. เรองทเสนอกรมเพอพจารณาสงการ อนญาต อนมต ใหเสนอความเหนตอนทายดวยวา “เหนควร

อนญาต ...........” หรอ “เหนควรให..............ดำาเนนการตอไป” ฯลฯ๔. การขออนมตทมหลายประเดน ควรแยกแตละประเดนทจะตองพจารณาเปนขอ ๆ ใหชดเจน

ตวอย�งท ๑ จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาดงน๑. อนมตโครงการศกษาหลกสตร๒. อนมตประมาณการคาใชจายโครงการฝกอบรมภายในวงเงน ..............................................๓. ลงนามในหนงสอแจง ............................................................................................................

ตวอย�งท ๒ (สำานก กอง) ไดพจารณาแลวเหนควรดำาเนนการดงน๑. ...............................................................................................................................................๒. ...............................................................................................................................................

การขออนมตทมกำาหนดเวลา เชน ขออนมตเดนทางไปราชการ สมควรขออนมตลวงหน�กอนกำ�หนดดวย

ลกษณะก�รจดเรยงหนงสอเสนอกรมใหเรยงลำาดบขนมาโดยเมอมการบนทกขนมาใหม ใหเรยงซอนไวขางหนาเปนลำาดบ เมอเรองไปถง

ผบงคบบญชา ผบงคบบญชาจะเหนบนทกของผบนทกหลงสดมากอน สวนผบนทกแรกจะอยหลงสด และเพอสะดวกแกผบงคบบญชาในการพจารณาความเหนทผานขนมาตามลำาดบ จะใหหมายเลข ๑ ๒ ๓ โดยเขยนตวเลขอยภายในวงกลม กำากบเรองทเสนอขนมาตามลำาดบ ถาเรองทเสนอมามหลายแผน เพอใหเกดความเรยบรอยและปองกนการสญหาย ใหเยบหรอยดตดกนใหเรยบรอยทมมบนดานซายมอ

ในกรณทผบงคบบญช�สงก�รในเรองทเสนอแลว เรองตองยอนกลบผ�นลงม�ต�มลำ�ดบส�ยง�น เชนเดยวกน ผผ�นเรองตองลงชอยอและวนท เดอน พ.ศ. กำ�กบ ยกเวนเรองทเรงดวน จะตองดำ�เนนก�ร ปฏบตทนท ใหสงเรองนนตรงไปยงผปฏบต และใหเปนหน�ทของหนวยปฏบตทจะตองเสนอใหผบงคบบญช�ต�มลำ�ดบชนไดทร�บก�รสงก�รนน ๆ ดวย

บทท ๓ การเขยน “หนงสอราชการ” 51

เรองทเสนอกรมลงน�ม๑. เรองท สลก.สงใหสำานก/กอง ทเกยวของพจารณาแลวตองทำาหนงสอตอบชแจง ใหสำานก/กอง

เจาของเรองจดทำารางหนงสอตอบเสนอแนบกลบไปพรอมกบรายงานกรม๒. หนงสอทเสนอกรมลงนาม ใหเสนอตนฉบบ ๑ ชด พรอมสำาเนาคฉบบ ๑ ชด ใหผรางผพมพ

และผตรวจ และผอำานวยการสำานก/กอง ลงลายมอชอยอไวทขางทายขอบลางดานขวาของสำาเนาคฉบบ๓. หนงสอราชการทจดทำาเสนอกรมลงนาม ใหฝายบรหารทวไปของแตละสำานก/กองตรวจสอบ

ความถกตองของหนงสอ ในเรองรปแบบ สะกดคำา พรอมลงชอหวหนาฝายบรหารทวไปกำากบ

ก�รทำ�สำ�เน�สำ�เน� คอ เอกสารทจดทำาขนเหมอนกบตนฉบบ ไมวาจะทำาจากตนฉบบ สำาเนาคฉบบ หรอจาก

สำาเนาอกชนหนงสำาเนาแบงออกเปน ๒ ประเภท คอ๑. “สำาเนาคฉบบ” เปนสำาเนาทจดทำาพรอมกบตนฉบบ และเหมอนตนฉบบ ผลงลายมอชอในตนฉบบ

จะลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไว และใหผราง ผพมพ และผตรวจลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขางทาย ขอบลางดานขวาของหนงสอ

๒. “สำาเนา” เปนสำาเนาทสวนราชการหรอเจาหนาทจดทำาขน สำาเนานอาจทำาขนดวยการถาย คด อดสำาเนา หรอดวยวธอนใด สำาเนาชนดนโดยปกตตองมการรบรอง

การรบรองสำาเนา ใหมคำารบรองวา “สำาเนาถกตอง” และใหเจาหนาทตงแตระดบ ๒ (ปฏบตงาน) หรอเทยบเทาขนไป ซงเปนเจาของเรองททำาสำาเนานนขน ลงลายมอชอรบรอง พรอมทงลงชอตวบรรจงตำาแหนง และวนเดอนปทรบรอง และโดยปกตใหมคำาวา “สำาเนา” ไวทกงกลางหนาเหนอบรรทดแรกของสำาเนา หนงสอดวย

52 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

๑. คำ�นย�มทเกยวของและคว�มหม�ย ขอมลข�วส�ร/เอกส�ร/หนงสอลบ

คอขอมลขาวสารตามมาตรา ๑๔ หรอ มาตรา ๑๕ ตามพระราชบญญตขอมลขาวสารของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ ทมคำาสงไมใหเปดเผยและอยในคว�มครอบครองหรอควบคมดแลของหนวยง�นของรฐ ไมวาจะเปนเรองทเกยวกบการดำาเนนงานของรฐหรอทเกยวกบเอกชน ซงมการกำาหนดใหมชนความลบเปน ชนลบ ชนลบมาก หรอชนลบทสด โดยคำานงถงการปฏบตหนาทของหนวยงานของรฐ และประโยชนแหงรฐประกอบกน

มาตรา ๑๔ : ขอมลขาวสารทอาจกอใหเกดความเสยหายตอสถาบนพระมหากษตรยจะเปดเผยมไดมาตรา ๑๕ : ขอมลขาวสารซงหากเปดเผยจะกอใหเกดความเสยหายอยางหนงอยางใด ดงตอไปน ๑) ความสมพนธระหวางประเทศ ความมนคงแหงชาต ความมนคงทางเศรษฐกจ ๒) จะทำาใหการบงคบใชกฎหมายเสอมประสทธภาพหรอปฏบตภารกจไมสำาเรจตามวตถประสงค ๓) เปนความเหน คำาแนะนำาภายในหนวยงาน หรอเปนเรองทอยระหวางดำาเนนการยงไมแลวเสรจ ๔) จะเปนอนตรายตอชวต หรอความปลอดภยของบคคล เชน พยาน ๕) เปนขอมลขาวสารสวนบคคล เชน ประวตการทำางาน การศกษา ๖) กฎหมายบญญตไมใหเปดเผย/ผใหขอมลขาวสารไมประสงคเปดเผย

ชนคว�มลบ• ลบทสด ใชกบขอมลขาวสาร ทหากเปดเผยทงหมดหรอเพยงบางสวนจะกอใหเกดความเสยหาย

ตอความมนคงและผลประโยชนแหงรฐอยางรายแรงทสด

• ลบม�ก ใชกบขอมลขาวสาร ทหากเปดเผยทงหมดหรอเพยงบางสวนจะกอใหเกดความเสยหายตอความมนคงและผลประโยชนแหงรฐอยางรายแรง

• ลบ ใชกบขอมลขาวสาร ทหากเปดเผยทงหมดหรอเพยงบางสวนจะกอใหเกดความเสยหายตอความมนคงและผลประโยชนแหงรฐ

หวหน�หนวยง�นของรฐมหนาทความรบผดชอบ ดงน

๑. กำาหนดชนความลบพรอมใหเหตผลประกอบ อาจมอบอำานาจหนาทใหผใตบงคบบญชาได ๒. รกษาขอมลขาวสารลบในหนวยงาน อาจมอบหมายหนาทใหผใตบงคบบญชาได ๓. แตงตง นายทะเบยนขอมลขาวสารลบและผชวย

บทท ๔ ก�รดำ�เนนง�นเกยวกบขอมลข�วส�รลบ

บทท ๔ การดำาเนนงานเกยวกบขอมลขาวสารลบ 53

๔. แตงตงกรรมการตรวจสอบฯ ความถกตองในการปฏบตตามระเบยบ และความมอยจรงของขอมล ขาวสาร อยางนอยทก ๖ เดอน

๕. อนญาตใหสงขอมลขาวสารลบออกนอกบรเวณหนวยงานและใหนายทะเบยนฯ ลงทะเบยนกอนสงออก

๖. อนญาตใหสงขอมลขาวสารลบทงภายใน ภายนอกประเทศ สงทางโทรคมนาคมไปรษณย ลงทะเบยนตอบรบ ฯลฯ

๗. อนญาต ใหยมขอมลขาวสารลบ ระหวางหนวยงานของรฐ ๘. อนญาต การทำาลายขอมลขาวสารลบ ๙. ดำาเนนการจดทำาแผนการปฏบตในเวลาฉกเฉน ๑๐. มคำาสงใหเปดเผยขอมลขาวสารลบ โดยมขอจำากดหรอเงอนไข เชนใดกได

องคประกอบในก�รกำ�หนดชนคว�มลบ(๑) ความสำาคญของเนอหา(๒) แหลงทมาของขอมลขาวสาร(๓) วธการนำาไปใชประโยชน(๔) จำานวนบคคลทควรรบทราบ(๕) ผลกระทบหากมการเปดเผย(๖) หนวยงานของรฐทรบผดชอบในฐานะเจาของเรองหรอผอนมต

องคก�รรกษ�คว�มปลอดภยเปนองคการทมหนาทใหคำาแนะนำา ชวยเหลอในเรองการรกษาความปลอดภยแหงชาตแกหนวยงาน

และกำากบดแล ตรวจสอบ พรอมทงพจารณาแกไขขอบกพรองเพอใหระบบการรกษาความปลอดภยนน ไดผลสมบรณอยเสมอ

สำ�นกข�วกรองแหงช�ต สำานกนายกรฐมนตร เปนองคการรกษาความปลอดภย ฝายพลเรอนศนยรกษ�คว�มปลอดภย กองบญชาการทหารสงสด เปนองคการรกษา ความปลอดภยฝายทหารกองบญช�ก�รตำ�รวจสนตบ�ล สำานกงานตำารวจแหงชาต เปนองคการรกษา ความปลอดภยฝายตำารวจ

น�ยทะเบยนขอมลข�วส�รลบเจาหนาทผซงไดรบแตตงจากหวหนาหนวยงานใหทำาหนาทควบคมและรบผดชอบการดำาเนนการ

เกยวกบขอมลขาวสารลบภายในหนวยงาน มหนาทดงน๑. ดำ�เนนก�รท�งทะเบยนขอมลข�วส�รลบใหเปนไปตามระเบยบ

54 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

๒. เกบรกษ�แบบเอกส�รต�ง ๆ ซงกรอกขอความแลวตามระเบยบ และบรรดาขอมลขาวสารทอยในความควบคมดแลไวในทปลอดภย

๓. เกบรกษ�บญชล�ยมอชอน�ยทะเบยนขอมลข�วส�รลบ และผชวยน�ยทะเบยนขอมลขาวสารลบของหนวยงานอนๆ ทตดตอ

๔. ประส�นง�นกบผควบคมทะเบยนความไววางใจตามทกำาหนดในระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาตเพอกำาหนดตวบคคลทจะเขาถงชนความลบตามความเหมาะสมและความรบผดชอบ

๕. ปฏบตง�นอนทเกยวของกบขอมลข�วส�รลบตามทกำาหนดไวในระเบยบหรอตามทไดรบมอบหมายจากหวหนาหนวยงานของรฐ

ทะเบยนขอมลข�วส�รลบ๑. ทะเบยนรบ (ทขล.๑) สมดทลงทะเบยนขอมลขาวสารลบทไดรบมาจากหนวยงาน สำานก

กอง อน๒. ทะเบยนสง (ทขล.๒) สมดทลงทะเบยนขอมลขาวสารลบทสงออกนอกหนวยงาน๓. ทะเบยนควบคมขอมลข�วส�รลบ (ทขล.๓) สมดทลงทะเบยนขอมลขาวสารลบท - หนวยงานจดทำาขน - รบมาจากหนวยงานอน - สงออกนอกหนวยงาน - ลงรายการเกยวกบการเคลอนไหวอน ๆ เชน ทำาลายทะเบยนขอมลข�วส�รลบถอเปนขอมลข�วส�รลบดวย

๒. แนวท�งก�รปฏบตเกยวกบขอมลข�วส�รลบแนวทางปฏบตเกยวกบขอมลขาวสารลบ ตามระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต พ.ศ.

๒๕๕๒ และระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔

ก�รรบขอมลข�วส�รลบ (ภายในบรเวณหนวยงานเดยวกนหรอจากหนวยงานภายนอก)

เมอไดรบขอมลขาวสารลบแลว ใหดำาเนนการดงน๑. ใหน�ยทะเบยนหรอผชวยน�ยทะเบยน ลงลายมอชอในใบตอบรบ แลวสงคนใหกบผนำาสงทนท

หรอลงลายมอชอในเลมทะเบยนสง (ทขล. ๒) ของผสง๒. น�ยทะเบยน หรอผชวยน�ยทะเบยน ลงทะเบยนรบ (ทขล. ๑) และทะเบยนควบคมขอมล

ขาวสาร (ทขล. ๓) จากนนใหเสนอกรมหรอผเกยวของดำาเนนการตอไป๓. กรณทผรบต�มจ�หน�ซองเปนผรบดวยตนเอง ใหลงลายมอชอในใบตอบรบ แลวสงคนใหกบ

ผนำาสงทนท และนำาขอมลขาวสารลบมอบใหนายทะเบยนหรอผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบเพอบนทกลง ในทะเบยน ทขล. ๑ และ ทขล. ๓ ตอไป

บทท ๔ การดำาเนนงานเกยวกบขอมลขาวสารลบ 55

๔. กรณเปนเจ�หน�ทส�รบรรณหรอเจ�หน�ทอนทไมไดรบการแตงตงใหเปนนายทะเบยนหรอผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบเปนผรบเอกสาร จะดำาเนนการใด ๆ เกยวกบขอมลขาวสารลบไมได ตองมอบเอกสารนนใหแกนายทะเบยนหรอผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบทนท เพอใหดำาเนนการตอไป หรอสงใหผรบตามจาหนาซองได

๕. ในกรณทผรบไมส�ม�รถดำ�เนนก�รใด ๆ กบขอมลข�วส�รลบนนได ใหเกบรกษาไวในทปลอดภย เพอนำาสงนายทะเบยนหรอผชวยนายทะเบยนตอไป

ก�รสงขอมลข�วส�รลบ๑. ก�รสงขอมลข�วส�รลบ ภายในบรเวณหนวยงานเดยวกน (อาคารเดยวกนหรอตางอาคารแตอย

ในพนทเดยวกน) ดำาเนนการดงน- ลงรายละเอยดการปฏบตงานในเลม ทขล.๓ โดยใชใบปกขอมลขาวสารลบ (ม ๓ ชนด

ตามแบบทสำานกนายกรฐมนตรกำาหนด คอ ลบทสด ลบมาก ลบ) ปดทบขอมลขาวสารลบ ตามชนความลบของเอกสาร หรอใสซองปดผนกและตตรา ลบทสด ลบมาก ลบ ลงบนหนาซอง

- ผนำาสงขอมลขาวสารลบ (เจาหนาทนำาสาร) จดสงเอกสารไปยงหนวยงานตาง ๆ โดยใหเจาหนาทผรบผดชอบของหนวยงานนน เปนผลงนามรบเอกสารในทะเบยนสง (ทขล.๒) เพอใหนายทะเบยนหรอผชวยนายทะเบยนลบของหนวยงานนนลงบนทกใน ทขล. ๑ และ ทขล. ๓ และนำาเสนอผเกยวของหรอเจาของเรองดำาเนนการตอไป

๒. ก�รสงขอมลข�วส�รลบออกนอกบรเวณหนวยง�น (ตางหนวยงานหรอหนวยงานเดยวกนแตตางพนท เชน อยสวนภมภาค) ดำาเนนการดงน

- บรรจขอมลขาวสารลบในซองทบแสง (ซองสนำาตาล) สองชน- ซองชนนอก ใหจาหนาตามระเบยบงานสารบรรณ (คอ เลขทหนงสอของหนวยงานเจาของเรอง

ชอ – ทอย ของผรบขอมลขาวสารลบ)- ซองชนใน จาหนาเชนเดยวกบซองชนนอก แตมสวนทตองจดทำาเพมเตมดงน

* แสดงชนความลบ ๒ แหงคอ ณ กงกลางซองสวนบนดานจาหนาและกงกลางซอง ณ บรเวณ รอยปดผนก

* ลงลายมอชอนายทะเบยนฯ หรอผชวยนายทะเบยน ๒ แหงคอ บรเวณรอยปดผนกดานซาย และดานขวาของเครองหมายแสดงชนความลบ

* ใชเทปกาวใสปดทบตามแนวผนกซอง ทบลายมอชอและเครองหมายแสดงชนความลบดวย* นำาซองชนในทปดผนกแลวบรรจลงในซองชนนอก แลวปดผนกซองตามปกต (ดตวอยางได

ในภาคผนวก)* นำาสงพรอมใบตอบรบใหผรบลงรายละเอยดและลงชอรบเอกสารลงในใบตอบรบและสงคน

ใหแกหนวยงานเจาของเรองโดยเรว และหนวยงานเจาของเรองตองเกบรกษาใบตอบรบไวจนกวา- จะไดรบขอมลขาวสารลบชดนนคนมา- ไดยกเลกชนความลบขอมลขาวสารฉบบนน

56 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

- รบแจงวาหนวยงานทรบไปไดทำาลายขอมลขาวสารลบฉบบนนแลวหม�ยเหต : หามระบชนความลบและชอเรองไวในใบตอบรบ

๓. ก�รสงขอมลข�วส�รลบทงภ�ยในประเทศและสงออกภ�ยนอกประเทศ จะสงทางไปรษณยหรอวธการอน ๆ กได แตตองไดรบอนญาตจากหวหนาหนวยงานของรฐกอน กรณสงทางไปรษณยใหสงโดยลงทะเบยนตอบรบ

ก�รเกบรกษ�ตองเกบรกษาขอมลขาวสารลบไวในทปลอดภย โดยกำาหนดระเบยบการเกบรกษาขอมลขาวสารลบ

ไวเปนการเฉพาะ ตามคำาแนะนำาขององคการรกษาความปลอดภย คอ- ระหวางดำาเนนการ ใหดแลรกษาไมใหรวไหลไมทงขอมลขาวสารลบไวบนโตะทำางาน หรอทงไว

ไมมผดแล หากจำาเปนใหเกบในลนชกปดกญแจใหเรยบรอย- กรณทจดทำาเสรจแลว เกบรกษาไวในทปลอดภย เชน ในตนรภย ตเหลกสลนชก หรอตเหลก

๒ บาน ลอคกญแจมนคง

ก�รปรบชนคว�มลบคอการลดหรอเพมชนความลบของขอมลขาวสารลบและใหรวมหมายถงการยกเลกชนความลบ

ของขอมลขางสารดวย มขอกำาหนดดงน ๑. กระทำาโดยผมอำานาจกำาหนดชนความลบของหนวยงานเจาของเรอง๒. ตองแจงใหหนวยงานของรฐอนทไดรบการแจกจายทราบ เพอใหมการแกไขชนความลบดวยทกครง๓. ผบงคบบญชาตามสายงานมอำานาจในการปรบชนความลบ แตตองแจงใหผกำาหนดชนความลบ

ทราบดวย๔. มต ครม. เมอ ๑๑ มนาคม ๒๕๔๖ เรองทเสนอ ครม.ใหปรบชนความลบ และยกเลก

ชนความลบลวงหนา ตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔๕. ขอมลขาวสารลบทมคำาวนจฉยใหเปดเผยโดยไมมขอจำากดใด หนวยงานเจาของเรองควรดำาเนนการ

ยกเลกชนความลบกอนเปดเผยทกครง

ก�รโอนการโอนขอมลขาวสารลบระหวางหนวยงานของรฐ หรอการโอนภายในหนวยงานเดยวกน

ใหขออนมตหวหนาหนวยงาน เจาหนาทผโอนและเจาหนาทผรบโอนจดทำาบนทกการโอนและการรบโอนไวเปนหลกฐาน และใหนายทะเบยนขอมลขาวสารลบจดแจงการโอนขอมลขาวสารลบดงกลาวไวในทะเบยนควบคมขอมลขาวสารลบดวย

บทท ๔ การดำาเนนงานเกยวกบขอมลขาวสารลบ 57

ก�รยมการใหยมขอมลขาวสารลบ ใหหวหนาหนวยงานของรฐหรอผซงหวหนาหนวยงานของรฐมอบหมาย

พจารณาดวยวาผยมมหนาทดำาเนนการในเรองทยมและสามารถปฏบตตามระเบยบนไดหรอไม

ถาเรองทผประสงคจะขอยมเปนเรองทหนวยงานของรฐอนเปนหนวยงานเจาของเรองการใหยมตองไดรบอนญาตจากหนวยงานเจาของเรองนนกอน เวนแตผยมจะเปนหนวยงานเจาของเรองนนเอง

ใหนายทะเบยนขอมลขาวสารลบทำาบนทกการยมพรอมทงจดแจงการยมไวในทะเบยนควบคมขอมลขาวสารลบดวย

แบบบนทกการยมใหเปนไปตามทนายกรฐมนตรกำาหนดโดยประกาศในราชกจจานเบกษา

ก�รตรวจสอบขอมลข�วส�รลบการตรวจสอบขอมลขาวสารลบมวตถประสงค คอ- เพอตรวจสอบความมอยจรง- ตรวจสอบความถกตองในการปฏบต- ตรวจสอบเพอสงคนเจาของเรองหรอทำาลาย

ขนตอนการปฏบตดงน๑. หวหนาหนวยงานหรอผทไดรบมอบหมายแตงตงคณะกรรมการตรวจสอบ อยางนอย ๓ คน

โดยมนายทะเบยนขอมลขาวสารลบเปนประธาน๒. การตรวจสอบอยางนอยปละ ๒ ครง (ตรวจจาก ทขล.๓) ๓. คณะกรรมการตรวจสอบ รายงานผลการตรวจสอบเสนอหวหนาหนวยงาน

ขอมลข�วส�รลบสญห�ยหรอรวไหล๑. รายงานผบงคบบญชาทนทททราบเรอง๒. หวหนาหนวยงานตงกรรมการสอบสวน๓. นายทะเบยนขอมลขาวสารลบหรอผชวยบนทกการสญหายใน ทขล.๓

ก�รทำ�ล�ยขอมลขาวสารลบจะทำาลายไดใน ๒ กรณ คอ๑. หมดคว�มจำ�เปนใชประโยชน โดยเจาหนาทเปนผพจารณาเบองตน๒. ครบอ�ยก�รเกบ

• ขอมลขาวสารตามมาตรา ๑๔ อายการเกบ ๗๕ ป

• ขอมลขาวสารตามมาตรา ๑๕ อายการเกบ ๒๐ ป๓. จดทำ�บญชร�ยชอหนงสอขอทำ�ล�ย (ขอมลขาวสารลบ) ตามขอ ๑ และ ขอ ๒

58 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

๔. จดทำ�คำ�ขออนมตทำ�ล�ยขอมลข�วส�รลบ พรอมทงเสนอหวหนาหนวยงานของรฐแตงตงคณะกรรมการทำาลาย โดยมนายทะเบยนขอมลขาวสารลบของหนวยงานเปนประธาน และผเกยวของอก อยางนอย ๒ คน เปนกรรมการ

๕. เมอไดรบก�รอนมตใหทำ�ล�ยขอมลข�วส�รลบแลว ใหทำาการยกเลกชนความลบกอน โดยผมอำานาจกำาหนดชนความลบของหนวยงานเจาของเรอง และหมายเหตไวทมมบนดานซายของเอกสารขอมล ขาวสารลบ โดยใชขอความ “ยกเลกชนความลบแลว” โดย.................และลงวน/เดอน/ป กำากบไว

๖. ใหคณะกรรมก�รฯ สงเฉพ�ะบญชร�ยชอขอมลข�วส�รลบทจะทำ�ล�ยใหสำ�นกหอจดหม�ยเหต แหงช�ต พจารณากอนวาขอมลขาวสารลบใด ทตองการเกบไวเปนเอกสารประวตศาสตรทางสำานกหอจดหมายเหตแหงชาตจะแจงมา พรอมสงคนบญชรายชอดงกลาวกลบมายงหนวยงาน เพอรอการทำาลายตอไป

๗. ดำ�เนนก�รทำ�ล�ยขอมลข�วส�รลบ โดยคณะกรรมการทไดรบแตงตงตามขอ ๔ โดยวธการเผาหรอแปรรปโดยเครองยอยกระดาษ

๘. จดแจงก�รทำ�ล�ยขอมลข�วส�รลบไวใน ทขล.๓ ชองดำาเนนการ โดยระบ วน เดอน ป ททำาลาย๙. จดทำ�ใบรบรองก�รทำ�ล�ยขอมลข�วส�รลบ และเกบรกษาไวเปนหลกฐานอยางนอย ๑ ป

หม�ยเหต : ขอมลขาวสารชน “ลบทสด” หวหนาหนวยงานของรฐสามารถสงทำาลายขอมลขาวสารลบนไดโดยไมตองสงสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต หากพจารณาแลวเหนวามความจำาเปนอยางยงทตองทำาลาย เกบไวเสยงตอการรวไหล อนจะกอใหเกดอนตรายแกประโยชนแหงรฐ

ก�รเปดเผยขอมลข�วส�รลบตามระเบยบวาดวยการกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ ๑. ก�รเปดเผยขอมลข�วส�รลบแกผใดตองกระทำาโดยระมดระวง ในกรณจำาเปนใหกำาหนดเงอนไข

ในการปฏบตใหเหมาะสม๒. ในกรณทหวหน�หนวยง�นของรฐ หรอเจ�หน�ทของรฐมคำาสงใหเปดเผยขอมลขาวสารลบใด

โดยมขอจำากดหรอเงอนไขเชนใด ใหเปดเผยขอมลขาวสารลบตามขอจำากดและเงอนไขนน๓. กรณทขอมลข�วส�รลบใดไมมเครองหม�ยแสดงชนคว�มลบ เจาหนาททเกยวของสามารถเปดเผย

ขอมลขาวสารลบได เวนแต เจาหนาทนนได ร หรอ ควรร วาขอมลขาวสารนนไดมการกำาหนดชนความลบไว๔. ขอมลข�วส�รลบทคณะกรรมก�รวนจฉยการเปดเผยขอมลขาวสารมคำาวนจฉยใหเปดเผยโดยไมม

ขอจำากด หรอเงอนไขใด ใหถอวาขอมลขาวสารลบนน ถกยกเลกชนคว�มลบแลว เวนแต มการฟองคดตอศาล และศาลมคำาสงหรอคำาพพากษาเปนอยางอน

พระราชบญญตขอมลขาวสารของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐๕. คำ�วนจฉยของคณะกรรมการวนจฉยการเปดเผยขอมลขาวสารใหเปนทสด๖. ขอมลข�วส�รตาม ม.๑๕ แหง พ.ร.บ. ขอมลขาวสารฯ เปนขอมลขาวสารทไมตองเปดเผย

(ขอมลขาวสารลบ) ถาเจาหนาทดำาเนนการเปดเผยโดยสจรต และปฏบตตอขอมลขาวสารลบ โดยปฏบตตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ เกดความเสยหายใหถอวาเจาหนาทของรฐ ไมตองรบผดชอบ เพราะเปนการกระทำาโดยสจรต

เจาหนาท หมายถง เจาหนาทตามกฎกระทรวง ฉบบท ๔ (พ.ศ. ๒๕๔๒) ออกตามความใน พ.ร.บ. ขอมลขาวสารของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐

บทท ๔ การดำาเนนงานเกยวกบขอมลขาวสารลบ 59

ตวอย�งแบบฟอรม

ใบตอบรบ

ขาพเจา...........................................................................ในฐานะ o นายทะเบยนขอมลขาวสารลบ o ผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบ

ไดรบซองหรอภาชนะบรรจขอมลขาวสารลบ เลขทหนงสอ..............................ลงวนท.................................... จาก.......................................................................ถง...................................................................ไวเรยบรอยแลว เมอวนท.......................เดอน....................................พ.ศ. .....................เวลา...............................น.

ลงชอ...........................................ผรบ (................................................) ลงชอ..........................................ผสง (...............................................)

60 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ก�รเกบรกษ�หนงสอ/เอกส�ร หมายถงงานซงเกยวกบการเกบขอมล เพอชวยเพมความจำาในสำานก/กอง และการตดสนใจทกระดบ

ของผบรหารในทกสำานก/กอง จำาเปนตองมขอมลประกอบเพอความถกตองของการปฏบตงาน การจดการ หนงสอ/เอกสาร เปนการดำาเนนงานดานหนงสอ/เอกสารใหบรรลวตถประสงคตามลำาดบขนตอน คอ การวางแผน การกำาหนดหนาทโครงสรางการจดเกบ การกำาหนดระบบการจดเกบหนงสอ/เอกสาร การเกบรกษา การควบคมและการทำาลายหนงสอ/เอกสาร

การตดสนใจวาสำานก/กองใดจะใชระบบใดในการเกบเอกสาร เปนเรองทตองพจารณาอยางละเอยดรอบคอบ ตองมการศกษาวาระบบใดจะทำาใหการปฏบตงานดานการจดเกบหนงสอ/เอกสารมประสทธภาพมากทสด

ในปจจบนระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซงทกหนวยงานของรฐ ใชเปนระเบยบในการปฏบตงานบรหารเอกสารไมไดกำาหนดวธการจดเกบเอกสารไวใหชดเจน มเพยงการกำาหนด การจดเกบเอกสารไวอยางกวาง ๆ เทานน ทำาใหเจาหนาทผรบผดชอบในการจดเกบเอกสารไมสามารถคดแยกเอกสารทสำาคญและมคณคาทางประวตศาสตรกบเอกสารทไมสำาคญออกจากกนไดอยางชดเจน และเอกสาร ทอยในระหวางปฏบตกบทปฏบตเสรจสนแลวยงคงจดเกบอยในทเดยวกน ทำาใหขาดความเปนระเบยบเรยบรอยไมคลองตวในการปฏบตงาน ไมสะดวกในการตรวจคนเรองและเปนปญหาในขนตอนการทำาลาย และการ สงมอบเอกสารประวตศาสตรใหแกสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร

ก�รเกบหนงสอต�มระเบยบสำ�นกน�ยกรฐมนตรว�ดวยง�นส�รบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

การเกบหนงสอแบงออกเปน ๓ ประเภท คอ

๑. ก�รเกบระหว�งปฏบต คอการเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจ ใหเจาของเรองรบผดชอบการเกบโดยกำาหนดวธการเกบใหเหมาะสมตามขนตอนการปฏบตงาน

๒. เกบเมอปฏบตเสรจแลว คอการเกบหนงสอทปฏบตเสรจแลวใหเจาหนาทเจาของเรองทำาบญชหนงสอสงเกบ

๓. เกบไวเพอใชในก�รตรวจสอบ คอการเกบหนงสอทปฏบตเสรจแลว แตตองใชในการตรวจสอบเปนประจำาใหเจาของเรองเกบไวเองเมอหมดความจำาเปนแลวใหเจาของเรองสงเกบ เชนเดยวกบการเกบ เมอปฏบตเสรจแลว

สรปขอปฏบตของสวนร�ชก�ร หนาทของเจาหนาทเจาของเรองและเจาหนาทหนวยเกบทตองปฏบตเกยวกบเอกสารราชการทปฏบตเสรจแลวมดงน

บทท ๕ ก�รเกบรกษ�และก�รยมหนงสอ

บทท ๕ การเกบรกษาและการยมหนงสอ 61

สวนร�ชก�ร

• จดใหมหนวยเกบ

• กำาหนดเจาหนาทผทำาหนาทรบผดชอบการจดเกบเอกสารราชการในหนวยเกบ

เจ�หน�ทเจ�ของเรอง

• สำารวจเอกสารราชการทอยในความรบผดชอบวาเรองใดเปนเอกสารทปฏบตเสรจเรยบรอยแลวและไมมอะไรจะตองทำาตอไปอก

• จดทำาบญชสงเกบ ตามแบบฟอรมท ๑๙ อยางนอย ๒ ชด โดยใหมตนฉบบและสำาเนาคฉบบ ใหเจาหนาทเจาของเรองเกบรกษาบญชไว ๑ ชด

• กำาหนดอายการเกบเอกสารราชการทจะสงไปหนวยเกบ โดยกำาหนดวา “เกบถง พ.ศ........” หรอหากเปนเอกสารราชการทจะเกบไวตลอดไปใหกำาหนดวา “ห�มทำ�ล�ย”

• ลงทะเบยนหนงสอเกบตามแบบ ใหลงหมายเลขลำาดบหมของแฟมเอกสาร

• สงบญช ๑ ชด พรอมเอกสารและเรองทปฏบตทงหมดไปใหหนวยเกบ

เจ�หน�ทหนวยเกบ • จดทำาทะเบยนเกบเอกสารตามแบบ • กำาหนดรหสแฟมเอกสาร • ประทบตรากำาหนดอายการเกบบนมมลางดานขวาของกระดาษแผนแรกของเอกสารสงเกบ

และลงลายมอชอยอกำากบตรา “เกบถง พ.ศ.. ......” ใชประทบเอกสารราชการเพอกำาหนดอายการเกบโดยประทบตราดวยหมกสนำ�เงน ตรา “ห�มทำ�ล�ย” ใชประทบเอกสารราชการทตองเกบไวตลอดไปโดยประทบตราดวยหมกสแดง

ขนตอนก�รจดเกบหนงสอ/เอกส�ร๑. รบเรองทจะจดเกบจากงานสารบรรณ๒. คดแยกเอกสารตามหมวดหมของเนอหา โดยดจากชอเรอง หรอใจความสำาคญของเนอเรอง

แลวสรปใจความเพอจะไดเกบเขาแฟมงานนน ๆ เชน เรองขอเชญประชมจะจดเขาแฟมประชม สมมนา และพธการตาง ๆ โดยใชรหสหมวดยอยของแฟมประชมเพองายในการคนหาและงายในการทำาลายเอกสาร

๓. เรยงลำาดบหนงสอกอน – หลง โดยดจากการลงรบของงานสารบรรณ ในการลำาดบเลขใหเรยงจากวนทลงรบจากอดตขนมาหาปจจบน เนองจากเรองปจจบนอาจตองยงมการใชงานบอยครง

๔. ใสรหสแฟมทจดเกบและใสเลขลำาดบทของการจดเกบทหนาสารบรรณของแฟม เพอใหทราบวาเอกสารเรองนอยในแฟมใด และลำาดบเลขทของเอกสารเพอใหงายในการคนหาและทราบจำานวนของเอกสารเรองนน ๆ

๕. ตรวจสอบความถกตอง

วธก�รจดเกบหนงสอ/เอกส�รทด๑. จำาแนกประเภทเอกสารตามลกษณะทจะอำานวยประโยชนใหแกการปฏบตงานของสำานก/กอง๒. การจำาแนกแฟมเอกสารทเกบไวในลนชกควรใชระบบการอานหนงสอ คอเรยงจากซายไปขวา

62 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

๓. ไมควรเกบเอกสารมากกวา ๑ เรองในแฟมเดยวกน๔. ไมควรเกบหนงสอปนกบแฟมเอกสาร๕. เมอคนเอกสารและนำาออกมาใชเสรจแลว ควรรบนำาไปเกบทเดม๖. ถายมเอกสารหรอแฟมไปใชงานจะตองใส “บตรยม” หรอ “แฟมยม” ไวแทนจนกวาจะนำาเอา

เอกสารหรอแฟมทยมไปมาคน๗. เอกสารทใชแลว แตตองเกบไวระยะหนงและไมไดใชอางองบอยควรเกบไว ณ ชนลางสดของต

หรอชนเกบเอกสาร

ก�รเกบหนงสอดวยระบบส�รบรรณอเลกทรอนกส๑. เกบในพนทจดเกบของศนยเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร โดยตดตอขอใชพนทจดเกบ

และรหสผานจากศนยเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร๒. เกบลงแผนบนทกขอมล

อ�ยก�รเกบหนงสอ๑. โดยปกตใหเกบไวไมนอยกว� ๑๐ ป เวนแตหนงสอทตองสงวนเปนความลบเกยวกบประวตศาสตร

ขนบธรรมเนยม จารตประเพณ หนงสอทางอรรถคด ใหเกบไวเปนหลกฐานทางราชการตลอดไป กรณหนงสอเกยวกบการเงน ซงไมใชเอกสารสทธ หากเหนวาไมจำาเปนตองเกบถง ๑๐ ป หรอ ๕

ป แลวแตกรณ ใหทำาความตกลงกบกระทรวงการคลง๒. เกบไว ๑ ป สำาหรบหนงสอทเปนเรองธรรมดาสามญเปนเรองทเกดขนเปนประจำา และดำาเนนการ

เสรจเรยบรอยแลว๓. เกบไว ๕ ป สำาหรบหนงสอทปฏบตงานเสรจแลว และเปนสำาเนาคฉบบทมตนเรองจะคนไดจาก

ทอน๔. หนงสอทมอ�ยครบ ๒๐ ป ใหทำาบญชสงมอบหนงสอ สงสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรม

ศลปากร ตามแบบ ๕. หนงสอทมอ�ยครบ ๒๐ ป และสำานก/กอง มความจำาเปนตองเกบไวเอง ใหจดทำาบญชหนงสอ

ครบ ๒๐ ป ทขอเกบเองสงมอบใหสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร๖. หนงสอทยงไมถงกำ�หนดทำ�ล�ย ซงมความสำาคญและประสงคจะฝ�กใหสำานกหอจดหมายเหต

แหงชาต กรมศลปากรเกบไว ใหจดทำาบญชตามแบบฟอรม

ก�รฝ�กเกบรกษ�หนงสอทมคณค�ท�งประวตศ�สตร๑. ต�มระเบยบสำ�นกน�ยกรฐมนตรว�ดวยง�นส�รบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ขอ ๖ กำาหนดใหหนวยงาน

ของรฐทมการจดเกบหนงสอทยงไมถงกำาหนดการทำาลายและพจารณาเหนวาเปนหนงสอทมความสำาคญ และประสงคจะฝากใหสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรเกบไว โดยปฏบตดงน

๑.๑ จดทำ�บญชฝ�กหนงสอตามแบบท ๒๓ ทายระเบยบ อยางนอยใหมตนฉบบและสำาเนาคฉบบ ๑.๒ สงตนฉบบและสำ�เน�คฉบบบญชฝากหนงสอพรอมกบหนงสอทจะฝากใหสำานกหอจดหมายเหต

แหงชาต กรมศลปากร

บทท ๕ การเกบรกษาและการยมหนงสอ 63

๑.๓ เมอสำ�นกหอจดหม�ยเหตแหงช�ต กรมศลป�กร ตรวจหนงสอและรบฝากหนงสอแลวจะคนตนฉบบใหสวนราชการเกบเปนหลกฐาน

หนงสอทฝ�กยงคงเปนหนงสอของหนวยง�นผฝ�ก หากหนวยงานตองการใชหนงสอหรอขอคนตองทำาหลกฐานไวตอกน และเมอถงกำาหนดการทำาลายหนวยงานผฝากตองดำาเนนการตามระเบยบตอไป

หลกเกณฑในก�รฝ�กเกบหนงสอประวตศ�สตร• เอกสารราชการทจะนำาไปฝากเกบรกษา จะตองเปนเอกสารทปฏบตงานเสรจสนแลว อยางนอย

๒ ป

• เปนเอกสารทสำานกหอจดหมายเหตแหงชาตประเมนคณคาแลววาเปนเอกสารประวตศาสตรและมคณคาตอการศกษา คนควา วจย

• เปนเอกสารทมการกำาหนดอายการจดเกบเอกสารแลว

• เมอฝากเกบเอกสารจนครบอ�ยก�รฝ�กเกบเอกสารแลวจะตองสงมอบใหสำ�นกหอจดหม�ยเหตแหงช�ต กรมศลป�กร

ก�รรกษ�หนงสอใหเจาหนาทผดแลการเกบหนงสอดแลรกษาใหหนงสออยในสภาพใชในราชการไดทกโอกาส

หากชำารดเสยหายตองรบซอมแซมใหใชไดเหมอนเดม หากสญหายตองหาสำาเนามาแทน หากชำารดเสยหาย เกนกวาจะซอมแซมได ใหรายงานใหผบงคบบญชาทราบและหมายเหตไวในทะเบยนเกบดวย

ถาหนงสอทสญหายเปนเอกสารสทธตามกฎหมายหรอหนงสอสำาคญทเปนการแสดงเอกสทธกให ดำาเนนการแจงความตอพนกงานสอบสวน

ก�รยมก�รยมหนงสอทสงเกบแลว/หนงสอทปฏบตยงไมเสรจ/หนงสอทใชเพอก�รตรวจสอบ

๑. ผยมจะตองแจงใหทราบวานำาไปใชในราชการใดในหนงสอขอยม๒. ผยมตองมอบหลกฐ�นการยมใหเจาหนาททเกบหนงสอ แลวลงชอรบเรองทขอยม๓. ก�รยมหนงสอระหว�งสวนร�ชก�ร ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการระดบ

กองขนไปหรอผทไดรบมอบหมาย๔. ก�รยมหนงสอในกรมเดยวกน ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนระดบฝายขนไปหรอผทไดรบ

มอบหมาย๕. ห�กเปนบคคลภ�ยนอกขอยมหนงสอจะไมใหยมออกไป แตจะใหดหรอคดลอกเทานน โดยไดรบ

อนญาตจาก ผอำานวยการสำานก/กอง หรอผทไดรบมอบหมายกอน

64 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

บทท ๖ ก�รทำ�ล�ยหนงสอ

ในบทน จะกลาวถงขนตอนการทำาลายหนงสอ (เอกสาร) การทำาความตกลงกบสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ในการทำาลายหนงสอ การสงมอบหนงสอทมคณคาทางประวตศาสตร

ขนตอนก�รทำ�ล�ยหนงสอตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ขอ ๖๖ – ๗๐ ไดกำาหนด

ขนตอนการทำาลายหนงสอ ซงสรปสาระสำาคญไดดงน

๑. สำ�รวจหนงสอทครบอ�ยก�รเกบภายใน ๖๐ วน นบจากวนสนปปฏทน เจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอของสำานก/กอง

ดำาเนนการสำารวจหนงสอทสนกระแสการใชงาน และครบอายการเกบในปนน ไมวาจะเปนหนงสอทเกบไวเอง หรอทฝากไวทสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร

๒. ก�รจดทำ�บญชหนงสอขอทำ�ล�ยจดทำาบญชหนงสอขอทำาลาย ตามแบบท ๒๕ ทายระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

พ.ศ. ๒๕๒๖ โดยจดทำาตนฉบบและสำาเนาคฉบบอยางละ ๑ ฉบบ เพอสงสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต สวนกลาง/ภมภาค และเกบเปนหลกฐานทเจาของเรอง โดยกรอกรายละเอยด ดงน

บญชหนงสอขอทำ�ล�ย ประจำ�ป...............กระทรวง....กรม... วนท......กอง.... แผนท....

ลำ�ดบ รหสแฟม ท ลงวนท เลขทะเบยนรบ เรอง ก�รพจ�รณ� หม�ยเหต ท

บทท ๖ การทำาลายหนงสอ 65

๒.๑ การลงรายการในบญชหนงสอขอทำาลาย (๑) ชอบญชหนงสอขอทำ�ล�ย ประจำ�ป ใหลง เลขของป พ.ศ. ทจดทำาบญช (๒) กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลง ชอสวนราชการทจดทำาบญช (๓) วนท ใหลงวนททจดทำาบญช (๔) แผนท ใหลงเลขลำาดบของแผนท (๕) ลำ�ดบท ใหลงเลขลำาดบของเรองทขอทำาลาย (๖) รหสแฟม ใหลงหมายเลขรหสหมวดหมของแฟมเอกสาร (๗) ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ (๘) ลงวนท ใหลง วน เดอน ป ของหนงสอแตละฉบบ (๙) เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ (๑๐) เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ (๑๑) ก�รพจ�รณ� ใหคณะกรรมการทำาลายเอกสาร ลงผลการพจารณา (๑๒) หม�ยเหต ใหลงขอความอนใด (ถาม) เชน ความเหนแยง

เหนสมควรขยายเวลา ในกรณเหนสมควรขยายเวลา ใหระบระยะเวลาทขอขยาย เวลาและป พ.ศ. ทครบกำาหนดเวลาไวทงใน บญชและบนปกแฟม หรอบนปกเอกสารแตละฉบบ

๒.๒ การลงบญชหนงสอขอทำาลาย กรณสวนราชการมระบบจดเกบเอกสาร และประสงคจะขอทำาลาย ทงแฟมเรอง ใหลงรายการในบญชหนงสอขอทำาลาย ดงน (๑) ลำ�ดบท ใหลงลำาดบแฟมทจะขอทำาลาย (๒) รหสแฟม ใหลงหมายเลขรหสหมวดหมของแฟมเรอง (๓) ท ใหเวนวาง ไมตองลงรายละเอยด (๔) ลงวนท ใหลง วน/เดอน/ป พ.ศ. ทเปดปดแฟม

เชน ๒ มกราคม – ๒๙ ธนวาคม ๒๕๕๕ (๕) เลขทะเบยนรบ ใหเวนวางไมตองลงรายละเอยด (๖) เรอง ใหลงชอแฟมเอกสาร (๗) ก�รพจ�รณ� ใหคณะกรรมการทำาลายเอกสารลงผลการ

พจารณา (๘) หม�ยเหต ใหลงขอความอนใด (ถาม)

66 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

๓. แตงตงคณะกรรมก�รทำ�ล�ยหนงสอเมอหนวยงานของรฐจดทำาบญชหนงสอขอทำาลายเสรจเรยบรอยแลว ใหจดทำาบนทกเสนอกรม

พจารณาแตงตงคณะกรรมการทำาลายหนงสอ ประกอบดวยประธานกรรมการและกรรมการอยางนอยสองคน โดยปกตแตงตงจากขาราชการตงแตระดบ ๓ หรอเทยบเทาขนไป โดยจดทำาเปนคำาสงแตงตงคณะกรรมการทำาลายหนงสอ

๓.๑ หน�ทของคณะกรรมก�รทำ�ล�ยหนงสอ/เอกส�ร

๓.๑.๑ พจารณาหนงสอทจะขอทำาลายตามบญชหนงสอ การพจารณาม ๒ กรณคอ

• ควรทำาลาย ใหทำาเครองหมายกากบาท (X) ในชองการพจารณาในบญชหนงสอขอทำาลาย

• ไมควรทำาลาย และควรจะขยายเวลาการเกบ ใหลงความเหนวาจะขยายเวลาการเกบไวถงเมอใด หรอระบวา “หามทำาลาย” ในชองการพจารณาของบญชหนงสอขอทำาลายโดยประธานกรรมการทำาลายหนงสอ ลงลายมอกำากบการแกไข

๓.๑.๒ รายงานผลการพจารณาพรอมบนทกความเหนแยงของคณะกรรมการ (ถาม) ตอหวหนาสวนราชการระดบกรมหรอผรบมอบอำานาจพจารณาสงการ

๓.๑.๓ ควบคมการทำาลายหนงสอซงผมอำานาจอนมตใหทำาลายได ๓.๑.๔ เมอดำาเนนการทำาลายหนงสอแลว คณะกรรมการทำาบนทกลงนามรวมกนเสนอผมอำานาจ

อนมตทราบ

๔. พจ�รณ�หนงสอขอทำ�ล�ยและร�ยง�นผลคณะกรรมการพจารณาหนงสอขอทำาลายตามบญชหนงสอขอทำาลายและรายงานผล

๕. ก�รพจ�รณ�สงก�รของหวหน�สวนร�ชก�รระดบกรม เมอหวหนาสวนราชการระดบกรม ไดรบรายงานการขอทำาลายหนงสอ

๕.๑ หากพจารณาเหนวาหนงสอฉบบใดควรขยายเวลาการเกบหรอหามทำาลาย จะสงการใหเกบหนงสอ/เอกสารทขอทำาลายนนตอไปจนกวาจะครบระยะเวลาทำาลายในงวดตอไป

๕.๒ หากพจารณาเหนวาหนงสอฉบบใดควรทำาลาย ใหทำาหนงสอถงสำานกหอจดหมายเหต แหงชาต กรมศลปากร/หอจดหมายเหตแหงชาต (ภมภาค) เพอพจารณากอน เวนแตหนงสอ/เอกสารทได ทำาความตกลงเปนหลกการไวกบสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร จะไมสงเรองใหพจารณาอก แตจะสงสำาเนาเรองแจงผลการดำาเนนการทำาลายหนงสอตามขอตกลง เพอใหสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เกบไวเปนสถตการทำาลายหนงสอ/เอกสารตอไป

บทท ๖ การทำาลายหนงสอ 67

๖. ทำ�หนงสอถงสำ�นกหอจดหม�ยเหตแหงช�ต สวนกล�ง/ภมภ�ค๖.๑ ผลก�รพจ�รณ�ของสำ�นกหอจดหม�ยเหตแหงช�ต กรมศลป�กร สำานกหอจดหมายเหตแหงชาต สวนกลาง/ภมภาค จะพจารณาคดเลอกหนงสอ/เอกสาร

จากบญชหนงสอขอทำาลายของสวนราชการสงไปใหภายใน ๖๐ วน ในกรณทตองการขอมลประกอบ การพจารณาเพมเตม สำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร อาจสงนกจดหมายเหตไปสำารวจ เอกสาร หรอประสานขอทราบรายละเอยดเพมเตม ผลการพจารณาของสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต ม ๒ กรณ คอ

๑. ขอสงวนเอกสารประวตศาสตร สำานกหอจดหมายเหตแหงชาต สวนกลาง/ภมภาค จะมหนงสอแจงผลการพจารณาขอสงวนเอกสารทงหมด หรอบางสวน ใหสำานก/กองทราบและดำาเนนการสงมอบตามรายการทระบใหสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร/หอจดหมายเหตแหงชาต (ภมภาค)

๒. เหนชอบใหทำาลายหนงสอ สำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณา บญชหนงสอขอทำาลายแลวไมประสงคจะขอสงวน จะมหนงสอแจงผลการพจารณาใหหนวยงานดำาเนนการ ทำาลายหนงสอนนไดตามระเบยบตอไป

๖.๒ ก�รสงมอบเอกส�รขอสงวน เมอหนวยงานของรฐไดรบหนงสอแจงตอบผลการพจารณาจากสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต

ใหจดทำาหนงสอสงมอบพรอมเอกสารตามรายการทสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต ขอสงวนไว และรอหนงสอแจงตอบผลการตรวจรบเอกสารวาถกตองครบถวนตามรายการทขอสงวนพรอมแจงใหดำาเนนการทำาลายหนงสอทเหลอ จงจะดำาเนนการทำาลายหนงสอได

การสงมอบเอกสารขอสงวนใหสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ใหหนวยงาน ของรฐปฏบตตามขนตอนการเตรยมการสงมอบเอกสารทแนบไปกบหนงสอแจงตอบผลการพจารณาขอสงวนเอกสารของสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ดงน

๑. ตรวจสอบรายการเอกสารตามหนงสอแจงตอบผลการพจารณาของสำานกหอจดหมายเหต แหงชาต สวนกลาง/ภมภาค

๒. คดเลอกเอกสารตามรายการทสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรขอสงวนไว ๓. เอกสารทกรายการ ตองเขยนหมายเลขแผนท ลำาดบท ใหตรงตามบญช โดยเขยนไว

บนปกแฟมหรอในททมองเหนไดชดเจน เพอความสะดวกรวดเรวในการตรวจสอบเอกสารทไดสงมอบวาถกตอง ตรงตามรายการทขอสงวนไวหรอไม

๔. เอกสารทคดเลอกไวเรยบรอยแลวตองมดหรอบรรจกลองใหเรยบรอย เพอปองกน การสญหายในระหวางขนยาย

๕. ในกรณทหนวยงานของรฐไมสามารถจดสงเอกสารบางรายการตามทสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต ขอสงวนไวใหชแจงเหตผลในหนงสอนำาสงดวย

๖. กรณเอกสารมปรมาณมาก กอนการขนยายมาสงมอบใหสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต หนวยงานของรฐควรประสานกบสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต สวนกลาง/ภมภาค เพอใหทราบลวงหนา และเตรยมสถานทในการตรวจรบ

68 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

๖.๓ ผลก�รตรวจรบเอกส�รของสำ�นกหอจดหม�ยเหตแหงช�ต สวนกล�ง/ภมภ�ค เมอสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต สวนกลาง/ภมภาค แจงผลการตรวจรบเอกสารในกรณ

ผลการตรวจรบเอกสารครบถวนถกตองทกรายการและแจงใหดำาเนนการทำาลายเอกสารสวนทเหลอตามระเบยบตอไป หากหนวยงานของรฐมปญหาขดของในการสงมอบเอกสาร จะตองชแจงเหตผลใหสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ทราบดวย

๗. ก�รทำ�ล�ยหนงสอ ใหหนวยงานของรฐดำาเนนการทำาลายเอกสารไดหลงจากไดรบหนงสอแจงตอบจากสำานกหอจดหมายเหต

แหงชาต กรมศลปากร เหนชอบใหทำาลายได โดยปฏบตตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ขอ ๖๘.๕ ซงไดกำาหนดวธการทำาลายไว ดงน

๗.๑ โดยก�รเผ�

๗.๒ โดยวธอนใดทจะไมใหหนงสอนนอานเปนเรองได ซงอาจมหลายวธ เชน ฉก หรอยอยเปนเศษกระดาษ

การจำาหนายเศษกระดาษทผานขนตอนการทำาลายแลว ตามหนงสอสำานกเลขาธการคณะรฐมนตร ท สร ๐๒๐๓/ว ๑๖๒ ลงวนท ๑๑ สงหาคม ๒๕๒๔ ไดแจงเวยนมตคณะรฐมนตรเมอวนท ๖ สงหาคม ๒๕๒๔ เหนชอบดวยกบการขายกระดาษทมไดใชประโยชนของสวนราชการ ตามทสำานกงานปลดสำานกนายกรฐมนตรเสนอ และใหสวนราชการตาง ๆ ถอปฏบตตอไป ซงมสาระสำาคญดงน

๑. เศษกระด�ษทผานขนตอนการทำาลายตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ แลวยกเวน เอกสารลบ หากมปรมาณมากใหขายเพอนำาเงนสงคลงเปนรายไดแผนดนตามกฎหมายวาดวยวธการ งบประมาณ

๒. ก�รข�ย ๒.๑ สวนกลาง ใหขายแกโรงงานทผลตกระดาษ ๒.๒ สวนภมภาค ใหขายแกบคคลทตองการซอไดเปนการทวไป๓. วธข�ย ใหนำาวธปฏบตเกยวกบการซอตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยการพสดมาใช

โดยอนโลม และอยภายในหลกเกณฑดงน ๓.๑ ขายครงหนงซงมนำาหนกไมเกน ๑๐,๐๐๐ กโลกรม ใหขายโดยวธตกลงราคา ๓.๒ ขายครงหนงซงมนำาหนกเกนกวา ๑๐,๐๐๐ กโลกรม ใหขายโดยวธประกวดราคา๔. กรณทสวนร�ชก�รไดดำ�เนนก�รข�ยกระด�ษตามหลกการในขอ ๓ แลวไมไดผล ใหอย

ในดลพนจของหวหนาสวนราชการ ทจะพจารณาดำาเนนการเปนอยางอนไดตามทเหนสมควรการจำาหนายหรอขายกระดาษมหลกการทสำาคญ คอ ตองเปนกระดาษทผานขนตอนการทำาลาย

และไมใหเอกสารนนอานออกเปนเรองราวได อยางไรกตาม เนองจากสวนราชการสวนใหญไมมเครองยอยกระดาษ การทจะทำาลายเอกสารกอนโดยการฉกดวยมอ หน ตดดวยมดหรอกรรไกร เปนภาระสนเปลองเวลาและแรงงาน ในกรณนหนวยงานของรฐมกจะขายในลกษณะแผน โดยทำาความตกลงกบโรงงานผลตกระดาษหรอผซอใหเปนผยอยทำาลาย โดยคณะกรรมการทำาลายตองควบคมการทำาลายทโรงงาน ซงโรงงานอาจใชวธการตมหรอยอย เพอใหแนใจวาเอกสารนนไดมการทำาลายโดยถกตองและไมมการนำาไปใชอยางอน

บทท ๖ การทำาลายหนงสอ 69

๘. ร�ยง�นผลก�รทำ�ล�ยเอกส�รใหหวหน�สวนร�ชก�รระดบกรมทร�บเมอคณะกรรมการทำาลายดำาเนนการทำาลายเอกสารเรยบรอยแลว ในกรณขายทอดตลาดใหนำาเงนเขา

รายไดแผนดน และใหคณะกรรมการทำาลายลงนามรวมกน รายงานผลการทำาลายและ/หรอขอสงวนเอกสารใหหวหนาสวนราชการระดบกรมทราบ

ก�รทำ�คว�มตกลงก�รทำ�ล�ยเอกส�รหนวยงานของรฐสามารถทำาความตกลงเปนหลกการกบสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร

ไดใน ๒ กรณ คอ

กรณท ๑. ก�รทำ�คว�มตกลงต�มระเบยบสำ�นกน�ยกรฐมนตรว�ดวยง�นส�รบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ สวนท ๓ ก�รทำ�ล�ย ขอ ๖๙.๒

ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ สวนท ๓ การทำาลาย ขอ ๖๙.๒ กำาหนดไวดงน

“ถาเหนวาหนงสอเรองใดควรทำาลาย ใหสงบญชหนงสอขอทำาลายให สำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณากอน เวนแตหนงสอประเภททสวนราชการนนไดขอทำาความตกลงกบกรมศลปากรแลว ไมตองสงไปใหพจารณา”

เมอหนวยงานของรฐดำาเนนการทำาลายเอกสารราชการตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวย งานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ สวนท ๓ การทำาลาย ขอ ๖๖ – ๗๐ เปนประจำาทกปแลวพบวา เอกสารทหนวยงาน ของรฐผลตขนเปนประจำา มปรมาณมาก และเปนเอกสารทวไปทไมมความสำาคญโดยเนอหาของเอกสาร ไมไดแสดงใหเหนถงววฒนาการ วสยทศน พนธกจ และประเดนยทธศาสตรของหนวยงานนน ๆ หนวยงาน ของรฐสามารถขอทำาความตกลงการทำาลายเอกสารเปนหลกการกบสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรได และเมอสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณาเหนชอบการขอทำาความตกลงการทำาลายเอกสารแลว หนวยงานของรฐสามารถทจะทำาลายเอกสารไดโดยไมตองดำาเนนการตามขนตอน การขออนมตทำาลายเอกสาร โดยถอเปนการทำาลายเอกสารตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ สวนท ๓ การทำาลาย ขอ ๖๙.๒ ซงจะเปนประโยชนแกหนวยงานของรฐในการลดขนตอน การทำาลายเอกสารใหสะดวกและรวดเรวขน

หนงสอ/เอกส�รทขอทำ�คว�มตกลงก�รทำ�ล�ยเอกส�รกบสำ�นกหอจดหม�ยเหตแหงช�ต กรมศลป�กร

๑. ตองเปนเอกสารทหนวยงานของรฐผลตขนเปนประจำา มปรมาณมาก และไมมความสำาคญ ทางประวตศาสตร เชน เอกสารประเภทแบบฟอรมหรอใบคำารองตาง ๆ

๒. ตองกำาหนดอายการเกบหนงสอ/เอกสารแตละรายการใหชดเจน๓. หนวยงานตองสงตวอยางหนงสอ/เอกสารทจะขอทำาความตกลงทกรายการไปใหสำานกหอจดหมายเหต

แหงชาต กรมศลปากร พจารณากอน๔. เมอทำาลายหนงสอ/เอกสารแลว ตองสงสำาเนาเรองการทำาลายเอกสารตามความตกลงใหแกสำานก

หอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เพอเกบเปนสถตการทำาลายเอกสารดวยทกครง

70 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ขนตอนก�รขอทำ�คว�มตกลงก�รทำ�ล�ยเอกส�ร

๑. หนวยงานดำาเนนการสำารวจเอกสารและจดกลมเอกสารเปนแตละรายการ๒. กำาหนดอายการเกบเอกสารของแตละรายการใหชดเจนตามความจำาเปนทใชในการปฏบตงาน

และตามระเบยบ ขอบงคบ ของหนวยงานทกำาหนดขนไวใชเองเปนการเฉพาะ (ถาม)๓. หวหนาหนวยงานพจารณาใหความเหนชอบรายการเอกสารและอายครบกำาหนดของเอกสาร

ทจะขอทำาความตกลง๔. หนวยงานสงเรองทจะขอทำาความตกลงการทำาลายเอกสารใหสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต

กรมศลปากร๕. รอผลการพจารณาการขอทำาความตกลงการทำาลายเอกสารจากสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต

กรมศลปากร๖. หนวยงานดำาเนนการทำาลายเอกสารตามทขอทำาความตกลงกบสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต

กรมศลปากร๗. หนวยงานแจงผลการทำาลายเอกสารตามความตกลงใหสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร

ทราบทกครงเพอเกบไวเปนสถตการทำาลายเอกสารตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ขอ ๖๙.๒

กรณท ๒. ก�รทำ�คว�มตกลงต�มพระร�ชบญญตขอมลข�วส�รของร�ชก�ร พ.ศ. ๒๕๔๐ หมวด ๔ เอกส�รประวตศ�สตร ม�ตร� ๒๖

ตามพระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ หมวด ๔ เอกสารประวตศาสตรมาตรา ๒๖ มสาระสำาคญดงนคอ หนวยงานของรฐใดทมขอมลขาวสารของราชการ ตามมาตรา ๑๔ ซงเปนขอมลขาวสารของราชการทเกยวของกบสถาบนพระมหากษตรย เมอครบกำาหนดอายการเกบ ๗๕ ปแลว ใหสงมอบขอมลขาวสารของราชการนนแกสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร และหนวยงาน ของรฐใดทมขอมลขาวสารของราชการตามมาตรา ๑๕ ซงเปนขอมลขาวสารของราชการทเกยวของกบ ความมนคงของประเทศ การบงคบใชกฎหมาย ความคดเหนภายในหนวยงานของรฐ ความปลอดภยของบคคลหนงบคคลใด รายงานทางการแพทย ฯลฯ เมอครบกำาหนดอายการเกบ ๒๐ ปแลว ใหหนวยงานของรฐสงมอบขอมลขาวสารของราชการนนแกสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร

แตเมอครบกำาหนดอายการเกบขอมลขาวสารของราชการตามมาตรา ๑๔ และมาตรา ๑๕ แลว หนวยงานของรฐยงมความจำาเปนตองเกบรกษาขอมลขาวสารของราชการไวเอง หรอหนวยงานของรฐพจารณาแลว เหนวาขอมลขาวสารของราชการนนยงไมควรเปดเผย สมควรขยายเวลาการจดเกบขอมลขาวสารนนไว กสามารถขอทำาความตกลงกบสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ได โดยตองปฏบตตามเงอนไข ของสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ดงน

๑. มเหตผลและความจำาเปน๒. มมาตรฐานในการจดเกบรกษาขอมลขาวสารของราชการ๓. สามารถจดใหประชาชนเขาศกษา คนควาขอมลขาวสารของราชการนนได๔. สามารถขยายเวลาการจดเกบขอมลขาวสารไดไมเกนคราวละหาป

บทท ๖ การทำาลายหนงสอ 71

ขนตอนก�รขอทำ�คว�มตกลงจดเกบขอมลข�วส�รของร�ชก�ร

๑. หนวยงานดำาเนนการสำารวจขอมลขาวสารของราชการตามมาตรา ๑๔ และมาตรา ๑๕ ทครบกำาหนด อายการเกบและตองการจะจดเกบไวทหนวยงาน หรอตองการจะขอขยายเวลาการจดเกบขอมลขาวสารของราชการ

๒. สงเรองทจะขอทำาความตกลงจดเกบขอมลขาวสารตามมาตรา ๑๔ และมาตรา ๑๕ ทครบกำาหนดอายการเกบใหสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณา และรอผลการพจารณา

๓. รอผลการพจารณาตามทขอทำาความตกลงจากสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร๔. หนวยงานดำาเนนการจดเกบขอมลขาวสารของราชการตามทขอทำาความตกลงกบสำานกจดหมายเหต

แหงชาต กรมศลปากร

การขอเปลยนแปลงการทำาความตกลงการทำาลายเอกสาร หากมเหตผล หรอความจำาเปนทพจารณาแลว เหนวาจะกอใหเกดประโยชนแกหนวยงานมากทสด เหนสมควรทจะขอเปลยนแปลงการทำาความตกลงการทำาลายเอกสาร กบสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร โดยตองปฏบตตามขนตอนเชนเดยวกบการขอทำา ความตกลงการทำาลายเอกสารตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ขอ ๖๙.๒

ก�รสงมอบหนงสอ(เอกส�ร)ทมคณค�ท�งประวตศ�สตร๑. เอกส�รประวตศ�สตร

หมายความวา ขอมลขาวสารของราชการทหนวยงานของรฐจดทำาขนหรอรบไว ไมวาจะจดทำาขน โดยสอประเภทใด ๆ หรอมรปแบบใด ๆ เปนตนฉบบหรอคฉบบของหนวยงานเจาของเรองทมขอมลขาวสาร ประกอบการดำาเนนงานเรองนน ๆ อยางครบถวนตงแตเรมตนจนกระทงสนสด ซงขอมลขาวสารประกอบการ ดำาเนนงานอาจจะเปนสำาเนาหรอสงพมพกได ซงนอกจากจะมคณคาเบองตนประกอบดวยคณคาดานการบรหาร คณคาดานการเงน และคณคาดานกฎหมายตอหนวยงานเจาของเรองในฐานะเปนผรบผดชอบโดยตรงแลว เมอหนวยงานของรฐหมดความจำาเปนในการใชขอมลขาวสารเพอการปฏบตงานหรอเพอการตรวจสอบใด ๆ ขอมลขาวสารดงกลาวยงคงมคณคาตอประวตศาสตร และตอการศกษาคนควาหนวยงานของรฐ จงสมควร สงมอบเอกสารประวตศาสตรใหสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ประเมนคณคาและจดเกบรกษาเปน “จดหมายเหต” เพอเปนหลกฐานขนตนทใหขอมลสำาคญเกยวกบประวตและพฒนาการดานตาง ๆ ของประเทศตลอดจน เพอใหประชาชนไดศกษาคนควาเรองราวเกยวกบเหตการณ สถานท และบคคลทเกดขนในอดต

๒. กฎหม�ยและระเบยบทเกยวของปจจบนมกฎหมายและระเบยบทหนวยงานของรฐจะตองถอปฏบตเกยวกบการสงมอบเอกสาร

ประวตศาสตร โดยหนวยงานของรฐจะตองสำารวจและดำาเนนการจดสงเอกสารประวตศาสตรใหสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ตามทกฎหมายและระเบยบกำาหนด ซงมกฎหมายและระเบยบทเกยวของ ไดแก พระราชบญญตขอมลขาวสารของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ ระเบยบสำานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ ซงไดออกมาแกไขเพมเตมระเบยบสำานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ โดยไดยกเลกความในขอ ๕๗ และขอ ๕๙ แหงระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔

72 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

กฎหมายและระเบยบทเกยวของกบการสงมอบหนงสอ(เอกสาร)ประวตศาสตร

๓. ขนตอนและวธปฏบตในการสงมอบเอกสารประวตศาสตร๑.หลงจากสนปปฏทนใหหนวยงานของรฐสำารวจเอกสาร

๑.๑ สำ�รวจเอกส�รทมอ�ยก�รเกบครบ๒๐ปต�มม�ตร�๑๕แหงพระร�ชบญญตขอมลข�วส�รของท�งร�ชก�รพ.ศ.๒๕๔๐ระเบยบสำ�นกน�ยกรฐมนตรว�ดวยง�นส�รบรรณ(ฉบบท๒)พ.ศ.๒๕๔๘ขอ๕๘และ๕๙

๑.๒ สำ�รวจเอกส�รทมอ�ยก�รเกบครบ๗๕ปต�มม�ตร�๑๔แหงพระร�ชบญญตขอมลข�วส�รของท�งร�ชก�รพ.ศ.๒๕๔๐

หนวยง�นของรฐส�ม�รถขอขย�ยเวล�สงมอบเอกส�รประวตศ�สตรไดต�มพระร�ชบญญตขอมลข�วส�รของท�งร�ชก�รพ.ศ.๒๕๔๐ม�ตร�๒๖ในกรณดงตอไปน

พ.ร.บ.ขอมลข�วส�รของท�งร�ชก�ร พ.ศ. ๒๕๔๐

ม�ตร� ๒๖ ขอมลขาวสารของทางราชการทหนวยงานของรฐไมประสงคจะเกบรกษาหรอมอายครบกำาหนดตามวรรคสองนบแตวนท เสรจสนการจดใหมขอมลขาวสารนน ใหหนวยงานของรฐสงมอบใหแกสำานกหอจดหมายเหตแห งชาต กรมศลปากร หรอ หนวยงานอนของรฐตามทกำาหนดในพระราชกฤษฎกาเพอคดเลอกไวใหประชาชนไดศกษาคนควากำาหนดเวลาตองสงขอมลขาวสารของทางราชการตามวรรคหนง ใหแยกตามประเภทดงน - ขอมลขาวสารตามมาตรา ๑๔ เมอครบ ๗๕ ป - ขอมลขาวสารตามมาตรา ๑๕ เมอครบ ๒๐ ป

ระเบยบสำ�นกน�ยกรฐมนตรว�ดวยง�นส�รบรรณ (ฉบบท ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘

ขอ ๕๘ ทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ ๒๐ ป นบจากวนทไดจดทำาขน ทเกบไว ณ สวนราชการใดพรอมทงบญช ส ง ม อ บ ห น ง ส อ ค ร บ ๒ ๐ ป ใหสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ภายในวนท ๓๑ มกราคม ของปถดไป เวนแต หนงสอทไดรบการยกเวน

ระเบยบว�ดวยก�รรกษ�คว�มลบของท�งร�ชก�รพ.ศ. ๒๕๔๔

ขอ ๔๖ ในกรณทการเกบรกษาขอมลขาวสารชนลบทสดจะเสยง ตอการรวไหล อนจะกอใหเกด อนตรายแกประโยชนแห งร ฐ หวหนาหนวยงานของรฐจะพจารณา สงทำาลายขอมลขาวสารลบทสด น น ไ ด ห า กพ จ า รณ เห น ว า มความจำาเปนอยางยงทจะตองทำาลาย หวหนาหนวยงานของรฐจะส งทำาลายขอมลขาวสารลบนอกจากกรณตามวรรคหนง ไดตอเมอไดสงขอมลขาวสารลบใหสำานกหอจดหมายเหตแหงชาตพจารณากอนวาไมมคณคาในการเกบรกษา

บทท ๖ การทำาลายหนงสอ 73

(๑) หนวยงานของรฐยงจำาเปนตองเกบขอมลขาวสารของทางราชการไวเอง เพอประโยชน ในการใชสอย โดยตองจดเกบและจดใหประชาชนไดศกษาคนควาตามทจะตกลงกบสำานกหอจดหมายเหต แหงชาต กรมศลปากร

(๒) หนวยงานของรฐเหนวาขอมลขาวสารของราชการนนยงไมควรเปดเผยโดยมคำาสงขยายเวลากำากบไวเปนการเฉพาะราย คำาสงการขยายเวลานนใหกำาหนดระยะเวลาไวดวย แตจะเกนคราวละ ๕ ปไมได

การตรวจสอบหรอทบทวนมใหมการขยายระยะเวลาไมเปดเผยจนเกนความจำาเปนใหเปนตามหลกเกณฑและวธการทกำาหนดในกฎกระทรวง

๑.๓ สำารวจขอมลขาวสารลบ ชนลบทสด ลบมาก ลบ ตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ หมวด ๓ การทะเบยน สวนท ๒ การตรวจสอบขอ ๒๙

๒. หนวยง�นของรฐทมคว�มประสงคจะสงมอบเอกส�รประวตศ�สตร ใหตดตอประสานกบสำานกหอจดหมายเหตแหงชาต สวนกลาง/ภมภาค

๓. จดทำ�บญชสงมอบเอกส�รประวตศ�สตร ตามแบบท ๒๑ แนบทายระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ เสนอหวหนาหนวยงานของรฐเพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการสงมอบเอกสารประวตศาสตร

๔. หวหน�หนวยง�นของรฐแตงตงคณะกรรมก�ร เพอพจารณารายการในบญชสงมอบเอกสารประวตศาสตร

๕. คณะกรรมก�รพจ�รณ�รายการในบญชสงมอบเอกสารประวตศาสตร

๖. จดทำ�หนงสอเสนอหวหน�หนวยง�นของรฐพจารณาลงนามสงมอบเอกสารประวตศาสตรพรอมจดสงบญชสงมอบเอกสารประวตศาสตร ตามแบบท ๒๑ จำานวน ๒ ชด

๗. สำ�นกหอจดหม�ยเหตแหงช�ต กรมศลป�กร จะแจงผลการตรวจรบเอกสารเพอใหหนวยงานรบทราบ

74 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

บทท ๗ กระบวนง�นส�รบรรณกล�งของกรม

การดำาเนนงานสารบรรณของกรม เปนกระบวนการทำางานของฝายบรหารทวไป สำานกงานเลขานการกรมซงเปนหนวยงานสารบรรณกลางของกรม และเปนจดเรมตนของชองทางทรบหนงสอจากหนวยงานภายนอกกอนจะสงตอไปยงหนวยงานทเกยวของตาง ๆ ภายในกรม ทงยงเปนจดเชอมตอระหวางหนงสอจากหนวยงานภายในกรมทเสนอไปยง อธบด รองอธบด วศวกรใหญ และผเชยวชาญ

กระบวนงานทจะกลาวถงตอไปน เปนกระบวนงานและรายละเอยดการปฏบตงานดานตาง ๆ ประกอบดวย การรบ – สงหนงสอ และ การรบ – สงขอมลขาวสารลบ การเกบหนงสอ การทำาลายหนงสอและการบรการ สงหนงสอทางไปรษณย เพอเปนแนวทางสำาหรบเจาหนาทผปฏบตงานสารบรรณไดเขาใจตรงกน และเปนเกณฑในการกำาหนดมาตรฐานงานสำาหรบเจาหนาทผปฏบตทเกยวของ และเปนเกณฑคณภาพการปฏบตงานทไวอางองในการประเมนผลการปฏบตงานของเจาหนาทสารบรรณ

ทงน กระบวนงานในแตละปจะไดรบการทบทวนเพอปรบปรงกระบวนงานใหมประสทธภาพมาก

ยงขน เพอประสทธผลของงาน สามารถสนองตอความตองการของผรบบรการไดดยงขนดวย

บทท ๗ กระบวนงานสารบรรณกลางของกรม 75

แผนผงกระบวนง�นก�รรบ - สงหนงสอ

เรมตน

รบหนงสอทางชองทางการรบ

คดแยก จดลำาดบความสำาคญเรงดวนตรวจสอบความถกตอง

ลงทะเบยนรบ - สง ระบบ E - สารบรรณ

พจารณาหนงสอเสนอผบรหาร/หนวยงานทเกยวของ

แจงเวยน หนวยงาน สงหนวยงาน ราง ตรวจราง ภายในกรม ทเกยวของ หนงสอ ทาง Website

พมพ/แกไขหนงสอ

ออกเลขท หนงสอสงออก ภายนอก

จบ

76 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

แผนผงกระบวนง�นก�รรบขอมลข�วส�รลบ

เรมตน

รบเอกสารจากหนวยงานภายนอก/ภายในกรม

ลงทะเบยนรบเอกสาร ทขล.๑

พจารณาสงการ

ลงทะเบยนบนทกการปฏบตงาน ทขล.๓

จบ

บทท ๗ กระบวนงานสารบรรณกลางของกรม 77

แผนผงกระบวนง�นเกบหนงสอ

เรมตน

ประทบตรากำาหนดเวลาการเกบหนงสอ

ลงทะเบยนหนงสอเกบ

คดแยกเอกสารตามรหสแฟม

เรยงลำาดบหนงสอกอน - หลงตามลำาดบการลงรบงาน

จดเกบเอกสารเขาแฟม

ตรวจสอบอายการเกบ

จบ

แผนผงกระบวนง�นก�รสงขอมลข�วส�รลบ

เรมตน

ตรวจสอบเอกสาร

ปดทบใบปก/ใสซองทบแสงและจาหนาซองถงผรบ

ลงทะเบยนเลมสง ทขล.๒

บนทกการปฏบตงาน ทขล. ๓

สงเอกสาร

จบ

78 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

แผนผงกระบวนง�นก�รทำ�ล�ยหนงสอ

เรมตน

สำารวจหนงสอทครบอายการเกบ

จดทำาบญชหนงสอขอทำาลายตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ

แตงตงคณะกรรมการทำาลายหนงสอ

พจารณาหนงสอขอทำาลายและรายงานผล

พจารณาสงการ

ทำาหนงสอถงสำานกหอจดหมายแหงชาตสวนกลาง/ภมภาค

ดำาเนนการทำาลาย

รายงานกรม

รบทราบผล

จบ

แผนผงกระบวนง�นก�รบรก�ร

สงหนงสอท�งไปรษณย

เรมตน

รบหนงสอฝากสงจากสำานก/กองพรอมใบนำาสงสงของ

ตรวจความถกตองและประทบตราคาฝากสงไปรษณยรายเดอน

จดสงหนงสอไปททำาการไปรษณย

รบคนสำาเนาใบนำาสงสงของจาก บ. ไปรษณยไทย

รบเอกสารใบแจงหนจาก บ.ไปรษณยไทย

จดทำาใบเบกคาไปรษณยรายเดอน

สงหนวยงานทเกยวของ

จบ

บทท ๗ กระบวนงานสารบรรณกลางของกรม 79

ร�ยล

ะเอยด

กระบวน

ง�นก

�รรบ

- ส

งหนง

สอ/เอก

ส�รภ

�ยนอ

ก

ลำ�ด

บ ผง

กระบ

วนก�

ร ระ

ยะเว

ล�

ร�ยล

ะเอย

ดง�น

ผร

บผดช

อบ

เอกส

�รทเ

กยวข

อง

ดำ�

เนนก

�ร

เรมต

น

๑

๑

นาท/

เรอง

สล

ก.รบ

หนงส

อจาก

หนวย

งานภ

ายใน

/ภาย

นอกท

มมาถ

งอธบ

ด เจ

าหนา

ท

แล

ะรอง

อธบด

ทางช

องทา

งการ

รบหน

งสอ

สารบ

รรณ

รบหน

งสอ

จากข

องทา

งการ

รบ

คดแย

ก จด

ลำาดบ

ดำาเน

นการ

คดแย

กตาม

ลำาดบ

ชนคว

ามเร

วและ

เปดซ

อง

เจาห

นาท

ระเบ

ยบสำา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

๒ คว

ามสำา

คญเร

งดวน

๑

นาท/

เรอง

เพ

อตรว

จสอบ

ความ

ถกตอ

งของ

เอกส

าร ก

รณเอ

กสาร

สา

รบรร

ณ

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

ตรวจ

สอบค

วามถ

กตอง

ไมคร

บถวน

ตดตอ

เจาข

องเร

องหร

อลงบ

นทกไ

วเปน

หลกฐ

าน

พ.

ศ. ๒

๕๒๖

๑

80 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ร�ยล

ะเอยด

กระบวน

ง�นก

�รรบ

- ส

งหนง

สอ/เอก

ส�รภ

�ยนอ

ก ลำ�

ดบ

ผงกร

ะบวน

ก�ร

ระยะ

เวล�

ร�

ยละเ

อยดง

�น

ผรบผ

ดชอบ

เอ

กส�ร

ทเกย

วของ

ดำ�

เนนก

�ร

๓

๑ ๕

นาท/

เรอง

หน

งสอภ

ายนอ

กกรม

เจ

าหนา

ท ระ

เบยบ

สำานก

นายก

รฐมน

ตร

ลงทะ

เบยน

รบ-ส

งหนง

สอทา

ง E-

สารบ

รรณ

ตามแ

บบใน

ระบบ

สา

รบรร

ณ

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

และแ

บบฟอ

รมใบ

ปะหน

า ชป

โดยล

งราย

ละเอ

ยดให

ครบถ

วน

พ.

ศ. ๒

๕๒๖

แกไข

เพมเ

ตม

ใน

สวนข

องชอ

เรอง

ตองส

รปสา

ระสำา

คญขอ

งเรอ

งกรณ

พ.ศ.

๒๕๔

๘

กา

รประ

ชมตอ

งลงร

ายละ

เอยด

ของว

น เว

ลา แ

ละสถ

านทด

วย

ลง

ทะเบ

ยนรบ

-สงด

วย

หน

งสอภ

ายใน

กรม

ระบบ

E-ส

ารบร

รณ

ลง

ทะเบ

ยนรบ

-สงห

นงสอ

ทาง

E-สา

รบรร

ณตา

มแบบ

ในระ

บบ

แล

ะระบ

เลขท

ะเบย

นรบ

ลก ม

มขวา

ดานบ

นของ

เอกส

าร

พจาร

ณาห

นงสอ

เสนอ

๕

นาท/

เรอง

พจาร

ณาเ

อกสา

รเพอ

เล

ขานก

ารกร

ม/

ระเบ

ยบสำา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

๔ ผบ

รหาร

/หนว

ยงาน

- นำา

เสนอ

กรมพ

จารณ

ากอน

สงผา

นระบ

บ E-

สารบ

รรณ

ไปยง

หว

หนา

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

ทเกย

วของ

สำา

นก/ก

องตา

งๆ

ฝายบ

รหาร

ทวไป

พ.

ศ.๒๕

๒๖

-

สงเร

องให

สำานก

/กอง

ทเกย

วของ

พจาร

ณา

หร

อดำาเ

นนกา

รตอไ

ป โด

ยสงผ

านระ

บบ E

-สาร

บรรณ

อธ

บด/ร

องอธ

บด

๒

บทท ๗ กระบวนงานสารบรรณกลางของกรม 81

ร�ยล

ะเอยด

กระบวน

ง�นก

�รรบ

- ส

งหนง

สอ/เอก

ส�รภ

�ยนอ

ก ลำ�

ดบ

ผงกร

ะบวน

ก�ร

ระยะ

เวล�

ร�

ยละเ

อยดง

�น

ผรบผ

ดชอบ

เอ

กส�ร

ทเกย

วของ

ดำ�

เนนก

�ร

๒

๕

สลก.

ดำาเน

นการ

แจงเ

วยน

สง

ราง/

- แจ

ง เว

ยนเพ

อใหส

ำานก/

กอง

ไดทร

าบทว

กน

เจาห

นาทส

ารบร

รณ

ระเบ

ยบ

หน

วยงา

น หน

วยงา

น ตร

วจรา

ง ๑-

๕ นา

ท/เร

อง

สำา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

ภา

ยในก

รม

ท หน

งสอ

-

สงเร

องให

หนวย

งานท

เกยว

ของ

เจาห

นาทส

ารบร

รณ

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

ทาง

เกยว

ของ

ภา

ยใน

พ.

ศ.๒๕

๒๖

W

ebsit

e

๑

วนทำา

การ

- รา

ง/ตร

วจรา

งหนง

สอทก

รมลง

นาม

เจาห

นาทส

ารบร

รณ

พมพ/

แกไข

๓๐

นาท

/เรอง

๓๐

นาท

/เรอง

-

พมพ/

สงคน

หนวย

งานเ

จาขอ

งเรอ

งแกไ

ข เจ

าหนา

ทสาร

บรรณ

ออ

กเลข

ทหนง

สอ

หรอภ

ายใน

-

ตรวจ

ทานห

นงสอ

ใหเร

ยบรอ

ยพรอ

มเสน

อกรม

ลงนา

ม

สงออ

กภาย

นอก

๑ วน

ทำากา

ร

๕

นาท/

เรอง

-

ออกเ

ลขทห

นงสอ

ทกรม

ลงนา

มแลว

เจ

าหนา

ทสาร

บรรณ

จบ

82 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ร�ยล

ะเอยด

กระบวน

ง�นก

�รรบ

ขอมล

ข�วส

�รลบ

ลำ�ด

บ ผง

กระบ

วนก�

ร ระ

ยะเว

ล�

ร�ยล

ะเอย

ดง�น

ผร

บผดช

อบ

เอกส

�รทเ

กยวข

อง

ดำ�เน

นก�ร

เรมต

น

๑

๑ นา

ท/เร

อง

รบขอ

มลขา

วสาร

ลบจา

กหนว

ยงาน

ภายน

อกแล

ะภาย

ในกร

ม นา

ยทะเ

บยน/

ระ

เบยบ

วาดว

ยการ

รกษา

และล

งลาย

มอชอ

ชอรบ

ในเล

ม ทข

ล. ๒

หรอ

ใบรบ

เอกส

าร

ผชวย

นายท

ะเบย

น คว

ามลบ

ของท

างรา

ชการ

ของผ

สงเอ

กสาร

ขอ

มลขา

วสาร

ลบ

พ.ศ.

๒๕๔

๔

๒

ลงทะ

เบยน

รบเอ

กสาร

๓

นาท/

เรอง

ลง

ทะเบ

ยนรบ

เอกส

ารลบ

ในทะ

เบยน

ทขล

๑

นายท

ะเบย

น/

ระเบ

ยบวา

ดวยก

ารรก

ษา

ทข

ล. ๑

ผช

วยนา

ยทะเ

บยน

ความ

ลบขอ

งทาง

ราชก

าร

ขอมล

ขาวส

ารลบ

พ.

ศ. ๒

๕๔๔

หว

หนาห

นวยง

าน

คำาสง

กรมช

ลประ

ทาน

๓

พจาร

ณาส

งการ

๒

นาท/

เรอง

เส

นอเร

องเพ

อใหก

รมพจ

ารณ

าสงก

าร

หรอ

ท ข.

๔๓๑/

๒๕๕๕

ผไ

ดรบม

อบหม

าย

ลว. ๑

๑ เม

.ย. ๒

๕๕๕

๔

ลงทะ

เบยน

บนทก

๓

นาท/

เรอง

บน

ทกรา

ยละเ

อยดแ

ละกา

รปฏบ

ตตอข

อมลข

าวสา

รลบน

นๆ

นายท

ะเบย

น/

ระเบ

ยบวา

ดวยก

ารรก

ษา

กา

รปฏบ

ตงาน

ผช

วย

ความ

ลบขอ

งทาง

ราชก

าร

ทข

ล. ๓

นา

ยทะเ

บยน

พ.ศ.

๒๕๔

๔

ขอมล

ขาวส

าร

จบ

รบเอ

กสาร

จากห

นวยง

านภา

ยนอก

/ภาย

ในกร

ม

บทท ๗ กระบวนงานสารบรรณกลางของกรม 83

ร�ยล

ะเอยด

กระบวน

ง�นก

�รสง

ขอมล

ข�วส

�รลบ

ลำ�ด

บ ผง

กระบ

วนก�

ร ระ

ยะเว

ล�

ร�ยล

ะเอย

ดง�น

ผร

บผดช

อบ

เอกส

�รทเ

กยวข

อง

ดำ�เน

นก�ร

เรมต

น

๑

ตรวจ

สอบเ

อกสา

ร ๑

นาท/

เรอง

นา

ยทะเ

บยนต

รวจส

อบเอ

กสาร

กอนจ

ดสงใ

หหนว

ยงาน

นา

ยทะเ

บยน/

ทเกย

วของ

ผช

วย

นายท

ะเบย

น

ขอมล

ขาวส

ารลบ

๒

ปดทบ

ใบปก

/ใสซ

อง

๒ นา

ท/เร

อง

ปดทบ

เอกส

าร/ใ

สซอง

ทบแส

ง เพ

อมให

ผทไม

มหนา

ทเขา

ถง

นายท

ะเบย

น/

ระเบ

ยบวา

ดวยก

ารรก

ษา

ทบ

แสงแ

ละจา

หนาซ

อง

ขอ

มลขา

วสาร

นนๆ

จาหน

าซอง

ถงผร

บ ผช

วย

ความ

ลบขอ

งทาง

ราชก

าร

ถง

ผรบ

นายท

ะเบย

น พ.

ศ. ๒

๕๔๔

ขอ

มลขา

วสาร

ลบ

๓

ลงทะ

เบยน

เลมส

ง ๑

นาท/

เรอง

ลง

ทะเบ

ยนสง

ใน ท

ขล.๒

เพอใ

หหนว

ยงาน

ทเกย

วของ

ลงรบ

นา

ยทะเ

บยน/

ระ

เบยบ

วาดว

ยการ

รกษา

ทขล.

๒

ใน

กรณ

ทไมส

ามาร

ถใหผ

รบลง

รบใน

เลมไ

ดใหใ

ชใบต

อบรบ

ผช

วย

ความ

ลบขอ

งทาง

ราชก

าร

เอ

กสาร

ขอมล

ขาวส

ารลบ

เปนห

ลกฐา

นในก

ารรบ

แทนแ

ลว

นายท

ะเบย

น พ.

ศ. ๒

๕๔๔

ขอ

มลขา

วสาร

ลบ

๑

84 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ร�ยล

ะเอยด

กระบวน

ง�นก

�รสง

ขอมล

ข�วส

�รลบ

ลำ�ด

บ ผง

กระบ

วนก�

ร ระ

ยะเว

ล�

ร�ยล

ะเอย

ดง�น

ผร

บผดช

อบ

เอกส

�รทเ

กยวข

อง

ดำ�เน

นก�ร

๑

๔

บนทก

การป

ฏบตง

าน

๓ นา

ท/เร

อง

บนทก

การป

ฏบตใ

น ทข

ล. ๓

เพอใ

หทรา

บวาข

อมลข

าวสา

รนน

นายท

ะเบย

น/

ระเบ

ยบวา

ดวย

ทขล.

๓

ดำา

เนนก

ารอย

างไร

บาง

ผชวย

นายท

ะเบย

น กา

รรกษ

าควา

มลบ

ขอ

มลขา

วสาร

ลบ

ของท

างรา

ชการ

พ.ศ

. ๒๕๔

๔

๕

สงเอ

กสาร

ภา

ยใน

ดำาเน

นการ

สงเอ

กสาร

ใหเป

นไปต

ามระ

เบยบ

เพอใ

หผเก

ยวขอ

ง เจ

าหนา

ทนำาส

าร

ระเบ

ยบวา

ดวย

๑

วนทำา

การ

ดำาเน

นการ

ตามท

กรมส

งการ

(เจ

าหนา

ท กา

รรกษ

าควา

มลบ

สง

เอกส

าร)

ของท

างรา

ชการ

พ.ศ

. ๒๕๔

๔

จบ

บทท ๗ กระบวนงานสารบรรณกลางของกรม 85

ร�ยล

ะเอยด

กระบวน

ง�นก

�รเกบห

นงสอ

ลำ�ด

บ ผง

กระบ

วนก�

ร ระ

ยะเว

ล�

ร�ยล

ะเอย

ดง�น

ผร

บผดช

อบ

เอกส

�รทเ

กยวข

อง

ดำ�เน

นก�ร

เรมต

น

๑

๕ นา

ท/เร

อง

รบเร

องทด

ำาเนน

การเ

สรจแ

ลวแล

ะตอง

การ

เจาห

นาท

ระเบ

ยบ

เก

บเปน

เอกส

ารอา

งอง

ตรวจ

สอบม

าทำาก

ารปร

ะทบต

รา

เกบเ

อกสา

ร สำา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

ปร

ะทบต

รากำา

หนดเ

วลา

กำา

หนดเ

วลาก

ารจด

เกบร

ะเบย

บสำาน

กนาย

กรฐม

นตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

การเ

กบหน

งสอ

พ.

ศ. ๒

๕๒๖

เจ

าหนา

ท ระ

เบยบ

๒

ลงทะ

เบยน

หนงส

อเกบ

๕

นาท/

เรอง

ลง

ทะเบ

ยนเล

มเกบ

เอกส

ารใน

แตละ

วน

เกบเ

อกสา

ร สำา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วา

ดวยง

านสา

รบรร

ณ

พ.

ศ. ๒

๕๒๖

๓

คดแย

กเอก

สาร

ภายใ

น คด

แยกเ

อกสา

รตาม

หมวด

หมขอ

งเนอ

หา โด

ยดจา

กชอเ

รอง

เจาห

นาท

ตามร

หสแฟ

ม ๑

วนทำา

การ

หรอใ

จควา

มสำาค

ญขอ

งเนอ

หา แ

ลวสร

ปใจค

วาม

เกบเ

อกสา

ร

เพ

อเตร

ยมเก

บเขา

แฟมง

านนน

ๆ เช

น เร

องขอ

เชญ

ประช

ม

จะ

จดเข

าแฟม

ประช

ม เพ

องาย

ในกา

รคนห

า ตร

วจสอ

บและ

๒

ทำาลา

ย

86 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ร�ยล

ะเอยด

กระบวน

ง�นก

�รเกบห

นงสอ

ลำ�ด

บ ผง

กระบ

วนก�

ร ระ

ยะเว

ล�

ร�ยล

ะเอย

ดง�น

ผร

บผดช

อบ

เอกส

�รทเ

กยวข

อง

ดำ�เน

นก�ร

๑

๔

ภา

ยใน

เรยง

ลำาดบ

หนงส

อกอน

-หลง

จากก

ารลง

รบ ใน

การล

ำาดบเ

ลข

เจาห

นาท

เรยง

ลำาดบ

หนงส

อ ๑

วนทำา

การ

ใหกา

รลำาด

บเลข

จากว

นทลง

รบกอ

นหนา

ขนมา

ถงปจ

จบน

เกบเ

อกสา

ร

กอ

น-หล

งตาม

ลำาดบ

เนอง

จากอ

าจตอ

งใชบ

อยคร

ง

กา

รลงร

บงาน

๕

จดเก

บเอก

สารเ

ขาแฟ

ม ภา

ยใน

จดเก

บเอก

สารเ

ขาแฟ

มตาม

หมวด

หมทก

ำาหนด

โดยล

งเลข

ท เจ

าหนา

ท

๑ วน

ทำากา

ร ขอ

งเอก

สาร

เพอง

ายแก

การค

นหา

เกบเ

อกสา

ร

๖

ตรวจ

สอบ

สนปป

ฏทน

ตรวจ

สอบห

นงสอ

ทจดเ

กบเพ

อรวบ

รวมห

นงสอ

ทครบ

อาย

เจาห

นาท

อายก

ารเก

บ

การเ

กบใน

ปนนเ

พอจะ

ไดดำา

เนนก

ารดา

นทำาล

ายเอ

กสาร

ตอไป

เก

บเอก

สาร

จบ

บทท ๗ กระบวนงานสารบรรณกลางของกรม 87

ร�ยล

ะเอยด

กระบวน

ง�นก

�รทำ�

ล�ยเอก

ส�ร

ลำ�ด

บ ผง

กระบ

วนก�

ร ระ

ยะเว

ล�

ร�ยล

ะเอย

ดง�น

ผร

บผดช

อบ

เอกส

�รทเ

กยวข

อง

ดำ�เน

นก�ร

เรมต

น

๑

สำารว

จหนง

สอ

๑ สป

ดาห

ภายใ

น ๖๐

วนห

ลงสน

ปปฏท

นเจา

หนาท

ผรบผ

ดชอบ

เจ

าหนา

ท ระ

เบยบ

ทครบ

อายก

ารเก

บ

ในกา

รเกบ

หนงส

อทำาก

ารสำา

รวจห

นงสอ

ทครบ

อายก

ารเก

บ เก

บเอก

สาร

สำานก

นายก

รฐมน

ตร

ในปน

น ไม

วาจะ

เปนห

นงสอ

ทเกบ

ไวเอ

งหรอ

ทฝาก

เกบไ

ว

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

ทสำาน

กหอจ

ดหมา

ยเหต

แหงช

าต

พ.

ศ. ๒

๕๒๖

๒

จดทำา

บญชห

นงสอ

๑

สปดา

ห เจ

าหนา

ทเกบ

เอกส

ารจด

ทำาบญ

ชหนง

สอขอ

ทำาลา

ย เจ

าหนา

ท ระ

เบยบ

ขอทำา

ลายต

ามระ

เบยบ

เพอเ

สนอก

รม (ร

องอธ

บด)

เกบเ

อกสา

ร สำา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

สำา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

วา

ดวยง

านสา

รบรร

ณฯ

พ.

ศ. ๒

๕๒๖

คำาสง

กรมช

ลประ

ทาน

๑

ท ข

๑๐๖๘

/๒๕๕

๔

88 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ร�ยล

ะเอยด

กระบวน

ง�นก

�รทำ�

ล�ยเอก

ส�ร

ลำ�ด

บ ผง

กระบ

วนก�

ร ระ

ยะเว

ล�

ร�ยล

ะเอย

ดง�น

ผร

บผดช

อบ

เอกส

�รทเ

กยวข

อง

ดำ�เน

นก�ร

๑

๓

แตงต

งคณ

ะกรร

มการ

ภา

ยใน

๑ วน

เจ

าหนา

ทเกบ

เอกส

ารจด

ทำาบน

ทกหร

อคำาส

งเสน

อกรม

เจ

าหนา

ท ระ

เบยบ

ทำาลา

ยหนง

สอ

(ร

องอธ

บด ต

ามคำา

สงกร

มชลป

ระทา

น ท

ข ๑๐

๖๘/๒

๕๕๔)

เก

บเอก

สาร

สำานก

นายก

รฐมน

ตร

เพอพ

จารณ

าแตง

ตงคณ

ะกรร

มการ

ทำาลา

ยหนง

สอ

วา

ดวยง

านสา

รบรร

ณ

ปร

ะกอบ

ดวยป

ระธา

น ๑

คน ก

รรมก

ารอย

างนอ

ย ๒

คน

พ.

ศ. ๒

๕๒๖

โดยป

กตให

แตงต

งจาก

ขารา

ชการ

ตงแต

.ระด

บ ๓

ขนไป

(ป

ฏบตก

าร)

๔

พจาร

ณาห

นงสอ

๑

สปดา

ห คณ

ะกรร

มการ

ทำาลา

ยหนง

สอพจ

ารณ

าหนง

สอทข

อทำาล

าย

คณะก

รรมก

าร

ระเบ

ยบ

ทข

อทำาล

าย

ตา

มบญ

ชหนง

สอทข

อทำาล

าย (ก

รณมค

วามเ

หนวา

หนงส

อ ทำา

ลายห

นงสอ

สำา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

แล

ะราย

งานผ

ล

ฉบบใ

ดไมค

วรทำา

ลาย

ใหปฏ

บตตา

มระเ

บยบส

ำานกน

ายก

วา

ดวยง

านสา

รบรร

ณ

รฐ

มนตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

พ.ศ

. ๒๕๒

๖) แ

ละรา

ยงาน

กรม

พ.

ศ. ๒

๕๒๖

๒

บทท ๗ กระบวนงานสารบรรณกลางของกรม 89

ร�ยล

ะเอยด

กระบวน

ง�นก

�รทำ�

ล�ยเอก

ส�ร

ลำ�ด

บ ผง

กระบ

วนก�

ร ระ

ยะเว

ล�

ร�ยล

ะเอย

ดง�น

ผร

บผดช

อบ

เอกส

�รทเ

กยวข

อง

ดำ�เน

นก�ร

๒

๕

พจาร

ณาส

งการ

ภา

ยใน

๑ วน

กร

มพจา

รณา

กรณ

เหนช

อบให

ทำาลา

ยจะส

งการ

ใหทำา

รอ

งอธบ

ด ระ

เบยบ

หนงส

อถงส

ำานกห

อจดห

มายเ

หตแห

งชาต

สำานก

นายก

รฐมน

ตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

พ.

ศ. ๒

๕๒๖

๖

ทำาหน

งสอถ

ง ๑

สปดา

ห ทำา

หนงส

อถงส

ำานกห

อจดห

มายเ

หตแห

งชาต

สวนก

ลาง/

ภมภา

ค คณ

ะกรร

มการ

ระ

เบยบ

สำานก

หอจด

หมาย

เหต

แล

ะเมอ

ไดรบ

คำาตอ

บวาใ

หทำาล

ายหน

งสอห

รอเอ

กสาร

ได

ทำาลา

ยหนง

สอ

สำานก

นายก

รฐมน

ตร

แหงช

าตสว

นกลา

ง/

ให

สำานก

/กอง

ดำาเน

นการ

ตอไป

(ภาย

ใน ๖

๐ วน

หาก

สำานก

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

ภมภา

ค

หอจด

หมาย

เหตแ

หงชา

ต ไม

แจงผ

ลการ

พจาร

ณาใ

หถอว

า

พ.ศ.

๒๕๒

๖

เห

นชอบ

)

๓

90 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ร�ยล

ะเอยด

กระบวน

ง�นก

�รทำ�

ล�ยเอก

ส�ร

ลำ�ด

บ ผง

กระบ

วนก�

ร ระ

ยะเว

ล�

ร�ยล

ะเอย

ดง�น

ผร

บผดช

อบ

เอกส

�รทเ

กยวข

อง

ดำ�เน

นก�ร

๓

๗

ดำาเน

นการ

ทำาลา

ย ๑

สปดา

ห คณ

ะกรร

มการ

ทำาลา

ยหนง

สอคว

บคมก

ารทำา

ลายใ

หเปน

ไป

คณะก

รรมก

าร

ระเบ

ยบ

ตา

มระเ

บยบ

ทำาลา

ยหนง

สอ

สำานก

นายก

รฐมน

ตร

วาดว

ยงาน

สารบ

รรณ

พ.

ศ. ๒

๕๒๖

๘

รายง

านกร

ม ๑

สปดา

ห เม

อดำาเ

นนกา

รทำาล

ายเส

รจเร

ยบรอ

ยแลว

คณ

ะกรร

มการ

คณ

ะกรร

มการ

ระ

เบยบ

ทำาลา

ยหนง

สอรา

ยงาน

ผลเพ

อใหก

รมรบ

ทราบ

ทำา

ลายห

นงสอ

สำา

นกนา

ยกรฐ

มนตร

วา

ดวยง

านสา

รบรร

ณ

พ.ศ.

๒๕๒

๖

๙

รบทร

าบผล

ภา

ยใน

๑ วน

กร

ม รบ

ทราบ

ผลกา

รดำาเ

นนงา

น ร

องอธ

บด

จบ

บทท ๗ กระบวนงานสารบรรณกลางของกรม 91

ร�ยล

ะเอยด

กระบวน

ง�นก

�รบร

ก�รส

งหนง

สอท�

งไปร

ษณย

ลำ�ดบ

ผง

กระบ

วนก�

ร ระ

ยะเว

ล�

ร�ยล

ะเอย

ดง�น

ผร

บผดช

อบ

เอกส

�รทเ

กยวข

อง

ดำ�เน

นก�ร

เรมต

น

รบหน

งสอฝ

ากสง

ภา

ยใน

สลก.

รบหน

งสอร

าชกา

รทฝา

กสงจ

ากสำา

นก/ก

องตา

ง ๆ

๑

จากส

ำานก/

กอง

๑ วน

ทำากา

ร พร

อมใบ

นำาสง

สงขอ

ง (ต

ามแบ

บฟอร

มของ

บรษท

ไปรษ

ณยไ

ทย)

สำานก

/กอง

ตางๆ

ใบ

นำาสง

สงขอ

ง

พร

อมใบ

นำาสง

สงขอ

ง

ตน ๑

ฉบบ

สำาเ

นา ๒

ฉบบ

เพอ

เปนห

ลกฐา

น

(ตาม

แบบฟ

อรมข

องไป

รษณ

ย)

ใน

การฝ

ากสง

หนงส

อราช

การท

างไป

รษณ

ย

ตร

วจคว

ามถก

ตอง

ดำา

เนนก

ารตร

วจสอ

บควา

มถกต

องใน

การจ

าหนา

ซอง

แบ

บการ

จาหน

าซอง

๒

และป

ระทบ

ตรา

ภายใ

น ตา

มแบบ

ฟอรม

ของ

บรษท

ไปรษ

ณยไ

ทย ก

รณไม

ถกตอ

ง สล

ก.

(ระเ

บยบส

ำานกน

ายกร

ฐมนต

ร

คา

ฝากส

งไปร

ษณย

๑ วน

ทำากา

ร สง

คนแก

ไข เม

อเรย

บรอย

แลวป

ระทบ

ตราท

อย

วา

ดวยง

านสา

รบรร

ณ

รา

ยเดอ

น

กรมช

ลประ

ทานแ

ละปร

ะทบต

ราชำา

ระคา

ฝากส

งราย

เดอน

พ.ศ.

๒๕๒๖

)

๑

92 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ร�ยล

ะเอยด

กระบวน

ง�นก

�รบร

ก�รส

งหนง

สอท�

งไปร

ษณย

ลำ�ดบ

ผง

กระบ

วนก�

ร ระ

ยะเว

ล�

ร�ยล

ะเอย

ดง�น

ผร

บผดช

อบ

เอกส

�รทเ

กยวข

อง

ดำ�เน

นก�ร

๑

๓

จดสง

หนงส

อ ภา

ยใน

ดำาเน

นการ

จดสง

เอกส

ารรา

ชการ

ไปทท

ำาการ

ไปรษ

ณยส

ามเส

น สล

ก.

ไป

ททำาก

ารไป

รษณ

ย ๑

วนทำา

การ

และร

บคนส

ำาเนา

ใบนำา

สงสง

ของเ

พอเป

นหลก

ฐาน

ในกา

รฝาก

สง

๔ รบ

คนสำา

เนาใ

บนำาส

ง ๑

ครง/

สปดา

ห รบ

คนสำา

เนาใ

บนำาส

งสงข

องทค

ดคาใ

ชจาย

ในกา

รฝาก

สง

สลก.

สงขอ

งจาก

จากบ

รษทไ

ปรษณ

ยเพอ

คดยอ

ดเงน

รวมค

าไปร

ษณย

บ.ไป

รษณ

ยไทย

ของส

ำานก/

กองต

างๆ

๕

รบเอ

กสาร

แจงใ

บแจง

หน

๑ คร

ง/เด

อน

ไดรบ

ใบแจ

งหนค

าไปร

ษณยป

ระจำา

เดอน

สล

ก.

จา

ก บ.

ไปรษ

ณยไ

ทย

(สนเ

ดอน)

จา

กบ.ไป

รษณ

ยไทย

๒

บทท ๗ กระบวนงานสารบรรณกลางของกรม 93

ร�ยล

ะเอยด

กระบวน

ง�นก

�รบร

ก�รส

งหนง

สอท�

งไปร

ษณย

ลำ�ดบ

ผง

กระบ

วนก�

ร ระ

ยะเว

ล�

ร�ยล

ะเอย

ดง�น

ผร

บผดช

อบ

เอกส

�รทเ

กยวข

อง

ดำ�เน

นก�ร

๒

๖

จดทำา

ใบเบ

กคาไ

ปรษณ

ย ๑

ครง/

เดอน

สล

ก.จด

ทำาใบ

เบกค

าไปร

ษณยร

ายเด

อน

สลก.

รา

ยเดอ

น

๗

สงหน

วยงา

นทเก

ยวขอ

ง ๑

ครง/

เดอน

สง

ใบเบ

กคาไ

ปรษณ

ยเพอ

ใหกอ

งการ

เงนด

ำาเนน

การต

อไป

สลก.

จบ

94 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

กรมศลปากร ก�รสงมอบเอกส�รประวตศ�สตร และ ก�รทำ�ล�ยเอกส�ร (เอกสารประกอบการสมมนา) กรงเทพมหานคร : กลมวจยและบรหารเอกสาร สำานกหอจดหมายเหตแหงชาต, ๒๕๕๒

กจคณตพงศ อนทอง, พลตร เทคนคก�รเขยนบนทกเสนอและก�รเกษยณหนงสอ กรงเทพมหานคร: หางหนสวนจำากด ภาพพมพ, ๒๕๕๒

นภาลย สวรรณธาดา, อดล จนทรศกด และกจคณตพงศ อนทอง, พนเอก เทคนคก�รเขยนหนงสอ หนงสอโตตอบและร�ยง�นก�รประชม พมพครงท ๕ (ปรบปรงแกไข) กรงเทพมหานคร : หางหนสวนจำากดภาพพมพ, ๒๕๕๐

พทยา อนทรบรรลอ, ก�รปฏบตต�มระเบยบว�ดวยก�รรกษ�คว�มลบของท�งร�ชก�ร พ.ศ. ๒๕๔๔ (เอกสารประกอบการบรรยาย) สำานกขาวกรองแหงชาต ๒๕๕๓

ราชบณฑตยสถาน หลกเกณฑก�รใชเครองหม�ยวรรคตอนและเครองหม�ยอน ๆ หลกเกณฑก�รเวนวรรค หลกเกณฑก�รเขยนคำ�ยอ ฉบบราชบณฑตยสถาน พมพครงท ๗

(แกไขเพมเตม) กรงเทพฯ : หางหนสวนจำากด อรณการพมพ, ๒๕๕๑

สำานกงาน ก.พ. ระเบยบสำ�นกน�ยกรฐมนตรว�ดวยง�นส�รบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และปรบปรงแกไข(ฉบบท ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘) และภ�คผนวก. พมพครงท ๒๒ กรงเทพมหานคร สำานกพมพสมหวาน, ๒๕๕๑.

สำานกงาน ก.พ. ระเบยบว�ดวยก�รรกษ�คว�มปลอดภยแหงช�ต พ.ศ. ๒๕๑๗ และระเบยบว�ดวยก�รรกษ�คว�มลบของท�งร�ชก�ร พ.ศ. ๒๕๔๔. กรงเทพมหานคร : หางหนสวนจำากด นำากงการพมพ, ๒๕๕๒.

สำานกงาน ก.พ. ระเบยบสำ�นกน�ยกรฐมนตรว�ดวยง�นส�รบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ พรอมคำ�อธบ�ย. พมพครงท๑๘ กรงเทพมหานคร : สำานกพมพสมหวาน, ๒๕๔๙.

หนงสอสำานกนายกรฐมนตร เรอง คำาอธบาย

บรรณ�นกรม

บทท ๗ กระบวนงานสารบรรณกลางของกรม 95

ถ�ม - ตอบ ๑. หนงสอภายนอก ๑.๑ สวนราชการเจาของหนงสอ กรณลงนามในนามสำานก/กอง ใหลงชอสวนราชการระดบใด ตอบ ลงชอสวนราชการระดบสำานก/กอง ๑.๒ สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการระดบใด ตอบ ลงชอหนวยงานตำากวาสวนราชการเจาของหนงสอหนงระดบ ๑.๓ การใชชอเรองกรณหนงสอตอเนองควรใชชออยางไร ตอบ ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรฯ กำาหนดใหใชชอเรองของหนงสอฉบบเดม แตถาชอเรองเดม

ขนตนดวยคำากรยา ใหเปลยนใชเปนคำานาม เชน ขออนมต ใหเปลยนเปนการขออนมต หรอ อนมต

๑.๔ กรณหนงสอถงพระภกษ ใชคำาขนตน และลงทายวาอะไร ตอบ นมสการ............ขอนมสการดวยความเคารพ ๑.๕ การพมพทตงของกรมชลประทาน พมพคำาวา กรงเทพมหานคร ไดหรอไม ตอบ เพอใหเปนมาตรฐานเดยวกนของกรม จงขอความรวมมอใหใชคำายอวา กทม.

๒. หนงสอภายใน และบนทก ๒.๑ กระดาษบนทกขอความ การพมพชอเรองถามขอความมากกวา ๑ บรรทด ในบรรทดถดไปตองม จดไขปลาหรอไม ตอบ ไมตองมจดไขปลา ๒.๒ การพมพสวนราชการตองพมพทตงดวยหรอไม ตอบ พมพเฉพาะสวนราชการและหมายเลขโทรศพท ไมตองพมพทตง

๓. หนงสอประทบตราแทนการลงชอ ๓.๑ ใหลงชอยอกำากบตราประทบในบรเวณใด ตอบ ภายในวงกรมตราประทบใตวนท ๓.๒ ระยะบรรทดระหวาง ถง กบ ท หางกนเทาไร ตอบ ระยะบรรทดปกตและเพมคากอนหนาอก ๖ พอยท (1 Enter + Before 6 pt)

๔. คำาสง ๔.๑ เสนทบระหวางเรองกบขอความตองมความยาวเทาไร ตอบ ในระเบยบสำานกนายกรฐมนตรฯ มไดกำาหนดไว แตเพอใหเปนมาตรฐานเดยวกนกรม

จงกำาหนดใหเสนดงกลาวยาว ๕ เซนตเมตร ๔.๒ การพมพคำาสง กรณเรองมขอความมาก ๑ บรรทด บรรทดท ๒ ใหวางตวหนงสอแนวใด ตอบ ใหจดแนวกงกลางหนากระดาษโดยคำานงถงความเหมาะสมของขอความ

96 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

๕. หนงสอรบรอง ๕.๑ การออกเลขทหนงสอทถกตองใชคำาวา “เลขท” หรอ “ท” อยางไร ตอบ ใหใชคำาวา “เลขท” ตามแบบในระเบยบสำานกนายกรฐมนตรฯ

๖. อน ๆ ๖.๑ การพมพหมายเลขโทรศพทมอถอ ควรแบงวรรคตอนอยางไร ตอบ แบงเปนกลม กลมละ ๔ เรมนบจากดานหลง ๖.๒ เมอพมพคำาวากรมชลประทานไปกอนหนาแลว ตอไปถาจะพมพยอใชคำาวา กรมฯ หรอ กรม ตอบ ใชคำาวา กรม ๖.๓ การพมพเลขหนาใชตวอกษรขนาดเทาใด ตอบ ขนาด ๑๖ พอยท ๖.๔ การเขยนเลขหนาตองมเครองหมาย - หนาและหลง ตวเลขดวยหรอไม ตอบ ตองมเครองหมาย - หนาและหลงเลขหนาดวย ๖.๕ เลขหนาควรอยหางจากขอบกระดาษดานบนเทาไร ตอบ ประมาณ ๑.๕ เซนตเมตร ๖.๖. การพมพขอความของหนาถดไปตองมเครองหมายทบ (/) ดวยหรอไม ตอบ ไมตองม ๖.๗ หนงสอเวยนใชพยญชนะ ว ตองมจด (.) ดวยหรอไม ตอบ ไมตองมจด ๖.๘ การอางถงหนงสอทมทงชนความลบ และชนความเรว จะตองระบชนอะไรกอน ตอบ ตองระบชนความลบกอน เพราะความลบมความสำาคญกวาชนความเรว ๖.๙ เลขทะเบยนรบ-สงหนงสอ ใชรหสพยญชนะของสำานก/กอง ตองใสจด (.) หลงรหสพยญชนะ หรอไม ตอบ ไมตองใสจด (.) หลงพยญชนะ เนองจากเปนรหสไมใชคำายอ ๖.๑๐ การพมพ ราง/พมพ/ตรวจ มมลางดานขวาตองเวนระยะหางจากขอบกระดาษดานลางเทาไร ตอบ ประมาณ ๑.๕ เซนตเมตร ๖.๑๑ กรณทหมายเลขโทรศพทหมายเลขเดยวกนกบโทรสาร จะใชเครองหมาย/กนระหวาง โทร. กบ โทรสาร ไดหรอไม ตอบ ใหใชเวนวรรคแทน ๖.๑๒ กรณโทรศพทสายใน จะใชคำาวา สายใน ภายใน หรอ โทร. ตอบ ใชคำาวา โทร.

๗. การทำาลายหนงสอ ๗.๑ คณะกรรมการทำาลายหนงสอตองมจำานวนเทาไร ตอบ ประธานกรรมการและกรรมการอกอยางนอยสองคน ๗.๒ การทำาลายหนงสอจะทำาลายไดปละกครง ตอบ หนวยงานสามารถดำาเนนการทำาลายหนงสอกครงกไดในแตละป

ภาคผนวก ๑. หนงสอเวยน เรอง คำาอธบายการพมพหนงสอราชการ 97

ภาคผนวก

98 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

๑. หนงสอเวยน เรอง คำ�อธบ�ย ก�รพมพหนงสอร�ชก�ร ภ�ษ�ไทยดวยโปรแกรมก�รพมพ ในเครองคอมพวเตอร และตวอย�งก�รพมพ

ภาคผนวก ๑. หนงสอเวยน เรอง คำาอธบายการพมพหนงสอราชการ 99

100 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๑. หนงสอเวยน เรอง คำาอธบายการพมพหนงสอราชการ 101

102 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๑. หนงสอเวยน เรอง คำาอธบายการพมพหนงสอราชการ 103

104 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๑. หนงสอเวยน เรอง คำาอธบายการพมพหนงสอราชการ 105

106 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๒. แบบสำาเรจรปหนงสอราชการภาษาไทยของกรมชลประทาน 107

๒. แบบสำ�เรจรป หนงสอร�ชก�รภ�ษ�ไทย ของกรมชลประท�น

108 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๒. แบบสำาเรจรปหนงสอราชการภาษาไทยของกรมชลประทาน 109

110 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๒. แบบสำาเรจรปหนงสอราชการภาษาไทยของกรมชลประทาน 111

112 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๒. แบบสำาเรจรปหนงสอราชการภาษาไทยของกรมชลประทาน 113

114 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๒. แบบสำาเรจรปหนงสอราชการภาษาไทยของกรมชลประทาน 115

116 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๒. แบบสำาเรจรปหนงสอราชการภาษาไทยของกรมชลประทาน 117

118 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๒. แบบสำาเรจรปหนงสอราชการภาษาไทยของกรมชลประทาน 119

120 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๒. แบบสำาเรจรปหนงสอราชการภาษาไทยของกรมชลประทาน 121

122 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

๓. แบบเอกสารตามระเบยบวาดวย การรกษาความลบ ของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ และคำาสงทเกยวของ

ภาคผนวก ๓. แบบเอกสารตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ และคำาสงทเกยวของ 123

124 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๓. แบบเอกสารตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ และคำาสงทเกยวของ 125

126 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๓. แบบเอกสารตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ และคำาสงทเกยวของ 127

128 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๓. แบบเอกสารตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ และคำาสงทเกยวของ 129

130 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๓. แบบเอกสารตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ และคำาสงทเกยวของ 131

132 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๓. แบบเอกสารตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ และคำาสงทเกยวของ 133

134 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๔. แบบและหนงสอทเกยวของกบการเกบรกษาและการทำาลายหนงสอ 135

๔. แบบและหนงสอทเกยวของกบ การเกบรกษา และการทำาลายหนงสอ

136 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๔. แบบและหนงสอทเกยวของกบการเกบรกษาและการทำาลายหนงสอ 137

138 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๔. แบบและหนงสอทเกยวของกบการเกบรกษาและการทำาลายหนงสอ 139

140 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๔. แบบและหนงสอทเกยวของกบการเกบรกษาและการทำาลายหนงสอ 141

142 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๔. แบบและหนงสอทเกยวของกบการเกบรกษาและการทำาลายหนงสอ 143

144 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๔. แบบและหนงสอทเกยวของกบการเกบรกษาและการทำาลายหนงสอ 145

146 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๔. แบบและหนงสอทเกยวของกบการเกบรกษาและการทำาลายหนงสอ 147

148 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

๕. ขอหารอ รปแบบหนงสอรบรอง

ภาคผนวก ๓. แบบเอกสารตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ และคำาสงทเกยวของ 149

150 คมอปฏบตงานดานงานสารบรรณของกรมชลประทาน ฉบบปรบปรง พ.ศ. ๒๕๕๕

ภาคผนวก ๖. สำาเนาคำาสงแตงตงคณะทำางานดำาเนนงานจดทำาคมอปฏบตงานสารบรรณของกรม ฉบบปรบปรง ป พ.ศ. ๒๕๕๕ 151

๖. สำ�เน�คำ�สงแตงตงคณะทำ�ง�น ดำ�เนนก�รจดทำ�คมอ ปฏบตง�นด�นง�น ส�รบรรณของกรม ฉบบปรบปรงปพ.ศ.๒๕๕๕

rl,,,~,,,un~,u L~~l1.im,m~

~ ~ ",<i1'<J<I:<I:<I:

L~1l ~ LL~~,i'~ ~ ru.vh ~ lU,ilLilum,~~"lh~ ~ mJ jju.i~ 1U~lU~ lU ~1 ,lJ"ru ~ 1l~ m~

i:lUlJtJflJtJ\~ U~.M. ..<1:<1:<1:

~l~rl,k~",un~lUL~~l1.in1,m~ ~ ~ .,;'1"<1:<1:,,, ~~1U~ .." ~n'j1~~ ..<1:<1:", \~LL~~,i'~"ru.vh~lU,hLilUn1'

~~Vh~~1ltJjjlJ1i~lU~lU~lU~l'lJ"ru~1l~ m~ LL~."'L ilUm'L~~iJ L1~lJ'i1l~ \ tJ LLl1', ,rU

L~ 1l~iJ,n"'UnU' ~n f~~U~1nll1U~1w.un1'LtJ~ ~u LLtJ~~,tJLL lJlJ n1,~~vil1u~ ~ml~n1'1l11,n hw~,~ btJ'LLm~

n1,Vi~~1 UL~~1l' ""~Vi'L~"{ LL~.m~~~tJ'."Il1ujjtJ ,.mML-i'i~ L~~ L~~~m,"" nrllk~~1l~ ."un/n 1l~ 1Um~~~tJ'."IllU ~~~1l LL,i~,i'~~ ru.1-l" luLyj1ltJflJtJ"~~1ltJ!J·u.i~lu~lu~l1m,ru~1l~ m~1"Liiuih]iJUULL~.~~mru~~~u '1~;j'

• " • 'U

L~m1.in1,m~ tJ'.51U~ ru.1-l",U"'. ... "'l1Ul ~1~lJ'\l111vi, \ tJ f1fij~."jl-l1U

"''\1Ul~l~~,ml1u,~m'LL~.tJ'.~lul1~m, f1ru~~1\,'J1'IJ"'. c<. Ul~~Ui1~l 1!"!"iI un~~m'~luvi, \tJ'IllUlqjnl1 f1 ru:t: 'Yh,nu

<1:. U"~l1~~~~ ~tJniJ un~~n1'~luvi, \tJ'Il,U, qjm, fltu:t:'Vhn'tJ

". Ul~~l,\m-j~u Pi~Vj~ L:ijlVfWf1'll'U~'ml':i"lllUl 'kl,nu f1fU:t:'Vh'll'U

mi. ul~f~Ul LL~~M~5' LIi'1\'~Un~lU~'n1 ,'Il,U, qj~lU "ru.1-l1~lU

". Ul~~l'~1l1~ Fl~'l'VmmJ Lli'l~un~lU~'n1,'IllUlqj"U f1ru~ ..h-ll'U

«. ul~~l,'im~iJ Ul~~~l~ L~l~un~lU~'n1,'IllUlqj~lU flru:::Vl1'll'U

"'0. ,Ul~b~,.m L"IlMn1~ L~1~un~lu5,m,'IllUlqj~lU "ru.1-l1~lU

Ul~UlnU1l1 fm,n.,~6 b~lYnj'n'll'U~dnld'1!l\.nf1!'ll'U f1ru:::"V11'l1'U"''''. "'... Ul-lYf'JU1ru ~"j1'lpfU5~(;'l b..j'l'V~Un'll'U~"jrn':i·lhulCY'll'U "ru.1-l1~lU

'Ul'l~~l ~1J'Vf1'l L~l~un~lu~,nwlllUlqj~lU "ru.1-l1"uLL~.L~m1.in1'"''''. ",c<. \.I1'l"'11T'i11i"ll il'U€lil~ Lli'l~un~lU~'n1,tJiiu1i~lu Flru:::vh:n 'UbL(;'l::: ~<ijl EJ Ul '1J 1'4fll d

",<I:. ul~ru~oii!Jl bb~'lLV1"ll ~l~l1~1l~Ul~ ~ '" f'l ru~Vh:ll'UUG1::: ~-ri1U ~G'l'1J 1'4 fll d

." 1l,U';]'l'lU'"Il

"'. ",Lilum,~~1-l1~~1ltJjju1i'1U~lU~11\mru~1l~ n'~"UlJtJ futJ\~ U~. M. ..<1:<1:<1:

... ",Lilum,5u 1 m~m~fu~1lul11l1"

".j"" " "Il~U ;r~LL~,j'~iJLi'Ju~u\tJ

! (Ul~~1i M1L5~~~.1l1~)

L~~l1.in1,m~