1-OSNOVNO O EXCELU

1. POGLAVLJE

Pokretanje Microsoft Excela 2000 Pregled radnog podru~ja Excela Izlazak iz Microsoft Excela 2000

4

Osnovno o Excelu

13

5

22

K

ada zapo~nete s u~enjem nekog podru~ja, prvi vam je zadatak svladavanje potrebnog jezika. Morate znati kako se nazivaju osnovni elementi i gdje ih moète prona}i. Ovo }e vam poglavlje pomo}i u upoznavanju jezika Microsoft Excela. U ovom poglavlju }ete svladati jezik Microsoft Excela 2000.

I. DIO Predstavljamo vam Microsoft Excel 2000

Pokretanje Microsoft Excela 2000Da biste pokrenuli program, iz izbornika Start odaberite opciju Programs, a zatim Microsoft Excel 2000. Na ekranu }e se otvoriti Excel i prikazati praznu radnu bilje`nicu.

> NAPOMENAAko ste Excel tek instalirali, program }e zatraìti da ga registrirate. Ovaj }e se upit ponavljati sve dok to ne u~inite.

Izgled Excelova prozora ovisi o tipu monitora koji upotrebljavate. Slika 1-1, na primjer, prikazuje praznu Excel radnu bilje`nicu na 14-pala~nom SVGA monitoru. Ako posjedujete neki drugi tip monitora, va{ bi se ekran mogao pone{to razlikovati. ? VIDI IInformacije o pohrani i preimenovanju dokumenata moète prona}i u 4. poglavlju Upravljanje datotekama.

Nakon pokretanja programa Excel, prva prazna radna bilje`nica prikazana na ekranu naziva se Book1. Ako nakon toga otvorite novu radnu bilje`nicu, Excel }e joj dodijeliti naziv Book2. Istovremeno moète imati vi{e otvorenih radnih bilje`nica i svaku od njih moète naknadno pohraniti pod razli~itim nazivom.Ikona kontrolnog Traka s alatima Traka s Naslovna izbornika aplikacije Standard izbornicima traka Traka s alatima Formatting

SLIKA 1-1.Ako imate 14-pala~ni SVGA monitor, nakon pokretanja Excela 2000 va{ }e ekran izgledati ovako.Traka za unos formula

Okvir Name Aktivna }elija Pokaziva~ mi{a

Prozor radne bilje`nice Podru~je za poruke

Statusna traka Podru~je stanja tipkovnice

4

Osnovno o Excelu 2000 1. POGLAVLJE

Excelova radna bilje`nica moè sadràvati ~etiri razli~ita tipa stranica: radne stranice, kao {to je prikazano na slici 1-1; stranice s grafikonima; Microsoft Excel 5.0 stranice dijaloga i Microsoft Excel 4.0 makro stranice. U prvom i drugom dijelu ove knjige radit }ete samo s radnim stranicama.

I.Predstavljamo vam

Pregled radnog podru~ja Microsoft Excela? VIDI IDodatne informacije o trakama s alatima moète prona}i u 3. poglavlju, Trake s alatima i izbornici.

Nakon pokretanja Microsoft Excela, va{ }e se ekran sastojati od pet podru~ja: prozora radne bilje`nice, koji zauzima ve}inu ekrana; trake s izbornicima; dvije ili vi{e traka s alatima; trake za unos formula; i statusne trake. Zajedno, ovih pet podru~ja ~ine radno podru~je Excela.

Prozor radne bilje`niceProzor radne bilje`nice zauzima ve}i dio Excelova radnog podru~ja. Kontrole za kretanje kroz radnu bilje`nicu nalaze se ispod, a naslovna traka na vrhu prozora radne bilje`nice. Prozor tako|er uklju~uje i rubove, radne stranice i klizne trake. Nova radna bilje`nica, prikazana na slici 1-2, izvorno se sastoji od tri zasebne radne stranice.Ikona kontrolnog izbornika prozora Zaglavlja stupaca Naslovna traka prozora Gumb Minimize Gumb Maximize

? VIDI IPodrobne informacije o radnim bilje`nicama potraìte u 9. poglavlju Radne bilje`nice i prozori

SLIKA 1-2.Excelova se radna bilje`nica uobi~ajeno sastoji od tri zasebne radne stranice, ali taj broj moète pove}ati.Okvir Select All Zaglavlja redaka

Gumb Close Okvir za vodoravnu podjelu prozora Klizna strelica

Kliznik

Klizna traka Okvir za promjenu veli~ine prozora Okvir za okomitu podjelu prozora

Gumbi za pomicanje me|u jaha~ima

Jaha~i stranica

Okvir za prikaz jaha~a

Klizna strelica

Kiznik

Klizna traka

5


Radne bilje`nice su odli~an na~in organiziranja va{eg rada. Na primjer, u jednoj bilje`nici moète na okupu dràti sve dokumente koji se odnose na odre|eni projekt ili pak sve dokumente koje odràva odre|ena osoba. Radne bilje`nice mogu zna~ajno smanjiti nered na va{em tvrdom disku, a isto tako i umanjiti broj koraka potrebnih za svakodnevno postavljanje va{eg radnog podru~ja. [to je ve}i broj dokumenata kojima je potrebno upravljati, to su i radne bilje`nice dragocjenija pomo}. Radne bilje`nice moète upotrebljavati i kao alat za upravljanje u vi{ekorisni~kom okru`ju. Na primjer, dokumente moète organizirati u odvojene grupe namijenjene odre|enim zadacima ili odre|enim korisnicima. Radne bilje`nice je mogu}e dijeliti tako da vi{e korisnika moè istovremeno raditi na bilo kojoj od njih. Vidi 18. poglavlje Dijeljenje datoteka s ostalim korisnicima.

Kretanje unutar radne bilje`niceNa dnu prozora radne bilje`nice nalazi se nekoliko kontrola koje moète upotrebljavati za kretanje me|u stranicama radne bilje`nice. Slika 1-3 prikazuje navedene kontrole. SLIKA 1-3.Kontrole za kretanje unutar radne bilje`nice.Na sljede}i jaha~ Na posljednji jaha~ Okvir za prikaz jaha~a

Na prvi jaha~

Na pro{li jaha~

U donjem lijevom kutu nalaze se ~etiri gumba za pomicanje me|u jaha~ima u va{oj radnoj bilje`nici, {to vam omogu}uje pregled sadràja ~itave radne bilje`nice. Sredi{nja dva gumba pomi~u jaha~e za po jednu stranicu u odabranom smjeru, dok vas vanjska dva gumba pomi~u izravno na prvu ili posljednju stranicu u radnoj bilje`nici. Okviru za prikaz jaha~a moète povla~enjem promijeniti {irinu kako bi se pove}ao ili smanjio broj prikazanih jaha~a stranica. Dvostrukim klikom moète okviru za prikaz jaha~a vratiti prvobitni oblik, odnosno veli~inu. Me|utim, navedeni gumbi i okvir za prikaz jaha~a ne aktiviraju stranice. Da biste to postigli, morate nakon pozicioniranja na èljenu stranicu pomo}u gumba za pomicanje me|u jaha~ima kliknuti na neki od njih. Na primjer, kao {to je prikazano na slici 1-4. SLIKA 1-4.Kada kliknete na jaha~, aktivirat }e se odgovaraju}a stranica radne bilje`nice.

Da biste aktivirali Sheet3 kliknite na jaha~ s natpisom Sheet3.

6


SAVJET

Za pomicanje me|u stranicama radne bilje`nice moète se koristiti i tipkovnicom. Pritiskom na Ctrl+PgUp prije}i }ete na prethodnu stranicu radne bilje`nice, a pritiskom na Ctrl+PgDn na sljede}u stranicu.

I.Predstavljamo vam

Promjena veli~ine prozora radne bilje`niceNa desnom kraju naslovne trake radne bilje`nice prikazane na slici 1-2 na 5. str. uo~it }ete tri gumba. To su gumbi Minimize, Maximize i Close. Kada je prozor va{e radne bilje`nice maksimiziran, on zauzima ~itavo radno podru~je Excela, kao {to je prikazano na slici 1-1 na 4. str. Nakon {to maksimizirate prozor, u traci s izbornicima pojavit }e se gumb s dva mala okvira gumb Restore. Kada kliknete gumb Restore, prozor }e se izmijeniti u plutaju}i prozor, kao {to je prikazano na slici 1-5. SLIKA 1-5.Prikazani prozor radne bilje`nice pluta.

U plutaju}oj radnoj bilje`nici naslov se nalazi na vrhu prozora.

Kada kliknete na gumb Minimize (onaj s kratkom linijom pri dnu), radna }e se bilje`nica saèti i poprimiti oblik malene naslovne trake, kao {to je prikazano na slici 1-6. Minimiziranje prozora je jednostavan na~in smanjivanja nereda u va{em radnom podru~ju koji nastaje ako u isto vrijeme imate na ekranu vi{e otvorenih radnih bilje`nica. Klikom na gumb Restore, minimizirani prozor }e se vratiti na svoju prethodnu veli~inu.

7


SLIKA 1-6.Ovaj je prozor radne bilje`nice minimiziran.

Kao {to vidite na slici 1-1 na 4. stranici, navedena tri gumba nalaze se i u gornjem dijelu prozora u naslovnoj traci Microsoft Excela. Tim se gumbima na isti na~in mijenja veli~ina, odnosno oblik prozora Excela, osim {to se gumbom Minimize Excel saìma na gumb na traci sa zadacima Windowsa. Povla~enjem rubova prozora radne bilje`nice moète mijenjati njegovu veli~inu. [to je prozor manji to je manji i vidljivi dio radne stranice. Me|utim, budu}i da na taj na~in moète otvoriti vi{e prozora iz iste radne bilje`nice, mo`da }e vam rad s vi{e manjih prozora omogu}iti jednostavniji i lak{i pregled razli~itih dijelova radne bilje`nice, ili ~ak jedne radne stranice, jer nema potrebe za ~estim prebacivanjem iz jedne radne stranice u drugu ili za pomicanjem unutar jednog velikog prozora. SAVJET@elite li na ekranu vidjeti vi{e redaka? Traku sa zadacima na dnu ekrana moète podesiti tako da se automatski sakriva ako nije upotrebljavana. Kliknite na gumb Start smje{ten na traci sa zadacima i izaberite opciju Settings, Taskbar. Na kartici Taskbar Options kliknite na opciju Auto Hide, i zatim na OK. Sada }e traka sa zadacima ostati skrivena i pojavit }e se samo kada dovedete pokaziva~ mi{a na dno svog ekrana.

8


Naslovna trakaIznad Excelova radnog podru~ja nalazi se naslovna traka na kojoj je ispisan naziv aplikacije i naziv radne bilje`nice u kojoj trenutno radite. Ako je prozor va{e radne bilje`nice plutaju}i, kao {to je prikazano na slici 1-5, naslov (u ovom slu~aju Book1) }e biti ispisan u naslovnoj traci prozora radne bilje`nice. Prilikom otvaranja dodatnih prozora i radnih bilje`nica, u naslovnoj traci svakog od prozora pojavit }e se naziv radne bilje`nice kojoj pripada. Naslovna traka prozora u kojem trenutno radite ima razli~itu boju od naslovnih traka ostalih prozora, ~ime se ozna~ava da je prozor aktivan. Aktivni prozor moète pomicati unutar radnog podru~ja aplikacije povla~enjem njegove naslovne trake.

I.Predstavljamo vam

Radna stranicaKao i tradicionalni obra~unski obrasci, radna stranica sastoji se od redaka i stupaca. Svakom od stupaca dodijeljeno je slovo koje je ispisano u naslovu stupca iznad tablice. Nazivi stupaca mogu imati raspon od A do IV. (Nakon stupca Z slijedi stupac AA, nakon AZ slijedi BA, i tako sve do IV.) Svakom je retku radne stranice dodijeljen broj ispisan u naslovu retka lijevo od tablice radne stranice. Brojevi redaka mogu imati raspon od 1 do 65 536. Presjek odre|enog retka i stupca ~ini }eliju. ]elije su osnovni elementi od kojih je sa~injena radna stranica, a upotrebljavaju se za pohranu i prikaz podataka. Svaka }elija zauzima jedinstven poloàj unutar radne stranice ozna~en jedinstvenim koordinatama, nazvanim adresa }elije. Na primjer, }elija na presjeku stupca A i retka 1 ima adresu }elije A1. ]elija na presjeku stupca Z i retka 100 ima adresu }elije Z100. Trenutno selektiranu }eliju nazivamo aktivna }elija. Adresa aktivne }elije pojavljuje se u okviru za ispis adrese koji se nalazi na lijevom kraju trake za unos formula. Zaglavlja za stupac i redak koji sadrè aktivnu }eliju imaju trodimenzionalan izgled, pa je jednostavnije prona}i aktivnu }eliju, {to pokazuje slika 1-7. SLIKA 1-7.Zaglavlja retka i stupca u kojima se nalazi aktivna }elija imaju trodimenzionalni izgled.

9


Pogled na va{e podatke kroz prozoreProzor va{e radne bilje`nice je poput brodskog prozor~i}a {to vam omogu}ava pogled samo na ograni~eni dio va{e radne stranice. Kao primjer, zamislite da ste izrezali pravokutni otvor u komadu kartonske plo~e i zatim poloìli tu plo~u preko ove stranice. U bilo kom trenutku kroz otvor na plo~i moète vidjeti samo dio stranice knjige. Me|utim, pomicanjem plo~e moète kroz prozor koji se na njoj nalazi pro~itati ~itavu stranicu. Pregled radnih stranica u Excelu je vrlo sli~an, osim {to pomi~ete radnu stranicu a ne prozor. Otvaranjem dodatnih prozora mogu}e je istovremeno pregledavati razli~ite dijelove jedne radne stranice.

? VIDI IVi{e informacija o prozorima potraìte u 9. poglavlju Radne bilje`nice i prozori.

S 256 stupaca i 65 536 retka va{a radna stranica sadrì vi{e od 16 milijuna zasebnih }elija. Ipak, upamtite da je broj }elija koje moète istovremeno upotrebljavati ograni~en koli~inom memorije u va{em ra~unalu. Iako Excel zauzima memoriju samo za }elije koje sadrè podatke, vjerojatno ne}ete mo}i upotrebljavati sve }elije u jednoj radnoj stranici.

Klizne trakePomicanje unutar radne stranice obavlja se kliznim trakama koje se nalaze na desnom i donjem rubu prozora radne bilje`nice. Samo aktivni prozor onaj na kojemu trenutno radite ima klizne trake. Strelice za pomicanje smje{tene na oba kraja klizne trake omogu}uju vam da pomi~ete po jedan redak ili stupac. Klikanjem na strelice za pomicanje smje{tene na uspravnoj kliznoj traci stranica }e se pomicati po jedan redak gore ili dolje. Isto tako, klikanjem na strelice na vodoravnoj kliznoj traci stranica }e se pomicati po jedan stupac ulijevo ili udesno. Ve}e pomake unutar radne stranice moète posti}i povla~enjem kliznika smje{tenih na kliznim trakama. Pri tome poloàj kliznika unutar klizne trake odgovara poloàju prozora unutar radne stranice. Ukoliko se èlite pomaknuti za jedan ekran unutar radne stranice, kliknite na uvu~eno podru~je klizne trake. Uo~ite da okvir za ispis adrese }elije, smje{ten na lijevom dijelu trake za upis formula, uvijek prikazuje adresu aktivne }elije, bez obzira na pomicanje prozora unutar radne stranice.

10


Pobolj{ane klizne trakeVeli~ina kliznika se mijenja ovisno o veli~ini podru~ja koje treba pomicati. Na primjer, kliznici prikazani na slici 1-2 na 5. stranici imaju veli~inu gotovo kao i same klizne trake, ~ime se ukazuje da nema mnogo podataka koje je mogu}e pregledati zapravo, radna bilje`nica je prazna. Dodavanjem podataka u vi{e redaka i stupaca no {to je mogu}e prikazati u jednom prozoru kliznik se proporcionalno smanjuje, kao {to je ovdje prikazano, daju}i vam trenutnu povratnu informaciju o veli~ini radne stranice.

I.Predstavljamo vam

Dodatno, kada kliknete na kliznik u gornjem }e se desnom dijelu prozora pojaviti maleni okvir s ispisanim brojem retka ili stupca. Taj }e se redak ili stupac pojaviti na ekranu nakon otpu{tanja tipke mi{a. Ovaj }e vam podatak pomo}i da prilikom pomicanja unutar radne stranice preciznije postavite kliznik.

Pomicanje izvan aktivnog podru~jaAktivno podru~je radne stranice je podru~je koje sadrì unijete podatke. U novoj radnoj stranici Excel radnim podru~jem smatra pribli`no stupce A do M i retke 1 do 26 (na SVGA monitoru), ~ak i prije no {to unesete bilo kakve podatke. Za pomicanje izvan aktivnog podru~ja radne stranice na raspolaganju vam je nekoliko metoda. U vrlo velikim radnim stranicama moète se na udaljene stupce ili retke brzo pozicionirati tako da prilikom povla~enja drìte pritisnutu tipku Shift. Na primjer, ako drìte pritisnutu tipku Shift i povu~ete kliznik vodoravne klizne trake do njenog desnog kraja, u prozoru }e vam se pojaviti posljednji stupac radne stranice stupac IV. Budu}i da se ovom metodom vrlo brzo pomi~ete unutar radne stranice, pri tome pa`ljivo motrite sadràj okvira za ispis retka ili stupca koji }e se otvoriti uz kliznu traku.

11


SAVJET

Prilikom pomicanja unutar radne stranice, lako moète izgubiti iz vida aktivnu }eliju. Da biste je brzo doveli ponovo u prozor, pritisnite Ctrl+Backspace ili utipkajte adresu te }elije. Isto tako, moète pritisnuti i neku od tipki za pomicanje na tipkovnici, ~ime }e se aktivna }elija pomaknuti na neku od susjednih ali }e se pritom ponovo pojaviti u prozoru.

Pomicanje pomo}u tipkovniceTipke sa strelicama omogu}uju vam pomicanje po jedan redak gore ili dolje, odnosno jedan stupac lijevo ili desno; tipke PgUp i PgDn omogu}uju vam pomak za jedan ekran. Pomicanjem pomo}u tipkovnice mijenja se i poloàj aktivne }elije. Ako èlite da se poloàj aktivne }elije ne mijenja, prije pomicanja pomo}u tipkovnice pritisnite tipku Scroll Lock. Na primjer, ako èlite pomicati sadràj prozora po jedan redak gore ili dolje bez promjene poloàja aktivne }elije, pritisnite Scroll Lock i zatim pritisnite tipku sa strelicom prema gore ili prema dolje. Ako se èlite pomicati lijevo ili desno za jedan ekran, pritisnite Scroll Lock i nakon toga Ctrl i odgovaraju}u tipku sa strelicom. Ako imate IntelliMouseKota~i} na va{em IntelliMouseu moète upotrijebiti i za pomicanje kroz radnu stranicu. Okre}ite kota~i} unazad (prema ruci) da biste se pomicali nadolje, odnosno unaprijed (od ruke) da biste se po radnoj stranici pomicali nagore. Podrazumijevano pona{anje kota~i}a moète prebaciti s pomicanja na uve}avanje/smanjivanje. Da biste to u~inili, odaberite Options u izborniku Tools, a zatim na kartici General poni{tite opciju Scroll On Roll With IntelliMouse. Vi{e informacija potraìte u Smanjivanje i pove}avanje radnih stranica na 322. str. Da biste pomicali stranicu unutar prozora, pritisnite kota~i} i vucite mi{a u èljenom smjeru. Kada pritisnete kota~i}, pojavit }e se sivi pokaziva~ smjera koji je usidren na mjestu gdje ste pritisnuli kota~i}. Dok gumb kota~i}a drìte pritisnutim, pojavljuje se i crna strelica koja pokazuje u smjeru u kojem vu~ete mi{a.

Brzina pomicanja ovisna je o duìni povla~enja u odnosu na usidreni pokaziva~.

12


Traka s izbornicimaNa vrhu radnog podru~ja Excela nalazi se traka s izbornicima. Pomo}u trake s izbornicima izabirete Excel naredbe kojima upravljate podacima {to ste ih unijeli u va{u radnu stranicu. Excelova traka s izbornicima ima devet izbornika: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows i Help. Izbornike Excela upotrebljavajte na jednak na~in kao i izbornike bilo kojeg drugog Windows programa: postavite pokaziva~ mi{a na izbornik i kliknite. Nakon otvaranja izbornika neke }e opcije biti ispisane crnom bojom, dok neke mogu biti sive ili zatamnjene. Excel prati stanje va{e radne stranice i dozvoljava vam upotrebu samo onih naredbi koje su u odre|enom trenutku izvodive. Crne naredbe moète upotrijebiti; zatamnjene ili sive vam nisu dostupne.

I.Predstavljamo vam

0 200

Izmjenljivi izborniciKada prvi puta otvorite izbornik u Excelu 2000, na njemu }e biti prikazan ograni~en broj naredbi. Nakon nekoliko sekundi, izbornik }e se automatski pro{iriti i prikazati dodatne naredbe, kao {to je prikazano na slici 1-8. Ova je osobina zami{ljena kao pripomo} za pojednostavljivanje prikaza novih grupa naredbi koje donosi Excel i to tako da ih barem nakratko sakrije. Kada prvi put pokrenete Excel, odmah su vidljive one naredbe za koje je pokazano da se naj~e{}e koriste. Ali one naredbe koje }ete vi koristiti tokom rada u Excelu tako|er }e biti prikazane u skra}enim izbornicima. Ova osobina se naziva Recently Used Commands a prati va{e navike kori{tenja naredbi.

SLIKA 1-8.Na skra}enom izborniku s lijeve strane prikazane su nedavno kori{tene naredbe. Na kompletnom izborniku s desne strane su prikazane sve naredbe izbornika.

Kliknite na dvostruku strelicu da biste prikazali kompletni izbornik.

Ako vas zbunjuje odgo|eno odmotavanje izbornika, imate nekoliko rje{enja. Prvo, otvorite okvir za dijalog Customize, prikazan na slici 1-9, tako da izaberete naredbu Customize iz izbornika Tools i kliknete na jaha~ Options. Ako poni{tite kva~icu uz opciju Menus Show Recently Used Commands

13


First, uvijek }ete imati prikazane kompletne izbornike. Ako poni{tite kva~icu uz opciju Show Full Menus After Short Delay, skra}eni izbornici }e takvi i ostati, sve dok ne kliknete na dvostruku strelicu koja se nalazi na dnu ovog izbornika. Ako sve izbornike èlite vratiti u njihovo originalno stanje, {kljocnite na gumb Reset My Usage Data. Ovako }ete odbaciti sve podatke o naredbama koje ste koristili i ujedno zapo~eti stvaranje nove zbirke naredbi. SLIKA 1-9.Moète odabrati èlite li prikaz kompletnih izbornika ili, u suprotnom, poni{tite opciju odgo|enog prikaza.

SAVJET

Da biste prilagodili program svojim potrebama, Excelove izbornike i naredbe moète ili preurediti ili stvoriti nove, vlastite. Vi{e informacija potraìte u Prilagodba traka s alatima i izbornika, na 48. str.

PodizborniciS desne strane nekih naredbi u izbornicima nalaze se strelice koje ukazuju da za te naredbe postoji podizbornik, odnosno popis dodatnih naredbi, kao {to je prikazano na slici 1-10. SLIKA 1-10.Prilikom izbora naredbe pokraj koje se nalazi strelica, na ekranu }e se otvoriti podizbornik.

14


Okviri za dijalog i okviri za dijalog s karticamaIza nekih naredbi sadrànih u izbornicima slijede tri to~kice (...) koje ukazuju da je prije izvr{enja tih naredbi potrebno proslijediti Excelu neke dodatne informacije. Ove se informacije proslje|uju Excelu pomo}u okvira za dijalog. Na primjer, slika 1-11 prikazuje okvir za dijalog koji se pojavljuje kada odaberete naredbu Delete iz izbornika Edit. SLIKA 1-11.Naredbe izbornika iza kojih slijede to~kice (...) otvaraju okvir za dijalog za unos dodatnih informacija.

I.Predstavljamo vam

Neke su naredbe po svojoj prirodi sveobuhvatnije. Za takve naredbe Excel otvara okvir za dijalog s karticama koji sadrì nekoliko skupova srodnih opcija {to se odnose na te naredbe. Slika 1-12 prikazuje okvir za dijalog s karticama koji se pojavljuje kada odaberete Options naredbu iz izbornika Tools. SLIKA 1-12.Neke naredbe otvaraju okvire za dijalog s karticama koji daju nekoliko skupova opcija vezanih uz te naredbe.1 Da biste aktivirali skup opcija u okviru za dijalog s karticama, kliknite na jaha~ èljene kartice. Podesite opcije navedene u toj kartici i zatim odaberite drugu za unos daljnjih opcija.

3 Ako se predomislite, kliknite na Cancel ili pritisnite tipku Esc, ~ime }e izvr{enje naredbe biti obustavljeno. 2 Po zavr{etku unosa podataka u okvir za dijalog ili za dijalog s karticama, kliknite na OK ili pritisnite tipku Enter kako biste aktivirali naredbu na koju se dijalog odnosi.

15


Okvir za dijalog OptionsOkvir za dijalog s karticama koji se pojavljuje nakon izbora naredbe Options iz izbornika Tools vjerojatno je najzna~ajniji od svih okvira za dijalog u programu. Kao {to moète vidjeti na slici 1-12 na prethodnoj stranici, okvir za dijalog Options sadrì kartice koje upravljaju gotovo svim mogu}nostima Excela, uklju~uju}i op}e postave kao {to je broj radnih stranica u podrazumijevanoj radnoj bilje`nici te naziv i veli~ina podrazumijevanog pisma. Okvir za dijalog Options izme|u ostalog daje i mogu}nost posebnih postava za grafi~ke prikaze, Lotus 1-2-3 pretvorbe i makro module. Ukoliko odvojite malo vremena za otvaranje i pregled svake od kartica sadrànih u ovom okviru za dijalog, ste}i }ete uvid u {irinu i mogu}nosti programa te o razini kontrole koju imate nad svojim radnim podru~jem. Ukoliko niste sigurni na {to se odre|ene postave ili opcije odnose, jednostavno kliknite na gumb Help (upitnik) u naslovnoj traci prozora, i zatim kliknite na postavu ili opciju za koju èlite dobiti dodatne informacije.

Izbor naredbi pomo}u tipkovniceNeke naredbe u Excel izbornicima slijede oznake kombinacija tipki kojima se te naredbe mogu aktivirati. Na primjer, uo~ite te oznake u izborniku Edit prikazanom na slici 1-13. Ove vam kombinacije tipki omogu}avaju izvr{enje naredbi bez prethodnog otvaranja Excelovih izbornika. SLIKA 1-13.Upotrebljavajte kombinacije tipki ispisane desno od naredbi kako biste ih pokretali bez otvaranja izbornika.Da biste izveli naredbu Copy, jednostavno pritisnite Ctrl+C.

Pristupanje izbornicima pomo}u tipkovnicePonekad }e vam biti jednostavnije odabirati naredbe iz izbornika tipkovnicom umjesto mi{em. Pritiskom na tipku Alt ili tipku (/) podrazumijevana tipka za dohvat izbornika ili pomo} u Microsoft Excelu omogu}uje vam otvaranje izbornika tipkovnicom. Nakon pritiska na bilo koju od tih tipki, Excel }e aktivirati traku s izbornicima. Pritisak na tipku za pomak nadolje ili tipku Enter otvorit }e kontrolni izbornik prozora. Ako potom pritisnete

16


na tipku za pomak udesno, osvijetlit }e se prvi sljede}i izbornik, izbornik File. Daljnjim pritiscima na tipke za pomak udesno ili ulijevo osvjetljavat }e se ostali izbornici. Po{to osvijetlite èljeni izbornik, pritisnite na tipku za pomak nadolje ili tipku Enter kako biste ga otvorili, zatim se pritiscima na tipke za pomak nadolje ili nagore pozicionirajte na èljenu naredbu te pritisnite Enter kako biste je aktivirali. Na primjer, ako èlite tipkovnicom odabrati naredbu Options iz izbornika Tools, pritisnite kosu crtu (/), {est puta pritisnite tipku za pomak udesno kako biste osvijetlili izbornik Tools u traci s izbornicima, pritisnite na tipku za pomak nadolje kako biste otvorili izbornik, te nastavite pritiscima na istu tipku dok ne osvijetlite naredbu Options. Naredbu aktivirajte pritiskom na Enter. Mo`da ste ve} uo~ili podvu~ena slova u nazivima izbornika na traci s izbornicima. Podvu~eno slovo ozna~ava tipku kojom moète otvoriti odre|eni izbornik umjesto tipkama za pomicanje. Na primjer, nakon {to pritisnete tipku Alt, pritiskom na T moète otvoriti izbornik Tools. Da biste zatim odabrali odre|enu naredbu, na primjer Options, pritisnite tipku O podvu~eno slovo u Options. SAVJETUmjesto pritiska na kosu crtu (/), traku s izbornicima moète aktivirati i pritiskom na tipku Alt. Nakon toga odaberite èljenu naredbu pritiskom na podvu~eno slovo.

I.Predstavljamo vam

Izbor tipke za aktiviranje izbornika i pomo}Ako to èlite, moète funkciju tipke s kosom crtom (/) dodijeliti bilo kojoj drugoj tipki. Iz izbornika Tools izaberite naredbu Options i kliknite na karticu Transition. Zatim upi{ite tipku koju èlite upotrebljavati za aktiviranje izbornika ili pomo}i te kliknite na OK. (Pritom ne upisujte tipku koju }ete upotrebljavati u radnim stranicama, kao {to je A ili 2.) Nova }e vam tipka sada omogu}iti pristup traci s izbornicima, jednako kao {to je to ~inila i tipka s kosom crtom prije no {to ste je zamijenili.

Izbornici pre~icaIzbornici pre~ica sadrè samo one naredbe koje se odnose na objekt koji je u trenutku otvaranja izbornika ozna~en poloàjem pokaziva~a mi{a. Izbornici pre~ica omogu}uju pristup potrebnim naredbama uz {to je mogu}e manje pomicanja mi{em. Excel sadrì mnogo skra}enih izbornika od kojih svaki nudi naredbe koje bi mogle biti korisne na trenutnom poloàju pokaziva~a.

17


Izbornicima pre~ica pristupate klikom desne tipke mi{a. Izbornik pre~ica }e se pojaviti na ekranu pokraj pokaziva~a mi{a, kao {to je prikazano na slici 1-14. @eljenu naredbu iz izbornika moète odabrati mi{em ili tipkovnicom na isti na~in kao {to biste to u~inili u slu~aju obi~nog izbornika. SLIKA 1-14.Klik desnom tipkom mi{a aktivira izbornik pre~ica.Ovakav se izbornik pre~ica prikazuje kada desnom tipkom mi{a kliknete na zaglavlje stupca.

Izbornik pre~ica moè sadràvati mnogo kombinacija naredbi, ovisno o poloàju pokaziva~a i o vrsti stranice na kojoj trenutno radite. Na primjer, ako otvorite izbornik pre~ica kada se pokaziva~ nalazi iznad }elije, na ekranu }e se otvoriti izbornik poput onoga prikazanog na slici 1-15. SAVJETPritiskom na Shift+F10 otvorit }e se izbornik pre~ica za trenutno selektirani objekt. Izbornik pre~ica }e se pojaviti s lijeve strane aktivne }elije. Na primjer, ako pritisnete Shift+F10 kada je selektirana jedna ili grupa }elija, otvorit }e se izbornik pre~ica prikazan na slici 1-15. Ako imate Windows 95 tipkovnicu, izbornicima pre~ica moète pristupiti pritiskom na tipku Shortcut na kojoj se nalazi pokaziva~ mi{a na izborniku. Ova tipka se obi~no nalazi na desnoj strani tipkovnice u donjem retku.

SLIKA 1-15.Ovaj se izbornik pre~ica pojavljuje kada desnom tipkom mi{a kliknete iznad }elije.

18


SAVJET

Mnoge naredbe izbornika imaju i pripadaju}e gumbe na traci s alatima zamjenski, vjerojatno jednostavniji na~in postizanja istog rezultata. Sli~ica koja se nalazi lijevo od naredbe izbornika, poput {karica uz naredbu Cut na slici 1-15, ozna~ava gumb na traci s alatima za tu naredbu. Ako neka od ovih sli~ica trenutno nije vidljiva na traci s alatima, tada se ili nalazi na traci s alatima koja nije prikazana ili se radi o opcionom gumbu koji moète upotrijebiti za stvaranje i promjene vlastitih traka s alatima. Vi{e informacija o upotrebi, promjeni i stvaranju traka s alatima pogledajte u 3. poglavlju Trake s alatima i izbornici.

I.Predstavljamo vam

Traka za unos formulaVe} smo ranije spomenuli da su }elije osnovni element Excelovih radnih stranica. One pohranjuju i prikazuju informacije upisane u Excel radne stranice i omogu}uju vam izvo|enje prora~una. Podatke moète u }elije unositi izravno ili upisivanjem u traku za unos formula. Sadràj aktivne }elije uvijek se pojavljuje ispisan u traci za unos formula, kao {to je prikazano na slici 1-16. SLIKA 1-16.U traci za unos formula ispisan je sadràj aktivne }elije.Gumb Cancel Gumb Enter Gumb Edit Formula Traka za unos formula

Iako podatke moète izravno unositi u }elije, upotreba trake za unos formula ima nekoliko prednosti. Ukoliko pokaziva~ mi{a pomaknete na traku za unos formula i kliknete, u traci }e se pojaviti tri gumba, {to je prikazano na slici 1-16. Gumb koji sadrì X nazivamo gumbom za prekid upisa, a gumb koji sadrì kva~icu nazivamo gumbom za potvrdu upisa. Kada kliknete na gumb za potvrdu upisa, Excel }e zaklju~ati podatak koji ste upisali i prebaciti ga u va{u radnu stranicu. Klik na gumb za potvrdu upisa odgovara pritisku na tipku Enter na tipkovnici, izuzev {to se pritiskom na tipku Enter aktivira }elija odmah ispod }elije u koju je upisan podatak. Ukoliko pogrije{ite prilikom unosa podataka, kliknite na gumb za prekid upisa, ~ime }ete Excelu poru~iti da izbri{e ono {to ste upravo upisali. Klik na gumb za prekid upisa odgovara pritisku na tipku Esc na tipkovnici.

19


Kada kliknete na gumb Edit Formula, na ekranu }e se otvoriti okvir za dijalog Formula Palette koji }e vam pomo}i u stvaranju formula. Informacije o imenima, stvaranju formula i upotrebi Formula Palette pogledajte u 6. poglavlju Formule. SAVJETExcel podrazumijevano prikazuje traku za unos formula u va{em radnom podru~ju. Ako èlite da je traka sakrivena, u izborniku View odaberite opciju Formula Bar. Istim postupkom moète traku za unos formula ponovo vratiti na ekran. (Ova se opcija normalno ne pojavljuje na skra}enim izbornicima. Kliknite na dvostruku strelicu na dnu izbornika View da biste prikazali opciju Formula Bar.)

? VIDI IVi{e informacija o tipkovnici potraìte u odjeljku Na~ini rada s tipkovnicom na 95. str.

Statusna trakaStatusna traka prikazuje stanje va{eg radnog podru~ja. Na primjer, najve}i je dio vremena na lijevom kraju statusne trake ispisana rije~ Ready (spreman), ~ime vas Excel obavje{tava da je spreman za prihvat novih podataka. Tijekom upisa podataka u statusnoj je traci ispisana rije~ Enter. Kada aktivirate traku za unos formula ili dvostruko kliknete na }eliju koja ve} sadrì Brzi zbrojevi na statusnoj traciKada su u tablici selektirane dvije ili vi{e }elija, a barem u jednoj od njih se nalazi vrijednost, Excel }e u statusnoj traci prikazati sumu, {to pokazuje donja slika. To je posljedica osobine AutoCalculate. U okviru AutoCalculate obi~no se ispisuje suma selektiranih vrijednosti, ali ako na to podru~je kliknete desnom tipkom mi{a, mo}i }ete dobiti i njihov prosjek, broj selektiranih }elija koje nisu prazne, broj selektiranih }elija koje sadrè samo brojeve, ili pak najve}u ili najmanju vrijednost sadrànu u selektiranim }elijama.

1. Kliknite ovdje desnom tipkom mi{a kako biste prikazali izbornik AutoCalculate. 2. Odaberite funkciju iz izbornika koja }e svoj rezultat prikazati u statusnoj traci.

20


podatke, bit }e prikazana rije~ Edit. Da biste se vratili u stanje Ready, potrebno je klikom na gumb za potvrdu upisa ili pritiskom na tipku Enter spremiti podatak koji ste upravo upisali. Od unosa podataka moète i odustati jednostavnim klikom na gumb Cancel ili pritiskom na tipku Esc. SAVJETExcel podrazumijevano prikazuje statusnu traku u va{em radnom podru~ju. Ako èlite da je traka sakrivena, u izborniku View odaberite opciju Status Bar. Istim postupkom moète statusnu traku ponovo vratiti na ekran. (Ova se naredba uobi~ajeno ne prikazuje u skra}enim izbornicima. Za njezino prikazivanje kliknite dvostruku strelicu na dnu izbornika View.)

I.Predstavljamo vam

Okviri na desnoj strani statusne trake pokazuju razli~ita stanja tipkovnice koja moète uklju~iti ili isklju~iti. Na primjer, kada pritisnete tipku Caps Lock na tipkovnici, u jednom od tih okvira pojavit }e se natpis CAPS. Ako pritisnete tipku Num Lock kako biste aktivirali dio tipkovnice za unos numeri~kih podataka (umjesto tipki za pomicanje), na statusnoj }e se traci pojaviti natpis NUM.

Pokaziva~Da biste pokretali pokaziva~ po ekranu, morate ve} poznavati osnove upotrebe mi{a. U Excelu pokaziva~ poprima razli~ite funkcije na razli~itim dijelovima radne stranice. Kada ga pomaknete do trake s izbornicima, pokaziva~ }e poprimiti oblik strelice kako biste njome mogli pokazati na naredbu koju èlite. Kada ga pomaknete na traku za unos formula, oblik mu se izmijeni u I-pokaziva~. Klikom mi{a u trenutku kada pokaziva~ ima takav oblik to~ka umetanja se postavlja na èljeno mjesto unutar teksta ispisanog u traci za unos formula. Kada pomaknete pokaziva~ na tablicu radne stranice, oblik }e se izmijeniti u znak plus. Ako taj znak plus pomaknete iznad }elije C5 i kliknete mi{em, oko }elije }e se iscrtati okvir, a u lijevom dijelu trake za unos formula bit }e ispisana adresa }elije C5, ~ime se ozna~ava da je ta }elija postala aktivna. Tijekom rada s radnim stranicama susrest }ete se s jo{ nekoliko razli~itih oblika pokaziva~a mi{a. U sljede}im }emo poglavljima usporedo s upoznavanjem razli~itih operacija s radnim stranicama obja{njavati i razli~ite funkcije pokaziva~a.

21


Izlazak iz Microsoft Excela 2000? VIDI IVi{e informacija o spremanju datoteka radne bilje`nice potraìte u 4. poglavlju Upravljanje datotekama.

Po zavr{etku rada u Microsoft Excelu, odaberite naredbu Exit iz izbornika File ili kliknite na gumb za zatvaranje prozora. Excel }e vas pritom upitati da li èlite pohraniti izmjene unijete u svaku od otvorenih radnih bilje`nica. Ako kliknete na Yes za svaku do sada nepohranjenu radnu bilje`nicu mo}i }ete navesti odgovaraju}i naziv i zatim je pohraniti. Ako kliknete na Yes To All, Excel sprema izmjene u svim otvorenim radnim bilje`nicama. Ako kliknete na No, sve }e izmjene biti izgubljene prilikom izlaska iz programa. Klikom na gumb Cancel moète poni{titi naredbu za izlaz iz programa i nastaviti rad. Sada kad ste upoznati s radnim podru~jem Excela, sljede}e poglavlje }e vam pokazati kako se koristi impresivni sustav pomo}i, pomo}u kojeg }ete mo}i dobro iskoristiti radno podru~je.

22

Documents

1-OSNOVNO O EXCELU