Panduan Implementasi 5R

SIKLUS PELAKSANAAN

1 2 3 4 5 6

Langkah 1Buat Komitmen

Produktifitas Tinggi

Tanggung jawab semua pihak

Dilaksanakan secara terus menerus & berkesinambungan

Goal : Memberikan kontribusi agar tercipta produktitas kerja yang tinggi

Komitmen dimulai dari level atas sampai level bawah

KOMITMEN IMPLEMENTASI 5RDept. Litbang & Jaminan Mutu

Dengan memohon Rahmat & Ridho Tuhan Yang Maha Esa,Kami berkomitmen untuk selalu mengimplementasikan kegiatan 5R

sebagai upaya meningkatkan produktivitas kerja yang efektif & efisien guna mewujudkan visi & misi Perusahaan

(Biro Pengel. SMSG)

(Biro Jaminan Mutu) (Biro Pengemb. Aplikasi Produk)

(Biro Pengemb. Proses , Energi & Lingk)

Gresik/Tuban, 2013

(Dept. Litbang & Jaminan Mutu)

Setiap unit kerja Wajib membuat

komitmen

Langkah 2Bentuk Pokja (Kelompok Kerja)

Pokja ?Apa itu ??....

Terdiri dari sekelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama Memiliki struktur organisasi Memiliki program kerja & target yang jelas Merealisasikan program kerja secara konsisten Melakukan evaluasi terhadap hasil pelaksanaannya menstadarisasi hasil yang telah dicapai

Contoh :

Pokja Dept. Pengaadaan Strategis Grup Pokja Biro Pengelolaan SMSG Pokja Seksi Verifikasi Pokja Seksi Pengujian Bahan Unit Laboratorium Kimia Dan lain - lain

Dengan susunan struktur organisasi yang terdiri dari : Ketua Sekretaris Bendahara Anggota

Langkah 3 Buat Jadwal Program Kerja

Mengacu pada siklus PDCA 5R Memiliki target waktu (triwulan) dan target hasil yang jelas Dibuat pada saat rapat anggota

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 RENCANA REALISASI

1 IDENTIFIKASI AREA KEGIATAN2 INVENTARISASI BARANG DI AREA KEGIATAN

R1 3 MELAKUKAN PEMILAHANR2 4 MENETAPKAN PENGELOLAAN & TATA LETAK BARANG

5 IDENTIFIKASI PENYEBAB YANG TIMBUL6 MEMPERBAIKI SUMBER PENYEBAB

CHECK R4 7 EVALUASIACTION R5 8 MEMBUAT STANDAR BARU

PERIODE .......... s/d...................

PERSIAPAN

R3

DO

PLAN

BULAN............ BULAN............ BULAN............DESKRIPSI KEGIATANLANGKAHR1 - R5PDCAJUMLAH

PERTEMUAN

GUIDE TO FOCUS

Isi dengan rencana & realisasinya di

tiap kegiatan

Langkah 4 - 6Laksanakan, Evaluasi & Standarisasi Laksanakan secara bertahap sesuai dengan jadwal yang

telah disusun Penuhi kaidah 5R, baik secara aplikatif maupun administratifnya Lakukan secara konsisten & berkesinambungan Evaluasi setiap kegiatan yang telah dilaksanakan Bakukan (standarisasi) hasilnya, sehingga hasil yang telah dicapai dapat dipertahankan dan bahkan memungkinkan untuk ditingkatkan di periode berikutnya.

Keberhasilannya bergantung pada 2KKerjasamaKonsisten

( R1 – R5 )

Mem

perbaiki

sumber

Penyebab

Identi-

fikasi

Penyebab

Yang

timbul

Inventarisasi Barang di area

kegiatan

Identifikasi Area Kegiatan

PMelakukan Pemilahan

Menetapkan

pengelolaan & Tata

letak Barang Evaluasi

Membuat standar baru

CR4

AR5

R3

D R1R2

SIKLUS PDCA 5R

Tahapan Pelaksanaan (Plan, R1 – R5)

PlanLangkah 1 : Identifikasi Area Kegiatan Tentukan area kegiatan yang menjadi fokus pelaksanaan

kegiatan Penentuan area kegiatan dapat berdasarkan :

a. Frekwensi permasalahanb. Urgensi permasalahanc. Waktu perbaikan yang dibutuhkand. Sumber daya yang dimilikie. Tingkat kesulitan permasalahanf. Lain-lain

Penetapan area kegiatan dilaksanakan pada saat rapat anggota Area kegiatan dapat meliputi sebagian ataupun keseluruhan bila area pokja tidak cukup luas

Lakukan identifikasi permasalahan terhadap area kegiatan yang telah ditetapkan Lengkapi data permasalahan yang ada dengan foto

NO AREA KEGIATAN MASALAH GAMBAR / KETERANGAN

PlanLangkah 2 : Iventarisasi barang di Area Kegiatan Inventaris semua barang yang berada di area kegiatan yang

telah di tentukan dengan mengisi form inventaris barang. Barang/dokumen yang diinventaris meliputi :

Barang yang terpakai dan tidak terpakaiBarang dalam kondisi baik dan rusak

TOTALBAIK (JUMLAH) RUSAK (JUMLAH) (JUMLAH)

NAMA BARANGNOKONDISI

Lengkapi setiap data yang ada dengan identitas data (nama pengambil data & periode pengambilan data

DoLangkah 3 : Melakukan Pemilahan

DASAR PELAKSANAAN PEMILAHAN

RINGKAS

PEMILAHANBARANG

TIDAKDIPERLUKAN RAGU-RAGU

DIPERLUKAN

RAPI

TPA TPST : Aman Mudah diakses TeraturP : Ada koordinator berlabelS : Berbatas waktu

R1

Buat daftar barang yang sesuai dengan fungsi area kegiatan, untuk dijadikan standar pelaksanaan pemilahan

NO NAMA BARANG

Lakukan pemilahan berdasarkan daftar inventaris barang & daftar barang yang sesuai dengan fungsi area

TOTAL TOTALBAIK (JUMLAH) RUSAK (JUMLAH) (JUMLAH) BAIK (JUMLAH) RUSAK (JUMLAH) (JUMLAH)

NO NAMA BARANG YANG DIBUTUHKAN

NO NAMA BARANG YANG TIDAK DIBUTUHKAN

KONDISI KONDISI

Mintalah approval pada atasan langsung (dan diketahui atasan tidak langsung) sebagai bentuk tanggungjawab atas pelaksanaan tindak lanjut dari kegiatan pemilahan yang dilakukan

DoLangkah 4 : Menetapkan Pengelolaan & Tata Letak Barang Lakukan pengelolaan dan tata letak barang terhadap barang yang dibutuhkan dan barang yang tidak dibutuhkan berdasarkan manajemen 5R

RAPI

PENGELOLAANBARANG

BARANG YANG

DIBUTUHKAN

BARANG RAGU-RAGU

frekwensi Pemakaian Setiap barang mempunyai Tempat & Status Identifikasi Jelas Komitmen Semua pihak

Pengelolaan yang jelas• Setiap barang berbatas waktu• Ada kejelasan tindak lanjut

RESIK

R2

Buat daftar nama barang & rencana tindak lanjut apa yang akan dilaksanakan

Pengelolaan Barang Yang dibutuhkanKondisi Baik

NO NAMA BARANG JUMLAHRENCANA

TINDAK LANJUTPIC

Pengelolaan Barang Yang dibutuhkanKondisi RusakNO NAMA BARANG JUMLAH

RENCANA TINDAK LANJUT

PIC

Lakukan hal yang sama pada barang yang Ragu-ragu & Buatlah Approval

Buat marka, labeling & penanggungjawab ruang atas area tersebut Buat layout/denah ruang atas area yang digarap & TPS Kelola jumlah barang yang dibutuhkan dalam volume yang efisien kelola barang yang dibutuhkan dengan ketentuan sbb:

Sering dibutuhkan : letakkan di dekat tempat kerja Tidak sering dibutuhkan : letakkan jauh dari tempat kerja

DoLangkah 5 : Identifikasi Penyebab Yang Timbul

R3RESIK

MEMBERSIHKAN SAMBIL MEMERIKSA

MENGIDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH

UNKNOWN PROBLEM

KNOWN PROBLEM

MENYELESAIKAN MASALAH

RAWAT

GKMTPM

SSJIT

KEPERIODE

(TGL)JIT TPM GKM SS

TEMUANPENYEBABMASALAHNO

PERIODE RENCANA PERBAIKAN

Mengidentifikasi penyebab masalah yang mengakibatkan kotor dan kerja yang tidak efisien

Menyediakan alat kebersihan sesuai dengan fungsi area dan dalam jumlah yang ideal dengan luas area.

NO NAMA ALAT KEBERSIHAN JUMLAH

DoLangkah 6 : Memperbaiki Sumber Penyebab Merencanakan dan melaksanakan perbaikan dengan metode 5W + 2H

WHY WHAT WHO HOW HOWMUCH

(TUJUAN)(IDE

GLOBAL)(PENANGGUNG

JAWAB)(IDE

DETAIL)

(BIAYA/ TARGET HASIL)

PENYEBABMASALAHNO WHENWHERE

RENCANA PERBAIKAN

WHO

(PELAKSANA)

KEPUTUSAN GUGUS

WHERENO MASALAH PENYEBABIMPLEMENTASI

SOLUSIWHEN MONITORING

MELAKSANAKAN PERBAIKAN

R3

Jangan lupa approval

R4

CheckLangkah 7 : Evaluasi

Membuat jadwal periodik evaluasi penerapan R1 – R3

1 2 3 4EVALUASI MINGGUAN

PETUGAS PIKETNO

Mendokumentasikan hasil evaluasi yang diperoleh dan menentukan tindak lanjutnya

KE PERIODEHASIL EVALUASINO

RENCANA TINDAK LANJUT

TEMUAN

Pemasangan visual kontrol untuk menjaga keselamatan, kesehatan & efisiensi penggunaan fasilitas kerja

NO KODE/LAMBANG ARTI JUMLAHTANGGAL

PEMASANGANLOKASI

PENEMPATAN

Dokumentasikan foto sebelum & sesudah implementasi Dokumentasikan pencapaian nilai HKR dalam bentuk grafik garis/balok & radar chart Dokumentasikan dampak positiif & negatif yang diperoleh (tangible & intangible)

ActionLangkah 8 : Membuat Standar BaruR

5 Membuat standar baru yang berkaitan dengan pelaksanaan R1 – R3 Bila standar baru yang dihasilkan berkaitan dengan IK maka cantumkan standar baru tersebut ke dalam IK yang dimaksud (REVISI)

NO LOKASIR1R2R3R1R2R3R1R2R3

STANDAR R1-R3

Papan Informasi 5R

Menampilkan informasi yang berkaitan dengan rencana, realisasi serta kinerja Pokja, yang meliputi : Struktur organisasi Pokja Denah area 5R Jadwal Kegiatan Standar R1 – R3 Temuan ketidaksesuaian Grafik nilai HKR (grafik garis/balok & Radar Chart) Foto / dokumentasi sebelum dan sesudah implementasi 5R Kontrol manajemen (dilakukan oleh atasan langsung)

TerimakasihAtas

Perhatiannya