2. Manajemen Waktu Dan Penjadwalan Proyek

Embed Size (px)

DESCRIPTION

project BOQ

Citation preview

  • Manajemen Waktu Proyek &

    Penjadwalan Proyek

    prijambodo

    1

  • PROYEK :

    KEGIATAN tertentu (oleh manusia ada waktunya

    tempat & metode/cara alat & bahan)

    JELAS WAKTUNYA

    TIDAK RUTIN

    ADA ALASAN YANG JELAS

  • CIRI PROYEK

    1. Merupakan Suatu paket /rangkaian kegiatan

    2. Memiliki tujuan khusus (sasaran & kriteria yg

    jelas)

    3. Jumlah biaya sdh ditentukan (Plafond)

    4. Jangka waktu pelaksanaan sdh pasti (terbatas, shg

    Jadwal kegiatan hrs ditentukan)

    5. Bersifat sementara; umumnya dibatasi oleh

    selesainya waktu. (titik awal dan akhir ditentukan

    dengan jelas)

    6. Non rutin / tidak berulang-ulang

  • STRUKTUR KONSEP MANAJEMEN

    PROYEK

    Rencana Pelaksanaan Evaluasi

    Biaya anggaran

    Mutu/hasil kinerja

    Waktu Jadwal

    Manajemen

    proyek

  • Tujuan Pembelajaran

    5

    Memahami pentingnya jadwal proyek dan manajemen waktu proyek yg baik

    Menentukan aktivitas sbg dasar membuat jadwal proyek

    Menjelaskan bgmn manajer proyek menggunakan diagram jaringan dan ketergantungan utk menentukan urutan aktivitas

    Memahami hubungan antara estimasi sumber daya dan jadwal proyek

    Menjelaskan bgmn bbrp tools dan teknik dpt membantu manajer proyek utk melakukan estimasi durasi aktivitas

  • 6

    Menggunakan Gantt Chart utk merencanakan dan

    melacak informasi jadwal, menemukan jalur kritis

    proyek, dan menjelaskan bgmn critical chain

    scheduling dan PERT (Program Evaluation and Review

    Technique) mempengaruhi pembuatan jadwal

    Menjelaskan bgmn sofware manajemen proyek dpt

    membantu dlm manajemen waktu proyek

    Kenyataan dan issu terkait dgn pengendalian dan

    manajemen perubahan pd jadwal proyek

    Tujuan Pembelajaran

  • Pentingnya Jadwal Proyek

    7

    Manajer proyek biasanya menganggap penyerahan

    hasil tepat pada waktunya adl tantangan yg plg besar

    Isu mengenai jadwal mrpk sebab utama terjadinya

    konflik dlm proyek, khususnya pd paruh kedua jalannya

    proyek

    Waktu mrpk besaran yg plg tidak fleksibel; waktu akan

    berlalu apapun yg terjadi pada proyek

  • Intensitas Konflik Selama Jalannya Proyek

    8

  • Konflik Jadwal

    9

    Penyebab konflik:

    Individual work style

    Perbedaan budaya

    Indikator tipe Myers-Briggs berfokus pd perilaku

    individu terhadap struktur dan tengat (deadline)

    Bbrp individu memilih utk mengikuti jadwal dan

    memenuhi tengat sementara bbrp individu yg lain

    tidak

    Perbedaan budaya bahkan utk negara yang sama akan

    mempunyai perilaku yg berbeda terhadap jadwal

  • Proses Manajemen Waktu Proyek

    10

    Definisi aktivitas: identifikasi aktivitas khusus yg hrs

    dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder utk

    menghasilkan deliverables

    Pengurutan aktivitas (activity sequencing): identifikasi dan

    dokumentasi keterkaitan antar aktivitas proyek

    Estimasi sumberdaya utk setiap aktivitas

    Estimasi durasi aktivitas

    Pembuatan jadwal: analisis urutan aktivitas, analisis estimasi

    sumberdaya utk setiap aktivitas, dan analisis durasi aktivitas

    utk membuat jadwal proyek

    Pengendalian jadwal: pengendalian dan pengaturan

    perubahan jadwal proyek

  • Definisi Aktivitas

    11

    Aktivitas atau tugas adl elemen pekerjaan yg biasanya ditemukan pd WBS yg membutuhkan durasi, biaya, dan sumberdaya

    Jadwal proyek mjd dokumen mendasar yg mengawali proyek Project charter mencakup tanggal mulai dan berakhirnya

    proyek, juga mengenai informasi anggaran

    Pernyataan lingkup dan WBS membantu bgmn proyek akan dilaksanakan

    Definisi aktivitas mencakup pengembangan WBS yg lbh rinci dan penjelasan yg mendukung pengertian ttg bgmn pekerjaan akan dilakukan, shg dpt dibuat estimasi biaya dan durasi pekerjaan yg realistis

  • Daftar Aktivitas dan Atributnya

    12

    Daftar aktivitas adl tabulasi aktivitas yg akan dimasukkan

    ke jadwal proyek. Daftar ini hrs mencakup:

    Nama aktivitas

    Nomor atau identitas aktivitas

    Deskripsi singkat ttg aktivitas

    Atribut aktivitas menyediakan informasi yg lbh byk ttg

    setiap aktivitas, misalnya ttg aktivitas sebelumnya, aktivitas

    sesudahnya, relasi logis, kebutuhan sumberdaya, hambatan-

    hambatan, tanggal final, dan asumsi-asumsi terkait aktivitas

  • Milestone

    13

    Milestone adl kejadian penting yang biasanya tdk mpy

    durasi

    Seringkali dibutuhkan bbrp aktivitas dan byk

    pekerjaan utk menyelesaikan sebuah milestone

    Milestone mrpk tool yg sangat berguna utk membuat

    tujuan jadwal dan memantau perkembangan

    (progress)

    Misalnya:

    Penyelesaian penandatanganan dokumen-dokumen penting

    oleh customer

    Penyelesaian produk-produk spesifik

  • Pengurutan Aktivitas

    14

    Mencakup peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yg

    harus dikerjakan dan menentukan ketergantungannya

    satu dgn yg lain

    Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas terkait

    dgn pengurutan aktivitas atau tugas-tugas proyek

    Hrs ditentukan ketergantungan antar aktivitas utk

    kepentingan critical path analysis

  • Tiga Tipe Ketergantungan

    15

    Ketergantungan mandatori: sejalan dgn sifat pekerjaan

    yg akan dilakukan dlm proyek; sering disebut jg hard

    logic

    Ketergantungan diskresionari: ditentukan oleh tim

    proyek; sering disebut soft logic dan hrs digunakan dgn

    hati-hati krn kemungkinan akan membatasi pilihan

    penjadwalan yg sesudahnya

    Ketergantungan eksternal: mencakup hubungan

    antara aktivitas proyek dan aktivitas non proyek

  • Diagram Jaringan

    16

    Diagran jaringan mrpk teknik yg digunakan utk

    memperlihatkan pengurutan aktivitas

    Sebuah diagram jaringan adl tampilan skematis

    mengenai hubungan logis antara aktivitas-aktivitas

    proyek atau urutan antara aktivitas-aktivitas proyek

    Terdapat dua format utama, yaitu:

    Arrow Diagramming Method (Activity on Arrow atau AOA)

    Precedence Diagramming Method (PDM)

  • Contoh AOA

    17

    Asumsikan bahwa semua durasi adl dlm satuan hari; A=1 berarti

    aktivitas A mpy durasi 1 hari

  • Arrow Diagramming Method (ADM)

    18

    Disebut juga diagram jaringan AOA (Activity On

    Arrow)

    Aktivitas dinyatakan dgn anak panah (arrow)

    Titik (node) atau lingkaran berada pd ujung awal dan

    ujung akhir aktivitas

    Hanya dpt memperlihatkan ketergantungan finish-to-

    start

  • Membuat Diagram AOA

    19

    Temukan semua aktivitas yg berawal dr node 1. Gambarkan

    node selesainya dan kmd gambarkan anak panah antara

    kedua node tsb. Berikan nama aktivitas dan estimasi durasi

    utk aktivitas ybs

    Lanjutkan dgn menggambar diagram dr kiri ke kanan.

    Perhatikan jika ada burst dan merge. Burst tjd jk node

    tunggal diikuti oleh dua atau lebih aktivitas. Merge tjd jk

    dua atau lebih node mendahului sebuah node tunggal

    Lanjutkan hingga semua aktivitas yg mpy ketergantungan

    satu sama lain telah dimasukkan ke dlm diagram

    Semua anak panah mengarah ke kanan dan tdk ada anak

    panah yg menyilang digram jaringan AOA

  • Precedence Diagramming Method (PDM)

    20

    Aktivitas dinyatakan menggunakan kotak (boxes)

    Anak panah menunjukkan hubungan antara aktivitas-

    aktivitas

    PDM lbh populer drpd metode ADM dan digunakan

    oleh perangkat lunak manajemen proyek

    Lebih baik dalam memperlihatkan tipe-tipe

    ketergantungan yg berbeda

  • Tipe Ketergantungan Tugas (Microsoft Project)

    21

    A

    B

    A

    B

    B

    B

    A

    A

    FS (Finish-to-Start) : Task B cantstart until task A finishes

    SS (Start-to-Start) : Task B

    cant start until task A start

    FF (Finish-to-Finish) : Task B

    cant finish until task A finished

    SF (Start-to-Finish) : Task B

    cant finish until task A start

  • Contoh Diagram Jaringan PDM

    22

  • Estimasi Sumberdaya Aktivitas

    23

    Sblm estimasi durasi aktivitas, hrs diketahui terlebih dulu

    mengenai kuantitas dan tipe sumberdaya yg dibutuhkan

    setiap aktivitas

    Isu penting:

    Seberapa sulit utk menyelesaikan suatu aktivitas tertentu

    dalam proyek ybs?

    Bgmn sejarah keberhasilan organisasi dlm mengerjakan

    aktivitas yg serupa?

    Apakah tersedia sumberdaya yg dibutuhkan?

  • Estimasi Durasi Aktivitas

    24

    Durasi mencakup jumlah waktu aktual utk

    mengerjakan suatu aktivitas ditambah waktu yg hilang

    (elapsed time)

    Effort adl jumlah hari-kerja atau jam kerja yg

    dibutuhkan utk menyelesaikan sebuah tugas

    Effort biasanya tdk sama dgn durasi

    Individu yg mengerjakan pekerjaan hrs membantu

    dlm membuat estimasi durasi aktivitas dan kmd hrs

    ditinjau ulang oleh seorang ahli

  • Estimasi Tiga-Titik

    25

    Daripada membuat estimasi aktivitas dlm jumlah diskret,

    misalnya 4 minggu, seringkali sangat membantu utk

    membuat estimasi tiga-titik:

    Yaitu sebuah estimasi yg mencakup estimasi optimis,

    rata-rata, dan pesimis; misalnya 3 minggu utk estimasi

    optimis, 4 minggu utk estimasi rata-rata, dan 5 minggu

    utk estimasi pesimis

    Estimasi tiga-titik dibutuhkan utk estimasi PERT dan

    simulasi Monte Carlo

  • Pembuatan Jadwal

    26

    Gunakan hasil proses manajemen waktu utk

    menentukan tanggal mulai dan selesainya proyek

    Tujuan utama adl utk membuat jadwal proyek yg

    realistis yg dpt digunakan sbg dasar utk memantau

    kemajuan proyek dlm dimensi waktu

    Tool dan teknik yg terkait adl:

    Gantt Charts

    Critical Path Analysis

    Critical Chain Scheduling

    PERT Analysis

  • 27

    selesai