71421604 Misiune de Audit Intern Privind Gestiunea Resurselor Umane

UNIVERSITATEA GEORGE BARITIU BRASOV

PROGRAMUL DE MASTER: CONTABILITATE, AUDIT SI

CONSULTANTA

MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN: RESURSE

UMANE

1

CONTRACT DE AUDIT INTERNNr. 1867 Din 01.07.2009

I. Partile contractante

INTRE

Societatea Comerciala Consulting R Group SRL, cu sediul in Bucuresti, strada Ion

Neculce, nr 3, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J26/502/2009, avand codul

unic de inregistrare 25540677, inscrisa in Camera Auditorilor Financiari din Romania cu

atestatul numarul 3425, cont nr. R034BCRL5403154089333221 deschis la Banca BCR,

reprezentata de d-na Rotari Mihaela din Romania, denumita in prezentul contract auditor

intern,

SI

Societatea comerciala SC Boromir Prod SA , cu sediul in Buzau, str. Santierului,

nr. 37 inregistrata la Registrul Comertului sub nr J10/184/1991, codul unic de inregistrare

fiind 1145077, avand cont nr. R067BCRI4536236499021222, deschis la BCR

Bucuresti., reprezentata de Sava Constantin, in calitate de director general , denumita in

prezentul contract societate, au convenit incheierea prezentului contract.

II. Obiectul contractului

Art.1. Obiectul prezentului contract consta in exercitarea activitatii profesionale de

audit intern.

Auditul intern reprezinta activitatea de examinare obiectiva a ansamblului

activitatilor entitatii economice in scopul furnizarii unei evaluari independente a

managementului riscului, controlului si proceselor de conducere a acestuia in

conformitate cu OUG 75/1999 privind activitatea de audit financiar si Legii 133/2002

pentru aprobarea OUG 75/1999.

III. Responsabilitati

Art.2. Conducerii societatii ii revine responsabilitatea intocmirii situatiilor

financiare, incluzand prezentarea adecvata a acestora conform Legii 82/1991 republicata,

cu modificarile si completarile ulterioare.

Ca parte a procesului de audit intern vom cere din partea conducerii confirmarea

scrisa privind declaratiile facute noua in legatura cu auditul.

Art.3. Responsabilitatea auditorului intern consta in:

2

a) verificarea conformitatii activitatilor din entitatea auditata cu politicile, programele si

managementul acestuia, in conformitate cu prevederile legale

b) evaluarea gradului de adecvare si aplicare a controalelor financiare si nefinanciare

dispuse si efectuate de catre conducerea unitatii in scopul cresterii eficientei activitatii

entitatii

c) evaluarea gradului de adecvare a datelor/informatiilor financiare si nefinanciare

destinate conducerii pentru cunoasterea realitatii in entitate

d) protejarea elementelor patrimoniale bilantiere si extrabilantiere si identificarea

metodelor de prevenire a fraudelor si pierderilor de orice fel.

e) Intocmirea unui raport trimestrial catre managementul societatii

IV. Aria de aplicare a auditului intern

Art.4. Auditul intern se desfasora in conformitate cu legislatia aplicabila in

vigoare.

Art.5. Auditul intern cuprinde evaluare principiilor fundamentale si a estimarilor

semnificative facute de catre conducerea societatii, precum si evaluarea prezentarii in

ansamblu a situatiilor financiare.

V. Raportul de audit intern

Art.6. Raportul de audit intern va exprima o opinie cu privire la situatiile

financiare trimestriale

Art.7. Datorita naturii testelor si a altor limitari inerente a procesului de auditare,

precum si a limitarilor inerente a oricarui sistem de contabilitate si control intern, exista

un risc inevitabil ca erori semnificative sa nu fie descoperite.

VI. Obligatia partilor

Art.8. Prestatorul se obliga:

• Sa execute obiectul contractului asa cum este convenit de parti in cap.II;

• Sa respecte fata de terti, pe perioada contractului si dupa incetarea acestuia, caracterul

confidential al informatiilor in legatura cu beneficiarul. Obligatia de confidentialitate

revine deopotriva asistentilor sau colaboratorilor care isi desfasoara activitatea in cadrul

societatii.

Art.9. Beneficiarul se obliga:

3

• Sa ateste exactitatea si sinceritatea informatiilor pe care le furnizeaza prestatorului si

sa-si exprime acordul ca demersurile efectuate de prestator sa fie conforme informatiilor

pe care le-a furnizat;

• Sa puna la dispozitia prestatorului documentele si datele necesare acestuia pentru

indeplinirea obligatiilor asumate prin prezentul contract;

• Sa plateasca pretul contractului.

• Conducerea societatii auditate va asigura accesul nerestrictionat la orice inregistrari,

documente sau alta informatie ceruta pentru desfasurarea auditului.

VII. Onorariul contractului

Art.10. Onorariul contractului este de 6500 euro, fara TVA. Onorariul contractului

se calculeaza in lei la cursul de referinta BNR la data emiterii facturii.

Art.11. Plata onorariului se va efectua de societate astfel in contul SC Consulting

R Group SRL. Pentru intarzierea platii se va percepe o penalizare de 3% pe zi.

Art.12. Semnarea facturii fiscale de catre societate atesta receptia serviciului

solicitat.

VIII. Termen de realizare

Art.13. Estimam ca perioada de realizare a obiectivelor stabilite este de 60 zile

lucratoare de la punerea la dispozitie a situatiilor financiare statutare intocmite si semnate

de catre management.

IX. Incetarea contractului

Art.14. Prezentul contract inceteaza:

• in caz de forta majora neimputabila nici uneia dintre parti.

X. Modificarea contractului

Art.15. Prezentul contract poate fi completat sau modificat prin acte aditionale

semnate de ambele parti.

Art.16. Raporturile dintre parti nu pot fi dovedite decat cu prezentul contract.

XI. Litigii

Art.17. Toate litigiile ivite in modul de interpretare si de respectare a prevederilor

din prezentul contract se solutioneaza prin acord amiabil. In situatiile cand acest lucru nu

este posibil competenta revine instantei de judecata competente.

4

XII. Legea aplicabila

Art.18. Prezentul contract se completeaza cu prevederile legislatiei romane civile

si comerciale.

XIII. Dispozitii finale

Art.19. Prezentul contract intra in vigoare la data semnarii azi 01.07.2009 si a fost

incheiat in doua exemplare originale, cate unul pentru fiecare parte contractanta

AUDITOR INTERN, SOCIETATE,

Rotari Mihaela. Sava Constantin

5

Scopul: De a repartiza sarcinile de serviciu pe auditori interni, astfel incit acestia sa poata

demara misiunea de audit public intern.

Premise:

Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de catre compartimentul

de audit public intern si se intocmeste de catre seful acestui compartiment, pe baza

planului anual de audit public intern.

Procedura:

Seful Compartimentului de audit public

intern

1. Repartizeaza sarcinile de serviciu pe

baza fiecarui auditor in parte

2. Intocmeste Ordinul de serviciu pe baza

fiecare auditor in parte;

Personalul de secretariat 3.Aloca un numar Ordinului de Serviciu

4.Asigura copii ale Ordinului de Serviciu

fiecarui membru al echipei de audit

Auditorii 5.Iau la cunostinta de Ordinul de Serviciu

si sarcinile repartizate

PROCEDURA P - 01 ORDINUL DE SERVICIU

6

ORDIN DE SERVICIU

Nr. 15 din 02.07.2009

În conformitate cu prevederile Contractului de audit intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003

de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activităţii de audit

intern si cu Planul anual de audit intern pentru anul 2008, SC. Consulting R Group SRL

va efectua o misiune de audit intern la SC Boromir Prod SA , în perioada 01.07.2009 -

22.09.2009 .

Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de organizare a

activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea economica şi a

conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ aplicabil, fiind structurate pe următoarele

domenii auditabile:

Organizarea recrutării personalului cuprinzând:

- organizarea concursurilor;

- susţinerea concursurilor;

- emiterea deciziilor de numire.

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinzând:

- stabilirea elementelor de natură salarială;

- modificarea drepturilor salariale;

- salarizarea muncii peste programul normal de lucru.

Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor;

Evoluţia carierei personalului;

Pregătirea profesională continuă a personalului

Gestionarea dosarelor profesionale;

Gestionarea carnetelor de muncă;

Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor

umane cuprinzând:

- evaluarea sistemului informatic;

- siguranţa în exploatare a sistemului informatic;

- securitatea bazelor de date.

7

Arhivarea documentelor.

Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a

activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea publică.

Echipa de auditori interni este formată din următorii: Rotari Mihaela si Popescu

Silvia.

Misiunea de audit intern se va derula în conformitate legislatia nationala privind

auditul intern si cu Manualul de proceduri scrise al Directiei Audit.

Auditor,

Rotari Mihaela

8

Scopul:

De a demonstra independenţa auditorilor fata de entitatea/structura auditata

Premise:

In vederea desemnarii auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public

intern vor fi verificate incompatibilităţile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va

fi desemnat acolo unde există incompatibilităţi personale, doar dacă repartizarea lui este

imperios necesara, fiind furnizata in acest sens o justificare din partea conducatorului

Compartimentului de audit public intern. Dacă în timpul efectuării misiunii de audit apare

o incompatibilitate, reală sau presupusa, auditorii sunt obligati sa informeze de urgenta

conducerea.

Procedura:

Auditorii 1 .Completeaza Declaratia de Independenta

Şeful de serviciu 2. Verifica Declaraţia de Independenţă

3. Identifica incompatibilitate semnalată de

catre auditori şi stabileste modalitatea in

care aceasta poate fi atenuata;

4. Aprobă Declaraţiile de Independenţă;

Auditorii 5. Îndosariază Declaratia de Independenta

in dosarul de audit;

6. Dacă în timpul misiunii apare o

incompatibilitate reală sau presupusa,

informeaza de urgenta conducerea.

PROCEDURA P – 02 DECLARAREA INDEPENDENTEI

9

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Rotari Mihaela

Misiunea de audit: Auditul privind gestiunea resurselor umane

Data: 02.07.2009

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată

Da Nu

Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care

ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi

sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?

X

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective

care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?X

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un

alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?X

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate

integral sau parţial de Uniunea Europeană?X

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale

entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?X

Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu

conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului

de conducere colectivă?

X

Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau

primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel

guvernamental?

X

Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată

pentru entitatea/structura ce va fi auditată?X

Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? X

10

Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la

entitatea/structura ce va fi auditată?X

Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală,

externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a

lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi coordonatorul

Compartimentului Audit Intern de urgenţă?

X

Auditor, Rotari Mihaela

1. Incompatibilităţi personale: Nu.

2. Pot fi eliminate incompatibilităţile: Nu este cazul.

Dacă da, explicaţi cum anume: Nu este cazul.

Semnătura: Data: 02.07.2009

11

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Popescu Silvia


Data: 02.07.2009

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată

Da Nu

Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care

ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi

sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?

X

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective

care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?X

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un

alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?X

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate

integral sau parţial de Uniunea Europeană?X

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale

entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?X

Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu

conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului

de conducere colectivă?

X

Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau

primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel

guvernamental?

X

Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată

pentru entitatea/structura ce va fi auditată?X

12

Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? X

Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la

entitatea/structura ce va fi auditată?X

Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală,

externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a

lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi coordonatorul

Compartimentului Audit Intern de urgenţă?

X

Expert contabil, Popescu Silvia

1. Incompatibilităţi personale: Nu.

2. Pot fi eliminate incompatibilităţile: Nu este cazul.

Dacă da, explicaţi cum anume: Nu este cazul.

Semnătura: Data: 02.07.2009

13

Scopul:

Să informeze entitatea/structura auditata de declansarea misiunii de audit public

intern.

Premise:

Se intentioneaza ca prin notificarea entitatii/structurii auditate sa se asigure

desfasurarea corespunzatoare a procedurilor de audit.

Procedura:

Auditorii 1.Pregatesc adresa de notificare către

părţile interesate in vederea transmiterii

acesteia cu 15 zile inainte de declansarea

misiunii de audit public intern;

Conducatorul Compartimentului de audit 2. Verifica adresa de notificare;

3. Semneaza adresa de notificare;

Personalul de secretariat 4. Aloca un numar adresei de notificare

si o transmite entitatii/structurii auditate;

Auditorii 5. Includ domeniile de interes (dacă se

comunică) în programul de audit;

6. Îndosarieaza copia adresei de notificare

in dosarul permanent

PROCEDURA P – 03 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREAMISIUNII DE AUDIT INTERN

14

Catre: SC.Boromir Prod SA.

De la: SC. Condulting R Group SRL

Referitor: misiunea de audit intern in ceea ce priveste gestiunea resurselor umane

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA

MISIUNII DE AUDIT INTERN

Stimate: Domnule Director General Sava Constantin ,

In conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2008, urmeaza ca in perioada

01.07.2009 –22.09.2009 sa efectuam o misiune de audit intern avand ca tema gestiunea

resurselor umane.

Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de organizare a

activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea economica şi a

conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ aplicabil, fiind structurate pe următoarele

domenii auditabile:

Organizarea recrutării personalului cuprinzând:



- emiterea deciziilor de numire.

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinzând:









15

Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor

umane cuprinzând:





Perioada supusa evaluarii este 01.01.2008- 31.12.2008.

Va rugam, de asemenea, sa desemnati o persoana de contact pentru a ne ajuta in

timpul derularii misiunii de audit intern, urmand a stabili de comun acord data sedintei de

deschidere.

Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord şedinţa de deschidere în

vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:

prezentarea auditorilor;

prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;

programul intervenţiei la faţa locului;

scopul misiunii de audit intern;

alte aspecte.

Pentru o mai buna documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea

departamentului, va rugam sa ne puneti la dispozitie urmatoarea documentatie necesara:

legile şi reglementările ce se aplica activităţilor dumneavoastră;

organigrama societatii: SC Boromir Prod SA;

regulamentul de organizare si functionare;

fisele posturilor;

procedurile scrise care descriu activitatile ce se desfasoara in cadrul

departamentuluii;

rapoartele de audit intern anterioare;

alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refera la aceasta tema.

Pentru eventualele intrebari privind aceasta actiune, va rugam sa contactati pe

doamna Rotari Mihaela, auditor intern sau cu doamna Popescu Silvia , expert contabil.

Cu deosebita consideratie,

16

Conducerea SC Consulting R Group SRL

Scopul:

Asigura conducatorul Compartimentului de audit public intern ca au fost luate in

considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern si

asigura repartizarea sarcinilor si planificarea activitatiilor, de catre supervizor.

Premise:

Programul de audit este un docum ent intern de lucru al Compartimentului de audit

public intern, care se intocmeste in baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv

din tematica detaliata actiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului,

precum si repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Programul preliminar al interventiilor la fata locului se intocmeste in baza Programului

de audit public intern si prezinta detaliat lucrarile pe care auditorii interni isi propun sa le

efectueze, respectiv studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale

probante si perioadele in care se realizeaza aceste verificari la fata locului.

Procedura:

Auditorii 1.Pregatesc programul de audit, incluzand

urmatoarele elemente:

- obiectivele auditului;

- testarile care se vor efectua;

- alte proceduri de audit si teste, dupa caz.

2.Pregatesc o Nota cu urmatoarele anexe:

- colectarea si prelucrarea datelor;

- tabelul „Puncte tari si puncte slabe”;

- programul preliminar al interventiilor la

fata locului

Conducatorul Compartimentului

de audit

3.Organizeaza sedinta de analiza.

4.Verifica Nota si anexele acesteia.

5.Analizeaza si modifica dupa caz

documentele prezentate

17

PROCEDURA P 0-4 ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT

6. Aproba Nota si anexele

Auditorii 7. Indosariaza programul de audit

8. Utilizeaza programul de audit in

efectuarea misiunii.

18

Programul de audit intern

Misiunea de audit: Auditul Departamentului de marketing

Perioada auditată: 01.01.2008-31.12.2008

Întocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Data: 04.07.2009

Avizat: Rotari Mihaela Data: 04.07.2009

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL ACTIVITĂŢIDURATA

(H)PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFĂŞURĂRII

Tema generală: Gestiunea resurselor umane 5801. PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT

1451. Tipărirea şi procesarea Ordinului de serviciu 4 Rotari Mihaela SAI2. Tiparirea şi procesarea Declaraţiei de independenţă 4 Rotari Mihaela SAI3. Pregătirea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de audit intern către părţile interesate

4 Popescu Silvia SAI

4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor40 Rotari Mihaela

SAIAUDITAT

5. Întocmirea Chestionarului de control intern10

Rotari Mihaela / Popescu Silvia

SAI

6. Întocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor auditabile 40

Rotari Mihaela / Popescu Silvia

SAI

7. Elaborarea Tabelului puncte tari şi puncte slabe 16 Rotari Mihaela SAI8. Întocmirea Programului de audit intern 5 Rotari Mihaela SAI9.Intocmirea Notei şi a Programului preliminar al intervenţiei la faţa locului

5 Popescu Silvia SAI

19

ETAPELE MISIUNII




10. Obţinerea aprobării Notei şi a anexelor acesteia: Colectarea şi prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari şi puncte slabe şi Programul intervenţiei la faţa locului.

6Popescu Silvia

SAI

11. Planificarea şi organizarea Şedinţei de deschidere cu Direcţia Resurse Umane

6 Popescu Silvia SAIAUDITAT

12. Redactarea Minutei şedinţei de deschidere. Obţinerea numelui persoanelor de contact şi stabilirea unui loc pentru desfăşurarea activităţii de audit.

5Popescu Silvia

AUDITAT

II.INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

340OBIECTIVUL 1. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

1.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei la faţa locului

16Rotari Mihaela

AUDITAT

1.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Rotari Mihaela SAI1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 10 Rotari Mihaela SAI1.4. Colectarea dovezilor 8 Popescu Silvia AUDITAT1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

10Popescu Silvia

AUDITAT

OBIECTIVUL 2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI


16Rotari Mihaela

AUDITAT

2.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Rotari Mihaela SAI2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Rotari Mihaela SAI2.4. Colectarea dovezilor 2 Popescu Silvia AUDITAT2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

4Popescu Silvia

AUDITAT

OBIECTIVUL 3. MODUL DE EVIDENŢIERE A PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR,


10Rotari Mihaela

AUDITAT

3.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Rotari Mihaela SAI3.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 6 Rotari Mihaela SAI3.4. Colectarea dovezilor 4 Popescu Silvia AUDITAT

20

ETAPELE MISIUNII




CONCEDIILOR, RECUPERĂRILOR

3.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

2 Popescu Silvia AUDITAT

OBIECTIVUL 4. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI


8Rotari Mihaela

AUDITAT

4.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Rotari Mihaela4.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Rotari Mihaela4.4. Colectarea dovezilor 4 Popescu Silvia AUDITAT4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

8Popescu Silvia

AUDITAT

OBIECTIVUL 5. PREGĂTIREA PROFE-SIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI


8Rotari Mihaela

AUDITAT

5.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Rotari Mihaela5.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Rotari Mihaela5.4. Colectarea dovezilor 16 Popescu Silvia AUDITAT5.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

8Popescu Silvia

AUDITAT

OBIECTIVUL 6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE


8Rotari Mihaela AUDITAT

6.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Rotari Mihaela6.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Rotari Mihaela AUDITAT6.4. Colectarea dovezilor 8 Popescu Silvia AUDITAT6.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

8Popescu Silvia AUDITAT

OBIECTIVUL 7. GESTIONAREA CARNETELOR DE



7.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Rotari Mihaela

21

ETAPELE MISIUNII




MUNCĂ 7.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Rotari Mihaela AUDITAT7.4. Colectarea dovezilor 8 Popescu Silvia AUDITAT7.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru


OBIECTIVUL 8. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE



8.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Rotari Mihaela

8.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 16 Rotari Mihaela AUDITAT8.4. Colectarea dovezilor 8 Popescu Silvia AUDITAT

8.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru


OBIECTIVUL 9. ARHIVAREA DOCUMENTELOR



9.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Rotari Mihaela9.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Rotari Mihaela AUDITAT9.4. Colectarea dovezilor 8 Rotari Mihaela AUDITAT9.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

8 Popescu SilviaAUDITAT

13. Planificarea şi organizarea Şedinţei de închidere 16 Popescu Silvia AUDITAT14. Discutarea constatărilor cu structura auditată 8 Rotari Mihaela AUDITAT15. Concluzii 8 Rotari Mihaela

III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN 9016. Redactarea proiectului de Raport de audit intern 34 Rotari Mihaela17. Revizuirea proiectului de Raport de audit intern 10 Popescu Silvia18. Obţinerea aprobării proiectului de Raport de audit intern de conducerea Serviciului Audit Public Intern

8Rotari Mihaela

22

ETAPELE MISIUNII




19. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat şi solicitarea răspunsului asupra conţinutului în 15 zile

2Popescu Silvia

20. Planificarea şi organizarea Reuniunii de conciliere, dacă este cazul


21. Includerea în Raportul de audit intern a aspectelor reţinute din punctul de vedere al auditatului

8 Rotari Mihaela

22. Finalizarea Raportului de audit intern 10 Rotari Mihaela23. Obţinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituţiei

8 Popescu Silvia

24. Transmiterea recomandărilor aprobate către auditat 2 Popescu Silvia AUDITATIV. URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR 9

25. Iniţierea procesului de urmărire 9 Rotari Mihaela

23

PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI





Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUINr.crt.

OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII LoculDurata(h)

Nr. test Nr. lista verificare Auditori

2. Statul de funcţii prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs

- Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor;- Analiza respectării modului de organizare al concursurilor;- Eşantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate în 2004, reprezentând 100%

DRU 4 T 2 LV 2 Popescu Silvia3. Corespondenţa pentru solicitarea organizării

concursurilor4. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea

posturilor

5. Susţinerea probei scrise - Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei scrise- Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei interviu- Eşantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate în 2004

DRU 2 T 3 LV 3 Popescu Silvia6. Susţinerea probei interviu

7. Emiterea deciziei de numire - Verificarea deciziilor de numire- Eşantionul va fi constituit din cele 6 dosare profesionale ale candidaţilor admişi în anul 2004

DRU 2 T 4 LV 4 Popescu Silvia8. Comunicarea deciziei de numire

24

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUINr.crt.

OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII LoculDurata (h)

Nr. testLista verificare Auditori

9. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

- Chestionarea managementului - CCIDRU 2

Rotari Mihaela

10. Salariul de bază - Verificarea stabilirii drepturilor salariale înscrise în carnetul de muncă, dosarele profesionale şi statele de plată- Eşantionul va fi constituit din documentele celor 6 candidaţi admişi în anul 2004

DRU 10

Rotari Mihaela11. Indemnizaţii de conducere

12. Sporul pentru complexitatea în muncă13. Sporul de vechime în muncă14. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

15. Salariul de merit - Verificarea legalităţii acordării salariului de merit- Eşantionul va fi constituit din documentele celor 4 candidaţi admişi în anul 2008

16. Sistemul de premiere - Verificarea şi analiza dosarelor profesionale- Eşantionul va fi constituit din documentele celor 4 candidaţi admişi în anul 2008

17. Decizia de modificare a drepturilor salariale - Analiza diminuărilor salariale- Verificarea operării în carnetele de muncă a diminuărilor salariale ca urmare a sancţiunilor- Eşantionul va fi constituit din documentele celor 3 salariaţi sancţionaţi în anul 2008

DRU 2 Popescu Silvia18. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

25

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUINr.crt.



19. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

- Verificarea aprobării efectuării muncii peste programul normal de lucru- Existenţa Registrului special de evidenţă a timpului prestat peste programul normal de lucru- Analiza stabilirii compensării muncii efectuate peste programul normal de lucru- Eşantionul va fi constituit din informaţiile pe lunile iunie şi decembrie pentru 4 departamente din cele 10 ale entităţii, respectiv 40%

DRU 2Popescu Silvia

20. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia

Obiectivul III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILORNr.crt.



21. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor

- Examinarea procedurilor scrise privind completarea şi transmiterea foilor de prezenţă colectivă

DRU 1 - -Rotari Mihaela

22. Utilizarea foilor colective de prezenţă - Eşantionul va fi constituit din informaţiile pe lunile iunie şi decembrie pentru 4 departamente din cele 10 ale entităţii, respectiv 40%- Verificarea modului de evidenţiere al prezenţei în foile colective

DRU 8 Rotari Mihaela

26

Obiectivul III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILORNr.crt.



23. Evidenţa concediilor de odihnă - Verificarea modului de evidenţiere al concediilor de odihnă

24. Evidenţa concediilor medicale - Verificarea modului de evidenţiere al concediilor medicale

25. Evidenţa concediilor de studii - Verificarea modului de evidenţiere al concediilor de studii

DRU 1Rotari

MihaelaObiectivul IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUINr.Crt.



26. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului

- Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entităţii- Analiza concordanţei documentelor (programe, decizii, dispoziţii) cu atribuţiile din fişele posturilor- Eşntionul va fi constituit dintr-un procent de 3% din totalul dosarelor profesionale din entitate

DRU 8 Popescu Silvia

27

Obiectivul IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUINr.Crt.






Obiectivul IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUINr.Crt.






28

Obiectivul VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂNr.crt.



30. Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă

- Verificarea procedurilor scrise pentru completarea carnetelor de muncă

SAPI 2

Rotari Mihaela

31. Actualizarea carnetelor de muncă - Verificarea corectitudinii înregistrării elementelor salariale în carnetele de muncă- Verificarea certificării carnetelor de muncă- Verificarea actualizării sistematice a carnetelor de muncă- Eşantionul va fi realizat dintr-un procent de 10% din totalul carnetelor de muncă- Interviu adresat persoanelor care operează în carnetele de muncă

DRU 8

Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANENr.crt.



32. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic

- Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic- Analiza instrucţiunilor de utilizare a sistemului informatic- Examinarea adaptării sistemului informatic la necesităţile utilizatorilor- Verificarea existenţei unui subsistem de control asupra corectitudinii

DRU 8Rotari Mihaela33. Adaptabilitatea sistemului informatic la

cerinţele utilizatorilor

29




datelor introduse în sistemul informatic- Eşantionul va fi constituit din informaţiile privind 3 salariaţi din cadrul compartimentului- Interviu adresat persoanelor responsa-bile cu operarea şi controlul operaţiunilor de gestiune a resurselor umane

34. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte

35. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date

- Verificarea fişelor de post şi deciziile de numire ale personalului responsabil cu utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date

DRU 2 - -Rotari

Mihaela

36. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic

- Analiza documentelor privind programele de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic

DRU 2 - - Popescu Silvia

37. Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice

- Examinarea procedurilor privind întreţinerea programelor informatice

SAPI 2 - - Popescu Silvia

30




38. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)

- Analiza instrucţiunilor privind utilizarea echipamentelor şi instalaţiilor pentru realizarea exploatării în siguranţă a sistemului informatic - Inspecţia fizică pe teren a echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune)- Intervievarea privind examinarea manu-alului de utilizare şi dotarea sistemului cu echipamente auxiliare, adresat salariaţilor care utilizează sistemul informatic


39. Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic

Analiza sistemului de instruire şi informare sistematică asupra modifi-cărilor operate în sistemul informatic

DRU 2 - -Rotari Mihaela

40. Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)

- Verificarea sistemului şi a procedurilor pentru asigurarea securităţii bazelor de date- Analiza sistemului de parole de acces în sistemul informatic- Observarea fizică a sistemului de prevenire şi detectare a accesărilor şi modificărilor în sistem sau a

DRU 8 Rotari Mihaela

41. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces

42. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall

31




transmiterilor neautorizate ale bazelor de date- Examinarea programelor antivirus, antispyware, firewall- Eşantionul se va constitui din administrator şi utilizatorii sistemului informatic din cadrul DRU, care au în dotare 5 calculatoare- Intervievarea salariaţilor din cadrul DRU privind securitatea sistemului informatic

43. Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor

Obiectivul IX. ARHIVAREA DOCUMENTELORNr.crt.



44. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

- Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare- Intervievarea directorului DRU privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor

DRU 4Rotari Mihaela45. Desemnarea personalului responsabil

privind arhivarea documentelor46. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei

Auditorii,Rotari Mihaela

Popescu Silvia

32

Scopul:

Cunoasterea domeniului auditabil il ajuta pe auditor sa se familiarizeze cu

entitatea/structura auditata. Colectarea informatiilor faciliteaza procedurile de analiza de

risc si cele de verificare.

Premise:

Colectarea este, in fapt, pregatirea informatiilor in vederea efectuarii analizei de

risc si pentru identificarea informatiilor necesare, fiabile, pertinente si utile pentru a

atinge obiectivele misiunii de audit public intern.

Colectarea informatiilor presupune:

- identificarea principalelor elemente ale contextului institutional si socio-

economic in care entitatea/structura auditata isi desfasoara activitatea;

-analiza cadrului normativ ce reglementeaza activitatea entitatii/structurii auditate

si activitatiile sale (organigrama, regulamente de functionare, fise ale posturilor,

procedurile scrise);

- analiza factorilor susceptibili de a impiedica buna desfasurare a misiunii de audit

public intern;

- identificarea punctelor cheie ale functionarii entitatii/structurii auditate si ale

sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari si slabe;

- sa identifice constatarile semnificative si recomandarile din rapoartele de audit

precedente care ar putea sa afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern;

- identificarea si evaluarea riscurilor cu incidenta semnificativa;

- sa identifice surse potentiale de informatii care ar putea fi folosite ca dovezi ale

auditului si sa considere validitatea si credibilitatea acestor informatii.

PROCEDURA P–05 COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMATIILOR

33

Procedura:

Auditorii 1. Identifica legile si regulamentele

aplicabile entitatii/structurii auditate

2. Obtin organigrama, regulamentele de

functionare, fise ale posturilor, proceduri

scrise ale entitatii

3. Identifica personalul responsabil;

4. Identifica circuitul documentelor;

5. Aduna date statistice asupra

performantei pentru a-i sprijini in faza de

analiza a riscului;

6. Se familiarizeaza cu activitatea entitatii/

structurii auditate;

Conducatorul Compartimentului de audit

public

7. Revede documentatia;

8. Organizeaza o sedinta pentru

identificarea obiectivelor auditabile si a

criteriilor de analiza de risc.

9. Reevalueaza stabilirea obiectivelor, a

scopului auditului si a metodologiei, dupa

caz.

34

COLECTAREA INFORMAŢIILOR


Perioada auditată: 01.01.2008- 31.12.2008

Întocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia

Avizat: Rotari Mihaela

Data: 10.07.2009

COLECTAREA INFORMAŢIILOR

DIRECŢIA RESURSE UMANE DA NU Observaţii

Identificarea legilor şi regulamentelor aplicabile structurii auditate

X -

Obţinerea organigramei X -

Obţinerea Regulamentului de organizare şi funcţionare

X -

Obţinerea fişelor posturilor X -

Obţinerea procedurilor scrise - XExistă doar

parţial

Identificarea personalului responsabil X -

Obţinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior

- X

Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern

35

Scopul:

Analiza riscului reprezinta o etapa majora in procesul de audit public intern, care

are drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea/structura auditata, daca

controalele interne sau procedurile entitatii/structurii auditate pot preveni, elimina sau

minimiza pericolele, evaluarea structurii/evolutiei controlului intern al entitatii/structurii

auditate.

Premise:

Reprezinta un punct de pornire in elaborarea tabelului „puncte tari si puncte

slabe”.

Aprecierea unui risc are la baza doua estimari:

-gradul de gravitate al pierderii care poate sa rezulte ca urmare a riscului (sau al

consecintelor directe si indirecte);

-probabilitatea ca riscul sa revina (notiune cuantificata formal).

Riscurile potentiale se pot concretiza in recomandari de audit, aceastea depinzand

de rezultatele de la controalele, testarile si verificarile anterioare.

Punctele forte si punctele slabe se exprima calitativ si cantitativ in functie de

rezultatele asteptate si de conditiile de obtinere a acestora.

Un punct forte sau un punct slab trebuie sa fie exprimat in functie de un obiectiv

de control intern sau de o caracteristica urmarita, pentru a asigura buna functionare a

entitatii/structurii auditate sau atingerea unui rezultat scontat.

Procedura:

Auditorii 1. Din activitatea desfasurata in timpul

colectarii si prelucrarii informatiilor,

pregatesc o lista centralizatoare a obiectelor

auditabile;

2. Identifica amenintarile asociate acestor

operatiuni

3. Stabilesc criteriile de analiza a riscurilor;

PROCEDURA P – 06 ANALIZA RISCURILOR

36

4. Stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare

criteriu utilizat;

5. Stabilesc punctajul total al criteriului

utilizat;

6. Claseaza riscurile pe baza punctajelor

totale obtinute;

7. Ierarhizeaza operatiunile activitatiilor ce

urmeaza a fi auditate, respectiv elaboreaza

Tabelul puncte tari si puncte slabe;

8. Transmit tabelul puncte tari si puncte

slabe si contatarile facute catre

conducatorului compartimentului de audit

public intern;

Conducatorul Compartimentului de audit

intern

9. Organizeaza o sedinta pentru

identificarea obiectivelor de audit si a

criteriilor de analiza de risc. Reevalueaza

stabilirea obiectivelor, a scopului auditului

si a metodologiei, dupa caz;

10. Avizeaza tabelul puncte tari si puncte

slabe si Fisele de Constatare si Analiza

problemelor initiate pentru fiecare control

potential

Auditorii 11.I ndosariaza Tabelul puncte tari si

puncte slabe in dosarul permanent,

sectiunea C.

37

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE





Nr.crt.

DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE OBS.

I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Organizarea concursurilor

1. Statul de funcţii

2. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor3. Constituirea comisiilor de concurs4. Anunţul de concurs5. Publicarea anunţului de concurs6. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor7. Procesul verbal privind analiza dosarelor8. Contestaţii privind respingerea dosarelor

Susţinerea concursurilor 9. Stabilirea subiectelor10. Susţinerea probei scrise11. Susţinerea probei interviu12. Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului13. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor14. Comunicarea rezultatelor15. Contestaţii privitoare la rezultatele concursului

Deciziile de numire 16. Emiterea deciziei de numire17. Comunicarea deciziei de numire

II. STABILIREA DREPTURILOR

Stabilirea elementelor de natură salarială

19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale20. Salariul de bază

38

Nr.crt.


SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

21. Indemnizaţii de conducere22. Sporul pentru titlul ştiinţific de doctor23. Sporul pentru complexitatea în muncă24. Sporul de vechime în muncă25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte26. Salariul de merit27. Sistemul de premiere

Modificarea drepturilor salariale

28. Decizia de modificare a drepturilor salariale29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru31. Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru32. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru si

recuperarea acestuia33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR


35. Utilizarea foilor colective de prezenţă36. Evidenţa concediilor de odihnă37. Evidenţa concediilor de medicale38. Evidenţa concediilor de studii

IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI 39. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului40. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii

V. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

41. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională42. Planurile individuale de pregătire profesională43. Realizarea programelor de pregătire profesională44. Sistemul indicatorilor de performanţă privind pregătirea profesională

VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

45. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale46. Constituirea dosarelor profesionale47. Accesarea dosarelor profesionale48. Actualizarea dosarelor profesionale

39

Nr.crt.


VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ 49. Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă50. Constituirea carnetelor de muncă51. Accesarea carnetelor de muncă52. Actualizarea carnetelor de muncă

VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATICUTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Evaluarea sistemului informatic

53. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor

55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte56. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane în

sistemul informatic general al instituţiei57. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea

în cadrul bazelor de date58. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în

sistemul informatic59.Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice

Siguranţa în exploatare a sistemului informatic

60.Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)

61.Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic

Securitatea bazelor de date

62.Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)

63.Sistemul modificării periodice a parolelor de acces64.Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall65.Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor

IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

67. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor68. Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionale şi celelalte documente arhivate69. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei

40

IDENTIFICAREA RISCURILOR





Nr.crt.

DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.



1. Statul de funcţii Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare

2. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor

Adresele pentru solicitarea organizării concursurilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate

Bibliografia incompletă/neactualizată

3. Constituirea comisiilor de concurs

Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs şi de soluţionare a contestaţiilor nu sunt întocmite cu 30 de zile înainte de data susţinerii a concursurilor

Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs

4. Anunţul de concurs Anunţul de concurs nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

41

Nr.crt.


Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de desfăşurare a concursului

Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de participare la concurs

5. Publicarea anunţului de concurs

Anunţul de concurs nu este publicat în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, cu cel puţin 30 de zile înainte de data desfăşurării

Anunţul de concurs nu este afişat la sediul entităţii sau pe pagina de Internet

Neconcordanţa între conţinutul anunţului de concurs stabilit de comisie şi cel publicat

6. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor

Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate

Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor

candidaţilor pentru ocuparea posturilor7. Procesul verbal privind analiza dosarelor

Lipsa acordului membrilor comisiei Rezultatele selectării dosarelor de înscriere

nu au fost afişate la sediul instituţiei8. Contestaţii privind respingerea dosarelor

Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidaţi

Respingerea/acceptarea nejustificată a contestaţiilor

Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de la data expirării perioadei de înscriere

Susţinerea concursurilor

9. Stabilirea subiectelor Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs

42

Nr.crt.


Subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori

10. Susţinerea probei scrise Procesul verbal privind proba scrisa nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

11. Susţinerea probei interviu Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

Interviul nu este susţinut în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei scrise

Întrebările şi răspunsurile la interviu nu au fost consemnate în anexa la procesul verbal

12. Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului

Diferenţe semnificative intre calitatea tratării subiectelor si punctajelor acordate de membri comisiei

Spaţiile libere din lucrări nu au fost barate de membrii comisiei

Declararea ca „promovat” a unor candidaţi care nu au obţinut un punctaj final de cel puţin 100 de puncte cumulat şi cel puţin 50 de puncte la fiecare probă

13. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor

Procesul verbal nu s-a transmis la Departamentul Resurse Umane

15. Comunicarea rezultatelor Anunţarea candidaţilor asupra rezultatelor nu s-a realizat în termenul de trei zile lucrătoare de la data susţinerii ultimei probe

16. Contestaţii privitoare la rezultatele concursului


Candidaţii nu au fost anunţaţi in termen despre rezultatul contestaţiei

43

Nr.crt.


Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire

Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au stabilite corect

Decizia de numire nu a fost emisa în termenul de 15 zile lucrătoare de la data admiterii candidatului

18. Comunicarea deciziei de numire

Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire

II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI



Existenţa unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale

20. Salariul de bază Stabilirea eronată a salariului de bază21. Indemnizaţii de conducere

Acordarea unor indemnizaţii de conducere necuvenite

22. Sporul pentru titlul ştiinţific de doctor

Stabilirea eronată a sporului pentru titlul ştiinţific de doctor

23. Sporul pentru complexitatea în muncă

Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate în muncă

24. Sporul de vechime în muncă

Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă

25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

Stabilirea eronată a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte

26. Salariul de merit Acordarea de salarii de merit necuvenite27. Sistemul de premiere Salariile nu au fost diminuate pentru abateri

disciplinareModificarea drepturilor salariale

28. Decizia de modificare a drepturilor salariale

Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost întocmita

Modificarea neargumentată a drepturilor salariale

Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale

44

Nr.crt.


29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare

Operarea modificării drepturilor salariale în carnetul de muncă şi dosarul profesional după soluţionarea contestaţiilor



Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru

31. Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru

Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de şeful structurii

32. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia

Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

Aplicarea eronată a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru

III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR, CONCEDIILOR


Inexistenţa procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor

Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor, concediilor şi recuperărilor nu au fost desemnaţi

35. Utilizarea foilor colective de prezenţă

Evidenta prezentei nu se încadrează in principiile de conformitate

36. Evidenţa concediilor de odihnă

Evidenta concediilor de odihna nu se încadrează in principiile de conformitate

37. Evidenţa concediilor de medicale

Evidenta concediilor medicale nu se încadrează in principiile de conformitate

45

Nr.crt.


38. Evidenţa concediilor de studii

Evidenta concediilor de studii nu se încadrează in principiile de conformitate

IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI 39. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului

Politica prezenta şi de perspectivă a entităţii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunoştinţelor profesionale ale personalului

Structura funcţiilor publice de execuţie (superior, principal, asistent şi debutant) pe total nu este corelata

40. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii

Perioada de stagiu nu a fost respectata Vechimea minima în muncă nu a fost

respectata Calificativele anuale acordate nu au fost

respectateV. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ

CONTINUĂ A PERSONALULUI41. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională

Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici

Planul anual si cel strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici nu au fost corelate

42. Planurile individuale de pregătire profesională

Planurile de pregătire nu au fost adaptate la cerinţele individuale ale fiecărui salariat

43. Realizarea programelor de pregătire profesională

Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregătire profesională nu au fost nominalizate

44. Sistemul indicatorilor de performanţă privind pregătirea profesională

Sistemul indicatorilor de performanţă nu caracterizează activitatea de pregătire profesionala

46

Nr.crt.


Persoanele responsabile pentru urmărirea realizării indicatorilor de performanţă nu au fost stabilite

VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

45. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

Insuficienţa procedurilor şi normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnaţi

46. Constituirea dosarelor profesionale

Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite

47. Accesarea dosarelor profesionale

Accesarea de către persoane neautorizate a dosarelor profesionale

48. Actualizarea dosarelor profesionale

Dosarele profesionale nu au fost actualizate

VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ


Insuficienta procedurilor şi normelor privind administrarea carnetelor de muncă

Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de munca nu au fost desemnaţi

50. Constituirea carnetelor de muncă

Carnetele de munca pentru fiecare salariat nu au fost constituite

51. Accesarea carnetelor de muncă

Accesarea de către persoane neautorizate a carnetelor de munca

52. Actualizarea carnetelor de muncă

Carnetele de muncă nu au fost actualizate

VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATICUTILIZAT PENTRU


53. Manuale de operare si utilizare a sistemului informatic

Insuficienta manualelor de operare şi utilizare a sistemului informatic

Manualele de operare şi utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate

47

Nr.crt.


GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor

Utilizarea într-o mare măsura a procedurilor manuale

Comunicare insuficienta intre utilizatori si informaticieni/proiectanţii sistemului informatic


Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate

56. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane în sistemul informatic general al instituţiei

Interfaţa între subsistemele informatice nu este adecvată


Delegarea atribuţiilor şi competenţelor pentru personalul implicat în utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date nu este completă


Discontinuitate in pregătirea personalului implicat în operarea si utilizarea sistemului informatic

Informarea personalului implicat în operarea si utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este insuficienta


Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice nu se aplica


60. Utilizarea echipamente-lor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)

Echipamentele de prevenire a fluctuaţiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune ş.a.) nu sunt utilizate

48

Nr.crt.



Disfuncţionalitate in instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc modificări semnificative în sistemul informatic

Securitatea sistemului informatic


Insuficienta sistemului de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)


Calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta

Personalul pentru verificarea şi modificarea periodică a parolelor de acces nu a fost desemnat


Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectuează zilnic


Rapoartele/listele privind înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate

IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

Îndosarierea documentelor nu este inclusa in cadrul normelor şi procedurilor

Întocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusa in cadrul normelor şi procedurilor

Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus in cadrul normelor şi procedurilor

67. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor

Atribuţiile şi competenţele privind arhivarea dosarelor activităţii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate

Alocarea unui spaţiu insuficient arhivării documentaţiei

49

Nr.crt.


68. Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionale şi celelalte documente arhivate

Existenţa unei umidităţi ridicate Protecţie insuficientă a documentelor faţă de

sursele de căldură69. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei

Dosarele nu sunt predate la arhiva instituţiei la termenele legale

Procesul verbal de predare-primire nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

50

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORAŞI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR





Factori de risc(Fi)

Ponderea factorilor de risc

(Pi)

Nivelul de apreciere al riscului (Ni)

N 1 N 2 N 3

Aprecierea controlului intern F1

P1 – 50%Există proceduri

şi se aplică

Există proceduri, sunt cunoscute, dar

nu se aplică

Nu există proceduri

Aprecierea cantitativă

F2P2 – 30%

Impact financiar

scăzut

Impact financiar mediu

Impact financiar ridicat

Aprecierea calitativă

F3P3 – 20%

Vulnerabilitate mică

Vulnerabilitate medie

Vulnerabilitate mare

Notă:Prin acest document se stabilesc, în funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de

risc, ponderile şi nivelurile de apreciere ale riscurilor.Cei trei factori de risc sunt stabiliţi prin normele generale şi sunt acoperitori pentru

entitate, însă dacă se doreşte evidenţierea şi altor factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, trebuie să se aibă în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să rămână 100.

PROCEDURA P – 06 ANALIZA RISCURILOR

51

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ŞI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI





Nrcrt

DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor

Punctaj total

Aprecierea controlului intern (F1)


(F2)

Aprecierea

calitativă (F3)

P150%

NiP2

30%Ni

P320%

Ni



14. Statul de funcţii Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8



0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

Bibliografia incompletă neactualizată 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0 Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45

de zile înainte de data organizării concursului

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5



0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

52

Nrcrt



Punctaj total



(F2)

Aprecierea

calitativă (F3)

P150%

NiP2

30%Ni

P320%

Ni

17. Anunţul de concurs

Anunţul de concurs nu îndeplineşte condiţiile de conformitate 0,5 1 0,3 2 0,2 1 1,3


0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de participare la concurs 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5



0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

Anunţul de concurs nu este afişat la sediul entităţii sau pe pagina de Internet

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

Neconcordanţa între conţinutul anunţului de concurs stabilit de comisie şi cel publicat

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7



0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

Acceptarea unor dosare incomplete

0,5 3 0,3 2 0,2 1 2,3

Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor candidaţilor pentru ocuparea posturilor

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

20. Procesul verbal privind analiza dosarelor

Lipsa acordului membrilor comisiei 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7 Rezultatele selectării dosarelor de

înscriere nu au fost afişate la sediul instituţiei

0,5 1 0,3 1 0,2 2 1,2

53

Nrcrt



Punctaj total



(F2)

Aprecierea

calitativă (F3)

P150%

NiP2

30%Ni

P320%

Ni

21. Contestaţii privind respingerea dosarelor


0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

Respingerea nejustificată a contestaţiilor 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5

Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de la data expirării perioadei de înscriere

0,5 1 0,3 2 0,2 1 1,3


22. Stabilirea subiectelor Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs 0,5 3 0,3 3 0,2 2 2,8

Subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

23. Susţinerea probei scrise Procesul verbal privind proba scrisă nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7

24. Susţinerea probei interviu

Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5


0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


Diferenţe semnificative intre calitatea tratării subiectelor şi punctajelor acordate de membri comisiei

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

Spaţiile libere din lucrări nu au fost barate de membrii comisiei

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

54

Nrcrt



Punctaj total



(F2)

Aprecierea

calitativă (F3)

P150%

NiP2

30%Ni

P320%

Ni


0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


Procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia Resurse Umane 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5

27. Comunicarea rezultatelor

Anunţarea candidaţilor asupra rezultatelor nu s-a realizat în termenul de trei zile lucrătoare de la data susţinerii ultimei probe

0,5 1 0,3 1 0,2 2 1,2



0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

Candidaţii nu au fost anunţaţi în termen despre rezultatul contestaţiei 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

Deciziile de numire

29. Emiterea deciziei de numire

Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect

0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2


0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8




Existenţa unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

32. Salariul de bază Stabilirea eronată a salariului de bază 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,533. Indemnizaţii de conducere

Acordarea unor indemnizaţii de conducere necuvenite

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

55

Nrcrt



Punctaj total



(F2)

Aprecierea

calitativă (F3)

P150%

NiP2

30%Ni

P320%

Ni


Stabilirea eronată a sporului pentru titlul ştiinţific de doctor 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate în muncă 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

36. Sporul de vechime în muncă

Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


Stabilirea eronată a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

38. Salariul de merit Acordarea de salarii de merit necuvenite 0,5 2 0,3 1 0,2 3 1,9

39. Sistemul de premiere Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0



Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost întocmita 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

Modificarea neargumentată a drepturilor salariale 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5


0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

Salarizarea muncii peste programul


Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

56

Nrcrt



Punctaj total



(F2)

Aprecierea

calitativă (F3)

P150%

NiP2

30%Ni

P320%

Ni

normal de lucru 43. Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru

Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizată de şeful structurii

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5



0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

III.

EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR, CONCEDIILOR



0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor nu au fost desemnaţi

0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2


Evidenţa prezentei nu se încadrează în principiile de conformitate 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5


Evidenţa concediilor de odihna nu se încadrează în principiile de conformitate

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


Evidenţa concediilor medicale nu se încadrează în principiile de conformitate

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

50. Evidenţa concediilor de studii

Evidenţa concediilor de studii nu se încadrează în principiile de conformitate

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

57

Nrcrt



Punctaj total



(F2)

Aprecierea

calitativă (F3)

P150%

NiP2

30%Ni

P320%

Ni

IV.

EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI



0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7

Structura funcţiilor publice de execuţie (superior, principal, asistent şi debutant) pe total nu este corelată

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


Perioada de stagiu nu a fost respectată 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5 Vechimea minimă în muncă nu a fost

respectată 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

Calificativele anuale acordate nu au fost respectate

0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5


53. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională


0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

Planul anual şi cel strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor nu au fost corelate

0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5


Planurile de pregătire nu au fost adaptate la cerinţele individuale ale fiecărui salariat

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7



0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


Sistemul indicatorilor de performanţă nu caracterizează activitatea de pregătire profesională

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

58

Nrcrt



Punctaj total



(F2)

Aprecierea

calitativă (F3)

P150%

NiP2

30%Ni

P320%

Ni


0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

VI.

GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE



0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5


Accesarea de către persoane neautorizate a dosarelor profesionale 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


Dosarele profesionale nu au fost actualizate 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2

VII.

GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ



0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de muncă nu au fost desemnaţi

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

62. Constituirea carnetelor de munca

Carnetele de muncă pentru fiecare salariat nu au fost constituite 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5

63. Accesarea carnetelor de munca

Accesarea de către persoane neautorizate a carnetelor de munca 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2

52. Actualizarea carnetelor de munca

Carnetele de munca nu au fost actualizate 0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3

59

Nrcrt



Punctaj total



(F2)

Aprecierea

calitativă (F3)

P150%

NiP2

30%Ni

P320%

Ni

VIII

FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATICUTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE



Insuficienţa manualelor de operare şi utilizare a sistemului informatic 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

Manualele de operare şi utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


Utilizarea într-o mare măsură a procedurilor manuale 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

Comunicare insuficientă între utilizatori şi informaticieni/proiectanţii sistemului informatic

0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3


Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


Interfaţa între subsistemele informatice nu este adecvată 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7



0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


Discontinuitate în pregătirea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

Informarea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este insuficientă

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

60

Nrcrt



Punctaj total



(F2)

Aprecierea

calitativă (F3)

P150%

NiP2

30%Ni

P320%

Ni


Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice nu se aplică 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


60. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune ş.a.)

Echipamentele de prevenire a fluctuaţiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune ş.a.) nu se utilizează

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


Disfuncţionalitate în instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc modificări semnificative în sistemul informatic

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0



Insuficienta sistemului de prevenire/ detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.) 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5



0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


Actualizarea programelor antivirus, anti-spyware, firewall nu se efectuează zilnic 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8



0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

61

Nrcrt



Punctaj total



(F2)

Aprecierea

calitativă (F3)

P150%

NiP2

30%Ni

P320%

Ni

IX.

ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

Îndosarierea documentelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

Întocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus în cadrul normelor şi procedurilor

0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5



0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3



0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

Existenţa unei umidităţi ridicate 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7 Protecţie insuficientă a

documentelor faţă de sursele de căldură

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

69. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei

Dosarele nu sunt predate la arhiva instituţiei la termenele legale 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

Procesul verbal de predare-primire nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2

62

CLASAREA OPERAŢIILOR ÎN FUNCŢIE DE ANALIZA RISCULUI





Nrcrt

DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVEPunct

aj total

Clasare OBS.



64. Statul de funcţii care prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs

Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare

1,8 Mediu



1,5 Mic Nu

Bibliografia incompletă/neactualizată 2,0 Mediu Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile

înainte de data organizării concursului 1,5 Mic Nu



1,5 Mic Nu

Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs 1,5 Mic Nu67. Anunţul de concurs Anunţul de concurs nu îndeplineşte condiţiile de

conformitate 1,3 Mic Nu


1,7 Mic Nu

63

Nrcrt


aj total

Clasare OBS.

Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de participare la concurs 1,5 Mic Nu



1,7 Mic Nu

Anunţul de concurs nu este afişat la sediul entităţii sau pe pagina de Internet 1,7 Mic Nu

Neconcordanţa între conţinutul anunţului de concurs stabilit de comisie şi cel publicat 1,7 Mic Nu



2,5 Mare

Acceptarea unor dosare incomplete 2,3 Mare Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor

candidaţilor pentru ocuparea posturilor1,7 Mic Nu

70. Procesul verbal privind analiza dosarelor

Lipsa acordului membrilor comisiei 1,7 Mic Nu Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au

fost afişate la sediul instituţiei 1,2 Mic Nu

71. Contestaţii privind respingerea dosarelor


1,5 Mic Nu

Respingerea nejustificată a contestaţiilor 1,5 Mic Nu Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au

fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de la data expirării perioadei de înscriere

1,3 Mic Nu


72. Stabilirea subiectelor de către comisie

Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs 2,8 Mare

Subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori 2,5 Mare73. Susţinerea probei scrise Procesul verbal privind proba scrisă nu

îndeplineşte condiţiile de conformitate 2,7 Mare

74. Susţinerea probei interviu Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate 2,5 Mare


2,0 Mediu

64

Nrcrt


aj total

Clasare OBS.

Întrebările şi răspunsurile la interviu nu au fost consemnate în anexa la procesul verbal 2,0 Mediu


Diferenţe semnificative intre calitatea tratării subiectelor şi punctajelor acordate de membri comisiei

1,7 Mic Nu

Spaţiile libere din lucrări nu au fost barate de membrii comisiei 1,5 Mic Nu


1,7 Mic Nu


Procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia Resurse Umane 1,2 Mic Nu

15. Comunicarea rezultatelor Anunţarea candidaţilor asupra rezultatelor nu s-a realizat în termenul de trei zile lucrătoare de la data susţinerii ultimei probe

1,5 Mic Nu



1,7 Mic Nu

Candidaţii nu au fost anunţaţi în termen despre rezultatul contestaţiei 1,5 Mic Nu

Deciziile de numire

17. Emiterea deciziei de numire Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect

2,2 Mediu


1,7 Mic Nu

18. Comunicarea deciziei de numire Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire 1,8 MediuII. STABILIREA

DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI



Existenţa unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale 2,5 Mare

20. Salariul de bază Stabilirea eronată a salariului de bază 2,5 Mare21. Indemnizaţii de conducere Acordarea unor indemnizaţii de conducere

necuvenite 2,5 Mare


Stabilirea eronată a sporului pentru titlul ştiinţific de doctor

1,8 Mediu

65

Nrcrt


aj total

Clasare OBS.


Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate în muncă 1,8 Mediu

24. Sporul de vechime în muncă Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă 1,8 Mediu25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

Stabilirea eronată a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte 1,8 Mediu

26. Salariul de merit Acordarea de salarii de merit necuvenite 1,9 Mediu27. Sistemul de premiere Salariile nu au fost diminuate pentru abateri

disciplinare 2,0 Mediu



Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost întocmita 2,5 Mare

Modificarea neargumentată a drepturilor salariale 2,0 Mediu


Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale 1,7 Mic Nu

Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare 1,5 Mic Nu


1,8 Mediu



Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru 2,0 Mediu

31. Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru

Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de şeful structurii 1,7 Mic Nu


Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat 2,5 Mare



1,7 Mic Nu

III.

Inexistenţa procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor 2,0 Mediu

66

Nrcrt


aj total

Clasare OBS.

EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR



2,2 Mediu


Evidenţa prezentei nu se încadrează în principiile de conformitate 2,5 Mare


Evidenţa concediilor de odihna nu se încadrează în principiile de conformitate 2,0 Mediu


Evidenţa concediilor medicale nu se încadrează în principiile de conformitate 1,8 Mediu

38. Evidenţa concediilor de studii Evidenţa concediilor de studii nu se încadrează în principiile de conformitate 1,8 Mediu

IV.




2,7 Mare

Structura funcţiilor publice de execuţie (superior, principal, asistent şi debutant) pe total nu este corelata

1,7 Mic Nu


Perioada de stagiu nu a fost respectată 2,5 Mare Vechimea minimă în muncă nu a fost respectată 1,5 Mic Nu Calificativele anuale acordate nu au fost

respectate 1,5 Mic Nu




1,8 Mediu

Planul anual şi cel strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici nu au fost corelate

1,5 Mic Nu


Planurile de pregătire nu au fost adaptate la cerinţele individuale ale fiecărui salariat 1,7 Mic Nu



1,7 Mic Nu

67

Nrcrt


aj total

Clasare OBS.


Sistemul indicatorilor de performanţă nu caracterizează activitatea de pregătire profesională

1,5 Mic Nu


1,7 Mic Nu

VI.



Insuficienţa procedurilor şi normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale 1,8 Mediu


1,7 Mic Nu


Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite 1,5 Mic Nu


Accesarea de către persoane neautorizate a dosarelor profesionale 1,7 Mic Nu


Dosarele profesionale nu au fost actualizate 2,2 Mediu

VII.



Insuficienta procedurilor şi normelor privind administrarea carnetelor de muncă 1,8 Mediu

Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de muncă nu au fost desemnaţi

1,7 Mic Nu

50. Constituirea carnetelor de muncă

Carnetele de muncă pentru fiecare salariat nu au fost constituite 1,5 Mic Nu


Accesarea de către persoane neautorizate a carnetelor de muncă 2,2 Mediu


Carnetele de muncă nu au fost actualizate2,3 Mare

VIII




Insuficienţa manualelor de operare şi utilizare a sistemului informatic

1,8 Mediu

68

Nrcrt


aj total

Clasare OBS.

Manualele de operare şi utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate 1,8 Mediu


Utilizarea într-o mare măsură a procedurilor manuale 2,0 Mediu Comunicare insuficientă între utilizatori şi

informaticieni/proiectanţii sistemului informatic 2,3 Mare


Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate 2,0 Mediu


Interfaţa între subsistemele informatice nu este adecvată 1,7 Mic Nu



1,8 Mediu


Discontinuitate în pregătirea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic 2,0 Mediu

Informarea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este insuficienta

1,8 Mediu


Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice nu se aplică 1,8 Mediu




2,0 Mediu


Disfuncţionalitate în instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc modificări semnificative în sistemul informatic 2,0 Mediu



Insuficienta sistemului de prevenire/ detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.) 2,5 Mare



2,0 Mediu

69

Nrcrt


aj total

Clasare OBS.

Personalul pentru verificarea şi modificarea periodică a parolelor de acces nu a fost desemnat 1,8 Mediu


Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectuează zilnic 1,8 Mediu



2,0 Mediu

IX.


Îndosarierea documentelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor 1,8 Mediu

Întocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor 1,7 Mic Nu

Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus în cadrul normelor şi procedurilor 1,5 Mic Nu



2,3 Mare



1,7 Mic Nu

Existenţa unei umidităţi ridicate 1,7 Mic Nu Protecţie insuficientă a documentelor faţă de

sursele de căldură2,0 Mediu


Dosarele nu sunt predate la arhiva instituţiei la termenele legale 1,8 Mediu

Procesul verbal de predare-primire nu îndeplineşte condiţiile de conformitate 2,2 Mediu

70

TABELUL PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE




Avizat: Rotari Mihaela

Nrcrt

DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/S

Consecintele funcţionării/

nefuncţionării controlului

intern

Grad de încredere al auditorului în controlul

intern

Obs.


Organizarea concursurilor 2. Statul de funcţii care

prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs

Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare S Mediu


Bibliografia incompletă/neactualizatăS Mediu



S Scăzut

Acceptarea unor dosare incomplete S ScăzutSusţinerea concursurilor

10. Stabilirea subiectelor de către comisie

Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs T

Există sistem de control

eficientRidicat

NU

Subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori

T Există sistem de control

eficient

Ridicat

71

Nrcrt




intern


intern

Obs.

11. Susţinerea probei scrise Procesul verbal privind proba scrisă nu îndeplineşte condiţiile de conformitate S Scăzut

12. Susţinerea probei interviu Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

S Scăzut


S Scăzut


S Scăzut

Deciziile de numire

17. Emiterea deciziei de numire

Datele de identificare ale candidatului admis, funcţiei, drepturilor salariale la încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect

S Scăzut


Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire S Scăzut




Existenţa unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale S Scăzut

20. Salariul de bază Stabilirea eronată a salariului de bază S Scăzut21. Indemnizaţii de conducere Acordarea unor indemnizaţii de

conducere necuvenite S Mediu


Stabilirea eronată a sporului pentru titlul ştiinţific de doctor T


eficientRidicat NU


Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate în muncă S Mediu

24. Sporul de vechime în muncă Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă S Mediu


Stabilirea eronată a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte S Mediu

26. Salariul de merit Acordarea de salarii de merit necuvenite

S Scăzut

72

Nrcrt




intern


intern

Obs.

27. Sistemul de premiere Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare S Scăzut



Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost întocmita S Scăzut

Modificarea neargumentată a drepturilor salariale S Scăzut


Operarea modificării drepturilor salariale în carnetul de muncă şi dosarul profe-sional după soluţionarea contestaţiilor

S Scăzut



Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru S Scăzut


Sistemul de evidenţă a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

S Scăzut

III.

EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR



S Scăzut


S Mediu


Evidenţa prezentei nu se încadrează în principiile de conformitate S Scăzut


Evidenţa concediilor de odihna nu se încadrează în principiile de conformitate S Scăzut


Evidenţa concediilor medicale nu se încadrează în principiile de conformitate S Scăzut

38. Evidenţa concediilor de studii Evidenţa concediilor de studii nu se încadrează în principiile de conformitate S Scăzut

73

Nrcrt




intern


intern

Obs.

IV.



Politica prezenta şi de perspectivă a entităţii nu a fost corelată cu dezvoltarea cunoştinţelor profesionale ale personalului

S Scăzut


Perioada de stagiu nu a fost respectată

TExistă sistem

de control eficient

Ridicat NU




S Scăzut

VI.




S Scăzut


Dosarele profesionale nu au fost actualizate S Scăzut

VII.




S Scăzut


Accesarea de către persoane neautorizate a carnetelor de muncă T


eficientRidicat NU


Carnetele de muncă nu au fost actualizate S Scăzut

VIII




Insuficienţa manualelor de operare şi utilizare a sistemului informatic S Scăzut

Manualele de operare şi utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate S Scăzut


Utilizarea într-o mare măsură a procedurilor manuale

S Scăzut

74

Nrcrt




intern


intern

Obs.

Comunicare insuficientă între utilizatori şi informaticieni/proiectanţii sistemului informatic

S Scăzut


Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate S Scăzut



S Scăzut


Discontinuitate în pregătirea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic

S Scăzut

Informarea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este insuficienta

TExistă sistem

de control eficient

Ridicat


Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice nu se aplică S Scăzut




S Scăzut


Disfuncţionalitate în instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc modificări semnificative în sistemul informatic

S Scăzut



Insuficienta sistemului de prevenire/ detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)

S Scăzut

75

Nrcrt




intern


intern

Obs.


Calendarul privind modificarea periodică a parolelor de acces nu se respectă S Scăzut


S Scăzut


Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectuează zilnic

S Scăzut



S Scăzut

IX.


Îndosarierea documentelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor S Scăzut



S Scăzut


Protecţie insuficientă a documentelor faţă de sursele de căldură

TExistă sistem

de control eficient

Ridicat NU


Dosarele nu sunt predate la arhiva instituţiei la termenele legale S Scăzut

Procesul verbal de predare-primire nu îndeplineşte condiţiile de conformitate S Scăzut

NOTA

76

Ierarhizarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor s-a realizat prin elaborarea documentului Tabelul puncte tari şi puncte slabe, în care au

fost cuprinse cele 51 de obiecte auditabile şi 65 de riscuri asociate acestora, obţinute din clasarea riscurilor. În urma analizei au fost identificate 5

obiecte auditabile şi 6 riscuri asociate acestora , care au fost evaluate ca fiind puncte tari, diferenţele fiind considerate puncte slabe.

Operaţiile identificate ca fiind puncte tari şi riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne funcţionale, pe

baza documentelor transmise de entitate şi a misiunilor anterioare, care limitează apariţia riscurilor.

Pe baza activităţii de ierarhizare a operaţiilor/obiectelor auditabile se va elabora documentul Tematica în detaliu a misiunii de audit în care

vor fi preluate numai operaţiile considerate ca fiind puncte slabe în număr de 45, ocazie cu care vor fi renumerotate.

77

Scopul:

Să efectueze o sedinţă de deschidere cu reprezentanţii (denumirea

entitatii/structurii auditate) pentru a discuta scopul auditului, obiectivele urmărite şi

modalitatile de lucru privind auditul.

Premise:

Şedinta de deschidere serveşte ca intilnire de inceput a misiunii de audit. Ordinea

de zi a sedintei de deschidere va cuprinde:

- prezentarea auditorilor; - prezentarea obiectivelor misiunii de audit;

- prezentarea în detaliu tematicii;

- acceptarea calendarului întâlnirilor;

- analiza şi acceptul cartei auditorului; - stabilirea termenelor de raportare a stadiului

verificărilor;

- asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii.

Procedura:

Auditorii 1.Contactează telefonic entitatea/structura

auditata

Conducatorul Compartimentului de

audit public intern Auditorii

Reprezentantii entitatii/structurii

2. Participa la desfasurarea sedintei de

deschidere

PROCEDURA P 0-8 SEDINTA DE DESCHIDERE

78

Auditorii 3.Intocmesc Minuta sedintei de deschidere

cu urmatoarea structura:

A. Mentiuni generale

- tema misiunii de audit public intern;

- numele celor care intocmesc Minuta

sedintei de deschidere;

- numele persoanei insarcinate cu

verificarea intocmirii Minutei sedintei de

deschidere conform prezentei proceduri ;

- perioada auditata;

- lista participantilor la sedinta de

deschidere cu mentionarea numelui,

functiei, directiei si a numarului de telefon.

B.Stenograma Sedintei de deschidere:

- cuprinde redactarea in detaliu a

dezbaterilor Sedintei de deschidere.

79

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Auditul privind gestionarea resurselor umane


Întocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Data:

Avizat: Rotari Mihaela Data:

A. Lista participanţilor:

Nume si prenume FuncţiaDirecţia/

Serviciul

Nr.

telefonE-mail Semnătura

Sava Constantin Director general -

Ieremia Paul directorDepartamentul resurse

umane

Maria Tinca functionarDepartamentul resurse

umane

Rotari Mihaela auditor -

Popescu Silvia auditor -

B. Stenograma şedinţei

În cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la:

- Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;

- Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, obiectivele auditabile care se

intenţionează a fi realizate, după analizele de risc efectuate.

În urma discuţiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit

reprezentanţii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confruntă şi

anume:

- Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc;

- Complexitatea activităţii departamentului de resurse umane şi neatractivitatea nivelului

salariului pentru atragerea personalului specializat;

- Fluctuaţia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;

- Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea

personalului existent;

46

De asemenea, s-au stabilit:

- persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuării

de teste asupra muncii lor şi pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor şi timpul

necesar pentru realizarea acestor proceduri;

- condiţiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de

audit (spaţiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)

- aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul

misiunii, informarea sistematică asupra constatărilor;

- data şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor;

- modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit).

Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncţionalităţi constatate, vor fi

discutate şi analizate cu structura auditată, inclusiv a Planului de acţiune şi a calendarului

implementării şi persoanelor răspunzătoare cu implementarea recomandărilor.

Auditori, Auditaţi,

Rotari Mihaela

Popescu Silvia

47

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Misiunea de audit: Auditul privind gestionarea resurselor umane


Întocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Data:

Avizat: Rotari Mihaela Data:

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

Obiectivul I.

ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

1-17

Proiectul planului de ocupare a funcţiilor publice: 1- obiectivele nou preluate au influenţat fundamentarea

planului?X

- obiectivele transferate au influenţat fundamentarea planului?

X

- planul se încadrează în politicile şi obiectivele curente şi de perspectiva ale entităţii?

X

- există o fundamentare detaliată a planului? X- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar.

XFundamentarea

proiectului- există persoană responsabilă cu elaborarea planului? X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi

pregătirea profesională necesare postului?X

Atribuţiile postului; ROF

- planul conţine toate avizele şi aprobările persoanelor autorizate?

X

- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului?

X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar.X

Nu există lista activităţilor

- realizarea operaţiunilor de control intern prin proceduri: -- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de

verificare (check-list), sunt întocmite cu respectarea prevederilor legale, iar controalele efectuate au fost formalizate prin acte de control, datate şi semnate

-

- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de verificare (check-list), sunt întocmite cu respectarea prevederilor legale, dar controalele efectuate nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate

-

- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de verificare (check-list), care nu respectă în totalitate prevederile legale şi nici nu sunt formalizate prin acte

-

48


de control, datate şi semnate- operaţiunile de control intern nu sunt însoţite de liste

de verificare (check-list), se efectuează în virtutea unor atribuţii din fişa postului şi nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate

-

- se realizează operaţiuni de control intern prin proceduri?

XNu se elaborează

check-list-uri- examinarea procedurilor:

- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate şi se aplică?

-

- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate, sunt cunoscute, dar nu se aplică?

-

- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate, dar nu sunt cunoscute?

-

- există proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate şi actualizate şi nu sunt cunoscute?

-

- există proceduri de lucru X- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi.

XNu există proceduri

Organizarea concursurilor 2-9- există un sistem procedural privind organizarea concursurilor? X- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind organizarea

concursurilor?X

Există, dar nu sunt formalizate

- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X- atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea

sarcinilor prin proceduri şi compararea acestora cu cele prevăzute în fişa postului:

X

- procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor şi corespund cu atribuţiile din fişele postului- procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu atribuţiile din fişele postului- procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor şi separarea sarcinilor, dar corespund cu atribuţiile din fişele postului, care la rândul lor sunt incomplete/neactualizate;

X

- procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor şi separarea sarcinilor şi nici nu corespund cu atribuţiile din fişele postului;- există proceduri?/ (nu există proceduri?)

- dacă “da”, vă rugăm să ne înaintaţi fişa postului. X Fişa postului- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi

pregătirea profesională necesare postului?X

- persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea necesară? X- statul de funcţii este actualizat în funcţie de rezultatele

procesului de recrutare?X

- dacă „da”, vă rog să ne furnizaţi statul de funcţii actualizat X Statul de funcţii

49


după ultimul concurs- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Lista activităţilorSusţinerea concursurilor 10-15- există un sistem privind susţinerea concursurilor?

XExistă, dar nu

sunt formalizate- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XDeciziile de numire 16-17- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind emiterea şi

comunicarea deciziilor de numire?X

- dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. X- există stabilită persoană responsabilă? X- respectaţi principiul dublei semnături? X- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Listă activităţiObiectivul II.

STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

18-32

Stabilirea elementelor de natura salarială 18-26- există un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de

natură salarială?X

Există dar nu sunt formalizate

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar. X- există stabilită persoană responsabilă pentru elaborarea şi

actualizarea procedurilor?X


X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea

profesională necesare postului?X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postuluiModificarea drepturilor salariale 27-28- există un sistem procedural de organizare al activităţii privind

modificarea şi comunicarea drepturilor salariale?X

Există, dar nu este formalizat

- există stabilită persoana responsabilă? X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea


- există responsabil cu actualizarea sistematică a procedurilor? X- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XSalarizarea muncii peste programul normal de lucru 29-32- exista un sistem procedural privind timpul lucrat peste

programul normal de lucru?X

Există dar nu este formalizat

- se ţine un registru special? X

50


- aveţi stabilit un responsabil pentru analiza şi aprobarea fundamentării timpului lucrat peste programul normal de lucru?

X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului- aveţi stabilit un responsabil privind aprobarea efectuării muncii

peste programul normal de lucru?X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea



X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XObiectivul III.

EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR, CONCEDIILOR ŞI RECUPERĂRILOR

33-37

- există un sistem general de norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor, concediilor şi recuperărilor?

XExistă, dar nu este

formalizat

- dacă da, vă rugăm ni-l furnizaţi? X- aveţi un responsabil pentru supravegherea şi actualizarea acestui

sistem?X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului- există personal responsabil pentru completarea foilor colective de

prezenţă şi pentru evidenţa concediilor de odihnă, concediilor medicale şi a concediilor de studii?

X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanelor şi fişele posturilor respective.

X


X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X

Obiectivul IV.EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

38-39

- există o procedură scrisă şi formalizată? X Există, dar nu este formalizată

- dacă da, vă rugăm sa ne furnizaţi un exemplar. X- este asigurată concordanţa între obiectivele entităţii şi capacitatea

profesională a personalului?X

- există un responsabil cu îmbunătăţirea/actualizarea acesteia? X- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa

postului.X

- există planuri de acţiune pentru realizarea concordanţei? X- dacă da, vă rugăm să ni le furnizaţi. X Plan de acţiune- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X


51


Obiectivul V.

PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

40-43

- există proceduri scrise şi formalizate?X


- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar. X- modificarea politicilor/obiectivelor au influenţat fundamentarea

planurilor de pregătire profesională?X

- planurile individuale sunt adaptate la cerinţele de pregătire profesională ale fiecărui salariat?

X

- există o fundamentare detaliată a planurilor? X- aveţi persoane responsabile cu elaborarea planurilor

strategice şi anuale de pregătire profesională?X

- există persoane responsabile cu elaborarea planurilor individuale de pregătire profesională?

X

- aveţi persoane responsabile cu realizarea programelor de pregătire profesională? X

- vă rugăm să ne prezentaţi atribuţiile specifice acestor funcţii. X Fişa postului- există un sistem de indicatori de performanţă privind

pregătirea profesională?X

- dacă da, vă rugam sa ne furnizaţi sistemul de indicatori. X- există persoana responsabila cu urmărirea realizării

indicatorilor de performanţă?X

- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.

X


X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Lista de activităţi

Obiectivul VI.


44-47

- există norme pentru gestionarea dosarelor profesionale? X- aveţi stabilit responsabil cu gestionarea şi actualizarea dosarelor

profesionale?X


X Fişa postului

- sunt nominalizate persoanele care au acces la dosarele profesionale?

X

- dacă da, vă rugăm să ne prezentaţi situaţia persoanelor care au primit acces la dosarele profesionale.

XLista persoanelor

care au acces- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X- există proceduri scrise şi formalizate?

XExistă, dar nu

sunt formalizate- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X

52


Obiectivul VII.


48-51

- există un sistem pentru gestionarea carnetelor de muncă? X- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi competenţele necesare. X- aveţi personal responsabil? X- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanelor şi fişa

postului.X Fişa postului

- sunt nominalizate persoanele care au acces la carnetele de muncă?

X

- dacă da, vă rugăm să ne prezentaţi situaţia cu persoanele care au acces.

X Listă persoane


X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X- există proceduri scrise şi formalizate?

XExistă, dar nu


Obiectivul VIII.

FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

52-64

Evaluarea sistemului informatic 52-58- subsistemul informatic al gestiunii resurselor umane este integrat

în sistemul informatic general?X

- vă rugăm să ne prezentaţi cerinţele utilizatorilor? X- asigură prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte? X- vă rugăm, să ne prezentaţi competenţele pe care trebuie să le

deţină personalul de specialitate.X

- personalul responsabil are experienţa necesară? X- există pregătire profesională continuă pentru personalul de

specialitate?X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi programele de pregătire aprobate.

XPrograme pregătire


X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X- aveţi proceduri scrise şi formalizate pentru utilizarea

subsistemului informatic al gestiunii resurselor umane?X


- dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. XSiguranţa in exploatare a sistemului informatic 59-60- sistemul informatic este dotat cu echipamente de prevenire a

fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric?X

- există personal responsabil pentru această activitate? X- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanelor şi fişele

posturilor.X Listă persoane

- vă rugăm, să ne prezentaţi competenţele pe care trebuie să le X

53


deţină personalul de specialitate.- personalul responsabil beneficiază de pregătirea profesională

continuă?X


XPrograme pregătire


X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X- aveţi proceduri scrise şi formalizate?

XManual de instrucţiuni neactualizat

- dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. XSecuritatea bazelor de date 61-64- există un sistem pentru prevenirea şi detectarea accesărilor şi

modificărilor neautorizate în sistem?X

- aveţi personal responsabil de specialitate? X- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa

postului.X Fişa postului

- personalul responsabil beneficiază de pregătirea profesională continuă?

X


X

- utilizaţi programe antivirus, antispyware şi firewall? X- aceste programe sunt actualizate sistematic? X- completaţi lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X

- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X- aveţi proceduri scrise şi formalizate?

XExistă, dar nu


Obiectivul IX.

ARHIVAREA DOCUMENTELOR

65-68

- aveţi un sistem privind organizarea arhivării documentelor? X- există persoană desemnată pentru activitatea de arhivare a

dosarelor aferente activităţii de gestiune a resurselor umane?X


X Fişa postului

- persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea necesară? X- vă rugăm să ne furnizaţi atribuţiile postului. X- spaţiul destinat arhivării documentelor corespunde cerinţelor? X- completaţi lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X

- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind arhivarea

documentelor?X



54

LISTA DE VERIFICARE NR. 1

Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Nr.

crt.Activitatea de audit DA NU OBS.

1. Organizarea concursurilor

1.1. Examinarea procedurii privind organizarea şi analiza dosarelor

candidaţilor pentru ocuparea posturilor:

1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor

necesare organizării concursurilor:

a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -

b) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -

c) precizarea modalităţilor de completare a modelelor; - -

d) oferirea unor exemple în acest sens; - -

e) prevederea situaţiilor de respingere a dosarelor

candidaţilor;- -

f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a contestaţiilor; - -

g) cuprinderea modalităţii de soluţionare a contestaţiilor; - -

h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei

contestaţiilor;- -

i) existenţa componentei de actualizare a procedurii; - -

1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale

procesului;- -

1.1.3. Respectarea principiul dublei semnături; - -

1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pentru comisia de organizare a

concursurilor, respectiv verificarea statului de funcţii,

constituirea comisiilor, publicarea anunţului de concurs,

constituirea dosarelor candidaţilor, întocmirea procesului

verbal privind analiza dosarelor şi soluţionarea contestaţiilor,

- -

55

Nr.


în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor

aferente;

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem

informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de

formulare şi informaţiile activităţilor, algoritmi de prelucrare

ş.a.

- -

1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -

1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu cele cuprinse în fişele

posturilor- -

1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu

responsabilităţi în organizarea concursurilor- -

1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:

a) consideră procedura corespunzătoare? - -

b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -

c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

1.5. Verificarea existenţei documentelor obligatorii:

a) copia actului de identitate - -

b) formularul de înscriere - -

c) copiile diplomelor de studii şi ale altor acte care atestă

efectuarea unor specializări- -

d) copia carnetului de muncă sau, după caz, o adeverinţă care

să ateste vechimea în muncă şi, după caz, în specialitate- -

e) cazierul judiciar - -

f) adeverinţa care să ateste starea de sănătate - -

g) copia fişei de evaluare a performanţelor profesionale

individuale sau, după caz, recomandarea de la ultimul loc de

muncă

- -

h) declaraţia pe propria răspundere sau adeverinţa care să

ateste că nu a desfăşurat activităţi de poliţie politică- -

i) completarea formularului de înscriere - -

Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor X - Test nr. 2

56

Nr.


obligatorii de către secretariatul comisiei de concurs, prezentate la pct

1.5.

- Liste de

control

-

Centralizatorul

privind modul

de organizare

al

concursurilor

1.7. Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la modul de

organizare al concursurilor, modelele de formulare (documente,

conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.), implică verificarea:

X Test nr. 2

a)existenţei posturilor în statul de funcţii; X

- Liste de

control

-

Centralizatorul

privind modul

de organizare

al

concursurilor

b) solicitării avizului ANFP cu 45 de zile înaintea datei de

susţinere a concursurilor;X

c)emiterii avizului ANFP în termen de 10 zile lucrătoare; X

d) publicării anunţului de concurs în Monitorul Oficial cu cel

puţin 30 de zile înaintea desfăşurării concursurilor;X

e)depunerii dosarelor candidaţilor în termen de 20 de zile de la

publicare;X

f) îndeplinirii condiţiilor de vechime. X

1.8. Examinarea Procesului verbal de selecţie a dosarelor în care au fost

verificate:X

a) selectarea dosarelor candidaţilor în termen de 5 zile

lucrătoareX

b) consemnarea afişării rezultatelor selectării dosarelor în

termen de 5 zile lucrătoare;X

c) existenţa menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul

dosarelor selectate;X

d) concordanţa între numărul de dosare înregistrate şi cele

cuprinse în Procesul verbal;-

e) existenţa tuturor semnăturilor membrilor comisiei în

Procesul verbal de selecţie a dosarelor.- -

57

Nr.


1.9. Verificarea contestaţiilor: - - Nu

a) depunerea în termen de 24 de ore de la afişarea listei; - -

b) examinarea contestaţiilor; - -

c) consemnarea afişării rezultatelor contestaţiei la sediul

instituţiei.- -

1.10. Analiza modalităţilor de arhivare - -

Data: 01.04.2005

Auditor intern,

Dumitrescu Nicolae

58

TEST NR. 1

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane


Obiectul testului: Modul de organizare al concursurilor

Obiectivele testului: Examinarea dosarelor candidaţilor

Descrierea testului:

În anul 2008, au fost organizate 4 concursuri pentru ocuparea funcţiilor in cadrul entitatii

economice Boromir Prod SA. Eşantionul a fost constituit din dosarele candidaţilor care au fost

declaraţi admişi, la cele 4 concursuri, considerându-se ca fiind un număr redus de dosare pentru

o entitate.

Testarea dosarelor de concurs s-a realizat prin verificarea elementelor care intră în

componenţa dosarului, prin care s-a urmărit:

- Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor obligatorii de către

secretariatul comisiei de concurs,

- Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al

concursurilor, modelele de formulare (documente, conţinutul acestora, termenele de realizare

ş.a.), implică verificarea:

existenţei posturilor în statul de funcţii;

solicitării avizului ANFP cu 45 de zile înaintea datei de susţinere a concursurilor;

emiterii avizului ANFP în termen de 10 zile lucrătoare;

depunerii dosarelor candidaţilor în termen de 20 de zile de la publicare;

îndeplinirii condiţiilor de vechime.

- Examinarea Procesului verbal de selecţie a dosarelor:

verificarea selectării dosarelor candidaţilor în termen de 5 zile lucrătoare;

verificarea consemnării afişării rezultatelor selectării dosarelor în termen de 5 zile

lucrătoare;

verificarea existenţei menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul dosarelor selectate.

Testarea s-a concretizat în elaborarea listelor de control pentru fiecare dosar de concurs,

care ulterior au fost preluate într-un centralizator, care conţine pe verticală dosarele supuse

verificării, iar pe orizontală elementele selectate pentru testare, respectiv piesele care trebuie să

existe în dosare, prezentate în anexă.

59

Constatări

Din verificările efectuate şi analiza Centralizatorului privind modul de organizare al

concursurilor s-a constatat că în toate dosarele de concurs ale candidaţilor există documente

depuse care nu sunt în copii legalizate sau nu au fost certificate pentru conformitate cu originalul

de către secretariatul comisiei de concurs.

Concluzii

În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.1.

Data: 01.09.2009 Auditor intern,Rotari Mihaela

60

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 1


Perioada auditată: 01.01.2008 - 31.12.2008

PROBLEMA

Existenţa copiilor legalizate sau certificate de către secretariatul comisiei în dosarele

candidaţilor la ocuparea funcţiilor publice

CONSTATARE

Dosarele de concurs ale candidaţilor conţin copii ale documentelor care nu sunt legalizate

sau care nu sunt certificate pentru conformitate de către secretariatul comisiei de concurs.Cadrul

de referinţă prevede ca la înscrierea la concursurile pentru ocuparea posturilor vacante, candidaţii

trebuie să prezinte copii legalizate de pe actele prevăzute in legislatia in vigoare sau copii însoţite

de documentele originale, care sunt certificate pentru conformitate cu originalul de către

secretariatul comisiei de concurs.

CAUZE :

Inexistenţa unei proceduri în activitatea de organizare a concursurilor de ocupare a

funcţiilor publice;

Nerespectarea atribuţiilor stabilite prin fişele posturilor;

Neinstruirea membrilor comisiei de concurs şi a secretariatului acestuia în vederea

organizării concursurilor.

CONSECINŢE:

Posibilitatea admiterii la concurs a unor candidaţi care nu îndeplinesc condiţiile prevăzute

de lege;

Posibilitatea anulării ulterioare a concursurilor, datorită neconcordanţei între copiile din

dosarul de concurs şi documentele originale;

Prelungirea perioadei în care posturile rămân neocupate, implică un efort suplimentar al

celorlalţi funcţionari din cadrul acelor structuri care ar fi trebuit să-şi ocupe posturile

vacante.

61

RECOMANDĂRI

Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a

persoanelor care asigură munca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnate

printr-un proces verbal conform legii;

Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea

concursurilor de ocupare a funcţiilor publice, care să conţină activităţile de control şi

responsabilităţile personale.

Întocmit de,

Rotari Mihaela

62



Nr.

crt.ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

1. Susţinerea concursurilor

1.1. Examinarea procedurii privind susţinerea concursurilor

1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a

activităţilor aferente susţinerii concursurilor:

a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -

b) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -

c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru

realizarea obiectivului/subobiectivului;- -

d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor; - -

e) oferirea unor exemple în acest sens; - -

f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a contestaţiilor; - -

g) cuprinderea modalităţii de soluţionare a contestaţiilor; - -

h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului

analizei contestaţiilor;- -

i) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -

1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie

ale procesului;- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -

1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pentru comisia de organizare

a concursurilor, respectiv în fazele de susţinere a probei

scrise, a probei orale, notarea probelor, anunţarea

rezultatelor şi soluţionarea eventualelor contestaţii în

fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor

aferente;

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem

informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de

formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de

prelucrare ş.a.

- -

63

Nr.


1.1.6. Modalitatea arhivării. - -

1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor- -


responsabilităţi în organizarea şi susţinerea concursurilor- -


a) consideră procedura corespunzătoare? - -

b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -

c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

1.5. Analiza susţinerii probelor scrise: X TEST NR. 2

a) stabilirea subiectelor la proba scrisă s-a realizat pe

baza bibliografiei de concursX

Centralizatorul

privind

susţinerea

probelor scrise

b) stabilirea a două variante a câte trei subiecte X

c) pentru testele grilă numărul subiectelor este de 3 ori

mai mare decât numărul celor stabilit pentru fiecare test

grilă

X

d) seturile de subiecte au fost semnate de către toţi

membrii comisiei de concursX

e) plicurile au fost sigilate şi au ştampila instituţiei X

f) lucrările de concurs au fost redactate doar pe seturile

de hârtie asigurate de DRUX

g) lucrările de concurs poartă ştampila pe fiecare filă, în

colţul din stânga susX

h) asigurarea confidenţialităţii numelor candidaţilor X

i) candidaţii care au predat lucrările de concurs au

semnat în borderoul specialX

j) semnarea procesului verbal de către toţi membrii

comisieiX

1.6. Analiza susţinerii probelor interviu: TEST NR. 2

a) proba de interviu a fost susţinută în termen de 5 zile

lucrătoare de la data susţinerii probei scrise

X

Centralizatorul

64

Nr.


privind

susţinerea

probelor

interviu

b) stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe

baza bibliografiei de concurs;X

c) consemnarea întrebărilor şi răspunsurilor la interviu în

anexa la Procesul verbal;X

d) întocmirea procesului verbal la finalizarea probei

interviului;X

e) stabilirea planului interviului; X

f) semnarea procesului verbal de către toţi membrii

comisiei.X

1.7. Analiza rezultatelor concursurilor

- examinarea proceselor verbale întocmite - -

- analiza baremurilor şi notelor acordate două probe - -

- verificarea candidaţilor admişi privind obţinerea la

punctajul final a cel puţin 100 de puncte şi minim 50

de puncte la fiecare probă

- -

1.8. Garantarea anunţării rezultatelor în maximum 3 zile de la data

susţinerii probelor- -

1.9. Analiza contestaţiilor şi a răspunsurilor formulate - -

1.10. Analiza modalităţii de arhivare a documentelor - -

Data: 01.09.2009 Auditor intern,

Popescu Silvia

65

TEST NR.2



Obiectul testului: Modul de susţinere a concursurilor

Obiectivele testului:

Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei scrise

Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei interviu

Descrierea testului

În anul 2008 fiind organizate un număr de mic de concursuri, respectiv 4, eşantionul

pentru testare a fost constituit, în mod exhaustiv, din dosarele acestor concursuri.

Pentru efectuarea testării s-au evaluat, pentru fiecare dosar de concurs, elementele

stabilite în, verificându-se următoarele:

Analiza susţinerii probelor scrise:

- stabilirea subiectelor la proba scrisă s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;

- stabilirea a două variante a câte trei subiecte;

- pentru testele grilă numărul subiectelor este de 3 ori mai mare decât numărul celor stabilit

pentru fiecare test grilă;

- seturile de subiecte au fost semnate de către toţi membrii comisiei de concurs;

- plicurile au fost sigilate şi au ştampila instituţiei;

- lucrările de concurs au fost redactate doar pe seturile de hârtie asigurate de DRU;

- lucrările de concurs poartă ştampila pe fiecare filă, în colţul din stânga sus;

- asigurarea confidenţialităţii numelor candidaţilor;

- candidaţii care au predat lucrările de concurs au semnat în borderoul special;

- semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei.

Analiza susţinerii probelor interviu:

- proba de interviu a fost susţinută în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei

scrise;

- stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;

- consemnarea întrebărilor şi răspunsurilor la interviu în anexa la Procesul verbal;

- întocmirea procesului verbal la finalizarea probei interviului;

- stabilirea planului interviului;

- semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei.

66

Constatări

Din analiză, s-a constatat că la dosarul de concurs pentru ocuparea postului de consilier la

Departamentul Contabilitate-Financiar, procesul verbal nu a fost semnat de un membru al

comisiei care a lipsit din motive medicale şi nu a existat un membru supleant care să îl poată

înlocui în comisia de concurs.

Concluzii

În baza testului s-a elaborat FIAP nr. 2.


Popescu Silvia

67

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 2



PROBLEMA

Modul de constituire a comisiilor de concurs şi a comisiilor de soluţionare a contestaţiilor

prin act administrativ al conducătorului autorităţii sau al instituţiei publice organizatoare a

concursului.

CONSTATARE

Funcţionarea comisiei de concurs cu nu număr mai mic de membri decât cel prevăzut ş

Pentru ocuparea concursului de consilier în cadrul Departamentului Contabilitate-

Financiar s-a constituit comisia de concurs şi comisia de soluţionare a contestaţiilor, în

conformitate cu legislaţia şi actele normative în vigoare privind organizarea

concursurilor.

La data desfăşurării concursului unul dintre membrii comisiei nu a putut să participe din

motive medicale.

Datorită inexistenţei unei proceduri, s-a optat pentru o soluţie de compromis, dar

neprocedurală, prin solicitarea acordului verbal al candidaţilor de a se desfăşura

concursul cu comisia incompletă formată din trei membri, din cei patru desemnaţi.

CAUZE

Legislaţia în vigoare nu prevede posibilitatea înlocuirii unui membru din comisiile de

concurs şi nici nu oferă o soluţie în această situaţie

Inexistenţa unei proceduri interne privind organizarea şi desfăşurarea concursurilor, care

să prevadă situaţiile care pot impieta buna desfăşurare a acestor concursuri, respectiv existenţa

unor membri supleanţi pentru cazuri deosebite.

CONSECINŢE

Există posibilitatea contestării concursurilor datorită adoptării unor soluţii neprocedurale

şi reluării procedurii.

68

RECOMANDĂRI

Elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea

funcţiilor publice, care să prevadă numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor

indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funcţiilor publice.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,

Dumitrescu Nicolae Ionescu Mircea

69



Nr.


1. Deciziile de numire

1.1. Examinarea procedurii privind întocmirea şi comunicarea

deciziilor:

Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor

aferente întocmirii şi comunicării deciziilor de numire:- -

aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -

stabilirea modelelor de decizie de numire; - -

verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea

obiectivului;- -

precizarea modalităţilor de completare a deciziei de numire; - -

oferirea unor exemple în acest sens; - -

cuprinderea modalităţii de înregistrare a deciziilor de numire; - -

cuprinderea modalităţii de comunicare a deciziilor de numire. - -

existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -

Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale

procesului;- -

Respectarea principiului dublei semnături; - -

Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea şi comunicarea

deciziilor de numire, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi

ale termenelor aferente fiecărei faze;

- -

Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat,

respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi

informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.

- -

Modalitatea arhivării. - -

1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -


responsabilităţi în organizarea şi susţinerea concursurilor- -


consideră procedura corespunzătoare? - -

70

Nr.


constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -

există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

1.5. Examinarea deciziilor de numire din dosarele profesionale ale

candidaţilor admişi în urma concursului:

Decizia de numire are formă scrisă şi conţine: X Test nr. 3

denumirea funcţiei de încadrare X

-

temeiul legal al numirii X -

numele funcţionarului public X -

data de la care urmează să exercite funcţia publică X -

drepturile salariale X -

locul de desfăşurare a activităţii X -

semnătura ordonatorului de credite X -

ştampila instituţiei X -

Confirmarea semnăturii salariatului pentru primirea deciziei de

numire- -

1.5.3.Confirmarea semnăturii salariatului pentru primirea copiei

fişei postului, anexă la decizia de numire- -

1.6. Confirmarea numirii în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la

data la care candidatul a fost declarat admis- -

1.7. Analiza modalităţilor de arhivare - -


Popescu Silvia

71

TEST NR. 3



Obiectul testului: Emiterea deciziei de numire

Obiectivele testului : Verificarea respectării conformităţii actelor administrative (deciziilor) de

numire

Descrierea testului

Eşantionul a fost constituit din deciziile de numire ale candidaţilor admişi în anul 2008, în

mod exhaustiv, ale celor 4 concursuri organizate pentru ocuparea unei funcţii in cadrul entitatii

economice.

Pentru efectuarea testării deciziilor de numire, pentru personalul nou angajat, s-a analizat

existenţa elementelor pe care trebuie să le conţină acestea şi anume:

denumirea funcţiei;

temeiul legal al numirii;

numele angajatului;

data de la care urmează să exercite funcţia publică;

drepturile salariale;

locul de desfăşurare a activităţii;

semnătura ordonatorului de credite;

ştampila entităţii publice.

Constatări

Din analiza efectuata, a rezultat că decizia de numire a d-nei Elena Matei a fost

neconformă cu realitatea..

Concluzii

În baza acestui test se va întocmi FIAP-ul nr. 3.

Data: 02.09.2009 Auditor intern,Popescu Silvia

72

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 3



PROBLEMA : Emiterea deciziilor de numire

CONSTATARE

Din analiza conţinutului deciziilor de numire ale candidaţilor admişi prin concurs în anul

2008, conform Listei de verificare nr. 3, s-a constatat încadrarea eronată a d-nei Elena Matei pe

funcţia de consilier.

CAUZE

Întocmirea Deciziei de numire de către un salariat care nu are atribuţii şi responsabilităţi

în acest domeniu, respectiv cunoştinţele necesare respectării prevederilor legale în materie;

Motivaţia directorului DRU a fost absenţa persoanei cu atribuţii şi competenţe în acest

sens, cât şi de lipsa personalului şi a timpului necesar pregătirii acestuia.

Inexistenţa unei proceduri, scrise şi formalizate privind modul de emitere al deciziilor de

numire.

CONSECINŢE

- Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entităţii economice;

- Perturbarea activităţii prin anularea deciziei de numire, refacerea acesteia în

conformitate cu prevederile legislative şi modificarea înregistrării din carnetul de muncă.

RECOMANDĂRI

- Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise în anul 2007

- Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare şi

gestionare a resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a acestuia;

- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile

specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul

entităţii;

- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor

de numire.

Întocmit,

Popescu Silvia

73

74

Scopul:

Permite prezentarea catre entitatea/structura auditata a opiniei auditorilor interni, a

recomandarilor finale din Proiectul raportului de audit public intern.

Premise:

Sa se asigure ca Raportul de Audit este clar, obiectiv, fundamentat, relevant,

respectiv :

- Clar:sa fie usor de inteles, evident, sa nu permita interpretari;

- Obiectiv: sa nu fie partinitor;

-Fundamentat: fiecare constatare sa aiba la baza documente doveditoare si sa faca

trimiteri la textul legal incident;

- Relevant: aspectele semnalate sa ajute conducerea entitatii/s tructurii auditate in luarea

unor decizii manageriale pentru eliminarea deficientelor constatate.

Procedura:

Secretariatul 1. Planifica sedinta de inchidere


audit public intern, Auditorii, Conducatorii

entitatii/structurii auditate

2. Participa la desfasurarea sedintei de

inchidere. Conducatorii entitatii/ structurii

constatarilor auditorilor, ale concluziilor si

recomandarilor, precum si a corectiilor de

efectuat. auditate isi declara parerile lor in

privinta

Auditorii 3. Fac rezumatul discutiilor intr-o Minuta a

sedintei de inchidere


audit public intern, Auditorii

4. Cad de acord asupra modificarilor

raportului de audit, daca este nevoie.

PROCEDURA P 0-9 SEDINTA DE INCHIDERE

75

Auditorii 5.Pregatesc acte suplimentare necesare

pentru a justifica modificarile la raportul de

audit.

6.Indosariaza toate modificarile aprobate la

raportul de audit, Minuta sedintei de

inchidere si revad Proiectul de raport de

audit.

76

MINUTA SEDINTEI DE INCHIDERE





B. Lista participanţilor:

Nume si prenume FuncţiaDirecţia/

Serviciul

Nr.

telefonE-mail Semnătura

Sava Constantin Director general -

Ieremia Paul directorDepartamentul resurse

umane

Maria Tinca functionarDepartamentul resurse

umane

Rotari Mihaela auditor -

Popescu Silvia auditor -

Stenograma şedinţei:

Prezentarea obiectivelor auditate si constatărilor pentru fiecare obiect auditat; a fost

discutată fiecare deficienţă în parte, au fost analizate cauzele care au contribuit la

realizarea disfunctionalităţii, au fost prezentate recomandările care urmează a fi

implementate pentru eliminarea deficienţelor constatate.

In cadrul Sedintei de inchidere structura auditata si-a insusit in totalitate constatarile si

recomandarile formulate de echipa de auditori.

In consecinta, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final

care va fi pregatit pentru aprobare si transmitere structurii auditate. Raportul de audit

intern va fi insotit de o SINTEZA care va contine concluziile echipei de auditori

interni cu prezentarea principalelor recomandari si opinia generala a acesteia.

77

Structura auditata se angajeaza sa completeze Planul de actiune si calendarul

implementarii recomandarilor, cu termenele de realizare si persoanele responsabile cu

implementare acestora, pe care il vor discuta cu echipa de auditori.

78

Scopul:

Prezinta cadrul general, obiectivele, constatarile, concluziile si recomandarile auditorilor

publici interni.

Premise:

In elaborarea Raportului de audit public intern, auditorul foloseste dovezile de audit

raportate in Fisele de Identificare si Analiza a Problemelor si in Formularul de constatare si

raportare a iregularitatilor.

Procedura:

Auditorii 1.Redacteaza Proiectul raportului de audit

utilizand formatul prezentat mai jos:

2.Indica pentru fiecare constatare din Proiectul

raportului de audit dovada coerspunzatoare;

3.Transmite conducatorului Compartimentului

de audit public intern Proiectul raportului de

audit, impreuna cu dovezile constatarilor;

Conducatorul Compartimentului

de audit public intern

4.Analizeaza Proiectul raportului de audit;

5.Stabileste daca proiectul in intregime sau

doar parti din el, trebuie sa fie transmise la

compartimentul juridic pentru revizuirea lui

din punct de vedere juridic;

Auditorii 6.Efectueaza schimbarile propuse de catre

conducatorul Compartimentului de audit public

intern;

7.Indosariaza proiectul de raport de audit

incluzand corectiile aprobate de catre

conducatorul Compartimentului de audit

public intern.

PROCEDURA P 0-10 ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT

79

RAPORT DE AUDIT INTERN

STRUCTURA AUDITATĂ:

SC. BOROMIR PROD SA. BUZAU

MISIUNEA DE AUDIT INTERN

PRIVIND

Gestiunea resurselor umane

Bucuresti

2009

80

1. INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost formată din:

Rotari Mihaela - auditor coordonator al misiunii;

Popescu Silvia – auditor

din cadrul companiei SC Consulting R Group SRL

Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu Nr. 15 din 02.07.2009

Durata acţiunii de auditare: 01.07.2009 – 22.09.2009

Perioada supusă auditării: 01.01.2008 – 31.12.2008

Obiectivele misiunii de audit:

Organizarea recrutării personalului cu principalele subobiective:



- deciziile de numire.

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cu principalele subobiective:









Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cu

principalele subobiective:





Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.

81

Tehnici utilizate:

a) verificarea în vederea asigurării validării, realităţii şi acurateţei înregistrărilor în

carnetele de muncă şi dosarele profesionale.

Tehnici de verificare utilizate:

- comparaţia: pentru deciziile de numire şi datele înscrise în carnetele de muncă, în

dosarele profesionale şi în bazele de date;

- examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea carnetelor de muncă, dosarelor

profesionale, proceselor verbale etc.;

- garantarea: pentru verificarea realităţii datelor din documentele ce au stat la baza

justificării înregistrărilor;

- urmărirea: pentru a se constata dacă toate operaţiunile au fost real efectuate.

b) interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desfăşurarea

activităţilor;

c) eşantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor;

d) observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi

emitere a documentelor.

Instrumente de audit:

- chestionarele;

- liste de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie sa le îndeplinească fiecare

obiectiv auditabil.

Documente şi materiale examinate în cadrul Departamentului de Resurse Umane:

Verificarea la faţa locului a vizat următoarele documente întocmite şi completate pentru perioada

01.01.2008 – 31.12.2008:

- documente privind organizarea şi susţinerea concursurilor;

- decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale;

- carnete de muncă, dosare profesionale, fişe de post, Regulamentul de Organizare şi

Funcţionare;

- foile colective de prezenţă;

- cererile de concedii de odihnă, fără plată etc.;

- Registrul de evidenţă a salariaţilor;

- alte documente.

Materiale întocmite pe timpul auditării:

- foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate;

- liste de verificare pe obiective (LV);

- fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (FIAP);

82

- documente de lucru;

- Tabel puncte tari şi puncte slabe, Tematica în detaliu ;

- programul de audit, programul intervenţiei la faţa locului;

- Chestionarul de control intern (CCI);

- rapoarte preliminare de audit, minutele şedinţelor de deschidere, de închidere etc.

Organizarea Departamentului Resurse Umane. Direcţia a funcţionat în perioada

supusă auditării cu un număr de 8 salariaţi, dintre care un post de director.

Pentru toţi salariaţii sunt întocmite fişe ale posturilor prin care sunt stabilite relaţiile

ierarhice şi sarcinile de serviciu.

Activităţi desfăşurate în cadrul Direcţiei Resurselor Umane:

- întocmirea statelor de funcţii pe care le supune spre avizare conducerii;

- răspunderea privind aplicarea corectă a reglementărilor legale în domeniul salarizării

personalului, precum salariul de bază, sporul de vechime, indemnizaţiile, alte sporuri;

- fundamentarea corectă şi acordarea premiilor;

- aplicarea corectă a prevederilor legale privind efectuarea şi salarizarea muncii peste

programul normal de lucru;

- fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile;

- verificarea foilor colective de prezenţă privind operarea corectă a timpului lucrat şi

nelucrat;

- organizarea concursurilor de recrutare, promovare şi avansare a personalului;

- întocmirea şi actualizarea carnetelor de muncă;

- întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale;

- pregătirea şi perfecţionarea profesională continuă a salariaţilor.

83

2. Constatari

ORGANIZAREA CONCURSURILOR

În anul 2008, s-au organizat 4 concursuri pentru ocuparea posturilor vacante în cadrul

principalelor departamente ale entităţii economice conform planului aprobat de conducerea

acestuia.

La înscriere candidaţii pentru ocuparea posturilor vacante trebuiau să prezinte copii

legalizate sau copii certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de

concurs de pe actele prevăzute în legislatia in vigoare.

Din analiza dosarelor de concurs ale candidaţilor s-a constatat că aceste copii nu sunt

legalizate sau certificate pentru conformitate.

Consecinţele imediate ale nerespectării Regulamentului de organizare şi funcţionare al

entităţii ar putea fi contestarea şi/sau anularea ulterioară a concursurilor, motivate de

nerespectarea prevederilor normative.

În acelaşi timp, s-a constatat existenţa unei perioade prelungite în care posturile rămân

neocupate, ceea ce implică o muncă suplimentară a celorlalţi funcţionari din cadrul structurilor

care au solicitat ocuparea posturilor vacante şi, mai mult, pot conduce la nerealizarea

obiectivelor entităţii publice.

Pentru prevenirea unor asemenea consecinţe echipa de auditori recomandă elaborarea

unor proceduri scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea concursurilor de ocupare a

funcţiilor publice, instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii,

precum şi a persoanelor care asigură activitatea de secretariat.

DECIZIA DE NUMIRE

Întocmirea deciziei de numire reprezintă un element important în activitatea resurselor

umane, corectitudinea acesteia reprezintand un risc potenţial ridicat.

Din analiza conţinutului deciziilor de numire ale candidaţilor admişi prin concurs în anul

2008, în număr de 4, s-a constatat încadrarea eronată a d-nei Elena Matei pe funcţia de consilier.

Încadrarea eronată a avut drept consecinţă efectuarea plăţii unor sume suplimentare

necuvenite din bugetul entităţii economice, situaţie rezolvată ulterior prin anularea deciziei de

numire şi refacerea acesteia în conformitate cu prevederile legislative, precum şi modificarea

înregistrării din carnetul de muncă.

84

Din analiza cauzelor producerii acestei erori, echipa de auditori recomandă reverificarea

conformităţii deciziilor de numire emise în anul 2007, precum şi implementarea unui nivel

suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice acestei activităţi.

Puncte tari:

Sistemul de management al firmei s-a adoptat la noile cerinţe prin stabilirea de obiective

adecvate şi a priorităţilor necesare;

Metodă corectă de stabilire a necesarului de personal pe baza bugetului de venituri şi

cheltuieli elaborat în funcţie de portofoliul de comenzi;

Existenţa unui început de cultură organizaţională;

Personalul cu functii de conducere este constituit în proporţie de 80% din oameni cu studii

superioare;

Personalul muncitor este format în proporţie de 90% din absolvenţi de liceu industrial sau

şcoală profesională;

Experienţă profesională dobândită aproape în totalitate în cadrul societăţii;

S-au cheltuit sume importante pentru formarea profesională a angajaţilor (activitatea de

traning);

Selecţionarea personalului se face cu multă grijă, întrucât acesta trebuie să cunoască foarte

bine domeniul profesiei şi al locului de muncă;

Structura organizatorică este formalizată şi de tip funcţional, cu compartimente bine definite;

Atribuţiile sunt specificate prin R.O.F, iar normele de disciplină sunt clar definite prin R.O.I;

Managementul este de nivel ridicat şi se acordă o foarte mare importanţă pregătirii

managerilor de la toate nivelele;

Autoritatea se manifestă la toate nivelurile, însă principalele decizii se iau la vârf;

Responsabilitatea este localizată precis;

Există un sistem de comunicare care funcţionează relativ bine: este orientat de sus în jos, dar

are un puternic feed-back; informaţiile sunt dirijate formal către utilizatori; oamenii sunt foarte

comunicativi;

Conflictele privind salariile sunt relativ rare şi s-au rezolvat prin dialog;

Desfacerea contractelor de muncă s-a făcut de regulă prin trimiterea în şomaj;

Grupurile formale se constituie pe obiective şi au sarcini şi termene precise;

Strategia societăţii în domeniul resurselor umane urmăreşte reducerea vârstei medii şi

împrospătarea personalului prin angajarea de tineri;

Se acordă o importanţă deosebită instruirii, atât la locul de muncă, cât şi prin cursuri de

specialitate pe domenii;

85

Securitatea muncii este strict supravegheată, se acordă atenţie sănătăţii angajaţilor, iar

societatea are cabinet medical propriu şi medic de întreprindere;

Fluctuaţia personalului este scăzută, majoritatea personalului având o vechime apreciabilă în

cadrul unităţii;

Se remarcă fidelitatea personalului faţă de firmă, iar educaţia este axată pe corectitudine şi

respect faţă de întreprindere;

În cadrul firmei nu există absenţe nemotivate şi învoiri fără plată;

Selecţia personalului se face nu numai pe baza cunoştinţelor profesionale, ci şi pe baza unui

pachet de criterii specifice: capacitatea de adaptare la noi sarcini, punctualitatea şi corectitudinea

etc;

Productivitatea muncii a înregistrat o creştere an de an, aceasta dovedind o folosire eficientă

a forţei de muncă;

Salarizarea personalului se face pe baza unei grile de salarizare aprobată prin contractul

colectiv de muncă şi pe baza unor criterii de apreciere pentru evaluarea nivelului de salarizare

referitoare la: aspecte profesionale, probleme de disciplină, aspecte specifice numai unor locuri

de muncă, fidelitate faţă de societate;

Puncte slabe:

Neconsemnarea culturii organizaţionale în documente scrise, care să fie aduse la cunoştinţa

personalului;

Efecte negative ale educaţiei rurale în ceea ce priveşte programul de lucru;

Există preocupare pentru coordonarea muncii, dar se comit erori în dirijarea fluxurilor

informaţionale;

Se manifestă uneori tensiuni între nivelele ierarhice generate de nerealizarea obiectivelor

(cauza: lipsa de resurse);

Asigurarea resurselor pentru fiecare loc de muncă pune probleme, având deci un impact

negativ;

Motivarea prin salarii a rezultatelor de excepţie nu se poate face datorită lipsei de resurse;

Nu se face o evaluare periodică a personalului;

Disciplina este afectată şi de vârsta angajaţilor (media 38-39 ani) şi de lipsa de convingere în

siguranţa postului, fapt care face ca angajaţii să fie rigizi, puţin sensibili la măsurile disciplinare,

dar mai comunicativi la dialog;

Măsurile punitive sunt evitate sistematic la nivelul managementului de mijloc;

Nu există posibilitatea unor recompense materiale, datorită situaţiei economice;

Structura organizatorică a fost modificată relativ des, dar nu substanţial;

86

Atribuirea sarcinilor nu este flexibilă;

Nerespectarea disciplinei de muncă se sancţionează cu măsuri uşor de suportat;

Stimulentele materiale, concretizate în diferenţieri de salarizare, creează adesea tensiuni.

87

3. Concluzii

Considerăm că ajustarea efectivelor de personal la nivelul firmeI, în raport cu cerinţele

economice de competitivitate privind desfăşurarea unei activităţi profitabile, având în vedere

evoluţia rapidă a tehnologiei şi competiţia internă şi internaţională pentru pieţele de desfacere şi

de aprovizionare, reprezintă şi va constitui şi în viitor o preocupare majoră a compartimentelor

de resurse umane, în general, a managementului societăţilor comerciale.

Necesitatea acordării importanţei cuvenite fiecărei componente (subfuncţii) a gestiunii

previzionale a resurselor umane, prin acţiunile de gestiune curentă pregătind modelarea

schimbărilor şi adaptarea sistemului la particularităţile mediului în continuă schimbare.

În domeniul gestiunii previzionale a personalului se impune stabilirea unor strategii şi

elaborarea unor planuri şi programe riguros fundamentate ţinând cont de exigenţele economice

şi sociale ale actualei perioade, precum şi de cele care se prefigurează în viitor luând în

considerare în acelaşi timp aspectele noi generate de evoluţia teoriilor, principiilor şi doctrinelor

fundamentale ale managementului, cât şi experienţa practică a managementului ţărilor cu o

economie concurenţială avansată.

Formarea cadrelor trebuie să reprezinte o prioritate, considerând-o baza de plecare a

strategiei privind dezvoltarea resurselor umane de pe toate treptele ierarhice ale firmei. Numai

vechimea în muncă a salariaţilor, foarte multă vreme privită drept o achiziţie de mare valoare,

simbol al experienţei şi priceperii, fără o adaptare dinamică a cunoştinţelor la explozia

informaţională, tehnologică, economică, administrativă şi socială, nu este suficientă ca salariaţii

să poată face faţă exigenţelor economiei moderne, ei devenind plafonaţi. În această situaţie

firmelor le revine obligaţia formării continue a cadrelor, perfecţionării în funcţie sau meserie

pentru a se putea adapta mediului în continuă schimbare.

Se recomandă acordarea atenţiei cuvenite climatului social, mobilizării şi participării

active a întregului personal la realizarea obiectivelor firmei. Informarea, comunicarea şi dialogul

social sunt esenţiale pentru menţinerea unui climat favorabil în care salariaţii să constituie cu

adevărat o echipă, a căror scopuri şi idealuri comune să fie prosperitatea lor şi a firmei.

Se impune promovarea unor politici de cultivare a competenţei şi a unei solide pregătiri

profesionale, considerând că aceasta reprezintă o şansă în plus pentru orice întreprindere

modernă, pentru asigurarea competivităţii şi a unei baze pe care se va clădi experienţa practică şi

colaborarea în cadrul grupului.

88

Cunoştinţele şi competenţele profesionale trebuie actualizate şi îmbogăţite continuu.

Permanenţa acestui proces este considerată de mulţi specialişti „cheia spre poarta viitorului, unde

numai cine este capabil să se adapteze şi să facă faţă noilor probleme, poate supravieţui”

Gestiunea cunoştinţelor şi a competenţelor profesionale este o exigenţă de mare

actualitate şi ea poate fi privită drept o strategie a viitorului ce oferă un plus de forţă, eficienţă şi

adaptabilitate.

Se impune necesitatea promovării unei politici bine fundamentate de motivare a

personalului. Motivaţia personalului este o condiţie absolută pentru eficacitatea entitatii

economice.

Reconsiderarea interesului ce trebuie acordat de catre manager problemelor privind

salarizarea angajaţilor şi elaborarea propriei politici sociale pentru firma, ţinând cont de

posibilităţile financiare, obiectivele generale de dezvoltare ale întreprinderii şi aspiraţiile

personalului. Aşteptările personalului în materie de salarizare sunt deosebit de importante,

demotivarea acestora având un impact major asupra comportamentului vis-à-vis de muncă şi de

întreprindere.

Revizuirea periodică a grilelor de salarizare şi corelarea acestora cu obiectivele urmărite

constituie o exigenţă, sistemul de salarizare fiind un sistem evolutiv.

Acordarea unei atenţii sporite negocierii ca metodă de soluţionare a tuturor problemelor

referitoare la salarizarea angajaţilor..

Conceperea unui sistem de salarizare va trebui să răspundă următoarelor cerinţe:

- definirea unei grile de salarizare;

- stabilirea salariilor de bază (pe categorii şi funcţii) şi poziţionarea acestora în cadrul

firmei;

- stabilirea părţii variabile a salariului şi a evoluţiei sale în funcţie de performanţele

realizate în actualul post de lucru;

- luarea în considerare a inflaţiei.

89

Echipa de auditori pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează Activitatea privind

gestiunea resurselor umane din entitatea auditată conform grilei:

NR.

CRT.OBIECTIVUL

APRECIERE

FUNCŢIONA

L

DE

ÎMBUNĂTĂŢ

IT

CRITIC

1. Organizarea recrutării

personaluluiX

2. Stabilirea drepturilor salariale

cuvenite personaluluiX

3. Evidenţierea prezenţei,

învoirilor şi concediilorX

4. Evoluţia carierei personalului X

5. Pregătirea profesională

continuă a personaluluiX

6. Gestionarea dosarelor

profesionaleX

7. Gestionarea carnetelor de

muncăX

8. Funcţionalitatea sistemului

informatic utilizat pentru

gestiunea resurselor umane

X

9. Arhivarea documentelor X

Auditorii,

Rotari Mihaela Popescu Silvia

90

Documents

71421604 Misiune de Audit Intern Privind Gestiunea Resurselor Umane