2005Sisteme Informatice în Administraţia Publică I.Strategia privind Informatizarea Administraţiei Publice

2005Sisteme Informatice în Administraţia Publică

I.Strategia privind Informatizarea

Administraţiei Publice


Asigurarea accesului la informatii, utilizând tehnici de tehnologie a informaţiilor pentru utilizatorii finali ai serviciilor administratiei centrale.

Obiective strategice

Informatizarea administraţiei centrale şi locale, urmarindu-se amplificarea eficienţei operationale în cadrul acestor organisme.

Informatizarea serviciilor, avand ca beneficiari cetãtenii si agentii economici, ceea ce implicã adesea integrarea serviciilor prestate de administratia centrala si locala.


Proiectarea unor sisteme informationale si de telecomunicatii la nivelul institutiilor publice.

Perfecţionarea cadrului legal care sã facã posibile astfel de acţiuni.

Dezvoltarea unor structuri organizationale suplimentare corespunzãtoare, atât pentru elaborarea strategiei, cât si pentru implementarea proiectelor, care sã cuprindã un mare numãr de unitãti ale administratiei centrale.

Opţiuni strategice


Promovarea portalurilor de informaţii şi servicii:

Portalul unic de reglementãri juridice;

Portalul pentru servicii de angajare a fortei de muncã;

Portalul pentru servicii cãtre diversi agenti economici.

Realizarea unui sistem unitar al registrelor de stare civilã.

Implementarea cărţii electronice de identitate.

Promovarea semnăturii digitale.

Implementarea managementului documentelor si a fluxurilor de lucru.

Dezvoltarea sistemelor de procurare electronică (e-procurement).

Căi de acţiune


Vizează crearea arhivelor, garantarea calitatii datelor continute si permiterea accesului larg si complet la acestea prin intermediul portalurilor de informatii, care usureazã accesul prin Internet si explorarea bazei de date a administratiei publice.

Organismele individuale ale administratiei centrale care detin baze de date relevante pentru cetãteni si agenti economici îsi pot crea separat aceste portaluri. Totusi, ele trebuie sã respecte setul comun de reglementãri ce vor fi stabilite pentru crearea portalurilor publice.

Căi de acţiune Portalurile de informaţii şi servicii


Portalul unic poate facilita si unifica accesul la documentatia juridicã, legislativã si de reglementãri, disponibilã deja pe nenumãrate web-site-uri ale diverselor institutii publice.

Identificarea documentelor va fi standardizatã, permitând utilizatorilor sã le exploreze, cunoscãnd caile si conexiunile de referintã dintre documente, reducând la minimum prelucrarea manualã a textelor de publicat.

Pe lângã crearea unui puternic motor de cãutare, sunt necesare instrumente pentru simplificarea editãrii textelor, atât din punct de vedere al conformitãtii cu regulile tehnico-legislative, cât si al compatibilitãtii formatului standard, constituind un instrument IT care sã rãspundã cerintelor de reordonare si identificare a legilor codificate care deja sunt în vigoare.

Căi de acţiunePortalul unic de reglementãri juridice


Căi de acţiune - Portalul pentru servicii cãtre agenţii economici Se va realiza strict interoperabilitatea între unitatile MMPS, pe de o parte si Registrul Camerei de comert si industrie - pe de altã parte. Sistemele informationale ale acestor organisme vor asigura permanent faptul cã datele continute de arhivele lor sunt în strictã concordantã.

Agentii economici, utilizând un set unitar de formulare, vor putea transmite printr-un singur portal diferitelor organisme, tipizatele de raportare cerute de lege. Portalul va verifica veridicitatea informatiilor raportate fatã de cele continute în Registrul CCIR si va transmite organismelor respective datele solicitate în mod expres.

Portalul va oferi serviciile necesare pentru autentificarea si autorizarea accesului, precum si pentru confirmarea rapoartelor, gratie semnãturii digitale, permitând astfel transmiterea declaratiilor semnate si care, in acest mod, vor deveni în mod legal valabile.


Căi de acţiune Cartea electronică de identitateCartea electronicã de identitate (ID Card) va fi folositã nu doar ca document de identitate personal, dar si ca singurul card multifunctional de acces la toate serviciile administrative online ce solicitã un anumit grad de identificare a utilizatorului.

Semnãtura digitalã, continutã de cardul electronic ID, va fi principalul mijloc de acces garantat la informatiile si serviciile online furnizate de agentiile publice si private si poate asigura valabilitatea legalã a documentelor transmise electronic.

În scopul de a distribui aceste carduri, municipalitãtile vor trebui sã întocmeascã propriile registre de stare civilã adresabile prin indexul registrelor de stare civilã si vor anunta Ministerul Administratiei si Internelor – Serviciul de evidenta informatizata a persoanelor, numai asupra evenimentelor care produc schimbãri în index, fãrã sã fie nevoite sã apeleze la alte servicii auxiliare .


Aceastã actiune intentioneazã sã promoveze rãspândirea si utilizarea semnãturii digitale (electronice).

Dupa formarea registrului oficial al certificatorilor abilitati si asigurarea operabilitatii acestora, semnãtura digitalã va deveni o realitate, utilizabilã nu numai de cãtre cetãteni sau agenti economici, ci mai ales de cãtre persoane fizice cu împuternicire de semnãturã.

Initiativele promotionale vor servi de asemenea la accelerarea utilizãrii semnãturilor digitale de cãtre persoane fizice si juridice, în special în relatia lor cu administratia publicã prin intermendiul portalului descris anterior.

Semnãtura va face parte integranta si va fi inclusa in cartea de identitate electronicã ID, pentru angajatii care vor poseda deja un asemenea card.

Căi de acţiune Promovarea semnăturii digitale


Serviciile de registratura informatizatã a documentelor vor face posibila:

înregistrarea electronicã a documentelor; conectarea directã a serviciului de registratura la sistemul de completare si arhivare; forme de acces mai eficiente si o mai mare transparentã a actelor administrative; furnizarea de elemente ajutãtoare utile la efectuarea controlului managementului; testarea aplicatiilor electronice în coordonarea fluxului de documente.

Căi de acţiune Implementarea managementului documentelor


Căi de acţiune Dezvoltarea sistemelor de e-procurement

Reglementãrile legale in vigoare si cele in curs de adoptare vor face posibilã procurarea electronicã, mai ales in sensul de a introduce noi prevederi privind tinerea licitatiilor online si asigurarea balantei cerere-ofertã în timp real, asigurând astfel permanent organismelor guvernamentale conditii optime de piatã.

Publicarea caietelor de sarcini pentru licitatii poate de asemenea sã fie fãcutã prin sistemele informationale electronice, iar reglementãrile vor fi emise în asa fel încât sã facã noua metodã compatibilã cu actualele legi financiare.

Printr-o mãsurã administrativã se vor institui douã comitete de coordonare, care sã monitorizeze si sã ghideze acest proces de transformare din cadrul administratiei publice centrale.


II.Sistem Informatic pentru Managementul unei Primării

(S.I.M.P.)


Obiectivul fundamental

Realizarea unui S.I.M.P. care:

• să gestioneze in mod unic toate categoriile de date şi informaţii existente în primărie;

• să răspundă cerinţelor definite de oricare din compartimente;

• să asigure informarea corectă, completă şi in timp util a factorilor de decizie din executiv si deliberativ.


Obiective derivate• Eliminarea redundantelor, prin constituirea şi

utilizarea în comun a colecţiilor de informaţii de interes general.

• Codificarea unitară a informaţiilor din documentele care circula in primarie.

• Acces rapid la informaţii şi un transfer optim al acestora între compartimente, sau in cadrul relatiei primarie-cetatean.

• Asigurarea securitaţii datelor şi partajarea accesului la informaţii.

• Responsabilităţi precise în furnizarea, administrarea şi asigurarea calităţii şi integrităţii informaţiilor.

• Asigurarea suportului informational pentru creşterea calităţii deciziilor.


Cerinte privind concepţia tehnică

• Sistem informatic la cheie, cu un unic integrator.

• Aplicaţii informatice dezvoltate pe baza cerinţelor primăriei.

• Soluţii flexibile, deschise, integrate şi compatibile cu tehnologiile Internet.

• Imbunătăţirea calităţii serviciilor oferite publicului.

• Implementarea rapidă şi şcolarizarea personalului utilizator.


1.Subsistem Informatic pentru Gestiunea Resurselor Financiare, Materiale şi Umane.

2.Subsistem Informatic pentru realizarea Băncii de Date Urbane.

3.Subsistem Informatic pentru realizarea Arhivei Electronice.

4.Subsistem Informatic pentru Mesageria Electronică.

5.Subsistem Informatic de Management al Documentelor şi al Fluxurilor de Lucru.

6.Subsistem Informatic pentru Managementul Relaţiilor Publice.

7.Pagina de Internet/Intranet a Primăriei (Portal).

8.Securitatea Sistemului Informatic Integrat al Primăriei.

Module


Funcţiuni generale

Gestionarea furnizorilor.Gestionarea clienţilor.Gestiunea financiară.Contabilitatea sintetică şi analitică.Gestiunea patrimoniului public.Gestiunea costurilor.Gestiunea aprovizionării.Gestiunea stocurilor.Gestiunea şi prognoza indicatorilor economico-financiari.Gestiunea resurselor umane şi calculul salariilor.

1.Subsistem Informatic pentru Gestiunea Resurselor Financiare, Materiale şi Umane


Funcţiuni specifice

Conducerea tuturor activităţilor din primarie (economice, juridice, urbanism si amenajarea teritoriului, servicii publice, evidenta patrimoniului, tehnice, investitii etc..

Utilizarea bazelor de date distribuite teritorial la institutiile publice din subordinea consiliului local cu posibilitatea replicării analitice la un sediu central.

Extinderea subsistemului la activităţile comerciale, de planificare şi prognoză, in special in domeniul resurselor financiare.

Fundamentarea bugetului local şi urmărirea automata a execuţiei bugetare.

Asigurarea confidenţialităţii şi securităţii informaţiilor printr-un sistem de drepturi şi parole de acces.



Cerinţe tehnice

Posibilitatea dezvoltarii propriilor rapoarte utilizând structura bazei de date.

Arhitectura produsului va permite exportul, cu posibilitatea replicării analitice la un sediu central, in vederea consolidării informaţiilor referitoare la indicatorii economico-financiari, a situaţiilor de plată şi de incasat, a balanţelor de verificare.

Un grad mare de parametrizare al sistemului informatic care să permită modificări rapide şi facile in cadrul aplicaţiei de către beneficiar, fara afectarea functionalitatii sale de ansamblu.

Existenta posibilitatii arhivării periodice a informaţiilor din baza de date, având disponibile instrumente specializate şi automate pentru acest fel de operaţiuni.



2.Subsistem Informatic pentru realizarea Băncii de Date Urbane

Funcţiuni generale

Gestiunea propriu-zisă, ce presupune înregistrarea situaţiei existente şi se realizează prin:

inventarierea informaţiilor (constituirea Bazei de Date Urbane);

actualizarea Bazei de Date Urbane;

definirea informaţiilor, surselor, metodologiilor şi a cadrului legal;

folosirea mijloacelor moderne (echipamente şi programe) pentru obtinerea documentaţiilor de cadastru, urbanism, rapoartelor, sintezelor, fişelor etc.


Funcţiuni generale

Gestiunea este structurată in urmatoarele activităţi:

gestiunea administrativă, legală, financiar bugetară, resurse umane;

gestiunea tehnică :

cadastru;

patrimoniu (clădiri, drumuri, reţele edilitare, spaţii verzi, zone de recreere);

drepturile asupra terenurilor (ocupare, autorizaţii de construire/demolare, partaj, certificate de urbanism);

- monumente arhitectural - urbanistice, arheologice, istorice etc.



Funcţiuni generale

Managementul urban, care include:

dezvoltarea spaţială - activităţi legate de realizarea unui plan privind politica urbana care să permită folosirea terenului, realizarea infrastructurii urbane a transportului urban ca ghid practic in dezvoltarea eficientă a ariilor urbane (PUG, PUZ, PUD).

realizarea programelor de investiţii - coordonarea cheltuielilor de capital realizate de organizaţiile publice in cadrul unui buget local destinat dezvoltării unei anumite arii urbane.

imbunătăţirea mediului - acţiuni de coordonare realizate intre programele de investiţii şi regulamentele şi standardele privind necesitatea protecţiei mediului.



Funcţiuni generale

Constituirea, actualizarea si gestionarea bazei de date urbane.

Furnizarea documentatiilor de cadastru si urbanism folosind tehnologii informatice moderne. Evidenta patrimoniului, realizarea infrastructurii urbane a transportului local ca ghid practic in dezvoltarea eficienta a ariilor urbane.

Realizarea programelor de investitii - coordonarea cheltuielilor de capital realizate de institutiile din subordinea consiliului local in cadrul unui buget local destinat dezvoltarii unei anumite arii urbane.

Îmbunatatirea mediului - actiuni de coordonare realizate intre programele de investitii si regulamentele si standardele privind necesitatea protectiei mediului.



Cerinţe generale

Baza de date care va rezulta prin folosirea produsului GIS (Geografic Informatic Sistem) trebuie sa asigure integrarea urmatoarelor categorii de date:

- date spaţiale, reprezentând obiectele geografice prin poziţia şi forma în spaţiu (coordonate) în asociaţie cu un set de date descriptive (atribute);

- date tabelare (tabele), reprezentând informaţii descriptive organizate pe linii şi coloane în baze de date clasice şi în formate text;

- poziţionarea geografică a adreselor (geocodarea).



3.Subsistem Informatic pentru realizarea Arhivei ElectroniceFuncţiuni generale

Trecerea documentelor existente pe suport electronic, prin scanare, cu echipament performant care să asigure o cât mai bună calitate a imaginii scanate, cât şi o protecţie bună a documentelor originale, in timpul procesului de scanare.

Accesarea documentelor solicitate direct pe suport electronic, posibilitatea de listare a copiilor după aceste documente.

Accesul rapid, simultan, direct in orice moment şi la orice document din baza de date, pe baza drepturilor de acces acordate. Accesul la documentul original se va face doar dacă este absolut necesar, in vederea protejării acestuia impotriva uzurii si distrugerii.


Functiuni specifice

Sistemul de arhivare a documentelor asigura arhivarea in conditii de securitate maximă atât a documentelor manipulate in vederea scanării, cât şi a datelor şi imaginilor transferate între locaţiile distribuite şi sediul central de prelucrare şi arhivare.

Administrarea întregului sistem trebuie sa fie centralizată, ceea ce va permite o configurare, administrare şi depanare uşoară a locaţiilor de prelucrare distribuite.

3.Subsistem Informatic pentru realizarea Arhivei Electronice


Functiuni specifice

Interogări cu baze de date relationale uşurând validarea datelor.

Recunoaşterea automata a fiecarui tip de formular ceea ce conduce la o utilizare foarte usoară şi comodă, nemaifiind necesară o separare în prealabil pe tipuri de formulare a documentelor la scanare.

De asemenea sistemul permite scanarea de documente de diferite forme, marimi, culori şi nuanţe într-o singură operaţie.



Cerinţe tehnice

Recunoasterea automata a tipului de formular, fara o sortare a acestora pe tipuri de formulare înainte de scanare.

Posibilitatea scanarii documentelor de diferite mărimi, forme, culori şi nuante de gri într-o singură încărcare a scanerului.

Posibilitatea scanarii doar a paginii sau a paginilor cu probleme şi nu a întregului pachet de documente.

Restricţionarea accesului utilizatorilor numai la anumite module, tipuri de formulare, precum şi a accesului la modulul de administrare.



Cerinţe tehnice

Să permită import automat al faxurilor; să permită import automat al imaginilor rezultate şi din alte aplicaţii de scanare.

Să furnizeze servicii de e-mail, programări, formulare online, utilitare necesare pentru colaborare şi aplicaţii pentru mesagerie.

Să ofere Instant Messaging, Chat şi servicii de Data Conferencing pentru a folosi avantajele comunicarii sincrone (directe) între clienţi.

Să includă o bază de date cu o singură instanţă: mesajele livrate la mai mult de un utilizator pe un server să fie stocate o singură dată pe acel server, cu indicatori de mesaje plasaţi în cutiile poştale ale destinatarilor.

4.Subsistem Informatic pentru Mesageria Electronică


Cerinţe tehnice

Să cuprindă o bază de date nelimitată.

Trebuie să ofere servicii distribuite: serviciile să fie partiţionate pe mai multe servere pentru a oferi scalabilitate în mediile de găzduire, putând potenţial deservi milioane de utilizatori.

Să poată oferi un jurnal de mesaje care să permită companiei să se conformeze legilor, regulamentelor sau politicilor care necesită arhivarea întregii activităţi de e-mail.

Să asigure securitate la nivel de unitate.

Să ofere un sistem complet de planificare de grup client/server incluzând delegarea accesului la calendar, gestionare liber/ocupat, cereri de intâlnire etc.

4.Subsistem Informatic pentru Mesageria Electronică


5.Subsistem Informatic de Management al Documentelor şi al Fluxurilor de Lucru

Cerinţe tehnice

Transmiterea pe fluxuri numai a imaginii electronice a documentelor şi nu copii ale originalelor.

Crearea posibilitatilor de implementare a sistemului de management al calitatii.

Interfaţarea cu sistemul de mesagerie electronica.

Asistarea documentelor pe intregul lor ciclu de viaţă: generare/import, publicare, consultare/consum, stocare.


6.Subsistem Informatic pentru Managementul Relaţiilor Publice


Sistem Call Center (SCC)

Modulul SCC trebuie să asigure suport pentru interacţiunea prin telefon.

Modulul SCC trebuie să poată furniza, fără intervenţie umană, informaţii prin telefon despre toate serviciile oferite de primărie. Selectarea informaţiilor şi redarea acestora in voce umana se va face automat.

Modulul SCC trebuie să conţină posibilitatea de administrare a mesajelor înregistrate conţinând informaţii despre serviciile primăriei prin adăugarea /modificarea/ştergerea mesajelor precum şi modificarea modului în care ele sunt accesate.


Sistem Call Center (SCC)

Modulul SCC trebuie să permită rutarea apelului telefonic către un operator telefonic disponibil in primărie. În cazul în care sunt disponibili mai mulţi operatori, sistemul trebuie să fie capabil să aleagă un operator după anumite criterii.

In cazul in care nici un operator nu este disponibil o anumită perioadă de timp, modulul SCC trebuie să poată prelua mesaje de la clienţi.

Modulul SCC trebuie să aibă posibilitatea ca un operator telefonic avansat să poată superviza un alt operator prin inserţia in convorbirea acestuia cu clientul (prin ascultare şi posibilitatea de a comunica verbal), fără însă ca intervenţia operatorului supervizor sa poată fi simţită de către client.




Subsistem pentru managementul sesizărilor

Prin problemă se va inţelege o reclamaţie, o sesizare sau o cerere de informaţii pe care un client o trimite la Primărie.

Problemele trebuie să poată fi preluate în sistem:

-de pe Web;

-prin telefon;

-prin prezenţa fizică a unui client la unul din ghişeele primăriei;

-prin transmiterea de e-mail.



Cerinţe tehnice

Portalul va oferi posibilitatea fiecărui utilizator de a-şi mentine o agendă electronică (personal organizer).

Serviciul de portal trebuie să ofere posibilitatea utilizatorilor de a comunica între ei, ca un serviciu alternativ la canalele standard de comunicaţie din sistem.

Această facilitate trebuie să fie concepută în aşa fel încât să permită utilizatorilor ce o accesează, fie ei din cadrul instituţiei sau din afară, un acces uşor la zona de informaţii de interes, cu respectarea drepturilor stabilite de către administratorul sistemului informatic.

7.Pagina de Internet/Intranet a Primăriei(Portal)

Documents

2005Sisteme Informatice în Administraţia Publică I.Strategia privind Informatizarea Administraţiei Publice