PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PERSATUAN, KELAB DAN PASUKAN BERUNIFORM DI SEKOLAH : KESETIAUSAHAAN

Pentadbiran dan pengurusan persatuan/kelab danPPS bermaksud

Mentadbir

Mengurus

Mengelola

Menyelia

Mengendali

Menerajui operasi

KESETIAUSAHAAN

►Merujuk kepada segala urusan yang berkaitandengan tugas atau profesion setiausaha.

►Bidang tugas Setiausaha:

Surat-menyurat

Operasi dan kendali fail dan rekod

Urusetia mesyuarat

Dokumentasi data dan maklumat

Penerbitan

Hasilan ucapan dan kata-kata aluan

Sedia laporan

Khidmat kaunter

Hubungan luar

Surat-menyurat

►Urusan pentadbiran yang penting danperlu diuruskan dan dikelolakan dengancermat, cekap, cepat dan mematuhiprosedur yang telah ditetapkan.

►Dalam konteks kesetiausahaan merupakanurusan rasmi/formal.

►Dokumen rasmi

Jenis-jenis surat► Pemberitahuan/makluman► Permohonan► Jemputan► Penghargaan► Rayuan► Sokongan► Ucap selamat► Ucapan taniah/takziah► Perlantikan► Penurunan kuasa► Aduan► Iringan► Pekeliling► Siaran► Akuan

FORMAT UMUM DAN PERKARA ASAS DALAM SURAT RASMI

Beberapa perkara asas perlu ada dalam sesuatu surat rasmi. Antaranya:

► Logo , nama dan alamat persatuan( logo jika kepala surat dicetak khusus )

► Nama jawatankuasa tertinggi persatuan( jika perlu atau kepala surat dicetak khusus )

► Nombor fail ( rujukan kami dan rujukan tuan )

► Tarikh

C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA

Mengarang Surat

►Struktur atau format surat

►Penanda-penanda maksud

►Frasa-frasa berhemah

►Ragam bahasa yang santun dan sopan

►Protokol

► KISS

Penanda Maksud

► Kata-kata / frasa utk menggambarkan maksud tersurat / tersirat di sebalik sesuatu ayat.

► Cth:

► Rujukan

“Merujuk kepada .....

► Menyertakan

“Dilampirkan bersama....

► Perwakilan

“Saya bagi pihak....”

► Permakluman

“Sukacita dimaklumkan bahawa ....”

► Persetujuan

“Saya tiada halangan....”

Tindakan Susulan

► Senarai semak sebelum menghantar surat

Ada elemen-elemen yang perlu

Maklumat tepat dan jelas

Typo

Protokol dipatuhi

Salinan yang secukupnya

Salinan untuk fail dan direkod

Penerimaan Surat

► Tindakan segera

Tujuan surat

Makluman balas

► Awal

► Susulan

► Memfail dan merekod

Memfailkan surat

►Memfailkan surat adalah suatu fungsi pentingdalam organisasi.

► Surat keluar/terima masuk disimpan kemasdalam susunan teratur dan mudah diakses bilaperlu.

►Tindakan susulan yang sesuai ke atas suratboleh dirancang dan laksanakan dengan segera.

►Mengetahui tindakan yang telah diambil

Kaedah memfailkan surat

►Surat yang diterima masuk dicop atau tulistarikh terima terlebih dahulu.

►Masukkan dalam fail yang berkaitan danrekodkan dengan dakwat merah.

►Sesalinan setiap surat keluar hendaklahdifailkan dan direkodkan dalam kertasminit fail dengan dakwat biru.

►Sistem Fail

Fail dan Rekod

►Fail –

►lembaran kertas yang berlipat atau kadyang berlipat digunakan untuk menyimpanrekod secara tersusun, sistematik, selamatdan mudah diakses.

►Penyimpanan dokumen

►Sistem fail sebagai sistem pentadbiran, maklumat /data yang efisien dan efektif

Maksud sistem fail :

1. Fail ialah proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama.

2. Proses mengklasifikasi , menyusun menyimpan dan menyelenggara fail-fail bagi memudahkan pengurusannya apabila di perlukan .

KEGUNAAN SISTEM FAIL

MELANCARKAN URUSAN

DOKUMEN TIDAK

HILANG

MENYIMPAN REKOD

MENINGKATKAN KEBERKESANAN

JIMAT MASA DAN

TENAGA

MENAMBAH KECEKAPAN

MEMUDAHKAN

FUNGSI

Dapat menambah kecekapan mentadbir

dan mengurus sesebuah organisasi dan

membuat rujukan apabila diperlukan.

WARNA KULIT FAIL

TERBUKA - PUTIH

TERHAD - PUTIH DAN TERCATAT

PERKATAAN TERHAD

SULIT - HIJAU DAN TERCATAT

PERKATAAN SULIT

RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG

DAN TERCATAT PERKATAAN

RAHSIA

RAHSIA - KUNING DAN BERPALANG

BESAR MERAH DAN TERCATAT

PERKATAAN RAHSIA BESAR

Jenis-jenis Sistem Fail

Akta Rahsia Rasmi 1972 & Arahan Perkhidmatan 1974

Jenis pengelasan fail iaitu:

1. Rahsia Besar (kuning berpalang merah)*maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses perancangan dan belum dibentangkan di dlm parlimen.

2. Rahsia(merah Jambu)*urusan yang berkaitan dgn pembangunan kerajaan

3. Sulit(hijau)*urusan berkaitan pengurusan pentadbiran kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri.

C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA

4. Terhad(putih tetapi ditanda/cop perkataan terhad)

*fail yg edarannya terhad cthnya di sekolah butiran peribadi staf dianggap sbg maklumat terhad.

5. Terbuka(putih)

*fail yg berkaitan dgn pengurusan harian sesebuah jabatan

6. Sampul Kecil(kuning)

*fail sementara yg diwujudkan berlandaskan fail yg utama

7. Fail Timbul(putih)

*bahan-bahan atau maklumat yg blm diedarkan kepada pegawai-pegawai.

PENGELASAN SISTEM FAIL

Pengelasan mengikut abjad

Pengelasan mengikut perkara

Pengelasan mengikut angka

Pengelasan mengikut tempat atau

kawasan

CIRI-CIRI SISTEM FAIL

1. Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan .

2. Sistem fail yang digunakan tidak kompleks atau mudah dikendalikan. Ia mudah difahami dan tidak mengelirukan.

3. Sistem yang digunakan perlu sesuai dengan keperluan organisasi. Contohnya sesebuah organisasi memerlukan sistem fail pusat dan sebaliknya.

4. Sistem fail tersebut boleh diubahsuai jika perlu mengikut kehendak dan keadaan organisasi. Pengubahsuaian berkenaan bermaksud membesar dan mengecilkan sistem fail.

5. Sistem fail berkenaan perlu melibatkan kos dan ruang yang seminimum mungkin.

6. Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran , kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi.

PENGELASAN SISTEM FAIL

3 TAHAP

TAHAP PERTAMA

TAHAP KEDUA

TAHAP KETIGA

TAHAP PERTAMA

TAHAP KEDUA

TAHAP KETIGA

TAJUK-TAJUK BESAR BOLEH DIPECAHKAN SEHINGGA

99 TAJUK UTAMA

TAJUK UTAMA BOLEH DIPECAHKAN SEHINGGA99 ATAU LEBIH SUBTAJUK

SUBTAJUK BOLED DIPECAHKAN SEHINGGA99 ATAU LEBIH PERKARA

TAHAP PERTAMA

01 ASRAMA

02 AUDIT

03 HAL EHWAL MURID

04 KEMUDAHAN INFRASTUKTUR

05 KEWANGAN AN AKAUN

06 KOKURIKULUM

07 KURIKULUM

08 PENTADBIRAN AM SEKOLAH / MAKTAB

09 PERHUBUNGAN MASYARAKAT

10 PERJAWATAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN

TAHAP KEDUACONTOH : KOKURIKULUM

06/01 HARI UCAPAN

06/02 KELAB SUKAN DAN PERMAINA(PERINGKAT SEKOLAH)

06/03 KOPERASI SEKOLAH

06/04 MAJALAH SEKOLAH

06/05 PAMERAN DAN PERTANDINGAN

06/06 PASUKAN PAKAIAN

06/07 PELBAGAI

06/08 PERSATUAN BERASASKAN AKADEMIK

06/09 PERSATUAN BERASASKAN HOBI / MINAT / KHIDMAT MASYARAKAT

06/10 PERSATUAN BERASASKAN

PERMAINAN ( LUAR SEKOLAH)

TAHAP KETIGA CONTOH : PERSATUAN BERASASKAN AKADEMIK

06/08/001 BAHASA CINA

06/08/002 BAHASA INGGERIS

06/08/003 BAHASA MALAYSIA

06/08/004 ELEKTRONIK

06/08/005 GEOGRAFI

06/08/006 KAJIAN TEMPATAN

06/08/007 MATEMATIK

06/08/008 MUZIK

06/08/009 PERDAGANGAN

06/08/0010 SAINS

06/08/0011 SAINS SOSIAL

06/08/0012 SENI LUKIS DAN KRAFTANGAN

06/08/0013 SEJARAH

Fail Induk Kokurikulum

Kandungan

Draf perlembagaan

Draf aktiviti asas

Senarai JK Penaja

Surat kelulusan penubuhan oleh Pengetua

Surat lantikan guru penasihat

Minit mesyuarat Agung penubuhan

Fail Induk Kokurikulum (sambung)

Perlembagaan yang disahkan oleh pengetua

Senarai JK yang disahkan oleh pengetua

Perancangan aktiviti yg disahkan pengetua

Jadual aktiviti yg disahkan pengetua

Senarai keahlian yg disahkan guru penasihat

Surat permohonan kutip derma dari Bendahari

Surat kelulusan kutip derma oleh pengetua

Akaun kewangan / belanjawan yg disahkan

Fail Induk Kokurikulum (sambung)

Surat permohonan jadi ahli gabungan

daripada guru penasihat kpd pengetua

Surat kelulusan dari pengetua

Surat permohonan kepada Badan Induk

Surat penerimaan jadi ahli gabungan dari

Badan Induk

Minit mesyuarat

Surat pekeliling (KPM, JPN, PPD, Sekolah)

Fail Induk Kokurikulum (sambung)

Dokumen pencapaian kecemelangan ahli

Laporan setiap aktiviti

Laporan tahunan

Daftar penilaian setiap ahli

Surat penyerahan kembali kuasa dan

perlantikan guru penasihat kepada pengetua

Stok dan inventori

Sampel sijil / surat penghargaan

Sekian terima kasih.