1. INTRODUCCIÓN

Su sistema de Contabilidad (Cont@GSM) está programado bajo la plataforma de Windows y trabaja con las versiones de Windows 98, 98 segunda edición, Windows Millenium, Windows NT Server y Windows XP y Windows Vista, Windows7, Windows8. Windows8.1

Pensando en usted Grupo GSM crea el sistema de contabilidad el cual le brinda un mejor entorno de trabajo al estar programado bajo un ambiente gráfico, el programa le procesará información financiera automáticamente con únicamente capturar pólizas a través de las cuentas de su catálogo.

El sistema le emite reportes del catálogo de cuentas, libro diario, libro mayor, balanza de comprobación, auxiliar de cuenta, relación de saldos, estado de costo de ventas, estado de resultados, estado de posición financiera,. Mensuales y Anuales, Diot, etc.,

Además de los reportes que emite el sistema, usted podrá obtener gráficas de los estados financieros y de la relación de saldo de cada cuenta.

Asimismo el programa de contabilidad incluye un módulo en el cual podrá realizar su conciliación bancaria.

Si cuenta con un sistema de contabilidad de las marcas Contanetica o Contapli (MR por sus Propietarios), Cont@GSM cuenta con un módulo que le permitirá importar las bases de datos de dichos sistemas y así usted no tendrá que capturar la información de su contabilidad de nuevo.

Con el sistema Cont@GSM usted no tendrá que mandar un reporte completo si cancela la impresión, ya que tiene la opción de mandar únicamente las páginas que quedaron pendientes de imprimir, lo cual le ahorrará tiempo y papel.

2. REQUISITOS DEL SISTEMA E INSTALACIÓN

2.1 Requisitos Para poder utilizar el sistema de contabilidad Cont@GSM 9.01 recomendamos contar con los siguientes requisitos mínimos Computadora IBM PC compatible Procesador superior a 500 MHz Espacio libre en disco duro de 50 Mb Lector de CD-ROM 64 Mb de memoria RAM Sistema operativo Windows® 9.x o superior

2.2 Instalación desde CD 1.- Inserte el CD en su unidad lectora, el programa iniciará el proceso de instalación en forma automática. De lo contrario, ejecute el programa Setup.exe desde la opción Inicio / ejecutar o desde el Explorador de Windows de su Computadora. 2.- Aparecerá la pantalla de bienvenida, seguida de la licencia de uso, si está de acuerdo presione el botón Sí.

3. - A continuación se le preguntará el directorio de destino de los programas, botón Examinar y seleccione el directorio. El Sistema creara Automáticamente la carpeta de trabajo que se llama Contagsm 4.- Seleccione la carpeta de programas donde se alojarán los íconos del sistema y presione el botón Siguiente. 5.- Se mostrará una animación con el avance de la instalación, preguntando al finalizar, si desea iniciar el programa. Nota: En algunos casos será necesario reiniciar su equipo.

Para poder acceder al sistema de Contabilidad ContaGSM desde el escritorio de Windows la ruta a seguir es:

C:\Contagsm\ ContaGSM.EXE o a través del icono de acceso directo que le crea el programa de instalación en su escritorio de Windows con el nombre ContaGSM

3. CONTROL DE ACCESO Cuando usted entre por primera vez al sistema, le aparecerá la pantalla de Registro Usuario y Password en esta pantalla.

Usted le pondrá la palabra en Usuario: Gsm y le dará un clic en . O enter

Enseguida usted dará de alta el servidor (es la carpeta donde se va almacenar la información) ejemplo cont@gsm y dentro estarán las subcarpetas de cada empresa a trabajar como Datos1, Datos2, Datos10, Datos99, Etc.

De un clic en donde dice y le parecera una pantalla

Agregar Servidores entonces usted dará de alta

Nombre Servidor: Será el nombre del equipo o del usuario, de la contadora, o empresa (laptop, Mario, ContagsmCE, etc.,)

Ruta del Servidor: Será la ruta donde se instalara las bases de datos de un clic en la lupa y seleccione la carpeta de trabajo, ejemplo: c: \contagsm, c: \conta, etc.

Default: Usted de un clic en el recuadro para que le aparezca la palomita y de un clic en

Al dar de alta el servidor y dar un clic en le aparecera de nuevo la pantalla del servidor

Donde ya le mostrara el servidor que usted dio de alta, de un clic en Y le mostrara la pantalla en Blanco sin ninguna empresa en este ejemplo le muestra la pantalla como si ya ubiese dado de alta empresas.

es para entrar a tarabajar en esa carpeta donde este mi base de datos c:\contagsm

es dar de alta uno o varios servidores de trabajo, contagsm, conta, etc.

es modificar la ruta del servidor

eliminar un una ruta de trabajo o un servidor

cerrar la pantalla y no trabajar con ningun servidor Ya posecionado en la pantalla anterior si ya tengo empresas dadas de alta solo debo de elegir la empresa que voy a trabajar Es importante ponerle en año de trabajo por ejemplo en este trabajaria el año 4 junio 2015

Y selecciono el dia, mes, y año de trabajo

no tuviera alguna empresa dada de alta entonces le doy un clic en

3.1.1. Alta de Empresas

Para agregar una empresa le doy un clic en que le aparece en la parte superior izquierdo y

de ahí a o simple mente de un clic en el iocno numero 1 Y me aparece la pantalla para poder dar de alta todas las empresa a trabajar

para dar de alta una empresa le doy un clic en y me va aparece la pantalla para poder dar una nueva empresa, tendre que poner el Numero de Empresa el servidor por defaul aparecera (será el que se dio de alta con anterioridad en servidores) el directorio será en Datos10 (es la subcarpeta y el numero de empresa 10) el directorio tambien aparece por dafaul datos10 y la ruta es por defaul C:\contagsm\datos10

Y acontinuación doy un clic en y asi dare todas las empresa que dese trabajar.

1. Empresa: en este campo se debe de escribir el número (1, 2, 3, 50) de empresa que se desee dar de alta.

2. Nombre: en este campo se debe de escribir el Nombre de la Empresa que se desee dar de alta, Ejemplo SISTEMAS ILIMITADOS C, S.A. DE C.V

3. Servidor: aparecerá automático en este campo que se dio de alta con anterioridad C:\CONTAGSM

4. Directorio: en este campo le aparecerá el directorio donde se almacenara la información de la empresa (su base de Datos) Datos10 (Datos será la carpeta donde se almacenara cada una de las empresas por ejemplo Datos1, Datos3, Datos10, Datos50 Etc.

5. Ruta: C:\CONTAGSM\DATOS10, ruta aparece automáticamente

De ahí solo seleccionare la empresa a trabajar, el dia, mes y año de trabajo contable y le doy un clic

en asi accesara al la empresa selecionada en este ejemplo empresa numero 1 Corporexion Sisgsm, S.A. DE C.V. Fecha contable de trabajo 04 /06/2015

Se entra la primera vez a la empresa nueva favor de dar un clic en cuentas cerrarla y entra a pólizas y cerrar esto es para que el sistema cree los archivos del año que va a manejar

3.1.2 PERFIL DE EMPRESAS

Es el icono número 2 de clic y le parece la siguiente pantalla

Esta opción sirve para dar de alta los datos generales de la empresa que se inserte, configurar el tipo de empresa (Servicios, Industria o Comercio). También se debe de dar de alta en esta pantalla la cuenta de Resultado del Ejercicio y la cuenta de resultado de ejercicios anteriores.

3.1.3 Modificar Empresas

Estando en la pantalla de Lista de Empresas, se encuentran dos botones (Modificar y Eliminar).

Si se activa el botón Modificar, el sistema le permite capturar los datos generales de la empresa. Son de suma importancia, en el sistema muestra estos datos en el encabezado de todos y cada uno de los reportes que emite.

Asimismo el sistema le da la opción de elegir el tipo de empresa. Dependiendo del tipo de empresa que se elija (Industria, Comercio, Servicio) el programa le mostrará en la opción de parámetro de la empresa las cuentas para cada tipo de costo de ventas. Únicamente de un clic con el Mouse para elegir el tipo de empresa.

Las cuentas de Resultados se deben de asignar a nivel registro, o sea segundo nivel. Para que el sistema opere correctamente, es necesario dar de alta primero una cuenta de Control y posteriormente su cuenta de Registro.

3.1.4 Eliminar Empresas

Para eliminar una empresa de su sistema, primero entre a una empresa menos a la que va a eliminar estando en la opción de lista de empresas que aparece al entrar en perfil de la empresa.

1. Seleccione una empresa que va a eliminar 2. De un clic en el botón eliminar y el sistema le borra de la Lista de empresas la que usted

eligió. 3. Para borrar por completo la base de datos de la empresa, se debe de entrar a través del

explorador de Windows al directorio C:\Cont@gsm\ y eliminar el subdirectorio Datos?, en donde Datos es el nombre del subdirectorio y el signo de ? el número de la empresa que se eliminó

Nota: Si se borra el subdirectorio datos de la empresa que se desee eliminar no habrá manera de recuperar dicha información, a menos que se tenga un respaldo de la base de datos de esa empresa.

3.1.5 PARÁMETROS DE LA EMPRESA

En esta opción del sistema el usuario podrá definir las cuentas que intervienen en la determinación del costo de ventas. Las cuentas que le permitirá configurar el programa, dependerán del tipo de

empresa que se haya seleccionado en la opción 3.2.1. Es el icono numero 3

Esta parte del sistema se podrá empezar a configurar cuando ya se haya capturado el catálogo de cuentas de la empresa siguiendo los pasos,

1 De un clic en el icono parámetros de la empresa.

2 Elija la carpeta de Inventarios. 3 De un clic en el buscador en forma de lupa y le mostrará el catálogo de cuentas. Seleccione

la cuenta dando un clic en el botón de seleccionar o de dos clic en la cuenta que haya seleccionado.

4 Si la empresa es tipo Industrial se observarán 4 categorías de parámetros: Inventarios, Compras, Mano de obra y Gastos de Fabricación. 4.1. En Inventarios, se tiene opción de registrar cuentas para Inventario de Insumos (1 y 2), Inventario de Producción en Proceso (1 y 2) e Inventario de Artículos Terminados (1 y 2). 4.2. En Compras, se pueden registra 2 cuentas para los rubros de compras, devoluciones, descuentos y gastos de compra respectivamente. 4.3. En Mano de obra, se pueden registrar 3 cuentas para este rubro. 4.4. En Gastos de fabricación, se pueden registrar 3 cuentas para este rubro.

5. Si la empresa es de tipo comercial, se observarán 2 categorías de parámetros: Inventarios y Compras. 5.1. En Inventarios se tiene opción de registrar 2 cuentas para Inventario de Artículos terminados 5.2. En Compras, se pueden registra 2 cuentas para los rubros de compras, devoluciones, descuentos y gastos de compra respectivamente.

Para el caso de esta ventana, solo se necesita entrar a ella, seleccionar las cuentas correctas y dar clic en <aceptar> para que los cambios queden listos.

Hasta este punto, se ha mostrado como completar los datos de una empresa, necesarios para el proceso correcto de su información contable dentro de Cont@GSM 8.0. De cada uno de los datos aquí configurados, se irá explicando a detalle la influencia en su trabajo diario con el sistema. En los capítulos subsecuentes, se darán más detalles al respecto.

Nota: La cuenta de Inventarios que se debe de asignar en los parámetros de la empresa debe de ser la cuenta de control.

3.1.6 PREPARAR IMPRESORA.

Con esta opción podrá determinar la impresora que usted desee trabajar para la impresión de sus reportes, así como el tamaño y orientación del papel que se utilizará.

El sistema tomará por default la impresora dada de alta en su equipo de cómputo para imprimir sus reportes, así como el tamaño y orientación preestablecida. Si usted desea cambiar la impresora es necesario tenerla instalada desde Windows, de ese modo el sistema también la considerará.

3.1.7 cerrar salir del sistema

4. CATÁLOGOS

4.1. Departamentos

Si nuestra empresa está dividida en departamentos, sucursales, centros de costos y nosotros necesitamos saber la cantidad de gastos generados por cada uno de ellos, en esta opción tendremos que darlos de alta para la asignación en el catálogo de cuentas. Las cuentas tendrán que ser de segundo nivel y cuentas de control Ejemplo:

Departamento de Ventas, Departamento de Administración, Departamento de Producción

El asignar un número de departamento en el catálogo de cuentas nos permitirá la posibilidad de elaborar un estado de resultados departamental y un estado de costo de ventas por departamentos

4.1.1 Alta de Departamentos.

Para dar de alta un departamento, nos posesionamos en la barra de herramientas Catálogo, opción

Departamentos nos aparece una ventana con cinco opciones

Damos un clic a la opción , nos permite dar de alta la clave y la descripción del

Departamento.

En departamento, podemos darle dos caracteres alfanuméricos y nos describen la clave del departamento. En descripción damos el nombre del departamento. Una vez insertados los datos

correctos y estarán dados de alta.

4.2 Categorías

Las cuentas del Estado de Resultados pueden ser clasificadas por grupos o categorías, definidas por el usuario para un mejor control de sus ingresos y gastos.

Como ejemplo le proporcionamos el siguiente catálogo de categorías.

Categoría Descripción 100 Sueldos y salarios 110 Previsión Social Categoría Descripción 120 Energía Eléctrica 130 Combustibles y lubricantes 140 Papelería y accesorios 150 Teléfonos y fax

Para dar de alta una categoría, nos posesionamos en la barra de herramientas Catálogos, opción

Categorías nos aparece una ventana con cinco opciones

Damos un clic a la opción , nos permite dar de alta la clave y la descripción del la categoría

En la categoría, podemos darle tres caracteres alfanuméricos y nos describen la clave de la categoría.

En descripción damos el nombre de la categoría.

Una vez los datos correctos y estarán dados de alta

5.3 Cuentas Fiscales.

Esta opción sirve para configurar las cuentas contables del catálogo al módulo de impuestos, el cual estará disponible en versiones futuras del sistema de contabilidad.

Para dar de alta una cuenta fiscal, nos posesionamos en la barra de herramientas Catálogos, opción

Cuentas Fiscales nos aparece una ventana con cinco opciones

Damos un clic a la opción , nos permite dar de alta la clave y la descripción del la Cuenta Fiscal., podemos darle tres caracteres alfanuméricos y nos describen la clave de la Cuenta Fiscal. En descripción damos el nombre de la cuenta fiscal.

Una vez los datos correctos y estarán dados de alta

5.4 Conceptos.

Se refieren a las descripciones que les damos a nuestras pólizas por los asientos contables que afectaron a dicha póliza.

Cuando los conceptos que utilizamos son muy usuales podemos capturarlos en esta opción asignándole una clave y la descripción del mismo. Así cuando capturemos pólizas podremos agilizar la captura y con sólo teclear la clave del concepto a que correspondan los asientos, el sistema desplegará la descripción. A continuación le mostramos algunos ejemplos:

Concepto Descripción CC Reposición de caja chica GC Gastos a comprobar de VC Ventas del día s/fact. PT Pago de recibo telefónico línea NO Nómina de la PF Pago Factura No. PH Pago de honorarios de

Para dar de alta un concepto, nos posesionamos en la barra de herramientas Catálogos, opción

Conceptos nos aparece una ventana con cinco opciones

Damos un clic a la opción , nos permite dar de alta la clave y la descripción del la Conceptos, podemos darle tres caracteres alfanuméricos y nos describen la clave del Concepto. En descripción damos el nombre del concepto

Una vez los datos correctos y estarán dados de alta

5.5 Tipos de póliza

El sistema necesita que se den de alta los tipos de póliza que serán utilizados al momento de capturar dichas pólizas que pueden ser hasta 27 tipos de pólizas

Las empresas de acuerdo a sus necesidades de operación manejan diferentes tipos de póliza como pueden ser:

Tipo de póliza Concepto C Cheque D Diario I Ingresos E Egresos O Orden A Ajuste

Para dar de alta un Tipo de Póliza, nos posesionamos en la barra de herramientas Catálogos, opción

Tipos de Pólizas, nos aparece una ventana con cinco opciones

Damos un clic a la opción , nos permite dar de alta la clave y la descripción del Tipo de Pólizas, podemos darle un carácter alfanumérico y nos describen la clave del Concepto. En descripción damos el nombre del concepto

Una vez los datos correctos y estarán dados de alta.

5.6 Tipos de cuentas.

El catálogo de tipos de cuentas es de suma importancia para el sistema, ya que de éste se podrá definir a qué renglón y de que estado financiero corresponderá cada una de las cuentas contables.

El sistema al dar de alta un tipo de cuenta, le muestra una guía. De este catalogo se arma automáticamente los ESTADOS FINACIEROS, (Estado de costo de ventas, Estado de Resultados

Para que usted tenga la orientación adecuada de cómo capturar el tipo de cuentas. A continuación le describimos un catálogo de tipo de cuentas como ejemplo:

Tipo de cuenta Descripción

A0 Activo Circulante A1 Activo Fijo A2 Activo Diferido P0 Pasivo Circulante P1 Pasivo a Largo Plazo C1 Capital Contable G0 Gastos generales G1 Gastos de venta G2 Gastos de Administración F0 Otros ingresos F5 Otros gastos O0 Orden deudoras O1 Orden acreedoras

Para dar de alta un Tipo de Cuenta, nos posesionamos en la barra de herramientas Catálogos,

opción Tipos de Cuenta, nos aparece una ventana con cinco opciones

Damos un clic a la opción , nos permite dar de alta la clave y la descripción del Tipo de Cuenta, podemos darle dos carácter alfanumérico y nos describen la clave del Concepto. En descripción damos el nombre del Tipo de Cuenta

Una vez los datos correctos y estarán dados de alta.

5.7 Cuentas Contables

5.7.1 Captura de cuentas contables

Para dar de alta una cuenta, nos posesionamos en la barra de herramientas Catálogos, opción Cuentas Contables, y a su vez captura de cuentas contables, o le damos un clic al 4 icono

y nos aparece la pantalla con todas las cuentas contables

En la parte inferior nos mostrara estas opciones:

Damos un clic a la opción , nos permite dar de alta la clave y la descripción de la cuenta,(puede ser alfanumérica, con guiones o cualquier carácter que se desee) el código agrupador, este código es asignado por el sat, la cuenta de control (que para nosotros la cuenta de control es la cuenta de mayor y puede haber cuenta de 1 nivel , 2 nivel, 3 nivel cuentas de control todo depende de su estructura de su catalogo), estable en tipo de registro de la cuenta (CONTROL o REGISTRO, las cuentas de registro son la únicas que se pueden capturar en las pólizas o conocidas como auxiliares, o detalle) El tipo de cuenta (activos, pasivos, capital, ingresos, costos, gastos etc.) su naturaleza (deudora, acreedora) departamento al cual se le asigne, categoría a la cual se le asigne, cuenta fiscal a la cual se le asigne, saldo inicial, fecha del alta de la cuenta (se recomienda poner la fecha del primero de enero del año en curso) fecha de baja, y los datos para poder sacar el diot (servicio a terceros) tipo de tercero que son 04 proveedor nacional, 05 proveedor extranjero, 15 proveedor global, clave tipo de operación que son, 03 prestación de servicios profesionales, 04 arrendamientos e inmuebles, 15 otros, RFC del contribuyente, países, las siglas son automáticas son los nombres de los países, si se va a utilizar la cuenta de gasolina pones la cuenta del IVA ejem 11501 IVA 16% para que saque automáticamente la diferencia el ieps, además en catálogos tendré que dar de alta la clave y el precio de litro de gasolina

Cuando se termine de dar de alta todos los datos de la cuenta y le damos el

sistema automáticamente pone el nivel de la cuenta, si usted le el sistema le mensionara si quiere guardar los cambios si le dice que no se borrara todos los datos ya capturados

Una vez los datos correctos y estarán dados de alta.

Una cuenta contable sirve para definir la estructura de la contabilidad, la cual, será afectada a través de la captura de pólizas como se muestra en el punto 6.1.

Para dar de alta o una cuenta tendremos que seguir los siguientes pasos:

Teclear la opción , nos pide los datos que sirven para configurar una cuenta contable:

Cuenta: Tecleamos el número que tendrá la cuenta de control o registro, nos acepta hasta 24 caracteres y pude ser alfanumérico (El sistema permite manejar guión si deseamos separar a través de este símbolo el número de cuenta) Ejemplo cuenta numero 100

Código Agrupador: tendré que asignarle el código que da el sat ejemplo 101 Caja

Cuenta de Control: Cuando la cuenta que estamos dando de alta es de registro, aquí tenemos que capturar la cuenta que la controla, si no recordamos el número de la cuenta, nos aparece en este renglón un icono representado por una lupa, le damos clic y nos despliega un listado de las cuentas de control que hasta el momento hayamos capturado, si no la tenemos podremos insértala,

Modificarla o eliminarla desde aquí. Una vez que ya este capturada nos posicionamos en el campo que contiene los datos y aceptamos ubicados en la opción seleccionar.

Es preciso aclarar que cuando la cuenta que deseemos dar de alta sea de control, este espacio quedará en blanco.

Si usted tiene la cuenta de control 100 y da de alta una cuenta de registro la 100-01 entonces la cuenta de control será la 100 para poner la cuentas de control tendrá que ser con los mismo dígitos que se capturo una cuenta de mayor

Descripción: Capturamos el nombre de la cuenta de control o de registro, nos acepta hasta 55 caracteres alfanuméricos. (Ejemplo BANCOS, BANCOMER, CLIENTES, etc.)

Tipo de cuenta: Al igual que en la de control este renglón nos permite verificar los tipos de cuenta que tengamos dados de alta. Con sólo dar un clic en el ícono representado por una lupa y nos mostrará el listado de tipos de cuenta, nos posicionamos en el tipo de cuenta que corresponda y aceptamos en seleccionar y/o dando doble clic e inmediatamente nos insertará en este renglón.

Por ejemplo si usted dio de lata la cuenta 100 BANCOS, en el tipo de cuenta le pondré A1 (ACTIVO CIRCULANTE, A2, ACTIVO FIJO si fuera una cuenta de pasivos seria P0, P1, P2 etc., si fuera de capital seria C1, C2 etc.)

Departamento: Únicamente se capturará en este campo para cuentas de registro, que pertenezcan al estado de resultados y costo de ventas. Y solo pondrá ser a 2 nivel cuenta de control

Categoría: Al igual que en departamento, únicamente de cuentas de resultados y costo de ventas, este catálogo se deberá de signar cuando se tengan dadas de alta un catálogo de categorías.

Cuenta Fiscal: Este espacio quedará en blanco.

Fecha de alta: Es la fecha a partir de la cual se podrá utilizar la cuenta. Es necesario al momento de darla de alta verificar a partir de qué fecha queremos utilizarla, a fin de que el sistema no nos marque errores al momento de la captura de pólizas. Ejemplo:

Damos de alta la cuenta de Caja con fecha 01/07/02. Al momento de solicitar el reporte del catálogo de cuentas, este tendrá que tener fecha posterior al 01/07/02

Nivel: El nivel se lo asignará el sistema al capturar el tipo de Registro.

Registro: Nos solicita el nivel de la cuenta: Control o registro.

Naturaleza: Nos pide la naturaleza de la cuenta: Deudora o Acreedora

Saldo Inicial: Sólo opera para cuentas de registro.

Tipo de terceros: Al igual que en la de control este renglón nos permite verificar los tipos de terceros que tengamos dados de alta. Con sólo dar un clic en el ícono representado por una lupa y nos mostrará el listado de tipos de cuenta, nos posicionamos en el tipo de terceros que corresponda y aceptamos en seleccionar y/o dando doble clic e inmediatamente nos insertará en este renglón.

Tipo de operación: Al igual que en la de control este renglón nos permite verificar los tipos de operación que tengamos dados de alta. Con sólo dar un clic en el ícono representado por una lupa y nos mostrará el listado de tipos de operación, nos posicionamos en el tipo de operación que

Corresponda y aceptamos en seleccionar y/o dando doble clic e inmediatamente nos insertará en este renglón.

Nombre del extranjero: en este campo solo se utiliza si se tiene movimientos de cualquier tipo de moneda extranjera y se pone los datos de la persona extranjera

R.F.C.: del contribuyente para relacionarlo al diot (servicio a terceros)

País.: del contribuyente para relacionarlo al diot (servicio a terceros)

Tipo de terceros: 04 Proveedor Nacional, 05 Proveedor Extranjero, 15 Proveedor Global

Tipo de Operación: 03 Prestación de Servicios Profesionales, 06 Arrendamiento de inmuebles

85 Otros

: Nos permite únicamente ver a detalle la configuración de la cuenta.

Para visualizar una cuenta, estando en la pantalla Lista de Cuentas nos posicionamos en el campo que contienen los datos de esta, tecleamos la opción consultar y nos despliega una pantalla semejante a la de insertar, pero con la diferencia de que aquí no le podemos hacer ningún cambio.

: Cuando hemos detectado un error de captura podremos corregirlo mediante esta herramienta, posicionándonos en el campo con los datos, aceptando en modificar y nos despliega la pantalla con los datos relativos a esa cuenta. Una vez modificados tecleamos aceptar y guardará los cambios hechos.

: Cuando nosotros consideramos que alguna cuenta no la utilizaremos o fue capturada por error, podremos borrarla posicionándonos en la cuenta que deseamos eliminar, damos clic en eliminar y el sistema nos pregunta si estamos seguros de eliminar el registro, contestamos que sí y quedará eliminado. En caso de contestar que no el sistema no eliminará la cuenta.

El sistema permite eliminar cuentas del catálogo siempre y cuando no tengan asignadas pólizas, para poder eliminar la cuenta debe de cancelar las pólizas que le asignó.

esta opcion es para poder mandar mi catalogo de cuentas al sat en formato xml

Le doy un clic y me va a crer el archivo con el rfc, mes, año,de empresa a enviar, CSI1311019I6201501CT.xml y la va a guardar en ejemplo C:\Contagsm\Datos1, ya validado se recomienda que ese archivo le de un clic con el mouse de propiedades y le diga enviar a carpeta compromida zip y este es que enviaria CSI1311019i6ct.zip

Para validarlo entre a la pagina del sat busque Contabilidad Electronica, de ahí le manda una opcion

Nota: Para enviar los archivos al sat es a través de su buzón tributario

Los archivos a enviar son:

Catálogo de cuentas Balanza de Comprobación Pólizas

CSI1311019I6CT.ZIP CSI1311019I6BN.ZIP O BC(Complementaria) CSI1311019I6PL.ZIP

Y se elaboran los reportes en cada concepto cuentas, balanza, pólizas, solo poner la palomita en el XML

Esta opción me permite poner un rango de cuentas el mismo código ejemplo

Clientes 11201 a la 112999 y el código agrupador 112.05 y le doy asignar y automáticamente se la pone a todos las cuentas, con esto evito entrar a una por una asignar el código

: Cuando se posesiona en una cuenta y le da un click en icono diario este se posesionara en la captura de pólizas pero aquí le mostrara todos los meses de pólizas pero solo le mostrara las pólizas que tenga movimiento de esa cuenta, usted podrá modificar, o hacer cualquier movimiento, insertar, etc. desde ahí si tener que ir a la captura de pólizas.

5.7.2 Consulta de cuentas

Una vez capturado nuestro catálogo de cuentas, esta opción nos lo muestra en forma de árbol, de esta manera sabemos cuáles son nuestras cuentas de control y cuantas dependen de ella (cuentas de registro).

Para visualizar nuestro catálogo, tecleamos dentro del menú Catálogos\Cuentas contables\Consulta de cuentas, nos aparece una pantalla con dos opciones: mostrar e imprimir, la primera activa y la segunda inactiva; aceptamos en mostrar y despliega el catálogo de cuentas en pantalla.

Si deseamos imprimir, al tener desplegado en pantalla el catálogo nos activa la opción imprimir damos clic y nos muestra una vista preliminar con tres menús, Archivo, Vista y Zoom.

Archivo: Este se divide a su vez en tres: Páginas a imprimir, Imprimir y salir

Páginas a imprimir: cuando queremos imprimir solo algunas páginas de nuestro catálogo

Imprimir: Enviamos a impresora.

Salir: Regresamos a la pantalla anterior.

Vista: Para poder ver la siguiente página, un número de página especifico y retroceder página.

Zoom: Es la presentación de la vista preliminar. (Ancho de página, 50% etc.)

5.7.3 Ajustes al catálogo de cuentas

Nos sirve para ajustar la naturaleza y el tipo de cuenta. Al capturar una cuenta de control con naturaleza o tipo de cuenta equivocada, si seguimos capturando cuentas dependientes de esta, el sistema las considera de la misma naturaleza y tipo que las cuentas de registro.

Para corregir este error no es necesario modificar registro por registro. Con el sólo hecho de modificar la naturaleza o tipo de la cuenta de control, y dentro de esta opción elegir Ajustar naturaleza y tipo de cuenta, automáticamente el sistema corregirá las cuentas de registro dependientes de ésta.

5.7.3 Grupos ISR, IVA, IETU

Nos sirve para la elaboración de las hojas de trabajo de pago provisional (ISR) la prueba mensual de iva (impuesto al valor agregado) y ietu (impuesto empresarial tasa única)

Aquí los grupos ya vienen capturados lo que usted tiene que hacer es por ejemplo

Grupo 1.- Ingresos Percibidos dar un clic en en cuentas por grupo y poner la cuenta de sus ingresos realmente cobrados, pude ser si tienen la cuenta de ventas por ejemplo 400010 ventas realmente cobradas, 10001 bancos ingresos realmente cobrados., en cada grupo tendré que meter cada cuenta que juegue para cada grupo

6 Operaciones

6.1 Captura de Pólizas

6.1.1. Capturando una Póliza. 5 iconos

Entrando en la Opción de Operaciones \ Captura de Pólizas encontramos la pantalla Lista de Pólizas en la cual podremos elegir el mes de captura de la póliza, también podemos modificar dicha póliza y eliminar o dar de baja una póliza siguiendo los siguientes pasos: una vez posesionado en la pantalla de pólizas primero tendrá que escoger el mes de trabajo ya sea dando un clic, o con las flechitas para posesionarse en el mes a capturar.

Para dar de alta una póliza de un clic al botón en la pantalla de Lista de Pólizas y le aparecerá una ventana en la cual debe de capturar los siguientes datos: Tipo de Póliza: En esta opción debe de capturar el tipo de póliza que usted desee, como pueden ser D=Diario, I=Ingresos, E=Egresos, etc. Únicamente hay que capturar la clave del tipo de póliza que usted haya dado de alta en el catalogo de tipos de pólizas. El sistema acepta un solo dígito en Tipo de Pólizas. Día: Anote el día en que debe de afectar la póliza a ser capturada. Beneficiario: Este campo nos sirve únicamente cuando se trata de pólizas cheque. El sistema al imprimir una póliza nos da la opción de imprimir pólizas cheque, dichas pólizas las puede usted configurar en el menú de Utilerías\Formato para impresión de Pólizas Póliza: De un clic con el mouse y el programa automáticamente le pone el No. de póliza consecutivo que corresponda al mes que usted esta capturando. O usted puede manipular el numero solo teclee el numero que dese capturar Si usted desea manejar pólizas salteadas el sistema se lo permite, únicamente le recomendamos que lleve un control de qué pólizas quedaron pendientes de capturar. Cuando haya capturado todos estos datos, de un clic en botón de Detalle. El programa registrará automáticamente la póliza.

Una vez capturado el tipo, la fecha y confirmado el consecutivo de póliza se procede a capturar el detalle de dicha póliza. En esta opción usted afectará las cuentas contables que desee que contenga la póliza siguiendo los siguientes pasos. 1.- El sistema le pregunta si desea continuar con el detalle. Seleccione la opción que desee, confirme cuando haya capturado todos los datos correctamente.

Nota: Una vez capturado el detalle, tendré que darle clic en la palomita y termino mi renglón y así sucesivamente todos los movimientos o renglón a capturar, Y cuando haya terminado de capturar todos los detalles que afectaran la póliza de un clic en el botón Terminar El renglón siempre aparecerá automático, después usted elije la cuenta a capturar si no se acuerda o no sabe en número de cuenta de un clic en la lupa y la lista de cuentas aparecerá en la parte superior tiene unas pestañitas donde dice cuenta, descripción ahí podrá buscar su cuenta más rápido, por default le aparece en cuenta y tiene un recuadrito al final donde usted pude poner el numero a buscar si le da por ejemplo 10 el sistema localiza la cuenta 10, 1010 etc. Si le da un clic en descripción en el recuadrito usted ponga el nombre o la letra y el sistema buscara por ejemplo B Bancos, Bancomer, etc. Para borrar un renglón solo ilumínelo y de un clic en borrar en ese momento le aparecerá en renglón que eligió de un clic en la palomita y en ese momento lo eliminara. Cuando usted termine de capturar su movimiento cuenta, IVA para diot, referencia para una factura un cheque

etc., debe, haber, dev para diot, concepto o comentario, le aparece una opción nueva que es en eta opción tendré que meter los cfdi me mis proveedores, compras, gastos, etc., tendré que buscarlo en la lupita y le daré agregar para ir metiendo en cada movimiento o línea su cfdi o le doy un clic en cargar varios y le especificare de donde tendrá que ir a buscar los cdfi por rangos ejemplo

También ahí tiene un icono que dice esto sirve por si se equivoco y puso un movimiento en otro renglón de un clic y usted dígale a que renglón desea que se lo ponga, o si se le olvido un movimiento póngalo al final y después le dice reordenar y lo coloca en el renglón que desee. 1.- Para copiar una póliza a otra, primero capture su póliza y de un clic en copiar. Busque la póliza a copiar con el botón que se encuentra a la derecha del campo póliza, elija la póliza de la cual se copiaran los detalles y de un clic en el botón Seleccionar. Le aparecerá la póliza copiada, después de un clic en Terminar 2.- Si desea modificar una póliza seleccione el mes en que fue capturada, de un clic en Modificar, después seleccione el movimiento cambiar de un clic en Cambiar y se activará el detalle para ser modificado, de un clic en Aceptar y después en Terminar, la modificación será aceptada y podrá ver sus reportes modificados. 3.- Si desea eliminar una partida, seleccione la póliza, de un clic en Modificar. Después seleccione su partida, de un clic en Borrar, enseguida le aparecerá el movimiento, de un clic en Aceptar y el movimiento o partida estará eliminada. 4.- Eliminar una póliza: Seleccione la póliza a eliminar y de un clic en Si, si no está seguro de eliminarla de un clic en No. 5.- Si desea imprimir su póliza de un clic en imprimir en la pantalla Captura de Pólizas y el sistema le pregunta si la captura es de cheque, en caso afirmativo puede elegir la opción que desee. A continuación le visualizará una vista previa antes de ser enviada a la impresora, si desea imprimir dicha póliza de un clic en el icono de la impresora, espere a que su impresora termine.

6.1.2. Características de la captura de pólizas

Captura de pólizas en cualquier mes del ejercicio actual. Si se captura, modifica o cancela pólizas de períodos pasados, los saldos acumulados de los meses siguientes se corrigen de inmediato. Esto significa que en cualquier momento se puede rehacer la contabilidad de todo el año, y obtener los reportes de los meses pasados ya corregidos. Captura de pólizas del ejercicio siguiente. También se pueden capturar, modificar y dar de baja pólizas en cualquier mes del ejercicio siguiente. No hay que esperar a terminar el cierre de ejercicio para continuar con el trabajo contable del año siguiente.

6.2 Conciliación de Cuentas En esta opción usted podrá hacer su conciliación bancaria, nada mas especifique la cuenta de bancos y escoja el mes de proceso, capture su saldo según su estado de cuenta de bancos, de un

clic en y le aparecerá otra pantalla donde jala toda su información automáticamente de esa cuenta. Seleccione la partida y de un clic en cheque, depósito, cargo, o abono, y el sistema le enviará un Mensaje diciendo si el movimiento es conciliado Si o No. Si tiene movimientos que no estén capturados en libros, captúrelos en la opción de movimientos, no en libros.

Para ver el reporte de la Conciliación de un clic en el icono que se encuentra en la pantalla de Conciliación de Cuentas y el programa le mostrará los informes de su conciliación.

6.3. Cierre de Ejercicio Cont@GSM hace el cierre del ejercicio actual y el inicio del siguiente de manera automática, únicamente siga las instrucciones de la siguiente pantalla. Con solo dar un clic en el circulo de donde dice (si) Desea hacer el cierre y también (si) desea hacer

el inicio y después dar clic en el sistema le mandara un mensaje que si cierre realizado correctamente, y tambien en ese momento hace le inicio y le manda otro mensaje inicio realizado correctamente

Si usted modifica algunos movimientos contables en un ejercicio que ya se cerró y desea que se corrijan los saldos, únicamente vuelva a hacer el cierre de ese año para que los saldos finales de dicho año traspasen como saldos iníciales del siguiente de manera automática.

Para hacer su cierre del ejercicio correctamente siga los siguientes pasos: 1.- Asigne la cuenta de resultados del ejercicio actual y anterior en el perfil de la empresa. 2.- Para una correcta operación del sistema, las cuentas de resultados deben de ser de segundo nivel sin excepción. 3.- La cuenta de resultados del ejercicio anterior, deberá de ser por ejercicios de manera analítica. Ejemplo: 30 RESULTADO DE EJERCICIOS A NTERIORES 3001 Resultado 2000 3002 Resultado 2001 3003 Resultado 2002 Nota: En el perfil de la empresa se debe de asignar la última cuenta de registro según el año que corresponda al cierre. Si ya se realizó el cierre del ejercicio y por alguna razón se modifican los saldos finales de dicho ejercicio, únicamente vuelva a correr el proceso de cierre y el sistema automáticamente borrará la póliza de cierre y creará una nueva con los datos actualizados. En catálogos, cuentas contables tengo la opción de poner las cuentas por año para que cuando me cambie de año no tenga que estar moviéndolas y el sistema afecte la cuenta por año automáticamente

6.4. Captura de Inventarios El sistema le determina el costo de ventas. Para que usted pueda determinar su costo de ventas correctamente ejecute el siguiente paso. 1. Capturare los inventarios finales de cada mes para que se vea reflejado en el reporte del estado de costo de ventas. Recuerde usted que el inventario final de cada mes es el inicial del siguiente, siempre y cuando se tenga una constante captura en este modulo, de no hacerlo el sistema toma el último inventario capturado y es el que se reflejara en el reporte del costo de ventas. Es importante para que cuando se haga el cierre del ejercicio se capturen también los saldos finales en el mes trece (13) para que traspase los saldos finales como iníciales al siguiente año contable

Para capturar usted de un clic en la figura de las flechas al final de cada cuenta, por ejemplo en la 124 y en la parte inferior se desplegaran todas las cuentas que tenga esa cuenta de primer nivel, solo cuentas de primer nivel. Usted capture su importe y de tabulador o enter y le aparece la pantalla si dese guardar los cambios le decimos que si, y así nos vamos posesionando cuenta por cuenta, y capturando los importes es importante posesionarme en el mes a capturar los inventarios

El sistema le permite manejar dos cuentas de inventarios una para Inventarios de Mercancías Nacionales y otra para Inventarios de mercancías de importación.

7 REPORTES

El Cont@GSM le muestra los reportes en una vista previa en pantalla, con la opción de exportarlos a Excel u ofrecerle gráficas en algunos de ellos.

7.1.1 Reportes del Catalogo de Cuentas

7.1.1.1 Número de cuenta.

Nos despliega en pantalla un reporte del catálogo de cuentas por número de cuenta específico con la posibilidad de imprimir eligiendo el ícono representado por una impresora o desde el menú archivo elegir la opción imprimir. Si queremos imprimir sólo unas páginas es en el menú de archivo opción paginas a imprimir en la que especificaremos las páginas que queremos imprimir y después teclear imprimir.

Al elegir la opción Número de cuenta nos da la posibilidad de exportar la información a Excel, si elegimos esta opción el sistema guardará la información en la carpeta que usted decida en sistema la va a guardar en cont@gsm\datos# numero de la empresa, con el nombre que el usted le asigna al elegir exportar por ejemplo la balanza seria Bal030808, Donde (Bal) por balanza (03) el mes (08) el año y (08) numero de empresa pero esto solo sería un ejemplo usted le puede poner el nombre y mandarlo guardar a donde elija. Para verificarlo accedamos desde el explorador de Windows a la carpeta Cont@gsm\datos08, o la carpeta que usted eligió

Nota: Cuando se solicita un reporte del catálogo y no aparecen algunas cuentas, debemos de verificar que las cuentas se hayan dado de alta en el año que solicitamos el reporte.

7.1.1.2 Tipo de cuenta

Reporte que nos emite el sistema considerando únicamente el tipo de cuenta, es decir si nosotros queremos saber qué cuentas tenemos dadas de alta en activo circulante, especificándole al sistema esta situación nos mostrará las cuentas correspondientes.

7.1.1.3 Departamento

Este tipo de reporte nos emite únicamente del catálogo de cuentas, las cuentas que agrupan los diversos departamentos en que este divida nuestra empresa.

7.1.1.4 Categorías

Si hemos dividido las cuentas del catálogo que corresponden al estado de resultados en diversas categorías y necesitamos saber que cuentas tenemos dadas de alta en esas categorías, esta opción nos permite visualizarlo en pantalla para su impresión.

7.1.1.5 Cuentas Fiscales.

El catálogo de Cuentas Fiscales nos sirve para clasificar las cuentas contables al sistema de impuestos que próximamente tendremos disponible.

Imprimir Gráfica

Las gráficas se las muestra una vez que haya usted elegido el reporte a procesar con la opción gráfica. Aparece una vez que cierre la vista previa del reporte solicitado.

Exportar a Excel® Los reportes al ser exportados a Excel se guardaran en el directorio C:\Cont@gsm con el nombre del reporte y la fecha que le muestra el sistema al momento de seleccionar exportar a Excel. El programa le asigna *.XLS pero usted puede darle el nombre al reporte. Ejemplo: BalanzaEnero02.xls en donde el nombre del reporte es Balanza1, el mes del reporte es 1, el año del reporte es 2002 la extensión con que exporta el sistema al reporte es .xls, la cual es compatible con Excel. A diferencia de los sistemas en MS dos Cont@GSM puede imprimir las páginas que usted elija, esto le ahorra tiempo e insumos.

7.2. DIARIO El Libro Diario le da dos opciones de impresión, en la primera usted puede imprimir su diario por Fecha o por Tipo Por Fecha: seleccione la fecha inicial y la final, indique la página de inicio y de un clic en el botón Aceptar. Por Tipo: En esta opción debe de seleccionar el tipo de póliza inicial y final, el mes del reporte y la página de inicio de dicho reporte y de un clic en el botón Aceptar. En el reporte de diario por resumen, le muestra el diario con los totales de pólizas y la sumatoria del mes que eligió.

7.3. POLIZAS En este reporte se imprimen las pólizas por fecha y por tipo, el sistema está programado para imprimir una póliza por cada hoja. Por Fecha: seleccione la fecha inicial y la final, indique la página de inicio y de un clic en el botón Aceptar. Por Tipo: En esta opción debe de seleccionar el tipo de póliza inicial y final, el mes del reporte y la página de inicio de dicho reporte y de un clic en el botón Aceptar.

7.4. AUXILIAR El auxiliar de todas las cuentas muestra todos los asientos contables que afectaron a cada una de las cuentas de registro en el mes seleccionado o en un rango de meses. Puede imprimir todas las cuentas, una sola cuenta o un rango de cuentas. Este reporte nos muestra los auxiliares de manera que se pueda seleccionar la fecha inicial y la final, además tiene la opción de imprimir una sola cuenta o un rango de ellas, seleccionando la cuenta inicial y la final.

7.5. MAYOR El reporte de Mayor se puede solicitar a nivel Mayor o en Desglose de Cuentas de Mayor.

A nivel Mayor el sistema imprime la fecha que coloquemos en el recuadro con ese nombre. La información que nos imprime es la del mes completo. También hay que indicarle cual será la página de inicio. En el Desglose de Cuentas de Mayor nos muestra la información del saldo de cada cuenta por mes. El sistema imprime la fecha que coloquemos en el recuadro con ese nombre. La información que nos imprime es la del mes completo

7.6. BALANZA DE COMPROBACION Seleccione el ícono de la balanza de comprobación y el sistema le mostrará la pantalla Balanza en la cual debe de anotar la fecha a la que desea el reporte y el nivel de cuenta. Los saldos de la balanza de comprobación los muestra el sistema por meses completos.

7.7. SALDOS Seleccione el icono de Relación de Saldos de comprobación y el sistema le mostrara la pantalla Saldos. Debe de anotar la fecha a la que desea el reporte y la cuenta que desea consultar. Este reporte muestra los saldos que tiene una cuenta en el debe y el haber, así como el saldo final con que haya terminado en un mes y el saldo final acumulado de los meses en que se hayan capturado pólizas.

7.8. MOVIMIENTOS PENDIENTES Para accesar a este reporte elija en el menú Reportes\Movimientos pendientes. Después seleccione la fecha inicial y la final. Este reporte se muestra para efectos de recordatorio de algún movimiento en pólizas que haya marcado al momento de la captura de dichas pólizas.

7.9. ESTADOS FINANCIEROS 7.9.1. Costo de Ventas Seleccione la fecha a la que desee el reporte y siga los siguientes pasos. 1.- El reporte lo puede solicitar General o por Departamento. Si es departamental éste podrá solicitarse cuando se asignaron departamentos a las cuentas del catalogo. 2.- Si desea que el reporte se exporte a Excel de un clic en el recuadro con ese nombre y el sistema le dará automáticamente el nombre del archivo en el que se localiza, es C:\Cont@gsm. Abra el archivo desde esta ruta. 3.- Seleccione si desea una gráfica del mes o del ejercicio y de un clic en aceptar. 7.9.1.1. Costo de Ventas Anualizado Seleccione la fecha a la que desee el reporte y siga los siguientes pasos. Aquí muestra en este reporte todo el ejercicio si usted le pide solo enero el reporte le muestra de enero a diciembre o mes 13 pero solo sale información en el mes que eligió enero y los demás meses en cero 7.9.2. Estado de Resultados Seleccione la fecha a la que desee el reporte y siga los siguientes pasos. 1.- El reporte lo puede solicitar General o por Departamento, si es departamental éste podrá solicitarse cuando se asignaron departamentos a las cuentas del catalogo.

2.- Si desea que el reporte se exporte a Excel de un clic en el recuadro con ese nombre y el sistema le dará automáticamente el nombre del archivo, el cual se localiza en C:\Cont@gsm. Abra el archivo desde esta ruta. 3.- Seleccione si desea una gráfica del mes o del ejercicio y de un clic en aceptar. 7.9.2.1 Estado de Resultados Anualizados Seleccione la fecha a la que desee el reporte y siga los siguientes pasos. Aquí muestra en este reporte todo el ejercicio si usted le pide solo enero el reporte le muestra de enero a diciembre o mes 13 pero solo sale información en el mes que eligió enero y los demás meses en cero 7.9.3. Balance General Seleccione la fecha a la que desee el reporte y siga los siguientes pasos. 1.- Si desea que el reporte se exporte a Excel, de un clic en el recuadro con ese nombre y el sistema le dará automáticamente el nombre del archivo. Se localiza en C:\Cont@gsm. Abra el archivo desde esta ruta. 2.- Seleccione si desea imprimir una gráfica y de un clic en aceptar. 7.9.3.1. Balance General Anualizados Seleccione la fecha a la que desee el reporte y siga los siguientes pasos. Aquí muestra en este reporte todo el ejercicio si usted le pide solo enero el reporte le muestra de enero a diciembre o mes 13 pero solo sale información en el mes que eligió enero y los demás meses en cero

7.10. ANEXOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS Muestran cómo está constituido el saldo de las cuentas de mayor, separando los saldos de cada una de las cuentas de nivel 2,3 y 4 Estos anexos se utilizan cuando se desea analizar los saldos de alguna cuenta que integra el estado de posición financiera (Balance General).

7.10.1. ANEXOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS ANAULIZADOS

Seleccione la fecha a la que desee el reporte y siga los siguientes pasos. Aquí muestra en este reporte todo el ejercicio si usted le pide solo enero el reporte le muestra de enero a diciembre o mes 13 pero solo sale información en el mes que eligió enero y los demás meses en cero, solo usted elije la cuenta por ejemplo 400, y el sistema aparecerán todas las subcuentas de se derive de la cuenta 400 mes a mes

7.11. CATEGORIAS Agrupa las cuentas de registro del estado de resultados según las categorías que usted haya dado de alta en el sistema. Este reporte nos presenta los gastos de manera más analítica, lo cual le permite tener un mejor control de las operaciones de la empresa.

Para solicitar el reporte siga los siguientes pasos: 1.-Seleccione la fecha a la que desee el reporte 2.- Seleccione la categoría inicial y la final 3.- Si desea usted podrá asignarle un nombre al reporte 4.- Si desea que el reporte se exporte a Excel de un clic en el recuadro con ese nombre y el sistema le dará automáticamente el nombre del archivo. Se localiza en C:\Cont@gsm. Abra el archivo desde esta ruta.

7.12. CUENTAS FISCALES Este reporte estará disponible en una versión futura del sistema para efectos fiscales.

7.13. EMISION DE CHEQUES

Este reporte es para poder imprimir todos los cheques en una sola opción elija el tipo de papel ¾, ½, o página completa y especifique desde que cheque desea imprimir

7.14. PAGOS PROVISIONALES Este reporte es para poder sacar sus hojas de trabajo de isr, ietu, e iva mensual acumulado al ejercicio

8. COMUNICACIONES

8.1. IMPORTACIÓN DE CATALOGOS

Para los despachos y/o algunas empresas es muy importante tener una opción de poder copiar el catalogo de una empresa a otra de nueva creación. Para lo cual Cont@GSM diseño esta herramienta. En la que el usuario se evite capturar un catalogo completo a una empresa que utilice las cuentas similares a otra. Para copiar un catalogo se deberán de seguir los siguientes pasos.

La empresa debe de estar dada de alta y hay que situarse en dicha empresa con el año que se desee que tengan las cuentas que se van a copiar. El sistema le asigna la fecha del primero de enero del año que se haya elegido al entrar a la empresa.

Entre al menú de comunicaciones\importar Catálogos tipo, le aparecerá la ventana en la cual debe de seleccionar la empresa de origen del catálogo que se copiara y cuando la empresa este seleccionada de un clic en el botón elegir.

Estando situado en la pantalla de importar catálogo, debe de seleccionar las tablas que desee copiar. Al copiar los catálogos se debe de tener una consistencia en las tablas, es decir si se van a copiar las cuentas, también se deben de copiar como mínimo los tipos de cuentas para que el sistema reconozca dichas cuentas a la hora de solicitar los reportes respectivos.

Una vez seleccionadas las tablas que se van a copiar se debe de asignar el año de creación de las tablas para la nueva empresa. Si da un clic en el botón aceptar el programa iniciara el proceso de copiado de los catálogos, espere un momento y al terminar desaparecen las pantallas que muestran los porcentajes de avance de cada una de las tablas. (fig. 1)

Al terminar de copiar las tablas entre al catalogo de cuentas y modifique las cuentas que desee para que la empresa este configurada de manera personalizada y según las necesidades especificas de la misma.

Se recomienda revisar el catalogo antes de empezar a capturar pólizas para que no se tengan errores en los procesos de cálculo de su información financiera.

8.2 IMPORTACIÓN DE CONTABILIDAD

Esta herramienta es de gran utilidad para aquellas empresas que cuenten con un sistema contable de las marcas Contanetica (MR) y Contapli (MR), ya que Cont@GSM extrae la información que tenga la base de datos de dichos sistemas y la procesa inmediatamente a través de su motor contable.

El sistema importa la información del último año que se tenga en otro sistema.

Si se desea copiar la información de otro año se deberá de realizar en un directorio distinto al actual, esto con la finalidad de poder consultar ejercicios anteriores al que se importe a Cont@GSM.

8.2.1. Contanetica

Antes de empezar a importar la base de datos de la contabilidad que usted utiliza actualmente, debe de verificar que la información sea correcta.

Realice un respaldo de la información de su empresa antes de iniciar cualquier proceso de importación y verificación de la información en la opción 3.1 del sistema de utilerías.

Una vez que realizó el respaldo de la información de su empresa, siga los siguientes pasos en el sistema de utilerías de su actual sistema para poder importar una empresa a Cont@GSM correctamente.

En la opción 1.1. Creación de archivos de trabajo siga los siguientes pasos:

1. Escriba el nombre de la empresa 2. Su catalogo de cuentas acepta como máximo 16 dígitos

Confirme Si cuando sus datos sean correctos.

Inmediatamente le aparecerá una pantalla que le pregunta si desea crear nuevamente el archivo CDESIS?, por default el sistema le muestra (No) confirme esta opción.

Posteriormente le preguntara si desea crear otros archivos, confirme que (No) en todos.

De confirmar Si en las opciones que le muestra el sistema, se borrara la información que contiene la base de datos de su empresa.

3. En el sistema de utilerías en la opción 4 diagnostico y reestructuración de archivo, se encuentran cinco opciones las cuales nos ayudan a verificar que la información de nuestra empresa sea correcta. Opere estas opciones y revise la información.

4. Ya revisada la información se procede a importar la contabilidad de la siguiente forma.

En la ruta que seleccionó se encuentran archivos de base de datos con extensión .dbf. Se debe de seleccionar uno de ellos y el sistema automáticamente seleccionará la ruta de su base de datos.

Los archivos que se encuentran en la ruta que se eligió se componen de ocho dígitos en donde los dos últimos son el número de empresa. Usted debe de identificar con esos números la empresa que desee importar en ese momento.

A Continuación le mostramos un ejemplo de la ruta que puede aparecer una vez seleccionada en el sistema C:\Contasix\

Después en el recuadro Empresa, escriba el número de la empresa que desea importar.

En el campo en el cual se pide el año contable, escriba el año de la información que se importara.

De un clic en el botón Crear directorio y después un clic en el botón aceptar.

El sistema empezará a importar la información de su contabilidad, si aparece un mensaje que dice no hay registros para ser procesados. De un clic en el botón OK y el sistema de importación continuara con el proceso.

El mensaje mencionado en el párrafo anterior indica que no existen (Departamentos, Categorías ó Rubros Fiscales) en la empresa que usted está importando.

Cuando el sistema termine de importar la base de datos, entre a la empresa seleccionando la fecha con la cual usted desee trabajar en la pantalla de Selección de Empresas.

Se debe configurar el perfil de la empresa, ya que el sistema no importa el nombre de la empresa de su sistema anterior, este dato lo debe de capturar modificando el perfil de la empresa. Así mismo debe de completar los datos generales que le hagan falta a la empresa que se creó en Cont@GSM.

La Empresa la identifica con el número que le muestra en la pantalla de Selección de Empresas.

Después de haber configurado el perfil de la empresa, la importación de su información queda hasta la última póliza que se tiene capturada en su sistema anterior y usted podrá empezar a capturar pólizas en Cont@GSM.

8.2.2 Contapli

Antes de empezar a importar la base de datos de Contapli, debe de verificar que la información sea correcta.

Realice un respaldo de la información de su empresa antes de iniciar cualquier proceso de importación y verificación de la información en el icono respaldo que tiene su sistema.

Una vez que realizó el respaldo de la información de su empresa, siga los siguientes pasos en el sistema de utilerías de su actual sistema para poder importar una empresa a Cont@GSM correctamente.

En el menú utilerías\actualizar se debe de configurar que la longitud del número de cuenta sea a 16 dígitos, ya que Cont@GSM requiere de dichos dígitos para importar la información del catalogo de cuentas de manera correcta.

Para actualizar la información siga los siguientes pasos:

1. Seleccione la empresa que se va actualizar 2. De dos clic en la empresa que seleccionó y se llenaran los campos de la información que

solicita la pantalla en la parte superior. 3. De un clic en el botón aceptar espere a que el sistema le muestre el mensaje Actualización

terminada con éxito. 4. En el sistema de utilerías se encuentran las opciones de Reorganización de Archivos, Ajustar,

Reorganización de Saldos y diagnóstico. Dichas utilerías nos ayudan a verificar que la información de nuestra empresa sea correcta. Opere estas opciones y revise la información.

5. Ya revisada la información se procede a importar la contabilidad de la siguiente forma:

Seleccione en el menú de Cont@GSM Comunicaciones\Importar Contabilidad Contapli, le aparece una pantalla en la cual usted a través del botón de lupa debe de seleccionar la ruta en donde se encuentran los archivos de su contabilidad.

En la ruta que seleccionó se encuentran archivos de base de datos con extensión, .dbf Se debe de seleccionar uno de ellos y el sistema automáticamente seleccionará la ruta de su base de datos.

Los archivos que se encuentran en la ruta que se eligió se componen de ocho dígitos en donde los dos últimos son el número de empresa. Usted debe de identificar con esos números la empresa que desee importar en ese momento.

A Continuación le mostramos un ejemplo de la ruta que puede aparecer una vez seleccionada en el sistema C:\Contapli\

Después en el recuadro Empresa, escriba el número de la empresa que desea importar.

En el campo en el cual se pide el año contable, escriba el año de la información que se importara.

De un clic en el botón Crear directorio y después un clic en el botón aceptar.

El sistema empezará a importar la información de su contabilidad, si le sale un mensaje que dice no hay registros para ser procesados, de un clic en el botón OK y el sistema de importación continuara con el proceso.

El mensaje mencionado en el párrafo anterior indica que no existen (Departamentos, Categorías ó Rubros Fiscales) en la empresa que usted está importando.

Cuando el sistema termine de importar la base de datos, entre a la empresa seleccionando la fecha con la cual usted desee trabajar en la pantalla de Selección de Empresas.

Se debe configurar el perfil de la empresa, ya que el sistema no importa el nombre de la empresa de su sistema anterior. Este dato lo debe de capturar modificando el perfil de la empresa. Asimismo debe de completar los datos generales que le hagan falta a la empresa que se creó en Cont@GSM.

La Empresa la identifica con el número que le muestra en la pantalla de Selección de Empresas.

Después de haber configurado el perfil de la empresa, la importación de su información queda hasta la última póliza que se tiene capturada en su sistema anterior y usted podrá empezar a capturar pólizas en Cont@GSM.

9 APENDICE

9.1 INSERTAR, MODIFICAR Y ELIMINAR Las operaciones de Insertar, Modificar y Eliminar, consisten en trabajar con los datos que tiene almacenado en su sistema de modo que el contenido de sus tablas o archivos de datos se modifiquen y se mantenga actualizado día a día. Estas operaciones se llevan a cabo en cualquier momento y dentro de casi todas las opciones de Cont@GSM 9.01, por esa razón, se ha decidido reservar un apéndice completo a este tema, con la finalidad de saber qué es lo que ocurre a detalle con estas tres operaciones y cuando utilizarlas.

9.1.2. OPERACIÓN DE INSERTAR Insertar datos consiste en añadir nueva información a sus tablas o archivos. Es similar a hacer una lista “de compras” e ir anotando uno a uno los conceptos a comprar. Obviamente esta es la primera de las tres operaciones necesarias para almacenar información en Cont@GSM 9.0.1, ya que al principio su sistema está completamente vacío y sin datos. En Cont@GSM 9.0.1, siempre observará el siguiente botón, como opción para comenzar a insertar nuevos datos en su sistema En todas las opciones donde se permita insertar nueva información, deberá utilizar este botón de manera similar. Una vez, posicionado y presionado este botón, aparecerá una ventana, con los campos permitidos para insertar información, en el caso de la opción Tipos de pólizas, podemos observar una ventana para insertar de esta forma. En las cajas de texto que aparecen (pueden aparecer mas objetos, como botones, listas o cajas de chequeo) se puede colocar la información nueva que se desea insertar. Una vez concluido el ingreso de datos, existen dos opciones, aceptar (OK) o cancelar (CANCEL), representados con los botones Si se presiona <aceptar> se está indicando que es correcta la información escrita en la ventana actual y que se desea guardar en la tabla o archivo de Cont@GSM 9.0.1.

Si se presiona <cancelar> se está indicando que no se desea guardar la información escrita en la ventana actual y por tanto no se termina el proceso de inserción En cualquiera de los casos, Cont@GSM 9.0.1 cierra la ventana actual y regresa a la ventana de donde iniciamos el proceso (la ventana con el botón de <insertar>) en donde se muestra la nueva información (si se dio <aceptar>) o se muestra la información sin cambio alguno (si se dio <cancelar>) En resumen, los pasos, para insertar nueva información son: 1. Ubicar y presionar el botón <insertar> 2. Aparecerá una ventana con las cajas de texto u otros objetos para ingresar la información 3. Una vez completada la información

3.1 Se presiona <aceptar> y la información se guarda, o en su caso 3.2 Se presiona <cancelar> y la información no se guarda

4 Se cierra la ventana donde se ingreso la información automáticamente Nota: En algunas ventanas de inserción, como en el caso de detalles de póliza la ventana no se cierra definitivamente después de presionar <aceptar>, sino más bien, se guarda la información y se vuelve a mostrar la ventana lista para ingresar nuevos datos, esto con la finalidad de ahorrar tiempo.

9.1.3 OPERACIÓN DE MODIFICAR Una vez que existan datos en su sistema, seguramente necesitará hacerles alguna modificación o actualización. La operación de modificar, permite hacer cambios al contenido de la información almacenada previamente en el sistema. Para poder realizar esta operación, se utiliza el botón que se presenta a continuación Recuerde que para modificar un dato, éste debe de existir previamente, por lo que si no existe información dentro del sistema, la opción de modificar no puede llevarse acabo aunque presione el botón señalado anteriormente. Al presionar el botón de <modificar>, muestra una ventana con los datos almacenados en el sistema. Cada uno de estos datos puede ser modificado, a excepción de aquellos datos que están protegidos y que no pueden cambiarse (como números de serie, claves, etc.). Una vez realizados los cambios necesarios en los campos, dentro de esta ventana, se pueden grabar estos cambios de manera permanente o se puede cancelar cualquier cambio. Los botones de <aceptar> (OK) o <cancelar> (CANCEL), permiten llevar a cabo estas operaciones de manera respectiva. Recuerde nuevamente, que la ventana que aparece al presionar el botón <modificar>, permite cambiar la información almacenada en el sistema, y que dichos cambios no se hacen permanentes hasta presionar el botón de <aceptar> (OK). En resumen, los pasos, para insertar nueva información son: 1. Ubicar y presionar el botón <modificar> 2. Aparecerá una ventana con la información almacenada 3. previamente en cajas de texto u otros objetos. . 4. Se modifican los datos y completada la información

4.1. Se presiona <aceptar> y se guardan los cambios, o en su caso 4.2. Se presiona <cancelar> y los cambios no se guardan

5. Se cierra la ventana donde se realizaron las modificaciones.

9.1.4 OPERACIÓN DE ELIMINAR En Cont@GSM 9.0.1, es posible que con el paso del tiempo, alguna información deje de ser relevante y útil, por lo que puede ser necesario eliminarla del sistema. Un ejemplo pueden ser pólizas incorrectas o cuentas, cuyo uso haya dejado de ser importante. De esta manera, la tercera operación relevante dentro del sistema es el proceso de eliminar. Para eliminar cualquier información, habrá que localizar el siguiente botón En la mayoría de los casos, al presionar el botón <eliminar> hará que el sistema pregunte directamente al usuario si desea confirmar eliminar la información seleccionada. Sin embargo, en algunas excepciones, Cont@GSM 9.0.1 le mostrará nuevamente la ventana con los datos que se desean eliminar (ventana similar a la de inserción o modificación). En este caso, basta presionar <aceptar> (OK) para confirmar la eliminación o <cancelar> (CANCEL) para no borrar el dato previamente seleccionado. En resumen, los pasos, para insertar nueva información son: 1. Ubicar y presionar el botón <eliminar> 2. Cont@GSM 9.0.1 pregunta si desea confirmar la eliminación

2.1. Se presiona <yes> y se eliminan los datos del sistema, o en su caso 2.2. Se presiona <no> y se cancela la eliminación.

3. La ventana del botón <eliminar> muestra la información actualizada (sin el registro eliminado)

10. UTILERIAS

10.1. Valida cuentas en saldos

El ajuste de saldos: se recomienda cuando tenga problemas con su información por fallas de su equipo o por fallas de corriente eléctrica. De un clic utilerías VALIDA CUENTAS EN SALDOS y le

Aparecerá esta pantalla de un clic en verifica cuentas, otra en verifica saldos y el sistema automáticamente comprobará todas las cuentas y todos los saldos. Es muy importante esperar hasta que el sistema termine de realizar esta operación para que no sufra algún daño su base de datos.

10.2. Ajuste de Saldos mes Esta opción ajusta los saldos mensuales, únicamente seleccione el mes que desee y de un clic en el botón aceptar. Después de un clic en utilerías restructuración de saldos le aparece esta pantalla

Seleccione esta opción en el menú de utilerías y de un clic en iniciar validación

10.3. Formato para impresión de pólizas Esta opción nos da la facilidad para poder hacer nuestra póliza o cheque a las necesidades del usuario

Esta opción nos da la facilidad para poder hacer nuestra póliza o cheque a las necesidades del usuario. En esta opción debe de configurar el formato que trae incluido el sistema de acuerdo al formato de póliza cheque que su banco le proporcione.

10.4. Respaldo y Recuperación de Información En esta opción usted puede respaldar las bases de datos de sus empresas. En el sistema tiene dos

pestañas en la parte superior que son de un clic en respaldo. El sistema mandará su respaldo a la carpeta destino de su empresa, por ejemplo c: \cont@gsm\datos08, y el archivo se tendrá nombre con la fecha que lo respalde ejemplo Resp12122008.zip (que será 12

De dic. 2008) ahí de un clic en y cuando termine si quiere ya lo puede copiar a disco flexible, cd, usb, red, o otra unidad que desee Y si va a subir algún respaldo de un clic en la pestaña y busque en donde está alojada el

Respaldo de un clic en la lupa y ya con

ruta del respaldo de un clic en

Para respaldar la información es necesario que se tenga instalado el sistema Winzip en la computadora, dicho sistema se incluye en el CD-ROM de instalación de Cont@GSM. Una vez instalado el sistema siga los siguientes pasos. 1.- El sistema automáticamente nos da esta ruta, ya que la lee dependiendo del número de empresa en la cual este usted trabajando. Para la recuperación de su Respaldo, o la base de datos de sus empresas, o bajar información de otra empresa dentro de la misma máquina o en otra máquina distinta, entre a recuperación de respaldo 1.- La empresa que se desee recuperar debe de estar dada de alta en el sistema, si no existe tendrá que darla de alta y luego correr su recuperación de respaldo. 2.- Seleccione la carpeta de origen del Archivo a recuperar, el sistema automáticamente le asigna la unidad “A” 3.- La carpeta de destino siempre será la unidad “C”

5.- De un clic en el ícono y el sistema le pregunta si está seguro de restaurar los datos desde el archivo ??????. Seleccione la opción que desee (Si) (No). Al confirmar el sistema realizará automáticamente la recuperación de su información a la fecha en que haya realizado el respaldo. Nota: Es muy importante que la información que se desee recuperar sea la más actual.

11. CAPTURA EXTERNA. Esta utilería sirve para aplicar pólizas que no hayan sido capturadas en el sistema, siga los siguientes pasos para aplicar dichas pólizas. Pueden ser pólizas de contapli, nomina ms dos, nomina gsm, satmi, o algunas pólizas de otro sistema que tenga la misma estructura que nosotros. 1.- En el menú de utilerías entre a la opción de captura externa 2.- Seleccione la ruta en donde se encuentra el archivo a importar. El sistema aplicará las pólizas cuando se haya ejecutado el ajuste de saldos. 12. Cont@GSM Remoto En esta opción usted puede copiar o traer pólizas de una computadora a otra (seria como si hiciera un respaldo pero solo de un mes por ejemplo del mes de enero y llevarme ese mes de pólizas a otra Máquina pero solo un mes)

Genera archivo de exportación será sacar la información de esta máquina (o respaldo del mes de Febrero 99 de la empresa 99)

Y Leer archivo de importación y extraer el respaldo del mes solo tengo que buscar la ruta donde está el archivo Pol99m2.txt Donde Pol = Pólizas, 99 numero de empresa m2 mes de febrero, y txt extensión del archivo de texto, puede ser un un disco de 3 ½, una unidad CD, una unidad USB, la ruta de la red etc.

13.- Traspaso de cuentas en pólizas Esta opción nos sirve para por si por error capturaron movimientos en una cuenta clientes, proveedor, o simplemente para re codificar cuentas o depurar, por ejemplo que en todo el año se halla captura los movimientos a la cuenta 10010, pero era la cuenta 10020, además de que yo le pongo de que fecha o lo mejor solo era de un mes entonces se lo especifico y después de doy ok y en ese momento en todas las pólizas donde estén esas cuentas me ara el cambio pertinente, después de esta opción se recomienda entrar al utilerías a verificar cuentas y saldos y después reestructurar saldos

14.- Diagnostico Esto sirve para que el sistema verifique si me hace falta alguna cuenta o si alguna póliza esta descuadrada

Este puede pasar por la variación de luz de su equipo, o por cerrar mal el sistema, o algún apagón de su equipo

Si estuviera dando de lata una cuenta y la empieza a capturar en las pólizas y si en ese momento se apaga la

Su equipo y al entra me mande un mensaje de scta.tps significa que entonces a lo mejor no alcanzo a grabar

La cuenta o en el caso de las pólizas no se alcanzo a guardar el último movimiento.

Comprar Pólizas es que muestre si alguna Póliza esta descuadrada y me va mandar la Pólizas descuadrada para entrar. Directo a modificar, checarla, o dar la de baja ejemplo Pólizas de D 10 suma haber 1,000.00 suma debe 2,000.00

Integridad de cuentas aquí checa si me falta alguna cuenta y por eso no me cuadra mi información

15. RESTAURAR PANTALLAS En opción le permite regresas sus pantallas si por error hizo la pantalla muy grande y tiene que moverse con las barras al final de cada pantalla, esto hace la función de regresar la pantalla a su tamaño normal.

16. EXTRAER DIRECTORIOS En opción le permite solo cuando se trabaja en red, que el sistema valla a buscar las empresas, cuando se da de alta alguna empresa nueva ya les aparezca en todos los equipos automáticamente, para no tener que dar de alta nuevamente en cada equipo

17. COPIA TABLA IETU En opción le permite copiar las tablas de los grupos de isr, ietu, e iva de una empresa a otra por ejemplo pasar de la empresa 1 a la 2, 3 ,4 etc.

19. COPIA TABLAS SAT En opción le permite copiar las tablas de los códigos agrupadores, bancos, monedas, y métodos de pago, a todas las empresas 1 a la 2, 3 ,4

18. REGISTRO Su sistema, tiene una licencia temporal de 15 días a partir de su fecha de instalación, para registrarlo de forma definitiva siga el siguiente procedimiento: 1.- Entre a Registro del sistema. Tendrá que dar de alta su razón social o el nombre de usuario en

la pantalla que le muestra el sistema. De un clic en ya cuando tenga todos los datos de su empresa.

2.- Mande todos los datos que le solicita el formato al Fax: 01 55 26 43 03 38 o al correo electrónico ventas_gsm@prodigy.net.mx y ventas@sisgsm.com.mx mariojo@sisgsm.com.mx Grupo GSM con gusto le proporcionará su clave de acceso al sistema que usted adquirió con nosotros o con alguno de nuestros distribuidores autorizados.

4. Ya teniendo su código de activación captúrelo en el campo con el mismo nombre y presione el botón Registrar. Es muy importante que antes de capturar el código de activación verifique que los datos de la solicitud sean iguales a los que nos envió.

5. Nota si tiene internet se lo pude mandar por correo o msm y guárdelo en el escritorio para que pueda minimizar el sistema a que le muestre el archivo de la activación y solo arrástrelo al recuadro de registrar producto

El sistema le debe de mostrar en la pantalla la leyenda registro aceptado y después un mensaje que le indica que debe de reiniciar su aplicación. Cierre su sistema y al volver a entrar no le pedirá más su código de activación ya que este quedara registrado en su computadora. Nota: La opción de copias es para sistemas de red, son las máquinas o usuarios que lo van a usar.

Cualquier duda o aclaración con respecto al presente manual estamos a sus órdenes a los Tel. 01(55) 26 43 20 05, 01 (55) 26 43 03 38 Correo Electrónico: ventas_gsm@prodigy.net.mx conta_gsm@prodigy.net.mx ventas@sisgsm.com.mx mariojo@sisgsm.com.mx Sitio Web: http://www.sisgsm.com.mx Domicilio: Calle 17 No. 210 Interior 5 Col. Ignacio Zaragoza Delegación Venustiano Carranza México D.F. C.P. 15000.