7. Externe verantwoording

1externe verantwoording

FUNCTIONEEL ONTWERP

EXTERNE VERANTWOORDING

2 externe verantwoording

Versturenmutaties BRON

Verwerkenterugkoppelbestanden

BRON

Aanleveringaan BRON

TerugmeldingCFI

TerugkoppelingBRON

SleutelmutatiesBRON

Beoordelengeparkeerde

mutatie

Onderhoudenfilter

VerwerkenBRON-foto

Monitoringuitwisseling

BRON

Aanleverengegevens keurmerk

inburgeren

Resultaat auditverwerken

Toeleverenopdrachtgevers

Toeleverenad hoc rapportage


in dit deel van de encyclopedie vindt u het functionele ontwerp van de externe verantwoording.

dit ontwerp geeft inzicht in de gewenste functionaliteit. dit staat los van de onder-steuning daarvan door een concreet iCt-systeem. de hier beschreven functionaliteit kan uiteindelijk worden gerealiseerd als onderdeel van een ander iCt-systeem of als één of meer aparte iCt-systemen.

Beschrijvend en technisch gedeeltedit document bestaat naast de inleiding uit twee delen. een beschrijvend gedeelte, waarin u in verhaalvorm het gemaakte ontwerp kunt lezen en een technisch ge-deelte, waarin alle use cases, activiteitendiagrammen, functies en werkopdrachten staan weergegeven.

in het beschrijvende gedeelte wordt u door de belangrijkste ‘delen’ van ons ont-werp geloodst. daarin wordt beschreven hoe het proces in elkaar zit en welke uit-gangspunten bij het ontwerpen zijn gehanteerd. tevens is aangegeven waar zich de keuzemogelijkheden en vrijheidsgraden voor de onderwijsinstellingen bevinden.

Het beschrijvende gedeelte bestaat ook uit twee delen. ieder deel omvat een apart onderdeel van het ontwerp en heeft betrekking op een onderdeel van het proces van externe verantwoording. elk deel valt uiteen in een aantal use cases. aan het begin van het deel wordt via een overzichtsplaat duidelijk gemaakt waar u zich bevindt binnen het totaal aan use cases.

in elk deel geven we naast de overzichtsplaat in beknopte vorm de uitgangspun-ten en keuzes weer die aan het ontwerp ten grondslag liggen. daarna volgt een beschrijving van de use cases. dat is een beschrijving van het proces vanuit het perspectief van een gebruiker van het systeem.

na het lezen van alle delen heeft u een indruk gekregen van de onderdelen waaruit het model bestaat, dat de grondslag vormt voor het functioneel ontwerp van de externe verantwoording.

Mocht u daarin geïnteresseerd zijn, dan kunt u in het technische gedeelte de ge-detailleerde uitwerking van de use cases lezen. Het technische gedeelte bevat een ‘platte’ export uit de triple a-wiki.

INlEIDING

externe verantwoording heeft een sterke relatie met de kern-registratie deelnemergegevens. de kernregistratie bevat immers gegevens die in een instelling moet kunnen uitwisselen in het kader van externe verantwoording en bekostiging. de mutaties die moeten worden uitgewisseld met Bron ontstaan ook in de kernre-gistratie. Het ligt daarom voor de hand dat de uiteindelijke realisatie van de externe verantwoording een uitbreiding op het systeem voor de kernregistratie is.

use case

use case buiten dit ontwerp

werkopdracht

door de tijd getriggerd

Legenda:


Inleiding 3 Beschrijvend en technisch gedeelte 3

Beschrijvend gedeelte 5

Deel I: Uitwisseling BRON 6 Uitgangspunten en keuzes 6 De uitwisseling met BRON 7 Het proces van uitwisseling 8 Andere terugkoppelingen 10 Monitoren uitwisseling BRON 11

Deel II: Toelevering verantwoordingsinformatie 12 Uitgangspunten en keuzes 12 Andere toeleveringen van verantwoordingsinformatie 12 Toelevering inburgering 12 Toeleveren opdrachtgevers 13 Toeleveren ad hoc rapportage 13

Technisch gedeelte 15

INHOUDsOpGAVE


BEscHRIjVEND GEDEElTE


Uitgangspunten en keuzes- de bestaande werkwijze voor de uitwisseling met Bron, gebaseerd op bestands-

uitwisseling, wordt in ieder geval ondersteund- daarnaast wordt een nieuwe werkwijze ondersteund, gebaseerd op berichtuitwis-

seling- de instelling houdt zoveel mogelijk controle over de uitwisseling met Bron door

middel van filtering van mutaties en monitoring van het proces van uitwisseling

DEEl I: UITWIssElING BRON



BRON

Aanleveringaan BRON

TerugmeldingCFI

TerugkoppelingBRON

SleutelmutatiesBRON


mutatie

Onderhoudenfilter

VerwerkenBRON-foto


BRON


inburgeren





De uitwisseling met BRONonder externe verantwoording verstaan we de aanlevering van deelnemerge-gevens, opleidingsgegevens en mogelijk andere gegevens aan derden met een verplichtend karakter. dit verplichtende karakter kan voortkomen uit weten regelgeving maar ook uit andere contractuele en niet-contractuele afspraken zoals bijvoorbeeld specifieke subsidieaanvragen of afspraken met opdrachtgevers.

de belangrijkste externe verantwoording die moet plaatsvinden is de uitwisseling met Bron. Bron staat voor Basis registratie onderwijs nummer. dit is het basis-registratiesysteem bij de iB-groep, waarin gegevens van de deelnemers in het vo en MBo worden opgeslagen. deze gegevens worden door de overheid en iB-groep gebruikt om de bekostiging (inclusief subsidies) en studiefinanciering te bepalen. de onderwijsinstelling is verplicht minimaal een keer per twee weken gegevens uit te wisselen met Bron.

Huidige situatie en toekomstige ontwikkelingenKenmerkend voor de manier waarop nu met Bron wordt uitgewisseld is dat mu-taties in de vorm van een mutatiebestand worden aangeleverd. deze wordt door Bron gecontroleerd en verwerkt, en middels een terugkoppelbestand aan de instel-ling teruggemeld. net als het mutatiebestand bevat ook het terugkoppelbestand informatie over een (mogelijk groot) aantal mutaties.

in de toekomst wordt een continu uitwisselingsproces voorzien waarbij iedere mu-tatie als apart bericht met Bron kan worden uitgewisseld, waarop door Bron ook voor iedere mutatie vrijwel direct een terugkoppeling wordt gestuurd.

daarnaast wordt er op dit moment met één of twee teldata rekening gehouden. de instellingen moeten ervoor zorgen dat uiterlijk op die data alle actuele gegevens bij Bron bekend zijn, omdat daarop de bekostiging wordt gebaseerd. in de toekomst wordt er naar verwachting gestreefd naar een voortdurend actueel Bron. Mutaties worden direct met Bron uitgewisseld zodra ze bij de instellingen ontstaan. Het is ook de vraag of de vaste telmomenten zullen blijven bestaan, omdat deze erg sa-menhangen met de huidige systematiek van bekostiging en onvoldoende rekening houden met flexibelere instroom van deelnemers.

in het functioneel ontwerp houden wij rekening met de bestaande en de verwachte nieuwe situatie, bijvoorbeeld door zowel uitwisseling middels mutatiebestanden als losse berichten te ondersteunen. op dit moment zijn de voorzieningen bij Bron nog niet geschikt voor zo’n continu uitwisselingsproces. onze verwachting is dat deze de komende jaren wel zullen worden gerealiseerd.


wij zijn daarbij uitgegaan van de principes die door de overheid worden ontwikkeld in het kader van de overheidsservicebus (www.overheidsservicebus.nl), waardoor het onder andere mogelijk wordt om gestandaardiseerde xML-berichten tussen overheidsinstellingen uit te wisselen.

in de hierna volgende beschrijving maken we waar nodig onderscheid in de huidige werkwijze met behulp van mutatiebestanden en de toekomstige situatie met losse mutatieberichten.

Het proces van uitwisselingde basis voor de uitwisseling met Bron zijn de mutaties die in de kernregistratie ontstaan. elke mutatie die moet worden uitgewisseld met Bron, zoals een inschrij-ving of wijziging van de gegevens van een deelnemer, wordt door de kernregistratie klaargezet ten behoeve van uitwisseling met Bron. deze mutaties worden gecon-troleerd op de eisen die door Bron aan mutaties worden gesteld voordat deze voor uitwisseling worden aangeboden. deze eisen zijn vastgelegd in het programma van eisen van Bron.

Het filteren van mutatiesde instelling heeft de mogelijkheid om bepaalde mutaties niet (of nog niet) met Bron uit te wisselen, om te voorkomen dat er mutaties worden aangeleverd waar-van duidelijk is dat ze zullen worden afgekeurd door Bron. dat wordt gedaan met behulp van een zogenaamd filter, waarmee mutaties die aan bepaalde eigenschap-pen voldoen niet worden uitgewisseld, maar worden ‘geparkeerd’ voor uitwisseling op een later moment.

De instelling heeft de mogelijkheid om dit filter te onderhouden, door voorwaarden toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen. deze voorwaarden hebben bijvoor-beeld betrekking op de ingangsdatum die niet te ver in de toekomst mag liggen of een opleiding waarvoor de accreditatie formeel nog niet afgegeven is etcetera.

daarnaast heeft de instelling de mogelijkheid om naar aanleiding van een gepar-keerde mutatie te besluiten een aanpassing te doen in de kernregistratie. deze aanpassing zal dan leiden tot een nieuwe mutatie die wel door het filter komt. De oude, geparkeerde mutatie moet in zo’n geval kunnen worden verwijderd. een ge-parkeerde mutatie kan uiteraard nooit gewijzigd worden; correcties op de gegevens moeten altijd via de kernregistratie worden doorgevoerd.


Aanlevering en terugkoppeling als mutatiebestandde uitwisseling met behulp van een mutatiebestand vindt periodiek plaats, op door de instelling te bepalen momenten. deze aanlevering is in principe collectief per onderwijssoort dus apart voor bijvoorbeeld basisonderwijs en middelbaar beroeps-onderwijs. op het moment van uitwisseling worden alle klaarstaande mutaties getoetst tegen het filter, inclusief de mutaties die in een eerdere uitwisseling zijn geparkeerd. dit totaal aan mutaties wordt in een mutatiebestand gebundeld en met Bron uitgewisseld.

van alle verzonden mutaties wordt door Bron een terugkoppeling gegeven in de vorm van een terugkoppelbestand met de terugkoppeling op een bepaalde deelver-zameling van eerder verzonden mutaties. Zodra zo’n terugkoppelbestand beschik-baar is ontvangt de instelling daarvan bericht en kan het bestand worden opge-haald. deze terugkoppeling geeft aan of de aangeleverde mutaties zijn goed- of afgekeurd en bevat informatie die de kwaliteit van het deelnemersbestand binnen de kernregistratie verhoogt of de gegevens verrijkt.

Aanlevering en terugkoppeling als afzonderlijke mutatieberichtenin het geval van uitwisseling van mutaties als losse berichten worden mutaties di-rect met Bron uitgewisseld nadat deze zijn klaargezet door de kernregistratie. elk bericht wordt eerst getoetst aan het filter voordat het wordt verzonden. De berich-ten die op deze manier geparkeerd zijn worden met een bepaald interval, bijvoor-beeld dagelijks of wekelijks, opnieuw aan het filter getoetst en alsnog met BRON uitgewisseld als de condities inmiddels zijn gewijzigd.we verwachten dat Bron in deze situatie van elke aangeleverde mutatie een terug-koppelbericht terugstuurt met dezelfde informatie die nu in de terugkoppelbestan-den wordt uitgewisseld.

Verwerking van de terugkoppelingde terugkoppeling op een mutatie bevat in de eerste plaats een statusmelding die een van de volgende waarden kan hebben.

- goedgekeurd,- goedgekeurd met signaal, of - afgekeurd

Bij de status goedgekeurd met signaal en afgekeurd bevat de terugkoppeling een signaal (een attentiesignaal respectievelijk afkeuringssignaal). deze signalen moeten worden opgepakt en leiden tot een aanpassing in de kernregistratie. Het is belangrijk dat de afhandeling van deze signalen goed gemonitord wordt door te

wij anticiperen met deze beschrij-ving op ontwikkelingen die uitwis-seling van afzonderlijke mutatie-berichten mogelijk zullen maken. wanneer er meer duidelijkheid komt over de wijze waarop Bron dit zal gaan ondersteunen, zal dit ontwerp mogelijk hierop aange-past moeten worden.


registreren of een signaal al is opgepakt en doorgevoerd in de kernregistratie.daarnaast bevat de terugkoppeling ook aanvullende informatie die kan worden ge-bruikt om de registratie in de kernregistratie te verbeteren of aan te vullen. indien de kernregistratie al informatie bevat die afwijkt van de teruggekoppelde gegevens, bijvoorbeeld afwijkende adresgegevens, dan worden de gegevens niet overschreven maar apart geregistreerd. gegevens die nog niet bekend waren worden overgenomen.

Andere terugkoppelingennaast de aanlevering en terugkoppeling van mutaties wordt er naar aanleiding van de Bron-uitwisseling nog andere informatie met de instelling uitgewisseld. ook die informatie moet in de kernregistratie worden verwerkt. Het gaat om de volgende drie terugkoppelingen.

- de Bron-foto- een terugmelding van CFi- Sleutelmutaties

De BRON-fotoop een vastgestelde teldatum (één of enkele malen per jaar) wordt door Bron een zogenaamde Bron-foto gemaakt van de geregistreerde gegevens. deze Bron-foto wordt aan de instelling aangeleverd om inzicht te krijgen in de eventuele verschillen tussen Bron en de eigen administratie, en als basis voor de accountantscontrole op de bekostiging.

de instelling kan deze Bron-foto inlezen en vergelijken met de geregistreerde gegevens in de kernregistratie. Bij constatering van verschillen of onjuistheden kan er een aanpassing nodig zijn in de kernregistratie, of er kan een mutatiebericht aan Bron worden verzonden om het verschil te corrigeren. Terugmelding CFIHet CFi (Centrale Financiën instellingen) is een uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van onderwijs, Cultuur en wetenschap die onder andere de bekostiging van de instellingen uitvoert. de hiervoor beschreven Bron-foto wordt ook naar het CFi gestuurd. Het CFi beoordeelt deze gegevens en bepaalt op basis daarvan (met behulp van een zogenaamde beslisboom) wat de omvang van de bekostiging is waarop de instelling recht heeft. deze bevindingen worden geaggregeerd terugge-meld in een overzicht aan de instellingen.ook dit overzicht kan aanleiding geven om gegevens in de kernregistratie te cor-rigeren.


Sleutelmutaties BRONBRON maakt gebruik van een aantal identificerende kenmerken van een deelnemer. Het kan voorkomen dat deze gegevens wijzigen, bijvoorbeeld als gevolg van een wijziging in de gegevens die in de gemeentelijke basisadministratie zijn opgeno-men. Het gaat dan met name om de toekenning van een burgerservice-nummer aan een deelnemer die alleen nog over een tijdelijk burgerservice-nummer beschikte, een correctie op de geboortedatum of een adreswijziging.

als dat het geval is wordt de instelling hiervan op de hoogte gesteld middels de aanlevering van een bestand met sleutelmutaties. deze sleutelmutaties moeten worden verwerkt in de kernregistratie.

Monitoren uitwisseling BRONomdat de uitwisseling met Bron de basis vormt voor de bekostiging van de instel-ling is het van groot belang dat de uitwisseling met Bron goed wordt gemonitord. deze monitoring houdt in dat er achteraf een goed inzicht is in de momenten waarop uitwisseling heeft plaatsgevonden, de signalen en afkeuringen die hebben plaatsgevonden en de tijdigheid waarmee mutaties daadwerkelijk zijn aangeleverd.

naar aanleiding van deze monitoring moeten ook passende acties ondernomen kun-nen worden. dit kan betekenen dat de hele uitwisseling met Bron tijdelijk wordt stilgezet, of dat bepaalde regels aan het filter worden toegevoegd om te zorgen dat bepaalde mutaties (nog) niet verzonden worden. als blijkt dat signalen niet, of niet tijdig leiden tot aanpassingen in de kernregistratie, dan moet ook daar passende actie op ondernomen worden.


Uitgangspunten en keuzes- ook informatie die wordt gevraagd, waarvoor strikt genomen geen verplichting tot

aanlevering bestaat, kan worden gezien als verantwoordingsinformatie- de ad hoc rapportages zijn maatwerk-rapportages in de zin dat deze naar aanlei-

ding van een concrete vraag worden gedefinieerd. De andere rapportages zijn zo veel mogelijk standaardrapportages

DEEl II: TOElEVERING VERANTWOORDINGsINfORMATIE



BRON

Aanleveringaan BRON

TerugmeldingCFI

TerugkoppelingBRON

SleutelmutatiesBRON


mutatie

Onderhoudenfilter

VerwerkenBRON-foto


BRON


inburgeren





Andere toeleveringen van verantwoordingsinformatienaast de uitwisseling met Bron is er nog een aantal andere uitwisselingen met een verplichtend karakter. in de meeste gevallen is van tevoren wel bekend om welke gegevens het gaat, zoals bij de uitwisselingen in het kader van de wet inburgering, of in het geval van afspraken met opdrachtgevers. in enkele gevallen moet er ad hoc op een informatievraag kunnen worden gereageerd.

Toeleveren inburgeringvoor cursussen die vallen onder de wet inburgering en de regelingen voor vrijwil-lige inburgering is het noodzakelijk dat de instelling beschikt over het Keurmerk inburgeren. dit keurmerk wordt beheerd door de stichting Blik op werk. om dit keurmerk te krijgen en te behouden moet de instelling gegevens volgens een afge-sproken formaat aanleveren aan de stichting Blik op werk.

deze uitwisseling vindt periodiek plaats zoals vastgelegd in de handleiding Keur-merk inburgeren. in deze handleiding is ook vastgelegd welke gegevens uitgewis-seld moeten worden. Het gaat hier grotendeels over aantallen deelnemers die heb-ben deelgenomen onderverdeeld naar verschillende profielen, het aantal diploma’s en beëindigde cursussen. daarnaast worden ook gegevens gevraagd over het aantal begeleiders en klachten en tevredenheid van deelnemers en opdrachtgevers.

om het Keurmerk inburgeren te behouden houdt de stichting Blik op werk meerde-re keren per jaar een audit. de uitkomst van deze audit wordt aan de instelling ter beschikking gesteld. op basis daarvan zijn mogelijk aanpassingen op de gegevens in de kernregistratie nodig.

Toeleveren opdrachtgeversin het geval van contractonderwijs is er geen sprake van individuele deelnemers die zich direct inschrijven. in plaats daarvan sluit een opdrachtgever (bijvoorbeeld een bedrijf of een gemeente) een collectief contract met de instelling voor onderwijs aan een groep deelnemers. de deelnemers melden zich vervolgens aan binnen het afgesloten contract.

in dat geval worden er in het contract met de opdrachtgever afspraken gemaakt over rapportages die de instelling ter verantwoording van het geleverde onderwijs moet aanleveren. Meestal vindt deze rapportage plaats na afloop van de contractu-ele periode, maar soms ook tussentijds.

Het gaat daarbij veelal om gegevens uit de kernregistratie, zoals informatie over de deelnemers die zich hebben aangemeld. daarnaast kan ook informatie uit andere


bronnen relevant zijn, zoals gegevens over absentie en gerealiseerde uren. in som-mige gevallen moeten gegevens nog handmatig worden aangevuld of geaggregeerd om aan de wensen van de opdrachtgever te kunnen voldoen.

Toeleveren ad hoc rapportagenaast de hierboven genoemde toelevering van verantwoordingsinformatie krijgt de instelling ook regelmatig een ad hoc verzoek van een externe partij, zoals de onderwijsinspectie, MBo 2010 of het Colo om informatie over deelnemers aan te leveren. Hoewel niet al deze aanvragen een verplichtend karakter hebben, zijn er vele overwegingen om toch aan een dergelijk verzoek tegemoet te willen komen.

Het gaat hierbij om zeer uiteenlopende informatievragen, variërend van uitvalper-centages, keuzegedrag van deelnemers tot gegevens over resultaten en aanwezig-heid. Het proces om deze gegevens te verzamelen, te controleren en te presenteren in het gewenste formaat kan zeer tijdrovend en ingewikkeld zijn. vaak zal infor-matie uit verschillende systemen afkomstig zijn en moeten de gegevens worden samengevoegd, ontdubbeld, gecorrigeerd en geaggregeerd.

in tegenstelling tot de toelevering inburgering en opdrachtgevers is de ad hoc toe-levering in de meeste gevallen maatwerk. De rapportage kan pas worden gedefi-nieerd als de vraag bekend is, terwijl voor inburgering en opdrachtgevers veel met standaardrapportages gewerkt kan worden.


TEcHNIscH GEDEElTE


INHOUDsOpGAVE

Inleiding 18

UsE cAsEs, AcTIVITEITENDIAGRAMMEN EN OpsOMMING fUNcTIEs 20 Aanleveren aan BRON 20 Beoordelen geparkeerde mutaties 23 Terugkoppeling BRON 26 Verwerking BRON-foto 29 Terugmelding cfI 32 Monitoren uitwisseling BRON 35 sleutelmutaties BRON 37 Onderhouden filter 39 Aanleveren gegevens Keurmerk Inburgeren 41 Resultaat audit verwerken 44 Toeveren opdrachtgevers 46 Toeleveren ad hoc rapportage 49 fUNcTIEs 52 filteren en parkeren mutatie 52 Versturen mutatie 53 Raadplegen te versturen mutaties 54 Aanmaken en opslaan te versturen mutatiebestand 55 Beoordelen geparkeerde mutatie 56 Onderhouden van filter 58 Inactiveren geparkeerde mutatie 59 Inlezen terugkoppelbestand 60 Inlezen retourbericht 61 Verwerken status BRON 62 Raadplegen teruggekoppelde meldingen bron 64 Aanvullen BRON-gegevens in KRD 65 Verwerkingen afkeuringen en signalen 67 Inlezen BRON-foto 68 Vergelijken BRON-foto met KRD 70 Raadplegen / doorzoeken verschillenbestand 72 Inlezen cfI terugmeldingsoverzicht 73 Vergelijken cfI terugmeldingsoverzicht met KRD 75 Raadplegen / doorzoeken vergelijkingsbestand 76 Blokkeren berichtenverkeer 78 Raadplegen logboek (BRON)administratie 79


Raadplegen BRON-foto 81 Raadplegen cfI terugmeldingsoverzicht 82 Raadplegen aanvullende BRON-gegevens 83 Beheren rapportagegegevenssetsjablonen 84 Maken KRD rapportagegegevensset 85 Beheren rapportagegegevenssets 87 Bewerken rapportagegegevens 88 Beheren rapportagesjablonen 90 Maken rapportage 91 Bijwerken administratie Keurmerk 93


in dit technische gedeelte van het functioneel ontwerp van de externe verant-woording vindt u de gedetailleerde uitwerking van de use cases, werkopdrachten, activiteitendiagrammen en functies, zoals opgesteld in de werkbijeenkomsten met de deskundigen van de instellingen. in dit technische gedeelte vindt u de informatie die door deze deskundigen is vastgesteld in de triple a-wiki.Onderstaand figuur geeft de samenhang van de use cases voor de externe verant-woording weer.

een use case beschrijft het van buitenaf zichtbare gedrag van het systeem, vanuit het perspectief van de gebruiker. een use case heeft een concrete aanleiding en een concreet resultaat, en beschrijft de processtappen van gebruikers van het systeem die moeten leiden tot dit concrete resultaat. de use cases zijn daarmee de eenhe-den van functionaliteit vanuit de gebruiker gezien. Het totaal aan use cases geeft antwoord op de vraag ‘wat moet het systeem ondersteunen?’.

voor de beschrijving van een use case is een standaardformaat gebruikt dat is afge-leid van de binnen UML (Unified Modeling Language) gangbare manier van beschrij-ven. dit format wordt hieronder weergegeven.

INlEIDING



BRON

Aanleveringaan BRON

TerugmeldingCFI

TerugkoppelingBRON

SleutelmutatiesBRON


mutatie

Onderhoudenfilter

VerwerkenBRON-foto


BRON


inburgeren





Naam Naam van de use case

Aanleiding De concrete aanleiding, voorwaarde of omstandigheid waarindeze use case start

Actoren De actoren (rollen) die betrokken zijn in de uitvoering van dezeuse case

Doel Het doel (van de actoren) met deze use case

Beschrijving van de acties

Resultaat Het concrete resultaat van deze use case voor de gebruiker

Beschrijving van de achtereenvolgende acties/stappen dieworden uitgevoerd om te komen van de aanleiding naar hetresultaat

Frequentie Het aantal keer dat deze use case naar verwachting wordtdoorlopen

een use case staat niet op zichzelf. er liggen vaak verbanden tussen de verschillende use cases, omdat het resultaat van de ene use case vaak de aanleiding is voor een andere. deze verbanden noemen we werkopdrachten. een werkopdracht behelst niet het overdragen van gegevens, maar meer het initiëren van een andere use case. in bovenstaand procesmodel zijn de use cases in samenhang gebracht door werkopdrachten tussen de use cases te tekenen door middel van pijlen.

vervolgens zijn de use cases nog een stap dieper uitgewerkt in een activiteiten-diagram. in een activiteitendiagram wordt de beschrijving van de acties gemodel-leerd zodat de logica van het proces preciezer is gedefinieerd en duidelijk is onder verantwoordelijkheid van welke actor een activiteit wordt uitgevoerd. er is per use case één activiteitendiagram gemaakt.

onder de activiteitendiagrammen is per use case een opsomming van functies ge-maakt. dit zijn de functies die het systeem moet bieden om het beschreven proces te kunnen ondersteunen. onder functies worden hier concrete onderdelen van een iCt-systeem verstaan, zoals schermen of rekenfuncties.

de laatste paragraaf van dit technisch gedeelte geeft een meer gedetailleerde be-schrijving van de geïnventariseerde functies. om tot deze functies te komen wordt uitgegaan van de activiteiten in de activiteitendiagrammen. voor elke activiteit (of enkele opeenvolgende activiteiten) wordt vastgesteld welke iCt-functies nodig zijn om de betreffende activiteit uit te voeren. Zo ontstaat een verzameling functies die nodig is om de use case te ondersteunen. Sommige functies zijn voor meerdere activiteiten, in verschillende use cases toepasbaar.

leeswijzervoor uw leesgemak worden in dit technisch gedeelte de volgende symbolen in de kantlijn gebruikt:

wanneer het een use case betreft

wanneer het een activi-teitendiagram betreft

wanneer het een functie betreft


De aanlevering aan BRON geschiedt in principe collectief per onderwijssoort (BO, BA, ED, VAVO en VO). Het moet echter mogelijk zijn om mutaties uit te sluiten van aanlevering en specifieke mutaties te versturen (bijvoorbeeld. voor 1 deelnemer).

Als er mutaties klaarstaan die vanuit Kernregistratie deelnemergegevens verstuurd moeten worden naar BRON, gaan we ervan uit dat die voldoet aan het PvE van BRON en dat daar controle op heeft plaatsgevonden. Vóór het verzenden wordt een filter toegepast. Na de toetsing door het filter wordt de mutatie verstuurd naar BRON of wordt de mutatie geparkeerd. In het laatste geval moet deze elke dag opnieuw aangeboden worden aan het systeem en weer getoetst worden door het filter. Uiteindelijke resultaat is dat de mutatie is verstuurd naar BRON.

Use caseAanleiding er staan mutaties klaar vanuit kernregistratie deelnemergegevens die verstuurd moeten worden. Uitgangspunt is dat de mutatie vanuit kernregistratie deelnemer-gegevens voldoet aan het Pve Bron en dat daar controle op heeft plaatsgevonden voordat de mutatie is klaargezet.

Actoren de contactpersoon met Bron.

Doel Het actualiseren van de gegevens in Bron (conform het Pve Bron.)

Beschrijving acties - Het controleren van de te versturen gegevens door een door de instelling inge-

steld filter (zie use case Onderhouden filter). - Na toetsing, filter versturen van de mutatie naar BRON of mutatie parkeren. - Het wel/niet verzonden zijn van de mutatie registreren in de kernregistratie

(zie Status mutatie Bron). - indien de mutatie is geparkeerd moet deze elke dag opnieuw worden aangeboden

aan het filter.

Resultaat De niet-gefilterde mutaties zijn verstuurd naar BRON.

UsE cAsEs, AcTIVITEITENDIAGRAMMEN EN OpsOMMING fUNcTIEs

AANlEVEREN AAN BRON


Frequentie Continu.

Werkopdrachten

Overige opmerkingen Uitgangspunt is een continue uitwisseling met Bron op het moment dat een mutatie ontstaat, door middel van berichten. vooralsnog geschiedt de uitwisseling batchgewijs. Het systeem moet beide functionaliteiten ondersteunen.


Activiteitendiagram

functies- Filteren en Parkeren mutatie (niet interactief)

Bij aanlevering middels individuele berichten: - versturen mutatie (niet interactief)

Bij batch-gewijze aanlevering: - raadplegen te versturen mutaties (interactief) - aanmaken en opslaan te versturen mutatiebestand (interactief en niet-interactief)


Voor mutaties die niet door het filter heen komen, geldt dat zij aan bepaalde voorwaarde(n) niet voldoen. Er zijn mutaties die nog niet verzonden kunnen worden, bijvoorbeeld omdat een datum in de toekomst ligt. Als de voorwaarde verandert wordt het filter aangepast zodat de mutatie toch naar BRON kan worden verstuurd. Een andere mogelijkheid is het aanpassen van de mutatie zodat die niet meer aangeboden wordt aan het filter.

Use casein de use case aanlevering aan Bron wordt een deel van de Bron-mutaties door een filter geparkeerd. Sommige geparkeerde mutaties zullen na verloop van tijd alsnog door het filter heenvallen en verstuurd worden naar BRON, bijvoorbeeld omdat een bepaalde datum bereikt is. andere vergen een ingreep. of een ingreep nodig is moet beoordeeld worden. de beoordeling en de ingreep vinden plaats in deze use case.

Aanleiding Periodiek, mits er geparkeerde mutaties zijn, geparkeerd tijdens de use case aanle-vering aan Bron.


Doel Het reduceren van het aantal geparkeerde mutaties (waarvoor een ingreep nodig is.)

Beschrijving acties - Beoordelen of een ingreep nodig is voor een mutatie. een ingreep kan zijn: • Het aanpassen van het filter (werkopdracht Aanpassen filter naar aanleiding

van beoordelen Bron-mutatie). (indien het Bron-mutatiebericht onterecht wordt tegengehouden.) of

• de gegevens in de kernregistratie aanpassen, zodanig dat een nieuw bijbeho-rend BRON-mutatie bericht niet opnieuw wordt tegengehouden door het filter. Bij de aanpassing ontstaat een nieuw Bron-mutatiebericht (behalve als de mutatie alleen opgeheven wordt).

BEOORDElEN GEpARKEERDE MUTATIEs


• Het oude geparkeerde Bron-mutatiebericht inactiveren of verwijderen, zodat het niet meer aangeboden wordt aan het filter (en dus niet meer verzonden wordt naar Bron). (dit moet alleen gebeuren indien er inmiddels een nieuw Bron-mutatiebericht is ontstaan in de vorige stap).

Resultaat de mutatie is verstuurd naar Bron of vervangen door een aangepaste versie.

Frequentie groot aantal keer per week.

Werkopdrachten


Activiteitendiagram

functies- Onderhouden van filter (Interactief) - inactiveren geparkeerde mutatie (interactief)


Er komt een retourbericht vanuit de IB-Groep naar aanleiding van een verzonden mutatie met informatie die de kwaliteit van het deelnemersbestand binnen de Kernregistratie deelnemersgegevens (KRD) verhoogt of de gegevens verrijkt. Het systeem verwerkt deze terugkoppeling. Indien een veld in de KRD niet is ingevuld, slaat het systeem deze aanvullende gegevens op. In andere gevallen (zoals afwij-kende postcode GBA-adres) worden de gegevens in een andere tabel opgeslagen zodat de bestaande gegevens niet overschreven worden.

De status en datum van de ontvangen mutatie in de KRD wijzigt in:- Goedgekeurd,- Goedgekeurd met signaal, of - AfgekeurdDe mutaties met ‘goedkeuringen met signaal’ en de ‘afkeuringen’ worden gewijzigd in de KRD.

Use caseBron geeft terugkoppeling over de Bron-mutaties die door de instelling naar Bron zijn verzonden. deze terugkoppeling gaat ten eerste over de acceptatie van de Bron-mutaties door Bron (goedgekeurd en afgekeurd). ten tweede kan de terugkoppeling een signaal bevatten, bij afkeuring (afkeursignaal) en soms bij goedkeuring (attentiesignaal) (bijvoorbeeld signaal 836: ‘deze leerweg bestaat niet voor deze opleiding’). ten derde verstrekt Bron afwijkende en aanvullende gege-vens aan de onderwijsinstelling. de instelling kan al deze soorten terugkoppeling gebruiken voor het verbeteren van de eigen administratie.

Aanleiding er komt een retourbericht vanuit de iB-groep naar aanleiding van een verzonden mutatie.


Doel - Het verhogen van de kwaliteit van het deelnemersbestand binnen de kernregistra-

tie deelnemergegevens. - Het verrijken van de gegevens in het deelnemersbestand binnen de kernregistra-

tie deelnemergegevens.

TERUGKOppElING BRON


Beschrijving acties - Het inlezen van het retourbericht. - de status en de datum van de ontvangen mutatie Bron wijzigen in ‘goedgekeurd’,

‘goedgekeurd met signaal’ of ‘afgekeurd’ (zie Status mutatie Bron). - (bij goedkeuring) aanvullende gegevens van Bron opslaan in de kernregistratie

deelnemers. indien het betreffende gegevensveld in de kernregistratie niet is gevuld (bijvoorbeeld ontbrekend burgerservicenummer aanvullen) dan wordt het gevuld met het gegeven uit het Bron terugkoppelbericht. in het andere geval (bijvoorbeeld afwijkende postcode gBa-adres) wordt het gegeven apart opgesla-gen. (Bestaande gegevens worden dus niet overschreven.)

- (bij goedkeuring) Het handmatig verwerken van signalen binnen de kernregistra-tie deelnemergegevens.

- (bij afkeuring) Het handmatig verwerken van afkeuringen binnen de kernregistra-tie deelnemersgegevens.

Resultaat de terugkoppeling van de iB-groep is verwerkt in het systeem. Frequentie Continu (bij berichtcommunicatie) en wekelijks (bij batchcommunicatie).

Werkopdrachten

Naam werkopdracht

Verwerken ontvangenterugkoppelbestand van BRON

Naar use case


Van use case

Terugkoppeling BRON

Overige opmerkingen aandacht voor goede mogelijkheden om te kunnen controleren of de benodigde aanpassingen als gevolg van terugkoppeling iBg in de kernregistratie deelnemerge-gevens ook daadwerkelijk zijn doorgevoerd. Uitgangspunt is een continue uitwisseling met Bron op het moment van een ont-stane mutatie op basis van berichten. vooralsnog geschiedt de uitwisseling batch-gewijs. Het systeem moet beide functionaliteiten ondersteunen.


Activiteitendiagram

functiesBij batch-gewijze aanlevering: - inlezen terugkoppelbestand (interactief)

Bij aanlevering middels individuele berichten: - inlezen retourbericht (niet-interactief)

in beide gevallen: - verwerken status Bron (niet-interactief) - raadplegen teruggekoppelde meldingen Bron (interactief) - aanvullen Bron-gegevens in Krd (niet-interactief) - verwerken afkeuringen en Signalen (interactief)


Een BRON-foto is een weergave van de gegevens in BRON-gerelateerd aan een teldatum. Als er een brief van de IB-Groep komt met het bericht dat een BRON-foto klaar staat op de beveiligde site van de IB-Groep, kan dat twee doelen hebben:- Inzicht krijgen in de verschillen tussen BRON en de gegevens in de kernregistratie

deelnemergegevens. - Een basis vormen voor de accountantscontrole op de bekostigingsgegevens.

De BRON-foto en de eventuele verschillen worden opgenomen in het systeem.

Use caseeen Bron-foto is een weergave van de gegevens in Bron gerelateerd aan een teldatum. er zijn 4 soorten Bron-foto’s, te weten: Bo, Ba, ed/vavo en vo (zie Pve Bron).

Aanleiding de brief van de iB-groep dat een Bron-foto klaar staat op de beveiligde site van de iB-groep.


Doel een of meer van onderstaande doelen kan van toepassing zijn: - inzicht krijgen in de verschillen tussen Bron en de gegevens in de kernregistratie

deelnemergegevens. - de gegevens die in deze use case worden opgeslagen zijn de basis voor de rappor-

tage aan de accountant voor de accountantscontrole (op de bekostigingsgegevens.)

Beschrijving acties - Het ophalen en opslaan van de Bron-foto op de beveiligde site van de iB-groep. - Het inlezen van de Bron-foto in de kernregistratie deelnemergegevens. - Het bijwerken van de administratie van de ingelezen Bron-foto’s. - Het vergelijken van de Bron-foto met de gegevens in de kernregistratie deelne-

mergegevens. - Bij bovenstaande actie worden ook alle deelnemer/opleiding-combinaties gere-

gistreerd die bekostigingsrelevant zijn. deze gegevens zijn ook de basis voor de accountantscontrole.

VERWERKING BRON-fOTO


- Het opslaan van het verschillenbestand in de kernregistratie deelnemergegevens. - Bij constatering van verschillen het aanpassen van de gegevens in de kernre-

gistratie deelnemergegevens die leiden tot een (accountants)mutatie in Bron (Werkopdracht aanpassen gegevens) tot het moment dat de definitieve foto is afgegeven door de iB-groep.

Resultaat de foto is opgehaald van de site van de iB-groep en opgenomen in het systeem of de administratie.

Frequentie een aantal malen per jaar.

Werkopdrachten

Overige opmerkingen De BRON-foto kan de status voorlopig of definitief hebben met versie en datum.


Activiteitendiagram

functies- inlezen Bron-foto (interactief en niet-interactief) - vergelijken Bron-foto met Krd en opslaan verschillen bestand (interactief en

niet-interactief) - raadplegen / doorzoeken verschillen bestand (interactief)


CFI: Centrale Financiën Instellingen - een uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen.Op verschillende momenten in het jaar stuurt de IB-Groep een BRON-foto naar de instelling en tevens naar de CFI. De CFI beoordeelt de gegevens in de foto op basis van de beslisboom en meldt de bevindingen geaggregeerd terug in een overzicht aan de instellingen. Dit overzicht vormt de basis voor de bekostiging van de instel-ling en wordt verwerkt in het systeem.

Use caseop verschillende momenten in het jaar stuurt de iB-groep een Bron-foto naar de instelling en tevens naar CFi. CFi beoordeelt de gegevens in de foto op basis van de beslisboom en meldt de bevindingen geaggregeerd terug in een overzicht aan de instellingen. Het terugmeldingsoverzicht van CFi vormt de basis voor de bekostiging van de instelling.

Aanleiding een overzicht terugmeldingen dat door CFi is verstuurd aan de instelling. Het overzicht wordt verstuurd op papier en tijdelijk digitaal beschikbaar gesteld op de beveiligde site van CFi. Actoren de contactpersoon van Bron.

Doel een of meer van onderstaande doelen kan van toepassing zijn: - inzicht krijgen in de verschillen tussen te bekostigen gegevens volgens CFi en de

gegevens in de kernregistratie deelnemergegevens. - Basis voor de accountantscontrole op de bekostigingsgegevens.

Beschrijving acties - Het ophalen en opslaan van het terugmeldingsoverzicht CFi op de beveiligde site

van het CFi. - Het inlezen van het terugmeldingsoverzicht CFi in de kernregistratie deelnemer-

gegevens. Het terugmeldingsoverzicht van CFi bevat alleen aantallen deelnemers die voor bekostiging in aanmerking komen per crebo, leerweg (BoL, BBL), intensi-teit (voltijd, deeltijd)

- Het bijwerken van de administratie van de ingelezen terugmeldingsoverzichten.

TERUGMElDING cfI


- Het vergelijken van het terugmeldingsoverzicht CFi met de gegevens in de kern-registratie deelnemergegevens. Hier worden de aantallen die door CFi worden gemeld vergeleken met de aantallen die kunnen worden afgeleid uit de kernregis-tratie (telling van alle bekostigingsrelevante deelnemers)

- Het opslaan van het vergelijkingsbestand. - Bij constatering van verschillen het aanpassen van de gegevens in de kernregis-

tratie deelnemergegevens die leiden tot een (accountants)mutatie in Bron tot het moment dat de definitieve foto is afgegeven door de IB-Groep.

Resultaat - een vergelijking tussen het CFi terugmeldingsoverzicht met de bekostigingsrele-

vante deelnemers in de kernregistratie - naar aanleiding daarvan in gang gezette wijzigingen in de kernregistratie

Frequentie een aantal keren per jaar.

Werkopdrachten

Overige opmerkingen een mogelijkheid voor vergelijking van deze cijfers met een elders vastgelegde prognose. aandacht voor goede mogelijkheden om te kunnen controleren of de benodigde aanpassingen als gevolg van terugmelding CFi in de kernregistratie deelnemerge-gevens ook daadwerkelijk zijn doorgevoerd.


Activiteitendiagram

functies- inlezen CFi terugmeldingsoverzicht (interactief en niet-interactief) - vergelijken CFi terugmeldingsoverzicht met Krd en opslaan vergelijkingsbestand

(niet-interactief en interactief) - raadplegen / doorzoeken vergelijkingsbestand (interactief)


Om een bestand te krijgen waarmee vanuit de gegevens op deelnemersniveau gecumuleerd en geaggregeerd kan worden en dat inzicht geeft in aantallen, soort signalen en tijdigheid van gemelde mutaties is het zaak om de gegevensuitwisseling met BRON te sturen en te bewaken. Hiertoe is het nodig verschillende uitwisselings-momenten te registreren, te blokkeren of te bewaken.

Use caseAanleiding Periodiek.

Actoren de contactpersoon van Bron.

Doel Het behouden danwel verhogen van de vereiste kwaliteit van de uitwisseling met Bron. dit behelst het tijdig (binnen de wettelijk vastgestelde termijnen) correct aanleveren van gegevens aan Bron.

Beschrijving acties - Het bewaken van de uitwisseling met Bron, bestaande uit een aantal raadpleeg-

activiteiten. • Het raadplegen van de uitwisselingsmomenten. • Het raadplegen van het aantal en soort signalen vanuit Bron per aanlevermo-

ment. • Het raadplegen van het aantal signalen per deelnemer per soort mutatie/volg-

nummer vanuit Bron gerelateerd aan aanlevermomenten. • Het raadplegen van wel of niet buiten de wettelijk vastgestelde termijn gemelde

mutaties per deelnemer per soort mutatie/volgnummer. - naar aanleiding van het bewaken van de uitwisseling ondernemen van passende

actie. • Het volledig blokkeren van het berichtenverkeer (in- en uitgaand) als blijkt dat

er te veel fouten of afkeuringen van berichten zijn • Het aanpassen van het filter (middels de werkopdracht Aanpassen filter naar

aanleiding van beoordelen Bron-mutatie) zodat bepaalde mutaties niet langer met Bron worden uitgewisseld

• Signaleren dat aanpassingen niet tijdig in de kernregistratie deelnemergege-vens zijn doorgevoerd.

MONITOREN UITWIssElING BRON


Resultaat de uitwisseling met Bron voldoet aan de termijnen voor aanlevering aan Bron met een zo hoog mogelijke kwaliteit.

Frequentie Continu.

Werkopdrachten geen. functies- Blokkeren berichtenverkeer (interactief en niet-interactief) - raadplegen logboek (Bron)administratie


Als er een brief van de IB-Groep komt met het bericht dat er een zogenaamd sleutelbestand klaarstaat, moet de contactpersoon met BRON de gegevens uit dit bestand indien nodig aanpassen, zodat de gegevens van BRON en de kernregistra-tie gelijk zijn.

Use caseSleutelgegevens zijn identificerende gegevens over de deelnemer, die door BRON worden gebruikt. de iB-groep verstrekt regelmatig een overzicht van gewijzigde sleutelgegevens. Het doel van dit overzicht is het op de hoogte brengen van de onderwijsinstelling van wijzigingen die door de iB-groep zijn doorgevoerd, zonder dat hier een melding van uw school aan vooraf is gegaan. deze wijzigingen komen meestal voort uit wijzigingen in de gemeentelijke basisadministratie.

Aanleiding een brief van de iB-groep dat er een overzicht met gewijzigde sleutelgegevens (zogenaamd sleutelbestand) klaar staat op haar beveiligde website.


Doel Het actualiseren van de sleutelgegevens in de kernregistratie deelnemers op basis van nieuwe gegevens uit Bron.

Beschrijving acties - downloaden van een overzicht met gewijzigde sleutelgegevens van de beveiligde

website van de iB-groep.- Het beoordelen van de sleutelmutaties op juistheid. - indien nodig, het aanpassen van de kernregistratie deelnemers (werkopdracht

aanpassen gegevens).

Resultaat de sleutelgegevens van Bron en de kernregistratie deelnemers zijn gelijk.

Frequentie regelmatig, 1x per maand.

slEUTElMUTATIEs BRON


Werkopdrachten

Naam werkopdracht

Verwerkensleutelmutaties in kRD

Naar use case

Verwerkenterugkoppelbestanden BRON

Van use case

Sleutelmutaties BRON

functiesdit is een grotendeels handmatig proces waarbij uitsluitend functies van de Kernre-gistratie worden gebruikt.


Om te voorkomen dat er BRON-mutaties worden aangeleverd waarvan duidelijk is dat ze zullen worden afgekeurd door BRON, moet de instelling zelf een aantal voorwaarden kunnen aangeven waaraan de aan te leveren BRON-mutatie wordt getoetst voordat deze werkelijk aangeleverd wordt.

Voldoet de mutatie niet aan de gestelde voorwaarden, dan mag deze niet worden aangeleverd maar gaat naar de ‘geparkeerde’ mutaties. Als de mutatie wel voldoet aan de voorwaarden kan deze aangeleverd worden aan BRON. Per onderwijssoort (VO, VA, BO, BA en ED) moet een filter ingesteld kunnen worden, omdat het PvE en de inhoud van de velden verschillend zijn.

Use casein de use case aanlevering aan Bron worden Bron-mutaties door de onderwijs-instelling aan Bron aangeleverd. om te voorkomen dat er Bron-mutaties worden aangeleverd waarvan duidelijk is dat ze zullen worden afgekeurd door Bron moet de instelling zelf een aantal voorwaarden kunnen aangeven waaraan de aan te leve-ren Bron-mutatie wordt getoetst voordat deze werkelijk aangeleverd wordt.

enerzijds is het logisch dat een substantiële hoeveelheid controle direct ‘aan de voorkant’ plaatsvindt bij het vastleggen van gegevens (eerder fouten herstellen kost minder werk). anderzijds is het logisch dat er gegevenscontrole plaatsvindt tijdens het klaarzetten van gegevens-mutaties ten behoeve aan het versturen naar Bron (eindverantwoordelijkheid voor juiste aanlevering ligt op één plek.)

Deze laatste controles zijn specifiek gericht op de eisen die BRON stelt (zie PvE Bron.) er is een grote variëteit aan voorwaarden die gecontroleerd moeten worden. voorbeelden van voorwaarden:- inschrijvingen met crebo-nummer ‘12345’ mogen nog niet aangeleverd worden in

verband met nog ontbreken van de licentie. - diploma’s met een datumvaststelling die in de toekomst ligt mogen nog niet

aangeleverd worden. op het moment dat de datum vaststelling gelijk is aan de systeemdatum, kan de mutatie worden verstuurd.

Het filter is een specifieke plek waar deze voorwaarden gemakkelijk beschreven en herschreven kunnen worden. op het moment dat een mutatie niet aan de gestelde voorwaarden voldoet mag deze niet worden aangeleverd worden aan Bron. Ze gaat naar de ‘geparkeerde’

ONDERHOUDEN fIlTER


mutaties. Per onderwijssoort (VO, VA, BO, BA en ED) moet een filter ingesteld kun-nen worden, omdat het Pve Bron en de gegevenssets verschillend zijn.

Aanleiding Periodiek om alle veranderingen te verwerken of rechtstreeks naar aanleiding van een verandering (veranderingen zoals het verkrijgen van een (opleidings)licentie, etcetera) naar aanleiding van het beoordelen van geparkeerde mutaties (zie use case Beoor-delen niet verzonden mutaties)

Actoren de contactpersoon van Bron.

Doel Het voorkomen van afgekeurde mutaties Bron.

Beschrijving acties - Het onderhouden van het filter.

Resultaat alleen mutaties waarvan verwacht mag worden dat ze worden goedgekeurd door Bron worden aangeleverd.

Frequentie regelmatig, 1x per week.

Werkopdrachten

functiesOnderhouden van filter (Interactief)


Als een periode conform ‘handleiding Keurmerk Inburgeren’ is afgerond moeten gegevens uit de KRD en andere relevante gegevens (als aantal begeleiders en contractgegevens) doorgegeven worden aan Blik op Werk, zodat de instelling het Keurmerk Inburgeren verkrijgt, dan wel behoudt.

Use caseHet Keurmerk inburgeren is een kwaliteitskeurmerk voor de aanbieders van inbur-geringcursussen. Blik op werk beheert het keurmerk. Het keurmerk biedt klanten (inburgeraars) de mogelijkheid om een geschikte aanbieder te vinden. Bovendien, als de aanbieder het Keurmerk inburgeren heeft, biedt de wet een mogelijkheid aan cursisten aan om een lening afsluiten om hun opleiding te financieren. Cursusaan-bieders die het Keurmerk inburgeren krijgen, voldoen aan de volgende criteria: ze doen wat ze beloven, hun diensten sluiten aan bij de behoeften van de cursist en ze beschikken over accurate informatie voor de cursist. voor het verkrijgen en behou-den van het keurmerk moet een aanbieder jaarlijks gegevens aanleveren aan Blik op werk.

Aanleiding Het verstrijken van een afgeronde periode conform handleiding keurmerk inburgeren.

Actoren - Medewerker financiële administratie - Medewerker personeelsadministratie - Medewerker deelnemersadministratie - vast contactpersoon ten behoeve van Blik op werk

Doel Het verkrijgen dan wel behouden van het keurmerk inburgeren.

Beschrijving acties - vaststellen welke gegevens (in betreffende jaar) aangeleverd moeten worden aan

Blik op werk. de voor het Keurmerk inburgeren aan te leveren gegevens wisse-len. de gegevensset is gedocumenteerd in de Handleiding Keurmerk inburgering (zie gegevens Keurmerk inburgeren). deze wordt steeds weer vernieuwd.

- verzamelen van de benodigde gegevens vanuit de kernregistratie deelnemergege-vens (op individueel niveau).

AANlEVEREN GEGEVENs KEURMERK INBURGEREN


- verzamelen van andere relevante gegevens, zoals aantal begeleiders en contract-gegevens.

- Samenvoegen verzamelde gegevens zodat ze gezamenlijk verder verwerkt kun-nen worden.

- Controleren gegevens op volledigheid en juistheid. - als blijkt dat de gegevens niet volledig of juist zijn dan moeten de gegevens aan-

gepast danwel aangevuld worden in de applicatie waaruit ze afkomstig zijn. - eventueel bewerkingen op gegevens uitvoeren, zoals berekeningen en sorteringen. - gegevens in gewenste rapport lay-out zetten. - versturen rapportage: het handmatig overnemen van de gegevens (aantallen)

uit de rapportage in een format op de beveiligde website van Blik op werk. daar-voor moet op de beveiligde site ingelogd worden met een inlognaam en wacht-woord. Het volledig ingevulde format op de beveiligde site kan beschouwd worden als een verstuurde rapportage.

- de rapportage en het ingevulde format van de beveiligde website bij de onder-wijsinstelling archiveren en beschikbaar stellen aan andere medewerkers van de onderwijsinstelling.

- administreren dat de rapportage verstuurd is.

Bij het verzamelen en bewerken van gegevens en het lay-outen van het rapport moet op basis van eerder werk met gegevens en eerder gemaakte rapporten voort-gebouwd kunnen worden.

Resultaat de bevestiging van ontvangst van de gegevens door Blik op werk.

Frequentie Jaarlijks (bij start van 1 juli t/m 30 juni en daarna per kalenderjaar).

Werkopdrachten geen


Activiteitendiagram

functies - Samenstellen gegevensset - verzamelen Benodigde gegevens uit Kernregistratie - verzamelen Benodigde gegevens uit overige applicaties - Samenvoegen verzamelde gegevens - Controleren gegevens - verwerken gegevens naar rapport - versturen rapportage via beveiligde site


Om het Keurmerk Inburgeren te behouden houdt Blik op Werk meerdere keren per jaar een audit. De uitkomst hiervan moet verwerkt worden in de KRD of andere onderdelen.

Use caseMiddels de use case aanleveren gegevens keurmerk inburgeren zijn gegevens aangeleverd aan de organisatie Blik op werk ten bevoeven van het verkrijgen of be-houden van het Keurmerk. Blik op werk voert een audit uit en koppelt het resultaat terug.

Aanleiding een brief van Blik op werk waarin het resultaat van de audit kenbaar wordt ge-maakt.

Actoren vast contactpersoon ten behoeve van Blik op werk.

Doel Het verkrijgen dan wel behouden van het keurmerk inburgeren.

Beschrijving acties - in een rapport communicatie administratie het resultaat registreren van de audit

door Blik op werk. (Het resultaat kan zijn: correcte cijfers ‘ja’ correcte cijfers ‘nee’. indien correcte cijfers ‘ja’: tekortkoming ‘ja’ tekortkoming ‘nee’.)

- naar aanleiding van het resultaat van de audit eventueel de gegevens in de kernregistratie deelnemergegevens danwel in een van de andere administraties aanpassen.

Resultaat Het resultaat van de audit is verwerkt in de administratie.

Frequentie Meerdere keren per jaar.

Werkopdrachtengeen

REsUlTAAT AUDIT VERWERKEN


Activiteitendiagram

functies - Bijwerken administratie Keurmerk


Na het verstrijken van een afgeronde contractuele periode rapporteert de instelling de opdrachtgever zoals afgesproken in het contract. Het gaat daarbij om gegevens uit de KRD, aanvullende informatie over bijvoorbeeld absentie en gerealiseerde uren, en financieringspercentage.

Use casede onderwijsinstelling biedt ‘contractonderwijs’ aan opdrachtgevers. Het onderwijs wordt middels een collectief contract ingekocht door de opdrachtgever. Het onder-wijs wordt gevolgd door deelnemers die afkomstig zijn van of aangewezen door de opdrachtgever. in het contract worden afspraken gemaakt over de informatie-verstrekking van de onderwijsinstelling aan de opdrachtgever over bijvoorbeeld de voortgang van het onderwijs.

Aanleiding Het verstrijken van een afgeronde periode conform contract.

Actoren - Medewerker deelnemersadministratie - informatiespecialist - Contactpersoon ten behoeve van contracten

Doel Het informeren van dan wel verantwoording afleggen aan een opdrachtgever binnen de kaders van het contract dat met de opdrachtgever is afgesloten.

Beschrijving acties Het leveren van informatie, individueel of in aantallen, zoals vastgelegd in een con-tract met een opdrachtgever.

- vaststellen welke gegevens volgens het contract aangeleverd moeten worden aan de opdrachtgever.

- Samenstellen gegevensset. afhankelijk van de moeilijkheidsgraad van en de be-nodigde autorisaties voor de samen te stellen gegevensset, wordt dit uitgevoerd door een medewerker van de deelnemersadministratie of door een informatiespe-cialist.

- verzamelen van de benodigde gegevens vanuit de kernregistratie deelnemergege-vens (op individueel niveau.)

TOElEVEREN OpDRAcHTGEVERs


- Het verzamelen van andere relevante gegevens, bijvoorbeeld presentie/absentie, gerealiseerde uren.



gepast danwel aangevuld worden in de applicatie waaruit ze afkomstig zijn. - eventueel bewerkingen op gegevens uitvoeren, zoals berekeningen en sorteringen. - gegevens in gewenste rapport lay-out zetten. - archiveren van de rapportage. - versturen van de rapportage aan de opdrachtgever. - administreren dat de rapportage verstuurd is.

Bij het verzamelen en bewerken van gegevens en het layouten van het rapport moet op basis van eerder werk met gegevens en eerder gemaakte rapporten voort-gebouwd kunnen worden.

Resultaat een naar de opdrachtgever verstuurde rapportage. Frequentie Conform contract.

Werkopdrachten geen.


Activiteitendiagram

functies- Samenstellen gegevensset - verzamelen Benodigde gegevens uit Kernregistratie - verzamelen Benodigde gegevens uit overige applicaties - Samenvoegen verzamelde gegevens - Controleren gegevens - verwerken gegevens naar rapport - versturen rapportage


Soms krijgt het College van Bestuur een ad hoc verzoek van een externe partij (bij-voorbeeld inspectie (VK2), MBO 2010, Colo) om informatie over deelnemersgege-vens aan te leveren. Dergelijke verzoeken kunnen worden ingewilligd om goodwill te kweken bij de vragende partij, de naamsbekendheid te vergroten of verantwoor-ding af te leggen (anders dan in het kader van BRON, toelevering inburgering en toelevering opdrachtgevers). Deze gegevens worden verzameld en gecontroleerd en vervolgens in het gewenste format aangeleverd.

Use caseAanleiding een ad hoc verzoek van een externe partij aan CvB om informatie over deelnemer-gegevens.

Actoren - interne of externe bevrager/partij - CvB - Medewerker deelnemersadministratie - informatiespecialist - informatiemanagement

Doel een of meer van onderstaande doelen kunnen van toepassing zijn: - Het kweken van goodwill bij de betreffende externe organisatie. - Het vergroten van de naamsbekendheid zowel van de eigen organisatie als van de

branche. - Het verantwoording afleggen (anders dan in het kader van BRON, Toelevering

inburgering en toelevering opdrachtgevers.)

Beschrijving acties - een externe partij stelt een informatievraag. - de informatievraag wordt beoordeeld op (a) wil om de gegevens beschikbaar te

stellen, (b) op beschikbaarheid van de gegevens en (c) op moeilijkheidsgraad. - Samenstellen gegevensset. afhankelijk van de moeilijkheidsgraad van en de be-

nodigde autorisaties voor de samen te stellen gegevensset, wordt dit uitgevoerd door een medewerker van de deelnemersadministratie of door een informatiespe-cialist.

- verzamelen van de benodigde gegevens vanuit de kernregistratie deelnemergege-vens (op individueel niveau.)

TOElEVEREN AD HOc RAppORTAGE


- Het verzamelen van andere relevante gegevens, bijvoorbeeld presentie/absentie, gerealiseerde uren.



gepast danwel aangevuld worden in de applicatie waaruit ze afkomstig zijn. - eventueel bewerkingen op gegevens uitvoeren, zoals berekeningen en sorteringen. - Het uitvoeren en toevoegen van eventuele analyses en afleidingen uit de verza-

melde gegevens. - gegevens en analyses in gewenste rapport lay-out zetten. - archiveren van de rapportage. - versturen van de rapportage aan de externe partij. - administreren dat de rapportage verstuurd is.

Bij het verzamelen en bewerken van gegevens en het layouten van het rapport moet op basis van eerder werk met gegevens en eerder gemaakte rapporten voort-gebouwd kunnen worden.

Resultaat een naar de externe partij verstuurde rapportage.

Frequentie enkele malen per maand.

Werkopdrachten geen


Activiteitendiagram

functies- Samenstellen gegevensset - verzamelen Benodigde gegevens uit Kernregistratie - verzamelen Benodigde gegevens uit overige applicaties - Samenvoegen verzamelde gegevens - Controleren gegevens - verwerken gegevens naar rapport - versturen rapportage - versturen rapportage via beveiligde site


Ondersteunt use cases- Use case: aanlevering aan Bron • activiteit: controleren klaargezette mutatie aan de hand van door instelling inge-

steld filter • Activiteit: parkeren te filteren mutatie • activiteit: verzamelen te versturen mutaties

DoelZo min mogelijk mutaties naar Bron waarvan je weet dat ze afgekeurd worden.

functiesoortniet-interactief.

Korte beschrijvingde inhoud van de Bron-mutatie wordt gecontroleerd op het door de instelling inge-steld filter. Indien de BRON-mutatie voldoet aan een van de filter-voorwaarden, dan wordt de mutatie nog niet aan Bron verstuurd maar ‘geparkeerd’. geparkeerde mutaties worden dagelijks opnieuw aangeboden aan het filter. Op het moment dat een geparkeerde mutatie is geïnactiveerd wordt deze niet opnieuw aangeboden aan het filter.

Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerkingAchtergrond invoer- Klaargezette mutatie vanuit de kernregistratie deelnemers - actieve geparkeerde mutatie die opnieuw wordt aangeboden (elke dag)

Achtergrond uitvoer- De mutatie die voldoet aan één van de voorwaarden van het filter wordt een ‘ge-

parkeerde mutatie Bron’ - De mutatie die niet voldoet aan één van de voorwaarden van het filter wordt

klaargezet ter verzending aan Bron - de reden van parkeren opnemen per mutatie

Proces - Het systeem vergelijkt de inhoud van één of meer velden van de klaargezette mu-

tatie met in het filter ingestelde waarden. In het filter kunnen meerdere waarden per veld worden opgenomen en ook combinaties van waarden in verschillende velden. voldoet een veld aan een dergelijke waarde, dan wordt de mutatie gepar-

fUNcTIEs

fIlTEREN EN pARKEREN MUTATIE


keerd en nog niet verzonden aan Bron. - Zijn er geen velden gevonden die voldoen aan één of meerdere in het filter inge-

stelde waarden, dan wordt de mutatie klaargezet ter verzending aan Bron. - De geparkeerde mutatie wordt dagelijks opnieuw aangeboden aan het filter.

Gegevensgegevensset: Mutaties van en aan Bronwelke mutaties gemeld moeten worden aan Bron en hoe dit aangeleverd wordt is beschreven in het Pve Bron.

VERsTUREN MUTATIE

Ondersteunt use cases- Use case: aanlevering aan Bron • activiteit: versturen mutatie (individueel berichtenverkeer)

DoelHet aanleveren van mutaties aan Bron.

functiesoortniet-interactief.

Korte beschrijvingHet automatisch versturen van een mutatie aan Bron (via individueel berichtenverkeer)

Beschrijving achtergrond verwerking (= niet-interactieve functionaliteit)Achtergrond invoer Klaargezette Bron-mutatie

Achtergrond uitvoer de verstuurde mutatie aan Bron

Proces- elke klaargezette Bron-mutatie wordt zo snel mogelijk (direct) verstuurd. - in de kernregistratie wordt de Bron-status van de mutatie gewijzigd in ‘verzonden’. - Het bijwerken van het logboek (Bron)administratie.

Gegevensgegevensset: Mutaties van en aan Bron, zie functie filteren en parkeren mutatie.


Ondersteunt use cases- Use case: aanlevering aan Bron • activiteit: verzamelen te versturen mutatie

DoelControleren of er nog mutaties klaarstaan die verstuurd moeten worden, inzage in hoeveelheid en tijdigheid.

functiesoortinteractief.

Korte beschrijvingin deze functie is het mogelijk om, per onderwijssoort, per soort mutatie, per deel-nemer, te kunnen raadplegen welke mutaties klaarstaan om naar Bron te worden verstuurd. deze functie is alleen van toepassing bij batchgewijze aanlevering.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceScherm waarin alle klaarstaande (nog niet verzonden) mutaties te raadplegen zijn. de volgorde is in principe de laatst ontstane mutatie bovenaan. daarnaast de selec-tiemogelijkheden op de velden zoals hierboven omschreven. vanuit deze functie is het mogelijk om gericht naar de kernregistratie door te klikken en zo eventueel nog een mutatie door te voeren.

Functionaliteit: - selectie op onderwijssoort - selectie op soort mutatie (inschrijving/Persoonsgegevens/resultaten/BPv/vakken en

dergelijke)

- selectie op type mutatie (toevoegen/aanpassen/verwijderen) - selectie op datum waarop mutatie is ontstaan - selectie op deelnemer waar mutatie betrekking op heeft - combinaties van selecties moeten mogelijk zijn - minimaal selectie op de hierboven genoemde gegevens - geen selectie is ook mogelijk

ControlesControles bij interface-element 1: - op aanwezigheid

RAADplEGEN TE VERsTUREN MUTATIEs


Actiesacties bij interface-element 1: - tonen van klaargezette mutaties die voldoen aan selectie

Gegevensgegevensset: Mutaties van en aan Bron, zie functie filteren en parkeren mutatie

AANMAKEN EN OpslAAN TE VERsTUREN MUTATIEBEsTAND

Ondersteunt use cases- Use case: aanlevering aan Bron • activiteit: maken mutatiebestand Bron (batchgewijs)

DoelHet melden van mutaties aan Bron.

functiesoortinteractief (opdracht geven voor het aanmaken van een bestand) - niet-interactief (het daadwerkelijk maken en opslaan van het bestand en wijziging

status in ‘verzonden’)

Korte beschrijvingvoor Bron wordt een bestand (per onderwijssoort) aangemaakt zodat het ter verwerking aangeboden kan worden (via beveiligde site iB-groep). de functie is bedoeld om dat bestand aan te maken vanuit de klaargezette mutaties.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceeen scherm waarin je met een button, na verplichte selectie van minimaal één on-derwijssoort alle te versturen mutaties in een bestand zet. Functionaliteit: - Het kunnen selecteren van onderwijssoorten (alleen die voorkomen bij de instel-

ling) (1) - Het starten van het proces aanmaken en opslaan te versturen mutatiebestand (2)

Controles- Controles bij interface-element 1: geen - Controles bij interface-element 2: geen


Actiesacties bij interface-element 2: aanmaken en opslaan mutatiebestand.

Beschrijving achtergrond verwerking (= niet-interactieve functionaliteit)Achtergrond invoer Klaargezette mutaties

Achtergrond uitvoer Bestand (per onderwijssoort) dat voldoet aan de eisen gesteld in Pve Bron. Het bestand heeft een opeenvolgend nummer, per onderwijssoort. Format conform Pve Bron.

Proces Samenvatting: het programma haalt alle mutaties op van de eerder geselecteerde onderwijssoort uit de tabel te versturen mutaties en zet dit in een bestand.

Beschrijving actie aanmaken en opslaan bestand - Het ophalen van alle mutaties van de geselecteerde onderwijssoort die klaargezet

zijn voor verzending - Het opslaan van deze mutaties in een bestand, format en naam: zie Pve Bron. - Het bestand wordt opgeslagen naar een vooraf bepaalde bestandslocatie. - Het wijzigen van de status Bron in ‘verzonden’ in de kernregistratie. - Het bijwerken van het logboek (Bron)administratie.


BEOORDElEN GEpARKEERDE MUTATIE

Ondersteunt use cases- Use case: beoordelen niet verzonden mutaties • activiteit: beoordelen • activiteit: bericht aanpassen kernregistratie

DoelHet afhandelen van geparkeerde mutaties zodat deze verstuurd kunnen worden naar Bron.


functiesoortinteractief

Korte beschrijvingin deze functie worden de geparkeerde mutaties getoond, ter beoordeling door de contactpersoon Bron. in veel gevallen staan er mutaties die na verloop van tijd vanzelf doorgelaten worden, omdat een mutatie soms alleen geblokkeerd wordt, omdat een datum te ver in de toekomst is gebruikt, maar soms is het noodzakelijk om handmatig in te grijpen. voor het handmatig ingrijpen, levert de functie enkele eenvoudige hulpmiddelen. Het bericht naar de kernregistratie is bedoeld als een handmatige actie.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceScherm waarin de geparkeerde mutaties worden getoond met daarbij het soort en de reden van parkeren. verder moet je bij elke mutatie een eventuele opmerking kunnen registreren. dit is bedoeld om later terug te zien waarom een bepaalde mutatie nog niet is verstuurd.

Functionaliteit: - Selectie op reden van parkeren (1) - Selectie op actieve/inactieve mutaties (2)(zie functie ‘inactiveren geparkeerde

mutatie’) - Doorklikken naar functie Onderhouden van filter (3) - Bij elke getoonde mutatie doorklikken naar kernregistratie deelnemers (4) (naar

dat deel relevant voor de betreffende mutatie) en vervolgens weer terug in deze functie

- invoer van opmerkingen per mutatie, tekstveld (5) - aan- en uitzetten vinkje verwerkt/beoordeeld (6) ControlesControles bij interface-element: niet van toepassing

Actiesacties bij interface-element 1: per mutatie reden van parkeren weergeven. Mutaties tonen op basis van selectie.

Gegevensgegevensset: mutaties van en aan Bron, zie functie Filteren en Parkeren mutatie


Ondersteunt use cases- Use case: onderhouden filter • Activiteit: onderhouden van filter

Doelervoor zorgdragen om zo min mogelijk Bron-mutaties te melden aan Bron die afgekeurd worden.


Korte beschrijvingeen scherm waarin de contactpersoon Bron-voorwaarden kan aangeven, waarop een door de kernregistratie deelnemers klaargezette BRON-mutatie gefilterd wordt. voorbeelden van voorwaarden zijn opgenomen in de inleiding van de use case onderhouden filter.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceScherm waarin de contactpersoon Bron kiest voor een onderwijssoort en zelf een filter kan samenstellen. Na aanpassing filter een mogelijkheid om direct alle gepar-keerde mutaties opnieuw te filteren.

Functionaliteit: - Elke onderwijssoort heeft een eigen filter (in verband met ander PvE, andere

Bron-velden en waarden, etcetera) - Selecteren van een Bron-veld. Programma toont beschikbare velden waarop een

filter aangebracht kan worden. Omdat het nog niet duidelijk is op welke velden we in de toekomst willen filteren, moeten alle mogelijke BRON-velden getoond worden

- Per veld moeten meerdere te filteren waarden ingevuld kunnen worden (bijvoor-beeld. meerdere crebonummers)

- Per veld wordt rekening gehouden met beschikbare waarden (toon bijvoorbeeld de crebo-nummers door middel van een list of values).

- Het onderhouden (toevoegen, wijzigen of verwijderen) van een te filteren BRON-veld

- Het moet mogelijk zijn om te filteren op combinaties van velden, bijvoorbeeld BPv-afsluitdatum in combinatie met leerweg en ingangsdatum BPv.

ONDERHOUDEN VAN fIlTER


- Bij het instellen van een datumfilter geldt, dat een in te stellen datum niet groter of kleiner moet zijn dan de systeemdatum.

- door middel van een button moeten direct alle geparkeerde mutaties opnieuw kunnen worden aangeboden aan het filter.

gegevensgegevensset: mutaties van en aan Bron, zie functie filteren en parkeren mutatie

INAcTIVEREN GEpARKEERDE MUTATIE

in een aantal situaties kan het voorkomen dat je een klaargezette, geparkeerde mutatie nooit naar Bron zal sturen, maar dat je die wilt verwijderen (deactiveren). Soms is dit tijdelijk, daarom hebben we dit deactiveren genoemd met de mogelijk-heid om de mutatie op een later tijdstip opnieuw te activeren.

Ondersteunt use cases- Use case: Beoordelen niet verzonden mutaties • activiteit: verwijderen geparkeerde mutatie

Doelopschonen van geparkeerde mutaties.

functiesoortinteractief.

Korte beschrijvingde functie toont alle geparkeerde mutaties met reden, zowel de actieve als inac-tieve. na beoordeling kun je hier een mutatie inactiveren, zodat deze mutatie niet opnieuw wordt aangeboden aan het filter en dus nooit verstuurd zal worden aan Bron.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceFunctionaliteit: - Selectie op reden en/of soort geparkeerde mutatie - Het door middel van een vink inactiveren van een individuele mutatie - Het door middel van een vink inactiveren van een hele groep mutaties, die vol-

doen aan de selectie


- Het toevoegen, wijzigen of verwijderen van een opmerking bij een geparkeerde mutatie (vrij tekstveld), zowel bij actieve als bij inactieve mutaties

- Het activeren van inactieve mutaties (verwijderen van een inactivering) (als nodig een kleine toelichting opnemen op de samenhang tussen de functionali-teiten). - Het verwijderen van (in)actieve geparkeerde mutaties ControlesControles bij interface-element 1: geen

Actiesacties bij interface-element: geen

Gegevensgegevensset: mutaties van en aan Bron, zie functie filteren en parkeren mutatie

INlEzEN TERUGKOppElBEsTAND

Ondersteunt use cases- Use case: terugkoppeling • activiteit: ophalen en opslaan terugkoppelbestand

doelHet verwerken van de terugkoppeling Bron


Korte beschrijvingvan Bron komt een terugkoppelbestand (per soort onderwijs) waarin de mutaties, verstuurd aan Bron, worden teruggemeld. Mutaties zijn goedgekeurd, goedge-keurd met signaal of afgekeurd. Het bestand wordt gedownload vanaf de beveiligde site van de iB-groep.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterface- Scherm waar in te lezen bestand kan worden geselecteerd (1)


ControlesControles bij interface-element 1:- Controleren of het bestand nog niet eerder is ingelezen

Actiesacties bij interface-element 1: - inlezen bestand. - weergave op scherm dat .... records zijn ingelezen of ‘bestand succesvol ingelezen’ - Bijwerken logboek (Bron)administratie

Logboek BRON-administratie bevat alle aanwezig mutaties met status van de mutatie (verzonden aan BRON, goedgekeurd, goedgekeurd met signaal of afge-keurd), het nummer van batch waarin de mutatie naar BRON verstuurd is en het nummer van de batch waarin de terugkoppeling ontvangen is.

Gegevensgegevensset: mutaties van en aan Bron, zie functie filteren en parkeren mutatie

INlEzEN RETOURBERIcHT

Ondersteunt use cases- Use case: terugkoppeling • activiteit: inlezen retourbericht

DoelHet mogelijk maken van (de verwerking van) snelle, volledig automatische terug-koppeling vanuit Bron.

functiesoortniet-interactief

Korte beschrijvingvan Bron komt een retourbericht van een verstuurde mutatie aan Bron. Mutaties zijn goedgekeurd, goedgekeurd met signaal of afgekeurd. eventueel zijn aanvul-lende gegevens meegestuurd. Het bericht wordt opgevangen en doorgegeven om het te verwerken in de kernregistratie. Deze functie is een eenvoudig doorgeefluik. Ze is opgenomen om aan te geven dat er individueel berichtenverkeer moet mogelijk zijn naast de batchverwerking die gespecificeerd is in de functie inlezen terugkoppelbestand.


Beschrijving achtergrond verwerking (= niet-interactieve functionaliteit)Achtergrond invoer- retourbericht van Bron (format volgens Pve Bron)

Achtergrond uitvoer- retourbericht van Bron

Proces (achtergrond verwerking)- Het retourbericht van Bron komt via automatisch berichtenverkeer binnen. - Bijwerken logboek (Bron)administratie

Logboek BRON-administratie bevat alle aanwezig mutaties met status van de mutatie (verzonden aan BRON, goedgekeurd, goedgekeurd met signaal of afge-keurd.). Elke mutatie correspondeert met een bericht en retourbericht.


VERWERKEN sTATUs BRON

Ondersteunt use cases- Use case: terugkoppeling • activiteit: verwerken status/datum Bron

Doelvaststellen dat mutatie (tijdig) gemeld is aan Bron en welke status die mutatie heeft voor Bron.


Korte beschrijvingHet in de kernregistratie bijwerken van een tabel waarin de datum melding Bron en de status (goedgekeurd, goedgekeurd met signaal of afgekeurd) wordt vastge-legd. de datum en status moeten zichtbaar zijn voor de gebruiker, per gegevens-soort (inschrijving, BPv, resultaten, Persoonsgegevens).


Beschrijving achtergrond verwerkingHet bijwerken van de tabellen waarin de gegevensuitwisseling met Bron is vastge-legd. Per gegevenssoort is een aparte tabel opgenomen.

Achtergrond invoer- terugkoppelbestand - of retourbericht

Achtergrond uitvoer- Bijgewerkte Bron-mutatie-communicatiestatus-administratie

Proces (achtergrond verwerking)in het terugkoppelbestand of het retourbericht is de datum en status Bron per mutatie opgenomen. deze gegevens worden bij de desbetreffende deelnemer overschreven. daar stond namelijk ‘onderweg’ maar wordt nu gevuld met ‘goedge-keurd’, ‘goedgekeurd met signaal ...’ of ‘afgekeurd’. tevens worden de afgekeurde mutaties apart verzameld, zodat die met een andere functie (verwerken afkeurin-gen) verwerkt kunnen worden. dit geldt ook voor de goedgekeurde mutaties met signaal (functie: verwerken Signalen).

- Beschrijving actie: verwerken status en datum Bron: • Het overschrijven van de status en datum Bron bij desbetreffende deelnemer

in de kernregistratie • de afgekeurde mutaties worden verzameld en beschikbaar gesteld in de functie

verwerken afkeuringen en Signalen • de goedgekeurde mutaties met signaal worden verzameld en beschikbaar ge-

steld in de functie verwerken afkeuringen en Signalen

Gegevensgegevensset: mutaties van en aan Bron, zie Pve Bron.


RAADplEGEN TERUGGEKOppElDE MElDINGEN BRON

de contactpersoon Bron kan van deze functie gebruikmaken als er afkeuringen zijn, of bijvoorbeeld bij het controleren van de Foto.

Ondersteunt use cases- Use case: terugkoppeling • activiteit: verwerken status/datum Bron

Doelvaststellen dat mutatie gemeld is aan Bron (en tijdig) en welke status die mutatie heeft voor Bron.


Korte beschrijvingMet deze functie kan bekeken worden wat er gemeld is aan Bron (historie).

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceeen scherm waarin (via batch, organisatie-onderdeel, deelnemer, onderwijssoort, per zelf te definiëren periode) gegevens kunnen worden opgevraagd. Getoond wordt de inhoud van de teruggekoppelde mutatie(s) met signalen (code + om-schrijving) Bron. Bron-mutaties gaan over 4 gegevensrubrieken. Per gegevens-rubriek (Persoonsgegevens, inschrijvingsgegevens, BPv en resultaten) moeten de teruggekoppelde mutaties eenvoudig te raadplegen zijn.

Functionaliteit: - Selectie op onderwijssoort - Selectie op aangeleverde batch - Selectie op terugkoppelbestand Bron - Selectie op organisatieonderdeel - Selectie op deelnemer - Selectie op status Bron - Selectie op gegevensrubriek - Selectie op zelf te definiëren periode

vanuit selectie op onderwijssoort kun je vervolgens een selectie aangeven op de batches, terugkoppelbestanden etc. Zonder aanvullende selectie worden alle terug-


gekoppelde mutaties per gegevensrubriek van die onderwijssoort getoond. vervol-gens kun je op die gegevens zelf een query uitvoeren.

ControlesControles bij interface-element: geen

Actiesacties bij interface-element: - het op het scherm tonen van de gegevens die voldoen aan de selectie.

Gegevensgegevensset: Mutaties van en aan Bron, zie Pve Bron.

AANVUllEN BRON-GEGEVENs IN KRD

Ondersteunt use cases- Use case: terugkoppeling • activiteit: aanvullen Bron-gegevens in Krd

DoelHet opslaan van teruggekoppelde aanvullende gegevens en aanvullen van (sleutel)gegevens Bron.


Korte beschrijvingMet de terugkoppelbatch Bron of het retourbericht worden door Bron aanvullende gegevens meegeleverd, zoals herkomst deelnemer en ouders, eventueel burgerser-vice- of onderwijsnummer, gBa-adres en in de toekomst code leerbedrijf en gege-vens vooropleiding. Met deze functie is het de bedoeling dat deze gegevens worden aangevuld in de kernregistratie.

Beschrijving niet-interactieve (achtergrond) verwerkingInvoerterugkoppeling van Bron over een goedgekeurde Bron-mutatie, inclusief aanvul-lende gegevens.


UitvoerBijgewerkte kernregistratie deelnemers, bijgewerkt met door Bron teruggekop-pelde aanvullende gegevens.

Procesin het terugkoppelbestand of retourbericht zijn aanvullende Bron-gegevens opge-nomen. Sleutelgegevens kunnen worden overschreven in de kernregistratie, mits het veld daar leeg is. Dit geldt alleen voor het BSN-nummer (sofinummer) of het onderwijsnummer. indien het teruggekoppelde adres (is gBa-adres) afwijkt van het in de Krd geregistreerde adres dan wordt het teruggekoppelde adres afzonderlijk opgeslagen als ‘afwijkend gBa adres’. overige gegevens, zoals verblijfsstatus, ge-boorteland ouders, geslacht, geboortedatum worden (op normale wijze) in de Krd geregistreerd (ze mogen overschreven worden.)

Acties: - Het opslaan van teruggekoppelde sleutelgegevens en overige gegevens in het

betreffende veld in de kernregistratie deelnemergegevens. - in geval van het signaal ‘afwijkend adres’ wordt het door Bron teruggekoppelde

gBa adres opgeslagen (in een apart veld.) - Het registeren van de overige teruggekoppelde gegevens. - Het tonen van de aanvullende Bron-gegevens in functie raadplegen aanvullende

Bron-gegevens

Gegevensgedetailleerde informatie is te vinden in de handleiding Bron. - BSn-nummer - onderwijsnummer - de door de instelling aangeleverde persoonsgegevens van een deelnemer worden,

indien mogelijk, bij de GBA geverifieerd en aangevuld. Als de persoonsgegevens volgens de gBa afwijken van die van de instelling, neemt Bron de gegevens vol-gens de gBa op. deze gegevens worden dan ook teruggekoppeld.

voor meer informatie, zie Pve Bron


Ondersteunt use cases- Use case: terugkoppeling • activiteit: verwerken afkeuringen • activiteit: verwerken signalen

DoelHet verwerken van de teruggekoppelde afkeuringen en signalen bij goedgekeurde mutaties Bron.


Korte beschrijvingin deze functie moet de contactpersoon Bron eenvoudig kunnen zien, welke mutaties zijn afgekeurd of teruggekoppeld met signaal door Bron. afkeuringen en signalen van Bron zijn meestal een reden voor aanpassing van gegevens in de kernregistratie. Het moet dan ook mogelijk zijn om vanuit deze functie door te klikken naar de betreffende functie in de kernregistratie om gegevens te kunnen aanpassen. Middels een vink kun je aangeven welke afkeuringen dan wel signalen middels een mutatie in de kernregistratie zijn verwerkt (vink is alleen informatief).

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceeen scherm waarin per onderwijssoort, per gegevensrubriek, per status mutatie, per zelf te definiëren periode (Afgekeurd of Goedgekeurd met signaal) de terugge-koppelde mutatie (inclusief code + omschrijving) wordt getoond.

Functionaliteit: - Selectie op vink ‘verwerkt’ of ‘niet-verwerkt’ of beide (default = ‘niet-verwerkt’). - Selectie op onderwijssoort - Selectie op gegevensrubriek - Selectie op code afkeuring - Selectie op signaalcode - Selectie op status mutatie (afgekeurd of goedgekeurd met signaal) - Selectie op zelf te definiëren periode

indien geen selectie wordt opgegeven wordt alles getoond. de selecties moeten ook gecombineerd kunnen worden uitgevoerd.

VERWERKEN AfKEURINGEN EN sIGNAlEN


Bij de getoonde mutatie: (1) Het afvinken van getoonde mutatie na afhandeling (individueel of alle geselec-

teerde in één keer). dit vinkje moet je kunnen aan- en uitzetten. ControlesControles bij interface-element: geen

Actiesgeen

GegevensGegevensset: Mutaties van en aan BRON, zie functie filteren en parkeren mutatie

INlEzEN BRON-fOTO

Ondersteunt use cases- Use case: verwerking Bron-foto • activiteit: (ophalen en opslaan en) doorsturen Bron-foto (alleen doorsturen:

het selecteren van het Bron-bestand voordat het ingelezen wordt) • activiteit: inlezen Bron-foto

DoelBron-foto gestructureerd beschikbaar maken voor verdere verwerking. (Zie onder andere functie raadplegen Bron-foto.)


Korte beschrijvinginlezen van een Bron-foto (afkomstig van de iB-groep) en het bijwerken van de Logboekadministratie van ingelezen Bron-foto’s.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceeen scherm waarin je een Bron-foto kunt inlezen of een ingelezen Bron-foto kunt verwijderen.


Functionaliteit: - overzicht van ingelezen Bron-foto’s. - Mogelijkheid om de inhoud van een Bron-foto op detailniveau weer te geven via

de functie Raadplegen BRON-foto. - Selecteren van een in te lezen Bron-fotobestand (1) - Mogelijkheid om een eigen tekst als toelichting te voegen bij een in te lezen/ inge-

lezen Bron-foto (2) - Starten van (a) inleesproces (3) - Het verwijderen van een ingelezen Bron-foto (4)

ControlesControles bij interface-element 1: - Het betreffende Bron-foto bestand mag niet al eerder zijn ingelezen/ingelezen

Bron-foto’s worden niet vervangen

Actiesacties bij interface-element 3: - Het volledige Bron-fotobestand wordt ingelezen. Ze wordt gestructureerd vastge-

legd in de kernregistratie. dit betekent dat de gegevens kunnen worden geraad-pleegd en doorzocht.

- Bijwerken inleesadministratie Bron-foto’s (naam Foto-bestand, peildatum foto, type foto, status foto, aanmaakdatum foto, controlegetal dat in foto is opgeno-men, datum/tijd inlezen foto). Type foto kan zijn: voorlopig, definitief of aange-vraagd (door de onderwijsinstelling).

- als het inlezen heeft plaatsgevonden, weergeven: • Status van het inlezen (succesvol of foutsituatie). indien een foutsituatie ont-

staat mag de Bron-foto niet worden ingelezen. • weergeven controlegetal zoals dat in de kopregel van het foto-bestand staat • weergeven ingevoerde eigen tekst als toelichting

GegevensBron-foto (zie Bron-foto)


Ondersteunt use cases- Use case: verwerking Bron-Foto • activiteit: vergelijken Bron-foto met gegevens kernregistratie. • activiteit: opslaan van verschillenbestand.

Doelde gegevens in de kernregistratie deelnemergegevens komen overeen met de ge-gevens in Bron.

functiesoortinteractief: opdracht geven tot het maken van de vergelijking tussen Bron-foto’s

en/of een foto van de situatie van de gegevens in de kernregistratie (op een peil-datum).

- niet-interactief: het vergelijken van de gegevens en het opslaan van het verschil-lenbestand

Korte beschrijvingin deze functie wordt een Bron-foto vergeleken met de gegevens in de kernregis-tratie worden vergeleken. door een selectie op onderwijssoort en peildatum kan aangegeven worden welke gegevens ter vergelijking uit de kernregistratie deelne-mergegevens moeten worden opgehaald (Krd-foto). Bij deze vergelijking wordt alleen gekeken naar de bekostigingsrelevante deel-nemers, door de beslisboom erop toe te passen. de beslisboom bevat regels die bepalen of een deelnemer/opleiding-combinatie bekostingrelevant is. de beslisboom wordt toegepast op de Bron-foto en de Krd-foto en levert een gegevensset op die apart wordt geregistreerd ten behoeven van verdere analyse en een prognose van de te verwachten bekostiging.Het resultaat van de vergelijking is een vergelijkingsbestand. de vergelijking kan niet alleen tussen een Krd-foto en een Bron-foto worden gemaakt, maar ook tussen twee Bron-foto’s of twee Krd-foto’s op verschillende peildata.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceFunctionaliteit: - overzicht van ingelezen Bron-foto’s (1) - overzicht van Krd-foto’s (2)

VERGElIjKEN BRON-fOTO MET KRD


- Mogelijkheid om Krd-foto’s toe te voegen (met optie om een toelichtende tekst aan een foto toe te voegen) (3)

- Mogelijkheid om twee foto’s met elkaar te vergelijken. elke combinatie van Bron- en/of Krd foto’s moet mogelijk zijn (4)


Actiesacties bij interface-element 3:- voor het maken van een kernregistratie-foto wordt een soort onderwijs en een

peildatum gekozen. op basis daarvan worden de relevante gegevens opgehaald uit de kernregistratie.

acties bij interface-element 4:- zie beschrijving achtergrond verwerking.

Beschrijving achtergrond verwerkingAchtergrond invoer- twee Bron- en/of Krd-foto’s

Achtergrond uitvoer- Bron-foto die beperkt is tot de bekostigingsrelevante deelnemer/opleiding-combi-

naties, door toepassing van de beslisboom - Krd-foto die beperkt is tot de bekostigingsrelevante deelnemer/opleiding-combi-

naties, door toepassing van de beslisboom - verschillenbestand

Proces (achtergrond verwerking)- voor elk van de twee foto’s, het maken van een bestand gebaseerd op de (Bron-/

Krd-)foto, rekening houdend met de voorwaarden in de beslisboom. - vergelijking maken tussen de twee gemaakte bestanden. - Het opslaan van een verschillenbestand als resultaat van de vergelijking. - Het opnemen van signalen in het verschillenbestand (bijvoorbeeld deelnemer

heeft meer dan één diploma met bekostigingsindicatie ‘Ja’).

Gegevensgegevensset: Mutaties van en aan Bron (zie Pve Bron)


Ondersteunt use cases- Use case: verwerking Bron-Foto • activiteit: analyseren verschillenbestand

DoelHet verschil tussen de gegevens van de Bron-foto en de kernregistratie deelne-mers terugbrengen tot nul.


Korte beschrijvingin dit scherm kun je de verschillen tussen Bron-foto en/of kernregistratie raadple-gen. Je ziet bijvoorbeeld dat er in de kernregistratie een inschrijving is die (nog) niet terug te vinden is op de Foto en vice versa. voor deelnemers die wel in de Foto zijn opgenomen maar niet voldoen aan bekostigingsvoorwaarden (resultaat beslisboom) kun je met behulp van een signaalcode/omschrijving zien waarom ze niet aan de bekostigingsvoorwaarden voldoen en dus als verschil hier terugkomen (bijvoorbeeld 2 diploma’s in kalenderjaar bekostigingsrelevant).

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceScherm waarin je een opgeslagen verschillenbestanden kunt selecteren en raadple-gen. Per gegevensrubriek (Persoonsgegevens, inschrijving, BPv, resultaten) zie je of er verschillen zijn en zo ja, om welke deelnemer dat gaat. Per deelnemer moet zichtbaar zijn wat het verschil is (welk veld). vanuit deze functie is het noodzakelijk dat je kunt doorklikken naar de kernregistratie deelnemers en zo eventuele aanpas-singen gelijk kunt doorvoeren of raadplegen.

Functionaliteit: - Selectie op bestand

Binnen die selectie: - selectie op gegevensrubriek - selectie op signaalcode binnen betreffende gegevensrubriek - selectie op deelnemer

RAADplEGEN / DOORzOEKEN VERscHIllENBEsTAND



Actiesacties bij interface-element: geen

Gegevensgegevensset: Mutaties van en aan Bron, zie functie Filteren en Parkeren mutatie

INlEzEN cfI TERUGMElDINGsOVERzIcHT

Ondersteunt use cases- Use case: terugmelding CFi • activiteit: inlezen terugmeldingsoverzicht

DoelCFi terugmeldingsoverzicht kunnen raadplegen in Raadplegen CFI terugmeldings-overzicht.

functiesoortinteractief: starten inleesproces (1) - niet-interactief: daadwerkelijk inlezen en bijwerken administratie

Korte beschrijvingHet inlezen van het CFi terugmeldingsoverzicht (afkomstig van CFi) in de kernre-gistratie en het bijwerken van de administratie van ingelezen terugmeldingsover-zichten. daarnaast moet het mogelijk zijn een reeds ingelezen terugmeldingsover-zicht te verwijderen en daarna opnieuw in te lezen.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceeen scherm waarin je een terugmeldingsoverzicht kunt inlezen maar ook een reeds ingelezen terugmeldingsoverzicht kunt verwijderen.

Functionaliteit: - Selectie terugmeldingsoverzicht CFi om in te lezen in kernregistratie deelnemers - verwijderen van ingelezen terugmeldingsoverzicht: selectie op ingelezen terug-

meldingsoverzicht


ControlesControles bij interface-element 1: - het betreffende terugmeldingsoverzicht mag niet al eerder zijn ingelezen Actiesacties bij interface-element 1: - het selecteren van het in te lezen terugmeldingsoverzicht - toevoegen van een eigen tekst als toelichting bij dit terugmeldingsoverzicht - starten van inleesprocedure - als het inlezen heeft plaatsgevonden, weergeven: - status van het inlezen (succesvol of fout-situatie) - bijwerken logboek (Bron)administratie (naam terugmeldingsoverzicht, peildatum

terugmeldingsoverzicht, type (voorlopig of definitief), datum/tijd inlezen terug-meldingsoverzicht

- weergeven eigen tekst als toelichting - weergeven van inhoud van het terugmeldingsoverzicht via functie raadplegen CFi

terugmeldingsoverzicht Beschrijving achtergrond verwerkingAchtergrond invoergeen.

Achtergrond uitvoer- gestructureerde vastlegging van het terugmeldingsoverzicht in de kernregistratie - bijgewerkte administratie

Proces (achtergrond verwerking)Beschrijving inleesproces: Het volledige terugmeldingsoverzicht wordt ingelezen. eisen bij inlezen: - op basis hiervan kan de vergelijking worden gemaakt tussen de gegevens (deel-

nemer-aantallen per crebo voor wat betreft inschrijvingen of diploma’s) uit het terugmeldingsoverzicht en de kernregistratie deelnemers

- ingelezen terugmeldingsoverzichten kunnen wel worden verwijderd (en daarmee opnieuw worden ingelezen) maar mogen niet worden overschreven.

- terugmeldingsoverzicht wordt het terugmeldingsbestand, datum/tijd en status (definitief of voorlopig ) geregistreerd.

GegevensCFi-terugmeldingsoverzicht (zie CFi-terugmeldingsoverzicht.)


Ondersteunt use cases- Use case: terugmelding CFi • activiteit: vergelijken terugmeldingsoverzicht CFi met gegevens kernregistratie. • activiteit: opslaan van verschillenbestand.

Doelde gegevens in de kernregistratie deelnemergegevens komen overeen met de bekostigingsrelevante gegevens zoals Bron die heeft aangeleverd aan CFi en door CFi zijn getoetst (beslisboom).

functiesoortinteractief: het opdracht geven tot het maken van een vergelijking tussen een te

selecteren CFi terugmeldingsoverzicht en de gegevens in de kernregistratie op basis van een peildatum).

- niet-interactief: het vergelijken van de gegevens en het opslaan van het verschil-lenbestand

Korte beschrijvingeen scherm waarin een ingelezen CFi-terugmeldingsoverzicht geselecteerd kan worden. in hetzelfde scherm moet daarnaast een selectie op onderwijssoort en peil-datum worden gegeven om te bepalen welke gegevens ter vergelijking uit de kern-registratie deelnemergegevens moet worden opgehaald en opslagen. aan de hand van deze bestanden wordt een vergelijkingsbestand gemaakt. dit bestand toont de aantallen deelnemers per crebo, leerweg, intensiteit, zowel voor de te bekostigen inschrijvingen als de behaalde diploma’s.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceFunctionaliteit: - overzicht van ingelezen CFi-terugmeldingsoverzichten. (1) - Mogelijkheid om selectie gegevens uit kernregistatie aan te geven: soort onder-

wijs en een peildatum. (2) - Mogelijkheid om de gegevens te vergelijken: het vergelijken van een

geselecteerd CFi-terugmeldingsoverzicht met de geselecteerde gegevens uit de kernregistratie. (3)


VERGElIjKEN cfI TERUGMElDINGsOVERzIcHT MET KRD


Actiesacties bij interface-element 3:- zie beschrijving achtergrond verwerking

Beschrijving achtergrond verwerkingAchtergrond invoer- geselecteerd CFi-terugmeldingsoverzicht - Selectie uit de gegevens van de kernregistratie deelnemers Achtergrond uitvoer- vergelijkingsbestand

Proces (achtergrond verwerking)- Het ophalen van gegevens uit de kernregistratie deelnemergegevens rekening

houdend met de voorwaarden in de beslisboom. - vergelijking maken tussen de gegevens uit de Krd en het geselecteerde terug-

meldingsoverzicht. - Het opslaan van het vergelijkingsbestand als resultaat van de vergelijking. Het

vergelijkingsbestand wordt altijd gemaakt, ook als alle aantallen kloppen. Per gegeven (crebo/leerweg/intensiteit) wordt het aantal van CFi en het aantal vanuit de kernregistratie deelnemers vermeld.

- Het opnemen van CFi-signalen in het vergelijkingsbestand die in het terugmel-dingsoverzicht eventueel zijn opgenomen.

Gegevensgegevensset: Mutaties van en aan Bron (zie Pve Bron.)

RAADplEGEN / DOORzOEKEN VERGElIjKINGsBEsTAND

Ondersteunt use cases- Use case: terugmelding CFi • activiteit: analyseren vergelijkingsbestand

DoelHet verschil tussen de gegevens in het terugmeldingsoverzicht CFi en de kernregis-tratie deelnemers terugbrengen tot nul.



Korte beschrijvingin dit scherm kun je de verschillen tussen het terugmeldingsoverzicht CFi en kern-registratie raadplegen. Je ziet dan per crebonummer het aantal volgens terugmel-dingsoverzicht CFi en het aantal vanuit de kernregistratie (na beslisboom). Per regel wordt tevens aangegeven of er een verschil is (bijvoorbeeld Ja of nee).

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceScherm waarin je een opgeslagen vergelijkingsbestand kunt selecteren en raadple-gen. Het gaat hier om aantallen per crebo/leerweg/intensiteit voor de inschrijvingen en voor de diploma’s. Per crebonummer wordt het aantal getoond vanuit het terug-meldingsoverzicht CFi en het aantal volgens de kernregistratie deelnemers. naast de aantallen per crebonummer worden ook signalen getoond in het terugmeldings-overzicht. deze signalen moeten ook geraadpleegd kunnen worden.

Functionaliteit: - Selectie op bestand

Binnen die selectie: - selectie op crebonummer - selectie op intensiteit (deeltijd/voltijd/examendeelnemer - Selectie op signaal verschil J/n - raadplegen van CFi-signalen in het vergelijkingsbestand

ControlesControles bij interface-element: geen Actiesacties bij interface-element: geen



Ondersteunt use cases- Use case: aanlevering aan Bron • activiteit: versturen mutatie

- Use case: terugkoppeling • activiteit: inlezen retourbericht

doelHet tijdelijk kunnen stopzetten van het automatisch berichtenverkeer tussen Bron en instelling door de contactpersoon Bron.

functiesoortinteractief: het instellen van een blokkering - niet-interactief: het verzamelen van te versturen of nog in te lezen mutaties

Korte beschrijvingMet deze functie kan het berichtenverkeer gepland worden. Het kan aan staan, en tijdelijk stop gezet worden. in perioden waarin het berichtenverkeer stopgezet is, is het van belang dat mutaties worden ‘verzameld’ die dan later alsnog worden verzonden, dan wel ingelezen worden in het geval van terugkoppeling.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterface

Functionaliteit: - Het middels een van te voren in te geven begin- en einddatum (met begin- en

eindtijd) kunnen blokkeren van het automatisch berichtenverkeer naar en van Bron. (1)


Actiesacties bij interface-element 1:- Bij het passeren van een blokkerings begin- of einddatum veranderd het berich-

tenverkeer (zie beschrijving achtergrond verwerking).

BlOKKEREN BERIcHTENVERKEER


Beschrijving achtergrond verwerkingAchtergrond invoer- te versturen mutatie - ontvangen retourbericht

Achtergrond uitvoer- een wachtrij met nog te versturen mutaties - een wachtrij met nog in te lezen retourberichten

Proces (achtergrond verwerking)- als een blokkering actief is, dan worden de te versturen mutaties die ontstaan in

de kernregistratie bewaard. Hetzelfde geldt voor de retourberichten van Bron. - op het moment dat de blokkering is opgeheven wordt automatisch alle nog te

versturen mutaties verstuurd c.q. alle nog in te lezen retourberichten ingelezen.

Gegevensgegevensset: Mutaties van en aan Bron (zie Pve Bron.)

RAADplEGEN lOGBOEK (BRON)ADMINIsTRATIE

deze functie gebruikt de contactpersoon Bron als er afkeuringen zijn of bijv. bij het controleren van de Foto. Hij/zij wil nakijken wat er eigenlijk gemeld is aan Bron (historie). tevens wordt de functie gebruikt voor het monitoren van de kwaliteit van de uitwisseling met Bron.

Ondersteunt use casesUse case: monitoren uitwisseling Bron

Doelinzage in de verstuurde en teruggekoppelde Bron bestanden en (individuele) mu-taties en de tijdigheid van deze communicatie. inzicht in de ontvangen Bron-foto’s en terugmeldingsoverzichten CFi.



Korte beschrijvingMet de functie kan worden getoond de historie van ingelezen Bron-foto’s en CFi terugmeldingen en, op mutatie-niveau, wat per deelnemer gemeld is aan Bron en wat door Bron daarover is teruggekoppeld. tevens is raadpleegbaar op deelnemer-niveau en op gecumuleerd niveau: de aantallen, soort signalen en tijdigheid van gemelde mutaties.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceeen scherm met een overzicht van alle (geselecteerde) individuele mutaties en een samenvatting daarvan. Per mutatie wordt de inhoud van de mutatie, de terugge-koppeling daarop (onder andere de signalen: code + omschrijving) en de tijdigheid van de melding van de mutatie weergegeven. de samenvatting bestaat uit het aantal mutaties, het aantal mutaties met een bepaalde terugkoppeling/signaalsoort en de tijdigheid van de melding van mutaties. verschillende kenmerken van mutaties kunnen gebruikt worden om het overzicht te beperken tot een selectie uit alle mutaties en/of te sorteren op een kenmerk. Functionaliteit:- Selectie/sortering op onderwijssoort (Bo, Ba, vo, vavo, ed) - Selectie/sortering op aangeleverde batch - Selectie/sortering op terugkoppelbestand Bron - Selectie/sortering op organisatieonderdeel - Selectie/sortering op deelnemer - Selectie/sortering op status Bron - Selectie/sortering op gegevensrubriek - Selectie/sortering op zelf te definiëren periode - Selectie/sortering op Bron-foto - Selectie/sortering op CFi-terugmeldingsoverzicht


Actiesacties bij interface-element:- het op het scherm tonen van de gegevens die voldoen aan de selectie.

Gegevensgegevensset: mutaties van en aan Bron (zie Pve Bron.)


Ondersteunt use cases- Use case: verwerking Bron-foto • activiteit: inlezen Bron-foto

Doelinzicht krijgen in de gegevens die in een Bron-foto zijn opgenomen.


Korte beschrijvingnaar aanleiding van het verschillenbestand of naar aanleiding van een vraag moet gecontroleerd kunnen worden welke gegevens in een bepaalde Bron-foto zijn opgenomen.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceeen scherm waarin de contactpersoon Bron een reeds ingelezen foto kan raad-plegen. welke deelnemers staan er op de foto en met welke gegevens, ook weer gerubriceerd naar onderdelen Persoonsgegevens, inschrijving, BPv en resultaten.

Functionaliteit: - Selectie op ingelezen Bron-foto Binnen die selectie: - selectie op gegevensrubriek - selectie op signaalcode binnen betreffende gegevensrubriek - selectie op deelnemer - selectie op bekostigingsrelevantie Combinaties van selecties moeten mogelijk zijn. geen selectie betekent alle gege-vens tonen.

ControlesControles bij interface-element 1: n.v.t.

Actiesacties bij interface-element 1: geen

gegevens Bron-foto (zie Bron-foto)

RAADplEGEN BRON-fOTO


Ondersteunt use cases- Use case: terugmelding CFi • activiteit: inlezen CFi-terugmeldingsoverzicht

DoelCFi-terugmeldingsoverzicht kunnen raadplegen.


Korte beschrijvingnaar aanleiding van het vergelijkingsbestand of naar aanleiding van een vraag moet gecontroleerd kunnen worden welke gegevens in een CFi terugmeldingsoverzicht zijn opgenomen.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceeen scherm waarin je een reeds ingelezen terugmeldingsoverzicht CFi kunt raad-plegen. Het gaat hierbij om aantallen deelnemers en diploma’s per crebocode, maar ook om de individuele signalen. weer gerubriceerd naar onderdelen Persoonsgege-vens, inschrijving, BPv en resultaten.

Functionaliteit: - Selectie op ingelezen CFi-terugmeldingsoverzicht.

Binnen die selectie: - selectie op crebocode - selectie op intensiteit (deeltijd/voltijd/examendeelnemer) - Selectie op signaal - Selectie op bekostigingsrelevantie

Combinaties van selecties moeten mogelijk zijn. geen selectie betekent alle gege-vens tonen.

ControlesControles bij interface-element 1: geen

RAADplEGEN cfI TERUGMElDINGsOVERzIcHT


Actiesacties bij interface-element 1: - Het tonen van de met de selectie opgevraagde gegevens.


RAADplEGEN AANVUllENDE BRON-GEGEVENs

Integreren met deelnemer raadpleegt functionaliteit deze functie beschrijft een deel van de gewenste functionaliteit voor het raadple-gen van gegevens van een deelnemer. Het hier beschreven deel heeft betrekking op gegevens die door Bron aangeleverd worden. deze functionaliteit moet voor de gebruiker een geïntegreerd geheel vormen met de functionaliteit voor het raadple-gen van de andere gegevens van een deelnemer. deze laatste functionaliteit is in dit ontwerp niet expliciet beschreven (niet op functie en niet op use case-niveau). Ze kan echter afgeleid worden van de werkprocessen die in de use case wijzigen identiteitsgegevens beschreven zijn. Inleiding in de terugkoppelbestanden vanuit Bron (zie Pve Bron) wordt een aantal aanvul-lende gegevens op deelnemerniveau geleverd aan de instelling. de hieraan ge-relateerde gegevens die de instelling zelf heeft geregistreerd mogen niet worden overschreven door de teruggekoppelde gBa-gegevens. deze gegevens moeten apart inzichtelijk worden gemaakt. een voorbeeld hiervan is het gBa-adres. Het gBa-adres van de deelnemer is niet altijd het adres waarmee de deelnemer bij de instelling staat ingeschreven. Het door de instelling geregistreerde adres het het gBa adres moeten als het ware naast elkaar getoond kunnen worden. ook de gege-vens rondom allochtonen (inclusief geboorteland vader en geboorteland moeder) die in de terugkoppeling zijn opgenomen moeten zichtbaar worden gemaakt op deelnemersniveau in de kernregistratie. in de toekomst worden ook vooropleidings-gegevens en code leerbedrijf teruggekoppeld.

Ondersteunt use casesdit is een generieke, algemeen toepasbare functie

DoelHet op deelnemersniveau kunnen vergelijken van gegevens in de kernregistratie met de gBa-gegevens en inzien van andere door Bron verstrekte deelnemer-gegevens.



Korte beschrijvingin deze functie moeten de (gBa)-gegevens die zijn opgenomen in de Bron te-rugkoppeling naast de zelf geregistreerde gegevens worden getoond. Het meest recente teruggekoppelde gegeven moet daarbij worden getoond. naast de zelf ge-registreerde gegevens worden ook extra gegevens getoond die misschien niet in de kernregistratie zijn opgenomen (bijvoorbeeld geboorteland vader en geboorteland moeder, verblijfstatus, datum in nederland).

Gegevensgegevensset: mutaties van en aan Bron (zie Pve Bron.)

BEHEREN KRD RAppORTAGEGEGEVENssETsjABlONEN

Ondersteunt use cases- Use case: toeleveren opdrachtgevers • activiteit: samenstellen gegevensset • activiteit: verzamelen benodigde gegevens Krd

- Use case: toelevering ad hoc • activiteit: samenstellen gegevensset • activiteit: verzamelen benodigde gegevens Krd

- Use case: toelevering inburgering • activiteit: samenstellen gegevensset • activiteit: verzamelen benodigde gegevens Krd

DoelHergebruik van eerder gemaakte Krd-rapportagegegevenssetsjablonen.


Korte beschrijvingeen lijst met Krd-rapportagegegevenssetsjablonen die bewerkt kan worden. tevens kan het verzamelen en opslaan van gegevens op basis van een sjabloon vanuit deze functie worden uitgevoerd.


Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceeen scherm dat een lijst met Krd-rapportagegegevenssetsjablonen toont. Functionaliteit:- aanmaken of bewerken van een sjabloon (1) - naam van een sjabloon wijzigen (2) - verwijderen van een sjaboon - ophalen en opslaan van gegevens uit de Krd o.b.v. het sjabloon - Beschikbaar stellen van een sjabloon aan een gebruiker of gebruikersgroep

Controles door ICT-systeemControles bij interface-element 2: - naam moet voldoen aan format - systeem moet melding geven bij een reeds bestaande naam

Acties door ICT-systeemacties bij interface-element 1: - Starten van de functie maken Krd-rapportagegegevensset.

MAKEN KRD RAppORTAGEGEGEVENssET

Ondersteunt use cases- Use case: toeleveren opdrachtgevers • activiteit: Samenstellen gegevensset • activiteit: verzamelen benodigde gegevens Krd

- Use case: toelevering ad hoc • activiteit: Samenstellen gegevensset • activiteit: verzamelen benodigde gegevens Krd


- Use case: toelevering inburgering • activiteit: samenstellen gegevensset • activiteit: verzamelen benodigde gegevens Krd

Doelgegevens uit de kernregistratie deelnemers beschikbaar maken voor verwerking in een rapportage.


Korte beschrijvingMet deze functie kan een (rapportagegegevensset)sjabloon gemaakt worden op basis waarvan het systeem een set gegevens uit de Krd kan verzamelen. de gege-vens kunnen vervolgens worden verzameld op basis van het sjabloon.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceeen scherm waarin je een rapportagegegevenssetsjabloon kan samenstellen op basis van alle gegevens in de kernregistratie deelnemers.

Functionaliteit: - het kunnen selecteren van in de Krd beschikbare gegevens(eenheden) (1) - het toekennen van een naam aan het sjabloon (2) - het opslaan van het sjabloon (3) - het beschikbaar stellen van het sjabloon aan een gebruiker of gebruikersgroep - het ophalen van gegevens uit de Krd o.b.v. het sjabloon, en opslaan in verschil-

lende bestandsformaten* (is gegevenssetsjabloon)

*) Het op kunnen slaan in verschillende formaten dient voor het scheppen van de mogelijkheid

om de gegevens te verwerken in meer dan één applicatie (beperking afhankelijkheden).

Controles door ICT-systeemControles bij interface-element 2: - naam moet voldoen aan format - systeem moet melding geven bij een reeds bestaande naam

Controles bij interface-element 3:- er moet een naam aan het sjabloon zijn toegekend (anders om vragen)


Acties door ICT-systeemacties bij interface-element 1: - als selectie van gegevenseenheden heeft plaatsgevonden, weergeven: • het sjabloon met voorbeelden van de geselecteerde gegevens

acties bij interface-element 2: - als het kenmerk voorkomt moet het systeem een melding doen en vragen of de

reeds bestaande sjabloon gebruikt moet worden.

GegevensToeleveren opdrachtgevers en ad hoc rapportages de gegevens zijn afhankelijk van de gegevensset in het contract of van de gestelde informatievraag en deze gegevens kunnen per contract danwel informatievraag verschillend zijn. Toelevering inburgering de voor het Keurmerk inburgeren te verwerken gegevens wisselen. de gegevensset is gedocumenteerd in de Handleiding Keurmerk inburgering (zie gegevens keur-merk inburgeren.) deze wordt steeds weer vernieuwd.

BEHEREN RAppORTAGEGEGEVENssETs

Ondersteunt use cases- Use case: toeleveren opdrachtgevers • activiteit: samenvoegen verzamelde gegevens

- Use case: toelevering ad hoc • activiteit: samenvoegen verzamelde gegevens

- Use case: toelevering inburgering • activiteit: samenvoegen verzamelde gegevens

DoelHergebruik van eerder samengestelde rapportagegegevenssets.



Korte beschrijvingeen lijst met rapportagegegevenssets die bewerkt kan worden.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceeen scherm dat een lijst met rapportagegegevenssets toont.

Functionaliteit:- aanmaken of bewerken van een gegevensset (1) - naam van een gegevensset wijzigen (2) - verwijderen van een gegevensset - Beschikbaar stellen van een gegevensset aan een gebruiker of gebruikersgroep

Controles door ICT-systeemControles bij interface-element 2: - naam moet voldoen aan format - Systeem moet melding geven bij een reeds bestaande naam

Acties door ICT-systeemacties bij interface-element 1: - Starten van de functie bewerken rapportagegegevens.

Gegevensde gegevens verschillen per rapportage.

BEWERKEN RAppORTAGEGEGEVENs

Ondersteunt use cases- Use case: toeleveren opdrachtgevers • activiteit: samenvoegen verzamelde gegevens • activiteit: controleren gegevens

- Use case: toelevering ad hoc • activiteit: samenvoegen verzamelde gegevens • activiteit: controleren gegevens


- Use case: toelevering inburgering • activiteit: samenvoegen verzamelde gegevens • activiteit: controleren gegevens

DoelHet samenvoegen en bewerken van gegevens verzameld in de kernregistratie en gegevens verzameld in overige applicaties. Het controleren van de samengevoeg-de gegevens op volledigheid en juistheid. de samengevoegde gegevens kunnen vervolgens met behulp van de functie maken rapportage in een rapport worden opgenomen.


Korte beschrijvingHet samenvoegen van ruwe gegevens vanuit de kernregistratie met ruwe gegevens vanuit overige applicaties. tevens kunnen bewerkingen worden uitgevoerd op de gegevens.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceeen scherm waarin alle gegevens getoond worden die in de samengevoegde rap-portagegegevensset zijn opgenomen. Functionaliteit voor tonen:- Selectiemogelijkheid op ieder voorkomend veld. - Selectiemogelijkheid op lege velden (ontbrekende gegevens). - Combinaties van selecties moeten mogelijk zijn.

Functionaliteit voor bewerken: - inlezen van gegevens uit een of meerdere bestanden (bijvoorbeeld spreadsheet

draaitabel) of databases van andere applicaties. - rechtstreeks inlezen van gegevens uit een andere applicatie. - Bewerken van de gegevens, bijvoorbeeld berekening doorvoeren en sorteringen. - opslaan van de samengevoegde gegevensset. (1) - Toevoegen van een zelf te definiëren omschrijving bij de samengevoegde gege-

vensset.


Controles door ICT-systeemControles bij interface-element 1: - de naam van de gegevensset moet voldoen aan een vastgesteld format. - de naam mag nog niet voorkomen.

Acties door ICT-systeemacties bij interface-element: geen Gegevensde gegevens verschillen per rapportage.

BEHEREN RAppORTAGEsjABlONEN

Ondersteunt use cases- Use case: toeleveren opdrachtgevers • activiteit: verwerken gegevens naar rapport

- Use case: toelevering ad hoc • activiteit: verwerken gegevens naar rapport

- Use case: toelevering inburgering • activiteit: verwerken gegevens naar rapport

DoelHergebruik van eerder gemaakte rapportagesjablonen.


Korte beschrijvingeen lijst met rapportagesjablonen die bewerkt kan worden. tevens kan het gene-reren en opslaan van rapportages op basis van een sjabloon vanuit deze functie worden uitgevoerd.

Beschrijving interactieve functionaliteitGebruikersinterfaceeen scherm dat een lijst met rapportagesjablonen toont.


Functionaliteit:- aanmaken of bewerken van een sjabloon (1) - naam van een sjabloon wijzigen (2) - verwijderen van een sjaboon - genereren en opslaan van een rapportage o.b.v. een sjabloon - Beschikbaar stellen van een sjabloon aan een gebruiker of gebruikersgroep

Controles door ICT-systeemControles bij interface-element 2: - naam moet voldoen aan format - Systeem moet melding geven bij een reeds bestaande naam Acties door ICT-systeemacties bij interface-element 1: - Starten van de functie maken rapportage.

MAKEN RAppORTAGE

Ondersteunt use cases- Use case: toeleveren opdrachtgevers • activiteit: verwerken gegevens naar rapport

- Use Case: toelevering ad hoc • activiteit: verwerken gegevens naar rapport

- Use Case: toelevering inburgering • activiteit: verwerken gegevens naar rapport

Doeleen rapport(age) die voldoet aan de gestelde eisen van het contract of de informa-tievraag.


Korte beschrijvingde gegevens uit een rapportagegegevensset kunnen worden verwerkt tot een over-zichtelijke rapportage door het aanpassen van de layout, het laten genereren van grafieken en het toevoegen van tekst en plaatjes. Het resultaat kan als rapportage


worden opgeslagen en de lay-out en gegevensbewerkingen kunnen als sjabloon worden opgeslagen.

Beschrijving interactieve functionaliteitinteractief

Gebruikersinterfaceeen scherm waarin de lay-out van de rapportage kan worden bepaald.

Functionaliteit:- het selecteren van een rapportagegegevensset (1) - het maken van de lay-out van de rapportage (3) - het genereren van grafieken - het toevoegen van tekst en plaatjes - het opslaan van de lay-out, rapportagegegevensset-selectie en gegevensbewer-

kingen als rapportagesjabloon (4) - het bewerken van een zelf te definiëren omschrijving bij het rapportagesjabloon (5) - het resultaat opslaan als rapportage (6)

Controles door ICT-systeemControles bij interface-element 5: - naam lay-out moet voldoen aan format - naam lay-out mag nog niet voorkomen

Acties door ICT-systeemacties bij interface-element: n.v.t.

GegevensToeleveren opdrachtgevers en ad hoc rapportages de gegevens zijn afhankelijk van de gegevensset in het contract of van de gestelde informatievraag en deze gegevens kunnen per contract danwel informatievraag verschillend zijn. Toelevering inburgering de voor het Keurmerk inburgeren te verwerken gegevens wisselen. de gegevensset is gedocumenteerd in de Handleiding Keurmerk inburgering (zie gegevens Keur-merk inburgeren.) deze wordt steeds weer vernieuwd.


OpmerkingenAfstemming of integratie met andere functies deze functie kan samen met de functies maken Krd-rapportagegegevensset en bewerken rapportagegegevens (en de bijbehorende beheer functies) gebruikt wor-den voor het uitvoeren van use cases waarin rapportages gemaakt worden. Het is voor de efficiëntie van de uitvoering van de use cases belangrijk dat deze functies op elkaar afgestemd of geïntegreerd worden ontwikkeld. Het moet mogelijk zijn om gegevens toe te voegen aan de rapportage, zodanig dat de stappen voor het maken van een rapportage niet opnieuw uitgevoerd hoeven te worden. dit vergt bijvoor-beeld dat bewerkingen op gegevens vastgelegd kunnen worden in plaats van dat ze volledig handmatig zijn.

BIjWERKEN ADMINIsTRATIE KEURMERK

Ondersteunt use cases- Use case: aanleveren gegevens keurmerk inburgeren • activiteit: versturen rapportage

- Use case: resultaat audit verwerken • activiteit: bijwerken administratie Keurmerk

Doelinzicht hebben in de communicatie met Blik op werk rondom het keurmerk inbur-geren.


Korte beschrijvingMet deze functie kan handmatig een logboek worden bijgehouden over de com-municatie met en de inhoud van de terugkoppeling van Blik op werk rondom het keurmerk inburgeren. Het betreft de communicatie in beide richtingen, over het verzenden alsook over het ontvangen. de terugkoppeling betreft het resultaat van een audit die Blik op werk uitvoert.

Beschrijving interactieve functionaliteitinteractief


Gebruikersinterface- overzicht van alle rapportages waarvan geregistreerd is dat ze verzonden zijn

(inclusief datum verwerkt/verstuurd). - verwijzing opnemen naar een nieuwe verzonden rapportage (UrL) - Bewerken van een (zelf te definiëren) omschrijving bij de rapportage. - Bewerken van een (zelf in te vullen) datum van verwerking of verzending van de

gevraagde gegevens (archief). - vermelden van de verzendwijze van het rapport (uploaden op website, mail, post

etcetera) - Mogelijkheid om verwijzing naar gerelateerde bestanden op te nemen (UrL)

(bijvoorbeeld het bij de onderwijsinstelling opgeslagen ingevulde format van de beveiligde website van Blik op werk.)

- Mogelijkheid om per rapport de feedback van Blik op werk te registreren, name-lijk het resultaat van de audit. Het resultaat kan zijn: correcte cijfers ‘ja’ correcte cijfers ‘nee’. indien correcte cijfers ‘ja’: tekortkoming ‘ja’ tekortkoming ‘nee’.

Controles door ICT-systeemControles bij interface-element: nvt Acties door ICT-systeemacties bij interface-element: nvt


triple a, eerste druk 2009 Tekst en tekstredactie: triple a, Zoetermeer fotografie: Beeldsmaak amersfoort, istockphoto.com Vormgeving en opmaak: Linda van drie, amersfoort, Opmaak: Sonja Kamer, amersfoort Druk: drukkerij wilco, amersfoort

op het gebruik van dit materiaal is een Creative Commons Licentie van toepassing. ga naar http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/nl/ om deze licentie te bekijken.

cOlOfON


Triple A ontwerp & onderzoek paletsingel 30 2718 NT zoetermeer Tel: 079 - 329 65 99 www.tripleaonderwijs.nl

Documents

7. Externe verantwoording