39

BAB II

BAHAN RUJUKAN

2.1 Sistem Akuntansi

Dalam memenuhi kebutuhan informasi untuk pihak luar maupun pihak

perusahaan, disusun suatu sistem akuntansi. Sistem ini direncanakan untuk

menghasilkan informasi yang disusun untuk suatu perusahaan dapat diproses

secara manual atau tanpa mesin pembantu atau diproses dengan menggunakan

mesin pembukuan yang sederhana sampai dengan komputer.

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem pada dasarnya sekelompok unsur yang erat hubungannya satu sama

lain, yang berfungsi secara bersama untuk mencapai tujuan tertentu.

Berdasarkan hal tersebut, maka penulis mengutip pengertian sistem

menurut George H. Bodnar dan William S. Hodwood (2003:11) dalam bukunya

yang berjudul” Sistem Informasi akuntansi” mengemukakan sebagai berikut :

“ Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk

mencapai tujuan tertentu”.

Menurut Mulyadi (2001:5) definisi sistem adalah :

“ Sistem merupakan suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut

pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”.

Sedangkan Menurut Moscove yang diterjemahkan oleh Drs. Zaki

Baridwan, M.Sc dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2000:2) adalah

sebagai berikut :

“ Sistem adalah suatu entity (kesatuan) yang terdiri dari bagian-

bagian yang saling berhubungan yang bertujuan untuk mencapai

tujuan tertentu”.

  40

Berdasarkan dari uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem

adalah suatu komponen jaringan yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk

mencapai tujuan tertentu dalam melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

2.1.2 Pengertian Akuntansi

Pengertian akuntansi menurut Alvi A. Arens dan James K. Luebbecke

yang dialih bahaskan oleh Amir Abadi Jusuf (1996:4) yaitu :

“Akuntansi adalah proses pencatatan, pengelompokan dan pengikhtisaran peristiwa ekonomi dalam bentuk yang teratur dan logis dengan tujuan untuk menyediakan informasi keuangan yang diperlukan dalam pengambilan keputusan”.

Menurut Al Haryono (2001:5) definisi akuntansi adalah

“Akuntansi merupakan proses pencatatan, penggolongan,

peringkasan, pelaporan dan penganalisisan data keuangan suatu

organisasi”.

Menurut Muhammad Afni Nizar dalam Kamus Akuntansi (2000:10)

adalah sebagai berikut :

“Akuntansi merupakan suatu sistem yang memberikan informasi kuantitatif mengenai bisnis-bisnis ekonomis, terutama sifat-sifat keuangan yang ditunjukan untuk digunakan dalam pengambilan keputusan ekonomis”.

Dari uraian di atas, penulis dapat menarik kesimpulan bahwa pengertian

akuntansi adalah proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan dan

penganalisisan peristiwa data keuangan atau bisnis-bisnis ekonomis dengan

teratur dan logis dalam menyediakan informasi keuangan disuatu perusahaan atau

organisasi lain serta penafsiran atas hasilnya dalam pengambilan keputusan

ekonomis.

  41

2.1.3 Pengertian Sistem Akuntansi

Setiap perusahaan mempunyai tujuan yang telah direncanakan

sebelumnya, yaitu untuk memperoleh laba. Dalam mencapai tujuan tersebut,

pimpinan perusahaan (manajer) harus dapat mengkoordinir secara ekonomis,

rasional alat- alat produksi (alam, manusia, dan modal) dalam suatu wadah yaitu

organisasi. Organisasi tersebut melaksanakan aktifitas berdasarkan uraian tugas,

dibantu oleh formulir-formulir dan catatan yang terkoordinir untuk menyediakan

informasi bagi pimpinan sebagai alat bantu untuk mencapai tersebut.

Menurut Krismiaji (2002:4) Sistem informasi akuntansi adalah

“ Sistem akuntansi merupakan sebuah sistem yang memproses data dan traksaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasiakn bisnis”.

Menurut George H. Bodnar (2001:8)

“ Sistem akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia

dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan

data lainnya menjadi informasi”.

Sedangkan menurut Barry E. Cushing yang diterjemahkan oleh George

H. bodnar dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2001:8) adalah

“ Sistem akuntansi merupakan seperangkat sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi yang dibangun untuk menyajikan informasi keuangan yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data keuangan”.

Dari uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem akuntansi

adalah merupakan sebuah sistem yang memproses data dan traksaksi guna

menyajikan serta menghasilkan informasi keuangan yang berisi formulir, catatan

dan laporan yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan

mengoperasikan bisnis dalam suatu organisasi yang dibutuhkan manajemen dalam

pengelolaan perusahaan dari pengumpulan dan pemrosesan data keuangan.

  42

2.1.4 Tujuan Penyusunan Sistem Akuntansi

Sistem informasi akuntansi untuk suatu perusahaan akan berbeda dengan

dengan perusahaan lain. Bahkan dalam perusahaan itu sendiri, sistem informasi

akuntansi harus terus dikembangkan dengan kemungkinan meluasnya perusahaan,

bertambahnya pegawai, berpindahnya kepemilikan dan sebagainya.

Menurut Mulyadi (2001:19) tujuan umum penyusunan sistem akuntansi

adalah :

1. Untuk menyediakan bagi pengolahaan kegiatan usaha baru

2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah

ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur

informasinya.

3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu

untuk memperbaiki tingkat kendala(relibiality)informasi akuntansi dan

untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan

perlindungan atas kekayaan perusahaan.

Sedangkan menurut La Midjan (2001:8) Tujuan penyusunan sistem

akuntansi bagi suatu organisasi perusahaan, yaitu :

1. Untuk meningkatkan informasi

Yaitu informasi yang tepat waktu, tepat guna (relevance) dan terpercaya.

Dengan kata lain sistem akuntansi harus dengan cepat dan tepat dapat

memberikan informasi yang diperlukan dengan “kandungan informasi“

sesuai dengan yang diperlukan.

2. Untuk meningkatkan metode internal cek atau pengendalian

Yaitu metode internal cek dan pengendalian yang diperlukan agar dapat

mengamankan kekayaan perusahaan. Ini berarti bahwa sistem akuntansi

yang disusun harus juga mengandung kegiatan internal cek atau

pengendalian intern.

3. Harus dapat menekan biaya-biaya tata usaha

  43

Ini berarti bahwa di pihak lain biaya tata usaha untuk menciptakan sistem

akuntansi (biaya tata usaha berupa tenaga, alat tulis, dan kertas) harus

seefisien dan semurah mungkin.

Sedangkan Menurut Zaki Baridwan (1994 : 6) mengemukakan bahwa

penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan mempunyai beberapa tujuan

yang harus dipertimbangkan dengan baik, tujuan tersebut sebagai berikut :

1 Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip tepat, yaitu

bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang

diperlukan tepat pada waktunya dan dapat memenuhi kebutuhan data yang

sesuai.

2 Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yang berarti

bahwa sistem akuntansi harus dapat menjaga harta milik perusahaan, maka

sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip

pengendalian intern.

3 Sistem akuntansi yang disusun tersebut harus mempertimbangkan

penggunaan biaya, yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan

sistem akuntansi dapat ditekan.

Berdasarkan pendapat-pendapat di atas, maka dapat diambil kesimpulan

bahwa tujuan sistem akuntansi yaitu dapat meningkatkan informasi yang

dibutuhkan perusahaan, baik ketepatan waktu maupun informasi yang relevan.

Sistem akuntansi harus dapat menjaga harta milik perusahaan dan

mempertimbangkan prinsip pengendalian intern. Sistem akuntansi tidak dapat

dilaksanakan tanpa mempertimbangkan biaya, penggunaan biaya dalam

menyelenggarakan sistem akuntansi, dengan kata lain harus dipertimbangkan

keseimbangan antara “manfaat dengan biaya”.

2.1.5 Unsur-unsur Sistem Akuntansi

Unsur-unsur sistem akuntansi merupakan bagian yang saling terkait dan

tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lain, sehingga membentuk suatu kesatuan

yang utuh.

  44

Sistem akuntansi sesuai dengan yang dikemukakan oleh Mulyadi

(2001:3), terdiri dari beberapa unsur-unsur sebagai berikut :

1. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya

transaksi. Formulir juga sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan

formulir ini peristiwa yang terjadi dalam perusahaan direkam di atas secarik

kertas. Formulir sering juga disebut istilah media, karena formulir merupakan

media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam perusahaan kedalam

catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi

direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh

formulir adalah faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek.

Prinsip-prinsip Dasar Mendesain Suatu Formulir :

Menurut Dr. Lamidjan Ms.Ak dan Azhar Susanto MBus.A dalam

bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2001:89) dalam mendesain suatu

formulir, beberapa prinsip dasar harus dipertimbangkan yaitu sebagai berikut:

a. Gunakan sedikit mungkin kalimat, gunakanlah kalimat-kalimat yang

sederhana akan tetapi jelas dan hindari pengunaan kalimat-kalimat yang

tidak perlu.

b. Pergunakan tembusan/kopi, untuk mempermudah pendistribusian

informasi atau instruksi. Penggunaan formulir yang berangkap dan

menggunakan karbon selain akan mempermudah melakukan internal cek

dan hubungan intern, juga mempermudah menyiapkan data bagi akuntan

publik dalam memeriksa perusahaan tersebut.

c. Hindari penggunaan data rangkap, prinsip yang sangat penting dalam

mendesain suatu formulir ialah mencegah kemungkinan penggunaan

informasi yang sama untuk dua atau lebih formulir yang berfungsi sama.

d. Formulir harus disusun sederhana mungkin dan jelas, penggunaan

formulir yang sederhana akan mengurangi informasi yang tidak perlu dan

mempermudah untuk ditafsirkan.

  45

e. Susunlah sebanyak mungkin formulir untuk mempermudah dan

mengumpulkan berbagai transaksi yang harus dicatat didalam perusahaan

dan untuk memperlancar kegiatan lainnya antara lain proses akuntansi.

f. Untuk tujuan pengamanan, dalam menyusun formulir gunakan kode-

kode tertentu agar tidak mudah dipalsukan misalnya : untuk kertas

berharga yaitu formulir deposito berjangka.

g. Pergunakan kertas yang sebaik mungkin. Kalau perlu untuk

menghemat waktu gunakanlah kertas (carbonize) untuk menghasilkan

tembusan.

h. Format dan bentuk formulir harus baik. Apabila tidak perlu jangan

terlalu besar, lebar atau terlalu kecil karena akan mempersulit pengarsipan.

i. Untuk formulir yang dibuat beberapa rangkap, maka agar

mempermudah pendistribusian, sebaiknya masing-masing lembar dan

formulir tersebut dibedakan warnanya.

j. Formulir sebaiknya bernomor urut yang tercetak (penumbered) agar

mempermudah pencatatan dan pencarian kembali.

2. Catatan-Catatan

Yaitu buku yang digunakan untuk pencatatan atau hasil yang bersumber dari

formulir.

a. Jurnal

Jurnal menurut Alminsyah, S.E dan Drs. Padji MA. Dalam bukunya

Kamus Istilah Akuntansi (2005:207) adalah ayat jurnal yang digunakan

untuk mencatat transaksi dan kejadian-kejadian keuangan di dalam sautu

perusahaan. Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan

untuk mencatat, mengklarifikasikan dan meringkas data keuangan dan data

lainnya, seperti telah disebutkan di atas, sumber informasi pencatatan

dalam jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk

pertama kalinya diklasifikasikan menurut klasifikasi yang sesuai dengan

informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal ini

pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya

(berupa jumlah transaksi tertentu) kemudian diposting (dipindahkan) ke

  46

rekening yang bersangkutan dalam buku besar. Contoh jurnal adalah jurnal

penerimaan kas, pembelian, penjualan dan jurnal umum. Metode

pencatatan data kedalam jurnal pada umumnya meliputi pencatatan dengan

menggunakan pena, mesin pembukuan, arsip dokumen sumber yang

berfungsi sebagai jurnal, atau dengan komputer.

b. Buku Besar

Buku besar (general ledger) menurut Alminsyah, S.E dan Drs. Padji

MA. Dalam bukunya Kamus Istilah Akuntansi (2005:183) adalah

kumpulan dari perkiraan-perkiraan yang saling berhubungan dan yang

merupakan suatu kesatuan tersendiri. Buku besar terdiri dari rekening-

rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah

dicatat sebelumnya. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan

sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan

keuangan.

c. Buku Pembantu

Buku Pembantu menurut Alminsyah, S.E dan Drs. Padji MA. Dalam

bukunya Kamus Istilah Akuntansi (2005:183) adalah buku besar yng

dirancang untuk mengumpulkan informasi yang lebih rinci untuk

mendukung informasi yang terdapat di buku besar. Buku pembantu ini

terdiri dari rekening-rekening pembantu data keuangan yang tercantum

dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu

merupakan catatan akuntansi akhir (book of final entry), yang berarti tidak

ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan

digolongkan dalam buku ini.

3. Laporan

Laporan merupakan hasil akhir suatu sistem dan merupakan alat yang

digunakan untuk mempertanggungjawabkan hasil akhir dari suatu tugas, dapat

disajikan dalam bentuk : neraca, laporan labarugi, laporan perubahan modal,

laporan arus kas, laporan saldo ditahan, dan sebagainya. Karakteristik laporan

kualitatif, yaitu membuat laporan tersebut dapat memberikan informasi yang

berguna yaitu :

  47

a. Dapat dipahami

Kualitas penting informasi yang ditampung dalam laporan adalah

kemudahannya untuk segera dipahami oleh pemakai.

b. Relevan

Agar bermanfaat informasi harus relevan untuk memenuhi kebutuhan

pemakaian dalm proses pengambilan keputusan.

c. Keandalan

Agar bermanfaat informasi harus andal, informasi memiliki kualitas andal

jika bebas dari pengertian yang menyesatkan, kesalahan material dan dapat

diandalkan pemakaiannya sebagai penyajian yang tulus atau jujur dari

yang seharusnya disajikan.

d. Dapat dipertimbangkan

Konsentrasi antar periode sehingga dapat digunakan untuk evaluasi posisi

keuangan.

4. Alat–alat

Yaitu sarana yang digunakan untuk memperlancar pekerjaan sehingga

mendapatkan hasil yang akurat. Alat–alat terdiri dari : komputer, mesin

hitung, dan sebagainya.

5. Prosedur

Yaitu urutan pekerjaan yang saling berhubungan satu sama lain.

2.2 Sistem Akuntansi Pembelian

2.2.1 Pengertian Pembelian

Pembelian dapat dilakukan secara tunai atau kredit serta bagaimana

dengan penentuan harga pokok bahan yang dibeli meliputi potongan pembelian

dan biaya angkut dan pajak.

Pembelian menurut Philip Kotler (2002:218) adalah

“ Proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh organisasi untuk menetapkan kebutuhan akan barang dan jasa yang perlu dibeli serta mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih diantara alternatife merek dari pemasok”.

  48

Sedangkan Pembelian menurut Sofyan Assauri (1998:159)

“ Pembelian merupakan kemampuan perusahaan untuk pengadaan

barang dan jasa yang diolah menjadi produk sebanding dengan

pengunaan sumber-sumber di dalam perusahaan”.

Pembeli memegang peranan penting yang dapat mendorong keberhasilan

suatu kegiatan operasional perusahaan dengan memberikan wewenang untuk

mendapatkan kualitas dan kuantitas barang yang diperlukan, mengadakan

pembelian pada waktu yang dibutuhkan, penentuan harga serta pemasok yang

tepat dengan cara mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih kriteria barang

yang sesuai.

2.2.2 Proses Bisnis pembelian

Langkah-langkah dalam proses bisnis pembelian menurut George H.

Bodnar (2001:8) sebagai berikut :

1. Penentuan persyaratan

Permohonan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk

meminta pengadaan sesuatu sehingga tersedia pada titik waktu

tertentu. Permohonsn bisa disiapkan secara manual.

2. Pemilihan sumber

Menugaskan sebuah sumber untuk memasok permohonan pembelian,

memeriksa apakah ada sebuah kontrak dengan pemasok untuk

memasok barang yang diminta.

3. Permintaan penawaran (untuk pembelian barang yang mahal)

Setelah pemasok dipilih, dibuatlah dokumen permintaan penawaran.

Suatu permintaan untuk penawaran dibuat untuk barang atau jasa

dengan biaya tinggi atau untuk barang atau jasa dimana penawarannya

dibutuhkan sebagai kebijakan perusahaan.

4. Pemilihan pemasok

Membandingkan kebutuhan pembelian dengan penawaran pemasok

saat mencatat dalam dokumen penawaran yang paling sesuai.

  49

5. Membuat pesanan pembelian

Dokumen pesanan pmbelian mengidentifikasi seorang pemasok,

mengkonfirmasikan barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal

pengiriman, cara pengiriman dan cara pembayaran.

6. Penerimaan barang

Pemasok membuat pengiriman lalu menyiapkan dokumen penerimaan

barang yang disebut dengan laporan penerimaan. Dokumen

penerimaan barang dapat dibuat kapan saja barang diinventariskan.

7. Verivikasi faktur

Faktur harus diperiksa terhadap dokumen penerimaan barang dan

pemesanan pembeliaan asli sebelum pembayaran dilakukan. Proses

bisnis ini dikenal sebagai verifikasi faktur, menjamin bahwa

persyaratan biaya dan jumlah telah dipenuhi.

8. Pembayaran pemasok

Saat faktur diposkan, pembayaran bisa dilakukan. Pembayaran dibuat

sesuai dengan cara pembayaran dan kondisi yang disebutkan dalam

pesanan pembelian atau catatan induk pemasok.

  50

Tabel 2.1

Bagan Proses Bisnis Pembelian

Database

pembelian penerimaan

Pembelian utang dagang

Proses bisnis pembelian (George H. Bodnar)

2.2.3 Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian

Pengertian sistem akuntansi pembelian yang dikemukakan oleh James A.

hall (2001 : 56) sebagai berikut :

“ Sistem akuntansi pembelian mengakuai kebutuhan untuk membeli kebutuhan persediaan fisik (seperti bahan baku) dan memerlukan pemesanan dengan pemasok. Ketika barang-barang diterima, bagian membentuk akun hutang dagang untuk membayar pada tanggal yang ditetapkan“. Sedangkan menurut Marshall B.Romney dan Paul John Steinbart

(2004:74) adalah sebagai berikut

Menyiapkan permohonan 

Pemrosesan permohonan 

Permohonan pembelian 

Pemrosesan penerimaan 

barang 

Pemrosesan penerimaan 

barang 

Memverivikasi barang 

Laporan penerimaan 

Pengiriman  

  51

“ Sistem akuntansi pembelian adalah rangkaian kegiatan bisnis dan

operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan

pembelian serta pembayaran barang dan jasa ”.

Dari kutipan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi

pembelian merupakan rangkaian kegiatan kebutuhan untuk pembeli dan

kebutuhan persediaan fisik yang berhubungan dengan pemesanan dengan

pemasok.

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pembelian merupakan aktivitas

yang sangat penting dalam perusahaan. Pembelian merupakan transaksi usaha

yang meliputi penetapan kebutuhan, pemilihan pemasok, penentuan harga yang

layak, jangka waktu pembelian, membuat kontrak untuk pemesanan pembelian,

serta mengawasi pengiriman barang.

Dalam sistem akuntansi pembelian harus dapat diciptakan informasi yang

mutakhir mengenai sumber-sumber dalam barang-barang yang diperlukan

perusahaan bisa dibeli, memelihara informasi tentang perkembangan harga,

melaksanakan kewajiban pemasok mengenai tanggal penyerahan barang dan

syarat pembayaran. Sistem akuntansi yang baik akan memiliki organisasi

pembelian, sistem pencatatan, dan pelaporan pembelian.

Dari pendapat di atas dan pembahasan mengenai pembelian sebelumnya

maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian merupakan salah satu

sistem akuntansi yang mengatur cara-cara dalam melakukan pembelian, baik

barang maupun jasa yang diperlukan perusahaan. Aktivitas pembelian pada

umumnya dimulai dengan adanya permintaan pembelian dari bagian yang

membutuhkan suatu barang, dilanjutkan dengan pemesanan melalui pemasok,

pengawasan ketika penerimaan barang dan berakhir dengan adanya pembayaran

barang maupun jasa yang diterima oleh perusahaan sesuai dengan tanggal

perjanjian yang telah ditetapkan.

2.2.4 Tujuan Sistem Akuntansi Pembelian

Tujuan sistem akuntansi pembelian harus dapat menyajikan informasi

akuntansi yang memadai mengenai barang, harga dan pemasok. Sistem akuntansi

  52

pembelian didukung oleh prosedur permintaan pembelian, prosedur pelaksanaan

pembelian, dan prosedur permintaan barang.

Tujuan pelaksanaan sistem akuntansi pembelian menurut La Midjan dan

Azhar Susanto (1999 : 120) adalah :

1. Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan, disebabkan

pembelian merupakan bagian dari siklus aktivitas perusahaan.

2. Transaksi pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan

utang pada suatu perusahaan. Ini berarti adanya pembelian, khususnya

pembelian secara kredit, disatu pihak harta akan bertambah tetapi

dipihak lain hutang pun akan bertambah.

3. Apabila pembelian kurang direncanakan akan berakibat pada kekayaan

dan hasil perusahaan yaitu sebagai berikut :

a. Apabila kuantitas barang yang dibeli terlalu banyak dapat berakibat

adanya penumpukkan persediaan yang mungkin menanggung

beban bunga bank kalau dananya bersumber dari bank. Hal lainnya

terlalu banyak persediaan, menanggung resiko rusak, hilang susut,

beban sewa gudang dan lain-lain. Jika persedian terlalu sedikit

akan mengganggu kontinuitas perusahaan.

b. Apabila kualitas atas bahan baku yang dibeli menyimpang atau

kurang, akan mempengaruhi kwalitas atas hasil produksi yang

menggunakan bahan baku tersebut.

c. Apabila harga perolehan atas barang terlalu tinggi dikarenakan

adanya pemborosan, manipulasi dan lain-lain, akan menaikkan

harga pokok atas barang yang dijual dan mengakibatkan pula akan

sulit bersaing di pasaran.

Sedangkan menurut Muhammad Fakhri Husein(2004:206) tujuan sistem

informasi akuntansi pembelian adalah

1. Menjamin bahwa semua barang yang dipesan sesuai dengan yang

dibutuhkan.

2. Menerima semua yang dipesan dan memastikan bahwa barang yang

diterima dalam kondisi yang baik.

  53

3. Mengamankan barang hingga barang dibutuhkan.

4. Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang dan jasa yang benar.

5. Mencatat dan mengklasifikasikan peneluaran dengan tepat.

6. Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat.

7. Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan

pengeluaran yang telah diizinkan.

8. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan

akurat.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan sistem

informasi akuntansi adalalah agar dapat memperhatikan kontinuitas usaha

perusahaan dengan menjamin, menerima dan mengamankan barang-barang yang

telah dipesan serta dapat mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas

dengan tepat dan akurat.

2.2.5 Unsur-unsur Sistem Akuntansi Pembelian

Unsur yang menunjang terlaksananya sistem akuntansi pembelian yang

baik menurut Zaki Baridwan (1994 : 57) adalah :

1. Struktur organisasi pembelian dan uraian tugasnya akan diuraikan

dalam sub bab struktur organisasi pada bab III.

2. Sistem informasi administrasi dan umum terdiri dari :

a. Formulir

a) Surat permintaan pembelian. Formulir ini dikirimkan oleh

bagian yang memerlukan barang ke bagian pembelian.

b) Surat permintaan penawaran harga. Formulir ini diajukan oleh

bagian pembelian kepada pemasok.

c) Surat order pembelian.

b. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi

pembelian sebagai berikut :

a) Jurnal pembelian, catatan ini berisi jurnal-jurnal saat

pembelian.

  54

b) Jurnal retur dan potongan pembelian. Jurnal ini pada dasarnya

sama dengan jurnal pembelian untuk mencatat retur dan

potongan pembelian.

c) Kartu hutang, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu

yang berisi nilai hutang perusahaan kepada setiap krediturnya.

Berisi nama dan alamat kreditur, mutasi hutangnya, hutang

bunga juga saldo hutang.

d) Kartu persediaan, catatan ini merupakan bukti pembantu, yang

berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.

c. Prosedur Pembelian

Menurut pendapat yang dikemukakan oleh La Midjan dan Azhar

Sosanto (1992 : 211) menjelaskan bahwa :

“Sistem akuntansi pembelian harus ditata sebaik mungkin untuk membantu terlaksananya produksi perusahaan dengan benar, fungsi pembelian memegang perananan penting dalam siklus persediaan perusahaan. Melalui prosedur pembelian, prosedur penerimaan barang, dan analisa setiap pemasok“.

Prosedur pembelian menggunakan dokumen antara lain :

1. Bagian gudang dalam perusahaan, berdasarkan kebutuhannya

mengajukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian,

dengan membuat surat permintaan pembelian yang berisi :

a. Nama jenis barang, tipe, dan kualitas barang yang diminta.

b. Kapan barang tersebut harus diterima, dokumen dibuat

rangkap dua untuk dicatat pada buku surat permintaan

pembelian, kemudian didistribusikan sebagai berikut:

1. Asli, dikirim ke bagian pembelian.

2. Tembusan, sebagai arsip yang memerlukannya.

2. Bagian pembelian setelah menerima surat permintaan

pembelian kemudian dicatat pada buku surat permintaan

pembelian yang diterima, apabila barang yang diminta tersebut

  55

belum ada pada daftar pelanggan, maka bagian pembelian

membuat surat permintaan penawaran yang berisi :

a. Nama, jenis, tipe, banyak, harga, dan kualitas barang yang

diminta.

b. Syarat penyerahan dan pembayaran yang diinginkan

pemasok.

c. Tanggal paling lambat barang diterima dalam rangkap dua,

kemudian didistribusikan sebagai berikut :

1. Asli, dikirim ke pemasok tersebut.

2. Tembusan, sebagai arsip kepada bagian pembelian.

Surat permintaan penawaran secara berurutan dicatat pada buku order

permintaan penawaran yang dikeluarkan.

Apabila dari pemasok diterima jawabannya, maka oleh bagian pembelian

dicatat pada daftar pemasok baru dan daftar harga sebelumnya dibayar.

Apabila barang yang diminta telah ada dalam daftar pemasok dan daftar

harga, bagian pembelian membuat surat penawaran pembelian atas order

pembelian, yang isinya antara lain :

a. Nama dan jenis alamat pemasok.

b. Nama, jenis, banyak, dan kualitas barang yang diminta.

c. Tanggal paling lambat barang tersebut diterima.

d. Syarat pembayaran dan penerimaan barang dalam rangkap 4

(empat), kemudian order pembelian didistribusikan setelah dicatat

dalam buku order pembelian yang dikeluarkan, sebagai berikut :

1. Asli, dikirim ke pemasok.

2. Tembusan ke 1, dikirim ke bagian gudang.

3. Tembusan ke 2, dikirim ke bagian penerimaan barang.

Bagian gudang dan penerimaan atas dasar order pembelian kemudian

mempersiapkan segala sesuatunya sehubungan dengan penerimaan barang

tersebut.

  56

3. Apabila barang tiba dari pemasok bersama-sama dengan surat

pengantar barang (SPB) dalam rangkap 2 (dua), maka barang tersebut

oleh bagian penerima diperikasa, antara lain :

a. Kuantitas barang tersebut.

b. Kualitas barang tersebut.

c. Tanggal penerimaan tibanya barang tersebut apabila terdapat

kesesuaian antara hasil pemeriksaan dengan order pembelian dan

surat permintaan barang, maka dibuatkan laporan penerimaan

barang dan didistribusikan sebagai berikut :

1. Asli, dikirim ke bagian pembelian untuk memberitahukan

barang yang dipesan sudah tiba.

2. Tembusan ke 1, dikirim ke bagian yang memerlukan barang

tersebut untuk pemberitahuan bahwa barang yang diminta

sudah ada.

3. Tembusan ke 2, dikirim ke bagian akuntansi untuk dicatat pada

kartu persediaan barang.

4. Tembusan ke 3, dikirim ke bagian gudang bersama-sama

barangnya.

5. Tembusan ke 4, dikirim ke bagian penerimaan sebagai arsip.

Bagian gudang mengadakan pengecekan sepenuhnya dan menyimpan

barang tersebut, kemudian dicatat pada kartu persediaan gudang dan seterusnya

laporan penerimaan barang diarsipkan.

4. Apabila faktur dalam rangkap 4 (empat) diterima oleh bagian

pembelian, faktur tersebut setelah dicek dengan order pembelian dan

laporan penerimaan barang kemudian didistribusikan sebagai berikut :

a. Asli, dikirim ke bagian akuntansi untuk kemudian setelah diperiksa

sepenuhnya, dicatat pada buku jurnal pembelian dan selanjutnya ke

buku besar :

Dr persediaan xxx

Cr hutang usaha xxx

  57

b. Tembusan ke 1, dikirim ke bagian akuntansi (hutang) untuk dicatat

pada buku pemasok yang bersangkutan.

c. Tembusan ke 2, dikirim ke bagian akuntansi (persediaan bahan

baku) untuk dicatat pada kartu persediaan perusahaan.

Kemudian semua faktur tersebut diarsipkan.

d. Laporan

a) Laporan posisi saldo hutang, merupakan laporan yang memuat

hutang yang belum dibayar pada setiap periode laporan.

b) Laporan hutang yang jatuh tempo, merupakan laporan yang

berisi berbagai hutang yang sudah jatuh tempo untuk dibayar.

2.3 Pengendalian Internal

2.3.1 Pengertian pengendalian Internal

Pada dasarnya sistem pengendalian internal telah dikembangkan

dalam mengamankan harta milik perusahaan. Menurut AICPA (American

Institute Certified Public) yang dikutip oleh La Midjan (2001:36)

mengemukakan bahwa :

“Sistem pengendalian internal merupakan struktur organisasi dan segala cara-cara serta tindakan-tindakan dalam suatu perusahaan yang saling dikoordinasikan untuk mengamankan hartanya, meningkatkan efisiensi operasinya serta mendorong ketaatan pada kebijakan-kebijakan yang telah digariskan oleh pemimpin perusahaan”.

2.3.2 Pengendalian Pemrosesan Transaksi

Pengendalian pemrosesan transaksi menurut George H. Bodnar dan

William S. Hopwood dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2006:147-

153) adalah sebagai berikut :

a. Pengendalian Umum

Pengendalian umum mempertimbangkan seluruh lingkungan pemrosesan

transaksi. Pengendalian umum mencakup hal-hal berikut :

  58

1. Perencanaan organisasi pemrosesan data

Pemisahan tugas tanggung jawab untuk otorisasi,

penyimpanan, dan pemegang catatan untuk menangani dan

memproses transasksi dipisahkan.

2. Prosedur operasi secara umum

Prosedur operasi secara umum terdiri dari :

Tanggung jawab : deskripsi tugas untuk setiap fungsi

pekerjaan dalam sistem pengolahan transaksi.

Realibilitas personel : personel yang menjalankan pemrosesan

harus dipastikan ia dapat secra konsisten menjaga kinerjanya.

Pelatihan personel : personel harus diberi instruksi secara

eksplisit dan harus di uji pemahamannya sebelum ia dipercaya

untuk menjalankan tugas.

Kompetensi personel : orang yang diberi tugas untuk

memproses sistem pengolahan transaksi memiliki pemahaman

teknis yang diperlukan untuk menjalankan fungsinya.

3. Karakteristik pengendalian peralatan

Backup dan recovery : terdiri dari peralatan file dan prosedur

yang tersedia jika data yang asli hilang atau rusak.

Jejak transaksi : ketersediaan manual untuk melacak status dan

isi setiap catatan transaksi individual.

Statistik error : akumulasi informasi atas jenis kesalahan.

4. Pengendalian akses data dan peralatan

Penyimpanan yang aman : aktiva informasi harus dijaga sama

seperti menjaga aktiva berwujud.

Akses ganda : dua tindakan atau dua kondisi yang independen

dan simultan diperlukan sebelum suatu proses diizinkan untuk

dijalankan.

b. Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang sfesifik untuk satu

aplikasi tertentu. Pengendalian aplikasi dikelompokan menjadi :

  59

1. Pengendalian input : dirancang untuk mencegah atau mendeteksi

kesalahan pada tahap penginputan data.

2. Pengendalian proses : dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa

pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang telah

ditetapkan dan bahwa tidak ada transaksi yang terlewatkan yang tidak

di proses.

3. Pengendalian output : dirancang untuk memastikan bahwa input dan

proses yang telah dijalankan menghasilkan output yang valid dan

bahwa output telah didistribuskan secara tepat.

2.3.3 Pengendalian Preventif, Detektif, dan Korektif

Pengendalian preventif, detektif, dan korektif menurut James A. Hall

dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi (2001:156)

a. Pengendalian Prefentif

Adalah teknik pasif yang didesain untuk mengurangi frekuensi

munculnya peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan. Pengendalian

preventif memaksa kesesuaian dengan tindakan-tindakan yang

ditetapkan sebelumnya atau yang diinginkan.

b. Pengendalian Detektif

Yang termasuk dalam pengendalian ini adalah peralatan, taeknik, dan

prosedur yang didesain untuk mengidentifikasi dan mengekspos

peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan yang terlepas dari

pengendalian preventif.

c. Pengendalian Korektif

Adalah tindakan-tindakan yang diambil untuk membalikan efek dari

kesalahan yang dideteksi di langkah sebelumnya.

  60

2.3.4 Unsur-unsur pengendalian internal

Unsur-unsur atau komponen pengendalian internal menurut George H

Bodnar dan William S. Hopwood (2006:133-146) adalah sebagai berikut:

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian merupakan dampak kumulatif atas faktor-faktor

untuk membangun, mendukung dan meningkatkan efektivitas kebijakan dan

prosedur tertentu. Lingkungan pengendalian menentukan iklim organisasi dan

mempengaruhi kesadaran karyawan terhadap pengendalian. Faktor yang

tercakup dalam lingkungan pengendalian adalah:

a. Nilai-nilai integritas dan etika

Banyak pihak berpendapat bahwa setiap perusahaan memilki budaya

sendiri dana budaya inilah yang mendukung ataupun menghalangi perilaku

etis di organisasi. Sebaik apapun kode etik yang dimiliki perusahaan akan

menjadi tidak berarti jika ada masalah budaya yang signifikan dalam

budaya perusahaan.

b. Komitmen terhadap kompetensi

Kompetisi karyawan merupakan hal yang penting untuk memungkinkan

proses pengendalian internal dapat berfungsi dengan baik. Sebenarnya

kualitas dan kompetisi karyawanlah yang dapat memastikan terlaksananya

proses pengendalian yang baik.

c. Struktur organisasi

Struktur organisasi didefinisikan sebagai pola otoritas dan tanggung jawab

yang ada dalam organisasi.

d. Perhatian dan pengarahan yang diberikan oleh dewan direksi dan

komitenya

Dewan direksi merupakan perantara yang menghubungkan pemegang

saham selaku pemilik organisasi dengan manajemen yang bertanggung

jawab menjalankan organisasi. Pemegang saham mengontrol manajemen

melalui fungsi dewan direksi dan komitenya.

  61

e. Cara pembagian otoritas dan tanggung jawab

Pada struktur organisasi formal, dokumen tertulis sering digunakan untuk

mengindikasikan pemberian wewenang dan tanggung jawab dalam

organisasi.

f. Kebijakan sumber daya manusia dan prosedur

Personel seharusnya kompeten dan memiliki kemampuan atau

mendapatkan pelatihan yang cukup terkait dengan pekerjaan yang harus

mereka lakukan. Personel merupakan kunci dalam pengendalian.

2. Penaksiran Risiko

Penaksiran risiko, komponen kedua dari pengendalian internal, merupakan

proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola resiko yang dapat

mempengaruhi tujuan perusahaan.

Risiko dapat muncul atau berubah dari risiko :

a. Perubahan dalam lingkungan operasi yang memaksa tekanan baru atau

berubah pada perusahaan.

b. Personel baru yang memegang pemahaman pengendalian internal yang

berbeda atau tidak memadai.

c. Sistem informasi yang direkayasa kembali atau baru yang mempengaruhi

pemrosesan data.

d. Pertumbuhan yang signifikan dan cepat yang menyaring pengendalian

internal yang ada.

e. Penerapan teknologi baru ke proses produksi atau sistem informasi yang

mempengaruhi pemrosesan transaksi.

3. Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun

untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan

baik. Aktivitas pengendalian dapat berupa pengendalian akuntansi yang

dirancang untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan

pengendalian tertentu dapat tercapai untuk setiap sistem aplikasi yang material

dalam organisasi :

  62

a. Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas untuk mengurangi peluang

seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan

kecurangan atau kesalahan dalam menjalankan tugas mereka.

b. Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen.

c. Pengendalian proses informasi diterapkan untuk mengecek kelayakan

otorisasi, keakuratan, dan kelengkapan setiap transaksi.

4. Informasi dan Komunikasi

Informasi mengacu pada sistem akuntansi organisasi, yang terdiri dari metode

dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis,

mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk

memelihara akuntabilitas aktiva yang terkait.

Komunikasi terkait dengan memberikan pemahaman yang jelas mengenai

semua kebijakan dan prosedur yang terkait dengan pengendalian. Komunikasi

yang baik membutuhkan manual prosedur yang memadai, maupun kebijakan

serta berbagai jenis dokumentasi lainnya.

5. Pengawasan

Pengawasan merupakan proses yang berkelanjutan untuk menaksir kualitas

pengendalian internal dari waktu ke waktu serta untuk mengambil tindakan

koreksi yang diperlukan. Fungsi audit internal merupakan suatu fungsi yang

biasanya ada dalam perusahaan besar untuk mengawasi dan mengevaluasi

pengendalian secara terus menerus. Tujuan audit internal adalah untuk

melayani manajemen dengan menyediakan bagi manajemen hasil analisis dan

hasil penilaian aktivitas dan sistem seperti :

a. Sistem informasi organisasi

b. Struktur pengendalain internal organisasi

c. Sejauh mana ketaatan terhadap kebijakan operasi, prosedur, dan rencana

d. Kualitas kinerja personel organisasi