Sistem informasi kerangka kerja dan strategiColin LeekSenior Dosen, Fakultas Sistem Informasi dan Rekayasa, LeedsMetropolitan University, Leeds, Inggris

Sistem informasi manajemen penyedia sering masih gagal untuk memberikan sistem yang sesuai dengan spesifikasi pengguna dirasakan.

Masalah utama adalah kurangnya perspektif strategis sistem informasi dan teknologi informasi yang mendukung mereka dan pandangan yang berbeda di seluruh organisasi dari apa yang manajemen sistem informasi. Menyelidiki beberapa aspek dari masalah ini dan menunjukkan sebuah metodologi portofolio untuk meningkatkan penggabungan bangunan sistem ke dalam tujuan bisnis secara keseluruhan.

"Sistem informasi Manajemen". kita semua tahu apa yang mereka. Kita semua tahu di mana mereka masuk ke dalam organisasi kami, ke departemen kami, bagian kami, pengambilan keputusan kita. atau apakah kita? MIS adalah suatu, terpadu user-mesinsistem untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan pengambilan keputusan fungsi dalam organisasi (Davis danOlsen, Sistem Informasi Manajemen,McGraw-Hill)Sayangnya, salah satu masalah utamadengan penyediaan sistem informasi adalahkurangnya koherensi antara berbagai tertarikpihak. Dalam prakteknya orang yang berbeda dalamorganisasi akan menafsirkan konsepsistem informasi manajemen (SIM)dengan cara yang sangat berbeda. informasiberorientasi teknologi akan melihatnya sebagai perangkat kerasdan perangkat lunak. Beberapa pengguna mungkin melihatnya sebagaidimuliakan sistem pengarsipan, yang lain sebagai komunikasisaluran, beberapa akan melihatnya sebagai ancaman,orang lain sebagai bentuk kekuasaan dan lain-lain sebagaikewajiban (Gambar 1). Ada demikian akan kesalahpahamanantara sistem informasipenyedia, sistem informasi pengguna dan

strategi bisnis. Ada juga seringkurangnya upaya kolaboratif pada informasisistem proposal dan ketentuan antaradepartemen dan divisi yang berbeda dalamorganisasi.Pendekatan strategis dapat membantu di sini (Gambar2), dengan mengambil top-down, pandangan holistik daristrategi perusahaan, dan akan memungkinkan untuk pencapaiantujuan dengan menetapkan kerangka kerja untukmemonitor struktur dari pengirimansistem dan pemeliharaannya, sertapotensial untuk pengukuran operasionalkeberhasilan dan analisis risiko, monitoring danaudit integritas sistem secara keseluruhan. Ini benar-benarkasus menyediakan kerangka kerja sehingga MISpenyediaan dipandu dan dikendalikan sebagai bagian darikerangka kerja strategis secara keseluruhan, sehinggaperusahaan bermanfaat bagi semua pengguna.Mari kita lihat kerangka strategispenyediaan sistem informasi danintegrasi sistem informasi dan informasiteknologi.

Informasi sistem paradigma tidaksebuah "menara gading" paradigma, yang saya maksudbahwa sistem informasi tidak ada pada mereka

sendiri. Konsep sistem informasi adalahtak terelakkan terkait dengan data: data yang dikumpulkandari keduanya (bisnis internal) operasionalsistem dan sumber data eksternal. kita bisamelihat penyediaan informasi sebagai piramida(Gambar 3), dengan teknologi informasiinfrastruktur atau platform yang mendukungpengumpulan data dan manipulasi dari luasberbagai sumber data entry mulai darilangsung masuk oleh petugas dan panitera untuk batchmasuk dan didownload dari entri data lain,jauh, sistem. Seringkali operasional sistemyang merupakan hari-hari workhorsesbisnis - hal-hal seperti kontrol stoksistem kegiatan pencatatan arus saham, danurutan sistem penjualan rekaman kegiatanindividu perintah dan kemajuan setiap order ini -akan menghasilkan sebuah database perusahaan yangsistem informasi dapat dimanfaatkan. Jadi, misalnya,dari sistem aliran saham kita dapat memperolehdata mentah untuk mengimplementasikan sebuah informasisistem tentang pengoptimalan saham. informasisistem sehingga duduk konseptual di atasdari pengumpulan data dan platform penyimpanan.Bersama dengan ini database operasionalsekarang ada banyak database eksternal(Gambar 4) tersedia melalui jaringan luasdan internet. Menggabungkan data darikedua sumber memungkinkan kita potensimenghasilkan perusahaan yang komprehensifdatabase dan itu, informasi yang sangat bergunasistem.

Sering kali batas antara sebuah informasisistem dan operasional pendukungsistem menjadi kabur. Operasional sistemdan sistem informasi tidak biasanya duadiskrit set sistem. Pemantauan stok(sistem operasional) dan optimalisasi saham

(sistem informasi) mungkin akanmenjadi bagian dari sistem kontrol stok. Beberapa darisistem informasi bisnis dikandungdan dibangun sebagai bagian integral dari operasionalsistem, yang lain sebagai spesifik proyek merekasendiri yang benar.Saling ketergantungan ini terjadi antarasistem informasi dan teknologi informasifungsi, dan antara operasionalkegiatan dan kebutuhan informasi,menyebabkan konflik. Hal ini lebih diperparaholeh dominasi historis informasiteknologi sebagai media operasional,bukan penyedia informasi. Informasi yang "istilahteknologi "diciptakan pada tahun 1980 untukmenekankan pergeseran dari pengolahan data untukpenyediaan informasi; sayangnyaresidu dari mentalitas pengolahan datamasih bersama kami di banyak organisasi.

Sering ada masalah naik dariberbeda disiplin ilmu sistem informasidan teknologi informasi. Jenis masalahdihadapi sebagai akibat dari persepsidalam lingkungan bisnis adalah:1 aplikasi Operasional dipandang lebihmenekan. Hal ini lebih "penting" untuk mendapatkanorder penjualan sistem pemrosesan order dariuntuk membangun sistem order penjualan informasi.2 sistem Informasi dipandang sebagai sekadarpelengkap untuk sistem operasional.3 Sebuah "TI yang dipimpin" sindrom didorong olehpara profesional teknologi informasi 'berpegang pada pasokan teknis.4 Para strategis hubungan antara informasiteknologi dan sistem informasi adalahkeras untuk menempa dan kemudian untuk mengontrol.

Gambar 1Berbeda persepsi sistem informasi

Gambar 2Pendekatan strategisMISperusahaan rencanaGambar 3Piramida sistem informasipemantauandan kontrolkeputusanmendukungsistemsistem informasipengumpulan dataplatform TI

Harus ada yang berbeda namun terintegrasistrategi untuk kedua sistem informasi danteknologi informasi. Keduanya harus menjadi bagianpertimbangan strategi bisnis secara keseluruhan(Gambar 5). Jelas peran informasiteknologi adalah untuk mendukung operasional dansistem informasi, yang pada gilirannya adalah untukmendukung pengambilan keputusan kegiatan sama sekalitingkatan manajemen. Dengan demikian kita dapat melihatfungsi teknologi informasi sebagai "memasok"dengan "tuntutan" dari sistem informasifungsi yang pada gilirannya "pasokan" ke"Tuntutan" dari manajemen (Gambar 6). Sebuah sikluskegiatan harus dipimpin oleh bisnisstrategi mempengaruhi sistem informasifungsi, yang pada gilirannya menunjukkan kebutuhannyadan prioritas dengan teknologi informasifungsi yang merasionalisasi dan persediaansesuai infrastruktur dan jasa. koordinasidari untaian sangat penting untukkeberhasilan proyek, tetapi permintaan, penawaran danpengembangan ditangani oleh kelompok yang berbeda

orang dalam perusahaan yang dapat mengakibatkankeputusan yang diambil dalam isolasi. inikeputusan mungkin terlihat baik jika dilihat olehkhususnya orang dari konteks keseluruhantetapi mereka dapat menyebabkan kebingungan utama.Seperti kita ketahui dari legiun didokumentasikan dengan baiklaporan, dan kelompok yang lebih besar dari tak tercatatlaporan, kurangnya koordinasi benar-benartidak membunuh, atau setidaknya sangat melukai proyek.Gambar 4basis Data ketersediaaninformasisistembasis Dataoperasionalaplikasi

Setiap kerangka metodologi digunakan untuk menyediakanini koordinasi harus memiliki sejumlahkunci fitur:1 Harus span seluruh jajaran pengembangandari identifikasi proyek kepadapasokan dan dukungan dari proyek selesai.2 Ini harus melibatkan manajemen senioryang harus memberikan dorongan dan pengaruhuntuk berhasil.3 Ini harus melibatkan manajer dari semua disiplin ilmu- Produksi, keuangan, pemasaran,dll - yang harus mengatur strategi dalamkeseluruhan konteks strategi bisnis.4 Ini harus berusaha untuk mendorong baiksistem informasi dan informasistaf teknologi untuk terlibat dalam semua tahapproyek (Gambar 7).Ini merupakan kesalahan umum dalam organisasi yangsistem informasi peran berakhir ketikaspesifikasi proyek diserahkan kerinci desain dan tim implementasi;dan bahwa keterlibatan pertama informasitim teknologi adalah tangan yang lebih. keduakelompok harus terlibat sampai batas tertentusepanjang siklus hidup proyek, termasukGambar 5

Perusahaan strategi dan sistem manajemen informasiGambar 6Teknologi informasi fungsipemeliharaan sistem setelah proyekadopsi oleh pengguna.Ini harus menerapkan apa pun metodologidiadopsi. Sangat sering IS dan departemen IT 'keterlibatan dalam proyek ini mirip denganyang ditunjukkan dalam grafik di atas pada Gambar 7:salah satu pengecualian bersama kegiatan. proyekmetodologi harus berusaha untuk memfasilitasi koperasiIS / IT keterlibatan seperti ditunjukkan dalamgrafik yang lebih rendah.Penggunaan kerangka portofolio adalahPendekatan yang diambil dari strategi bisnismetodologi. Sebuah teknik portofolio adalahdilaksanakan oleh "cocok" sistem menjadistruktur strategis secara keseluruhan sehingga memberikanmengintegrasikan benang antara strategi bisnis,penyediaan sistem informasi dan informasidukungan teknologi. Pembaca mungkinakrab dengan penggunaan portofolio untukmenganalisis seperangkat keseluruhan tujuan bisnis.Penggunaan portofolio dalam informasisistem penyediaan memiliki beberapa kesamaan tetapijuga banyak perbedaan.Pada contoh berikut (setelah Rob Lambertbab dalam TI Strategi Bisnis,diedit oleh Peppard, Pitman Publishing), sebuahportofolio dari empat kategori informasiproyek sistem diidentifikasi: Strategis: Proyek menyediakan berbedakeuntungan strategis. Operasional: Proyek untuk hari-hari operasidengan IS spin-off. Tinggi potensial: Proyek menyelidiki baruteknologi dan pendekatan. Dukungan: Proyek menyediakan mendasaridukungan untuk banyak kegiatan.Idenya adalah untuk dokter hewan setiap proyek dan memasukkannya kesalah satu slot kategori utama. Hal ini menempatkanproyek bermasalah karena banyak

tumpang tindih sejumlah kelompok portofolio. dalam prakteknyaini mungkin berarti bahwa proyek dapat dibagike proyek-proyek kecil untuk memfasilitasi Pigeonholing ini.Bahkan ini merupakan keuntungan karenamemprovokasi diskusi oleh kemudi portofoliokelompok pada peran yang tepat dari proyek. seringproyek yang diajukan dengan judul sederhana -misalnya "order penjualan sistem pengolahan" -dan fokus dianggap. Pada membahaspenempatan proyek dalam portofolio yangfokus dapat sering berubah dan terbukti lebih berguna.Misalnya selama diskusidi seluruh disiplin ilmu dan fungsi bisnis itumungkin menjadi jelas bahwa "usulan penjualanUntuk sistem pengolahan "diminta untukmenggantikan sistem saat ini yang tidak bisamengatasi beban kerja ini; dengan demikianpenjualan palungan mengusulkan bahwa itu adalah operasionalsistem. Pembahasan lebih lanjut dapat, bagaimanapun,mengungkapkan bahwa alasan utama untukbeban kerja meningkat menurun kepuasan pelanggan. Hasilnya adalah spesifikasi dimodifikasiuntuk meng-upgrade sistem saat ini (diklasifikasikansebagai operasional) bersama dengan sistem baru(klasifikasi kurang strategis) untuk memenuhi kebutuhanuntuk informasi pelanggan meningkat.Dalam prakteknya 05:57 kategori bisadipilih. Lebih dari enam cenderung terlalu rewel untukmenjadi produktif, menyebabkan fragmentasi terlalu banyak.Dan, tentu saja, empat cocok baik ke dalam diagram(pertimbangan basi tetapi sering pentinguntuk pelaporan dan administrasi). portofoliokelompok harus, jelas, dipilihuntuk mencerminkan pasar, lingkungan operasional,tujuan strategis, dll dari tertentuorganisasi.Sifat dan arti dari

daerah portofolio akan didefinisikan oleh proyekkemudi kelompok. Dalam contoh "potensi tinggi"bisa diambil untuk mengacu pada proyek-proyek yang mengeksplorasi teknologi baru, produk, metodologi,dll Jelas definisi lain mungkinmenjadi proyek dengan tinggi yang cepat membayar-off. Oleh karena ituSangat penting bahwa definisi kategori yang jelasdiidentifikasi dan ditaati.Tujuan dari proyek mengkategorikan memilikilebih manfaat dari diskusi hanya memicusifat dan dorong diusulkanproyek. Hal ini juga dapat memberikan kerangka rapiuntuk menyelidiki dan memantau gambaran daripemanfaatan sumber daya dan mudah menggabungkanstatus bergulir pengembangan proyekdalam portofolio. Sebuah keuntungan besar bisajuga ditarik oleh kelompok pengarah menyetujuiset faktor penentu keberhasilan berhubungan satu samaportofolio daerah.Sebagai contoh, aplikasi operasional mungkinmemiliki CSF permintaan berorientasi bahwa semua proyekdigolongkan sebagai "operasional" yang kuat dan dapat diandalkan;sedangkan aplikasi potensial tinggimungkin memiliki CSF permintaan berorientasi bahwa semuaproyek di daerah ini portofolio memiliki evaluasi cepat.Ini karena, dalam contoh pertama,kami ingin sistem operasional untuk menjadi seperti dekattahan peluru mungkin; di kedua, kitaingin mengambil keuntungan dari teknologi barusecepat mungkin. Demikian pula, operasionalaplikasi mungkin memiliki CSF pasokan berorientasiuntuk menjadi perangkat lunak rekayasa, sedangkan tinggiaplikasi potensial mungkin memiliki supplyorientedCSF selalu memanfaatkan sebuah prototipepengembangan pendekatan.Kesimpulannya, portofolio aplikasi

metode harus menjadi pendekatan dinamis. ituseharusnya tidak linier. Ini harus terbuka untukreview, umpan balik dari tahap apapun kepada sebelumnyatahap portofolio, dan inklusibaru aplikasi ke dalam portofolio.