1. 2. KISALTMALAR 3. 4.°TE EL...KALİTE EL KİTABI Yayın Tarihi Gün. No Gün. Tarihi 16.06.2014 03 27.06.2016 1/15 İÇİNDEKİLER 1. İÇİNDEKİLER 1 2. KISALTMALAR 2 3. ÖNSÖZ

ZEYTİNCİLİK ARAŞTIRMA ENSTİTÜSÜ MÜDÜRLÜĞÜ

KALİTE EL KİTABI

Yayın Tarihi Gün. No Gün. Tarihi

16.06.2014 03 27.06.2016

1/15

İÇİNDEKİLER

1. İÇİNDEKİLER 1

2. KISALTMALAR 2

3. ÖNSÖZ 3

4. YÖNETİM ŞARTLARI 4

4.1 Kuruluş 4

4.2. Kalite Yönetim Sistemi 9

4.3. Doküman Kontrolü 11

4.4. Talep, Teklif Ve Sözleşmelerin Gözden Geçirilmesi 12

4.5. Analizlerin Taşerona Verilmesi 13

4.6. Satın Alma 13

4.7. Müşteriye Hizmet 13

4.8. Şikayetler 13

4.9. Uygun Olmayan Denetin Kontrolü 14

4.10. Sürekli İyileştirme 14

4.11. Düzeltici Faaliyet 14

4.12. Önleyici Faaliyet 14

4.13. Kayıtların Kontrolü 15

4.14. İç Tetkikler 15

4.15 Yönetimin Gözden Geçirmesi 15

5 TEKNİK ŞARTLAR 15

5.1. Genel 15

5.2. Personel Yönetimi 16

5.3. Yerleşim ve Çevre Şartları 16

5.4. Deney Metotları ve Metodun Geçerli Kılınması 16

5.5. Cihazlar 16

5.6. Ölçümlerin İzlenebilirliği 17

5.7. Deney Numunelerine Uygulanan İşlemler 17

5.8. Numune Alma 17

5.9 Deney Sonuçlarının Kalitesinin Güvencesi 17

5.10 Sonuçların Rapor Haline Getirilmesi 17

6. GÜNCELLEŞTİRME DURUMU 18


KALİTE EL KİTABI


16.06.2014 03 27.06.2016

2/15

2. KISALTMALAR

GTHB :Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı

ZAE :Zeytincilik Araştırma Enstitüsü Müdürlüğü

EM :Enstitü Müdürü

TK :Teknik Koordinatör

İK :İdari Koordinatör

KYB :Kalite Yönetim Birimi

KYS :Kalite Yönetim Sorumlusu

BKS :Bölüm Kalite Sorumlusu

BB :Bölüm Başkanı

DSS :Döner Sermaye Saymanı

KEK :Kalite El Kitabı

NKS :Numune Kabul sorumlusu

NKP : Numune Kabul Personeli

GTB/NKP:Gıda Teknolojileri Bölümü Numune Kabul Personeli

BGB/NKP:Bitki Besleme ve Toprak- Su Kaynakları Bölümü Numune Kabul Personeli

HİE :Hizmet İçi Eğitim Programı

ATNKF :Analiz Talep ve Numune Kabul Formu


KALİTE EL KİTABI


16.06.2014 03 27.06.2016

3/15

3. ÖNSÖZ

Zeytincilik Araştırma Enstitüsü Müdürlüğünün görev konuları zeytin, zeytinyağı, bitki sağlığı ve toprak su kaynakları olup; amacı

Islah ve yetiştirme teknikleri ile pazar talepleri doğrultusunda yeni çeşit, hat, verim ve kaliteyi geliştirmek,

hastalık, zararlı ve olumsuz çevre koşullarına dayanıklılığı artırmak, bu görevleri yaparken biyoteknoloji gibi yeni teknik ve teknolojileri kullanarak temel ve uygulamalı araştırmalar yapmak, tarımsal mekanizasyon ve bilgi teknolojileri, hassas tarım teknikleri veya erken uyarı sistemleri ile bitki besleme ve zirai mücadelede etkinliği artırmak, hasat ve hasat sonrası ürün kayıplarını azaltacak araştırmalar yapmak, zeytin ve zeytinyağı üretimi ile ilgili veri toplamak ve değerlendirmek, zeytin alanında biyolojik çeşitliliğinin korunması

ve sürdürülebilir kullanımının sağlanması amacıyla, bitkisel genetik kaynakların toplanması, muhafazası,

tanımlanması, gerekli görüldüğünde kültüre alınması ve ıslah programında kullanılması konularında çalışmalar yapmak, zeytinyağında ulusal düzeyde duyusal tadım paneli oluşumunu sağlamak, bu konuda uluslar arası kuruluşlar ile işbirliği yapmak, ülkesel olarak yeni panel guruplarını eğitmek, ıslah çalışmaları sonucunda geliştirilen çeşit ve hatları tescil ettirmek ve ıslah materyalinin devamlılığını sağlamak, sahibi olduğu çeşitlerde sertifikasyona esas olacak 1 ve 2 no’lu parselleri oluşturmak, baz materyali muhafaza etmek, talep eden fidancılara nitelikli çoğaltım materyali aktarmak, zeytin hastalık ve zararlıları ile mücadele yöntemleri hakkında çalışmalar yapmak , zeytinde genetik analizle çeşit tespiti yapan merkez kuruluş olmak,

uluslararası Zeytin Konseyinde ülkemiz adına temsilcilik görevini yürütmek, tarımda suyun etkin kullanımı için uygun yöntem ve teknoloji geliştirmek, bitki besin maddeleri ile toprak düzenleyicilerin toprak verimlilik ve kalitesine etkilerini araştırmak ve uygun gübreleme tekniklerini geliştirmek, zeytinde vejetasyonu izlemek, gözlem yapmak, gelişim ve hasat dönemlerinde rekolte tahmini de içeren raporlar hazırlayarak karar vericilere, muhtemel krizleri önleyici önerilerde bulunmaktır.

Müdürlüğümüz Gıda Teknolojileri ve Bitki Besleme ve Toprak- Su Kaynakları Bölümlerinde sürdürülen

analizlerin ulusal ve uluslararası kalite standartlarına uygunluğunun belgelendirilmesi amacıyla; TS EN ISO/

IEC 17025 Deney ve Kalibrasyon Laboratuvarlarının Yeterliliği için Genel Şartlar Standardının gerekliliklerini oluşturmayı hedeflemiştir.17025 Kalite El Kitabımız; TS EN ISO IEC 17025 Deney ve Kalibrasyon Laboratuvarlarının Yeterliliği İçin Genel Şartlar Standardının esasları çerçevesinde yürütülecek faaliyetlerimizi, Kalite politikamızı ve bu politikanın benimsenmesi ve uygulanması için gerekli faaliyetleri içermektedir.

Dr. Ünal KAYA

Müdür


KALİTE EL KİTABI


16.06.2014 03 27.06.2016

4/15

4. YÖNETİM ŞARTLARI

4.1. KURULUŞ

4.1.1. Kuruluş Hakkında Bilgi

Adres : Üniversite Cad. No: 43 35100 Bornova/İZMİR

Telefon : 0 232 4627073

Faks : 0 232 4357042

e-posta : [email protected]

Web Adresi : http://arastirma.tarim.gov.tr/izmirzae

Tarihçe:

Müdürlüğümüz 1937 yılında, "Zeytincilik İstasyonu" adı ile Bornova'da bugünkü yerinde kurulmuştur. Kuruluş 1945'de "Bahçe Kültürleri İstasyonu" adını almış ve 1950 yılına kadar çekirdekten zeytin fidanı üretmiştir.

1950 yılında çıkan bir kanunla Türkiye Zeytincilik Teşkilatı tamamen kuruluşumuza bağlanarak adı "Zeytincilik Enstitüsü" olarak değiştirilmiş ve imkanları ölçüsünde araştırma yapılmaya başlanmıştır. 1965 -1970 yılları arasında Eğitim Merkezi ve Laboratuarlar kurulmuş, 1967-1968'de Kemalpaşa'da kamulaştırılan yaklaşık 550 dekarlık arazi de bünyeye katılarak, kuruluşun imkanları geliştirilmiştir.

Tarım Bakanlığı'nın 1971 yılındaki kararı ile "Zeytincilik Araştırma Enstitüsü" adını alan kuruluş, Hükümetimizle Birleşmiş Milletler Kalkınma Programı (UNDP) ve Gıda Tarım Organizasyonu (FAO) teşkilatları arasındaki anlaşma gereğince, teknik imkanlarını geliştirerek her türlü araştırma ve eğitim çalışmalarını

yapabileceği ileri bir düzeye ulaşmıştır.

09.06.2011 tarihinde Bakanlığımızdaki yeniden yapılanma sonucunda kurumumuzun adı "Zeytincilik Araştırma İstasyonu Müdürlüğü" olarak değiştirilmiştir.

23 Haziran 2015 tarih ve 29395 sayılı Resmi Gazete ile Zeytincilik Araştırma İstasyonu Müdürlüğü olan

kurum adı Zeytincilik Araştırma Enstitüsü Müdürlüğü olarak değiştirilmiştir.

4.1.2. Kuruluşun Görev ve Faaliyet Alanları

T.C. Gıda Tarım Ve Hayvancılık Bakanlığı Tarımsal Araştırmalar ve Politikalar Genel Müdürlüğü Tarımsal Araştırma Enstitüleri Ve İstasyonları Görev Yönergesi Ve Tarımsal Araştırma Yönetimi Uygulama Kılavuzunda belirtildiği üzere Müdürlüğümüzün;

Bölgesel Görev Alanı: İzmir, Manisa, Balıkesir, Çanakkale, Aydın, Denizli ve Muğla

Görev Konuları: Zeytin, zeytinyağı, bitki sağlığı ve toprak su kaynakları;

1. Islah ve yetiştirme teknikleri ile pazar talepleri doğrultusunda yeni çeşit, hat, verim ve kaliteyi geliştirmek, hastalık, zararlı ve olumsuz çevre koşullarına dayanıklılığı artırmak, bu görevleri yaparken biyoteknoloji gibi

yeni teknik ve teknolojileri kullanarak temel ve uygulamalı araştırmalar yapmak,

2. Tarımsal mekanizasyon ve bilgi teknolojileri, hassas tarım teknikleri veya erken uyarı sistemleri ile bitki besleme ve zirai mücadelede etkinliği artırmak, hasat ve hasat sonrası ürün kayıplarını azaltacak araştırmalar yapmak,

3. Zeytin ve zeytinyağı üretimi ile ilgili veri toplamak ve değerlendirmek,

4. Zeytin alanında biyolojik çeşitliliğinin korunması ve sürdürülebilir kullanımının sağlanması amacıyla, bitkisel genetik kaynakların toplanması, muhafazası, tanımlanması, gerekli görüldüğünde kültüre alınması ve ıslah programında kullanılması konularında çalışmalar yapmak,

5. Zeytinyağında ulusal düzeyde duyusal tadım paneli oluşumunu sağlamak, bu konuda uluslararası kuruluşlar ile işbirliği yapmak, ülkesel olarak yeni panel guruplarını eğitmek,

6. Islah çalışmaları sonucunda geliştirilen çeşit ve hatları tescil ettirmek ve ıslah materyalinin devamlılığını

sağlamak,

mailto:[email protected]

http://arastirma.tarim.gov.tr/izmirzae


KALİTE EL KİTABI


16.06.2014 03 27.06.2016

5/15

7. Sahibi olduğu çeşitlerde sertifikasyona esas olacak 1 ve 2 no’lu parselleri oluşturmak, baz materyali muhafaza etmek, talep eden fidancılara nitelikli çoğaltım materyali aktarmak,

8. Zeytin hastalık ve zararlıları ile mücadele yöntemleri hakkında çalışmalar yapmak

9. Zeytinde genetik analizle çeşit tespiti yapan merkez kuruluş olmak,

10. Uluslararası Zeytin Konseyinde ülkemiz adına temsilcilik görevini yürütmek,

11. Tarımda suyun etkin kullanımı için uygun yöntem ve teknoloji geliştirmek,

12. Bitki besin maddeleri ile toprak düzenleyicilerin toprak verimlilik ve kalitesine etkilerini araştırmak ve uygun gübreleme tekniklerini geliştirmek,

13. Zeytinde vejetasyonu izlemek, gözlem yapmak, gelişim ve hasat dönemlerinde rekolte tahmini de içeren

raporlar hazırlayarak karar vericilere, muhtemel krizleri önleyici önerilerde bulunmaktır

KEK’te bahsedilen yönetim sistemi ve yukarıda sıralanmış olan görevler; sadece Madde 4.1.1 de verilmiş olan adreste gerçekleştirilmektedir.

4.1.3. Organizasyon Birimleri

Kuruluşumuz 4.1.4. Organizasyon şemasında verildiği üzere Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı Tarımsal Araştırmalar ve Politikalar Genel Müdürlüğü’ne bağlı olarak faaliyet göstermektedir. Kuruluşumuzda hizmetler Kalite Yönetim Birimi, Ana Hizmet Birimleri ve Destek Hizmet Birimleri vasıtasıyla yürütülmekte olup 4.1.5. Organizasyon Şemasında verilmiştir.

4.1.4. Organizasyon Şeması

4.1.4.1 GTHB Organizasyon Şeması


KALİTE EL KİTABI


16.06.2014 03 27.06.2016

6/15


KALİTE EL KİTABI


16.06.2014 03 27.06.2016

7/15

4.1.4.2 Laboratuvar İçi Organizasyon Şeması

MÜDÜR

DÖNER

SERMAYE

SAYMANI

ARAŞTIRMA

KOMİTESİ

TEKNİK HİZMETLER

KOORDİNATÖRÜ

İDARİ HİZMETLER

KOORDİNATÖRÜ

İÇ KONTROL

SORUMLUSUIslah Bölümü İşletme ve Üretim

KALİTE

YÖNETİM

SORUMLUSU

Yetiştirme Tekniği ve

Teknolojileri BölümüDestek Hizmetleri

SİVİL SAVUNMA

SORUMLUSU

Bitki Besleme ve

Toprak-Su Kaynakları

Bölümü

Bakım ve Onarım

Hizmetleri

Tarım Ekonomisi

Bölümüİnsan Kaynakları

Bitki Sağlığı Bölümü Mali İşler

Gıda Teknolojileri

Bölümü

Sofralık Zeytin

Teknolojisi

Bölümü

Eğitim Yayım

Zeytinyağı

Teknolojisi

Bölümü

4.1.5 Görev ve Sorumluluklar

Her birim kendi çalışma alanından sorumludur. Birimlerde çalışan personel, öncelikli olarak kendi BB’na karşı sorumludur.

ZAI; Madde 4.1.2’de belirtilmiş olan görevleri yerine getirmek, uygulamaya konulmuş olan prosedürlerden

meydana gelen sapmaları tespit etmek ve bu sapmaları en aza indirecek faaliyetleri başlatmak ve takip etmek için gerekli üst yönetim ve teknik personel kadrosuna sahip bulunmaktadır. Laboratuvar üst yönetiminin görev ve sorumlulukları, teknik ve diğer personelin görev ve sorumlulukları Görev Tanımları’nda (GR01 – GR22) belirtilmektedir. Üst yönetim kadrosuna ve BB’na yardımcı olan ve yerlerine vekalet edecek kişiler belirlenmiştir. Vekaletler; Vekalet Listesi’nde tanımlanmıştır. Vekalet Listesi hazırlanırken kişilerin yeterliliği önemlidir.

EM, laboratuvar da gerekli kaliteyi sağlamak için ihtiyaç duyulan kaynakların temininden ve teknik işlemlerden genel olarak sorumludur. Enstitü Müdürü’nün görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.

TS EN ISO/IEC 17025 "Deney ve Kalibrasyon Laboratuvarlarının Yeterliliği İçin Genel Şartlar" standardına göre, çalışan her personeli eğitimi ve deneyimine göre kendi sorumluluk alanı ve sınırlarını bileceği şekilde organize etmek ve laboratuvar çalışmalarının planlanması, yürütülmesi, izlenmesi, kayıt edilmesi, raporlanması ve arşivlenmesi ile ilgili esasları belirlemek,

657 sayılı Devlet Memurları Kanununa uymak.

Yükümlü olduğu görevleri, Bakanlık talimatları doğrultusunda, mevzuata, plan ve programlara uygun olarak düzenlemek ve yürütmekle sorumlu olmak.

Birimleri tarafından yürütülen her türlü idari, teknik ve mali iş ve işlemlerden sorumlu olmak.

Numune Kabul Bölümü


KALİTE EL KİTABI


16.06.2014 03 27.06.2016

8/15

Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı Tarımsal Araştırma Enstitüleri ve İstasyonları Görev Yönergesi gereklerine uymak.

Ülkesel ve bölgesel düzeyde uygulanması planlanan temel ve stratejik araştırmaların yapılmasını, sonuçların uygulamaya geçirilmesini ve yayınlanmasını koordine etmek ve denetlemek.

Zeytin materyalinin ve gen kaynaklarının muhafaza edilmesini ve geliştirilmesini sağlamak.

Araştırma ve geliştirme çalışmalarında, sektörde faaliyet gösteren kamu ve özel kurum/kuruluşlarla işbirliğinin geliştirilmesi ile ilgili faaliyetleri koordine etmek ve denetlemek.

Enstitünün araştırma ve eğitim politikaları doğrultusunda çalışmaların düzenli olarak yürütülmesini sağlamak.

Hazırlanan uzun ve orta vadeli planların, Birimin yıllık faaliyet programı ve bütçesine dönüştürülmesini ve uygulanması sağlamak.

Kurumun faaliyetlerini etkileyecek ya da ilgilendirecek nitelikte olan gelişmeleri, yasal düzenleme ve değişiklikleri düzenli olarak izlemek ve zamanında gerekli girişimlerde bulunmak.

Kurumun çalışma ilke ve düzenini bağlı bölümlerine açıklamak, organizasyonu tanıtmak, ilgili mevzuat, görev, sorumluluk ve yetki dağılımı konularında bilgi vermek.

Birimi içindeki çalışmaları yönlendirmek, koordine ve kontrol etmek, oluşabilecek aksaklıklara çözüm bulmak, Birim çalışmalarının etken bir şekilde yürütülüp gerçekleştirilebilmesi için iş dağılımında denge ve esneklik sağlamak, bu amaçla kadrosunun iş bölümünü ve çalışma düzenini belirlemek, ahenkli bir

çalışma ortamının oluşmasını ve çalışma disiplinini sağlamak, alt grupları izlemek ve koordine etmek.

Faaliyetlerin uygun şekilde yürütülmesi için gerekli personel ihtiyacını nitelik ve nicelik olarak belirlemek, temini konusunda girişimlerde bulunmak.

Birden fazla Birimi ilgilendiren ortak faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde yardımlaşma, işbirliği ve koordinasyonu sağlamak, sonuçları izlemek ve değerlendirmek.

Üst Yönetim tarafından belirlenen şekil ve talimatlara uygun olarak Kurumunu yurtiçi ve yurtdışında temsil etmek, bu kapsamda verilen görevleri yerine getirmek.

Görevlendirilmesi halinde Üst Yöneticilere vekalet etmek.

İmza yetkisini Kurumun menfaatleri doğrultusunda kullanmak, Kurumun varlık ve itibarının korunması ve geliştirilmesinde üzerine düşen görevleri yerine getirmek.

Kurumda uygulanacak Kalite Sisteminin etkenliği ve sürekliliğinin sağlanması için kaynak ihtiyaçlarını saptamak, sistemin sürekli iyileştirilmesine yönelik faaliyetleri teşvik etmek ve desteklemek.

Kalite ile ilgili gerek kurum içi ve kurum dışı toplantılara ve eğitim programlarına katılmak.

Kalite sistemine yönelik farkındalığın sürekli olmasını sağlamak amacına yönelik faaliyetler planlanmasını ve gerçekleştirilmesini sağlamak.

Kalite Yöneticisinin görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.

TS EN ISO/IEC 17025 “Deney ve Kalibrasyon Laboratuvarlarının yeterliliği için Genel Şartlar “Standardına göre oluşturulmuş olan Laboratuvar Kalite Sisteminin ilgili bulundukları birimlerde yürütülmesini sağlamak ve belirlenmiş olan kalite politikasına uymak / uygulanmasını sağlamak.

657 sayılı Devlet Memurları Kanununa uymak.

TS EN ISO /IEC 17025 Standardı için gerekli proseslerin oluşturulması, uygulanması, ve sürdürülmesini güvence altına alınması ile ilgili faaliyetleri planlamak, koordine etmek ve denetlemek.

Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı Tarımsal Araştırma Enstitüleri ve İstasyonları Görev Yönergesi gereklerine uymak.

Eğitim, araştırma ve geliştirme, metot, sonuç değerlendirme, kalibrasyon için gerekli bütün politika, sistem, program, prosedür ve talimatları hazırlanması için bu işle ilgili kişileri sevk ve idare etmek,

tanımlandığı şekilde yapıldığını kontrol etmek.


KALİTE EL KİTABI


16.06.2014 03 27.06.2016

9/15

KYS ile ilgili güncellemeleri zamanında duyurmak ve çalışanlara aktarmak

Laboratuarları ve diğer tüm birimleri, KYS ve akreditasyon ile ilgili organizasyon ve sorumlulukları hakkında bilgilendirmek.

Fiili durumun programlara uygunluğunu denetlemek ve faaliyetlerin programlara uygun olarak gerçekleşmesi için gerekli önlemleri almak.

Kurumda müşterilerin gereksinimlerine farkındalığın yaygınlaştırılmasını güvence altına almak için Kalite Yönetim Sistemi içinde tanımlanmış olan süreçlere uygun olarak geliştirilen tüm süreçlerin koordinasyonu ve tetkiki ile ilgili faaliyetleri planlamak, koordine etmek ve denetlemek.

Kalite dokümantasyonunun dağıtımı, revizyonu ve imhasının düzenli ve etkili bir şekilde yapılması, yılda bir kez gözden geçirilmesi ve üst yönetim onayına sunulması ile ilgili faaliyetleri planlamak, koordine

etmek ve denetlemek.

Kalite Yönetim Sistemlerinin performansı, iyileştirilmesi ve geliştirilmesi ile ilgili çalışmaların yapılmasını ve sistem performansını olumsuz etkileyen sorunların giderilmesini sağlamak.

Yıllık Yönetimin Gözden Geçirilmesi (YGG) toplantısında sistemin genel durumunun özetlemek, toplantının kayıt altına alınması, kayıtların toplantı katılımcılarına ve konularla ilgili görülen diğer birimlere dağıtılması ile ilgili faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak.

Kurumda başlatılan düzeltici ve önleyici faaliyetleri ve kalite uygunsuzluklarının takip edilmesi ve raporlanarak üst yönetime sunulması ile ilgili faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak.

Kurum içerisinde, müşteri isteklerinin karşılanması ile ürün uygunluğunun sağlanmasına yönelik faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak.

İç tetkiklerin planlanmasını, uygulanmasını koordine etmek ve Dış tetkiklerde kurumu temsil etmek.

Kalite politikasının tüm personel tarafından benimsenmesi ile ilgili çalışmalarda bu politikanın gerekliliklerine uyulmasını sağlamak.

Personelin KYS ile ilgili tüm eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi, eğitimlerin planlanmasını ve uygulanmasını sağlamak.

Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek.

Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

Kalite Yönetim Sorumlusu gerekli olduğu durumlarda rutin veya akredite analizlere katılabilir.

Düzeltici Faaliyet Prosedürü’ne göre yapılan değerlendirme ve sebep analizi sonucunda, uygun olmayan deneyin önemine göre; deneyin durdurulmasına, analiz raporunun geri

çekilmesine, müşterinin bilgilendirilmesine ve deneyin tekrarına KYS ve BB karar verir.

Sorumlu kişi gerekli düzeltici faaliyetleri yapar ve görevlendirilen denetçi tarafından kontrol edilir. Denetçinin BB ve KYS’nu bilgilendirmesi ve birlikte değerlendirmenin yapılmasının ardından BB ve KYS tarafından durdurulan iş başlatılır.

Tanımlanan kalite yönetim sisteminin uygulanması, geliştirilmesi, etkinliğinin ve sürekliliğinin sağlanması, laboratuvar personelinin yaptığı işin kalitesini olumsuz yönde etkileyebilecek her türlü ticari mali ve diğer iç

ve dış baskılardan uzak tutulmasının sağlanması amacı EM tarafından Yönetimin Taahhüdü imzalanmıştır.

Kuruluşumuzda çalışan tüm personel; hizmet verdiği sektörlerin haklarını korumak amacıyla gereken gizlilik ve güvenliği sağlamak için, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu çerçevesinde işlemleri yürütmek zorundadır. Buna ilave olarak; yeterlilik, tarafsızlık, karar verme ve çalışmasıyla ilgili dürüstlüğe olan güveni azaltacak herhangi bir faaliyette bulunmayı önlemek amacı ile tüm personel tarafından Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı imzalanmıştır.

Laboratuvarın hizmet verdiği müşterilerine ait bilgilerin korunması amacı ile analiz sonuç raporları sadece

müşterinin kendisine imza karşılığı elden verilmekte veya beyan ettiği adrese posta yolu ile gönderilmektedir. Acil durumlarda müşterinin beyan ettiği faks numarasına analiz sonuç raporları fakslanmaktadır. Müşteriye elektronik olarak analiz sonuç raporu bildirilmemektedir.


KALİTE EL KİTABI


16.06.2014 03 27.06.2016

10/15

Laboratuvar içi iletişim; BB vasıtasıyla, toplantılarla ve intranet aracılığı ile yapılır.

4.1.6. Yönetimin Taahhüdü

Üst yönetimimiz, tanımlanan kalite yönetim sisteminin uygulanması, geliştirilmesi, etkinliğinin ve sürekliliğinin sağlanması, personelin yaptığı işin kalitesini olumsuz yönde etkileyebilecek her türlü ticari mali ve diğer iç ve dış baskılardan uzak tutulmasının sağlanmasını taahhüt etmektedir. Üst yönetim çalışan

personeli baskı altında bırakacak hiçbir faaliyette bulunmayacağını taahhüt eder. Çalışan personel tarafsız kalamayacağı durumda üst yönetime bilgi verir. Üst yönetim analizin başka bir personel tarafından yapılmasını sağlar.

EM, Yönetimi taahhütlerini ve sorumluluklarını yerine getirmek için aşağıdaki uygulamaları yerine getirmektedir.

Kalite politika ve hedeflerinin oluşturularak tüm çalışanlara duyurması, ve yönetim sisteminin

hedeflerini tanımlayarak bu hedeflere ulaşmak için personelin katkıda bulunmasının sağlanması

Teknik ve idari birim sorumluları ve diğer çalışanların kalite yönetim sistemi içine alınması,

Kuruluşumuz bünyesinde yasal şartların, müşteri isteklerinin anlaşılmasının ve yerine getirilmesinin sağlanması,

Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantıları ile hedeflerin sürekli olarak güncelleştirilmesi,

Ayrıca gerektiğinde; BB’ları ile toplantı yapılarak yürütülen çalışmalar, ileriye yönelik çalışmalar ve talepler ile ilgili olarak toplantı yapılır.

Gerekli kaynakları sağlamak sureti ile, kalite yönetim sisteminin geliştirilmesi, uygulanması ve sürdürülmesi.

Laboratuvar içinde personelin sistemimizde tanımlı dokümanlara sürekli ulaşabilmesinin sağlanması ve personelle yapılan toplantılar ile yönetim sisteminin etkinliğinin sağlanması

Personel ile yapılan bu toplantılarda müşteri ve yasal kamu otorite taleplerinin gerçekleştirilmesinin öneminin personele bildirilmesi

4.1.7. Personel İstihdamı

Kuruluşumuza yapılacak İdari, Teknik, Sağlık ve Yardımcı personel atamaları Personel Genel Müdürlüğü’nün onayı ile yapılmaktadır.

4.1.8. Üst Yönetimin Görev ve Sorumlulukları

Kuruluş üst yönetimi EM, TK’den oluşmaktadır. KYS ise kalite yönetiminden sorumludur. Üst yönetim ve tüm personelin yetki ve sorumlulukları Görev Tanımları’nda (GR01 – GR22) tanımlanmıştır.

4.1.9. Yeni Personel Katılımı

1. Kuruluşumuzda işe yeni başlayan personel, önce ilgili birimlerde çalışacak şekilde rotasyona tabi tutulur ve rotasyon bitiminde, EM tarafından ihtiyaç duyulan bölümde görevlendirilir.

2. Yeni personel gerekli eğitim ve analiz yapma yeterliliği onaylanmadan analizlerde görev alamaz. İlgili BB, tarafından yeni personelin yetkilendirmesi yapılır.

4.1.10 Eğitim Ve Geliştirme Çalışmaları (Faaliyetleri)

1. Personelin eğitimi; Personel Yönetimi Prosedürü çerçevesinde yürütülür. Her yıl sonunda EM, KYS ve BB’larının katılımı ile eğitim ihtiyaçları belirlenir ve GTHB Personel Genel Müdürlüğü’nün

yayınlamış olduğu HİE planına göre yıllık olarak belirlenir.

2. EM, laboratuvar ihtiyaçlarını göz önüne alarak gerekli görülen personeli kendi alanlarıyla ilgili yurtiçi seminer, kurs, panel ve fuarlara katılımını sağlayarak personelin teknolojik gelişmeleri takip etmesi sağlanır ve böylece mesleki bilgisinin geliştirilmesine katkıda bulunur.

3. Personelin Akademik çalışma yapması ve Üniversiteler ile birlikte proje yapılması desteklenir.

4.1.11 Gizlilik ve Güvenlik

Analiz alanlarına giriş kontrol altına alınmıştır. Tüm personel tarafından, Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı

doldurulmuş ve imzalanmıştır.


KALİTE EL KİTABI


16.06.2014 03 27.06.2016

11/15

4.2. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ

4.2.1. Kalite Politikası

TS EN ISO/ IEC 17025 kalite yönetim sisteminin sürekliliğini sağlamak,

İyi eğitim almış, sürekli kendini yenileyen, görev ve sorumluluklarının bilincinde olan, ekip

çalışmasına uygun, aktif ve deneyimli personeller ile çalışmak,

Ulusal ve uluslararası ilişkilerin sürekliliğini sağlayarak yenilikleri takip etmek,

Müşteri ihtiyacına uygun ve kaliteli hizmet vermek ve müşteri memnuniyetinin sürekliliğini sağlamak,

Gizlilik ve tarafsızlık ilkelerine sadık kalarak güvenilir hizmet sunmak,

Ulusal ve uluslararası gelişmeleri yakından takip ederek en modern cihaz ve metotlarla güncel

ihtiyaçlara cevap vermek,

Laboratuvarda yapılan testlerin doğruluğu ve hassasiyetlerinin devamlı kontrolünü yaparak sonuçların güvenilirliği sağlamak,

İş güvenliği ve çevre güvenliğini dikkate alarak çalışma yapılmasını sağlamak

Kalite politikamızdır.

4.2.2. Genel Hedefler:

Her gün gelişmekte olan teknolojiye uygun olarak cihaz ve ekipmanların yenilenmesi,

Koşulların oluşturduğu yeni taleplerle beraber laboratuvarımızda yapılan analiz ve ölçüm yelpazesinin genişletilmesi,

Kuruluşumuz bünyesinde kalibrasyonu yapılan cihazların sayısının arttırılması,

Ulusal ve uluslararası yeterlilik testlerine katılmak,

Eğitimlerle personel bilgisinin artırılması ve güncellenmesi

Yıllık Hedeflerimiz Kalite Politikasını destekleyecek şekilde her yıl Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısında belirlenir.

Yönetimin tam desteğine sahip olan tanımlanmış politika, hedef ve prosedürleri tüm çalışanlar öğrenme ve yerine getirme kararlılığındadır.

4.2.3. Kalite Sisteminin Uygulanması

Kuruluş üst yönetimi kendisine bağlı birimlerin yönetimini ve faaliyetlerin yürütülmesini bu El Kitabında belirtilmiş olan ilgili prosedürlere göre gerçekleştirir ve birim sorumlularının kalite politikasını anladıklarından, uyguladıklarından, desteklediklerinden ve tüm seviyede çalışanlar tarafından anlaşılmasını, uygulanmasını,

desteklenmesini sağlayacak biçimde çalıştıklarından emin olmak durumundadır.

Kalite Yönetim Sisteminin planlanması, izlenmesi ve geliştirilmesi birinci derecede KYB’nin sorumluluğudur.

KYB kalite problemlerinin saptanması, düzeltilmesi için EM’ne istek yapılması ve düzeltme sürecinde gözlem yapılması ve doğrulanmasında gerekli yetkiye sahiptir.

Kuruluşumuzun tüm çalışanları önce KEK’de belirtilen prosedür ve talimatları uygulamak ve geliştirmekle yükümlüdür. Herhangi bir nedenle uygulanamayan prosedür ve/veya talimatlar saptandığında, bu prosedür ve/veya talimatlarda resmi olarak değişiklik talebinde bulunmak her çalışanın görevi ve hakkıdır.

Üst Yönetim iletişim organları ile müşteri memnuniyetinin ve yasal şartların karşılanmasının önemini organizasyonun tamamına bildirir.

Belirlenmiş olan politika ve hedefler zorunlu olup, tüm personel Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu ve talimatlarına uygun olarak çalışmaktadır.

4.2.4. Kalite Sistemini Oluşturan Dokümanlar


KALİTE EL KİTABI


16.06.2014 03 27.06.2016

12/15

KEK ve ilgili bölümlerde atıfta bulunulan diğer dokümanlar Kuruluş Kalite Yönetim Sisteminin temelini oluşturmaktadır.

Kuruluşumuzda kalite; verilen hizmet şeklinin bir parçasıdır. Hizmetin verilmesine ve kalitesine ilişkin sorumluluklar bir bütün olarak değerlendirilir. Kalite ile ilgili olarak; kuruluşta görev alan tüm personelin görev, yetki ve sorumluluk alanları belirlenmiştir.

KYB, TS EN ISO/IEC 17025 standardı gereğince gerekli bütün dokümanların hazırlanması ve kayıtlarının tutulmasından, Kuruluş KEK’in hazırlanmasından, kullanılan tüm dokümanın ilgili personele iletilmesinden ve bu personel tarafından anlaşılır, ulaşılabilir ve uygulanabilir olmasından sorumludur.

4.2.4.1. Kalite El Kitabı (KEK)

KEK; müşteri memnuniyeti ve sürekli gelişim anlayışı çerçevesinde oluşturulan kalite sistemini ve kuruluşun

hedeflerine ulaşabilmesi için kalite yönetim politikası ve hedefleri, kalite sistemi, organizasyon, personel

görev ve yetkileri, çalışma yöntemleri ve dokümantasyon gibi konularla ilgili olan temel bilgileri kapsayan en üst düzeydeki dokümandır.

KEK Kuruluşumuzun kalite sisteminin genel yapısını ortaya koyar. Ayrıca, kuruluşumuzun kalite anlayışını, kalitedeki beklentilerini ve kalite uygulamalarını anlatır. Kalite sistemini oluşturan diğer dokümanlardan Prosedürlere ve Talimatlara atıf yaparak Kalite Sisteminin dokümantasyonunu açıklar.

4.2.4.2. Prosedürler

Prosedürler uygulama alanının, temel işlem basamaklarının, ilgili kayıtların, kayıt yöntemlerinin ve formların

açıklandığı dokümandır. Kalite Sistem uygulamalarının safhalarını, fonksiyonel işlemlerin doğru olarak nasıl yapılacağının ve sürdürüleceğinin detaylarını verir. Gerektiğinde yetki ve sorumlulukları ortaya koyar. Kalite Yönetim Sistemini oluşturan diğer dokümanlar olan kalite planlarına, talimatlara, raporlara, formlara, listelere v.b. atıf yapar.

4.2.4.3. Talimatlar

Talimatlar; prosedürlerin ışığı altında faaliyetin doğru olarak nasıl yapılacağının detay açıklamasını içerir. Metod talimatlarının, cihaz kullanım/bakım ve onarım talimatlarının vb. açıklandığı detay dokümandır.

Talimatlar yapılan işe ve çalışanlara yönelik yazıldığı için, ait oldukları işi basit detaylar ile kolay anlaşılabilecek şekilde açıklar.

4.2.4.4. Destek Dokümanlar

Destek dokümanlar; kalite sisteminin dokümantasyonunda ve kalite kayıtlarının tutulmasında kullanılan raporlar, listeler, formlar vb. dokümanlardır.

4.2.4.5. Dış Kaynaklı Dokümanlar

Dış Kaynaklı Dokümanlar, müşteri tarafından gönderilen dokümanlar, standardlar ve Kuruluşumuzu ilgilendiren yasal mevzuatlardır.

4.4. TALEPLERİN, TEKLİFLERİN VE SÖZLEŞMELERİN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ

4.5 ANALİZLERİN TAŞERONA VERİLMESİ

4.6 SATIN ALMA

4.7 MÜŞTERİYE HİZMET

ZAE’de müşteriye hizmet anlamında analiz hizmeti anlaşılmaktadır. ZAE ’de verilen hizmetin kalitesini ve güvenirliğini artırmak için müşterilerden gelen taleplerin karşılanabilmesini, müşteri memnuniyetini, müşteri anketlerinin değerlendirilmesini ve bunun sonucunda kalite sisteminde gerekli iyileştirmeleri yaparak şikayet sayısını azaltmak için “Müşteriye Hizmet ve Şikayet Prosedürü” ne göre yapılan çalışmaları kapsamaktadır.

ZAE, müşterisine verdiği hizmetlerde açık, tarafsız davranma konularına önem vermektedir.


KALİTE EL KİTABI


16.06.2014 03 27.06.2016

13/15

Müşteriye Hizmet başlığı altında, daha iyi bir hizmet için kurumumuzda Müşteri Memnuniyeti Anketleri, Gizlilik ve Sorumluluk Beyanları kullanılmakta olup, buradan çıkan sonuçlar değerlendirilip gerekli önlem ve düzeltmeler yapılmaktadır.

4.8 ŞİKAYETLER

ZAE’de müşteriye hizmet anlamında analiz hizmeti anlaşılmaktadır. ZAE’de verilen hizmetin kalitesini ve güvenirliğini artırmak için müşterilerden gelen taleplerin karşılanabilmesini, müşteri memnuniyetini, müşteri şikayetlerini değerlendirilmesini ve bunun sonucunda kalite sisteminde gerekli iyileştirmeleri yaparak şikayet sayısını azaltmak için “Müşteriye Hizmet ve Şikayet Prosedürü” ne göre yapılan çalışmaları kapsamaktadır.

Müşteri şikayetleri yazılı ve sözlü olarak yapılabilmektedir. Yazılı şikayetler için Müşteri Şikayet Formu

oluşturulmuştur. Müşterilerden gelen şikayetler, birer iyileşme fırsatı olarak görülmektedir. Yapılan deneyin

kalitesi de dahil ZAE’de verilen her türlü hizmet ile ilgili müşteri itiraz ve şikayetleri EM, BB ve KYS tarafından derhal incelenir ve alınan karar neticesinde oluşturulan görüş müşteriye yazılı olarak iletilir.

Müşteri şikâyetleri ile ilgili tüm bilgiler, dokümanlar ve sonuçları YGG toplantılarında gözden geçirilir. Şikâyetlerle ilgili bütün kayıtlar KYS tarafından muhafaza edilir.

4.9 UYGUN OLMAYAN DENEYİN KONTROLÜ

4.10 SÜREKLİ İYİLEŞTİRME

ZAE’nin, yönetim sisteminin etkinliğini;

Kalite politikası, kalite hedefleri doğrultusunda,

Tetkik sonuçları, düzeltici ve önleyici faaliyetleri, veri analizlerini, şikâyet ve önerileri, müşteri memnuniyeti anket sonuçlarını dikkate alarak,

Yönetimin gözden geçirmesi vasıtasıyla sürekli iyileştirmektedir.

Yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında, tüm bu veriler değerlendirilerek, iyileştirme için gerekli faaliyetler başlatılmakta ve sonuçları değerlendirilmektedir.

Yönetim sistemimiz gelebilecek iyileştirme önerilerine açıktır.

4.11 DÜZELTİCİ FAALİYET

4.12 ÖNLEYİCİ FAALİYET

4.13 KAYITLARIN KONTROLÜ

4.14 İÇ TETKİKLER

4.15 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ

5 TEKNİK ŞARTLAR

5.1 Genel

5.2 Personel Yönetimi

5.3 Yerleşim ve Çevre Şartları

ZAE’de laboratuvarda deney yapılan yerleşim ve çevre koşullarını uygun hale getirerek deney hizmetlerinin doğru bir şekilde yapılmasını sağlamak ve çevre şartlarının deney sonuçlarına olumsuz olarak yansımasını

engellemek maksadıyla kontrollü koşulların oluşturulma amaçlanmaktadır. Laboratuvarların Yerleşim Planları Yerleşim Planı Formunda belirtilmektedir.


KALİTE EL KİTABI


16.06.2014 03 27.06.2016

14/15

Bu amaç doğrultusunda Laboratuvar İş Güvenliği Talimatı ve Kimyasal Maddelerin Tehlike Uyarı İşaretleri, Depolama Güvenlik Önlemleri Talimatı hazırlanmıştır. Laboratuvar şartları Ortam Sıcaklık ve Nispi Rutubet Takip Formu ile günlük olarak izlenmektedir.

5.4 Deney Metotları ve Metodun Geçerli Kılınması

5.5 Cihazlar

ZAE, çalışma kapsamında yer alan deneyleri gerçekleştirmek için gerekli cihaz ve donanımlara sahiptir. ZAE, yapılan analizlerde kontrolü dışında olan bir cihaz kullanmamaktadır.

Cihaz seçiminde aşağıdaki faktörler dikkate alınır:

Uygulanan deney metotlarına uyum,

Ölçüm izlenebilirliğinin mümkün olması,

Türkiye’de bakım servisinin olması,

Kullanım kolaylığı.

Cihazların takibi, Kodlanması, etiketlenmesi, arıza durumunda yapılacak iş ve işlemler detaylı olarak “Cihaz Yönetimi Prosedürü”’nde tanımlanmıştır.

5.6 Ölçümlerin İzlenebilirliği

Laboratuvarımızda kullanılan cihazların kalibrasyonu/performans testleri, alet ve ekipmanların, sarf edilen kimyasal maddelerin işleyişin bütün kademelerinin izlenebilirliğinin sağlanması “İzlenebilirlik Prosedürü”’nde

belirtildiği şekilde uygulanmaktadır.

5.7 Deney Numunelerine Uygulanan İşlemler

ZAE’ne elden veya kargo ile gelen numunelere kabul etme, analiz ücretlerinin tahsili, numunelerin kodlanması, talep edilen analizlere göre ilgili laboratuvar birimlerine gönderilmesi, numunelerin usulüne uygun olarak taşınması, muhafazası ile numunenin imhası ve iadesi işlemleri uygulanmaktadır. Bu işlemlerin tamamı NKP tarafından gerçekleşmekte olup bu işlemlerle ilgili olarak “Numune Yönetimi Prosedürü”

hazırlanmıştır.

5.8 Numune Alma

Müdürlüğümüz tarafından numune alma işlemi yapılmamaktadır.

5.9. Deney Sonuçlarının Kalitesinin Güvencesi

Laboratuvarımızda yapılan analiz listemizdeki tüm deneylere ait sonuçların geçerliliği “Deney Sonuçlarının

Kalitesinin Güvencesi Prosedürü” ne göre izlenmektedir. Bu amaçla “Kalite Kontrol Talimatı (ST07)” hazırlanmıştır.

5.10. Sonuçların Rapor Haline Getirilmesi

Laboratuvarlarımız tarafından analiz edilen numunelerin analiz raporlarının düzenleme işlemleri Rapor Hazırlama Talimatında detaylandırılmıştır.


KALİTE EL KİTABI


16.06.2014 03 27.06.2016

15/15

6. GÜNCELLEŞTİRME DURUMU

HAZIRLAYAN KONTROL EDEN ONAYLAYAN

Dr. Didar SEVİM

Kalite Yönetim Sorumlusu

Dr. Didar SEVİM

Kalite Yönetim Sorumlusu

Dr. Ünal KAYA

Müdür

Documents

1. 2. KISALTMALAR 3. 4.°TE EL...KALİTE EL KİTABI Yayın Tarihi Gün. No Gün. Tarihi 16.06.2014 03 27.06.2016 1/15 İÇİNDEKİLER 1. İÇİNDEKİLER 1 2. KISALTMALAR 2 3. ÖNSÖZ