0 (di copy dari BPM UMSIDA)bpm.umsida.ac.id/wp-content/uploads/2017/04/Manual-Mutu-UMSIDA... · 1. SOP proses penetapan sasaran mutu 2. SOP bisnis yang terdapat di UMSIDA 3. SOP pembuatan

0 (di copy dari BPM – UMSIDA)



BAB I

SISTEM MANAJEMEN MUTU

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO

1.1. Pendahuluan

Tingkat persaingan di dunia pendidikan yang semakin ketat, menuntut semua

pelaku pendidikan berbenah melalui peningkatan kualitas pendidikan. Universita

Muhammadiyah Sidoarjo (UMSIDA) merupakan salah satu pelaku di dunia pendidikan

yang menyadari akan pentingnya peningkatan kualitas dalam rangka menghadapi

persaingan pendidikan yang semakin tajam. Hal ini tertuang dalam road map perjalanan

UMSIDA selama lima belas tahun yang diwujudkan dalam Rencana Induk

Pengembangan (RIP) periode tahun akademik 2011/2012 s/d 2018/2019 dan Rencana

Strategis (RENSTRA) UMSIDA tahun akademik 2011/2012 s/d 2014/2015..

Dalam RENSTRA ini tercantum visi, misi, tujuan strategis, indikator, sasaran

strategis, dan cara pencapaian tujuan yang akan dijalankan oleh UMSIDA dalam

rentang waktu tersebut. RIP dan RENSTRA UMSIDA di susun dengan harapan dapat

digunakan untuk memberikan arah yang tepat bagi perjalanan UMSIDA selama

beberapa tahun ke depan dalam menghadapi tantangan dan perubahan yang terjadi. RIP

dan RENSTRA ini berfungsi sebagai acuan dalam menyusun rencana disemua unit

kerja yang ada di lingkungan UMSIDA. Monitoring dan evaluasi serta penyesuaian

perlu dilakukan setiap tahun agar tetap relevan dengan perkembangan keadaan dari

tahun ke tahun.

Badan Penjaminan Mutu (BPM) UMSIDA mempunyai peran yang sangat

strategis dalam mendukung tercapainya sasaran – sasaran yang tertuang dalam RIP dan

RENSTRA. BPM UMSIDA harus dapat melakukan perencanaan, pengembangan dan

mengimplemtasikan sistem penjaminan mutu yang tepat sehingga dapat dilakukan oleh

semua unit kerja di lingkungan UMSIDA dalam rangka mencapai sasaran yang tertuang

dalam RENSTRA. Sistem penjaminan mutu UMSIDA disusun berdasarkan siklus

PDCA (Plan, Do, Check, Action) yang diperkenalkan oleh Deming dan banyak

diaplikasikan di berbagai bentuk organisasi. Karena UMSIDA adalah institusi

pendidikan yang terdiri dari berbagai program eksak dan non eksak, maka siklus PDCA

ini mengalami modifikasi sesuai dengan keadaan UMSIDA menjadi siklus PDCF


(Plan, Do, Control, Feedback). Siklus PDCF ini diharapkan mampu menjadi pegangan

bagi semua orang di semua unit kerja UMSIDA untuk mencapai tujuan dan

melaksanakan perbaikan secara terus – menerus (continous improvement).

1.2. Kebijakan UMSIDA

Kebijakan UMSIDA tentang visi, misi, tujuan, indikator, sasaran strategis, dan

cara pencapaian tujuan yang akan dijalankan dalam beberapa tahun kedepan tertuang

dalam RIP periode tahun akademik 2011/2012 - 2018/2019 dan RENSTRA periode

tahun 2011/2012 – 2014/ 2015.

1.2.1. Visi UMSIDA

UMSIDA menjadi perguruan tinggi bermutu tingkat nasional tahun 2020

1.2.2. Misi UMSIDA

Misi UMSIDA adalah

1. Menyelenggarakan pendidikan tinggi berbasis kurikulum yang

terintegratif, sehingga menghasilkan lulusan yang memiliki

keunggulan professional, sosial dan kepribadian.

2. Meningkatkan kompetensi tenaga pendidik dan kependidikan.

3. Memberikan pelayanan akademik yang bermutu kepada seluruh

mahasiswa UMSIDA.

4. Mengimplementasikan sistem penjaminan mutu internal secara

konsisten.

5. Berperan aktif dalam menyelesaikan permasalahan di masyarakat

dengan meningkatkan mutu dan relevansi peneliti dan pengabdian

pada masyarakat.

6. Melaksanakan tata kelola institusi secara demokratik, transparan dan

akuntabel.

6.1.1. Tujuan Strategis UMSIDA 2011/2012 – 2014/2015

Tujuan strategis yang ingin dicapai UMSIDA dalam rentang waktu 2011/2012 –

2014/2015 adalah:

I. Bidang Tata Kelola Institusi, terdiri dari:

a. Penyempurnaan sistem informasi manajemen.

b. Penyusunan standar operasional prosedur (SOP) disemua unit

kerja


c. Sistem inventarisasi dan dokumentasi data akademik, mahasiswa

dan alumni.

d. Pengembangan karyawan (tenaga kependidikan).

e. Inventarisasi asset

II. Bidang Sarana dan Prasarana, terdiri atas:

a. Meningkatkan daya tampung ruangan untuk proses belajar

mengajar, administasi dan pelayanan.

b. Memenuhi semua media pembelajaran

c. Memenuhi kebutuhan ruang dan fasilitas kegiatan

kemahasiswaan

d. Menyediakan ruang dan fasilitas ruang untuk dosen masing –

masing fakultas dan unit kerja di UMSIDA.

e. Terciptanya keamanan dan kenyamanan di lingkungan kampus.

III. Bidang Akademik, Penelitian Pengabdian Pada Masyrakat dan Publikasi,

terdiri dari:

a. Pengembangan kurikulum.

b. Peningkatan mutu akademik.

c. Pengembangan mahasiswa

d. Pengembangan dan peningkatan kualitas lembaga

kemahasiswaan.

e. Meningkatkan kualitas dan layanan alumni.

f. Pengembangan tanaga pendidik

g. Pengembangan penelitian dan pengabdian masyarakat untuk

dosen.

h. Pengembangan penelitian dan pengabdian masyarakat untuk

mahasiswa.

i. Pengembangan publikasi

j. Pengembangan kerjasama.

k. Pengembangan pusat studi.

IV. Bidang Sumber Dana dan Anggaran, terdiri dari:

a. Peningkatan sumber dana untuk kegiatan operasional dan

pembangunan yang bersumber dari mahasiswa.


b. Penyusunan anggaran dana universitas.

c. Mengali sumber dana diluar dana utama

d. Mengembangkan sistem alokasi dana

e. Mengembangkan sistem regulasi keuangan secara proporsional.

f. Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi pengelolaan

keuangan

g. Meningkatkan layanan keuangan kepada stakeholders.

1.3 Kebijakan Mutu UMSIDA

Kebijakan mutu UMSIDA bertujuan untuk memberikan kepuasan kepada

seluruh stakeholder UMSIDA. Kepuasan stakeholder merupakan suatu ukuran mutu

yang harus dipenuhi oleh UMSIDA. Mutu UMSIDA dapat tercapai berdasarkan mutu

capaian, mutu kinerja proses dan mutu perencanaan. Dalam rangka meningkatkan mutu

di UMSIDA itulah disusun suatu Sistem Penjaminan Mutu UMSIDA. Sistem

penjaminan mutu UMSIDA ini merupakan sinergi antara semua unit kerja yang ada di

lingkungan UMSIDA. Badan Penjaminan Mutu (BPM) merupakan unit kerja yang

bertanggungjawab dalam meyusun rancangan dan mengimplementasikan sistem

penjaminan mutu di UMSIDA agar tujuan UMSIDA dapat tercapai sesuai dengan visi

dan misinya.

Kebijakan mutu dijalankan sesuai dengan siklus PDCF (plan, do, control,

feedback) berdasarkan RENSTRA tahun akademik 2011/2012 – 2014/2015. RIP &

RENSTRA ini merupakan suatu landasan bagi penyusunan program kerja di tingkat

Universitas, Fakultas, jurusan dan unit kerja lain yang ada di UMSIDA. Keterkaitan

antara unsur tersebut digambarkan seperti gambar berikut ini:


Gambar 1

Keterkaitan antara RENSTRA, isu strategis, program kerja dan kebijakan mutu

UMSIDA

Untuk dapat mencapai visi, misi UMSIDA maka perlu adanya suatu sistem

penjaminan mutu (Quality Assurance System) sebagai langkah untuk memenuhi

standar pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan sehingga dapat memuaskan

stakeholder UMSIDA yang terdiri dari mahasiswa, orang tua, dunia kerja, dosen dan

karyawan. Program penjaminan mutu UMSIDA dilakukan dengan menggunakan

beberapa pendekatan, yaitu:

1. Evaluasi Diri

2. Monitoring dan evaluasi internal

3. Audit internal

4. Akreditasi dan sertifikasi

Dalam rangka menumbuhkan budaya mutu dilingkungan UMSIDA, maka

dirumuskan kebijakan mutu yang berlaku adalah “dari sini pencerahan bersemi”.

Kebijakan mutu “dari sini pencerahan bersemi” memberikan motivasi kepada sivitas

Standar mutu Nasional: Akreditasi insitusi Isu Strategis SWOT

Program Kerja 2011/2012-2014/2015 RENSTRA UMSIDA

2011/2012-2014/2015

Program Kerja Tahunan unit kerja UMSIDA

Capaian per Tahun

Capaian 2011/2012-2014/2015

Pencapaian tujuan UMSIDA sesuai Visi dan Misi

Sikus PDCF Sikus PDCF

RIP 2011/2012- 2018/2019


akademika UMSIDA untuk berbuat yang terbaik sehingga mampu memberikan

pencerahan bagi lingkungan sekitas. “Dari sini pencerahan bersemi” menunjukkan

bahwa UMSIDA sebagai salah satu perguruan tinggi harus mampu memberikan

kontribusi dalam berbagai bentuk yang bermanfaat bagi peningkatan kualitas hidup

masyarakat.


BAB II

STRUKTUR ORGANISASI BADAN PENJAMINAN MUTU


Dalam rangka implementasi program penjaminan mutu UMSIDA, maka

diperlukan struktur organisasi penjaminan mutu yang meliputi dan didukung oleh

seluruh civitas akademika UMSIDA. Program Penjaminan Mutu UMSIDA digunakan

untuk menyakinkan seluruh stakeholder UMSIDA bahwa mutu produk dan layanan

UMSIDA diberikan sesuai dengan persyaratan. Oleh karena itu, UMSIDA akan selalu

melakukan pemantauan terhadap mutu produk dan layanan yang dihasilkan oleh semua

unit kerja di lingkungan UMSIDA.

2.1. Struktur Organisasi

Penjaminan mutu (Quality Assurance) merupakan langkah strategis dalam

menghadapi persaingan dunia pendidikan di era globalisasi ini. Undang – undang

SISDIKNAS NO 20/2003 telah menyebutkan secara tegas bahwa pengendalian dan

evaluasi mutu pendidikan harus dilakukan, baik terhadap program studi maupun

institusi pendidikan secara berkelanjutan. Sedangkan berdasarkan Peraturan Pemerintah

No 19/2005 pasal 91 menyebutkan bahwa setiap satuan pendidikan wajib melakukan

penjaminan mutu pendidikan yang bertujuan untuk memenuhi atau melampui Standar

Nasional Pendidikan (SNP).

Secara umum struktur penjaminan mutu di UMSIDA dapat digambarkan

sebagai berikut:

Gb 2: Struktur penjaminan mutu UMSIDA

Universitas

Fakultas

Jurusan/ Prodi

Unit Kerja

Badan Penjaminan Mutu (BPM)

Gugus Jaminan Mutu

Unit Jaminan Mutu


2.2. Tanggung Jawab Mutu

Mengacu pada struktur organisasi yang terdapat pada gambar 2, maka tanggung

jawab mutu menjadi tanggung jawab seluruh elemen di lingkungan UMSIDA yang

dikoordinir oleh Badan Penjaminan Mutu (BPM) sebagai pelaksana Penjaminan Mutu

tingkat Universitas. Dalam menjalankan tugas, BPM akan dibantu oleh tim penjaminan

mutu di tingkat Fakultas/ biro dan Tim penjaminan mutu tingkat jurusan/ prodi. Adapun

tugas dan tanggung jawab masing – masing komponen penjaminan mutu tersebut

adalah:

1. Badan Penjaminan Mutu (BPM).

Tujuan Badan Penjaminan Mutu UMSIDA

a) Meningkatan mutu pendidikan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo secara

berkelanjutan untuk mewujudkan visi dan misinya.

b) UMSIDA menjadi institusi pendidikan yang konsisten pada layanan

pendidikan

c) Memberikan kepuasan kepada stakeholder terhadap mutu pendidikan

melalui kegiatan Tridarma perguruan tinggi.

Sasaran/ Tugas penjaminan mutu UMSIDA

a) Merencanakan dan merancang model Sistem penjaminan mutu di tingkat

Universitas dan keterkaitannya deng penjaminan mutu di tingkat fakultas/

prod dan unit keerja lainnya..

b) Menyiapkan dan menyusun perangkat dan dokumen sistem mutu yang akan

diimplimentasikan di UMSIDA

c) Melakukan monitoring terhadap implementasi sistem penjaminan mutu di

UMSIDA

d) Melakukan benchmarking, pelatihan, lokakarya, konsultasi, tutorial,

pendampingan dan kerjasama dalam bidang Sistem Penjaminan Mutu

e) Melakukan evaluasi kepuasan stakeholder terhadap mutu UMSIDA

f) Melaksanakan Audit Mutu Internal (AMI) implimentasi Sistem Penjaminan

Mutu dan pencapaian Sasaran Mutu dan Rencana Mutu. secara periodic.

g) Melakukan koordinasi lanjutan sebagai forum evaluasi dan tindak lanjut

terhadap hasil AMI dan implementasi sistem penjaminan mutu.


h) Memberikan laporan kepada Rektor UMSIDA tentang hasil AMI dan

implementasi sistem penjaminan mutu UMSIDA.

i) Menjalin hubungan dengan pihak luar dalam hal sistem penjaminan mutu.

2. Tim Mutu Fakultas/ biro dan Prodi

Tugas tim mutu fakultas/ biro dan prodi adalah:

a) Menetapkan kebijakan dan sasaran mutu fakultas.

b) Merencanakan, melaksanakan, memonitor, dan mengevaluasi program

pencapaian sasaran mutu fakultas

c) Mengevaluasi laporan tim mutu jurusan dan hasil audit BPM

d) Menyusun sasaran mutu jurusan

e) Menyusun rencana, melaksanakan, memonitor dan mengevaluasi kegiatan

pencapaian mutu jurusan

2.3. Prosedur Mutu

Karena tugas utama perguruan tinggi melakukan kegiatan akademik, maka mutu

akademik merupakan agenda utama. Mutu akademik diterjemahkan dari mutu Tridarma

Perguruan Tinggi, yang meliputi: mutu proses belajar mengajar, penelitian dan

pengembangan, serta pengabdian pada masyarakat. Dengan demikian, untuk

implementasi program penjaminan mutu maka seluruh unit kerja di UMSIDA harus

menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) dan melaksanakan kegiatannya

berdasarkan SOP masing – masing unit kerja tersebut. Proses penjaminan mutu

UMSIDA yang dikoordinir oleh BPM mengikuti prosedur standar, yaitu:

1. SOP proses penetapan sasaran mutu

2. SOP bisnis yang terdapat di UMSIDA

3. SOP pembuatan laporan evaluasi diri

4. SOP monitoring dan evaluasi internal

5. SOP pelaksanaan audit internal

6. SOP proses pelaksanaan akreditasi jurusan/ prodi dan akreditasi institusi.


BAB III

PENETAPAN SASARAN MUTU


Hal pertama yang harus dilakukan dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan

tinggi adalah dengan menetapkan sasaran mutu. Sasaran mutu merupakan dasar bagi

semua proses yang akan dilakukan untuk tahap selanjutnya. Selain itu, sasaran mutu

merupakan tolok ukur yang dapat digunakan untuk melakukan kegiatan pengendalian,

pengarahan, dan penilaian bagi aktivitas – aktivitas yang dilakukan oleh unit kerja.

Dengan demikian, UMSIDA menetapkan sasaran mutu agar dapat melakukan

pengendalian, mengarahkan dan melakukan penilaian terhadap semua aktivitas yang

dilakukan oleh unit kerja di lingkungan UMSIDA.

2.1. Sasaran Mutu

Sasaran mutu merupakan suatu besaran mutu yang ingin dicapai oleh suatu unit

kerja dalam waktu tertentu. Sasaran mutu berfungsi untuk memberikan arahan kepada

unit kerja suatu organisasi dalam melaksanakan tugasnya. Oleh sebab itu, masing –

masing unit kerja wajib mempunyai tim mutu yang bertugas menyusun sasaran mutu

untuk unit kerja tersebut. Penyusunan sasaran mutu harus memenuhi kaidah SMART

yaitu: specific, measurable, achievable, realistic, timely.

Dalam rangka menyusun sasaran mutu, maka UMSIDA telah menetapkan

sasaran mutu berdasarkan Standar Nasional Pendidikan (SNP), yang terdiri dari:

1. Standar isi

2. Standar pembiayaan pendidikan

3. Standar sarana dan prasarana

4. Standar pendidik dan tenaga kependidikan

5. Standar pengelolaan

6. Standar proses

7. Standar kompetensi lulusan

8. Standar penilaian pendidikan

Sasaran mutu untuk ke delapan standar tersebut selanjutnya akan di jabarkan

dalam kriteria mutu dan indikator mutu, seperti dalam tabel berikut ini:


Tabel 1: Struktur Sasaran mutu UMSIDA

STANDAR MUTU INDIKATOR MUTU

Visi, Misi, Tujuan,

Sasaran serta strategi

pencapaian

Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai visi, misi,

tujuan, dan sasaran yang jelas dan realistik

Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai Strategi

pencapaian sasaran dengan rentang waktu yang jelas.

Sosialisasi visi, misi harus dilakukan secara efektif yang

tercermin dari tingkat pemahaman pihak terkait.

Visi- misi harus disusun oleh tim yang melibatkan unsur

dosen, karyawan, mahasiswa dan alumni serta disahkan oleh

Dekan/ Rektor melalui SK

Visi misi harus disahkan oleh Rektor melalui SK

Visi misi harus dipublikasi ke sivitas akademika minimal

dalam 3 bentuk.

Setiap semester harus dilakukan evaluasi tingkat pemahaman

visi- misi.

Tata pamong,

Kepemimpinan,

Sistem Pengelolaan

dan Penjaminan

Mutu

Universitas/ Fakultas/ Prodi harus memiliki tatapamong yang

menjamin terwujudnya visi, terlaksanakannya misi,

tercapainya tujuan, berhasilnya strategi yang digunakan secara

kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan adil.

Setiap unit kerja harus mempunyai statuta universitas dan

struktur organisasi dimasing- masing unit kerja serta deskripsi

tugas masing- masing bagian.

Kepemimpinan universitas/ fakultas/ prodi harus memiliki

karakteristik: kepemimpinan operasional, kepemimpinan

organisasi, kepemimpinan publik.

Universitas/ Fakultas/ prodi harus memiliki sistem

pengelolaan fungsional dan operasional program studi

mencakup: planning, organizing, staffing, leading, controlling

yang efektif dilaksanakan.

Setiap unit kerja wajib dilengkapai dengan standar operasional

prosedur (SOP) sesuai dengan alur pelayanan yang terdapat

dimasing- masing unit kerja.

Universitas/ Fakultas/ Prodi harus melaksanakan sistem

penjaminan mutu.

Universitas/ Fakultas/ prodi harus melakukan penjaringan

umpan balik dan tindak lanjutnya.

Sumber umpan balik antara lain dari: (1) dosen, (2)

mahasiswa, (3) alumni, (4) pengguna lulusan.

Universitas/ Fakultas/ prodi harus berupaya untuk menjamin

keberlanjutan (sustainability) universitas/ fakultas/ prodi


antara lain mencakup:

a. Upaya untuk peningkatan animo calon mahasiswa

b. Upaya peningkatan mutu manajemen

c. Upaya untuk peningkatan mutu lulusan

d. Upaya untuk pelaksanaan dan hasil kerjasama kemitraan

Upaya dan prestasi dalam memperoleh dana hibah kompetitif

Mahasiswa dan

lulusan

Rasio calon mahasiswa yang ikut seleksi : daya tampung harus

lebih dari 5

Rasio mahasiswa baru reguler yang melakukan registrasi : calon

mahasiswa baru reguler yang lulus seleksi harus ≥ 95%

Rasio mahasiswa baru transfer terhadap mahasiswa baru bukan

transfer harus ≤ 0.25

Rata-rata Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) ≥ 3

Beban mengajar dosen kurang atau sama dengan 12 sks

Mahasiswa UMSIDA harus memperoleh penghargaan/

prestasi di bidang nalar, bakat dan minat

Persentase kelulusan tepat waktu ≥ 50%

Persentase mahasiswa yang DO atau mengundurkan diri ≤

6%

Mahasiswa harus memiliki akses untuk mendapatkan

pelayanan mahasiswa yang dapat dimanfaatkan untuk

membina dan mengembangkan penalaran, minat, bakat, seni,

dan kesejahteraan.

Universitas/ Fakultas/ Prodi harus melakukan pelacakan dan

perekaman data lulusan

Partisipasi alumni dalam mendukung pengembangan

akademik program studi harus dalam bentuk:

(1) Sumbangan dana

(2) Sumbangan fasilitas

(3) Keterlibatan dalam kegiatan akademik

(4) Pengembangan jejaring

(5) Penyediaan fasilitas untuk kegiatan akademik

Sumber daya

manusia

Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai Pedoman

tertulis tentang sistem seleksi, perekrutan, penempatan,

pengembangan,dan pemberhentian dosen dan tenaga

kependidikan


Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai pedoman

tertulis tentang sistem monitoring dan evaluasi, serta rekam

jejak kinerja dosen dan tenaga kependidikan

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi kinerja dosen di bidang

pendidikan, penelitian, pelayanan/pengabdian kepada

masyarakat

Dosen tetap UMSIDA harus :

Berpendidikan (terakhir) S2 dan S3 dengan bidang keahlian

sesuai dengan kompetensi PS

Rata-rata beban dosen per semester, atau rata-rata FTE

(Fulltime Teaching Equivalent) 11 ≤ RFTE ≤ 13

Universitas/ Fakultas/ Prodi harus melaksanakan kegiatan

yang melibatkan tenaga ahli/pakar (sebagai pembicara dalam

seminar/pelatihan, pembicara tamu, dsb, dari luar PT sendiri

(tidak termasuk dosen tidak tetap) 12 orang

Universitas/ Fakultas/ Prodi harus melakukan program

peningkatan kemampuan dosen tetap melalui program tugas

belajar dalam bidang yang sesuai dengan bidang PS

Dosen tetap harus mengikuti kegiatan yang sesuai bidang

keahliannya dengan PS dalam seminar ilmiah/ lokakarya/

penataran/ workshop/ pagelaran/ pameran/peragaan yang tidak

hanya melibatkan dosen PT sendiri.

Reputasi dan keluasan jejaring dosen dalam bidang akademik

dan profesi

Pustakawan dan kualifikasi yang harus dimiliki oleh

Universitas/ Fakultas/ Prodi

Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai laboran,

teknisi, operator, programer

Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai tenaga

administrasi

Universitas/ Fakultas/ Prodi harus melakukan upaya untuk

meningkatkan kualifikasi dan kompetensi tenaga

kependidikan.

Kurikulum,

Pembelajaran dan

Suasana Akademik

Kurikulum Universitas/ Fakultas/ Prodi harus memuat

kompetensi lulusan secara lengkap dan berorientasi serta

sesuai dengan visi, misi.


Kurikulum Universitas/ Fakultas/ Prodi harus memuat

matakuliah yang mendukung pencapaian kompetensi lulusan

dan memberikan keleluasaan pada mahasiswa untuk

memperluas wawasan dan memperdalam keahlian sesuai

dengan minatnya, serta dilengkapi dengan deskripsi

matakuliah, silabus dan rencana pembelajaran.

Kurikulum dan seluruh kelengkapannya harus ditinjau ulang

dalam kurun waktu tertentu oleh program studi bersama fihak-

fihak terkait (relevansi sosial dan relevansi epistemologis)

untuk menyesuaikannya dengan perkembangan Ipteks dan

kebutuhan pemangku kepentingan (stakeholders)

Pelaksanaan proses pembelajaran harus dimonitoring secara

rutin dan konsisten

Sistem pembimbingan akademik harus terdiri dari: banyaknya

mahasiswa per dosen PA, pelaksanaan kegiatan, rata-rata

pertemuan per semester, efektivitas kegiatan perwalian

Sistem pembimbingan tugas akhir (skripsi) harus meliputi

ketersediaan panduan, rata-rata mahasiswa per dosen

pembimbing tugas akhir, rata-rata jumlah pertemuan/

pembimbingan, kualifikasi akademik dosen pembimbing tugas

akhir, dan waktu penyelesaian penulisan

Universitas/ Falultas/ prodi harus melakukan upaya perbaikan

sistem pembelajaran

Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai kalender

akademik

Universitas/ Fakultas/ Prodi harus melakukan upaya

peningkatan suasana akademik: Kebijakan tentang suasana

akademik, Ketersediaan dan jenis prasarana, sarana dan dana,

Program dan kegiatan akademik untuk menciptakan suasana

akademik, Interaksi akademik antara dosen-mahasiswa, serta

pengembangan perilaku kecendekiawanan.

Pembiayaan, Sarana

Prasarana & Sistem

Informasi

Universitas/ Fakultas/ program studi harus mempunyai

perencanaan target kinerja, perencanaan kegiatan/ kerja dan

perencanaan alokasi dan pengelolaan dana.

Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai dana

operasional untuk penelitian, pengabdian masyarakat dan gaji/

upah

Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai ruang kerja

dosen yang memenuhi kelayakan dan mutu untuk melakukan

aktivitas kerja, pengembangan diri, dan pelayanan akademik

Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai prasarana


(kantor, ruang kelas, ruang laboratorium, studio, ruang

perpustakaan, kebun percobaan, dsb. kecuali ruang dosen)

yang dipergunakan dalam proses pembelajaran.

Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai prasarana lain

yang menunjang (misalnya tempat olah raga, ruang bersama,

ruang himpunan mahasiswa, poliklinik)

Universitas/ Fakultas/ prodi harus mempunyai bahan pustaka

berupa buku teks, disertasi/ tesis/ skripsi/ tugas akhir, jurnal

ilmiah terakreditasi DIKTI, jurnal internasional dan

proceeding.

Universitas/ Fakultas/ Prodi harus memberi akses dan

pendayagunaan sarana utama di lab untuk mehasiswa (tempat

praktikum, bengkel, studio, ruang simulasi, rumah sakit,

puskesmas/balai kesehatan, green house, lahan untuk

pertanian, dan sejenisnya)

Universitas/ Fakultas/ Prodi harus mempunyai sistem

informasi dan fasilitas yang dapat digunakan dalam proses

pembelajaran (hardware, software, e-learning, perpustakaan,

dll.)

Penelitian,

Pengabdian

masyarakat dan

Kerjasama

Harus ada peningkatan produktivitas dan mutu hasil penelitian

dosen dalam kegiatan penelitian, pelayanan/pengabdian

kepada masyarakat, dan kerjasama, dan keterlibatan

mahasiswa dalam kegiatan tersebut.

Kegiatan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat dosen dan

mahasiswa program studi yang bermanfaat bagi pemangku

kepentingan (kerjasama, karya, penelitian, dan pemanfaatan

jasa/produk kepakaran).

Jumlah dan mutu kerjasama yang efektif yang mendukung

pelaksanaan misi program studi dan institusi dan dampak

kerjasama untuk penyelenggaraan dan pengembangan

program studi

1.2. Unit Kerja Di UMSIDA

Berdasarkan struktur organisasi UMSIDA yang tertuang dalam statute

UMSIDA tahun 2010 maka di UMSIDA terdapat 46 unit kerja. Unit kerja terendah

adalah program studi/ jurusan yang berjumlah 24 prodi. Tugas masing – masing unit

yang ada di lingkungan UMSIDA telah tercantum dalam statuta UMSIDA. Secara garis

besar, unit kerja yang terdapat di UMSIDA adalah:


1. Fakultas Tarbiyah, terdiri dari:

a. Prodi Pendidikan Bahasa Arab (PBA).

b. Prodi Pendidikan Agama Islam (PAI).

c. Prodi Pendidikan Guru Madrasah Ibtidaiyah (PGMI)

2. Fakultas Keguruan dan ilmu pendidikan, terdiri dari:

a. Prodi Pendidikan Guru Sekolah Dasar (PGSD).

b. Prodi Pendidikan Anak Usia Dini (PG- PAUD)

c. Prodi Pendidikan Bahasa Inggris.

3. Fakultas Pertanian, terdiri dari:

a. Prodi Teknologi Hasil Pertanian (THP).

b. Prodi Agroteknologi

4. Fakultas Ekonomi, terdiri dari:

a. Prodi Manajemen

b. Prodi Akuntansi

c. D1 Perpajakan

5. Fakultas ilmu sosial politik, terdiri dari:

a. Prodi Ilmu Komunikasi

b. Prodi Administrasi Negara

6. Fakultas Psikologi, terdiri dari:

a. Prodi Psikologi

7. Fakultas Teknik, terdiri dari:

a. Prodi Teknik Informatika

b. Prodi Teknik Mesin.

c. Prodi Teknik Elektro

d. Prodi Teknik Industri

e. D1 Desain Grafis

8. Program Pasca Sarjana, terdiri dari:

a. Magister Pendidikan Islam

b. Magister Manajemen

9. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan

10. Biro administrasi keuangan

11. Biro administrasi umum


12. Biro Humas, Kesekretariatan dan Protokoler

13. Badan Penjaminan Mutu

14. Lembaga Penelitian dan pengabdian masyarakat

15. Lembaga pengkajian dan peningkatan pendidikan.

16. Lembaga Al – Islam dan Kemuhammadiyahan

17. Lembaga Bahasa

18. UPT Perpustakaan

19. UPT Pusat data dan komputer (PUSDAKOM)

3.3. Penentuan Sasaran Mutu

Penentuan sasaran mutu ini dilakukan oleh masing – masing unit kerja yang ada

di lingkungan UMSIDA. Sasaran mutu yang di tetapkan oleh setiap unit kerja harus

sesuai dengan deskripsi tugas unit kerja tersebut. Setiap unit kerja harus fokus terhadap

sasaran mutu yang telah ditentukan.

Sasaran mutu masing – masing unit harus saling berhubungan. Sedangkan

sasaran mutu unit kerja level bawah harus mendukung sasaran mutu unit kerja yang ada

di level atasnya. Misalnya, sasaran mutu prodi harus mendukung sasaran mutu fakultas

yang menaungi prodi tersebut. Sasaran mutu tertinggi adalah sasaran mutu Universitas.

Proses penentuan sasaran mutu mengikuti aliran berikut ini:

Gb 3. Keterkaitan antara sasaran mutu unit kerja dan UMSIDA

Penentuan sasaran mutu harus berdasarkan pada pencapaian terhadap sasaran

mutu yang telah tercapai pada periode sebelumnya, capaian mutu dari kompetitor,

persyaratan pelanggan dan kekuatan sumber daya organisasi. Penentuan sasaran mutu

RENSTRA UMSIDA 2011/2012- 2014/2015

Sasaran mutu tahunan UMSIDA

Sasaran mutu tahunan Unit kerja

RIP UMSIDA 2011/2012- 2018/2019


tersebut harus mempunyai ciri SMART (Specific, Measurable, Achievable, Reliable,

Timeble) dan harus menantang, sebagai motivasi bagi institusi untuk terus berbenah

dalam menghadapi persaingan. Pada hakekatnya, penentuan sasaran mutu harus

mengalami kenaikan dari waktu ke waktu yang dihitung dari baselinenya.

Agar penetapan sasaran mutu masing – masing unit kerja dapat terintegrasi

dengan sasaran mutu institusi (UMSIDA) maka diperlukan proses deployment rencana

strategis UMSIDA. Penetatapan sasaran mutu di tingkat Universitas disusun

berdasarkan rencana strategis UMSIDA. Penetapan sasaran mutu Fakultas disusun

berdasarkan sasaran mutu tingkat univertas, sedangkan sasaran mutu jurusan ditetapkan

berdasarkan sasaran mutu Fakultas.

Penentuan sasaran mutu merupakan proses yang harus terintegrasi antara unit

kerja yang ada di lingkungan UMSIDA, oleh karena itu, penetapan sasaran mutu

tersebut harus di sepakati, didokumentasikan dan ditanda tanggani bersama sebagai

bentuk komitmen untuk peningkatan kualitas. Dokumen tersebut akan dijadikan acuan

dalam melakukan proses evaluasi dan penilaian kinerja unit kerja yang bersangkutan.


BAB IV

SISTEM PENJAMINAN MUTU


Penjaminan mutu merupakan suatu tindakan yang terencana dan sistematis yang

akan dilaksanakan untk memberikan jaminan bahwa sasaran mutu yang telah ditetapkan

dapat tercapai. Penjaminan mutu merupakan langkah strategi bagi institusi pendidikan

dalam rangka meningkatkan kualitas pendidikan.

4.1. Konsep PDCF (Plan, Do, Control, Feedback)

Sistem penjaminan mutu di UMSIDA dilaksanakan berdasarkan konsep PDCF

(plan, do, control, feedback) yang merupakan inovasi dari konsep PDCA (plan, do,

control, Action). Konsep ini dipilih untuk digunakan dalam sistem penjaminan

UMSIDA karena dengan PDCF maka semua proses bisnis yang ada di UMSIDA dapat

berjalan secara bermutu, dan merupakan lingkaran tertutup untuk selalu melakukan

continous improvement. Secara garis besar,, aktivitas – aktivitas yang akan dilakukan

disetiap tahap konsep PDCF adalah:

1. Plan

Pada tahap ini akan dilakukan:

a. Mencari/ mengindentifikasi masalah yang akan diatasi/ kelemahan yang

akan diperpaiki.

b. Mengindentifikasi faktor penyebab permasalahan/ kelemahan tersebut.

c. Merumuskan solusi terhadap masalah/ kelemahan tersebut.

d. Menyusun rencana untuk untuk mengatasi masalah/ kelemahan tersebut.

2. Do


a. Melaksanakan rencana yang telah disusun pada tahap plan.

b. Memantau proses pelaksanaan.

3. Control


a. Evaluasi apa yang telah dilakukan, apakah telah sesuai dengan rencana/

belum


b. Mengindentifikasi kelemahan – kelemahan yang perlu diperbaiki

4. Feedback

Pada tahap ini akan dilakukan evaluasi terhadap respon/ efek yang muncul

akibat penerapan sistem manajemen mutu.

Siklus PDCF ini harus dilaksanakan oleh setiap unit kerja yang ada

dilingkungan UMSIDA, mulai dari tingkat paling atas sampai dengan tingkat paling

bawah.

4.2. Kerangka Kerja Sistem Penjaminan Mutu

Sistem penjaminan mutu merupakn suat sistem yang dibuat untuk memberikan

paanduan bagi semua unit kerja agar dapat mencapai apa yang telah dirumuskan dalam

RENSTRA Universitas. Oleh karena itu, kerangka kerja dalam sistem penjaminan mutu

terdiri dari:

1. Menyusun RIP & Renstra universitas. RIP & Renstra ini merupakan suatu

kondisi yang ingin dicapai oleh Universitas pada beberapa tahun yang akan

datang. Semua yang ada dalam renstra harus disosialisasikan, dimengerti

dan dipahami, oleh seluruh civitas akademika dan selanjutnya renstra ini

digunakan sebagai sasaran mutu bersama di tingkat Universitas.

2. Melakukan quality deployment renstra, hingga menjadi sasaran mutu

tahunan disetiap unit kerja. Selanjutnya, sasaran mutu tahunan setiap unit

kerja ini digunakan sebagai standart kontraktual yang merupakan kontrak

kerja antara unit kerja tersebut dengan unit kerja diatasnya. Kontrak kerja ini

digunakan sebagai alat untuk mengukur kinerja unit kerja yang

bersangkutan.

3. Melakukan doing by quality, yaitu: implementasi terhadap sasaran mutu

yang telah ditetapkan. Implementasi mutu dilakukan oleh masing – masing

unit kerja dengan melakukan tugasnya secara bertanggung jawab sesuai

dengan standar operasional prosedur (SOP) masing – masing unit kerja.

Artinya, untuk dapat melakukan tahap ini, maka masing – masing unit kerja

harus menyusun SOP sesuai dengan proses bisnis yang menjadi tanggung

jawabnya. Pelaksanaan pada tahap ini harus mematuhi peraturan, perundang

– undangan, norma, kebijakan dan tata – tertib yang berlaku. Pada tahap ini

juga harus dilakukan pelaporan terhadap kemajuan/ hasil dari aktivitas yang


telah dilakukannya. Elemen – elemen yang harus tercantum dipelaporan

antara lain: sumber daya yang digunakan, kinerja proses dan mutu hasil

kerjanya. Hasil pelaporan ini akan digunakan sebagai bahan untuk

monitoring dan evaluasi serta penyusunan evaluasi diri masing – masing

unit kerja.

4. Melakukan quality control dan quality feedback. Tahap ini dilakukan

melalui beberapa langkah, yaitu: penyusunan evaluasi diri, melakukan

monitoring dan evaluasi internal, pelaksanaan audit internal, akreditasi

jurusan/ prodi dan akreditasi insttitusi. Masing – masing langkah tersebut

akan dijelaskan pada bagian berikut ini.

Sedangkan proses peningkatan mutu di UMSIDA mengikuti siklus sebagai

berikut:

Gb 4. Siklus peningkatan mutu UMSIDA

4.2.1. Evaluasi Diri

Evaluasi diri merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh pelaksana proses

untuk mengevaluasi terhadap proses yang telah dilakukannya. Dalam hal ini, setiap unit

kerja di UMSIDA wajib menyusun evaluasi diri terhadap kinerja proses yang telah

dilakukan oleh unit kerja yang bersangkutan. Setiap unit kerja harus menyusun evaluasi

diri sebagai bentuk pertanggungjawabannya terhadap mutu hasil tugas yang menjadi

tanggungjawabnya. Evaluasi diri merupakan alat bukti bahwa sasaran mutu yang

ditetapkan dapat tercapai dan untuk melaksanakan program perbaikan secara

berkelanjutan. Penyusunan evaluasi diri merupakan bagian dari siklus PDCF, sehingga

masing – masing unit kerja harus menyusun evaluasi diri untuk mengendalikan proses

bisnis di unit kerja tersebut sehingga sasaran mutu yang ditetapkan dapat tercapai.

Standar Pelaksanaan Monitoring & Evaluasi Evaluasi diri unit kerja

Audit mutu akademik internal

Rekomendasi evaluasi

Rencana perbaikan


4.2.2. Monitoring dan evaluasi Internal

Monitoring dilakukan untuk mengamati, mengumpulkan dan menganalisa data

selama kegiatan dilaksanakan. Monitoring dilakukan untuk menjaga agar kegiatan

dapat berjalan secara effektif dan effisien serta sesuai dengan tujuan yang telah

ditetapkan sebelumnya. Monitoring dan evaluasi ini penting untuk dilakukan, agar agar

kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaan, tidak ada penyimpangan. Selain

itu, monitoring dan evaluasi ini digunakan untuk mendekteksi dini penyimpangan –

penyimpangan yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan tersebut.

Pada awal tahun akademik, setiap unit kerja menentukan sasaran mutu. Sasaran

mutu ini akan diimplementasikan dalam proses bisnis yang menjadi tanggungjawabnya.

Untuk dapat memonitor sejauh mana sasaran mutu telah tercapai, maka setiap unit kerja

harus dapat menentukan indikator – indikator proses yang dapat memberikan gambaran

pelaksanaan proses bisnisnya. Dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi maka

indikator – indikator inilah yang akan diamati. Waktu pelaksanaan monitoring dan

evaluasi ditetapkan sesuai dengan karakteristik kegiatan yang dilaksanakan. Monitoring

dan evaluasi ini akan dilakukan oleh unit kerja yang ada diatas unit kerja yang

bersangkutan. Tahap ini harus dilakukan sebagai konsekuensi terhadap adanya

kesepakatan atas manajemen mutu.

4.2.3. Audit Internal

Audit merupakan suatu proses pemeriksaan ketaatan unit kerja terhadap

persyaratan/ peraturan yang melekat pada proses bisnis yang menjadi

tanggungjawabnya. Untuk menjamin obyektivitas hasil audit, maka audit akan

dilakukan oleh seorang auditor yang berasal dari luar unit kerja tersebut/ independen.

Pihak manajemen puncak di UMSIDA memberikan wewenang kepada Badan

Penjaminan Mutu (BPM) untuk mengelola program audit mutu. Audit internal yang

dilakukan oleh BPM terdiri dari 2 bentuk, yaitu:

1. Audit Mutu Akademik Internal (AMAI). Audit tersebut merupakan audit

yang dilakukan di tingkat program studi dengan ruang lingkup standar

mutu UMSIDA yang mengacu pada standar akreditasi BAN PT. AMAI

dilakukan oleh auditor yang telah dilatih dan mempunyai sertifikat sebagai

auditor. AMAI dilakukan per tahun akademik, rentang bulan September


s/d Nopember setiap tahun. Hasil AMAI akan diserahkan ke prodi untuk

ditindaklanjuti dalam suatu proses perbaikan.

2. Audit Kepatuhan Sistem (AKS). Audit tersebut dilakukan pada unit kerja

non fakultas yang berfungsi untuk mengetahui sejauh mana unit kerja

tersebut telah menaati prosedur yang tertulis pada SOP. AKS dilaksanakan

oleh auditor yang telah bersertifikat per tahun akademik.

4.2.4. Akreditasi dan Sertifikasi

Akreditasi dan sertifikasi merupakan bentuk penghargaan yang diberikan oleh

pihak luar kepada unit kerja atau individu internal. Akreditasi dan sertifikasi ini akan

diberikan sebagai bukti bahwa unit kerja atau individu tersebut telah memenuhi

persyaratan yang ditetapkan pemberi akreditasi/ sertifikasi. Dengan diterapkannya

penjaminan mutu di UMSIDA kita berharap dimasa yang akan datang semua prodi di

UMSIDA mempunyai status terakreditasi minimal B dan seluruh individu yang

berperan didalamnya memperoleh sertifikasi sesuai dengan bidang ilmu yang

ditekuninya.

4.3. Ruang Lingkup Penjaminan Mutu

UMSIDA merupakan lembaga pendidikan tinggi, sehingga produk – produk

yang dihasilkan harus dapat dimanfaatkan secara maksimal di masyarakat dan dapat

memenuhi kepuasan stakeholder.

Dalam rangka menghasilkan produk yang berkualitas dan dapat bermanfaat bagi

mansyarakat, maka UMSIDA menyusun suatu proses bisnis yang terjadi di UMSIDA.

Pada dasarnya, proses bisnis di UMSIDA terdiri dari beberapa hal, yaitu input, proses

akademik, dan output.. Sedangkan ruang lingkup penjaminan mutu terletak pada

seluruh proses bisnis yang dilakukan oleh UMSIDA. Gambaran proses bisnis UMSIDA

adalah sebagai berikut:


Gb.5. Proses Bisnis UMSIDA sebagai ruang lingkup penjaminan mutu

Tetapi, implementasi sistem menajemen mutu di UMSIDA tidak menerapkan

pasal 7.3 ISO 9001:2008 tentang Rancangan dan Pengembangan karena Kurikulum

yang digunakan mengacu pada kurikulum yang ditentukan oleh Direktorat Jenderal

Pendidikan Tinggi Kemenristek dan Standar Nasional Pendidikan Tinggi.

Ruang lingkup penjaminan mutu dilakukan diseluruh area UMSIDA sebagaimana

struktur organisasi UMSIDA yang tercantum pada Statuta UMSIDA 2013 sebagai

berikut:

INPUT

Seleksi calon mahasiswa

Rencana kerja

PROSES

Proses belajar mengajar

Pengembangan dan perbaikan sistem administrasi dan informasi.

Pengembangan SDM, peningkatan kualitas dan kuantitas hsil penelitian serta publikasi hasil penelitian.

Pengembangan sarana dan prasarana perkuliahan.

OUTPUT

Lulusan yg berkompetensi

Evaluasi

Kepuasan Stakeholder UMSIDA


REKTOR

WR. I WR. II WR. III

BPH SENAT UNIVERSITAS

BIRO

BPM

FAKULTAS

LEMBAGA

LP3 BAHASA

UNIT USAHA

PEMAKMURAN

MASJID

BUSINESS

CENTER

UMSIDA

PRESS

UPT

DEWAN PENYANTUN

Majelis DIKTI

TEKNIK EKONOMI PERTANIAN ISIPAGAMA

ISLAMKIP PSIKOLOGI

MA’HAD UMAR

BIN KHATABKESEHATAN HUKUM

PASCA

SARJANA

LPPM HUMAS,

PROTOKOLER

DAN

KERJASAMA

PUSDAKOM PERPUSTAKAAN KEMAHASISWAAN PENERBITAN

BAU BAKBAAK

Documents

0 (di copy dari BPM UMSIDA)bpm.umsida.ac.id/wp-content/uploads/2017/04/Manual-Mutu-UMSIDA... · 1. SOP proses penetapan sasaran mutu 2. SOP bisnis yang terdapat di UMSIDA 3. SOP pembuatan