Upload
um-lodzkie
View
3.349
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
Łódzka AkademiaPO KL
Metodologia projektowaA01
Urząd Marszałkowski w ŁodziDepartament ds. PO Kapitał Ludzki
Instytucja Pośrednicząca
Plan prezentacji Czym jest projekt w ramach PO KL?
Jak dobrze zacząć pracę?
Fazy tworzenia projektu – cykl życia projektu
Techniki planowania i analizy
Analiza sytuacyjna – weryfikacja dostępnych danych
Identyfikacja i diagnoza problemów
Konstruowanie celu głównego i celów szczegółowych
Ścieżka wniosku
1
Każdy projekt zaczyna się od pomysłu
Projekt dobrze przemyślany i umotywowany ma większe szanse powodzenia
Konieczne jest sprecyzowanie celu, jaki chcemy osiągnąć poprzez nasze działanie
Cele projektu muszą być zbieżne z założeniami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i ściśle związane z jego celami
Tworzenie projektu
3
Czym jest projekt?
4
PROJEKT
Zorganizowany, ułożony w czasie ciąg
wielu działań
Wynik musi być konkretny i mierzalny
Musi mieć określony początek i koniec
Adresowany do wybranych grup
odbiorców
Wymagający zaangażowania
środków rzeczowych, ludzkich i finansowych
Zmierzający do osiągnięcia konkretnego
wyniku/celu
W toku realizacji projektu wyodrębnić można 4 fazy życia projektu:
Cykl życia projektu
FazaIdentyfikacji
FazaPlanowania
FazaRealizacji
FazaEwaluacji
5
Cykl życia projektu
Faza identyfikacji
6
Faza identyfikacji
Rozpoznanie „rzeczywistej potrzeby” –
problemu, dla którego rozwiązania przyczyni się projekt
Identyfikacja odbiorców
i uczestników projektu
Wskazanie odpowiedzi na
istniejące problemy i środki
prowadzące do pożądanych
zmian
Problem społeczny opisany
szczegółowo, z użyciem
konkretnych danych i źródeł ich
pochodzenia
Definiowanie problemu
Odpowiadamy na kluczowe pytania:Na czym polega problem?
Co jest przyczyną problemu?
Ilu i jakich osób dotyczy zaistniały problem?
Na jakim terenie występuje niepożądana sytuacja?
Dlaczego problem należy usunąć?
Po odpowiedzi na te pytania wiemy:Dlaczego staramy się o dofinansowanie?
Warto rozważyć posłużenie się narzędziami wspomagającymi porządkowanie informacji np. analiza SWOT
Faza Identyfikacji
7
Definiowanie problemuPrzykładowe odpowiedzi na kluczowe pytania:
Słabe wyniki w nauce uczniów z terenu małej gminy wiejskiej
Dysproporcje w poziomie edukacji szkolnej pomiędzy obszarem wiejskim a miejskim oraz brak oferty zajęć pozalekcyjnych w gminnych szkołach, brak środków finansowych oraz rozwiniętej infrastruktury oświatowej
Problemem dotknięta jest duża część uczniów szkół
Niepożądana sytuacja występuje na terenie jednej, małej gminy wiejskiej
Rozwiązanie problemu jest konieczne, aby uczniowie osiągali lepsze wyniki w nauce i dzięki temu zdobywali lepsze wykształcenie, co pomoże zwiększyć dochody, zmniejszyć poziom bezrobocia w gminie
Faza Identyfikacji
8
Analiza SWOT to jedna z najczęściej stosowanych technik
planowania i analizy. Służy do porządkowania informacji.
Analiza SWOT
9
S (Strengths) – mocne strony
wszystko to co stanowi atut analizowanego obiektu
W (Weaknesses) – słabe strony
wszystko to co stanowi słabość, wadę analizowanego obiektu
T (Threats) – zagrożenia
wszystko to co stwarza dla analizowanego obiektu niebezpieczeństwo zmiany niekorzystnej
O (Opportunities) – szanse
wszystko to co stwarza dla analizowanego obiektu szansę korzystnej zmiany
Faza Identyfikacji
Definiowanie problemuĆWICZENIE I
10
Podział na 4 grupy po 5 osób
Czas trwania 20 minut
Opis ćwiczenia:
Dokonaj analizy i zdefiniuj problem na postawie przedstawionego poniżej opisu.
Na terenie małej gminy wiejskiej znajdują się 4 szkoły podstawowe oraz gimnazjum. Przez gminę nie przebiegają żadne ważne szlaki komunikacyjne, turystyczne. W gminie nie funkcjonuje ośrodek kultury, brak jest również innej instytucji o charakterze kulturalnym lub edukacyjnym. Funkcjonuje jedna, słabo wyposażona biblioteka publiczna. W gminie nie ma również klubu sportowego. Mieszkańcy gminy to wielodzietne rodziny, o niskim dochodzie na osobę, zajmujący się rolnictwem. Młodzież z gminy po ukończeniu gimnazjum wybiera najczęściej szkoły zawodowe, nieliczni dostają do szkół średnich oraz na studia. Na terenie gminy bardzo trudno jest uzyskać dostęp do Internetu.Dzieci i młodzież poświęcają wakacje oraz wolny od nauki czas na pomoc w gospodarstwach. Nieliczni mają możliwość wyjazdu poza teren powiatu.
Faza planowania
11
Problemy
Cele
Rezultaty / efekty
Działania
Cele PO KL
Cele powinny wynikać z problemów i być na nie odpowiedzią
Cele powinny się bezpośrednio przekładać na działania, a te na rezultaty
Zgodność rezultatów z działaniami i celami jest jednym z najważniejszych etapów oceny projektów
Rezultaty związane są bezpośrednio z efektami projektu, np. liczbą osób, które nabyły nowe kwalifikacje. Powinny zostać przedstawione w podziale na twarde i miękkie
Faza planowania
12
Faza planowania
Ma zapewnić spójne
skonstruowanie celu
Ma określić koszty konieczne dla zrealizowania
zadań
Ma zaowocować jasno
sprecyzowanymi zadaniami
Efekty fazy planowania
Harmonogram realizacji projektu
Opis działań podejmowanych
w projekcie
Sporządzony budżet projektu
Wniosek
PO KL
Faza Planowania
Faza planowania
13
Przykłady
CEL
Zwiększenie szans edukacyjnych z zakresu języka angielskiego wśród 200 uczniów Szkoły Podstawowej nr 1 w Nepomucenowie przez okres 24 miesięcy.
Dobry przykład
REZULTAT
200 uczniów poprawi wyniki w nauce języka
obcego o 1 punkt.
190 uczniów, którzy zdadzą egzamin
z j. angielskiego na poziomie A2.
Faza planowania
14
Przykłady
Zły przykład
CEL
Zwiększenie szans edukacyjnych z zakresu języka angielskiego wśród 200 uczniów Szkoły Podstawowej nr 1 w Nepomucenowie przez okres 24 miesięcy.
REZULTAT
450 godzin lekcyjnych z j. angielskiego
200 uczniów wzięło udział w zajęciach z j.
angielskiego
Rama logiczna projektuPodstawowym narzędziem używanym do planowania
projektów i zarządzania nimi jest RAMA LOGICZNA.
Rama logiczna to efektywna technika umożliwiająca
identyfikowanie i analizowanie problemu, a także definiowanie
celów oraz działań, które należy podjąć, by te problemy rozwiązać.
FAZA I FAZA II
Analiza obecnej sytuacji, by stworzyć wizję pożądanej
sytuacji oraz wybrać strategię osiągnięcia tej wizji
Idea projektu jest rozwijana w szczegółach operacyjnych
Faza Planowania
15
Rama logiczna projektu
FAZA ANALIZY FAZA PLANOWANIAANALIZA PROBLEMU
Identyfikacja uczestników, ich kluczowych problemów, przeszkód i możliwości, określenie związków przyczynowo-
skutkowych.
RAMY PROJEKTU
Definiowanie struktury projektu, test jego wewnętrznej logiki, formułowanie mierzalnych
celów, definiowanie środków i kosztów ogólnych.
ANALIZA CELÓW
Ustalenie celów na podstawie zidentyfikowanych problemów, określenie
środków do zakończenia związków.
PLAN DZIAŁANIA
Określanie kolejności i współzależności działań, określanie czasu ich trwania,
ustalenie kamieni milowych i przydzielenie odpowiedzialności.
ANALIZA STRATEGICZNA
Określenie różnych strategii do osiągnięcia celów, definiowanie głównych celów (cele
ogólne i cele projektu).
PLANOWANIE ZASOBÓW
Od planu działań, rozwijanie planów wkładu oraz budżetu.
Faza Planowania
16
Analiza problemu
Istota projektuProjekt tworzy się po to, aby odpowiadał na problemy beneficjentów.
Prawidłowo zaplanowany projekt odpowiada na rzeczywiste potrzeby odbiorców.
Istota problemuPrzedstawiamy zwięzły opis sytuacji, który jak najlepiej zobrazuje specyfikę problemu.
Wskazujemy i opisujemy obszar oraz ludzi, których problem dotyczy
Tworzymy drzewo problemów - prezentujemy negatywne aspekty istniejącej sytuacji
Faza Planowania
17
Analiza celówTechnika służąca:
Opisowi przyszłego stanu rzeczy, który zaistnieje po rozwiązaniu problemów
Identyfikacja potencjalnych rozwiązań
Przekształceniu aspektów negatywnych w pozytywne
Analiza celów przedstawia pozytywne aspekty pożądanej przyszłej sytuacji w postaci drzewa
celów.
Drzewo celów to pozytywne lustrzane odbicie drzewa problemów i polega na
przeformułowaniu problemów na cele.
Faza Planowania
18
Analiza celów
PROBLEM CEL
Niskie oceny uczniów z egzaminów końcowych
w szkole podstawowej
Poprawa wyników z egzaminów końcowych
uczniów szkoły podstawowej
Niski wskaźnik aktywności zawodowej osób do 25.
roku życia
Wzrost wskaźnika aktywności zawodowej osób do 25. roku życia
Faza Planowania
19
20
Kryteria SMART
S (Simple)
konkretne i proste
A (Assesable) mierzalne
jakościowo
M (Measurable)
mierzalne ilościowo
R (Realistic) realne do
osiągnięcia
Cele projektu powinny spełniać kryteria S M A R T
T (Time-bound) określone w czasie
Analiza celówFaza Planowania
Analiza celówPrawidłowo sformułowany cel ogólny projektu:
Podniesienie posiadanych kompetencji informatycznych w ramach obsługi oprogramowań graficznych do poziomu zaawansowanego użytkownika u 100 uczestników projektu do końca 2009 r.
Prawidłowo sformułowane cele szczegółowe projektu:
Faza Planowania
21
1. Podniesienie umiejętności obsługi oprogramowania graficznego "XXX" o co najmniej 80% u 100 uczestników projektu,
2. Podniesienie o co najmniej 70% wiedzy u 100 uczestników projektu z zakresu umiejętności wykorzystywania innowacyjnych przyrządów informatycznych do projektowania wirtualnego,
3. Podniesienie o co najmniej 80% umiejętności u 100 uczestników z zakresu obróbki i korekty zdjęć przy użyciu programu "XXX".
Analiza strategii
Analiza strategii polega na:
selekcji strategii, które będą używane do osiągnięcia pożądanych celów
podjęciu decyzji, które z celów zostaną ujęte w projekcie, a które z nich nie będą osiągane poprzez realizację projektu
ustaleniu i sformułowaniu celu ogólnego projektu
Faza Planowania
22
Problem i cel projektuĆWICZENIE II
23
Podział na 4 grupy po 5 osób
Czas trwania 20 minut
Opis ćwiczenia:
Na podstawie dokonanej w Ćwiczeniu I analizy problemu dokonaj analizy celów, strategii i wskaż cel ogólny i cele szczegółowe projektu.
W wyniku przeprowadzonych analiz otrzymujemy wstępną
koncepcję projektu, która określa uwarunkowania społeczne
i gospodarcze, definiuje wszystkie podmioty, które mają
bezpośredni lub pośredni wpływ na projekt, identyfikuje
potencjalną grupę docelową projektu, przedstawia propozycje
rozwiązań po dokonaniu weryfikacji i wyboru strategii działania.
Wstępna koncepcja projektu przekładana jest na matrycę logiczną projektu, która jest jednym z najważniejszych narzędzi
stosowanych na etapie przygotowania wniosku projektowego.
Faza Planowania Matryca logiczna
24
Faza Planowania
Opis projektu
WskaźnikiŹródła weryfikacji
Założenia
Cel ogólny
Cele projektu (szczegółowe)
Rezultaty
Działania
Matryca logiczna
25
Logika pionowa określa, co projekt ma realizować, wyjaśnia związki przyczynowe oraz określa założenia i potencjalne problemy mające wpływ na projekt, ale od niego niezależne
Matryca logicznaFaza Planowania
26
Logika pozioma dotyczy pomiaru efektów projektu oraz zasobów wykorzystanych do jego realizacji poprzez określenie wskaźników pomiaru oraz źródeł, dzięki którym pomiar będzie weryfikowalny
Faza Planowania Matryca logiczna
Cel ogólny
Cele projektu
Rezultaty
Działania
Szersze cele sektorowego lub narodowego programu,
do którego projekt ma wnosić wkład przyczyniając się
do realizacji priorytetów programu operacyjnego
Trwałe korzyści dostarczane adresatom w wyniku
realizacji projektu
Mierzalne, bezpośrednie korzyści dostarczane
przez projekt dla jego odbiorców
W jaki sposób korzyści projektu będą dostarczane
adresatom projektu
27
Opis projektu
WskaźnikiŹródła
weryfikacjiZałożenia
Matryca logicznaFaza Planowania
Obiektywnie weryfikowalne wskaźniki opisują cele projektu w mierzalnych kategoriach i zapewniają podstawy dla mierzenia wydajności. Określony wskaźnik powinien uwzględniać ilość, jakość, czas oraz lokalizację. Stanowią podstawę oceny wykonania zakładanych w projekcie celów.
Kiedy wskaźniki są sformułowane, powinno zostać określone źródło informacji i sposób zbierania danych. Należy określić:
format, w którym informacja powinna być udostępniona (np. raporty, statystyki z projektu)
kto powinien dostarczać informacje
częstotliwość sporządzania informacji
Czynniki zewnętrzne, jakie muszą zaistnieć w odniesieniu do celów projektu, aby możliwe było osiągnięcie celu ogólnego.
Należy uwzględnić jakie czynniki zewnętrzne mogą to utrudnić lub uniemożliwić.
28
29
Faza realizacji
Uruchomienie i realizacja
projektu zgodnie
z założeniami i złożonym wnioskiem
Najczęściej to tutaj przyznane
zostaje dofinansowanie
Zarządzanie finansowe projektem – konieczność utworzenia rachunku
bankowego i zabezpieczenia
realizacji umowy
Zaczynasz działać!
Kontrola finansowa –
może ją przeprowadzić
instytucja, która
przyznała dotację albo
inna instytucja uprawniona
Faza realizacji
Konieczność prowadzenia
działań sprawozdawczych
dotyczących realizowanego
projektu
30
Faza ewaluacji
Ewaluacja polega na badaniu
i monitorowaniu rezultatów projektu
Wymaga cofnięcia się do etapu identyfikacji
i sprawdzenia czy skutki naszego
działania (rezultaty projektu) są zgodne
z tym co identyfikowaliśmy
na początku pracy z projektem
Faza ewaluacji
31
Rodzaje ewaluacjiFaza Ewaluacji
Rodzaje ewaluacji:
ex-ante – dokonywana przed rozpoczęciem projektu
on-going – przeprowadzana w trakcie realizacji projektu
ex-post – dokonywana po zakończeniu projektu
Narzędzia ewaluacji:
ankieta
analiza dokumentacji
wywiad
obserwacja
Złożenie wniosku w Punkcie
Informacyjnym PO KL
Przekazanie wniosku do
Wydziału Obsługi Projektów
Ocena formalna wnioskuPoinformowanie beneficjenta listownie
Ocena merytoryczna wniosku Poinformowanie beneficjenta listownie
Przygotowanie umowy Przesłanie PRAWIDŁOWYCH załączników
Podpisanie umowy
Wniesienie zabezpieczenia Wypłata środków
Ścieżka wniosku
33
Podsumowanie
34
WARTO ZAPAMIĘTAĆ
1. Nie rozpoczynamy pracy od wypełniania Generatora Wniosków Aplikacyjnych.
2. Pracę zaczynami od opracowania projektu, który jest punktem wyjściowym do wypełnienia GWA.
3. Dobry projekt musi opierać się na dobrze zidentyfikowanym problemie oraz na poprawnie sformułowanych celach.
4. Twój projekt musi zakończyć się konkretnym, mierzalnym efektem, który rozwiąże problem – przyczynę powstania projektu.
Źródła informacji Podręcznik zarządzania cyklem projektu
Podręcznik zarządzania projektami miękkimi
Poradnik projektodawcy. Praktyczne aspekty realizacji projektów EFS
www.pokl.lodzkie.pl
www.efs.gov.pl
35
Dziękuję za uwagę