EVALUASI DAN MANAJEMEN KINERJA

Mata Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia

Disusun oleh :

Kelompok

Hafifi 150610090103

Nurajeng Fitrihandayani 150610090105

Raga Dely 150610090110

Jannet Aszury A 150610090111

Adittrian Bogi S 150610090114

PROGRAM STUDI AGRIBISNIS C

FAKULTAS PERTANIAN

UNIVERSITAS PADJADJARAN

JATINANGOR

2011

1. Apa yang dimaksud dengan Evaluasi dan manajemen kinerja?

Apa hubungannya?

MANAJEMEN KINERJA

Kinerja pada dasarnya merupakan hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai seorang

pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Dalam

hal ini, pegawai bisa belajar seberapa besar kinerja mereka melalui sarana informasi seperti

komentar baik dari mitra kerja. Namun demikian penilaian kinerja yang mengacu kepada suatu

sistem formal dan terstruktur yang mengukur, menilai dan mempengaruhi sifat-sifat yang

berkaitan dengan pekerjaan perilaku dan hasil termasuk tingkat ketidakhadiran. Fokus penilaian

kinerja adalah untuk mengetahui seberapa produktif seorang karyawan dan apakah ia bisa

berkinerja sama atau lebih efektif di masa yang akan datang.

Begitu pentingnya masalah kinerja pegawai ini, sehingga tidak salah bila inti pengelolaan sumber

daya manusia adalah bagaimana mengelola kinerja SDM. Mengelola manusia dalam konteks

organisasi berarti mengelola manusia agar dapat menghasilkan kinerja yang optimal bagi

organisasi. Oleh karenanya kinerja pegawai ini perlu dikelola secara baik untuk mencapai tujuan

organisasi, sehingga menjadi suatu konsep manajemen kinerja (performance management).

Menurut definisinya, manajemen kinerja adalah suatu proses strategis dan terpadu yang

menunjang keberhasilan organisasi melalui pengembangan performansi SDM. Dalam manajemen

kinerja kemampuan SDM sebagai kontributor individu dan bagian dari kelompok dikembangkan

melalui proses bersama antara manajer dan individu yang lebih berdasarkan kesepakatan daripada

instruksi. Kesepakatan ini meliputi tujuan (objectives), persyaratan pengetahuan, keterampilan

dan kemampuan, serta pengembangan kinerja dan perencanaan pengembangan pribadi.

Manajemen kinerja bertujuan untuk dapat memperkuat budaya yang berorientasi pada kinerja

melalui pengembangan keterampilan, kemampuan dan potensi-potensi yang dimiliki oleh SDM.

Sifatnya yang interaktif ini akan meningkatkan motivasi dan memberdayakan SDM dan

membentuk suatu kerangka kerja dalam pengembangan kinerja. Manajemen kinerja juga dapat

menggalang partisipasi aktif setiap anggota organisasi untuk mencapai sasaran organisasi melalui

penjabaran sasaran individu maupun kelompok sekaligus mengembangkan protensinya agar dapat

mencapai sasarannya itu. Berdasarkan tugasnya ini, manajemen kinerja dapat dijadikan landasan

bagi promosi, mutasi dan evaluasi, sekaligus penentuan kompensasi dan penyusunan program

pelatihan. Manajemen kinerja juga dapat dijadikan umpan balik untuk pengembangan karier dan

pengembangan pribadi SDM.

Keunggulan manajemen kinerja adalah penentuan sasaran yang jelas dan terarah. Di dalamnya

terdapat dukungan, bimbingan, dan umpan balik agar tercipta peluang terbaik untuk meraih

sasaran yang menyertai peningkatan komunikasi antara atasan dan bawahan. Hal ini karena pada

dasarnya manajemen kinerja merupakan proses komunikasi berkelanjutan antara atasan dan

bawahan dengan tujuan untuk memperjelas dan menyepakati hal-hal :

Fungsi pokok pekerjaan bawahan.

Bagaimana pekerjaan bawahan berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi.

Pengertian “efektif” dan “berhasil” dalam pelaksanaan pekerjaan bawahan.

Bagaimana bawahan dapat bekerja sama dengan atasan dalam rangka efektivitas

pelaksanaan pekerjaan bawahan.

Bagaimana mengukur efektivitas (baca : kinerja) pelaksanaan pekerjaan bawahan.

Berbagai hambatan efektivitas dan alternatif cara untuk menyingkirkan hambatan-

hambatan tersebut.

Manajemen kinerja sangat bermanfaat bagi pihak atasan, bawahan dan organisasi. Bagi atasan,

manajemen kinerja mempermudah penyelesaian pekerjaan bawahan sehingga atasan tidak perlu

lagi repot mengarahkan dalam kegiatan sehari-hari karena bawahan sudah tahu apa yang harus

dilakukan dan apa yang harus dicapai serta mengantisipasi kemungkinan hambatan yang muncul.

Bagi bawahan, manajemen kinerja membuka kesempatan diskusi dan dialog dengan atasan

berkaitan dengan kemajuan pekerjaannya. Adanya diskusi dan dialog memberikan umpan balik

untuk memperbaiki kinerja sekaligus meningkatkan keahliannya dalam menyelesaikan pekerjaan.

Selain itu manajemen kinerja juga memberdayakan bawahan karena ia tidak perlu sedikit-sedikit

“mohon petunjuk” kepada atasan karena telah diberikan arahan yang jelas sejak awal. Bagi

organisasi, manajemen kinerja memungkinkan keterkaitan antara tujuan organisasi dan tujuan

pekerjaan masing-masing bawahan. Selain itu, manajemen kinerja mampu untuk memberikan

argumentasi yang relatif kuat untuk setiap keputusan yang menyangkut SDM.

Dalam pelaksanaan manajemen kinerja terdapat lima komponen pokok, yaitu :

a. Perencanaan kinerja, di mana atasan dana bawahan berupaya merumuskan, memahami dan

menyepakati target kinerja bawahan dalam rangka mengoptimalkan kontribusinya terhadap

pencapaian tujuan-tujuan organisasi. Pada saat perencanaan kinerja ini atasan membantu

bawahan dan menterjemahkan tujuan-tujuan organisasi ke dalam target kinerja individual

dalam batasan anggaran yang tersedia.

b. Komunikasi berkelanjutan antara atasan dan bawahan guna memastikan bahwa apa yang

telah, sedang dan akan dilakukan bawahan mengarah pada target kinerjanya sesuai dengan

kesepakatan kedua belah pihak, hal ini juga berguna untuk mengantisipasi segala persoalan

yang timbul.

c. Pengumpulan data dan informasi oleh masing-masing pihak sebagai bukti pendukung

realisasi kinerja bawahan. Pengumpulan dapat dilakukan melalui formulir penilaian kinerja,

observasi langsung maupun tanya jawab dengan pihak-pihak terkait.

d. Pertemuan tatap muka antara atasan dan bawahan selama periode berjalan. Pada saat inilah

bukti-bukti otentik kinerja bawahan diklarifikasi, didiskusikan, dan disimpulkan bersama

sebagai kinerja bawahan pada periode tersebut.

e. Diagnosis berbagai hambatan efektivitas kinerja bawahan dan tindak lanjut bimbingan

yang dapat dilakukan atasan guna menyingkirkan hambatan-hambatan tersebut guna

meningkatkan kinerja bawahan. Dengan adanya diagnosis dan bimbingan ini, bawahan

tidak merasa “dipersalahkan” atas kegagalan mencapai target kinerja yang telah disepakati

dan sekaligus menunjukkan niatan bahwa persoalan kinerja bawahan adalah persoalan

atasan juga.

EVALUASI KINERJA

Evaluasi Kinerja, yang memberikan majikan dengan kesempatan untuk menilai

kontribusi karyawan mereka untuk organisasi, sangat penting untuk mengembangkan tim

kerja yang kuat. Namun dalam beberapa praktek, praktek dokter dan manajer

menempatkan evaluasi kinerja di bagian belakang kompor, sering karena waktu yang

terlibat dan kesulitan mengkritisi karyawan dengan siapa mereka bekerja sama. Manfaat

dari evaluasi kinerja lebih besar daripada tantangan ini, meskipun. Ketika dilakukan

sebagai bagian dari sistem evaluasi kinerja yang mencakup bentuk evaluasi standar, tolok

ukur kinerja standar, pedoman untuk memberikan umpan balik, dan prosedur disiplin,

evaluasi kinerja dapat menegakkan batas-batas yang dapat diterima kinerja,

mempromosikan pengakuan staf dan komunikasi yang efektif dan memotivasi individu

untuk melakukan mereka terbaik bagi diri mereka sendiri dan praktek.

Tujuan utama dari sistem evaluasi kinerja adalah untuk memberikan pengukuran adil

kontribusi karyawan untuk tenaga kerja, menghasilkan dokumentasi penilaian yang

akurat untuk melindungi karyawan dan majikan, dan memperoleh tingkat tinggi kualitas

dan kuantitas kerja yang dihasilkan. Untuk membuat sistem penilaian kinerja dalam

praktek Anda, ikuti lima langkah:

1. Mengembangkan bentuk evaluasi.

2. Identifikasi pengukuran kinerja.

3. Set pedoman untuk umpan balik.

4. Buat disiplin dan pemutusan prosedur.

5. Atur jadwal evaluasi.

Hal ini juga dianjurkan untuk menjalankan sistem selesai dengan pengacara Anda untuk

mengidentifikasi potensi masalah hukum yang harus tetap.

POIN KUNCI

Sebuah sistem penilaian kinerja dapat memotivasi staf untuk melakukan yang

terbaik untuk diri mereka sendiri dan praktek dengan mempromosikan pengakuan

staf dan memperbaiki komunikasi.

Evaluasi harus dilakukan secara adil, konsisten dan obyektif untuk melindungi

karyawan Anda dan praktek Anda.

Sebuah sistem penilaian kinerja yang efektif memiliki bentuk evaluasi standar,

tolok ukur kinerja, pedoman umpan balik dan prosedur disiplin.

2. Apa yang dapat dijadikan tolak ukur dalam evaluasi kinerja, dan bagaiman

mekanisme penggunaan tolak ukur tersebut!

a. Definisi Indikator dan Sasaran Kinerja

Indikator dan sasaran kinerja adalah ukuran kuantitatif atau kualitatif yang menggambarkan

tingkatan tujuan proyek yang telah ditetapkan dan mencakup indikator masukan, keluaran, hasil,

manfaat, dan dampak.

b. Fungsi Indikator dan Sasaran Kinerja

Fungsi Indikator dan sasaran kinerja:

1. Memperjelas tentang, apa, berapa dan kapan suatu proyek dilaksanakan.

2. Menciptakan konsensus untuk menghindari kesalahan interpretasi dan diskusi selama

pelaksanaan kegiatan.

3. Membangun dasar bagi monitoring dan evaluasi.

c. Persyaratan penyusunan indikator dan sasaran kinerja:

1. Spesifik dan jelas; sehingga tidak ada kemungkinan kesalahan interpretasi.

2. Dapat diukur secara obyektif; yaitu 2 orang atau lebih yang mengukur indikator dan

sasaran kinerja mempunyai kesimpulan yang sama.

3. Relevan; indikator dan sasaran kinerja harus menangani aspek-aspek obyektif yang

relevan.

4. Penting; indikator dan sasaran kinerja harus berguna untuk menunjuk keberhasilan

operasional, keluaran, hasil, manfaat dan dampak.

5. Sensitif terhadap perubahan; indikator dan sasaran kinerja harus cukup fleksibel dan

sensitif terhadap perubahan/penyesuaian pelaksanaan dan hasil program.

6. Terukur; baik secara kuantitatif maupun kualitatif.

7. Efektif; indikator dan sasaran kinerja yang digunakan dapat dikumpulkan, diolah dan

dianalisis datanya dengan biaya yang tersedia.

Penyusunan Indikator dan Sasaran Kinerja

Untuk mendapatkan pemahaman dan pencapaian kesepakatan terhadap indikator dan sasaran

kinerja proyek yang disusun, digunakan pendekatan "kerangka kerja logis" sebagaimana telah

dijelaskan pada bab sebelumnya. Pada Bab II dijelaskan bahwa KKL terdiri dari 5 baris dan 4

kolom, penyusunan indikator dan sasaran kinerja merupakan bagian dari KKL kolom 2. Berikut

ini akan dijelaskan penyusunan indikator dan sasaran kinerja dalam kolom 2 KKL, dilengkapi

dengan kolom-kolom lainnya.

KOLOM 1 : Ringkasan Narasi (Narrative Summary) dan indikator kinerja secara

kualitatif.

Kolom 1 menunjukkan ringkasan narasi setiap tingkatan proyek secara kualitatif.

Indikator masukan dan kegiatan:

Sebutkan rincian kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pelaksana proyek.

Sebutkan jumlah dana dan jenis masukan yang akan digunakan dalam kegiatan.

Indikator keluaran:

Tentukan hasil spesifik yang diharapkan dalam pelaksanaan kegiatan yang dirinci

pada baris 1: yaitu mengolah masukan menjadi keluaran.

Indikator hasil:

Uraikan dengan singkat motivasi atau latar belakang proyek memproduksi

keluaran.

Bila keluaran sudah diproduksi, fungsi langsung apa yang diharapkan dari

keluaran.

Indikator manfaat:

Sebutkan harapan yang ingin dicapai bila keluaran dapat diselesaikan dan

berfungsi seperti diuraikan dalam indikator hasil.

Indikator sasaran dan dampak:

Jelaskan dasar pemikiran, latar belakang dan alasan diproduksinya keluaran

untuk tujuan yang paling tinggi, sasaran sektoral, daerah atau nasional.

KOLOM 2 : INDIKATOR DAN SASARAN KINERJA.

Indikator masukan dan kegiatan:

Cantumkan jumlah dana dalam nilai uang untuk setiap jenis masukan.

Tentukan unit kegiatan (investasi) yang dilakukan dalam satu ruang lingkup

proyek yang rinci.

Identifikasi jumlah sumberdaya manusia yang diperlukan dalam pelaksanaan

kegiatan proyek.

Tentukan jangka waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan penyelesaian proyek.

Indikator Keluaran:

Tentukan hasil langsung dari pengolahan masukan/pelaksanaan kegiatan.

Tentukan jenis dan jumlah keluaran fisik dalam satuan fisiknya seperti ton

semen, hektar tanah, ton pupuk, jumlah orang yang dilatih, dan lainnya.

Indikator Hasil:

Tentukan ukuran kuantitatif yang menunjukkan fungsi langsung keluaran setelah

proyek selesai, seperti jumlah anak sekolah yang dapat ditampung.

Indikator Manfaat:

Tentukan ukuran yang menunjukkan manfaat keluaran setelah setelah berfungsi

dengan baik, seperti peningkatan angka partisipasi anak sekolah.

Indikator Dampak:

Identifikasi pengaruh positif dan negatif pada setiap tingkatan indikator

berdasarkan asumsi yang telah ditetapkan.

Sebutkan sasaran yang paling jauh, tingkatan tujuan tertinggi dari proyek.

Cantumkan sasaran sektoral, daerah, atau nasional. Misalnya peningkatan

penerimaan devisa negara dari sektor pertanian melalui proyek perkebunan. Bila

keluaran proyek perkebunan dapat berfungsi meningkatkan produktivitas tanah

dan tanaman maka selanjutnya dapat meningkatkan ekspor, memenuhi

permintaan dalam dan luar negeri (manfaat).

KOLOM 3 : CARA/ ALAT MENJELASKAN/ MEMBUKTIKAN INDIKATOR

PADA KOLOM 1 DAN 2 (MEANS OF VERIFICATION).

Menentukan sumber atau alat untuk mendapatkan data/informasi yang digunakan untuk

membuktikan indikator dan sasaran kinerja mulai dari masukan, keluaran, hasil, manfaat dan

dampak.

a. Data mengenai masukan (seperti besarnya dana dan rincian kegiatan), dapat diperoleh dari

Departemen teknis, Kanwil/Dinas, Pemimpin Proyek, Direktorat Jenderal Anggaran-

Departemen Keuangan, konsultan, kontraktor, dan instansi terkait.

b. Data mengenai keluaran (apakah kegiatan-kegiatan proyek dapat diselesaikan sesuai rencana),

dapat dicari data dan informasinya pada departemen teknis, instansi terkait dan pemerintah

daerah dimana proyek tersebut berlokasi.

c. Data dan informasi mengenai berfungsinya/hasil suatu keluaran, dapat diperoleh dari

departemen teknis, instansi terkait, penerima manfaat, pemerintah daerah, dan masyarakat di

sekitar lokasi proyek.

d. Data dan informasi mengenai manfaat dapat ditanyakan pada penerima manfaat,

Bappeda/Kanwil/Dinas, instansi terkait dan masyarakat sekitar lokasi proyek.

e. Data dan informasi untuk dampak dapat ditanyakan dan diteliti di lapangan untuk

setiap tingkatan indikator kinerja yang akan diukur seperti departemen teknis,

penerima manfaat, Kanwil, Dinas, Bappeda, Kantor statistik setempat, dan instansi

terkait.

KOLOM 4 : ASUMSI-ASUMSI TERPENTING (IMPORTANT ASSUMPTIONS)

Yaitu faktor-faktor eksternal, atau hal-hal di luar kontrol pengelola proyek, yang

perlu diperhatikan karena dapat mempengaruhi keberhasilan proyek yang dinilai

dari pencapaian indikator-indikator kinerja di setiap tingkatan pada kolom 1 dan

2.

Hal-hal yang biasanya terjadi dan mempengaruhii pencapaian indikator.

Misalnya birokrasi yang rumit, kebijakan pemerintah yang sering berubah,

komitmen pemerintah yang tidak dapat dipenuhi sehingga menyebabkan

tertundanya proyek, tidak tercapainya indikator secara optimal, krisis ekonomi,

bencana, dan lainnya.

Hal-hal negatif yang mungkin timbul sebagai dampak proyek di setiap tingkatan

tujuan dan dapat mempengaruhi keberhasilan proyek, tetapi di luar kemampuan

pelaksana proyek untuk mempengaruhinya.

Faktor-faktor ini biasanya dapat diidentifikasikan atau tercakup dalam semua

aspek-aspek proyek: aspek teknis, organisasi, lingkungan, keuangan dan

ekonomi.

3. Jelaskan manfaat dan kegunaan dari manajemen kinerja dan evaluasi

kinerja!

Manfaat manajemen kinerja sebagai landasan untuk memberikan umpan balik, mengidentifikasi

butir-butir kekuatan untuk mengembangkan kinerja di masa mendatang, serta mengidentifikasi

butir-butir kelemahan sebagai sarana koreksi dan pengembangan. Langkah ini sebagai jawaban

terhadap dua persoalan utama yaitu apakah kita sudah mengerjakan hal yang benar dan apakah

sudah mengerjakannya dengan baik.

Manfaat evaluasi kinerja memiliki fokus yang berbeda tergantung kepada jenjang manajemennya.

Bagi manajemen senior fokus evaluasi pada sasaran organisasi dan kemampuannya untuk meraih

hasil yang utama. Untuk jenjang manajer madya memiliki fokus yang seimbang antara

pencapaian sasaran perusahaan, kemampuan dan tugas-tugas baku. Bagi karyawan administrasi

fokus evaluasi pada kemampuan mengerjakan tugas-tugas baku dan keluaran, sedangkan untuk

jenjang operator terutama berfokus pada keluaran.