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Microsoft OfficeMicrosoft Office

EXCELEXCEL

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTALUNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADOLISANDRO ALVARADO

DECANATO DE AGRONOMIADECANATO DE AGRONOMIA

PROGRAMA DE INGENIERIA AGROINDUSTRIALPROGRAMA DE INGENIERIA AGROINDUSTRIAL

IntroducciIntroduccin a la Computacin a la Computacinn

Profa: Ing. Msc. MarProfa: Ing. Msc. Mara Mercedes Cambil Ca Mercedes Cambil CMarzo 2012Marzo 2012

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AgendaAgenda

Explicar como iniciar y salir de un Libro de Trabajo.Explicar como iniciar y salir de un Libro de Trabajo.

Definir los conceptos bDefinir los conceptos bsicos.sicos.

Aplicar los procedimientos para la organizaciAplicar los procedimientos para la organizacin den de

la informacila informacin en una hoja de cn en una hoja de clculo.lculo.

Reforzamiento de ConceptosReforzamiento de Conceptos

Ejercicios PrEjercicios Prcticoscticos

Compromisos prCompromisos prxima clasexima clase

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InicioInicio-- ProgramasProgramas-- Microsoft ExcelMicrosoft Excel

CCmo entrar al Programa Excel?mo entrar al Programa Excel? Tiene dos opciones para comenzar a

trabajar: apuntar y pulsar con el botn izquierdo

del ratn el cono de Excel que aparece

en el Desktop o Escritorio. Hacer clic en:

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CCmo entrar al Programa Excel?mo entrar al Programa Excel?

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Al abrir Excel la primera

vez automticamente secrea un Libro de Trabajoo archivo.

Si queremos crear unnuevo Libro hacemosclic en Archivo Nuevo.

Otra forma es haciendoclic directamente en elicono de la barra de

herramientas.

Crear un nuevo LibroCrear un nuevo Libro

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Abrir un Libro ya creadoAbrir un Libro ya creado

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CCmo se guarda en Excelmo se guarda en Excel

Se elige el men Archivo / Guardar.

La primera vez, le pedir el nombre delarchivo y su ubicacin.

Las dems veces cuando pulse el botn oel men Guardar, Excel no preguntarnada.

Si quiere colocar contrasea, debe elegirel botn Herramientas del cuadro de

dilogo Guardar como

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Guardar comoGuardar como

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CCmo salir de Excel?mo salir de Excel?

Cerramos solo el

Archivo quetenemos abierto

Cerramos todo

el libro detrabajo o archivo

Si no ha hecho

ningn cambiosimplemente secierra.

Si ha guardadocon anterioridad

tambin secierra.

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Hoja de cHoja de clculolculo

En los procesos de almacenamiento,

contabilizacin y recuperacin deinformacin, suelen usarse programas quepermiten el manejo simultneo demltiples datos.

Se llaman hojas de chojas de clculo, hojaslculo, hojas

electrelectrnicas o spreadsheet.nicas o spreadsheet.

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UtilidadUtilidad

Las hojas de clculo son tiles para:

Llevar contabilidad.

Llevar inventarios.

Hacer estados de cuenta. Clasificar operacin.

Estadsticas. Graficar resmenes de datos.

Etc.

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ProgramasProgramas

Estos son los productos ms famosos de

hojas de clculo Lotus

Quattro Pro (Qpro)

Excel

Vamos a trabajar con el programa de

Excel.

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Microsoft ExcelMicrosoft Excel

Es la hoja de clculo de Microsoft.

Es el programa ms popular paraWindows en esta rea.

La extensin de sus archivos es XLS en Office 2003 y anteriores y

XLSX en Office 2007.

Es un programa fcil de comprender yutilizar.

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Microsoft ExcelMicrosoft Excel

Excel es la herramienta de Office quefacilita la creacin de hojas declculo de una manera rpida permiteprocesar nmeros y ayuda a realizar

clculos desde los ms simples hastalos ms complejos que implicanmanipular muchos nmeros y realizar

muchas operaciones numricas

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Botn de Office

Barra de

herramientas deacceso rpido

Barra de

Ttulo

Barra de frmula

minimizar

maximizar orestaurar

FILA 13

COLUMNA J

CeldaactivaJ13

Pestaas queidentifican las hojas Barra de desplazamiento

11

22 3344

55

66

77

88

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1. Cuadro con el nombre de referencia activa.

2. Celda activa

Muestra un borde grueso. Para digitar datos.

3. Celda

El rea donde una fila y una columna se unen.

4. Encabezado de columna.

5. Fila

- Una lnea horizontal de celdas. Un nmero identificacada fila.

6. Columna

- Una lnea vertical de celdas. Una letra identifica cada

columna.7. Encabezado de fila.

8. Barras de desplazamiento.

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Barra de estadoBarra de estado Listo Ready

Indicador de modo

Botones de presentacin Salto de pgina de vista previa

Permite visualizar cuando rompemos la pgina.

Diseo de pgina

Permite ver la hoja en forma de tabla.

Vista normal

Muestra el formato del texto, simplifica el diseo de la

pgina, de forma que se puede escribir y modificarrpidamente.

Ajuste del tamao del documento en ventana zoom

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Bandas de opcionesBandas de opciones Estas bandas muestran las opciones

que se pueden ejecutar. Contienen los comandos ms

importantes y aquellos que el usuario vautilizando.

Muestran un comportamiento inteligente.

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ContinuaciContinuacin:n:

Bandas de opcionesBandas de opciones

Inicio Home

Esta banda contiene grupos de operaciones: portapapeles, formato de texto,

alineacin, nmeros, estilos, celdas y edicin.

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ContinuaciContinuacin:n:

Bandas de opcionesBandas de opciones

Insertar Insert

Al pulsar esta pestaa se encuentran las herramientas de acceso rpido quepermiten trabajar con tablas, ilustraciones, grficas, enlaces y texto.

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ContinuaciContinuacin:n:

Bandas de opcionesBandas de opciones

Disposicin de la pgina Page layout

En esta banda se encuentran las instrucciones para trabajar con el diseo dela pgina, tales como: temas-fondos,-themes, configuracin de la pgina,escala de ajuste, opciones de hoja y arreglos.

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ContinuaciContinuacin:n:

Bandas de opcionesBandas de opciones

Frmula Formulas

En esta banda se encuentran las instrucciones para trabajar con la librera defunciones, definir los nombres, auditar las frmulas, clculo.

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ContinuaciContinuacin:n:

Bandas de opcionesBandas de opciones

Data

En esta banda se encuentran las opciones obtener datos externos, ordenar yfiltrar, herramientas de datos, bosquejo.

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ContinuaciContinuacin:n:

Bandas de opcionesBandas de opciones

Revisar Review

Las funciones que aparecen en la banda permiten trabajar con la revisinde los documentos.Entre las funciones se encuentran: edicin, comentarios y cambios.

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ContinuaciContinuacin:n:

Bandas de opcionesBandas de opciones

Vista View

La banda de vista permite trabajar con las siguientes funciones: vista de lahoja de trabajo, mostrar /ocultar, acercar zoom, ventanas y macros.

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ContinuaciContinuacin:n:

Bandas de opcionesBandas de opciones

Aadir Add ins

Las funciones que aparecen en esta banda

permiten trabajar con el men de comandos ypersonalizacin de barras.

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Alineacin

Alineacin: Nos permite ajustar el

contenido de una celda.

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Cambio de formato nmeros

Versin: Microsoft Excel 2007

Formato de nmeros: Nos permite

modificar el contenido de una celda,segn corresponda.

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Formato de CeldasFormato de Celdas

Formato de Celda: Nos

permite modificar el tipode dato, alineacin,fuente, bordes, rellenos yadems administrar

niveles de seguridad deuna o varias celdas.

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Cambio de las fuentes

Bordes y sombreados

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BOTONES DE ESTILO PARA EL FORMATO DEBOTONES DE ESTILO PARA EL FORMATO DE

CELDA Y NCELDA Y NMEROSMEROS

1 2 3 4 5 6

1. Combinar y centrar (merge and center)

2. Estilo moneda (currency style) $50.00

3. Estilo porcentual (percent style) 20.00%

4. Estilo millares (comma style) 1,200.005. Aumenta decimales (increase decimal) agrega un lugar decimal

6. Disminuir decimales (decrease decimal) elimina un lugar decimal

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PARTE PARCIAL DE LA BARRA DEPARTE PARCIAL DE LA BARRA DE

HERRAMIENTASHERRAMIENTAS

1 2 3 4

1. Autosuma.

2. Despliega las funciones para trabajar frmulas.

3. Ejecuta la funcin de ordenacin ascendente.

4. Ejecuta la funcin de ordenacin descendente.

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Libros y hojasLibros y hojas En el dibujo anterior vimos representada

una hoja de clculo. Pero en realidad un archivo de Excel se

compone de varias hojas de clculo,hasta un mximo de 255.

Ese conjunto de hojas se llama Libro. El

nombre del libro lo determina el nombredel archivo.

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Libros y hojasLibros y hojas El nombre de la hoja lo da Excel por defecto

(Hoja1, Hoja2, etc.) pero el usuario puedecambiarlo.

Basta hacer doble clic sobre la hoja.

Todo usuario organizado le da nombre a lashojas para saber de qu trata.

No se debe meter toda la informacin enuna sola hoja: clasifquela.

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CeldaCelda A la interseccin entre una columna y una

fila se le llama celda. Cada celda tiene supropia referencia o identificacin

Referencia

Celda activa

El cursor en Excel, luce comouna cruz color blanco.

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CeldasCeldas Para que el trabajo en una hoja de clculo

sea efectivo, llene cada celda con un solodato.

Para llenar una celda, debe seleccionarlay escribir.

Se sabe que una celda est seleccionada

porque su borde est resaltado, es msoscuro que el de las dems celdas.

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Filas y ColumnasFilas y Columnas La informacin se ubica en celdas.

Cada celda es la interseccin entre unafilas y una columna.

Dentro de una hoja de clculo, puedohacer referencia a una o varias celdas.

Cada celda tiene su direccin o

localizacin dentro de la hoja. Una hoja tiene 65536 filas y 256 columnas

como mximo.

OS Q OSPUNTOS QUE DEBEMOS

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Cada columna tiene una letra que

identifica y cada fila tiene un nmero. La interseccin entre una fila y una

columna se llama celda.

Para escribir ecuaciones en Excel esnecesario conocer los comandos

matemticos, tales como:

PUNTOS QUE DEBEMOSPUNTOS QUE DEBEMOS

RECORDARRECORDAR

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Botones de navegaciBotones de navegacinn

Estos botones te permiten desplazarsefcilmente a otra hoja de clculo dentrode un libro de Excel.

El libro viene con tres hojas de clculo,pero pueden aadirse ms.

CC l h j dl h j d

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Para recorrer la hoja de clculo:

CCmo moverse en la hoja demo moverse en la hoja de

cclculo?lculo?

Tab

Enter

Flechas direccionales

Barras de desplazamiento

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Entrada de informaciEntrada de informacinnAl entrar informacin a la celda, sta

aparecer simultneamente en la barra deformulas.

En Excel, el cursorluce como una cruz

color blanco

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Entrada de InformaciEntrada de Informacinn Escoga la celda en la

que desea escribir.

Si deseas cambiar la

informacin, da dobleclic en la celda ycorrige.

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El ancho de la columna se puede

modificar o ajustar manualmente omediante el empleo de la opcin deautoajuste.

TamaTamao de columnaso de columnas

Debe colocar el puntero del ratn sobre

la lnea que divide una columna y otra,cuando aparezca la herramienta deajuste, se arrastra hacia el lado.

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Cambiar tamaCambiar tamao y movero y mover

Haga

clicpara

aumentar

el

ancho

Sin sacar el punterode la seleccin,

muvalo hasta que

aparezca la flecha;

luego arrastre.

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InserciInsercin de filasn de filas Siga estos pasos para agregar una fila:

Haga clic en la fila donde desea agregar unafila nueva.

Seleccione Insert Rows en la barra demens. Las filas inferiores sedesplazarn hacia abajo.

Vea ilustracin grfica ms

adelante...

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EjemploEjemplo

Nota: La interfaz de este programa est en espaol.

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InserciInsercin de columnasn de columnas Haga clic en la columna donde desea

agregar una columna nueva.

Seleccione Insert

Columns en labarra de mens. Las columnas

existentes las mover a la

derecha.

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EjemploEjemplo

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SelecciSeleccin de varias celdasn de varias celdas Al hacer clic en la celda el puntero del ratn se

transformar en una cruz grande, colorblanco.

Mantenga pulsado el botn izquierdo del ratny arrstrelo hasta la ltima celda que deseaseleccionar.

Al soltar el botn del ratn las celdasseleccionadas aparecern sombreadas.

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SelecciSeleccin de varias celdas (cont.)n de varias celdas (cont.) Para seleccionar celdas que no son

contiguas mantenga pulsada la teclaControl mientras selecciona los dems.

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SelecciSeleccin de columnas y filasn de columnas y filas

Seleccione una columna

Seleccione unafila

Toda la hoja declculo

Nota: Al colocar el puntero en el rea de columnas o

filas, el cursor se convertir en una flecha color negro.

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Mover o Copiar InformaciMover o Copiar Informacinn Seleccionar los datos

Sobre la seleccin oprimir el botn derecho delratn y seleccionar cuto copy

Luego moverse al lugar donde llevar los datos,oprimir clic derecho y escoger

la opcin paste

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Desplazarse por celdasDesplazarse por celdas Oprima Enter, las flechas del teclado o la

tecla TAB para moverse por las celdas.

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RangosRangos Un conjunto de celdas se denomina

rango. Un rango puede ser una fila, una columna,

o un cuadro de celdas.

Por ejemplo, el rango A10:E15 se refierea todas las celdas comprendidas entre las

celdas A10 y E 15.

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Rango A10:E15Rango A10:E15

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Operaciones de selecciOperaciones de seleccinn Una columna: haga un clic sobre el ttulo

de la columna. Una fila: haga un clic sobre el ttulo de la

fila.

Varias celdas: haga clic en la primeracelda y arrastre el puntero hacia la

direccin deseada.

C ld l i dC ld l i d

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Celdas seleccionadasCeldas seleccionadas

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Operaciones con seleccionesOperaciones con selecciones Para eliminar el contenido de las celdas

seleccionadas, oprima DELETE. Para mover el contenido de las celdas,

coloque el puntero en uno de los bordes de la

seleccin hasta que aparezca una flecha.Cuando aparezca, haga clic y arrastre.

Para cambiar el tamao de una fila o

columna, arrastre el borde del ttulo paraaumentar el ancho o el alto, segn el caso.

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Operaciones con hojasOperaciones con hojas Para moverse entre una hoja y otra, puede: Hacer clic en la etiqueta de hoja deseada.

Pulsar CONTROL + PAGE DOWN paraavanzar, o CONTROL + PAGE UP pararetroceder.

Usar las flechitas de desplazamiento porhojas, haciendo clic en el botncorrespondiente.

O hacer clic con el botn derecho sobre lasflechas para ver el nombre de la hoja adondedesea moverse.

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Desplazamiento por hojasDesplazamiento por hojas

Ir a la anterior

Ir a la primera

Ir a la siguiente

Ir a la ltima

CreaciCreacin y eliminacin y eliminacin den de

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C yy

hojashojas Para insertar una nueva hoja, oprima el

men Insertar / Hoja de clculo.

Para borrar una hoja, haga clic con el botn

derecho sobre la hoja y elija Eliminar.

CreaciCreacin y eliminacin y eliminacin den de

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yy

hojashojas Para seleccionar un rango de hojas, haga

clic en la primera, oprima Shift y sin soltarhaga clic en la ltima.

Para seleccionar hojas no contiguas,

oprima Control y sin soltar haga clic encada hoja.

Puede borrar varias hojas seleccionadas.

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Rango de hojas

Hojas no contiguas

Formato de selecciones

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Formato de seleccionesFormato de selecciones

Podemos aplicar formatos similares a los

de Word a las celdas y sus contenidos. Basta con seleccionar la celda o celdas

que se desee modificar, y hacer clic en el

men o botn correspondiente.. Veamos un resumen de los formatos que

se pueden aplicar.

Modo de obtener ayuda enModo de obtener ayuda en

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y

ExcelExcel Oprima F1 para activar el Asistente.

Oprima Shift+F1 y lleve el puntero hacia lazona de la pantalla de la cual deseeayuda.

Oprima el botn derecho del mouse sobrecualquier men, herramienta o botn de

cuadro de dilogo para ver la opcin Ques esto. Luego haga un clic sobre esemensaje y ver una ayuda especfica.

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F1 para el AsistenteF1 para el Asistente

Shift + F1 para ayudaShift + F1 para ayuda

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especespecficafica

Ayuda en un cuadro deAyuda en un cuadro de

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Ayuda en un cuadro dey

didilogologo

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Actividad

Prctica

Compromisos PrCompromisos Prxima Clasexima Clase

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Compromisos PrCompromisos Prxima Clasexima Clase

Investigar sobre :

Gracias y nos vemosla prxima semana!

99 Niveles de Prioridad de los Operadores.Niveles de Prioridad de los Operadores.99 Formato CondicionalFormato Condicional99 Errores dados en ExcelErrores dados en Excel

Profundizar lo dado en clase.

Ejercicios Prcticos

Entrar en la Plataforma para el Quiz Terico