Verena Fischer, Prüfungsangelegenheiten Innenstadt

Franziska Bokhorst, Referat für Prozessmanagement und Statistik

München, 19. April 2016

8. SSZ-InfoForum

Forum 2 | SSZ Basics – die Prüfungsverwaltung

I Prüfungsverwaltung TU München: Organisation & Zusammenarbeit

II zentrale Prüfungsverwaltung am Beispiel Standort Innenstadt

III dezentrale Prüfungsverwaltung

IV Kommunikation: Teilhabe & Transparenz

2

Agenda

3

Prüfungsverwaltung TU München

Koo

rdin

atio

nHRSL-RMitwirkung

Gabriele Kunnes, Leitung HRSL - Rechtsangelegenheiten

Petra Artmann, Stellvertretende Leitung

Sandra Grundmann, Angelo Maggioni,Campus-Management-Team

ApplikationsbetreuerPV-Support

Studienberatung Schulprogramme

Prozessmanagement und Statistik

Studenten Service Zentrum der TUM (SSZ)

(Leitung: Claudia Meijering)

Beiträge StipendienImmatrikulation

FAPVMitwirkung

Prüfungs-angelegenheiten

KU DPV: Keyuser dezentrale Prüfungsverwaltung;Standortkoordinator/-innen zu Fragen der dezentralen PrüfungsverwaltungFAPV: Fachausschuss PrüfungsverwaltungZPK: zentrale Prüfungskoordination

Franziska Bokhorst, Keyuser Prüfungsverwaltung

Prüfungsamt Garching

ZA 1Referat 11

Campusoffice Weihenstephan

ZA 8Referat 81

Mitwirkung Katharina Markert, Prüfungsamt

Ralph Simon, Prüfungsamt

AR SGWI EDUEIBGU MED MA IN CH PHMW WZW

Dr. Alexandra Brunner, KU DPV

Arno Buchner, KU DPV

Heike Pich, KU DPV

MSE

Jutta Schlicker, Leitung PrüfungsamtAndrea Buchbauer,Prüfungsamt

Mitwirkung

ZPK

4

zentrale Prüfungsverwaltung - Innenstadt

Promotionsamt

Mitarbeiter:Reisenauer, ChristaStinzel, UteVogel, Harald

zuständig für alle Fakultäten

Leitung: Jutta SchlickerStellvertretung: Margit Hauswurz

Mitarbeiter:Bartenstein, MarleneBuchbauer, AndreaFischer, VerenaHauswurz, MargitRothenberger, GesineSelzle, SabineThabor, Jana

Prüfungsamt

zuständig für folgende Fakultäten: AR, BGU, EDU, EI, HfP, MED, SG, WI

5

zentrale Prüfungsverwaltung - Aufgaben− Erstellung von Prüfungsbescheiden

− Erstellung und Aushändigung von Studienabschlussdokumenten (BA, MA, DHP),

Vordiploms-, Vorprüfungszeugnissen

− Erstellung von Bestätigungen

− Erstellung von Unbedenklichkeitsbescheinigungen

− Kostenrechnungserstellung des SSZ für Widersprüche

− Beileidsschreiben

− Digitalisierung

− Kommunikation bei Widersprüchen

− Aufgaben des Promotionsamtes

− Anerkennungen von ausländischen Bildungsabschlüssen als Promotionsvoraussetzung

6

zentrale Prüfungsverwaltung - Prüfungsbescheide

Folgende Bescheide werden in Deutsch und teilweise in Englisch vom Prüfungsamt erstellt:

− Semesterbescheide

− „Sonderbescheide"

− ENB-Bescheide

Was:Der Prüfungsbescheid stellt eine verbindliche Auskunft über alle Ergebnisse der vorausgegangenen Prüfungsperiode für die Studierenden dar.

Wann:Spätestens 5 Wochen nach Vorlesungsbeginn (Anmeldefrist zu Prüfungen)Bescheide WS 2015/16 bis spätestens 13.05.2016

Wie:− Prüfungen werden durch die Fakultät gültig gesetzt− Freigabe durch die Fakultät via E-Mail an das PA− PA erstellt Semesterbescheide über die Massenabfrage in TUMonline− Student erhält E-Mail, dass der Bescheid zum Download zur Verfügung steht u. er ihn abrufen muss

(Beginn Widerspruchsfrist)

Inhalt:− Studiengang− Angestrebter Abschluss− die Prüfungsperiode− die geltenden gesetzlichen Grundlagen− spezielle Anforderungen für das aktuelle Semester (Spezialfachhürde)− Hinweise auf den Studienfortschritt laut APSO− Rechtsbehelfsbelehrung− Kontoauszug 7

zentrale Prüfungsverwaltung - Semesterbescheide

Was:Der „Sonderbescheid“ stellt einen belastenden Bescheid dar.− Fristaussetzung/Fristverlängerung− Täuschung (Wiederholung nur einmal möglich)− Prüfungsauflagen− erstmaliges Nichtbestehen der Thesis− erstmaliges Nichtbestehen des Studienganges („Kulanzsemester“)

Wann:I.d.R. vor den Semesterbescheiden (da diese Studierenden von den regulären Semesterbescheiden ausgeschlossen werden müssen)

Wie:− wie bei Semesterbescheiden über die Massenabfrage +− Beschluss des Prüfungsausschusses samt Protokoll wird vom PA benötigt

Inhalt:− wie bei Semesterbescheiden +− Datum des Antrages auf Fristverlängerung o.ä.− Beschluss des Prüfungsausschusses− Datum der Beschlussfassung− Begründung der Genehmigung / Ablehnung der Fristaussetzung bzw. der Fristverlängerung− Information darüber, auf welches Semester sich die Fristaussetzung oder Fristverlängerung bezieht− Rechtsbehelfsbelehrung 8

zentrale Prüfungsverwaltung – „Sonderbescheide“

Was:Information über das endgültige Nichtbestehen des Studienganges mit unmittelbarer Exmatrikulation als Folge

Wann:Vor den Semesterbescheiden (da diese Studenten von den regulären Semesterbescheiden ausgeschlossen werden müssen) oder nach den Semesterbescheiden, z.B. hoher Anzahl an ENBs bei GOPs

Wie:− Mitteilung der ENB-Fälle der Fakultät an das PA− PA vergleicht dies mit der ENB Berechnung von TUMonline – evtl. Rücksprache erforderlich− PA zieht ENB Studenten aus der SPO-Liste & erstellt einen ENB-Bescheid über die APV (Postversand)− PA setzt den negativen Abschluss gültig− Folge = Exmatrikulation drei Tage nach Bescheiddatum (Art. 49 Abs. 2 Nr. 3 BayHSchG)

Inhalt:− Beschluss des Prüfungsausschusses über das endgültige Nichtbestehen & Datum der Beschlussfassung− Begründung des ENB incl. entsprechenden Rechtsgrundlagen (Studienfortschrittskontrolle (§ 10 APSO),

Bolognahürde (§ 38 Abs. 2 FPSO), etc.)− Rechtsbehelfsbelehrung zwingend notwendig, da belastender Bescheid− Kontoauszug− Information über die Verpflichtung der Rückgabe der Student Card− Information über ein mögliches Weiterstudium nur durch Wechsel in einen anderen Studiengang (Art 46 Nr.

3 BayHSchG)9

zentrale Prüfungsverwaltung – ENB-Bescheide

10

zentrale Prüfungsverwaltung - AbschlussdokumentePrüfungsverwaltungs-Systeme: − Auslaufend: HIS-POS, FlexNow− Hauptsystem: TUMonline

Erstellung Abschlussdokumente (BA, MA, DHP)− Abschlussmeldung der Fakultät (nach Eintragung und Gültigsetzung aller Noten)− PA meldet den Abschluss aus der SPO für den Abschluss an− kein Zugriff der DPV mehr

11

zentrale Prüfungsverwaltung - AbschlussdokumenteDokumente:− Zeugnis− Urkunde/Äquivalenzurkunde (die ÄU wird nur in ingenieurwissenschaftlichen MA-

Studiengängen ausgehändigt und bescheinigt die Äquivalenz des Master of Science / Arts) mit dem Dipl.-Ing. (TUM)

− Transcript of Records− Diploma Supplement− Grading Tabelle, Zusatz zum Abschluss

Ausgabe Abschlussdokumente: − Absolvent wird in der Regel postalisch an seine angegebene Studienadresse, bzw. bei

Bedarf per E-Mail, über die Fertigstellung der Abschlussdokumente informiert− Bei Abholung der Dokumente erfolgt eine Ausweiskontrolle− Die Abholung der Dokumente von einer dritten Person mit Vollmacht ist möglich− Abschlussdokumente können auf schriftlichen Antrag via Posteinschreiben zugesendet

werden

12

zentrale Prüfungsverwaltung – Bestätigungen Studienabschlussbescheinigungen:− Gesamtnote muss feststehen− Abschluss muss PA gemeldet sein− nur 1 Original Dokument− nur vor Erstellung der Abschlussdokumente möglich− akademischer Grad darf erst mit Aushändigung der Urkunde geführt werdenInhaltliche Angaben:− Absolventendaten− Abschlussnote− Abschlussdatum

Bestätigte Kontoauszüge/Leistungsnachweise:− immer möglich− auch mehrere Exemplare− auch nach Exmatrikulation

13

zentrale Prüfungsverwaltung – Bestätigungen Anfragen von:KVRder Kindergeldkasseder RentenversicherungUniversitäten

Anfragen des BAföG-Amtes:jedes PA nur für eigene Studiengänge zuständigBesten 30 % eines Studienganges innerhalb eines Kalenderjahresnur Absolventen bis Abschluss 2012, da Wegfall BAföG-Teilerlass

Bescheinigung über das Führen des „(TUM)“ Zusatzes:Nach der Ordnung über das Führen des Zusatzes „(TUM)“ zum akademischen Grad „Diplom-Ingenieur“ der Technischen Universität München vom 07.08.2013

Wird bei einem Hochschulwechsel von der neuen Universität benötigt, wenn der Studiengang artverwandt oder artgleich dem bisherigen Studiengang ist.

Mit der Bescheinigung bestätigt das Prüfungsamt, dass der Student seinen Prüfungsanspruch an der TUM nicht verloren hat.

Die Unbedenklichkeitsbescheinigung bestätigt außerdem, dass im bisherigen Studium weder Modul- noch Fachprüfungen endgültig nicht bestanden wurden.

14

zentrale Prüfungsverwaltung -Unbedenklichkeitsbescheinigung

15

zentrale Prüfungsverwaltung –Kostenrechnungserstellung Kostenrechnungserstellung des SSZ für Widersprüche:

Rechnungsstellung und Überprüfung des Zahlungseinganges für entstandene Kosten des Widerspruchsverfahrens gegen Nichtzulassungen, Prüfungsbescheide oder einzelne Bewertungen (versch. Beträge).

Sobald durch das SSZ gemeldet wird, dass ein Studierender verstorben ist, müssen alle automatisierten Aktionen im Immatrikulations- und Prüfungsverfahren eingestellt werden.

Im Auftrag des Präsidenten wird ein Beileidsschreiben an die Hinterbliebenen der/des Verstorbenen erstellt.

16

zentrale Prüfungsverwaltung - Beileidsschreiben

17

zentrale Prüfungsverwaltung – DigitalisierungMinisteriumsbeschluss vom 07.01.2013: Einführung der E-Akte in der gesamten bayerischen Staatsverwaltung bis 2015

Für die digitale Studierendenakte (DMS) werden sämtliche Abschlussdokumente und prüfungsrelevanten Unterlagen ab dem Studienjahrgang Wintersemester 2011/2012 gescannt und stehen somit digitalisiert und archiviert zur Verfügung.

Folgende Dokumente werden digitalisiert:- Urkunde- Abschlusszeugnis- Transcript of Records- Diploma Supplement- Korrespondenz (Zusendungsschreiben, prüfungsrelevanter E-Mail Verkehr, Empfangsbestätigung,

Abschlussmeldung der Fakultät)- händisch erstellte ENB-Bescheide- Notenblätter- Bewertungsbögen

18

zentrale Prüfungsverwaltung - Widersprüche

Kommunikation bei Widersprüchen:Die Rechtsabteilung informiert das zuständige Prüfungsamt über ein laufendes Widerspruchsverfahren gegen einen Prüfungsbescheid.

Das Prüfungsamt informiert die entsprechende Fakultät und das Immatrikulationsamt für ggf. notwendige Korrekturen im Studierendenmanagement.

Bei einem Widerspruch gegen einen ENB-Bescheid setzt das Prüfungsamt den gültigen ENB Abschluss in der APV wieder bearbeitbar. So wird sichergestellt, dass der Kandidat manuell durch das Studiensekretariat der Fakultät unter Vorbehalt zu Prüfungen angemeldet werden kann.

Nach Abschluss des Widerspruchsverfahrens wird entweder ein Änderungsbescheid erstellt oder der Ausgangsstatus wiederhergestellt.

19

zentrale Prüfungsverwaltung - Promotionsamt

Aufgaben des Promotionsamtes:(zuständig: Frau Stinzel, Frau Reisenauer, Hr. Vogel)

− Entgegennahme und Bearbeitung von Dissertations- und Habilitationsunterlagen− Überprüfung von Promotionsanträgen (bei Bedarf Daten in DocGs ergänzen und

Weiterleitung an die Fakultät)− Erstellung der Promotionsbücher− Erstellung und Aushändigung von:

− vorläufigen Urkunden− Promotionsurkunden− Habilitationsurkunden (seit 2016 zuständig: Herr Vogel)− Ph. D.-Urkunden

− Bearbeitung nach der Prüfung in „Mediatum“− Beratung der Habilitanden und Doktoranden− Ausstellen verschiedener Bestätigungen− Archivierung der Promotionsakten

Zulassung zur Promotion mit ausländischen Abschlüssen:(zuständig: Harald Vogel)

− Vorabberatung− Nachforderung von Unterlagen− Einleitung des Verfahrens− Einholung von Stellungnahmen bei der Zentralstelle für Ausländische Bildungswesen− Bewertung des Abschlusses und der Hochschule− Umrechnung der Note− Einholung der Entscheidung bei der Fakultät− Erstellung des Bescheides

20

zentrale Prüfungsverwaltung - Promotionsamt

21

dezentrale Prüfungsverwaltung

(Modellierung Studiengang)

Prüfungsan- und -abmeldung

Prüfungsdurchführung und –bewertung

Anerkennungen

Verwaltung von Attesten und Rücktritt

Korrektur bereits verbuchter Ergebnisse

Ergebnisauswertung, Rankings & Controlling

Überwachung Studienfortschritt

Pflichtpraktika

Abschlussarbeiten

22

dezentrale Prüfungsverwaltung

23

Kommunikation Leitlinien

Prüfungsverwaltung

TUMonline

Mytum

Neues PV-Wiki

Gremien

Tools

Nützliche Links:

- PV-relevante Semesterfristen (zugangsgeschützt, mytum)http://portal.mytum.de/studium/intern/fristen?searchterm=Notenschluss

- TUManager (Planungstool zur Unterstützung der Prüfungsdurchführung);Informationen unter https://tumanager.wiki.tum.de/Pr%C3%BCfungsabwicklung

- Informationen zu MOSES (Planungstool für die zentrale Prüfungsplanung) unter https://www.it.tum.de/projekte/moses/

- E-Mail-Verteiler zu DPV-Themen: bei Wunsch auf Aufnahme in den Verteiler bitte Rückmeldung an f.bokhorst@tum.de

- Neues PV-Wiki (Stichwortthemen, Anleitungen, Ansprechpersonen etc.): Das Wiki wird voraussichtlich bis Mitte Mai überarbeitet & steht dann allen Interessierten TUM-Mitarbeitern zur Verfügung. Das Wiki ist zugangsgeschützt, bei Wunsch um Zugang bitte Rückmeldung an f.bokhorst@tum.de

- Handreichungen & Empfehlungen des Hochschulreferats Studiums und Lehre (z.B. zu Studiengangsdokumentationen, Anerkennungen, Multiple-Choice Prüfungen, Prüfungseinsichten etc.) unter: http://www.lehren.tum.de/downloads/

- PV-Leitlinien (Beschreibungen Kernprozesse zentraler und dezentraler Prüfungsverwaltung) werden voraussichtlich im Juni 2016 veröffentlich (Hinweise dazu erfolgen dann über die Verteiler)

Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Kontakt bei Fragen: Franziska Bokhorst, f.bokhorst@tum.de, -22061

24