P R E D G O V O R Ovaj prirunik rezultat je nastojanja da se obuhvate znanja potrebna svima koji se bave stvranjem, upravljanjem, uvanjem i uope brigom za dokumentaciju arhivsku grau. Najvrijedniji i najvaniji dokumenti koji nastaju u svakodnevnom poslovanju pravnih i fizikih lica, jednog dana postat e arhivskom graom. Osim praktinih razloga i interesa svakog stvaratelja, ovo je dodatni razlog da se briga dokumen-tima zapone od samog trenutka njihovog nastanka, kako bi se garanti-ralo da e kad prijeu u arhiv biti istinska, cjelovita memorija naroda arhivski izvori, kao najpouzdanija evidencija o prolosti i o ljudskom stvaranju. Dobro kancelarijsko poslovanje osnova je sreenosti registra turne i arhivske grae i garancja njezinog budueg ouvanja. Iz tih razloga, osoblje registratura u kojim budua arhivska graa nastaje i osoblje arhiva, kao kompleksnih ustanova koje e obezbijediti trajno uvanje te grae, moraju kroz aktivnu suradnju obezbijediti ove ciljeve i zadatke. Obzirom na specifinost arhivske djelatnosti, ispunjenje tih zadataka zahtijeva mogue je samo kroz kontinuirano i iroko educiranje odgovornih osoba za upravljanje registraturnom graom. Zakonodavno pravna regulativa o arhivskom poslovanju nezami-sliva je bez rezultata arhivske teorije. Osobito danas aktualna teoretizi-ranju u arhivistici akcentiraju model kontinuiteta arhivske grae. Prema ovome modelu, struna briga za arhivsku grau zapoinje od samog njenog nastanka, a ne vie od preuzimanja u arhive, to jo vie nego do sada aktualizira i namee kao imperative interaktivan i konstruktivan odnos registratura i arhiva. Pored toga, cjelokupno arhivsko poslovanje, jednako kao i arhivistika znanost, nalazi se pred izazovima informacijske tehnologije, kojom se stvaraju zapisi arhivska graa koja zahtijeva poseban vid upravljanja i zatite. Ipak, istinski i potpun uvid u ovu cjelokupnu problematiku nije mogu bez sagledavanja naina na koji se u prolosti vodila briga o pisanim zapisima. Na osnovu svega toga, koncipiran je i ovaj prirunik. Trenutna kadrovska struktura, kako u registraturama, tako i u arhivima, ni izbliza ne zadovoljava stvarne potrebe. Osim toga, u Bosni i Hercegovini ne postoji adekvatan sistem obrazovanja kadra za arhivsku djelatnost. Zato izraavamo nadu da e ovaj prirunik ispuniti svoju namjenu u kontinuiranom, specifinom i kompleksnom obrazovanju arhivskoga kadra biti od koristi svima koji ele da steknu osnovna znanja iz predmetnih oblasti. Ovo drugo izdanje Prirunika za polaganje strunog arhivistikog ispia proireno je Pojmovnikom, koji je zamiljen da korisnicima poslui kao svojevrsno pomagalo, sadravajui arhivistike termine i druge termine koji u arhivskom i registraturnom poslovanju imaju posebno znaenje. A u t o r i

aban Zahirovi

HISTORIJSKI RAZVOJ ARHIVISTIKE Snaga naroda lei u snazi i bogatstvu njegovog pamenja to nije zapisano, kao da se nije dogodilo 1. Kratak pregled u prolost uvanja dokumenata 1. 1. Arhivska graa kao produkt pismenosti Pogled u prolost arhivistike i onoga to je uz nju vezano zapoinjemo krilaticama koje arhivisti dre imperativno geslima i insprirajuim naelima. Arhivistika je disciplina koja se bavi teoretskim i praktinim prouavanjem postanka i zatitom, uvanjem, koritenjem arhivske grae / dokumenata, te primjenom metoda, tehnika i principa rada s dokumentima; to je disciplina o organski nastalim cjelinama i arhivskim dokumentima kao sastavnim dijelovima tih cjelina, koja istodobno ui po kakvim se kriterijima arhivska graa najsvrsishodnije oblikuje i organizira. Nastaje iz potrebe da su u radu sa spisima utvrde naela i metode sistematizacije i klasifikacije. To je kompleksna znanost koja se u prolosti svrstava u pomone historijske, u novije vrijeme i meu informacijske znanosti. Arhivistika kakvu poznajemo danas isprepletena je s drugim disciplinama i spoj je teorije i prakse. Sutina arhivistike je bavljenje dokumentima uope, od trenutka kad nastaju, do prelaska u arhivske depoe. Nezaobilazan dio uenja o arhivistici i uope o onome to je s njome vezano, predstavlja znanje o tome kako su u prolosti nastajali spisi, kako se o njima vodila briga, kako su odlagani, uvani i prouavani. Ne samo to je arhivistika kompleksna disciplina, nego je ona relativno novija znanost, iako su zapisi / dokumenti koji su glavnim predmetom njezinoga bavljenja stari koliko i ovjeanstvo. Za arhive kao mjesta gdje se uva arhivska graa moe se slobodno kazati da su stari koliko i ovjeanstvo. Kao razlozi za osnivanje arhiva, openito se moe uzeti:

a) elja za oslobaanjem kancelarija od papira; b) slubena priroda; c) uvanje dravnih prava i privilegija; d) kulturni i znanstveni razlozi.

Kada su poeci uvanja pisanih spomenika? Kako njihovo nastajanje, tako i njihovo

uvanje see u daleku, daleku prolost. Moe se rei da otkad postoji pismenost i rjeavanje raznih privatnih i pravnih stvari pismenim putem, postoji i briga za pisane spomenike, uvjetno govorei arhivsku grau. Moderna arheoloka istraivanja pomjerila su tradicionalno prisutni fokus u historijskom razvoju arhiva i uvanja zapisa sa drevne Grke i Rima na Bliski i Daleki istok. U nalazitvu Mari, babilonskom gradu na zapadnoj obali Eufrata, naeno je preko 20.000 ploica pisanih klinastim pismom. U Amarni u Egiptu naena su pisma pisana na glinenim ploicama. U Siriji, u dananjoj Ras amri, na ostacima fenikog grada drave Ugarita pronaene su posebne prostorije za diplomatske, financijske i upravne arhive. U Nipuru, smatra se, naen je prvi bankarski arhiv. I gradovi drave Gubla, Sidon, Tir i drugi posjedovali su takva posebna spremita, za koja su arheoloka istraivanja dokazala da su bila odreena za pohranu zapisa.

U Staroj Grkoj, u 4. stoljeu p.n.e. u Ateni postoji u hramu boice Kibele Metroonu, arhiv. Tu su uvane liste pobjednika na olimpijadama, ali i druge listine. Pojam arhiv etimoloki i dolazi iz grkoga jezika ( arheon) to znai poglavarska zgrada.

U Rimu, dravni spisi uvani su u Saturnovu hramu i Tabulariumu, podignutom 78. p.n.e. na padinama Kapitola. U zakonodavstvu Rima, u Justinijanovu kodeksu iznesene su odredbe o cilju i nainu stvaranja arhivske grae i njegove zatite. Ve je tu arhiv definiran kao mjesto gdje je pohranjena javna graa, a 11 definirane su i obaveze uvanja i pristupa javnoj grai. Praksa uvanja pisanih dokumenata uz hramove, stvara kasniju, srednjovjekovnu praksu uvanja u trezoru.

Razdoblja koja se mogu ustanoviti u razvoju arhiva jesu:

1. razdoblje trezora; 2. razdoblje uredskih arhiva; 3. osnivanje modernih arhiva; 4. formiranje moderne arhivske slube.

1. 2. Trezori povelja Od 12. stoljea poinje nova pravna praksa, pa tako i nova koncepcija arhiva koja se zadrava do 16.st. Svaki vladar, velika ima svoj arhiv na posebnom mjestu, trezoru gdje uva sve to moe imati dokaznu snagu. U historiji tako postoje razne krinje i trezori; Kartofilatinum, Cista seu Archivum, armarium, scatula, archa, tresor, scrinium, chartarum, chartularium, sacristia. Tako je, primjera radi, Filip August 1194. osnovao Tresor des chartes. Radi obezbjeenja i sigurnosti, poinju se isprave prepisivati u kartulare i openito se poinje voditi rauna o inventarizaciji isprava i spisa, to u izvjesnom smislu predstavlja i prve inventare isprava, odnosno pomagalo preko kojega su se traene isprave mogle pronai i dokazati njihovo postojanje. U naem najbliem susjedstvu, u statutima nekih dalmatinskih gradova Zadru, ibeniku, Dubrovniku i drugim, regulirane su obaveze uvanja arhivske grae. Statut grada Dubrovnika iz 1278. godine striktno je odredio uvanje isprava, to govori da dananji Dravni arhiv u Dubrovniku ima tradiciju duu od sedam stoljea. U 16. stoljeu javljaju se pokuaji prikupljanja grae na jedno mjesto, tj. pokuaji osnivanja arhiva. Prvi takav arhiv osnovao je panjolski kralj Filip II koji je 1567. ujedinio isprave u dvorcu Simancas kraj Valladolida. U Engleskoj je 1578. kraljica Elizabeta osnovala Dravni ured za spise; U Rimu je papa Pio V osnovao Vatikanski arhiv, kojeg je 1611. objedinio nasljednik Pavao V. 1. 3. Razvoj modernih kancelarija, registrature Poeci rasprava iz arhivistike vezani su za razvoj administracije u 16. stoljeu, jaanjem pismenog openja, koji dovode do porasta spisa za razliku od srednjeg vijeka, te i do gomilanja spisa koji nisu potrebni. Posebno u njemakim dravama stvaraju se registrature to utjee na cijelu Evropu. Spisi se poinju odlagati u posebne omote, dosjea, fascikle, uspostavlja se unaprijed plan za odlaganje i sreivanje. U to vrijeme osnutka modernih evropskih drava u drugoj polovici 16. stoljea, proirenjem djelokruga ureda i poveanjem pismene koncentracije, s ime uporedo ide i koncentracija arhivske grae nastale radom razliitih ureda na jedno mjesto, nastaju i prve rasprave o naravi arhivske grae i ureenja arhiva. Prvi autori arhivistikih studija bili su Carolus Molineus (1552. i 1612); Balthassare Bonifacius (1632), Alberto Barisone (1619. i

1667), Ahasver Fritsch (1664), Jakob von Rammingen, ( 1571), Nicolaus Glussianus (1684) i drugi . 1. 4. Utjecaj diplomatike na arhivistiku U isto vrijeme, za svoj razvoj, arhivistika mnogo duguje diplomatici. Diplomatika je pomona historijska znanost koja prouava diplomatike izvore: isprave, akte, ugovore, radi utvrivanja njihove vjerodostojnosti kao historijskog svjedoanstva. Krajem 17. stoljea, koritenje isprava od strane razliitih tijela vlasti kao dokaza njihovih prava i privilegija, dovelo je do razvoja metodologije za provjeru autentinosti isprava. Diplomatika zapravo nastaje i razvija se usljed krivotvorenja i velike produkcije lanih isprava, pa se poinje baviti sastavnim dijelovima isprava. U djelu Acta Sanctorum quotquot in toto orbe coluntur (1643.) Johannes Bolandus iznio je tvrdnje da je veina isprava u Saint Denisu kod Pariza falsifikovan. Djelo De re diplomatica libri sex Jeana Jacquesa Mabillona, koje je nastalo kao odgovor na ove tvrdnje 1681.godine, djelo je koje je uspostavilo diplomatiku kao samostalnu discipline. Od tad je diplomatiko uenje usredotoeno na skupine dokumenata, njihove karakteristike, postanak i nain na koji se njima treba upravljati. Zato se poetak prave arhivistike dovodi u vezu s raspravama o komponentama grae, oblicima, stvaranju, predaji i djelotvornosti te arhivistikih metodolokih ideja i praktinih postupaka o sreivanju grae, njegovom opisu, koritenju, pohrani i sigurnosti. 2. Zaetak moderne arhivistike Francuska revolucija 1789.godine dovodi do centralizacije arhivske grae i do njenoga otvaranja javnosti, to oznaava poetak moderne slube arhiva. Nakon Francuske revolucije, arhivi vie nisu samo mjesta za uvanje spisa, zatvorene ustanove, nego su samostalne i javnosti otvorene ustanove. I sama graa koja se uva ne odnosi se, kao do tada, samo na vladarske i openito isprave kojima se pridaje vanost zbog njihove pravno dokazne snage, nego i graa svih institucija i pojedinaca; ne samo dravni, nego i crkveni, privatni arhivi, koji imaju ne samo pravnu i imovinsku, nego i politiku, kulturnu, znanstvenu korist. Odlukom od 25.VII.1794.godine, arhivska graa je proglaena javnim dobrom dostupnim svim graanima na koritenje i poela se smatrati nacionalnim blagom koje se treba koristiti kao historijski izvor i koje treba uiniti poznatim svim znanstvenicima. Poelo se voditi rauna o cjelovitosti fonda (Respect des fonds) kao organske skupine grae nastale iz djelatnosti jedne pravne osobe (ustanove, institucije, dravnog organa itd) ili fizike osobe (pojedinac ili obitelj), koja se obavezno uva kao cjelina. Uvoenje ovog principa znaajno je promijenilo sudbinu arhiva i arhivske grae u pozitivnom smislu. Sve do prihvaanja ovog naela, arhivska graa sreivana je tematski, ovisno o internim naelima onoga koji je sreivao. Uvoenjem, meutim, ovog principa, tematsko sreivanje nije ukinuto, nego je nastavljeno unutar cjelovito sauvanog fonda. Jednom Instrukcijom iz 1841.godine uspostavljen je i princip provenijencije. Zakoni doneseni izmeu 1812. i 1857.godine u Napulju, Pruskoj, Nizozemskoj i Francuskoj propisali su da se arhivska graa jednog stvaratelja (odnosno osobe ili organizacije koja je stvorila ili primila grau tokom svoga djelovanja) mora tretirati odvojeno od arhivske grae drugog stvaratelja i uvati u istom poretku kao to je to bilo. Prema Brennekeu, Historijskofiloloka klasa Berlinske akademije znanosti 6. aprila 1819. iznijela je prvi put miljenje o provenijenciji. S njome je neodvojivo i naelo prvobitnoga poretka po kojem se uva upravo onaj poredak u

kojem je graa nastala i koji treba obavezno zadrati zbog ouvanja konteksta nastanka spisa, radi ouvanja izvorno nastalih pomonih evidencija.

Glavni rezultati Francuske revolucije su:

1. stvaranje nezavisne arhivske uprave; 2. neelo opega pristupa arhivskoj grai; 3. odgovornost drave za arhive i arhivsku grau.

Nakon ustanovljenja Nacionalnoga arhiva Francuske, Zakonom iz 1790.godine,

poinju se osnivati i dravni / nacionalni arhivi i u drugim zemljama ( u Italiji 1816, u Engleskoj 1833, u Poljskoj 1874, u ekoj 1862.godine itd). U skladu s historijskim razvojem arhivistike kao samostalne discipline, razvijalo se i arhivistiko obrazovanje. Prvom kolom smatra se Ecole des Chartes (1821). Ova je kola proirena 1829. na tri godine u rang sveuilita, za pripremu arhivista paleografa i bibliotekara, a uz nju u novije doba postoji i stalan teaj Stage techique international d' archives. Meu prvim arhivistikim kolama su one u Napulju (1811), Mnchenu (1821), Madridu (1856), Vatikanu (1884), Marburgu 1893). Arhivistike kole, koje su nudile zasebne programe, bile su utemeljene na ideji da se znanje arhivista temelji na znanjima pomonih historijskih znanosti, kao i na filolokim disciplinama.

Znaajan izraz koncepcije o samostalnosti arhivistike predstavlja prirunik za sreivanje i opis arhivske grae u autorstvu trojice nizozemskih arhivista S. Mullera, J. A. Feitha i R. Fruina, 1898.godine.Svojim stajalitima u navedenom priruniku, oni su potvrdili samostalnost arhiva kao ustanova i princip provenijencije, kao i naelo prvobitnog poretka. Prirunik je preveden na mnoge svjetske jezike i smatra se prvom znaajnom teoretskom razradom arhivistike kao znanosti.

U Engleskoj je 1922.godine pristup arhivistici kao samostalnoj znanosti zauzeo Hilary Jenkinson u djelu A Manual of Archive Administration. U Italiji je znaajnu knjigu objavio Eugenio Casanova ( Archivistica9, 1928.godine. Meu utjecajnijim radovima u definiranju meunarodnog smjera arhivistike bile su rasprave Archivkunde, Nijemca Adolfa Brennekea (1953) i Modern Archives (1956) Amerikanca Theodora Schellenberga.

3. uvanje i zatita arhivske grae u Bosni i Hercegovine 3. 1. Kratak pregled uvanja u prolosti I na dvorovima srednjovjekovnih bosanskih vladara postojala je briga za ispreve. U tom periodu postojale su instutucije kancelara, dijaka, koji su bili zadueni za sastavljanje i uvanje isprava. Takav se javlja na najstarijoj sauvanoj povelji, uvenoj povelji Kulina bana iz 1189.godine (Radoje), a zove se jo dijak nadvorni, dijak veliki, gramatik, logotet. Karakteristike bosanskih povelja pokazuju veliko bogatstvo, kao i jedinstvenost u sastavljanju, to govori da je i u Bosni i Hercegovini, kao i u drugim zemljama, u srednjovjekovnom periodu postojala organizacija. Naalost, usljed historijskih okolnosti, u BiH je sauvana tek povelja bosanskoga kralja Dabie od 20. aprila 1395.godine, kojom je keri Stani poklonio selo Veljaci. Povelja je, na osnovama Sporazuma o restituciji arhivske grae, vraena iz Dravnog arhiva u Beu, tek 1977.godine.

Slika Faksimil povelje kralja Dabie iz 1395.godine

Vrijednosti kakve su i najstarija postojea povelja, povelja Kulina bana iz 1189.godine, ili izvanredna liturgijska knjiga Hrvojev misal nalaze se izvan zemlje, kao i brojne druge arhivske vrijednosti. Nakon to su Turci osvojili Bosnu i Hercegovinu, arhivska batina je unitavana ili rasijana po drugim zemljama, a Turci nisu uspostavili niti je bilo organizirane ustanove koja bi se bavila sistematskim uvanjem spisa i druge grae. Tek potkraj 19. stoljea poinje se initi vie na ovim pitanjima. Zahvaljujui aktivnosti fra Pavla Civia, osnovan je 1554.godine Arhiv Redodrave Bosne Srebrene, ali to nije bila organizirana javna ustanova, niti je imala znaajnijeg utjecaja na svjetovnu vlast i upravu. Ostaje injenica, da je to prvi pomen arhiva u Bosni i Hercegovini. Poseban fenomen ostaju samostanski arhivi i knjinice (Fojnica, Kreevo, Gorica kod Livna, Kraljeva Sutjeska). Prve poetke organizirane brige za arhivske vrijednosti treba traiti u samostanskim arhivima. Uz kole koje su bile konfesionalnog karaktera uvane su bibloteke, arhivske vrijednosti, a u samostanskim zbirkama su uvane matice, kronike svetaca, liturgijske knjige i druge vrijednosti. 1846.godine sagraena je u Istanbulu posebna zgrada za uvanje arhivskih spisa, dok je u historiji Bosne i Hercegovine za odnos prema uvanju ahivskih vrijednosti vana transformacija drutva iz vojnikog ureenja u civilno drutvo, koja je zapoela 1839.godine. Krivini zakon iz 1840.godine u Osmanskom carstvu sadravao je kaznene odredbe za sluaj unitavanja arhivske grae, a 1864.godine, nakon proglaenja Uredbe o Bosanskom vilajetu osnovan je ured za uvanje spisa i uspostavljen generalni sekretar vilajeta mektubdija, koji je bio zaduen za urednu slubenu korespodenciju. Iz ovog perioda takoer nije sauvano mnogo arhivske gra. Vilajetski arhiv (oko 200,000 dokumenata) dugo je bio u Zemaljskom muzeju, kojeg je po osnivanju 1950.godine preuzeo Orijentalni institut, da bi sve to i druge vrijednosti ( rukopisi, biblioteka, mikrofilmovi i zavreni projekti) nestalo u ratnom bezumlju 1992.godine. Neki drugi arhivi ( u Tuzli, Travniku, Sarajevu, Mostaru, Banja Luci), uvaju vrijedne orijentalne zbirke, a Gazi Husrevbegova biblioteka je najbogatija biblioteka ustanova, koja uva vie od 5.000 rukopisnih kodeksa razliitog sadraja i bogatu arhivsku zbirku. U novije vrijeme Bonjaki institutu u Sarajevu prikuplja i uva znaajne dokumente, rukopise i periodiku znaajnu za historiju BiH. Za historiju zatite arhivske grae u BiH vani su datumi 1909. i 1914.godina, zbog pokretanja incijative za osnivanje Zemaljskog arhiva; prva inicijativa za osnivanja rezultirala je Instrukcijom za izdavanje bezvrijednog materijala, a druga nije ni bila na dnevnom redu zbog ratnih okolnosti.

Slika Prva stranica Instrukcije o kartiranju spisa iz 1909.godine

Raspadom Austro-Ugarske monarhije, u Dravi, pa Kraljevini Srba, Hrvata i Slovenaca i Kraljevini Jugoslaviji postojalo je i osnovano nekoliko arhiva, ali ne i u Bosni i Hercegovini. Ovaj period openito karakterie nesavjestan odnos prema arhivskoj grai, propadanje u neuslovnim prostorima i nezadovoljavajue upravljanje dokumentima, jer su stvaraoci i imaoci grae uvali grau prema svojim nahoenjima. 3. 2. Osvrt na arhivsku grau o prolosti Bosne i Hercegovine Mnoge arhivske vrijednosti povelje, spisi, raritetni rukopisi, inkunabule, rukopisne ostavtine, hronike, matice uvaju arhivi u Bosni i Hercegovini i one su u njih dospjele na

razliite naine. Na poetku svoga rada, mnogi arhivi bili su prinueni spaavati mnotvo nezatiene arhivske grae, jer je ista bila ugroena, pa je mnoga preuzeta u nesreenom stanju. Arhivska graa u arhivima BiH mogla bi se podijeliti na historijska razdoblja: Period osmanske uprave (1463-1878) glavni izvori arhivski fondovi nalaze se u turskim arhivima, ali i arhivske ustanove i druge institucije u BiH posjeduju znaajnu grau, mada je unitenjem grae u Orijentalnom institutu najvei dio uniten. Arhiv BiH uva oko 700 raznih dokumenata raznoga sadraja rukopisa i vie tampanih publikacija. Arhiv Tuzlanskog kantona u svojoj orijentalnoj zbirci ( 1579-1936) posjeduje rukopise, sidile, berate, fermane, prepisku i razna rjeenja. Analitiki inventar zbirke autorica Nermane Hodi tampan je 1990.godine. Istorijski arhiv Sarajevo posjeduje zbirku rukopisa, meu kojima su brojni raritetni primjerci u pogledu sadraja, vremena nastanka kaligrafskih i estetskih vrijednosti, korienja i sl. Arhiv uva 4 originalna sidila a Deftere Sarajevskog sarakog esnafa 1726-1823 u prevodu Raida Hajdarevia tampano je 1998.godine. Arhiv Hercegovako neretvanskog kantona uva Zbirku sidila, zbirku dokumenata Acta turcarum, zbirku rukopisa na orijentalnim jezicima ukupno 857. 1977.godine Arhiva je tampao katalog arapskih, turskih i perzijskih rukopisa, koji je priredio Hivzija Hasandedi. Arhivi u Banja Luci, Travniku i Bihau posjeduju grau iz perioda osmanske uprave, ali nisu tampali informativna sredstva o tome. Svi franjevaki samostani posjeduju orijentalne zbirke, catalog rukopisa tih zbirki uradio je Vano Bokov, a tampana su i regesta Provincijalata hercegovakih franjevaca. Gazi Husrevbegova biblioteka u Sarajevu uva znaajnu arhivsku grau izuzetne kulturno umjetnike i historijske vrijednosti. Tu se nalazi vie od 5.000 rukopisa, zbirka dokumenata, sidila i deftera. tampano je 14 kataloga, a biblioteka izdaje i asopis Anali. I druge institucije u cijeloj Bosni i Hercegovini kao i pojedinci, posjeduju grau iz ovog perioda, naroito vrijedne sadraje ima Fondacija Adila Zulfikarpaia. Jo je mnogo toga neistraeno, pa i neevidentirano kad je rije o grai iz ovog perioda. Period austro-ugarske vladavine (1878-1918) kad je rije o ahivskoj grai dosta je dobro pokriven. U Arhivu BiH nalaze se nesumnjivo dva najznnaajnija fonda, ne samo vezano za ovja period, nego i u konteksu cjelokupnog fundusa arhivske grae, a to su Odjeljenje za BiH Zajednikog ministarstva finansija i Zemaljska vlada za BiH. U preciznim evidencijama korisnika istraivaa zabiljeen je naroit interes za grau ovih fondova, a istraivai su kako domai, tako i oni iz stranih zemalja. Grau niih organa uprave (oblasti, kotara) uvaju arhivi u Mostaru, Banja Luci, Sarajevu, Travniku, Tuzli. Posebno je bitan fond Gradskog poglavarstva (1878-1918) i fond Vladinog povjerenika za Grad Sarajevo. Arhivska graa nastala u periodu izmeu va svjetska rata (1918-1941) znatnim je dijelom stradala. Graa vrhonih organa vlasti do 1925.godine djelimino je sauvana u Arhivu BiH i uglavnom je u dobrom stanju, a najvaniji su fondovi Narodno Vijee BiH (1918-1919), Zemaljska vlada za BiH (1919-1921), Pokrajinska uprava BiH (1921-1924), Veliki upan Sarajevske oblasti (1924-1929), Kraljevske banske uprave Drinske banovine (1929-1941), sudovi, kulturna drutva i dr. I drugi arhivi uvaju grau iz ovog perioda, koja je na alost uglavnom sauvana fragmentarno, kao to je dio fonda Kraljevske banske uprave Vrbanske banovine u Banja Luci, Gradskog poglavarstva u Sarajevu. Arhivska graa iz perioda Drugog svjetskog rata (1941-1945) najveim je dijelom stradala ili je fragmentarno sauvana i nalazi se u svim arhivima i nearhivskim ustanovama, a

najvie izvan granica BiH, pogotovo u Hrvatskom dravnom arhivu i Vojnoistorijskom institutu u Beogradu. Arhivisti istraivakim projektima i projektima snimanja ove grae nadopunjuju praznine. Najobimnija i najraznovrsnija arhivska graa sauvana je iz socijalistikog perioda (1945-1992). Svi arhivi su uveli slubi nadzora i evidencije stvaratelja ove grae (vanjska sluba), te redovno preuzimali istu nakon isteka rokova uvanja. Ovaj period s poetka karakterie i razvoj organizirane arhivske slube, a zbog koliine grae koja je preuzeta arhivi su imali posebno izraene smjetajne probleme, pa injenica da je neki arhivski fond preuzet u arhivska spremita nije istovremeno znaio i adekvatnu zatitu grae u njemu. Arhivi su ponovo pred izazovima i obavezama preuzimanja velikih koliina arhivske grae koja nije stradala u ratu 1992-1995.godine, a prostorne i druge mogunosti su na apsurdnom ogranienju. 3. 3. Moderna arhivska sluba u BiH Milan Popovi, koji je u Predsjednitvu Vlade NRBiH bio naelnik odjeljenja optih poslova, incijator je osnivanja prve arhivske ustanove u BiH. Uredba o Dravnom arhivu NRBiH usvojena je 12. decembra 1947.godine (Sl. list NRBiH, 55/1947). Uredbom su odreene obaveze uvanja i zacrtane smjernice, ali ira arhivska problematika ovom Uredbom nije rijeena. Sljedee godine, osnovan je Arhiv Grada Sarajeva, Odlukom koja se sutinski u svojim odredbama nije razlikovala od Uredbe o Dravnom arhivu, osim to je, razumljivo, drukije regulirala nadlenost dananjeg Istorijskog arhiva u Sarajevu da prikuplja i uva grau koja nastaje radom pravnih i fizikih osoba na razini grada Sarajeva. Nakon to je 1953.godine osnovan gradski arhiv u Banja Luci, u 1954. osnovani su arhivi u Doboju, Mostaru, Tuzli i Travniku. Tako je uspostavljena stvarna arhivska mrea u BiH. Iste godine, osnovano je i Drutvo arhivskih radnika, koje je pokretalo i koordiniralo razne strune poslove.

Slika Faksimil prve stranice Uredbe o osnivanju Dravnog arhiva NRBiH iz decembra 1947.godine

Arhivi koji su osnovani kao gradski, svoju su djelatnost irili na ire podruje sreza, kao tadanjih administrativnih jedinica, a kasnije i regije, te su postali regionalnim, to se vidi iz njihovih tadanjih naziva, npr. Arhiv Hercegovine, Arhiv Bosanske Krajine. Arhivska mrea je poboljana poetkom osamdesetih godina, osnivanjem regionalnih arhiva u Foi i Bihau. Arhivsku mreu ine svi nadleni (opi) arhivi u zemlji, na nain da se njihove nadlenosti ne pokalpaju, a da je cjelokupan teritorij pokriven arhivskom slubom. U pravilu, mrea se mora temeljiti na geografsko ekonomskim, a ne na administrativnim podjelima zemlje, zbog njihove relativno este promjenljivosti. Opi arhivi (savezni, republiki, pokrajinski, regionalni, meuopinski, opinski, gradski) prikupljaju, zatiuju, sreuju, obrauju i objavljuju arhivsku grau od znaaja za politiku, kulturnu i privrednu historiju ili druge javne, naune i drutvene djelatnosti, a specijalni arhivi prikupljaju, zatiuju, sreuju, obrauju i objavljuju arhivsku grau od znaaja samo za pojedine grane drutvene djelatnosti. Pored njih, postoje i specijalni arhivi, ustanove organizirana za prikupljanje, sreivanje, obradu, objavljivanje i uvanje arhivske grae iz odreene djelatnosti ili oblasti (diplomatski, vojni, pozorini, privredni). Specijalne arhive treba, kao takve, obavezno razluivati od zbirki

arhivske grae pri pojedinim ustanovama ili organizacijama, obzirom da postoji sklonost mijeanja tih dvaju entiteta. U pravom smislu rijei, specijalnim arhivom moe se smatrati samo Arhiv CKKPBiH, osnovan 1949. kao istorijsko odjeljenje CK BiH, od 1954-1959 radi kao Istorijski arhiv CK KPBiH, od 1959. prestaje i predaje grau Institutu za radniki pokret. Kad je 1974.godine formiran Istorijski institut, CK je formirao ponovo istorijsko odjeljenje, za partijsku grau. Arhiv CK SK je dio Odjeljenja za arhiv i dokumentaciju CK SK BiH, specijalizirani arhiv gdje se uva gradivo nastalo radom PK KPJ za BiH. Raznovrsnost djelovanja, potrebe uprave, nauke, kulture, potrebe fizikih i pravnih lica, publicistike i ope potrebe rezultirale su brigom za arhivsku grau i pri drugim ustanovama, koje nemaju izrazit arhivski karakter, tzv. nearhivskim ustanovama ( biblioteke, muzeji, akademije, instituti), ali je iz praktinih potreba, arhivsko zakonodavstvo odobravalo formiranje i odravanje i posebnih zbirki arhivske grae pri drugim institucijama, kod kojih bi bile izrezite potrebe za arhivskom graom za efikasno obavljanje svakodnevnih poslova ( organi bezbjednosti i odbrane, privredne organizacije, televizija, vjerske organizacije i sl.). III arhivistiki kongres u Firenzi, 1958.godine, prihvatio definiciju arhiva kao ustanova kompleksnoga karaktera, sa strunim arhivistikim, znanstvenim, kulturno prosvjetnim i upravnim funkcijama. I u naoj arhivistikoj struci shvaeni su arhivi kao polifunkcionalne ustanove kao:

a) upravne organizacije; b) INDOK 24 centri; c) kulturno obrazovne ustanove; d) znanstveno istraivake ustanove.

Arhivi su razvili u prethodnm periodu plodnu izdavaku djelatnost, naroito kroz

publiciranje izvorne arhivske grae, vodia, kataloga, inventara i drugih obavijesnih pomagala, memoara, monografija, izlobenih kataloga, a posebno mjesto zauzimaju struni asopisi i na ovom polju ostvarivana je plodna saradnja s drugim ustanovama, pogotovo onima koje su takoer radile na objavljivanju arhivske grae, poput ANUBiH, Orijentalni institut.

Arhiv BiH publicirao je hiljade stranica izvorne arhivske grae u selekciji, transkripciji i openito znanstvenoj obradi najistaknutijih historiara i arhivista kakvi su bili Anto Babi, Hamdija Kapidi, Kasim Isovi, Ferdo Hauptmann, Boo Madar, Risto Besarovi. Mnoge arhivske ustanove publicirale su vodi kroz svoj rad i svoje fondove (Sarajevo, Tuzla, Mostar, Arhiv BiH), inventare pojedinih fondova, zbornike memoarske grae. Posebno treba izdvojiti pregled svih arhivskih fondova i zbirki u BiH, koji je izaao 1981.godine u redakciji Neboje Radmanovia. Od godine 1961. izlazi Glasnik arhiva i Drutva arhivskih radnika BiH koji ima izuzetnu ulogu ne samo za arhivistiku, nego i za historiografiju Bosne i Hercegovine. U posljednjoj deceniji, tuzlanski arhiv izdaje asopis Arhivska praksa. Praznine u memoriji naroda, obzirom na ovakvo stanje arhivske grae, istaknulo je vanost prikupljanja izvora iz drugih arhiva iz drugih zemalja. Posebnu vanost ova djelatnost dobila je usvajanjem projekta Kompleksno istraivanje arhivske i biblioteke grae, koji je potpisan 1984.godine. Poseban problem u BiH je problem strunog kadra. Kadrovi u BiH bili su upueni da svoja struna znanja stjeu u centrima susjednih zemalja, Hrvatskoj i Srbiji. 1950.godine, kao prvi zvanian struni potpun teaj u nekadanjoj dravi, odran je teaj u Dubrovniku. Glavna naobrazba stjecanja je na Viem arhivistikom teaju u Beogradu. Zadar i Zagreb prvi su centri gdje su pri sveuilitima pokrenuti poslijediplomski studiji arhivistike, bilo u sklopu pomonih historijskih znanosti, bilo u sklopu informacijskih znanosti. Pri I gimnaziji u Sarajevu

jedno vrijeme, poev od 1981.godine, postojalo je srednjokolsko obrazovanje, a na univerzitetu se povremeno arhivistika predaje u sklopu pomonih historijskih znanosti. Odreenu kompenzaciju za nepostojanje mogunosti i programa obrazovanja arhivista predstavljaju razna usavravanja poput savjetovanja, seminara, obuke u drugim arhivskim centrima, samoobrazovanjem kroz postojeu literaturu i prirunike. Kad je rije o literaturi, izniman je znaaj objavljenog Prirunika iz arhivistike u Zagrebu, 1977.godine, u izdanju Saveza Drutava arhivskih radnika Jugoslavije, koji je zadovoljio sve zainteresirane i dobio samo pohvalna miljenja strune i znanstvene javnosti i zadrao veliku praktinu i strunu vrijednost do dananjih dana. U BiH je 1995. kao prvi bosansko hercegovaki prirunik objavljena Arhivistika u teoriji i praksi Azema Koara. Velika je uloga DAR.. Dobra je praksa organizovanja savjetovanja sa arhivskim djelatnicima iz registratura to pokazuju primjeri Tuzle, Sarajeva, Banja Luke. 3. 4. Arhivska djelatnost danas Ratna stradanja 1992-1995.godine bila su katastrofalna, nemjerljiva i nikada u cjelini utvrena koliina arhivskih vrijednosti potpuno he adia`h ` `dad`d`a ` Aa a !0$" f`a`ala ja$`atpndhl `a ``ec ( d` 0 @r`ida ne `g pebe db!aj` h d pe ` a @! Ib` P BALJ @JD AR@( JI HAA!A @CFPEBA H ) 0)0 "e ( @ nij$ id` `avaljd ja ap`( aba`ja h `pe`ha 2( Tpad dra ` Ijfba ``d `a ha a nt`e `` j` `` `qhpa ` @iH ha` e ` epba`# Kobf bbaha e dka `njd Opa``d `dnad h`c`hd p` " 0 `n aa`bata $ " dj`l` 022 . ajdhta

Cdpa`! @j`ach n a0ra `bj`ia i e bar`da``a `b``i h( ` a `ha` q ` utdr

I& Pba ad d ct ia`$ `dja i`a ` ppe`a a

! @bja ra e `la `pk` e bebar`ba` pe$ a h$ ` `bbaba a `bdb`a $ diep k b` a` nb` b``d a ped`ap` ppam`, @ a ```ira ! E c``i ka l``fa ` afh``hba, e `ot`( `$ paab`aah `epqfa 2 Ivba`` `njd ta$ Q i"b bb`haa$ B`hfh `a`je `bapara ` Pareb `0ad aj`dh cfh b r`fa` lbp ar` qc` ara d labd`he b `c letbabcdfi( !. t``qcij a ndbd`d`bnf `kt``a Bako` Da``"`ra`aa 0. @jtd` a h frja clanba p @`H `, ve j` `a a pra`iri D@ I HE A@ ! @@H A @APA `BA SP SA

`! @` po``be Ba e haja @`paja ( hbch, @na i Banb @ta`($ a 0 fa @jdbdhp Badeba i e ( S```bdvi, P`la, B `` ( Akc` ` a @p`fb`i @e ` b` `n``d `` R Pablh e Ar`aba ba ``ddhh aph P `fad`i b vfa Be q haad P` ab` ra a gba , bedhalbala a F dapabija a `d ajhad` ```idh ` c `` ds `bide ``ddija `` ``rif $ a `"a``l a a``c` ` @``ab e`aa i A" @`a d`d``hje Ar`aba P arald n @``ir Bh@ `pa ajd d``a ` `afa Ap``r Fe e``aih` h P`av @d`q l`ad @``ci` ` k`f fn`h A ``` Ra u Da`e Ab`bi @R@ @ @A @HA $@BA ARH BA BE0A`HABA CBPAJE

! 0K`baha @`pab `ka Cr`bje

D)!Pri`` @ *O$ aaa p cebbe a`ihficd `dadng `jd e ja arfd``a a arhi$ h` Diptbij` ``af @ pabdha Ab`a ibhgvab @ cd` h @dba e Rbn`

b5 A Ppbi j`( a ` F`` ra"i`h cu o jafadh bajpkna$`i `b`ifh `api`ea B` Becd A Har @a```nmE "$ Ar` be n pabhjd! h `! @p A`H` Bn a abh)pc`rh$braa i `phj`) Naja i Hdjba$ baje P` vidh( i p eqjkdali `bja ab` f` a e @` `f @jeda a He` de`fira@bcr` ``h f jaa ada(` $ edje `b irpa` fba ` e @`h rt @bade h ar`afcba e a ` bar badpbra cp`Qa$$ a rdaddom mogunou nestajanja i unitenja grae ili njezinog neprikladnog smjeaja. Arhivska mrea u Bosni i Hercegovini

Arhiv Bosne i Hercegovine

Arhiv Federacije BiH

Arhiv Brko Distrikta

Arhiv Republike Srpske

Istorijski arhiv Sarajevo

Arhiv Hercegovakoneretvanskog

kantona Mostar

Arhiv Srednjobosanskog

kantona Travik

Arhiv Zapadnohercegovake

upanije iroki Brijeg

Arhiv Unsko Sanskog

kantona Biha

Podruna jedinica Doboj

Podruna jedinica Trebinje

Podruna jedinica Foa

Podruna jedinica Zvornik

Arhiv Tuzlanskog kantona

Tuzla

Arhiv Bosanskopodrinjskog

kantona Gorade 3. 5. Meunarodna arhivska saradnja Bosanskohercegovaka arhivska sluba je dio evropske arhivske slube. Do raspada Jugoslavije i osamostaljenja pojedinih republika, lanstvo u meunarodnim strunim organizacijama ostvarivalo se preko Saveza Drutava arhivskih radnika Jugoslavije i Arhiva Jugoslavije. lanstvo u meunarodnim strunim organizacijama je vano radi praenja i sudjelovanja u tokovima razvoja struke i prihvatanja narodnih normi. Arhiv BiH je od 1994.godine kao lan Meunarodnog arhivskog vijea ICA (International Council of Archives). ICA je profesionalna organizacija posveena promociji zatite, razvoju i koritenju svjetskog arhivskog nasljea, koja prikuplja nacionalne strunjake i udruenja. Ciljevi ICA-e su razvoj arhiva u svim zemljama, organizacija najboljih postupaka i standarda u struci. Arhivisti iz Bosne i Hercegovine su i prije 1992.godine u sklopu meunarodne saradnje uestvovali na vie meunarodnih skupova i savjetovanja ili na specijalistikim i studijskim boravcima, a od stjecanja nezavisnosti i na svjetskim kongresima arhiva, meunarodnim konferencijama Okruglog stola arhiva (CITRA Conference International Tables Rondes Archives; The International Conference of the Round Table on Archices, godinji sastanak direktora arhiva, predsjedatelja nacionalnih profesionalnih udruenja i ravnatelja ICA-inih sekcija i komiteta); CIBAL, Jadransko Jonske inicijative. Iz razumnih i praktinih razloga kao i zbog viedecenijske zajednike drave i zajednike arhivske batine, intenzivna je saradnja sa zemljama bive Jugoslavije, emu se poklanja posebna pozornost, pa su sa svim zemljama potpisani sporazumi ili protokol o meunarodnoj saradnji.

L I T E R A T U R A: BABI, Anto: Kancelarija bosanskih vladara (Napretkov kalendar za 1933.godinu, Sarajevo 1933, str. 156-160) BERI, Grgur: Bosansko-hercegovake arhive, Arhivist, god. III. sv. 1-2, Beograd 1953, str. 18-28. BOGIEVI, Vojislav: Turske arhive u Bosni i Hercegovini posle okupacije 1878.godine, Arhivist, god. VII, sv. 3-4, Beograd 1957, str. 25-29. BOGIEVI, Vojislav: Zatita arhivalija u doba otomanske uprave u Bosni Arhivist, god. II, sv. 2, Beograd 1952. str. 110-111. REMONIK, Gregor: Bosanske i humske povelje srednjeg vijeka Glasnik Zemaljskog muzeja, Nova serija, sv. III, 1948, str. 103-143; sv. IV-V, 1949-50, str. 105-199; sv. VI, 1951, str. 81-119; sv. VII, 1952, str. 273-336. UREV, Branislav: Stanje arhiva u NR Bosni i Hercegovini (Referati republikih pretstavnika na sastanku Glavnog Arhivskog Saveza 20 i 21 novembra 1950 godine o stanju i problemima arhivske slube republika, Arhivist, god. I, sv. 1 Beograd 1951, str. 42-43. GAZI, Lejla: Stradanje Orijentalnog instituta u agresiji na Bosnu i Hercegovinu 1992- 1995 u Orijentalni institut u Sarajevu 1950-2000 (The institute for Oriental studies in Sarajevo 1950-2000) (ur. Lubovi, Amir, Gazi, Lejla), Sarajevo 2000, str. 25-29. GUI, Sejdalija: Problematika stanja i zatite Orijentalne zbirke Istorijskog arhiva Sarajevo Glasnik arhiva i Drutva arhivskih radnika BiH, god. 34/1996-97. Sarajevo 2000, str. 73-75. HADIBEGI, Hamid: Arhiv bosanskog vilajeta, Glasnik arhiva i Drutva arhivskih radnika BiH, god. IV-V, knjiga IV-V, Sarajevo 1964-1965, str. 75-84 HAUPTMANN, Ferdo: Pokuaj osnivanja Zemaljskog arhiva za BiH pred I svjetski rat, Glasnik arhiva i Drutva arhivskih radnika BiH, god. VIII-IX, knjiga VIII- IX, Sarajevo 1968-69. str. 9-14. HUNSKI, Vjekoslav: Arhivska graa u franjevakim samostanima na podruju Bosne, Glasnik arhiva i Drutva arhivskih radnika BiH, god. XIV-XV, knjiga XIV-XV, Sarajevo 1974-75, str. 53-61. ISOVI, Kasim:O nekim pitanjima i iskustvima u radu na sreivanju arhivske grae u Arhivu Bosne i Hercegovine, Glasnik arhiva i Drutva arhivskih radnika BiH, god. IV-V, Sarajevo 1964-65, str. 7-61. IVANKOVI, Stjepan:Nastanak i nain uvanja arhivskih dokumenata u Bosni i Hercegovini do osloboenja 1945.godine, Hercegovina-asopis za kulturu i

istorijsko nasljee, br. 6, Mostar 1987, str. 5-29.30. MACKENZIE, George: General Assessment of the Situation of Archices in Bosnia and Herzegovina, (www.arhiv.hr/drugi-arhivi/fs-ovi/organizacija.htm, 7. juna 2002). PRIRUNIK IZ ARHIVISTIKE, Teorija i praksa u dravnim arhivima (Drutvo francuskih arhivista , predgovor Andre Chamson), Beograd 1982. RADOSAVLJEVI, Edita:Instrukcija zemaljske vlade za BiH iz 1909.g.za izluivanje bezvrijednog materijala iz registratura, Glasnik arhiva i Drutva arhivskih radnika BiH, god. XXV/1985, Sarajevo 1985, str. 31-37. SPAHO, Fehim:Bosanski Vilajetu Sistemi prvobitnog sreivanja u upravnim registraturama, Arhivist XX/70, br. 2, Beograd 1972, str. 121-125. Vodi Arhiva Bosne i Hercegovine, Sarajevo 1987. Sejdalija Gui

OSNOVI ARHIVISTIKE OPTI POJMOVI O ARHVISTICI I ARHIVISTIKA I ARHIVSKA SLUBA Arhivistika je pomona historijsko drutvena nauka koja se bavi prouavanjem i unapreivanjem metodologije strunog rada u arhivskoj struci i putem analize i sinteze utvruje principe i zakone koji se primjenjuju u radu sa arhivskom graom. Predmeti njenih prouavanja su:

- metodologija evidentiranja i zatite registraturne i arhivske grae van arhiva, - metodologija preuzimanja i smjetaja arhivske grae u arhive, - metodologija klasificiranja, sistematizovanja i sreivanja arhivske grae i izrede

nauno informativnih sredstava o grai (vodii, pregledi, inventari, regesta i dr.), kao i izrade historijske biljeke o fondu ili zbirci,

- metodologija koritenja arhivske grae u naune, javno pravne i privatno pravne svrhe,

- metodologija publikovanja nauno informativnih sredstava o arhivskoj grai kao i same grae,

- metodologija kulturno prosvjetne i propagandne djelatnosti arhiva (organizovanje izlobi arhivke grae, predavanje, saradnja sa RTV i filmom, saradnja sa turistikim organizacijama, kolama i sl.),

- tehnologija fizikog uvanja dokumenata (vlanost vazduha, temparatura, svjetlost) u vezi sa raznim vrstama materijala arhivalija ( papir, pergament, film, fotografija, magnetofonske trake, digitalni i optiki mediji i dr.).

Arhivistika takoe prouava historijat i razvoj arhivske slube i arhivskih institucija u

prolosti i oblike moderne organizacije arhivske slube i arhivskih institucija u svijetu danas. U novije vrijeme pojam arhiv upotrebljava se sa vie znaenja, a oznaavao je: a) jedan arhivski fond (dokumenta nastala radom jedne institucije ili jednog lica, odnosno porodice, npr. arhiva Narodne skuptine, arhiva Fehima Spahe, arhiva porodice Habsburg i sl.); b) registraturu, odnosno pisarnicu gdje su dokumenti odloeni (npr. u sudu); c) arhivsku grau uope; d) arhiski depo u kojem se uva arhivska graa, i e) specijalnu strunu instituciju koja uva arhivalije.

Svi ovi pojmovi nastali su u toku razvoja arhivskih institucija i arhivske slube i zadrali su se do naeg doba, da bi najzad kroz razvoj strune arhivistike literature, terminolokih rijenika, a prije svega zakonskih propisa, pojam arhiva i arhivske slube bio tano odreen u dananjem znaenju, kad kaemo da je arhivska sluba specijalizovana struna sluba koja se bavi zatitom arhivske i registraturne grae. Preko mree arhivskih institucija ova sluba obavlja sljedee zadatke: - vri struni nadzor nad arhiviranjem, uvanjem, strunim odravanjem i odabiranjem arhivske grae, kao i nad izluivanjem bezvrijedne registraturne grae koja se nalazi van arhiva; - nalae preduzimanje mjera za otklanjanje nedostataka u pogledu zatite arhivske i registraturne grae van arhiva; - preuzima u arhive, uva i odrava arhivsku grau, sreuje i obrauje arhivsku grau; - objavljuje informativna sredstva o grai koju uva, kao i samu grau; - istrauje grau koja ini cjelinu sa onom koju uva; - svim zainteresovanim instutucijama i pojedinicima obezbjeuje uslove za korienje arhivske grae koju uva, bilo da je ele koristiti u naune, bilo pravne ili privatno pravne svrhe: - pribliava grau iroj javnosti putem prireivanja izlobi arhivske grae, predavanjima, kontaktima sa kolama, preko radija, televizije, filma i sl. U nekim zemljama kao npr. u paniji u okviru arhivske slube postoje dvije vrste arhiva, historijski koji uva stariju i administrativni koji uvaju mlau grau, a koja se poslije odreenog broja godina prenosti u historijske arhive. U mnogim zapadnim zemljama, pored dravnih, postoje i privatni arhivi, u kojima se uz finansijsku naknadu uva graa privatnih preduzea, udruenja i sl., zatim crkveni arhivi, gdje se uva graa vjerskih organizacija i crkava. U nekim zemljama postoje i specijalizovani arhivi za odreenu vrstu arhivske grae kao npr. privredni arhivi, u kojima se uva graa privrednih organizacija i udruenja, audio-vizuelni ili kino fono arhivi, gdje se pod posebnim odgovarajuim uslovima uvaju gramofonske ploe, magnetofonske trake, filmovi, fotografije i sl. kao i kartografski arhivi, gdje se uvaju i obrauju karte, mape, planovi i sl. U SAD i mnogim evropskim zemljama arhivske grae ima u rukopisima u odjeljenjima biblioteka i muzeja. ODNOS ARHIVISTIKE PREMA DRUGIM NAUKAMA Arhivistika se u svojim prouavanjima koristi i drugim manje ili vie srodnim strunim disciplinama i naukama, koje joj omoguavaju da arhivski dokument indentifikuje, odredi mu vrijeme i mjesto nastanka, ukoliko mu takve odrednice nedostaju, utvrdi vjerodostojnost dokumenta, pronae njegovo pravo mjesto u masi arhivalija prilikom klasificiranja i sistematizovanja nesreene arhivske grae i na taj nain obezbijedi da sadraj dokumenta korisniku bude kompletniji i jasniji. Sve ovo je naroito vano kada dokumentu nemoemo da odredimo od koga potie, kome je upuen, gdje i kada je nastao i sl. bilo da je to zbog njegove nejasnoe ili nepotpunosti sadraja, bilo zbog fizikog oteenja. Iz ovih razloga, da bi uspjeno radio, arhivist treba da posjeduje izvjesna znanja iz oblasti slijedeih naunih i strunih disciplina: - paleografiju, nauka o postanku, razvitku, tipu pisma i pravopisa, to je neophodno znati da bismo starije dokumenta proitali i identifikovali vrijeme i teritoriju na kojoj su nastali; - diplomatike, jer se ona bavi utvrivanjem vjerodostojnosti povelja na osnovu njihovih spoljanjih i unutranjih obiljeja, a na taj nain utvrujemo da li je povelja original ili

falsifikat; - sfragistike, koja prouava peate, te nam omoguava da na osnovu njih odreujemo vremensku i teritorijalnu pripadnost dokumenta, ak i kancelariju koja ga je izdala; - hronologije, jer ona prouava jedinice mjerenja vremena i razne kalendare iz prolosti i omoguava njihovo preraunavanje, a na taj nain utvrujemo vrijeme nastanka dokumenta datiranih razliitim kalendarima; - numizmatike, nauke o novanim jedinicama i vrijednostima iz raznih perioda, koja nam pored indentifikovanja terena i vremena u kome je dokument nastao, omoguava da preraunavanjem novanih vrijednosti navedenih u dokumentu bolje razumijemo njegov sadraj; - historijske geografije, koja prouava znaenje i nazive geografskih pojmova iz prolosti, kao i imena drava, gradova, rijeka, planina i dr. to je neophodno za razumijevanje i sistematizovanje dokumenata u kojima se ti nazivi javljaju; - kancelarijskog poslovanja, koje nas upuuje u sisteme administriranja dokumentima u kancelarijama koje su ih u prolosti stvarale, kako bismo mogli da ih po tim sistemima sistematizujemo u arhivima i tako rasutu i izmjetenu arhivsku grau dovedemo u stanje i poredak kakav je imala u kancelariji u kojoj je ranije nastala; - organizacije vlasti i historije ustanova zemlje iju grau arhiv uva, kako bi se graa mogla identifikovati i valorizovati; - geneologije, kako bismo znali metode kojima treba da se sluimo u prouavanju geneologije onih porodica ija je graa od interesa za historijsko prouavanje, te se uva ili treba da se uva u arhivima; - hemije, kako bismo stekli osnovna znanja o tome koja sredstva smijemo da koristimo u svakodnevnoj zatiti arhivalija od insekata i drugih tetoina ukoliko se one pojave, kao i korienju selotejpa, folija i sl. prilikom fizike zatite i smjetaja dokumenata, a posebno kad se radi o mikrofilmu, magnetofonskoj traci i drugoj savremenoj arhivskoj grai. PODJELA ARHIVISTIKE Prema podjeli koju je usvojio MAV Meunarodno arhivsko vijee (International Council on Archives) a s obzirom na njen zadatak i cilj, arhivistika se dijeli na etiri sljedee cjeline: istu arhivistiku, arhivsku tehniku, historiju arhivistike i arhivske slube i na propise o arhivskoj slubi i arhivima. ista arhivistika, ili arhivistika u uem smislu te rijei, bavi se prouavanjem arhivistike teorije i utvrivanjem principa i pravila koji se primjenjuju u strunom radu sa arhivskom graom. Ona prouava metode evidentiranja i zatite registraturne i arhivske grae van arhiva, metode izluivanja bezvrijedne registraturne grae i odabiranje i preuzimanj arhivsk grae u arhive, nain i uslove smjetaja i uvanja grae u arhivima, metode klasificiranja, sistematizovanja, sreivanje grae i izrede nauno informativnih sredstava o grai, metode publikovanja, izlaganja grae na izlobama kao i sve druge oblike korienja arhivske grae u naune i druge svrhe. Arhivska tehnika prouava tehnike uslove i mogunosti uvanja i zatite arhivske grae, arhivsku zgradu ( njenu lokaciju, graevinske zahtjeve, proporcije izmeu koliine arhivske grae i veliine prostorija za njenu obradu i smjetaj i dr.), opremu arhivske zgrade (namjetaj u radnim prostorijama, itaonici, laboratorijama, depoima i sl.), tehniku opremu (vrste polica u depoima, vrste alata i instrumenata za radionice i laboratorije, mikroitae za itaonice, aparate za umnoavanje i kopiranje i sl.).

Historija arhivistike i arhivske slube prouava razvoj arhivske djelatonosti, arhivskih institucija i arhivske teorije od najstarijih vremena do danas, kao i modernu organizaciju arhivske slube i arhiva danas. Propisi o arhivskoj slubi i arhivima reguliu osnovne principe statusa ove slube, njenog odnosa prema drutvu u cjelini, odnosa prema drutvenim slubama sa kojima je u dodiru, meusobnog odnosa arhivskih institucija, kao i osnovne principe na kojima poivaju savremeni meunarodni odnosi arhivskih slubi pojedinih zemalja. ZADACI ARHIVISTIKE Zadaci arhivistike su da na naunim osnovama utvrdi osnovne principe i metode praktinog rada u arhivskim ustanovama. Jedan od glavnih zadataka arhivistike jeste da iznalazi najbolje teorijske metode koji e u arhivskoj praksi pomoi da se arhivska i registraturna graa to bolje uva, sredi, obradi i zatiti od tetnih utjecaja, te prezentira javnosti odnosno koristi u naune i privatno pravne potrebe. Arhivistika kao pomona historijska disciplina bavi s izuavanjem:

- arhivske teorije, - arhivske prakse, arhivske tehnike, - arhivskog zakonodavstva, historije arhivistike i arhiva, te - arhivskom informatikom.

TEORIJA ARHIVISTIKE OPTI POJMOVI U okviru arhivistike kao nauke nalazimo vie pojmova koji imaju svoje odreeno znaenje. Tu su, prije svega, kao najei pojmovi: pisarnica, registraturski materijal, arhivska graa, arhivski dokument, arhivski predmet, arhivski fond i zbirke u arhivu. Pisarnica Pisarnica je organizacioni dio ( jedinica, sluba, sektor i sl.) u organima i organizacijama u kome se obavljaju kancelarijski poslovi. Pisarnica moe biti opta i posebna. Opta je kada je jedno za cijeli organ ili organizaciju, a posebna ako postoji u vie organizacionih jedinica istog organa ili organizacije. Registraturna grae Sainjavaju ga svi materijali primljeni i postali u radu organa i organizacija ( svi spisi, fotografski i fonografski snimci, knjige i kartoteke o evidenciji spisa i dokumenata) dok su od znaaja za njihov tekui rad ili dok iz njega nije odabrana arhivska graa koja e se trajno uvati. Arhivska graa Arhivistika terminologija pod pojmom arhivske grae podrazumijeva izvorni i reprodukovani (pisani, tampani, fotografisani, filmovani, fonografisani ili na drugi nain zabiljeeni) dokumentarni materijal nastao u toku poslovanja stvaralaca arhivske grae od trajne drutvene, a posebno naune i kulturne vrijednosti. Istovremeno on ne omeuje vrijeme nastajanja ovog materijala i mjesto na kome se on uva, napominjui da je ovaj

materijal grae bez obzira kad i gdje je nastao, kao i da li se nalazi u institucijama kojim je povjereno vrenje djelatnosti zatite ove vrste kulturnih dobaa ili van njih. Bitno je za ovaj materijal da se on smatra vrijednim za trajno uvanje, a samim tim vrijednim i za korienje. On se uva kako bi se njime koristili i oni koji su ga proizveli (stvorili), kao i drugi koji sa njegovim stvaranjem nemaju nikakve veze. Arhivski dokumenti Arhivska graa se sastoji od vie oblika koji se nazivaju optim imenom arhivski dokumenti. Da bismo se upoznali sa njima, opisaemo njihove karakteristike. Pojam dokumenta Dokument je veoma teko definisati, jer je u godinama koje su protekle ovaj pojam mijenjao svoj obim i sadrinu. Rije dokumentumiz klasinog latinskog jezika tijesno je povezan sa glagolom docere, odakle i proistie naziv, a oznaavala je u najirem smislu sve ono to moe pouiti: pouku, primjer, ugled, izvor, ali i dokaz. Tokom upotrebe i u toku razvoja same rijei preovladalo je znaenje dokaz. U srednjem vijeku ovo znaenje je veoma sueno i oznaavalo je pisani dokaz nastao u nekom pravnom odnosu. U novije doba njeno znaenje opet dobija iri znaaj, oznaavajui sve ono to moe dokazati neku injenicu ili svjedoiti o njoj. Danas rije dokument oznaava materijalno svjedoanstvo nekih injenica, dogaaja, predmeta, pojava, objektivne i misaone ljudske djelatnosti, izraeno u tampi, grafici, crteu, fotografiji, zvunim zapisima ili nekim drugim nainom na odgovarajuem materijalu (papirus, pergament, papir, filmska traka i dr.) Da bi se jedan dokument mogao smatrati arhivskim, mora da posjeduje neka sutinska obiljeja. Jedno od tih je i smisao njegovog postanka. On treba da je postao, odnosno nastao u procesu svjesne i organizovanje aktivnosti, usmjerene ka izvrenju odreenog administrativnog , pravnog, poslovnog ili kakvog drugog drutvenog cilja. Osim ovog, on ima jo neka obiljeja, kao npr. ona u smislu njegovog uvanja. Da bi mogao da bude jedinica arhivske grae, treba da je ocjenjen kao znaajan za uvanje, ali cilj radi koga se uva ne smije da bude istovjetan sa ciljem radi koga ja nastao. uvanje dokumenata ima i kulturni cilj. To je tenja da se on uva kao podatak o odlukama, postojanju, djelatnosti jedne javne ili privatne ustanove, drutvene organizacije ili pojedinca. Vrsta dokumenta U ogromnom moru oblika arhivskih dokumenata, stvaranih od radnog srednjeg vijeka do naih dana, mi ih u vezi sa njihovim porijeklom razmatramo sa tri osnovna aspekta: diplomatikog, registraturskog i tehnikog. Naveemo samo neke od njih. To su, na primjer, prema diplomaatikom svojstvu: isprava, povelja, pismo, bula, ferman, berat, a prema tehnikom: zvuni, audio-vizuelni, foto-dokument, fotokopija, kserografska kopia i dr. Od registraturnih dokumenata za nas su najinteresantniji akt, prilog, koncept i original. Akt je svaki pisani sastav kojim se pokree, dopunjava, mijenja, prekida ili zavrava poslovna djelatnost. Prilog je pisani sastav (dokumetn, tabela, grafikon, crte i sl. ) ili fiziki predmet, koji se prilae uz akt radi njegovog dopunjavanja, objanjenja ili dokazivanja.

Koncept je jo neutvreni nacrt akta, a original je prepis konane redakcije koncepta, s potpisom i svim formalnim obiljeima autentinosti, to mu daje pravnu snagu. Struktura dokumenta. Jasno je da detaljno poznavanje spoljnih i unutranjih obiljeja dokumenata omoguava utvrivanje njihove autentinosti. Ozbiljnoj sumnji podlijee svaki dokument ija neka spoljanja i unutranja obiljeja ne odgovaraju obiljeima dokumenata nastalih u odreenom vremenu. Zato jedan arhivista treba da poznaje materijal na kome je dokument pisan, oblik pojedinih njegovih dijelova, njihovu stalnost, tipove, kao i razlike koje meu njima postoje. Uz ogroman broj autentinih arhivskih dokumenata, nastaje i relativno mali broj falsifikata. Zato je za njihovo otkrivanje potrebno poznavanje svih elemenata strukture dokumenta. Arhivski predmet i fond Opte je prihvaeno da se savremena arhivistika ne bavi pojedinanim dokumentima, ve njihovim srastanjem u vee cjeline. Te vee cjeline nazivaju se predmetima i fondovima. Predmet Arhivska dokumenta tokom svog nastanka nuno prolazi kroz odreene faze. Akt koji je izdala jedna organizacija postie svoj cilj kada stigne u organizaciju kojoj je namjenjen. Tu prolazi kroz poslovne knjige (djelovodnike, ulazne registre) i dobija neke oznake. Po pravilu, on iziskuje izvjesno rjeenje, o kome nastaje novi dokument, koji sada izdaje ova druga organizacija. Poetak tog dokumenta nalazi se ve na prethodnom, u obliku kratke zabiljeke o nainu rjeenja ili postupka. Kada se iz te zabiljeke razvije pun koncept, u kome je potpun tekst, i isti ovjeri parafom ili nekom drugom oznakom, prekucava se original za slanje van organizacije istovremeno sa kopijama. Tako dobijamo vie spisa koji se odnose na isto pitanje. Skup svih spisa koji se odnose na isto pitanje, problem, zadatak i sl., a koji su nastali u toku istog postupka i predstavljaju posebnu cjelinu naziva se predmetom. U zavisnosti od broja spisa koji ga sainjavaju, predmet moe biti veeg ili manjeg obima. Arhivski fond Svi ovi materijali, koje sainjavaju koncepti i duplikati otposlanih akata i originali i kopije primljenih spisa, dokumenti nastali kao posljedica unutranje aktivnosti odreenog organa ili lica, kao i skupine od drugih organizacija naslijeene u cjelini ili djelimino, skupine su spisa raznovrsne prirode. Najvanija odlika ovog skupa je njihova zajednika pripadnost po porijeklu, jer su ih sva administrativna tijela, sva fizika ili pravna lica automatski i organski sjedinjavala svojim funkcijama ili aktivnostima. Ovakva organska skupina arhivske grae nastale iz djelatnosti odnosno poslovanja pravnih lica ( nekog organa vlasti, radne organizacije, drutveno politike organizacije) i fizikih lica naziva se arhivskim fondom. Da bi neka graa dobila status arhivskog fonda, ona mora da zadovolji odreene kriterijume. Osnovni i najsloeniji kriterijum pri formiranju fonda je utvrivanje samostalnosti njegovog tvorca. Karakteristino obiljeje samostalnosti jeste njegov status pravnog lica. Pod

tim se podrazumijeva postojanje pravno (zakonskog) ili faktikog akta o osnivanju i postojanju pravnog lica (njegovim funkcijama, kompetencijama i strukturi), kao i pravni ili faktiki akt o njegovom spajanju, izdvajanju, razdvajanju i likvidaciji. Jedan od inilaca u odreivanju kriterijuma je i politikog karaktera. Korjenite politike i drutvene promjene, a to su promjene u dravnoj vlasti, dravnim granicama, upravnom i pravnom sistemu, odravaju se i na arhivskoj grai. One imaju za posljedicu odreene promjene u radu i organizaciji tvorca fonda. inioci pravnog i administrativnog karaktera su takoe jedan od kriterijuma za formiranje fonda. To su na primje, izmjene naziva i obima djelatnosti (proirenje ili suenje bez radikalnih promjena prvobitnih funkcija), reorganizacije (prenoenje svih ili dijela funkcija na jednu ili vie novoostvarenih organizacija), administrativno teritorijalne promjene (proirenje ili suavanje nadlenosti, odnosno ukidanje starih teritorijalnih jedinica, njihova zamjena novim). Svako fiziko lice vai kao samostalni tvorac fonda. Graa koja je nastala radom jednog fizikog lica ( u toku njegovog ivota i rada) formira, odnosno predstavlja, lini fond. Graa koja je nastala radom vie lica ( u toku ivota i rada jedne porodice) formira porodini fond. Za razliku od arhivskih fondova pravnih lica, na ove fondove ne utie ni jedan od navedenih kriterijuma. Zbirke Nasuprot arhivskoj grai, organski povezanoj u jednom fondu, u arhivima postoje i skupine grae koje su vjetaki stvoren skup ili grupa dokumenata. Ovakve skupine u kojima ne postoji prirodna veza dokumenata. Ovakve skupine u kojima ne postoji prirodna veza dokumenta u toku njihovog postanka, niti pripadnost jednoj registraturi, porodici ili linosti, nazivaju se zbirkama. Zbirka je spoj, odnosno skup dokumenata najrazliitijeg porijekla, nastao izborom ili sluajno. Sastavlja objedinjava materijal od koga se zbirka sastoji po odreenom principu, prema eljama i zahtjevima njenog tvorca. A izbor principa zavisi od specifinosti te grae i cilja kome se tei ustanovljavanjem zbirke. Osim u samom arhivu, zbirke mogu nastati i van njega. Znai, mogu biti iz najrazliitijih izvora. Tako se, na primjer, od sabrane arhivske grae i institucijama koje nemaju status arhiva ( biblioteke, muzeji i sl.) formiraju zbirke. To isto mogu initi i pojedinci. Od zbirki koje se formiraju u arhivima naveemo one koje su tiine za svaki arhiv i koje se po svojim formalnim (spoljnim) obiljeima, odnosno oznakama, dijele na zbirke:

- geografskih karata, - planova i skica, - plakata i fotografija, - peata i igova varia i sl.

Arhivska teorija razmatra i izuava metode i principe rada u arhivskim ustanovama,

specijalnim arhivima i arhivskim odjeljenjima. Arhivska teorija naroito se bavi problemima koji se odnose na:

- usavravanje arhivske terminologije, - izuavanje arhivske grae (nastanak, sastav i unutranja organizacija)- metode i

principe rada na sreivanju, sistematizaciji i klasifikaciji arhivske i registraturne grae, - pitanja izrade informativnih sredstava u arhivu (izuava metode i principe njihove

izrade), - koritenje arhivske graa za potrebe nauke, kulture, obrazovanja i druge

administrativne svrhe,

- populariziranje arhivske grae, kulturne i obrazovne aktivnosti arhivskih ustanova, - objavljivanje arhivske grae kao primarnog izvora za izuavanje historije i srodnih

nauka, - struno obrazovanje i usavravanje uposlenika u arhivskoj struci.

ARHIVSKA PRAKSA Arhivska praksa se bavi izuavanjem i unapreenjem praktine djelatnosti arhivskih ustanova. Obuhvaa sve mjere i poslove u vezi sa zatitom registraturne grae kod stvaralaca, rad na preuzimanju arhivske grae od stvaralaca, njenom smjetaju, sreivanju, obradi i koritenju u arhivskim ustanovama, te njenom prezentiranju javnosti. Arhivska praksa prouava iznalaenje efikasnijih metoda infomacione slube u arhivima kako bi arhivska graa bila to dostupnija korisnicima. Bavi se tehniko tehnolokom zatitom ( konzervacja, restauracija, mikrofilmovanje i skeniranje) arhivske grae u samom arhivu i naroito brine za obrazovanje i usavravanje arhivskih uposlenika. ARHIVSKA TEHNIKA Arhivska tehnika je oblast u arhivistici koja se bavi problemima smjetaja i zetite arhivske i registraturne grae od svih moguih opasnosti i tetnih utjecja i s tim u vezi tretira:

- projektovanje arhivskih zgrada i spremita / depoa u adaptiranim prostorima za smjetaj grae,

- preuzimanje mjera tehniko tehnoloke zatite od vlade, praine, gljivica, krae, elementarnih nepogoda, neposredne ratne opasnosti, ratnih dejstava i sl.,

- radne metode tehniko tehnoloke obrade oteene arhivske grae kao to su: restauracija, konzervacija, laminacija, knjigovezaka obrada oteenih knjiga a s tim u vezi urenje prostorija radionica za ove poslove,

- mikrofilmovanje arhivske grae kao i ureenje laboratorija za mikrofilmovanje, - skeniranje arhivske grae te izradu i primjenu informatikih sistema u arhivskoj praksi.

ARHIVSKO ZAKONODAVSTVO Arhivsko zakonodavstvo se bavi zakonskom osnovom zatite arhivske i registraturne grae, pravnom osnovom funkcioniranja arhivskih ustanova i arhivske slube i s tim u vezi predlaganjem zakona i donoenjem podzakonskih akata i drugih normativa koji reguliraju ovu oblast. Arhivsko zakonodavstvo regulie: - zatitu arhivske i registraturne grae kao javnog dobra od posebnog interesa za drutv i dravu,

- prava i obaveze stvaralaca, odnosno imalaca arhivske i registraturne grae, - status, prava i dunosti arhivskih ustanova prava i dunosti imalaca odnosno

stvaralaca registraturne i arhivske grae, - regulie meuresorsku, meunarodnu i mauarhivsku saradnju i - struna zvanja, struna usavravanja i strune ispite arhivskih uposlenika.

HISTORIJA ARHIVISTIKE Historija arhivistike prouava razvoj arhivske djelatnosti od najranijih poetaka (klasina arhivistika) do danas ( moderna arhivistika). U arhivskoj teoriji postoji razlike izmeu klasine i moderne arhivistike. Klasina arhivistika vremenski se odnosi na razdoblje od kraja antike civilazacije do kraja srednjeg vijeka, prostorno na Evropu, dok moderna arhivistika obuhvata period novog vijeka i najnovijeg doba a prostorno se odnosi na cijeli svijet. Historija arhivistike bavi se prouavanjem razvoja i moderne i klasine arhivistike kao i razvojem modernih arhiva. ARHIVSKA INFORMATIKA Informatika je nova znanstvena disciplina koja je nala svoju primjenu i u arhivskoj struci. Brojne su mogunosti da se dostignua savremenih informacijskih medija (CD, DVD, i sl.) upotrijebe u arhivu ili pisarnici kod stvaralaca grae pod uvjetom da su za to kadrovski obueni i tehniki opremljeni. To su prije svega mogunosti:

- obrada pojedinih (vrijednijih i starijih) arhivskih fondova i zbirki prema evropskim standardima (ISAAR) koji omoguuju meunarodnu razmjenu podataka o sadraju arhivske grae putem interneta,

- povezivanje umreavanje svih arhivskih ustanova u zemlji i mogunosti razmjena informacija,

- skeniranje dokumenata i sl. II ARHIVSKA USTANOVA / ARHIV Arhiv je ustanova u kojoj se evidentira, preuzima, sreuje, obrauje i daje na koritenje arhivska graa. Arhivskom graom smatra se sav izvorni i reproducirani (pisan, crtan, tampan, snimljen ili na bilo koji drugi nain zabiljeen) dokumentacioni materijal koji je od znaaja za historiju i druge znanstvene oblasti, a nastao je kao rezultat rada dravnih organa, ustanova, drutava, obitelji i pojedinaca, bez obzira kad i gdje. Pod pojmom arhiv, najee, podrazumjevamo arhivsku ustanovu. U arhivskoj terminologiji termin arhiv ima vie znaenja: arhivska zgrada, spremite/depo registraturne i arhivske grae kod stvaraoca i cjelokupni dokumentacioni materijal koji je nastao djelovanjem svakog pojedinog stvaraoca. Osnivanje arhivskih ustanova u Evropi vee se za 18. stoljee kada dolazi do izmijenjenog stava drutva i novonastalih nacionalnih drava prema arhivskoj grai. Do 18. stoljea arhivska graa, kao pisani i dokumentacioni materijal, uglavnom je imala dokazni znaaj u pravnim i sudskim sporovima. Stvralac, ijim je djelovanjem nastala pisana graa, bio je njen iskljuivi vlasnik i korisnik. Zbog toga je uvao samo onu grau koju je smatrao znaajnom u zatiti svojih interesa. Kako su tokom 18.st. jaale evropske nacionalne drave, interes za arhivsku grau se mijenjao. Ona je saa postojala izvor za izuavanje i pisanje nacionalnih historija, pa arhivski document dobija znaaj prvorazrednog historijskog izvora, pored znaaja u dokazno pravnom postupku. Zbog toga izmijenjenog odnosa, javila se potreba za trajnim

pohranjivanjem arhivske grae, kako bi se mogla uvati i koristiti. Formirane su arhivske ustanove ( prva je bila Nacionalni arhiv u Parizu sa mreom podreenih arhiva , tzv. departmana) kojima je povjerena briga o uvanju, sreivanju i davanju na koritenje u znanstvene svrhe arhivske grae (najee za izuavanje nacionalnih historija). uvanje arhivske grae zakonom je regulirano, a arhivske ustanove bile su obavezne da vre zatitu arhivske grae, kako one u arhivu tako i one u nastajanju kod stvaralaca. Arhivi su osnivani na principu teritorijalne i hijerarhijske nadlenosti, s tim da je cjelokupni teritorij jedne drave morao biti pokriven mreom arhivskih ustanova. Osnovni zadaci arhiva Arhiv obavlja sljedee poslove:

1. Evidentira stvaraoce i imaoce i njihovu registraturnu i arhivsku grau, 2. Preuzima arhivsku grau od stvaralaca i imalaca, 3. Vodi evidenciju o arhivsoj grai svojih fondova i zbirki, 4. Vodi knjigu ulaznog inventara i inventara za pojedine fondove i zbirke, 5. Preduzima tehnike i tehnoloke mjere zatite arhivske grae (mikrofilmovanje,

restauracija, konzervacija i dr.), 6. Vri strunu i nunu obradu arhivske grae, 7. Izrauje metodska uputstva, standarde i normative za arhivsku dijelatnost, 8. Prati i prouava razvoj arhivske dijelatnosti 9. Obezbjeuje uvjete za koritenje arhivske grae i istu daje na koritenje, 10. Izrauje nauno obavjetajna (informativna) sredstva, 11. Vri istraivanja u cilju kompletiranja arhivskih fondova, 12. Objavljuje arhivsku grau, strune asopise i inventare, 13. Organizira predavanje, izlobe i druge pogodne oblike kulturne, prosvjetne i naune

dijelatnosti, 14. Vri struno obrazovanje i usavravanje uposlenika arhivske struke, 15. Obavlja meuarhivsku i meudravnu saradnju, 16. Na zahtjev zainteresiranih pravnih i fizikih lica izdaje uvjerenja, potvrde, ovjerene

prepise, fotokopije i druge isprave o injenicama koje su sadrane u arhivskoj grai. Vrsta arhiva Arhivske ustanove razlikuju se prema sadraju i vrsti arhivske grae koju uvaju. Postoje arhivi opeg tipa, specijalni arhivi i arhivska odjeljenja. Arhivi opeg tipa mogu biti javni i privatni. Javni arhivi preuzimaju i uvaju grau nastalu djelovanjem stvaralaca iz svoje nadlenosti (dravni organi, institucije, drutva, porodice, pojedinci, preduzea). Privatni arhivi koje osnivaju pojedinci (privatna pravna lica i privatna lica) prikupljaju i uvaju samo onu grau koju oni ele. U Sarajevu djeluje privatni arhiv u okviru Bonjakog instituta Adila Zulfikarpaia.

Specijalni arhivi uvaju, sreuju i obrauju arhivsku grau odreenog stvaraoca. Najei specijalni arhivi su: filmski arhivi, arhiv RTV, diplomatski, vojni, MUP-a i sl. Arhivska odjeljenja su organizacione jedinice u okviru neke ustanove ili institucije. Arhivska odjeljenja se formiraju za potrebe tih institucija, a grau prikupljaju, sreuju prema arhivskim standardima. Odjeljenja djeluju kod akdemija, sudova, zavoda za izgradnju grada (zbirke planova i nacrta), geodetskih zavoda, instituta i sl. III ARHIVSKA GRAE Arhivska graa Pojam arhivske grae kompleksan je i teko ga je obuhvatiti jednom definicijom. U najkraem, arhivska graa su dokumenti koji ne slue samo tekuem poslovanju, ve zbog svog znaaja zasluuju da se uvaju kao historijska i dokazna vrijednost. Znaenje pojma arhivske grae mijenjao se kroz historiju. U srednjem vijeku pod ovim pojmom smatrane su samo povelje, kao finalni produkti neko pravnog poslovanja, dok moderna arhivistika smatra da su za izuavanje vani i dokumenti koji su predhodili ovom finalnom produktu, kao i svi drugi spisi koji imaju historijski znaaj. Sve do Prvog svjetskog rata, prema tadanjoj arhivskoj teoriji, pod arhivskom graom podrazumijevali su se samo oni spisi koji su nastali tokom slubenog poslovanja dravnih organa i drugih javnih institucija. Prema shvatanju modernih arhivista, porijeklo grae nije bitno, pa zato arhivska graa mogu biti i dokumenti privatnih lica i porodica / obitelji. Vano je samo da u tim dokumentima ima podataka na temelju kojih se moe izuavati prolost. Najee citirana definicija za arhivsku grau je definicija poznatog svjetskog arhiviste Adolfa Breneke koji za arhivsku grau kae da je to:...skup spisa i drugih dokumenata koji su izrasli iz poslovne ili pravne dijelatnosti fizikog ili pravnog lica, a odreeni su da budu trajno uvani kao izvori i dokumenti prolosti na nekom odreenom mjestu. ta spada u arhivsku grau Arhivska graa je sav izvorni i reproducirani dokumentarni materijal (pisani, crtani, tampani, fotografisani, fonografisani ili na drugi nain zabiljeen) koji je znaajan za historiju i druge znanstvene oblasti, za kulturu uope, a nastao je radom stvaralaca bez obzira na mjesto i vrijeme. U arhivsku grau spadaju: - isprave, - listine, - povelje, - diplome, originalne ili kao ovjereni prepisi, - rukopisne knjige stranih kancelarija defteri, protokoli, registri, matice (matine knjige) roenih i umrlih, raunske knjige i sl., - odabrani spisi zajedno sa svojim osnovnim evidencijama (dijelovodnim protokolima urudbenim zapisnicima i registrima / indeksima ), rukopisne ostavtine historijski znaajnih

porodica i pojedinaca, - razne zbirke arhivalija: karte, nacrti, planovi, crtei, grafike, razglednice, marke, leci, plakati, fotografije, i sl. - arhivska graa stvaralaca sa svojim osnovnim evidencijama ( djelovodnim protokolom i registrima), - gramofonske ploe, magnetofonske vrpce, kino filmovi ili tzv. audio- vizuelna graa, - moderni nosai zapisa, tona i slike tzv. baze podataka: magnetske trake, diskete, DVD, CD.

Slika Arhivska graa u arhivskim kutijama i pomone knjige za pronalaenje akata

Kako arhivska graa pristie u arhiv Arhivska graa u arhiv pristie na razliite naine, a najee obaveznim preuzimanjem. - Jedna od osnovih obaeza arhiva je preuzimanje one grae kojojje kod stvraoca prestao rok operativne vanosti. Arhivskim zakonima razliito je reguliran rok za predaju arhivske grae Raspon se kree od 20 do 50 godina. - Arhiv je zakonom obavezan da od stvaralaca registraturne grae iz svoje nadlenosti preuzme i onu grau koja je zbog neadekvatnih uvjeta uvanja izloena propadanju ili je usljed ratnih dejstava ugroena. - Ako stvaralac arhivske grae prestane sa radom a nema pravnog nasljednika u svojoj djelatnosti, tada je nadlean arhiv zakonom obavezan da preuzme svu grau koja ja nastala tokom njegovog djelovanja. - Arhiv pribavlja grau i putem otkupa, te poklnom ili zavjetanjem pojedinaca ili obitelji, ali u znatno manjim koliinama nego obaveznim preuzimanjem. - Jedan od naina dopune arhivskih fondova je i meuarhivska razmjena. Arhivi meusobno razmjenjuju grau kako bi se neki arhivski fondovi dopunili a nekad i cijele fondove ako su grekom dospjeli u onaj arhiv koji nije nadlean za tu vrstu grae. IV PREUZIMANJE I SMJETAJ GRAE ZATITA REGISTRATURNE I ARHIVSKE GRAE VAN ARHIVA Registraturna i iz nje izdvojena arhivska graa, nastali svakodnevnim radom svih subjekata u drutvu, poev od mjesne zajednice do dravnih organa, u okviru privrednih i drutvenih djelatnosti, kod znaajnih linosti nalazi se kod njenih stvaralaca. Ovi stvaraoci su mnogobrojni i proizvode ovu grau svakodnevno u velikim koliinama. Istovremeno ovi su dokumenti najmasovniji nosioci podataka i informacija o djelatnosti njihovih stvaralaca. Kako se arhivska graa due vremena (20-50 godina) nalazi van arhiva i koristi se u svakodnevnom radu njenih stvaralaca, to pitanje njene zatite zauzima znaajno mjesto u funkcijama koje jedan arhiv obavlja. Nesreena graa, njena fizika oteenja, nerazgranieni fondovi sve to oteava njeno dalje korienje u arhivima. Zato zatiti ove grae van arhiva arhivska sluba posveuje posebnu panju. Ona je veoma aktivna u pronalaenju odgovarajuih formi za to uspjeniju zatitu ove grae prije njenog preuzimanja u arhiv.

Osnove sistema zatite arhivske grae van arhiva regulisane su zakonima o njenoj zatiti, o arhivima i njihovom radu. Metodologija rada na ostvarivanju i sprovoenju ove zatite zasnovana je na uputstvima koja su donijeta u skladu sa Zakonom. Arhivsko zakonodavstvo posebno karakterie trajnost zatite ove grae kao i jasno precizirane mjere i obaveze za stvaraoca arhivske grae u pogledu sprovoenja utvrenih mjera zatite. U skladu sa tim, svi stvaraoci i imaoci arhivske grae su duni da sa njom postupaju sa posebnom panjom i da sprovode mjere zatite. U efikasnom sprovoenju ove zatite, kao i u realizaciji obimnih i sloenih obaveza koje imaju stvaraoci, posebno mjesto, ulogu i obaveze imaju sami arhivi. Te obaveze se realiziraju kroz slijedee poslove: struni nadzor arhiva nad stvaraocima arhivske grae u pogledu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja, uvanja, strunog odravanja, odabiranja arhivske grae i izluivanje bezvrijedne registraturne grae. Arhivska sluba je posebno razvijala i vrlo intenzivnu saradnju sa stvaraocima arhivske grae, ostvarujui je kroz neposredni kontakt. Ocjenjujui da od kvalitetno obavljene zatite grae van arhiva umnogome zavisi i uspjenost obavljanja ukupnih funkcija i dunosti arhiva kao institucije, oni su posebnu panju posvetili: organizovanju slubi zatite unutar arhiva, strunom osposobljavanju i usavravanju kadrova koji rade na ovim poslovim, kontroli izluivanja bezvrijedne registraturne i odabiranju arhivske grae, kao i izgradnji sistema zatite u promjenjenim i vanrednim okolnostima. Stvarna i teritorijalna nadlenost arhiva, evidentiranje registratura i registraturne grae, rad arhiva sa registraturama Nadlenost je skup poslova koje vri neki pravni subjekt i tako tano odreena, neophodan je uslov za uspjeno funkcionisanje odreene institucije. Arhiv kao institucija ima pravo i dunost da obavlja odreene poslove koji su mu stavljeni u nadlenost. On te poslove obavlja na osnovu ovlaenja koja su mu data Zakonom i ne moe odbiti njihovo izvrenje. To istovremeno oznaava i pravo da ba on, a ne neki drugi arhiv, obavi odreene poslove. Da nema odreivanja nadlenosti, desilo bi se da izvjesni poslovi ne bi bili uopte izvreni ili, pak, da na nekim poslovima radi istovremeno vie arhiva. Propisi koji odreuju nadlenost arhiva razlikuju stvarnu, ili materijalnu, i teritorijalnu, ili mjesnu, nadlenost. Stvarna nadlenost se odreuje prema vrsti poslova koje arhivi vre, a teritorijalna prema prostornom odnosu na kome se taj posao obavlja. U pogledu stvarne nadlenosti BiH razlikujemo dvije vrste arhiva i to: 1. arhive opte nadlenosti, koji su nadleni za arhivsku grau svih stvaralaca na odreenom podruju, i 2. specijalizovane arhive, koji su nadleni za grau odreene vrste ili odreenih stvaralaca (MUP, MVT). Predmet stvarne nadlenosti arhiva obje vrste je odreeni registraturski materijal i arhivska graa, odnosno njihova zatita. Odreeno podruje dravne teritorije na kome arhivi mogu obavljati poslove svoje stvarne nadlenosti jeste teritorijalne nadlenost. Zato i kaemo da teritorijalna nadlenost slui za odreivanje podruja na kome se protee djelatnost odreenog arhiva. U ostvarivanju zatite grae od interesa je za svaki arhiv, bez obzira na njegovu nadlenost, da ima evidenciju o registraturama, arhivskoj i registraturnoj grai iz okvira svoje nadlenosti. Ona mora biti sastavljena prema precizno utvrenim podacima, jedinstvena za sve registrature, a ovi podaci se moraju evidentirati na jednoobrazan nain.

Uputstvom su regulisane slijedee evidencije: 1. Registar aktivnih registratura, 2. Kartoteka registratura, 3. Dosijea registratura, 4. Registar registratura prestalih sa radom, i 5. Evidencija arhivske i registraturne grae dospjele za preuzimanje.

Sve obaveze arhiva, s jedne, i stvaralaca registraturne i arhivske grae, s druge strane,

usmjerene su na efikasnu zatitu arhivske grae. One uslovljavaju stalnu saradnju obje strane, koja traje za sve vrijeme dok se graa nalazi kod stvaraoca, odnosno dok je arhiv ne preuzme na dalju zatitu i obradu.

Forme i naini te saradnje veoma su raznovrsni, a arhivi je obavljaju na neposredan i posredan nain. Neposredan nain obavljanja sastoji se u direktnom kontaktu arhiva sa imaocima grae. To je najefikasniji oblik saradnje arhiva i stvaraoca grae registrature, jer se tom prilikom ne konstatuje samo stanje grae ve se daju i konkretni savjeti i potrebna struna pomo za pravilno postupanje sa graom. No kako je esto uslijed velikog broja registratura a malobrojnog ljudstva u arhivima nemogue ostvarivati neposredne kontakte, koriste se i drugi oblici saradnje. To su posredni oblici kontaktiranja sa stvaraocima, koji su se u praksi takoe pokazali efikasnim. Oni se, prije svega, ostvaruju kroz slijedee oblike: odravanje sastanaka ili savjetovanja sa veim brojem stvaralaca iz iste ili srodne oblasti rada, odravanje sastanaka ili savjetovanja svih stvaralaca po jednom odreenom problemu zatite grae i sl. Opti principi odabiranja arhivske grae i izluivanje bezvrijedne registraturne grae U ostvarivanju zatite arhivske grae kao ozbiljan problem koji se postavlja i pred stvaraoce i pred arhive jeste intenzivan priliv ogromnih koliina grae. Danas je masovnost registraturne grae skoro u svim zemljama svijeta dobila zabrinjavajue razmjere. Postavlja se problem kako obezbijediti dovoljno prostora za njen smjetaj. Sa tim problemom je povezana i sve sporija mogunost pronalaenja odgovarajuih dokumenata za koritenje u bilo koju svrhu (javnu, privatnu). Posljedica toga je udaljavanje nauke od arhivske grae, jer ona nema interesa za sve dokumente. Kako onda, iz te cjelokupne mase odabrati, osigurati i trajno uvati samo ona dokumenta koja e maksimalno sadrati podatke o ivotu i radu naeg drutva u svim sferama njegove aktivnosti? Najefikasnije sredstvo za rjeenje ovog problema je odabiranje arhivske grae i unitavanje bezvrijedne registraturne grae. Odabiranje arhivske grae, a samim tim i njeno vrednovanje kao historijskog izvora, problem je i stvaralac grae i arhiva. Struno, ovo je jedan od najkomplikovanijih poslova i za jedne i za druge. On je ujedno i najosjetljivija taka cijelog pitanja, jer je njegov rezultat odluujui za dalju sudbinu dokumenta. U odabiranju, ili kartiranju, kako se ono popularno naziva u arhivima, razlikuju se dva metoda. Stariji koji se temeljio na diskrecionoj ocjeni arhivske slube o vrijednosti grae, i noviji baziran na normativnom utvrivanju rokova uvanja. Ovim drugim nainom se ele postii vea objektivnost procjene, bolji postupak u uvanju dijelova registraturske grae trajne vrijednosti i sama normativnost kao naelo postupka. Osnovu savremenog postupka odabiranja ini lista kategorija registraturne grae sa rokovima uvanja. Ona sadri sve kategorije dokumenata, a svakoj od njih se odreuje vrijeme njihovog uvanja. Prema svome karakteru, liste mogu biti opte, zajednike i individualne. Opte liste odnose se na sve subjekte, bez obzira na njihovu djelatnost,

zajednike se odnose na grupu subjekata istovrsne djelatnosti, a individualne na pojedine, odreene, subjekte stvaraoca grae. Prema koncepciji, pak, liste mogu biti orijentacione i obavezne. Orijentacione liste izrauju se kao primjer za sastavljanje. Rade se za grupu istovrsne djelatnosti. Obavezne liste primjenjuju svi stvaraoci normativno. Liste, kao opti akti, po pravilu, sainjavaju stvaraocu ili imaocu grae, uz saglasnost arhivske slube. Specifinosti i potrebe razliitih oblasti naeg politikog i drutveno ekonomskog sistema i potrebe nauke upuuju nas na veliku opreznost i odgovornost pri konanim opredjeljenjima ta sauvati a ta unititi. Arhivska graa u privatnom vlasnitvu evidentiranje ove grae Tvorci fondova, kao to smo rekli, mogu biti i privatna lica, a i porodice. Poto se tu radi o privatnoj arhivskoj grai, ne moe imati isti tretman kao i ona nastala radom pravnih lica. U zatiti ove grae arhivi se suoavaju sa vie problema. Jedan od osnovnih problema je taj to obino nije poznato gdje se graa nalazi. Evidentiranje ove grae arhivima pokazalo se, iz vie razloga, kao neuspjeno. Tako, na primjer, ima lica koja uvaju dragocjenu arhivsku grau a da i ne znaju njenu historijsku vrijednost dok drugi ele da njom trguju, ili je iz hobija prikupljaju. Arhivi, zato, prvo nastoje da pronau grau u privatnom vlasnitvu da bi je evidentirali, a potom pristupaju i njenoj zatiti. Radi pronalaenja ove vrste grae, arhivi, prije svega, nastoje d uspostave vezu i saradnju sa njenim imaocima, ukazujui im na vanost ovog znaajnog posla. Zatim u cilju prikupljanja podataka o vlasnicima grae u privatnom posjedu arhivi uspostavljaju saradnju sa naunim institucijama, komorama (advokatskim i dr.), prate stalne i povremene aukcije bilo koje vrste spomenika kulture, pribavljaju obavjetenja o starim zgradama koje se rue a pretpostavlja se da se u njima nalazi arhivska graa koja je naputena ili bez vlasnika. Takoe koriste sva sredstva komunikacije sa javnou (tampu, radio, televiziju, predavanja, razne publikacije, izlobe, jubilarne proslave) da istaknu zainteresovanost arhiva za ovakvu vrstu grae. Poslije uspostavljanja veze sa vlasnikom arhivske grae, arhiv istu evidentira. Evidencija o vlasnicima sadri: prezime i ime vlasnika, ijim radom je graa nastala, njen sadraj, koliina, granine godine, vrstu materijala, uslove pod kojima je smjetena, da li je objavljena, kao i dalje nemjere vlasnika sa njom. Da bi zatitio ovakvu grau, arhiv preduzima vie mjera. Vlasniku e ponuditi strunu pomo radi obavljanja poslova zatite. Ukoliko vlasnik dri arhivsku grau po nepovoljnim uslovima, ponudie mu da istu preuzme u depozit, gdje e se uvati pod strunim nadzorom. Jedan od najuspjenijih mjera u arhivistici za zatitu grae nastale radom privatnih lica, jeste njen otkup od strane arhiva ili prijem kao poklon arhivu. Za poklonjenu grau arhiv obavezno daje zahvalnicu darodavcu. Radi daljeg kontaktiranja sa privatnim imaocima arhivske grae, arhiv treba da u tampi, strunim asopisima ili drugim prikladnim nainom prikae primljenu arhivsku grau, ( otkupom, poklonom), sa eventualnim osvrtom na njenog tvorca i vlasnika, s tim istovremeno obavjetava javnost o toj grai. Registraturna graa Registraturna graa je sav izvorni i reproducirani meterial (pisani, crtani, tampani, fotografisani, filmovani ili na druge naine zabiljeen) nastao u radu stvaraoca (pravni subjekti, obitelji ili pojedinci).

Nakon odreenog vremena veliki dio registraturne grae gubi vrijednost za stvaraoca, ali je znaajna kao izvor za odabir arhivske grae. Odabir arhivske iz registraturne grae, ako su to pravni subjekti, vri se na temelju njenog sadraja, prema listi kategorija registraturne grae sa rokovima uvanja koju prema pozitivnim arhivskim propisima mora da donese svaki pravni stvaralac grae. Odabrana arhivska graa predstavlja primarni izvor za izuavanje historije, kulture, ali slui i kao trajni dokazni izvor. Takva se graa nakon isteka odreenog perioda preuzima u nadleni arhiv, period zavisi od zakonske regulative svake pojedine drave. Graa koja nastane u nekoj obitelji ili tokom ivota pojedinca u arhiv se preuzima, uredno popisana, bez predhodnog odabiranja. Struni nadzor arhiva nad registraturnom graom stvaralaca Jedan od osnovnih zadataka svake arhivske ustanove je struni nadzor stvaralaca registraturne grae. Arhiv nadzire rad registratura stvaralaca i imalaca arhivske i registraturne grae iz svoje nadlenosti. Nadlenost (hijerarhijska i teritorijalna) arhivske ustanove utvreno je zakonom za svaki arhiv pojedinano. Npr. Arhiv Bosne i Hercegovine nadzire organe vlasti i uprave na nivou Bosne i Hercegovine: Vijee ministara i sve tzv. zajednike institucije, a Arhiv Federacije Bosne i Hercegovine vri nadzor nad federalnim organima uprave, slubama za upravu, pravnim i fizikim licima organiziranim na nivou Federacije Bosne i Hercegovine. Kantonalni arhiv vri nadzor nad stvaraocima i imaocima grae na nivou kantona i na teritoriju odreenog kantona. U Republici Srpskoj stvaraoce i imaoce grae nadzire Arhiv Republike Srpske i njegova odjeljenja. U struni nadzor arhiva nad registraturnom graom stvaralaca i imalaca spada: - neposredni nadzor u obavljanju poslova: arhiviranja, uvanja, zatite i strunog odravanja arhivske i registraturne grae koja se nalazi kod stvaralaca i imalaca, - nadzor nad odabiranjem arhivske iz registraturne grae, - arhiv nalae stvaraocu i imaocu grae da, ako se za to ukae potreba preduzme mjere za otklanjanje nedostataka i oteenja na arhivsoj i registraturnoj grai, - evidentira stvaraoce i imaoce te njihovu arhivsku i registraturnu grau, - preuzima arhivsku grau od stvaralaca i imalaca, - radi na unapreenju arhivskog poslovanja i povremeno organizira seminare za uposlenike, koji kod stvaralaca grae vode o njoj brigu. Lista kategorija registraturne grae sa rokovima uvanja Lista kategorija registraturne grae sa rokovima uvanja je normativni akt kojim se odreuje vrsta dokumentacije koja nastaje kod stvaralaca i imalaca, te odreuju rokovi uvanja iste. Nadleni arhiv daje saglasnost na listu koju donosi stvaralac grae (ukoliko su pravilno odreeni rokovi uvanja). Registraturna graa sadrajno je veoma razliita. Neki spisi svoju praktinu (operativnu) vrijednost imaju odreeni period (od dvije do deset godina) dok su neki zbog svoje sadrajne ili pravnodokazne vrijednosti znaajni za trajno uvanje. Zbog toga je svaki stvaralac obavezan donijeti listu kategorija registraturne grae sa rokovima uvanja. Prema toj listi vri se odabir grae kojoj je proao rok uvanja i ona se predlae za unitenje

(kartiranje), a graa koja je odabrana, za trajno uvanje preuzima se u nadleni arhiv kad za to doe vrijeme. Registraturna graa kojoj je istekao rok uvanja predaje se, uz odobrenje nadlenog arhiva, preduzea za preradu papira na unitenje. Preuzimanje arhivske grae Preuzimanje arhivske grae od stvaralaca i imalaca redovan je zadatak arhivske ustanove. Arhivskim zakonodavstvom svake zemlje utvren je rok za njeno preuzimanje, te i propisana metodologija preuzimanja. U principu, preuzima se sreena arhivska grae (odabrana iz registraturne grae) kojoj je istekao rok operativne vrijednosti. Imalac arhivske grae koju predaje u nadleni arhiv obavezan je obezbjediti prevoz i opremu za njen smjetaj u arhivu. Od obitelji i pojedinaca grae se preuzima detaljno popisana, bez predhodnog odabiranja. Graa se preuzima u arhiv uz primopredajni zapisnik sa detaljnim popisom preuzetih spisa i knjiga, specifikacija preuzete grae. U arhivu, zapisnik i specifikacija preuzete grae slui kao dokaz o preuzimanju ali kao informativno pomagalo sve dok ista nebude arhivistiki sreena i obraena. Smjetaj preuzete grae U arhiv se u pravilu preuzima odabrana i registraturski sreena graa kojoj je istekao rok operativne vanosti. Arhiv je, izuzetno, obavezan da preuzme i nesreenu grau, ako je stvaralac prestao sa djelovanjem, a nema pravnog nasljednika ili u nekim drugim sluajevima kada je ugroena arhivska graa. Preuzeta graa ( sreena i nesreena) smjeta se u depoe po odreenim oblastima:

- dravna uprava, - pravosue, - prosvjeta i kultura, - zbirke, - lini i obiteljski / porodini fondovi, - mikroteka, fonoteka, fototeka.

Osnovni principi prilikom smjetaja arhivske grae jeste da se svi dijelovi nekog fonda

(spisi i knjige) smjeste na jedno mjesto. U pravilu, osnovne evidencije knjige smjetaju se u donje police / zbog teine i lake dostupnosti, a spisi ( u fasciklama, kutijam ili registratorima) u gornje police s lijeva na desno, odozdo prema gore. Police u arhivskom depou moraju biti tako razmjetene da je slobodan pristup arhivskoj grai. Najfunkcionalnije su kompakt (pokretne) police jer grau tite od praine a omoguavaju veliku utedu prostora. Za pravilno uvanje grae u arhivskim depoima neophodno je obezbjediti optimalne uvjete, jer papiru i drugim nosiocima informacija (filmske trake, magnetofonske vrpce, CD, DVD i sl.) smetaju praina, suneva svjetlost, vlaga, odnosno previe suh zrak, glodari i razne gljivice. Optimalni uvjeti podrazumijevaju blagu svjetlost, temperaturu izmeu 10 i 15 C i relativnu vlanost izmeu 50 i 60 %.

U arhivskim depoima moraju se redovno vriti: opraivanje,ienje, dezinfekcija i deratizacija. Evidencija arhivske grae u arhivu Sva graa koja se preuzima u arhiv bez obzira po kojem osnovu (preuzimanje, kupovina ili poklon) zavodi se u Knjigu ulaznog inventara. Ulazni inventar je knjiga koja sadri odgovarajue rubrike, redni broj, naziv stvaraoca fonda od koga je graa