Embed Size (px)
Citation preview
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001
NO. KELUARAN : 03 PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 1 JUN 2016
MUKA SURAT : 1/10
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini adalah bertujuan untuk memastikan proses pelantikan perunding bagi projek-projek KEJORA dapat dibuat secara teratur dan menepati peraturan Perolehan Perkhidmatan Perunding yang masih berkuatkuasa.
2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Unit Teknikal sebagai garis panduan dalam proses pelantikan perunding untuk Kategori Perkhidmatan Perunding Fizikal bagi Kaedah Pelantikan Perunding Secara Lantikan Terus Berserta Kos Siling (kos projek sehingga RM50 juta) serta Tender Terhad (kos projek antara RM50 juta sehingga RM100 juta).
3.0 RUJUKAN Perolehan Kerajaan (PK) 3 :- 3.1 PK 3.1 – Perolehan Perkhidmatan Perunding 3.2 PK 3.2 – Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding Edisi 2011 (Pindaan
Kedua) 3.3 PK 3.3 – Pentadbiran Kontrak dan Format Perjanjian Piawai Perunding
4.0 DEFINISI 4.1 Lantikan Terus Beserta Kos Siling
Merupakan satu kaedah pelantikan perunding bagi kos projek pembangunan fizikal sehingga RM50 juta.
4.2 Tender Terhad
Merupakan satu kaedah pelantikan perunding bagi kos projek pembangunan fizikal sehingga RM100 juta.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001
NO. KELUARAN : 03 PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 1 JUN 2016
MUKA SURAT : 2/10
4.3 Jabatan Teknik
Jabatan yang diberi kuasa first right of refusal untuk menentukan/mengenalpasti projek yang boleh dilaksanakan olehnya atau pun KEJORA.
Jabatan Teknik adalah terdiri daripada Jabatan Kerja Raya (JKR) atau Jabatan Pengairan dan Saliran (JPS).
4.4 TOR (Term of Reference)
Merupakan satu dokumen yang perlu disediakan oleh Bahagian Pemegang Vot yang mengandungi maklumat-maklumat lengkap berkaitan projek yang ingin dilaksanakan seperti:- a) Latar belakang projek; b) Objektif pelantikan perunding; c) Skop perkhidmatan perunding; d) Tempoh perkhidmatan perunding; e) Kaedah penetapan kos perkhidmatan perunding; f) Deliverables (output yang dihasilkan); dan g) Perkara-perkara lain yang berkaitan.
4.5 Surat Setujuterima
Merupakan satu dokumen perundangan yang sah dan merupakan sebahagian daripada dokumen perjanjian. Ia adalah untuk mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam dokumen pelawaan.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001
NO. KELUARAN : 03 PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 1 JUN 2016
MUKA SURAT : 3/10
4.6 Memorandum Perjanjian (Memorandum of Agreement)
Satu dokumen perjanjian yang merupakan satu ikatan rasmi antara KEJORA dengan firma dan mengandungi obligasi/persetujuan yang perlu dipatuhi dan dilaksanakan sepanjang tempoh perjanjian tersebut.
5.0 SINGKATAN
5.1 KUT Ketua Unit Teknikal
5.2 JA Jurutera Awam
5.3 JUB Juruukur Bahan 5.4 PJUB
Penolong Juruukur Bahan
5.5 PO Pembantu Operasi
5.6 MOA (Memorandum Of Agreement)
Memorandum Perjanjian
5.7 TOR (Term of Reference) Terma Rujukan
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001
NO. KELUARAN : 03 PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 1 JUN 2016
MUKA SURAT : 4/10
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
KUT
JA
JA
1. Menerima Terma Rujukan (TOR) daripada Bahagian
Pemegang Vot berkaitan latar belakang serta penerangan projek yang akan dilaksanakan.
2. Unit Teknikal akan menyemak TOR yang dimajukan dan membuat pindaan/tambahan maklumat sekiranya perlu.
3. Unit Teknikal akan merujuk kepada Jabatan Teknik,
iaitu JKR atau JPS akan keperluan pelantikan perunding bagi pelaksanaan projek berkaitan.
4. Unit Teknikal boleh melaksanakan proses pelantikan perunding jika berlaku salah satu situasi berikut iaitu:-
i) Sekiranya Unit Teknikal menerima surat jawapan daripada Jabatan Teknik yang menyatakan bahawa proses pelantikan perunding boleh dilaksanakan sendiri oleh agensi; atau
ii) Sekiranya Unit Teknikal tidak menerima sebarang maklumbalas dalam tempoh 14 hari daripada tarikh surat Unit Teknikal diterima oleh Jabatan Teknik.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001
NO. KELUARAN : 03 PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 1 JUN 2016
MUKA SURAT : 5/10
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
JA/PJUB
JA/PJUB
PJUB
KAEDAH PELANTIKAN PERUNDING SECARA LANTIKAN TERUS BESERTA KOS SILING
5. Melaksanakan kaedah pelantikan perunding secara
Lantikan Terus Beserta Kos Siling merujuk kepada Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding Edisi 2011 (Pindaan Kedua), iaitu seperti berikut :- i) Perkara 6.0, Para 6.3.1, m/s 57/171 - 58/171; dan ii) Perkara 14.0, Para 14.1, m/s 126/171.
6. Menyediakan Kertas Perakuan untuk dibawa ke
Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga KEJORA Untuk Kelulusan Lantikan Perunding Beserta Kos Siling (Mesyuarat Pihak Berkuasa Melulus – PBM) dengan menyenaraikan sekurang-kurangnya tiga (3) firma perunding bagi bidang berkaitan berdasarkan kepada beban kerja semasa yang terendah merujuk kepada sistem ePerunding.
7. Mesyuarat memperakukan satu (1) firma perunding bagi bidang berkaitan.
8. Melaksanakan proses pelantikan rasmi perunding dengan mengeluarkan/menyediakan dokumen-dokumen berikut, merujuk kepada Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding Edisi 2011 (Pindaan Kedua), iaitu :- i) Surat Setujuterima (rujuk Perkara 16.0, Para 16.2,
m/s 149/171 – 150/171); dan ii) Perjanjian Perkhidmatan Perunding (MoA) (rujuk
Perkara 18.0, m/s 156/171 - 162/171).
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001
NO. KELUARAN : 03 PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 1 JUN 2016
MUKA SURAT : 6/10
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PJUB
PJUB
PO/PAP
PO/PAP
PO/PAP
9. Memastikan pihak perunding mengembalikan Surat
Setujuterima yang telah lengkap ditandatangani kepada Unit Teknikal dalam tempoh empat belas hari (14) hari daripada tarikh surat tersebut dikeluarkan.
10. Menyediakan lima (5) set dokumen MoA perunding. Antara dokumen sokongan yang perlu disediakan oleh perunding adalah seperti berikut:- i) Dokumen Teknikal untuk pelaksanaan projek; ii) Surat Setuju Terima Perunding yang telah
lengkap ditandatangani; iii) Sijil Akuan dari Badan Profesional; iv) Senarai kakitangan yang terlibat dalam
pelaksanaan projek; dan v) Salinan Lesen Cukai Cukai Barang &
Perkhidmatan (GST).
11. Mengemukakan kesemua dokumen MoA kepada pihak perunding untuk ditandatangani.
12. Menerima kelima-lima dokumen MoA yang telah lengkap ditandatangani oleh perunding.
13. Mengemukakan dokumen MoA kepada Ketua Unit
Undang-Undang dan Pengurus Besar untuk ditandatangani.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001
NO. KELUARAN : 03 PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 1 JUN 2016
MUKA SURAT : 7/10
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PO/PAP
PJUB
PJUB/PO/PAP
14. Mengemukakan semula kesemua dokumen MoA
kepada perunding untuk dimatikan setem. Unit Teknikal hanya akan menerima empat (4) set MoA sahaja kerana satu (1) set MoA adalah merupakan simpanan pihak perunding.
15. Menerima 4 set “SALINAN” termasuk 1 set
“ASAL” dokumen MoA yang telah dimatikan setem oleh perunding.
16. Menyimpan dua (2) set MoA termasuk dokumen “ASAL” dan memajukan “SALINAN” MoA untuk simpanan pihak-pihak berikut iaitu:- i) Satu (1) set untuk Bahagian Kewangan; dan ii) Satu (1) set untuk Ketua Unit Undang-
Undang.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001
NO. KELUARAN : 03 PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 1 JUN 2016
MUKA SURAT : 8/10
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
JA/PJUB
JA/PJUB
KAEDAH PELANTIKAN PERUNDING SECARA TENDER TERHAD 1. Melaksanakan kaedah pelantikan perunding secara
Tender Terhad merujuk kepada Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding Edisi 2011 (Pindaan Kedua), iaitu seperti berikut :- i) Perkara 6.0, Para 6.3.2, m/s 58/171 - 59/171;
dan ii) Perkara 14.0, Para 14.2, m/s 126/171 –
130/171.
2. Menyediakan Kertas Perakuan untuk dibawa ke Mesyuarat Lembaga Perolehan “A” (LPA) atau Lembaga Perolehan “B” (LPB) KEJORA yang dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha (KSU) KKLW. Penentuan LPA/LPB adalah bergantung kepada kos projek pembangunan fizikal, iaitu seperti berikut:- i) Lembaga Perolehan B (LPB) - Kos projek
pembangunan fizikal sehingga RM20 juta ii) Lembaga Perolehan A (LPA) - Kos projek
pembangunan fizikal sehingga RM300 juta
3. Mesyuarat memperakukan satu (1) firma perunding bagi bidang berkaitan merujuk kepada tatacara penilaian perunding sepertimana yang dinyatakan pada Perkara 14.0, Para 14.2 di atas.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001
NO. KELUARAN : 03 PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 1 JUN 2016
MUKA SURAT : 9/10
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PJUB
PJUB
PJUB
PO/PAP
4. Melaksanakan proses pelantikan rasmi perunding
dengan mengeluarkan/menyediakan dokumen-dokumen berikut, merujuk kepada Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding Edisi 2011 (Pindaan Kedua), iaitu :- i) Surat Setujuterima (rujuk Perkara 16.0, Para
16.2, m/s 149/171 – 150/171); dan ii) Perjanjian Perkhidmatan Perunding (MoA)
(rujuk Perkara 18.0, m/s 156/171 - 162/171).
5. Memastikan pihak perunding mengembalikan Surat Setujuterima yang telah lengkap ditandatangani kepada Unit Teknikal dalam tempoh empat belas hari (14) hari daripada tarikh surat tersebut dikeluarkan.
6. Menyediakan lima (5) set dokumen MoA perunding. Antara dokumen sokongan yang perlu disediakan oleh perunding adalah seperti berikut:- i) Dokumen Teknikal untuk pelaksanaan projek; ii) Surat Setuju Terima Perunding yang telah
lengkap ditandatangani; iii) Sijil Akuan dari Badan Profesional; iv) Senarai kakitangan yang terlibat dalam
pelaksanaan projek; dan v) Salinan Lesen Cukai Cukai Barang &
Perkhidmatan (GST).
7. Mengemukakan kesemua dokumen MoA kepada pihak perunding untuk ditandatangani.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001
NO. KELUARAN : 03 PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 1 JUN 2016
MUKA SURAT : 10/10
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PO/PAP
PO/PAP
PO/PAP
PJUB
PJUB/PO/PAP
8. Menerima kelima-lima dokumen MoA yang telah
lengkap ditandatangani oleh perunding.
9. Mengemukakan dokumen MoA kepada Ketua Unit Undang-Undang dan Pengurus Besar untuk ditandatangani.
10. Mengemukakan semula kesemua dokumen MoA kepada perunding untuk dimatikan setem. Unit Teknikal hanya akan menerima empat (4) set MoA sahaja kerana satu (1) set MoA adalah merupakan simpanan pihak perunding.
11. Menerima 4 set “SALINAN” termasuk 1 set “ASAL” dokumen MoA yang telah dimatikan setem oleh perunding.
12. Menyimpan dua (2) set MoA termasuk dokumen “ASAL” dan memajukan “SALINAN” MoA untuk simpanan pihak-pihak berikut iaitu:- iii) Satu (1) set untuk Bahagian Kewangan; dan iv) Satu (1) set untuk Ketua Unit Undang-
Undang.
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001
NO. KELUARAN : 03 PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 1 JUN 2016
MUKA SURAT : 11/10
7.0 REKOD-REKOD KUALITI
BIL JENIS REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN
NO. RUJUKAN /REKOD
-
-Tiada-
-
-
-
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001
NO. KELUARAN : 03 PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 1 JUN 2016
MUKA SURAT : 12/10
8.0 CARTA ALIRAN 8.1 Prosedur Pelantikan Perunding (Kaedah Lantikan Terus Beserta Kos
Siling - Kos Projek Sehingga RM50 juta)
Menerima Terma Rujukan (ToR) daripada Bahagian Pemegang Vot
Merujuk Kepada Jabatan Teknik (JKR/JPS) Akan Keperluan Pelantikan Perunding
Melaksanakan Pelantikan Perunding Secara Lantikan Terus Beserta Kos Siling (Rujuk Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding Edisi 2011 (Pindaan Kedua))
Mesyuarat memperakukan satu (1) firma perunding
Pelantikan Perunding Dilaksanakan Oleh
Jabatan Teknik Pelantikan Perunding Dilaksanakan oleh KEJORA
Menyediakan Kertas Perakuan untuk dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga KEJORA untuk Kelulusan Lantikan Perunding Beserta Kos Siling
Melaksanakan proses pelantikan rasmi perunding dengan mengeluarkan Surat Setujuterima
MULA
PROSES TAMAT
Menyemak /membuat pindaan terhadap ToR sekiranya perlu
A
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001
NO. KELUARAN : 03 PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 1 JUN 2016
MUKA SURAT : 13/10
Menerima Surat Setujuterima yang telah lengkap ditandatangani oleh perunding
Mengedarkan dokumen MoA
Proses penyediaan MoA
TAMAT
A
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001
NO. KELUARAN : 03 PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 1 JUN 2016
MUKA SURAT : 14/10
8.2 Prosedur Pelantikan Perunding (Kaedah Tender Terhad - Kos Projek Antara RM50 juta Sehingga RM100 juta)
Menerima Terma Rujukan (ToR) daripada Bahagian Pemegang Vot
Merujuk Kepada Jabatan Teknik (JKR/JPS) Akan Keperluan Pelantikan Perunding
Melaksanakan Pelantikan Perunding Secara Tender Terhad (Rujuk Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding Edisi 2011 (Pindaan Kedua))
Mesyuarat memperakukan satu (1) firma perunding
Pelantikan Perunding Dilaksanakan Oleh
Jabatan Teknik Pelantikan Perunding Dilaksanakan oleh KEJORA
Menyediakan Kertas Perakuan untuk dibawa ke Mesyuarat Lembaga Perolehan A atau B (LPA/LPB) – bergantung kepada kos projek pembangunan fizikal
Melaksanakan proses pelantikan rasmi perunding dengan mengeluarkan Surat Setujuterima
MULA
PROSES TAMAT
Menyemak /membuat pindaan terhadap ToR sekiranya perlu
A
DOKUMEN ASAL
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/UT/001
NO. KELUARAN : 03 PELANTIKAN PERUNDING
TARIKH : 1 JUN 2016
MUKA SURAT : 15/10
Menerima Surat Setujuterima yang telah lengkap ditandatangani oleh perunding
Mengedarkan dokumen MoA
Proses penyediaan MoA
TAMAT
A
