03-r01 Upravljanje Dokumentacijom Suk

Zdravko Erdeljan Sistem upravljanja kvalitetom UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA SISTEMA KVALITETA

“Problem upravljanja kvalitetom nije u onome što ljudi ne znaju o njemu.

Problem je u onome što misle da znaju” (B. Crosby)

SISTEM UPRAVLJANJA KVALITETOM

UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA

SISTEMA KVALITETA

“Učite! Kada imate odgovor za sve, tada znate da ste prestali da učite”

(B. Crosby)

R01/2009-03-04 1/40

OHSAS 18001

ISO 9001

ISO 14001


Sadržaj:

UVOD 31 ZAHTEVI STANDARDA 42 DOKUMENTI SISTEMA KVALITETA 8

2.1 Svrha i koristi dokumentacije 82.2 Politika i ciljevi kvaliteta 102.4 Poslovnik o kvalitetu 102.4 Dokumentovane procedure 122.5 Radna uputstva 172.6 Obrasci 182.7 Procesi 182.8 Planovi kvaliteta 202.9 Specifikacija 202.10 Eksterna dokumentacija 212.11 Zapisi 21

3 UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA 233.1 Postupanje sa dokumentacijom 233.2 Proces izrade dokumenata 243.3 Čuvanje-arhiviranje 263.4 Unapređenje rada sa dokumentacijom 30

4 PRILOZI 324.1 Zapisi zahtevani standardom ISO 9001 i 14001 324.2 Primer Pravilnika o arhiviranju 334.3 Izvod iz zakona o kulturnim dobrima-arhiviranju 37

4 LITERATURA 39

R01/2009-03-04 2/40


Oni koji ne znaju-neka uče,a oni koji znaju- neka nalaze zadovoljstvo u tome da se podsećaju

UVOD

Zadnjih tridesetak godina dvadesetog veka u svetu i u našem okruženju, pa i u našoj zemlji, došlo je do značajnih promena u shvatanju koncepta kvaliteta uslovljenog korišćenjem naučno-tehnoloških dostignuća u privredi u cilju jačanja konkurentnosti i zadovoljenja sve više probirljivog tržišta.Osnovne karakteristike ovih promena su:primena informacionih tehnologija u razvoju, upravljanju i odlučivanju;razvoj radno intezivnih tehnologija i promene u procesima rada;brze promene u sistemima obrazovanja i primena novih znanja;timski rad i odlučujuća uloga rukovodstvapri čemu se i menjalo shvatanje kvaliteta:

Klasično shvatanje kvaliteta Savremeno shvatanje kvaliteta Kvalitet se obezbeđuje kontrolom predmeta rada u procesima rada u proizvodnji

Kvalitet se obezbeđuje u procesima rada svih funkcija organizacije na relaciji

isporučioci -organizacija-korisnici Kvalitet je određen kontrolisanjem tačnosti, rokova, cena, učinka i pouzdanosti proizvoda

Kvalitet je određen učešćem organizacije na tržištu koje podrazumeva navedena svojstva i zahteva potpuno zadovoljenje korisnika

Kvalitet je problem pojedinačnih prilaza u funkcijama i urganizaci- onim jedinicama organizacije

Kvalitet je rezulta skladnog, integrativnog i me- đusobno uslovljenog dejstva funkcija i organizacionih jedinica organizacije u postupku istovre- menog dejstva isporučioca, izvođača i korisnika

Kvalitet kratkoročnog koncepta postojanje grešaka; naknadne postupke privođenja proizvoda nameni; nepostojanu kontrolu u eksploataciji

Kvalitet zasnovan na: potpunoj primeni standarda; pravovremenom dejstvu sa ciljem sprečavanja stanja u otkazu; postojanom nadzoru proizvoda u eksploataciji

Imajući to u vidu, vlada Republike Srbije je decembra 1992. godine usvojila deklaraciju o kvalitetu, iz koje izdvajamo:U ambijentu konkurentnosti i privatizacije, koju ubrzano gradimo, promene u politici i organizaciji privrede zavise od nas samih. Samo rukovodstvo koje prihvati kvalitet kao posao broj 1 može biti nosilac promene kulture rada i realizator ukupne efikasnosti i uspešnosti preduzeća.Sveobuhvatno uvođenje i unapređenje kvaliteta treba da doprinese ostvarenju ukupnog poboljšanja kvaliteta života ljudi, koji podrazumeva poboljšanje životnog standarda, zaštitu životne sredine kao i zaštitu zdravlja i bezbednostiI danas su aktuelni zahtevi ove deklaracije, kao i izuzetan značaj savremenog koncepta menadžmenta kvaliteta, koji je istovremeno i:

važan integracioni faktor svetskog tržišta; tržišna barijera; ključ za konkurentnost, efikasnost i profitabilnost; nova filozofija kvaliteta

Kada se govori o sistemima upravljanja kvalitetom, moramo znati da on, pored poznatog i široko primenjivanog sistema menadžmenta kvalitetom (SMK)- ISO 9001 obuhvata, između ostalih, i

upravljanje zaštitom životne sredine:ISO 14001, upravljanje zaštitom zdravlja i bezbednošću na rad: OHSAS 18001, sistem bezbednosti hrane:HACCP

Potrebno je naglasiti da svaki od navedenih sistema upravljanja kvalitom organizacije mogu koristiti samostalno, ili u kombinacijama, pri čemu je menadžment sistemom kvaliteta (QMS) najčešće osnovna varijanta.Zbog toga se i praksi sve češće koristi pojam integrisani menadžment kvalitetom (IMS) kao kombinovanu primenu sistema menadžmenta kvalitetom:ISO 9001 sa jednim ili više ostalih sistema upravljanja kvalitetom.

R01/2009-03-04 3/40


Ovaj materijal je namenjen, kako onima koji rade na primeni i uvođenju sistema upravljanja kvalitetom tako i onima koji rade na proveri njegove primene, odnosno da im ukaže na njihovo mesto, obavezama i odgovornostima u sistemu upravljanja kvalitetom

Subotica, 2008-01-15

1 ZAHTEVI STANDARDA

Kada govorimo o dokumentaciji, pogledajmo, kako je to definisano standardima:

Zahtevi standarda JUS ISO/EC-UPUTSTVO 2:2001

Zahtevi standarda SRPS ISO 9000:2007

Zahtevi standarda JUS ISO 14001:2005

Zahtevi standarda JUS ISO/TR 14062:2005

Zahtevi standarda JUS ISO/TR 10013:2002

R01/2009-03-04 4/40

3.7.1 Informacijapodaci od značaja

Procedura(postupak)

utvrđen postupak za obavljanje neke aktivnosti

3.7.3 Specifikacija dokumenat kojim se

iskazuju zahtevi 3.7.2 Dokumenatinformacija i medijum na

kojem se ona nalazi3.7.5 Plan kvaliteta

dokumenat kojim se, za specifični projekat, proizvod,

proces ili ugovor, utvrđuje koje se procedure moraju primenuti,

ko mora da ih primeni i kada

3.7.6 Zapisidokumenat kojim se iska-

zuje dobijeni rezultat ili daju dokazi o izvršenim

aktivnostima

3.7.3 Poslovnik o kvalitetu

dokumenat kojim se definiše sistem

menadžmenta kvalitetom organizacije

3.4 Dokumenatinformacija i medijum na

kojem se ona nalazi

3.19 Procedura(postupak)

utvrđeni način za obavljanje neke aktivnosti

ili procesa

3.20 Zapisdokumenat kojim se iska-

zuje dobijeni rezultat ili daju dokazi o izvršenim

aktivnostima

3.1 Processkup međusobno povezanih ili međusobno delujućih aktivnosti

koji pretvara ulazne elemente u izlazne

3.1 Normativni dokumenatDokumenat kojim se određuju pravila, smernice ili karakteristike za aktivnosti ili njihove rezultate:Termin normativni dokumenat je opšti pojam, koji obuhvata dokumente kao što su standardi, tehničke specifikacije, pravila dobre prakse i propisi.Pod dokumentom podarzumeva se svaki nosilac informacije, zapisane u ili na njemuTermini za različite vrste normativnih dokumenata definisani su tako da se odnose na dokumenat i njegov sadržaj kao jedinstveni entitet


Slika 1-1: pojmovi koji se odnose na dokumentaciju prema zahtevima standarda Dokumentacija omogućava saopštavanje o namerama i doslednost akcije. Njenim korišćenjem obezbeđuje se : ostvarivanje usaglašenosti sa zahtevima korisnika i poboljšavanje kvaliteta, ponovljivost i sledljivosti, uspostavljanje jasnih i efikasnih okvira za rad, efikasnost u praćenju bitnih tokova u organizaciji, uzajamno razumevanje između rukovodstva i zaposlenih, stvaranje osnove za obuku novozaposlenih, kao i dopunsko obrazovanje zaposlenih, stvaranje objektivnog dokaza, vrednovanje efektivnosti i stalne pogodnosti sistema upravljanja kvalitetom, prikazivanje zainteresovanim stranama mogućnosti organizacijei treba da odgovori na jedno od pitanja (slika 1-2):

SE TO RADI

Slika 1-2: korišćenje dokumentacije

Dokumentacija može biti u bilo kom obliku, ili na bilo kom tipu medijuma, koji odgovara potrebama organizacije kao što su: papir, magnetski medij, elektronski ili optički kompjuterski disk, fotografija, uporedni uzorak

Pogledajmo, kada je u pitanju upravljanje dokumentacijom, zahteve standarda JUS ISO 9001

R01/2009-03-04 5/40

ko? šta ? kako? zašto?gde? koliko?kada ?

3.1 Radna uputstvadetaljan opis o tome kako izvršiti i zabeležiti zadatke i mogu, ali ne

moraju biti dokumentovana

3.2 ObrazacDokumenat koji se koriste da se zapišu podaci koji se zahtevaju u sustemu menadžmenta kvalitetom.Obrazac postaje zapis kada se u njega unesu podaci


4.2 Zahtevi koji se odnose na dokumentaciju4.2.1Opšte odredbe

Dokumentacija sistema menadžmenta kvalitetom mora da sadrži: dokumentovane izjave o politici kvaliteta i ciljevima kvaliteta; poslovnik o kvalitetu; dokumentovane procedure i zapise koji se zahtevaju ovim međunarodnim standardom; dokumente, uključujući i zapise, koje je organizacija utvrdila kao neophodne da bi

osigurala efektivno planiranje i izvođenje svojih procesa, i upravljanje tim procesima i

NAPOMENA 1 Kada se, u ovom međunarodnom standardu, pojavljuje termin "dokumentovana procedura", on podrazumeva da je procedura ustanovljena, dokumentovana, da se primenjuje i da se održava. Jedan dokumenat se može odnositi na zahteve za jednu ili više procedura. Zahtev za nekom dokumentovanom procedurom može se obuhvatiti sa više dokumenataNAPOMENA 2 Obim dokumentacije sistema menadžmenta kvalitetom može se razlikovati od organizacije do organizacije zbog: veličine organizacije i vrste aktivnosti, složenosti procesa i njihovog međusobnog delovanja i osposobljenosti osoblja.NAPOMENA 3 Dokumentacija može biti u bilo kom obliku ili na bilo kom tipu medijuma..

JUS ISO 9004

4.2 Dokumentacija

Rukovodstvo mora da definiše dokumentaciju, uključujući odgovarajuće zapise, koji su potrebni da se uspostavi, primenjuje i održava sistem menadžmenta kvalitetom i da se podrži efektivno i efikasno funkcionisanje procesa u organizaciji.Priroda i obim dokumentacije treba da zadovolje ugovorne, zahteve propisa i ostalih normativnih dokumenata, kao i potrebe i očekivanja korisnika i ostalih zainteresovanih strana, i treba da su prilagođeni organizaciji. Dokumentacija može da bude u bilo kom obliku ili na bilo kom medijumu koji odgovaraju potrebama organizacije.Da bi se obezbedila dokumentacija koja zadovoljava potrebe i očekivanja zainteresovanih strana, rukovodstvo treba da uzme u obzir odgovarajuće:- ugovorne zahteve od korisnika i ostalih zainteresovanih strana;- međunarodne, nacionalne, regionalne i granske standarde;- odgovarajuće zahteve propisa i ostalih normativnih dokumenata;- odluke organizacije;- izvore eksternih informacija koje su važne za razvoj osposobljenosti organizacije i- informacije o potrebama i očekivanjima zainteresovanih strana.Treba vrednovati izradu i korišćenje dokumentacije i upravljanje njome, sa stanovišta efektivnosti i efikasnosti organizacije u odnosu na kriterijume kao što su:- funkcionalnost (kao što je brzina odvijanja procesa);- prilagođenost korisniku;- potrebni resursi;- politika i ciljevi;- tekući i budući zahtevi koji se odnose na menadžment znanjem;- poređenje1 sa konkurentskim dokumentacionim sistemima i- interfejs koji imaju korisnici organizacije, njeni isporučioci i ostale zainteresovane strane.Za osoblje u organizaciji i za ostale zainteresovane strane treba da se obezbedi pristup dokumentaciji, zasnovan na politici komuniciranja u organizaciji.

JUS ISO14001

1

R01/2009-03-04 6/40


4.4.4 DokumentacijaDokumentacija sistema upravljanja zaštitom životne sredine mora da sadrži: politiku, opšte i posebne ciljeve zaštite životne sredine; opis predmeta i područje primene sistema upravljanja zaštitom životne sredine; opis osnovnih elemenata sistema zaštite životne sredine, njihovo međusobno delovanje i

upućivanje na odgovarajuću dokumentaciju; dokumenta, uključujući i zapise, koje zahteva ovaj međunarodni standard; dokumenta, uključujući i zapise, za koje je organizacija utvrdila da su joj potrebni za

obezbeđenje efektivnog planiranja, izvođenja i kontrole procesa, a koji su povezani sa značajnim aspektimma životne sredine.

OHSAS 18001

4.4.4 DokumentacijaOrganizacija mora da uspostavi i održava informacije na pogodnom medijumu kao što su papir ili elektronski medijum, koje: opisuju ključne elemente sistema upravljanja i njihove interakcije i obezbeđuje vezu sa odgovarajućom dokumentacijom

Napomena: važno je da dokumentacija bude na minimumu koji obezbeđuje efektivnost i efikasnost

Dokumenti treba da zadovolje ugovorne zahteve, zahteve propisa i ostalih normativnih akata, kao i očekivanja zainteresovanih strana. Rukovodstvo treba da uzme u obzir: ugovorne zahteve korisnika i zainteresovanih strana, međunarodne, nacionalne i regionalne standarde, zahteve propisa i normativnih akata, odluke organizacije, izvor eksternih informacija važne za razvoj i osposobljenost organizacije, informacije o potrebama i očekivanjima zainteresovanih strana.

Dobro osmišljena i primenjivanja dokumentacija: je svojevrstan vodič kroz dati sistem upravljanja kvalitetom, služi kao dokaz o ispunjavanju zahteva usvojenog i primenjivanog sistema upravljanja

kvalitetom.

Na osnovu prednjeg, dokumentovani sistem organizacije prikazan je slikom 1-3

Slika 1-3: prikaz dokumentovanog sistema organizacije

Prema zahtevima ISO 900:2001 u sistemu upravljanja kvalitetom koriste se sledeći tipovi dokumenata:1. dokumenti koji daju usklađene informacije, interno i eksterno, o sistemu upravljanja kvalitetom

organizacije. Ovakvi dokumenti nazivaju se poslovnicima o kvalitetu;

R01/2009-03-04 7/40

EKSTERNA

DOKUMENTOVAN SISTEMORGANIZACIJE

DOKUMENTANORMATIVNA DOKUMENTA

INTERNAZAKONSKA REGULATIVA

STANDARDI


2. dokumenti koji opisuju kako se sistem kvaliteta primenjuje za specifičan proizvod, projekat ili ugovor. Ovakvi dokumenti zovu se planovi kvaliteta;

3. dokumenti koji sadrže zahteve. Ovakvi dokumenti nazivaju se specifikacije;4. dokumenti koji sadrže preporuke ili sugestije. Ovakvi dokumenti nazivaju se uputstva;5. dokumenti koji daju informacije o tome kako se dosledno obavljaju aktivnosti i proces. Ovakvi

dokumenti mogu da obuhvate dokumentovane procedure, radna uputstva i crteže;6. dokumenti koji daju objektivne dokaze o izvršenim aktivnostima ili ostvarenim rezultatima;

ovakvi dokumenti nazivaju se zapisi.

Organizacija ima slobodu u načinu dokumentovanja svog sistema upravljanja kvalietom. Pri čemu treba da izradi onoliko dokumenata koliko je potrebno da pokaže efektivno planiranje, rad upravljanje i stalno poboljšavanje svog sistema upravljanja kvalitetom. Obim, izrada, korišćenje i upravljanje dokumentacijom zavisi od činilaca kao što su: tip i veličina organizacije kao i vrste aktivnosti, složenost procesa i njihovog međusobnog delovanjam, odgovarajući propisani zahtevi i zahtevi korisnika, osposobljenost osoblja, složenost proizvoda, stepen do kojeg neophodno prikazati ispunjenost zahteva sistema kvalitetapri čemu zrada dokumentacije ne treba da bude sama sebi cilj, nego treba da bude aktivnost podržava sistem upravljanja kvalitetom

2 DOKUMENTI SISTEMA KVALITETA

2.1 SVRHA I KORISTI DOKUMENTACIJE

Svrha i koristi dokumentacij sistema upravljanja kvalitetom organizacije ogleda se, pored ostalog i u sledećem:

2.1.1 U okvirima organizacije

opisivanje sistema upravljanja kvalitetom obezbeđivanje uzajamnog razumevanja između zaposlenih i rukovodstva stvaranje osnove za red i sklad u organizaciji, stvaranje jasnog i efikasnog okvira za rad, kazivanje kako stvari treba da se rad, da bi se ispunili postavljeni zahtevi, obezbeđenje usklađenosti u radu koji se zasniva na dokumentovanim procesima, pomaganje zaposlenim da razumeju svoju ulogu u organizaciji povećavanjem njihovog

osećaja o svrsi i važnosti njihovog rada, stvaranje osnove za obuku novozaposlenih i periodičnu ponovnu obuku zaposlenih, obezbeđivanje objektivnih dokaza da su ispunjeni postavljeni zahtevi, stvaranje osnove za neprekidno poboljšavanje, obezbeđivanje osnove za proveravanje sistema upravljanja kalitetom i za vrednovanje

efektivnosti sistema upravljanja kvalitetom

2.1.2 U okvirima van organizacije

prikazivanje zainteresovanim stranama mogućnosti organizacije stvaranje poverenje korisnika zasnovano na dokumentovanom sistemu obezbeđenje jasnog okvira za zahteve isporučiocima

Zahtevi za dokumentima kvaliteta u zaisnosti od zahteva standarda prikazani su tabelom 2-1

Tabela 2-1: uporedni pregled zahteva za dokumentima kvaliteta

R01/2009-03-04 8/40


ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001politika i ciljevi kvaliteta politika, opšti i posebni ciljevi

zaštite životne sredinepolitika zaštite zdravlja i

bezbednosti na raduposlovnik o kvalitetu;procedure Postupke (procedure) Procedure radna uputstvadokumenta potrebna organizaciji da osigura efektivno planiranje i izvođenje svojih procesa i upravljanje tim procesima, uk- ljučujući i zapise

Dokumenta: informacije o zna- čanim aspektima životne sredine uključujući i zapise, koje zahteva ovaj standard

dokumenta, uključujući i zapise, koje zahteva ovaj standard

zakonski i drugi zahtevi u oblasti zaštite životne sredine koji su za nju primenljivi.

zakonski i drugi zahtevi u oblasti zaštite zdravlja i bezbednosti na radu koji su za nju pri-menljivi.

Svaki od navedenih standarda može se samostalno primenuti, ali se omogućava organizaciji koja istovremeno primenjije više ovih standarda da ih poveže ili integriše u svoj integrisani sistem upravljanja kvalitetom. Kako su zahtevi sistema upravljanja kvalitetom u skladu sa zahtevima ISO 9001, osnovna podloga kod primene ostalih standarda kvaliteta, kao i to da su zahtevi za dokumentovanjem sistema upravljanja kvalitetom najkompleksnije rešeni navedenim standardom, to će se u nastavku glavni akcent staviti na dokumentovanje u skladu sa zahtevima ovog standarda

Iz tabele 2-1 vidljivo je da dokumentacija sistema upravljanja kvalitetom najčešće obuhvata:a) politiku i ciljeve kvaliteta,b) poslovnik o kvalitetu,c) dokumentovane procedure,d) radna uputstva,e) obrasce,f) planove kvaliteta,g) specifikacije,h) eksterne dokumente,i) zapise

Sva ova dokumenta nemaju jednaku važnost, pa je njihova hijerarhija u sistemu menadž- menta kvalitetom prema standardu ISO/TR 10013:2001 prikazana je na slici 2-1.

Nivo A Nivo B Nivo C Napomena: obrasci se mogu koristiti na svim nivoima hijerharhije

slika 2-1: hijerarhija dokumenata sistema kvaliteta Potrebno je naglasiti da broj nivoa dokumenata organizacija može podesiti u cilju zadovoljenja svojih potreba. Međusobne veze dokumenata sistema kvaliteta prikazane su na slici 2-2

R01/2009-03-04 9/40

PRIRUČNIKSISTEMA

PRIRUČNIK,POLITIKA

A-POSLOVNIK O KVALITETU-opisije sistem menadžmenta kvalitetom u skladu sa utvrđenom politikom kvaliteta

B-PROCEDURE- opisuju međusobno povezane procese i aktivnosti koji se zahtevaju radi primene sistema menadžmenta kvalitetom

C-RADNA UPUTSTVA I OSTALI DOKUMENTI-sastoji se od detaljnih radnih dokumenata.


slika 2-2: Međusobne veze dokumenata sistema kvaliteta

Svrha i koristi dokumentacije kvaliteta za jednu organizaciju, između ostalog, uključuju: opisivanje QMS organizacije, obezbeđenje informacija korisnicima da bi se bolje razumeli međusobni odnosi, odnosno

zaposlenima da bolje razumeju svoju ulogu u organizaciji, kao i razumevanja između rukovodstva i zaposlenih,

obezbeđivanje osnove za očekivanja od izvršenog posla, odnosno upućivanje na to kako stvari treba da se rade, da bi se ispunili postavljeni zahtevi i obezbeđenje objektivnih dokaza da su ti zahtevi ispunjeni,

prikazivanje zainteresovanim stranama mogućnosti organizacije i stvaranje poverenja korisnika zasnovano na dokumentovanim sisemima,

stvaranje osnove za obuku novo zaposlenih i periodičnu proveru zaposlenih, stvaranje osnove za red i sklad u organizaciji, kao i neprekidna poboljšavanja i obezbeđivanje

osnove za vrednovanje efektivnosti i stalne pogodnosti SMK

Dokumentacija sistema upravljanja može biti na bilo kom medijumu (papir, elektronski medij)Potrebno je naglasiti prednosti primene elektronskog medijima kao što su: odgovarajuće osoblje ima pristup istim ažurnim informacijama u svakom trenutku, jednostavan pristup, lako se prave izmene i nima se lako upravlja, distribucija je trenutna i lako se njome upravlja sa mogućnošću štampanja kopija napapiru, postoji pristup dokumentima sa udaljenih lokacija, povlačenje zastarelih dokumenata je jednostavno i efektno

2.2 POLITIKA I CILJEVI KVALITETA

Politiku i ciljevi kvaliteta dokumentovati u posebnom dokumentu i/ili uključiti ih u Poslovnik o kvalitetu

2.3 POSLOVNIK O KVALITETU

R01/2009-03-04 10/40

POLITIKAI

PRAKSA

OPERATIVNE PROCEDURE

KONTROLNE PROCEDURE

UPUTSTVASTANDARDI

PLANOVISPECIFIKACIJEPRIRUČNICIINSTRUKCIJE

INDUSTRIJSKI STANDARDI

ZAPISI

IZVEDENADOKUMENTA

BAZE PODATAKA

CRTEŽI

RADNA UPUTSTVA(INSTRUKCIJE)

IZVEŠTAJINACIONALNISTANDARDI

MEĐUNARODNI STANDARDI

REFERENTNADOKUMENTA


ISO 90014.2.2

Poslovnik o kvalitetu:Organizacija mora da ustanovi i održava poslovnik o kvalitetu, koji obuhvata: predmet i područje primene sistema menadžmenta kvalitetom, uključujući

detalje o svim izostavljanjima i obrazloženje za ta izostavljanja (videti 1.2);

dokumentovane procedure utvrđene za sistem menadžmenta kvalitetom ili pozivanje na njih i

opis međusobnog delovanja procesa sistema menadžmenta kvalitetom.

Poslovnik o kvalitetu je karakterističan za svaku organizaciju i treba da se sastoji, ili odnosi na dokumentovane postupke sistema menadžmenta kvalitetom namenjene za planiranje i upravljanje aktivnostima koje utuču na kvalitet u organizaciji i treba da obuhvati sve primenljive elemente standarda sistema menadžmenta kvalitetom, kao obrazloženja o izostavljenim zahtevima postavljenih standardom ISO 9001.Poslovnik je prvi dokumenat koji se gleda prilikom provera, pa je stoga važan i njegov izgled, a kako se može dostavljati i poslovnim partnerima, ne treba da sadži poverljive informacije. U zavisnosti od veličine, kod malih organizacija poslovnik može obuhvatiti sve procedure zahtevane standardom ISO 9001, u skladu sa zahtevima stndarda ISO/TR 10013, dok je velikim organizacijama , ponekad potrebno i nekoliko poslovnika.

Dokumentovani postupci koji se odnose na sistem upravljanja kvalitetom koji su neophodni za odgovarajuću kontrolu aktivnosti, treba da budu dodati poslovniku o kvalitetu ili se mora pozvati na njih, zavisno od potreba.

Poslovnici o kvalitetu mogu uključivati, ali se ne ograničavaju na sledeće: sprovođenje politke kvaliteta organizacije, postupaka i zahteva, opisivanje i primenjivanje efektivnog sistema kvaliteta, poboljšavanje kontrole u praksi i olakšavanje aktivnosti obezbeđenja, stvaranje dokumentovane baze za proveravanje sistema menadžmenta kvalitetom, ostvarivanje kontinuiteta sistema menadžmenta kvalitetom i njegovih zahteva kod

promenljivih okolnosti, obučavanje osoblja o zahtevima sistema upravljanja kvalitetom i metodama usaglašavanja, pokazivanje usaglašenosti sistema menadžmenta kvalitetom u ugovorenim situacijama

2.3.1 Izrada poslovnika o kvalitetu

U principu, poslovnik o kvalitetu treba da sadrži: politiku, viziju, strategiju i ciljeve kvaliteta, strukturu organizacije, uključujući odgovornosti, predmet i područje primene sistema upravljanja kvalitetom, uključujući detalje o svim

izostavljanjima i obrazloženje za ta izostavljanja, dokumentovane procedure utvrđene za sistem upravljanja kvalitetom ili pozivanje na njih opis međusobnog delovanja procesa sistema upravljanja kvalitetom, opis sistema kvaliteta, uključujući sve elemente i odredbe koje formiraju poslovnik, praksu organizacije u oblasti kvaliteta, strukturu i distribuciju dokumenata sistema kvaliteta Gde god je pogodno, da bi se izbegao nepotreban obim dokumenata, treba uneti referensu postojećih poznatih standarda ili dokumenata koji su raspoloživi korisniku poslovnika o kvalitetu.

Poslovnik o kvalitetu treba normalno da sadrži sledeće:

Naslov, predmet i područje primeneNaslov i predmet poslovnika o kvalitetu treba da definiše organizaciju u kojoj će se poslovnik primenjivati i treba da definiše primenu elemenata sistema menadžmenta kvalitetom.

Sadržaj

R01/2009-03-04 11/40


Sadržaj poslovnika o kvalitetu treba da pokaže naslov odeljaka i kako se oni mogu na jasan i pregledan način naći. Preporućljivo je da tačke 4-5 sadržaja odgovaraju tačkama 4-5 standarda ISO 9001

Uvodne stranice o organizacijiUvodne stranice o organizaciji u poslovniku o kvalitetu treba da daju opšte informacije o organizaciji: naziv organizacije i vrsta posla, položaj i lokacija, istorijat i sl. kao i informaciju o samom poslovniku koja treba da obuhvati: važeće izdanje, datum izdanja i identifikaciju dodatnih sadržaja, kratak opis kako se vrši revizija i održavanje poslovnika o kvalitetu, ko pregleda sadržaj

poslovnika, ko je ovlašćen da odobri poslovnik o kvalitetu i ko je ovlašćen da ga overi i kratak opis dokumentovanih postupaka korišćenih za identifikovanje i kontrolisanje

raspodeljivanja poslovnika o kvalitetu, da li treba ili ne treba da sadži poverljive informacije, da li se koristi samo za interne svrhe organizacije ili se može staviti na raspolaganje izvan organizacije

Politika i ciljevi kvalitetaU ovom odeljku treba izložiti politiku i ciljeve kvaliteta organizacije, opisati kako da se politika kvaliteta učini poznatom i razumljivom za sve zaposlene i kako da se ona sprovodi i održava na svim nivoima. U politiku kvaliteta treba uključiti opredeljenost za usklađivanje sa zahtevima i za stalno poboljšavanje efektivnosti sistema menadžmenta kvalitetom..

Pozivanja:Poslovnik o kvalitetu treba da sadži spisak na koje se poslovnik poziva, a koji se sadrže u njemu

Opis organizacije, odgovornosti i ovlašćenjaDati opis najvišeg nivoa strukture organizacije. Može se uključiti i organizacijski dijagram koji pokazuje odgovornosti, ovlašćenja i strukturu međusobnih odnosa, kao i detalje o odgovornostima, ovlašćenjima i hijerarhiju svih funkcija koje upravljaju, obavljaju i verifikuju posao koji utiče na kvalitet.

Elementi sistema kvalitetaOpisati sve primenljive elemente sistema menadžmenta kvalitetom. Opis treba da se podeli u logične odeljke što se može postići pozivanjem na odgovarajuće zahteve standarda. Preporučuje se da, kad je to primenljivo, opis elemenata sistema menadžmenta kvalitetom bude po redosledu sličan onom u odabranom standardu.

DefinicijeAko su definicije neophodne, obično dolaze odmah posle odeljka “predmet i područje primene.”Iako se preporučije korišćenje standardnih definicija i termina koji su navedeni u poznatim terminološkim dokumentima u oblasti sistema menadžmenta kvalitetom, (ISO 9000), ovaj odeljak treba da sadrži definicije termina i pojmova koji se jedinstveno koriste i koji mogu imati različito značenje za različite ljude ili specifično značenje za specifične sektore poslova.

DodaciMogu se uključiti dodaci sa informacijama koje dopunjavaju poslovnik

Kada je u pitanju zahtevi standarda ISO 14001,on ne postavlja zahteve za izradom poslovnika o kvalitetu, ali se standardom ISO 14004.tačk 4.4.4 postavlja mogućnost organizaciji da može iza- brati da sakupi informacije u obliku priručnika,koji obuhvata pregled iIi sadržaj sistema upravljanja zaštitom životne sredine i može obezbediti smer za dokumentaciju koja se na njega odnosi. Struktura bilo kog takvog priručnika sistema upravljanja zaštitom životne sredine ne treba da prati strukturu zahteva ISO 14001 iIi bilo kog drugog standarda

R01/2009-03-04 12/40


2.4 DOKUMENTOVANE PROCEDURE

Pogledajmo najpre šta traži standard

ISO 90014.2.3

Upravljanje dokumentima:Dokumentima koje zahteva sistem menadžmenta kvalitetom mora se upravljati. Zapisi su poseban tip dokumenata i njima se mora upravljati po zahtevima datim u 4.2.4MORA se uspostaviti dokumentovana procedura kojom se definiše upravljanje neophodno radi: odobravanja adekvatnosti dokumenta pre nego što se izdaju; preispitivanja i ažuriranja, ako je potrebno, i ponovnog potvrđivanja

dokumenta; osiguravanja da su identifikovane izmene i da je identifikovan važeći status

revizije dokumenta; osiguravanja da su relevantne verzije dokumenata koji se primenjuju raspoložive

na svakom mestu korišćenja; osiguravanja da su dokumenti uvek čitki i laki za identifikovanje; osiguravanje da se identifikuju dokumenti eksternog porekla i da se upravlja

njihovom distribucijom: sprečavanje neželjene upotrebe zastarelih dokumenata i omogućavanja njihove

odgovarajuće identifikacije ako su zadržani iz bilo kog razloga.

Polazeći od toga da su procedure: utvrđeni načini za obavljanje neke aktivnosti ili procesa, iskazi koji specificiraju svrhu i obim aktivnosti radi ispunjavanja zahteva korisnika, da definišu kako se izvršavaju, kontrolišu i zapisuju aktivnosti

one trebaju biti u skladu sa organizacijom, pristupačne, razumljive od strane onih koji sa njima rukuju.

Organizacija treba da uspostavi dokumentovanu proceduru, kojom se definiše:

odobravanje adekvatnosti dokumenata, pre nego što se izdaju, preispitivanje i ažuriranje, ako je potrebno, i ponovno potvrđivanje dokumenata, osiguranje da su identifikovane izmene i da je identifikovan važeći status revizije

dokumenata, osiguranje da su relevantne verzije dokumenata, koji se primenjuju, raspoložive na svakom

mestu korišćenja, osiguranje da su dokumenti uvek čitki i laki za identifikovanje.

Dokumentovane procedure se mogu pozivati na radna uputstva koja definišu kako se neka aktivnost obavlja. U principu, procedure opisuju aktivnosti koje povezuju različite funkcije, dok se radna uputstva primenjuju na zadatke u okviru jedne funkcije.

2.4.1 Sadržaj procedure zavisi od :

složenosti procesa i njihovog međusobnog delovanja, odgovarajuće propisanih zahteva i zahteva korisnika, složenosti proizvoda i osposobljenosti osoblja, stepena do kojeg neophodno prikazati ispunjenost zahteva sistema kvaliteta

i mogla bi imati sledeći sadržaj:

1. Naziv i svrhu-jasno identifikovanje procedure i njenu svrhu;2. Predmet i područje primene- opis i područje primene;

R01/2009-03-04 13/40


3. Odgovornost i ovlašćenja- definisati odgovornosti i ovlašćenja ljudi i/ili organizacione funkcije, kao i njihove međusobne veze, što se može opisati u dijagramu toka ili u opisu aktivnost;

4. Definicije i skraćenice-karakteristične definicije i skraćenosti specifične za proceduru;5. Opis aktivnosti- nivo detalja zavisi od složenosti aktivnosti, metoda, znanja i obučenosti

korisnika i treba da obuhvati:- definisanje potrebe organizacije, njenij korisnika i isporučilaca,- opis aktivnosti i upravljanja procesom ili identifikovanih aktivnosti pomoću teksta i/ili

dijagrama toka,- opis: zašto, kada, gde, kako, šta i ko, ili koja organizaciona funkcija, treba da to uradi,- definisanje ulaznih i izlaznih elemenata ,- definisanje neophodnih resursa za obavljanje aktivnosti (osoblje i njihova obuka, oprema i

materijali),- definisanje odgovarajuće dokumentacije koje se odnose na navedene aktivnosti;

6. Zapisi- definisati zapise koji proizilaze iz aktivnosti, pri čemu, ako je potrebno, definsati obrasce koji će se koristiti kao zapisi. Potrebno je propisati način odlaganja i čuvanja zapisa:

7. Prilozi- mogu biti: tabele, grafikoni, razni pregledi i obrasci

Standardom ISO 9001 traži se izrada minimalno šest procedura prikazanih u tabeli 2-2 (sa uporednim pregledom tačaka standarda na koje se odnose)

Tabela 2.2 pregled obaveznih procedura

R.br NAZIV StandardISO 9001

1 Upravljanje dokumentima sistema menadžmenta kvalitetom 4.2.32 Upravljanje zapisima 4.2.43 Interne provere 8.2.24 Upravljanje neusaglašenim proizvodom 8.35 Korektivne mere 8.5.26 Preventivne mere 8.5.3

U zavisnosti od veličine i potreba, organizacija može da formira i primenjuje i druge oblike procedura kao što je prikazano tabelom 2-3

Tabela 2.3:pregled preporučljivih procedura prema zahtevima JUS ISO 9001:200

NAZIV standard ISO 9001

Planiranje kvaliteta 5.4.2Unutrašnja komunikacija 5.5.3Preispitivanje od strane rukovodstva 5.6Upravljanje resursima 6Procesi realizacije proizvoda (toliko procedura koliko ima procesa koji su neophodni da bi zahtevi korisnika bili identifikovani i potom pretvoreni u proizvod ili uslugu)

7.1, 4.2, 7.5.1

Utvrđivanje zahteva, potreba i očekivanja korisniika 7.2.1, 5.2Preispitivanje zahteva za proizvod 7.2.2Komunikacija sa korisnikom 7.2.3Projektovanje i razvoj proizvoda (obuhvatiti sve primenljive zahteve iz 7.3.1-7.3.7: umesto jedne može više procedura

7.3.1, 7.3.7

Nabavka (obuhvatiti proces nabavke (7.4.1), informacije o nabavci (7.4.2) i verifikaciju nabavljenog proizvoda (7.4.3)

7.4.1, 7.4.2, 7.4.3

Ocenjivanje i izbor isporučilaca 7.4.1Validacija specijalnih procesa (onoliko procedura koliko ima specijalnih procesa u organizaciji)

7.5.2

Identifikacija i sledljivost (posebna procedura ili rešiti u okviru procesa realizacije proizvoda)

7.5.3

R01/2009-03-04 14/40


Svojina korisnika 7.5.4Upravljanje uređajima za praćenje i merenje 7.6Identifikacija, rukovanje, pakovanje, skladištenje i zaštita proizvoda 7.5.5Praćenje informacija o zadovoljstvu korisnika (uključujući i reklamacije korisnika)

8.2.1, 1.1

Praćenje i merenje procesa (može da obuhvati metode praćenja i merenja procesa sistema menadžmenta kvalitetom)

8.2.3

Praćenje i merenje proizvoda (može da obuhvati prijemno kontrolisanje i ispitivanje, kontrolisanje i ispitivanje u toku procesa i završno kontrolisanje i ispitivanje

8.2.4

Planiranje neprekidnog poboljšavanja 8.5.1

U Terminima standarda ISO 14001 deklariše se Procedura-postupak kao utvrđen načina za obavljanje neke aktivnosti ili procesa

Kada su u pitanju postupci (procedure) zaštite životne sredine, standardom ISO 14001 se traži-(tabela 2-4)

Tabrla 2.4: pregled procedura-postupaka zahtevanih JUS ISO 14001

NAZIV standard ISO 14001

Aspekti životne sredineOrganizacija mora da uspostavi, primeni i održava postupke za identifikaciju aspektata životne sredine svojih aktivnosti, proizvoda i usluga

4.3.1

Zakonski i drugi aspektiOrganizacija mora da uspostavi, primeni i održava postupke za identifikaciju i pristup odgovarajućim zakonskim i drugim zahtevima sa kojima se ona saglasila, a koji se odnose na aspekte životne sredine,

4.3.2

Osposobljenost, obuka i svestOrganizacija mora da uspostavi ,primeni i održava postupke kojima se obezbeđuje da su osobe koje rade za nju ili u njenu korist svesne znača-ja usaglašenosti sa politikom zaštite životne sredine i sa odgovarajućim posupcima, kao i sa zahtevima sistema upravljanja zaštitom životne sredine

4.4.2

KomunikacijaUvažavajući aspekte životne sredine i sistem upravljanja zaštitom životne sredine, organizacija mora da uspostavi, primeni i održava postupke vezane za internu komunikaciju između tazličitih nivoa i finkcija u organiza –organizaciji i prijem i dokumentacionu obradu odgovarajućih saopštenja koja stižu iz eksternih zainteresovanih strana i odgovor na ta saopštenja

4.4.3

Kontrola dokumentacijeOrganizacija mora da uspostavi , primeni i održava postupke neophodne za upravljanje dokumentacijom

4.4.5

Pripravnost reagovanja u vanrednim situacijama i odgovore na njihOrganizacija mora da uspostavi, primeni i održava postupke za identifi -kaciju mogućih vanrednih situacija i mogućih udesa koji mogu imati uticj na životnu sredinu, kao i načine odgovora na njihOrganizacija mora da odgovori na postojeće vanredne situacije i udese i mora da utvrdi postupke kojima bi se sprečili mogući uticaju na životnu sredinu

4.4.7

Praćenje i merenjeOrganizacija mora da uspostavi, pimeni i održava redovne postupke praćenja i merenja ključnih karakteristika svojih operacija koje mogu da imaju značajn uticaj na životnu sredinu. sredine.

4.5.1

R01/2009-03-04 15/40


Vrednovanje usaglašenostiU skladu sa svojom posvećenošću usaglašenosti, organizacija mora da uspostavi, primeni i održava postupke za periodično vrednovanje usa- glašenosti sa odgovarajućim zakonskim propisima)

4.5.2

Neusaglašenost, korektivne mere i preventivne mere Organizacija mora da uspostavi, primeni i održava postupke koji se odnose na stvarne i moguće neusaglašenosti i preduzimanje korektivnih i preventivnih mera.

4.5.3

Kontrola zapisaOrganizacija mora da uspostavi, primeni i održava postupak za identifi -kaciju, skladištenje, zaštitu, pretraživanje, čuvanje i odbacivanje zapisa.

4.5.4

A Kada su u pitanju procedure upravljanja zaštitom zdravlja i bezbednošću na radu standardom OHSAS 18001 se traži (tabela 2-5)

TabelaI 2.5:pregled procedura zahtevanih OHSAS 18001

NAZIV standard OSAS 18001:2007

Organizacija mora da uspostavi i održava procedure za identifikovanje opasnosti, ocenjivanje rizika i primenu potrebnih mera upravljanja 4.3.1

Organizacija mora da uspostavi i održava proceduru za identifikaciju i pristup odgovarajućim zakonskim i drugim zahtevima u oblasti zaštite zdravlja i bezbednosti na radu koji su za nju primenljivi

4.3.2

Organizacija mora da utvrdi i održava procedure da bi obezbedila da su zaposleni kompetentni za obavljanje zadataka koji mogu uticati na zaštitu zdravlja i bezbednost na radu.

4.4.2

Organizacija mora da ima procedure za obezbeđenje prenošenja infor -macija u vezi sa zaštitom zdravlja i bezbednošću na radu do zaposlenih i od njih, kao i ka drugim zainteresovanim stranama.

4.4.3

Organizacija mora da uspostavi i održava procedure za kontrolisanje svih dokumenata i podataka 4.4.5

Organizacija mora da uspostavi i održava procedure koje se odnose na situacije u kojima bi bez njihovog postojanja moglo doći do odstupanja od politike zaštite zdravlja i bezbednosti na radu i ciljeva vezanih za zaštitu zdravlja i bezbednost na radu;

4.4.6

Organizacija mora da uspostavi i održava procedure koje se odnose na identifikovane rizike od robe, opreme i usluga koje je oganizacija nabavila i/ili ih koristi i pozivanja na relevantne procedure i zahteve prema isporučiocima i ugovaračima;

4.4.6

Organizacija mora da uspostavi i održava procedure projektovanje radnih

mesta, procesa, instalacija, opreme, radnih procedura i organizacije rada,

4.4.6

Organizacija mora da uspostavi i održava planove i procedure za identifikovanje mogućih incidentnih situacija i vanrednih situacija i načina odgovora na njih, kao i za prevenciju i ublažavanje mogućih bolesti i povreda u vezi sa tim slučajevima.

4.4.7

Organizacija mora da uspostavi i održava procedure za praćenje i mere -nje performansi zaštite zdravlja i bezbednosti na radu na regularnoj osnovi

4.5.1

R01/2009-03-04 16/40


Organizacija mora da uspostavi i održava procedure za definisanje odgovornosti i ovlašćenja za postupanje i istraživanje: akcidenata, incidenata i neusaglašenosti

4.5.2

Organizacija mora da uspostavi i održava procedure za identifikaciju, održavanje i raspoloživost zapisa u oblasti zaštite zdravlja i bezbednosti na radu, kao i rezultata provera i preispitivanja.

4.5.3

Organizacija mora da uspostavi i održava procedure za periodično izvo- đenje provera sistema upravljanja zaštitom zdravlja i bezbednošću na radu

4.5.4

2.4.2 Izrada dijagrama toka aktivnosti

Kada se govori o opisu aktivnosti procedure, poželjno je da se u cilju dobijanja jasnije slike koristi dijagram toka, što može, ako se uradi odmah na početku, znatno olakšati rad na tekstualnom opisu Preporučuje se izrada dijagrama toka u pet koraka i to:

1. korak: Utvrđivanje početka i kraja procesaSagledava se celina procesa, odnosno utvrđuje čime proces počinje, a čime se završava

2. korak: Definisanje aktivnosti u procesuAnalizira se celokupan proces i utvrđuju pojedine aktivnosti (svaki pojedinačni deo procesa koji se može identifikovati i zaokružiti): početak: šta je na ulazu, ko obavlja aktivnost: nastojati da se obavljanje aktivnosti propiše određenom radnom mestu

ili funkciji i završetak: šta je na izlazu?

3. korak: Opis pojedinih aktivnostiDa bi se opisala svaka aktivnost, potrebno je utvrditi: naziv aktivnosti, redni broj aktivnosti, šta je na ulazu- koje dokumente treba koristiti za realizaciju aktivnosti? šta je na izlazu: koji su dokumenti nastali kao rezultat navedene aktivnosti?

4. korak: Crtanje dijagramaSimboli za izradu dijagrama toka dati su standardima JUS A.FO.004 i A.FO.005 ( a i obuh- vaćeni su i odgovarajućim programom u računaru) čiji je jedan deo prikazan u tabeli 2-6

Osnovni cilj dijagrama toka je da jasno prikaže način i tok odvijanja aktivnosti, te ne treba da bude suviše komplikovan.

Radi preglednosti, preporučuje sa da bude na jednom listu, a ukoliko to nije moguće, povezivanje delova dijagrama vrši se simbolom koji označava priključnu tačku (5.3.2). Kod crtanja dijagrama toka važno je da nesme biti grana koja nije okončana.

Tabela 2.6 simboli za crtanje dijagrama toka

r.br. simbol naziv r.br. simbol naziv

5.1 Operacija 5.33Granično

mesto

4.2 Ulaz/Izlaz 5.32Priključna

tačka

R01/2009-03-04 17/40


5.13Modifikacijaprograma 4.20

3Dokument

5.11 Odluka 4.3 Linija toka

5. korak: Kontrola dijagrama tokaPo završetku dijagram toka, vrši se kontrola od autora dijagrama kao i, važnija kontrola, od strane korisnika dijagrama toka.

2.5 RADNA UPUTSTVA

Pojam radnog uputstva sadržan je u ISO/TR 10013-uputstvo za dokumentaciju sistema menadžmenta kvalitetom, dok se u ISO 9001 javlja u tački 7.5.1-Upravljanje proizvodnjom i servisiranjem, pod tačkom a:raspoloživost radnih uputstava, odnosno: u standardu OHSAS 18002 pojavljuje se pojam «radne instrukcije» u tačkama

4.4.4:dokumentacija i 4.4.6:kontrola nad operacijama, u ISO IEC UPUTSTVO 2, pod 7.3 pojam «instrukcija», definisan je kao odredba kojom se

formuliše aktivnost koju treba sprovesti.

U hijerarhiji dokumenata sistema kvaliteta radno uputstvo se nalazi u novou C ( treći nivo -slika 2-1) i obično sadrži: vrstu delatnosi i kako je obavljati, zapise (ako su potrebni)

Struktura, oblik i nivo detalja koji u radnim uputstvima prilagođavaju se potrebama zaposlenih i zavise od njihovih znanja i kvalifikacija, kao i od složenosti posla. Mada se za radna uputstva ne zahteva određena struktura ili oblik, u principu ona mogu imati sledeći sadržaj:

Naziv i svrhu-jasno identifikovanje procedure i njenu svrhu; Predmet i područje primene- opis i područje primene; Odgovornost i ovlašćenja- definisanje odgovornosti i ovlašćenja; Opis aktivnosti (teksta, dijagram, slika); Zapise- koji proizilaze iz aktivnosti

Bez obzira koji se i sadržaj odabere, radna uputstva treba da odražavaju redosled operacija koje se odnose na odgovarajuće aktivnosti, odnosno treba uspostaviti i održavati dosledan oblik ili strukturu

2.6 OBRASCI

Kada se govori o dokumenatima kvaliteta, njihovom sadržaju i oblikovanju, nemože sa zaobići jedan poseban vid, a to su obrasci, čijim popunjavanjem nastaje dokumenat. Njihov izgled nije strogo propisan i ostavljen je samoj organizaciji da ih uobličava. Broj i vrsta obrazaca zavisiće od veličine organizacije i od vrste proizvoda i pri njihovoj izradi treba voditi računa o: jednakoobraznosti, preglednosti i vizuelnom izgledu, standardizaciji formata, usklađenost sa propisiama, sadržaju i kompletnosti podataka, mogućnost povezivanja sa bazom podataka.

Svaki obrazac treba da ima svoju oznaku, pri čemu se ne sme desiti da dva ili više različitih obrazaca imaju istu oznaku. Oznaka obrasca može biti brojčana ili u kombinaciji slova i brojeva i zavisi od namene obrazaca.

R01/2009-03-04 18/40


Radi preglednosti, neophodno je voditi evidenciju obrazaca i njihovu vezu sa ostalim dokumentima sistema kvaliteta, koja bi mogla da sadrži: oznaku-šifru obrasca, naziv obrasca, pripadnost procedurama i/ili uputstvima, datum izdanja i status

2.7 PROCESI

Najnovija izdanja standarda sistema upravljanja kvalitetom podstiču usvajanje procesnog pristupa kod primene i poboljšavanja efektivnost i efikasnost sistema uparvljanja kvalitetom, u cilju povećanja zadovoljenja zainteresovanih strana ispunjavanjem njihovih zahteva pri čemu možemo smatrati da je proces «aktivnost koja koristi resurse i kojom se obavlja menadžment da bi se transformisali ulazni elementi u izlazne»

Pogledajmo zahteve tačke 4: sistem menadžmenta kvalitetom.opšti zahtevi , standarda ISO 9001:

Organizacija mora da:a) identifikuje procese neophodne za sistem menadžmenta kvalitetom i da ih primenjuje u celoj

organizaciji;b) odredi redosled i međusobno delovanje ovih procesa;c) odredi kriterijume i metode potrebne da se obezbedi, da izvođenje ovih procesa i upravljanje

njima, bude efektivno;d) osigura raspoloživost resursa i informacija neophodnih za podršku izvođenju i praćenju ovih

procesa;e) prati procese, meri i analizira njihove performanse i f) primenjuje mere potrebne za ostvarivanje planiranih rezultata i stalno poboljšavanje ovih

procesa.

Primena sistema procesa u organizaciji, zajedno sa njihovom identifikacijom, međusobnim delovanjima i obavljanjem menadžmenta tim procesima, može se okvalifikovati kao "procesni pristup". Kada se koristi u sistemu upravljanja kvalitetom, takav pristup naglašava važnost:

razumevanja i ispunjavanja zahteva; potrebe razmatranja procesa kroz dodatnu vrednost; merenja performansi i efektivnosti procesa i stalnog poboljšavanja procesa zasnovanog na objektivnim merenjima.

Kada se govori o dokumentima sistema upravljanja kvalitetom, nigde se, pa ni u standardu ISO 9001: ne nabrajaju i razvrstavaju PROCESI, iako osnovni koncept ovog standarda bazira na procesnim pristupu. Tako se tačkom 4.2, Zahtevi koji se odnose na dokumentaciju ISO 9001, pod d: definišu«dokumente, uključujući i zapise, koje je organizacija utvrdila kao neophodne da bi osigurala efektivno planiranje i izvođenje svojih procesa, i upravljanje tim procesima»

Može se smatrati da je proces jedan poseban vid dokumenta u sistemu kvaliteta, pri čemu se pod njime podrazumeva skup aktivnosti koji ulazne elemente, koristeći resurse, pretvara u uzlazne, kako je prikazano na slici 2-5

R01/2009-03-04 19/40

IZLAZI IZ PROCESAInformacijeproizvodi

ULAZI U PROCESInformacijeproizvodi

PROCES

procedure, padna uputstva, specifikacije......

obučeni kadrovi, infrastruktura, radna sredina.....


Slika 2-5: pojam procesa

Posmatranje procesa je veoma kompleksno i složeno.Sama organizacija jedan proces u kojem su ulazi zahtevi od isporučioca (izlaz iz procesa isporu- čioca), a izlazi realizacija zahteva kupaca (ulaz u proces kupca) kako je prikazano na slici 2-6

Slika 2-6: lanac procesa:isporučilac-organizacija-kupac

Definisanje i predstavljanje procesa je u funkciji veličine i delatnosti organizacije pro čemu bi se moglo govoriti o procesima prikazanih tabelom 2-7:

Tabela: 2.7- Vrste procesa

Procesi po funkcijama

procesi

Upravljački Strateško planiranje, planiranje kadrova, Upravljanje investicijama......

realizacije Marketing, nabavka, skladištenje, razvoj proizvoda, proizvodnja,prodaja, isporuka......

podrške Obrazovanje i obuka kadrova, održavanje opreme, upravljanje dokumentacijom.......

merenja i ocenjivanja

Provere, preispitivanje od strane rukovodstva, merenje zadovoljstva zaposlenih i kupca....

Po složenostiProces (glavni proces) Podproces

Moguće prednosti procesnog pristupa u odnosu na funkcionalnu organizaciju: povećanje fleksibilnosti organizacije, eleminisanje nepotrebne birokratizacije svojstveno hijerarhijskoj strukturi, povećano korišćenje potencijala zaposlenih kroz timski rad,

Oblikovanjem procesa zahteva se:1. Identifikacija procesa i podprocesa

1. Identifikacija procesa i predstavlja dekompoziciju poslovnog sistema i podrazumeva (slika 2-7):

određivanje početka i završetka procesa, utvrđivanje odgovornosti za proces-vlasnika procesa (1), definisanje ciljeva procesa (2), utvrđivanje uticaja na proces (3),

R01/2009-03-04 20/40

Procesisporučioc

a

Proceskupca

PROCES ORGANI-ZACIJE

proizvodi proizvodi

informacije informacije

povratneiformacije

povratneiformacije


poznavanje ulaznih veličina (4), prepoznavanje transformacije ulaznih veličina u izlazne-odvijanje procesa (5), pepoznavanje izlaznih veličina (6), utvrđivanje potrrebnih resursa za ralizaciju (7), definisanje mernih veličina u cilju utvrđivnja efikasnosti procesa (8)

(1)Vlasnik procesa: KARTA PROCESA Oznaka procesaZahtev ISO 9001

(2)ciljevi (3)uticaji

(4) ULAZNE VELIČINE

(5) ANALIZA PODATAKAODVIJANJE PROCESA

(6) IZLAZNEVELIČINE

(7)resursi (8)merne veličine

Slika 2-7: Karta procesa

2. utvrđivanje redosleda međusobnih veza (interne-eksterne)-slika 2-8

Slika 2-8 međusobna veza procesa 2.8 PLANOVI KVALITETA

Plan kvaliteta treba da se pozove samo na dokumentovani sistem upravljanja kvalitetom, po- kazujući kako da se primeni na specifičnu situaciju sa identifikacijom i dokumentacijom kako da organizacija ispuniti one zahteve koji su jedinstveni za određeni slučaj (proizvod, proces, projekat, ugovor)

2.9 SPECIFIKACIJA

Specifikacija je dokumenat koji iskazuje zahteve i jedinstvene su za proizvod-organizaciju

2.10 EKSTERNA DOKUMENTA

Tačkom 4.2.3 ISO 9001 traži se od organizacije da osigura da se identifikuju dokumenti eksternog porekla koje je organizacija odredila kao potrebna za planiranje i primenu sistema menadžmenta kvalitetom i da se upravlja njihovom distribucijom i Ta dokumenta mogu biti: zahtevi propisa, nomativnih akata i standarda, uputstva za održavanje opreme, specifikacije, razni dopisi

R01/2009-03-04 21/40

ORGANIZACIJA

dobavljačikonsultanstke kućeobrazovne institucijebane, osiguranjakomore, udruženja

korisnici

kupci

trgovina

PROCES 4

PROCES 1

PROCES 2 PROCES 3


Potrebno je voditi redovnu evidenciju prijema i internog distribuiranja i arhiiranja ovih dokumenata.

2.11 ZAPISI

Zapisi kvaliteta obezbeđuju informacije: o stepenu ostvarenja ciljeva kvaliteta, o nivou zadovoljenosti ili nezadovoljenosti korisnika proizvodima ili uslugama, o rezultatima sistema kvaliteta kod preispitivanja i poboljšavanja proizvoda i usluga, za analizu radi identifikacije trendova, za korektivnu akciju i njenu efikasnost, o odgovarajućim performansama isporučioca, o veštini i obučavanju osoblja

Navedimo nekoliko primera zapisa: sertifikati, rezultati, izveštaji, zapisnici sa sastanka

U prilogu 4.1 dat je prikaz zapisa zahtevan standardom ISO 9001

Prilikom izrade dokumenata sistema menadžmenta kvalitetom, ili kada se tokom odvijanja procesa ukaže potreba za dokazom o obavljenim aktisvnostima, predvideti, odnosno pripremiti odgo- varajuće zapise, vodeći računa o tome da zapisi treba da daju odgovor na pitanja (slika 2-9):

a.

b.

Slika 2-9: zapsi

pri čemu se: utvrđuje naziv zapisa, forma oblika (obrasca ) za zapis i broj pirmeraka koji se distribuira

Po formiranju zapisa, utvrditi: mesto i datum nastajanja zapisa, kuda i kojim redosledom se distribuira zapis počev od mesta gde je zapis nastao, pa do

mesta arhiviranja ili uništavanja zapisa i način rukovanja zapisom

Kada se govori o obliku zapisa, može se reči da može imati: formalizovan oblik- propisan odgovarajućim dokumentom, slobodnu formu- oblikuje se neposredno kod nastalih potreba i zapisi eksternog porekla- zapis koji dostavlja korisnik ili bilo koja treća strana

Veoma je važno da se zapisi nalaze na mestima gde je potrebno i da se mogu brzo prezen- tirati. U tu svrhu poželjno je da se za pojedine zapise uradi tok kretanja koji bi sadržao: identifikaciju zapisa ( naziv, format),

R01/2009-03-04 22/40

šta je to ? kada je to? kako je to ? gde je to? čime je to ?

prihvatio-odobrio učino- napravio- isporučio

postigao

KO JE TO

učinjeno napravljenoisporučeno postignuto


mesto nastajanja i broj primeraka zapisa, mesta kroz koja zapis prolazi u cilju korišćenja, uzimanja ili dopunjavanja podataka, mesto arhiviranja,

Zapisi kvaliteta treba da su: provereni kao važeći, zaštićeni od oštećenja, gubitaka i pogoršanja u vreme čuvanja

Što znači da : zapisi moraju da se ustanove i i njima upravlja da bi se obezbedio dokaz o usaglašenosti sa

zahtevima i o efektivnom funkcionisanju sistema menadžmenta kvalitetom, zapisi moraju biti čitki, laki za identifikovanje i pretraživanje i mora biti uspostavljena dokumentovana procedura, kojom se definiše upravljanje potrebno

za identifikaciju, skladištenje, zaštitu, pretraživanje, vreme čuvanja i odbacivanje zapisa

Odnosno: sva zapisi moraju biti strogo kontrolisani, mora se definisati ovlašćena funkcija za potpisivanje zapisa, zapisi moraju biti na odgovarajućoj lokaciji

Iz prednjeg proizilazi neophodnost vođenja evidencije zapisa koja bi mogla sadržati sledeće:

naziv i oznaku-šifru zapisa, mesto i način arhiviranja zapisa, rok čuvanja, odgovorno lice za čuvanje zapisa,ili kako je to prikazana u tabeli 2-8

Tabela 2.8:evidencija zapisa

Podaci o zapisima unose se u tabelu zapisa

r.br.

zapis arhiviranjenaziv Oznaka Rok

(god)Odgovorna

funkcija

Zapisi mogu biti dati u rukopisu, otkucani na mašini, na mikrofilmu, elektronskoj ili magnetnoj memoriju ili na bilo kom drugom dokumentu za beleženje podataka.

Minimalno čuvanje podataka zaposa zavisno je od mnogih faktora kao što su zahtevi kupca, zakonski ili sistemski zahtevi i drugiPotrebno je naglasiti da zapisi, po prailu, ne podležu reviziji, pošto nisu podložni izmeni

3. UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM

Sva dokumenta, koja čine deo sistema upravljanja kvalitetom, moraju biti kontrolisana-primer: zahtevi ISO 9001: tačke 4.2.3 standarda : upravljanje dokumentima glasi:

Dokumentima, koje zahteva sistem menadžmenta kvalitetom, mora se upravljati. Zapisi su poseban tip dokumenata i njima se mora upravljati po zahtevima, datim u 4.2.4.

Neophodno je da organizacija uspostavi dokumentovanu proceduru kojom se definiše upravljanje dokumentacijom sistema upravljanja kvalitetom neophodna radi:

R01/2009-03-04 23/40


odobravanja adekvatnosti dokumenata pre izdavanja, preispitivanja i ažuriranja i ponovnog potvrđivanja dokumenata, osiguranja da su potvrđene izmene i da je identifikovan važeći status dokumenta, osiguranja da su dokumenata koj se primenjuju raspoložive na svakom mestu korišćenja, osiguranja da su dokumenti uvek čitki i laki za identifikovanje, osiguranja da se identifikuju dokumenti eksternog porekla i da se upravlja njihovom

distribucijom, sprečavanja neželjene upotrebe zastarele dokumentacije i omogućavanja njihove odgo-

varajuće identifikacije, ako su zadržani iz bilo kog razloga.

3.1 POSTUPANJE SA DOKUMENTACIJOM

Smisao dokumentacije je da se ostavi trag da je nešto urađeno, da se sačuvaju neki podaci, da se sačuva neko znanje. Nažalost, mnogi dokumentaciju smatraju kao gomilu bezvrednog papira. Kakvih sve dokumenata ima kao i njihovu međusobnu vezu prikazano je na slici 3-1

Slika 3-1: vrste i međusobne veze dokumenata

Pri čemi su: propisani dokumenti: oni koji propisuju zahteve, instrukcije, uputstva i primenjuju kod

obavljanja posla (npr: specifikacije, planovi, narudžbe za nabavku, crteži). opisni dokumenti: rezultiraju iz obavljenog posla i oni se ne primenjuju i mogu imati status

izdanja i potpise kojim se odobravaju (npr: izveštaji oproveri, zapisi o kontrolisanju, kontrolisani dokumenti: oni kojima se sprovodi jedne od aktivnosti: odobravanje,

izdavanje, revizija, distribucija, održavanje, korišćenje, čuvanje

Kod rada sa dokumentima, nameću se pitanja : kako oformiti-izraditi dokumenta?

R01/2009-03-04 24/40

DOKUMENTA

Nekontrolisana Kontrolisana

beleške

izvedena referentna pisma

dnevniciugovori

pribeleškestandardi

rokovniciuputstva

propisana dokumenta

specifikacije

namereplanovi

sertifikatii

termin planovi ponude rezultati

procedure brošure izveštaji

radna uputstva

opisna dokumenta


kako upravljati dokumentima?

Treba voditi računa da upravljanje dokumentima prate i određeni troškovi, kako materijalni, tako i utrošeno vreme radne snage za: kreiranje dokumenata, slanje dokumenata, održavanje dokumenata, nalaženje podataka, arhiviranje dokumenata

3.2 PROCES IZRADE DOKUMENATA

Put od potrebe za dokumentom preko izrade do upotrebe prikazan je dijagramom toka (sl.3-2)

Slika 3-2 Flow dijagram procesa izrade dokumenta

Odgovornost za izradu dokumenta

Izradu, preispitivanje i izmene, treba proveriti licima uključenim u procese i aktivnosti što dovodi do boljeg razumevanja neophodnih zahteva, pri čemu se izrada pojedinih dokumenata može poveriti jednoj ličnosti, ili pak timu za izradu dokumenta.

Preispitivanje i iskorišćavanje postojećih dokumenata može znatno da skrati vreme za izradu dokumenatacije sistema upravljanja kalitetom, odnosno može pomoći kod identifikacije onih oblasti u kojima nedoslednosti sistema upravljanja kvalitetom treba utvrditi i ispraviti

R01/2009-03-04 25/40

NE

DA

START

1. Identifikacija potreba

potreban

2. Izbor autora dokumenta

KRAJ

3. Izrada i distribucija predloga

4.Razmatranje i analiza predloga

primedbe

5. Davanje konačnog oblika dokumentu

6. Distribucija i evidencija

KRAJ

NE

DA


Akivnosti na izradi dokumenta

Kada se govori o aktivnosti na izradi dokumenata, potrebno je da se :a) identifikuju procesi neophodni za efektivnu primenu,b) razumeju međusobna delovanja ovih procesa,c) dokumentuju procesi do nivoa neophodnog da se obezbedi njihovo efektivno obavljanje i

upravljanje njima.

Analiza procesa treba da bude osnova za za definisanje obima potrebne dokumentacije, odnosno mora se voditi računa da sama dokumentacija ne treba da bude pokretač procesa.

Redosled izrade dokumentacije ne treba da sledi hijerharhiju dokumenata, jer se često doku -mentovane procedure i radna uputstva izrade pre rzavršetka poslovnika o kvalitetu. U nastavku se daje nekoliko primera kojie se mogu preduzeti, kada je to potrebno: pribaviti podatke o postojećem sistemu i procesima na različite nalčine, kao što su upitnici i

razgovor, od organizacionih jedinica tražiti i prikupiti dopunske izvore ili reference, formirati spisak postojećih dokumenata i analizirati u cilju njihove upotrebljivosti, definisati strukturu i oblik planiranih dokumenata, obučiti zaposlene uključene u izradu dokumenata, izraditi i analizirati dijagrame toka radi mogućih poboljšanja, validirati dokumenta probnom primenom, preispitati i odobriti dokumenta pre puštanja u upotrebu

Pozivanje na postojeća dokumenta

Uvek, kada je to moguće, a u cilju izbegavanja nepotrebno velikog obima dokumentacije, pozvati se na postojeće standarde, ili dokumenta koja su dostupna korisnicima. Kada se koriste reference, treba izbegavati navođenja statusa revizije, da bi se izbegle naknadne izmene dokumenta u slučaju eventualne revizije takvog dokumenta.

Oblikovanje dokumenta:

Stil i oblik dokumenta karakterističan je za svaku organizaciju. Uobičajeno formiranje hedera i futera u kojima se unose: nazivi dokumenta, broj i ukupna broj stranica, datum izdavanja, oznaka statusa (revizija), autorizacija dokumenta (potpisi autora i odgovornog lica

Označavanje dokumenata

Definisanje oznake-šifre dokumenta postaje sve važnije primenom računraske tehnike i dolazi do izražaja kod većeg broja iste vrste dokumenta.Oznaka dokumenta može biti brojčana ili kombinacija broja i slova. Kada se koriste slova, obično su to slova koja podsećaju na sam naziv dokumenta ili uobičajene skaćenice. Kao primer, navedimo neke. Pripadnost sistemu kvaliteta: SMK- sistem menadžmenta kvalitetom, EMS- sistem zaštite životne sredine, IMS- integrisani sistem kvaliteta Za vrste dokumenta: PO- poslovnik, PR- procedura, PC- proces, RU- radno uputstvo, OB- obrazac

Preispitivanje i odobravanje

R01/2009-03-04 26/40


Predlog izrađenog dokumenta se dostavlja na preispitivanje budućim korisnicima dokumenta kako bi se obezbedila jasnoća, tačnost i adekvatnost dokumenta. Korisnici kojima je dokumenat namenjen treba da imaju priliku da procene i daju komentar o upotrebljivosti dokumenta i o tome da li dokumenat odražava postojeću praksu.

Puštanje dokumenta u upotrebu treba da odobri rukovodstvo koje je odgovorno za njihovu upotrebu. Na svakoj kopiji treba da postoji dokaz da je ovlašćena osoba pustila dokumenat u upotrebu i taj dokaz sačuvati Izmene-revizije dokumenta Kada se radi o izmenama dokumenata, postupak je isti kao i kod izrade originalnih dokumenta (lica koja su učestvovala izradi dokumenata treba da vrše preispitivanje i odobravanje izmena) i može podrazumevati : izmenu celog dokumenta, izmenu jednog dela dokumenta

Izmenjeni dokumenat, ili deo dokumenta mora biti vidljivo označen- poželjno je da oznaka sadrži datum i redni broj izmene.

Distribucija dokumentima Kada je reč o primeni dokumenata, potrebno je izvršiti njihovu distribuciju, pri čemu treba voditi računa da odgovarajuća važeća izdanja dokumenta budu na raspolaganju svom osoblju kojem su potrebne informacije koje sadrži dokumenat.

Dokumenta kvaliteta kao što je poslovnik o kvalitetu mogu se distribuirati i eksternim stranama, kao što su: korsnici, i sertifikacione organizacije.

Distribucija dokumenata može biti: neposrednim dostavljanjem kopije dokumenta, putem računarske mreže

Važno je voditi evidenciju korisnika dokumenata sa statusom dokumenta, kako bi se osiguralo da korisnici imaju uvek važeći status dokumenta, odnosno da budu obavešteni o eventualnim izmenama.

Kopije kojima se ne upravlja Distribuirani dokumenti trećim licima ( poslovnim partnerima, sertifikacionim organizacijama) trebaju se posbno označiti kao kopije kojima se ne upravlja,

3.3 ČUVANJE - ARHIVIRANJE DOKUMENATA

3.3.1 Postupak sa dokumentima u upotrebi

Može se postaviti pitanje, kako ih čuvati tako da su nam brzo lako pristupačni ?Odgovor zavisi od same organizacije, njene veličine, opremljenosti i obima dokumentacije i može se naći u sledećeoj tabeli III-1

Tabela III.1: upravljanje dokumentacijom

Način rada Osobine Dostupnostdokumenta podataka

R01/2009-03-04 27/40


Sve se radi preko papira, bez jasne organizacije upravljanja dokumentacijom

Jedini način da nađete neki dokumenat je da nađete čoveka koji zna gde je taj dokumenat

slaba nikakva

Sve se radi preko papira, sa ure- đenom decentralizovanom organizacijom upravljanja dokumentacijom

Postoji uređen sistem koji omogućava da dobijete dokumenat iz vaše organizacione celine ali dobijanje podataka iz njih svodi se na mukotrpno traženje. Dobija- nje dokumenata iz drugih organizacionih celina se svodi na lične veze

dobra, ali ograničena

vrlo slaba i samo za sopstvene podatke

Sve se radi preko papira, sa uređenom centralizovanom organizacijom za upravljanje dokumentacijom

Postoji uređen sistem koji obezbeđuje da dobijete dokumenat iz bilo koje organizacione celine, ali je dobijanje podataka mukotrpno.

dobra vrlo slaba

Sve se radi preko papira, preko formalizovanih dokumenata, sa uređnom centralizovanom organizacijom za upravljanje dokumentacijom

Sistem obezbeđuje da dobijete bilo koji dokumenat, a zahvaljujući formalizaciji dobijanje i traženje podataka je olakša- no, ali se i dalje vodi na ručno pretraživanje

dobra slaba, ali postoji

Deo dokumenata se vodi na raču- naru.Ne postoji centralizovana organizacija za upravljanje dokumentacijom

Čuvanje dokumenata sa važnim podaci -ma na računaru povečava njihovu dostupnost, ali bez centralizovanje organizacije dostupnost opada i otežava pretraživanje

dosta dobra za neke

dokumente,vrlo slaba za druge

slaba

Deo dokumenata se vodi na raču- naru.Ppostoji centralizovana organizacija za upravljanje dokumentacijom

Čuvanje dokumenata sa važnim poda- cima na računaru povečava njihovu dostupnost i otežava pretraživanje

dosta dobra slaba

Deo dokumenata se vodi na raču- naru.Dokumentacija je strogo formalizovana, ali se generiše programski, postoji centralizovana organizacija za upravljanje dokumentacijom

Čuvanje dokumenata sa važnim poda- cima na računaru poveća njihovu dostupnost, formalizovanje veoma olakšava pretraživanje

dobra dobra

Sva dokumentacija se vodi na ra- čunaruStrogo je formalizovana ili se generiše programski, postoji centralizovana organizacija za upravljanje dokumentacijom

Čuvanje dokumenata na računaru obez- beđuje njihovu dostupnost, formalizovanje mnogo olakšava pretraživanje, a svi doku menti se mogu pretraživati

vrlo dobra dobra

Dokumentacijom se upravlja preko EDM.a (Elektronic Document Mana gement), koji obezbeđuje njenu formaliza ciju i centralizaciju upravljanja

Sva dokumentacija je apsolutno dostupna, podaci se mogu dosta dobro ili odlično izdvajati iz dokumenata

odlična dobra/odlična

Veoma je važno da se dokumenta mogu brzo naći što zahteva uspostavljen princip grupisanja, evidentiranja i odlaganja dokumenata.

Kako se određena dokumenta, kao što su originali dokumenata i zapis, bez obzira na maksimalnu upotrebu računara, to je poželjno da se primeni isti princip.

Praksa je pokazala uspešnim grupisanje i evidentiranje dokumenata prikazanih tabelom 3-2 sa napomenom da se označavanje računarska verzija i kopije poklapaju

Tabela III.2: primer grupisanja i evidentiranja dokumentacije

A OPŠTE AKTIVNOSTI

R01/2009-03-04 28/40


A-01 OPŠTI PODACIA-01-01 Podaci o organizaciji

A-01-01-01 Podaci za identifikacijuA-01-01-02 Projekat uvođenja QMSA-01-01-03 Odluka o i imenovanju tima ili predstavnika

rukovodstva za QMSA-01-01-04 Istorijat i delatnost organizacijeA-01-01-04 Organizaciona šema

A-02 PLANOVIA-02-01 Planovi za tekuću godinu godinu

A-02-01-01 Analiza realizacije planova za prethodnu godinuA-02-01-02 Ciljevi kvalitetaA-02-01-03 Godišnji plan obrazovanja A-02-01-04 Godišnji plan održavanja infrastruktureA-02-01-05 Godišnji plan etaloniranja merno-kontrolne opreme

A-02-02 Planovi za prethodni period A-03 OBRAZOVANJE

A-03-01 Obrazovanje u tekućoj godiniA-03-01-01 Pregled realizacije obrazovanja u tekućoj godiniA-03-01-02 Aktivnosti obrazovanja u tekućoj godini

A-03-02 Obrazovanje u prethodnom perioduA-04 KORISNICI (KUPCI) PROIZVODA USLUGA

A-04-01 Podaci o korisnicima A-04-01-01 Pregled korisnikaA-04-01-02 Kartoni korisnika

A-04-02 Reklamacije korisnikaA-04-02-01 Reklamacije u tekućoj godiniA-04-02-02 Reklamacije u prethodnom periodu

A-04-03 Ankete i zadovoljstvo korisnika-A-04-03-01 izvreštaji za tekuću godinuA-04-03-02 izvreštaji za prethodni period

A-05 ISPORUČIOCI (DOBAVLJAČI) A-05-01 Podaci isporučiocima

A-05-01-01 Pregled isporučiocaA-05-01-02 Kartoni isporučioca

A-05-02 Reklamacije isporučiocimaA-05-02-01 Reklamacije u tekućoj godiniA-05-02-02 Reklamacije u prethodnom periodu

A-05-03 Ocene isporučiocaA-05-03-01 Ocene za tekuću godinuA-05-03-02 Ocene za prethodni period

A-06 INTERNE PROVERE KVALITETAA-06-01 Provere kvaliteta u tekućoj godini

A-06-01-01 Odluka o imenovanju tima za proveruA-06-01-02 Program provereA-06-01-03 Izveštaj o izvršenoj proveri

A-06-02 Provere kvaliteta u pethodnom perioduA-07 EKSTERNE OCENE KVALITETA

A-07-01 Ocene kvaliteta u tekućoj godini godiniA-07-01-01 Obaveštenje i program ocenjivanjaA-07-01-02 Izveštaj o izvršenom ocenjivanju

A-07-02 Ocene kvaliteta u prošlom perioduA-08 PREISPITIVANJA OD STRANE RUKOVODSTVA

A-08-01 Preispitivanje u tekućoj godiniA-08-02 Preispitivanje u prethodnom periodu

A-09 POBOLJŠAVANJA

R01/2009-03-04 29/40


A-09-01 Korektivne-preventivne mere u tekućoj godiniA-09-01-01

Predlozi za korektivnim- preventim merama

A-09-01-0a

Realizacija korektivnih-preventivnih mera

A-09-02 Korektivne-preventivne u prethodnom periodu

B DOKUMENTACIJAB-01 DOKUMENATA QMS

B-01-01 Poslovnik o kvalitetuB-01-02 Procesi

Pregled procesa B-01-02-01 Primeri procesnih listi

B-01-03 procedurePregled procedura i korisnici proceduraB-01-03-01 Primeri procedura

B-01-04 Radna uputstvaPregled radnih uputstva i korisniciB-01-04-01 Primeri radnih uputstava

B-01-05 ObrasciPregled obrazacaB-01-05-01 Primeri obrazaca

B-01-06 Šabloni

C INFRASTRUKTURAC-01 OPREMA

C-01-01 Dispozicija opremeC-01-02 Pregled opremeC-01-03 Kartoni opremeC-01-03 Primeri uputstva za rad opremom

C-02 MENO-KONTROLNA OPREMAC-02-1 Pregled merno-kontrolne opremeC-02-2 Izveštaji o etaloniranju

D REGULATIVAD-01 ZAKONSKA REGULATIVA U PRIMENI

D-01-01 Pregled zakonske regulativeD-01-02 Kopije zakonske regulative

D-02 REGULATIVA ORGANIZACIJED-02-01 Pregled Pravilnika D-02-02 Urađeni Pravilnici

D-03 STANDARDI U PRIMENID-03-01 Standardi sistema kvaliteta

D-03-01-02 Pregled standardaD-03-01-02 Kopije standarda

D-03-02 Tehnički standardiD-03-02-01 Pregled tehničkih standardaD-03-02-02 Kopije tehničkih standarda

D-03-03 Zakoni i pravilniciD-01-03-01 Pregled zakona i pravilnikaD-01-03-02 Kopije zakona i pravilnika

3.3.2 Postupak sa dokumentima van upotrebe

R01/2009-03-04 30/40


Dokumenta za kojima je prestala, bilo trenutna ili trajna, potreba trebaju se povlačiti iz upotrebe, odlagati i čuvati, odnosno arhivirati. Potrebno je naglasiti da se na dokumentima čija je važ- nost prestala, a odlažu se, postavlja vidljiva oznaka o prestanku važnosti- natpis NE VAŽI.

Ono što ostaje po kancelarijama sortirati, odvojiti u registratore, obeležiti, popisati i odložiti na određena mesta. Ovo mora svako da uradi na svom radno mesto i u sopstvenoj kancelariji.

Koja dokumenta, na koji način, koliko dugo čuvati, regulasati odgovarajućim dokumentom (procedurom, radnim upustvo, ili Pravilnikom o kancelarijskom poslovanju)Primer Pravilnika o arhiviranju dat je u prilogu 4.2

Značaj arhiviranja naglašen je i zakonskim odredbama kroz: Zakon o kulturnim dobrima (Sl. glasnika RS 71/94), Uredba o kategorizaciji registarskog materijala sa rokovima čuvanja (Sl. glasnik RS 44/93)

Arhivsku građu čine: izvorni i reprodukovani pisani, crtani, kompjuterizovani, štampani, fotogra- fisani, filmovani, mikrofilmovani, fonografisani ili na drugi način zabeleženi dokumentarni materijal od posebnog značaja za nauku i kulturu.

Kada se govori o arhiviranju treba : definisati šta treba i koliko dugo,arhivirati, naći odgovarajući prostor i izvršiti odgovarajuća zaduženja za rad arhivom, ono što se arhivira, sortirati, obeležiti, zaštiti i popisati,

Izvod iz zakona o kulturnim dobrima koji se odnosi na arhiviranje dat je u prilogu 4.3

Organizacije-preduzeća u toku čijeg rada nastaje registraturski materijal, dužni su da donesu listu kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja, odnosno da: označavaju i datiraju registraturski materijal i vode osnovnu evidenciju o njemu, čuvaju registraturski materijal u sređenom i bezbednom stanju, klasifikuju i arhiviraju registraturski materijal i odabiraju arhivsku građu i izdvajaju bezvredni registraturski materijal u roku od godine dana

od dana isteka utvrđenog roka čuvanja.

Bezvredni registraturski materijal može se uništiti samo na osnovu pismenog odobrenja nad- ležnog arhiva.

3.4 UNAPREĐENJE RADA SA DOKUMENTACIJOM

Obrada dokumentacije se najčešće prepušta radnicima u administraciji. Napredak je već kada se dokmentaciji daje oblik, forma i uputstvo za popunjavanje. Organizacije koje žele da izvrše ser- tifikaciju sistema kvaliteta moraju imati pisane procedure ili radna uputstva za upravljanje dokumentacijom.

Da li je to kraj?

Svaki rad na dokumentaciji može da se unapredi i veoma ozbiljno se greši kada se smatra da nemože, ili još gore, neće da se unapredi. Pogledajmo primere:

Obično su sva bitna dokumenta organizacije opisana, njihovo korišćenje je propisano, pa čak i obuhvaćeno procedurom ili radnim uputstvom pa je to “poznata stvar”.Ostala “manje važna “ dokumentacija najčešće nije obuhvaćena prethodnim, jer se smatra da se zna kako se radi, da je primena uhodana te je gubljenje vremena propisivati i njih. Postavlje se pitanje: kako i ko će postaviti granicu između “važne i manje važne dokumentacije”.

R01/2009-03-04 31/40


Zar je manje važno, ako neko ostavi poruku da je neko zvao, a da nije zabeležio i broj telefona, pa treba gubiti vreme da se taj broj nađe, ili da se odgovor korisniku na reklamacije prepusti radniku kako je raspoložen toga dana.

Često je shvatanje da je svako zadužen za svoju dokumentaciju, što u praksi znači da se svako snalazi kako zna i ume, Rezultat toga je da se dokumentacija čuva po ormarima, ladicama, i gde je zna samo onaj ko ju je ostavio. Kad se neki takav dokumenat traži u kancelariji ili u svojoj organizacionoj jedinici, velikog problema nema, jer ćemo pitati onog koga znamo, ali će mnogo više truda i vremena, pa i nerava, trebati da se nešto nađe iz neke druge organizacione celine jer će to tada zavisiti od raspoloženja zaposlenih u toj organizacionioj celini, vašeg rejtinga kod njih i na kraju i od autoriteta. Sa druge strane, ako nekom date dokumenat, znate li kada ćete ga dobiti natrag?

“Računar mi nije potreba» jer sve mi je pri ruci na stolu , u stolu ili u ormaru. Šta i kako raditi kada je potreban dokumenat sa drugog stola ili kada treba naći dokumenat

koji je najčešće “tu negde,” a kao za inat ga nema.

“Dobra arhitektura jeu mnogo čemu pitanje harmonije,

jer bez nje,kuća nije ništa drugo

do hrpa građevinskog materijala.”

PRILOZI

4.1 ZAPISI ZAHTEVANI STANDARDOM ISO 9001

R01/2009-03-04 32/40


R.br.

Zahtevani zapisi Tačka standarda

1. Preispitivanje od strane rukovodstva 5.6.12. Obrazovanje, obuka, veštine i iskustvo 6.2.2 3. Dokaz da procesi realizacije i rezultujući proizvod ispunjavaju zahteve 7.1 4. Rezultati preispitivanja zahteva u vezi proizvoda i mere koje proističu iz

preispitivanja7.2.2

5. Ulazi u projektovanje i razvoj 7.3.26. Rezultati preispitivanja projektovanja i razvoja i sve potrebne mere 7.3.47. Rezultati verifikacije projektovanja i razvoja i sve potrebne mere 7.3.58. Rezultati validacije projektovanja i razvoja i sve potrebne mere 7.3.69. Rezultati preispitivanja izmena projektovanja i razvoja i sve potrebne

mere7.3.7

10. Rezultati ocenjivanja isporučilaca i mere koje proističu iz ocenjivanja 7.4.1

11.Zahtev kojim se traži od organizacije da izvrši validaciju procesa za kada se rezultujući izlaz ne može verifikovati narednim praćenjem ili merenjem

7.5.2

12. Jedinstvena identifikacija proizvoda, kada se zahteva sledljivost 7.5.3

13.Svojina korisnika koja je izgubljena, oštećena ili je na neki drugi način utvrđeno da je nepodesna za upotrebu

7.5.4

14 Rezultati etaloniranja i verifikacije merne opreme 7.615 Osnove za etaloniranje 7.616 Rezultati interne provere 8.2.2

17Ovlađćenje osoblja za odobrenje isporuka korisniku

8.2.4

18Priroda neusaglašenosti i sve naredne preduzete mere, uključujući dozvole za odstupanja 8.3

19 Rezultati korektivnih mera 8.5.220 Rezultati preventivnih mera 8.5.3

Zahtev standarda ISO 14001 Zahtev za zapisomtačka naziv4.4.2 Osposobljenost, obuka i svest Zapisi o odgovarajućem obrazovanju,

obukci ili iskustva. Zapisi o realizaciji

4.5.2 Vrednovanje usaglašenosti Zapisi o rezultatim periodičnog vrednovanja

4.5.5 Interne provere Zapis o održavanju rezultatima provera4.6 Preispitivanje od strane

rukovodstva Zapis o preispitivanju od strane

rukovodstva

4.2 PRIMER PRAVILNIKA O ARHIVIRANJU

P R A V I L N I K O ARHIVIRANJU I KORIŠĆENJU

R01/2009-03-04 33/40


REGISTRATURSKOG MATERIJALA

(Na osnovu člana 37. i 97. Zakona o kulturnim dobrima: Službeni glasnik RS br. 71/94 i člana 23 Zakona o računovostvu i reviziji: Sl.glasnik RS broj 46/2006),

I. OPŠTE ODREDBE

Član 1. Ovim Pravilnikom o arhiviranju i korišćenju registraturskog materijala (u daljem tekstu: Pravilnik) regulišu se pitanja arhiviranja predmeta, čuvanja arhiviranih predmeta, izdvajanje bezvrednog registraturskog materijala, predaja arhivske građe nadležnom arhivu, kao i druga pitanja od značaja za evidentiranje i rukovanje arhivskim materijalom

Član 2.Poslove utvrđene u prethodnom članu vrši radnik (u daljem tekstu arhivar) raspoređen na radnom mestu:

II. ODLAGANJE I ARHIVIRANJE AKATA

Član 3. Sva akta po isteku kalendarske godine ili po završetku postupka, predaju se arhivaru radi odlaganja-arhiviranja i čuvanja.Rukovodilac organizacionog dela, izuzetno i u opravdanim slučajevima, može odlučiti da se pojedina završena akta zadrže u tom organizacionom delu ukoliko su neophodna za dalji rad.

Član 4. Pre predaje za arhiviranje vrši se sređivanje akata i njihovih priloga po brojevima iz delovodnika i hronološkom redu. Vrši se proverava da li se u predmetu nalaze poverljivi ili strogo poverljivi akti koji određuju stepen poverljivosti celog predmeta, ili da li je greškom pripojen drugi predmet ili njegov deo.

Član 5. Akta se arhiviraju stavljanjem u odgovarajuće zaštitne registratorske jedinice pakovanja (registrator, fascikla, knjiga, kutija i slično) i u njih se akta slažu po godinama i po rednom broju delovodnika.

Spoljni omoti zaštitnih jedinica u koje se odlažu predmeti moraju imati sledeće oznake:1. naziv ili oznaku stvaraoca2. naziv kategorije /vrste/3. godinu nastanka4. arhivski znak, šifru i redni broj arhivske knjige5. rok čuvanja.

Član 6. Sva arhivirana akta se upisuju u arhivsku knjigu, koja služi kao opšti inventarski pregled celokupnog arhivskog materijala.Svake godine u arhivsku knjigu se upisuje registraturski materijal nastao u prethodnoj kalendarskoj godini, kao i neevidentirani materijal iz prethodnih godina (ako se u jednu registratursku jedinicu odlažu dokumenta iz više godina).

Član 7. Upis u arhivsku knjigu se vrši po godinama, organizacionim delovima društva i klasi- fikacionim arhivskim znacima, bez obzira na stepen tajnosti dokumentacije.Arhivska knjiga sadrži: redni broj registraturskog materijala, datum upisa, godinu, odnosno razdoblje nastanka, klasifikacionu oznaku iz liste, sadržaj prema nazivu iz liste, količinu izraženu u jedinicama pakovanja i u dužnim metrima,

R01/2009-03-04 34/40


rok čuvanja iz liste, broj i datum zapisnika po kome je izvršeno izlučivanje ili predaja nadležnoj ustanovi zaštite, primedba - upisuje se oznaka mesta na koje je dokumentacija odložena.

Član 8. Arhivirana akta se čuvaju u posebnoj prostoriji-arhivi, odloženi na police po brojevima iz arhivske knjige.

Prostorija arhive mora biti suva, zaštićena od direktnih sunčevih zraka i vlage, i bezbedna od bilo kakvog oštećenja ili uništenja materijala koji se čuva u njima.

Član 9. Prepis arhivske knjige, za materijal iz prethodne godine, arhivar dostavlja nadležnoj ustanovi zaštite - Istorijskom arhivu, najkasnije do 01. jula svake godine.Prilikom dostavljanja prepisa iz prethodnog stava arhivar dostavlja i podatke o ukupnoj količini arhivskog materijala.

Član 10. Arhivar vrši neposredno održavanje, rukovanje i zaštitu arhiveArhivar vrši: klasifikaciju registraturskog materijala prema listi kategorija registraturskog materijala sa

rokovima čuvanja, odlaže klasificirani registraturski materijal u prostorije arhive, vrši popis materijala u arhivsku knjigu, obeležava jedinice pakovanja po rednim brojevima iz arhivske građe, izdaje materijal iz arhive na korišćenje, vrši odabiranje arhivske građe i izdvajanje bezvrednog registraturskog materijala, učestvuje u primopredaji arhivske građe, vrši i sve druge poslove vezane za arhiviranje akata društva.Arhivar se stara o obezbeđivanju potrebne temperature temperature i vlažnosti u prostorijama arhive, kao i održavanju njene čistoće.

Član 11. Rukovodioci pojedinih organizacionih delova dužni su obezbediti predaju akata arhivaru po isteku svake kalendarske godine, radi evidentiranja i obrade u skladu sa odredbama ovog Pravilnika.O predaji akata iz prethodnog stava se sačinjava zapisnik o primopredaji u dva istovetna primerka, od kojih jedan ostaje kod lica koje predaje materijal, a drugi kod arhivara i taj primerak se odlaže uz evidenciju gde je materijal zaveden.

Član 12. Arhivirana akta arhivar može izdati samo uz pismeni revers, sa naznakom roka vraćanja u arhivu.Revers se sačinjava u tri primerka, od kojih jedan ostaje kod arhivara, drugi se daje korisniku materijala, a treći se čuva na mestu odakle je materijal uzet.

Revers sadrži: podatke o predmetu izdatom na privremeno korišćenje (vrsta, godina nastanka, evidencioni

broj i drugo), datum izdavanja predmeta, podatke o licu koje je preuzeo predmet, rok vraćanja, potpis arhivara i preuzimaoca.

Lice koje je preuzeo arhivski materijal iz arhive na privremeno korišćenje, odgovara za eventualni nedostatak tog materijala.

III. ODABIRANJE ARHIVSKE GRAĐE I IZDVAJANJE BEZVREDNOG MATERIJALA

Član 13.

R01/2009-03-04 35/40


Odabiranje arhivske građe i izdvajanje bezvrednog registraturskog materijala iz arhive vrši se na osnovu liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja (u daljem tekstu: lista), koja je sastavni deo ovog pravilnika.

Lista iz prethodnog stava sadrži: redni broj, naziv-vrstu registraturskog materijala, rok čuvanja, klasifikacioni znak.

Član 14. Lista se dostavlja nadležnoj ustanovi - Istorijskom arhivu radi davanja saglasnosti na istu.Lista se može primenjivati samo nakon pribavljene ocene i saglasnosti nadležne ustanove.

Član 15. U slučaju da se u toku primene ovog pravilnika pojave nove vrste registraturskog materijala koje nisu obuhvaćene na listi, ovaj pravilnik će se izmeniti i dopuniti u istom postupku u kome je donet.

Član 16. Za registraturski materijal koji nadležna ustanova nije ocenila kao arhivsku građu za trajno čuvanje, rokovi čuvanja se utvrđuju u skladu sa posebnim propisima i zavisno od potrebe organizacije za njihovim čuvanjem.

Član 17. Odabiranje arhivske građe i izdvajanje bezvrednog registraturskog materijala vrši se po isteku svake kalendarske godine.

Član 18. Na osnovu liste arhivar izrađuje popis dokumentacije čiji je rok čuvanja istekao i isti dostavlja posebnoj komisiji od 3 člana (od kojih je jedan obavezno arhivar) imenovanoj od strane direktora.Konačno izdvajanje i popis arhiviranih akata vrši komisija, koja nakon toga upućuje zahtev nadležnoj ustanovi da odobri uništavanje dokumentacije čiji je rok čuvanja istekao.

Popis registraturskog materijala za uništavanje sadrži: redni broj iz arhivske knjige, naziv /vrstu/ registraturskog materijala, klasifikacionu oznaku kategorije materijala, količinu izraženu u jedinicama pakovanja i dužnim metrima, rok čuvanja, granične godine i ukupnu količinu materijala predloženog za izdvajanje , imena članova komisije.

Član 19. Po dobijanju pismene saglasnosti nadležne ustanove, dokumentacija čiji je rok čuvanja istekao, uništava se u prisustvu komisije iz prethodnog člana.Nakon uništavanja dokumentacije u arhivsku knjigu u rubriku ,,primedba,, upisuje se broj rešenja nadležne ustanove o uništavanju bezvrednog registraturskog materijala.

IV. PREDAJA ARHIVSKE GRAĐE NADLEŽNOJ USTANOVI ZAŠTITE

Član 20. U skladu sa posebnim propisima, predaja arhivske građe nadležnoj ustanovi zaštite - Istorijskom arhivu vrši se nakon isteka 30 godina od godine nastanka materijala. Ova arhivska građa mora biti sređena, popisana u arhivskoj knjizi, odložena u odgovarajuće zaštitne jedinice pakovanja na kojima su ispisani redni brojevi iz arhivske knjige.Sve troškove u vezi primopredaje arhivske građe /prevoz, otprema, dezinfekcija i slično/ snosi organizacija.

V. PRELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

R01/2009-03-04 36/40


Član 21. Sa postojećim arhivskim aktima radi njihovog sređivanja, izdavanja i obeležavanja postupa se u skladu sa odredbama ovog pravilnika.Nepridržavanje odredaba ovog pravilnika predstavlja povredu radne obaveze.

Član 22. Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana obljavljivanja na oglasnoj tabli i kada ga odobri nadležna ustanova za zaštitu arhivske građe i registraturskog materijala.

D i r e k t o r :Prilog: lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja deo koji se odnosi na finansijsko-materijalno poslovanje

01.Isplatne liste(platni spiskovi), zarada-plata, (akontacije, konačne isplate, 13.plata i nagrade i bonusi)

TRAJNO02.

Specifikacije i obrasci obračuna poreza i doprinosa iz zarada – plata (uključujući sve dodatke i naknade po kojima se obračunava i plaća PIO)

03.Prijava podataka za utvrđivanje staža osiguranja...(obrazac M-4; M-4K; M-4SP; M-8; M-8K..., koji je „usaglašen“ i overen od strane fonda PIO)

04.

Finansijski izveštaji sa obaveznim prilozima(popisne liste o izvršenom popisu imovine i obaveza, izveštaj komisije kao i odluka organa upravljanja o usvajanju popisa...): početni bilansi prilikom osnivanja, polugodišnji, povremeni-periodični i godišnji izveštaji-završni računi.

50 godina

05.Knjiga evidencija nefinansijske imovine: osnovnih sredstava (zgrade i građevinski objekti, oprema i ostala osnovna sredstva) i prirodne imovine (zemljište).

06. Glavna knjiga

10 god

10 godina

07. Dnevnik glavne knjige

08.Pregled obračuna i Poreska prijava poreza na promet proizvoda i usluga (obrazac OPP)

09.Pregled obračuna, Poreski bilans i Poreska prijava za akontaciono – kona- čno utvrđivanje poreza na dobit preduzeća (obrazac PB1 i obrazac PDP)

10.Pregled obračuna i Poreska prijava za utvrđeni porez na imovinu (obrazac PPI – 1)

11. Pregled obračuna i Poreska prijava za PDV (obrazac PPPDV)12. Knjiga izlaznih računa13. Izlazni računi – fakture:avansni računi;konačni računi;interni računi...14. Knjiga ulaznih računa15. Ulazni računi – fakture:avansni računi; konačni računi...

16.Knjižna pisma u vezi sa PDV (povraćaj dobara zbog reklamacije, izmenjena poreska osnovica ...)

17. Trgovačka knjiga i dokumentacija na osnovu koje se vrši knjiženje18. Obračun dugoročnih kredita, finansijskog lizinga i kamata

19.Zapisnik SDK, ZOP, Poreske inspekcije, Tržišne inspekcije... u vezi sa računovodstvenim i finansijskim poslovanjem

20.Analitička evidencija i kartice: kupaca, dobavljača, materijala, robe, gotovih proizvoda, alata, inventara...

5 godina21.Nalog za knjiženje prometa na tekućem računu (žiro- računu) sa Izvešta- jem o prometu na računu-izvod (SDK,ZOP, Banka)

22.Nalog za knjiženje prometa na deviznom računu sa izveštajem o prometu na računu-izvod banke

23. Nalog za knjiženje prometa blagajne (dinarske i devizne) , sa prilozima: Dnevnik blagajne, nalog za naplatu, isplatu...

R01/2009-03-04 37/40


24.

Nalog za knjiženje-isplate naknade zarade (plate), za bolovanja, porodiljs- ka bolovanja...sa prilozima (spisak obračunatih naknada obrazac ZO-26, potvrda o visini zarade Obrazac ZO-22, potvrda o porastu – smanjenju zarade obrazac ZO-24, spisak obračunatih naknada zarada i isplata naknada obrazac NZ-1)

25.

Obračun ievidencija o isplaćenim zaradama i drugim primanjima kao i nak- nadama troškova i drugim primanjima, koji ne čine zaradu zaposlenih: prevoz na posao i sa posla, službeni put u zemlji i inostranstvu, otpremnine, troškovi pogrebnih usluga, pomoći za lečenje, solidarne pomoći, pokloni .. (pripadajući obrasci obračunatog i plaćenog poreza PP OPJ i PP OPJ-1)

26.

Obračun i evidencija o isplaćenim Ugovorima o delu, Autorskim honorari- mai drugim isplatama licima koji su zaposleni kao i licima koji nisu zaposleni kod poslodavca ( pripadajući obrasci obračunatog i plaćenog poreza PP OPJ-2, PP OPJ-3, PP OPJ-4, PP OPJ-5, PP OPJ-6,PP OPJ-7, PP OPJ-8)

27.Računi, polise osiguranja i naknada štete za osiguranje imovine (finansijske i nefinansijske) i zaposlenih

28. Obračun amortizacije i revalorizacije osnovnih sredstava29. Ugovori i nalozi o sprovođenju kompenzacije, cesije i asignacije30. KEPU knjiga i dokumentacija na osnovu kojih su vršena knjiženja31. Obračun kratkoročnih kredita i kamata32. Radni nalozi, radne liste, evidencija dolaskai odlaska sa posla...

2 godine33. Potvrde o visini isplaćenih zarada, naknada i drugih primanja34. Prodajni i kontrolni blokovi, priznanice

35.Obračun dugovanja i potraživanja i prepiska sa poveriocima i dužnicima( IOS-izvod otvorenih stavki)

4.3 IZVOD IZ ZAKONA O KULTURNIM DOBRIMA-ARHIVIRANJU

b) Arhivska građa

Član 24 Arhivsku građu čine izvorni i reprodukovani pisani, crtani, kompjuterizovani, štampani, foto- grafisani, filmovani, mikrofilmovani, fonografisani ili na drugi način zabeleženi dokumentarni materijal od posebnog značaja za nauku i kulturu koji je nastao u radu državnih organa organizacija, organa jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, političkih organizacija i njihovih organa, ustanova i drugih organizacija, verskih zajednica, kao i pojedinaca, bez obzira na to kad je i gde nastao i da li se nalazi u ustanovama zaštite ili van njih.

5. Obaveze organa, ustanova, preduzeća i drugih pravnih lica u toku čijeg rada nastaje registraturski materijal i arhivska građa

Član 37 Državni organi i organizacije, organi jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanove, preduzeća i druga pravna lica u toku čijeg rada nastaje registraturski materijal, dužni su da:

1) označavaju i datiraju registraturski materijal i vode osnovnu evidenciju o njemu;2) čuvaju registraturski materijal u sređenom i bezbednom stanju; 3) klasifikuju i arhiviraju registraturski materijal i4) odabiraju arhivsku građu i izlučuju bezvredni registraturski materijal u roku od godine dana od

R01/2009-03-04 38/40


dana isteka utvrđenog roka čuvanja.

Izlučeni bezvredni registraturski materijal može se uništiti samo na osnovu pismenog odobrenja nadležnog arhiva.

Član 38Državni organi i organizacije, organi jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanove, preduzeća i druga pravna lica utvrđuju:1) način evidentiranja registraturskog materijala, njegovog čuvanja, klasifikacije i arhiviranja, ako za pojedine organe i organizacije zakonom nije drukčije određeno;2) liste kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja i3) način zaštite i korišćenja podataka i dokumenata nastalih u procesu automatske obrade podataka.Liste kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja utvrđuju se u saglasnosti s nadležnim arhivom.

Član 39Sređena i popisana arhivska građa predaje se na čuvanje nadležnom arhivu posle 30 godina, računajući od dana nastanka građe.Ustanova zaštite može odlučiti da se arhivska građa predaje posle 30 godina, svake pete godine.Ustanova zaštite može na zahtev zainteresovanih organa, organizacija i ustanova produžiti rok iz stava 1. ovog člana.Arhivska građa predaje se na mestu koje odredi ustanova zaštite.Ko predaje arhivsku građu daje mišljenje o uslovima njenog korišćenja.Izuzetno, kada to zahtevaju potrebe imaoca arhivske građe, rok iz stava 1. ovog člana može da se skrati sporazumom između imaoca arhivske građe i nadležnog arhiva.

6. Obaveza dostavljanja publikacija, odnosno filmova za javno prikazivanjea) Dostavljanje publikacija

Član 42Preduzeće koje je štampalo, odnosno završilo štampanje publikacije dužno je da Narodnoj biblioteci Srbije dostavi 10 primeraka svake publikacije odmah po završenom štampanju.Narodna biblioteka Srbije dostavlja po jedan primerak svake primljene publikacije Biblioteci Matice srpske u Novom Sadu i Narodnoj i univerzitetskoj biblioteci Kosova i Metohije u Prištini.Obavezu dostavljanja publikacije iz stava 1. ovog člana dužan je da izvrši izdavač publikacije ukoliko je publikacija štampana izvan Republike Srbije.Obavezu dostavljanja publikacije iz stava 1. ovog člana štampar, odnosno izdavač publikacije iz pokrajine izvršava preko Biblioteke Matice srpske u Novom Sadu i Narodne i univerzitetske biblioteke Kosova i Metohije u Prištini.Od obaveznog dostavljanja iz stava 1. ovog člana izuzimaju se publikacije koje sadrže podatke koji u skladu sa zakonom i aktom izdavača tih publikacija predstavljaju tajnu.Organi i organizacije koji su izdali publikacije iz stava 5. ovog člana, dužni su da trajno čuvaju po dva primerka svake izdate publikacije.

Član 43Publikacijom u smislu člana 42. ovog zakona smatraju se knjige, kao i knjige s gramofonskom pločom, audio ili video kasetom, geografskom kartom i sličnim prilozima (kombinovana publikacija), brošure, separati, časopisi, novine, umetničke reprodukcije, muzikalije, geografske karte, atlasi, globusi svih vrsta, planovi naseljenih mesta, plakati, katalozi, programi, razglednice i štampane fotografije, dijapozitivi i slično, kao i dodaci uz njih umnoženi grafičkim putem, kao i gramofonske ploče i kompakt diskovi, audio i video kasete, snimljene kompjuterske diskete i druga dela koja se umnožavaju štampanjem ili na sličan način.Obaveza štampara, odnosno izdavača iz člana 42. ovog zakona odnosi se i na publikacije štampane na više jezika (za svaki jezik) ili na oba pisma (za svako pismo), na svako izdavanje publikacije, kao i na ponovljena, izmenjena i dopunjena izdanja.

Član 137

R01/2009-03-04 39/40


Organi, organizacije i ustanove iz člana 38. ovog zakona dužni su da u roku od godinu dana od dana stupanja na snagu ovog zakona, donesu listu kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja.

4 LITERATURA

Mustafa Omanović Uvod u Total QualityManagement

Željezara Zenica Zenica 1996

Stoiljković V-Uzunović R-Veljković B-Stoiljković Lj-Stojanović N-Grandić D

ISO 9000 i ISO 14000 put ka TQM

CIM CollegeMašinski fakultet

Niš 1996

Dr. Nikola Vujanović STANDARDISO 9001:2000

Prikaz, tumačenje, primena

Q-EXPERT INTERNATIONAL,FIRASO, JUSK

Beograd 2002

Dr. Nikola Vujanović PRIRUČNIKkursa za izradu i primenu

dokumenata prema ISO 9001:2000

Q-EXPERT INTERNATIONAL

Beograd 2005

Dr. Vojislav Vulanović i grupa autora

Sistem kvalitet ISO 9001:2000

Fakultet tehničkih nauka Novosadskog univer ziteta- Institut za industrijske sisteme i IIS- Istraživački i tehnološki centar

Novi Sad

2005

UPUTSTVO 2Opšti termini i njihove definicije koje se odnose na standardizaciju i odgovarajuće delatnosti

Savezni zavod za standardizaciju

Beograd 1992

JUS ISO 9000:2001 JUS ISO 9001:2001 JUS ISO 9004:2001 ISO 10005: ISO 10013 JUS ISO 14001:2005 OHSAS 18001:2007

R01/2009-03-04 40/40

Documents

03-r01 Upravljanje Dokumentacijom Suk