BAB I KONSEP DASAR SISTEM

PENDAHULUAN Pada bab ini akan dijelaskan bahwa teknologi hanya merupakan salah satu dari empat elemen sistem informasi dalam organisasi. Untuk mengembangkan sistem informasi, maka kita perlu memahami prinsip, teknik, dan catatan untuk analisis sistem dan desain sehingga kita akhirnya dapat memahami bagaimana menganalisa keadaan bisnis yang secara logis menerapkan teknologi informasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Prinsip-prinsip ini perlu dikuasai oleh seorang manajer atau pemakai sistem informasi disebabkan oleh beberapa faktor berikut ini. 1. Para manajer bisnis sangat mungkin mengembangkan sistem mereka sendiri. Untuk membangun sistem dengan end-user yang berkualitas, seorang manajer harus menerapkan prinsip yang sama jika sistem tersebut dikerjakan oleh pihak lain. 2. Seorang manajer bisnis mungkin saja bekerjasama atau berkonsultasi dengan professional sistem. Untuk itu seorang manajer harus menguasai konsep 3. Seorang sistem manajer sehingga bisnis harus dapat mengkomunikasikan konsep sistem dan untuk mengkonfirmasikan apa yang diinginkan oleh perusahaan. memahami menguasai Sistem Informasi. KONSEP SISTEM Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling bekerjasama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah kumpulan hardware dan software komputer, prosedur, dokumentasi, formulir dan orang yang bertanggungjawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen, distribusi data dan informasi. Proses yang harus diikuti dalam pengembangan suatu sistem yang baik disebut sistem analysis and design (SA&D). proses Muhammad Taufiq STMIK AMIKOM

SA&D ini didasarkan pada pendekatan sistem untuk mengatasi suatu masalahyang disebabkan oleh beberapa prinsip dasar berikut ini. Seorang manajer harus tahu apa (what) yang dilakukan oleh suatu sistem sebelum membuat spesifikasi bagaimana (how) suatu sistem bekerja. Memilih cakupan yang tepat atas keadaan yang dianalisa akan berpengaruh terhadap masalah apa yang bisa diatasi dan yang tidak. Suatu masalah (atau sistem) sebenarnya terdiri dari beberapa masalah, sehingga strategi yang tepat adalah mengurutkan masalah yang besar ke masalah yang kecil. Pemecahan suatu masalah antara satu bagian dengan bagian lain mungkin sekali berbeda, sehingga pemecahan alternatif dibuat yang dan menunjukan perspektif yang berbeda hendaknya

diperbandingkan sebelum hasil akhir dipilih. Masalah dan pemahamannya berubah ketika dilakukan analisa, sehingga seorang manajer harus mengambil pendekatan bertahap terhadap pemecahan masalah. Hal ini memungkinkan komitmen yang terus bertambah (incremental) terhadap pemecahan masalah tertentu, dimana keputusannya adalah berlanjut atau tidak ke tahap berikutnya. KERANGKA KERJA ORGANISASIONAL DARI SUATU SISTEM Ada berbagai macam kerangka kerja organisasional dari suatu sistem, namun yang terpenting adalah agar organisasi dapat bekerja efektif. Kerangka kerja yang dimaksud seperti pada gambar 1.1 berikut adalah manusia, teknologi, tugas-tugas/prosedur, dan struktur organisasi. Hal yang harus diperhatikan adalah setiap kali kita mengubah satu karakteristik atau lebih dari empat komponen yang ada, kita harus mempertimbangkan perubahan karakteristik yang lain. Contoh sederhananya adalah kalau teknologi komputer di kantor berubah, maka orang dalam organisasi tersebut harus pula berubah, dan mungkin cara mengubahnya adalah dengan dilakukan pelatihan ulang bagi pegawai. Kalau salah satu komponen organisasi berubah, dan komponen yang 2

lain juga harus berubah, maka pertanyaannya adalah dalam konteks kepentingan organisasi, komponen manakah yang pertama kali diubah? Jawaban secara konkret mungkin sangat sulit, namun jika teknologi berubah, maka kita harus mempertimbangkan kompensasi perubahan tiga komponen lainnya. Kita dapat menggunakan perubahan ini untuk memaksa komponen lain untuk ikut berubah, dan kita dapat menggunakan perubahan teknologi agar terjadi inovasi yang menguntungkan perusahaan.Manusia (People)

Struktur Organisasi

Teknologi

Tugas / Prosedur

Gambar 1.1. Komponen Dasar dari Organisasi Unsur Manusia Dalam Sistem Informasi Manusia sebagai penyedia dan pemakai informasi merupakan bagian integral dari sistem informasi. Pemahaman terhadap unsur manusia membantu memahami mengapa suatu sistem tidak cocok untuk setiap orang. Newell dan Simon (1972) membagi empat komponen pemrosesan informasi yakni penerimaan rangsangan (reception of stimuli), mempengaruhi tindakan (effecting actions), pemrosesan (processing), dan memori (memory). Empat komponen ini pulalah yang digunakan dalam suatu sistem informasi yang menggunakan komputer yakni input, proses, output dan penyimpanan. Lebih lanjut Newell dan Simon menunjukan beberapa eksperimen bahwa manusia memiliki tiga jenis memori atau sistem penyimpanan yang berbeda. 3

Memori Jangka Panjang : Tempat penyimpanan dari fakta yang luas dan hubungan-hubungan yang ada di otak manusia. Memori Jangka Pendek : Tempat kecil di otak untuk memanipulasi data. Memori Eksternal : Alat-alat di luar otak (komputer, kertas, dan lain-lain)

Penerima (Recertors) Memori Jangka Pendek Memori Jangka Panjang

RANGSANGAN/ STIMULUS Lingkungan

TINDAKAN Yang Mempengaruhi

Processor

Gambar 1.2. Newell dan Simon Untuk Pemrosesan Informasi oleh Manusia Cara Kerja EDI Luar Memori Pembuatan Keputusan Karena pembuatan keputusan merupakan tugas manajerial yang rutin, maka dapat ditentukan bagaimana manusia membuat keputusan dalam organisasi. Pemahaman proses pembuatan keputusan merupakan hal penting dalam sistem informasi. Model pembuatan keputusan dapat dilihat pada gambar 1.2. Dari gambar tersebut, kita dapat mendefinisikan masing-masing elemen proses pembuatan keputusan. Intelligence : Mencari kondisi lingkungan yang menimbulkan adanya kebutuhan untuk membuat suatu keputusan, dan pengumpulan data yang relevan. 4

Desain : Mengembangkan dan menemukan solusi atau tindakan alternatif, serta kelayakan solusi/tindakan. Pilihan : Pemilihan alternatif yang terbaik terhadap masalah yang ada. Persuasi : Mempengaruhi orang lain yang terlibat dalam implementasi keputusan sehingga mereka menerima dan mengikuti solusi yang telah dipilih.

Implementasi : Pembuatan dan pengelolaan solusi yang baru sehingga dilakukan tepet waktu dan efisien. Follow-up : Memonitor solusi untuk menjamin bahwa keputusan tersebut dapat bekerja seperti yang diharapakan dan memodifikasi atau memperbaiki solusi.

Untuk memecahkan masalah manusia dapat dibantu atau bahkan digantikan oleh sistem informasi. Misalnya teknik matematika seperti program linier dapat digunakan pada tahap pemilihan alternatif keputusan. Simulasi komputer digunakan untuk menguji pemecahan alternatif pada tahap desain. Program manajemen proyek membantu pada tahap implementasi. Beberapa organisasi memiliki ahli tentan faktor-faktor manusia yang terlibat dalam perancangan sistem untuk mempertimbangkan karakteristik manusia yang memproses informasi. Spesialis sistem ini memperkirakan jumlah informasi yang diperlukan, formatnya, pengaruh warna dan grafik dalam memahami data, konsistensi, tataletak laporan, dan lain-lain. Dapat disimpulakan bahwa dalam membuat sistem berteknologi tinggi harus dengan sentuhan manusia agar pegawai dan manajer organisasi merasa puas dan senang menggunakan aplikasi sistem informasi tersebut.

Intelligence

Follow-Up Umpan Balik

Desain

5

Implementasi

Pilihan

Persuasi

Gambar 1.3 Proses Pembuatan Keputusan KARAKTERISTIK SISTEM Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, kita perlu membedakan lainnya. 1. Batasan (Boundary) : Penggambaran dari suatu elemen/unsure mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem. 2. Lingkungan (Environment) : Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. 3. Masukan (Input) : Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. 4. Keluaran (Output) : Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan di layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5. Komponen (Components) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi ataupun output. Komponen ini bisa subsistem dari sebuah sistem. 6. Interface : Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi. 7. Penyimpanan (Storage) : Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen sistem yang memungkinkan komponen tersebut 6 unsur-unsur dari sitem yang membentuknya. Berikut ini karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem

bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.Keluaran Lingkungan Masukan 1

Komponen 1

Komponen 2

Komponen 3

Penyimpanan 1

Masukan 2 Batasan

Gambar 1.4. Karakteristik Suatu Sistem Tabel 1.1. Contoh Karakteristik Sistem Penggajian Sistem Batasan Lingkungan Input Output Komponen Interface Storage Penggajian Hanya pada sistem penggajian saja, tidak pada sistem lain Sistem kehadiran, sistem penyetoran uang gaji ke Bank Kartu gaji Cek gaji Menghitung total pembayaran Menghitung pengurangan Mencocokan kartu gaji dengan pegawai Menyortir cek pembayaran menurut departemen Tunjangan pegawai Tunjangan pembayaran

7

Sistem Logik dan Sistem Fisik (Logical and Physical System) Terdapat dua macam penggambaran sistem secara umum, khususnya yang menyangkut fungsi dan bentuk dari sistem, yaitu sistem logik dan sistem fisik. a. Sistem Logik (Logical System) Sistem logik menjelaskan hal-hal fungsi dan tujuan fisik dari dimana sistem tanpa itu menyinggung yang bersifat sistem

diimplementasikan. Sebuah sistem logik adalah representasi dari independensi dari teknologi. Maksudnya, dalam sebuah aplikasi sistem kita harus mendapatakan spesifikasi logik dan berfungsi secara tepat untuk memperoleh pemahaman bagaimana memilih diantara berbagai alternatif implementasi fisik. Lebih dari itu, biaya dan tenaga untuk merubah suatu sistem akan meningkat ketika kita melakukan implementasi lebih jauh pada sarana fisiknya. b. Sistem Fisik (Physical System) Sistem fisik juga merupakansebuah penggambaran atau abstraksi, tetapi sistem ini menggunakan symbol dan notasi untuk menunjuk bentuk fisik, tentang bagaimana dan dimana sistem beroperasi. Contoh yang menggambarkan perbedaan sistem logik dan sistem fisik : Sistem dalam pendaftaran atau regristrasi kuliah. Dari sistem logik akan menunjukan langkah-langkah regristrasi kelas, pengecekan permintaan kelas dengan persyaratan yang ada, adan membuat daftar mahasiswa yang dibolehkan mengikuti kuliah tersebut. Sementara itu sistem fisik akan menujukan cara-cara pendaftaran kelas dengan menggunakan punched cards atau terminal komputer, pengecekan prasyarat yang dilakukan secara manual atau elektronik (dengan membandingkan transkip dengan diskripsi mata kuliah).

8

BAB II KONSEP DASAR INFORMASI

PENDAHULUAN Bab ini membahas landasan tentang informasi. Pertama-tama Anda akan diperkenalkan kepada lingkungan informasi, yang mencakup arus informasi di dalam organisasi maupun yang berhubungan dengan bagian eksternal organisasi. Selanjutnya, Anda akan diperkenalkan pada pengertian makna data 9

dan informasi sehingga Anda diharapkan mampu membedakan kedua istilah tersebut dengan tepat. Selain itu, Anda juga akan mempelajari hierarki data, karakteristik informasi, dan ragam informasi untuk manajemen. LINGKUNGAN INFORMASI Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen modern. Banyak keputusan strategis yang bergantung kepada informasi. Sebagaimana diketahui, sumber daya 4M+1I yang mencakup manusia (SDM), material (termasuk di dalamnya energi), mesin, modal, dan informasi merupakan sumber daya vital bagi kelangsungan organisasi bisnis. Informasi tidak hanya dipakai untuk kepentingan internal dalam organisasi, tetapi juga dipakai oleh pihak eksternal (di luar organisasi). Pemakai internal meliputi staf operasi, manajemen tingkat bawah hingga manajemen tingkat atas, sedangkan pemakai eksternal dapat berupa pelanggan, pemegang saham, pemasok atau mitra kerja, dinas pajak, dan lain-lain. Setiap individu, dari manajer hingga staf operasi, memerlukan informasi yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tentu saja, masingmasing berkepentingan terhadap informasi dengan sifat yang berbeda-beda. Sebagai contoh, manajer memerlukan informasi yang ringkas tentang kegiatan operasional, sedangkan staf operasi memerlukan informasi yang lebih detail. Arus informasi dalam suatu organisasi dapat mengalir dengan arah mendatar atau vertikal. Pada arah mendatar, informasi digunakan untuk mendukung kegiatan operasional, yang berupa infomasi rinci tentang transaksi. Pembelian barang, tagihan hutang, dan penggunaan bahan-bahan mentah. Adapun pada arah vertikal, informasi mengarah pada semua level manajemen. Arus informasi yang mengalir keatas berisi rangkuman kinerja operasional. Semakintinggi level manajemen, semakin ringkas informasi yang diperlukan. Arus informasi yang mengalir ke bawah berupa instruksi, kuota, dan anggarananggaran. Selain arus informasi mendatar adan vertikal, informasi juga mengalir dari internal ke eksternal atau sebaliknya. Interaksi anatara pelanggan dengan internal organisasi serta pemasok dengan internal organisasi berada pada 10

tataran operasional. Adapun pemegang saham berinteraksi dengan internal organisasi pada level manajemen tingkat atas. Untuk lebih jelasnya lihat agmbar piramida di bawah ini.

Pemegang Saham

Pelangga n

Pemaso k

Gambar 2.1. Arus Informasi Internal dan Eksternal dalam Organisasi DATA Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data sering kali disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui suatu proses transformasi, data dibuat menjadi bermakna. Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video. Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Misalnya, data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang. Teks adalah sederetan huruf, angka, dan symbol-simbol khusus (misalnya + dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual.

11

Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa grafik, foto, hasil roentgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang lain. Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrument musik, suara orang atau suara binatang, gemercik air, detak jantung merupakan beberapa contoh data audio. Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabadikan suatu kejadian atau aktivitas. INFORMASI informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.

Data

Proses

Informasi

1.3 1.4 1.5 1.7

Perhitungan rata-rata penjualan dalam kuartal terakhir

Rata-rata penjualan daalm kuartal terakhir sebesar 1,3 milyar

Gambar 2.2. Transformasi Data Menjadi Informasi Jadi, hal yang terpenting untuk membedakan informasi dengan data, informasi itu mempunyai kandungan makna, data tidak. Pengertian makna di sini merupakan hal yang sangat penting., karena berdasarkan makanlah si penerima dapat memahami informasi tersebut dan secara lebih jauh dapat menggunakannya untuk menarik suatu kesimpulan atau bahkan mengambil keputusan.

12

Masukan (Data)

Proses (Model)

Keluaran (Informasi)

Data (ditangkap) Basis Data

Penerima

Hasil Tindakan

Tindakan Keputusan

Gambar 2.3. Siklus Informasi Informasi itu sendiri memiliki ciri-ciri seperti berikut (Davis, 1999) : 1. Benar atau salah. Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan kebenaran terhadap kenyataan. Jika penerima informasi yang salah mempercayainya, efeknya seperti kalau informasi itu benar. 2. Baru. Informasi benar-benar baru bagi si penerima. 3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan perubahan terhadap informasi yang telah ada. 4. Korektif. Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar. 5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah adasehingga keyakinan terhadap informasi semakin meningkat. HIERARKI DATA

13

Secara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari elemen data, rekaman (record), dan berkas (file), sebagaimana terlihat pada gambar berikut.

Berkas

Rekaman

Rekaman

Elemen Data

Elemen Data

Gambar 2.4. Hierarki Data Elemen Data Elemen data adalah suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit data yang lain. Misalnya pada data kepegawaian, elemen data dapat berupa nama pegawai, alamat, kota tempat tinggal, atribut lain yang berkaitan dengan pegawai. Istilah lain untuk elemen data adalah medan (field), kolom, item, dan atribut. Rekaman Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait, sebagai contoh, nama, alamat, kota, dan tempat tanggal lahir seorang pegawai dapat dihimpun dalam sebuah rekaman, dan istilah lain untuk rekaman adalah tupel dan baris. Berkas dan

14

Himpunan

seluruh

rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah

berkas, berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang berkaitan dengan suatu subjek, dalam sistem basis data relasional, berkas mewakili komponen yang disebut table atau relasi. Dalam konteks yang lebih besar, sekumpulan berkas atau tabel membentuk sebuah basis data, sebagai contoh, sebuah basis data kepegawaian dapat mengandung sejumlah tabel seperti data pribadi, data presensi, sejarah kerja, dan sebagainya. KARAKTERISTIK DATA dan INFORMASI Karakteristik data atau informasi yang dibahas pada satu literatur dengan literatur yang lain sangat beragam. Perhatikan tabel di bawah ini. Tabel 2.1. Kualitas Informasi Menurut Bodnar dan Hopwood Karakteristik Informasi Manajer Tingkat Bawah (Pengendalian Operasional) Sumber Lingkup Tingkat Keringkasan Garis Waktu Kekinian Keakurasian yang diperlukan Frekuensi Pemakaian Tabel 2.2. Karakteristik Data atau Informasi Menurut Alter 15 Sangat sering jarang Banyak dari internal Sempit, terdefinisi dengan baik Rinci Masa Lalu Sangat mutakhir Usang Tinggi Manajer Tingkat Menengah (Pengendalian Manajemen) Banyak eksternal Sangat luas Ringkas Masa Depan Cukup Rendah dari Manajer Tingkat Bawah (Perencanaan Strategis)

1. 2. 3. 4.

Karakteristik Tipe data Akurasi/Presisi Usia Rentang waktu

Pokok Permasalahan Apakah tipe data sesuai denagn tujuan? Apakah data cukup presisi? Apakah data tepat waktu? Apakah rentang waktu sesuai dengan tujuan? Apakah data terlalu ringkas atau terlalu detail? Apakah data kurang lengkap atau

5. Tingkat keringkasan 6. Kelengkapan 7. Kemudahan akses 8. sumber 9. Relevansi/Nilai

berlebihan? Apakah data mudah diakses? Apakah sumber bias atau tidak akurat? Apakah data mempengaruhi keputusan? Apakah biaya? manfaatnya sepadan dengan

KUALITAS INFORMASI Istilah kualitas informasi (quality of information) terkadang juga dipakai untuk menyatakan informasi yang baik, dari sekian karakteristik yang telah dibahas, kualitas informasi sering kali diukur berdasarkan : Aman (Secutiy) Tepat Waktu (Timeliness) Akurat (Accurate) Terkait (Relevance) Lengkap (Completeness) Korektif (Corectness) Jelas (Clearly)

sering dikenal dengan istilah STAR-C3 INFORMASI untuk MANAJEMEN Salah satu pemakai yang paling banyak menggunakan informasi dalam suatu organisasi adalah pihak manajemen. Informasi yang dibutuhakan bisa berasal dari pihak internal maupuneksternal, dalambentuk formal ataupun informal, berdasarkan laporan ataupun komputer. 16

Informasi yang dibutuhkan oleh manajer bisa dibagi menjadi 6 kategori, yaitu : 1. Informasi Penyejuk (Comfort Information) adalah informasi keadaan sekarang yang merangkum keadaan umum bisnis atau organisasi. Misalnya, berisi ringkasan penjualan atau produksi terakhir. Informasi ini biasanya tidak banyak digunakan, tetapi membantu manajer merasa aman terhadap operasi yang telah berlangsung. 2. Peringatan (Warning) berisi penunjuk terhadap sesuatu yang tidak biasa atau barangkali memerlukan tindakan manajerial atau perubahanperubahan renacana. Idealnya, manajer seharusnya menerima peringatan-peringatan sedini mungkin sehingga cukup waktu untuk melakukan tindakan sebelum masalah penting yang tidak diharapkan terjadi. 3. Indikator Kunci (Key Indicator) berisi ukuran aspek-aspek penting yang berkaitan dengan kinerja organisasi, seperti level keluhan pelanggan, yang digunakan untuk memelihara pengendalian perusahaan dan mengidentifikasi permasalahan. 4. Informasi Situasional (Situational Information) adalah informasi terkini tentang proyek, masalah, atau isu penting yang memerlukan perhatian manajer. 5. Gosip adalah informasi informal yang berasal dari sumber seperti pihak industri yang terkadang berguna untuk menangani suatu masalah. 6. Informasi Eksternal (External Information) adalah informasi yang berasal adari luar departemen atau perusahaan. Kadangkala informasi ini masih hangat dan berjangka pendek (missalnya adanya penandatanganan kontrak oleh kompetitor), tetapi kadangkala berjangka panjang (misalnya studi lingkungan yang dilakukan lima tahun terakhir).

17

BAB III KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

PENDAHULUAN Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan bisnis dan organisasi. Teknologi informasi, termasuk sistem informasi berbasis Internet, memainkan peranan penting dan makin luas dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatakan efisiensi dan efektivitas proses bisnis mereka, pengambilan keputusan manajerial, dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif mereka dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim 18

pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi ecommerce, atau dalam aktivitas bisnis lainnya.teknologi dan sistem informasi berbasis Internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini. PENGERTIAN Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Para praktisi bisnis bergantung pada banyak jenis sistem informasi yang menggunakan berbagai teknologi informasi. Contohnya, beberapa sistem informasi menggunakan alat hardware petunjuk sederhana (kertas dan pensil) dan saluran informasi informal (mulut ke mulut).

KERANGKA KERJA SISTEM INFORMASI Bidang sistem informasi melintasi banyak teknologi kompleks, konsep keperilakuan yang abstrak, dan aplikasi khusus dalam bidang-bidang bisnis serta nonbisnis yang tidak terhitung jumlahnya. Sebagai seorang manajer atau praktisi bisnis, Anda tidak harus menyerap semua pengetahuan ini. Pada gambar 3.1 akan diperlihatkan kerangka kerja konseptual yang berguna untuk mengatur pengetahuan yang disajikan dalam bacaan ini dan memberi garis besar tentang hal-hal ynag perlu Anda ketahui mengenai sistem informasi.

19

Gambar 3.1. Kerangka Kerja Sistem Informasi Dari gambar kerangka kerja di atas ditekankan bahwa Anda harus memusatkan usaha Anda dalam lima area pengetahuan Sistem Informasi berikut ini. Konsep-konsep Dasar. Konsep dasar keperilakuan, teknis, bisnis dan manajerial termasuk mengenai berbagai komponen dan peran sistem informasi. Contohnya meliputi konsep sistem informasi dasar yang berasal adari teori sistem umum, atau konsep keunggulan kompetitif yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi bisnis teknologi informasi dalam keunggulan kompetitif. Teknologi Informasi. Konsep-konsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi informasiyaitu meliputi hardware, software, jaringan, manajemen Internet. Aplikasi Bisnis. Penggunaan utama dari sistem informasi untuk operasi, manajemen, dan keunggulan kompetitif bisnis data, dan banyak teknologi berbasis

20

Proses Pengembangan. Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar informasi merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi untuk memenuhi peluang bisnis.

Tanatangan Manajemen. Tantangan untuk secara efektif dan etis mengelola teknologi informasi pada tingkat pemakai akhir, perusahaan, dan globaldalam bisnis.

JENIS JENIS SISTEM INFORMASI Secara konsep, aplikasi sistem informasi yang diimplementasiakn dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen.

Sistem Informasi

Sistem Pendukung Operasai

Sistem Pendukung Manajemen

Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem Pengendalian Proses

Sistem Kerja Sama Perusahaan

Sistem Informasi Manajemen

Decision Support Sistem

Executive Information Sistem

Gambar 3.2. Klasifikasi Operasi dan Manajemen Sistem Informasi Sistem Pendukung Operasi Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh, dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk

21

secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan. Sistem Pendukung Manajemen Ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer, aplikasi sistem tersebut akan disebut sebagai sistem pendukung manajemen. Memberikan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan semua jenis manajer serta praktisi bisnis adalah tugas yang rumit. Berdasarkan konsep, beberapa jenis utama sistem informasi mendukungberbagai tanggung jawab penganbilan keputusan : (1) sistem informasi manajemen, (2) sistem pendukung keputusan, dan (3) sistem informai eksekutif. Klasifikasi Lainnya Sistem Informasi Beberapa kategori lainnya sistem informasi dapat mendukung baik aplikasi operasi maupun manajemen, contohnya, sistem pakar dapat memberi saran pakar untuk tugas-tugas dasar operasi seperti diagnosa perlengkapan, atau keputusan manajerial seperti manajemen portofolio pinjaman. Sistem manajemen pengetahuan adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang mendukung pembentukan, pengaturan, dan penyebaran pengetahuan bisnis ke para pegawai dan manajer di seluruh perusahaan. Sistem informasi yang berfokus pada aplikasi operasi dan manajerial dalam mendukung fungsi bisnis dasarnya seperti akuntansi dan pemasaran, disebut sebagai sistem bisnis fungsional. Terakhir, sistem informasi strategis menerapakan teknologi informasi pada produk, layanan atau proses bisnis perusahaan, untuk membantunya mendapatkan kelebihan strategis atas para pesaingnya. Jadi, kebanyakan sistem informasididesain untuk menghasilkan informasi dan mendukung pengambilan keputusan dalam berbagai tingkat manajemen dan fungsi bisnis, seperti juga untuk tugas dasar pencatatan serta pemrosesan transaksi.

22

FUNGSI SISTEM INFORMASI Area fungsional utama dari bisnis yang penting daalm keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia. Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan parktisi bisnis. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan startegis dalam pasar global. Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita. Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, and kemampuan perusahaan bisnis yang membentuk jaringan. KOMPONEN SISTEM INFORMASI Dalam menerima sumber daya data sebagai input dan memprosesnya menjadi produk informasi sebagai outputnya, sistem informasi memerlukan beberapa komponen-komponen untuk mencapainya. Komponen-komponen tersebut adalah : Manusia, hardware, software, data, dan jaringan adalah lima sumber daya dasar sistem informasi. Sumber daya manusia meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi, sumber daya hardware terdiri dari mesin dam media, sumber daya software meliputi baik program maupun prosedur, sumber daya data meliputi dasar data dan pengetahuan, serta sumber daya jaringan yang meliputi media komunikasi dan jaringan. Sumber daya data diubah melalui aktivitas pemrosesan informasi menjadi berbagai produk informasi bagi pemakai-akhir. 23

Pemrosesan

informasi

terdiri

dari

aktivitas

input

daalm

sistem,

pemrosesan, output, penyimpanan, dan pengendalian. Tabel 3.1. Contoh-contoh Sumber Daya Sistem Informasi dan Produknya Sumber Daya Sistem Informasi dan Produknya Sumber Daya Manusia Para pakar sistem analis, pembuat software, operator sistem. Pemakai akhir orang-orang lainnya yang menggunakan sistem informasi. Sumber Daya Hardware Mesin komputer, monitor video, disk drive magnetis, printer, pemindai optikal. Media floppy disk magnetic tape, disk optikal, kartu plastic, formulir kertas. Sumber Daya Software Program program sistem informasi, program spreadsheets, program word processing, program penggajian. Prosedur prosedur entri data, prosedur untuk memperbaiki kesalahan, prosedur pendistribusian cek gaji. Sumber Daya Data Deskripsi produk, catatan pelanggan, file kepegawaian, database persediaan. Sumber Daya Jaringan Media komunikasi, pemroses komunikasi, software untuk akses dan pengendalian jaringan. Produk Informasi Laporan manajemen dan dokumen bisnis yang menggunakan tampilan teks serta grafik, respons audio, dan formulir kertas. AKTIVITAS SISTEM INFORMASI Mari kita lihat lebih dekat setiap aktivitas pemrosesan informasi dasar (atau pemrosesan data) yang terjadi dalam sistem informasi. Input Sumber Daya Data 24

Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan untuk aktivitas input. Input biasanya berbentuk aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan. Para pemakai akhir biasanya memasukan data secara langsung ke dalam sistem komputer, atau mencatat data mengenai transaksi dari beberapa jenis media fisik seperti formulir kertas. Hal ini biasanya meliputi berbagai aktivitas edit untuk memastikan bahwa mereka telah mencatat data dengan benar. Begitu dimasukkan, data bisa dipindahkan ke dalam media yang dapat dibaca mesin, seperti magnetic disk hingga dibutuhkan untuk pemrosesan.

Pemrosesan Data Menjadi Informasi Data biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti perhitungan, perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran. Aktivitas-aktivitas ini mengatur, menganalisis, dan memanipulasi data, hingga mengubahanya ke dalam informasi bagi para pemakai akhir. Kualitas data apapun yang disimpan dalam sistem informasi juga harus dipelihara melalui proses terus-menerus dari aktivitas perbaikan dan pembaruan.

Output Produk Informasi Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir. Produk informasi umum meliputi pesan, lapora, formulir, dan gambar grafis yang dapat disediakan melalui tampilan video, respons audio, produk kertas, dan multimedia.

Penyimpanan Sumber Daya Data Penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi. Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian 25

Pengendalian Kinerja Sistem Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapakan apakah sistem dapat memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan. Kemudian, aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi yang tepat dihasilkan bagi para pemakai akhir. Tabel 3.2. Contoh Aktivitas Dasar Sistem Informasi dalam Dunia Bisnis Aktivitas Sistem Informasi Input. Memindai secara optikal barang-barang dengan pengenal yang menggunakan kode garis. Pemrosesan. Menghitung pembayaran karyawan, pajak, dan potongan gaji lainnya. Output. Menghasilakn laporan dan tampilan mengenai kinerja penjualan. Penyimpanan. Memelihara catatan mengenai pelanggan, keryawan, dan produk. Pengendalian. Menghasilkan sinyal yang dapat didengar untuk

menunjukkan entri yang tepat atas data penjualan.

SISTEM1. PENGERTIAN SISTEM Sistem adalah sekelompok elemen elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem dapat abstrak maupun fisik,sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung.sebuah sistem fisik lebih lanjut dapat didefinisikan melalui contoh contoh sbb: Sistem peredaran darah Jantung dan urat urat tubuh yang menggerakkan darah ke seluruh tubuh. Sistem transportasi Petugas,mesin, dan organisasi yang menjalankan transportasi barang. Sistem sekolah 26

Bangunan,pendidikan,petugas administrasi,buku buku teks dan sebagainya yang berfungsi bersama untuk memberikan pendidikan kepad asiswa. Sistem komputer Peralatan yang berfungsi bersama untuk menjalankan pengolahan computer. Pengertian Sistem Menurut: JOHN M. ECHOLS DAN HASSAN SHADILY dalam kamus inggrisindonesia-nya, sIstem diartikan sebagai susunan.seperti misalnya yang terdapat dalam kata sistem syaraf berarti susunan syaraf,sistem jaringan berarti susunan jaringan dsb. M.J Alexander dalam buku Information System Analysis : Teory and Application, system merupakan suatu group dari elemen elemen baik berbentuk fisik maupun non fisik ang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama sama menuju satu atau lebih tujuan,sasaran atau akhir dari sebuah sistem. Model Umum Sebuah Sistem Umpan Balik

Input

Process

Output

Tujuan

Kendala Kontrol

Gambar 1. Hubungan Komponen Dalam Sistem Komponen Input Komponen input adalah bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan, data masukan ini digunakan sebagai komponen penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem ini dioperasikan, komponen penggerak ini terbagi menjadi dua kelompok yaitu: a. Maintenance input Maintenance input merupakan energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi.sebagai contoh dalam suatu sistem pengambilan keputusan, maka maintenance inputnya adalah team manajemen yang merupakan personil utama pengambil keputusan (decision maker) b. Signal input Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Dalam sistem pengambilan keputusan tersebut, maka signal inputnya 27

adalah informasi yang menunjang kemudahan pengambilan keputusan tersebut (decision support system) Komponen Proses Komponen proses merupakan komponen dalam sistem yang melakukan pengolahan input untuk mendapatkan hasil atau tujuan yang diinginkan, di dalam suatu proses,terjadi berbagai kegiatan seperti klasifikasi, peringkasan, pencarian dat, organisasi data dan lain sebagainya, begitu kompleksnya sebuah proses, maka pada tahap ini diperlukan terjadinya suatu integrasi yang baik antar subsistem secara vertical maupun secara horizontal agar proses interaksi untuk mencapai tujuan dapat berjalan lancar. Sebagai contoh, sistem pengambilan keputusan pembelian barang yang dilakukan oleh seorang kepala bagian pengadaan di suatu perusahaan dagang, harus melibatkan semua subsistem yang terkait seperti kepala gudang, bagian keuangan, bagian inventory dan lain lain. Komponen Output Komponen output merupakan komponen hasil pengoperasian dari suatu sistem. Sistem pengambilan keputusan seorang kepala bagian pengadaan, menghasilkan keputusan dibeli atau tidaknya suatu barang, kemudian menentukan siapa yang akan membeli , jumlah pembelian, tempat atau lokasi pembelian dan sebagainya. Komponen Tujuan Terdapatnya suatu tujuan yang jelas akan memberikan arah yang jelas pula dalam proses sistem.komponen tujuan merupakan sasaran yang ingin dicapai oleh berjalannya sebuah sistem. Tujuan ini bias berupa tujuan usaha, kebutuhan sistem, pemecahan suatu masalah dan sebagainya. Komponen Kendala Komponen kendala merupakan komponen yang berisikan aturan atau batas batas yang berlaku atas tujuan tersebut. Pendefinisian kendala yang jelas, akan membuat tujuan menjadi lebih bermanfaat. Dengan adanya kendala atau batas batas yang jelas, maka akan mampu mengidentifikasikan apa yang harus diantisipasikan dalam mencapaitujuan sistem. Komponen Kontrol Komponen control merupakan komponen pengawas dari pelaksanaan proses pencapaian tujuan. Control disini dapat berupa control pemasukkan input, control pengeluaran data, control pengoperasian dan lain lain. Komponen Umpan Balik

28

Komponen umpan balik merupakan komponen yang memberikan respon atas berjalannya suatu sistem. Komponenini dapat berupa kegiatan seperti perbaikan atau pemeliharaan sistem. 2. KARAKTERISTIK SEBUAH SISTEM Dari contoh diatas, dapatlah dikenal karakteristik sistem.sebuah sistem terdiri dari bagian bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud, berarti sebuah sistem bukanlah seperangkat unsure yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri unsure yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena satunya maksud, tujuan, atau sasaran. Sifat dasar/ karakteristik yang dimiliki oleh sebuah sistem adalah: 1. Subbsistem Adalah unsur unsur yang membangun terbentuknya sebuah sistem yang satu dengan sistem yang lain saling terkait dan setiap subsistem mempunyai tugas masing masing. 2. Boundary Adalah batas aktivitas atau batas gerak aktivitas pada sebuah sisten atau subsistem 3. Interface Adalah penghubung antar subsistem dalam rangka transformasi output Tabel 1. Contoh subsistem dan interface Sistem Komputer Subsistem unit pengolahan pusat unit masukan unit keluaran penyimpanan tambahan unit penghitung penghubung kerja edit kerja sortir kerja update misalnya kerja keluaran Interface saluran

Unit pengolahan pusat unit pengendali unitpenyimpan Pengolahan bact dengan kerja terpisah(separate run)

kawat alih data kerja satu dengan lainnya, pita data

4. Environment Adalah lingkungan di luar sistem yang berpengaruh terhadap gerak sistem dalam mencapai tujuan Bentuk environment, ada 2 macam : Sistem dan Non Sistem Sifat environment, ada 2 macam : Langsung dan Tak Langsung Jangka environment, ada 2 macam : Tetap dan Sementara Efek environment, ada 2 macam : Mendukung dan Merugikan 29

Gambar 2. Environment Terhadap Sistem 5. Input Adalah masukan energi atau sesuatu yang siap untuk dikelola (proses), melalui : menangkap (capture) dan menerima (entry) 6. Proses Adalah aktivitas untuk mengolah sesuatu / energi untuk dimodel menjadi sesuatu yang mempunyai nilai manfaat. 7. Output Adalah hasil olahan sesuatu / energi yang mempunyai nilai manfaat. 8. Goal Adalah sesuatu yang ingin diraih untuk memenuhi kebutuhan atau keinginan dari sebuah sistem 9. Objective Adalah sesuatu yang ingin diraih untuk memenuhi kebutuhan atau keinginan dari sebuah subsistem2 1

89

4

System

3

5 Subsystem

6

7

Gambar 3. Karakteristik Sistem 3. Klasifikasi Sistem Klasifikasi sistem dapat dilihat dalam beberapa tinjauan, diantaranya : Berdasarkan Wujud Fisik (Bentuk), dibedakan 30

Non physical adalah suatu sistem yang secara fisik tidak ada tapi terjadi, contoh: sistem teologi Physical adalah suatu sistem yang secara fisik ada, contoh: sistem komputer Berdasarkan Kejadian, dibedakan Natural (alami) adalah sistem yang terjadi karena proses alam dan tidak terdapat proses campur tangan manusia, contoh: sistem rotasi bumi, sistem tata surya Human mode (buatan manusia) adalah sistem yang terjadi karena adanya suatu proses campur tangan manusia, contoh: sistem pengendalian banjir, sistem tata kota Berdasarkan Sifat, dibedakan Deterministic adalah sebuah sistem yang beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan secara tepat serta interaksi antar bagian bagian dapat diketahui secara pasti, contoh: sistem program computer, sistem audio visual Probabilistic adalah suatu sistem yang diuraikan dalam istilah perilaku yang mungkin, tetapi selalu ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya system, contoh: sistem pemilihan presiden, sistem persediaan barang. Berdasarkan Metode, dibedakan Closed ( tertutup) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungannya, contoh: sebuah reaksi kimia di dalam sebuah tabung berisolasi dan tertutup. Open ( terbuka ) adalah sistem yang selalu berhubungan dengan lingkungan luarnya untuk melakukan proses dalam mendapatkan output, contoh: sistem biologis, sistem keorganisasian 4. Pengendalian Dalam Sistem Model dasar sebuah sistem seperti masukan, mengolah, dan keluaran tidak menyediakan pengaturan dan pengendalian terhadap system, dalam bentuknya yang paling sederhana, keluaran sistem dibandingkan dengan keluaraan yangdiinginkan, dan setiap penyimpangan menyebabkan sebuah masukan dikirim pada proses atau pengolahan untuk menyesuaikan operasi sehingga keluaran akan mendekati standar, contoh: pengendalian umpan balik sebuah sistem. Umpan balik (feedback) yang bertujuan melunakkan dan mengurangi penyimpangan terhadap standar disebut umpan balik negative (negative feedback ). Ini digunakan dalam loop pengendalian umpan balik. Sedangkan umpan balik positif ( positive feedback ) menambah kekuatan arah gerak sistem.jadi umpan balik positif menyebabkan sistem mengulangi atau memperbesar penyesuaian atau kegiatan.

31

Masukan

sistem

Keluaran Sensor

Alat pengendali Gambar 4. Pengendalian Sistem

INFORMASITENTANG INFORMASI Berikut akan disampaikan pengertian informasi dari berbagai sumber. 1. menurut Gordon B. Davis dalam bukunya management informations sistems : conceptual foundations, structures, and development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata berupa nilai yang dapat dipahami didalam keputusan sekarang maupun masa depan. 2. menurut Barry E.Cushing dalam buku accounting information sistem and bussines organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya. 3. menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku management control sistems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, itemyang menambah pengetahuan bagi penggunanya. 4. menurut Steven H. moscove dan Mark G.simkin dalam bukunya accounting informations sistems : concepts and practice mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk bentuk yang dapat digunakanuntuk pengambilan keputusan bisnis. Dari keempat pengertian tersebut diatas dapat disimpulakan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi labih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan, contoh hubungan data dan informasi

Hati ja!! hati lan mai an ra

Di proses

Hati-hati jalanan ramai !!

32

data

informasi

Gambar 5. Hubungan Data dengan Informasi gambar diatas menunjukan hubungan data dan informasi. Data belum menunjukan sesuatu yang bisa dipahami karenanya harus diproses terlebih dahulu. Data tersebut dapat berbentuk suara, bunyibunyian, sinyal, gambar dan sebagainya. Sedangkan informasi pada dasarnya merupakan sarana untuk pengambilan keputusan. Sedangkan informasi sebagai hasil dari proses pengolahan data, dikatakan bernilai jika memiliki kaitan dengan pengambilan keputusan. Sebagai contoh, tulisan hati-hati jalan ramai diangap tidak bernilai jika dpasang didalam sebuah gedung. Kecuali jika tulisan dipasang dijalan depan gedung sekolah, karena akan mengakibatkan pertimbangan pengambilan keputusan bagi pemakai jalur lalu lintas untuk lebih berhati hati dan mengurangi kecepatan laju kendaraannya. Istilah data dan informasi sering saling tertukar dalam pemakaiannya, tetapi ada perbedaan mendasar yaitu bahwa data adalah bahan baku yang diolah untuk djadikan informasi, sedangkan informasi pada umumnya dihubungkan dengan pengambilan keputusan. Oleh karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif dibandingkan dengan data. SIKLUS INFORMASI Pengolahan data menjadi suatu informasi dapat digambarkan sebagai sebuah siklus yang berkesinambungan seperti : DAT A PROSE S INFORMAS I KEPUTUSAN TINDAKAN HASIL TINDAKAN 33

Gambar 6. Siklus Informasi Secara sederhana dapat dikatakan bahwa data diolah menjadi suatu informasi, dan pada tahapan selanjutnya, sebuah informasi akan menjadi data untuk terciptanya informasi yang lain, pada gambar diatas dapat dilihat bahwa pada awalnya data dimasukkan kedalam model yang pada umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima(level management)sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu. Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh kejadiaan kejadiaan tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan kedalam model (proses), begitu seterusnya sehingga tercipta sebuah siklus yang berkesinambungan. KARAKTERISTIK INFORMASI Setiap informasi, memiliki beberapa karakteristik yang menunjukan sifat dari informasi itu sendiri. Karakteristik karakteristik informasi tersebut antara lain adalah: 1. Benar atau salah, karakteristik tersebut berhubungan dengan sesuatu yang realitas atau tidak dari sebuah informasi 2. Baru, sebuah informasi dapat berarti sama sekali baru bagi penerimanya 3. Tambahan, sebuah informasi dapat memperbaharui atau memberikan nilai tambah pada informasi yang telah ada 4. Korektif, sebuah informasi dapat menjadi bahan koreksi bagi informasi sebelumnya, salah atau palsu 5. Penegas, informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada, hal ini masih berguna karena dapat meningkatkan persepsi penerima atas kebenaran informasi tersebut. NILAI INFORMASI Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan strategis jangka panjang, sedangkan parameter untuk mengukur nuilai sebuah informasi tersebut, ditentukan dari dua hal pokok yaitu: Manfaat (use) Biaya (cost) suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar iinformasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

34

KUALITAS INFORMASI Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi oleh 3 hal pokok, yaitu relevancy, accuracy dan timeliness. a. Relevansi (relevancy) Informasi dikatakan berkualitas jika releven bagi pemakainya. Pengukuran nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan how the message used for problem solving (decision masking)? informasi akan relevan jika bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi bagi tiap tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya hasil penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan kepada manajer teknik,tetapi akan sangat releven jika disampaikan pada manajer pemasaran. b. Akurasi (accuracy) Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi terebut tidak biasa atau menyesatkan, bebas dari kesalahan kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidak-akuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami ganguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data asli tersebut, beberapa hal dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah : * Kelengkapan (completeness) informasi are necessary message items present ? informasi yang lengkap, berarti bahwa informasi yang dihasilkan terdiri dari satu kesatuan informasi yang menyeluruh dan mencakup berbagai hal yang terkait didalamnya. Karena apabila informasi yang dihasilkan sebagian sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuanya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik. * Kebenaran (correctness) informasi are message items correct? informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebagai contoh, jika sebuah informasi menunjukan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitungan perhitungan matematis yang ada diprosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya. * Keamanan (security) informasi. Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan did the message reach all or only the intended sistems users? sebuah informasi harus aman, dalam arti hanya diakses oleh pihak pihak yang berkepentingan sajasesuai dengan sifat dan dan tujuan dari informasi tersebut. c. Tepat waktu (timeliness). 35

how quickly is input transformed to correct output? bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat. Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakkan yang akan diambil. Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi itulah yang pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu dapat dipahami karena kecepatan mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan teknologi teknologi terbaru. Selain beberapa komponen diatas, beberapa ahli juga menambahkan beberapa hal yang ikut menentukan kualitas dari sebuah informasi, komponen komponen tambahan antara lain adalah : * Ekonomis (economy). what level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle? bahwa factor ekonomis dari sebuah informasi juga akan ikut menentukan kualitasnya. Hal tersebut diukur dari seberapa besar sumber daya yang diperlukan untuk mentransformasikan informasi menjadi komponen yang berperan dalam pemecahan suatu masalah. * Efisien (efficiency). Informasi akan memiliki kualitas yang baik jika informasi tersebut memiliki efisiensi, yang berarti bahwa informasi tersebut tepat guna bagi pemakainya. * Dapat dipercaya (reliability) USIA INFORMASI Usia sebuah informasi berhubungan dengan waktu digunakannya informasi yang terkandung dalam sebuah laporan, sebagai contoh, laporan yang bersifat periodik akan lebih jelas menggambarkan usianya, seperti laporan operasi bulanan, laporan posisi keuangan pada akhir sebuah periode dan lainlain. Pada dasarnya, usia sebuah informasi dapat dibedakan menjadi 2 jenis yaitu : Usia informasi berdasarkan data kondisi, merupakan usia informasi yang berhubungan dengan sebuah titik waktu, sebagai contoh adanya persediaan barang per 31 des 2002 dalam laporan inventory Usia informasi berdasarkan data operasi, merupakan usia informasi yang mencerminkan terjadinya perubahan data selama satu periode waktu, sebagai contoh dalam laporan penjualan barang dalam seminggu dari tanggal 1 s/d 7 agust 2003. MUTU INFORMASI

36

Dalam sebuah telaah yang dibuat oleh adam mengenai sikap manajemen terhadap sistem informasi, 75 % manajer menilai peningkatan kualitas, kuantitas dan mutu hampir identik dampaknya terhadap prestasi kerja, tetapi apabila diminta memilih, maka 90 5 lebih menyukai peningkatan dalam mutu informasi dibandingkan terhadap kuantitasnya. Informasi bervariasi dalam mutunya karena adanya bias atau kesalahan, bias tampak pada contoh seorang wiraniaga yang cenderung menaksir penjualan yang diharapkan terlalu tinggi atau yang memberikan tanggal pengiriman tidak realistis, bila bias ini diketahui oleh penerima informasi, makaia akan dapat mengadakan penyesuaian, persoalannya adalah mendeteksi bias tersebut, karena mengadakan penyesuaian biasanya tidak sulit. Kesalahan adalah persoalan yang lebih gawat karena terhadap hal ini tidak dapat dilakukan penyesuaian sederhana, kesalahan dapat disebabkan oleh: 1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang salah 2. Tidak mengikuti pengolahan prosedur yang benar 3. Data hilang atau tidak terolah 4. Kesalahan mencatat atau mengoreksi data 5. File histories / induk yang salah ( atau keliru memilih file histories ). 6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan ( misal kesalahan program computer ) 7. Kesalahan yang disengaja Dalam kebanyakan sistem informasi, penerima informasi tidak memiliki pengetahuan tentang bias atau kesalahan yang dapat mempengaruhi mutu informasi tersebut, proses pengukuran yang menghasilkan laporan dan ketepatan data di dalam laporan secara tak langsung menyatakan bahwa ketepatannya tidak terjamin. Sebagai contoh, sebuah laporan sediaan barang dapat memperlihatkan bahwa ada tersedia 347 buah widget, tetapi angka ini mungkin berdasarkan pada sebuah buku sediaan barang (invertaris) yang malar (perpetual), kemungkinan adanya berbagai kesalahan dalam mencatat pengeluaran dan penerimaan barang dan sebagainya berarti besar terjadinya kesalahan kecil, dan kadang kadang, kesalahan besar. Hal ini menjadi alasan mengapa diadakan penghitungan fisik secara periodik untuk memper baiki buku sediaan barang, kesulitan akibat bias dapat ditangani dalam pengolahan informasimelalui prosedur prosedur untuk mencari dan mengukur bias kemudian menyesuaikannya. Kesulitan menghadapi kesalahan dapat diatasi dengan: 1. Pengendalian intern untuk mengetahui kesalahan. 2. Audit intern dan ekstern. 3. Menambahkan batas batas kepercayaan pada data. 4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengukuran dan pengolahan dapat menilai kesalahan yang mungkin terjadi. Bentuk penyajian Bias keputusan akibat penyajian data

Urutan berdasarkan abjad dalam sebuah susunan berdasarkan 37

Urutan berdasarkan Tingkat keuntungan Urutan berdasarkan Tingkatan keuntungan Dalam industri

Abjad, butir butir pertama cenderung Mendapat perhatian lebih banyak Daripada yang kemudian. Butir butir dengan tingkat keuntungan tertinggi diperhatikan Dengan agak mengabaikan industri, Ukuran dan sebagainya. tingkat keuntungan dalam industri akan diperhatikan. Ukuran, dan sebagainya akan kurang berpengaruh.

Ada perbedaan antara dua cara pertama dalam mengatasi kesalahan dengan dua cara terakhir. Kedua cara terakhirberusaha memberi batas kepercayaan pada pemakai, sedang dua cara pertama berusaha mengurangi ketidakpastian data dan karena itu meningkatkan kandungan informasi. Pengendalian intern dan pengauditan dalam konteks ini dapat dianggap menambah nilai informasi yang diberikan oleh sistem informasi dengan mengurangi keraguan akan kemungkinan adanya kebanyakan kesalahan. Prosedur pengendalian dan audit tidak cenderung mempengaruhi biasmaupun kesalahan yang disebabkan oleh metode pengukuran da pengumpulan data. Cara penyajiaan data akan mempengaruhi atau menyebabkan bias pada cara pemakaiannya. Sebagai contoh, bila seorang manajer poretefolio meminta daftar sediaan barang berdasarkan tingkat keuntungan di atas 5 %, maka sediaan tersebut dapat disajikan dalam cara yang berbeda beda. Ancangan manajer dalam pengambilan keputusan biasanya terpengaruh oleh penyajian tersebut. Sebagai gambaran, bandingkan tiga pilihan dan bias bias yang mungkin untuk mengambil keputusan.

SISTEM INFORMASIMengacu pada pendapat james B. Bower dan kawan- kawan dalam bukunya computer oriented accounting Informations sistem, maka sistem penghasil informasi atau yang dikenal dengan nama sistem informasi, memiliki pengertian sebagai berikut : Sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan. Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi dalam suatu 38

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi menerima masukkan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem menghendaki agar masukkan, pengolahan dan keluaran tiba pada saat bersamaan, yang sesuai untuk sistem pengolahan informasi yang paling sederhana, dimana semua masukkan tersebut tiba pada saat bersamaan tetapi hal tersebut jarang terjadi. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) kedalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya. KOMPONEN SISTEM INFORMASI John Burch dan Gary Grudnitski dalam bukunya information sistem theory and practice memberikan gambaran komponen sistem informasi seperti pada gambar dibawah.

User

User

User

InputDatabase

Model Technology

Output Control

User

User

User

Gambar 7. Komponen Komponen Sistem Informasi Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa sistem informasi memiliki komponen komponen yang saling ber integrasi membentuk satu kesatuan dalam mencapai sasaran sistem. 1. Blok masukkan (input block), meliputi metode metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen dokumen dasar 2. Blok model (model block), terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu 39

3. Blok keluaran (output block), berupa data data keluaran seperti dokumen output dan informasi yang berkualitas 4. Blok teknologi (technology block), digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok teknologi ini merupakan komponen Bantu yang memperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam system 5. Blok basis data (database block), merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan perangkat lunak yang memanipulasinya 6. Blok kendali (controls block), meliputi masalah pengendalian terhadap operasional sistem yang berfungsi mencegah dan menangani kesalahan / kegagalan sistem. PERANGKAT SISTEM INFOMASI Sebuah sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan sistem sebagai berikut : 1. Hardware, bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat keras seperti komputer, printer dan teknologi jaringan computer 2. Software, bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat lunak untuk memerintahkan computer melaksanakan tugas yang harus dilakukannya, software dapat digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu : Sistem Operasi, seperti misalnya program Microsoft windows, linux, novel netware,dan lain sebagainya. Aplikasi seperti Microsoft office, general ledger,corel draw, dan lain sebagainya. Utilitas, sepertianti virus, Norton utilities, disc doctor dan lain lain. Bahasa pemrograman,seperti visual foxpro, bahasa C++, Borland delphi, dan lain lain. 3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut dan akan menghasilkan informasi, seperti contoh adalah dokumen bukti bukti transaksi, nota, kuitansi dan sebagainya 4. Prosedur, merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau proses proses yang terjadi dalam sistem. Prosedur dapat berupa buku buku penuntun operasional seperti prosedur sistem pengendalian intern atau buku penuntun teknis seperti buku manual menjalankan program computer dan sebagainya 5. Manusia, merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi. yang terlibat dalam komponen manusia antara lain adalah : Clerical Personnel, untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator

40

First Level Manager, untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah kebawah Staff Specialist, digunakan untuk analis untuk perencanaan dan laporan Management, untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khusus, laporan khusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang, pendukung analisis pengambilan keputusan level atas PENGELOLA SISTEM INFORMASI Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya, pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu sruktur manajemen, oleh karena itu bentuk atau jenis sisteminformasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya Manajemen Level Atas, untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan. Manajemen Level Menengah, untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan. Manajemen Level bawah, untuk perencanaa dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan. Operator, untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan. Contoh Struktur Organisasi Sistem Informasi.

DIREKTUR SISTEM INFORMASI

MANAJER PENGEMBANGAN SISTEM

MANAJER KOMPUTER DAN OPERASIONAL

ANALISIS SISTEM

PROGRAMMER

41

kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah sistem informasi memerlukan adanya penataan kembali personel dengan baik terutama pada struktur manajemen organisasi pada departemen sistem operasi pada contoh di atas, tetapi struktur organisasi seperti pada gambar tersebut dapat dimodifikasi sesuai dengan kondisi real perusahaan, variasi struktur manajemen tersebut sangat tergantung pada Managerial Efficiency yang dibandingkan dengan tingkat User Service, manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik, hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan kesalahan yang bersifat manusiawiyang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem Kesulitan karena suatu kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu teknik pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data. Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan kesalahan yang terjadi. selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik secara intern maupun ekstern. PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI Sistem informasi telah berkembang sedemikian pesatnya baik dari sistem tehnologi maupun menajemen sistem pengoprasiannya, organisasi menggunakan sistem informasi untuk menggolah transaksi-transaksi,mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka, Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening Koran dan transaksi yang terjadi, perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persedian pada tinggkat yang paling rendah konsisten dengan jenis barang yang tersedia.Sistem informasi manajemen (SIM) dalam sebuah perusahan adalah kumpulan dari sistem manajeman dan pengembalian keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis informasiyang berbasis pada computer (computer based informasi system ) Dengan pertimbangan informasi apa,untuk siapa, dan kapan untuk di sajikan Sistem Informasi Manajemen tergantung dari besar kecilnya organisasi yang dapat terdiri dari sistem-sistem informasi : Akuntansi ( Accounting Information Systems ) Pemasaran ( Marketing Information Systems ) Penyediaan ( Inventory Information System ) Personalia ( Personnel Information System ) Distribusi ( Distribution Information System ) Pembelian ( Purchasing Information System ) Kekayaan ( Treasury Information System ) Analisis kredit (credit analysis information system ) 42

Penelitiaan dan pengembangan ( reseach and development information system ) Teknik ( engineering information system )

SISTEM INFORMASI MANAJEMENBERBAGAI PANDANGAN MENGENAI IRM Minat terhadap manajemen sumber informasi (IRM) meningkat sangat besar sejak Mehdi Khosrowpour, seorang professor MIS pada Pennylvania State University di Harrisburg, pada tahun 1988, mendirikan Information Resource Management Association dan mulai menerbitkan Information Resource Management journal. Dalam terbitan pertamanya, Tor Guimaraes, seorang professor MIS pada St. Cloud State University, mengemukakan bahwa walaupun telah banyak tulisan mengenai IRM, namun tak ada satupun definisi yang diterima secara umum. Ia memberi tiga pandangan pokok. Pandangan pertama menyatakn bahwa informasi adalah sebagai sumber yang harus dikelola, yang kedua mengenai pengelolaan siklus hidup system, dan yang ketiga berkenaan dengan pengelolaan sumber-sumber yang menghasilkan informasi. IRM SEPERTI HALNYA MANAJEMEN INFORMASI SUMBER Informasi adalah salah satu sumber utama dari perusahaan, dan ia dapat dikelola seperti halnya sumber-sumber lain. Informasi adalah sumber konseptual yang mana menggambarkan sumber-sumber fisik yang harus dikelola oleh manajer. Jika skala operasinya terlalu besar untuk diobservasi, maka manajer dapat memonitor sumber-sumber fisik dengan mengunakan informasi yang menggambarkan atau mewakili sumber-sumber tersebut. Kritik terhadap pandangan IRM ini muncul. Alasannya adalah bahwa denga pandangan seperti itu, maka pengukuran nilai informasi menjadi sulit. Dan adanya kenyataanbahwa informasi bersifat konseptual bukan fisik.

43

IRM MERUPAKAN CARA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS SISTEM INFORMASI Dari pada mengandalakan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh manajemen puncak, yang berlaku untuk seluruh organisasi, sebaiknya perhatian harus ditujukan kepada tingkat bawah, dimana sistem dikembangkan. Pandangan ini menganggap IRM sebagai metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan system yang dapat menghasilkan informasi berkualitas. Dasar dari pandangan ini adalah adanya keyakinan bahwa tugas-tugas pengelolaan semua informasi dalam perusahaan begitu banyak bila hanya dilkakuan dengan satu usaha.situasi ini sama seperti pada waktu usaha MIS pertama kali dilakukan, yaitu dengan menerapkan satu sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi seluruh organisasi. Kita telah mengetahui bahwa usaha-usaha awal tersebut umumnya gagal dan mendorang diketemukannya DSS. Walalupun argumen bahwa kebijaksanaan yang dibuat sendiri tidak akan cukup adalah benar, namun kelemahan utama dari pandangan ini adalah bahwa ia mengabaikan perlunya control terpusat dan control yang terkoordinasi. IRM SEBAGAI MANAJEMEN SUMBER KOMPUTERISASI Karena sulit untuk mengukur nilai informasi, maka perhatian diarahakan kepada sumber-sumber yang menghasilkan informasi. Asumsi dasarnya adalah bahwa jika perusahaan mengelola komputernya, databasenya, spesialis informasinya, dan sebagainya, berarti ia mengelola informasinya. Kritik terhadap pandangan ini menyatakan bahwa perusahaan dapat dikelabui untuk percaya bahwa informasinya telah dikelola, dimana pada kenyataanya pada waktu itu ia tidak kelola. Perusahaan tidak boleh terlalu terlibat dalam manajemen sumber, yang hal ini akan menghilangkan pandangan mengenai komoditi yang dihasilkan oleh sumber tersebut yaitu informasi. 44

PANDANGAN YANG LUAS TERHADAP IRM Mehdi Khosrowpour mengemukakan kepada penulis buku ini, melalui surat pribadi, bahwa definisi IRM adalah, Konsep manajemen sumber informasi mengenal informasi sebagai sumber oraganisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominant yang lain, seperti orang, bajan, keuangan, peralatan, dan manajemen. Lebih jauh lagi, IRM ini menghendaki adanya manajemen komprehensif terhadap semua komponen teknologi pemrosesan informasi maupun terhadap elemen manusia, agar keduanya dapat sumber mengumpulkan, informasi yang memproses, meliputi: menyebarkan, informasi, dan mengelola informasi, yang merupakan aset organisasional yang utama. Ia mengidentifikasi hardware pemrosesan, software pemrosesan, telekomunikasi, otomatisasi kantor, struktur sistem informasi, para professional system, end-user, dan struktur manajemen. Pandangan mengenai IRM dalam buku ini adalah sesuai dengan definisi dan dafar sumber yang dikemukakan oleh Khosrowpour ini. INFORMASI SEBAGAI SUMBER STRATEGIS Kita telah mengetahui bahwa perusahaan berada dalam lingkungan yang terdiri atas elemen-elemen, seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, dan pesaing. Pandangan ini dilukiskan pada gambar 19.1. Perusahaan berusaha untuk menetapkan arus sumber fisik dan informasi secara dua arah dengan semua elemen tersebut kecuali dengan pesaing. Secara ideal, hanya arus informasi yang masuklah yang menghubungkan perusahaan dengan pesaingnya. Tujuan utama dari perusahaan adalah untuk memelihara operasi yang menghasilkan keuntungan, sehingga ia dapat terus memberikan produk dan pelayanan (barang dan jasa) yang dibutuhkan oleh pelanggannya. Perusahaan harus menjalankan tujuannya tersebut dalam kendala yang diakibatkan oleh lingkungan.walaupun semua elemen dapat mengakibatkan terjadinya kendala, 45

namun yang paling kelihatan adalah yang datangnya dari pesaing. Pesaing secara aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan perusahaan tersebut.

Gambar 19.1 perusahaan berada dalam lingkungannya Dengan memahami lingkungan perusahaan ini, manajemen berusaha untuk mengerahkan semua sumber-sumbernya dengan suatu cara agar ia mencapai competitive advantage (keuangan kompetitif) yaitu mendapatkan bagian di atas pesaing dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Berulang-ulang perusahaan telah mengerti bahwa salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif adalah informasi.

46

Gambar 19.2 Arus informasi antara perusahaan dengan pelanggannya PANDANGAN SEMPIT MENGENAI KEUNTUNGAN KOMPETITIF Salah satu cara untuk menggunakan informasi sebagai senjata kompetitif adalah dengan hanya memfokuskan pada pelanggan dan membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya. Seperti terlihat pada gambar 19.2. ada tiga arus informasi utama. Pertama, arus informasi ke perusahaan dalambentuk spesifikasi produk yang dibutuhkan. Mungkin perusahaan melakukan riset marketing untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan, atau mungkin pelanggan melakukan pesanan atas produk yang dibuat oleh perusahaan. Kedua, perusahaan memenuhi pesan pelanggan dan juga memberikan informasi kepada pelaggan tersebut mengenai cara penggunaan produk yang dibelnya. Sebagai contoh, ada petunjuk yag disertakan pada produk, yang menjelaskan mengenai pengasemblingannya dan fasilitas pengamannya. Ketiga, perusahaan memperoleh informasi feedback dari pelanggan mengenai sejauh mana kebutuhannya dapat terpenuhi. Pelanggan dapat menggunakan hotline untuk mencurahkan keluhannya, dan riset marketing dapat melakukan survey mengenai pelanggan. Contoh-contoh yang jelas mengenai bagaimana sistem informasi dapat digunakan untuk mendapatkan keuntungan kompetitif adalah terjadinya sambungan atau hubungan antara perusahaan dengan pelanggan seperti tersebut. Strategi untuk meningkatkan atau memperkuat sambungan tersebut adalah dengan cara menyederhanakan proses pemesanan bagi para pelanggan. Sistem reservasi bandara udara yang menggunakan komputer adalah 47

contohnya. Baik American Airlines maupun United Airlines menginvestasikan dalam jumlah besar pada sistem reservasi mereka dan membuatnya bisa digunakan oleh agen perjalanan. Dengan cara ini, mereka dapat mencapai sisi kompetitif dan memaksa pesaing mereka untuk mengikuti apa yang telah dilakukannya. Namun, karena merekalah yang pertama melakukannya, maka American dan United dapat menjadi yang teratas dan memimpin yang hal ini akan sulit dicapai oleh pesaing-pesaing yang mengikuti mereka kemudian. Dua contoh lain mengenai bagaimana komputer dapat digunakan untuk memenangkan persaingan adalah yang dilakukan oleh American Hospital Supply dan McKesson Drug Company. American Hospital Supply memungkinkan para pelanggannya melakukan secara langsung melalui komputernya. McKesson melakuka hal yang sama pula. Bagi para pelnggan, proses pemesanan tersebut disederhanakan, dana para pelanggan ini bisa menerima barangnya secara lebih cepat daripada jika ia melakukan pemesanan melalui pengiriman. McKesson bisa mengurangi 250 klerknya yang tugasnya mengurusi form pemesanan dan pembelian, dan American Hospita Supply bisa meningkatkan tiga kali volume penjualannya, tanpa adanya penambahan staf. Para pesaing kedua perusahaan tersebut terpaksa harus mengimplementasikan sistem yang sama bila mereka tetap bisa bersaing dengan kedua perusahaan tadi. PANDANG YANG LUAS MENGENAI KEUNTUNGAN KOMPETITIF Walalupun sebuah sistem yang memperlancar arus informasi antara perusahaan dan pelanggannya benar-benar telah memberikan kontribusi terhadap tercapainya keuntungan kompetitif, namun janganlah hal ini dianggap sebagai pemecahan yang terakhir. Bahkan, jika arus informasi pelanggan sempurna, keuntungan kompetitif mungkin belum bisa dicapaikalau perusahaan tidak melakukan hubungan dengan elemen-elemen yang lain. Sebagai contoh, perusahaan tidak akan dapat memenuhi pesanan dari pelanggan jika ia tidak memperoleh bahan dari pemasok, karena pemasok tersebut mogok. Atau, ia tidak akan dapat menjual produknya bila produk tersebut tidak memenuhi 48

standar keamanan yang ditetapkan oleh pemerintah. Jika perusahaan ingin mendapatkan keuntungan kompetitif, maka sebaiknya ia menetapkan arus informasi dengan semua elemen lingkungan. Juga, perusahaan tidak boleh menyepelekan tentang pentingnya efisiensi operasi internalnya. Profesor Harvard, Michael E. Porter, dan konsultan pada Arthur Anderson, Victor E. Millar, mengungkapkan perlunya perusahaan untuk menetapkan nilai ke dalam semua operasinya. Operasi ini mencakup hubungan dengan pemasok, operasi internal, anggota channel distribusi, dan pelanggan. Porter dan Millar menggunakan istilah value chain (sambungan nilai) untuk menjelaskan urutan yang dijalankan perusahaan dalam memberikan produknya. Seperti terlihat pada gambar 19.3., sambungan nilai perusahaan terdiri atas aktifitas inbound logistics (logistik yang terikat masuk), yang membutuhkan bahan dari pemasok; aktivitas operasi internal perusahaan; aktivitas outbound logistics (logistik yang terikat keluar), yang menjadikan produk dapat keluar; aktivitas marketing dan penjualan; dana aktivitas pelayanan pelanggan purna jual. Masing-masing aktivitas utama ini mempunyai komponen fisik yang menjalankan aktivitas tersebut dana komponen informasional yang memberikan informasi yang dibutuhkan.

Gambar 19.3 sambungan nilai perusahaan Contoh komponen informasional dari logistik yang terikat masuk adalah informasi yang diperlukan untuk memperoleh bahan dari pemasok. Bila perusahaan menetapkan sambungan komunikasi data dengan pemasok, mungkn dengan 49

menggunakan teknologi seperti ISDN, maka arus informasi dapat diperlancar. Dengan demikian, hal ini akan menghasilkan keuntungan kompetitif, kaitannya dengan porsi keuntungan dari sambungan tersebut. Contoh yang sama untuk aktifitas yang lain dapat dilihat pada gambar diatas. Jika perusahaan menghubungkan sambungannya dengan sambungan nilai dari pemasok, anggota channel, dan pelanggan, maka ia menciptakan value system (sistem nilai), seperti yang terlihat pada gambar 19.4. Upstream value (nilai hulu) dapat diperoleh melalui hubungannya dengan pemasok, dan downstream value (nilai hilir) dapat diperoleh melalui hubunganya dengan anggota channel dan pelanggan. Profesor Harvard, James Cash dan Benn Konssynski, menggunakan istilah interorganizational system (sistem organisasi) atau IOS untuk menjelaskansistem informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan. Kunci untuk mencapai IOS ini adalah adanya kerja sama antarperusahaan yang turut serta yaitu IOS participant (peserta IOS). Masing-masing harus mendapatkan manfaat darinya. Biasanya, ada salah satu perusahaan yang mengemukakan inisiatif pembentukan sistem tersebut. Ia merupakan IOS facilitator (fasilitator IOS). Dalam banyak kasus, fasilitator tersebut adalah seorang dari manufaktur (manufacturer), namun ia bisa saja pedagang grosir (wholesaler), seperti McKesson Drug atau pengecer yang mempunyai pengaruh sangat kuat, seperti Sears. Tugas dari fasilitator IOS adalah menunjukkan para peserta bahwa, dengan bekerja dalam sistem tersebut, mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif.

50

Gambar 19.4 sistem nilai

MENEMPATKAN KEUNTUNGAN KOMPETITIF DALAM PERSPEKTIF Keputusan untuk menjadi fasilitator IOS atau pesertanya menunjukkan bahwa manajemen telah menyadari akan pentingya perusahaan menjadi bagian aktif dari yang lebih besar, yaitu sistem lingkungan. IOS adalah contoh yang tepat mengenai bagaimana peserta (perusahaan) menerapkan teori sistemnya untuk memecahkan masalah secara bersama. Dengan menetapkan hubungan kerja sama dengan elemen-elemen lain yang terlihat dalam satu sumber, maka setiap perusahaan akan mendapatkan tingkat penampilan yang lebih tinggi. PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK SUMBER-SUMBER INFORMASI Jika informasi akan digunakan sebagai sumber untuk mendapatkan keuntungan kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih dari itu perencanaan tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan harus bersifat jangka panjang. Aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan sumner-sumber informasi yang akan yang akan diperlukan pada masa yang akan dating dan cara penggunaannya dinamakan SPIR (Strategic Planning for Information 51

Resources). Gagasan utama yang mendasari SPIR ini adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan rencananya untuk sumber-sumber informasinya. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Berdasarkan survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa SPIR adalah hal yang paling penting kaitannya dengan penggunaan computer dalam bisnis. Namun demikian manajemen belum menyadari akan pentingnya SPIR ini. Kesadaran tersebut berkembang secaara bertahap. William R.King professor pada University of Pittsburgh menetapkan tiga tahapan ini yaitu praperencanaan IS strategis, era SPIR awal dan era SPIR modern.

ERA PRA-PERENCANAAN IS STRATEGIS Perencanaan sumber informasi yng pertama dilakukan oleh manajer dari unit pelayanan informasi. Ini merupakan pendekatan atrau cara bottom up, karena ia tidak banyak menyita perhatian dari misi organisasi. Ia digabungkan dengan sumber hardware yang terakhir yang mempunyai kapasitas yang cukup untuk menyerap aplikasi baru. Pada akhir periode ini perusahaan mulai menyadari bahwa cara bottom up ini menghasilkan system yang terpisah yang tidak dapaat saling sesuai antara satu denganyang lainnya. Sebagai contoh, bnk mengetahui jika pelnggannya mempunyai account cek, account tabungan, dan pinjaman. Maka pelanggan tersebut ditampilkan pada tiga database terpisah dan sulit untuk mengkombinasikan datanya. Pemecahannya adalah dengan mengembangkan master plan untik memastikan bahwa proyek system yang akan dating nanti akan menghasilkan system yang dapat bekerja sama secara koordinatif.

52

Gambaran yang penting dari perencanaan ini adalah daanya kenyataan bhwa ia dilakukan dalam unit pelayanan informasi dengan partisipasi aktif eksekutif perusahaan yang kecil. ERA SPIR AWAL Selama akhir 1970-an perusahaan-perusahaan mulai melakukan pendekatan atau cara top down terhadap perencanaan dengan menyadari bahwa langkah pertama adalah menentukan tujuaan organisasi. Bila hal ini telah dilakukan, maka tujuan tersebut kemudian digunakan sebagai dasar untuk merencanakan aktifitas dari setiap unit organisasional perusahaan. Setiap unit diharapkan bisa menetapkan rencana yang memungkinkan unit tersebut dapat mendukung perusahaan selagi ia berjalan mencapai tujuannya. Unit pelayanan informasi bisa dimasukkan kedalam perencanaan ini. Ada beberapa pendekatan dasar yang dikembangkan untuk melakukan perencanaan top-down bagi sumber-sumber informasi ini. Pendekatanpendekatan yang banyak mendapatkan perhatian adalah BSP IBM, CSF, transformasi susunan strategis dan SLC yang diperluas.

53

Gambar 19.5 Transformasi susunan strategis BSP IBM. IBM mengembangkan teknologi yang metodologi yang disebut Business System Planning (BSP). Yang merupakan pendekatan studi total. Setiap manajer di interview untuk menentukan kebutuhan informasinya dan system diimplementasikan untuk memberikan informasi yang dibutuhkan tersebut. Asumsinya bahwa manajer bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan dan dengan memberikan informasi yang dibutuhkan maka tujuan tersebut akan tercapai. Faktor keberhasilan yang penting. Awal mula terjadinya pendekatan CSF untuk perencanaan sumber informasi ini berasal dari Professor Harvard, William Zani pada tahun 1970 ketika ia mengidentifikasi variable keberhasilan kunci yang menentukan keberhasilan dan kegagalan. Pendekatan ini dikembangkan oleh John Rockart lebih dari sepuluh tahun kemudian, dan ia yang diakui menerapkan konsep CSF ini pada system informasi. Transformasi Susunan Strategi. Wiliam King mencetuskan istilah strategi set information (transformasi susunan strategi). Untuk menjelaskaan bagaiman misi, tujuan, strategi, dan atribut organisasional strategis lain (yang disebut 54

organizational strategy set atau susunan strategy organisasional)digunakaan sebagaai dasar untuk mengembangkan tujuan MIS, menangani kendala, dan mengembangkan strategi desain. Proses pentransformasian susunan strategi organisasional menjadi susunan strategi MIS dinamakan MIS strategic planning process (proses perencanaan strategis untuk MIS). Pendektn ini berpengaruh sangat besar terhadap strategi MIS yang berkembang secara alamiah dalam strategi perusahaan. Siklus Hidup Sistem Yang Diperluas. Pada awal tahun 1980-an terlihat adanya perluasan SLC dengan tujuan untuk memberikan tempat kepada perencanaan top-down dan juga untuk pemastian kualitas post-implementasi. Fase perencanaan strategis lebih dulu dilakukan daripada siklus hidup system. Pada fase ini eksekutif menentukan susunan strategi organisasional. Fase evaluasi menurut King adalah peninjuan kembali post-implementasi, yang hal ini kita msukkaan daalam fase control operasi. Review dilakukan dengan tujuan untuk memastikan validitas teknis dan organisasional. Validitas teknis mengacu pada arsitektur system baru. Berkaitan dengan ini akan ditanyakan apakah system yang diimplementasikan sesuai dengan spesifikasinya? Validitas organisasional , sebaliknya, mengacu pada penggunaan system. Apakah system dapat digunakan sesuai dengan yang diharapkan? Pembahasan kita menenai tinjauan post-implementasi terutama berkaitan dengaan validitas teknis, dan evaluasinya paling baik apabila dilakukan oleh pihak ketiga, misalnya auditor EDP. Pemastian validitas organisasional dapat dilakukan oleh spesialis informasi sebagai aktivitas tindak lanjutnya bersama dengan pemakai. Yang terakhir, King menyertakan fase penyelesaian yang berkaitan dengan pembuangan system bila ia tidak bisa dimanfaatkan lagi. Menurut King, 55

perusahaan tidak hanya membuang atau mengesampingkan system yang tidak terpakai lagi tersebut, namun ia harus merencanakan pembuangan itu.

Gambar 19.6 siklus hidup sistem yang diperluas ERA MODERN Sekarang ini kita berada di era SPIR modern. Perusaahaan tidak hanya merencanakan bagaimana ia menggunakan sumber-sumber informasinya, namun status sumber-sumber informasi tersebut juga mempengaruhi rencana strategis dari keseluruhan organisasi.

56

Gambar 19.7 Sumber-sumber informasi mempengaruhi strategi bisnis Bila perusaahaan melakukan rencana dengan cara ini, ia akan mendapat stok kemampuan informasi sebagaimana yang ia pertimbangkan untuk dilakukan di masa mendatang. Penaksiran yang dilakukan diri sendiri ini memungkinkan eksekutif untuk mengkoreksi penyimpangn di dalam system informasi yang mungkin akan menggerakkan kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Ia juga memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan kekuatan yang bisa digunakan untuk memperoleh keuntungan kompetitif. MENEMPATKAN PERSPERKTIF Tak ada orang yang begitu peduli terhadap pokok bahasan perencanaan informasi strategis selain William King. Namun ia yakin bahwa perencanaan seperti itu mungkintelah berlangsung lama. Ia melakukan studi bersama professor T.S Raghunathan dari University Of Toledo dimana ia mengemukakan bahwa perusahaan akan lebih mendapatkan keuntungan dari perencanaaan system tingkat bawah daripada mendapatkannya dari perencanaan strategis tingkat yang lebih tinggi. Nampaknya banyak perusahaan mempunyai anggapan bahwa bila dengan SPIR yang sedikit penampilan perusahaan akan baik , maka dengan SPI yang lebih besar mestinya penampilan tersebut juga akan lebih baik. Perusahaan-perusahaan tersebut terlalu memperhatikan formalitas proses perencanaan dan kurang dalam merealisasikan pengimplementasian rencana PERENCANAAN INFORMMASI STRATEGIS DALAM

57

tersebut. King merasa bahwa situasi pada saat itu seharusnya tidak melebihlebihkan kemampuan SPIR. Sementara hal ini jelas-jelas menjadi usul yang baik. Konsep perencanan informasi memberikan gmbaran mengenai point yang penting dlm pembahaasan kita. Perusahaan tidak boleh hanya merencanakan bagimana menggunakan sunmber-sumber informasinya, namun juga harus menyertakan sumber-sumber tersebut dalam perencanaan jangka panjang untuk keseluruhan organisasi. Orang yang berperan dalam menjalankan hubungn timbale balik ini adalah CIO. KEPALA BAGIAN INFORMASI (CIO) Kita telah mengenaal chief information officer (CIO) dan telah menggunakan istilah tersebut untuk menyebutkan manajer dri unit pelayanan informasi perusahaan. Kita telah mendapatkan gambaran bhwa CIO bertugas memberi laporan langsung kepada presiden atau CEO dan secara aktif ia turut ambil bagian pembuatan keputusan penting menjadi komite eksekutif. Gambaran mengeni CIO ini merupakan pengturan yang ideal wlaupun hal ini telah banyak dilakukan oleh berbagai perusahaan. CIO dari Kodak, Katherine Hudson, misalny yang melaporkan secara langsung kepd presiden dan bekerja sama dengan wakil pimpinan serta eksekutif. Dalam menjelaskan hubungan ini, ia mengemukakan bahwa Manajemen bagian di Kodak bisa melakukan investasi jutaan dolar dalam teknologi , namun persetujuan investasi tersebut harus dibawa ke tingkat atas, seperti ke pemimpin perusahaan, kemudian pimpinan tersebut akan memanggil saya dan bertanya apakah hal ini merupakan rencana yang tepat? Saya melihat hal ini bukanlah kekuatan veto. Saya melihatnya sebagai suatu peran yang mendukung. situasi di Kodak ini merupakan cirri khas di perusahaan besar, bukaan cirri perusahaan kecil. Jug konsep CIO lebih lazim di Amerika Serikat daripada di Negara-negara lain, wlaupun ia mulai diterapkan di eropa. 58 dalam perusahaan, dan mungkin ia

KENDALA PADA CIO Walaupun perusahaan menetapkan CIO, orang yang diangkat sering kali tidak mempunyai kekuatan pengaruh seperti yang dimiliki Hudson di Kodak. Pada tahun 1988, perusahaan accounting Coopers & Lybrand bekerjasama dengan majalah Datamation untuk melakukan survey terhadap 400 manajer pelayanan informasi. Tujuan survey ini adalah untuk mendapatkan gambaran dari status posisi CIO. Survey tersebut mengungkapkan bahwa 59 persen dari responden mengaku dirinya sebagai CIO namun hanya 14 persen yang bisa dinamakan CIO tersebut. Pangkat yang paling popular adalah Direktur MIS sebanyak 37 persen. Diikuti oleh Wakil Presiden Bidang Pelyanan Informasi sebanyak 32 persen.

59

Gambar 19.9 status CIO dalam perusahaan Yang lebih membingungkan daripada penggunaan pangkat yang tidak konsisten ini adalah hubungan pelaporannya. Hanya 27 persen responden yang melaporkan langsung kepada CEO atau presiden. Sebagian besar atau sebaanyak 35 persen memberikan laporan kepada kepala bagian keuangan (CFO), dimana hal ini akan kembali kepada ciri-ciri masa lalu yaitu jika peralatan pemrosesan data yang ditempatkan pada depart