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Noes de Arquivo

NOES DE ARQUIVO

De um modo geral, arquivo aquele local que utilizamos para

guardar documentos. No entanto, preciso destacar alguns detalhes

que servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de

forma mais precisa, que:

Arquivo o conjunto organizado de documentos acumulados

por uma pessoa ou instituio ao longo de suas atividades.

Note que o arquivo pode ser pessoal ou

institucional, e formado a partir da necessidade que

essas pessoas (fsicas ou jurdicas) tm de guardar

documentos que comprovem as atividades que

desenvolveram ao longo da vida. O conjunto de

documentos mantidos sob a guarda de um arquivo denominado

acervo.

Veja os significados mais utilizados em provas:

- Arquivo o conjunto de documentos criados ou recebidos por uma instituio, no decorrer de suas atividades, preservados

para garantir a consecuo de seus objetivos.

- Arquivo a denominao dada ao mvel que se dedica guarda de documentos.

- Arquivo o local fsico (prdio, edifcio) onde o acervo de documentos encontra-se conservado.

- Arquivo o nome dado instituio cujo objetivo seja o de guardar e conservar os documentos.

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Noes de Arquivo

DEFINIO LEGAL LEI 8159

Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de

carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de

atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o

suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organizao e

disponibilizao da informao), arquivo e biblioteca possuem

caractersticas distintas que os diferenciam: Enquanto o arquivo guarda

e organiza os documentos com objetivos funcionais (atender a

administrao a sua principal finalidade), a biblioteca organiza a

informao para fins culturais.

Ao organizar os documentos, o arquivo atende,

fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administrao e

histria.

Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as

informaes contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da

empresa, onde os usurios seriam, basicamente, os funcionrios, os

clientes, os administradores e quaisquer outros indivduos que busquem

informaes relativas s atividades da instituio.

Finalidade histrica: Num segundo momento, o arquivo pode

tambm preservar, atravs de sua documentao, aspectos histricos

relativos instituio a que est inserido e mesmo sociedade em

geral. Neste momento, o usurio passa ser o pesquisador, o historiador

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Noes de Arquivo

ou qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos

documentos ali depositados.

Veja como isso cobrado em provas.

1) A principal finalidade dos arquivos :

a) a conservao de documentos para a histria.

b) servir administrao.

c) manter os documentos de valor secundrio.

d) organizar conjuntos de peas e objetos de valor para a memria.

e) preservar os documentos de valor patrimonial.

Comentrio

No precisa falar mais nada n?. Mas falo mesmo assim: o

arquivo existe com um propsito utilitrio. Ponha isso na sua

cabea, ningum monta um arquivo porque bonitinho. Quem

faz isto, o faz porque precisa preservar as informaes que

esto neles contidas, a fim de que estas informaes sejam

teis e estejam disponveis aos membros da instituio.

Letra B

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

QUANTO ENTIDADE QUE O MANTM

De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia

arquivstica divide os arquivos em pblicos ou privados .Arquivos

pblicos so aqueles mantidos pelos rgos pblicos em todas as suas

esferas (federal, estadual e municipal) em todos os poderes (executivo,

legislativo e judicirio). So ainda considerados arquivos pblicos

aqueles mantidos por entidades privadas encarregadas da gesto de

servios pblicos.

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Noes de Arquivo

Arquivos privados so aqueles mantidos por entidades privadas

(pessoas fsicas ou jurdicas).

QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUE GUARDA

Considerando as caractersticas dos documentos mantidos em um

arquivo, podemos classific-los em especiais ou especializados. So

arquivos especiais aqueles que mantm sob sua guarda documentos de

formas fsicas diferenciadas e que, por isso, requerem medidas

especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservao. Em

resumo, so aqueles arquivos que guardam documentos que, se no

forem conservados de maneira especial, tero sua conservao

seriamente comprometidas em virtude de suas caractersticas fsicas.

So exemplos de arquivos especiais:

- arquivo de fotografias;

- arquivo de CDs;

- arquivo de disquetes;

- arquivo de microfilmes; e

- arquivo de fitas de vdeo

O termo arquivo especializado utilizado para designar os

arquivos que mantm sob sua guarda documentos de reas especficas

do conhecimento, ou seja, aqueles que no misturam assuntos diversos

em seu acervo.

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Noes de Arquivo

So exemplos de arquivos especializados:

- arquivos de engenharia;

- arquivos mdicos;

- arquivos de imprensa;

- arquivos de arquitetura.

QUANTO EXTENSO DE SUA LOCALIZAO

Esta classificao utilizada para diferenciar os arquivos com

relao ao local em que so instalados. Em geral, o arquivo pode ser

instalado nos prprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia,

quando so chamados de arquivos setoriais ou, quando conveniente

para a instituio, pode ser instalado em um nico local, recebendo os

documentos provenientes dos diversos setores da instituio, quando

chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada.

Nos dois casos (setorial ou central), dever existir uma unidade de

controle/coordenao centralizada, de forma que as atividades de

arquivo (normas, procedimentos e operaes) sejam realizadas de

maneira padronizada.

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Noes de Arquivo

QUANTO AO ESTGIO DE EVOLUO DE SEUS DOCUMENTOS

Quanto ao estgio de evoluo dos documentos (ciclo de vida)os

arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade),

intermedirios (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos

de terceira idade).

Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados sero

conservados nos arquivos correntes, os documentos menos utilizados e

que ainda no prescreveram sero armazenados nos arquivos

intermedirios e aqueles que, j tendo cumprido sua funo

administrativa, mas que devam ser conservados para preservar a

memria (histria) da instituio, sero armazenados no arquivo

permanente.

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

ELEMENTOS CARACTERSTICOS DOS DOCUMENTOS

Na anlise dos documentos de arquivo, podemos identificar em

cada documento diversos elementos que o caracterizam, a saber:

suporte, forma, formato, gnero, espcie e tipo/tipologia.

Suporte

Entende-se por suporte o material fsico empregado para

confeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o documento foi

escrito/impresso. Hoje, o suporte mais comum utilizado na confeco

dos documentos o papel, mas nem sempre foi assim. Antes da

inveno do papel o homem se utilizou de diversos outros suportes

como o papiro, o pergaminho e at mesmo pedra ou argila.

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Noes de Arquivo

Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de

informaes, comum a utilizao de suportes eletrnicos, como

disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, fita magntica, disco tico etc.

Note que o arquivo est habilitado a guardar documentos de diversos

tipos de suportes, sendo que em alguns casos os mesmos necessitam

de cuidados especiais em sua guarda e conservao (arquivos

especiais, vistos anteriormente).

Gnero

O gnero de um documento determinado considerando

aspectos relativos ao suporte ou forma como as informaes foram

registradas. Os gneros mais comuns so:

Textuais: So os documentos cuja informao se apresenta em

formato de texto (documentos escritos) como ofcios,

memorandos, relatrios, certides, atas, atestados etc.

Iconogrficos: So documentos que apresentam como informao

imagens estticas, como fotografias, negativos, diapositivos (slides),

desenhos e gravuras, por exemplo.

Cartogrficos: Documentos que apresentam, de forma reduzida,

imagens representando reas maiores. Os exemplos mais comuns so

mapas e plantas.

Microgrficos: Documentos resultantes do processo de

microfilmagem. Podem se apresentar em formato de microfilme ou

microficha.

Sonoros: Documentos cuja informao esteja registrada em

forma de som.

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Noes de Arquivo

Filmogrficos: Documentos que contenham filmagens, vdeos.

Informticos ou Digitais: Documentos registrados em suporte

eletrnico.

CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE SIGILO

Se considerarmos as informaes contidas em um documento,

podemos classificar os documentos em ostensivos ou sigilosos.

Entende-se por documentos ostensivos aqueles que contm

informaes comuns, cuja divulgao no comprometa a segurana ou

o bom andamento das atividades rotineiras da instituio e que, por

isso, no exijam medidas especiais de segurana e guarda no que se

refere sua divulgao. J os documentos sigilosos so aqueles que,

tendo em seu contedo informaes de carter restrito, requerem

medidas especiais de segurana no que se refere sua guarda e

conservao. Segundo Marilena Leite Paes, os documentos sigilos so

classificados em quatro graus de sigilo, a saber:

Ultra-secretos: So classificados como ultra-secretos os

documentos que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor

ou caracterstica s devam ser do conhecimento de pessoas

intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio;

Secretos: So classificados como secretos documentos que

requeiram alto grau de segurana que s podem ser do conhecimento

de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou

manuseio, sejam autorizadas a dele tomar conhecimento,

funcionalmente.

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Noes de Arquivo

Confidenciais: So classificados como confidenciais a assuntos,

que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento

por pessoa no-autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar

embaraos administrativos.

Reservados: So assuntos que no devam ser do conhecimento

do pblico em geral.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Em tpico anterior, classificamos os arquivos, quanto ao estgio

de evoluo de seus documentos, em correntes, intermedirios ou

permanentes. Esta classificao conhecida como ciclo vital dos

documentos ou ainda teoria das trs idades.

VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Na distribuio dos documentos nos arquivos de 1, 2 e 3

idades (corrente, intermedirio e permanente) h que se observar, em

primeira anlise, a importncia que este documento apresenta e que

justifica a sua preservao e guarda em um arquivo. o chamado valor

do documento, que pode se apresentar de duas formas: primrio ou

secundrio.

Valor Primrio

Entende-se por documento de valor primrio aquele que atende

s necessidades da instituio no seu dia-a-dia, ou seja, o documento

que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurdicos e que

pode, a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma

pendncia funcional.

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Noes de Arquivo

Valor Secundrio

Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins

administrativos, so conservados pela instituio por serem

considerados importantes para preservar a memria ou histria da

empresa ou da sociedade. So os chamados documentos de valor

secundrio ou histrico.

ARQUIVO CORRENTE

O arquivo corrente, tambm chamado de arquivo de 1 idade,

assim definido por Marilena Leite Paes: o arquivo constitudo de

documentos em curso ou consultados frequentemente, localizados nos

prprios setores que os receberam ou produziram ou em dependncias

prximas e de fcil acesso.

ARQUIVO INTERMEDIRIO

O arquivo intermedirio, por sua vez, aquele que guarda os

documentos que, mesmo no sendo de uso frequente pelos setores que

os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que

guardam relao com seu contedo.

ARQUIVO PERMANENTE

No arquivo de terceira idade ou permanente so preservados os

documentos que, j tendo cumprido a sua funo administrativa, so

conservados pelo valor secundrio ou histrico que apresentam para a

instituio.

AVALIAO DE DOCUMENTOS

Para que os documentos cumpram o seu ciclo de vida,

necessria uma anlise de suas caractersticas, de forma a identificar os

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Noes de Arquivo

prazos que cada tipo de documento levar para cumprir sua finalidade

administrativa (valor primrio), bem como sua importncia histrica

(valor secundrio). Esta anlise chamada tecnicamente de avaliao

de documentos e ser desenvolvida por uma comisso formada por

pessoas que conheam bem a estrutura e o funcionamento da

instituio avaliada.

Esta avaliao resultar na elaborao de um instrumento, que

regular o prazo de guarda e a destinao final de cada documento da

instituio. a chamada tabela de temporalidade, que, uma vez criada,

dever ser aprovada por uma autoridade competente do rgo, para

que possa ser aplicada na instituio.

Cada instituio dever possuir sua prpria tabela de

temporalidade, uma vez que os documentos variam de empresa para

empresa, de acordo com as atividades especficas de cada uma.

De acordo com a tabela de temporalidade, todos os documentos

devero, necessariamente, possuir um prazo de guarda para a fase

corrente, uma vez que ali que o mesmo tem sua origem.

A fase intermediria no obrigatria na vida do documento,

sendo que alguns podem, inclusive, serem eliminados ainda na fase

corrente e outros, ainda, podero ser recolhidos da fase corrente

diretamente para a permanente.

As passagens dos documentos para as fases intermediria e

permanente recebem os nomes de transferncia e recolhimento,

respectivamente.

Transferncia o envio de documentos da fase corrente para a

fase intermediria.

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Noes de Arquivo

Recolhimento o envio de documentos da fase corrente ou

intermediria para a fase permanente.

PROTOCOLO

Como visto anteriormente, durante a fase corrente, os

documentos se caracterizam por sua grande frequncia de consulta e

por sua movimentao (tramitao) constante. necessrio, portanto,

que a instituio adote mecanismos capazes de controlar esta

tramitao, de forma a permitir a localizao de um documento,

quando necessrio. Esta atividade de controle conhecida como

protocolo, que constitudo pelas seguintes tarefas:

- Recebimento da correspondncia que chega na instituio;

- Separao da correspondncia particular da correspondncia

oficial (da instituio);

- Distribuio da correspondncia particular para os destinatrios;

- Separao da correspondncia de carter ostensivo da

correspondncia sigilosa;

- Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos

destinatrios;

- Abrir a correspondncia ostensiva;

- Classificar o documento de acordo com seu assunto, buscando

identificar o destinatrio (setor competente);

- Efetivar o registro (cadastro dos dados bsicos do documento

em um sistema de controle ou ficha de protocolo);

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Noes de Arquivo

- Efetivar a autuao dos processos (insero de capa, onde

sero registrados os dados bsicos do processo);

- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinatrios

internos (distribuio) ou externos (expedio);

- Controle da tramitao ou Movimentao, feita normalmente

atravs de sistema informatizado ou livros de protocolo.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO

Mtodos de Arquivamento so as diferentes maneiras utilizadas

para colocar documentos em ordem em um arquivo. Os mtodos mais

comuns e mais utilizados so: alfabtico, geogrfico, numrico e

ideogrfico. Cada mtodo tem suas particularidades, a saber:

Mtodo Alfabtico

No mtodo alfabtico, o principal elemento a ser considerado

para a organizao dos documentos e a sua posterior localizao o

nome. Este mtodo muito utilizado nas organizaes, e apresenta

como vantagens ser um mtodo fcil e rpido. No entanto, ao

armazenar um grande volume de informaes, comum a ocorrncia

de erros, devido ao cansao visual por parte do funcionrio e grande

variedade de grafia dos nomes.

A fim de tornar mais rpida a localizao e guarda dos

documentos, o mtodo alfabtico pode ser combinado com cores, para

identificar a letra procurada. Este mtodo denominado Variadex.

14

Noes de Arquivo

Portanto, o mtodo variadex utiliza cores como elementos

auxiliares para facilitar a localizao e a recuperao dos documentos, e

uma variao do mtodo alfabtico.

Regras de alfabetao

No arquivamento de documentos por nome, existem algumas

regras, chamadas de regras de alfabetao, que devem ser

consideradas. So elas:

1. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa,

ou seja, primeiramente o ltimo nome, depois os prenomes na ordem

em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece a

ordem do prenome.

Exemplos:

Barbosa, Anibal

Corra, Antnio

Corra, Joo Carlos

Correa, Paulo

2. As partculas estrangeiras (D', Da, De, Del, Des, Di, Du, Fitz,

La, Le, Les, Mac, Mc, O', Van, Vanden, Van der, Von, Vonder etc.), se

escritas com inicial maiscula, so consideradas como parte integrante

do nome.

Exemplos:

Oliveira, Carlos Santos de

Von Johnson, Erick

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Noes de Arquivo

Vonder Blun, Eduardo

3. Os nomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ligados

ou no por hfen, no so separados.

Exemplos:

Castelo Branco, Srgio

Villa-Lobos, Heitor

5. Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou

no, no so considerados na ordenao alfabtica.

Exemplos:

Freitas Jr., Ary

Ribeiro Neto, Henrique

Vasconcelos Sobrinho, Alcides

Observao: Os graus de parentesco s sero considerados na

alfabetao quando servirem de elemento de distino.

Exemplos:

Abreu Filho, Jorge

Abreu Neto, Jorge

Abreu Sobrinho, Jorge

6. Os ttulos honorficos, pronomes de tratamento e artigos so

colocados entre parnteses depois do nome e no so considerados na

alfabetao.

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Noes de Arquivo

Exemplos:

Arajo, Paulo (General)

Pinto, Antnio Eduardo (Dr.)

7. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo nome, que

corresponde ao da famlia do pai.

Exemplos:

Cervantes y Saavedra, Miguel de

Hemandes Xavier, Jos

8. Os nomes orientais, japoneses, chineses, rabes etc. so

registrados na ordem em que se apresentam.

Exemplos:

Al Ben Abib

Li Yutang

Mao Ts Tung

9. Os nomes ligados por apstrofo devem ser lidos e arquivados

como uma s palavra.

Exemplo:

Sant'Ana, Armindo, l-se e arquiva-se Santana

10. Os sinais grficos, como crase, til, cedilha etc., no so

considerados na alfabetao.

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Noes de Arquivo

Exemplos:

Campanha, Clodoaldo

Campanh, Raul

11. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se

apresentam.

Exemplos:

lvaro Costa & Cia

Barbosa Souza Ltda

Comercial Santos

12. As expresses usadas no comrcio, como Sociedade,

Companhia, Empresa etc., devem ser consideradas na alfabetao.

Exemplos:

Companhia Brasileira de Alimentos

Editora Abril Ltda.

Sociedade Esprita Alan Kardec

13. Os nomes das empresas ou instituies que usam siglas, com

ou sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se o

conjunto de letras que os formam fosse uma palavra.

Exemplos:

CEEE

UFRGS

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Noes de Arquivo

PRESERVAO DE DOCUMENTOS

Preservao de documentos o conjunto de medidas adotadas

visando proteger, conservar ou restaurar os documentos armazenados

em um arquivo.

Principais ameaas

O desequilbrio da temperatura e da umidade relativa provoca

no acervo uma dinmica de contrao e alongamento dos

elementos que compem o papel, alm de favorecer a proliferao de

agentes biolgicos, tais como: fungos, bactrias, insetos e roedores. A

umidade tambm afeta seriamente o papel: se muito elevada, apressa

a degradao cida e se for muito baixa, facilita o ataque de agentes

biolgicos. Recomenda-se, portanto, um controle de umidade e

temperatura de acordo com os documentos ali depositados.

Agora vamos praticar!!!

Com exerccios conseguiremos memorizar os conceitos mais

importantes para a nossa prova.

Arquivo a guarda sistemtica de informaes que serviro de

base para pesquisas futuras. A esse respeito, julgue os itens que se

seguem.

1. Os arquivos recebem vrias classificaes conforme o estgio,

a fase de evoluo ou a idade dos documentos sob sua guarda. No caso

de documentos consultados frequentemente, a guarda deve estar sob

responsabilidade do arquivo intermedirio.

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Noes de Arquivo

No caso de documentos consultados frequentemente, a guarda

deve estar sob responsabilidade do arquivo corrente. Questo errada.

2. A descentralizao dos servios de arquivo caracteriza-se pela

manuteno, em mais de uma unidade organizacional, das atividades

de guarda de documentos, de controle, de coordenao, de orientao

e normativas.

O controle, a coordenao, orientao e normativas ocorrem de

maneira centralizada. Questo errada.

3. Quanto natureza dos documentos, denomina-se arquivo

especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas

variadas e que necessitam de armazenamento, registro,

acondicionamento e conservao sob condies especiais.

Questo correta.

4. Considere que, em cada um dos itens apresentada uma lista

com nomes de autores de documentos a serem arquivados.

Considerando as regras de alfabetao para arquivamento de

documentos cujo principal elemento seja o nome, julgue se a lista

apresentada em cada um desses itens respeita a aplicao correta das

referidas regras.

Jnior, Thiago Pereira de Moura

Lima, Pedro Augusto Morais

Neto, Alfonso Henrique Bernardes

Oliveira, Manoel Carlos de

Ribeiro, Gustavo Silva

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Noes de Arquivo

Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho,

Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo

sobrenome, mas no considerados na ordenao alfabtica. Quando

existirem devem ser transpostos juntos para o inicio. Ex: Thiago Pereira

de Moura Junior Arquiva-se: Moura Junior, Thiago Pereira de. Questo

errada.

5. Bernardes, Ministro Marcus Afonsus

Fagundes, Demstenes Farias

Fagundes, Desembargador Carlos Tadeu Ferreira

Hansen, Pedro Henrique de Almeida

Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza

Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados

aps o nome completo, entre parnteses. Questo errada.

As questes 6, 7, 8, 9 estaro em nossos simulados.

Questes propostas

10. Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a

unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento

desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no

envelope externo.

11. Desclassificao o ato pelo qual a autoridade competente

estabelece o grau de sigilo de determinado documento.

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Noes de Arquivo

(DFTRANS/2008) A funo bsica do arquivo tornar disponveis

as informaes mantidas sob sua guarda, no acervo documental. A

esse respeito, julgue os itens a seguir.

12. A unidade de arquivo destinada a receber documentos do

arquivo corrente de diversas unidades vinculadas mesma instituio

classificada como arquivo setorial.

13. Quando a unidade de arquivo distribui os documentos

recebidos para guarda em seqncia alfanumrica, diz-se que, nesse

caso, foi realizada uma atividade de arranjo ou classificao.

14. No arquivo corrente, o arquivamento do tipo horizontal o

mais adequado, por facilitar a localizao dos documentos.

15. Considere-se que uma unidade de arquivo apresente a

seguinte organizao de seu acervo.

PESSOAL CEILNDIA: de Abrao at Fagundes / de Gonalves at

Lima / de Miranda at Oliveira

GAMA: de Abreu at Ferreira / de Garcia at Maciel

VECULOS MATERIAL PERMANENTE

Com base nessa organizao, correto afirmar que o mtodo

principal de arquivamento utilizado foi o mtodo por assunto,

tendo sido empregados, como mtodos secundrios, o geogrfico

e o alfabtico.

16. Ofcios impressos, plantas de quadras residenciais e

fotografias de pistas de circulao de veculos so classificados, quanto

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Noes de Arquivo

ao gnero, como documentos textuais, cartogrficos e filmogrficos,

respectivamente.

17. No arquivamento de documentos cujo principal elemento seja

a procedncia, correta a seguinte ordenao.

MINAS GERAIS: Belo Horizonte / Ouro Preto / Uberlndia

PARAN: Curitiba / Londrina / Paranagu

(STJ/2008/CESPE) Acerca das tcnicas de arquivamento e dos

procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir.

18. A disposio alfabtica de pastas de documentos de um

arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva para nomes de

pessoas.

19. A disposio abaixo est correta, pois foi feita de palavra por

palavra, podendo, tambm, ser feita de letra por letra.

Morro Alegre

Morro Branco

Morro Maior

Morro Santo

Monteiro

Montenegro

20. Os arquivos correntes de um rgo so formados pelas

correspondncias recebidas e expedidas, diferentemente do arquivo

intermedirio, que responsvel pela guarda de processos

administrativos.

23

Noes de Arquivo

21. Os documentos dos arquivos correntes representam um

ponto de partida para a tomada de decises no rgo/instituio.

22. A organizao e a classificao dos documentos de uma

organizao devem ser feitas por tipo documental.

23. As atividades de registro, expedio, distribuio e

movimentao so tpicas do protocolo, apesar de esta ltima ter uma

participao importante dos setores de trabalho do rgo/instituio.

24. Quando entra no rgo/instituio, o documento deve ser

registrado, o que significa identific-lo em um formulrio prprio ou em

um sistema informatizado que deve conter a origem, a espcie, o

destino, o nmero e a data do documento, entre outros elementos.

25. Os documentos consultados com pouca frequncia fazem

parte do arquivo corrente.

26. O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das

particulares e a correspondncia oficial de carter ostensivo da de

carter sigiloso.

27. O mtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do

nome da cidade ou de um estado conhecido como Duplex.

28. Processo o termo geralmente usado na administrao

pblica para designar o conjunto de documentos reunidos em capa

especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de

uma ao administrativa ou judiciria.

29. As folhas de um processo devem ser numeradas e rubricadas

exclusivamente pelos funcionrios do protocolo.

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Noes de Arquivo

GABARITO

10 E

11 E

12 E

13 C

14 E

15 C

16 E

17 C

18 E

19 C

20 E

21 C

22 E

23 C

24 C

25 E

26 C

27 E

28 C

29 E

COMENTRIOS (algumas questes esto sem comentrios porque

so fceis)

10. Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a

unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento

25

Noes de Arquivo

desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no

envelope interno.

11. Classificao o ato pelo qual a autoridade competente

estabelece o grau de sigilo de determinado documento.

12. A unidade de arquivo destinada a receber documentos do

arquivo corrente de diversas unidades vinculadas mesma instituio

classificada como arquivo central.

14. O mais adequado para arquivos correntes o tipo vertical,

pois, os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros,

permitindo sua rpida consulta.

16. Fotografias de pistas de circulao de veculos so

classificadas como documento iconogrfico ou fotogrfico.

18. A disposio alfabtica de pastas de documentos de um

arquivo a partir das regras de alfabetao no exclusiva para nomes

de pessoas podendo ser usado tambm em assuntos. Locais, nomes de

firmas instituies, eventos em geral.

20. Os arquivos administrativos, ou seja, correntes e

intermedirios so responsveis pela guarda de qualquer documento

independentemente do suporte, tipo ou assunto.

22. Os documentos so classificados pelo gnero e natureza do

assunto.

25. Os documentos consultados com pouca freqncia fazem

parte do arquivo intermedirio.

27. O mtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do

nome da cidade ou de um estado conhecido como geogrfico.

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Noes de Arquivo

29. Devem ser rubricadas por pessoas autorizadas.

AGORA VAMOS MEMORIZAR OS PRICIPAIS CONCEITOS COM

AJUDA DOS MAPAS MENTAIS.

Este mapa vir como anexo para melhor visualizao na pasta

correspondente ao tpico.

27

Noes de Arquivo

Como a banca exigiu apenas noes de arquivo, fizemos um

resumo da disciplina. Espero ter ajudado e boa prova.