1. NAMA AGENSI : MAJLIS UGAMA ISLAM DAN ADAT RESAM MELAYU PAHANG(MUIP)

ALAMAT : KOMPLEKS ISLAM SULTAN HAJI AHMAD SHAH

26600 PEKAN, PAHANG

NO. TELEFON : 09-422 1311 NO. FAKS : 09-422 1885

2. NAMA PROJEK/HASIL INOVASI

Sistem Pengurusan Agihan Zakat Negeri Pahang Secara Elektronik (E-SIMAZ)

3. PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB UNTUK DIHUBUNGI:NAMA : MOHD ROZAINI BIN JUMALIJAWATAN : PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMATEMAIL : rozaini@muip.gov.myNO. TEL : 09-422 1311 (NO. HP: 013 9030110)

PENGESAHAN JABATAN

NAMA : DATO SRI WAN HAJI ABDUL WAHID BIN WAN HASSANSSAP.,SIMP.,DSAP.,SAP.,JSM.,AMP

JAWATAN : Timbalan Yang DipertuaMajlis Ugama Islam Dan Adat Resam Melayu Pahang

TANDATANGAN : ……………………………………………………

1

TARIKH : 22 JULAI 2011

1. PENGENALAN JABATAN

Majlis Ugama Islam dan Adat Resam Melayu Pahang merupakan sebuah badan berkanun negeri yang

ditubuhkan di bawah Perkara 24 Bahagian Pertama Undang-Undang Kerajaan Negeri Pahang dan

diperbadankan di bawah Enakmen Pentadbiran Undang-Undang Islam 1991.

1.1Visi

Menjadi Institusi Pengurusan Hal Ehwal Islam Yang Cekap & Terunggul Menjelang 2015

1.2Misi

Memperkasakan Ummah Melalui Peningkatan Taqwa, Pembentukan Akhlak Yang Terpuji,

Pengurusan Sosio-Ekonomi Yang Mampan, Dakwah Yang Berkesan, Pembudayaan Ilmu,

Pemartabatan Adat Resam Melayu dan Perundangan Yang Berlandaskan Syariat.

1.3Peranan Agensi

i. Melahirkan Sebuah Masyarakat Yang Menjadikan Islam Sebagai Satu Cara Hidup Yang

Sempurna Dengan Mengikut Dan Menghayati Ajaran Islam Seperti Yang Terkandung Di

Dalam Al Quran Dan As Sunnah Yang Meliputi Aspek-Aspek Akidah, Ekonomi, Sosial,

Pendidikan Dan Kebudayaan.

ii. Menegakkan Keadilan Mengikut Hukum-Hukum Islam Serta Mengawal Dan Membasmi

Murtad, Bida’ah, Kemungkaran, Maksiat, Khurafat Dan Fikiran-Fikiran Yang Boleh

Menjejaskan Kesucian Islam.

2

iii. Mengawal Kutipan Zakat Harta Dan Zakat Fitrah Serta Mengagihkannya Kepada

Golongan Yang Berhak Dan Membangunkan Asnaf Bagi Meninggikan Syiar Islam Dan

Ekonomi Umat Islam.

iv. Mengawal Dan Memajukan Harta-Harta Baitulmal Dan Wakaf.

v. Sebagai Induk Penggubalan Dasar Pelaksanaan Syariat Islam.

1.4Objektif

i. Pengurusan Kutipan Zakat Dan Agihan Yang Cekap Dan Efisien Berlandaskan Hukum

Syarak.

i. Mengurus Dan Membangunkan Harta Wakaf Dan Baitulmal Dengan Cekap Dan

Ekonomik.

ii. Mewujudkan Undang-Undang Pentadbiran Agama Islam Yang Kemaskini Untuk

Memartabatkan Perundangan Islam Di Kalangan Masyarakat.

iii. Mempastikan Pelaksanaan Undang-Undang Dan Pentadbiran Agama Islam Berjalan

Dengan Lancar Dan Berkesan.

iv. Menyebar Dan Meningkatkan Syiar Islam Di Negeri Pahang Melalui Aspek Dakwah Dan

Pendidikan, Pembangunan Insan, Ekonomi, Perundangan Dan Sosio-Budaya.

2. TAJUK INOVASI

Sistem Pengurusan Agihan Zakat Negeri Pahang Secara Elektronik

Transformasi kepada pengurusan zakat dilihat amat perlu kerana iaitu merupakan tanggungjawab

yang utama Majlis kepada masyarakat Islam di negeri Pahang. Transformasi ini adalah kearah

pengurusan agihan kewangan Zakat yang lebih cekap, effisien dan sistematik dengan menggunakan

ICT sebagai pembolehupaya.

3

Oleh yang demikian Majlis telah membangunkan sebuah sistem bagi memastikan segala

permasalahan dalam pengurusan agihan dapat diatasi. Sistem yang telah dibangunkan melalui inovasi

kakitangan Majlis iaitu Sistem Maklumat Pengursan Agihan Zakat atau dengan perkataan singkatan

e-simaz adalah merupakan sebuah sistem elektronik menggunakan teknologi web bagi menguruskan

permohonan dan agihan Zakat.

Sistem e-simaz ini telah mula digunakan pada akhir tahun 2009 dan iainya digunakan secara meluas

di semua pejabat MUIP seluruh daerah yang melibatkan 14 pejabat cawangan iaitu Kuantan, Pekan,

Temerloh, Muadzam Shah, Bera, Jengka, Muadzam Shah, Bentong, Raub, Maran, Jerantut, Rompin,

Kuala Lipis dan Chenor.

Objektif

i. Memudahkan penyemakan dan status setiap pemohonan bantuan;

ii. Memastikan proses pengagihan zakat kepada golongan yang layak dengan lebih sistematik

dan effisien;

iii. Memudahkan proses penyediaan data-data agihan zakat mengikut asnaf-asnaf;

iv. Memudahkan mendapatkan jumlah semasa agihan zakat mengikut asnaf dan kategori

bantuan;

v. Memastikan penyimpanan rekod agihan dapat dibuat secara berpusat dan effisien;

vi. Mempercepatkan proses penyediaan pembayaran seperti pengeluaran baucar dan cek;

vii. Memudahkan pemantauan pemproses permohonan bantuan zakat;

viii. Memudahkan pengurusan penyediaan bayaran kepada penerima agihan; dan

ix. Memudahkan penyemakan maklumat penerima agihan.

4

3. KEDUDUKAN SEBELUM INOVASI DILAKSANAKAN

i. Tempoh pemohon mendapat bantuan kewangan Zakat antara 60 – 90 hari;

ii. Kakitangan di Unit Agihan Zakat (Fakir & Miskin) Ibu Pejabat, MUIP perlu membuat

semakan bagi setiap permohonan iaitu berkenaan bantuan-bantuan yang pernah diterima

sebelum pemohonan;

iii. Kakitangan MUIP di daerah tidak dapat membuat semakan data permohonan seperti status

permohonan, maklumat pemohonan dan bantuan-bantuan yang pernah diterima;

iv. Proses kerja yang terlalu banyak bagi setiap Pemohonan Kewangan Zakat (BBM) iaitu

sebanyak 27 proses; dan

v. Kakitangan MUIP perlu menulis laporan bagi setiap permohonan bantuan kewangan zakat;

vi. Jadual Agihan Zakat mengikut tahun yang telah diuruskan oleh MUIP seperti dibawah:

2008

(RM)

2009

(RM)

2010

(RM)

22,227,762.00 40,739,620.00 58,604,106.00

4. MASALAH-MASALAH YANG DIHADAPI

i. Pemohon lambat menerima bantuan kewangan Zakat;

ii. Proses penyediaan Bantuan tahunan hari raya bagi fakir dan miskin yang terlalu lama;

iii. Kakitangan daerah tidak dapat membuat semakan status permohonan;

5

iv. Kakitangan daerah dan Unit Agihan Zakat tidak dapat maklumat penghantaran cek penerima

bantuan kewangan Zakat yang diproses oleh Unit Kewangan;

v. Tidak dapat membuat semakan Pegawai yang meluluskan permohonan dengan segera;

vi. Sukar mendapatkan statistik permohonan bantuan kewangan zakat;

vii. Sukar untuk membuat laporan agihan semasa kewangan Zakat;

viii. Proses kerja yang terlalu banyak bagi setiap permohonan bantuan kewangan zakat;

ix. Pergerakkan borang permohonan kewangan Zakat tidak dapat dikesan;

x. Kesukaran untuk membuat semakan permohonan melebihi 2 kali dalam satu masa; dan

xi. Sukar untuk membuat semakan penerima yang sama dalam agihan Bantuan Tahunan Hari

Raya.

5. INOVASI YANG TELAH DILAKSANAKAN

- Penggunaan Sistem Maklumat Agihan Zakat berasaskan web yang dibangunkan

secara dalaman telah dapat mengurangkan proses kerja dan mempercepatkan tempoh proses

permohonan;

- Penggunaan Barcode atau Kod Jalur bagi memudahkan urusan penerimaan,

pendaftaran kelulusan permohonan, dan proses penyediaan pembayaran;

- Penggunaan Laporan secara digital iaitu kakitangan tidak perlu membuat semakan sejarah

penerimaan bantuan kewangan dan penyediaan laporan siasatan;

- Pengesahan proses pembayaran bantuan kewangan zakat dibuat secara elektronik;

- Dokumen-dokumen pembayaran dijana menggunakan sistem iaitu seperti

penyata bayaran, dokumen baucar, cek dan buku daftar baucar;

- Statistik bagi pencapaian agihan zakat semasa dan permohonan zakat;

- Cek bagi penerima bantuan kewangan zakat dijana secara automatik dengan

tandatangan digital apabila jumlah bayaran kurang daripada RM3000; dan

6

- Rekod penghantaran cek menggunakan perkakasan pengimbas kod jalur dan

direkod kedalam sistem.

Gambar Sebahagian Operasi Penggunaan Sistem e-Simaz

7

Rajah Modul Utama & Sub Modul e-simaz

Bil. UnitPerkhidmatan Utama

Proses Dan Prosedur

Bil. Proses Tempoh Hari

Semasa Baru Semasa Baru1. Unit Zakat Pengagihan Bantuan Am

Zakat (BBM)

27 16 90 hari 30 hari

8

Contoh Sebahagian Antaramuka e-simaz

9

Bantuan Dermasiswa

10

Pengurusan BBM

11

12

13

PENGURUSAN BAYARAN AGIHAN

14

LAMPIRAN BORANG SEBELUM INOVASI

15

LAMPIRAN BORANG SELEPAS INOVASI

16