29 Procedura Oper Elaborare Decizii

Unitatea de invatamant ______________________ Departament Secretariat

PROCEDURA OPERAIONAL privind ELABORAREA DECIZIILOR

Ediia: 1 Nr.de ex.: 7 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 19

Cod: P.O. 29

Exemplar nr.: 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale: ELEMENTE PRIVIND RESPONSABILII/ OPERAIUNEA 1 ELABORAT VERIFICAT APROBAT NUMELE I PRENUME LE 2 FUNCIA DATA SEMNTUR

1.1 1.2 1.3

3 SECRETAR DIRECTOR ADJ. DIRECTOR

4

5

1




Cod: P.O. 29

Exemplar nr.: 1

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale: Data de la care se aplic prevederile ediiei sau reviziei ediiei 4

Ediia sau dup caz, revizia n cadrul ediiei 2.1 2.2 2.3 . 2.n 1 Ediia I Revizia 1 Revizia Revizia Ediia II Revizia 1

Componenta revizuit 2 x

Modalitatea reviziei 3 X

x

x

2




Cod: P.O. 29

Exemplar nr.: 1

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale: Scopul difuzrii 2 aplicare aplicare aplicare aplicare aplicare aplicare aplicare informare eviden arhivare Alte scopuri Exempla r nr. 3 1 2 3 3 4 5 6 7 2 2 2 Compartiment 4 Financiar contabil Secretariat Administraie Personal didactic Funcia Numele i prenumele 6 Data primirii 7 Semntura 8

1 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10 . 3.11 .

5 Contabil ef Secretar ef Administrator Director adjunct Conducere Director Personal didactic Laborant i auxiliar(laborator, bibliotecar bibliotec) Personal Administrator nedidactic Consiliul de Preedintele administraie consiliului de administraie Secretariat Secretar ef Secretariat Secretar ef Secretar ef Secretar

3




Cod: P.O. 29

Exemplar nr.: 1

4. Scopul procedurii operaionale: 4.1. Stabilete modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele implicate; 4.2. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii; 4.3. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului; 4.4. Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control, iar pe manager, n luarea deciziei; 4.5. Stabilete sarcini a circuitului documentelor necesare acestei activiti; .......................................................................... 4.n. Alte scopuri specifice procedurii operaionale

4




Cod: P.O. 29

Exemplar nr.: 1

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale: 5.1. Precizarea (definirea) activitii la care se refer procedura operaional; - Modul de desfurare a operaiunii de emitere a deciziilor la nivelul instituiei de nvmnt; 5.2. Delimitarea explicit a activitii procedurate n cadrul portofoliului de activiti desfurate de entitatea public; - Operaiunea se desfoar n cadrul activiti de management cu colaborarea compartimentelor din cadrul instituiei publice; 5.3. Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea procedurat; a. Aceast activitate depinde de activitatea compartimentelor: Secretariat; Personal didactic ; Conducere ; Personal didactic auxiliar(laborator, bibliotec); Personal nedidactic; Administrativ; Financiar contabil; a. De aceast activitate depind n cadrul operaiunilor efectuate compartimentele: Secretariat; Personal didactic ; Conducere ; Personal didactic auxiliar(laborator, bibliotec); Personal nedidactic; Administrativ; Financiar contabil; 5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate; listarea compartimentelor implicate n procesul activitii. a. Aceast activitate depinde de furnizarea datelor de la urmtoarele compartimente: Secretariat; Personal didactic ; Conducere ; Personal didactic auxiliar(laborator, bibliotec); 5




Cod: P.O. 29

Exemplar nr.: 1

b.

Personal nedidactic; Administrativ; Financiar contabil; De aceast activitate beneficiaz, urmtoarele compartimente: Secretariat; Personal didactic ; Conducere ; Personal didactic auxiliar(laborator, bibliotec); Personal nedidactic; Administrativ; Financiar contabil;

6




Cod: P.O. 29

Exemplar nr.: 1

6. Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate 6.1. Reglementri internaionale - Standardele Internaionale De Contabilitate ; - Standardele Internaionale De Management /Control Intern; 6.2. Legislaie primar art.109 din Statutul personalului didactic aprobat prin Legea nr.128/1997 cu completrile i modificrile ulterioare; standardul I (managementul) din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial art.145 din Legea nvmntului nr. 84 din 24.07.1995 republicat, cu completrile i modificrile ulterioare. 6.3. Legislaie secundar Nomenclator din 14/12/2004 si modelele si normele de ntocmire si utilizare a registrelor si formularelor financiar-contabile, comune pe economie, care nu au regim special de nscriere si numerotare; Norma metodologica din 14/12/2004 de ntocmire si utilizare a registrelor si formularelor comune pe economie privind activitatea financiara si contabila; art.19, lit.d din Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar, aprobat prin O.M.E.C. NR.4925 din 08.09.2005;

6.4. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice Circuitul documentelor; Regulamentul intern; Ordine i metodologii emise de M.E.C.T.; Alte acte normative.

7




Cod: P.O. 29

Exemplar nr.: 1

7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional 7.1. Definiii ale termenilor7.1. Definiii : procedur operaional :prezentarea formalizat, n scris a tutror pailor ce trebuie urmai, a metodelor i procedelor cu privire la aspectul procesual; Ediie : forma iniial sau actualizat a unei procedure operaionale Revizie n cadrul unei ediiiactiune de modificare a uneia sau mai multor component ale PO 7.2. Abrevieri : a. L Lege b. HG Hotarare de Guvern c. COR - Clasificarea Ocupatiilor in Romania d. BS Biroul Secretariat e. PL - Procedur de Lucru f. PC- Personal Contractual g. DP Dosar Profesional h. CM Carnet de Munca

8




Cod: P.O. 29

Exemplar nr.: 1

8. Descrierea procedurii operaionale 8.1. Generaliti 8.2. Documente utilizate 8.2.1. Lista documentelor: - documentele utilizate sunt : - referat de necesitate; - proces verbal de cercetare; - alte referate; - procese verbale. 8.2.2. Coninutul, proveniena i rolul documentelor: 8.2.3. Circuitul documentelor: - conform anexei 8.3. Resurse necesare: 8.3.1. Resurse materiale: - conform listei de inventar anexat 8.3.2. Resurse umane: - conform statelor de funcii anexate 8.3.3. Resurse financiare: - conform bugetului anual aprobat 8.4. Modul de lucru: 8.4.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii: Nr. crt. 0 1 2 Compartimentul Activitile desfurate (postul)/aciunea (operaiunea) 1 2 Decizii programate - ntocmirea referatului i luarea la cunotin despre unele decizii repetitive i de acte normative; rutin; - nregistrarea referatelor la registratura instituiei publice; 9




Cod: P.O. 29

Exemplar nr.: 1

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

- aprobarea referatelor de conductorul instituiei publice; - stabilirea temeiului legal ce impune emiterea deciziei; - stabilirea persoanei, a persoanelor sau a comisiilor nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile deciziei; - ntocmirea deciziei propriu-zise; - vizarea deciziei de compartimentul de specialitate; - nregistrarea n registrul special a deciziei ntocmite; - semnarea deciziei, de conductorul instituiei publice; - nmnarea deciziei ctre persoanele nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile acesteia; - semnarea de primire i luare la cunotin a deciziei; - predarea unui exemplar persoanei desemnate s gestioneze i s actualizeze deciziile emise; - arhivarea deciziei. Decizii - ntocmirea proceselor verbale de constatare i luarea la neprogramate n cunotin despre unele acte normative; condiii nestabilite sau n situaii unice; - nregistrarea proceselor verbale la registratura instituiei publice; - semnarea proceselor verbale de comisii; - predarea proceselor verbale de constatare, conductorului instituiei publice; - conductorul instituiei publice, n termenele prevzute de dispoziiile legale decide; - stabilirea temeiului legal ce impune emiterea deciziei; - stabilirea persoanei, a persoanelor sau a comisiilor nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile deciziei; - ntocmirea deciziei propriu-zise; - vizarea deciziei de compartimentul de specialitate; - nregistrarea n registrul special a deciziei ntocmite; - semnarea deciziei, de conductorul instituiei publice; - nmnarea deciziei ctre persoanele nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile acesteia; - semnarea de primire i luare la cunotin a deciziei; - predarea unui exemplar persoanei desemnate s gestioneze i s actualizeze deciziile emise; - arhivarea deciziei.

10




Cod: P.O. 29

Exemplar nr.: 1

8.4.2. Derularea operaiunilor i aciunilor activitii: Nr. crt. 0 1 Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) 1 Decizii - ntocmirea - angajaii vor ntocmi referate n programate referatului i luarea vederea emiterii unor decizii; decizii repetitive i la cunotin despre - n momentul apariiei i lurii la de rutin; unele acte normative; cunotin a unor acte normative, conductorul unitii, solicit referate de la compartimentele de specialitate; - nregistrarea - referatele ntocmite de angajai, vor fi referatelor la nregistrate la registratura instituiei registratura publice; instituiei publice; - aprobarea - referatele nregistrate la registratura referatelor de instituiei vor fi naintate spre aprobare conductorul conductorului unitilor; instituiei publice; - conductorul instituiei publice, dup luarea la cunotin a coninutului referatelor, va proceda la aprobarea acestora; - stabilirea temeiului - conductorul unitii mpreun cu legal ce impune compartimentele de specialitate va stabili emiterea deciziei; temeiurile legale ce se impun pentru emiterea deciziei; - stabilirea persoanei, - conductorul unitii mpreun cu a persoanelor sau a compartimentele de specialitate vor comisiilor nsrcinate stabili persoana, persoanele sau comisiile s duc la ndeplinire nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile deciziei; prevederile deciziilor ce urmeaz a fi emise; - ntocmirea i - compartimentele de specialitate redactarea deciziei mpreun cu persoana desemnat cu propriu-zise; redactarea i evidena deciziilor vor trece la ntocmirea acestora; - vizarea deciziei de - dup redactarea deciziei eful compartimentul de compartimentului de specialitate va aviza specialitate; pentru legalitate; - nregistrarea n - dup redactarea i avizare, decizia se registrul special a nregistreaz de ctre persoana deciziei ntocmite; desemnat cu evidena acestora ntr-un registru special ntocmit; - semnarea deciziei, - dup avizare i nregistrare, decizia va de conductorul fi predat spre semnare conductorului 11

2

3

4

5

6

7 8

9




Cod: P.O. 29instituiei publice;

Exemplar nr.: 1

10

- nmnarea deciziei ctre persoanele nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile acesteia;

11

- semnarea de primire i luare la cunotin a deciziei; - predarea unui exemplar persoanei desemnate s gestioneze i s actualizeze deciziile emise; - arhivarea deciziei. Decizii neprogramate n condiii nestabilite sau n situaii unice; - ntocmirea proceselor verbale de constatare i luarea la cunotin despre unele acte normative; - nregistrarea proceselor verbale la registratura instituiei publice; - semnarea proceselor verbale de comisii; - predarea proceselor verbale de

12

13 14

15

instituiei publice; - dup luarea la cunotin a coninutului deciziei, conductorul instituiei publice va trece la semnarea acesteia; - persoana desemnat cu eviden deciziilor emise va trece la predarea unui exemplar persoanelor nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile acestora; - persoana nsrcinat cu ducerea la ndeplinire a prevederilor deciziei va primi un exemplar; - persoana nsrcinat cu ducerea la ndeplinire a prevederilor deciziei va lua la cunotin de coninutul acesteia; - persoana nsrcinat cu ducerea la ndeplinire a prevederilor deciziei va semna pe formularul care va rmne n cadrul compartimentului de specialitate de primire i luare la cunotin; - persoana nsrcinat s duc la ndeplinire prevederile deciziei va preda un exemplar semnat de primire i luare la cunotin, angajatului desemnat cu evidena, pstrarea i actualizarea acestora; - n momentul emiterii unei noi decizii, formularul iniial va fi predat spre arhivare; - angajaii vor ntocmi procese verbale de constatare n baza crora urmeaz a fi emise deciziile; - n momentul apariiei i lurii la cunotin a unor acte normative, conductorul unitii, solicit referate de la compartimentele de specialitate; - procesele verbale de constatare ntocmite de comisii, vor fi nregistrate la registratura instituiei publice; - toi membrii comisiilor vor semna procesele verbale de constatare; - procesele verbale nregistrate i semnate vor fi predate n termen 12

16 17




Cod: P.O. 29constatare, conductorului instituiei publice; - conductorul instituiei publice, n termenele prevzute de dispoziiile legale decide; - stabilirea temeiului legal ce impune emiterea deciziei; - stabilirea persoanei, a persoanelor sau a comisiilor nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile deciziei; - ntocmirea deciziei propriu-zise; - vizarea deciziei de compartimentul de specialitate; - nregistrarea n registrul special a deciziei ntocmite; - semnarea deciziei, de conductorul instituiei publice;

Exemplar nr.: 1

conductorului instituiei publice; - dup analiza procesului verbal constatare, cu compartimentele de specialitate, va decide n termele legale msurile ce urmeaz a fi luate; - conductorul unitii mpreun cu compartimentele de specialitate va stabili temeiurile legale ce se impun pentru emiterea deciziei; - conductorul unitii mpreun cu compartimentele de specialitate vor stabili persoana, persoanele sau comisiile nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile deciziilor ce urmeaz a fi emise; - compartimentele de specialitate mpreun cu persoana desemnat cu redactarea i evidena deciziilor vor trece la ntocmirea acestora; - dup redactarea deciziei eful compartimentului de specialitate va aviza pentru legalitate; - dup redactarea i avizare, decizia se nregistreaz de ctre persoana desemnat cu evidena acestora ntr-un registru special ntocmit; - dup avizare i nregistrare, decizia va fi predat spre semnare conductorului instituiei publice; - dup luarea la cunotin a coninutului deciziei, conductorul instituiei publice va trece la semnarea acesteia; - persoana desemnat cu eviden deciziilor emise va trece la predarea unui exemplar persoanelor nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile acestora; - persoana nsrcinat cu ducerea la ndeplinire a prevederilor deciziei va primi un exemplar; - persoana nsrcinat cu ducerea la ndeplinire a prevederilor deciziei va lua 13

18

19

20

21

22 23

24

25

- nmnarea deciziei ctre persoanele nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile acesteia;




Cod: P.O. 29

Exemplar nr.: 1

26

- semnarea de primire i luare la cunotin a deciziei; - predarea unui exemplar persoanei desemnate s gestioneze i s actualizeze deciziile emise; - arhivarea deciziei.

27

28

la cunotin de coninutul acesteia; - persoana nsrcinat cu ducerea la ndeplinire a prevederilor deciziei va semna pe formularul care va rmne n cadrul compartimentului de specialitate de primire i luare la cunotin; - persoana nsrcinat s duc la ndeplinire prevederile deciziei va preda un exemplar semnat de primire i luare la cunotin, angajatului desemnat cu evidena, pstrarea i actualizarea acestora; - n momentul emiterii unei noi decizii, formularul iniial va fi predat spre arhivare;

8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitii mbuntire a cunoaterii legislaiei activitii privind casarea valorilor materiale; Cunoaterea modului de derulare a pailor privind decontarea casarea valorilor materiale;

14




Cod: P.O. 29

Exemplar nr.: 1

9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii: Matricea responsabilitilor I: Nr. Crt. 0 1 2 3 4 5 Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) 1 ntocmirea referatului i luarea la cunotin despre unele acte normative; nregistrarea referatelor la registratura instituiei publice; aprobarea referatelor de conductorul instituiei publice; stabilirea temeiului legal ce impune emiterea deciziei; stabilirea persoanei, a persoanelor sau a comisiilor nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile deciziei; ntocmirea deciziei propriuzise; vizarea deciziei de compartimentul de specialitate; nregistrarea n registrul special a deciziei ntocmite; semnarea deciziei, de conductorul instituiei publice; nmnarea deciziei ctre persoanele nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile acesteia; semnarea de primire i luare la cunotin a deciziei; predarea unui exemplar persoanei desemnate s I 2 E E A E E II 3 III 4 IV 5 V 6 VI VII VIII IX 7 8 9 10 X 1 1 XI XII XIII 12 13 14

6 7 8 9 10

E V E A E

11 12

E E 15




Cod: P.O. 29

Exemplar nr.: 1

13

gestioneze i s actualizeze deciziile emise; arhivarea deciziei. Matricea responsabilitilor II:

AH

Nr. Crt.0

Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea)1

I

II

III

IV

V

VI

VII

VIII

IX

X

XI

XII

XIII

XI V 15

X V 1 6

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

1

2

3 4

5

6 7

8

ntocmirea E proceselor verbale de constatare i luarea la cunotin despre unele acte normative; nregistrarea proceselor verbale la registratura instituiei publice; semnarea proceselor verbale de comisii; predarea proceselor verbale de constatare, conductorului instituiei publice; conductorul instituiei publice, n termenele prevzute de dispoziiile legale decide; stabilirea temeiului legal ce impune emiterea deciziei; stabilirea persoanei, a persoanelor sau a comisiilor nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile deciziei; ntocmirea deciziei

E

E E

A

E E

E 16




Cod: P.O. 29

Exemplar nr.: 1

9 10 11 12

13 14

15

propriu-zise; vizarea deciziei de compartimentul de specialitate; nregistrarea n registrul special a deciziei ntocmite; semnarea deciziei, de conductorul instituiei publice; nmnarea deciziei ctre persoanele nsrcinate s duc la ndeplinire prevederile acesteia; semnarea de primire i luare la cunotin a deciziei; predarea unui exemplar persoanei desemnate s gestioneze i s actualizeze deciziile emise; arhivarea deciziei.

E E AP E

E E

A H

17




Cod: P.O. 29

Exemplar nr.: 1

10. Anexe, nregistrri, arhivri:

Nr. Anex

Denumire anex

Elaborator

Aprobat

Numr Ex.

Difu zare

Arhivare

Alte el.

1

Circuitul documentelor

Financiar contabil

Director

1

Loc. Per. perso Secr Perm. nal et

2

Lista inventar

Comisia de inventariere

Director

1

gesti onar

Secr et

3 ani

3

Bugetul pe anul 2007

Financiar contabil

Director i OPC

1

perso Secr nal et

3 ani

4

Statul de funcii

Resurse umane

Director si ISJ

1

perso Secr nal et

18




Cod: P.O. 29

Exemplar nr.: 1

11. Cuprins: Nr. componentei n Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale Pagina cadrul procedurii operaionale Coperta 1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale 2 Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale 3 Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale 4 Scopul procedurii operaionale 5 Domeniul de aplicare a procedurii operaionale 6 Documentele de referin (reglementri) aplicabile procedurii operaionale ) 7 Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedurii operaionale 8 Descrierea procedurii operaionale 9 Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii 10 Anexe, nregistrri, arhivri 11 Cuprins

19

Documents

29 Procedura Oper Elaborare Decizii