1 Workshop Inrichten Projecten Workshop VIP: Voorbereiden en Inrichten van Projecten

  • View
    215

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of 1 Workshop Inrichten Projecten Workshop VIP: Voorbereiden en Inrichten van Projecten

  • Dia 1
  • 1 Workshop Inrichten Projecten Workshop VIP: Voorbereiden en Inrichten van Projecten
  • Dia 2
  • 2 Workshop Inrichten Projecten Agenda 1. Inleiding o inventarisatie: leerpunten/problemen/doelen o projectmatig werken/afbakening workshop/opzet handboek 2. Inrichten project o overzicht Inrichten Project o activiteiten en resultaten o eindresultaat: het Plan van Aanpak 3. Voorbereiden Project o overzicht Voorbereiden Project o activiteiten en resultaten o eindresultaat: de projectopdracht 4. Afsluiting o resterende vragen/opmerkingen o evaluatie/verbetersuggesties
  • Dia 3
  • 3 Workshop Inrichten Projecten Inventarisatie leerpunten
  • Dia 4
  • 4 Workshop Inrichten Projecten Inleiding: problemen bij projecten Niet nakomen van afspraken met klanten: onduidelijke afspraken/opdrachten geen afstemming over te leveren kwaliteit qua planning & voortgang: o onjuiste schattingen bij het begroten o onvoldoende rek in de planning o onvoldoende inzicht in de status o moeite met bepalen optimale doorlooptijd o overschrijding van de doorlooptijd o geen leegloop kunnen plannen onvoldoende beschikbaarheid resources onjuist verwerken van change-requests te hoge tijdsdruk verschillende benadering project/lijnmanagement
  • Dia 5
  • 5 Workshop Inrichten Projecten Kern projectmatig werken via herkenbare & herhaalbare stappen zorgen dat alle benodigde activiteiten worden verricht, zodanig dat met de klant (en acceptanten) afgesproken resultaten en kwaliteit worden geleverd, waarbij de uitvoering blijft binnen (de met het CMT) overeengekomen budget en doorlooptijd met toereikend risicobeheer en dit alles op basis van commitment van alle betrokkenen Kortom: maken en nakomen van afspraken, afspraken, afspraken!!!
  • Dia 6
  • 6 Workshop Inrichten Projecten Doel workshop achtergrond schetsen voor de gepresenteerde OBV-invulling van projectmanagement duidelijk maken welke stappen noodzakelijk zijn voor het goed inrichten van een project en waarom duidelijk maken wanneer, waarom en hoe een projectleider kan bijdragen aan de voorbereiding van projecten in het offerte/contract-stadium
  • Dia 7
  • 7 Workshop Inrichten Projecten Wat is een project? Alles met een PIT-nummer? Alle activiteiten van klantvraag tot en met oplevering en nazorg bij de klant? 1 PBM-fase? . Contract Project- opdracht Uitbeste- dings- opdracht Project
  • Dia 8
  • 8 Workshop Inrichten Projecten Context project: wat eraan vooraf gaat Project - inrich- ting Pro- ject- voor- berei- ding
  • Dia 9
  • 9 Workshop Inrichten Projecten Rollen in/rond een project Projectteam/-medewerkers Projectleider Contractmanager Programmamanager Teamcoordinator 2-de echelon Contracteigenaar PvA Rapportage OpdrachtDecharge Klant intern Q-borger Klant extern Eindgebruiker
  • Dia 10
  • 10 Workshop Inrichten Projecten Werken in Projecten 1. Voorbereiden 2. Inrichten 3. Uitvoeren 4. Besturen 5. Afronden bijstellen voortgang sturing Plan van aanpak
  • Dia 11
  • 11 Workshop Inrichten Projecten Afbakening workshop 1. Voorbereiden 2. Inrichten 3. Uitvoeren 4. Besturen 5. Afronden bijstellen voortgang sturing Plan van aanpak
  • Dia 12
  • 12 Workshop Inrichten Projecten Basiskennis: Handboek Projectmanagement Inleiding Procesbeschrijving Werkinstructies (per onderdeel procesmodel): (eind)resultaat input handelingen hulpmiddelen Productbeschrijvingen (idem) definitie doel inhoud naamgeving lay-out en mediumvoorschriften Policy statements (voor PTO, RM en SQA)
  • Dia 13
  • 13 Workshop Inrichten Projecten Overzicht activiteiten 1. Plan inrichten project 2. Accepteren Project- opdracht 3. Opstellen project- begroting 4. Opstellen (baseline) planning 5. Opstellen kwaliteits- hoofdstuk 6. Bijwerken RFSs 7. Regelen personele resources 8. Regelen (materiele) hulpmiddelen 9. Inrichten project- dossier 10. Vaststellen organisatie/ infoverstrekking 12. Samenstellen Plan van Aanpak 11. Vaststellen in/externe communicatie Retour opdrachtgever/ contractmanager nee IN UIT Plan van Aanpak Project- opdracht 2. Inrichten
  • Dia 14
  • 14 Workshop Inrichten Projecten Plannen Inrichten Project [1] Waarom: o duidelijk maken dat Inrichten Project tijd kost o afspreken opleverdatum PvA Hoe: o lijst met activiteiten plus globale planning Aandachtspunten: o afstemmen met CtMr o vastleggen aannames/(basis)gegevens Les 1: voordat je aan een reeks activiteiten begint, maak je altijd eerst een PLAN (dus plan je ook het Inrichten van een Project)
  • Dia 15
  • 15 Workshop Inrichten Projecten Accepteren Projectopdracht [2] Waarom: o om jezelf, je team n de CtMr/CtE te behoeden voor problemen of een mislukking Hoe: o beoordelen opdracht en (aanvullende) eisen Aandachtspunten: o eisen meetbaar, eenduidig, consistent, compleet, correct, realiseerbaar binnen de randvoorwaarden? o Teruggeven opdracht mag n moet (ook later nog)! Ik zeg niet zomaar ja tegen een project, maar kijk eerst of alle condities aanwezig zijn om succesvol het afgesproken resultaat te kunnen neerzetten
  • Dia 16
  • 16 Workshop Inrichten Projecten Begroten en Plannen [3,4] Das PMW Das veel te moeilijk Dat hoeft voor mij niet Ik wil wel gewoon weten: wat er moet gebeuren wanneer dat moet beginnen wie dat moet doen hoeveel dat mag kosten wanneer dat klaar moet zijn. Oh, is dat nou plannen en begroten?
  • Dia 17
  • 17 Workshop Inrichten Projecten Begroten en plannen [3,4] Opdracht Begroting Planning Normen Evaluatie Stand opname Begroten Plannen Bijstellen normen Evalueren Gebruik normen Uitvoeren activiteiten Stand Opnemen Bijstellen planning Tijdverant- woording
  • Dia 18
  • 18 Workshop Inrichten Projecten Begroten [3] Ik wil eerst weten: wat moet ik allemaal gaan opleveren welke activiteiten zijn daarvoor nodig welke capaciteit is daarvoor nodig En daarbij luister ik naar ervaringen van anderen: collega-projectleiders kostenbeheerders projectmedewerkers offerte-opsteller contractmanager WBS
  • Dia 19
  • 19 Workshop Inrichten Projecten FPA Begr. Begrotingsstappen [3] Voorwaarden/aannamen Definitieve begroting Risico-opslag Begrotings- verhoudingen Act. Begr. Ingangs- documenten [ Afstemmen] begroting Projectleider Kostenbeheerder Contractmanager
  • Dia 20
  • 20 Workshop Inrichten Projecten Opstellen planning [4] Plan Nu ken ik mijn activiteiten, resources en de gewenste doorlooptijd: hoogste tijd voor een PLAN(ning) PMW .en dat doen we bij voorkeur met PMW, dat biedt mij nu n straks voordelen! Welke dan?
  • Dia 21
  • 21 Workshop Inrichten Projecten Oefening: Voor/Nadelen PMW [4] Wat zijn de praktische bezwaren tegen PMW in jullie projecten? Wat zijn de voordelen: o bij het inrichten van het project? o bij het besturen van het project?
  • Dia 22
  • 22 Workshop Inrichten Projecten Plannen [4]: Relaties tussen activiteiten (CPM) Pas de PMW-template aan, zodat je project zichtbaar wordt, en leg afhankelijkheden vast
  • Dia 23
  • 23 Workshop Inrichten Projecten Plannen [4]: Uitzetten in de tijd Pas op met Autoschedule, als je PMW niet goed beheerst
  • Dia 24
  • 24 Workshop Inrichten Projecten Plannen [4]: Views in PMW Begroten Plannen Standopname Tracking/ Rapportage
  • Dia 25
  • 25 Workshop Inrichten Projecten Opstellen Hoofdstuk 4: Kwaliteit [5] Voordat ik straks het projectresultaat kan goedkeuren, gaan we eerst de Q plannen: de eisen beoordelen en vastleggen vastleggen of en hoe we gaan toetsen vastleggen wat en hoe we gaan testen nadenken of we nog extra Q-maatregelen willen toepassen Handboek Kwaliteit in Projecten HB QIP 4. Kwaliteit 4.1 Beoordeling opdracht 4.2 Toetsen 4.3 Testen 4.4 Overige PvA
  • Dia 26
  • 26 Workshop Inrichten Projecten Toetsparagraaf [5] Waarom: o om zo vroeg mogelijk fouten te vinden in de (tussen)producten Hoe: o invullen tabel (zie oefening) Aandachtspunten: o rol Q-cordinator o onderscheid in toetsmaatregelen (wat wanneer toepassen; in welke mate) o benodigde hoeveelheid tijd Hier geef ik aan: voor welk product welke toetsmaatregel op welk moment en wie daarbij is betrokken
  • Dia 27
  • 27 Workshop Inrichten Projecten Oefening: Toetsmaatregelen [5] Welke toetsmaatregelen zijn er? Geef bij elke toetsmaatregel aan wie er betrokken zijn en wie verantwoordelijk is. Geef aan hoe de toetsmaatregelen zich verhouden tot de (klant- en acceptant-) requirements
  • Dia 28
  • 28 Workshop Inrichten Projecten Oefening: Toetsmaatregelen [5] In te vullen tabel in hfst. 4.2:
  • Dia 29
  • 29 Workshop Inrichten Projecten Testparagraaf [5] Waarom: o om te voorkomen dat testen een sluitpost wordt, moet dit tijdig worden gepland en goed voorbereid o bovendien moet je vroeg beginnen met testen, zodat je al vroeg fouten vindt en kunt herstellen Is dit nou Testvisie? Ook voor het testen moet ik een paragraaf invullen in het PvA: welke activiteiten voor testen (voorbereiden n uitvoeren) wie doet het wie is verantwoordelijk wanneer gebeurt wat
  • Dia 30
  • 30 Workshop Inrichten Projecten Testparagraaf: Hoe? [5] Hoe: o hangt af van fase/scope van project o sta je aan begin: vooral plannen hoe, wanneer, wie de volgende producten oplevert: testaanpak mastertestplan o zijn die er al, dan uit Mastertestplan afleiden wanneer welke concrete testactiviteiten moeten worden voorbereid en uitgevoerd Aandachtspunten