· Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i

Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko

Raport końcowy

z badania ewaluacyjnego pn.

„Ocena stopnia przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych

w ramach osi I-III PO IiŚ do realizacji projektów, absorpcji środków

z Unii Europejskiej oraz identyfikacji obszarów ryzyka”

Zamawiający

Ministerstwo Środowiska

Wykonawca

Poznań, grudzień 2012


2

ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak ul. Promienista 83, 60-141 Poznań

Streszczenie

Niniejszy raport zawiera wyniki badania ewaluacyjnego pn. ,,Ocena stopnia przygotowania

beneficjentów projektów indywidualnych w ramach osi I-III PO IiŚ do realizacji projektów, absorpcji

środków z Unii Europejskiej oraz identyfikacji obszarów ryzyka”.

Badanie zrealizowane zostało na zlecenie Ministerstwa Środowiska przez firmę Europejskie Centrum

Doradztwa Finansowego Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak – oddział Poznań.

Cel badania

Celem głównym ewaluacji była ocena stopnia przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych

w ramach osi I - III POIiŚ 2007-2013 do realizacji projektów, absorpcji środków z Unii Europejskiej

oraz identyfikacji obszarów ryzyka.

Metodologia badania

Odpowiedzi na postawione pytania badawcze uzyskano przy wykorzystaniu różnorodnych metod

i technik badawczych, zarówno ilościowych, jak i jakościowych. Zastosowane metody objęły: analizę

desk research, analizę danych statystycznych, telefoniczne wywiady pogłębione (TDI), indywidualne

wywiady pogłębione (IDI), wspomagany komputerowo wywiad telefoniczny (CATI), wywiady

eksperckie, zogniskowany wywiad grupowy (FGI), analizę SWOT, studium przypadku (case study),

warsztat ewaluacyjny, drzewa celów i problemów.

Stopień przygotowania beneficjentów do realizacji projektu- etap koncepcyjny

i przygotowanie

Ocena stopnia przygotowania beneficjentów do realizacji projektów

Charakterystyka beneficjentów ze względu na ich doświadczenie oraz strukturę w dużym stopniu

pokrywa się z opracowanym na potrzeby badania ,,idealnym typem beneficjenta”.

W większości projektów liczba osób zaangażowanych w realizacje projektów była wystarczająca, aby

należycie i terminowo realizować projekt.

Częstym zjawiskiem były rotacje w zespołach projektowych, jednak nie wpłynęły one istotnie na

realizację projektów.

Pozytywnie należy ocenić także to, że ponad 75% beneficjentów korzysta z procedur związanych

z zarządzaniem procesem przygotowania projektu. Ponadto zdecydowana większość beneficjentów

nie miała problemów ze sporządzeniem wykazu zamówień wraz z SIWZ.

Prace koncepcyjne w przypadku większości projektów zostały rozpoczęte jeszcze przed wpisaniem na

listę projektów indywidualnych. Prawie połowa beneficjentów uzyskała prawo do dysponowania

gruntem również przed wpisaniem na listę projektów indywidualnych, co w dużej mierze wpływa na

usprawnienie procesu realizacji projektu.

Przy ustalaniu zakresu rzeczowego beneficjenci identyfikowali braki/potrzeby oraz przeprowadzali

analizę możliwych sposobów ich zniwelowania przy pomocy zróżnicowanych metod i technik.

Najbardziej problematyczną kwestią dla beneficjentów był proces pozyskiwania dokumentacji

związanej z przeprowadzeniem postępowania ws. oceny oddziaływania na środowisko dla zadań

objętych projektem.


3


Ponadto zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ w prawie połowie projektów utrudniły przygotowanie

merytoryczne oraz rzeczowe.

Ocena przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych do absorpcji środków UE

W zdecydowanej większości, bo aż w 82% beneficjenci posiadają zabezpieczenie wkładu własnego na

realizację projektu. Problemy przy pozyskaniu wkładu własnego wystąpiły w przypadku tylko 18%

projektów.

Z przeprowadzonych badań wynika, że nie wystąpiły próby współfinansowania tych samych projektów

z różnych instrumentów UE, co świadczy o dobrej znajomości prawa wspólnotowego, które zakazuje

wielokrotnego finansowania tego samego typu operacji (typów projektów) z różnych funduszy UE.

Zdecydowana większość beneficjentów przewidziała sytuację przerw pomiędzy wpływem zaliczek

i zapewniła odpowiednie środki na zapewnienie płynności finansowej pomiędzy kolejnymi transzami.

Dla 88,2% beneficjentów kwestie związane z podatkiem VAT i jego kwalifikowalnością w ramach

projektu były jasne i zrozumiałe.

Niecałe 45% beneficjentów poniosło znaczne koszty finansowe podczas starań o dofinansowanie

z UE. Najbardziej kosztochłonnym elementem było przygotowanie dokumentacji technicznej,

natomiast najbardziej czasochłonnym elementem było przygotowanie dokumentacji wraz z wnioskiem

o dofinansowanie.

Zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ w większości projektów (61%) nie utrudniły beneficjentom

przygotowania do absorpcji środków.

Obowiązek utrzymania powstałej w ramach projektu infrastruktury oraz obowiązek zapewnienia

trwałości projektu wpłynęły na zakres rzeczowy tylko w 11,9% projektów.

Ocena przygotowania beneficjentów do identyfikacji ryzyk wewnętrznych i zewnętrznych

Ponad połowa beneficjentów (54,1%) w swoich strukturach projektowych przewidziała miejsca pracy

dla osób, zajmujących się identyfikacją ryzyk na etapie przygotowania projektu (w obszar ten

zaangażowanych było ok. 125 osób). Co ważne dla 70% spośród nich proces określania zagrożeń

stanowił zadanie dodatkowe.

Czynność identyfikacji zagrożeń została przez beneficjentów najczęściej organizowana wokół studium

wykonalności projektu, jak również zlecana była podmiotom zewnętrznym. Wśród innych elementów

beneficjenci wymieniali takie jak: sporządzanie szczegółowych harmonogramów z uwzględnieniem

przesunięć czasowych, korzystanie z wiedzy ekspertów, organizowanie szeroko pojętych konsultacji

społecznych oraz wykorzystywanie w tym zakresie własnego doświadczenie.

Niewątpliwie podkreślić należy również, iż beneficjenci w większości podjęli działania zaradcze,

mające na celu minimalizację najpoważniejszych ryzyk. Wśród najczęściej podejmowanych kroków

zostały wymienione: monitorowanie wszystkich etapów projektu, aktywny kontakt z ekspertami,

zwiększenie zatrudnienia osób kompetentnych w określonych obszarach projektu, tworzenie kart

ryzyk, racjonalna kalkulacja wszystkich kosztów, wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za czuwanie nad

prawidłową realizacją projektu, przerzucanie ryzyka na wykonawców.

Ryzyka wewnętrzne i zewnętrzne zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie

przygotowania projektów


4


Opierając się na danych pozyskanych podczas wywiadów telefonicznych CATI można stwierdzić, że

większość beneficjentów nie spodziewała się zagrożeń związanych z jednostką powołaną do realizacji

projektu – ryzyko to zostało wyróżnione przez 30% ankietowanych.

Ryzyko związane z zakresem rzeczowym projektu dostrzegało niemalże 40% beneficjentów. Pośród

najczęściej wymienianych konkretnych ryzyk, pojawiają się takie przykłady zagrożeń, jak problemy

z ostatecznym zdefiniowaniem zakresu rzeczowego projektu oraz konieczność wprowadzania zmian

w zakresie rzeczowym projektu.

Świadomość wynikającą z zagrożeń dotyczących kwestii finansowych na etapie przygotowania

projektu zadeklarowało 45% ankietowanych beneficjentów.

Ryzyko potencjalnych zagrożeń dotyczących zjawisk zewnętrznych wobec projektu zidentyfikowało

45,8% beneficjentów, zdecydowanie najczęściej wymieniane były problemy z niepewną sytuacją

w branży budowlanej.

Badani stosunkowo rzadko podejmowali kroki, mające na celu rozwiązanie lub minimalizację

nieprzewidzianych problemów. Odpowiedzi udzieliło 23 respondentów, ponad 30% przyznało, że nie

mieli możliwości wcześniejszego przygotowania się do nieprzewidzianych sytuacji.

Ponad połowa badanych przyznała, że w trakcie realizacji projektu napotkano problemy

nieprzewidziane w fazie jego przygotowywania. Najczęściej przytaczanym przez beneficjentów

nieprzewidzianym problemem była upadłość wykonawców oraz przedłużające się procedury

administracyjne, związane zwłaszcza z uzyskiwaniem wymaganych pozwoleń.

Realizacja projektu

Zmiany w organizacji wewnętrznej beneficjentów przeważnie podyktowane były potrzebą

reorganizacji, zapewne w celu sprawniejszej realizacji projektu indywidualnego. W zdecydowanej

większość przypadków zmiany te nie wpłyną na czas realizacji projektów. Ogółem 90% beneficjentów

wskazało, że wprowadzone zmiany mają wpływ na obecny etap realizacji projektu.

Wystąpienie czynników innych niż organizacja wewnętrzna wpływające na tempo realizacji projektów

zostało zdiagnozowane ogółem przez blisko 38% beneficjentów i dotyczyły przede wszystkim:

procedur przetargowych, przedłużających się procedur formalnych, czynników losowych, wycofania

zgody mieszkańców, zmian prawa oraz problemów z wykonawcami. Zidentyfikowane problemy

wpływały na tempo realizacji projektów zarówno na obecnym etapie, jak i w etapach wcześniejszych.

Ogółem niecałe 40% beneficjentów zadeklarowało, że w realizowanych przez nich projektach

wystąpiły zmiany w zakresie rzeczowym, przy czym najczęściej występują one na obecnym etapie

realizacji projektu. Zmiany te wynikały najczęściej ze zmian prawa, uwag inicjatywy JASPERS oraz

decyzji beneficjenta o zmniejszeniu lub rozszerzeniu zakresu projektu. W większości przypadków

wprowadzone modyfikacje nie opóźnią realizacji przedsięwzięć. Jeśli chodzi o przewidywania

beneficjentów co do możliwości wystąpienia zmian w zakresie rzeczowym projektu w przyszłości, to

niecałe 60% takich zmian nie przewiduje.

Najczęściej stosowanym przez beneficjentów sposobem identyfikacji problemów jest stały nadzór

zespołu projektowego oraz monitorowanie projektu, w tym ryzyk zdiagnozowanych wcześniej. Blisko 1/3 beneficjentów na bieżąco rozwiązuje pojawiające się problemy. Ogółem w 31% przypadków

trudności zidentyfikowane przez projektodawców na etapie przygotowania projektu rzeczywiście

wystąpiły. Problemy te obejmowały głównie: upadłość wykonawcy, problemy ekologiczne, zmiany

prawa, przedłużające się procedury oraz czynniki losowe i problemy formalne. Z kolei problemy, które


5


nie zostały przewidziane na etapie przygotowania, wystąpiły w 34,5% przypadków i dotyczyły m.in.

złej jakości dokumentacji projektowej, kondycji wykonawców czy zmian prawa. Najczęstszym efektem

wystąpienia trudności zidentyfikowanych i niezidentyfikowanych wcześniej były opóźnienia w realizacji

projektu.

Skuteczność pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich

Dane pozyskane w toku realizacji badania ewaluacyjnego pozwalają stwierdzić, że zdecydowana

większość respondentów (87%) zna instytucje, do których należy się zgłosić, by uzyskać stosowną

pomoc.

Zgodnie wynikami badania, większość beneficjentów (ponad 70%) uznała, że oferowana pomoc jest

zarówno łatwo dostępna jaki i adekwatna do potrzeb realizatorów projektów.

Ankietowani beneficjenci korzystali dotychczas z oferowanej pomocy (89,7%), oraz uznają możliwość

uzyskania pomocy za istotną.

Realizatorzy projektów wskazują, że w celu uzyskania większej efektywności oferowanej pomocy,

należałoby poszerzyć wiedzę praktyczną instytucji oferującej pomoc, zwiększyć częstotliwość spotkań

między instytucjami a beneficjentami, oraz zmniejszyć czas przepływu informacji.

Stopień zadowolenia z oferowanej przez inicjatywę JASPERS pomocy jest wysoki wśród beneficjentów

mających styczność z tą formą pomocy.

Beneficjenci poproszeni o opinię dotyczącą współpracy z IW na kolejnych etapach udzielili

w przeważającej większości odpowiedzi, że współpraca układała się pomyślnie na każdym etapie.

Pozyskane wyniki w trakcie badania informują, że Instytucja Wdrażająca informowała należycie

beneficjentów o możliwościach uzyskania dodatkowego wsparcia w zakresie przygotowania

dokumentacji oraz zmianach w wytycznych i aktach prawnych.

Beneficjenci oceniając ogólną pomoc wskazali, że instytucje powołane do pomocy beneficjentom

podczas realizacji projektów indywidualnych należycie spełniają swoją funkcję – w przeważającej

większości problemy z którymi beneficjenci zgłosili się do wspomnianych jednostek zostały

rozwiązane.

Rekomendacje

W toku badania wypracowane zostały następujące rekomendacje pobadawcze:

rozpowszechnianie wiedzy na temat najskuteczniejszych metod zarządzania;

zapewnienie wsparcia zewnętrznego w procesie przygotowania dokumentów przetargowych.

Osoba dokonująca przeglądu przygotowanej przez beneficjenta dokumentacji przetargowej

powinna być dobrze zapoznana z zakresem i specyfiką danego projektu;

bieżące informowanie beneficjentów o wszelkich zmianach w wytycznych;

konsultowanie dokumentów strategicznych z Beneficjentami (przedstawicielami różnych

typów Beneficjentów);

wskazanym jest opracowanie zbioru opisanych najpoważniejszych i najczęściej

występujących ryzyk i trudności w trakcie realizacji projektu, z którego będą mogli korzystać

beneficjenci projektów indywidualnych w ramach PO IiŚ (przede wszystkim na etapie

przygotowania projektu i identyfikacji ryzyk);


6


czas oszacowany na uzyskanie pozwoleń powinien być realny, a kroki formalno-prawne

podjęte jak najwcześniej.


7


Abstract

This report contains the results of the evaluation study ,,Evaluation of the preparation of the

beneficiaries of the individual projects implemented under Priority Axis I-III OP I&E to projects

realization, the absorption of the European Union and the identification of risk areas. "

The study was conducted at the request of the Ministry of Environment by the Europejskie Centrum

Doradztwa Finansowego Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak - Poznan branch.

Aim of the study

The main objective of the evaluation was to assess the degree of preparation of the beneficiaries of

individual projects under Axis I - III OP I&E 2007-2013 to implement the projects, to absorb the

European Union funds and the identification of risk areas.

Methodology of the research

Answers to the research questions were obtained using a variety of methods and techniques of

research, both quantitative and qualitative. The methods used included: desk research, statistical

analysis, in-depth telephone interviews (TDI), individual in-depth interviews (IDI), a computer-

assisted telephone interview (CATI), expert interviews, focus group interviews (FGI), a SWOT

analysis, a case study, the evaluation workshop, problems and objectives trees.

The degree of preparation of the beneficiaries to the implementation of the project –

concept and preparation stage

The evaluation of the preparation of the beneficiaries for the implementation of projects

Characteristics of beneficiaries due to their experience and structure to a large extent overlaps with

“the ideal type of the beneficiary” developed for the study.

In most projects, the number of people involved in the implementation of the projects was sufficient

to properly and timely implement the project.

Rotations were a common occurrence in project teams, but they did not impact significantly on the

implementation of projects.

What is positive, over 75% of the beneficiaries use the procedures relating to the management of the

project preparation process. In addition, the vast majority of beneficiaries had no problems with the

preparation of the list of contracts and tender documents.

The conceptual work for the majority of projects were started before entering the list of individual

projects. Almost half of the beneficiaries received the right to use the land well before entering the

list of individual projects, which largely influences the improvement of the process of the project.

In determining the substantive scope of the project, beneficiaries identified gaps / needs and

conducted an analysis of possible ways of overcoming them using different methods and techniques.

The most problematic issue for the beneficiaries was the process of obtaining documentation related

to the procedure for environmental impact assessment for the objectives of the project.

In addition, changes in the law and the OP I&E guidelines for nearly half of the projects made the

substantive and material preparation difficult.

Evaluation of preparation of beneficiaries of individual projects for the absorption of EU funds


8


In the vast majority, as many as 82% of the beneficiaries have the protection of their own

contribution to the project. Problems in obtaining their own contribution occurred only in 18% of

projects.

The study shows that there were no attempts to co-finance the same project from different EU

instruments, which shows a good knowledge of EU law which prohibits multiple financing of

operations of the same type (type of project) from different EU funds.

The vast majority of the beneficiaries predicted the situation of the gaps between the advances

payments and provided appropriate measures to provide liquidity between installment payments.

For 88.2% of the beneficiaries the tax issues related to VAT and the eligibility of the project is clear

and understandable.

Less than 45% of the beneficiaries suffered significant financial costs during making efforts to obtain

EU funding. The most costly element was the preparation of the technical documentation, and the

most time consuming part was the preparation of the documentation along with the application for

funding.

Changes in laws and OP I&E guidelines in most of the projects (61%) did not hinder the preparations

of beneficiaries to absorb funds.

The obligation to maintain the infrastructure established due to the project implementation and to

ensure sustainability of the project contributed to the material scope in only 11.9% of the projects.

The evaluation of the preparation of beneficiaries to identify internal and external risks

More than half of the beneficiaries (54.1%) in its structures has provided jobs for people involved in

the identification of risks at the preparation stage of the project (in the area was involved about 125

people). What is important, for 70% of them the process of identification of threads was the

additional task.

Hazard identification stage was usually organized by the beneficiaries around the feasibility study as

well as it was outsourced to external institutions. Among other elements that the beneficiaries

mentioned were: preparation of detailed schedules, including time alignment, the use of expert

knowledge, organizing broad public consultations and the use of own experience in this area.

Undoubtedly, it should also be noted that most of the beneficiaries have taken remedial action to

minimize the most serious risks. Among the most common measures taken are: monitoring of all

stages of the project, active contact with the experts, the increase of employment of people

competent in specific areas of the project, the creation of risks cards, rational calculation of all costs,

the designation of the person responsible for ensuring the proper implementation of the project,

shifting the risk to the contractors.

Internal and external risk identified by the beneficiaries in the preparation stage of the projects

The data obtained during the telephone interviews indicate that most of the beneficiaries did not

expect the risks associated with the unit set up to implement the project - the risk of this type was

indicated by 30% of respondents.

The risk associated with the material scope of the project was concluded by almost 40% of the

beneficiaries. Among the most frequently mentioned specific risks, there are examples of threats such

as problems with the final definition of the material scope of the project and the need to make

changes to the substantive scope.


9


Awareness of the risks on financial issues in the preparation stage of the project was declared by

45% of beneficiaries.

The risks associated with the factors external to the project identified 45.8% of beneficiaries, by far

the most frequently mentioned problems were those connected with the uncertain situation in the

construction industry.

Respondents rarely undertook steps to address or minimize unforeseen problems. Replies were

received from 23 respondents, over 30% of them declared that they were not able to prepare in

advance for unforeseen circumstances.

More than half of the respondents admitted that during the project some unexpected problems were

encountered in the preparation phase. The frequently pointed unexpected problem was the

bankruptcy of contractors and lengthy administrative procedures, especially in connection with

obtaining the required permits.

Project implementation

Changes in the internal organization of the beneficiaries were mostly dictated by the need to

reorganize, most likely aimed at improving the implementation of the individual project. In the vast

majority of cases, these changes will not affect the duration of the project. Overall, 90% of

beneficiaries indicated that the changes introduces have an impact on the current stage of the

project.

The factors other than the occurrence of changes in internal organization which influenced the pace

of project implementation have been diagnosed with a total of nearly 38% of the beneficiaries and

concerned first of all tendering procedures, lengthy formal procedures, random factors, withdrawal of

consent of local community, changes in the law and problems with contractors. Identified problems

affect the pace of implementation of projects both on the current stage and in the earlier stages.

Overall, less than 40% of the beneficiaries declared that in the projects some changes occurred in the

material scope, most common at current stage of the project. These changes often resulted from

changes in the law, the comments of JASPERS initiative and the beneficiary's decision to reduce or

extend the scope of the project. In most cases, the introduces modifications did not delay the

implementation of the projects. When it comes to beneficiaries’ predictions concerning the potential

for substantive changes in the project to occur in the future, less than 60% of them does not expect

these kind of changes.

The most common ways used by beneficiaries to identify the problems is the constant supervision of

the project team and monitoring of the project, including risks diagnosed earlier. Nearly one third of

the beneficiaries immediately addresses emerging issues. In 31% of the cases, the difficulties

identified in the project development phase actually occurred. These problems were mainly: the

bankruptcy of the contractor, environmental issues, changes in laws, lengthy procedures, random

factors and formal problems. The problems that were not foreseen at the stage of preparation

occurred in 34.5% of cases and included the following: poor quality of design documentation, the

condition of the contractors or changes in law. The most common result of the difficulties identified

and unidentified previously were delays in the implementation of the project.

The effectiveness of assistance from EU funds implementation system

Data obtained in the evaluation study lead to the conclusion that the vast majority of respondents

(87%) know the institutions, where they could obtain the appropriate assistance.


10


According to the survey results, the majority of beneficiaries (70%) considered that the assistance

provided was both readily available and adequate to the needs of project implementers.

Surveyed beneficiaries benefited from the assistance offered so far (89.7%), and consider the

possibility of obtaining help as essential.

Project implementers indicate that in order to achieve greater efficiency of offered help, it is

necessary to expand the know-how of employees of the institutions offering help, increase the

frequency of meetings between the institutions and the beneficiaries, and reduce the time of the flow

of information.

The degree of satisfaction from the assistance offered by JASPERS is high among beneficiaries that

had contact with this form of support.

Beneficiaries asked for an opinion on cooperation with Implementing Authorities at different stages in

the vast majority gave answers that cooperation was successful at every stage.

Results obtained in the study indicate that the Implementing Authority duly informed beneficiaries

about the opportunities for additional support in the preparation of documentation and guidelines and

changes in legislation.

Assessing general assistance beneficiaries indicated that the institutions established to assist the

beneficiaries during the implementation of individual projects properly fulfilled its function - the vast

majority of the problems with which the beneficiaries signed up for these units have been resolved.

Recommendations

In the course of the study the following recommendations were developed from the survey:

Dissemination of knowledge on the most effective methods of management.

Provision of external support in the preparation of tender documents. The person making the

review of tender documentation prepared by the beneficiary should be well acquainted with

the scope and specifics of the project.

Keeping the beneficiaries informed of any changes in the guidelines.

Consultation of the strategic documents with the beneficiaries (with the representatives of

the different types of beneficiaries).

It is advisable to develop a set of the most serious and most common risks and difficulties

appearing in the course of the project, from which the beneficiaries of individual projects

within the OP I&E (primarily from the development phase and the identification of risks) will

benefit.

Estimated time to obtain licenses should be realistic, formal and legal steps should be taken

as soon as possible.


11


Spis treści

Streszczenie ................................................................................................................................. 2

Abstract ....................................................................................................................................... 7

Spis treści ................................................................................................................................... 11

Wykaz skrótów ........................................................................................................................... 13

Wprowadzenie ............................................................................................................................ 14

1. Identyfikacja obszaru badawczego wraz z koncepcją badania ................................................. 14

1.1. Cel badania .................................................................................................................. 14

1.2. Przedmiot i zakres badania ........................................................................................... 15

1.2.1. Przedmiot badania i koncepcja badawcza ............................................................... 15

1.2.2. Zakres badania ..................................................................................................... 16

1.3. Kryteria ewaluacyjne .................................................................................................... 17

1.4. Pytania badawcze ......................................................................................................... 17

2. Metodologia badania ............................................................................................................ 21

2.1. Metody i techniki badawcze .......................................................................................... 21

2.1.1. Desk research ....................................................................................................... 21

2.1.2. Analiza statystyczna .............................................................................................. 23

2.1.3. Wspomagany komputerowo wywiad telefoniczny (CATI) ......................................... 23

2.1.4. Telefoniczne wywiady pogłębione (TDI) ................................................................. 24

2.1.5. Indywidualne wywiady pogłębione (IDI) ................................................................. 25

2.1.6. Wywiady eksperckie .............................................................................................. 26

2.1.7. Zogniskowane wywiady grupowe ........................................................................... 26

2.1.8. Warsztat ewaluacyjny ............................................................................................ 27

2.1.9. Analiza drzewa celów i problemów ......................................................................... 27

2.1.10. Analiza SWOT ....................................................................................................... 28

2.1.11. Case study............................................................................................................ 28

2.2. Zbiorcze zestawienie przewidzianych do realizacji metod i technik badawczych ................ 29

3. Opis wyników ewaluacji ....................................................................................................... 30

Charakterystyka beneficjentów projektów indywidualnych osi I-III POIiŚ .................................... 30

3.1. Stopień przygotowania beneficjentów do realizacji projektu – etap koncepcyjny i

przygotowania ........................................................................................................................ 39

3.1.1. Ocena stopnia przygotowania beneficjentów do realizacji projektów ......................... 39


12


3.1.2. Ocena przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych do absorpcji środków

UE ............................................................................................................................ 65

3.1.3. Ocena przygotowania beneficjentów do identyfikacji ryzyk wewnętrznych

i zewnętrznych .................................................................................................................... 90

3.2. Ryzyka wewnętrzne i zewnętrzne zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie

przygotowania projektów ......................................................................................................... 93

3.4. Realizacja projektu ..................................................................................................... 107

3.4.1. Identyfikacja i ocena wpływu zmian zachodzących w wewnętrznej organizacji

beneficjenta na realizację projektu ...................................................................................... 107

3.4.2. Identyfikacja innych niż organizacja wewnętrzna czynników wpływających na tempo

realizacji projektu .............................................................................................................. 110

3.4.3. Identyfikacja zmian zachodzących w zakresie rzeczowym projektu i ich wpływ na

tempo realizacji projektu .................................................................................................... 112

3.4.4. Ocena procesu identyfikacji pojawiających się ryzyk oraz dostosowania się

beneficjentów do ich redukcji ............................................................................................. 117

3.5. Skuteczność pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich – na przykładzie

systemu wdrażania obsługującego beneficjentów projektów indywidualnych priorytetów I-III PO IiŚ

2007-2013 ............................................................................................................................ 126

3.6. Wzajemne relacje ....................................................................................................... 142

Analiza SWOT ........................................................................................................................... 145

Drzewa celów i problemów ........................................................................................................ 147

Tabela wniosków i rekomendacji ................................................................................................ 149

Lista dobrych praktyk ................................................................................................................ 155

Załączniki ................................................................................................................................. 156

Załącznik nr 1- Case study ..................................................................................................... 156

Załącznik nr 2- Infografiki ...................................................................................................... 192


13


Wykaz skrótów AS Analiza statystyczna

CATI Wspomagany komputerowo wywiad telefoniczny (ang. Computer Assissted Telephone

Interview)

CS Case study (studium przypadku)

DR Desk research

FGI Zogniskowany wywiad grupowy (ang. Focus Group Interview)

IDI Indywidualny wywiad pogłębiony (ang. Individual In-depth Interview)

IP Instytucja Pośrednicząca

IW Instytucja Wdrażająca

IZ Instytucja Zarządzająca

JRP Jednostka realizująca projekt

JST Jednostka samorządu terytorialnego

MAO Pełnomocnik ds. realizacji projektu (ang. Measure Authorising Officer)

NFOŚiGW Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

OOŚ Ocena Oddziaływania na Środowisko

PO IiŚ Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko

SWOT Analiza SWOT (ang. Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats)

TDI Telefoniczny wywiad pogłębiony (ang. Telephone In-depth Interview)

UE Unia Europejska

WE Warsztat ewaluacyjny

WEksp Wywiad ekspercki

WFOŚiGW Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej


14


Wprowadzenie

Niniejszy dokument stanowi raport końcowy dotyczący badania ewaluacyjnego pn. ,,Ocena stopnia

przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych w ramach osi I-III PO IiŚ do realizacji

projektów, absorpcji środków z Unii Europejskiej oraz identyfikacji obszarów ryzyka”.

Badanie zrealizowane zostało na zlecenie Ministerstwa Środowiska przez firmę Europejskie Centrum

Doradztwa Finansowego Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak – oddział Poznań.

1. Identyfikacja obszaru badawczego wraz z koncepcją badania

1.1. Cel badania

Celem głównym ewaluacji była ocena stopnia przygotowania beneficjentów projektów

indywidualnych w ramach osi I - III POIiŚ 2007-2013 do realizacji projektów, absorpcji środków z Unii

Europejskiej oraz identyfikacji obszarów ryzyka.

Cel główny badania został osiągnięty poprzez:

1. analizę stopnia przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych PO IiŚ (priorytety I,

II, III) do realizacji przedsięwzięć środowiskowych oraz identyfikację obszarów ryzyka, które

wpływają na proces wdrażania – począwszy od momentu umieszczenia na liście projektów

indywidualnych;

2. analizę problemów wewnętrznych i zewnętrznych występujących na etapie przygotowania

oraz realizacji projektów indywidualnych w obszarze środowiska;

3. ocenę wpływu napotkanych problemów na tempo absorpcji środków unijnych;

4. identyfikację ryzyk, które mogą dotyczyć projektów środowiskowych wspieranych w ramach

polityki spójności w latach 2014-2020 – w tym hierarchizacja tych ryzyk oraz wskazanie

odpowiednich środków zmniejszających niebezpieczeństwo wystąpienia danego ryzyka

w przyszłości. (W zakresie możliwym do realizacji, uwzględniając dostępne dokumenty

dotyczące polityki spójności po 2013 roku);

5. identyfikację dobrych praktyk związanych z wdrażaniem projektów indywidualnych.

W ramach badania, obok celu głównego, zrealizowano następujące cele szczegółowe:

1. Ocena stopnia przygotowania beneficjentów do realizacji projektów.

2. Ocena przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych do absorpcji środków UE.

3. Ocena przygotowania beneficjentów do identyfikacji ryzyk wewnętrznych i zewnętrznych.

4. Ocena ryzyk zidentyfikowanych przez beneficjentów.

5. Identyfikacja i ocena wpływu zmian zachodzących w wewnętrznej organizacji beneficjenta na

realizację projektu.

6. Identyfikacja innych niż organizacja wewnętrzna czynników wpływających na tempo realizacji

projektu.

7. Identyfikacja zmian zachodzących w zakresie rzeczowym projektu i ich wpływ na tempo

realizacji projektów.


15


8. Ocena procesu identyfikacji pojawiających się ryzyk oraz dostosowania się beneficjentów do

ich redukcji.

9. Ocena skuteczności pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich.

10. Identyfikacja i ocena występujących relacji.

Cel główny oraz cele szczegółowe zostały osiągnięte poprzez odpowiedzi na pytania badawcze.

1.2. Przedmiot i zakres badania

1.2.1. Przedmiot badania i koncepcja badawcza

Przedmiotowe badanie ewaluacyjne posłużyło ocenie stopnia przygotowania beneficjentów projektów

indywidualnych w ramach osi I - III POIiŚ 2007-2013 do realizacji projektów, absorpcji środków z Unii

Europejskiej oraz identyfikacji obszarów ryzyka.

Badaniem zostały objęte wszystkie projekty indywidualne osi I - III POIiŚ 2007-2013 znajdujące się

na Liście Projektów Indywidualnych aktualizowanej we wrześniu 2012r.

W toku ewaluacji zbadano poziom przygotowania Beneficjentów do realizacji projektów, absorpcji

środków oraz identyfikacji obszarów ryzyka, a także przeprowadzono diagnozę najbardziej

problematycznych obszarów, źródeł problemów oraz możliwych sposobów zapobiegania

zidentyfikowanym zagrożeniom.

Proces badawczy i stosowana w jego toku metodologia zostały podzielone na dwa zasadnicze etapy.

W pierwszym z nich, na samym początku badania, skonstruowany został „typ idealny beneficjenta

projektu indywidualnego”, który posłużył w późniejszych fazach badania do doprecyzowania jego

zakresu. Funkcją typu idealnego było określenie, czym de facto jest potencjał do realizacji projektu

indywidualnego, jakie elementy składają się na zdolność beneficjentów do realizacji projektów

indywidualnych? Innymi słowy: czym musi charakteryzować się beneficjent projektu indywidualnego,

by był w stanie poprawnie go zaplanować i wdrożyć? Jakie doświadczenie, struktury, sytuacja

finansowa beneficjenta są niezbędne, a co najmniej kluczowe, by realizacja projektu zakończyła się

powodzeniem? Odpowiedzi na te pytania zostały wykorzystane przede wszystkim do stworzenia

kwestionariusza badania ilościowego CATI i karty projektu w obszarach problemowych zawartych

w module I schematu badania, tj. „stopień przygotowania beneficjentów do realizacji projektu”.

Typ idealny został skonstruowany na podstawie desk research – analizy raportów z badań

ewaluacyjnych o podobnej tematyce1, a następnie zweryfikowany w toku badań jakościowych –

w indywidualnych wywiadach pogłębionych (IDI), zogniskowanych wywiadach grupowych (FGI),

wywiadach eksperckich.

1 Akademia Leona Koźmińskiego, raport końcowy z realizacji badania ewaluacyjnego „Ocena stopnia przygotowania beneficjentów projektów kluczowych VII Osi Priorytetowej PO IG do realizacji projektów i absorpcji środków z funduszy strukturalnych” na zlecenie Władzy Wdrażającej Programy Europejskie, Warszawa, grudzień 2008, IBC GROUP Sp. z o.o., raport końcowy z badania ewaluacyjnego „Ocena stopnia przygotowania beneficjentów do absorpcji środków dostępnych w ramach działania 8.3 PO IG przeznaczonych na zapewnienie szerokopasmowego dostępu do Internetu osobo zagrożonym wykluczeniem cyfrowym wraz z określeniem potencjalnych barier we wdrażaniu ww. działania” na zlecenie Władzy Wdrażającej Programy Europejskie, Warszawa, grudzień 2008 oraz Europejskie Centrum Doradztwa Finansowego Badania i Szkolenia, raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn. „Ocena zdolności beneficjentów do realizacji projektów wpisanych na Indykatywną Listę Projektów Indywidualnych dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 (tak zwana lista IPI)”, Poznań, listopad 2010, raport końcowy z badania ,,Gotowość szkół wyższych do realizacji projektów kluczowych w ramach XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ: Infrastruktura szkolnictwa wyższego”, Warszawa 2009, PAG Uniconsult.


16


Następnie, w toku badań empirycznych (badanie ilościowe CATI, telefoniczne wywiady pogłębione –

TDI, case study) zweryfikowane zostało, czy beneficjenci projektów indywidualnych spełniają kryteria

typu idealnego beneficjenta. Wyniki tych badań przedstawione zostały w kartach projektu

(wypełnionych na podstawie wniosku o dofinansowanie oraz zrealizowanego badanie CATI) oraz

zbiorczo w niniejszym dokumencie, z uwzględnieniem zakresu poszczególnych modułów badawczych.

W toku wywiadów z beneficjentami zweryfikowano również tezę o tym, że im mniejszy stopień

dopasowania beneficjentów do wypracowanego typu idealnego, tym większe ryzyko wystąpienia

problemów w realizacji projektu. Co ważne badanie ankietowe, którym zostali objęci beneficjenci,

przyczyniło się także do uzyskania odpowiedzi na pytania zawarte w modułach II, III i IV schematu

badania.

Uzyskane w toku obu wyżej opisanych faz wyniki pozwoliły określić wzajemne relacje pomiędzy

poszczególnymi obszarami problemowymi, a specyfikami projektu i Beneficjenta. Umożliwiły także

zdiagnozowanie, czy cechy takie jak typ beneficjenta, typ projektu, jego wielkość czy oś priorytetowa,

w której jest realizowany, mają wpływ na powodzenie realizacji przedsięwzięcia bądź wystąpienie

ewentualnych przeszkód – wraz ze wskazaniem ich charakteru. Pozwoliło to stworzyć pewnego

rodzaju typologię problemów charakterystycznych dla określonego rodzaju projektu, beneficjenta czy

działania, w ramach którego realizowany jest projekt, a tym samym przyczyniło się do wypracowania

trafnych i skutecznych rekomendacji pobadawczych. Na tym etapie przydatną techniką badawczą

okazał się warsztat ewaluacyjny, w ramach którego omówione i poddane pod dyskusję zostały

wstępne rekomendacje wypracowane przez zespół badawczy. Produktami ostatniego etapu badania

była analiza SWOT oraz analiza drzewa celów i problemów, które pomogły podsumować i zobrazować

najistotniejsze kwestie (w tym przede wszystkim problemy), poruszane w toku badania.

Ponadto w badaniu ocenie podlegała także skuteczność pomocy oferowanej ze strony systemu

wdrażania funduszy europejskich oraz współpraca pomiędzy Beneficjentami, a instytucjami

zaangażowanymi we wdrażanie POIiŚ – przede wszystkim Instytucjami Wdrażającymi. W tym zakresie

wypracowane zostały sposoby ,,ulepszenia” oferowanej pomocy.

1.2.2. Zakres badania

Zakres przedmiotowy

Przygotowanie i wdrażanie projektów indywidualnych w ramach osi I-III POIiŚ 2007-2013 zgodnie

z listą projektów indywidualnych dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013

aktualną w czasie realizacji badania (aktualizacja wrzesień 2012r.).

Zakres podmiotowy

Beneficjenci projektów indywidualnych osi priorytetowych I-III POIiŚ 2007-2013 zgodnie z listą

projektów indywidualnych dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013

aktualną w czasie realizacji badania (aktualizacja wrzesień 2012r.), instytucje zaangażowane

we wdrażanie PO IiŚ (IZ, IP, IW), eksperci w obszarze zarządzania projektami i zarządzania

inwestycjami.

Zakres czasowy

obecna perspektywa finansowa 2007-2013 (zgodnie z najnowszymi danymi dostępnymi w czasie

wykonywania przez Wykonawcę badania ewaluacyjnego). Ponadto rekomendacje z badania oprócz

odniesienia się do obecnej perspektywy finansowej 2007-2013 zawierają propozycje dotyczące

usprawnień wdrażania projektów indywidualnych w obszarze „środowisko” dla okresu 2014-2020 na

podstawie projektów rozporządzeń dla polityki spójności na lata 2014-2020.


17


1.3. Kryteria ewaluacyjne

Przedmiotowe badanie zostało wykonane w oparciu o następujące kryteria ewaluacyjne:

Adekwatność – badanie pozwoliło ocenić trafność działań podejmowanych przez beneficjentów

w stosunku do zidentyfikowanych problemów oraz wyzwań związanych z wdrażaniem projektów

indywidualnych osi I-III PO IiŚ.

Skuteczność - badanie pozwoliło ocenić skuteczność działań beneficjentów projektów

indywidualnych we wdrażaniu/przygotowywaniu przedsięwzięć w ramach priorytetów I-III POIiŚ oraz

skuteczność pomocy oferowanej przez system wdrażania funduszy europejskich.

Efektywność - badanie pozwoliło ocenić efektywność (relacje nakłady/efekty) przygotowania

beneficjentów projektów indywidualnych do realizacji przedsięwzięć środowiskowych w ramach

priorytetów I-III POIiŚ. Jako efekt brane pod uwagę było zrealizowanie/realizowanie projektu,

a nakłady mierzone były przez m.in. nakład czasu pracy zespołu projektowego.

1.4. Pytania badawcze

Prace badawcze zmierzały do udzielenia odpowiedzi na postawione poniżej pytania badawcze.

Moduł I - Stopień przygotowania beneficjentów do realizacji projektu – etap koncepcyjny

i przygotowanie

Ocena stopnia przygotowania beneficjentów do realizacji projektów

1.1. Wewnętrzna organizacja beneficjenta

a. Kiedy beneficjenci rozpoczęli przygotowania organizacyjne związane z opracowaniem

dokumentacji aplikacyjnej i realizacją projektów indywidualnych?

b. Czy beneficjenci dysponowali odpowiednio przygotowaną kadrą niezbędną do

przygotowania projektu?

c. Czy beneficjenci wydzielali specjalne struktury organizacyjne dla celów realizacji

projektów, np. jednostki realizujące projekt?

d. Czy beneficjenci posiadali wypracowane procedury związane z zarządzaniem procesem


e. Czy występowały trudności w przygotowaniu wykazu zamówień publicznych wraz z SIWZ

dla wskazanych zamówień? Jeżeli tak, to jakie?

f. Jak należy ocenić ogólny poziom przygotowania beneficjentów do realizacji projektów

indywidualnych biorąc pod uwagę ich wewnętrzną strukturę organizacyjną?

1.2. Przygotowanie merytoryczne i rzeczowe do projektu

a. Kiedy beneficjenci rozpoczęli pracę koncepcyjną dotyczącą realizacji danego projektu?

Czym było to spowodowane?

b. W jaki sposób ustalano zakres rzeczowy projektu? Czy zidentyfikowano występujące

braki/niedobory/potrzeby, a następnie przeprowadzono analizę możliwych sposobów ich

zniwelowania/zaspokojenia, na podstawie których określono zakres projektu?

c. Czy występowały problemy (jeżeli tak, to jakie) w przygotowaniu studium wykonalności

zwierającego adekwatne dane finansowe oraz mapę lokalizacji projektu na etapie


d. Czy i jakie problemy występowały na etapie pozyskiwania/prowadzenia:


18


i. dokumentacji związanej z przeprowadzeniem postępowania ws. oceny

oddziaływania na środowisko dla zadań objętych projektem?

ii. odpowiednich deklaracji instytucji odpowiedzialnych za monitoring obszarów

Natura 2000?

iii. konsultacji społecznych?

iv. pozwoleń na budowę, w tym uzyskiwaniem prawomocnych decyzji lokalizacyjnych

(np. warunki zabudowy/ustalenie lokalizacji inwestycji celu publicznego) lub/ i

uchwał zatwierdzających miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego (dla

całego zakresu przedsięwzięcia);

e. Kiedy beneficjenci uzyskiwali prawo do dysponowania gruntem pod planowaną

inwestycję?

f. Czy kwestie związane z wyznaczaniem aglomeracji oraz ich granic, które powinny być

wyposażone w systemy kanalizacji zbiorczej i oczyszczalnie ścieków miały wpływ na

przygotowanie beneficjentów oraz realizację projektów w I osi PO IiŚ?

g. Czy zmiany prawa oraz wytycznych utrudniały przygotowanie merytoryczne i rzeczowe

projektów? W jakim zakresie?

h. Jak należy ocenić ogólne przygotowanie merytoryczne i rzeczowe projektów

indywidualnych?

Ocena przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych do absorpcji środków UE

2.1. Sytuacja finansowa beneficjentów przygotowujących się do realizacji projektu

a. Czy beneficjenci posiadali zabezpieczenie wkładu własnego na realizację projektu (jakie

problemy występowały przy pozyskiwaniu wkładu własnego, z jakich źródeł pochodził

wkład własny)?

b. Czy gminy w odpowiedni sposób uwzględniały planowane inwestycje w wieloletnim planie

inwestycyjnym gminy lub w uchwale budżetowej w załączniku dotyczącym wieloletnich

programów inwestycyjnych (jeżeli dotyczy)?

c. Czy występowały próby współfinansowania tych samych projektów z różnych

instrumentów UE i czy występowały w tym zakresie nadużycia?

2.2. W jaki sposób beneficjenci zaplanowali montaż finansowy oraz organizację przepływów środków

finansowych w ramach projektów (płynność finansowa projektów)?

a. Czy beneficjenci dysponowali częścią finansową studium wykonalności, jeżeli tak, to czy

była ona aktualna i na odpowiednim poziomie jakościowym?

b. Czy kwestie związane z podatkiem VAT i jego kwalifikowalnością zgodnie z Wytycznymi

w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ prowadziły do problemów po

stronie beneficjentów?

2.3. Czy beneficjenci musieli ponieść znaczne koszty początkowe, aby móc pozyskać dofinansowanie

z UE. Jeżeli tak, to:

a. Który element przygotowania był najbardziej kosztochłonny?

b. Jak pozyskiwano źródła finansowe?

c. Czy istniało zagrożenie, że wysokie koszty przygotowania wniosku o dofinansowanie

mogą uniemożliwić realizację projektu? Jeżeli tak, jak często występowało to ryzyko?

d. Które elementy związane z przygotowaniem do realizacji projektu były najbardziej

czasochłonne?


19


2.4. Czy zmiany prawa oraz wytycznych utrudniały przygotowanie beneficjentów do absorpcji

środków UE? W jakim zakresie?

2.5. Jak ogólnie należy ocenić stopień przygotowania beneficjentów do absorpcji środków UE?

2.6. Czy beneficjenci brali pod uwagę koszty utrzymania wytworzonej w ramach projektu

infrastruktury oraz zagadnienia związane z zapewnieniem trwałości projektu już po zakończeniu

realizacji inwestycji? Czy ten czynnik miał wpływ na określenie zakresu rzeczowego?

Ocena przygotowania beneficjentów do identyfikacji ryzyk wewnętrznych i zewnętrznych

3.1. Czy beneficjenci wydzielali specjalne jednostki organizacyjne mające na celu identyfikację ryzyka

na etapie przygotowania projektu?

3.2. Jak został zorganizowany proces identyfikacji ryzyka na etapie przygotowania projektu?

3.3. Czy beneficjenci podjęli działania zaradcze minimalizujące najpoważniejsze ryzyka (te

o największym prawdopodobieństwie wystąpienia i najpoważniejszych skutkach)?

Moduł II- Ryzyka wewnętrzne i zewnętrzne zidentyfikowane przez beneficjentów na

etapie przygotowania projektów

Ocena ryzyk zidentyfikowanych przez beneficjentów

1. Jakie ryzyka związane z organizacją wewnętrzną beneficjenta oraz zakresem rzeczowym projektu

zostały zidentyfikowane przez wnioskodawców na etapie przygotowania projektu?

2. Jakie ryzyka wewnętrzne i zewnętrzne związane z kwestiami finansowymi (absorpcja środków

UE) zostały zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie przygotowania projektu?

3. Jakie inne ryzyka zewnętrzne zostały zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie


4. W jaki sposób beneficjenci przygotowali się do zmniejszenia negatywnych skutków ryzyk, których

nie można było przewidzieć na etapie przygotowania projektu (np. niestabilność prawa, zmiany

w wytycznych itp.)?

5. Czy występowały oczywiste ryzyka, które można było łatwo zidentyfikować, ale które nie zostały

ujęty na etapie przygotowania projektu?

Moduł III – Realizacja projektu

Identyfikacja i ocena wpływu zmian zachodzących w wewnętrznej organizacji

beneficjenta na realizację projektu

1. Czy/Jakie zmiany wewnętrznej organizacji pracy beneficjenta:

a. wpływały w przeszłości na tempo realizacji projektu?

b. wpływają obecnie na tempo realizacji projektu?

c. mogą wpłynąć w przyszłości na tempo realizacji projektu? Identyfikacja mocnych

i słabych stron w powyższym zakresie ?

Identyfikacja innych niż organizacja wewnętrzna czynników wpływających na tempo

realizacji projektu

2. Czy wystąpiły inne czynniki, które:

a. utrudniały w przeszłości realizację projektu?


20


b. utrudniają obecnie realizację projektu?

c. mogą utrudnić realizację projektu w przyszłości? np. zmiany prawa, ograniczenia

budżetowe, reguła wydatkowa procedury zamówień publicznych, sytuacja na rynku

zamówień publicznych, zamiany w zapotrzebowaniu na usługi, które mają być

świadczone przy pomocy infrastruktury wytworzonej w ramach projektu itp.

Identyfikacja zmian zachodzących w zakresie rzeczowym projektu i ich wpływ na tempo

realizacji projektów

3. Czy/Jakie zmiany w zakresie rzeczowym projektu :

a. występowały w przeszłości? Czym były spowodowane i czy mogą mieć wpływ na

realizację projektu?

b. występują obecnie? Czym jest to spowodowane i czy mogą mieć wpływ na realizację

projektu?

c. mogą wystąpić w przyszłości? Czym może to być spowodowane i czy może mieć

wpływ na realizację projektu?

Ocena procesu identyfikacji pojawiających się ryzyk oraz dostosowania się beneficjentów

do ich redukcji

1. W jaki sposób dochodzi do identyfikacji pojawiających się ryzyk oraz w jaki sposób beneficjent

dostosowuje się do ich redukcji na etapie realizacji projektu?

2. Które z ryzyk wewnętrznych oraz zewnętrznych zidentyfikowanych przez beneficjenta na etapie

przygotowania projektu wystąpiły? Jaki miały one wpływ na realizację projektu?

3. Które z ryzyk niezidentyfikowanych przez beneficjenta:

a. wystąpiły i jaki mają wpływ na realizację projektu?

b. mogą wystąpić w przyszłości i jaki mogą mieć wpływ na realizację projektu?

c. Jakie były powody niezidentyfikowania danych ryzyk?

Identyfikacja mocnych i słabych stron w zakresie rozpoznawania ryzyk na etapie realizacji projektu.

Moduł IV- Skuteczność pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich dla

beneficjentów projektów indywidualnych osi I-III POIiŚ

Ocena skuteczności pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich

1. Czy beneficjenci posiadają wiedzę na temat możliwej do uzyskania pomocy w przygotowaniu

i realizacji projektu?

2. Czy beneficjenci uważają, że oferowana pomoc jest łatwo dostępna i odpowiednia do ich

potrzeb?

3. Czy beneficjenci korzystają z możliwej do uzyskania pomocy?

a. Jeżeli tak, to jak często?

b. Jeżeli nie, dlaczego?

4. Czy możliwość uzyskania pomocy ze strony instytucji sytemu wdrażania funduszy europejskich

jest dla beneficjentów ważna?

5. Co wg beneficjentów należy poprawić w pierwszej kolejności, aby oferowana pomoc okazała się

bardziej skuteczna i odpowiednia dla podmiotów realizujących projekty?


21


6. Jaka jest opinia beneficjentów na temat pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS?

7. Jak należy ocenić ogólną skuteczność oferowanej pomocy?

8. Jak beneficjenci oceniają współpracę z Instytucją Wdrażającą, na etapie: - przygotowania

i zawarcia pre-umowy, - przygotowanie projektu - złożenia i oceny wniosku - przygotowania do

podpisania umowy o dofinansowanie - realizacji projektu

9. Czy zdaniem beneficjentów Instytucja Wdrażająca w należyty sposób informowała o: -

możliwościach uzyskania dodatkowego wsparcia w zakresie przygotowania dokumentacji, -

zmianach w wytycznych i aktach prawnych.

Moduł V - Wzajemne relacje.

Identyfikacja i ocena występujących relacji.

1. Czy zachodzą istotne relacje pomiędzy odpowiedziami na pytania zamieszone w modułach I-IV

badania a:

a. osią priorytetową i działaniem w którym realizowany jest dany projekt?

b. wielkością realizowanego projektu?

c. typem beneficjenta?

d. typem projektu środowiskowego?

e. województwem, regionem w którym beneficjent ma siedzibę lub w którym realizuje

projekt?

f. doświadczeniem beneficjenta w realizacji innych projektów współfinansowanych

przez Unię Europejską?

g. Inne relacje? Jakie?

2. Metodologia badania

W niniejszym rozdziale krótko przedstawiono metodologię badawczą, tj. sposób, w jaki uzyskane

zostały odpowiedzi na postawione pytania badawcze, a tym samym rozwiązane problemy badawcze.

Wykonawca dokonał analizy dostarczającej wyczerpujących i wiarygodnych informacji. Ponadto

zastosował triangulację:

źródeł danych – analizy przeprowadzone zostały zarówno w oparciu o dane zastane, jak

i dane wywołane,

metod badawczych – wykorzystane zostały zarówno metody ilościowe, jak i jakościowe;

łączne zastosowanie obu grup metod pozwoliło skonfrontować ze sobą dane pochodzące

z różnych źródeł i tym samym lepiej poznać i zrozumieć badane zjawiska,

perspektyw badawczych – badanie przeprowadzone zostało przez zespół doświadczonych,

współpracujących ze sobą od kilku lat, badaczy, co pozwoliło uzyskać szerszy obraz

przedmiotu badania.

2.1. Metody i techniki badawcze

2.1.1. Desk research

Analiza danych zastanych była niezbędnym elementem badania ewaluacyjnego. Z założenia stanowi

ona metodę o najwyższej trafności zewnętrznej – nie badamy tu zjawisk za pośrednictwem

wypowiedzi respondentów na dany temat, ale odnosimy się bezpośrednio do zewnętrznych kryteriów

oceny badanych zjawisk.


22


W ramach badania Wykonawca wykorzystał wskazane poniżej źródła danych:

1. Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ);

2. Szczegółowy opis priorytetów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko;

3. Organizacja systemu oceny i wyboru projektów w ramach PO IiŚ – załącznik nr 2 do

Szczegółowego opisu priorytetów PO IiŚ;

4. Organizacja systemu oceny projektów indywidualnych w zakresie osi priorytetowych I, II, III

Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko;

5. Wzór Listy sprawdzającej w zakresie dokumentacji ooś/Natura 2004;

6. Wzory List sprawdzających do oceny wniosku zgłoszonego do dofinansowania w ramach

Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 – 2013 dla poszczególnych działań

w ramach osi I-III;

7. Wnioski o dofinansowanie (w zakresie możliwym do udostępnienia na podstawie obowiązujących

przepisów prawa);

8. Lista projektów indywidualnych dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-

2013 (wersja obowiązująca z dniem 6 września 2012 r.);

9. Informacja kwartalna o stanie przygotowania projektów indywidualnych oraz dużych

konkursowych dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.

Akty prawne

1. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne

dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego

oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999;

2. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe

zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne

dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego

oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego

i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego;

3. Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006 roku (Dz. U. z 2006 nr

227, poz. 1658 z późn. zm.),

4. Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. 2009 nr 157 poz. 1240 z późn.

zm.),

5. Ustawa Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. z 2010 r. nr 113, poz.

759, z późn. zm.).

6. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie jednolitego systemu zarządzania

i monitorowania projektów indywidualnych;

7. Wytyczne nr 6 w zakresie ewaluacji programów operacyjnych na lata 2007-2013.

W zakresie polityk sektorowych w obszarze ochrony środowiska oraz prowadzenia badań

ewaluacyjnych:

1. Krajowy Program Oczyszczania Ścieków Komunalnych;


23


2. Krajowy Plan Gospodarki Odpadami;

3. Raporty ewaluacyjne dotyczące stopnia przygotowania beneficjentów do realizowania projektów,

opracowane dla programów NSRO 2007-2013, dostępne na stronie internetowej

www.ewaluacja.gov.pl

4. Projekty rozporządzeń dla perspektywy finansowej na lata 2014-2020 opublikowane

w październiku 2011 roku przez Komisję Europejską, w tym w szczególności projekty

rozporządzeń dla Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Funduszu Spójności, projekt

rozporządzenia ogólnego;

5. Dokumenty i publikacje dotyczące funkcjonowania polityki spójności w latach 2014-2020

dostępne na stronie internetowej Komisji Europejskiej:

http://ec.europa.eu/regional_policy/what/future/proposals_2014_2020_en.cfm#1

Próba badawcza

Analizie poddane zostały wszystkie wskazane wyżej dokumenty.

2.1.2. Analiza statystyczna

Analiza statystyczna została przeprowadzona w celu pozyskania wiedzy na podstawie dostępnych już

danych statystycznych.

Analiza statystyczna w przedmiotowym badaniu pozwoliła pozyskać dodatkowe informacje na temat

przygotowania Beneficjentów do realizacji projektów. Umożliwiła także pozyskanie informacji

dotyczących czynników, które mogą wpływać na stopień przygotowania Beneficjentów do realizacji

projektów i absorpcji środków oraz na zaistniałe w trakcie realizacji projektów problemy.

W ramach badania ewaluacyjnego przeprowadzona została także analiza danych statystycznych, która

bazowała co najmniej na:

1. ogólnie dostępnych bazach danych: np. GUS, EUROSTAT;

2. ogólnie dostępnych raportach oraz opracowaniach instytucji zajmujących się wdrażaniem

funduszy europejskich w Polsce;

3. możliwych do przekazania (zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa) informacjach

generowanych przez instytucje zajmujące się wdrażaniem funduszy europejskich w Polsce w ich

bazach danych np. w Systemie Informatycznego Monitoringu i Kontroli finansowej Funduszy

Strukturalnych i Funduszu Spójności (SIMIK).

2.1.3. Wspomagany komputerowo wywiad telefoniczny (CATI)

Wspomagane komputerowo wywiady telefoniczne (ang. Computer-Assisted Telephone Interviewing –

CATI) oparte są na schemacie indywidualnego wywiadu kwestionariuszowego prowadzonego przez

telefon. Wywiady realizowane są ze studia wyposażonego w odpowiednią instalację telefoniczną

i komputerową. W badaniach CATI kwestionariusz wywiadu jest zawsze zapisany w postaci tzw.

skryptu stosowanej aplikacji, która podczas prowadzenia wywiadu wyświetla ankieterowi kolejne

pytania na ekranie monitora komputerowego. Oprogramowanie komputerowe do CATI zapewnia

utrzymanie prawidłowego przebiegu wywiadu, weryfikuje poprawność wprowadzanych danych,

wariantuje logiczny układ kwestionariusza zgodnie ze specyfiką kolejnych odpowiedzi respondenta

(program z regułami przejścia), a tym samym większy stopień standaryzacji zachowań ankietera oraz

większy stopień kontroli pracy ankietera – czas wywiadu, kontroli pracy z komputerem. Ponadto,

techniki wykorzystujące komputery eliminują tradycyjne kwestionariusze papierowe, oszczędzają czas

http://ec.europa.eu/regional_policy/what/future/proposals_2014_2020_en.cfm#1


24


i koszty druku, dystrybucji i przechowywania kwestionariuszy, skracają proces przenoszenia danych

na nośniki elektroniczne, wstępną selekcję i weryfikację zgromadzonego materiału badawczego na

ekranie, a automatyczne kodowanie uzyskiwanych informacji w czasie wywiadu, daje możliwość

szybkiej realizacji badań powiązanych.2

W przedmiotowym badaniu wywiady CATI przeprowadzone zostały na populacji beneficjentów

projektów indywidualnych realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura

i Środowisko. W niniejszym raporcie przy każdym wykresie określono liczebność respondentów, którzy

udzielili odpowiedzi na dane pytanie. W przypadku, gdy liczebność (N) oznaczona została dodatkowo

gwiazdką (*) oznacza to, że podział odpowiedzi wskazanych na wykresie ≠ N ze względu na

możliwość udzielania przez respondentów wielokrotnych odpowiedzi.

Celem wywiadów telefonicznych było pogłębienie informacji pozyskanych w toku desk research

(przede wszystkim na podstawie analizy wniosków o dofinansowanie projektów) odnośnie stopnia

przygotowania beneficjentów do realizacji projektów indywidualnych (moduł I), identyfikacji przez

nich ryzyk wewnętrznych i zewnętrznych na etapie przygotowania projektu (moduł II), przebiegu

realizacji projektów i występujących w tej fazie problemów (moduł III) oraz oceny przez

beneficjentów skuteczności pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy UE (moduł IV). W zakresie

pierwszego obszaru problemowego w toku analizy wyników badania CATI dokonana została

weryfikacja i diagnoza, na ile beneficjenci projektów indywidualnych w ramach PO IiŚ przystają do

typu idealnego beneficjenta projektu indywidualnego (wypracowanego w pierwszej fazie badania).

Tym samym badanie CATI pozwoliło zgromadzić obszerny materiał badawczy, który poddany dalszej

analizie (także eksperckiej w ramach wywiadów eksperckich) pozwolił na wypracowanie rekomendacji

pobadawczych.

Próba badawcza

Zastosowany został dobór pełny, badaniem CATI objęci zostali więc wszyscy beneficjenci projektów

indywidualnych w ramach osi priorytetowych I-III PO IiŚ, czyli łącznie 75 podmiotów3. Współczynnik

realizacji próby wyniósł blisko 86%.

2.1.4. Telefoniczne wywiady pogłębione (TDI)

Telefoniczny wywiad pogłębiony (ang. Telephone In-Depth Interview – TDI) cechuje się takimi

samymi zasadami stosowania, jak indywidualny wywiad pogłębiony, z tą różnicą, że wywiad TDI nie

jest przeprowadzany face-to-face, tylko z w wykorzystaniem telefonu. Rozmowa pomiędzy

respondentem, a badaczem przebiega na podstawie takiego samego narzędzia jak w przypadku IDI,

czyli scenariusza badania, i jest nagrywana.

Zastosowanie metody w badaniu

Telefoniczne wywiady pogłębione stanowiły uzupełnienie badania ilościowego CATI. Posłużyły one

przede wszystkim do zgromadzenie pogłębionych, konkretnych danych jakościowych przydatnych na

etapie tworzenia studiów przypadku (case studies). Pomogły one również pozyskać od beneficjentów

projektów indywidualnych informacje, których nie można było pozyskać w toku badania CATI (ze

względu na zamkniętą strukturę pytań ankietowych), a które były nieodzowne do stworzenia studiów

przypadków.

2 Sztabiński Paweł B,. Sztabiński Zbigniew, Sztabiński Franciszek (red.); Fieldwork jest sztuką. Jak dobrać respondenta, skłonić do udziału w wywiadzie, rzetelnie i sprawnie zrealizować badanie, Wydawnictwo Instytutu Filozofii i socjologii Polskiej Akademii Nauk, Warszawa 2005, s. 337-344. 3 Aktualizacja listy- sierpień 2012r.


25


Próba badawcza

Zastosowany został celowo-warstwowy dobór próby. Dobór podmiotów został przeprowadzony

w następujący sposób:

Etap I

Wytypowanie podmiotów

Na podstawie informacji zgromadzonych w badaniu CATI wyłonieni zostali beneficjenci, których

poddano analizie w ramach studium przypadku. Pod uwagę brano zarówno beneficjentów, którzy

bezproblemowo prowadzili swoje projekty i tym samym stanowili przykłady dobrych praktyk, jak

i beneficjentów, którzy na etapie realizacji projektu napotkali różnego rodzaju problemy. Taki dobór

respondentów pozwolił zdiagnozować zarówno kwestie, które miały wpływ na powodzenie projektu,

jak i te, które przyczyniły się do wystąpienia problemów. W dalszej perspektywie pozwoliło to

opracować przykłady wzorcowe (zarówno pod względem typu beneficjenta, jak i sposobu realizacji

projektu), godne powielania i rozpowszechniania oraz zidentyfikować obszary, które mogły być

problematyczne i wymagają większej uwagi i wsparcia ze strony instytucji odpowiedzialnych za

zarządzanie i wdrażanie PO IiŚ.

Etap II

Powtórny kontakt z beneficjentami

W ramach drugiego Etapu, Wykonawca skontaktował się z wybranymi beneficjentami w celu ustalenia

terminu przeprowadzenia telefonicznego wywiadu pogłębionego. Wywiady indywidualne stanowiły

uzupełnienie informacji zdobytych podczas badania CATI. Wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem

przekazał respondentom zestaw kwestii, które będą poruszane podczas wywiadu, ponadto elastycznie

dostosował się do możliwości czasowych respondentów.

Zrealizowanych zostało łącznie 12 TDI- 6 TDI z beneficjentami projektów „wzorcowych” i 6 TDI

z beneficjentami projektów „problemowych”.

2.1.5. Indywidualne wywiady pogłębione (IDI)

Indywidualny wywiad pogłębiony opiera się na ustalonym schemacie wątków tematycznych, jednak

pytania nie są standaryzowane. Osoba prowadząca wywiad ma możliwość decydowania o kolejności

i sposobie formułowania pytań oraz stawiania pytań dodatkowych, pogłębiających badane

zagadnienia. Indywidualne wywiady pogłębione realizowane są z osobami o szczególnych

kompetencjach lub wiedzy, dzięki czemu na podstawie wywiadu gromadzone są szczegółowe dane

jakościowe eksplorujące badaną problematykę.

Wywiady IDI dostarczyły informacji z perspektywy drugiej strony – tj. instytucji rozdysponowującej

środki UE. Ponadto respondenci dokonali oceny systemu wdrażania projektów indywidualnych, oceny

częstotliwości i jakości kontaktu IW z beneficjentami i zdiagnozowali, na ile ma to wpływ na

powodzenie realizacji projektów lub wystąpienie ewentualnych problemów. Wskazali także projekty,

które warte były poddania szerszej analizie w ramach studium przypadku.

Uzyskane w toku wywiadów indywidualnych informacje pozwoliły uzupełnić wiedzę zdobytą

bezpośrednio od beneficjentów projektów kluczowych w toku badania CATI.

Próba badawcza

W ramach badania ewaluacyjnego przeprowadzonych zostało 8 indywidualnych wywiadów

pogłębionych:


26


1 wywiad z przedstawicielem Instytucji Zarządzającej z Departamentu Przygotowania

Projektów Indywidualnych (Ministerstwo Rozwoju Regionalnego);

1 wywiad z przedstawicielem Instytucji Pośredniczącej z Departamentu Funduszy

Europejskich (Ministerstwo Środowiska);

1 wywiad z przedstawicielem Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki

Wodnej pełniącego funkcję Instytucji Wdrażającej dla projektów indywidualnych z osi I-III

POIiŚ;

5 wywiadów z przedstawicielami Wojewódzkich Funduszy Ochrony Środowiska i Gospodarki

Wodnej pełniących funkcję Instytucji Wdrażającej dla projektów indywidualnych z osi I-II

POIiŚ.

2.1.6. Wywiady eksperckie

Wywiad ekspercki cechuje się podobnymi charakterystykami do wywiadu IDI. Różnicą jest jednak

założenie w doborze respondenta, zgodnie z którym poszukuje się osób cechujących się dużą wiedzą,

doświadczeniem czy specjalistycznymi kompetencjami w badanym obszarze. Uczestnikami wywiadów

eksperckich mogą być np. profesjonaliści i specjaliści z określonej branży przemysłowej, naukowcy

itp.

W przedmiotowym badaniu wywiady eksperckie posłużyły przede wszystkim zweryfikowaniu typu

idealnego beneficjenta, wypracowanego w toku desk research. Pozwoliły one również dopracować

przedstawiony wzorzec, zwracając uwagę (na podstawie szerokiej wiedzy i doświadczenia ekspertów)

na kwestie związane z powodzeniem lub problematycznością przedsięwzięć infrastrukturalnych

w obszarze ochrony środowiska.

Próba badawcza

Zastosowany został celowy dobór próby. W toku ewaluacji przeprowadzone zostały 3 wywiady

eksperckie ze specjalistami w obszarze zarządzania projektami i zarządzania inwestycjami. Eksperci

ci byli niezależni, zarówno w stosunku do Wykonawcy, jak i Zamawiającego.

W wywiadach eksperckich udział wzięli przedstawiciele następujących jednostek:

Przedstawiciel Wydziału Badań nad Integracją Europejską Uniwersytetu im. Adama

Mickiewicza w Poznaniu,

Przedstawiciel Wydziału Budownictwa i Inżynierii Środowiska Politechniki Poznańskiej,

Przedstawiciel Wydziału Informatyki i Zarządzania Politechniki Poznańskiej.

2.1.7. Zogniskowane wywiady grupowe

Zogniskowany wywiad grupowy (z ang. Focus Group Interview) jest rodzajem badania terenowego,

w którym udział bierze kilka osób. Badanie polega na wspólnej dyskusji grupy

respondentów/uczestników wywiadu, na zadany z góry temat/grupę tematów. Wywiad prowadzony

jest przez wyspecjalizowanego badacza/moderatora, który nadzoruje przebieg dyskusji,

ukierunkowuje rozmowę zgodnie z zaplanowanym scenariuszem, pomaga w dochodzeniu do

konkluzji. Atutem zogniskowanych wywiadów grupowych jest dynamika grupy – proces, w którym

członkowie grupy oddziałują na siebie nawzajem w wyniku zachodzącej pomiędzy nimi interakcji.4

W niniejszym badaniu głównym celem wywiadu grupowego była dyskusja na temat

zidentyfikowanych we wcześniejszych fazach badania obszarów problemowych występujących w toku

4 Magdalena Nicińska; Indywidualne wywiady pogłębione i zogniskowane wywiady grupowe – analiza porównawcza; ASK, 2000, nr 8, s. 39-50


27


realizacji projektów indywidualnych. Zaproszenie do udziału w wywiadzie przedstawicieli podmiotów

z różnych stron i w różnym stopniu zaangażowanych we wdrażanie projektów indywidualnych

pozwoliło pozyskać informacje z różnych perspektyw. Pozwoliło to również określić, jakie czynniki

mają największy wpływ na ewentualne problemy pojawiające się w toku realizacji projektów

indywidualnych – czy te leżące po stronie beneficjenta, czy też inne. Komentarz ekspertów obecnych

w dyskusji pozwolił ocenić, na ile problemy potencjalnie mogą wynikać z kwestii leżących po stronie

beneficjenta (np. jego doświadczenia, potencjału, struktury itp.), a na ile są odzwierciedleniem

samego rodzaju inwestycji (jej skali, zasięgu, uwarunkowań prawnych). Wspólna dyskusja pomogła

wskazać obszary, które wymagają szczególnego wsparcia, by realizowane projekty w jak

najmniejszym stopniu dotykane były przez kwestie problematyczne. W tym zakresie zogniskowany

wywiad grupowy stanowił początkową fazę wypracowywania rekomendacji, które zostały następnie

omówione i ostatecznie opracowane w toku warsztatu ewaluacyjnego.

Próba badawcza

Wykonawca przeprowadził 1 zogniskowany wywiad grupowy, w którym udział wzięli:

1 przedstawiciel Instytucji Zarządzającej PO IiŚ (Ministerstwa Rozwoju Regionalnego)

z Departamentu Koordynacji Programów Infrastrukturalnych,

1 przedstawiciel Instytucji Pośredniczącej PO IiŚ (Ministerstwa Środowiska) z Departamentu

Funduszy Europejskich,

2 przedstawicieli Instytucji Wdrażających (NFOŚiGW/WFOŚiGW),

3 przedstawicieli beneficjentów projektów indywidualnych w ramach osi I-III PO IiŚ, wybrani

na zasadzie dostępności (Przedstawiciel CKPŚ/PGL Lasy Państwowe, przedstawiciel Komendy

Głównej Państwowej Straży Pożarnej oraz przedstawiciel Państwowego Instytutu

Badawczego)

2.1.8. Warsztat ewaluacyjny

Warsztat ewaluacyjny przeprowadzony został przy udziale Członków Zespołu Badawczego oraz

przedstawicieli Zamawiającego. Głównym celem warsztatu było wypracowanie ostatecznej listy,

gotowych do wdrożenia rekomendacji z badania. Uwzględnienie w badaniu perspektywy

Zamawiającego stanowi bowiem ważny element każdej ewaluacji. Warsztat pozwolił również

skonfrontować rekomendacje zaproponowane przez Wykonawcę z możliwością ich wdrożenia.

Na początku warsztatu przedstawione zostały pokrótce najważniejsze wyniki badania oraz wnioski

płynące z badania. Następnie przedstawiciele Wykonawcy przedstawili propozycje rekomendacji wraz

z uzasadnieniem. Każda z propozycji rekomendacji i sposobów ich wdrożenia została

przedyskutowana wśród wszystkich uczestników warsztatu. Podsumowane wnioski płynące ze

spotkania zostały przedstawione w raporcie jako ostateczna forma rekomendacji. Co ważne

rejestracja warsztatu pozwoliła na dosłowne uwzględnienie opinii i sugestii uczestników na etapie

analizy. Ostateczny efekt warsztatu stanowi pełna tabela rekomendacji zawarta w raporcie.

2.1.9. Analiza drzewa celów i problemów

Metoda drzewa problemów jest stosowana razem z metodą drzewa celów, wskazujących drogę do ich

przezwyciężenia.

Drzewo problemów będzie strukturą, w której proces/określone zagadnienie będzie analizowane od

przyczyn, przez główne elementy problematycznego procesu, aż po jego skutki. Dzięki takiemu

przedstawieniu możliwe będzie zidentyfikowanie wąskich gardeł, które wymagają szybkiej reakcji

naprawczej.


28


Drzewo celów stanowi odzwierciedlenie drzewa problemów, poprzez które poszukiwany był „wzór

idealny” przebiegu procesu realizacji projektu indywidualnego w obszarze środowiska (ochrony

środowiska). Problemy, które znalazły się w schemacie drzewa, zostały zdiagnozowane w toku całego

procesu badawczego wraz z możliwymi skutkami i przyczynami ich występowania.

Zastosowanie drzewa celów i problemów na końcowym etapie procesu badawczego umożliwiło

przedstawienie najważniejszych problemów, które wynikły z badania wraz z kluczowymi elementami

systemu, które wymagają naprawy/modyfikacji. Dzięki wizualizacji całego obszaru problemowego za

pomocą schematów, dużo czytelniejsze stało się przedstawienie najistotniejszych elementów

wpływających na wystąpienie obszarów problemowych i sposobów ich niwelacji w toku wdrażania

projektów indywidualnych.

2.1.10. Analiza SWOT

Analiza SWOT jest szeroko stosowaną metodą do wielostronnego opisu badanego przedsięwzięcia,

organizacji czy systemu. Polega na identyfikacji i zdefiniowaniu mocnych i słabych stron

wewnętrznych oraz szans i zagrożeń wśród czynników zewnętrznych. Główną zaletą analizy SWOT

jest systematyczne uporządkowanie informacji na dany temat.

Materiały do analizy zostały pozyskane w drodze całego procesu badawczego – analizy zastanych

danych pierwotnych (wyników badań zebranych metodami ilościowymi i jakościowymi) i wtórnych

(analiza dokumentów). Na tej podstawie dokonana została syntetyczna ocena badanego obszaru.

W przedmiotowym badaniu w ramach analizy SWOT zdiagnozowane zostały mocne i słabe strony

przygotowania Beneficjentów do realizacji projektów, absorpcji środków oraz identyfikacji obszarów

ryzyka.

Analiza SWOT obejmowała identyfikację i klasyfikację czynników wewnętrznych (mocne i słabe

strony) i zewnętrznych (szanse i zagrożenia), warunkujących rozwój obszaru objętego badaniem.

Zderzenie ze sobą mocnych i słabych stron z szansami i zagrożeniami pozwoliło określić pozycję

(potencjał) obszaru, a także możliwość osłabienia lub wzmocnienia siły oddziaływania tych czynników.

Analiza była dodatkową podstawą do syntezy wyników badania i ich interpretacji.

2.1.11. Case study

Case study (studium przypadku) jest metodą badawczą, która polega na poddaniu analizie

wybranego, pojedynczego obiektu/zjawiska/przedsięwzięcia, koncentruje się na całościowej analizie

pojedynczego przypadku, wybranego na podstawie określonych wcześniej kryteriów. Metoda ta

skupia się na pogłębionej analizie sposobu, w jaki skonstruowane jest badane przedsięwzięcie.

W przedmiotowym badaniu celem analizy przypadków w ramach case study było pozyskanie

informacji niezbędnych do zaprezentowania zarówno kwestii mających wpływ na powodzenie

przedsięwzięcia, jak i tych, które mogły stanowić największy problem w realizacji projektów

indywidualnych.

W ramach badania zrealizowanych zostało 12 studiów przypadku- sześć spośród studiów

przypadków stanowią projekty „wzorcowe”, mogące stanowić przykład dobrych praktyk, natomiast

sześć dotyczy projektów „problematycznych”.

Do Case Study zostało wybranych :

5 projektów przeprowadzonych w ramach Priorytetu I,

3 projekty przeprowadzone w ramach Priorytetu II,

4 projekty przeprowadzone w ramach Priorytetu III.


29


2.2. Zbiorcze zestawienie przewidzianych do realizacji metod i technik badawczych

Technika/ metoda badawcza Ilość

Desk reserach 1 analiza

Analiza danych statystycznych 1 analiza

CATI 61 CATI

IDI 8 IDI

TDI 12 TDI

Case study 12 case studies

Wywiady eksperckie 3 wywiady eksperckie

FGI 1 FGI

Warsztat ewaluacyjny 1 warsztat ewaluacyjny

Analiza SWOT 1 analiza

Analiza drzewa celów i problemów 1 analiza


30


3. Opis wyników ewaluacji

Charakterystyka beneficjentów projektów indywidualnych osi I-III POIiŚ

W badaniu ewaluacyjnym wzięli udział beneficjenci projektów indywidualnych osi I-III POIiŚ. Poniższy

wykres prezentuje rozkład procentowy respondentów oraz beneficjentów projektów indywidualnych

według priorytetów.

Wykres nr 1. Uczestnicy badania ewaluacyjnego oraz beneficjenci projektów indywidualnych –

podział według Priorytetu.

Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI i desk research.

Najliczniej reprezentowaną grupą w badaniu ewaluacyjnym byli respondenci III Priorytetu POIiŚ

(41%). Beneficjenci pierwszej osi priorytetowej stanowili 32,8%, natomiast drugiej – 26,2%.

Analizując ogólną strukturę beneficjentów należy odnotować, że beneficjenci I i III Priorytetu

stanowią 34,7%, natomiast beneficjenci II osi priorytetowej 30,7% uczestników.

Na poniższym wykresie zaprezentowano procent uczestników badania dla każdego z priorytetów.

41,0%

26,2%

32,8%

Priorytet III - Zarządzanie zasobami i

przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska

Priorytet II - Gospodarka odpadami i

ochrona powierzchni ziemi

Priorytet I - Gospodarka wodno- ściekowowa

Uczestnicy badania [N=61]

34,7%

30,7%

34,7%

Priorytet III - Zarządzanie zasobami i

przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska

Priorytet II - Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni

ziemi

Priorytet I - Gospodarka wodno-

ściekowowa

Beneficjenci projektów

indywidualnych [N=75]


31


Wykres nr 2. Procent uczestników badania w porównaniu do rzeczywistej liczby

uczestników projektów indywidualnych (Priorytet I N=26, Priorytet II N=23, Priorytet

III N=26)


Porównując uczestników badania do rzeczywistej liczby uczestników projektów indywidualnych

możemy odnotować, że najliczniej reprezentowaną grupą podczas badania ewaluacyjnego, byli

beneficjenci III Priorytetu PO IiŚ (96,2%). Błąd statystyczny dla przebadanej próby 61 respondentów

wynosi 5,42%.

Wykres nr 3. Całkowita wartość projektów indywidualnych (w mln zł.) [N=75]


Wyżej przedstawiony wykres przedstawia strukturę alokacji środków unijnych według osi

priorytetowych PO IiŚ. Największą wartość łączną stanowią projekty pierwszej osi (10 091,02 mln zł),

najmniejszą projekty osi drugiej (5461,67 mln zł).

96,2%

69,6%

76,9%

Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska

Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi

Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekow

6851,17

5461,67

10091,02

III Priorytet

II Priorytet

I Priorytet


32


Wykres nr 4. Procent uczestników badania w porównaniu do wartości alokacji

rzeczywistej liczby uczestników projektów indywidualnych – podział według priorytetów

[N=75]


Zgodnie z przedstawionymi danymi, wartość projektów przebadanych respondentów z II Priorytetu

stanowili 83,2% całkowitej alokacji środków unijnych. Wartość badanych projektów I Priorytetu

stanowiła 47,9%, III Priorytetu 79,5% całkowitej wartości alokacji dla danego Priorytetu.

Wykres nr 5. Uczestnicy badania ewaluacyjnego oraz uczestnicy projektów indywidualnych –

podział według Działania


79,5%

83,2%

47,9%

III Priorytet

II Priorytet

I Priorytet

1,6%

6,6%

32,8%

8,2%

18,0%

32,8%

3.3 Monitoring środowiska

3.2 Zapobieganie oraz ograniczenie skutków zagrożeń naturalnych

3.1 Retencjonowanie wody i zapewnienie

bezpieczeństwa przeciwpowodziowego

2.2 Przywracanie terenom

zdegradowanym wartości przyrodniczych

2.1 Kompleksowe przedsięwzięcia z

zakresu gospodarki odpadami komunalnymi

1.1 Gospodarka wodno- ściekowa w

aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM


1,3%

5,3%

28,0%

8,0%

22,7%

34,7%


3.2 Zapobieganie oraz ograniczenie skutków zagrożeń naturalnych

3.1 Retencjonowanie wody i zapewnienie

bezpieczeństwa przeciwpowodziowego

2.2 Przywracanie terenom

zdegradowanym wartości przyrodniczych

2.1 Kompleksowe przedsięwzięcia z

zakresu gospodarki odpadami komunalnymi

1.1 Gospodarka wodno- ściekowa w

aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM

Rzeczywisty rozkład uczestników

projektów [N=75]


33


Beneficjenci Działania 3.1 – Retencjonowanie wody i zapewnienie bezpieczeństwa

przeciwpowodziowego oraz uczestnicy Działania 1.1 – Gospodarka wodno - ściekowa

w aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM stanowili najliczniejszą grupę respondentów (32,8%)

W rzeczywistości beneficjenci Działania 1.1 stanowią najliczniejszą grupę wśród uczestników

projektów indywidualnych (34,7%). Działanie 3.3 – Monitoring środowiska był najmniej licznie

reprezentowany 1,6% w grupie badanych uczestników, w rzeczywistości stanowią 1,3%

beneficjentów realizujących projekty indywidualne.

Poniżej zaprezentowano procent uczestników badania dla każdego Działania.


uczestników projektów indywidualnych – podział według Działania [N=75]


Działanie 3.2 oraz 3.3 było reprezentowane przez 100% populacji uczestników projektów

indywidualnych. Dla Działania 2.1, reprezentowanego w badaniu ewaluacyjnym przez 64,7% błąd

statystyczny wynosi 17,55%, dla działania 1.1 – 10,52%.

100,0%

100,0%

95,2%

83,3%

64,7%

76,9%


3.2 Zapobieganie oraz ograniczenie skutków zagrożeń naturalnych oraz przeciwdziałanie

poważnym awariom

3.1 Retencjonowanie wody i zapewnienie bezpieczeństwa przeciwpowodziowego

2.2 Przywracanie terenom zdegradowanym wartości przyrodniczych i ochrona brzegów morskich

2.1 Kompleksowe przedsięwzięcia z zakresu gospodarki odpadami komunalnymi

1.1 Gospodarka wodno- ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM


34


Wykres nr 7. Uczestnicy badania ewaluacyjnego oraz beneficjenci projektów indywidualnych – typ

beneficjentów [N=61]


Według badania przeprowadzonego metodą CATI, najczęstszym typem beneficjenta były podmioty

świadczące usługi wodno-ściekowe - 36,1% (rzeczywisty rozkład wśród wszystkich beneficjentów -

38,7%). Drugim typem pod względem liczebności były jednostki samorządu terytorialnego 26,2%

(rzeczywisty rozkład wśród wszystkich beneficjentów - 30,7%) . Urzędy morskie oraz wojewodowie

reprezentowani byli przez najmniejszy odsetek badanych - 1,6% (1,3% biorąc pod uwagę populację

wszystkich uczestników projektów).

1,6%

1,6%

3,3%

3,3%

3,3%

4,9%

9,8%

9,8%

26,2%

36,1%

Wojewodowie

Urzędy morskie

Podmioty odpowiedzialne za

realizację zadań

Komenda Główna Państwowej Straży

Pożarnej

Główny Inspektor Ochrony Środowiska

PGL Lasy Państwowe i jego jednostki organizacyjne

Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej

Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń

Wodnych

Jednostki samorządu terytorialnego

Podmioty świadczące usługi wodno-ściekowe


1,3%

1,3%

2,7%

2,7%

2,7%

4,0%

8,0%

8,0%

30,7%

38,7%

Wojewodowie

Urzędy morskie

Podmioty odpowiedzialne za

realizację zadań

Komenda Główna Państwowej Straży

Pożarnej


PGL Lasy Państwowe i jego jednostki organizacyjne


Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń

Wodnych

Jednostki samorządu terytorialnego

Podmioty świadczące usługi wodno-ściekowe

Rzeczywisty rozkład uczestników

projektów [N=75]


35



uczestników projektów indywidualnych – podział według typu beneficjentów [N=75]


Powyższy wykres pokazuje, że oprócz dwóch typów beneficjentów, pozostałe reprezentowane są

przez wszystkich respondentów z danego typu. Jednostki samorządu terytorialnego uzyskały 69,57%

całej reprezentacji tego typu beneficjentów, co stanowi błąd statystyczny 13,51%, podmioty

świadczące usługi wodno-ściekowe (75,86%) – błąd statystyczny 10,26%.

69,57%

75,86%

100,00%

100,00%

100,00%

100,00%

100,00%

100,00%

Jednostki samorządu terytorialnego, ich związki i stowarzyszenia

Podmioty świadczące usługi wodno-ściekowe i inne w ramach realizacji obowiązków własnych gmin

Urzędy morskie

Podmioty odpowiedzialne za realizację zadań wymienionych na liście indykatywnej


Wojewódzki Zarząd Melioracji i Urządzeń Wodnych

Komenda Główna i komendy wojewódzkie Państwowej Straży Pożarnej



36



według kategorii interwencji funduszy strukturalnych5


Kategoria numer 53 była najliczniej reprezentowana – przez 42,6% uczestników badania. W

rzeczywistości wśród beneficjentów projektów indywidualnych6, kategoria ta stanowi 38,0%

Beneficjenci kategorii oczyszczanie ścieków stanowili drugą pod względem liczebności grupę

respondentów. Najmniej liczną kategorią interwencji funduszy strukturalnych były kategorie numer 49

oraz 51.

5 Możliwa wielokrotna odpowiedź. 6 Liczba beneficjentów w analizowanym pytaniu wynosi 71, ze względu na brak dostępności wniosków projektów z listy rezerwowej.

42,6%

3,3%

4,9%

3,3%

31,1%

16,4%

18,0%

53 - Zapobieganie zagrożeniom

51 - Promowanie bioróżnorodności i ochrony przyrody

50 - Rewaloryzacja obszarów

przemysłowych

49 - Dostosowanie do zmian klimatu i

łagodzenie ich skutków

46 - Oczyszczanie ścieków

45 - Gospodarka i zaopatrzenie w wodę

pitną

44 - Gospodarka odpadami komunalnymi

i przemysłowymi


38,0%

2,8%

5,6%

2,8%

35,2%

19,7%

18,3%

53 - Zapobieganie zagrożeniom

51 - Promowanie bioróżnorodności i ochrony przyrody

50 - Rewaloryzacja obszarów

przemysłowych

49 - Dostosowanie do zmian klimatu i łagodzenie ich …

46 - Oczyszczanie ścieków

45 - Gospodarka i zaopatrzenie w wodę

pitną

44 - Gospodarka odpadami

komunalnymi


indywidualnych [N=85]


37



podział według województw.


Beneficjenci województwa pomorskiego stanowili najliczniejszą grupę wśród badanych (18%). Drugim

pod względem liczebności województwem było śląskie (16,4%). Analizując strukturę wszystkich

beneficjentów należy odnotować, że kolejność ta jest odwrotna – beneficjenci z województwa

śląskiego stanowią 18,7% uczestników projektów. Beneficjenci realizujący projekty na terenie całego

kraju byli trzecią co do wielkości grupą badanych. Najmniej reprezentantów pośród badanych

beneficjentów osi I-III POIiŚ posiadały województwa: świętokrzyskie, małopolskie, lubuskie oraz

lubelskie (1,6%).

1,6%

1,6%

1,6%

1,6%

3,3%

3,3%

3,3%

3,3%

3,3%

4,9%

6,6%

8,2%

8,2%

11,5%

16,4%

18,0%

Lubelskie

Lubuskie

Małopolskie

Świętokrzyskie

Dolnośląskie

Kujawsko-pomorskie

Łódzkie

Opolskie

Podkarpackie

Wielkopolskie

Zachodniopomorskie

Mazowieckie

Warmińsko-mazurskie

Cały kraj

Śląskie

Pomorskie


1,3%

1,3%

2,7%

2,7%

2,7%

2,7%

2,7%

4,0%

4,0%

4,0%

5,3%

6,7%

8,0%

8,0%

9,3%

14,7%

18,7%

Lubelskie

Lubuskie

Opolskie

Podkarpackie

Świętokrzyskie

Kujawsko-pomorskie

Małopolskie

Dolnośląskie

Lubelskie

Wielkopolskie

Łódzkie


Mazowieckie

Zachodniopomorskie

Cały kraj

Pomorskie

Śląskie

Rzeczywisty rozkład uczestników projektów [N=75]


38



uczestników projektów indywidualnych – podział według województw [N=75]


Powyższy wykres informuje, że 8 województw było reprezentowanych przez pełen dobór próby.

Najsłabiej reprezentowane było województwo lubelskie (33%), Województwa Świętokrzyskie,

Małopolskie oraz Łódzkie reprezentowane były przez połowę beneficjentów z danego regionu.

33%

50%

50%

50%

67%

67%

71%

83%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

100%

Lubelskie

Łódzkie

Małopolskie

Świętokrzyskie

Dolnośląskie

Zachodniopomorskie

Śląskie

Mazowieckie

Kujawsko-pomorskie

Lubuskie

Opolskie

Podkarpackie

Pomorskie


Wielkopolskie

Cały kraj


39


3.1. Stopień przygotowania beneficjentów do realizacji projektu – etap koncepcyjny i przygotowania

Moduł I zawiera informacje na temat stopnia przygotowania beneficjentów do realizacji projektów ze

względu na organizację wewnętrzną, przygotowanie merytoryczne i rzeczowe do projektu. W module

tym przedstawione są także informacje na temat przygotowania beneficjentów projektów

indywidualnych do absorpcji środków UE, czyli ich sytuacji finansowej, zaplanowanego montażu

finansowego, poniesionych kosztów początkowych. Przedstawione jest także przygotowanie

beneficjentów do identyfikacji ryzyk wewnętrznych i zewnętrznych.

3.1.1. Ocena stopnia przygotowania beneficjentów do realizacji projektów

Wewnętrzna organizacja beneficjenta

W celu oceny stopnia przygotowania beneficjentów do realizacji projektu stworzono na podstawie

analizy desk research, wywiadów eksperckich, a także indywidualnych wywiadów pogłębionych

i zogniskowanego wywiadu grupowego ,,typ idealny beneficjenta projektu indywidualnego”. Funkcją

określonego w ten sposób ,,typu idealnego” jest określenie czym jest potencjał do realizacji projektu

indywidualnego oraz tego, jakie elementy składają się na zdolność beneficjentów do realizacji


Kolejnym etapem badania było zestawienie poszczególnych elementów typu idealnego z wynikami

uzyskanymi w ramach przeprowadzonego CATI oraz TDI z beneficjentami projektów. Zestawienie to

pozwoli zweryfikować , czy beneficjenci projektów indywidualnych spełniają kryteria typu idealnego.

Poniższa tabela przedstawia zestawienie elementów typu idealnego wraz z charakterystyką

beneficjentów.

Tabela nr 1 Typ idealny projektu indywidualnego oraz przygotowanie beneficjentów.7

Lp. Element typu idealnego Charakterystyka beneficjentów

Doświadczenie beneficjentów

1. Doświadczenie w realizacji projektów

finansowanych z funduszy UE (lub

analogicznych, zewnętrznych źródeł

finansowania).

Doświadczenie beneficjenta w realizacji

projektów finansowanych z funduszy UE

Ponad połowa beneficjentów (58,9%) posiada

doświadczenie w realizacji projektów

finansowanych z funduszy UE.

Średnio beneficjenci realizowali kilka takich

projektów (ok. 3-4). Natomiast 41,1%

beneficjentów w ogóle nie posiada takiego

7 Stworzony na podstawie: Akademia Leona Koźmińskiego, raport końcowy z realizacji badania ewaluacyjnego „Ocena stopnia przygotowania beneficjentów projektów kluczowych VII Osi Priorytetowej PO IG do realizacji projektów i absorpcji środków z funduszy strukturalnych” na zlecenie Władzy Wdrażającej Programy Europejskie, Warszawa, grudzień 2008, IBC GROUP Sp. z o.o., raport końcowy z badania ewaluacyjnego „Ocena stopnia przygotowania beneficjentów do absorpcji środków dostępnych w ramach działania 8.3 PO IG przeznaczonych na zapewnienie szerokopasmowego dostępu do Internetu osobo zagrożonym wykluczeniem cyfrowym wraz z określeniem potencjalnych barier we wdrażaniu ww. działania” na zlecenie Władzy Wdrażającej Programy Europejskie, Warszawa, grudzień 2008; Europejskie Centrum Doradztwa Finansowego Badania i Szkolenia, raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn. „Ocena zdolności beneficjentów do realizacji projektów wpisanych na Indykatywną Listę Projektów Indywidualnych dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 (tak zwana lista IPI)”, Poznań, listopad 2010. Agrotec Polska Sp. z o.o. & Scott Wilson Ltd Sp. z o.o raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn.,,Ocena stanu przygotowania i analiza najważniejszych problemów w realizacji projektów transportu miejskiego w obszarach metropolitalnych przewidzianych do finansowania w ramach PO IiŚ” na zlecenie Ministerstwa Infrastruktury.


40



pozwala na uniknięcie wielu błędów.

Przekłada się także na jakość przygotowania

projektu oraz sprawniejszą realizację.

Beneficjent zna najważniejsze dokumenty,

sposób wypełniania wniosków, wytyczne

dotyczące kwalifikowalności wydatków,

sprawozdawczości i rozliczeń.

W przypadku projektów realizowanych z

innych niż unijne środków zewnętrznych

doświadczenie to jest podobne ze względu na

podobne procedury.

doświadczenia.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku realizacji

projektów z innych niż unijne środków

zewnętrznych.

Prawie 76,6% beneficjentów nie realizowało

żadnych projektów z analogicznych,

zewnętrznych źródeł finansowania. Tylko

23,4% beneficjentów posiada takie

doświadczenie (średnio w instytucji realizowano

2 takie projekty).

2. Doświadczenie w realizacji inwestycji

podobnych pod kątem przedmiotowym

do inwestycji realizowanej w ramach

projektu indywidualnego.

Doświadczenie zdobyte podczas realizacji

projektów o podobnym zakresie rzeczowym

pozwala beneficjentom lepiej przewidywać i

zapobiegać ryzykom, które mogą wystąpić

podczas realizacji projektu, a także lepiej

oszacować zakres prac niezbędnych do

wykonania projektu.

Ponad połowa beneficjentów (55,7%)

odpowiedziała, że ich instytucja w ciągu

ostatnich 10 lat nie realizowała inwestycji

podobnej pod kątem rzeczowym do inwestycji

realizowanej w ramach projektu

indywidualnego.

Takie doświadczenie posiada 37,7% instytucji.

Struktura beneficjentów

3. Powoływanie zespołów projektowych

złożonych z osób, których wyłącznymi

obowiązkami są zadania związane z

planowaniem i wdrażaniem projektu.

Wydzielenie struktur organizacyjnych dla

celów realizacji projektów wpływa na

sprawniejsze przygotowanie projektów (np.

poprzez poprawę komunikacji oraz

decyzyjności w zarządzaniu).

Praca członków zespołu projektowego

wyłącznie nad projektem pozwala natomiast

uniknąć wielu problemów. W zespołach

projektowych, w których członkowie mają

także inne zadania dochodzi do problemów z

ustaleniem priorytetów- które zadania w

danym okresie są pilniejsze. Może to

prowadzić to zaniedbania niektórych zadań

W zdecydowanej większości, bo aż w 90,2 %

instytucji jest wyodrębniona jednostka

organizacyjna powołana wyłącznie do realizacji

projektów. Tylko 9,8% instytucji nie powołało

takiej jednostki.

W ponad połowie instytucji (54,1%) osoby

wchodzące w skład zespołu projektowego

pracują wyłącznie nad projektem.

W pozostałych instytucjach osoby wchodzące w

skład zespołu projektowego mają także

powierzone inne zadania.


41



bądź nadmiernego obciążenia pracowników,

którzy będą starali się pogodzić wszystkie

obowiązki (np. praca po godzinach). Należy

jednak wziąć pod uwagę, że rozwiązanie to

może być nieefektywne, ze względu na duże

koszty osobowe projektu.

4. Powoływanie koordynatora projektu

odpowiedzialnego za przygotowanie

projektu do realizacji, który następnie

przejmuje rolę koordynatora projektu w

fazie realizacji.

Rozwiązanie to zapewnia ciągłość cyklu

projektu i daje większą gwarancję na

niezmienności założeń projektu.

Ponadto, rozwiązanie to usprawnia realizację

projektu, ponieważ osoba koordynatora,

która uczestniczyła w tworzeniu założeń

projektu jest już wdrożona w projekt i może

także przyspieszyć i usprawnić wdrożenie się

pozostałych członków zespołu projektowego.

Koordynator projektu, który uczestniczył w

fazie planowania zna cel poszczególnych

zadań oraz podejmowanych działań.

W przypadku, gdy koordynator projektu nie

uczestniczył w fazie wczesnego planowania,

istotne jest, aby inny członek zespołu

realizującego projekt brał w niej udział

(przekazanie informacji, efektywniejsze

wdrożenie pozostałych członków zespołu

projektowego).

W 62,3% projektów koordynator projektu

pracował także w fazie wczesnego planowania,

tworzenia założeń projektu.

Natomiast w przypadku połowy projektów, w

których koordynator nie pracował w fazie

wczesnego planowania, w fazie tej pracował

przynajmniej jeden członek zespołu

realizującego projekt.

5. Współpraca z ekspertami

zewnętrznymi.

Współpraca z ekspertami zewnętrznymi

pozwala nie tylko bazować na ich

specjalistycznej wiedzy, ale także zapewnia

bardziej obiektywną ocenę. Pozwala

krytycznie ocenić projekt oraz wskazać

potencjalne zagrożenia dla jego realizacji.

Eksperci zewnętrzni byli zaangażowani

w tworzenie koncepcji aż w 80,3% projektów.


42



6. Szkolenie z metodologii zarządzania

projektami.

Szkolenie z metodologii zarządzania

projektami zwiększa szansę na sprawne

przygotowanie oraz realizację projektu.

Istotne dla sprawnej realizacji projektu jest,

aby szkolenie z metodologii zarządzania

projektami odbył kierownik zespołu. Pozostali

członkowie zespołu projektowego powinni

być wybrani pod kątem przyszłych zadań, za

realizację których będą odpowiedzialni.

W 27,9% projektów szkolenie z metodologii

projektami przeszli wszyscy członkowie zespołu

projektowego, natomiast w 32,8% projektów

szkolenie to przeszli tylko niektórzy członkowie.

W 4,9 % projektów szkolenie to przeszedł

tylko koordynator projektu.

W 34,4% projektów nikt z zespołu

projektowego nie odbył szkolenia z metodologii

zarządzania projektami.

Spośród projektów, w których nie wszyscy

członkowie brali udział w szkoleniu z

metodologii zarządzania projektami, prawie ¼

planuje zrealizować takie szkolenie w

niedalekiej przyszłości.

Jak wynika z powyższej tabeli beneficjenci w dużej mierze odpowiadają przedstawionej

charakterystyce ,,typu idealnego”. W szczególności dobrze należy ocenić takie elementy jak

wyodrębnienie jednostki organizacyjnej powołanej wyłącznie do realizacji projektów (90,2%

instytucji) oraz współpracę z ekspertami zewnętrznymi (80,3% projektów).

Najsłabszym elementem jest doświadczenie w realizacji inwestycji podobnych pod kątem

przedmiotowym do inwestycji realizowanej w ramach projektu indywidualnego. Takim

doświadczeniem wykazuje się tylko 37,7% instytucji.

Liczba osób w zespołach projektowych jest bardzo zróżnicowana- od 1-2 osób do 30. Najczęściej

jednak były to grupy składające się od 5 do 10 osób. Z przeprowadzonego badania CATI wynika, że

w opinii beneficjentów liczba członków zespołu projektowego jest wystarczająca do należytej

i terminowej realizacji projektu.

Istotne dla sprawnej realizacji projektu jest to, aby beneficjenci znali najskuteczniejsze metody

zarządzania, dlatego warto jest rozpowszechniać wśród beneficjentów wiedzę na temat skutecznych

metod zarządzania.


43


Wykres nr 12.Liczba członków zespołu projektowego wystarczająca do należytej i terminowej realizacji projektu. [N=61]

Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI.

Jak wynika z powyższego wykresu aż 73,8% beneficjentów jest zdania, że liczba członków zespołu

projektowego jest wystarczająca do realizacji projektu (odpowiedź zdecydowanie tak i raczej tak). Na

odpowiedź raczej nie oraz zdecydowanie nie wskazało natomiast 18% beneficjentów.

Beneficjenci projektów realizowanych w ramach Priorytetu III częściej niż beneficjenci Priorytetu I

oraz II deklarowali, że ich zasoby kadrowe nie są w pełni wystarczające do należytej i terminowej

realizacji projektu.

0,0%

20,0%

12,0%

0,0%

28,0%

40,0%

5,9%

0,0%

5,9%

5,9%

17,6%

64,7%

10,5%

0,0%

10,5%

5,3%

36,8%

36,8%

4,9%

8,2%

9,8%

3,3%

27,9%

45,9%

Nie wiem, trudno powiedzieć

Zdecydowanie nie

Raczej nie

Ani tak, ani nie

Raczej tak

Zdecydowanie tak

Ogółem

Priorytet I- Gospodarka wodno- ściekowa




44


Wykres nr 13. Realizacja projektu zgodnie z harmonogramem? [N=60]


Powyższe opinie beneficjentów dotyczące wystarczającej liczby członków zespołu do realizacji

projektów potwierdza także fakt, iż prawie 64% projektów jest realizowana zgodnie

z harmonogramem. Nie zachodzą w tym zakresie istotne różnice pomiędzy beneficjentami

poszczególnych osi priorytetowych.

Wykres nr 14.Rotacje w zespole projektowym. [N=61]


Dość powszechnym zjawiskiem występującym w zespołach projektowych jest rotacja na

poszczególnych stanowiskach. Zmiana osób na poszczególnych stanowiskach wystąpiła w 63,9%

przypadków. Największe zmiany w zespole projektowym zaszły wśród beneficjentów I osi

priorytetowej (78,9%), najmniejsze w II osi priorytetowej (41,2%).

4,0%

36,0%

60,0%

5,9%

29,4%

64,7%

0,0%

33,3%

66,7%

3,3%

33,3%

63,3%


Nie

Tak Ogółem




32,0%

68,0%

58,8%

41,2%

21,1%

78,9%

36,1%

63,9%

Nie

Tak

Ogółem




45


Średnio rotacja wystąpiła na 2-3 stanowiskach. W dwóch przypadkach nastąpiła zmiana całego

zespołu projektowego.

Rotacje w zespole projektowym w zdecydowanej większości przypadków nie miały wpływu na

realizację projektu. W przypadku 5 projektów zmiany te spowodowały opóźnienia w ich realizacji,

natomiast w 4 projektach zmiany w zespole projektowym usprawniły realizację projektów.

Z przeprowadzonych wywiadów pogłębionych z przedstawicielami instytucji wdrażających wynika, że

w przypadku niektórych projektów zasoby kadrowe byłyby wystarczające, gdyby osoby wchodzące

w skład jednostki realizującej projekt realizowały tylko i wyłącznie zadania związane z projektem.

Duży wpływ na sprawną i należytą realizację projektu ma także doświadczenie w realizacji

wcześniejszych projektów. W przypadku niektórych beneficjentów zauważalny jest brak znajomości

podstawowych dokumentów. Przedstawiciele instytucji wdrażających podkreślają jednak, że w trakcie

realizacji projektu postępuje nabywanie kompetencji przez beneficjentów.

Przygotowanie organizacyjne beneficjentów

W badaniu CATI beneficjenci zostali poproszeni o wskazanie kiedy rozpoczęli działania związane

z przygotowaniem dokumentacji aplikacyjnej.

Wykres nr 15.Rozpoczęcie działań związanych z przygotowaniem dokumentacji aplikacyjnej. [N=60]


Zdecydowana większość, bo aż 66,7% beneficjentów rozpoczęła działania związane

z przygotowaniem dokumentacji aplikacyjnej przed wpisaniem na listę projektów indywidualnych.

Po wpisaniu na listę projektów indywidualnych przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej rozpoczęło

33,3% beneficjentów.

Jak wynika z powyższego wykresu w każdej osi priorytetowej ponad połowa beneficjentów rozpoczęła

przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej przed wpisaniem na listę projektów indywidualnych.

Najwyższy odsetek stanowią beneficjenci I Priorytetu- Gospodarki wodno-ściekowej (84,2%),

najniższy beneficjenci III priorytetu- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska

(54,2%).

45,8%

54,2%

35,3%

64,7%

15,8%

84,2%

33,3%

66,7%

po wpisaniu na listę projektów indywidualnych

przed wpisaniem na listę projektów indywidualnych

Ogółem





46


Z przeprowadzonej analizy desk research wynika, że dla usprawnienia realizacji projektu istotne jest,

aby beneficjenci rozpoczęli działania związane z przygotowaniem dokumentacji aplikacyjnej oraz

podejmowali czynności formalno- prawne (pozyskiwanie pozwoleń, w tym oceny oddziaływania na

środowisko) przed ubieganiem się o wpisanie na listę projektów indywidualnych.8

Procedury związane z zarządzaniem procesem przygotowania projektu

Beneficjenci w badaniu CATI zapytani zostali także o korzystanie z procedur związanych

z zarządzaniem procesem przygotowania projektu.

Wykres nr 16.Korzystanie z procedur zarządzania procesem przygotowania projektu. [N=58]


Z powyższego wykresu wynika, że połowa beneficjentów korzystała z procedur związanych

z zarządzaniem procesem przygotowania projektu wypracowanych podczas realizacji innych

projektów. Nieco ponad ¼ beneficjentów wypracowała procedury związane z zarządzaniem procesem

przygotowania projektu podczas realizacji projektu indywidualnego dla PO IiŚ. Z żadnych procedur

związanych z procesem przygotowania projektu nie korzystało 22,4% beneficjentów.

Procedury związane z zarządzaniem procesem przygotowania projektu wypracowane podczas

realizacji wcześniejszych projektów bądź podczas realizacji projektu indywidualnego PO IiŚ dotyczyły

przede wszystkim:

zakresu obowiązków poszczególnych członków,

obiegu dokumentów,

obiegu informacji,

8 Europejskie Centrum Doradztwa Finansowego Badania i Szkolenia, raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn. „Ocena zdolności beneficjentów do realizacji projektów wpisanych na Indykatywną Listę Projektów Indywidualnych dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 (tak zwana lista IPI)”, Poznań, listopad 2010.

22,7%

27,3%

50,0%

17,6%

11,8%

70,6%

26,3%

42,1%

31,6%

22,4%

27,6%

50,0%

nie korzystali P. z procedur związanych z zarządzaniem procesem przygotowania

projektu

korzystali P. z procedur związanych z zarządzaniem procesem przygotowania projektu wypracowanych

podczas realizacji projektu indywidualnego dla PO IiŚ

korzystali P. z procedur związanych z zarządzaniem procesem przygotowania projektu wypracowanych podczas realizacji innych

projektów

Ogółem





47


zamówień publicznych,

kwestii finansowych,

archiwizowania dokumentów,

zasad promocji,

monitoringu.

Trudności w przygotowaniu wykazu zamówień publicznych wraz z SIWZ

Z badania CATI wynika, że przygotowanie wykazu zamówień wraz z SIWZ nie było dla beneficjentów

problematyczne.

Wykres nr 17.Trudności w przygotowaniu wykazu zamówień wraz z SIWZ. [N=59]


Dla ponad 67,8% beneficjentów sporządzenie wykazu zamówień wraz z SIWZ nie przysporzyło

żadnych trudności. W przypadku 23,7% projektów wystąpiły w prawdzie niewielkie trudności, jednak

ich rozwiązanie nie stanowiło dla beneficjentów większego problemu.

Znaczne trudności, których rozwiązanie stanowiło duży problem wystąpiły w zaledwie 8,5%

projektów, co może świadczyć o dobrym przygotowaniu beneficjentów do przygotowywania wykazu

zamówień publicznych wraz z SIWZ.

Jak wynika z powyższego wykresu najwięcej trudności w przygotowaniu wykazu zamówień wraz

z SIWZ mieli beneficjenci III osi priorytetowej.

Do trudności związanych z przygotowaniem wykazu zamówień wraz z SIWZ należą przede wszystkim:

zmiany w prawie zamówień publicznych,

problemy z przygotowaniem opisu przedmiotu zamówień,

13,0%

26,1%

60,9%

5,9%

17,6%

76,5%

5,3%

26,3%

68,4%

8,5%

23,7%

67,8%

Wystąpiły znaczne trudności, których

rozwiązanie stanowiło duży problem

Wystąpiły niewielkie trudności, których

rozwiązanie nie stanowiło dużego problemu

Nie, nie wystąpiły żadne trudności

Ogółem





48


zbyt mało osób w zespołach projektowych. Praca nad kilkoma zamówieniami publicznymi

jednocześnie,

utrudnianie rozstrzygnięcia przetargu przez niewybranych wykonawców,

brak specjalisty do spraw zamówień publicznych na etapie przygotowania przetargu.

W celu usprawnienia procesu udzielenia zamówienia ważne jest poprawne opracowanie dokumentacji,

dlatego istotne byłoby zapewnienie wsparcia zewnętrznego w procesie przygotowania dokumentów

przetargowych.

Ocena poziomu przygotowania beneficjentów do realizacji projektów indywidualnych ze

względu na wewnętrzną strukturę organizacyjną

Ogólny poziom przygotowania beneficjentów do realizacji projektów indywidualnych ze względu na

wewnętrzną strukturę organizacyjną należy ocenić jako dobry. Charakterystyka beneficjentów

(doświadczenie, struktura) w dużej stopniu pokrywa się z wypracowanym w ramach badania

,,idealnym typem beneficjenta”.

Ponadto, zdaniem większości beneficjentów liczba osób zaangażowanych w realizację projektów jest

wystarczająca do należytej i terminowej realizacji projektów. Pojawiające się rotacje w zespole

projektowym w większości przypadków nie wpływają negatywnie na realizację projektu.

Ponad ¾ beneficjentów korzysta z procedur związanych z zarządzaniem procesem przygotowania

projektu. Dodatkowo dla zdecydowanej większości sporządzenie wykazu zamówień wraz z SIWZ nie

jest kwestią problematyczną.

Przygotowanie merytoryczne i rzeczowe do projektu

Rozpoczęcie prac koncepcyjnych

W badaniu CATI beneficjenci zostali poproszeni o podanie terminu rozpoczęcia prac koncepcyjnych.

Wykres nr 18.Rozpoczęcie prac koncepcyjnych dotyczących realizacji projektu. [N=60]


Jak wynika z powyższego wykresu 86,7% beneficjentów rozpoczęło prace koncepcyjne jeszcze przed

wpisaniem na listę projektów indywidualnych. Niecałe 14% beneficjentów przystąpiło do prac

koncepcyjnych po wpisaniu projektu na listę projektów indywidualnych.

16,7%

83,3%

11,8%

88,2%

10,5%

89,5%

13,3%

86,7%

po wpisaniu na listę projektów indywidualnych


Ogółem





49


Rozkład odpowiedzi we wszystkich trzech osiach jest bardzo zbliżony.

Rozpoczęcie prac koncepcyjnych było spowodowane przede wszystkim:

możliwością otrzymania dofinansowania,

koniecznością (potrzebą) realizacji projektu (np. zła sytuacja przeciwpowodziowa).

Ustalenie zakresu rzeczowego

Pierwszym etapem ustalenia zakresu rzeczowego jest identyfikacja braków/potrzeb, na które projekt

ma odpowiedzieć.

Wykres nr 19.Sposób identyfikacji braków/potrzeb, na które odpowiada projekt. [N=58]*


Jak wynika z powyższego wykresu w prawie 35% przypadków projekt stanowi odpowiedź na

problemy zgłaszane przez mieszkańców. W prawie 33% projektów jednym ze sposobów identyfikacji

potrzeb było przeprowadzenie konsultacji społecznych, natomiast w 31% projektów w celu

identyfikacji potrzeb, na które odpowiada projekt posłużono się opiniami zgłaszanymi przez ekspertów

bądź rzeczoznawców. Także dla około 30% projektów jedną z przyczyn, z powodu której podjęto się

realizacji projektu była konieczność dostosowania się do nowych standardów (w tym do wymogów

prawa polskiego i unijnego).

Z powyższego wykresu wynika, że w połowie projektów z Priorytetu III przy identyfikacji braków

i potrzeb, na które odpowiada projekt uwzględniono potrzeby zgłaszane przez ekspertów

i rzeczoznawców.

Ponad 65% respondentów wskazało na odpowiedź inne. Wśród innych sposobów na identyfikację

braków/potrzeb, na które projekt stanowi odpowiedź są przede wszystkim:

problemy zgłaszane przez gminy,

przeprowadzanie przeglądów technicznych;

54,5%

31,8%

50,0%

31,8%

40,9%

76,5%

23,5%

23,5%

41,2%

23,5%

68,4%

31,6%

15,8%

26,3%

36,8%

65,5%

29,3%

31,0%

32,8%

34,5%

Inne

Konieczność dostosowania do nowych standardów

Braki/potrzeby zgłaszane przez ekspertów/rzeczoznawców

Konsultacje społeczne

Problemy zgłaszane przez mieszkańców

Ogółem





50


analizy i obserwacje przeprowadzane przez beneficjenta;

konsultacje z władzami lokalnymi;

konsultacje w zakładach, gdzie występuje duże ryzyko awarii;

konsultacje z użytkownikami terenu;

konsultacje z pracownikami;

potrzeby zgłaszane przez leśnictwa;

odpowiedź na dyrektywy unijne- wymogi prawa unijnego;

świadomość konieczności rozwoju;

realizacja planów wieloletnich.

Drugim etapem ustalenia zakresu rzeczowego jest przeprowadzenie analizy możliwych sposobów

zniwelowania/zaspokojenia braków/potrzeb, na które odpowiada projekt.

Wykres nr 20. Analiza możliwych sposobów zniwelowania/zaspokojenia braków/potrzeb, na które

odpowiada projekt. [N=57]*


Z badania CATI wynika, że najczęściej wykorzystywanym sposobem do przeprowadzenia analizy

możliwych sposobów zniwelowania/zaspokojenia braków/potrzeb, na które odpowiada projekt są

konsultacje eksperckie. Na tę odpowiedź wskazało aż 42,1% beneficjentów.

W prawie 37% projektów przeprowadzono analizę porównawczą możliwych rozwiązań. Na

przeprowadzenie analizy rozwiązań stosowanych w innych regionach/krajach zdecydowało się 28,1%

beneficjentów.

Na analizę SWOT jako jedną z metod ustalenia możliwych sposobów zniwelowania braków wskazało

ponad 10% beneficjentów.

Jak wynika z powyższego wykresu beneficjenci III osi priorytetowej w największym stopniu korzystali

z różnych metod ustalenia możliwych sposobów zniwelowania braków. Przesłanką do zastosowania

21,7%

8,7%

39,1%

56,5%

56,5%

68,8%

12,5%

25,0%

31,3%

31,3%

55,6%

11,1%

16,7%

16,7%

33,3%

45,6%

10,5%

28,1%

36,8%

42,1%

Inne

Przeprowadzono analizę SWOT możliwych rozwiązań

Przeprowadzono analizę rozwiązań stosowanych w innych

regionach/krajach

Przeprowadzono analizę porównawczą możliwych

rozwiązań

Przeprowadzono konsultacje eksperckie

Ogółem





51


wielu metod w celu ustalenia najkorzystniejszych sposobów zniwelowania braków może być stopień

skomplikowania projektów z III osi priorytetowej. Jak wynika z indywidualnych wywiadów

pogłębionych projekty te są bardziej skomplikowane niż projekty z pozostałych dwóch osi.

Prawie połowa beneficjentów (45,6%) wskazała na odpowiedź inne. Odpowiedzi podawane przez

respondentów to:

przeprowadzenie analizy środowiskowej,

zastosowanie analizy wielokryterialnej,

przeprowadzenie odpowiedniej analizy w studium wykonalności,

konsultacje z zakładami, w których występuje duże ryzyko awarii,

opracowania studialne,

konsultacje z użytkownikami końcowymi,

konsultacje społeczne,

korzystano w tym zakresie z usług firmy zewnętrznej.

Studium wykonalności

Z przeprowadzonej w ramach badania analizy desk research wynika, że studium wykonalności jest

najistotniejszym elementem projektu we wczesnej jego fazie. 9 Dlatego istotne jest zdiagnozowanie

problemów, na jakie natrafili beneficjenci w przygotowaniu studium wykonalności.

Wykres nr 21.Problemy w przygotowaniu studium wykonalności. [N=61]


9Agrotec Polska Sp. z.o.o, Scott Wilson; raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn. ,,Ocena stanu przygotowania i analiza najważniejszych problemów w realizacji projektów transportu miejskiego w obszarach metropolitalnych przewidzianych do finansowania w ramach PO IiŚ”, Warszawa, Grudzień 2010

4,0%

68,0%

28,0%

17,6%

47,1%

35,3%

21,1%

47,4%

31,6%

13,1%

55,7%

31,1%


Nie

Tak

Ogółem





52


Z przeprowadzonego badania CATI wynika, że ponad połowa beneficjentów (55,7%) nie miała

problemów z przygotowaniem studium wykonalności. Problemy takie wystąpiły w przypadku 31,1%

projektów.

Najmniej problemów z przygotowaniem studium wykonalności mieli beneficjenci III osi priorytetowej.

Aż w 68% projektów z Priorytetu III nie wystąpiły problemy z przygotowaniem studium wykonalności.

Wśród problemów, które wystąpiły podczas przygotowania studium wykonalności beneficjenci

wskazywali przede wszystkim:

zmianę wytycznych w okresie opracowywania studium;

niedostosowane polskie prawo do przepisów unijnych;

stopnia skomplikowania studium wykonalności (ze względu na koncepcję projektu);

problemy ze zdobyciem środków na wykonanie studium;

problemy z wykonawcą studium.

Wykres nr 22.Problem niejednorodności treści zapisów studium wykonalności z innymi

dokumentami. [N=60]


Ponadto z badania CATI wynika także, że w przypadku beneficjentów projektów indywidualnych osi I-

III PO IiŚ raczej nie pojawił się problem niejednorodności treści zapisów studium wykonalności

z innymi dokumentami. Na taką odpowiedź wskazało 73,3 % beneficjentów. Problemy związane

z niejednorodnością treści zapisów studium wykonalności z innymi dokumentami wystąpiły w 16,7%

projektów. Nie występują istotne różnice pomiędzy osiami I-III.

Jak wynika z przeprowadzonej w ramach badania analizy desk research, studium wykonalności

powinno zawierać rzetelne zdiagnozowanie potrzeb inwestycyjnych beneficjentów oraz obiektywną

4,0%

80,0%

16,0%

12,5%

68,8%

18,8%

15,8%

68,4%

15,8%

10,0%

73,3%

16,7%


Nie

Tak Ogółem





53


ocenę różnych możliwości realizacji danej inwestycji. Nierzadką praktyką jest jednak tworzenie

studium wykonalności, które argumentuje słuszność już wcześniej wybranej koncepcji do realizacji. 10

Przedstawiciel Instytucji Wdrażającej, z którym został przeprowadzony pogłębiony wywiad

indywidualny także zwrócił uwagę na ten problem:

Analiza opcji rozwiązań instytucjonalnych jest robiona bardzo teoretycznie i naprawdę nie są

rozważane wszystkie plusy i minusy… można wnioskować, że analiza opcji była zrobiona pod to, co

tak naprawdę sobie życzył beneficjent, czyli nie faktyczna analiza sytuacji, czy bardziej korzystne jest

takie czy takie rozwiązanie, tylko to co z góry narzucił beneficjent, to też się dostosowywało wyniki

analizy.” (IDI z przedstawicielem Instytucji Wdrażającej)

Wykres nr 23.Korzystanie z pomocy NFOŚiGW, WFOŚiGW lub MŚ przy tworzeniu studium

wykonalności. [N=60]


Z badania CATI wynika także, że ponad połowa instytucji (56,7%) realizujących projekty indywidualne

w ramach osi I-III PO IiŚ zgłosiło się do instytucji systemu wdrażania z prośbą o pomoc

w przygotowaniu studium wykonalności. Biorąc pod uwagę jak ważne dla należytej realizacji projektu

jest dobrze przygotowane studium wykonalności istotne jest, aby beneficjenci korzystali w tym

zakresie z pomocy Instytucji Wdrażającej czy Instytucji Pośredniczącej.

Z powyższego wykresu wynika także, że 36,7% beneficjentów nie korzystało z pomocy NFOŚiGW,

WFOŚiGW lub MŚ przy tworzeniu studium wykonalności.

10 Agrotec Polska Sp. z.o.o, Scott Wilson; raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn. ,,Ocena stanu przygotowania i analiza najważniejszych problemów w realizacji projektów transportu miejskiego w obszarach metropolitalnych przewidzianych do finansowania w ramach PO IiŚ”, Warszawa, Grudzień 2010

0,0%

50,0%

50,0%

11,8%

29,4%

58,8%

10,5%

26,3%

63,2%

6,7%

36,7%

56,7%


Nie

Tak

Ogółem





54


W najmniejszym stopniu z pomocy instytucji skorzystali beneficjenci Priorytetu III.

Z przeprowadzonych indywidualnych wywiadów pogłębionych z przedstawicielami Instytucji

Wdrażających wynika, że jakość przedkładanych studiów wykonalności jest dobra.

Beneficjenci w badaniu CATI zostali poproszeni o wskazanie kryterium dla wyboru wykonawcy

studium wykonalności. Wyniki przedstawia wykres poniżej.

Wykres nr 24.Kryterium dla wyboru wykonawcy studium wykonalności. *[N=54]


Najczęściej stosowanym kryterium dla wyboru wykonawcy studium wykonalności była cena. Na

odpowiedź tę wskazało 83,3% beneficjentów. Jak wynika z powyższego wykresu cena była

najczęściej stosowanym kryterium wyboru wykonawcy studium we wszystkich trzech Priorytetach.

Na doświadczenie jako na dodatkowe kryterium wyboru wykonawcy wskazało 13% respondentów.

Natomiast termin realizacji zamówienia był poza ceną kryterium wyboru wykonawcy studium

stosowanym w 5,6% projektów. Termin realizacji zamówienia nie został zastosowany jako dodatkowe

kryterium przez żadnego beneficjenta I osi priorytetowej.

Beneficjenci, którzy wskazali na odpowiedź inne (14,8%) w większości nie potrafili wskazać jakie

jeszcze dodatkowe kryteria zostały przez nich zastosowane do wyboru wykonawcy studium

wykonalności.

Z wywiadu eksperckiego wynika, że beneficjenci stosują cenę jako kryterium wyboru w obawie przed

posądzeniem o naruszenie zasad nieuczciwej konkurencji. Jednak bazowanie tylko na kryterium

cenowym może przyczynić się do niższej jakości usług świadczonych przez wykonawcę, co

w konsekwencji stanowi duże ryzyko dla należytej realizacji projektu.

12,5%

4,2%

16,7%

79,2%

20,0%

13,3%

6,7%

86,7%

13,3%

0,0%

13,3%

86,7%

14,8%

5,6%

13,0%

83,3%

Inne

Termin realizacji zamówienia

Doświadczenie

Cena

Ogółem





55


Jeden z przedstawiciel Instytucji Wdrażającej także podkreśla, że beneficjenci decydują się na cenowe

kryterium wyboru wykonawcy, ponieważ zastosowanie innych, poza cenowych kryteriów jest trudne,

a beneficjenci boją się podjąć ryzyka bycia oskarżonym o naruszenie zasad nieuczciwej konkurencji.

Prawo do dysponowania gruntem pod planowaną inwestycję

Z analizy desk reserch wynika, że czasochłonność procedur związanych między innymi

z podpisywaniem umów z właścicielami gruntów stanowi jedno z największych ryzyk dla realizacji

projektów.11 Dlatego dla sprawnej realizacji projektów ważne jest aby odpowiednio wcześniej

rozpocząć działania zmierzające do pozyskania prawa do dysponowania gruntem pod planowaną

inwestycję. W niektórych projektach grunt pod planowaną inwestycję należy do więcej niż jednego

właściciela, co również wydłuża proces pozyskiwania wszystkich zezwoleń od właścicieli gruntów.

Beneficjenci w badaniu CATI zostali poproszeni o wskazanie kiedy uzyskali prawo do dysponowania

gruntem pod planowaną inwestycję. Odpowiedzi na to pytanie przedstawia wykres poniżej.

Wykres nr 25.Uzyskanie prawa do dysponowania gruntem pod planowaną inwestycję. [N=51]


Jak wynika z powyższego wykresu 46,2% beneficjentów pozyskało prawo do dysponowania gruntem

pod planowaną inwestycję przed wpisaniem na listę projektów indywidualnych. Zdecydowanie w tym

zakresie przeważają beneficjenci z II osi priorytetowej- 75% beneficjentów Priorytetu II pozyskało

prawo do dysponowania gruntem pod planowaną inwestycję jeszcze przed wpisaniem na listę


Prawo do dysponowania gruntem pod planowaną inwestycję po wpisaniu na listę projektów

indywidualnych otrzymało 53,8% beneficjentów.

11 Agrotec Polska Sp. z.o.o; raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn. „Ewaluacja mid-term Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013”, Warszawa, Wrzesień 2011

70,6%

29,4%

25,0%

75,0%

63,2%

36,8%

53,8%

46,2%

po wpisaniu na listę projektów indywidualnychj


Ogółem


Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska


56

ECDF Badania i Szkolenia Ewa Joachimczak

ul. Promienista 83, 60-141 Poznań

Problemy beneficjentów na etapie przygotowania do realizacji projektów

Beneficjenci w badaniu CATI zapytani zostali o problemy na jakie natrafili na poszczególnych etapach

przygotowania do realizacji projektu.

Wykres nr 26. Problemy beneficjentów na etapie przygotowania do realizacji projektów.[N=56]*


Jak wynika z powyższego wykresu najbardziej problematyczną kwestią dla beneficjentów jest

pozyskanie dokumentacji związanej z przeprowadzeniem postępowania ws. oceny oddziaływania na

środowisko dla zadań objętych projektem. Na tę odpowiedź wskazała prawie połowa, bo aż 46,4%

beneficjentów. Pozyskiwanie dokumentacji związanej z przeprowadzeniem postępowania ws. oceny

oddziaływania na środowisko stanowi największy problem dla beneficjentów I osi priorytetowej-

66,7% beneficjentów wskazało na tę odpowiedź.

Beneficjenci, którzy wskazali na problematyczność pozyskiwania dokumentacji związanej

z przeprowadzeniem postępowania ws. oceny oddziaływania na środowisko, poproszeni zostali

o podanie problemów jakie na tym etapie napotkali.

Dla beneficjentów deklarujących problemy na poszczególnych etapach projektu, została zsumowana

łączna wartość alokacji funduszy unijnych. Poniższa tabela prezentuje procent alokacji w projektach,

w których wystąpiły problemy na poszczególnych etapach.

0,0%

44,0%

0,0%

4,0%

40,0%

7,7%

30,8%

0,0%

46,2%

7,7%

30,8%

5,6%

11,1%

11,1%

16,7%

33,3%

66,7%

3,6%

30,4%

3,6%

17,9%

21,4%

46,4%


Żadne z powyższych

Pozyskiwania odpowiednich deklaracji instytucji odpowiedzialnych za

monitoring obszarów Natura 2000?

Przeprowadzania konsultacji społecznych

Pozyskiwania pozwoleń na budowę, w tym uzyskiwaniem prawomocnych

decyzji lokalizacyjnych

Pozyskiwania dokumentacji związanej z przeprowadzeniem postępowania ws.

oceny oddziaływania na środowisko dla zadań objętych projektem?

Ogółem





57



Tabela 2. Procent alokacji w projektach, w których wystąpiły problemy na poszczególnych etapach.

Pozyskiwania

dokumentacji

związanej z

przeprowadzenie

m postępowania

ws. oceny

oddziaływania na

środowisko

Pozyskiwania

odpowiednich

deklaracji instytucji

odpowiedzialnych za

monitoring obszarów

Natura 2000

Konsultacje

społeczne

Pozyskiw

anie

pozwoleń

na

budowę

Żadna z

powyższych

procent w

stosunku do

projektów

objętych

badaniem

(N=61)

51,6% 2,6% 41,4% 15,9% 19,1%

procent w

stosunku do

całości

projektów

indywidualny

ch (N=75)

34,1% 1,7% 27,4% 10,5% 12,6%


Największy odsetek alokacji środków unijnych wystąpił wśród projektów, których beneficjenci

wskazali na problemy powstałe na etapie pozyskiwania dokumentacji związanej z przeprowadzeniem

dokumentacji ws. oceny oddziaływania na środowisko, których beneficjenci zdiagnozowali ryzyko

związane z organizacją wewnętrzną projektu.


58



Wykres nr 27. Problemy związane z przeprowadzeniem postępowania ws. oceny oddziaływania na

środowisko. [N=25]


Najczęstszym problemem związanym z pozyskaniem dokumentacji związanej z przeprowadzeniem

postępowania ws. oceny oddziaływania na środowisko dla zadań objętych projektem są zmiany

przepisów i wytycznych (20%). Beneficjenci zwracali także uwagę na problem niedostosowania prawa

polskiego do unijnego oraz długotrwałe procedury (odpowiednio po 16%). Dość istotnym problemem

dla beneficjentów są także protesty mieszkańców, konieczność odwoływania się od decyzji

środowiskowej oraz proceduralne błędy administracji (odpowiednio- 12, 8, 8%). W poszczególnych

przypadkach także problematyczne dla beneficjentów były problemy wynikające z realizacji projektu

na terenie dwóch województw, problemy z uzyskaniem zgody właścicieli gruntów, konieczność

ponownego otrzymania decyzji z powodu złączenia projektów, dezaktualizacja decyzji w momencie

podpisania umowy oraz otrzymanie decyzji niezgodnej z wytycznymi UE.

Jak wynika z powyższego wykresu wiele z wymienionych przez beneficjentów problemów wiąże się

z czasem niezbędnym na uzyskanie dokumentacji związanej z przeprowadzeniem postępowania ws.

oceny oddziaływania na środowisko dla zadań objętych projektem (np. długotrwałe procedury,

konieczność odwołań). Dlatego beneficjenci powinni realnie szacować czas niezbędny do jej

pozyskania oraz odpowiednio wcześnie podjąć wszelkie kroki formalno-prawne.

Z analizy desk research wynika, że beneficjenci powinni dokładać wszelkich starań, aby podczas

ubiegania się o decyzję środowiskową zawrzeć w niej wszystkie prawnie wymagane dokumenty.

Bardzo istotna jest ścisła współpraca w tym zakresie z organem wydającym tę decyzję.

Przyczyną wskazywanych przez beneficjentów problemów może być to, iż często jakość

przygotowanej dokumentacji złożonej przez Beneficjenta wpływa na późniejszą jakość otrzymanych

4,0%

4,0%

4,0%

4,0%

4,0%

8,0%

8,0%

12,0%

16,0%

16,0%

20,0%

Decyzja niezgodna z wytycznymi UE

Dezuaktualizacja decyzji w momencie podpisania umowy

Konieczność ponownego otrzymania decyzji z powodu złączenia projektów

Problem z uzyskaniem zgody właścicieli gruntów

Problemy wynikające z realizacji projektu na terenie dwóch województw

Proceduralne błędy administracji

Koniecznośc odwoływania się od decyzji środowiskowej

Protesty mieszkańców

Długotrwałe procedury

Niedostosowanie prawa polskiego do unijnego

Zmiany przepisów


59



dokumentów środowiskowych.12 Bardzo istotne jest ,,…by opracowana Karta Informacyjna

Przedsięwzięcia zawierała wszelkie wymagane prawem elementy, a Raport środowiskowy zawierał

zalecenia oraz merytoryczne uzasadnienia by organ wydający decyzję nie miał wątpliwości w w/w

zakresie.”13

O dużej problematyczności procesu pozyskiwania dokumentacji związanej z przeprowadzeniem

postępowania ws. oceny oddziaływania na środowisko dla zadań objętych projektem świadczą także

pogłębione wywiady indywidualne z przedstawicielami systemu wdrażania. Przedstawiciele instytucji

systemu wdrażania wskazują właśnie na pozyskanie oceny oddziaływania na środowisko jako na

jedną z bardziej problematycznych kwestii.

Jeden z przedstawicieli Instytucji Wdrażającej również podkreślił, że proces pozyskania dokumentacji

związanej z oceną oddziaływania na środowisko był niezgodny z prawem unijnym.

W pogłębionych wywiadach indywidualnych podkreślany był także długi czas niezbędny na uzyskanie

decyzji. W przypadku niektórych projektów spowodowało to przesunięcie terminu rozpoczęcia

realizacji projektów.

Przedstawiciel Instytucji Zarządzającej zwrócił uwagę, że istniała możliwość uzyskania pomocy w tej

kwestii. W ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna realizowana jest inicjatywa Project

Pipeline, w ramach której realizowane jest wsparcie eksperckie w postaci doradztwa przy

sporządzeniu i weryfikacji dokumentacji dla projektów. Celem tej inicjatywy jest pomoc beneficjentom

przy realizacji indywidualnych projektów kluczowych. Istniała więc możliwość weryfikacji raportów

oddziaływania na środowisko.

Według Generalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska problemy beneficjentów związane z pozyskiwaniem

dokumentacji, dotyczącej przeprowadzenia postępowania ws. oceny oddziaływania na środowisko dla

zadań objętych projektem, wynikać mogą przede wszystkim z trudności gromadzenia wszystkich

potrzebnych danych w jednym miejscu. Wielość źródeł powoduje, iż nie istnieje jedna baza danych,

która generowałby wszystkie potrzebne beneficjentom informacje, a przy tym w pewnym sensie

oszczędzała czas, który przeznaczają oni na poszukiwania. W toku analizy pozyskiwania dokumentacji

warto zwrócić uwagę beneficjentów na wielostopniowość procedur, które często są dla nich

niezrozumiałe. Wywoływać to może przede wszystkim nieumiejętność zaklasyfikowania własnej

inwestycji i przyporządkowania jej do odpowiedniej grupy. Działania, jakie podejmuje Generalna

Dyrekcja Ochrony Środowiska bazują w dużej mierze na budowaniu systemu wsparcia poprzez

szkolenia, warsztaty, materiały i różnego rodzaju publikacje. Warto jednak podkreślić, że rzetelna

realizacja projektów infrastrukturalnych wymaga dużych nakładów czasowych: „realizacja tego typu

projektów nie może być szybka i prosta”.

Pozyskiwanie pozwoleń na budowę, w tym uzyskiwanie prawomocnych decyzji lokalizacyjnych lub/

i uchwał zatwierdzających miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego także stanowiło

problematyczną kwestię. Na tę odpowiedź wskazało 21,34% beneficjentów. Najmniej problemów

w tym zakresie mieli przedstawiciele II osi priorytetowej (7,7%).

Wykres poniżej przedstawia problemy na jakie natrafili beneficjenci podczas pozyskiwania pozwoleń

na budowę, w tym uzyskiwania prawomocnych decyzji lokalizacyjnych lub/ i uchwał zatwierdzających

miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego.

12 Agrotec Polska Sp. z.o.o, Scott Wilson; raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn. „Ocena stanu przygotowania i analiza najważniejszych problemów w realizacji projektów transportu miejskiego w obszarach metropolitalnych przewidzianych do finansowania w ramach PO IiŚ”, Warszawa, Grudzień 2010 13 Tamże


60



Wykres nr 28. Problemy związane z pozyskiwaniem pozwoleń na budowę. [N=12]


Jak wynika z powyższego wykresu największymi problemami dla beneficjentów w tym zakresie są

zmiany przepisów oraz problemy z uzyskaniem zgody mieszkańców. Odpowiedzi te uzyskały po 25%

wskazań. Długotrwałe procedury oraz konieczność przedstawienia licznej dokumentacji również są

problematyczną kwestią dla beneficjentów (odpowiednio po 16,7%). Beneficjenci wskazywali także,

że sama konieczność uzyskania pozwolenia jest dla nich problematyczna. Ponadto beneficjenci

zwracali uwagę na kwestię ochrony zabytków, niedostosowanie prawa polskiego do unijnego oraz

brak planu miejscowego.

Jak wynika z badania CATI największe problemy beneficjenci napotykają podczas pozyskiwania

odpowiednich pozwoleń i dokumentów (OOŚ, pozwolenie na budowę), dlatego ważne jest, aby

beneficjenci odpowiednio wcześnie podjęli kroki formalno-prawne w tym zakresie

Trzecią pod względem problematyczności kwestią są konsultacje społeczne- 17,9% beneficjentów

wskazało właśnie na tę kwestię. Konsultacje społeczne okazały się najbardziej problematyczne dla

beneficjentów Priorytetu II (46,2%).

Beneficjenci w tym zakresie wskazywali przede wszystkim na następujące problemy:

sprzeciw społeczny,

protesty ekologów,

sprzeciwy zgłaszane do Samorządowych Kolegiów Odwoławczych.

Zdecydowanie najmniej problematyczną kwestią dla beneficjentów było pozyskiwanie odpowiednich

deklaracji instytucji odpowiedzialnych za monitoring obszarów Natura 2000. Tylko 3,6 procent

beneficjentów uznało tę kwestię za problematyczną.

Istotną informacją jest to, że aż 30,4% beneficjentów nie napotkało na problemy na żadnym

z przedstawionych etapów.

8,3%

8,3%

8,3%

8,3%

8,3%

16,7%

16,7%

25,0%

25,0%

Brak planu miejscowego

niedostosowanie prawa polskiego do wymogów unijnych

Ochrona zabytku

Problem z pozyskaniem pozwolenia na budowę

Sama koniecznośc uzyskania pozwolenia jest problemem

Konieczność przedstawienia licznej dokumentacji


Problemy z uzyskaniem zgody mieszkańców

Zmiany przepisów


61



Wyznaczenie aglomeracji

Beneficjenci I osi Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko w badaniu CATI poproszeni

zostali o wskazanie w jakim stopniu kwestie związane z wyznaczeniem aglomeracji (oraz ich granic),

które powinny być wyposażone w system kanalizacji zbiorczej i oczyszczalnie ścieków miały wpływ na

przygotowanie beneficjentów oraz na realizację projektów. Odpowiedzi respondentów prezentuje

wykres poniżej.

Wykres nr 29.Wyznaczenie aglomeracji (oraz ich granic), które powinny być wyposażone w system

kanalizacji zbiorczej i oczyszczalni ścieków i ich wpływ na realizację projektu (Pytanie tylko dla

Priorytetu I )[N=17]


Dla zdecydowanej większości beneficjentów I Priorytetu- Gospodarka wodno- ściekowa wyznaczenie

aglomeracji (oraz ich granic), które powinny być wyposażone w system kanalizacji zbiorczej

i oczyszczalnie ścieków nie miało żadnego wpływu na realizację projektu. Na taką odpowiedź

wskazało 64,7% beneficjentów.

Dla prawie 30 % respondentów wyznaczenie aglomeracji (oraz ich granic), które powinny być

wyposażone w system kanalizacji zbiorczej i oczyszczalnie ścieków ułatwiło i/bądź przyspieszyło prace

związane z realizację projektu.

Należy także zwrócić uwagę, że żaden z respondentów nie wskazał na odpowiedź, że wyznaczenie

aglomeracji (oraz ich granic), które powinny być wyposażone w system kanalizacji zbiorczej

i oczyszczalnie ścieków utrudniło i/bądź opóźniło prace związane z realizację projektu (odpowiedź ta

również była zamieszczona w kafeterii).

Wyznaczenie aglomeracji (oraz ich granic), które powinny być wyposażone w system kanalizacji

zbiorczej i oczyszczalnie ścieków ze względu na wpływ na realizację projektu należy ocenić

pozytywnie. W przypadku żadnego projektu kwestia ta nie spowodowała żadnych opóźnień lub

utrudnień, natomiast w przypadku prawie 30% projektów wpłynęła pozytywnie na ich realizację.

0,0%

5,9%

29,4%

64,7%

Tak, utrudniło/ opóźniło prace związane z realizacją projektu

Nie dotyczy

Tak, ułatwiło/ przyspieszyło prace związane z realizacją projektu

Nie, nie miało to żadnego wpływu na projekt


62



Zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ i ich wpływ na przygotowanie merytoryczne

i rzeczowe projektów.

Zdaniem przedstawiciela Instytucji Zarządzającej, wytyczne PO IiŚ stosuje się w celu usprawnienia

i ujednolicenia procesu przygotowania i wdrażania projektu. Zmiany prawa oraz wytycznych są

wprowadzane na podstawie zdobytego w czasie trwania programu doświadczenia. Mają one stanowić

odpowiedź na zaistniałe potrzeby. Część wytycznych jest zmieniana ze względu na potrzeby zgłaszane

przez beneficjentów.

W badaniu CATI beneficjenci zostali poproszeni o wskazanie, czy zmiany prawa oraz wytycznych PO

IiŚ utrudniły przygotowanie merytoryczne projektu. Odpowiedzi respondentów przedstawia poniższy

wykres.

Wykres nr 30. Wpływ zmian prawa oraz wytycznych PO IiŚ na przygotowanie merytoryczne

i rzeczowe projektów. [N=60]


Zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ utrudniły przygotowanie merytoryczne oraz rzeczowe 46,7%

projektów. W największym stopniu zmiany te wpłynęły negatywnie na przygotowanie beneficjentów I

Priorytetu- 73,7%.

W przypadku prawie połowy projektów (48,3%) zmiany te nie wpłynęły negatywnie na ich

przygotowanie merytoryczne i rzeczowe. W najmniejszym stopniu zmiany te wpłynęły negatywnie na

przygotowanie beneficjentów II osi priorytetowej.

Zdaniem 1,7% beneficjentów nie wystąpiły żadne zmiany prawa oraz wytycznych, natomiast 3,3%

respondentów nie potrafił określić, czy zmiany te wpłynęły negatywnie czy pozytywnie na

przygotowanie merytoryczne i rzeczowe.

4,2%

0,0%

58,3%

37,5%

0,0%

0,0%

70,6%

29,4%

5,3%

5,3%

15,8%

73,7%

3,3%

1,7%

48,3%

46,7%

Nie wiem/trudno powiedzieć

Nie wystąpiły żadne zmiany prawa oraz wytycznych

Nie

Tak

Ogółem





63



Beneficjenci, w przypadku których zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ utrudniły przygotowanie

merytoryczne i rzeczowe projektów poproszeni zostali o określenie stopnia w jakim te zmiany

wpłynęły na ich przygotowanie (w skali od 1 do 10, gdzie 1 oznacza w niewielkim stopniu, a 10

w bardzo dużym stopniu). Średnia otrzymana z odpowiedzi respondentów wynosi 5,5. Można więc

uznać, że w umiarkowanym stopniu zmiany utrudniły przygotowanie beneficjentów.

Istotne dla sprawnej realizacji projektu jest bieżące informowanie beneficjentów o zmianach

wytycznych PO IiŚ.

Również ze względu na różnorodność projektów i realizujących je beneficjentów wskazane byłoby

bardziej zindywidualizowanego podejścia do zapisów dokumentów strategicznych i wytycznych.

Istotne dla realizacji projektów byłoby konsultowanie dokumentów strategicznych z beneficjentami.

Wykres nr 31.Utrudnienia w przygotowaniu merytorycznym oraz rzeczowym projektów [N=20]


Jak obrazuje powyższy wykres beneficjenci zapytani o zmiany prawa oraz wytycznych, które utrudniły

im przygotowanie merytoryczne oraz rzeczowe projektów wymienili głównie konieczność ponownego

złożenia dokumentów i rozpatrzenia wniosku o wydaniu decyzji środowiskowej (blisko 1/3 wskazań).

Wielu problemów również dostarczyły jednostkom realizującym projekty opóźnienia realizacji zadań,

które otrzymały 15% wskazań. Kłopotliwe także w tym zakresie okazały się: problemy interpretacyjne

(nie ma wytycznych dotyczących kwalifikowalności przekroczonego zakresu; taryfikator nieprecyzyjnie

określony), wymuszona zmiana studium wykonalności oraz kwalifikowalność podatku VAT, które

otrzymały po 10% odpowiedzi. Wśród innych elementów zmiany prawa i wytycznych uznanych przez

beneficjentów jako uniemożliwiające sprawną realizację projektu wymienili oni zmianę instytucji

wdrażającej, w której przeprowadzony miał być projekt; utratę możliwości dofinansowania (projekt

znajduje się na etapie kontraktowania); przesunięcie terminu rozpoczęcia projektu; konieczność

5,0%

5,0%

5,0%

5,0%

5,0%

10,0%

10,0%

10,0%

15,0%

30,0%

Groźba utraty dotacji

Konieczność dostosowania zakresu rzeczowego projektu do nowych wytycznych

Przesunięcie terminu rozpoczęcia projektu

Utrata dofinansowania z powodu zmiany decyzji Ministerstwa Środowiska

Zmiana funduszu, w którym prowadzony miał być projekt

Problemy z kwalifikowalnością podatku VAT

Wymuszona zmiana studium wykonalności

Problemy interpretacyjne - nieprecyzyjne nowe prawo

Opóźnienie realizacji zadań

Konieczność ponownego złożenia dokumentów i rozpatrzenia wniosku o wydaniu decyzji środowiskowej


64



dostosowania zakresu rzeczowego projektu do nowych wytycznych; groźbę utraty dotacji (wszystkie

zyskały po 5% wskazań).

Ocena stopnia przygotowania merytorycznego i rzeczowego projektów indywidualnych

Stopień przygotowania merytorycznego i rzeczowego projektów indywidualnych należy ocenić jako

umiarkowanie dobry. W zdecydowanej większości beneficjenci rozpoczęli prace koncepcyjne jeszcze

przed wpisaniem na listę projektów indywidualnych. Przy ustalaniu zakresu rzeczowego beneficjenci

identyfikowali braki/potrzeby przy pomocy różnych metod/ technik- były to zarówno konsultacje

społeczne, potrzeby zgłaszane przez mieszkańców, a także ekspertów i rzeczoznawców. W części

przypadków projekt stanowił także odpowiedź na konieczność dostosowania się do nowych

standardów. Również analiza możliwych sposobów zniwelowanie braków i potrzeb, na które miały

odpowiadać projekty, w dużej mierze opierała się na konsultacjach eksperckich, analizach

porównawczych różnych rozwiązań i analizach rozwiązań stosowanych w innych krajach/regionach.

Przy wyborze wykonawcy studium wykonalności najczęściej stosowanym kryterium była cena, co

niekoniecznie przekłada się na wysoką jakość oferowanych usług.

Prawie 46,2% beneficjentów uzyskało prawo do dysponowania gruntem jeszcze przed wpisaniem na

listę projektów indywidualnych, co w dużej mierze wpływa na usprawnienie procesu realizacji

projektu.

Najwięcej problemów beneficjenci napotkali podczas pozyskiwania dokumentacji związanej

z przeprowadzeniem postępowania ws. oceny oddziaływania na środowisko dla zadań objętych

projektem. Był to najbardziej problematyczny etap przygotowania do realizacji projektów. Należy

jednak podkreślić, że ponad 30% beneficjentów nie natrafiło na żadne problemy na etapie

przygotowania do realizacji projektów.

Ponadto, pozytywnie należy ocenić wpływ wyznaczenia aglomeracji (oraz ich granic), które powinny

być wyposażone w system kanalizacji zbiorczej i oczyszczalnie ścieków. Kwestia ta nie wpłynęła

negatywnie na żaden projekt, natomiast w przypadku prawie 30% projektów wpłynęła pozytywnie na

ich realizację.

Zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ w prawie połowie projektów utrudniły przygotowanie

merytoryczne oraz rzeczowe.


3.1.2. Ocena przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych do absorpcji

środków UE

Sytuacja finansowa beneficjentów przygotowujących się do realizacji projektu

Badanie CATI pozwoliło zdiagnozować, czy beneficjenci posiadają zabezpieczenie wkładu własnego na


Wykres nr 32. Zabezpieczenie wkładu własnego na realizację projektu? [N=61]


Z powyższego wykresu wynika, że w zdecydowanej większości, bo aż w 82% beneficjenci posiadają

zabezpieczenie wkładu własnego na realizację projektu. Niespełna 15 % beneficjentów nie posiadała

zabezpieczenia wkładu własnego.

Z przedstawionego wykresu wynika także, że w największym stopniu zabezpieczenie takie posiadali

beneficjenci I Priorytetu- Gospodarka wodno-ściekowa.

Beneficjenci, którzy posiadali zabezpieczenie wkładu własnego na realizację projektu zostali

poproszeni o wskazanie źródeł z jakich pochodził, sposobu w jaki został zabezpieczony, problemy jakie

wystąpiły przy jego pozyskaniu oraz o korzystanie z kredytów EBI/EBOR.

0,0%

28,0%

72,0%

0,0%

11,8%

88,2%

10,5%

0,0%

89,5%

3,3%

14,8%

82,0%


Nie

Tak Ogółem





66



Wykres nr 33.Źródła wkładu własnego. [N=49]*


Jak wynika z powyższego wykresu wkład własny pochodził przede wszystkim z środków własnych

(53,1%). Zarówno na środki publiczne jak i pożyczki niepodlegające umorzeniu wskazało po 38,8%

beneficjentów.

Ponad 20% beneficjentów wskazała także na inne źródła wkładu własnego. Były to pożyczki

z WFOŚiGW (pożyczki podlegające umorzeniu) oraz obligacje.

W przypadku beneficjentów I Priorytetu w zdecydowanie większej mierze źródłem wkładu własnego

były środki własne (81,3%) oraz pożyczki niepodlegające umorzeniu (75%) niż środki publiczne

(25%). Również beneficjenci Priorytetu II w większej mierze na wkład własny przeznaczyli środki

własne (60%) i pożyczki niepodlegające umorzeniu (46,7%) niż środki publiczne (26,7%).

Beneficjenci Priorytetu III korzystali przede wszystkim ze środków publicznych (61,1%) oraz

w mniejszym stopniu ze środków własnych (22,2%). Nie korzystali natomiast z pożyczek

niepodlegających umorzeniu.

22,2%

0,0%

61,1%

22,2%

20,0%

46,7%

26,7%

60,0%

18,8%

75,0%

25,0%

81,3%

20,4%

38,8%

38,8%

53,1%

Inne źródła

Pożyczki niepodlegające umorzeniu

Środki publiczne

Środki własne

Ogółem





67



Wykres nr 34. Zabezpieczenie wkładu własnego [N=45]*


Odpowiednia uchwała budżetowa stanowiła zabezpieczenie wkładu własnego dla 44,4% projektów,

które takie zabezpieczenie posiadały. Umowa kredytowa/pożyczkowa stanowiła

zabezpieczenie wkładu własnego dla 13,3% projektów. Również dochody instytucji zabezpieczały

wkład własny beneficjentów. Na odpowiedź tę wskazało 13,3% beneficjentów, którzy posiadali

zabezpieczenie wkładu własnego.

Beneficjenci Priorytetu I przede wszystkim posiadali zabezpieczony wkład własny poprzez odpowiednią

uchwałę budżetową (37,5%) oraz dochody instytucji (31,3%). Beneficjenci Priorytetu II

w największym stopniu zabezpieczali wkład własny poprzez odpowiednią uchwałę do ustawy

budżetowej (38,5%) oraz umowy kredytowe/pożyczkowe (15,4%). Ponad połowa beneficjentów

Priorytetu III (56,3%) zabezpieczyła wkład własny poprzez odpowiednią uchwałę do ustawy

budżetowej. W zdecydowanie mniejszym stopniu zabezpieczyli wkład własny umową

kredytową/pożyczkową (6,3%). Beneficjenci Priorytetu III w ogóle nie zabezpieczyli wkładu własnego

dochodami instytucji.

Wśród innych sposobów na zabezpieczenie wkładu własnego beneficjenci wskazywali przede

wszystkim:

weksle,

hipoteki,

środki z budżetu państwa,

obligacje,

środki z rezerwy celowej.

43,8%

0,0%

6,3%

56,3%

46,2%

7,7%

15,4%

38,5%

31,3%

31,3%

18,8%

37,5%

40,0%

13,3%

13,3%

44,4%

Inne

Dochody instytucji

Umowa kredytowa/pożyczkowa

Poprzez odpowiednią uchwałę budżetową

Ogółem




68



Wykres nr 35. Finansowanie projektu kredytem EBI/EBOR. [N=50]


Jak wynika z powyższego wykresu beneficjenci w zdecydowanej większości nie planowali korzystać

z kredytów EBI/EBOR. Na tę odpowiedź wskazało aż 90% beneficjentów. Tylko 10% beneficjentów

planowało w jakiejś części finansować projekt kredytem EBI/EBOR. Nie występują znaczne różnice

w odpowiedziach beneficjentów poszczególnych osi priorytetowych.

Wykres nr 36. Problemy przy pozyskiwaniu wkładu własnego [N=50]


Problemy przy pozyskaniu wkładu własnego wystąpiły w przypadku 18% projektów. Zdecydowana

większość, bo aż 80% beneficjentów nie natrafiła na żadne problemy przy pozyskiwaniu wkładu

88,9%

11,1%

86,7%

13,3%

94,1%

5,9%

90,0%

10,0%

Nie

Tak

Ogółem




0,0%

77,8%

22,2%

6,7%

86,7%

6,7%

0,0%

76,5%

23,5%

2,0%

80,0%

18,0%


Nie

Tak

Ogółem





69



własnego. Problemy te zostały ocenione przez beneficjentów jako umiarkowanie uciążliwe. Średnia

z ich wskazań wynosi 6,4 (na skali od 1 do 10, gdzie 1 oznacza w niewielkim stopniu, a 10 w bardzo

dużym stopniu).

Problemy przy pozyskiwaniu wkładu własnego w największym stopniu dotyczyły beneficjentów

Priorytetu I (23,5%), a w najmniejszym stopniu dotknęły one beneficjentów Priorytetu II (6,7%).

Niewielki odsetek projektów, w przypadku których wystąpiły problemy przy pozyskaniu wkładu

własnego świadczy o dobrym przygotowaniu beneficjentów projektów indywidualnych do absorpcji

środków UE w tym zakresie.

Wykres nr 37.Problemy występujące przy pozyskiwaniu wkładu własnego. [N=9]


Beneficjenci, u których wystąpiły problemy przy pozyskaniu wkładu własnego poproszeni zostali

o wskazanie tych problemów.

Na problem jakim są skomplikowane procedury wskazało 33,3% beneficjentów. Zbyt długi okres

niezbędny na pozyskanie wkładu własnego stanowił problem dla 22,2% beneficjentów. Natomiast zbyt

wysoki wkład własny był problematyczną kwestią dla 11,1% beneficjentów.

Jak wynika z powyższego wykresu skomplikowane procedury stanowiły problem dla beneficjentów I

i III osi priorytetowej- odpowiednio 25 i 50%. Zbyt krótki okres na pozyskanie wkładu własnego i zbyt

wysoki wkład własny stanowiły problem wyłącznie dla beneficjentów I osi priorytetowej.

Zdecydowana większość beneficjentów, aż 77,8% wskazała na odpowiedź inne. Beneficjenci wskazali

takie problemy jak:

75,0%

0,0%

0,0%

50,0%

100,0%

0,0%

0,0%

0,0%

75,0%

25,0%

50,0%

25,0%

77,8%

11,1%

22,2%

33,3%

inne

zbyt wysoki wkład własny

zbyt krótki okres na pozyskanie wkładu własnego

skomplikowane procedury

Ogółem





70



problemy z pozyskaniem wysokiego kredytu;

długi termin oczekiwania na decyzję dotyczącą wkładu własnego;

mniejsze dochody instytucji, które nie są wystarczające do pokrycia wkładu własnego.

Przygotowanie gmin do absorpcji środków UE

Badanie CATI miało również na celu zdiagnozowanie, czy gminy w odpowiedni sposób uwzględniały

planowane inwestycje. Z przeprowadzonych badań wynika, że wszystkie gminy (100%) uwzględniły

inwestycję w wieloletnim planie inwestycyjnym gminy bądź uchwale budżetowej oraz zapewniły na ten

cel odpowiednie środki. Świadczy to o właściwym przygotowaniu gmin jako beneficjentów projektów

indywidualnych do absorpcji środków z UE.

Współfinansowanie projektów z różnych instrumentów UE

Z przeprowadzonych wywiadów pogłębionych z przedstawicielami Instytucji Wdrażających wynika, że

nie wystąpiły próby współfinansowania tych samych projektów z różnych instrumentów UE. Na fakt

niewystąpienia tego zjawiska wskazali wszyscy przedstawiciele Instytucji Wdrażających, uczestniczący

w badaniu.

Brak występowania prób współfinansowania tych samych projektów z różnych instrumentów UE

należy ocenić pozytywnie. Świadczy to przede wszystkim o dobrej znajomości prawa wspólnotowego,

które zakazuje wielokrotnego finansowania tego samego typu operacji (typów projektów) z różnych

funduszy UE.

Montaż finansowy

Właściwe zaplanowanie montażu finansowego pozwala zachować płynność finansową i świadczy

o dobrym przygotowaniu beneficjentów do absorpcji środków UE.

W celu zweryfikowania, czy beneficjenci prawidłowo zaplanowali montaż finansowy zadano pytania

dotyczące zabezpieczenia środków na kwoty dofinansowania wypłacane w formie refundacji oraz

zapewnienia środków na utrzymanie płynności finansowej pomiędzy kolejnymi transzami zaliczek.

Wykres nr 38.Czy planowali Państwo korzystanie z zaliczek? [N=59]


4,2%

62,5%

33,3%

0,0%

29,4%

70,6%

0,0%

22,2%

77,8%

1,7%

40,7%

57,6%


Nie

Tak Ogółem





71



Jak wynika z powyższego wykresu ponad połowa beneficjentów (57,6%) planowała korzystanie

z zaliczek. Natomiast w przypadku 40,7% projektów nie przewidywano korzystania z zaliczek.

Beneficjenci Priorytetów I i II częściej niż beneficjenci Priorytetu III planowali korzystanie z zaliczek-

odpowiednio 77,8; 70,6% w stosunku do 33,3%.

Beneficjenci, którzy zakładali podczas realizacji projektu korzystanie z zaliczek, zapytani zostali

o sposób zabezpieczenia środków na te kwoty dotacji, które miały być wypłacone w formie refundacji.


72



22,2%

7,4%

14,8%

22,2%

59,3%

Inne

Ustalenie w umowie długich terminów płatności dla wykonawców

Ze środków publicznych

Zaciagając Kredyty/pożyczki

Wykorzystując środki własne

Wykres nr 39.Zabezpieczenie środków wypłacanych w formie refundacji (np. promesy) [N=27]


Powyższy wykres obrazuje, jak beneficjenci zabezpieczyli środki na te kwoty dotacji, które miały być

wypłacone w formie refundacji. Z badań CATI jasno wynika, iż najczęstszym stosowanym przez nich

sposobem było wykorzystanie środków własnych (blisko 60% wskazań). Wśród innych odpowiedzi

pojawiło się zaciągnie kredytów/pożyczek przez beneficjentów (nieco ponad 22%), korzystanie ze

środków publicznych (14,8%) oraz ustalenie w umowie długich terminów płatności dla wykonawców

(7,4%). Jak dostrzec możemy na powyższym wykresie 22,2% beneficjentów wskazało również na

inne środki zabezpieczenia dotacji, wśród nich znalazły się np.: bieżące przychody, pieniądze gmin, czy

rezerwa celowa.

Beneficjenci, którzy zakładali korzystanie z zaliczek zapytani zostali również o sposób zapewnienia

płynności finansowej pomiędzy kolejnymi transzami.

Wykres nr 40.Przewidywanie sytuacji przerw pomiędzy wpływem zaliczek [N=32]


37,5%

62,5%

27,3%

72,7%

15,4%

84,6%

25,0%

75,0%

Nie

Tak

Ogółem




73



Jak wynika z powyższego wykresu zdecydowana większość, bo aż 75% beneficjentów przewidziało

sytuację przerw pomiędzy wpływem zaliczek. Sytuację tę najczęściej przewidywali beneficjenci I osi

priorytetowej (84,6%).

Sytuacji tej nie potrafiła przewidzieć ¼ beneficjentów.

Wykres nr 41.Przewidywanie środków na zapewnienie płynności finansowej pomiędzy kolejnymi

transzami zaliczek [N=24]


Spośród beneficjentów, którzy przewidzieli sytuację przerw pomiędzy wpływem zaliczek aż 87,5%

przewidziało również środki na zapewnienie płynności finansowej pomiędzy kolejnymi transzami. Tylko

12,5% beneficjentów nie przewidziało na ten cel środków.

Należy zwrócić uwagę, iż wszyscy beneficjenci Priorytetu I oraz II zapewnili środki na zapewnienie

płynności finansowej pomiędzy przerwami w wypłacie kolejnych zaliczek. Środków na ten cel nie

przewidzieli jedynie beneficjenci Priorytetu III.

60,0%

40,0%

0,0%

100,0%

0,0%

100,0%

12,5%

87,5%

Nie

Tak

Ogółem





74



Wykres nr 42.Środki do zapewnienia płynności pomiędzy kolejnymi transzami zaliczek [N=21]


Beneficjenci, którzy przewidzieli środki na zapewnienie płynności finansowej, w zdecydowanej

większości (71,4%) wskazali na środki własne jako na źródło zapewnienia płynności finansowej

pomiędzy przerwami w wypłacie zaliczek. Prawie 29% beneficjentów wskazało na pożyczki

niepodlegające umorzeniu, natomiast niecałe 5% na środki publiczne.

Jak wynika z powyższego wykresu beneficjenci I i II Priorytetu w celu zapewnienia płynności

finansowej korzystali ze środków własnych (odpowiednio 81,8 i 62,5%) oraz pożyczek

niepodlegających umorzeniu (odpowiednio 27,3 oraz 37,5%). Natomiast beneficjenci Priorytetu III

korzystali ze środków własnych oraz publicznych- po 50%.

Na inne źródła środków służących do zapewnienia płynności finansowej wskazała 1/3 beneficjentów.

Do źródeł tych należą:

kredyty w rachunku obrotowym,

obligacje,

pożyczki z NFOŚiGW.

Spory odsetek beneficjentów, którzy przewidzieli sytuację przerw pomiędzy transzami zaliczek oraz

zapewnili w związku z tym odpowiednie środki, dobrze świadczy o przygotowaniu beneficjentów do

absorpcji środków UE.

50,0%

50,0%

0,0%

50,0%

37,5%

0,0%

37,5%

62,5%

27,3%

0,0%

27,3%

81,8%

33,3%

4,8%

28,6%

71,4%

Inne źródła

Środki publiczne


Środki własne

Ogółem





75



Cześć finansowa studium wykonalności

Przedstawiciele Instytucji Wdrażających w pogłębionych wywiadach indywidualnych oceniali, że jakość

części finansowej studium wykonalności, podobnie jak w przypadku całego studium, jest dobra.

Z indywidualnych wywiadów pogłębionych z przedstawicielami Instytucji Wdrażających wynika

również, że beneficjenci dysponują częścią finansową studium wykonalności, mimo, iż jest ona dość

skomplikowana.

Kwalifikowalność podatku VAT

Omawianie kwestii podatku VAT rozpoczęto od zapytania o to, czy był on kwalifikowany w badanych

projektach. Strukturę odpowiedzi beneficjentów prezentuje poniższa tabela.

Wykres nr 43.Kwalifikowalność podatku VAT w projekcie [N=59]


Podatek VAT był kwalifikowany w 44,1% omawianych projektów, zaś niekwalifikowany w pozostałych

55,9%.

W ramach poszczególnych osi priorytetowych wystąpiły znaczne różnice w tym zakresie. W żadnym

projekcie z Priorytetu I podatek VAT nie był kwalifikowany, zaś w III osi priorytetowej aż w 91,7%

przypadków był kwalifikowany. Wśród projektów prowadzonych w ramach Priorytetu II podatek VAT

został uznany za koszt kwalifikowany w jedynie 23,5% przypadków, zaś za niekwalifikowany

w pozostałych 76,5%.

Respondentów, dla których podatek VAT nie był kosztem kwalifikowanym, poproszono o wskazanie

źródeł jego finansowania. Zestawienie odpowiedzi prezentuje poniższy wykres.

8,3%

91,7%

76,5%

23,5%

100,0%

0,0%

55,9%

44,1%

Nie

Tak

Ogółem




76



Wykres nr 44.Źródła finansowania podatku VAT [N=33]*


W większości przypadków (75,8%) podatek VAT finansowany był ze środków własnych beneficjenta.

W co czwartym przypadku na jego pokrycie przeznaczono pożyczki, które nie podlegają umorzeniu.

Marginalnie wskazywano na finansowanie ze źródeł publicznych (3% wskazań).

W ramach Priorytetu III wszyscy beneficjenci zadeklarowali, iż podatek VAT pokryty został ze środków

własnych. Nie wskazywali przy tym żadnych innych źródeł finansowania. W ramach I osi priorytetowej

pokrycie VAT ze środków własnych zadeklarowało 83,3% respondentów. Jednocześnie aż 27,8%

spośród nich wskazało również na zaciąganie pożyczek niepodlegających umorzeniu na ten cel, zaś

5,6% na wykorzystanie środków publicznych. Oznacza to mnogość zastosowanych źródeł

finansowania VAT w ramach projektów z tej osi priorytetowej. Beneficjenci Priorytetu II najrzadziej

stosowali środki własne (61,5% przypadków). W 23,1% projektów zadeklarowali korzystanie

z pożyczek niepodlegających umorzeniu, zaś w aż 30,8% przypadków korzystanie z innych źródeł

nieuwzględnionych w kafeterii odpowiedzi.

W toku wywiadów CATI poruszone zostały również kwestie związane z przejrzystością przepisów,

dotyczących kwalifikowaności podatku VAT w ramach projektu. Struktura odpowiedzi na pytanie

o jasność i zrozumiałość omawianej kwestii została przedstawiona na poniższym wykresie.

0,0%

0,0%

0,0%

100,0%

30,8%

0,0%

23,1%

61,5%

0,0%

5,6%

27,8%

83,3%

12,1%

3,0%

24,2%

75,8%

Inne źródła

Środki publiczne


Środki własne

Ogółem





77



Wykres nr 45.Jasność i zrozumiałość kwestii związanych z podatkiem VAT i jego kwalifikowalnością

[N=59]


Dla znaczącej większości respondentów (88,2%) kwestie związane z podatkiem VAT i jego

kwalifikowalnością w ramach projektu są jasne i zrozumiałe. Aż 72,9% ogółu badanych jest

zdecydowanych w swoich deklaracjach; zaś 15,3% uznało, że omawiane kwestie są dla nich raczej

jasne i zrozumiałe. Trudności w zrozumieniu kwestii związanych z podatkiem VAT i jego

kwalifikowalnością zgłosiło jedynie 6,8% respondentów. Połowa spośród nich zadeklarowała, że

omawiane kwestie są dla nich raczej niejasne i niezrozumiałe, zaś druga połowa, że zdecydowanie

niejasne i niezrozumiałe. Również nieliczni (5,1%) wybrali odpowiedź neutralną ,,ani tak, ani nie”.

Analiza otrzymanych danych w podziale na priorytety pokazuje, że kwestie związane z podatkiem VAT

i jego kwalifikowalnością są jasne i zrozumiałe dla zbliżonego odsetka badanych, prowadzących

projekty w ramach poszczególnych priorytetów i wynoszą kolejno: 91,7% dla Priorytetu III, 88,3% dla

Priorytetu II i 83,4% dla Priorytetu I. Jednak w przypadku respondentów, prowadzących projekt

w ramach Priorytetu I – Gospodarka wodno-ściekowa, znacznie częściej niż u innych pojawiała się

odpowiedź ,,raczej tak” – 27,8% wskazań przy 12,5% dla Priorytetu III i 5,9% dla Priorytetu II. Tym

samym kwestie związane z podatkiem VAT i jego kwalifikowalnością okazały się zdecydowanie jasne

i zrozumiałe dla znacznie mniejszego odsetka badanych, realizujących projekt w ramach Priorytetu I

(55,6% spośród nich) niż w przypadku Priorytetu II (82,4%) i Priorytetu III (79,2%). Jedynie kilka

procent respondentów, prowadzących projekty w Priorytetach I i II, uznało omawiane kwestie za

raczej niejasne i niezrozumiałe oraz zdecydowanie niejasne i niezrozumiałe. Obydwie odpowiedzi

otrzymały po 5,9% wskazań w przypadku Priorytetu II oraz po 5,6% wskazań w przypadku Priorytetu

0,0%

0,0%

8,3%

12,5%

79,2%

5,9%

5,9%

0,0%

5,9%

82,4%

5,6%

5,6%

5,6%

27,8%

55,6%

3,4%

3,4%

5,1%

15,3%

72,9%

Zdecydowanie nie

Raczej nie

Ani tak, ani nie

Raczej tak

Zdecydowanie tak

Ogółem





78



I. Wśród badanych, prowadzących projekt w ramach Priorytetu III, żaden nie uznał omawianych

kwestii za niejasne i niezrozumiałe.

Różnicę w rozkładzie odpowiedzi na omawiane pytanie można wyjaśnić odwołując się do danych,

uzyskanych w wyniku przeprowadzonych wywiadów pogłębionych oraz analizy desk research. Niemal

połowa respondentów, prowadzących projekty w ramach Priorytetu I to jednostki samorządu

terytorialnego, a podatek VAT jest kwalifikowany głównie w projektach prowadzonych przez gminy.

Zdaniem respondentów wywiadów, nie są to jednak kwestie mogące powodować problemy w zakresie

realizacji projektów, szczególnie w odniesieniu do projektów realizowanych przez beneficjentów

posiadającymi formę prawną spółki prawa handlowego, w przypadku których podatek VAT co do

zasady jest wydatkiem niekwalifikowanym.

Koszty finansowe poniesione przez beneficjentów w celu pozyskania dofinansowania z UE

Omawiany w niniejszym podrozdziale proces przygotowania do absorpcji środków z Unii Europejskiej

jest procesem rozciągniętym w czasie, wymagającym również utrzymania zespołu projektowego, co

wymaga dodatkowych nakładów finansowych. Podczas ankiet telefonicznych CATI respondenci zostali

zapytani o liczbę osób oraz czas poświęcony na przygotowanie stosownej dokumentacji. Zgodnie

z pozyskanymi danymi średnia liczba członków zespołu projektowego przygotowująca wniosek

o dofinansowanie wynosi około 6 osób, natomiast średnia długość procesu starania o dofinansowanie

to około 3 lata.

Aby szczegółowo zbadać strukturę kosztów finansowych poniesionych przez beneficjentów podczas

przygotowania do realizacji projektu, zostały zbadane poszczególne aspekty:

wskazanie najbardziej kosztochłonnego elementu przygotowania,

sposoby pozyskiwania źródeł finansowych,

identyfikacja zagrożeń związanych z wysokimi kosztami przygotowania wniosku

o dofinansowanie, które mogły uniemożliwić realizację projektu,

wskazanie najbardziej czasochłonnych elementów związanych z przygotowaniem do realizacji

projektu.

Podczas realizacji ankiet telefonicznych CATI respondenci zostali zapytani o to, czy podczas starań

o dofinansowanie z UE ponieśli koszty finansowe. Wyniki zostały zaprezentowane na poniższym

wykresie.


79



Wykres nr 46. Koszty finansowe poniesione przez beneficjentów podczas starań o dofinansowanie z

UE [N=61]


Zdecydowana większość ankietowanych respondentów zadeklarowała, że starania o dofinansowanie

z Unii Europejskiej były dla ich instytucji kosztochłonne (86,9%). Ponad połowa beneficjentów z tej

grupy określiła, że koszty, które ponieśli, można określić jako znaczne. Brak poniesionych kosztów

zadeklarowało tylko 13,1% respondentów. Pomiędzy poszczególnymi priorytetami nie występują

znaczące różnice. Na podstawie powyższych wyników można stwierdzić, że w zdecydowanej

większości przypadków staranie o dofinansowanie generowało dodatkowe koszty dla realizatorów

projektów. Respondenci zapytani na co zostały przeznaczone środki finansowe w przeważającej

większości uznali, że podczas starań o dofinansowanie z UE koszty początkowe dotyczyły

przygotowania dokumentacji aplikacyjnej (rozumianej jako całość).

W celu uszczegółowienia zagadnienia, beneficjentów deklarujących poniesione koszty finansowe

podczas przygotowania do otrzymania dofinansowania zapytano, które z poszczególnych elementów

przygotowania do realizacji projektu były najbardziej kosztochłonne.

16,0%

48,0%

36,0%

11,8%

47,1%

41,2%

10,5%

31,6%

57,9%

13,1%

42,6%

44,3%

Nie ponieśliśmy kosztów finansowych

Tak, ponieśliśmy niewielkie koszty finansowe

Tak, ponieśliśmy znaczne koszty finansowe

Ogółem





80



Wykres nr 47. Najbardziej kosztochłonne elementy przygotowania do realizacji projektu [N=49]14


Respondenci zostali poproszeni o uszeregowanie kolejnych elementów przygotowania do realizacji

projektu pod względem wielkości kosztów, które generują. Dane przedstawione na powyższym

wykresie pozwalają stwierdzić, że największe koszty podczas przygotowania do realizacji projektów

beneficjenci ponieśli podczas przygotowania dokumentacji technicznej (średnia ocen 5,3).

Przygotowanie studium wykonalności zostało uznane przez ankietowanych za drugi w kolejności

element generujący pokaźne koszty (średnia ocen 4,4), jednakże zwracając uwagę na poszczególne

priorytety można dostrzec różnice w szeregowaniu kolejnych elementów pod względem

kosztochłonności. Beneficjenci Priorytetu I wskazali, że po przygotowaniu dokumentacji technicznej

drugi w kolejności element najbardziej obciążający budżet projektu to pozyskanie stosownych decyzji

oraz zezwoleń (4,2). Beneficjenci Priorytetu III wyróżnili przygotowanie dokumentacji wraz

z wnioskiem o dofinansowanie. Analizując elementy przygotowania do realizacji projektu, które zostały

uznane za najmniej kosztochłonne należy również zwrócić uwagę na różnicę występujące pomiędzy

poszczególnymi osiami priorytetowymi. Beneficjenci I Priorytetu uznali postępowanie w sprawie oceny

oddziaływania na środowisko za najmniej kosztochłonny element – średnia ocen 2,2. Respondenci z

pozostałych dwóch osi priorytetowych (II i III) za element generujący najmniejsze koszty podczas

realizacji projektów uznali pozyskanie stosownych praw oraz zezwoleń (średnia ocen odpowiednio 3,2

i 1,8).

Pytanie o kosztochłonność etapu przygotowania do absorpcji zostało zadane również podczas

14 Respondenci CATI szeregowali poszczególne elementy przygotowania do realizacji projektu pod względem kosztochłonności od 1 (najmniej kosztochłonny) do 6 (najbardziej kosztochłonny). następnie została wyliczona średnia ocen dla każdego elementu – im wyższa średnia, tym dany element został uznany za bardziej kosztochłonny.

5,3 4,4 4,2

3,4 3,0 2,8

5,7

4,1 3,8 3,0

4,2

2,2

4,9 4,7 4,0 3,7

3,2 4,2

5,2 4,3 4,5

3,7

1,8 2,3

Przygotowanie dokumentacji

technicznej

Przygotowanie studium

wykonalności


wraz z wnioskiem o dofinansowanie

Uzyskanie prawa do dysponowania

gruntem pod planowaną inwestycję

Pozyskanie stosownych decyzji oraz

zezwoleń (np. pozwolenie na

budowę)

Postępowanie w sprawie oceny

oddziaływania na środowisko

Ogółem





81



wywiadu z ekspertem z zakresu zarządzania projektami. Uczestnik wywiadu potwierdził, że elementy

wszelkich załączników technicznych - tak, one są kosztowne, one są pracochłonne.

Kolejne pytanie realizowane w ramach badania metodą ankiety telefonicznej dotyczyło źródeł

pozyskania środków niezbędnych do pokrycia kosztów początkowych realizacji projektów.

Wykres nr 48. Środki, z których pokryto koszty początkowe związane z przygotowaniem do

realizacji projektu [N=50]


W większości przypadków beneficjenci wskazali, że występujące koszty związane z przygotowaniem do

absorpcji środków unijnych zostały pokryte z kosztów własnych instytucji bądź firmy (80%). Z kolei

6% respondentów wskazało pożyczki bądź kredyty jako źródło środków finansowych służących

pokryciu początkowych kosztów związanych z realizacją projektu. Wśród innych środków finansowych

które zostały wskazane (24%) odnotowano takie źródła jak budżet państwa, budżet gminy – środki

publiczne. Odsetek odpowiedzi dla każdego z pytań jest zbliżony wśród wszystkich trzech osi

priorytetowych PO IiŚ.

W celu określenia czy koszty związane z przygotowaniem wniosku o dofinansowanie stanowią realne

zagrożenie dla realizacji projektów, sformułowano odpowiednie pytanie w ankiecie CATI.

22,2%

5,6%

72,2%

26,7%

6,7%

80,0%

23,5%

5,9%

88,2%

24,0%

6,0%

80,0%

Inne

Pożyczki/kredyty

Środki własne

Ogółem





82



Wykres nr 49. Zagrożenie wynikające z kosztów związanych z przygotowaniem wniosku o

dofinansowanie [N=53]


Niemalże wszyscy beneficjenci (96,2%) stwierdzili, że koszty związane z przygotowaniem

dokumentacji aplikacyjnej nie stanowiły zagrożenia dla realizacji projektów. Wszyscy beneficjenci

Priorytetu I wybrali tę odpowiedź, w pozostałych dwóch odsetek odpowiedzi przekracza 90%. Niecałe

4% respondentów stwierdziło, że poniesione koszty początkowe związane z przygotowaniem

dokumentacji aplikacyjnej stanowiły realne zagrożenie dla realizacji projektów.

Na podstawie powyższych danych można stwierdzić, że koszty generowane przez konieczność

przygotowania dokumentacji aplikacyjnej nie stanowią realnego zagrożenia dla realizacji projektów.

Przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej jest procesem, który wymaga dużego nakładu czasu pracy

wnioskodawców ubiegających się o dofinansowanie z Unii Europejskiej. Podczas realizacji badania

zostały wskazane najbardziej czasochłonne elementy tego aspektu.

95,2%

4,8%

93,3%

6,7%

100,0%

0,0%

96,2%

3,8%

Nie stanowiły takiego zagrożenia

Tak, stanowiły takie zagrożenie

Ogółem





83



Wykres nr 50. Najbardziej czasochłonne elementy przygotowania do realizacji projektu [N=57]15


Przygotowanie dokumentacji wraz z wnioskiem o dofinansowanie zostało uznane za najbardziej

czasochłonny element przez beneficjentów wszystkich trzech osi priorytetowych. Szczególnie wysoką

średnią ocen odnotowano wśród respondentów reprezentujących II Priorytet. Jako drugi w kolejności

przez beneficjentów I i III Priorytetu został wymieniony etap przygotowania dokumentacji technicznej

(średnia ocen odpowiednio 3,9 i 4,4). Ankietowani uczestnicy badania z II Priorytetu wskazali

postępowanie w sprawie oceny oddziaływania na środowisko (4,7). Za najmniej czasochłonny element

etapu przygotowania do otrzymania dofinansowania beneficjenci II i III Priorytetu uznali etap

pozyskiwania prawa do dysponowania gruntem pod planowaną inwestycję (średnia ocen 1,7 i 2,0),

natomiast reprezentanci I Priorytetu zadeklarowali, że najmniej czasu wymagało postępowanie

w sprawie oceny oddziaływania na środowisko (3,3).

W toku wywiadów, eksperci z zakresu zarządzania projektami, potwierdzili fakt czasochłonności całego

procesu przygotowania dokumentacji niezbędnej do ubiegania się o dofinansowanie z UE.

Zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ i ich wpływ na przygotowanie beneficjentów do

absorpcji środków

Zmiany prawa oraz wytycznych mogą powodować utrudnienia w przygotowaniu beneficjentów do

absorpcji środków z Unii Europejskiej. Strukturę odpowiedzi na adekwatne pytanie zadane podczas

realizacji CATI ilustruje poniższy wykres.

15 Respondenci CATI szeregowali poszczególne elementy przygotowania do realizacji projektu pod względem czasochłonności. Poszczególnym elementom nadano rangi od 1 (najmniej czasochłonny) do 6 (najbardziej czasochłonny), następnie została wyliczona średnia ocen dla każdego elementu – im wyższa średnia, tym dany element został uznany za bardziej czasochłonny.

4,4 4,1 3,9 3,9

3,4

2,6

4,1 3,9 3,6

3,3 3,4 3,7

5,0

3,4

4,6 4,7

3,4

1,7

4,2 4,4 3,7 3,9

3,5

2,0


wraz z wnioskiem o

dofinansowanie


technicznej

Przygotowanie studium

wykonalności

Postępowanie w sprawie

oceny oddziaływania na środowisko

Pozyskanie praw i zezwoleń (np. pozwolenie

na budowę)

Uzyskanie prawa do

dysponowania gruntem pod planowaną inwestycję

Ogółem





84



Wykres nr 51. Wpływ zmian prawa oraz wytycznych PO IiŚ powodujący utrudnienia do

przygotowania beneficjentów do absorpcji/otrzymania dofinansowania z UE? [N=59]


Zgodnie z wyżej przedstawionymi danymi można stwierdzić, że wpływ zmian prawa oraz wytycznych

PO IiŚ nie powodował utrudnień w przygotowaniu beneficjentów do otrzymania środków unijnych –

odsetek odpowiedzi sygnalizujących występowanie trudności wynosi 18,6%. Najmocniej tego typu

niedogodność sygnalizowali beneficjenci I Priorytetu, jednakże nawet w tym przypadku odsetek nie

przekracza 30%.

Beneficjenci zostali w kolejnym pytaniu poproszeni o sprecyzowanie jakie przykładowe skutki niosą za

sobą zmiany wytycznych oraz prawa PO IiŚ podczas przygotowań do absorpcji środków.

4,2%

75,0%

8,3%

12,5%

6,3%

68,8%

6,3%

18,8%

0,0%

36,8%

36,8%

26,3%

3,4%

61,0%

16,9%

18,6%

Nie zaszły zmiany w prawie oraz w wytycznych

Nie utrudniły nam przygotowania do absorpcji środków

Tak, ale w niewielkim stopniu

Tak, w znacznym stopniu Ogółem





85



Wykres nr 52. Skutki zmian prawa oraz wytycznych PO IiŚ [N=21]


Odpowiedzią najczęściej wskazywaną na tak postawione pytanie był zwiększony nakład pracy –

66,7%. Beneficjenci Priorytetu I i II wskazali tę odpowiedź w 75% przypadków, częściej w porównaniu

do trzeciej osi priorytetowej (40%). Mniej więcej równo rozłożył się odsetek odpowiedzi wśród

beneficjentów wszystkich priorytetów dla odpowiedzi mówiącej, że zmiana prawa lub wytycznych

wiązała się z czasowym przedłużeniem okresu przygotowania do absorpcji środków unijnych (57,1%).

Większy nakład finansowy wskazało 42,9% respondentów. Pośród innych odpowiedzi znalazły się

opinie, iż skutkiem zmiany prawa było nieprzyznanie dofinansowania przez MŚ. Odnotowano

wypowiedź wskazującą konkretny obszar na który wpływ miała zmiana w zakresie wytycznych –

powtórzenie procesu opinii środowiskowej. Opinie zebrane podczas zogniskowanego wywiadu

grupowego (FGI) również potwierdzają uciążliwość prawa, która powoduje konieczność powtórzenia

opinii środowiskowej – część beneficjentów miała wykonaną ocenę, jednak ze względu na zmianę

prawa musiała wykonać drugą, co było zarówno czasochłonne jak i kosztochłonne.

Wywiad ekspercki potwierdził fakt kłopotliwości zmian prawa oraz wytycznych: zanim (…) ustawa się

zmieni, to jest jedno, ale interpretacja dotycząca wytycznych w zakresie praktycznego zastosowania

ustawy to jest druga kwestia. Ekspert twierdzi, że dobrze, gdyby tworząc nowe prawo od razu

pojawiała się interpretacja, jak to prawo stosować, co znacząco ułatwiłoby beneficjentom ograniczenie

ryzyk związanych ze zmianą prawa.

Uwaga eksperta dotycząca interpretacji nowego prawa jest istotna przede wszystkim z tego względu,

że wprowadzanie zmian w prawie oraz wytycznych PO IiŚ jest kwestią bardzo problematyczną dla

beneficjentów, która w znaczącym stopniu wpływa na stopień ich przygotowanie do absorpcji środków

jak i realizacji projektów.

20,0%

0,0%

40,0%

60,0%

40,0%

0,0%

0,0%

50,0%

50,0%

75,0%

16,7%

16,7%

41,7%

58,3%

75,0%

14,3%

9,5%

42,9%

57,1%

66,7%

Inne

Wiązało się to z zagrożeniem nieotrzymania środków

Wiązało się to z większymi kosztami finansowymi

przygotowania do absorpcji środków

Wiązało się to z czasowym przedłużeniem okresu

przygotowania do absorpcji środków

Wiązało się to z większym nakładem pracy

Ogółem





86



Ocena stopnia przygotowania beneficjentów do absorpcji środków

Stopień przygotowania beneficjentów projektów indywidualnych do absorpcji środków UE należy

ocenić jako dobry. W zdecydowanej większości beneficjenci (ponad 80%) posiadali zabezpieczenie

wkładu własnego na realizację projektu. Należy również zaznaczyć, że pozyskanie wkładu własnego

nie było dla większości projektodawców problematyczne. Z przeprowadzonych badań ponadto wynika,

że wszystkie gminy, które obowiązywał wymóg zabezpieczenia wkładu własnego uwzględniły

inwestycję w wieloletnim planie inwestycyjnym gminy lub uchwale budżetowej oraz zapewniły na ten

cel wystarczające środki.

Podczas realizacji badania ewaluacyjnego stwierdzono także brak prób współfinansowania tych

samych projektów z różnych instrumentów UE. Fakt ten należy ocenić pozytywnie, gdyż świadczy to

o dobrej znajomości prawa wspólnotowego, które zakazuje wielokrotnego finansowania tego samego

typu operacji (typów projektów) z różnych funduszy UE. Ocena zapewnienia płynności projektom

indywidualnym również wypadła pozytywnie, gdyż zdecydowana większość - 75% beneficjentów

przewidziało sytuację przerw pomiędzy wpływem zaliczek, oraz przewidziało również środki na

zapewnienie płynności finansowej pomiędzy kolejnymi transzami. Przeprowadzone wywiady

pogłębione pozwoliły stwierdzić, że beneficjenci dysponują częścią finansową studium wykonalności.

Dla ponad 70% respondentów kwestie związane z podatkiem VAT i jego kwalifikowalnością zgodnie

z wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ były zrozumiałe, zatem nie

prowadziły do problemów po stronie beneficjentów.

Zdecydowana większość ankietowanych uznała, że wysokie koszty przygotowania wniosku

o dofinansowanie nie stanowią zagrożenia dla realizacji ich projektów.

Spośród omawianych aspektów najsilniej akcentowaną niedogodnością był wpływ zmian prawa oraz

wytycznych PO IiŚ powodujący utrudnienia przygotowania do otrzymania dofinansowania z UE dla

beneficjentów, jednakże odsetek respondentów deklarujących brak tego typu trudności przekracza

60%, co również można uznać za satysfakcjonujący wynik.

Zgodnie z powyższą analizą ogólny stopień przygotowania beneficjentów do absorpcji środków UE

należy ocenić jako dobry.

Koszty utrzymania wytworzonej w ramach projektu infrastruktury oraz trwałość projektu

Badani beneficjenci zostali poproszeni o podanie źródeł finansowych utrzymania efektów osiągniętych

w wyniku realizacji projektu. Ich swobodne wypowiedzi zostały poddane kategoryzacji, a następnie

zestawione na poniższym wykresie.


87



Wykres nr 53. Źródła finansowe utrzymania efektów projektu po zakończeniu jego realizacji [N=52]


Najczęściej (37,7% odpowiedzi) beneficjenci wskazywali na publiczny charakter środków

przeznaczonych na utrzymanie efektów realizacji projektu. Były to przede wszystkim budżety miast,

gmin oraz środki państwowe. Nieco rzadziej deklarowano, że powstała infrastruktura będzie

generować dochody, które pozwolą na jej utrzymanie oraz, że utrzymanie zostanie sfinansowane ze

środków własnych beneficjenta (po 28,3% wskazań). Marginalnie, wskazywanymi źródłami

finansowania były fundusze celowe, które uzyskały 1,9% wskazań. Również 1,9% beneficjentów

przyznało, że na utrzymanie efektów realizacji projektu nie przeznaczono żadnych środków.

Pierwszym badanym czynnikiem, mogącym wpłynąć na zakres rzeczowy projektu, był obowiązek

utrzymania powstałej w ramach projektu infrastruktury. Zestawienie odpowiedzi, dotyczących

zaistnienia bądź nie omawianego wpływu prezentuje poniższy wykres.

1,9%

1,9%

28,3%

28,3%

37,7%

Nie przeznaczono środków

Fundusze celowe

Środki własne

Infrastruktura sama przynosi dochody

Środki publiczne


88



Wykres nr 54. Zaistnienie wpływu obowiązku utrzymania powstałej w ramach projektu

infrastruktury na określenie zakresu rzeczowego inwestycji [N=59]


Jedynie w przypadku 11,9% badanych projektów, wpływ na określenie zakresu rzeczowego inwestycji

miał obowiązek utrzymania infrastruktury, powstałej w jej wyniku. W 74,6% realizowanych projektów

nałożony obowiązek takiego wpływu nie wywarł, zaś w 13,6% respondenci nie byli w stanie określić

jak było.

Na ogólny rozkład odpowiedzi złożyły się wyniki uzyskane w ramach poszczególnych Priorytetów. Co

piąty beneficjent projektu, realizowanego w ramach III osi priorytetowej, zadeklarował wpływ

obowiązku utrzymania powstałej infrastruktury na zakres rzeczowy inwestycji. W przypadku badanych

z Priorytetu II odsetek ten był niemal dwa razy mniejszy i wyniósł 11,8%. W przypadku Priorytetu

I nikt nie zadeklarował, iż omawiana relacja miała miejsce. Jednocześnie w ramach tego Priorytetu,

największy odsetek respondentów (83,3%), wyraził pewność, iż obowiązek utrzymania powstałej

infrastruktury nie wywarł wpływu na zakres rzeczowy inwestycji. W pozostałych dwóch Priorytetach

odsetek ten był o kilkanaście procent niższy i wyniósł 70,8% dla Priorytetu III i 70,6% dla Priorytetu

II. Warto zauważyć, iż kilkunastu respondentów, prowadzących projekty w ramach Priorytetów I i II,

nie potrafiło udzielić odpowiedzi na tak postawione pytanie. W przypadku Priorytetu III było to jedynie

8,3%.

Drugim diagnozowanym czynnikiem, mogącym wpłynąć na zakres rzeczowy projektu, był obowiązek

zapewnienia trwałości inwestycji. Zestawienie odpowiedzi dla całego badania i z podziałem na

poszczególne Priorytety zostało przedstawione w poniższej tabeli.

8,3%

70,8%

20,8%

17,6%

70,6%

11,8%

16,7%

83,3%

0,0%

13,6%

74,6%

11,9%


Nie

Tak

Ogółem





89



Wykres nr 56. Wpływ obowiązku zapewnienia trwałości projektu na określenie zakresu

rzeczowego inwestycji [N=59]


Okazuje się, że obowiązek zapewnienia trwałości projektu wpłynął na jego zakres rzeczowy jedynie

w 11,9% przypadków. Zdecydowanie częściej – w 76,3% omawianych projektów, respondenci

deklarowali, iż taka relacja nie miała miejsca. Co dziewiąty beneficjent nie potrafił zaś jednoznacznie

odpowiedzieć na to pytanie.

Zestawienie uzyskanych rozkładów odpowiedzi w podziale na Priorytety pokazuje znaczną różnicę

pomiędzy I i II a III osią priorytetową. W przypadku dwóch pierwszych jedynie kolejno 5,6% i 5,9%

beneficjentów zadeklarowało wpływ nałożonego obowiązku na zakres rzeczowy ich projektu.

W ramach Priorytetu III odsetek ten był zaś niemal czterokrotnie większy i wyniósł 20,8%. Odsetek

beneficjentów pewnych, że omawiany wpływ nie miał miejsca, był jednak we wszystkich trzech osiach

priorytetowych bardzo zbliżony i wyniósł kolejno: 77,8% w przypadku Priorytetu I, 76,5%

w przypadku Priorytetu II i 75,0% w przypadku Priorytetu III. Różnica w odsetku deklaracji

pozytywnych była wynikiem braku wiedzy o omawianym zagadnieniu. Odpowiedzi nie udzieliło

bowiem czterokrotnie więcej respondentów z I i II osi priorytetowej (dokładnie 16,7% i 17,6%

spośród nich) niż z Priorytetu III (4,2%).

4,2%

75,0%

20,8%

17,6%

76,5%

5,9%

16,7%

77,8%

5,6%

11,9%

76,3%

11,9%


Nie

Tak Ogółem





90



3.1.3. Ocena przygotowania beneficjentów do identyfikacji ryzyk wewnętrznych

i zewnętrznych

Wydzielenie specjalnej jednostki organizacyjnej mające na celu identyfikację ryzyka na

etapie przygotowania projektu

Kolejnym z obszarów poddanym analizie w toku badania ewaluacyjnego była ocena przygotowania

beneficjentów do identyfikacji ryzyk wewnętrznych i zewnętrznych. Dzięki metodom takim jak: analiza

danych zastanych (desk research), wywiad telefoniczny (CATI) oraz indywidualne wywiady pogłębione

można wnioskować przede wszystkim na temat tego, czy beneficjenci wydzielili specjalne jednostki

organizacyjne odpowiedzialne za identyfikację ryzyk, jak proces ten został przez nich zorganizowany

oraz jakie działania podjęli oni w celu minimalizacji tych zagrożeń.

Do grupy najważniejszych czynników, gwarantujących sukces realizacji projektu infrastrukturalnego,

zaliczane jest powołanie dodatkowej struktury instytucjonalnej, w której zadania członków bazować

mają na przygotowaniu, organizacji i monitorowaniu postępów projektu na trzech płaszczyznach:

technicznej, finansowej oraz prawno-organizacyjnej.16 Badania CATI dostarczyły wniosków na temat

tego, iż ponad połowa beneficjentów (54,1%) w swoich strukturach projektowych przewidziała

miejsca pracy dla osób, zajmujących się identyfikacją ryzyk na etapie przygotowania projektu. Jak

wynika z analiz w obszar ten zaangażowanych było około 125 osób (co w przeliczeniu wyniosło blisko

4 osoby w jednym projekcie). Co ważne, spośród 55 uczestników badania, określających zakres

działalności osób odpowiedzialnych za zagadnienia ryzyk, blisko 70% wskazało, iż kompetencje tych

pracowników wykorzystywane były w różnych obszarach, bez traktowania identyfikacji zagrożeń dla

projektu jako jedynego i priorytetowego zadania. Warto w tym momencie podkreślić, iż osoby, które

nie były obarczone dodatkową pracą, a cały zakres ich działalności skupiał się na przewidywaniu ryzyk

stanowiły według beneficjentów jedynie 7%. Jak obrazuje poniższy wykres zauważyć możemy pewne

rozbieżności wynikające z realizacji projektów wśród trzech osi priorytetowych. Blisko 53% osób

w Priorytecie I. odpowiedzialnych za zagadnienie ryzyk miało także inne obowiązki wynikające

z realizacji projektu. W Priorytecie II i III procent ten wyniósł natomiast odpowiednio 66,7 i 82,6.

Niewątpliwie warto zauważyć, iż w toku realizacji projektów osoby, w których kompetencjach leżały

jedynie zagadnienia zagrożeń stanowiły zdecydowaną mniejszość.

Jak mówi o tym jeden z przedstawicieli Instytucji Wdrażającej: (…) myślę, że to jest konieczne (…),

inaczej pracuje się z osobami, których jedynym zadaniem jest prowadzenie takiego projektu. (na

podstawie IDI)

Dobrą praktyką w tym zakresie byłoby wydzielanie przez beneficjentów oddzielnych stanowisk dla

osób, które odpowiedzialne byłyby jedynie za obszar identyfikacji ryzyk, które mogą pojawić się

podczas projektu. Niewątpliwie spowodować to może zarówno lepszą organizację, jak i zwiększenie

prawdopodobieństwa zakończenia określonego projektu sukcesem.

16 Agrotec Polska Sp. z.o.o, Scott Wilson; raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn. „Ocena stanu przygotowania i analiza najważniejszych problemów w realizacji projektów transportu miejskiego w obszarach metropolitalnych przewidzianych do finansowania w ramach PO IiŚ”, Warszawa, Grudzień 2010


91



Wykres nr 57. Inne obowiązki osób odpowiedzialnych za obszar identyfikacji ryzyk w projekcie

[N=55]


Organizacja procesu identyfikacji ryzyka na etapie przygotowania projektu

Jak wynika z analizy desk research ocena wykonalności przedsięwzięcia jest jednym z podstawowych

elementów, warunkujących uzyskanie dofinansowania. Co ważne dobre praktyki sugerują wzięcie pod

uwagę w tym zakresie takich elementów, jak:

regulacje prawa europejskiego i polskiego, które mają zastosowanie do określenia beneficjenta

projektu,

zagadnienia pomocy publicznej, w tym konieczność notyfikacji;

istniejące stosunki instytucjonalne,

obecne i przyszłe stosunki własnościowe (tabor, infrastruktura),

problematyka źródeł finansowania projektu, z uwzględnieniem wariantu bez finansowania projektu

ze środków UE,

konsekwencje podatkowo – finansowe, w tym możliwość odzyskania VAT.17

Z przeprowadzonych badań CATI wynika, iż beneficjenci najczęściej proces identyfikacji ryzyk

organizowali wokół studium wykonalności projektu. Co ważne z punktu widzenia projektów

infrastrukturalnych dokument ten odpowiada na najważniejsze pytania dotyczące danego

przedsięwzięcia, a także jak możemy dostrzec dzięki przeprowadzonej analizie umożliwia zarysowanie

również obszaru najważniejszych zagrożeń. Częstą odpowiedzią wśród beneficjentów, dotyczącą

określania ryzyk był również fakt zlecenia tego podmiotom zewnętrznym, jak i sporządzanie

szczegółowych harmonogramów z uwzględnieniem pewnych przesunięć czasowych. W wielu

przypadkach wykorzystywana była także wiedza ekspertów, którzy stanowili dobre źródło informacji

na tematy związane z obszarem zagrożeń poszczególnych projektów. Wśród innych elementów, wokół

17 Tamże.

17,4%

0,0%

82,6%

20,0%

13,3%

66,7%

35,3%

11,8%

52,9%

23,6%

7,3%

69,1%


Nie

Tak Ogółem





92



których organizowany był proces określania ryzyk projektu beneficjenci wymieniali takie jak np.

szeroko pojęte konsultacje społeczne, czy duże doświadczenie beneficjentów w tym zakresie. Wyniki

te potwierdzają również przeprowadzone wywiady pogłębione. Jeden z respondentów,

ustosunkowując się do istotności doświadczenia beneficjentów mówi o tym w następujący sposób:

…czy beneficjent wcześniej realizował jakieś projekty inwestycyjne, infrastrukturalne, a jeszcze

dodatkowo finansowane z funduszy unijnych, ma kluczowe znaczenie dla sprawności realizacji

projektu.

Jak wynika z powyższych słów doświadczenie jest bardzo istotnym czynnikiem, który może pomóc

aplikującym o środki unijne w lepszej identyfikacji ryzyk na etapie przygotowania projektu. Co warto

podkreślić jednak wszyscy beneficjenci uczą się w trakcie i w zasadzie polega to na tym, że muszą

dostosować wszystkie swoje procedury wewnętrzne do wymagań PO IiŚ.

Rozmówcy podkreślają również, iż próba określenia przez beneficjentów zagrożeń na etapie

przygotowania projektu często może być niewłaściwa, gdyż nie są oni w stanie przewidzieć wszystkich

ryzyk.

Co ważne wśród innych elementów, które wymienione były przez beneficjentów jako te służące do

określania zagrożeń dla realizacji projektu pojawiły się również szeroko pojęte narady czy „burze

mózgów” wśród pracowników.

Działania zaradcze minimalizujące najpoważniejsze ryzyka (te o największym

prawdopodobieństwie wystąpienia i najpoważniejszych skutkach)

Beneficjenci w większości podjęli działania zaradcze, mające na celu minimalizację najpoważniejszych

ryzyk. Wśród najczęściej wymienianych przez nich pojawiły się takie elementy, jak:

bieżące monitorowanie wszystkich etapów projektu,

aktywny kontakt z ekspertami,

zwiększenie zatrudnienia osób kompetentnych w określonych obszarach projektu,

tworzenie kart ryzyk,

racjonalna kalkulacja wszystkich kosztów,

wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za czuwanie nad prawidłową realizacją projektu,

przerzucanie ryzyka na wykonawców.

Wyniki te potwierdzają również indywidualne wywiady pogłębione. Warto także podkreślić, że do

środków zaradczych jakie beneficjenci podejmują w celu minimalizacji zagrożeń można zaliczyć

również korzystanie z porad prawnych jak i wcześniej zdobyte doświadczenie.

Co ważne w zakresie doświadczenia, beneficjenci którzy realizowali wcześniej projekty

infrastrukturalne podczas minimalizacji ryzyk wykorzystują bardzo często wiedzę, jaką nabyli w toku

uczestnictwa w innych tego typu przedsięwzięciach. Natomiast „ci, którzy nie mają tego doświadczenia

bazują na doświadczeniu konsultantów. Jeżeli mają jakieś problemy, to starają się znaleźć firmę

konsultingową, czy doradczą, która by im pomogła.(na podstawie IDI).


93



3.2. Ryzyka wewnętrzne i zewnętrzne zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie przygotowania projektów

W toku realizacji badania ewaluacyjnego została przeprowadzona ocena ryzyk zidentyfikowanych

przez beneficjentów na etapie przygotowania projektu. W celu kompleksowej analizy sytuacji, zbadane

zostały następujące zagadnienia:

ryzyka związane z organizacją wewnętrzną beneficjenta oraz zakresem rzeczowym projektu,

które zostały zidentyfikowane przez wnioskodawców na etapie przygotowania projektu,

ryzyka wewnętrzne i zewnętrzne związane z kwestiami finansowymi (absorpcja środków UE),

które zostały zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie przygotowania projektu,

pozostałe ryzyka zewnętrzne zostały zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie

przygotowania projektu,

sposób przygotowań beneficjentów do zmniejszenia negatywnych skutków ryzyk, których nie

można było przewidzieć na etapie przygotowania projektu (np. niestabilność prawa, zmiany

w wytycznych itp.),

stopień występowania oczywistych ryzyk, których identyfikacja nie powinna nastręczać

problemów, ale które nie zostały ujęty na etapie przygotowania projektu.

Przeprowadzona na potrzeby badania ewaluacyjnego analiza desk research potwierdza istotną rolę

trafnej identyfikacji ryzyk: Niebagatelną rolę w zarządzaniu ryzykiem projektu odgrywa faza

koncepcyjna, inaczej przygotowawcza, w której zapada decyzja o przyjęciu projektu do realizacji.

W tej fazie należy dokonać identyfikacji ryzyka między innymi w sferze organizacyjnej, technicznej,

prawnej oraz źródeł finansowania i przyszłej wykonalności ekonomiczno-finansowej w fazie

eksploatacji, aby podjąć racjonalną decyzję o wdrożeniu projektu lub jego zaniechaniu.18

Dane pozyskane podczas wywiadów telefonicznych CATI pozwoliły na analizę spodziewanych przez

beneficjentów problemów związanych z organizacją wewnętrzną projektu.

18 Studium wykonalności jako narzędzie zarządzania ryzykiem w projektach infrastrukturalnych [w:] Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Przyrodniczo-Humanistycznego w Siedlcach, Seria: Administracja i Zarządzanie nr 9, Siedlce 2011


94



Wykres nr 58. Poziom identyfikacji problemów związanych z organizacją wewnętrzną projektu na

etapie przygotowania projektu [N=60]


Zgodnie z danymi przedstawionymi na powyższym wykresie prawie 70% beneficjentów nie określiło

zagrożeń dotyczących organizacji wewnętrznej na etapie przygotowania projektu. Największy odsetek

beneficjentów, którzy nie stwierdzili wyżej wymienionego ryzyka wystąpił wśród respondentów

Priorytetu I (83,3%). Analizując strukturę projektodawców deklarujących identyfikację ryzyka

związanego z organizacją projektu możemy dostrzec, że występują różnice pomiędzy poszczególnymi

Priorytetami – ogólny wynik na poziomie 26,7% twierdzących odpowiedzi nie oddaje w pełni

faktycznej sytuacji. Jedynie 11% respondentów I Priorytetu wskazała na identyfikację omawianego

ryzyka, podczas gdy wśród beneficjentów Priorytetu II oraz III odsetek ten był wyższy i wynosił

odpowiednio 35,3% oraz 32%.

Posiłkując się powyższymi danymi można stwierdzić, że większość beneficjentów nie spodziewała się

zagrożeń związanych z jednostką powołaną do realizacji projektu – darzyła zaufaniem zatrudnione

w tym celu osoby i posiadane przez nie kompetencje.

Dla beneficjentów deklarujących identyfikację ryzyka związanego z organizacją wewnętrzną projektu

została zsumowana łączna wartość alokacji funduszy unijnych. Poniższa tabela prezentuje procent

alokacji w projektach, w których zdiagnozowano ryzyko związane z organizacją wewnętrzną.

Tabela nr 3. Procent alokacji w projektach, w których zdiagnozowano ryzyko związane z organizacją wewnętrzną.

I Priorytet II Priorytet III Priorytet

procent w stosunku do projektów

objętych badaniem (N=61) 14,4% 29,3% 76,4%

procent w stosunku do całości projektów indywidualnych (N=75)

6,9% 24,4% 60,8%


4,0%

64,0%

32,0%

5,9%

58,8%

35,3%

5,6%

83,3%

11,1%

5,0%

68,3%

26,7%


Nie

Tak Ogółem





95



Największy odsetek alokacji środków unijnych, których beneficjenci zdiagnozowali ryzyko związane

z organizacją wewnętrzną projektu wystąpił w trzecim priorytecie, najmniejszy w pierwszej osi

priorytetowej.

Pogłębieniu omawianego tematu posłużyło kolejne pytanie dotyczące konkretnych przykładów ryzyk,

które zostały przewidziane przez beneficjentów.

Wykres nr 59. Ryzyka oraz problemy związane z organizacją wewnętrzną projektu zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie przygotowania projektu [N=16]


12,5%

12,5%

12,5%

12,5%

25,0%

12,5%

25,0%

37,5%

50,0%

62,5%

100,0%

0,0%

0,0%

0,0%

0,0%

0,0%

0,0%

0,0%

16,7%

0,0%

0,0%

0,0%

0,0%

0,0%

0,0%

50,0%

50,0%

50,0%

0,0%

50,0%

43,8%

6,3%

6,3%

6,3%

12,5%

12,5%

18,8%

25,0%

31,3%

37,5%

Inne

Niewłaściwy podział zadań

Ograniczone zasoby czasowe spowodowane innymi zajęciami

Brak systemu przepływu informacji

Problemy z biurem projektu

Małe doświadczenie zespołu projektowego

Praca zespołu projektowego po godzinach

Problemy z terminowym wykonywaniem poszczególnych

zadań

Rotacja w zespole projektowym

Niewystarczająca liczba osób w zespole projektowym

Ogółem





96



Najczęściej wymieniane ryzyka dotyczące organizacji wewnętrznej projektu wskazywane przez

beneficjentów pierwszej osi priorytetowej podczas badania telefonicznego w CATI to:

niewystarczająca liczba osób w zespole projektowym (37,5%),

problemy z terminowym wykonywaniem poszczególnych zadań (25%),

praca zespołu projektowego po godzinach (18,8%),

zbyt małe doświadczenie zespołu projektowego (12,5%).

Beneficjenci III Priorytetu najczęściej wskazywali niewystarczającą liczbę osób w zespole oraz rotację

w obrębie JRP. Beneficjenci II Priorytetu okazali się respondentami najczęściej wskazującymi

odpowiedź inne. Kategoria ta pozwalała ankietowanym na swobodną wypowiedź, pośród komentarzy

beneficjentów dotyczących możliwych ryzyk związanych z organizacją znalazły się takie wypowiedzi

jak: dobór niewłaściwych osób, ryzyko polityczne - nowa władza, która mogłaby spowodować

wymianę zespołu oraz wynagrodzenie.

Zakres rzeczowy projektu stanowi także potencjalne źródło zagrożeń podczas realizacji projektów.

Wykres nr 60. Zidentyfikowane na etapie przygotowania projektu przez beneficjentów problemy związane z zakresem rzeczowym projektu [N=60]


Analizując dane przedstawione na powyższym wykresie możemy stwierdzić, że niemalże 40%

beneficjentów postrzegało zakres rzeczowy projektu jako potencjalne źródło problemów mogących

utrudnić jego realizację. Stanowi to znaczącą różnicę w porównaniu do ryzyk dostrzeganych przez

respondentów dotyczących organizacji wewnętrznej projektu. Ankietowani reprezentujący I Priorytet

wykazali najmniejszą obawę wystąpienia problemów na tym polu podczas przygotowania projektu

(27,8%), beneficjenci pozostałych dwóch osi zadeklarowali większą świadomość tego ryzyka (41,2%

oraz 44%). Z kolei 23,5% beneficjentów II Priorytetu nie potrafiło określić swojego zdania na ten

temat.

Dla beneficjentów deklarujących identyfikację ryzyka związanego z zakresem rzeczowym projektu

została zsumowana łączna wartość alokacji funduszy unijnych. Poniższa tabela prezentuje procent

alokacji w projektach, w których zdiagnozowano wspomniane ryzyko.

0,0%

56,0%

44,0%

23,5%

35,3%

41,2%

5,6%

66,7%

27,8%

8,3%

53,3%

38,3%


Nie

Tak Ogółem





97



Tabela nr 4. Procent alokacji w projektach, w których zdiagnozowano ryzyko związane z

zakresem rzeczowym projektu




procent w stosunku do całości

projektów indywidualnych (N=75) 12,4% 22,8% 45,1%

Źródło: Opracowanie własne na podstawie CATI i desk research

Zgodnie z danymi przedstawionymi w powyższej tabeli, największy procent projektów w których

zdiagnozowano ryzyko związane z zakresem rzeczowym projektu wystąpił w trzeciej osi priorytetowej.

Ankietowani beneficjenci wskazujący na identyfikację ryzyka dotyczącą zakresu rzeczowego projektu

zostali poproszeni o wskazanie możliwych źródeł problemów.

Wykres nr 61. Ryzyka oraz problemy związane z zakresem rzeczowym projektu zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie przygotowania projektu [N=22]


Pośród poszczególnych odpowiedzi pojawiają się takie przykłady zagrożeń, jak problemy

z ostatecznym zdefiniowaniem zakresu rzeczowego projektu - 27,3% (głównie wskazywany przez

beneficjentów III Priorytetu – 50%), konieczność wprowadzania zmian w zakresie rzeczowym projektu

22,7%. Również najczęściej ten potencjalny problem identyfikowali beneficjenci III priorytetu (40%).

20,0%

20,0%

20,0%

40,0%

50,0%

71,4%

0,0%

14,3%

14,3%

14,3%

60,0%

40,0%

40,0%

0,0%

0,0%

45,5%

18,2%

22,7%

22,7%

27,3%

Inne

Pominięcie niektórych zadań w zakresie rzeczowym projektu

Problemy z terminową realizacją zadań wyszczególnionych w

zakresie rzeczowym projektu

Konieczność wprowadzenia zmian w zakresie rzeczowym projektu

Problemy z ostatecznym zdefiniowaniem zakresu

rzeczowego projektu

Ogółem





98



Ryzyko związane z terminową realizacją zadań wyszczególnionych w zakresie rzeczowym projektu

wskazało 40% respondentów I osi priorytetowej, 20% beneficjentów III Priorytetu oraz 14,3%

ankietowanych reprezentujących II Priorytet. Stosunkowo często wskazywane były również inne

odpowiedzi, takie jak np. problemy z pozyskaniem prawa do dysponowania gruntem pod

planowaną inwestycję – niedogodności te dotyczyły również działek prywatnych, problemów

związanych z wykupem posesji poszczególnych osób.

Problemy związane z kwestiami finansowymi mogą stanowić szczególne zagrożenie dla omawianych

projektów indywidualnych ze względu na wielkość przedsięwzięć.

Wykres nr 62. Zidentyfikowane na etapie przygotowania projektu przez beneficjentów problemy kwestiami finansowymi [N=60]


Świadomość wynikającą z tego typu zagrożeń na etapie przygotowania projektu zadeklarowało 45%

ankietowanych beneficjentów, co w porównaniu do dwóch poprzednio omawianych obszarów stanowi

istotną różnicę. Największy stopień identyfikacji wspomnianych wyżej problemów zadeklarowali

beneficjenci Priorytetu III (48%), najmniejszy natomiast beneficjenci Priorytetu II (35,3%). Znaczący

odsetek beneficjentów drugiej osi priorytetowej nie określił swojego stanowiska w tej sprawie 23,5%.

Respondenci zapytani o przykłady zidentyfikowanych ryzyk dotyczących kwestii finansowych wskazali

na obszary zagrożeń przedstawione na poniższym wykresie.

4,0%

48,0%

48,0%

23,5%

41,2%

35,3%

16,7%

33,3%

50,0%

13,3%

41,7%

45,0%


Nie

Tak Ogółem





99



Wykres nr 63. Ryzyka oraz problemy związane z kwestiami finansowymi zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie przygotowania projektu [N=26]


Z podobną częstotliwością zostały wskazane takie kwestie niosące potencjalne zagrożenia związane

z finansowaniem projektów, jak:

problemy z pozyskaniem źródeł finansowania (46,2%),

problemy z wygospodarowaniem odpowiedniej wielkości środków (42,3%),

problemy z płynnością finansową (42,3%),

Długie okresy rozliczeniowe zostały wskazane jako potencjalne zagrożenie najczęściej przez

beneficjentów I Priorytetu (33,3%). Znaczący odsetek beneficjentów wskazał inne zidentyfikowane

ryzyka takie jak: podatki od nieruchomości, oprocentowanie kredytu, kwalifikowalność wydatków na

JRP oraz brak procedur obiegu środków finansowych.

Tabela nr 5. Procent alokacji w projektach, w których zdiagnozowano ryzyko związane z

kwestiami finansowymi




procent w stosunku do całości

projektów indywidualnych

(N=75)

20,2% 21,4% 56,3%


36,4%

9,1%

27,3%

45,5%

45,5%

33,3%

0,0%

33,3%

16,7%

50,0%

44,4%

33,3%

66,7%

55,6%

44,4%

38,5%

15,4%

42,3%

42,3%

46,2%

Inne

długie okresy rozliczeniowe

problemy z płynnością finansową

problemy z wygospodarowaniem odpowiedniej wielkości środków

problemy z pozyskaniem źródeł finansowania

Ogółem





100



Zgodnie z danymi przedstawionymi w powyższej tabeli, największy procent projektów w których

zdiagnozowano ryzyko związane z kwestiami finansowymi wystąpił w trzeciej osi priorytetowej.

Przeprowadzona analiza desk research pozwoliła wytypować następujące zagrożenia związane

z kwestiami finansowymi:

• utrata płynności finansowej,

• przekroczenie budżetu projektu,

• wzrost wydatków niekwalifikowanych,

• opóźnienia w płatnościach,

• zmiana kursu walut,

• wzrost kosztów realizacji inwestycji.

• nieprawidłowe oszacowanie wymaganej wielkości finansowania (finansowanie pomostowe, wydatki

niekwalifikowane).19

Zjawiska zewnętrzne są obszarem ryzyk, na które niewielki wpływ mają beneficjenci realizujący

projekt, jednakże rzetelna identyfikacja potencjalnych zagrożeń tego typu może pomóc wyeliminować

bądź złagodzić ewentualne skutki ich wystąpienia.

Wykres nr 64. Przewidywane na etapie przygotowania projektu problemy związane ze zjawiskami

zewnętrznymi wobec projektu [N=59]


Ryzyka tego typu zidentyfikowało 45,8% beneficjentów. Najrzadziej zagrożenia związane ze

zjawiskami zewnętrznymi wobec projektu dostrzegali respondenci III Priorytetu (25%), natomiast

najwyższy odsetek wskazań wystąpił w I Priorytecie (61,1%), niewiele niższy odnotowano w II

19 PAG Uni Consult; raport końcowy z badania ewaluacyjnego pn. „Gotowość szkół wyższych do realizacji projektów kluczowych w ramach XIII Osi Priorytetowej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko: Infrastruktura szkolnictwa wyższego”, Warszawa, Kwiecień 2009

4,2%

70,8%

25,0%

5,9%

35,3%

58,8%

16,7%

22,2%

61,1%

8,5%

45,8%

45,8%


Nie

Tak

Ogółem





101



Priorytecie 58,8%. Zdecydowanie najczęściej wymieniane w tym obszarze ryzyka przez beneficjentów

miały związek z niepewną sytuacją w branży budowlanej - kłopoty firm, które wygrały przetarg,

sytuacje zamykania tego typu przedsiębiorstw, bądź duże zróżnicowanie cen za usługi w tej branży

stanowią realne zagrożenia dla beneficjentów realizujących projekty. Pośród nielicznych innych

zagrożeń zewnętrznych zostały wymienione przez beneficjentów zmiany prawa oraz zjawiska losowe,

takie jak np. powódź.

Tabela nr 6. Procent alokacji w projektach, w których zdiagnozowano ryzyko związane ze

zjawiskami zewnętrznymi wobec projektu

I

Priorytet

II

Priorytet

III

Priorytet

procent w stosunku do projektów objętych badaniem

(N=61) 63,5% 56,2% 44,1%

procent w stosunku do całości projektów indywidualnych

(N=75) 30,4% 46,8% 35,1%


Zgodnie z danymi przedstawionymi w powyższej tabeli, największy procent projektów, w których

zdiagnozowano ryzyko związane z ryzyko związane ze zjawiskami zewnętrznymi wobec projektu

wystąpił w pierwszej osi priorytetowej, analizując procent w stosunku do projektów objętych

badaniem, natomiast zwracając uwagę na procent w stosunku do całości projektów indywidualnych

największy odsetek wystąpił w drugiej osi priorytetowej.

W toku telefonicznych wywiadów pogłębionych beneficjenci podkreślali konieczność przewidywania

problemów związanych z wykonawcami etapów budowlanych: Dawaliśmy sobie zawsze pewien zapas.

Należy przewidzieć na etapie podpisywania (…), przygotowania projektu, że wynikną jakieś

opóźnienia. Inny uczestnik wywiadu podkreślił, że każdy z reguły zaczyna z dużym optymizmem

realizację projektu, co w pewnym stopniu utrudnia identyfikację ryzyk na wcześniejszych etapach

realizacji projektu. Uczestnicy wywiadów bardzo często deklarują, że w kwestii określania

potencjalnych ryzyk głównie opierają się na studium wykonalności.

Dzięki danym uzyskanym podczas desk research można wskazać następujące potencjalne ryzyka na

które powinni zwracać uwagę realizatorzy projektów:

• ryzyko wyboru projektu nieuzasadnionego, tzn. takiego, który nie odpowiada na ważne

potrzeby społeczne – ryzyko tego rodzaju jest ograniczane poprzez analizę otoczenia społeczno-

gospodarczego projektu i problemów, które ma rozwiązać przeprowadzenie projektu, analizę

interesariuszy, ich problemów i potrzeb oraz konfrontację wyników tych analiz z zapisami

strategicznych programów inwestycyjnych gminy (Wieloletni Plan inwestycyjny jako element Strategii

Rozwoju Lokalnego);

• ryzyko dotyczące planowanych rozwiązań technicznych i technologicznych – takiemu ryzyku

ma zapobiec analiza zakresu rzeczowego i możliwych wariantów;

• ryzyko prawne i instytucjonalne – w tym zakresie mieszczą się np. nieuregulowane kwestie

własności gruntów, na których ma powstać infrastruktura, albo kwestia wyłonienia wykonawcy

w drodze przeprowadzenia procedury zamówień publicznych;


102



• ryzyko zachowania ram czasowych projektu – takiemu ryzyku ma zapobiec przygotowanie

w fazie programowania harmonogramu uwzględniającego możliwe, czasowe przesunięcia terminów

realizacji poszczególnych etapów;

• ryzyko finansowe, związane z opracowanym budżetem zadań i działań oraz źródłami

finansowania projektu oraz ryzyko błędnej kalkulacji efektów ekonomiczno-finansowych – ograniczaniu

tej kategorii ryzyka służy opracowanie rachunku kosztów i korzyści oraz analizy wrażliwości

wskaźników charakteryzujących projekt, w sytuacji zmian istotnych składników, np. kosztów

inwestycyjnych.20

Przygotowanie do zmniejszenia negatywnych skutków nieprzewidzianych ryzyk

Kolejne zagadnienie dotyczyło przygotowania beneficjentów do zmniejszenia negatywnych skutków

ryzyk, których nie można było przewidzieć na etapie przygotowania projektu. Pojawiały się również

sugestie, aby rozpoczynać projekt zaraz po otrzymaniu pozwolenia na budowę, nie czekając na

dofinansowanie. Respondentom umożliwiono udzielenie swobodnych wypowiedzi, które następnie

zostały skategoryzowane i zestawione na poniższym wykresie.

Wykres nr 65. Sposób przygotowania do rozwiązania/zmniejszenia negatywnych skutków problemów, nieprzewidzianych na etapie przygotowania projektu [N=23]


20 Studium wykonalności jako narzędzie zarządzania ryzykiem w projektach infrastrukturalnych [w:] Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Przyrodniczo-Humanistycznego w Siedlcach, Seria: Administracja i Zarządzanie nr 9, Siedlce 2011

34,8%

4,3%

4,3%

4,3%

4,3%

4,3%

4,3%

4,3%

8,7%

8,7%

17,4%

Nie było możliwości wcześniejszego przygotowania się

Stosowne zabezpieczenia w warunkach umowy

Szukanie alternatywnych źródeł finansowania

Wykonana ekspertyza

Zmniejszenie zakresu rzeczowego

Zwiększenie nadzoru nad realizacją

Próby zabezpieczenia środków kwalifikowanych w budżecie

Przeprowadzanie szkoleń

Wydłużenie terminu realizacji projektu

Przygotowanie zachowawczego harmonogramu

Korzystanie z konsultacji ekspertów zewnętrznych


103



Badani niezwykle rzadko podejmowali kroki, mające na celu rozwiązanie lub minimalizację

nieprzewidzianych problemów. Odpowiedzi udzieliło jedynie 23 respondentów i aż 34,8% spośród nich

przyznało, że nie mieli możliwości wcześniejszego przygotowania się do nieprzewidzianych sytuacji.

Najczęściej wskazywanym sposobem przygotowania się na nieprzewidziane okoliczności okazały się

konsultacje ekspertów zewnętrznych. Praktykowanie tego rozwiązania zadeklarowało 17,4%

beneficjentów. Nieco mniej, bo po 8,7% badanych za działanie zapobiegawcze uznało odpowiednio

przygotowany harmonogram oraz wydłużenie terminu realizacji projektu. Działania te pozwoliły

wygospodarować więcej czasu na rozwiązywanie nieprzewidzianych trudności. Po 4,3%

odpowiadających zastosowało następujące działania, mające na celu zabezpieczenie środków

finansowych: zmniejszenie zakresu rzeczowego projektu, próbę zabezpieczenia środków

kwalifikowanych w budżecie oraz szukanie alternatywnych źródeł finansowania. Również po 4,3%

badanych wskazało na: przeprowadzenie szkoleń, zwiększających kompetencje pracowników na

wypadek nieprzewidzianych trudności; zawarcie stosownych zabezpieczeń w warunkach umowy;

zwiększenie nadzoru nad realizacją inwestycji przez wykonawcę oraz wykonanie ekspertyzy.

Żaden z respondentów nie skorzystał ze wskazywanej w innym badaniu, dobrej praktyki w tym

zakresie, którą jest prowadzenie równoległych prac nad studium wykonalności oraz dokumentacją

środowiskową. Takie działanie pozwala zaoszczędzić czas, a tym samym łagodzić skutki przyszłych

problemów.21 Analiza danych jakościowych wykazała jednak, że szczególny nacisk położony został

właśnie na należyte przygotowanie do projektu tak, by móc zachować rezerwy czasowe na

nieprzewidziane problemy. Celowi temu służą: wykonanie właściwej dokumentacji aplikacyjnej oraz

sporządzenie realnego harmonogramu. Bardzo optymistyczną procedurą jest wskazywane

w wywiadach udzielonych przez WFOŚ uczenie się z doświadczenia. Okoliczności nieprzewidziane,

które wystąpiły w ramach projektu, służą do opracowania procedur zapobiegawczych dla przyszłych

inwestycji. Jeden z podanych przykładów dotyczył niewypałów zlokalizowanych w miejscu budowy,

które stanowiły zagrożenie dla mieszkańców. Następne projekty zostały objęte wytycznymi

dotyczącymi konieczności sprawdzenia i zabezpieczenia terenu przed rozpoczęciem prac.

Wystąpienie oczywistych ryzyk

Beneficjenci poproszeni zostali o wskazanie oczywistych problemów, które wystąpiły, mimo że nie

zostały przewidziane na etapie przygotowania projektu. Struktura odpowiedzi została przedstawiona

w poniższej tabeli.

21 Agrotec Polska Sp. z o.o. i Scott Wilson, Badanie ewaluacyjne pn.: Ocena stanu przygotowania i analiza najważniejszych problemów w realizacji projektów transportu miejskiego w obszarach metropolitalnych przewidzianych do finansowania w ramach PO IiŚ, Grudzień 2010


104



Wykres nr 66.Zaistnienie problemów nieprzewidzianych na etapie przygotowania projektu [N=59]


Nieco ponad połowa badanych (55,9%) przyznała, iż w trakcie realizacji projektu napotkano problemy

nieprzewidziane w fazie jego przygotowywania. Co trzeci beneficjent nie dostrzegł takich problemów,

zaś co dziesiąty nie potrafił udzielić odpowiedzi na to pytanie.

Struktura odpowiedzi znacząco różniła się w zależności od osi priorytetowej, w ramach której

prowadzony był projekt. Na nieprzewidziane problemy natrafiło 66,7% beneficjentów Priorytetu I,

62,5% beneficjentów Priorytetu III i tylko 35,3% beneficjentów Priorytetu II. Tak duża różnica

odpowiedzi wynika z faktu, iż w przypadku Priorytetu II najczęściej deklarowano niewystąpienie takich

problemów (41,2% wskazań), a w aż 23,5% przypadków udzielono odpowiedzi ,,Nie wiem, trudno

powiedzieć".

Beneficjenci nie są w stanie przewidzieć ryzyk, które mogą wystąpić w trakcie realizacji projektu,

dlatego pomocne byłoby opracowanie zbioru najczęściej występujących problemów/ryzyk.

Beneficjenci otrzymali możliwość swobodnego opisania nieprzewidzianych problemów, które napotkali.

Odpowiedzi zostały skategoryzowane, a następnie zestawione na poniższym wykresie.

0,0%

37,5%

62,5%

23,5%

41,2%

35,3%

11,1%

22,2%

66,7%

10,2%

33,9%

55,9%


Nie

Tak Ogółem





105



Wykres nr 67. Rodzaje problemów nieprzewidzianych na etapie przygotowania projektu

[N=29]*


Najczęściej przytaczanym przez beneficjentów nieprzewidzianym problemem była upadłość

wykonawców, którą wskazał co piąty udzielający odpowiedzi. Często problemem okazywały się

również przedłużające się procedury administracyjne, związane zwłaszcza z uzyskiwaniem

wymaganych pozwoleń. Ich wystąpienie zadeklarowało 17,2% badanych. Po 13,8% beneficjentów

miało trudności z przedłużającymi się procedurami przetargowymi na wybór wykonawców inwestycji

oraz natrafiło na nieprzewidziane zmiany w prawie. Co dziesiąty beneficjent skarżył się na problemy

związane z finansowaniem projektu, spowodowane przykładowo spadkiem koniunktury bądź

wycofaniem części środków zewnętrznych. Po 6,9% odpowiadających nie spodziewało się podziału

projektu na części, co znacznie utrudniło jego realizację; niskiej jakości wykonania inwestycji oraz

zmian osobowych w zespole projektowym. Pozostałe marginalne odpowiedzi to: słaba jakość

wykonanej dokumentacji projektowej, wycofanie zgody mieszkańców na inwestycje, protesty

organizacji „zielonych”, nakładanie się różnych inwestycji w jednym czasie oraz czynniki naturalne,

utrudniające realizację projektu. Wymienione problemy zostały wskazane przez 3,4% beneficjentów.

Analiza danych jakościowych sugeruje, iż czynnikami naprawdę nieprzewidywalnymi są kwestie

związane z wykonawcami, bowiem to oni faktycznie odpowiadają za realizację inwestycji. Wszelkie

inne trudności beneficjenci powinni w swoich planach uwzględniać.

3,4%

3,4%

3,4%

3,4%

3,4%

6,9%

6,9%

6,9%

10,3%

13,8%

13,8%

17,2%

20,7%

Czynniki naturalne

Nakładanie się inwestycji

Protesty organizacji ,,zielonych"

Wycofanie zgód mieszkańców

Słaba jakość dokumentacji projektowej

Zmiany osobowe w zespole projektowym

Niska jakość wykonania inwestycji

Podział projektu na części

Problemy z finansowaniem

Przedłużające się procedury przetargowe na wybór wykonawców

Zmiany prawne

Przedłużające się procedury administracyjne

Upadłość wykonawców


106



Opierając się na danych pozyskanych podczas przeprowadzonego badania ewaluacyjnego można

stwierdzić, że najczęściej identyfikowanymi przez beneficjentów ryzykami podczas przygotowania

projektu, były zagrożenia dotyczące kwestii finansowych oraz ryzyka dotyczące zjawisk zewnętrznych

wobec projektu. Badani stosunkowo rzadko podejmowali kroki, mające na celu rozwiązanie lub

minimalizację nieprzewidzianych problemów. Ponad połowa badanych przyznała, że w trakcie realizacji

projektu napotkano problemy nieprzewidziane w fazie jego przygotowywania.


107



3.4. Realizacja projektu

W toku analizy trudności/problemów, jakie wystąpiły na etapie realizacji projektów, uwzględniono

następujące elementy:

identyfikacja i ocena wpływu zmian zachodzących w wewnętrznej organizacji beneficjenta na

realizację projektu,

identyfikacja innych niż organizacja wewnętrzna czynników wpływających na tempo realizacji

projektu,

identyfikacja zmian zachodzących w zakresie rzeczowym projektu i ich wpływ na tempo

realizacji projektu,

ocena procesu identyfikacji pojawiających się ryzyk oraz dostosowanie się beneficjentów do

ich redukcji.

3.4.1. Identyfikacja i ocena wpływu zmian zachodzących w wewnętrznej organizacji

beneficjenta na realizację projektu

Beneficjentów – respondentów badania CATI zapytano, czy od początku prac nad realizowanym przez

nich projektem nastąpiły zmiany w ich wewnętrznej organizacji.

Wykres nr 68. Zmiany w wewnętrznej organizacji w instytucji beneficjenta od początku prac nad projektem [N=58]


W ponad połowie przypadków zmiany takie nastąpiły, najczęściej w projektach realizowanych

w ramach I i III osi priorytetowej (odpowiednio 66,7% oraz 69,6%). Zmiany te dotyczyły różnych

kwestii, przede wszystkim zmian strukturalnych. Szczegóły w tym zakresie przedstawiono na

poniższym wykresie.

4,3%

26,1%

69,6%

0,0%

64,7%

35,3%

0,0%

33,3%

66,7%

1,7%

39,7%

58,6%


Nie

Tak

Ogółem





108



Wykres nr 69. Typ zmian w strukturze organizacyjnej beneficjentów [N=33]


Jeśli chodzi o przyczyny wystąpienia zmian, to beneficjenci najczęściej tłumaczyli je wewnętrzną

potrzebą reorganizacji – może to sugerować, że realizacja projektu indywidualnego niejako wymusiła

zmiany w organizacji wewnętrznej beneficjenta po to, by mógł on być realizowany sprawniej. Podobny

cel przyświecał prawdopodobnie wydaniu zarządzenia w zakresie zmiany struktury organizacyjnej

przez kierownictwo instytucji beneficjenta.

Wykres nr 70. Przyczyny zmian w strukturze organizacyjnej beneficjentów [N=33]


Jeśli chodzi o inne przyczyny wprowadzenia zmian w strukturze organizacyjnej, to beneficjenci

wskazywali, że zmiany te miały charakter zaplanowany i zostały wprowadzone ze względu na potrzebę

koordynacji projektu indywidualnego.

3,0%

15,2%

18,2%

27,3%

36,4%

Zmiana władz miasta

Powołanie zespołu jako oddzielnej komórki organizacyjnej

Zmiana liczby pracowników

Zmiana kierownictwa

Zmiany strukturalne

10,0%

6,7%

6,7%

6,7%

13,3%

13,3%

16,7%

26,7%

Inne

Odejście z pracy

Potrzeba powołania nowej komórki organizacyjnej

Potrzeba zmniejszenia kosztów działalności

Potrzeba wsparcia prac

Zmiana władz miasta

Zarządzenie kierownictwa

Potrzeba reorganizacji


109



Wykres nr 71. Wpływ zmian w strukturze organizacyjnej na tempo realizacji projektu [N=33]


W przeważającej liczbie przypadków zmiany w strukturze organizacyjnej w żaden sposób nie wpłyną

na czas realizacji projektów – największą liczbę wskazań na tę odpowiedź odnotowano w przypadku

beneficjentów III osi priorytetowej. W pojedynczych przypadkach (po 1 wskazaniu w przypadku I i III

osi priorytetowej) zmiany te wydłużą, natomiast w opinii nieco ponad 1/5 beneficjentów ogółem skrócą

czas realizacji projektu.

Jeśli chodzi o wpływ zmian w strukturze organizacyjnej beneficjenta na tempo realizacji projektu

w różnych momentach jego wdrażania, to w przypadku wszystkich projektów w ramach II i III osi

priorytetowej zmiany te mają znaczenie obecnie, natomiast w odniesieniu do I osi priorytetowej

w przypadku jednego projektu mogą one mieć wpływ w przyszłości. Projekty beneficjentów, którzy

deklarują wpływ zmian w strukturze organizacyjnej na obecną fazę wdrażania, w zdecydowanej

większości są na etapie realizacji, w jednym przypadku projekt jest wciąż na etapie koncepcyjnym.

Wykres nr 72. Wpływ zmian w strukturze organizacyjnej na etap realizacji projektu [N=9]


Podsumowując, zmiany w organizacji wewnętrznej beneficjentów przeważnie podyktowane były

potrzebą reorganizacji, zapewne w celu sprawniejszej realizacji projektu indywidualnego.

0,0%

75,0%

18,8%

6,3%

0,0%

66,7%

33,3%

0,0%

9,1%

63,6%

18,2%

9,1%

3,0%

69,7%

21,2%

6,1%


Nie wpłyną na tempo realizacji projektu

Skrócą

Wydłużą Ogółem




0,0%

100,0%

0,0%

100,0%

33,3%

66,7%

11,1%

88,9%

Mogą wpłynąć na tempo realizacji projektu w

przyszłości

Wpływają obecnie

Ogółem


Priorytet II- Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska


110



W zdecydowanej większość przypadków zmiany te nie wpłyną na czas realizacji projektów. Ogółem

90% beneficjentów wskazało, że wprowadzone zmiany mają wpływ na obecny etap realizacji projektu.

3.4.2. Identyfikacja innych niż organizacja wewnętrzna czynników wpływających na

tempo realizacji projektu

Ogółem ponad połowa beneficjentów wskazała, że nie wystąpiły żadne czynniki, inne niż organizacja

wewnętrzna, utrudniające realizację przez nich projektów. Czynniki tego typu najczęściej zaistniały

w przypadku projektów realizowanych w ramach II osi priorytetowej (41,2%).

Wykres nr 73. Wystąpienie czynników innych niż organizacja wewnętrzna, które utrudniły realizację projektu [N=58]


Czynniki te dotyczyły różnych zagadnień, w tym przede wszystkim22:

procedur przetargowych,

przedłużających się procedur formalnych,

czynników losowych,

wycofania zgody mieszkańców,

zmian prawa,

problemów z wykonawcami.

Pozostałe kwestie, takie jak: błędy w projekcie, trudności w konsultacjach spowodowane

zmieniającymi się zarządami, wzrost cen czy uwarunkowania finansowe zostały wskazane jedynie

przez pojedynczych respondentów.

Wartość projektów, w których zdiagnozowano wystąpienie innych niż struktura organizacyjna

czynników wpływających na tempo realizacji projektu, stanowi jedynie kilka-kilkanaście procent

alokacji przeznaczonej na poszczególne osie priorytetowe. Szczegóły w tym zakresie przedstawiono

poniżej.

22 Wszystkie wyszczególnione czynniki otrzymały po 3 wskazania respondentów.

4,3%

56,5%

39,1%

0,0%

58,8%

41,2%

11,1%

55,6%

33,3%

5,2%

56,9%

37,9%


Nie

Tak

Ogółem





111



Tabela nr 7. Alokacja na projekty, w których zdiagnozowano czynniki inne niż organizacja wewnętrzna wpływające na tempo realizacji projektu


Kwota alokacji na wszystkie projekty w

danym priorytecie (mln zł) 10 091,02 5 461,67 6 851,17

% alokacji na wszystkie projekty w

danym priorytecie 6,3% 8,4% 4,6%

Kwota alokacji na projekty objęte

badaniem w danym priorytecie (mln zł) 4 829,43 4 543,23 5 449,88

% alokacji na projekty objęte badaniem

w danym priorytecie 13,3% 10,1% 8,6%

Źródło: Opracowanie własne na podstawie desk research i CATI.

Jeśli chodzi o moment realizacji projektu, w którym zidentyfikowane czynniki utrudniały jego

prowadzenie, to ogółem nieco ponad połowa beneficjentów wskazała, że utrudniają one realizację na

obecnym etapie (stosunkowo najczęściej w przypadku I osi priorytetowej – 66,7%).

Wykres nr 74. Etap, na jakim czynniki inne niż organizacja wewnętrzna utrudniły realizację projektu [N=22]


Większość respondentów, którzy wskazali, że czynniki inne niż organizacja wewnętrzna utrudniły

realizację projektu, jest obecnie na etapie realizacji projektu. Stosunkowo podobna liczba

beneficjentów (7 wobec 9) będąca w chwili przeprowadzenia badania w fazie realizacji, wskazała, że

czynniki te miały wpływ we wcześniejszych etapach.

11,1%

44,4%

44,4%

0,0%

57,1%

42,9%

0,0%

66,7%

33,3%

4,5%

54,5%

40,9%


Wpływają obecnie

We wcześniejszych etapach realizacji projektu

Ogółem





112



Wykres nr 75. Wpływ czynników innych niż organizacja wewnętrzna na tempo realizacji projektu [N=22]


Dokładnie taka sama liczba beneficjentów wskazała, że czynniki inne niż organizacja wewnętrzna,

wpływają na tempo realizacji projektu we wcześniejszych etapach, co obecnie. Nieco ponad 27%

uznała, że zmiany wprowadzone w wyniku zaistnienia wyżej wskazanych czynników, nie wpłynęły i nie

wpłyną w przyszłości na tempo realizacji projektu. Stosunkowo najrzadziej (14,3%) odpowiedź tę

wskazywali beneficjenci Priorytetu II, którzy z kolei najczęściej (57,1%) deklarowali, że zmiany

podyktowane innymi czynnikami wpływają na projekt obecnie. Jeśli chodzi o zależność pomiędzy

etapem realizacji projektu, na którym obecnie są beneficjenci, a momentem, na który wpływają

czynniki inne niż organizacja wewnętrzna, to nie odnotowano istotnych różnic we wskazaniach

dotyczących tego zakresu.

Podsumowując, wystąpienie czynników innych niż organizacja wewnętrzna wpływające na tempo

realizacji projektów zostało zdiagnozowane ogółem przez blisko 38% beneficjentów i dotyczyły przede

wszystkim: procedur przetargowych, przedłużających się procedur formalnych, czynników losowych,

wycofania zgody mieszkańców, zmian prawa oraz problemów z wykonawcami. Zidentyfikowane

problemy wpływały na tempo realizacji projektów zarówno na obecnym etapie, jak i w etapach

wcześniejszych.

3.4.3. Identyfikacja zmian zachodzących w zakresie rzeczowym projektu i ich wpływ na

tempo realizacji projektu

Ogółem nieco ponad 60% beneficjentów zadeklarowało, że w realizowanych przez nich projektach nie

wystąpiły zmiany w zakresie rzeczowym. Stosunkowo najmniej zmian tego typu wprowadzonych

zostało w projektach realizowanych w ramach I osi priorytetowej (22,2% przypadków).

33,3%

22,2%

44,4%

14,3%

57,1%

28,6%

33,3%

33,3%

33,3%

27,3%

36,4%

36,4%

Zmiany te nie wpłynęły, ani nie wpłyną na tempo realizacji

projektu

Tak, wpływają obecnie

Tak, we wcześniejszych etapach realizacji projektu

Ogółem





113



Wykres nr 76. Wystąpienie zmian w zakresie rzeczowym projektu [N=58]


Zmiany w zakresie rzeczowym projektu częściej występują obecnie (blisko 60% wskazań ogółem) –

75% beneficjentów, którzy wybrali tę odpowiedź, w chwili obecnej jest na etapie realizacji projektu.

Tabela nr 8. Alokacja na projekty, w których wystąpiły zmiany w zakresie rzeczowym


Kwota alokacji na wszystkie projekty w

danym priorytecie (mln zł) 10 091,02 5 461,67 6 851,17

% alokacji na wszystkie projekty w

danym priorytecie 2,8% 7,3% 7,4%

Kwota alokacji na projekty objęte

badaniem w danym priorytecie (mln zł) 4 829,43 4 543,23 5 449,88

% alokacji na projekty objęte badaniem

w danym priorytecie 5,8% 8,8% 9,3%

Źródło: Opracowanie własne na podstawie desk research i CATI.

Wartość projektów, w których wystąpiły zmiany rzeczowe, stanowi jedynie kilka procent alokacji

przeznaczonej na poszczególne osie priorytetowe.

0,0%

56,5%

43,5%

5,9%

47,1%

47,1%

0,0%

77,8%

22,2%

1,7%

60,3%

37,9%


Nie

Tak Ogółem





114



Wykres nr 77. Etap, na jakim wystąpiły zmiany w zakresie rzeczowym projektu [N=22]


Wprowadzenie zmian w zakresie rzeczowym projektu było spowodowane różnymi kwestiami. Wśród

nich stosunkowo najczęściej pojawiały się:

zmiana prawa (m.in. konieczność dostosowanie kształtu projektu do ramowej dyrektywy

wodnej) – 3 wskazania,

uwagi inicjatywy JASPERS – 3 wskazania,

decyzja beneficjenta o zmniejszeniu zakresu projektu – 3 wskazania,

decyzja beneficjenta o rozszerzeniu zakresu projektu – 2 wskazania.

Po jednym wskazaniu beneficjentów uzyskały takie przyczyny jak:

zmiana stosowanej technologii,

kwestie finansowe,

trudności formalne i prawne,

zmiana w oszacowaniu wielkości projektu,

rezygnacja z zadań rezerwowych w projekcie,

konieczność wykonania robót dodatkowych, spowodowana czynnikami zewnętrznymi,

wdrożenie zadań rezerwowych,

czynniki zewnętrzne (w tym warunki pogodowe),

wygenerowanie oszczędności w projekcie.

Warto zauważyć, że zdecydowana większość przyczyn wprowadzenia zmian w zakresie

rzeczowym projektu wynika z kwestii zewnętrznych, leżących poza możliwością przewidzenia

przez beneficjenta. Ponadto istotnym jest, że niektóre ze wskazanych przyczyn mają charakter

pozytywny, np. wygenerowanie oszczędności w projekcie, skutkujące rozszerzeniem jego zakresu

rzeczowego. Tak o zaistnieniu takiej sytuacji mówił respondent IDI – przedstawiciel IP: te kosztorysy,

które beneficjenci przygotowywali parę lat temu (…) są weryfikowane przez rynek, na ogół (…) te

roboty są tańsze, niż było to przewidziane. W związku z tym wielu beneficjentów ma (…)

oszczędności. I żeby je zagospodarować, mogą się zwrócić do nas (…) z prośbą [o] akceptację

dodatkowych elementów w zakresie rzeczowym. I my, co do zasady, wyrażamy zgodę.

W projektach, w których zmiany rzeczowe wystąpiły, w większości przypadków (68,2% ogółem) nie

spowodują one opóźnień w realizacji (najwięcej – 87,5% wskazań – w przypadku II osi priorytetowej).

10,0%

40,0%

50,0%

0,0%

62,5%

37,5%

0,0%

100,0%

0,0%

4,5%

59,1%

36,4%


Występują obecnie

We wcześniejszych etapach realizacji projektu

Ogółem





115



Łącznie niecałe 14% (a ¼ beneficjentów I osi priorytetowej) nie umiało określić ewentualnego

wpływu zmian rzeczowych projektu na opóźnienia w jego realizacji.

Wykres nr 78. Wpływ zmian w zakresie rzeczowym na opóźnienie realizacji projektu [N=22]


Z kolei niemal 30% respondentów ogółem nie było wstanie wskazać, czy zmiany rzeczowe,

wprowadzone w realizowanym przez nich projekcie mogą wpłynąć na przyspieszenie jego realizacji.

W pojedynczych przypadkach w ramach II i III osi priorytetowej w ocenie beneficjentów istnieje

możliwość, że takie zmiany spowodują, iż projekt będzie realizowany szybciej.

Wykres nr 79. Wpływ zmian w zakresie rzeczowym na przyspieszenie realizacji projektu [N=18]


Beneficjentów projektów zapytano również, czy przewidują oni wystąpienie zmian w zakresie

rzeczowym projektu w przyszłości. Blisko 60% wszystkich respondentów udzieliła odpowiedzi

negatywnej. Najczęściej – w 47,8% przypadków – zmiany takie mogą wystąpić w projektach

realizowanych w ramach III osi priorytetowej.

10,0%

60,0%

30,0%

12,5%

87,5%

0,0%

25,0%

50,0%

25,0%

13,6%

68,2%

18,2%


Nie

Tak

Ogółem




14,3%

71,4%

14,3%

25,0%

62,5%

12,5%

66,7%

33,3%

0,0%

27,8%

61,1%

11,1%


Nie

Tak

Ogółem





116



Wykres nr 80. Przewidywania beneficjentów co do wystąpienia zmian w zakresie rzeczowym projektu w przyszłości [N=58]


Przewidywane przez beneficjentów zmiany w zakresie rzeczowym, które potencjalnie mogą wystąpić

w przyszłości, dotyczą:

decyzji beneficjenta o rozszerzeniu zakresu rzeczowego projektu (m.in. ze względu na

wygenerowane oszczędności bądź wysoką opłacalność planowej inwestycji w danym czasie) –

9 wskazań,

decyzji beneficjenta o zmniejszeniu zakresu rzeczowego projektu/rezygnacji z części zadań –

2 wskazania,

zmian prawa – 2 wskazania,

zmiany wskaźnika produktu,

współczynnika ekologicznego projektu.

Wskazane powyżej potencjalne zmiany zdaniem beneficjentów spowodowane będą:

chęcią wykorzystania wygenerowanych w projekcie oszczędności,

czynnikami losowymi,

decyzją Ministerstwa Środowiska,

opłacalnością wprowadzenia zmian na obecnym etapie (np. zmian dotyczących budowy sieci

kanalizacyjnej),

zmianami prawnymi.

Ogółem zdaniem nieco ponad połowy beneficjentów (52,2%) przyszłe zmiany rzeczowe nie wpłyną na

opóźnienia w realizacji projektu. Z kolei, 66,7% wszystkich respondentów było zdania, że zmiany te

również nie przyspieszą realizacji projektu.

0,0%

52,2%

47,8%

5,9%

64,7%

29,4%

0,0%

61,1%

38,9%

1,7%

58,6%

39,7%


Nie

Tak

Ogółem





117



14,3%

71,4%

14,3%

66,7%

33,3%

0,0%

20,0%

80,0%

0,0%

26,7%

66,7%

6,7%


Nie

Tak

Ogółem



Priorytet III- Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska 0,0%

63,6%

36,4%

40,0%

20,0%

40,0%

14,3%

57,1%

28,6%

13,0%

52,2%

34,8%


Nie

Tak

Wykres nr 81.Wpływ wystąpienia przyszłych zmian rzeczowych na opóźnienie i przyspieszenie realizacji projektu

Opóźnienie [N=23] Przyspieszenie [N=15]


Podsumowując, łącznie niecałe 40% beneficjentów zadeklarowało, że w realizowanych przez nich

projektach wystąpiły zmiany w zakresie rzeczowym, przy czym najczęściej występują one na obecnym

etapie realizacji projektu. Zmiany te wynikały najczęściej ze zmian prawa, uwag inicjatywy JASPERS

oraz decyzji beneficjenta o zmniejszeniu lub rozszerzeniu zakresu projektu. W większości przypadków

wprowadzone modyfikacje nie opóźnią realizacji przedsięwzięć. Jeśli chodzi o przewidywania

beneficjentów co do możliwości wystąpienia zmian w zakresie rzeczowym projektu w przyszłości, to

niecałe 60% takich zmian nie przewiduje.

3.4.4. Ocena procesu identyfikacji pojawiających się ryzyk oraz dostosowania się

beneficjentów do ich redukcji

Ocena procesu identyfikacji pojawiających się ryzyk

Istotne pytanie, które zostało zadane beneficjentom – respondentom badania CATI – dotyczyło

sposobu, w jaki identyfikują oni ryzyka i problemy pojawiające się w toku realizacji projektu. Szczegóły

w tym zakresie przedstawiono poniżej.


118



Wykres nr 82. Sposób identyfikacji ryzyk i problemów pojawiających się w toku realizacji projektu [N=58]


Najczęściej stosowanym przez beneficjentów sposobem identyfikacji problemów/ryzyk jest stały

nadzór zespołu projektowego (nieco ponad 1/5 wskazań) oraz monitorowanie projektu, w tym ryzyk

zdiagnozowanych wcześniej (15,9%). Nieco ponad 10% wskazań otrzymały regularne rady

w wykonawcami oraz bieżące zgłoszenia wykonawców o problemach (po 11,4%). Niecałe 10%

beneficjentów zadeklarowało, że w ich projektach nie występują żadne problemy, natomiast 4,5%

respondentów nie potrafiło wskazać stosowanego w ich instytucji sposobu diagnozowania problemów

i ryzyk, co nie jest zjawiskiem pozytywnym. Podobnie niepokojące wydaje się być wskazanie jednego

2,3%

2,3%

2,3%

2,3%

4,5%

4,5%

4,5%

9,1%

9,1%

11,4%

11,4%

15,9%

20,5%

kontrola zarządcza Urzędu Miasta

ryzyko przerzucone na wykonawcę

projekt zakończony

okresowa analiza ryzyk i zagrożeń

na podstawie posiadanego doświadczenia oraz analizy doświadczeń innych krajów europejskich/innych

przypadków w Polsce

zgłaszanie problemów do koordynatora projektu

nie wiem

zestawianie harmonogramów realizacynych z rzeczowymi

nie występują żadne problemy

zgłoszenia wykonawców o problemach

regularne rady z wykonawcami

monitorowanie projektu, w tym ryzyk zdiagnozowanych wcześniej

nadzór zespołu projektowego


119



z beneficjentów, że identyfikacja ryzyk została przeniesiona na wykonawcę – przede wszystkim ze

względu na fakt, że to nie wykonawca ostatecznie ponosi odpowiedzialność za należytą realizację

projektu, a scedowanie czynności diagnozowania problemów w całości na wykonawcę może

potencjalnie być bardzo negatywna w skutkach.

Jeśli chodzi o sposób, w jaki beneficjenci starają się redukować problemy występujące na etapie

realizacji projektu, to większość z nich rozwiązuje je na bieżąco (30,4%). Wynika to najpewniej

z faktu, że nie wszystkie pojawiające się trudności można przewidzieć, a spora część z nich wymaga

bieżącej, natychmiastowej reakcji.

Wykres nr 83. Sposób redukcji występujących problemów [N=56]*


Zwraca uwagę fakt, że bardzo niewielu beneficjentów niweluje/eliminuje pojawiające się problemy

poprzez długofalowe planowanie, przewidywanie możliwości ich wystąpienia. Z jednej strony na

pewno podyktowane jest to kwestią niemożności zdiagnozowania wszystkich potencjalnych trudności,

które mogą wystąpić, z drugiej jednak pozwala przypuszczać, że nie wszyscy beneficjenci zdają sobie

sprawę z istotności wczesnej identyfikacji i redukcji problemów/ryzyk. Zdaniem jednego

z beneficjentów długofalowe planowanie jest ważne i warto spojrzeć na projekt i potencjalne problemy

nieco perspektywicznie, ponieważ na papierze można umieścić wszystko, rozpisać rozwiązania, jak to

będzie funkcjonowało później (TDI). Następnie jest kwestia (…) rewizji tych planów, próba

popatrzenia wstecz: (…) jak by to wyglądało w przyszłości, [kiedy] mamy to wszystko wybudowane,

zrealizowane. [I trzeba] popatrzeć też, jak by [ten projekt] trzeba było napisać, przygotować, żeby

[był on dobrze zrealizowany] (TDI).

Wśród innych, wskazywanych przez beneficjentów, sposobów niwelacji zaistniałych trudności, pojawiły

się:

kontakty z IW,

ewaluacja zewnętrzna,

opinie ekspertów,

starania o zwiększenie dofinansowania,

tworzenie procedur reagowania,

zabezpieczenie środków finansowych.

21,4%

3,6%

3,6%

3,6%

7,1%

12,5%

17,9%

30,4%

Inne

Minimalizowanie ryzyka

Poprzez długofalowe planowanie

Nie wiem

Nie ma potrzeby

Cykliczne narady

Monitoring

Bieżące rozwiązywanie


120



Występowanie problemów zidentyfikowanych i niezidentyfikowanych na etapie

przygotowania projektu

Jednym z elementów badania było określenie, w jakim stopniu problemy zidentyfikowane przez

beneficjentów na etapie przygotowania projektu rzeczywiście wystąpiły.

Wykres nr 84. Wystąpienie problemów zidentyfikowanych przez beneficjentów na etapie przygotowania projektu [N=58]


Ogółem w przypadku 31% projektów problemy zidentyfikowane przez ich beneficjentów na etapie

przygotowania projektu wystąpiły w toku jego realizacji. Wskazuje to, że diagnoza dotycząca

trudności przeprowadzona w początkowej fazie prac nad projektem okazała się trafna.

Dokładnie połowa wszystkich beneficjentów wskazała, że zidentyfikowane problemy nie wystąpiły, co

może oznaczać dwie rzeczy: ryzyka nie zostały określone w sposób rzetelny i trafny bądź też dzięki

zdiagnozowaniu ich na etapie przygotowania projektu beneficjenci mogli podjąć odpowiednie kroki

w celu ich wyeliminowania/zniwelowania. Zgodnie ze zdaniem przedstawicieli jednej z IW można

sądzić, że raczej bardziej prawdopodobne jest wystąpienie drugiej sytuacji, ponieważ generalnie

większość tych osób, które pracują w jednostkach realizujących projekt (…) wie, jakie są zagrożenia;

nikt tego nie bagatelizuje, każdy stara się rozwiązać problem, jeżeli się pojawia.

Stosunkowo częściej zdarzała się sytuacja, że problemy zidentyfikowane na etapie przygotowania

wystąpiły w przypadku beneficjentów, którzy posiadali wcześniej doświadczenie w realizacji projektów

podobnych zakresem do projektu indywidualnego – 38,7% wobec 26,1% beneficjentów, którzy

takiego doświadczenia nie posiadali. Sytuację tę można tłumaczyć tym, że beneficjenci bez

doświadczenia szacowali ryzyka nieco na wyrost, jednak tezy tej nie potwierdzano w toku badania.

4,3%

47,8%

47,8%

17,6%

58,8%

23,5%

38,9%

44,4%

16,7%

19,0%

50,0%

31,0%


Nie

Tak Ogółem





121



Wykres nr 85. Problemy, które zostały zidentyfikowane przez beneficjentów na etapie przygotowania projektu [N=20]


Wśród problemów, których wystąpienie beneficjenci przewidzieli na etapie przygotowania projektu

obok czynników losowych czy problemów formalnych, pojawił się także szereg innych, wskazywanych

przez pojedynczych respondentów, w tym:

upadłość wykonawcy,

problemy ekologiczne,

zmiany prawa,

przedłużające się procedury prawne.

Ogólnie wymienione problemy stosunkowo często występują w projektach takich, jak indywidualne,

a brak umiejętności ich przewidzenia raczej nie zdarza się często: to ewidentnie musiał[by] być beneficjent niewiedzący w ogóle, czym się zajmuje, a [to] rzadko się zdarza w takim projekcie (IDI z IW).

Wykres nr 86. Wpływ wystąpienia problemów zidentyfikowanych na etapie przygotowania projektu na jego realizację [N=15]


Pojawienie się problemów zidentyfikowanych na etapie przygotowania projektów miało różnorodne

skutki dla ich realizacji. Ogólnie najczęściej występującym efektem były opóźnienia w realizacji

45,0%

15,0%

20,0%

20,0%

Inne

Problemy z uzyskaniem zgody właścicieli gruntów

Problemy formalne

Czynniki losowe

25,0%

12,5%

0,0%

75,0%

25,0%

0,0%

25,0%

50,0%

66,7%

0,0%

33,3%

33,3%

33,3%

6,7%

13,3%

60,0%

Inne

Nie wykonano części zadań w projekcie

Zwiększyły koszty realizacji projektu

Spowodowały opóźnienia w realizacji projektu

Ogółem





122



projektu, przy czym najczęściej zjawisko to wystąpiło w przypadku III osi priorytetowej (75%

wskazań). Zwiększenie kosztów realizacji projektu było skutkiem zdiagnozowanych problemów

w stosunkowo niedużym stopniu (jedynie 13,3% przypadków ogółem). Jeśli chodzi o inne efekty,

które wynikały z zaistnienia zidentyfikowanych wcześniej trudności, to dwóch respondentów wskazało,

że dotyczyły one konieczności wprowadzenia drobnych zmian w projekcie. W trzech przypadkach

beneficjenci stwierdzili, że wystąpienie problemów, które zostały przez nich wcześniej

określone, nie miało żadnego wpływu na realizację projektu. Pozwala to sądzić, że dzięki

wczesnej diagnozie potencjalnych problemów w chwili ich faktycznego zaistnienia beneficjenci byli

odpowiednio przygotowani do zniwelowania/eliminacji ich skutków.

Wykres nr 87.Czy wystąpiły jakieś problemy, które nie zostały przez Państwa zidentyfikowane na

etapie przygotowania projektu? [N=58]


Nieco ponad 43% wszystkich respondentów zadeklarowało, że w toku realizacji ich projektów nie

wystąpiły żadne problemy, które nie zostałyby przez nich zidentyfikowane na etapie przygotowania,

z kolei 22,4% z nich nie umiało wskazać, czy tego typu trudności się pojawiły. Najczęściej wystąpienie

problemów niezdiagnozowanych na początkowym etapie realizacji projektu deklarowali beneficjenci III

osi priorytetowej (52,2%), najrzadziej zaś – II osi priorytetowej (17,6%).

Problemy, które wystąpiły w toku realizacji projektu, a nie zostały przewidziane przez beneficjentów,

dotyczyły różnych kwestii, w tym:

złej jakości dokumentacji projektowej, skutkującej nałożeniem korekt i wprowadzeniem zmian,

nieprawidłowego ustanowienia aglomeracji,

braku zgody mieszkańców oraz firm prywatnych na wejście na teren posesji,

kondycji wykonawców,

czynników środowiskowych (np. zmian w środowisku, przedłużających się lęgów ptaków,

problemów związanych z geologią, charakterem podłoża),

problemów z wykonawcami,

problemami technologicznymi,

koniunkturą gospodarczą,

zmian prawa,

zmiany zespołu projektowego i departamentu realizującego projekt.

4,3%

43,5%

52,2%

23,5%

58,8%

17,6%

44,4%

27,8%

27,8%

22,4%

43,1%

34,5%


Nie

Tak Ogółem





123



Warto zauważyć, że spora część wyżej wskazanych problemów w istocie może być trudna do

przewidzenia, a mimo to niektórzy beneficjenci byli w stanie zdiagnozować ich potencjalne wystąpienie

(np. zmiany prawa czy problemy z wykonawcami). Należy jednak wziąć pod uwagę, że chyba nikt nie

jest w stanie przewidzieć wszystkich ryzyk (IDI z IW_1).

Warto zauważyć, że kwestia wystąpienia problemów niezidentyfikowanych na etapie przygotowania

projektów nie zależy od doświadczenia posiadanego przez beneficjentów – zbliżona liczba sytuacji,

w których zaistniały niezdiagnozowane wcześniej trudności, wystąpiła w przypadku beneficjentów

posiadających doświadczenie w realizacji projektów podobnych do projektu indywidualnego, jak i tych,

którzy takiego doświadczenia nie posiadali (35,5% wobec 39,1%). Pozwala to sądzić, że w istocie fakt

posiadania doświadczenia przez beneficjenta nie przesądza o umiejętności czy też raczej możliwości

przewidzenia wszystkich potencjalnych ryzyk, które mogą wystąpić. Potwierdza to także tezę, że część

występujących trudności nie zawsze jest możliwa do zidentyfikowania wcześniej.

Wykres nr 88. Wpływ problemów niezidentyfikowanych na etapie przygotowania projektu na jego realizację [N=17]


Stosunkowo najczęstszym skutkiem wystąpienia problemów niezidentyfikowanych na etapie

przygotowania projektu były opóźnienia w jego realizacji (47,1% wskazań ogółem) – skutek ten

najliczniej wskazywali beneficjenci I osi priorytetowej, natomiast we wskazaniach beneficjentów osi III

nie pojawił się on ani razu. Wśród innych skutków respondenci wskazywali:

niewykonanie znacznej części projektu,

opóźnienia w złożeniu dokumentacji aplikacyjnej.

Łącznie 23,5% beneficjentów stwierdziła, że wystąpienie problemów niezidentyfikowanych

wcześniej nie miało żadnego wpływu na realizację projektu. Można zatem sądzić, że w tych

przypadkach problemy, które wystąpiły, nie miały poważnego charakteru bądź też beneficjenci – na

podstawie swoich doświadczeń i kompetencji – wiedzieli, jak je skutecznie rozwiązać.

Beneficjentów zapytano również, czy ich zdaniem w przyszłości mogą wystąpić problemy, które nie

zostały przez nich zdiagnozowane w fazie przygotowania projektu.

33,3%

0,0%

33,3%

55,6%

66,7%

33,3%

0,0%

0,0%

20,0%

0,0%

40,0%

60,0%

35,3%

5,9%

29,4%

47,1%

Inne

Nie wykonano części zadań w projekcie

Zwiększyły koszty realizacji projektu

Spowodowały opóźnienia w realizacji projektu

Ogółem





124



Wykres nr 89. Możliwość wystąpienia w przyszłości problemów, które nie zostały przez beneficjentów zidentyfikowane na etapie przygotowania projektu [N=58]


Blisko ¼ wszystkich respondentów nie umiała ustosunkować się do tego pytania, natomiast na

odpowiedzi twierdzące i przeczące padł podobny odsetek wskazań (odpowiednio 36,2% i 39,7%).

Stosunkowo najczęściej możliwość wystąpienia w przyszłości wcześniej nieprzewidzianych problemów

zakładali beneficjenci I osi priorytetowej - 55,6%, najrzadziej zaś – beneficjenci osi III – 21,7%.

Wśród wskazywanych problemów, których zaistnienie w przyszłości przewidują projektodawcy,

wskazywano:

upadłość wykonawców,

kondycja wykonawców,

zmiany prawne,

problemy z rozliczeniem projektu,

czynniki środowiskowe.

Warto zauważyć, że stosunkowo częściej (43,5% wobec 35,5%) możliwość wystąpienia w przyszłości

problemów, które nie zostały wcześniej zidentyfikowane na etapie przygotowania, przewidują

beneficjenci, którzy nie posiadają doświadczenia w realizacji projektów zbliżonych zakresem lub

wielkością do projektu indywidualnego w ramach PO IiŚ.

17,4%

60,9%

21,7%

29,4%

35,3%

35,3%

27,8%

16,7%

55,6%

24,1%

39,7%

36,2%


Nie

Tak

Ogółem





125



Wykres nr 90. Wpływ problemów, które potencjalnie wystąpią w przyszłości, na realizację projektów [N=15]*


Zgodnie z przypuszczeniami beneficjentów, zmiany, które potencjalnie wystąpią w przyszłości mogą

przede wszystkim spowodować opóźnienia w realizacji projektu (60% wskazań ogółem) oraz

zwiększyć jej koszty (40%). Oba te skutki identyfikują przede wszystkim beneficjenci I osi

priorytetowej (po 66,7%). Skutku w postaci zwiększenia kosztów w ogóle nie obawiają się beneficjenci

II osi priorytetowej. Dwóch beneficjentów nie potrafiło wskazać, jakie inne efekty wystąpienia

problemów mogą zaistnieć w przyszłości.

Podsumowując, najczęściej stosowanym przez beneficjentów sposobem identyfikacji problemów jest

stały nadzór zespołu projektowego oraz monitorowanie projektu, w tym ryzyk zdiagnozowanych

wcześniej. Blisko 1/3 beneficjentów na bieżąco rozwiązuje pojawiające się problemy. Ogółem w 31%

przypadków trudności zidentyfikowane przez projektodawców na etapie przygotowania projektu

rzeczywiście wystąpiły. Problemy te obejmowały głównie: upadłość wykonawcy, problemy

ekologiczne, zmiany prawa, przedłużające się procedury oraz czynniki losowe i problemy formalne.

Z kolei problemy, które nie zostały przewidziane na etapie przygotowania, wystąpiły w 34,5%

przypadków i dotyczyły m.in. złej jakości dokumentacji projektowej, kondycji wykonawców czy zmian

prawa. Najczęstszym efektem wystąpienia trudności zidentyfikowanych i niezidentyfikowanych

wcześniej były opóźnienia w realizacji projektu.

25,0%

50,0%

0,0%

50,0%

20,0%

20,0%

40,0%

60,0%

16,7%

16,7%

66,7%

66,7%

20,0%

26,7%

40,0%

60,0%

Inne

Mogą spowodować niewykonanie części zadań

Mogą zwiększyć koszty projektu

Mogą spowodować opóźnienia w realizacji projektu

Ogółem





126



3.5. Skuteczność pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich – na przykładzie systemu wdrażania obsługującego beneficjentów projektów indywidualnych priorytetów I-III PO IiŚ 2007-2013

Jednym z celów badania ewaluacyjnego było sprawdzenie skuteczności pomocy ze strony systemu

wdrażania funduszy europejskich. W celu dokonania poprawnej oceny jakości oferowanej

beneficjentom pomocy zostały wyszczególnione kolejne etapy analizy niniejszego zagadnienia:

wiedza posiadana przez beneficjentów na temat możliwej do uzyskania pomocy

w przygotowaniu i realizacji projektu,

opinia beneficjentów na temat oferowanej pomocy – czy oferowana pomoc jest łatwo

dostępna i odpowiednia do ich potrzeb,

stopień wykorzystywania przez beneficjentów możliwej do uzyskania pomocy,

częstotliwość korzystania z oferowanej pomocy (w przypadku deklaracji pozytywnych),

przyczyny braku chęci korzystania z pomocy (w przypadku deklaracji negatywnych),

stopień istotności możliwości uzyskania pomocy ze strony instytucji sytemu wdrażania

funduszy europejskich,

sugerowane przez beneficjentów elementy, które należałoby poprawić elementy, aby

oferowana pomoc okazała się bardziej skuteczna i odpowiednia dla podmiotów realizujących

projekty,

opinia beneficjentów na temat pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS,

ocena beneficjentów współpracy z Instytucją Wdrażającą, na etapach: przygotowania

i zawarcia pre-umowy, przygotowanie projektu, złożenia i oceny wniosku, przygotowania do

podpisania umowy o dofinansowanie, realizacji projektu.

opinia beneficjentów, czy Instytucja Wdrażająca w należyty sposób informowała

o możliwościach uzyskania dodatkowego wsparcia w zakresie przygotowania dokumentacji

i zmianach w wytycznych i aktach prawnych,

ogólna opinia na temat skuteczności oferowanej pomocy.

Dane pozyskane za pomocą ankiet telefonicznych CATI pozwalają stwierdzić, że zdecydowana

większość respondentów (87%) wie, gdzie należy zgłosić się, by uzyskać stosowną pomoc. Wśród

jednostek oferujących tego typu pomoc najczęściej przez beneficjentów wymieniane były Instytucje

Wdrażające: Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz Wojewódzkie

Fundusze Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Wśród innych instytucji oferujących pomoc

wymieniona została inicjatywa JASPERS, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego oraz Ministerstwo

Środowiska. Jedynie niewielki procent respondentów nie potrafił określić, gdzie należy zgłosić się po

pomoc w realizacji projektów. Jeden z uczestników ankiety telefonicznej udzielił odpowiedzi „nigdzie”.

Wśród beneficjentów znających instytucje oferujące pomoc, najczęstszą formą dostępnej pomocy

wymienianą przez respondentów była pomoc merytoryczna, konsultacje oraz doradztwo.

Telefoniczne wywiady pogłębione przeprowadzone z beneficjentami pogłębiły informacje uzyskane

dzięki technice CATI. Wypowiedzi respondentów potwierdzają gotowość do współpracy z instytucjami

oferującymi pomoc, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej został uznany za

instytucję pierwszego kontaktu w tym zakresie. Beneficjenci podkreślają, że przedstawiciele IW starają

się pomóc w sposób taki, żeby dane rozwiązanie odpowiadało obu stronom, beneficjentowi oraz

instytucji oraz potwierdzają, iż często występują o pomoc.

Dane pozyskane podczas indywidualnych wywiadów pogłębionych przeprowadzanych z Instytucjami

Wdrążającymi są spójne z informacjami z ankiet telefonicznych CATI oraz TDI, potwierdzają gotowość


127



do współpracy obu stron. Przedstawiciele Instytucji Wdrażających pozytywnie wypowiadają się

o stopniu poinformowania beneficjentów w kwestii możliwości uzyskania oferowanej pomocy.

Przedstawiciele IW potwierdzali m.in. realizację szkoleń oraz współpracę z beneficjentami na wielu

etapach realizacji projektów. Kontakty zostały uznane za mocno nasilone - przedstawiciel IW

stwierdził, że telefoniczne konsultacje są codziennością. Wywiady IDI przyniosły również informację,

że beneficjenci wolą skontaktować się z IW, skonsultować dane zagadnienie, niż podejmować

działania bez dookreślenia wytycznych. Przedstawiciel IW uznał, że obostrzeń, zasad jest tyle, że

z perspektywy beneficjenta kwestie formalne mogą być kłopotliwe.

Wywiady IDI z IW potwierdziły także zorientowanie beneficjentów, jeżeli chodzi o źródła możliwej do

uzyskania pomocy – zapytany przedstawiciel instytucji wdrażającej stwierdził, że beneficjenci nie mają

z tym żadnych problemów, mają przypisanego koordynatora, wiedzą dokładnie do kogo się zgłosić.

Inny przedstawiciel podczas wywiadu IDI również pozytywnie wypowiada się o stopniu

poinformowania beneficjentów – gdy wystąpi problem jest przekazywany do koordynatora, który

wskazuje gdzie beneficjent może znaleźć rozwiązanie danego zagadnienia (kontakt telefoniczny,

strona internetowa, itp.).

Pojawiły się także opinie, że IW są obarczane zbyt wieloma obowiązkami. Jeden z przedstawicieli

Instytucji Wdrażającej stwierdził, że czasami odnoszą wrażenie, że beneficjenci zgłaszają za dużo

pytań. Jego zdaniem IW jest instytucją, która przede wszystkim udziela wsparcia poprzez

dofinansowanie ze środków unijnych, niekoniecznie samej realizacji projektu. Beneficjent powinien

mieć wykwalifikowaną kadrę JRP oraz środki na pomoc techniczną. Przedstawiciel IW stwierdził, że

taka metoda pomocy niekoniecznie jest efektywna, gdyż ich instytucja musi zadać pytanie swojemu

prawnikowi, co wydłuża czas uzyskania odpowiedzi na dane pytanie, podczas gdy beneficjent sam

powinien dysponować taką pomocą.

Realizacja techniki badawczej FGI dostarczyła spójnych informacji z pozostałymi metodami

badawczymi.

Zgodnie z wyżej przedstawionymi informacjami pozyskanymi w toku realizacji badania ewaluacyjnego

można stwierdzić, że beneficjenci posiadają wiedzę na temat możliwej do uzyskania pomocy

w przygotowaniu i realizacji projektu, posiadają również w przeważającej większości prawidłowe

informacje na temat tego, gdzie należy się zgłosić, by stosowną pomoc uzyskać.

Uczestnicy badania CATI zostali zapytani o to, czy oferowana pomoc jest łatwo dostępna oraz

adekwatna do ich potrzeb. Wyniki zostały przedstawione na poniższym wykresie.


128



Wykres nr 91. Ocena łatwości dostępu do pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich [N=56]


Zgodnie z wyżej przedstawionymi danymi, większość respondentów (suma odpowiedzi zdecydowanie

się zgadzam i raczej się zgadzam – 73,2%) uznała że oferowana pomoc jest łatwo dostępna. Jedynie

14,3% ankietowanych uznało, że pomoc oferowana przez instytucje systemu wdrażania funduszy

europejskich nie jest łatwo dostępna. Zauważalne są niewielkie różnice pomiędzy beneficjentami

poszczególnych priorytetów. Odsetek respondentów wyrażających pozytywne opinie na temat

oferowanej pomocy w przypadku III Priorytetu wynosi 81,8%, co stanowi ponad 15% różnicę

w stosunku do beneficjentów I Priorytetu (64,7%). Ogółem 1,8% respondentów nie wyraziło swojego

zdania w tej kwestii.

Dane pozyskane w trakcie realizacji zogniskowanego wywiadu grupowego pozostają spójne

z wynikami ankiet telefonicznych CATI, jeden z uczestników badania fokusowego stwierdził, że

współpraca beneficjentów z instytucją oferującą pomoc przy realizacji projektu przebiega bardzo

sprawnie.

4,5%

9,1%

4,5%

63,6%

18,2%

0,0%

17,6%

11,8%

41,2%

29,4%

0,0%

11,8%

23,5%

41,2%

23,5%

1,8%

12,5%

12,5%

50,0%

23,2%

Zdecydowanie się nie zgadzam

Raczej się nie zgadzam

Ani tak, ani nie

Raczej się zgadzam

Zdecydowanie się zgadzam

Ogółem





129



Wykres nr 92. Ocena adekwatności oferowanej pomocy [N=58]


Uczestnicy badania ankietowego CATI poproszeni o ocenę adekwatności oferowanej pomocy udzielili

w większości odpowiedzi pozytywnej - 70,7% (suma odpowiedzi zdecydowanie się zgadzam oraz

raczej się zgadzam). Różnice pomiędzy beneficjentami poszczególnych priorytetów nie są duże,

sięgają kilku procent. Ogółem odsetek respondentów niezadowolonych z dostosowania pomocy do ich

potrzeb wynosi 15,5%. Rozbieżność negatywnych opinii co do adekwatności oferowanej pomocy

między pierwszą osią priorytetową (10,2%) a drugą (17,6%) wynosi niewiele ponad 7%.

Na podstawie wyżej przedstawionych analiz można wnioskować, że oferowana pomoc jest zdaniem

beneficjentów łatwo dostępna i odpowiednia do ich potrzeb – świadczą o tym w większości pozytywne

opinie udzielone na pytania dotyczące tych zagadnień.

Respondenci biorący udział w ankietach telefonicznych zostali zapytani również o stopień

wykorzystania pomocy oferowanej przez instytucje systemu wdrażania funduszy europejskich.

Poniższy wykres przedstawia strukturę odpowiedzi.

4,3%

13,0%

13,0%

56,5%

13,0%

0,0%

17,6%

5,9%

41,2%

35,3%

5,6%

5,6%

22,2%

44,4%

22,2%

3,4%

12,1%

13,8%

48,3%

22,4%

Zdecydowanie się nie zgadzam

Raczej się nie zgadzam

Ani tak, ani nie

Raczej się zgadzam

Zdecydowanie się zgadzam

Ogółem





130



Wykres nr 93. Stopień wykorzystania pomocy oferowanej przez instytucje systemu wdrażania

funduszy europejskich przez beneficjentów [N=58]


Zdecydowana większość ankietowanych beneficjentów korzystała dotychczas z oferowanej pomocy

(89,7%). Najwyższą, bo 100% liczbę pozytywnych odpowiedzi uzyskano wśród beneficjentów III

Priorytetu, w pozostałych osiach priorytetowych wyniki nie spadają poniżej 77% co można uznać za

zadowalający wynik. W czasie realizacji ankiet telefonicznych nie odnotowano wielu negatywnych

odpowiedzi, spośród ankietowanych beneficjentów 8,6% zadeklarowało brak korzystania z dostępnej

pomocy. Warto wspomnieć, że odpowiedzi negatywne nie pojawiły się wśród ankietowanych

reprezentujących III oś priorytetową. 1,7% respondentów nie udzieliło odpowiedzi na to pytanie.

Przedstawione zagadnienie zostało pogłębione pytaniem adekwatnym do udzielonej wcześniej

odpowiedzi przez respondentów. Beneficjenci korzystający z pomocy zostali poproszeni o wskazanie

jak często korzystali z dostępnej pomocy. Ankiety telefoniczne CATI dostarczyły informacji, że

określenie nawet przybliżonej liczby podjętych kontaktów z instytucjami oferującymi pomoc nie

oddawałoby charakteru współpracy - niemalże wszyscy respondenci, którzy udzielili twierdzącej

odpowiedzi na pytanie stwierdzili, że współpraca z odpowiednimi instytucjami ma charakter ciągły.

Istotę współpracy podobnie określili uczestnicy FGI, współpraca została uznana za proces ciągły, za

codzienność.

Uczestnicy ankiety telefonicznej CATI zapytani o zakres współpracy, wymieniali takie zagadnienia jak:

zakres merytoryczny, interpretacja wytycznych, procedury środowiskowe, kwalifikowalność wydatków,

ocena studium wykonalności.

Spośród 8,6% beneficjentów niekorzystających z oferowanej pomocy, 60% z nich na pytanie dlaczego

tego typu współpraca z odpowiednimi instytucjami nie została nawiązana odpowiedziało, że problemy

podczas przygotowania oraz realizacji projektu nie wystąpiły, czynniki generujące potrzebę szukania

pomocy w ich przypadku nie wystąpiły. Wśród ankietowanych beneficjentów pojawiła się jednostkowa

odpowiedź mówiąca, że niepodjęcie współpracy było spowodowane brakiem wiedzy o możliwości

uzyskania tego typu wsparcia.

0,00%

0,00%

100,00%

0,00%

11,80%

88,20%

5,60%

16,70%

77,80%

1,70%

8,60%

89,70%


Nie

Tak Ogółem





131



Podczas zogniskowanego wywiadu grupowego, przedstawiciele instytucji oferującej pomoc

beneficjentom zostali zapytani, czy występuje duże zainteresowanie tą pomocą. Przedstawione

w trakcie FGI opinie pozwalają twierdzić, że pomoc taka jest naturalna (…) na każdym etapie.

Dane pozyskane w trakcie realizacji indywidualnych wywiadów pogłębionych dostarczają spójnych

danych. Przedstawiciel IW zapytany o to jak wygląda współpraca i czy beneficjenci chętnie korzystają

z pomocy stwierdził, że jako instytucja wdrażająca, organizują bardzo dużo szkoleń, które cieszą się

zainteresowaniem beneficjentów. Zgodnie z pozyskanymi informacjami podczas IDI zainteresowanie

beneficjentów oferowaną pomocą jest odpowiednie - beneficjenci chętnie korzystają z tej oferowanej

IW pomocy, frekwencja na szkoleniach jest satysfakcjonująca.

Telefoniczne wywiady pogłębione również potwierdzają wcześniej uzyskane informacje, podkreślona

została po raz kolejny rola Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

w udzielaniu pomocy beneficjentom.

Inny uczestnik telefonicznego wywiadu pogłębionego stwierdził, że jako beneficjent projektu aktywnie

korzystali z oferowanej pomocy jeszcze przed podpisaniem umowy - odbyli szereg spotkań na których

przekazywane były uwagi i wskazówki, które pozwoliły przygotować projekt.

Zgodnie z przedstawionymi wyżej analizami, można stwierdzić że beneficjenci chętnie korzystają

z oferowanej pomocy. Wniosek ten znajduje potwierdzenie zarówno w metodzie ilościowej CATI, jak

i metodach jakościowych – cytowanych wypowiedziach z FGI, TDI oraz IDI.

Beneficjenci indywidualnych projektów zostali poproszeni o określenie, czy możliwość uzyskania

pomocy ze strony instytucji sytemu wdrażania funduszy europejskich jest ważna z ich perspektywy.

Poniższy wykres ilustruje opinie respondentów.

Wykres nr 94. Stopień istotności możliwości uzyskania pomocy ze strony instytucji systemu

wdrażania dla beneficjentów [N=58]


Odpowiedzi udzielone na tak sformułowane pytanie są w głównej mierze pozytywne – aż 87,9%

ankietowanych realizatorów projektów odpowiedziało, że oferowana pomoc jest dla nich istotna,

z czego ponad 50% beneficjentów udzieliło odpowiedzi „jest dla nas bardzo ważna”. Beneficjenci

0,0%

4,3%

47,8%

47,8%

0,0%

5,9%

17,6%

76,5%

5,6%

22,2%

16,7%

55,6%

1,7%

10,3%

29,3%

58,6%

Jest dla nas mało ważna

Nie jest dla nas ani ważna, ani nie ważna

Jest dla nas ważna

Jest dla nas bardzo ważna Ogółem





132



drugiej osi priorytetowej udzielili 76,5% tego typu odpowiedzi. Odsetek ankietowanych deklarujących,

że możliwość uzyskania pomocy nie jest dla nich ani ważna, ani nieważna przekroczył nieznacznie

10%, w I Priorytecie pojawiło się najwięcej tego typu odpowiedzi (ponad 20%). Należy również

odnotować, że odpowiedź iż oferowana pomoc jest mało ważna pojawiła się jedynie wśród

beneficjentów wyżej wymienionego projektu. Ogółem dla wszystkich osi priorytetowych wartość

procentowa negatywnych odpowiedzi nie przekracza 2%. Istotnym faktem jest również to, że żaden

z beneficjentów nie wskazał najniższej oceny na skali oceny pomocy (jest dla nas zdecydowanie

nieważna).

Powyższe dane uzyskane podczas realizacji ankiet telefonicznych CATI pozwalają stwierdzić, iż

oferowana pomoc ze strony instytucji systemu wdrażania jest ważna dla beneficjentów.

Jednym z celów realizowanego badania ewaluacyjnego było również określenie niedoskonałości

istniejącego systemu. Beneficjenci uczestniczący w badaniu ankietowym CATI zostali zapytani o to, co

należałoby poprawić, aby oferowana pomoc okazała się bardziej skuteczna i odpowiednia dla ich

potrzeb. W celu uzyskania satysfakcjonujących wyników pytanie miało formę otwartą – pozwalającą

na swobodny przepływ informacji. Pośród udzielonych odpowiedzi pojawiły się m.in. opinie mówiące,

że w pierwszej kolejności należałoby poprawić doświadczenie w praktyce instytucji oferującej pomoc,

Opinia ta nie jest jednostkowa, inny beneficjent stwierdził, że pracownicy tego typu instytucji powinni

być lepiej wyszkoleni od ich pracowników, by móc nieść efektywne wsparcie. Zwracano uwagę

również na to, że można zwiększyć efektywność pomocy poprzez częstsze spotkania między

instytucjami a beneficjentami, oraz należałoby zmniejszyć czas przepływu informacji. Beneficjenci

realizujący projekty zwracali także uwagę na fakt, że każdy projekt ma własne problemy i wymaga

indywidualnego podejścia. Inny respondent zwrócił uwagę na kwestię poruszaną w poprzednich

akapitach, twierdząc że pomoc powinno się jeszcze bardziej nagłaśniać. Obiekcje wystąpiły również w

stosunku do szkoleń, według beneficjentów należałoby zwiększyć ich liczbę. Według słów

przedstawiciela IW (dane pozyskane podczas IDI) istotną rzeczą jest, by nie traktować beneficjenta

jak petenta. Podstawą powinna być wzajemna współpraca i zaufanie. Podkreślone zostało, że

Instytucja Wdrażająca i beneficjent mają jeden wspólny cel - zrealizować przedsięwzięcie. Uczestnik

wywiadu TDI stwierdził, że osobom po raz pierwszy realizującym projekt unijny brakuje szkoleń

i kontaktu z pracownikami instytucji oraz informacji kierowanej bezpośrednio, nie tylko zamieszczonej

na stronach internetowych.

Inicjatywa JASPERS była jedynym z możliwych źródeł pomocy merytorycznej na etapie przygotowania

projektu dla beneficjentów projektów indywidualnych.


133



Wykres nr 95. Stopień wykorzystywania pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS przez beneficjentów [N=59]


Zgodnie z danymi pozyskanymi podczas realizacji ankiet telefonicznych, ponad połowa ankietowanych

(52,5%) korzystała z pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS. Największy odsetek

respondentów korzystających ze wspomnianej pomocy wystąpił wśród beneficjentów III Priorytetu PO

iIŚ. Pomoc JASPERS najmniej była wykorzystywana przez beneficjentów pierwszej osi, co znajduje

również odzwierciedlenie w odpowiedziach negatywnych (55,6%). Ogółem brak korzystania z pomocy

JASPERS zadeklarowało 45,8% respondentów.

W celu pogłębienia zagadnienia respondenci deklarujący wykorzystanie pomocy oferowanej przez

inicjatywę JASPERS w toku realizacji projektu zostali zapytani o ocenę wspomnianej inicjatywy. Wyniki

prezentuje poniższy wykres.

0,0%

37,5%

62,5%

0,0%

47,1%

52,9%

5,6%

55,6%

38,9%

1,7%

45,8%

52,5%


Nie

Tak

Ogółem





134



Wykres nr 96. Ocena pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS [N=29]


Spośród 52,5% respondentów deklarujących korzystanie z pomocy JASPERS aż 79,3% (suma bardzo

dobrze oraz dobrze) ocenia wspomnianą pomoc pozytywnie, z czego ponad jedna trzecia osób tej

grupy wskazała odpowiedź „bardzo dobrze”. Neutralnych odpowiedzi udzieliło 10,3% respondentów,

nie wystąpiły w ogóle w I Priorytecie. Suma negatywnych opinii na temat pomocy skierowanej do

beneficjentów przez inicjatywę JASPERS wynosi niewiele ponad 10%. Najniższa ocena na skali (bardzo

źle) została wykorzystana jednokrotnie, przez respondenta z trzeciej osi priorytetowej PO IIŚ.

Aby wystawione przez beneficjentów oceny nabrały większej wiarygodności, każdy respondent

korzystający z pomocy inicjatywy JASPERS został zapytany o powody takiej opinii. Wśród wypowiedzi

uczestników ankiety telefonicznej CATI przeważają opinie pozytywne, mówiące o tym, że wszystkie

uwagi ekspertów JASPERS były merytoryczne i pokrywały się z opisem ekspertów UE. Respondenci

podkreślają także kompetencję członków inicjatywy oraz takie aspekty jak wysoka jakość, konkretna

współpraca. Wartością dodaną współpracy było to, że pozwoliła ona na inne spojrzenie, możliwość

uwzględnienie rzeczy wcześniej nie dostrzeganych. Wśród nielicznych negatywnych wypowiedzi

pojawiają się uwagi dotyczące konkretnych osób, z którymi współpraca nie ułożyła się po myśli

beneficjentów.

Indywidualny wywiad pogłębiony z przedstawicielem instytucji zarządzającej – Ministerstwem Rozwoju

Regionalnego dostarczył informacji, że pomoc JASPERS przyczyniła się do przyśpieszenia weryfikacji

wniosków przez Komisję Europejską. Według pozyskanych w toku wywiadu informacji są beneficjenci,

którzy są zadowoleni z pomocy JASPERS, ponieważ zawsze to jest dla nich dodatkowa, zewnętrza

instytucja, która zweryfikuje pracę konsultanta. Przedstawiciel Instytucji zarządzającej zwraca uwagę

7,1%

0,0%

14,3%

57,1%

21,4%

0,0%

12,5%

12,5%

12,5%

62,5%

0,0%

14,3%

0,0%

57,1%

28,6%

3,4%

6,9%

10,3%

44,8%

34,5%

Bardzo źle

Źle

Ani dobrze, ani źle

Dobrze

Bardzo dobrze

Ogółem





135



również na fakt, że skuteczność, a przede wszystkim szybkość ich działania, zależy od tego co

przedstawi im beneficjent oraz później od tego, w jakiś sposób beneficjent jest w stanie wprowadzać

uwagi JASPERS. Uczestnik wywiadu stwierdził, że efektywność byłaby zapewne lepsza, gdyby była

możliwa współpraca na wcześniejszym etapie.

Przeprowadzone wywiady telefoniczne TDI dostarczyły kolejnych informacji i komentarzy na temat

inicjatywy JASPERS mówiących o tym, że oferowana pomoc ekspertów inicjatywy JASPERS była

bardzo rzeczowa i bardzo pomocna. Wskazówki pozwoliły uniknąć, czy też zminimalizować skutki

ewentualnych zagrożeń, na które wskazywali eksperci w czasie weryfikacji aplikacji beneficjenta

udzielającego wypowiedzi.

Zgodnie z powyższymi danymi można wyciągnąć wniosek, że stopień zadowolenia z oferowanej przez

inicjatywę JASPERS pomocy jest wysoki wśród beneficjentów mających styczność z tą formą pomocy.

Kolejne etapy współpracy z Instytucją Wdrażającą (Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska

i Gospodarki Wodnej bądź Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej) zostały

ocenione przez beneficjentów podczas badania ewaluacyjnego.

Wykres nr 97. Ocena współpracy z IW na kolejnych etapach realizacji projektu bez podziału na priorytety [N=58]


Poszczególne etapy współpracy z IW uzyskały notę pozytywną (suma dobrze i raczej dobrze)

w czterech przypadkach wynoszącą ponad 90%, w żadnym nie spadającą poniżej 70%.

Warto odnotować, że wśród ocen etapów przygotowania i zawarcia pre-umowy oraz przygotowania

projektu nie została wystawiona żadna nota negatywna. Wśród kolejnych etapów współpracy oceny

raczej źle oraz źle są sporadyczne, w żadnym przypadku nie przekraczają 6%. Etap realizacji został

0,00%

0,00%

0,00%

0,00%

0,00%

0,00%

5,30%

1,80%

1,80%

6,90%

8,80%

3,50%

3,60%

14,30%

24,10%

28,10%

26,30%

21,80%

25,00%

69,00%

63,20%

64,90%

72,70%

57,10%

przygotowanie i zawarcie pre-umowy

przygotowanie projektu

złożenie i ocena wniosku

przygotowania do podpisania umowy

realizacja projektu

Dobrze

Raczej dobrze


Raczej źle

Źle


136



oceniony najniżej przez ogół beneficjentów, jednakże pozytywne oceny przekraczają 70% co można

uznać za satysfakcjonujący wynik.

Podczas zogniskowanego wywiadu grupowego, na zadane pytanie o współpracę z IW na kolejnych

etapach została udzielona odpowiedź, że funkcjonuje ona w sprawny sposób.

Wyżej przedstawione dane pozwalają stwierdzić, że współpraca pomiędzy beneficjentami a instytucją

wdrażającą układała się w większości przypadków pomyślnie.

Poniżej zostały przedstawione oceny kolejnych etapów współpracy z IW beneficjentów poszczególnych

priorytetów.

Wykres nr 98. Ocena współpracy z IW na kolejnych etapach realizacji projektu – I Priorytet [N=18]


Beneficjenci I Priorytetu współpracę na kolejnych etapach oceniają pozytywnie, na każdym z nich

oprócz realizacji projektu, ocena ta przekracza 80%. Ocena „raczej źle” została wystawiona tylko na

ostatnim realizacyjnym etapie, który był również oceniony najniżej przez beneficjentów pozostałych

priorytetów.

0,00%

0,00%

0,00%

0,00%

16,70%

16,70%

11,10%

5,60%

16,70%

27,80%

22,20%

33,30%

27,80%

22,20%

55,60%

61,10%

55,60%

66,70%

55,60%





realizacja projektu

Dobrze

Raczej dobrze


Raczej źle


137



Wykres nr 99. Ocena współpracy z IW na kolejnych etapach realizacji projektu – II Priorytet [N=17]


Beneficjenci drugiej osi priorytetowej ocenili w 100% pozytywnie takie etapy współpracy z IW jak

przygotowanie i zawarcie pre-umowy, przygotowanie projektu oraz przygotowanie do podpisania

umowy. Beneficjenci tego priorytetu ocenili najbardziej pozytywnie współpracę z Instytucją

Wdrażającą, oceny negatywnie pojawiają się sporadycznie.

Wykres nr 100. Ocena współpracy z IW na kolejnych etapach realizacji projektu – III Priorytet [N=17]


12,50%

0,00%

0,00%

0,00%

0,00%

17,60%

29,4%

31,3%

18,8%

17,6%

17,6%

70,6%

68,8%

68,8%

82,4%

64,7%





realizacja projektu

Dobrze

Raczej dobrze


Raczej źle

0,00%

0,00%

0,00%

0,00%

4,80%

0,00%

0,00%

4,30%

5,00%

0,00%

4,30%

8,70%

0,00%

5,00%

9,50%

17,40%

30,40%

26,10%

20,00%

33,30%

78,30%

60,90%

69,60%

70,00%

52,40%





realizacja projektu

Dobrze

Raczej dobrze


Raczej źle

Źle


138



Beneficjenci trzeciej osi priorytetowej również na ogół pozytywnie oceniają współpracę z Instytucją

Wdrażającą na kolejnych etapach – oceny przekraczają 80% pozytywnych opinii, również na najniżej

ocenianym etapie realizacji projektu – wskazuje to na wysoki stopień satysfakcji z podjętej

współpracy. Można jednakże odnotować, że beneficjenci tego priorytetu jako jedyni wskazali dostępną

na skali ocen notę „źle” – wystąpiła w przypadku wyżej wspomnianego etapu realizacji.

Zadaniem Instytucji Wdrażających było także informowanie beneficjentów o możliwościach uzyskania

dodatkowego wsparcia w zakresie przygotowania dokumentacji oraz zmianach w wytycznych i aktach

prawnych. W badaniu CATI respondenci oceniali stopień informowania IW o możliwościach uzyskania

dodatkowego wsparcia w zakresie przygotowania dokumentacji oraz informowania przez IW

o zmianach w wytycznych i aktach prawnych.

Wykres nr 101. Ocena stopnia informowania IW o możliwościach uzyskania dodatkowego wsparcia w zakresie przygotowania dokumentacji [N=57]


Ponad 60% beneficjentów ocenia, że IW informowała o możliwościach uzyskania dodatkowego

wsparcia w zakresie przygotowania dokumentacji. Największy odsetek pozytywnych odpowiedzi

wystąpił w I Priorytecie PO IIŚ. Procent respondentów twierdzących, że Instytucja Wdrażająca nie

przedstawiała należytych informacji na wyżej wspomniany temat nie przekracza 8% co stanowi niską

wartość, najmniej pozytywnie na ten temat wypowiedzieli się beneficjenci II Priorytetu (17,7%).

4,5%

0,0%

22,7%

40,9%

31,8%

5,9%

11,8%

29,4%

5,9%

47,1%

0,0%

5,6%

22,2%

22,2%

50,0%

3,5%

5,3%

24,6%

24,6%

42,1%

Zdecydowanie nie

Raczej nie

Ani tak, ani nie

Raczej tak

Zdecydowanie tak

Ogółem





139



Wykres nr 102. Ocena stopnia informowania IW o zmianach w wytycznych i aktach prawnych [N=58]


Zmieniające się wytyczne oraz akty prawne niejednokrotnie przysporzyły beneficjentom projektów

indywidualnych dodatkowej pracy, dlatego należyte i w porę przekazywane informacje ze strony IW

na ten temat stanowią dużą wartość dla realizatorów projektów. Ponad 70% uczestników ankiety

telefonicznej CATI zadeklarowało, że wspomniane informacje były na bieżąco przekazywane przez

Instytucję Wdrażającą. Pośród poszczególnymi osiami priorytetowymi nie zachodzą istotne różnice

w tej ocenie. 12,1% beneficjentów oceniło, że IW nie informowała w należyty sposób o zmianach

w wytycznych i aktach prawnych, najmniej pozytywnie ocenili przepływ informacji beneficjenci II

Priorytetu (17,7%).

Przedstawiciel IW zapytany podczas indywidualnego wywiadu pogłębionego o to, czy niezbędne

informacje są przekazywane beneficjentom odpowiedział twierdząco dodatkowo zaznaczając, że

jakakolwiek niewiedza beneficjenta, powoduje powstanie problemów od razu w trzech projektach.

Można zatem stwierdzić, że należyte i terminowe przekazywanie informacji leży w interesie obu

zainteresowanych stron.

Zgodnie z prezentowanymi danymi, można wnioskować, że zdaniem beneficjentów Instytucje

Wdrażające w należyty sposób informowały o możliwościach uzyskania dodatkowego wsparcia

w zakresie przygotowania dokumentacji oraz zmianach w wytycznych i aktach prawnych. Odsetek

odpowiedzi negatywnych jest niewielki w porównaniu do wypowiedzi pozytywnych.

Pomoc oferowana beneficjentom przez system wdrażania funduszy europejskich podczas realizacji

projektów indywidualnych, by odnieść oczekiwany efekt powinna cechować się dużą skutecznością.

Respondenci zostali poproszeni o ocenę skuteczności skierowanej pomocy. Wyniki zostały

przedstawione na poniższym wykresie.

8,7%

4,3%

8,7%

21,7%

56,5%

11,8%

5,9%

17,6%

5,9%

58,8%

0,0%

5,6%

16,7%

22,2%

55,6%

6,9%

5,2%

13,8%

17,2%

56,9%

Zdecydowanie nie

Raczej nie

Ani tak, ani nie

Raczej tak

Zdecydowanie tak

Ogółem





140



Wykres nr 103. Ocena skuteczności udzielonego wsparcia [N=57]


Na podstawie uzyskanych danych możemy dostrzec, że zdecydowana większość respondentów –

ponad 85% deklaruje iż problemy, z którymi zgłosili się do instytucji oferującej tego typu pomoc

zostały rozwiązane. Największy odsetek usatysfakcjonowanych beneficjentów wystąpił wśród

beneficjentów II Priorytetu PO IIŚ. Niewiele ponad 10% respondentów nie określiło swojego zdania

dotyczącego oferowanej pomocy. Należy odnotować, że procent beneficjentów wyrażających

negatywne opinie odnośnie stopnia rozwiązywania problemów przez odpowiednie instytucje oferujące

pomoc jest znikomy (3,6%), tego typu oceny nie pojawiły się w ogóle w drugiej osi priorytetowej.

Podczas zogniskowanego wywiady grupowego (FGI) przedstawiciel beneficjentów stwierdził, że

współpraca układa się jak najbardziej pozytywnie. Powstające problemy rozwiązywane są w bieżących

kontaktach.

Jeden z uczestników telefonicznych wywiadów TDI stwierdził, że niesiona pomoc jest skuteczna –

według pozyskanych informacji Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej poprzez

udzieloną pomoc spowodował umożliwienie rozpoczęcia robót w 2008 roku. Inny uczestnik wywiadu

TDI zapytany o ocenę niesionej pomocy stwierdził, że jest bardzo pomocna i trafiona, kolejny dodał,

że pomoc jest udzielana i oczywiście problemy nasze są rozwiązywane.

Uzyskane wyniki pozwalają wnioskować, że instytucje powołane do pomocy beneficjentom podczas

realizacji projektów indywidualnych należycie spełniają swoją funkcję – w przeważającej większości

problemy z którymi beneficjenci zgłosili się do wspomnianych jednostek zostały rozwiązane, nie

narażając beneficjentów na ryzyko niemożności rozwiązania danego problemu. Powołując się na

wcześniej przytoczone wyniki, można także stwierdzić, że poszczególne elementy pomocy oferowanej

4,3%

0,0%

4,3%

52,2%

39,1%

0,0%

0,0%

11,8%

41,2%

47,1%

0,0%

5,9%

17,6%

58,8%

17,6%

1,8%

1,8%

10,5%

50,9%

35,1%

Zdecydowanie nie

Raczej nie

Ani tak, ani nie

Raczej tak

Zdecydowanie tak

Ogółem





141



beneficjentom oceniane są pozytywnie. Beneficjenci posiadają również prawidłowe informacje

o możliwościach uzyskania wsparcia.


142



3.6. Wzajemne relacje

Czy zachodzą istotne relacje pomiędzy odpowiedziami na pytania zamieszone w modułach I-IV

badania a:

a. osią priorytetową i działaniem, w którym realizowany jest dany projekt?

b. wielkością realizowanego projektu?

c. typem beneficjenta?

d. typem projektu środowiskowego?

e. województwem, regionem w którym beneficjent ma siedzibę lub w którym realizuje

projekt?

f. doświadczeniem beneficjenta w realizacji innych projektów współfinansowanych przez

Unię Europejską?

g. Inne relacje? Jakie?

Oś priorytetowa/działanie PO IiŚ

Najmniejsze trudności w przygotowaniu wykazu zamówień wraz z SIWZ wystąpiły

u beneficjentów projektów realizowanych w ramach Priorytetu II PO IiŚ Gospodarka

odpadami i ochrona powierzchni ziemi. Żadne trudności w tym zakresie nie wystąpiły w przypadku aż

81% projektów, natomiast w przypadku Priorytetu I i Priorytetu III żadne trudności nie

wystąpiły jedynie w przypadku odpowiednio 63% oraz 56% projektów.

Największe trudności w przygotowaniu merytorycznym i rzeczowym projektów od etapu

rozpoczęcia prac koncepcyjnych wynikające ze zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ

wystąpiły w przypadku Priorytetu I Gospodarka wodno-ściekowa. Na tego typu problemy

wskazało aż 74% beneficjentów projektów realizowanych w ramach tego Priorytetu. W przypadku

Priorytetu II PO IiŚ wskaźnik ten wynosi 25%, natomiast w przypadku Priorytetu III 37,5%

beneficjentów.

Problemy przy pozyskiwaniu wkładu własnego wystąpiły najrzadziej w przypadku

Priorytetu II Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi, gdzie na tego typu

problemy wskazało tylko 7% beneficjentów. W przypadku Priorytetu I było to 23,5%, natomiast

w przypadku Priorytetu III 22% beneficjentów.

Jeżeli chodzi o ocenę dostępu pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich,

to najsłabiej jest ona oceniana przez beneficjentów Priorytetu I Gospodarka wodno-

ściekowa, spośród których tylko 59% zgadza się ze stwierdzeniem, że „oferowana pomoc ze strony

systemu wdrażania funduszy europejskich jest łatwo dostępna”. W przypadku beneficjentów Priorytetu

II wskaźnik ten wynosi 75%, natomiast w przypadku Priorytetu III aż 82%.

Ocena adekwatności oferowanej pomocy do potrzeb beneficjentów również jest zróżnicowana

w zależności od Priorytetu, w którym dany beneficjent realizuje projekt. Najlepiej oceniana jest

adekwatność wsparcia przez beneficjentów Priorytetu II (81% beneficjentów zgadza się ze

stwierdzeniem, że oferowana pomoc jest odpowiednia do ich potrzeb), natomiast słabiej w przypadku

beneficjentów Priorytetu I (67%) oraz Priorytetu III (70%).

Wielkość projektu

Wszystkie analizowane projekty podzielono na grupę projektów „małych” (wartość do 50 mln euro)

oraz „dużych” (wartość powyżej 50 mln euro). Spośród projektów analizowanych w toku badania CATI

2/3 to projekty małe natomiast 1/3 to projekty duże.

Analiza statystyczna wykazała następujące różnice pomiędzy projektami dużymi, a projektami małymi:


143



- w przypadku projektów dużych częściej (40%) niż w projektach małych (25%)

występowały problemy w przygotowaniu studium wykonalności,

- beneficjenci projektów dużych częściej (80%) niż beneficjenci projektów małych

(45%) korzystali z pomocy NFIŚiGW, WFOŚiGW lub MŚ przy tworzeniu studium

wykonalności,

- beneficjenci projektów dużych częściej (29,5%) niż beneficjenci projektów

małych (12,5%) mieli problemy przy pozyskiwaniu wkładu własnego na realizację

projektów.

Typ beneficjenta

W toku badania beneficjentów podzielono na dwie zasadnicze grupy ze względu na ich formę prawną:

jednostki samorządu terytorialnego, ich związki i stowarzyszenia oraz podmioty świadczące usługi

wodno-ściekowe i inne w ramach realizacji obowiązków własnych gmin.

Analiza statystyczna wykazała, że typ beneficjenta nie jest zmienną istotnie różnicującą występowanie

bądź nie występowanie problemów związanych z realizacją projektów. Nie jest to też zmienna

różnicująca postawę beneficjentów wobec instytucji systemu wdrażania funduszy europejskich.

Typ projektu środowiskowego

Analiza statystyczna wykazała, że typ projektu środowiskowego nie jest zmienną istotnie różnicującą

występowanie bądź niewystępowanie problemów związanych z realizacją projektów. Nie jest to też

zmienna różnicująca postawę beneficjentów wobec instytucji systemu wdrażania funduszy

europejskich.

Województwo

Rozproszony rozkład geograficzny analizowanych w ramach badania CATI projektów (od 1 do

maksymalnie 11 projektów w każdym z województw) uniemożliwia przeprowadzenie efektywnego

porównania pomiędzy województwami. Zauważyć można jedynie relatywnie bardzo sprawną

realizację projektów w woj. śląskim, gdzie sygnalizowane w raporcie problemy z realizacją

projektów występowały bardzo rzadko. Na drugim biegunie znajduje się z kolei województwo

pomorskie, gdzie omawiane w niniejszym raporcie problemy wystąpiły statystycznie częściej niż

w innych częściach kraju.

Doświadczenie beneficjenta

Co ciekawe beneficjenci, których na etapie analizy danych z badania CATI zakwalifikowano jako

„posiadający doświadczenie w realizacji projektów unijnych” doświadczali nieznacznie mniej

problemów ze sprawną realizacją projektu niż beneficjenci, których zakwalifikowano jako „nie

posiadający doświadczenia w realizacji projektów unijnych”, choć różnice w tym zakresie nie były

bardzo istotne. Beneficjenci doświadczenie lepiej radzili sobie – co oczywiste – z prognozowaniem

problemów, które mogą wystąpić w toku realizacji projektów, a także z takimi elementami jak zmiana

prawa/wytycznych związanych z realizacją projektów itp.

Inne relacje

W toku analizy statystycznej wyników badania CATI z beneficjentami nie zidentyfikowano innych

istotnych (w sensie logicznym i równocześnie statystycznym) relacji pomiędzy analizowanymi

zmiennymi. Świadczy to o tym, że sytuacja w ramach poszczególnych projektów kształtowana jest

raczej przez czynniki (rozumiane zarówno jako doświadczenie beneficjenta, kompetencje, zasoby, jak

i czynniki zewnętrzne) „indywidualne” – specyficzne dla każdego projektu/beneficjenta niż przez


144



czynniki „systemowe” tj. takie właściwości/sytuacje, które można przypisać pewnej grupie

beneficjentów/projektów, a których nie posiadają inne projekty/inni beneficjenci.


145



Analiza SWOT

Mocne strony przygotowania beneficjentów do

realizacji projektów i absorpcji środków z UE

Słabe strony przygotowania beneficjentów do


Przygotowanie do realizacji projektów i absorpcji

środków:

charakterystyka beneficjentów

(doświadczenie, struktura) w dużym stopniu pokrywa się z wypracowanym w

ramach badania „idealnym typem

beneficjenta”, liczba osób zaangażowanych w realizację

projektów jest wystarczająca do należytej

i terminowej realizacji projektów, w zdecydowanej większości beneficjenci

(ponad 80%) posiadali zabezpieczenie

wkładu własnego na realizację projektu, 75% beneficjentów przewidziało sytuację

przerw pomiędzy wpływem zaliczek oraz

przewidziało również środki na

zapewnienie płynności finansowej pomiędzy kolejnymi transzami,

przy ustalaniu zakresu rzeczowego

beneficjenci identyfikowali braki/potrzeby przy pomocy różnych metod/ technik- były to

zarówno konsultacje społeczne, potrzeby

zgłaszane przez mieszkańców, a także ekspertów i rzeczoznawców,

rozpoczęcie działań związanych z

przygotowaniem dokumentacji aplikacyjnej jeszcze przed wpisaniem na listę projektów

indywidualny, rozpoczęcie prac koncepcyjnych przed

wpisaniem na listę projektów indywidualnych,

prawie 46,2% beneficjentów uzyskało prawo

do dysponowania gruntem jeszcze przed

wpisaniem na listę projektów indywidualnych, dobra znajomość prawa wspólnotowego

dobra znajomość kwestii związanych z

podatkiem VAT i jego kwalifikowalnością

wiedza beneficjentów na temat możliwej do

uzyskania pomocy w przygotowaniu i realizacji projektu,

stopień wykorzystywania przez beneficjentów

możliwej do uzyskania pomocy,

ciągła współpraca beneficjentów z IW,

korzystanie z oferowanej pomocy.

Identyfikacja ryzyk: podejmowanie działań zaradczych mających

na celu minimalizację najpoważniejszych ryzyk

Przygotowanie do realizacji projektów i absorpcji

środków:

przy wyborze wykonawcy studium

wykonalności głównym kryterium była cena, co niekoniecznie przekłada się na

wysoką jakość oferowanych usług,

problemy z kwestiami finansowymi (m.in.:

problemy z pozyskaniem źródeł finansowania), problemy związane z zakresem rzeczowym

projektu (m.in.: problemy z ostatecznym

zdefiniowaniem zakresu rzeczowego, konieczność wprowadzania zmian),

wystąpienie problemów związanych z

organizacją wewnętrzną projektu (m. in.: rotacja w zespole projektowym, praca

członków zespołu projektowego po godzinach),

jedynie połowa beneficjentów korzystała

z procedur związanych z zarządzaniem procesem przygotowania projektu

wypracowanych podczas realizacji innych projektów.

Identyfikacja ryzyk: brak w zespole projektowym osób

odpowiedzialnych wyłącznie za identyfikację

ryzyk, nieprzewidywanie ,,oczywistych” problemów

występujących na etapie realizacji projektu.


146



Mocne strony przygotowania beneficjentów do


Słabe strony przygotowania beneficjentów do


(w tym bieżący monitoring, kontakt z ekspertami, tworzenie kart ryzyk itp.),

właściwa identyfikacja problemów związanych

z zagadnieniami finansowymi na etapie przygotowania projektów,

zdolność przewidywania problemów

związanych ze zjawiskami zewnętrznymi na etapie przygotowywania projektu.

Szanse przygotowania beneficjentów do


Zagrożenia przygotowania beneficjentów do


Pomoc ze strony instytucji systemu wdrażania:

dostępność oferowanej pomocy i jej

adekwatność do potrzeb beneficjentów,

wysoka skuteczność pomocy oferowanej

przez instytucje systemu wdrażania należyty sposób informowania beneficjentów

przez IW o możliwościach uzyskania

dodatkowego wsparcia w zakresie

przygotowania dokumentacji i zmianach w wytycznych i aktach prawnych,

możliwość skorzystania z pomocy w ramach

inicjatywy Project Pipeline

Wyznaczenie aglomeracji:

kwestia wyznaczenia aglomeracji (oraz ich

granic), które powinny być wyposażone

w system kanalizacji zbiorczej i oczyszczalnie ścieków, nie wpłynęła negatywnie na żaden

projekt natomiast w przypadku prawie 30%

projektów wpłynęła pozytywnie na ich realizację.

Przygotowanie do realizacji projektów:

wpływ zmian prawa oraz wytycznych PO

IiŚ powodujący utrudnienia w przygotowaniu

merytorycznym i rzeczowym projektów od etapu rozpoczęcia prac koncepcyjnych,

najbardziej problematycznym etapem

przygotowania do realizacji projektów było dla

beneficjentów pozyskiwanie dokumentacji związanej z przeprowadzeniem

postępowania ws. oceny oddziaływania na środowisko,

pozyskiwanie pozwoleń na budowę (w tym

uzyskanie prawomocnych decyzji

lokalizacyjnych), upadłość wykonawców,

utrudnianie przez niewybranych wykonawców

rozstrzygnięcia w przetargu skutkuje

opóźnieniami w realizacji projektów, brak akceptacji społecznej dla realizowanych

przedsięwzięć,

koszty finansowe poniesione przez

beneficjentów podczas starań o dofinansowanie z UE,

czasochłonny proces przygotowania

dokumentacji wraz z wnioskiem o

dofinansowanie


147



Drzewa celów i problemów

DRZEWO PROBLEMÓW

S

SKUTKI

PROBLEMY GŁÓWNE PRZYCZYNY

Opóźnienia i

utrudnienia w

realizacji projektów

Długi czas potrzebny na

przeprowadzenie postępowania ws.


Upadłość wykonawców

Zmiany prawa oraz wytycznych

PO IiŚ

Zmiany prawa oraz niedostosowanie

prawa polskiego do unijnego


Protesty mieszkańców

Niska jakość złożonej przez beneficjentów

dokumentacji

Zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ

wprowadzane są w oparciu o

doświadczenie instytucji systemu

wdrażania w celu ujednolicenia i

usprawnienia procesu wdrażania

projektów

Zmiany prawa oraz wytycznych stanowią

odpowiedź na potrzeby beneficjentów

Sytuacja/kryzys w branży

Wykonywanie prac za bardzo niskie ceny

PRZYCZYNY

Głównym kryterium

wyboru

wykonawców jest

cena.

Niezadowolenie

mieszkańców z realizacji

projektu w ich okolicy

Konieczność weryfikacji

dużej liczby

dokumentów

Późne rozpoczęcie

przygotowywania

niezbędnej

dokumentacji przez

beneficjentów


148



DRZEWO CELÓW

S

CEL GŁÓWNY

CEL CEL

Należyta i

terminowa realizacja

projektów

Skrócenie czasu potrzebnego na

przeprowadzenie postępowanie ws.


Stabilna sytuacja wykonawców

Stabilność prawa oraz wytycznych

PO IiŚ

Stabilność oraz dostosowanie prawa

polskiego do unijnego

Skrócenie czasu trwania procedur

Wyższa jakość złożonej przez

beneficjentów dokumentacji

Opracowanie ostatecznych i jednolitych

przepisów i wytycznych usprawniających


Stabilna sytuacja w branży

Wykonywaniem prac za ceny adekwatne

do ich zakresu

CEL

Wprowadzenie

poza

cenowych

kryteriów ocen


149



Tabela wniosków i rekomendacji TABELA WDRAŻANIA REKOMENDACJI OBECNY OKRES PROGRAMOWANIA

Lp. Tytuł raportu Wniosek Rekomendacja

Adresat

rekomendacji Sposób wdrożenia

Status:

stan

wdrożenia

Termin

realizacji

1. „Ocena stopnia

przygotowania

beneficjentów

projektów

indywidualnych

w ramach osi I-

III PO IiŚ do

realizacji

projektów,

absorpcji

środków z Unii

Europejskiej

oraz

identyfikacji

obszarów

ryzyka”

Dla sprawnej i należytej

realizacji projektu istotne

jest, aby w instytucji

realizującej projekt

wyodrębniona została

jednostka zajmująca się tylko

pracami związanymi z

realizacją projektu;

koordynator (lub jeden z

członków zespołu

projektowego) pracował

także w fazie tworzenia

założeń projektu; odbycie

przez koordynatorów szkoleń

z metodologii zarządzania

projektami.

(str.41-44)

Rozpowszechnianie

wiedzy na temat

najskuteczniejszych

metod zarządzania.

(str.44)

IP z udziałem

IW oraz IZ

Działania informacyjne

mające na celu

wskazywanie

beneficjentom

najskuteczniejszych metod

zarządzania- stworzenie

poradnika.

Do wdrożenia

w całości.

2013 r.

2. „Ocena stopnia

przygotowania

beneficjentów

projektów

indywidualnych

w ramach osi I-

Częste zmiany wytycznych

utrudniają beneficjentom


(str.65-66)

Bieżące informowanie

beneficjentów o

wszelkich zmianach w

wytycznych.

(str.65-66)

IW Stworzenie listy

mailingowej wszystkich

beneficjentów PO IiŚ

newslettera informacji o

zmianach w wytycznych.

Do wdrożenia

w całości.

I kwartał

2013

roku.


150



TABELA WDRAŻANIA REKOMENDACJI OBECNY OKRES PROGRAMOWANIA


Adresat


Status:

stan

wdrożenia

Termin

realizacji

III PO IiŚ do

realizacji

projektów,

absorpcji

środków z Unii

Europejskiej

oraz

identyfikacji

obszarów

ryzyka”

3. „Ocena stopnia

przygotowania

beneficjentów

projektów

indywidualnych

w ramach osi I-

III PO IiŚ do

realizacji

projektów,

absorpcji

środków z Unii

Europejskiej

oraz

identyfikacji

obszarów

Różnorodność typów

projektów i realizujących ich

beneficjentów wymaga nieco

bardziej

zindywidualizowanego

podejścia do zapisów

dokumentów strategicznych i

wytycznych.

(str.65-66)

Konsultowanie

dokumentów

strategicznych z

Beneficjentami

(przedstawicielami

różnych typów

Beneficjentów).

(str.65-66)

IZ IZ opracowując zmiany w

dokumentach

strategicznych i

wytycznych powinna

rozsyłać beneficjentom ich

projekty do konsultacji

przed ich oficjalną

publikacją.

Do wdrożenia

w całości.

2013 r.


151



TABELA WDRAŻANIA REKOMENDACJI OBECNY OKRES PROGRAMOWANIA


Adresat


Status:

stan

wdrożenia

Termin

realizacji

ryzyka”


152



TABELA WDRAŻANIA REKOMENDACJI NA PRZYSZŁY OKRES PROGRAMOWANIA


Adresat


Status:

stan

wdrożenia

Termin

realizacji

1. „Ocena stopnia

przygotowania

beneficjentów

projektów

indywidualnych

w ramach osi I-

III PO IiŚ do

realizacji

projektów,

absorpcji

środków z Unii

Europejskiej

oraz

identyfikacji

obszarów

ryzyka”

Poprawne opracowanie

procedur udzielenia

zamówienia publicznego

pozwala usprawnić proces

wyłonienia wykonawcy oraz

uniknąć korekt finansowych.

(str.49-50)

Zapewnienie wsparcia

zewnętrznego w

procesie przygotowania

dokumentów

przetargowych. Osoba

dokonująca przeglądu

przygotowanej przez

beneficjenta

dokumentacji

przetargowej powinna

być dobrze zapoznana z

zakresem

i specyfiką danego

projektu.

(str.49-50)

IW Zapewnienie wsparcia ze

strony opiekuna projektu

na etapie przygotowania

procedury przetargowej.

Do wdrożenia

w całości.

2014 r.

2. „Ocena stopnia

przygotowania

beneficjentów

projektów

indywidualnych

w ramach osi I-

III PO IiŚ do

Nie wszyscy beneficjenci

(zarówno ci posiadający

doświadczenie, jak i ci nie

posiadający go) są w stanie

przewidzieć ryzyka (w tym

ryzyka oczywiste), które

potencjalnie mogą wystąpić

Wskazanym jest

opracowanie zbioru

opisanych

najpoważniejszych i

najczęściej

występujących ryzyk i

trudności w trakcie

IZ/IP Stworzenie katalogu

najczęstszych problemów,

które występują przy

realizacji danego typu

projektu (realizacji przez

określony typ

Beneficjenta) wraz z

Do wdrożenia

w całości.

2014 r.


153





Adresat


Status:

stan

wdrożenia

Termin

realizacji

realizacji

projektów,

absorpcji

środków z Unii

Europejskiej

oraz

identyfikacji

obszarów

ryzyka”

w trakcie realizacji

projektów.

(str.110)

realizacji projektu, z

którego będą mogli

korzystać beneficjenci

projektów

indywidualnych w

ramach PO IiŚ (przede

wszystkim na etapie

przygotowania projektu i

identyfikacji ryzyk).

(str.110)

możliwymi rozwiązaniami.

3. „Ocena stopnia

przygotowania

beneficjentów

projektów

indywidualnych

w ramach osi I-

III PO IiŚ do

realizacji

projektów,

absorpcji

środków z Unii

Europejskiej

oraz

identyfikacji


indywidualnych napotykają

problemy z uzyskaniem

koniecznych do złożenia

wniosku o dofinansowanie

zaświadczeń i pozwoleń

(przede wszystkim decyzji

ws. oceny oddziaływania na

środowisko), co może

powodować opóźnienia.

(str.59-63)

Czas oszacowany na

uzyskanie pozwoleń

powinien być realny, a

kroki formalno-prawne

podjęte jak

najwcześniej.

(str.59-63)

Beneficjenci (za

pośrednictwem

IP/IW)

Opracowanie dla

beneficjentów zestawu

najczęściej

pojawiających się

problemów w tym

obszarze wraz

z przykładami ich

rozwiązań.

Do wdrożenia

w całości.

2014 r.


154





Adresat


Status:

stan

wdrożenia

Termin

realizacji

obszarów

ryzyka”


155



Lista dobrych praktyk

Niektóre ryzyka oraz problemy, na które napotykają beneficjenci mają charakter zewnętrzny i są

trudnie do przewidzenia na etapie przygotowania do realizacji projektu. Ryzyka te mogą więc wystąpić

także w przyszłej perspektywie finansowej 2014-2020. Na podstawie przeprowadzonego badania

ewaluacyjnego zdiagnozowano problematyczne kwestie, które mogą wystąpić również w przyszłej

perspektywie finansowej. Problemy te przedstawione zostały poniżej w sposób hierarchiczny:

• zmiany prawa oraz wytycznych POIiŚ,

• długi czas oczekiwania na ocenę oddziaływania na środowisko,

• upadłość wykonawców,

• niewystarczająca liczba osób w zespole projektowym

• małe doświadczenie zespołu projektowego

W toku badania poza rekomendacjami opracowana zastała także lista dobrych praktyk związanych z

realizacją projektów indywidualnych w ramach osi I-III PO IiŚ 2007- 2013. Rekomendacje oraz dobre

praktyki mogą wpłynąć na sprawniejszą realizację projektów w przyszłej perspektywie finansowej

2014-2020:

identyfikacja ryzyk poprzez bieżący monitoring oraz regularne narady z wykonawcami

projektu;

ścisła współpraca pomiędzy Beneficjentem a Inżynierem Kontraktu;

dokonanie wnikliwej i rzetelnej analizy finansowej, w związku ze zdiagnozowanymi przez

beneficjenta na etapie przygotowania projektu ryzykami, związanymi z zakresem rzeczowym

projektu oraz problemami związanych z kwestiami finansowymi. Pozwoliło to uzyskać

pewność, że tego rodzaju zagrożenia nie wystąpią na etapie realizacji projektu;

inwestowanie w Jednostkę Realizującą Projekt – podwyższanie kwalifikacji pracowników

poprzez ich uczestnictwo w licznych szkoleniach oraz studiach podyplomowych;

wzmocnienie zespołu projektowego poprzez zatrudnienie niezbędnych specjalistów,

(inspektorów nadzoru budowlanego, posiadających konieczną wiedzą i uprawniania).

Pozwoliło to na ograniczenie ryzyka nienależytego wykonania robót budowlanych przez

wykonawców;

przeprowadzenie ankiety wśród mieszkańców - konsultacje społeczne dzięki którym

beneficjent otrzymał bardzo wysokie poparcie społeczne na realizację projektu;

identyfikacja ryzyk poprzez określenie odpowiednich terminów związanych z wykonaniem prac

pod kątem możliwości wystąpienia zagrożenia wobec określonych gatunków roślin i zwierząt

oraz identyfikacja zagrożeń dotyczących wydłużenia terminów płatności dla wykonawców

zleconych usług. Działania te były nie tylko przewidziane, ale także monitorowane, dlatego nie

wpłynęło to na żadne istotne zakłócenia w realizacji projektu.


156



Załączniki

Załącznik nr 1- Case study

Główny celem przedmiotowego badania była ocena przygotowania projektów indywidualnych

realizowanych w ramach PO IiŚ. Jednak cele szczegółowe i pytania ewaluacyjne skupiały się nie tylko

na ocenie stopnia przygotowania beneficjentów do realizacji projektów i absorpcji środków UE, ale przede wszystkim na ocenie przygotowania beneficjentów do identyfikacji i przezwyciężania

problemów i ryzyk na etapie przygotowania i realizacji projektu. Ważnym modułem w realizacji badania była też ocena skuteczności pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich.

Przedstawione przykłady case study są o tyle nietypowe, a tym samym interesujące, że znajdują się

w nich nie tylko projekty wzorcowe, których realizacja przebiega lub przebiegała bez istotnych dla realizacji projektu zakłóceń. Nie jest możliwym wskazanie projektu, który na etapie konceptualizacji

idealnie określiłby ryzyka, i Beneficjenta, który na etapie wdrażania idealnie wypracowałby sposoby ich niwelacji. Tym bardziej, że na każdym szczeblu wdrażania realizacji projektu pewnego rodzaju ryzyk

nie można nie tylko przewidzieć a czasami nawet skutecznie wyeliminować. Dlatego też do case study

starano się wybrać również projekty trudne - wieloproblemowe, w których pomimo szeregu czynników zakłócających, Beneficjenci podejmują wysiłki ich minimalizacji i dążą do ich przezwyciężenia.

Oczywiście w poniższym zbiorze znajdują się także projekty, których realizacja przebiega bardzo sprawnie i zgodnie z harmonogramem.

W przedstawionych projektach starano się zidentyfikować wszystkie istotne dla rzetelnej oceny stopnia przygotowania Beneficjentów zagadnienia badawcze, co też zawarto w przestawionych strukturach

opisów.

Do wyłonienia case study – oprócz jak najobiektywniejszej oceny badaczy – skorzystano z pomocy przedstawicieli IZ oraz IW. Opisu wyłonionych przypadku dokonano głównie na podstawie desk

research (m.in. wnioski projektowe), badania techniką CATI, telefonicznych indywidualnych wywiadów pogłębionych (TDI) oraz kwerendy internetowej.

I CASE STUDY

1. INFORMACJE OGÓLNE

PRIORYTET: I Gospodarka wodno-ściekowa

DZIAŁANIE: 1.1 Gospodarka wodno-ściekowa w aglomeracjach powyżej 15 tys. RLM

ORIENTACYJNY KOSZT CAŁKOWITY PROJEKTU: ok. 200,00 mln PLN

STATUS PROJEKTU: Etap realizacji

OKRES REALIZACJI PROJEKTU: 2007-2012

UZASADNIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu było

bardzo dobre przygotowanie Beneficjenta do realizacji projektu, zarówno pod względem identyfikacji ryzyk na etapie projektowania, jak i w ich przezwyciężaniu

na etapie realizacji. Dodatkowo mocną stroną Beneficjenta było dobre przygotowanie w zakresie organizacyjnym oraz skuteczne działania w zakresie

niwelowania ryzyk związanych z etapem kontraktowania.


157



2. CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU

Projekt obejmuje wzmocnienie spójności gospodarczej i społecznej poprzez uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej na obszarze aglomeracji położonej w zachodniej części Polski. Wielkość

aglomeracji nie przekracza 50 000 mieszkańców.

W efekcie realizacji projektu nastąpi rozbudowa i przebudowa stacji uzdatniania wody, rozbudowa

i przebudowa oczyszczalni ścieków oraz budowa sieci wodno-kanalizacyjnych. Nastąpi także

uporządkowanie systemu kanalizacji w śródmieściu miasta.

Nadrzędnym celem projektu jest wzmocnienie spójności społeczno-gospodarczej na terenie objętym

projektem poprzez: zwiększenie dostępności do sieci wodociągowej mieszkańców, zwiększenie dostępności do sieci kanalizacyjnej, podniesienie standardu życia mieszkańców, zwiększenie

atrakcyjności inwestycyjnej terenów, wzmocnienie lokalnego potencjału tworzenia miejsc pracy, zmniejszenie zagrożeń dla zdrowia mieszkańców.

Celem przedsięwzięcia jest wzmocnienie w zakresie: wyposażenia mieszkańców obszaru projektu

w sieci kanalizacyjne umożliwiające zebranie ścieków i odprowadzenie ich do oczyszczalni, unieszkodliwiania osadów ściekowych poprzez zastosowaną technologię i ich dalsze

zagospodarowanie, dostarczenie mieszkańcom aglomeracji wody odpowiedniej jakości. Celem realizacji projektu jest zapewnienie mieszkańcom wody o parametrach jakościowych spełniających

obowiązujące wymagania oraz odbioru ścieków wraz z ich oczyszczaniem zgodnie z obowiązującymi

przepisami.

Mierzalnym celem projektu będzie zwiększenie stopnia skanalizowania oraz zwodociągowania

na poziomie aglomeracji a także zmniejszenie ładunku BZT5 w ściekach odprowadzonych do odbiorników (rzek, jezior) poprzez likwidację niekontrolowanych zrzutów ścieków.

Projekt przyczyni się do efektywnego wdrażania przepisów i rozwiązań technicznych z zakresu ochrony środowiska, wymaganych w prawie polskim i Unii Europejskiej. Przedsięwzięcie przyczyni się

do wypełnienia zapisów Traktatu Akcesyjnego dotyczących wyposażenia aglomeracji w zbiorczy

system odprowadzania ścieków. Realizacja projektu przyczyni się do osiągnięcia celów ogólnej strategii w zakresie ochrony środowiska na szczeblu międzynarodowym, krajowym, wojewódzkim,

regionalnym i lokalnym.

3. OCENA STOPNIA PRZYGOTOWANIA BENEFICJENTA DO REALIZACJI PROJEKTU

Beneficjent rozpoczął działania związane z pracami koncepcyjnymi i przygotowywaniem dokumentacji

aplikacyjnej w 2005 r. Nad początkową fazą projektu pracowało aż 10 osób, przez okres około 5-6 lat.

Przygotowania organizacyjne związane z realizacją projektu Beneficjent rozpoczął rok później, przed

wpisaniem na listę projektów indywidualnych. Najbardziej

czasochłonnym element przygotowania do realizacji projektu było przygotowanie dokumentacji wraz

z wnioskiem o dofinansowanie oraz przygotowanie studium wykonalności.

Beneficjent nie posiada doświadczenia w realizacji inwestycji finansowanych ze środków unijnych ani

z innych źródeł zewnętrznych. Nie zrealizował też żadnej inwestycji podobnej pod kątem rzeczowym do tej, która jest realizowana w ramach projektu indywidualnego. Jednak brak doświadczenia został

zrekompensowany korzystaniem z pomocy doświadczonych firm zewnętrznych. W fazie przygotowania projektu uzyskano wsparcie specjalistów w zakresie dotyczącym procedur zarządzania projektem,

procedur zawierania umów, monitorowania realizacji projektów, weryfikacji dokumentacji projektowej,

technicznej oraz w zakresie obowiązków związanych z zarządzaniem projektem prowadzenia działań promocyjnych.

Odpowiednio wcześniej zaplanowane

przygotowaniem dokumentów i umów związanych z planowaną

inwestycją służą zapobieganiu

powstałych przesunięć w aplikacji o środki.


158



W strukturach Beneficjenta wyodrębniona została jednostka organizacyjna powołana wyłącznie

do realizacji projektów, w jej skład wchodzi 10 osób. Wskazana liczba członków zespołu projektowego jest zdaniem Beneficjenta wystarczająca do należytej i terminowej realizacji przedsięwzięcia. Tym

bardziej, że osoby wchodzące w skład zespołu projektowego pracują wyłącznie nad projektem i posiadają odpowiednie doświadczenie zawodowe oraz wykształcenie specjalistyczne, co pozwala

sprawnie realizować poszczególne zadania w ramach wieloetapowego projektu.

Koordynator projektu - MAO pełni funkcję Prezesa

Zarządu. Koordynator projektu pracował w fazie wczesnego planowania i tworzenia założeń projektu.

W zespole projektowym nastąpiła rotacja tylko na jednym stanowisku, co nie miało wpływu na realizację

projektu. Ponadto nie nastąpiły żadne zmiany

w organizacji wewnętrznej Beneficjenta. Niektórzy z członków zespołu projektowego przeszli szkolenie

z metodologii zarządzania projektami. Beneficjent nie planuje realizacji szkoleń w przyszłości.

Podczas realizacji projektu Beneficjent korzystał z wypracowanych procedur związanych

z zarządzaniem procesem przygotowania projektu (procedury opisujące schemat organizacyjny, zakres obowiązków poszczególnych członków, udzielanie zamówień, kwestie finansowe, obieg faktur,

monitoring).

Podczas starań o dofinansowanie z UE Beneficjent poniósł niewielkie koszty finansowe. Zostały one

przeznaczone na przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej wraz z studium wykonalności. Koszty początkowe związane z przygotowaniem do realizacji projektu zostały pokryte ze środków własnych.

Koszty związane z przygotowaniem wniosku o dofinansowanie nie zagrażały realizacji projektu.

Beneficjent nie miał żadnych trudności w przygotowaniu wykazu zamówień wraz z SIWZ. Nie wystąpiły problemy w przygotowaniu studium wykonalności i nie pojawił się problem niejednorodności

treści zapisów studium wykonalności z innymi dokumentami. Przy tworzeniu studium wykonalności Beneficjent korzystał z pomocy instytucji systemu wdrażania.

Wystąpiły zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ, które utrudniły przygotowanie merytoryczne

i rzeczowe projektów od etapu rozpoczęcia prac koncepcyjnych. Ocena oddziaływania na środowisko musiała być przeprowadzona ponownie. Zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ w niewielkim stopniu

utrudniły Beneficjentowi przygotowanie do absorpcji/otrzymania dofinansowania z UE. Wiązało się to z większym nakładem pracy, z czasowym przedłużeniem okresu przygotowania do absorpcji

środków, z większymi kosztami finansowymi przygotowania do absorpcji. Prawo do dysponowania gruntem pod planowaną inwestycję Beneficjent uzyskał po wpisaniu na listę projektów

indywidualnych.

4. OCENA ZIDENTYFIKOWANYCH PRZEZ BENEFICJENTA RYZYK

Proces rozpoznania ryzyk został opracowany przez firmę zewnętrzną w studium wykonalności. Na podstawie analizy potrzeb, przeprowadzonych w studium wykonalności, ustalono zakres inwestycyjny

projektu, oszacowano jego koszty, zdefiniowano optymalną strukturę instytucjonalną projektu,

przeanalizowano wrażliwość na zmianę kluczowych czynników, przeanalizowano ryzyka, a także wykazano efekty społeczne.

Na etapie realizacji projektu Beneficjent identyfikuje ryzyka poprzez monitoring i regularne narady z wykonawcami, na bieżąco rozwiązując pojawiające się problemy.

Beneficjent pomimo należytego przygotowania na etapie kontraktowania, natrafił w trakcie realizacji

projektu na problemy, których nie przewidział na etapie przygotowania. Spowodowało to opóźnienie

Zgodnie z zaproponowanym

w Raporcie typem idealnym, Beneficjent w swej strukturze

organizacyjnej posiada istotne dla

sprawnej realizacji projektu cechy modelowego przykładu.


159



w realizacji projektu. Beneficjent na bieżąco podejmował działania minimalizujące skutki zaistniałych

problemów.

Beneficjent przewiduje również, że mogą wystąpić zmiany w zakresie rzeczowym projektu

w przyszłości. Planowane jest dobudowanie fragmentu sieci kanalizacyjnej i dobudowanie elementów dodatkowych na terenie oczyszczalni ścieków.

5. OCENA WYSTĄPIENIA RZECZYWISTYCH PROBLEMÓW

Pomimo wczesnych działań związanych z pozyskaniem odpowiedniej dokumentacji oraz prognozie

ryzyk wiążącej się zapewne z konstrukcją harmonogramu realizacji, Beneficjent natrafił na problemy związane z przygotowaniem odpowiedniej dokumentacji. Zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ

utrudniły przygotowanie merytoryczne i rzeczowe projektów od etapu rozpoczęcia prac koncepcyjnych. Problemy dotyczyły oceny oddziaływania na środowisko.

Decyzje środowiskowe były wydane w 2005 r., natomiast

w 2008 r. nastąpiła zmiana wytycznych, co spowodowało konieczność ponownego przeprowadzenia procedur.

Wiązało się to z większym nakładem pracy, z czasowym przedłużeniem okresu przygotowania do absorpcji

środków i z większymi kosztami finansowymi. Beneficjent

przezwyciężył te problemy, które wydłużyły jedynie fazę przygotowawczą projektu.

6. REALIZACJA PROJEKTU

Z przyczyn niezależnych od Beneficjenta projekt nie jest realizowany zgodnie z pierwotnie zaplanowanym harmonogramem. Nastąpiło przesunięcie terminu zakończenia inwestycji, wynikające

z potrzeby wyłonienia nowych wykonawców. Nastąpiła upadłość likwidacyjna wykonawcy i inżyniera

kontraktu co wiążę z przesunięciem terminów realizacji kontraktów dotyczących robót budowlanych. Kolejnym problemem napotkanym przez Beneficjenta na etapie realizacji była powódź, która również

miała wpływ na przesunięcia w czasie.

Nie wystąpiły zmiany w zakresie rzeczowym projektu,

jednak Beneficjent przewiduje możliwość wystąpienia

takich zmian w związku z planowaną dobudową fragmentu sieci kanalizacyjnej elementów dodatkowych

na terenie oczyszczalni ścieków.

Pojawiające się ryzyka i problemy są monitorowane i na

bieżąco rozwiązywane.

Na etapie realizacji projektu podejmowane są systematycznie działaniami minimalizujące ryzyko

wystąpienia problemów poprzez comiesięczny monitoring całego projektu oraz cykliczne rady

budowy. Istnieje też ścisła współpraca pomiędzy Beneficjentem a Inżynierem Kontraktu.

7. OCENA SKUTECZNOŚCI POMOCY ZE STRONY SYSTEMU WDRAŻANIA

Beneficjent posiada wiedzę na temat możliwości

uzyskania pomocy w przygotowaniu i realizacji projektu.

Beneficjent korzystał z pomocy instytucji systemu wdrażania funduszy europejskich przy przygotowaniu

i realizacji projektu. Współpraca miała charakter ciągły w zależności od potrzeb Beneficjenta. Beneficjent uzyskał

pomoc w rozwiązywaniu bieżących problemów.

Częste zmiany wytycznych utrudniają beneficjentom realizację projektów.

Zasadne w tym świetle wydaje się

stworzenie proponowanej przez Wykonawcę listy e-mailingowej

i rozsyłanie w formie newslettera informacji o wszelkich zmianach

w wytycznych.

Tak jak że zdecydowana większość respondentów (87%) Beneficjent

posiada wiedzę, gdzie należy zgłosić się, by uzyskać stosowną pomoc w celu sprawnej realizacji projektów.

Beneficjenci szczególną wagę

powinni kłaść na wybór

sprawdzonych i wiarygodnych

wykonawców, z odpowiednim

zapleczem technologicznym

i finansowym.


160



Oferowana pomoc ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich jest dla Beneficjenta

zdecydowanie łatwo dostępna i raczej odpowiednia do potrzeb Beneficjenta. Możliwość uzyskania pomocy ze strony instytucji systemu wdrażania jest dla Beneficjenta ważna.

Beneficjent raczej dobrze ocenia współpracę z IW na etapie przygotowania i zawarcia pre-umowy, przygotowania projektu, złożenia i oceny wniosku, realizacji projektu. Natomiast dobrze ocenia

współpracę, jeśli chodzi o przygotowanie do podpisania umowy o dofinansowanie. Beneficjent raczej

dobrze ocenia rozwiązane problemy, z którymi zgłosił się do instytucji oferującej tego typu pomoc.


161



II CASE STUDY



Projekt realizowany jest na terenie gminy położonej w środkowej Polsce. Celem projektu jest uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej na obszarze aglomeracji (dokonano podziału inwestycji

na dwa etapy). Zakres rzeczowy pierwszego etapu obejmuje budowę kanalizacji sanitarnej

aglomeracji, budowę sieci wodociągowej w trzech miejscowościach, budowę pompowni sieciowej oraz rozbudowę SUW w dwóch miejscowościach.


Przez około 6 lat nad otrzymaniem dofinansowania pracowało 5 osób. Podczas starań o dofinansowanie z UE Beneficjent poniósł niewielkie koszty finansowe. Zostały one przeznaczone

na przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej. Koszty początkowe związane z przygotowaniem

do realizacji projektu zostały pokryte ze środków własnych. Koszty związane z przygotowaniem wniosku o dofinansowanie nie zagrażały realizacji projektu.

Beneficjent posiada doświadczenie w realizacji projektów ze środków unijnych a także w realizacji

inwestycji o podobnym zakresie rzeczowym.

W instytucji realizującej projekt został wyodrębniona jednostka organizacyjna powołana wyłącznie

do realizacji projektów. W prace nad projektem jest zaangażowane 9 osób. Zdaniem Beneficjenta liczba

członków zespołu projektowego jest zdecydowanie wystarczająca do należytej i terminowej realizacji

projektu.

Osoby wchodzące w skład zespołu projektowego pracują wyłącznie nad projektem. Koordynator oraz zespół projektu pracował także w fazie wczesnego planowania, tworzenia założeń projektu. Niektórzy

członkowie zespołu projektowego przeszli szkolenie z metodologii zarządzania projektami. Beneficjent nie planujecie realizować szkoleń z zarządzania projektem w niedalekiej przyszłości. W zespole

projektowym nastąpiła rotacja jedynie na jednym stanowisku pracy, co nie miało wpływu na realizację

projektu. W tworzenie koncepcji projektu zaangażowani zostali również eksperci zewnętrzni. Podczas

Dzięki posiadanemu doświadczeniu w realizacji inwestycji o podobnym zakresie

rzeczowym i odpowiednim działaniom

organizacyjnym Beneficjent zagwarantował sprawną i terminową realizację projektu.

Również potencjał organizacyjnych Beneficjenta jest bliski przedstawionemu

typowi idealnego beneficjenta.






UZASADNIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu było bardzo dobre przygotowanie Beneficjenta do realizacji projektu pod względem

identyfikacji ryzyk na etapie projektowania, korzystanie z doświadczeń w realizacji inwestycji o podobnym zakresie rzeczowym oraz terminowość realizacji projektu.


162



realizacji projektu Beneficjent nie korzystał z procedur związanych z zarządzaniem procesem

przygotowania projektu.


Na etapie przygotowania projektu Beneficjent nie spodziewał się problemów związanych z organizacją wewnętrzną projektu. Beneficjent na etapie przygotowania projektu spodziewał się problemów

związanych z zakresem rzeczowym projektu oraz problemów związanych z kwestiami finansowymi.

W związku z tym dokonał bardzo wnikliwej i rzetelnej analizy finansowej, aby uzyskać jak największą pewność, że tego rodzaju zagrożenia nie wystąpią na etapie realizacji projektu. Identyfikował też

ryzyka/problemy związane z kwestiami finansowymi dotyczącymi długich okresów rozliczeniowych. Beneficjent na etapie przygotowania projektu spodziewał się również problemów związanych

ze zjawiskami zewnętrznymi wobec projektu. Wymienione przez Beneficjenta problemy zewnętrzne/niezależne od Beneficjenta to: zmiany prawne, problemy na etapie budowy, problemy

z popytem na świadczone usługi (wodno-ściekowe), zjawisko migracji.


Nie wystąpiły trudności w przygotowaniu wykazu zamówień wraz z SIWZ. Nie wystąpiły problemy w przygotowaniu studium wykonalności. Przy tworzeniu studium wykonalności Beneficjent korzystał

z pomocy instytucji systemu wdrażania. Nie pojawił się problem niejednorodności treści zapisów

studium wykonalności z innymi dokumentami.

W sumie Beneficjent natrafił na największe problemy jedynie w pozyskiwania pozwoleń na budowę.

Nie jest jeszcze uregulowane prawo do dysponowania gruntem pod planowaną inwestycję.

W przypadku tego projektu zmiany prawa oraz wytyczne

PO IiŚ, nie utrudniały przygotowań ani w zakresie merytoryczne ani rzeczowym projektu od etapu

rozpoczęcia prac koncepcyjnych. Pojawiły się jedynie

niewielkie, wynikające ze zmiany prawa oraz wytycznych problemy przygotowawcze. Wiązało się to z czasowym

przedłużeniem okresu przygotowania do absorpcji środków.


Realizacja projektu przebiega zgodnie z harmonogramem.

Beneficjent nie natrafił na problemy, których nie przewidział na etapie przygotowania projektu. Największe problemy (co też wcześniej wskazano) były związane z dokumentacją dotyczącą oceny

oddziaływania na środowisko. Beneficjent musiał przeprowadzić szereg działań, ponieważ przepisy krajowe dotyczące ochrony środowiska nie były do końca kompatybilne z przepisami unijnymi.

Wczesna diagnoza tego ryzyka pozwoliła uniknąć problemów na etapie realizacji i rozwiązać je przed

podpisaniem umowy.

Beneficjent obecnie identyfikuje ryzyka poprzez monitoring i regularne narady z wykonawcami.

Pojawiające się problemy stara się rozwiązywać na bieżąco.

Beneficjent przewiduje, że mogą wystąpić zmiany w zakresie rzeczowym projektu w przyszłości.

Zmiany rzeczowe projektu mogą dotyczyć racjonalizacji wykorzystania rezultatów projektu

(„przeniesienie” sieci kanalizacyjnej do części, gdzie będzie ona bardziej wykorzystywana przez jej mieszkańców). Zmiany te nie wpływają ani na opóźnienie ani na przyspieszenie realizacji projektu.

Potwierdza to ogólny wynik badania, że zmiana prawa lub wytycznych

często wiąże się z czasowym

przedłużeniem okresu przygotowania do absorpcji środków unijnych

(57,1% badanych).


163




Beneficjent posiada wiedzę na temat możliwości uzyskania pomocy w przygotowaniu i realizacji

projektu. Korzystał z pomocy instytucji systemu wdrażania funduszy europejskich przy przygotowaniu i realizacji projektu – głównie z pomocy IW. O uzyskanie pomocy zwracał się nawet kilkanaście razy

w miesiącu. Typowe „problemy” dotyczyły terminów wypłat i kwalifikowalność podatków.

Beneficjent korzystał także z pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS, którą ocenia bardzo dobrze.

Oferowana pomoc ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich jest dla Beneficjenta raczej łatwo dostępna i odpowiednia do jego potrzeb. Możliwość uzyskania pomocy ze strony instytucji

systemu wdrażania jest dla Beneficjenta bardzo ważna.

Beneficjent dobrze ocenia współpracę z IW na etapie

przygotowania i zawarcia pre-umowy, przygotowania

projektu, przygotowania do podpisania umowy o dofinansowanie i realizacji projektu, raczej dobrze

ocenia pomoc IW w złożeniu i ocenie wniosku. Zdaniem beneficjenta IW raczej dobrze informuje o możliwościach

uzyskania dodatkowego wsparcia w zakresie

przygotowania dokumentacji, ale raczej źle informuje o zmianach w wytycznych i aktach prawnych.

Reasumując, Beneficjent zdecydowanie dobrze ocenia rozwiązane problemy, z którymi zgłosił się do instytucji oferującej tego typu pomoc.

III CASE STUDY



Projekt realizowany jest na terenie miasta oraz na terenie pięciu sołectw. Celem inwestycji jest

kompleksowe uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej na obszarze wyznaczonej aglomeracji.

W zakres przedmiotowego przedsięwzięcia wchodzą:

budowa kanalizacji sanitarnej grawitacyjnej,





OKRES REALIZACJI PROJEKTU: 2007 – 2013

UZASADNIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu był wpływ

wykorzystanego doświadczenia Beneficjenta na etapie koncepcyjnym,

aplikacyjnym oraz realizacyjnym projektu, zarówno w zakresie identyfikacji ryzyk, jak i odpowiedniego przygotowania organizacyjnego przedsięwzięcia. Dodatkowo

mocną stroną Beneficjenta był potencjał merytoryczny członków zespołu projektowego.

Na podstawie ocen Beneficjenta można

potwierdzić, że pomoc oferowana

beneficjentom przez system wdrażania

funduszy europejskich podczas

realizacji projektów indywidualnych, by

odnieść oczekiwany efekt cechuje się

dużą skutecznością.


164



modernizacja kanalizacji sanitarnej,

budowa kanalizacji, budowa przepompowni i tłoczni ścieków,

budowa kanalizacji deszczowej, modernizacja kanalizacji deszczowej,

modernizacja sieci wodociągowej,

system monitoringu dla sieci wodociągowo – kanalizacyjnych.

Łącznie zostanie wybudowane ponad 200 km sieci uzbrojenia. W wyniku realizacji projektu do

systemu kanalizacyjnego zostanie podłączone docelowo około 16 000 osób.

Efektami realizacja inwestycji będą: czyste środowisko, czyli przywrócenie czystości wód, likwidacja

zanieczyszczeń gleby, ochrona powietrza, flora i fauna oraz ochrona potencjału ekologicznego; zwiększenie komfortu i jakości życia mieszkańców poprzez likwidację uciążliwych szamb i dzikich

zrzutów, poprawę stanu systemu wodociągowego, ograniczenie lokalnych podtopień, zmniejszenie

wydatków na media oraz rozwój spójności terytorialnej.


Beneficjent ma wieloletnie doświadczenie w realizacji projektów unijnych. Praktyka ta przełożyła się

na przygotowanie i realizację projektu indywidualnego. Dzięki bogatemu, wcześniej zdobytemu

doświadczeniu Beneficjent bez trudu i szybko przygotował wniosek aplikacyjny, uzyskał decyzję KE a na etapie realizacji sprawnie prowadził roboty budowlane.

Mocną stroną Beneficjenta jest wyodrębniona Jednostka Realizująca Projekt. W prace nad projektem

zaangażowane są osoby, które tworzą wyspecjalizowany zespół. Beneficjent po powołaniu JRP podwyższał

kwalifikacje pracowników poprzez ich uczestnictwo

w licznych szkoleniach czy studiach podyplomowych.

Jednocześnie wzmacniał realizację projektu zatrudniając niezbędnych specjalistów, np. inspektorów

nadzoru budowlanego, posiadających konieczną wiedzą i uprawniania, ograniczając tym samym ryzyka nienależytego wykonania robót budowlanych przez wykonawców.


Dla oceny wrażliwości projektu wybrano czynniki o istotnym wpływie na realizację projektu

obejmujące popyt i sprzedaż, koszty i nakłady, stopę dyskonta oraz wysokość dotacji Funduszu Spójności.

Beneficjent wymienia kilka czynników mających szczególny wpływ na identyfikację pojawiających się ryzyk i zagrożeń. Jest to: krótka droga procesu decyzyjnego, bardzo dobra znajomość przedmiotu

działania, bezpośredni nadzór poszczególnych specjalistów w swoich dziedzinach, bieżące

rozwiązywanie problemów oraz płynny przepływ informacji.


Na etapie przygotowania projektu Beneficjent nie napotkał na problemy, które były szczególnie

uciążliwe. Najważniejszym czynnikiem mającym wpływ na terminową i skuteczną realizację

poszczególnych zadań była współpraca z mieszkańcami oraz innymi podmiotami przy udostępnianiu terenów pod budowę i eksploatację infrastruktury komunalnej. Niemniej jednak dużym wyzwaniem dla

tak rozległego przedsięwzięcia były uzgodnienia terenowo-prawne dla realizowanych zadań inwestycyjnych.

Przykład potwierdza wniosek, że dla

sprawnej i należytej realizacji projektu istotne jest doświadczenie i potencjał

kadrowy Beneficjenta.


165



Wpływ na etap przygotowania dokumentacji projektu

(uzyskanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach) miały także problemy towarzyszące transpozycji prawa

unijnego z zakresu prawa ochrony środowiska, wydłużając czas skompletowania dokumentów. Należy

jednak pamiętać, że implementacja polskiego prawa

do norm unijnego systemu prawa jest procesem skomplikowanym choćby dlatego, że każdy proces

dostosowawczy wiąże się z problemami. W związku z tym nie jest czymś nadzwyczajnym, że powoduje to szereg

trudności, które nie zawsze dają się rozwiązać we właściwym czasie.

Na etapie realizacji projektu napotkanym problemem była konieczność ponownego przeprowadzenia

postępowania przetargowego dla kilku kontraktów. W pierwszej turze przetargów na roboty budowlane kilku wykonawców złożyło zaniżone oferty, co w konsekwencji doprowadziło

do odstąpienia od umów. Ponowne ogłoszenia przetargów na roboty budowlane było jedynym utrudnieniem w realizacji projektu.

Aby uniknąć problemów podczas realizacji, na etapie

przygotowania projektu, należy rzetelne przygotować całą dokumentację, na podstawie której realizowany jest

projekt.


Na szybką i umiejętną realizację projektu zgodnie z założonym planem działania miało wpływ

doświadczenie Beneficjenta w zakresie realizacji różnych podobnych inwestycji budowlanych.

Beneficjent zrezygnował z prowadzenia projektu w ramach procedury FIDIC. Duży wpływ na sprawną realizację projektu miał kontrakt z inspektorami nadzoru zatrudnionymi przez Beneficjenta.

Beneficjent kilkakrotnie podkreśla, że wpływ na sprawną i terminową realizację projektu ma dobrze dobrany zespół, doświadczenie, krótka ścieżka decyzyjna a co za tym idzie prędkość podejmowania

działań.


Beneficjent korzystał z możliwej do uzyskania pomocy ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich.

Dzięki ekspertom z inicjatywy JASPERS Beneficjent bardzo szybko dostosował projekt do wymogów Unii

Europejskiej i uzyskał decyzję Komisji Europejskiej.

Beneficjent bardzo pozytywnie ocenia współpracę z IW z uwagi na bieżące informowanie o zmianach

w przepisach, wytycznych, szybkie i sprawne rozliczanie wniosków o płatność.

Dzięki współpracy z koordynatorem, Beneficjent bez trudu rozwiązuje problemy dnia codziennego, nie

czuje się jak petent, który chce załatwić sprawę urzędową, ale jak „zawodnik strzelający do tej samej bramki”.

Zdaniem Beneficjenta podstawowy wpływ na zgodny z harmonogramem

przebieg realizacji zaplanowanej

inwestycji ma ułożony plan działania oraz kompatybilny zespół

z zaangażowaniem realizujący projekt.

Z przeprowadzonych badań wynika, że Beneficjenci projektów

indywidualnych oczekują ze strony IW indywidualnego, bardziej

spersonalizowanego traktowania

oraz dobrego zapoznania się ze specyfiką realizowanego przez nich

projektu

Elementem powodzenia realizacji

projektu jest również poprawne opracowanie procedur udzielenia

zamówienia publicznego, co pozwala

usprawnić proces wyłonienia wykonawcy oraz uniknąć wyboru

nierzetelnych wykonawców.


166



IV CASE STUDY


2. 2. CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU

Projekt został zlokalizowany w gminie miejskiej w południowej części Polski. Obejmuje budowę Spalarni o dużej skali oddziaływania i znacznym stopniu skomplikowania. Projekt jest kontynuacją

realizowanego przez gminę I etapu projektu. Głównymi beneficjentami powstałej infrastruktury będą

mieszkańcy miasta.

Zakres rzeczowy projektu obejmuje: adaptację terenu do nowych potrzeb; wybudowanie instalacji

termicznego przekształcania odpadów składającej się z dwóch niezależnych linii technologicznych; wykonanie instalacji służy w celu dalszego ich zagospodarowania dla celów przemysłowych;

wykonanie instalacji chemicznej stabilizacji i zestalania popiołów lotnych i stałych pozostałości z procesu oczyszczania spalin, ewentualne wykorzystanie lub wywóz na składowisko odpadów innych

niż niebezpieczne i obojętne; wykonanie podłączenia instalacji do miejskiej sieci ciepłowniczej,

elektroenergetycznej, kanalizacyjnej, wodociągowej.

Efektem realizacji projektu jest zapewnienie dla miasta i przyległych gmin możliwości dalszego,

wieloletniego unieszkodliwiania odpadów komunalnych w sposób bezpieczny dla środowiska i zapewniający spełnienie wymagań przepisów krajowych i UE, w szczególności dotyczący osiągnięcia

poziomów odzysku, ograniczenia składowania odpadów (w tym odpadów ulegających biodegradacji)

oraz wykorzystania odpadów, jako źródła energii. Realizowany projekt zakłada budowę Zakładu Termicznego Przekształcania Odpadów, który stanowi jeden z najważniejszych, końcowych elementów

tworzonego od wielu lat systemu gospodarki odpadami i jest jego integralną częścią.

Projekt przyczyni się do rozwoju kompleksowego systemu selektywnej zbiórki odpadów, a powstała

instalacja ograniczać będzie negatywne skutki dla środowiska oraz dla zdrowia ludzkiego, wynikające z konieczności zagospodarowania odpadów jak i funkcjonowania samej instalacji. Realizacja projektu

pozwoli zminimalizować składowanie odpadów, które nie zostałyby poddane procesom odzysku lub

recyklingu.


Beneficjent rozpoczął działania związane z przygotowaniem dokumentacji aplikacyjnej oraz

przygotowania organizacyjne związane z realizacją projektu po wpisaniu na listę projektów

indywidualnych. Budowa spalarni jest inwestycją, która została zawarta w katalogu inwestycji miejskich. Potrzeby, na które odpowiada projekt zostały zidentyfikowane poprzez konsultacje

PRIORYTET: II Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi

DZIAŁANIE: 2.1 Kompleksowe przedsięwzięcia z zakresu gospodarki odpadami komunalnymi ze szczególnym uwzględnieniem odpadów niebezpiecznych



OKRES REALIZACJI PROJEKTU: 2009–2015

UZASADNIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu jest

terminowość realizacji dużego przedsięwzięcia. Beneficjent sprawnie realizuje

inwestycje o dużej skali oddziaływania i znacznym stopniu skomplikowania.


167



społeczne, zgodnie z uchwałą Rady Miasta, koniecznością dostosowania do nowych standardów oraz

do wymagań prawa polskiego i unijnego.

Podczas realizacji inwestycji Beneficjent korzystał z procedur związanych z zarządzaniem procesem

przygotowania projektu wypracowanych podczas realizacji projektu indywidualnego dla PO IiŚ,

a w przypadku Beneficjentów Priorytetu II, z takich procedur korzystało jedynie 11,8 % respondentów

Beneficjent realizował projekt finansowany ze środków unijnych, ale nie realizował projektu

o podobnym zakresie rzeczowym.


do realizacji projektów, w jej skład wchodzi 14 osób. Wskazana liczba członków zespołu projektowego

jest zdaniem Beneficjenta raczej niewystarczająca do należytej i terminowej realizacji przedsięwzięcia, pomimo, że osoby wchodzące w skład zespołu projektowego pracują wyłącznie nad projektem.

Zdaniem Beneficjenta dzięki doświadczeniu oraz wykształceniu kierunkowemu pracowników projekt może być jak najlepiej realizowany.

Koordynator projektu pełni funkcję Kierownika Jednostki Realizującej Projekt. Koordynator projektu nie pracował w fazie wczesnego planowania i tworzenia założeń projektu. W zespole projektowym nie

znajdują się osoby, które pracowały w fazie tworzenia koncepcji projektu. Na poszczególnych

stanowiskach w zespole projektowym nie nastąpiła rotacja pracowników. W tworzenie koncepcji projektu zaangażowani zostali także eksperci zewnętrzni. Wszyscy z członków zespołu projektowego

przeszli szkolenia z metodologii zarządzania projektami.

Beneficjent posiadał zabezpieczenie wkładu własnego na realizację projektu. Wkład własny pochodził

ze środków własnych i pożyczek niepodlegających umorzeniu.

Podczas starań o dofinansowanie z UE Beneficjent poniósł znaczne koszty finansowe. Koszty początkowe pokryto ze środków Pomocy Technicznej i Funduszu Spójności.


Beneficjentowi trudno określić ile osób z zespołu projektowego było odpowiedzialnych za identyfikację ryzyk. Działania minimalizujące najpoważniejsze ryzyka polegały na wdrażaniu odpowiednich zmian.

Beneficjent na etapie planowania projektu nie spodziewał się ryzyk ani z organizacją wewnętrzną

projektu, ani związanych ze zjawiskami zewnętrznymi wobec projektu. Na etapie przygotowania projektu Beneficjent spodziewał się problemów z kwestiami finansowymi, związanymi z pozyskaniem

źródeł finansowania.


Beneficjent nie natrafił na problemy w przygotowaniu zamówień wraz z SIWZ ani w przygotowaniu studium

wykonalności. Problemu nie stanowiły też różnic

dotyczące niejednorodności treści zapisów studium wykonalności z innymi dokumentami. Nie pojawiły się

także problemy związane z pozyskiwaniem dokumentacji związanej z przeprowadzeniem postępowania ws. oceny

oddziaływania na środowisko dla zadań objętych

projektem oraz problemy związane z brakiem akceptacji społecznej, pozwoleń na budowę.

Prawo do dysponowania gruntem Beneficjent uzyskał po wpisaniu na listę projektów indywidualnych.


Beneficjent znajduje się

w mniejszości projektów, który na

etapie gromadzenia dokumentacji

nie napotkał na żadne z dla

dokuczliwych dla wielu

Beneficjentów ryzyk.


168



Projekt jest realizowany zgodnie z pierwotnie zaplanowanym harmonogramem. Beneficjent nie natrafił

na problemy, których nie przewidział na etapie przygotowania projektu.

Beneficjent przewiduje, że nie mogą wystąpić zmiany w zakresie rzeczowym projektu w przyszłości.

Dzięki przeprowadzonej ankiecie wśród mieszkańców miasta, Beneficjent uważa, że ma ponad 90 % poparcie z ich strony na realizację projektu.

Zdaniem Beneficjenta nie wystąpiły zmiany w organizacji wewnętrznej oraz inne czynniki niż

organizacja wewnętrzna, nie utrudniły realizacji projektu.

Pojawiające się ryzyka i problemy są monitorowane i na bieżąco rozwiązywane. Pojawiające się

problemy na etapie realizacji projektu są szybko redukowane.


Beneficjent posiada wiedzę, gdzie należy uzyskać pomoc i w jakim zakresie jest oferowana.

Beneficjent przygotowując projekt korzystał z pomocy instytucji systemu wdrażania funduszy

europejskich. Możliwość uzyskania pomocy ze strony instytucji systemu wdrażania jest też dla niego ważna. Jednak Beneficjentowi trudno określić czy oferowana pomoc ze strony systemu wdrażania

funduszy europejskich jest łatwo dostępna i jest odpowiednia do potrzeb instytucji realizujących projekty indywidualne.

Beneficjent korzystał również z pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS. Oferowaną pomoc

również ocenia dobrze.

Współpracę z IW na wszystkich etapach przygotowania i zawarcia pre-umowy, przygotowania

projektu, złożenia i oceny wniosku, przygotowania do podpisania umowy o dofinansowanie oraz realizacji projektu Beneficjent ocenia dobrze.

Beneficjent dobrze ocenia rozwiązane problemy, z którymi zgłosił się do instytucji oferującej tego typu pomoc. Beneficjent dobrze ocenia pomoc uzyskaną przy rozwiązywaniu problemów ze strony instytucji

oferujących doradztwo i konsultacje. Aby oferowana pomoc była bardziej skuteczna i odpowiednia dla

podmiotów realizujących projekty jedynie sugeruje skrócenie czasu przepływu informacji.

V CASE STUDY


PRIORYTET: III Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska

DZIAŁANIE: 3.1 Retencjonowanie wody i zapewnienie bezpieczeństwa przeciwpowodziowego




UZASADNIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu było

bardzo dobre przygotowanie Beneficjenta do realizacji projektu, zarówno pod względem identyfikacji ryzyk na etapie projektowania, jak i w ich przezwyciężaniu

na etapie realizacji. Beneficjent identyfikując ryzyka, przyjął bezpieczne założenia

czasowe realizacji projektu bazując na wcześniejszym doświadczeniu w realizacji projektów unijnych.


169




Zakres planowanego przedsięwzięcia: województwo w południowo-wschodniej części Polski na obszarze kilku miejscowości. Zakres przedmiotowy: budowa, przebudowa i zabezpieczenie

przeciwfiltracyjne wałów przeciwpowodziowych usytuowanych wzdłuż brzegów rzeki. Celem przedsięwzięcia jest poprawa bezpieczeństwa powodziowego.

Obwałowanie wybudowane w ramach niniejszego projektu jest inwestycją liniową w postaci wału

ziemnego, służyć ma ochronie przeciwpowodziowej obszaru zalewowego, tj. ochronie mieszkańców oraz infrastruktury (zabudowa, sieć energetyczna, gazowa, użytki rolne). W obszarze inwestycji

miejscowo brakuje zabezpieczeń – obwałowań, a istniejące obwałowania ze względu na zły stan techniczny nie spełniają swojej funkcji ochronnej. Inwestycja obejmuje także budowę infrastruktury

towarzyszącej oraz obiektów wałowych.

Projekt przyczyni się do rozwoju infrastruktury technicznej, ochrony i poprawy stanu środowiska oraz

zdrowia mieszkańców poprzez zapewnienie bezpieczeństwa powodziowego. Efekty projektu

zminimalizują bądź całkowicie zlikwidują zagrożenie powodziowe.


Nad otrzymaniem dofinansowania z UE pracowało 5 osób przez okres 1,5 roku. Podczas starań

o dofinansowanie z UE Beneficjent poniósł niewielkie koszty finansowe. Zostały one przeznaczone

na przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej, studium wykonalności, wniosku. Koszty związane z przygotowaniem wniosku o dofinansowanie nie zagrażały realizacji projektu. Zostały one

przeznaczone na przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej oraz studium wykonalności, wniosku.

Prace koncepcyjne dotyczące realizacji projektu rozpoczęto przed wpisaniem na listę projektów

indywidualnych w 2006 roku. Termin ten spowodowany był żądaniami samorządów i podmiotów prywatnych, które ponosiły straty popowodziowe. Jest to pierwszy punkt, na którym tworzono

wieloletnie plany inwestycyjne. Potrzeby, na które odpowiada projekt identyfikowano poprzez

problemy zgłaszane przez mieszkańców. Analizę możliwych sposobów zaspokojenia potrzeb przeprowadzono poprzez analizę porównawczą możliwych sposobów rozwiązania.

Beneficjent zrealizował około 10 projektów finansowanych ze środków unijnych. Łączna ich wartość to około 200 mln zł. Zrealizowano również 5 projektów z innych środków zewnętrznych. Beneficjent

zrealizował również inwestycję o podobnym zakresie rzeczowym.

Niektórzy członkowie zespołu projektowego przeszli szkolenie z zakresu metodologii zarządzania projektami. W zespole projektowym nastąpiła rotacja na 2 stanowiskach, co spowodowało pewne

opóźnienia niewpływające na realizację projektu.

W instytucji została wyodrębniona specjalna jednostka organizacyjna powołana wyłącznie do realizacji

przedsięwzięcia. W prace nad projektem zostało

zaangażowanych 5 osób. Zdaniem Beneficjenta liczba członków zespołu projektowego nie jest w pełni

wystarczająca do należytej i terminowej realizacji projektu. Osoby wchodzące w skład zespołu

projektowego pracują nie tylko nad realizacją projektu.

Tygodniowy czas pracy podzielony został w 80% czasu na pracę nad realizacją projektu, w 20% na inne zadania.

Koordynator projektu pracował także w fazie wczesnego planowania, tworzenia założeń projektu. W tworzenie

koncepcji projektu zaangażowani zostali również eksperci

zewnętrzni.

Mocne strony przygotowania Beneficjenta do realizacji projektu i

absorpcji środków z UE to korzystanie

z procedur związanych z zarządzaniem procesem przygotowania projektu

wypracowanych podczas realizacji innych projektów.

Pod tym kontem Beneficjent zbliża się

do przywołanego w Raporcie typu idealnego.


170



Podczas realizacji projektu Beneficjent korzystał z procedur związanych z zarządzaniem procesem

przygotowania projektu wypracowanych podczas realizacji projektu indywidualnego dla PO IiŚ (prawo zamówień publicznych, archiwizacja, obieg środków, nadzór płatności).


Beneficjentowi trudno było określić ile osób zostało odpowiedzialnych za identyfikację ryzyka. Osoby

te miały także inne obowiązki związane z przygotowaniem projektu. Proces identyfikacji ryzyka na etapie przygotowania projektu identyfikowano poprzez doświadczenia z wcześniejszych projektów.

Działania minimalizujące najpoważniejsze ryzyka to założenia harmonogramu z zapasem czasowym.

Na etapie przygotowania projektu Beneficjent spodziewał się problemów związanych z organizacją

wewnętrzną projektu (rotacja w zespole projektowym, praca zespołu projektowego po godzinach). Beneficjent na etapie przygotowania projektu spodziewał się problemów związanych z zakresem

rzeczowym projektu. Beneficjent spodziewał się problemów związanych z kwestiami finansowymi

(problemy z dofinansowaniem). Na etapie przygotowania projektu Beneficjent nie spodziewał się problemów związanych ze zjawiskami zewnętrznymi wobec projektu.

Beneficjent identyfikuje ryzyka na bieżąco i na bieżąco rozwiązuje pojawiające się problemy. Identyfikacja ryzyk Beneficjenta następuje poprzez inspektora nadzoru, informacje zewnętrze,

comiesięczne sprawdzanie wykonania prac, protokoły odbioru częściowego.

Wystąpiły problemy zidentyfikowane na etapie przygotowania projektu. Nastąpiła zmiana kierownictwa wyższego szczebla. Beneficjent przewidział, że mogą wystąpić zmiany w zakresie rzeczowym

(konieczność wykonania robót dodatkowych).

Beneficjent natrafił na problemy w trakcie realizacji

projektu, których nie przewidział na etapie przygotowania projektu (upadłość firm wykonawców, problemy

finansowe wykonawców, podwykonawców). Beneficjent

na bieżąco podejmował działania niwelujące zaistniałe problemy.

Beneficjent przewiduje, że mogą wystąpić zmiany w zakresie rzeczowym projektu w przyszłości

(rezygnacja z części zadań). Zmiany te mogą wpłynąć na przyspieszenie realizacji projektu.

Zdaniem beneficjenta najlepszym sposobem identyfikacji ryzyk jest przewidywanie problemów, jakie mogą nastąpić w trakcie realizacji projektu.


Beneficjent natrafił na niewielkie trudności w przygotowaniu wykazu zamówień wraz z SIWZ (zbyt mało osób zaangażowanych w prace i czasu na przygotowanie). Wystąpiły niewielkie problemy

w przygotowaniu studium wykonalności (opisanie wybranych wariantów, określenie szacunkowych

wartości na wykup terenów). Nie pojawił się problem niejednorodności treści zapisów studium wykonalności z innymi dokumentami.

Zdaniem Beneficjenta, wystąpiły zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ, które utrudniały przygotowanie

merytoryczne i rzeczowe projektów od etapu rozpoczęcia

prac koncepcyjnych. Beneficjent ocenił te problemy (jeszcze raz musiało być przeprowadzone postępowanie

środowiskowe, co spowodowało opóźnienia). Zmiany prawa oraz wytycznych PO IiŚ w niewielkim stopniu

utrudniły Beneficjentowi przygotowanie

do absorpcji/otrzymania dofinansowania z UE. Wiązało

Częste zmiany wytycznych utrudniają

beneficjentom realizację projektów. Ważne jest bieżące informowanie

beneficjentów o wszelkich zmianach w wytycznych.

Przykład ten pokazuje, jak ważnym

elementem realizacji projektu jest wybór doświadczonego i rzetelnego

wykonawcy, a w przypadku

wystąpienia ryzyka właściwe działania zaradcze.


171



się to z czasowym przedłużeniem okresu przygotowania

do absorpcji środków.

Na etapie realizacji projektu natrafiono na problemy związane z wykonawcami i podwykonawcami.

Konieczność wykonywania dodatkowych prac spowodowała opóźnienia w realizacji przedsięwzięcia.

Nie nastąpiły żądne problemy przy pozyskiwaniu wkładu własnego.


Projekt jest realizowany zgodnie z pierwotnie zaplanowanym harmonogramem. Na etapie realizacji

projektu Beneficjent stara się redukować mogące pojawić się problemy poprzez konsultacje wewnętrzne, mobilizację wykonawców jak i dyscyplinowanie karami umownymi. Beneficjent bardzo

dobrze przygotował się do realizacji przedsięwzięcia.


Beneficjent przygotowując projekt korzystał z pomocy instytucji systemu wdrażania funduszy europejskich.

Beneficjent raczej zgadza się z twierdzeniami, że oferowana pomoc ze strony systemu wdrażania

funduszy europejskich jest łatwo dostępna i jest ona

odpowiednia do potrzeb Beneficjenta. Możliwość uzyskania pomocy ze strony instytucji systemu wdrażania

jest dla Beneficjenta ważna.

Beneficjent korzystał również z pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS, którą ocenia bardzo

dobrze. Zdaniem Beneficjenta jest ona bardzo pomocna i przydatna.

Beneficjent dobrze ocenia współpracę z IW na etapie przygotowania i zawarcia pre-umowy,

przygotowania projektu, przygotowania do podpisania umowy o dofinansowanie, złożeniu i ocenie

wniosku. Współpraca na etapie realizacji projektu oceniana jest raczej dobrze. Zdaniem beneficjenta IW zdecydowanie dobrze informuje o możliwościach uzyskania dodatkowego wsparcia w zakresie

przygotowania dokumentacji i o zmianach w wytycznych i aktach prawnych. Beneficjent raczej dobrze ocenia rozwiązane problemy, z którymi zgłosił się do instytucji oferującej tego typu pomoc.

IW w należyty sposób informowała o możliwościach uzyskania dodatkowego wsparcia w zakresie

przygotowywania dokumentacji, jak i o zmianach w wytycznych i aktach prawnych. Problemy, z którymi zgłoszono się do instytucji oferującej tego typu pomoc zostały rozwiązane w sposób dobry.

Beneficjent w sposób efektywny

wykorzystał pomoc oferowaną ze strony systemu wdrażania.

Projekt ten potwierdza, że była to

pomoc bardzo potrzeba i skuteczna - 79,3% korzystających z pomocy w

ramach tej inicjatywy ocenia ją pozytywnie.


172



VI CASE STUDY




Projektowana inwestycja zlokalizowana jest na terenie województwa położonego w północno-

zachodniej części Polski.

Projekt przewiduje realizację 4 zadań w 2 etapach inwestycyjnych zmierzających do zabezpieczenia

doliny rzeki dzięki wykonaniu kompleksowej odbudowy koryta rzeki wraz z modernizacją obwałowań i budowli na najistotniejszych dla osiągnięcia celu inwestycyjnego odcinkach rzeki oraz odbudowa

kanału.

Planowana w pierwszej kolejności kontynuacja odbudowy koryta rzeki wraz z modernizacją istniejącego obwałowania oraz zwiększeniem upustów wody na polder poprawi znacznie zdolności

przepuszczania wielkich wód wezbraniowych korytem rzeki. Wpłynie to w znaczący sposób na ochronę przeciwpowodziową terenów zurbanizowanych miasta, jak również obszarów położonych pomiędzy

miejscowościami. Ponadto na zabezpieczenie przeciwpowodziowe miasta wpłynie planowany

do realizacji kanał (przerzucenie części wód powodziowych).


Sama koncepcja zabezpieczenia przeciwpowodziowego przedmiotowego odcinka rzeki była

przedmiotem studiów i ekspertyz już w 2004 roku a nawet wcześniej. Prace koncepcyjne dotyczące realizacji projektu rozpoczęto pół roku wcześniej przed wpisaniem na listę projektów indywidualnych.

Było to spowodowane przekonaniem ze strony Beneficjenta, że mając konkretne pomysły i założenia

związane z planowanym projektem można być lepszym negocjatorem i zwiększyć szansę na wpisanie na listę. Poza tym zaawansowanie prac koncepcyjnych miało w opinii Beneficjenta przełożyć się

na ocenę punktową wniosku.






UZASADNIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu były

bardzo dobre przygotowanie organizacyjne Beneficjenta do realizacji projektu

oraz dotychczasowa terminowość jego realizacji. Beneficjent dostosował strukturę wewnętrzną do potrzeb sprawnego i optymalizującego koszty –

działania. Beneficjent posiada duże doświadczenie w realizacji projektów unijnych i dokonał starannego doboru członków zespołu projektowego pod

kontem doświadczenia zawodowego. Beneficjent bazując na posiadanym

doświadczeniu dokonał właściwej identyfikacji ryzyk, założył odpowiednie granice czasowe w zakresie terminów realizacji, podpisanych umów, wpływu na

środowisko a także zaplanował skuteczne metody eliminowania ryzyk.


173



Beneficjent posiada duże doświadczenie w realizacji projektów finansowanych ze środków

zewnętrznych jak i finansowanych ze środków unijnych. Realizował też inwestycje podobne pod kątem rzeczowym do tej, która jest realizowana w ramach projektu indywidualnego.

Mocną stroną Beneficjenta jest zespół osób zajmujących się realizacją projektu. W strukturach organizacyjnych Beneficjent wyodrębnił jednostkę organizacyjną powołaną wyłącznie do realizacji

projektów. W prace nad projektem zaangażowanych jest około 10-15 osób. Liczba członków zespołu

projektowego jest wystarczająca do należytej i terminowej realizacji projektu. Struktura organizacyjna zespołu składa się z kilkuosobowego zespołu realizującego zadania stricte związane z projektem oraz

ze specjalistów z różnych komórek, którzy realizują również inne zadania związane z zajmowanym stanowiskiem.

W celu ulepszenie pracy – zwiększenia sprawności realizowanych zadań i optymalizowania kosztów nastąpiła

zmiana w wewnętrznej strukturze organizacji

Beneficjenta. Beneficjent dobierał członków zespołu pod kątem doświadczenia w realizacji projektów ze środków

unijnych. Beneficjent podkreśla, że wyłoniona kadra pracownicza to zespół osób, którzy posiadają

i odpowiednią wiedzę i duże potwierdzone stażem

doświadczenie. Koordynator projektu pracował także w fazie wczesnego planowania i tworzenia założeń projektu.

W tworzenie koncepcji projektu zaangażowani byli także eksperci zewnętrzni. Beneficjent planuje zrealizować

szkolenie z zarządzania projektem. Jedynie na dwóch stanowiskach w zespole projektowym nastąpiła rotacja,

co nie miało wpływu na realizację projektu.

Podczas realizacji projektu Beneficjent korzystał z procedur związanych z zarządzaniem procesem

przygotowania projektu wypracowanych podczas realizacji projektu indywidualnego dla PO IiŚ. Procedury

te dotyczyły składu zespołu, jego kompetencji oraz

podziału zadań a także systemu obiegu informacji.

Potrzeby, na które odpowiada projekt zostały zidentyfikowane w drodze konsultacji społecznych w odpowiedzi na problemy zgłaszane przez mieszkańców.

Analiza możliwych sposobów zaspokojenia potrzeb, na które odpowiada projekt została dokonana

poprzez przeprowadzenie konsultacji eksperckich oraz analizę porównawczą możliwych rozwiązań.


Na etapie przygotowania projektu odpowiedzialność

za identyfikację ryzyk ponosiła firma zewnętrzna.

Beneficjent podjął szereg działań minimalizujących najpoważniejsze ryzyka, czyli uwzględniono prawo

ochrony przyrody w harmonogramie poprzez założenie odpowiednich granic czasowych, założono odpowiednio

długie okresy potrzebne na realizację inwestycji.

Beneficjent należycie przygotował się

do realizacji projektu dokonując odpowiednich zmian w

strukturach organizacyjnych w celu optymalizacji działań i

kosztów. Dokonał starannego

doboru członków zespołu projektowego oraz korzystał

z wcześniej wypracowanych procedur związanych z

zarządzaniem procesem

przygotowania projektu wypracowanych podczas realizacji

projektu indywidualnego dla PO IiŚ.

Charakterystyka Beneficjenta

w dużym stopniu pokrywa się z wypracowanym w ramach badania

idealnym typem beneficjenta.

Beneficjent dokonał właściwej

identyfikacji ryzyk, założył

odpowiednie granice czasowe w zakresie terminów realizacji,

podpisanych umów, wpływu na środowisko a także

zaplanował skuteczne metody

eliminowania ryzyk.


174



Beneficjent bardzo dobrze określił mogące pojawić się w trakcie realizacji projektu ryzyka i tak

zaplanował działania, aby nie zagrażały one realizacji inwestycji.


Beneficjent na etapie przygotowania projektu zidentyfikował problemy, które rzeczywiście wystąpiły

podczas realizacji projektu. Identyfikacja tych ryzyk i zaplanowane skuteczne metody ich

przezwyciężania zostały wykorzystane w taki sposób, aby nie wpływać na realizację projektu. Dotyczyły one np. określenia odpowiednich terminów związanych z wykonaniem prac tak, aby nie

zagrażały one określonym gatunkom roślin i zwierząt czy wydłużenia terminów płatności dla wykonawców zleconych usług. Działania te były nie tylko przewidziane, ale także monitorowane,

dlatego nie wpłynęło to na żadne istotne zakłócenia w realizacji projektu.


Z zebranych danych wynika, że projekt jest realizowany zgodnie z harmonogramem i przebiega bezproblemowo. Oczywiście pojawiają się niewielkie przesunięcia w zakresie realizacji poszczególnych

etapów, ale nie ma to większego wpływu na kształt zaplanowanych w harmonogramie terminów.

Żadne z typowych problemów związanych z dokumentacją projektową będących niezwykle uciążliwe

dla innych Beneficjentów nie przytrafiły się Beneficjentowi niniejszego projektu.

Beneficjent nauczony doświadczeniem zdobytym przy realizacji wcześniejszych projektów planował wszystkie działania w odpowiednio długich przedziałach czasowych.


Beneficjent wie, gdzie i w jakim zakresie można uzyskać pomoc w przygotowaniu i realizacji

projektu. Nie tylko korzystał z pomocy instytucji

systemu wdrażania funduszy europejskich, ale określa to mianem ciągłej współpracy, co ma bez

wątpienia wpływ na tak sprawną – wręcz idealną – realizację projektu.

Możliwość uzyskania pomocy ze strony instytucji systemu wdrażania jest też dla niego dość ważna.

Współpracę z IW w zakresie przygotowania i zawarcia pre-umowy, przygotowania projektu, złożenia i oceny wniosku oraz przygotowania do podpisania umowy o dofinansowanie ocenia bardzo dobrze,

natomiast pomoc w zakresie realizacji projektu – dobrze. Uważa też, że IW informowała w sposób należyty o możliwościach uzyskania dodatkowego wsparcia w zakresie przygotowania dokumentacji

oraz w bardzo dobry o zmianach w wytycznych i aktach prawnych. Problemy, z którymi Beneficjent zgłaszał się do instytucji oferującej tego typu pomoc zostały raczej rozwiązane.

Beneficjent jednak kilkakrotnie podkreśla, iż wyżej ocenia pomoc udzielaną przez pracowników

w Urzędzie Wojewódzkim, którzy również pomagają mu sprawnie i dobrze realizować przedmiotowy projekt. Ta instytucja jest dla niego też bardziej pomocna, niż wsparcie uzyskiwane ze strony IW.

W związku z tym, że Beneficjent był jednostką, która jako jedna z pierwszych realizowała inwestycję w takim zakresie, działaniu i priorytecie, zwrócił się z prośbą o pomoc do ekspertów z inicjatywy

JASPERS. Ocena ekspertów pozwoliła Beneficjentowi spojrzeć krytyczniej na realizowany projekt oraz

dała możliwość uwzględnienia kilku uwag i wariantów, które wcześniej były niezauważalne albo uważane za mało istotne. Raport z oceny nie wprowadził istotnych zmian, ale był dla Beneficjenta

bardzo pomocny w kwestiach związanych z ochroną środowiska, w określeniu właściwego doboru odpowiednich etapów i odpowiednich zadań w stosunku do ochrony flory i fauny na terenach objętych

projektem.

Mocną strona Beneficjenta przekładającą się

na sprawną realizację projektu jest ciągła

współpraca z IW i skorzystanie z pomocy ekspertów z inicjatywy JASPERS.


175



VII CASE STUDY



Projekt jest kontynuacją zrealizowanego w 2010 roku projektu dot. oczyszczalni ścieków. Realizacja kolejnej (II fazy) umożliwi uzyskanie efektu ekologicznego w formie podłączenia mieszkańców do

zbiorczej sieci, a następnie odbioru i transportu ścieków do oczyszczalni ścieków zrealizowanych

w ramach fazy I. Projekt dotyczy poprawy jakości wód powierzchniowych, która zostanie osiągnięta przez kompleksowe uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej w dwóch aglomeracjach.

Zakres rzeczowy Projektu obejmuje:

budowę kanalizacji sanitarnej,

modernizację kanalizacji sanitarnej, rozbudowę części osadowej oczyszczalni ścieków,

budowę sieci wodociągowej,

modernizację sieci wodociągowej.

Planowane przedsięwzięcie zlokalizowane jest na obszarze 11 gmin powiatu, położonych

w południowej części Polski, zrzeszonych w międzygminnym związku. Do gmin objętych projektem należy 10 gmin wiejskich oraz jedna gmina miejska.

Realizacja projektu w znacznym stopniu przyczyni się do: bezpośredniej ochrony i poprawy stanu

czystości wody jednej z rzek w południowej Polsce, poprzez ujęcie ścieków w system kanalizacji sanitarnej i odprowadzenie ich do modernizowanej oczyszczalni ścieków, pośredniej ochrony wód

podziemnych, zachowania istniejących wartości środowiskowych oraz przyrodniczych parków krajobrazowych, uporządkowania gospodarki osadami ściekowymi (zmniejszenie ilości osadów

ściekowych), wykorzystania biogazu do produkcji energii elektrycznej i cieplnej (zmniejszenie emisji biogazu do powietrza).


Prace koncepcyjne dotyczące realizacji projektu Beneficjent rozpoczął już w 2000 roku. Potrzeby, na

które odpowiada projekt zostały zidentyfikowane na podstawie problemów zgłaszanych przez mieszkańców oraz przez gminy, a także na podstawie konieczności dostosowania do nowych

standardów. Analizę możliwych sposobów zaspokojenia potrzeb, na które odpowiada projekt

przeprowadzono w oparciu o analizę porównawczą możliwych rozwiązań oraz analizę SWOT. Działania związane z przygotowaniem dokumentacji aplikacyjnej oraz przygotowania organizacyjne związane



ORIENTACYJNY KOSZT CAŁKOWITY PROJEKTU: ok. 1 000,00 mln PLN



UZASADNIENIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu było rozwiązanie kilku trudnych do przezwyciężenia problemów, m.in. dzięki kadrze

doświadczonych osób oraz wykorzystaniu wypracowanych rozwiązań w związku z realizacją I Fazy Projektu.


176



z realizacją projektu Beneficjent rozpoczął już 2005 roku. Beneficjent posiada doświadczenie

w realizacji projektów finansowanych ze środków unijnych.

Wypracowane w ramach realizacji I Fazy Projektu (który zakończył się 31 grudnia 2010 roku), ścieżki

działania zostały wykorzystane przy realizacji niniejszego projektu. Wypracowane i wypróbowane rozwiązania pomimo pojawiający się przeszkód pozwoliły na sprawną realizację projektu.

Zgodnie z wymogami, Beneficjent wyodrębnił jednostkę

organizacyjną powołaną wyłącznie do realizacji projektów. Liczba członków zespołu projektowego jest

wystarczająca do należytej i terminowej realizacji projektu. Osoby wchodzące w skład zespołu

projektowego pracują wyłącznie nad projektem. Koordynator projektu pracował w fazie wczesnego

planowania i tworzenia założeń projektu. W tworzenie

koncepcji projektu zaangażowani byli także eksperci zewnętrzni. Niektórzy członkowie zespołu projektowego

przeszli szkolenie z metodologii zarządzania projektami, a na poszczególnych stanowiskach w zespole projektowym

nie nastąpiła rotacja.

Beneficjent podkreśla, że od początku realizacji nie tylko tego projektu, ale również jego pierwszej fazy kadrę stanowi ten sam zespół, który stanowią wykwalifikowani pracownicy.


Identyfikacji ryzyka na etapie przygotowania projektu została zlecona zewnętrznemu podmiotowi. Beneficjent chcąc zminimalizować najpoważniejsze ryzyka stosował się do zaleceń podmiotu

zewnętrznego.

Na etapie przygotowania projektu Beneficjent spodziewał się jedynie problemów związanych ze zjawiskami

zewnętrznymi wobec projektu, np. z koniunkturą gospodarczą, skutkującą wahaniem cen oferowanych w

przetargach przez wykonawców.


Wystąpiły niewielkie trudności w przygotowaniu wykazu zamówień wraz z SIWZ, których rozwiązanie przy pomocy wsparcia instytucji systemu wdrażania nie stanowiło dużego problemu.

Beneficjent natrafił także na dość znaczne problemy związane ze zmianą prawa oraz wytycznych PO IiŚ, które utrudniły przygotowanie merytoryczne i rzeczowe projektu od etapu rozpoczęcia prac

koncepcyjnych.

Pojawiło się kilka problemów związanych z realizacji projektu, wynikających z typu Beneficjenta, który tworzy jedenaście gmin powiatu. Wszystkie gminy musiały przyjąć i zatwierdzić do realizacji

rozwiązania instytucjonalne dotyczące modelu organizacyjnego zarządzania projektem, strukturę organizacyjną związku, sposób realizacji inwestycji czy strukturę organizacyjną po wdrożeniu systemu.

Zadania te były przedmiotem częstych i licznych spotkań z przedstawicielami gmin. Beneficjent

otrzymał bardzo duże wsparcie ze strony przedstawicieli instytucji systemu wdrażania, którzy pomagali w przygotowywaniu koncepcji tych rozwiązań, na podstawie których wybierane były najlepsze

rozwiązania i opracowywana dokumentacja związana z przygotowaniem i realizacją projektu. Mocną stroną służącą przezwyciężeniu tego typu problemów były odpowiednio wcześniej podjęte działania

służące wypracowaniu koniecznych rozwiązań organizacyjnych.

Prowadzone przez Beneficjenta na

szeroką skalę analizy wszelkich możliwych rozwiązań i ich skutków,

minimalizowały mogące pojawić się

zagrożenia i przeszkody w realizacji projektu.

Atutem Beneficjenta jest sprawna

kadra doświadczonych

i przeszkolonych osób przygotowana

do realizacji całego projektu.

Zbliżona w strukturze do

przedstawionego typu idealnego

Beneficjenta.


177



Beneficjent natrafił także na problemy, których nie przewidział na etapie przygotowania projektu. Była

to duża liczba korekt i zmian w ocenie dokumentacji aplikacyjnej, powodująca opóźnienie w przygotowaniu kompletnych „materiałów”.


Największe trudności, na które natrafił Beneficjent na

etapie realizacji projektu to przede wszystkim częste zmiany w przepisach, które regulowały zasady rozliczania

i realizacji inwestycji. Problemem było mało precyzyjne i jednoznaczne sformułowania tych przepisów. Łączyły się

z tym rozbieżności interpretacyjne, gdzie – zdaniem Beneficjenta – Instytucja Zarządzająca rozumiała jeden

i ten sam przepis w inny sposób niż Instytucja

Wdrażająca czy Pośrednicząca, a jeszcze inaczej interpretował te same przepisy zespół prawników w

instytucji Beneficjenta. Dla Beneficjenta stanowił to jeden z poważniejszych problemów.

Obecnie występują też zmiany w zakresie rzeczowym projektu powstałe w wyniku uwag ekspertów

z inicjatywy JASPERS oraz w konfrontacji ze zmianami wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków. Nie będą one miały wpływu na opóźnienia w realizacji projektu.


Beneficjent korzystał z pomocy instytucji systemu wdrażania funduszy europejskich przy przygotowaniu i realizacji projektu. Ocenia, że możliwość uzyskania pomocy ze strony instytucji

systemu wdrażania jest dla niego bardzo ważna. Dobrze ocenia współpracę z IW na etapie

przygotowania i zawarcia pre-umowy oraz przygotowania wniosku a także przygotowania do podpisania umowy o dofinansowanie. Uważa też, że IW w należyty sposób informuje o zmianach

w wytycznych i aktach prawnych.

Jednak nie zgadza się ze stwierdzeniem, że oferowana

pomoc ze strony systemu wdrażania funduszy

europejskich jest łatwo dostępna oraz jest ona odpowiednia do potrzeb. Źle ocenia też współpracę z IW

na etapie złożenia i oceny wniosku. Co może być spowodowane licznymi korektami prowadzącymi do

opóźnień w akceptacji dokumentacji aplikacyjnej.

Beneficjent korzystał również z pomocy oferowanej przez

inicjatywę JASPERS, którą ocenia bardzo dobrze.

Fachowa pomoc i opinie ekspertów pomogły przygotować dokumentację aplikacyjną, która spełnia wymagania KE,

co umożliwia sprawniejsze przejście przez proces zatwierdzania projektu do dofinansowania.

Konieczne wydaje się wdrożenie

rekomendacji dotyczącej

informowania beneficjentów nie tylko

o wszelkich zmianach w wytycznych

ale i sposobach ich interpretacji.

Przykład ten jest rozpatrywany dla

innych projektów realizowanych

w ramach Priorytetu I – 73,7%

Beneficjentów natrafiło na podobne

bariery.

Pomimo, iż Beneficjenci I Priorytetu

w porównaniu z pozostałymi badanymi

Osiami korzystali z inicjatywy JASPERS

najrzadziej, projekt ten potwierdza, że

była to pomoc bardzo potrzeba

i skuteczna - 79,3% korzystających

z pomocy w ramach tej inicjatywy

ocenia ją pozytywnie.


178



VIII CASE STUDY



Projekt realizowany jest w środkowo-południowej części Polski, na obszarze dwóch gmin, wchodzących w skład jednej aglomeracji.

Nadrzędnym celem przedsięwzięcia jest uporządkowanie gospodarki wodno-ściekowej na terenie

wyodrębnionej aglomeracji. Działania podejmowane w projekcie pozwolą na kompleksową ochronę ujęć wód podziemnych, z których zaopatrywane są gminy wchodzące w jej skład, jak również ochronę

wód powierzchniowych – poprzez realizację zorganizowanych systemów odprowadzania ścieków w postaci budowy kanalizacji sanitarnej i modernizacji istniejącej oczyszczalni ścieków.

W ramach projektu realizuje się budowę i modernizację kanalizacji sanitarnej na terenie dwóch gmin oraz modernizację oczyszczalni ścieków i rozbudowę stacji uzdatniania wody w jednej z nich.


Prace koncepcyjne dotyczące realizacji projektu oraz działania związane z przygotowaniem

dokumentacji aplikacyjnej rozpoczęto w 2005 roku. Przygotowania organizacyjne związane z realizacją projektu rozpoczęto w 2007 roku. Nad otrzymaniem dofinansowania z UE pracowały wtedy 3-4 osoby.

Najbardziej kosztochłonne okazało się przygotowanie dokumentacji technicznej, przygotowanie

dokumentacji wraz z wnioskiem o dofinansowanie oraz studium wykonalności.

Beneficjent nie posiada doświadczenie w realizacji projektów finansowanych ze środków unijnych ani

finansowanych z innych niż unijne środków zewnętrznych. Nie z/realizowała też inwestycji podobnej pod kątem rzeczowym do tej, która jest realizowana w ramach projektu indywidualnego, niezależnie

od źródła jej finansowania. Nie ma to jednak jego zdaniem żadnego wpływu na realizację projektu, ponieważ brak tego doświadczenia rekompensuje doświadczenie osób zatrudnionych w JRP.

Beneficjent w swoich strukturach organizacyjnych wyodrębnił jednostkę organizacyjną powołaną

wyłącznie do realizacji projektów, w jej skład wchodzi 8 osób. Zdaniem Beneficjenta jest to liczba zdecydowanie wystarczająca do należytej i terminowej realizacji projektu. Tym bardziej, że osoby

wchodzące w skład zespołu projektowego pracują wyłącznie nad projektem.

Koordynator projektu w strukturze organizacyjnej Beneficjenta pełni funkcję Dyrektora Zarządu, który

pracował także w fazie wczesnego planowania, tworzenia założeń projektu. W tworzenie koncepcji






UZASADNIENIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu było

pokonanie przez Beneficjenta bardzo uciążliwych przeszkód – głównie ze strony wykonawcy robót a także mieszkańców wyznaczonej aglomeracji, na której realizowany jest

projekt.


179



projektu zaangażowani byli wyłącznie pracownicy. Wszyscy członkowie zespołu projektowego przeszli

szkolenie z metodologii zarządzania projektami.


Za identyfikację ryzyka na etapie przygotowania projektu odpowiedzialna była firma zewnętrzna.

Na etapie przygotowania i realizacji projektu Beneficjent spodziewał się i spodziewa się problemów,

a właściwie zmian związanych z zakresem rzeczowym projektu, dotyczyłyby one rozszerzenia kanalizacji sanitarnej. Może to mieć wpływ na opóźnienie w realizacji projektu, jednak podyktowane

jest to efektywnością ekonomiczną inwestycji. Przewidział też problemy utrudniające pozyskanie pozwoleń na budowę oraz ze strony wykonawców robót.

Niestety w trakcie realizacji projektu napotkał na bardzo uciążliwe przeszkody głównie ze strony mieszkańców aglomeracji, na której realizowany jest projekt.


Beneficjent we wniosku o dofinansowanie wysoko ocenia stan przygotowania projektu zarówno pod

względem administracyjnym jak i organizacyjnym, który prognozował sprawne rozpoczęcie realizacji przedsięwzięcia.

Jednak Beneficjent napotkał na kilka trudnych do przezwyciężenia problemów. Jednym z nich były

problemy w trakcie pozyskiwania dokumentacji związanej z przeprowadzeniem postępowania ws. oceny oddziaływania na środowisko dla zadań objętych projektem. Problemy te miały istotny

wpływ na wydłużenie czasu związanego z przygotowaniem projektu.

Kolejne problemy pojawiły się na etapie pozyskiwania

pozwoleń na budowę. Beneficjent napotkał opór ze strony mieszkańców działek jednego z osiedli.

Konsultacje społeczne, spotkania, zebrania

z mieszkańcami i negocjacje trwały 3 lata. Uzyskanie prawa do dysponowania gruntem pod planowaną

inwestycję trwało 5 lat.

Trudno przewidzieć takie problemy i trudno ich uniknąć – długość wybudowanej sieci kanalizacji

sanitarnej została zaplanowana na 100 km, z tego 30% ma przejść przez prywatne działki.

Innym ważnym problemem na etapie realizacji projektu, łączącym się z problem dot. oporu mieszkańców na

wykonywanie inwestycji na ich działkach, był zakaz Zarządu Dróg na realizację inwestycji przez drogę, która

była realizowana również z udziałem funduszy unijnych. Głównym powodem podnoszonym przez Zarząd Dróg

było wykazanie trwałości wcześniej zrealizowanego

projektu (drogi).

Beneficjent nadal napotyka na problemy. Właściciel jednej z działek po podpisaniu zgody na realizację

inwestycji wycofał się z podpisanych umów i projekt musiał zostać zmieniony tak, aby ominął jego posesję.

Wiązało się to oczywiście i z dodatkowymi kosztami i z przedłużeniem w czasie (kolejnym półrocznym przesunięciem).

Sprzeciw społeczny to jeden z trzech

najczęściej pojawiających się

problemów w grupie problemów

związanych z pozyskiwaniem

pozwoleń na budowę.

Jednym z rozwiązań proponowanych przez doświadczonego tak trudnymi

problemami Beneficjenta są nowe

regulacje dot. inwestycji liniowych (specustawa), która usprawniłoby

realizację m.in. w zakresie pozwoleń na budowę, a także zmiany

w przepisach dot. Zespołów Uzgadniających Dokumentację

Projektową.


180




Projekt nie jest realizowany zgodnie z harmonogramem.

Nie wystąpiły trudności w przygotowaniu wykazu zamówień publicznych, ale głównym powodem tych

przesunięć jest w tym momencie wyłonienie nowego

wykonawcy robót. W trakcie realizacji projektu Beneficjent natrafił na problemy, których nie przewidział

na etapie przygotowania projektu, dotyczy to branży budowlanej i upadłości wykonawcy w trakcie realizacji

inwestycji. Rozwiązuje ten problemu przez organizację kolejnego przetargu dot. wyboru nowego wykonawcy.

Jednak większym dla Beneficjenta problemem jest

rozliczenie z upadłym wykonawcą. Działania te niestety mają wpływ nie tylko na wydłużający się termin realizacji

projektu.

Prognozowane przez Beneficjenta dalsze trudności to kolejna upadłość wyłonionego w procedurze

przetargowej wykonawcy.


Beneficjent na bieżąco w drodze konsultacji korzysta z pomocy instytucji systemu wdrażania funduszy

europejskich przy przygotowaniu i realizacji projektu. Zgadza się też ze stwierdzeniem, że oferowana ze strony

systemu wdrażania pomoc jest odpowiednia do jego

potrzeb. Duże znaczenie ma też dla niego Pomoc Techniczna oraz pomoc w nadzorze nad realizacją

projektu Inżyniera Kontraktu.

Współpracę z IW na wszystkich etapach przygotowania i realizacji projektu ocenia zdecydowanie

dobrze.

Przykład ten pokazuje, jak ważnym

elementem realizacji projektu jest

wybór doświadczonego i rzetelnego

wykonawcy.

Beneficjenci powinni zwracać

szczególna uwagę, na solidne

zaplecze technologiczne i finansowe

wykonawcy, które pozwoli mu

poradzić sobie z nieprzewidywalnymi

sytuacjami na rynku.

Jednym ze środków łagodzących

mogące pojawić się ryzka jest

zaangażowanie Pomocy Technicznej i

pełnienie nadzoru inwestorskiego

w celu kontroli realizacji

przedsięwzięcia.


181



IX CASE STUDY



Celem projektu jest stworzenie (uporządkowanie i organizacja) spójnego systemu gospodarowania odpadami komunalnymi. System ten swym zasięgiem obejmuje trzy regiony. Łącznie ok. 1 200 tys.

mieszkańców stanowiących potencjalną grupę docelową projektu.

W celu realizacji przedsięwzięcia planuje się m.in.: budowę Spalarni z odzyskiem energii oraz budowę instalacji do waloryzacji żużli.

Docelowo realizacja projektu zakłada wykonanie i pełne uruchomienie Spalarni o mocy 150 000 mg/rok, wraz z całą projektowaną infrastrukturą. W pierwszym pełnym roku po zakończeniu budowy

tj. 2016 zostanie osiągnięty poziom 120 000 mg/rok przetworzonych odpadów, a od roku 2017 zakład będzie osiągał pełną założoną moc.

Projekt przyczyni się do podniesienia poziomu i jakości życia mieszkańców Polski poszczególnych

obywateli i rodzin, oraz do realizacji priorytetów strategicznych: wzrost konkurencyjności i innowacyjności gospodarki, poprawa stanu infrastruktury technicznej i społecznej, wzrost

zatrudnienia i poniesienie jego jakości.


Beneficjent pół roku wcześniej rozpoczął działania związane z przygotowywaniem dokumentacji aplikacyjnej i z pracami koncepcyjnymi. Nad początkową fazą projektu pracowało 15-16 osób.

Przygotowania organizacyjne związane z realizacją projektu Beneficjent rozpoczął 3 miesiące przed wpisaniem na listę projektów indywidualnych.

Potrzeby, na które odpowiada projekt zostały zidentyfikowane poprzez konsultacje

społeczne, były zgłaszane przez

mieszkańców oraz ekspertów/rzeczoznawców.

Beneficjent nie posiada doświadczenia w realizacji inwestycji finansowanych ze środków unijnych ani z innych źródeł zewnętrznych. Nie zrealizował też żadnej inwestycji podobnej pod kątem rzeczowym

do tej, która jest realizowana w ramach projektu indywidualnego. Jednak ten brak doświadczenia







dobre przygotowanie Beneficjenta do realizacji projektu (np. korzystanie z

doświadczeń w realizacji projektów o podobnym zakresie w krajach UE), zarówno pod względem identyfikacji ryzyk, jak i ich przezwyciężania.

Brak problemów ze strony społeczności lokalnej

pokazuje jak ważnym element w realizacji

inwestycji jest aktywna polityka informacyjna,

edukacyjna i promocyjna projektu.


182



został zrekompensowany korzystaniem z doświadczenia i kompetencji członków zespołu

projektowego.


do realizacji projektów, w jej skład wchodzi 11 osób. Wskazana liczba członków zespołu projektowego jest zdaniem Beneficjenta wystarczająca do należytej i terminowej realizacji przedsięwzięcia. Tym

bardziej, że osoby wchodzące w skład zespołu projektowego pracują wyłącznie nad projektem.

Koordynator projektu zajmuje na co dzień stanowisko Prezesa Zarządu. Koordynator projektu nie pracował w fazie wczesnego planowania i tworzenia założeń projektu. Jednak w zespole projektowym

znajdują się osoby, które pracowały w fazie tworzenia koncepcji projektu. Na ośmiu stanowiskach w zespole projektowym nastąpiła rotacja w wyniku zmian w organizacji wewnętrznej. W tworzenie

koncepcji projektu zaangażowani zostali także eksperci zewnętrzni. Niektórzy członkowie zespołu projektowego przeszli szkolenia z metodologii zarządzania projektami. Beneficjent nie planuje realizacji

takich szkoleń w przyszłości.

Podczas starań o dofinansowanie z UE Beneficjent poniósł niewielkie koszty finansowe. Zostały one przeznaczone na opłacenie ekspertów i wyjazdy. Najbardziej kosztochłonne elementy dotyczyły

postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko, pozyskanie stosownych decyzji oraz zezwoleń, przygotowania studium wykonalności oraz przygotowania dokumentacji wraz z wnioskiem

o dofinansowanie. Były też elementy, które wymagały dodatkowo większego nakładu pracy, dotyczyły

one przygotowania dokumentacji wraz z wnioskiem o dofinansowanie, postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko i przygotowania studium wykonalności.


Za identyfikację ryzyk na etapie przygotowania projektu odpowiedzialnych było 6 osób. Osoby te miały także inne obowiązki związane z przygotowanie projektu. Beneficjent przeprowadził analizę ryzyk,

analiza ta została przeprowadzona w ujęciu dynamicznym, w tym celu wykorzystano metodę Monte

Carlo. Działania minimalizujące najpoważniejsze ryzyka polegały na porozumieniu się z częścią gmin, badaniu gruntu, karach umownych i rzetelnym informowaniu społeczeństwa o projekcie.

Beneficjent na etapie planowania projektu spodziewał się ryzyk z organizacją wewnętrzną projektu natomiast nie spodziewał się ryzyk związanych ze zjawiskami zewnętrznymi wobec projektu, zakresem

rzeczowym projektu i kwestiami finansowymi. Niektórych problemów nie udaje mu się jednak uniknąć

- napotyka na nie, mimo braku identyfikacji na etapie przygotowania projektu (dotyczą one wyłączenia się z prac jednego z ekspertów oraz zmian modelu finansowania).


W trakcie realizacji Beneficjent natrafił na

problemy związane przygotowaniem inwestycji.

Były to problemy w przygotowaniu wykazu zamówień wraz z SIWZ, gdzie wystąpiły znaczne

trudności, a rozwiązanie ich stanowiło duży problem, ponieważ Polska w realizacji tego typu

przedsięwzięć nie ma jeszcze zbyt dużego

doświadczenia. Pojawiły się także trudności związane z przygotowaniem studium wykonalności,

które dotyczyły konsultacji społecznych, co do lokalizacji oraz wielokrotne przeliczanie luki

finansowej.


Beneficjent dokłada należytej staranności w prognozowaniu i rozwiązywaniu

pojawiających się problemów. Przede

wszystkim poświęca dużo czasu na

przygotowanie projektu.

Szuka przykładów dobrych praktyk

w realizacji projektów o podobnym zakresie

rzeczowym nie tylko w kraju, ale z całego

obszaru Unii Europejskiej.


183



Projekt jest realizowany zgodnie z pierwotnie zaplanowanym harmonogramem. W momencie

przeprowadzanych badań był na etapie realizacji. Beneficjent zakłada ewentualne opóźnienia w realizacji projektu, które mogą wynikać z opóźnień wykonawców.

Pojawiające się ryzyka i problemy są starannie monitorowane i na bieżąco rozwiązywane. Beneficjent kilkakrotnie podkreśla, że wpływ na realizację projektu ma dobrze dobrany zespół, doświadczenie,

kompetencje oraz odpowiadające na potrzeby Beneficjentów prawo, które w Polsce nie jest

odpowiednio dostosowane.



europejskich (pomoc ta wiązała się z konsultacjami i szkoleniami). Możliwość uzyskania pomocy ze strony instytucji systemu wdrażania jest też dla Beneficjenta bardzo ważna i ocenia ją bardzo dobrze.

Zgadza się ze stwierdzeniem, że oferowana pomoc ze strony systemu wdrażania funduszy

europejskich jest łatwo dostępna i jest odpowiednia do potrzeb instytucji realizujących projekty indywidualne.

Współpracę z IW na wszystkich etapach przygotowania i realizacji projektu Beneficjent ocenia dobrze. IW w należyty sposób informowała o możliwościach uzyskania dodatkowego wsparcia w zakresie

przygotowania dokumentacji i o zmianach w wytycznych i aktach prawnych.

Beneficjent korzystał również z pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS, którą ocenia negatywnie, ponieważ oczekiwania inicjatywy JASPERS są sprzeczne z wytycznymi projektu

(np. zasada liczenia luki finansowej).

X CASE STUDY



Projekt obejmuje stworzenie spójnych systemów gospodarki odpadami dla miast i gmin je okalających

wraz z budową instalacji do termicznego przekształcania odpadów o wydajności 180 tys. ton/rok z odzyskiem energii, składającej się z dwóch niezależnych linii technologicznych i instalacji do

waloryzacji żużli.





OKRES REALIZACJI PROJEKTU: 2008–2015

UZASADNIENIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu były przedłużający się czas rozpoczęcia realizacji inwestycji, wynikające z konieczności

uregulowania kwestii związanych z oceną oddziaływania projektu na środowisko naturalne oraz wyborem wykonawców.


184



W efekcie realizacji projektu powstanie budynek spalarni, budynek zestalania popiołów i stałych

odpadów z systemu oczyszczania spalin oraz budynek instalacji waloryzacji żużla wraz z placem składowym.

Projekt przyczyni się do efektywnego wdrażania przepisów i rozwiązań technicznych z zakresu ochrony środowiska, wymaganych w prawie polskim i Unii Europejskiej. Przedsięwzięcie przyczyni się

do ograniczenia ilości składowisk odpadów oraz ilości składowanych odpadów komunalnych.


Beneficjent rok wcześniej rozpoczął działania związane z pracami koncepcyjnymi i przygotowywaniem dokumentacji aplikacyjnej. Było to spowodowane realną oceną, czy możliwa jest realizacja tak dużego

projektu. Nad początkową fazą projektu przez ok. roku pracowało aż 20 osób. Przygotowania organizacyjne związane z realizacją projektu Beneficjent rozpoczął 7 miesięcy później od daty wpisania

na listę projektów indywidualnych.

Potrzeby, na które odpowiada projekt zostały zidentyfikowane poprzez konsultacje społeczne, konieczność dostosowania do nowych standardów oraz do wymagań prawa polskiego i unijnego.

Beneficjent nie posiada doświadczenia w realizacji inwestycji finansowanych ze środków unijnych ani z innych źródeł zewnętrznych. Nie zrealizował też żadnej inwestycji podobnej pod kątem rzeczowym

do tej, która jest realizowana w ramach projektu indywidualnego. Jednak brak doświadczenia został

zrekompensowany korzystaniem z pomocy doświadczonych firm zewnętrznych. Dodatkowo doświadczenie w realizacji projektów posiadało kilku członków zespołu projektowego.

W strukturach Beneficjenta wyodrębniona została jednostka organizacyjna powołana wyłącznie do realizacji projektów, w jej skład wchodzi 13 osób. Wskazana liczba członków zespołu projektowego

jest zdaniem Beneficjenta wystarczająca do należytej i terminowej realizacji przedsięwzięcia. Tym bardziej, że osoby wchodzące w skład zespołu projektowego pracują wyłącznie nad projektem.


185



Koordynator projektu pełni funkcję Pełnomocnika

ds. Realizacji Projektu. Funkcja koordynatora nie łączy się z żadnym innym zajmowanym stanowiskiem.

Koordynator projektu nie pracował w fazie wczesnego planowania i tworzenia założeń projektu. Jednak

w zespole projektowym znajdują się osoby, który

pracował w fazie tworzenia koncepcji projektu. Na trzech stanowiskach w zespole projektowym nastąpiła rotacja,

było to spowodowane zatrudnieniu wyspecjalizowanych pracowników, m.in. w zakresie prawa zamówień

publicznych. W tworzenie koncepcji projektu zaangażowani zostali także eksperci zewnętrzni.

W wewnętrznej organizacji Beneficjenta od początku prac

nad projektem nastąpiły zmiany związane ze zmniejszeniem składu JRP w stosunku do

przedstawionego w studium wykonalności oraz przydzielono funkcję MAO osobie spoza zarządu. Nikt

z członków zespołu projektowego nie przeszedł szkoleń

z metodologii zarządzania projektami. Trudno też Beneficjentowi określić czy planuje realizację takich

szkoleń w przyszłości.

Podczas starań o dofinansowanie z UE Beneficjent poniósł znaczne koszty finansowe. Zostały one

przeznaczone na dokumenty przygotowawcze, zakup gruntu i utworzenie JRP. Najbardziej kosztochłonne okazało się uzyskanie prawa do dysponowania gruntem pod planowaną inwestycję,

postępowanie w sprawie oddziaływania na środowisko oraz przygotowanie studium wykonalności.


Za identyfikację ryzyk na etapie przygotowania projektu odpowiedzialna była jedna osoba. Proces rozpoznania ryzyk został opracowany w studium wykonalności. Działania minimalizujące

najpoważniejsze ryzyka polegały na wdrażaniu odpowiednich zmian.

Beneficjent na etapie planowania projektu nie spodziewał się ryzyk ani z organizacją wewnętrzną projektu, ani związanych ze zjawiskami zewnętrznymi wobec projektu. Nie bierze pod uwagę także

problemów związanych z zakresem rzeczowym projektu oraz związanych z kwestiami finansowymi. Jednak napotyka na problemy, których nie przewidział na etapie przygotowania projektu (dot. one

oceny oddziaływania na środowisko i wykonawców robót).


Beneficjent natrafił na problemy związane z przygotowaniem inwestycji. Były to na przykład problemy niejednorodności treści zapisów studium wykonalności z innymi dokumentami.

Pojawiły się także problemy związane z pozyskiwaniem

dokumentacji związanej z przeprowadzeniem

postępowania ws. oceny oddziaływania na środowisko dla zadań objętych projektem oraz problemy związane

z brakiem akceptacji społecznej. W momencie wniesienia protestu na ocenę oddziaływania na środowisko

Beneficjent przeszedł przez wszystkie szczeble

odwoławcze. Przezwycięża te problemy korzystając z pomocy

ekspertów i doradców, kancelarii prawniczych oraz Pomocy Technicznej.

Dość powszechnym zjawiskiem

występującym w zespołach

projektowych jest rotacja na

poszczególnych stanowiskach.

Zmiana osób na poszczególnych

stanowiskach wystąpiła w 63,9%

badanych przypadków.

O ile w innych projektach zmiany te

nie mają wpływu na realizację

projektu, albo powodują opóźnienia,

o tyle w tym przykładzie prowadzą

do usprawnień organizacyjnych, i są

pod tym kontem jak najbardziej

wskazane (zatrudnienie

wyspecjalizowanych pracowników.

Być może rozwiązaniem takich

problemów powinno być odpowiednio zaplanowane

angażowanie interesariuszy w podejmowane decyzje (najpierw

informowanie i edukowanie,

następnie konsultacje społeczne oraz strategiczny dialog, który sprawi, że

minimalizowane jest ryzyko niedopuszczenia do realizacji,

opóźnienia lub wstrzymania już

realizowanej inwestycji.

Działania takie wzmacniają także

zaufanie do instytucji oraz ułatwiają realizację projektów o podobnym

zakresie.


186



Z przeprowadzonych badań wynika, że z protestami mieszkańców, koniecznością odwoływania się od

decyzji środowiskowej w przypadku Priorytetu II spotkało się 8% Beneficjentów. Powstałe problemy wydłużyły jedynie fazę przygotowawczą projektu.


Projekt nie jest realizowany zgodnie z pierwotnie

zaplanowanym harmonogramem. Za zgodą instytucji systemu wdrażania został on zaktualizowany.

W momencie przeprowadzanych badań jest na etapie wczesnej realizacji – zostały zakontraktowane wszystkie

zadania. Trudno w tym momencie mówić o problemach

typowo realizacyjnych. Beneficjent musiał powtarzać procedury przetargowe, w jednym przypadku wynikało to

z ustawowej możliwości odwoływania Wykonawcy od decyzji zamawiającego, w drugim z powodu środków

finansowych – oferty przekroczyły wartości szacunkowe.

Problemy te były rozwiązywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Pojawiające się ryzyka i problemy są monitorowane i na bieżąco rozwiązywane. Pojawiające się problemy na etapie realizacji projektu są szybko redukowane.



europejskich (pomoc ta dotyczyła kilkukrotnej oceny studium wykonalności). Możliwość uzyskania pomocy ze strony instytucji systemu wdrażania jest też dla niego ważna. Jednak nie zgadza się

ze stwierdzeniem, że oferowana pomoc ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich jest łatwo dostępna i jest odpowiednia do potrzeb instytucji realizujących projekty indywidualne.

Współpracę z IW na wszystkich etapach przygotowania i realizacji projektu ocenia bardzo dobrze.

Beneficjent korzystał również z pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS, którą ocenia dobrze.

XI CASE STUDY




ORIENTACYJNY KOSZT CAŁKOWITY PROJEKTU: ok. 1 500,00 mln PLN




kilka problemów, w tym w procedurach legislacyjnych dotyczących wdrożenia

funduszy UE opóźniające realizację projektu.

Beneficjenci powinni zwrócić

szczególna uwagę na (napięty)

harmonogram realizacji

przedsięwzięcia, często prowadzący

do błędów w jego realizacji.

Ważna wydaje się rekomendacja

dotycząca realnego szacowanie czasu

na uzyskanie pozwoleń.


187




Prezentowany projekt jest inwestycją celu publicznego, której nadrzędnym planem jest zapewnienie bezpieczeństwa publicznego oraz ochrona życia, zdrowia i mienia obywateli.

Celem projektu jest modernizacja największego w Polsce i jednego z największych w Europie systemu

dróg wodnych oraz budowli hydrotechnicznych usytuowanym na obszarze aglomeracji miejskiej. W ogólnym systemie ochrony przeciwpowodziowej system ten zajmuje centralne położenie. Tworzy go

sieć sztucznych kanałów, odnóg i bocznych ramion, które są gęsto zabudowane urządzeniami i budowlami wodnymi tak dla celów przeciwpowodziowych i żeglugowych, jak i przemysłowych.

W jego obszarze znajduje się również wiele ujść rzek naturalnych. Obecnie użytkowane rozwiązanie techniczne, zostało zaprojektowane i zrealizowane po powodzi w 1903 r.

W wyniku realizacji projektu wykonana zostanie m. in. modernizacja murów oporowych, kanałów

(w tym również przystosowanie kanału miejskiego do przepuszczenia wielkiej wody kontrolnej) i budowli hydrotechnicznych.

Celem modernizacji jest poprawa zabezpieczenia przeciwpowodziowego terenów usytuowanych na obszarze jednego z głównym miast Polski oraz miejscowości zlokalizowanych w jego bezpośrednim

sąsiedztwie.

Inwestycja polegająca na modernizacji jest przedsięwzięciem wielozadaniowym. Realizacja projektu ma na celu poprawę zabezpieczenia przeciwpowodziowego terenów usytuowanych na obszarze

terenów zlokalizowanych w bezpośrednim sąsiedztwie rzeki.

W wyniku realizacji projektu wykonana zostanie m. in. modernizacja murów oporowych, kanałów

(w tym również przystosowanie kanału miejskiego do przepuszczenia wielkiej wody kontrolnej) i budowli hydrotechnicznych.


Prace koncepcyjne dotyczące realizacji projektu trwały już od 10 lat. Bodźcem do tych działań była

powódź, która w lipcu 1997 roku nawiedziła południową i zachodnią Polskę. Potrzeby, na które odpowiada projekt zostały zidentyfikowane poprzez głosy mieszkańców (konsultacje społeczne)

a także przez ekspertów i rzeczoznawców. Analizę możliwych sposobów zniwelowania braków

i potrzeb przeprowadzono za pomocą konsultacji eksperckich, przeprowadzono także analizę rozwiązań stosowanych w innych regionach czy krajach.

Beneficjent pół roku wcześniej przed wpisaniem na listę projektów indywidualnych rozpoczął działania związane z przygotowaniem dokumentacji aplikacyjnej. Po wpisaniu na listę projektów indywidualnych

rozpoczął przygotowania organizacyjne związane z realizacją projektu. Beneficjent posiada doświadczenie w realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych oraz doświadczenie

w realizacji projektów podobną pod kątem rzeczowym do tej, która jest realizowana w ramach

projektu indywidualnego.

Do pracy nad projektem została powołana wyodrębniona jednostka zajmująca się wyłącznie realizacją

projektu. W prace związane z otrzymaniem dofinansowania pracowało 10 osób przez 12 miesięcy. Obecnie w pracę nad projektem zaangażowanych jest również 10 osób. Zdaniem Beneficjenta skład

zespołu jest zdecydowanie wystarczający do terminowej i należytej realizacji projektu. Osoby

wchodzące w skład zespołu projektowego pracują wyłącznie na projektem. Niektórzy członkowie zespołu projektowego przeszli szkolenie z metodologii zarządzania projektami. Beneficjent planuje

również zrealizować szkolenie z zarządzania projektem w niedalekiej przyszłości. Koordynator projektu pracował także w fazie tworzenia koncepcji projektu. Poza tym w tworzenie koncepcji projektu

zaangażowani byli nie tylko pracownicy, ale także eksperci zewnętrzni. W zespole projektowym

Oceniając stopień przygotowania beneficjenta do realizacji projektu

można stwierdzić, że Beneficjent w

bardzo dobry sposób przygotował się do absorpcji środków i realizacji

projektu.


188



nastąpiła nieznaczna rotacja, bo jedynie na 1-2 stanowiskach. Miało to zresztą pozytywny wpływ

na realizacje projektu.

Podczas realizacji projektu indywidualnego Beneficjent

korzystał z procedur związanych z zarządzaniem procesem przygotowania projektu wypracowanych

podczas realizacji projektu indywidualnego dla PO IiŚ.


Beneficjent na etapie przygotowania projektu spodziewał się problemów związanych z organizacją wewnętrzną projektu. Prognozował problemy związane z nieterminowym wykonywaniem

poszczególnych zadań przez wykonawców. Na etapie przygotowania projektu Beneficjent spodziewał się także problemów związanych z kwestiami finansowymi - problemy z wygospodarowaniem

odpowiedniej wielkości środków. Identyfikowane ryzyka dotyczyły także problemów związanych ze

zjawiskami zewnętrznymi wobec projektu (np. z koniunkturą gospodarczą, sytuacją w branży budowlanej).


Beneficjent nie napotkał problemów, których nie przewidział na etapie przygotowania projektu. W trakcie fazy przygotowawczej związanej z przygotowaniem stosownych dokumentów wystąpiły

problemy w przygotowaniu studium wykonalności. Pierwsze przygotowane studium uległo dezaktualizacji. Jednak dzięki pomocy ze strony instytucji systemu wdrażania przeszkody te zostały

rozwiązane. Pojawił się także problem niejednorodności treści zapisów studium wykonalności z innymi dokumentami oraz problemy przy pozyskiwaniu wkładu własnego. Zdaniem Beneficjenta zmiany

prawa oraz wytycznych PO IiŚ utrudniły także w znacznym stopniu przygotowanie

do absorpcji/otrzymania dofinansowania z UE. Wiązało się to dla Beneficjenta z większym nakładem pracy oraz z większymi kosztami finansowymi przygotowania do absorpcji środków.

Najbardziej czasochłonne procedury związane ze skompletowanie stosowanych dokumentów

dotyczyły postępowania w sprawie oceny

oddziaływania na środowisko oraz pozyskanie stosowanych praw i zezwoleń (np. pozwolenie na

budowę - czas oczekiwania - 25 miesięcy). Pojawiły się także inne czynniki utrudniające

realizacją projektu – Beneficjent określa je jako współpraca z instytucjami zewnętrznymi.

Podczas starań o dofinansowanie z UE Beneficjent

poniósł też znaczne koszty finansowe.


Na etapie realizacji projektu pojawiły się problemy zidentyfikowanych przez Beneficjenta na etapie

przygotowania projektu. Jednym z nich są składane przez wykonawcę roszczenia dotyczące dat

realizacji i wyceny pracy wykonawczych.

Na etapie realizacji projektu Beneficjent stara się redukować mogące pojawić się problemy poprzez

organizację cyklicznych spotkań rady budowy.


Beneficjent przygotowując projekt napotykał

kilka problemów w procedurach legislacyjnych. Wyznaczył jednak 4 osoby z

zespołu projektowego odpowiedzialnych za

identyfikację zagrażających realizacji projektu ryzyk. Działania mające minimalizować dalsze

i najpoważniejsze ryzyka to właśnie zapewnienie wystarczającej ilość osób do ich

identyfikacji i niwelacji, konsultacje z zatrudnionym inżynierem kontraktu oraz

odpowiedni wybór wykonawcy.


189



Beneficjent przygotowując i realizując projekt kilkakrotnie korzystał z pomocy instytucji systemu

wdrażania funduszy europejskich. Uważa, że oferowana pomoc ze strony systemu wdrażania funduszy europejskich jest łatwo dostępna i odpowiednia do potrzeb. Możliwość uzyskania pomocy ze strony

instytucji systemu wdrażania jest dla Beneficjenta bardzo ważna. Szczególną – kilkakrotnie podkreślaną – wagę ma dla niego duża pomoc stricte merytoryczna.

Wysoko ocenia on współpracę z IW zarówno w zakresie

przygotowania i zawarcia pre-umowy, jaki i przygotowania projektu, złożenia i oceny wniosku,

przygotowania do podpisania umowy o dofinansowanie oraz realizacji projektu. Bardzo dobrze ocenia

możliwościach uzyskania dodatkowego wsparcia w zakresie przygotowania dokumentacji oraz przekazywane

informacje o zmianach w wytycznych i aktach prawnych.

Beneficjent korzystał także z pomocy oferowanej przez inicjatywę JASPERS. Oferowaną pomoc również ocenia

bardzo dobrze. Wszystkie uwagi ekspertów inicjatywy JASPERS zdaniem Beneficjenta dotyczyły meritum

zagadnień i pokrywały się z opisem ekspertów UE.

Beneficjent w sposób zdecydowanie dobry ocenia pomoc uzyskaną przy rozwiązywaniu problemów ze strony instytucji oferującą doradztwo i konsultacje. Aby oferowana pomoc była bardziej skuteczna

i odpowiednia dla podmiotów realizujących projekty skróciłby jedynie czas przepływu informacji.

XII CASE STUDY



Celem projektu jest podniesienie sprawności organów Inspekcji Ochrony Środowiska i Państwowej Straży Pożarnej w ocenie ryzyka powstawania poważnych awarii, na miejscu zdarzenia, poprzez

wyposażenie i przeszkolenie wymienionych organów oraz stworzenie w wojewódzkich inspektoratach

ochrony środowiska (50 jednostek) podsystemu monitoringu poważnych awarii dla celów współdziałania z PSP.


DZIAŁANIE: 3.2 Zapobieganie oraz ograniczanie skutków zagrożeń naturalnych oraz

przeciwdziałanie poważnym awariom

ORIENTACYJNY KOSZT CAŁKOWITY PROJEKTU: 30,00 mln PLN



UZASADNIE WYBORU PROJEKTU: Głównym powodem wyboru projektu były

istotne dla realizacji inwestycji zmiany w wewnętrznej organizacji pracy Beneficjenta. Dotyczyły one wpływu całkowitej zmiany zespołu projektowego i

departamentu odpowiedzialnego za realizację inwestycji, który w przypadku niniejszego

projektu był czynnikiem newralgicznym.

Wymienione problemy utrudniały

realizację projektu głównie we

wczesnych etapach realizacji projektu, wpływając na tempo jego

realizacji.

Duży wpływ na rozwiązywanie

pojawiających się problemów była

pomoc uzyskana od instytucji systemu wdrażania


190



Projekt pozwoli na zwiększenie ochrony przed skutkami zagrożeń związanych z poważnymi awariami

oraz zagrożeniami naturalnymi. Wdrożenie projektu wzmocni system przeciwdziałania skutkom poważnych awarii i ekstremalnych zdarzeń naturalnych. Wdrożenie projektu zapewni wyposażenie

zarówno organów IOŚ jak i PSP w narzędzia umożliwiające właściwe planowanie działań prewencyjnych, jak i ratowniczych w odniesieniu zarówno do zakładów zakwalifikowanych do dużego

ryzyka, jak również do innych terenów i obiektów.

Planowane środki zostaną przeznaczone na zakup 32 zestawów sprzętowych dla jednostek Inspekcji Ochrony Środowiska i Państwowej Straży Pożarnej. Projekt obejmuje swoim działaniem teren całej

Polski, gdyż dotyczy 16 wojewódzkich inspektoratów ochrony środowiska.


Nad otrzymaniem dofinansowania z UE przez ponad rok pracowały 3 osoby, dodatkowe osoby

angażowane były w miarę pojawiających się potrzeb i problemów.

Beneficjent posiada doświadczenie w realizacji projektów finansowanych ze środków unijnych oraz z innych środków zewnętrznych. Beneficjent realizował też inwestycję podobną pod kątem rzeczowym

do tej, która jest realizowana w ramach projektu indywidualnego.

W strukturach organizacyjnych instytucji nie została

wyodrębniona jednostka organizacyjna powołana

wyłącznie do realizacji projektów, m.in. takich jak przedmiotowy projekt indywidualny. W prace nad

projektem jednorazowo zaangażowanych jest 5 osób. Zdaniem Beneficjenta liczba członków zajmująca się

realizacją przedmiotowego projektu nie jest wystarczająca do jego należytej i terminowej realizacji.

Poza tym osoby wchodzące w skład zespołu

projektowego realizują też inne zadania.

Dzieląc średni tygodniowy czas pracy osób zaangażowanych w realizację projektu na dwie części, 50%

czasu pracy poświęcone jest zadaniom projektowym a pozostałe 50% innym zadaniom w instytucji Beneficjenta. Koordynator projektu w strukturze organizacyjnej Beneficjenta zajmuje stanowisko

naczelnika jednego z wydziałów, natomiast wcześniejszy koordynator pełnił funkcję jednego

z dyrektorów departamentu. Koordynator projektu pracował w fazie wczesnego planowania i tworzenia założeń projektu. W tworzenie koncepcji projektu zaangażowani zostali eksperci

zewnętrzni. Żaden z członkowie zespołu projektowego nie przeszedł szkolenia z metodologii zarządzania projektami, trudno też Beneficjentowi określić czy takie szkolenia będą realizowane

w przyszłości. W zespole realizującym projektowym nastąpiły bardzo duże rotacje, włącznie ze zmianą departamentu i koordynatora.

Potrzeby, na które odpowiada projekt zidentyfikowano poprzez zgłaszana ekspertów oraz zgłoszenia

pracowników inspekcji ochrony środowiska, konsultacje z dużymi zakładami, które powinny być lepiej monitorowane (duże zakłady, gdzie istnieje możliwość wystąpienia poważnej awarii przemysłowej).

Analizę możliwych sposobów zaspokojenia braków przeprowadzono poprzez konsultacje eksperckie, analizę rozwiązań stosowanych w innych regionach/krajach, analizę porównawczą możliwych

rozwiązań oraz konsultacje z tymi dużymi zakładami, gdzie jest ryzyko wystąpienia awarii

przemysłowej.


Na etapie przygotowania projektu Beneficjent wyznaczył 3 osoby odpowiedzialne za identyfikację

ryzyk. Jednak w zależności od potrzeby były one wspierane przez innych pracowników. Osoby te miały

także inne obowiązki związane z przygotowaniem projektu.

Zmiany w wewnętrznej organizacji

Beneficjenta miały negatywny wpływ

na realizację projektu, wiązały się z wdrożeniem nowych osób

w realizację projektu, co łączyło się z opóźnieniami, utrudnieniami

w podejmowanie decyzji i zmianami

terminów w harmonogramie.


191



Na etapie przygotowania projektu Beneficjent spodziewał się problemów związanych z zakresem

rzeczowym projektu. Dotyczyły one ostatecznego zdefiniowaniem zakresu rzeczowego projektu.


Zdaniem Beneficjenta w przygotowaniu wykazu zamówień wraz z SIWZ wystąpiły niewielkie trudności,

których rozwiązanie nie stanowiło dużego problemu (problem z wyłonieniem wykonawcy). Pojawił się

także problem niejednorodności treści zapisów studium wykonalności z innymi dokumentami.

Największym problemem, którego Beneficjent nie

przewidział na etapie przygotowania projektu była całkowita zmiana zespołu projektowego i departamentu

odpowiedzialnego za projekt. Zmiany te wydłużą czas realizacji projektu. Poza tym trzeba zaznaczyć, że w

przypadku tego projektu zespół realizujący projekt ma

najistotniejsze znaczenie. Nie występują inne ryzyka związane z realizacją tego przedsięwzięcia oprócz

organizacji wewnętrznej Beneficjenta. Zespół jest tu czynnikiem newralgicznym.

Pojawiły się jeszcze inne czynniki związane z realizacją projektu, była to konieczność konsultacji

z użytkownikami końcowymi, w której również występują zmiany wewnętrzne w strukturze organizacyjnej, co dla Beneficjenta wiązało się z koniecznością ponownego przestawiania projektu.

Pojawiały się również trudności z ingerencją w infrastrukturę informatyczną, co skutkowało koniecznością modyfikacji rozwiązań tak, aby skontaminować wdrażany system.

Najbardziej czasochłonnym element przygotowania do realizacji projektu była dla Beneficjenta dokumentacja wraz z wnioskiem o dofinansowanie oraz studium wykonalności.


Projekt nie jest realizowany zgodnie z pierwotnym harmonogramem. Został zmieniony w związku

z przesunięciami w realizacji poszczególnych zadań. Obecnie został zaktualizowany.

Wymienione problemy mają wpływ na obecną realizację projektu. Pojawiające się nowe ryzyka

i problemy Beneficjent stara się zminimalizować poprzez stały nadzór zespołu projektowego, który

je nie tylko identyfikuje, ale także wdraża sposoby ich niwelacja i ulepsza realizowany projekt (np. połączenie zadań).


Beneficjent korzystał i korzysta z pomocy instytucji systemu wdrażania funduszy europejskich przy przygotowaniu i realizacji projektu. Jest to ciągła współpraca oparta na wielokrotnych konsultacjach,

dotycząca na przykład sposobu realizacji niektórych zadań czy modyfikacji ich zakresu. Możliwość

uzyskania pomocy ze strony instytucji systemu wdrażania jest dla Beneficjenta bardzo ważna.

Beneficjent zgadza się ze stwierdzeniem, że oferowana pomoc ze strony systemu wdrażania funduszy

europejskich jest łatwo dostępna a także, że oferowana pomoc jest odpowiednia do potrzeb.

Wszystkie problemy, z którymi Beneficjent zgłosił się o pomoc do instytucji systemu wdrażania zostały

rozwiązane.

W przypadku tego projektu

niezwykle istotna wydaje się

rekomendacja dotycząca

rozpowszechnianie przez IP

z udziałem IW oraz IZ wiedzy na

temat najskuteczniejszych metod

zarządzania projektem.


192



Załącznik nr 2- Infografiki

193



Stopień przygotowania beneficjentów

projektów indywidualnych PO IiŚ do realizacji projektów

33,3%

0%

26,3%

100%

73,6%

73,7%

17,6%

17,6%

5,9%

88,2%

82,3%

70,6%

60%

36%

68%

84%

68%

56%

DOŚWIADCZENIE w realizacji projektów ze środków

UE

DOŚWIADCZENIE w realizacji projektów ze środków

zewnętrznych, innych niż fundusze unijne

DOŚWIADCZENIE w realizacji inwestycji podobnych

pod kątem rzeczowym

WYODRĘBNIENIE jednostki organizacyjnej do

realizacji projektu

WYSTARCZAJĄCA liczba osób w zespole do realizacji

projektu

PRZESZKOLENIE zespołu projektowego w zakresie

zarządzania projektami

Wyniki: odsetek beneficjentów, którzy wskazali dany sposób przygotowania

DO

ŚW

IAD

CZ

EN

IE

ZE

SP

ÓŁ

PR

OJE

KT

OW

Y

Priorytet I Priorytet II Priorytet III

Strony w raporcie: 40-43

Stopień przygotowania

beneficjentów ze względu na zespół projektowy można

ocenić jako

bardzo dobry –

63,3% beneficjentów

realizuje projekt zgodnie z

harmonogramem.

Stopień przygotowania

beneficjentów ze względu na

doświadczenie należy ocenić

jako dobry

194



Ryzyka i problemy na etapie przygotowania i realizacji projektów

indywidualnych w obszarze ochrony środowiska

RYZYKA WEWNĘTRZNE

niewystarczająca liczba osób w zespole

projektowym

rotacja w zespole projektowym

terminowość wykonywania poszczególnych

zadań

praca zespołu po godzinach

małe doświadczenie zespołu projektowego

problemy z biurem projektu

RYZYKA ZEWNĘTRZNE

upadłość wykonawców

długi czas oczekiwania na ocenę


zmiany prawa oraz wytycznych**

ostateczne zdefiniowanie zakresu

rzeczowego

zmiany w zakresie rzeczowym

niepewna sytuacja w branży budowlanej

(ceny)

REALIZACJA

PROJEKTU

INDYWIDUALNEGO

NAJWAŻNIEJSZE RYZYKA, które mogą

dotyczyć PROJEKTÓW PODOBNYCH*

DO PROJEKTÓW INDYWIDUALNYCH w Osiach I-III PO IiŚ 2007-2013 z sektora

środowiska przewidywanych do wsparcia w ramach

POLITYKI SPÓJNOŚCI 2014-2020

zmiany prawa oraz wytycznych POIiŚ

długi czas oczekiwania na ocenę


upadłość wykonawców

niewystarczająca liczba osób w zespole

projektowym

małe doświadczenie zespołu projektowego

1.

2.

3.

4.

5. *projektów podobnych pod kątem rzeczowym

**pogrubioną czcionką zostały oznaczone ryzyka, które w największym stopniu wpływają na realizację projektów


195



Wpływ ryzyk i występujących problemów na tempo absorpcji

środków unijnych – opinie beneficjentów

6,2%

18,2%

72,8%

ZMIANY W STRUKTURZE ORGANIZACYJNEJ

ZMIANY W ZAKRESIE RZECZOWYM

CZYNNIKI INNE NIŻ ORGANIZACJA

WEWNĘTRZNA

Czynniki, które

wpłynęły na

tempo absorpcji

środków

Zmiany strukturalne, zmiany kierownictwa, zmiana

liczby pracowników, powołanie zespołu

projektowego jako oddzielnej komórki

organizacyjnej

§

Rozszerzenie zakresu rzeczowego ze względu na

oszczędności w projekcie, zmniejszenie zakresu

rzeczowego, zmiany prawa, uwagi inicjatywy

JASPERS

Deklaracje beneficjentów, którzy zadeklarowali, iż w przypadku ich projektu wystąpiły zmiany w strukturze organizacyjnej (N=33), w zakresie rzeczowym

(N=22) lub inne czynniki utrudniające realizację projektu (N=22) odnośnie wpływu tych elementów na tempo realizacji projektów

W przypadku tych

zmian,

projekty nie były

realizowane

zgodnie z

harmonogramem

W przypadku tych

zmian,

projekty w

zdecydowanej

większości nie

były realizowane

zgodnie z

harmonogramem

Procedury przetargowe, przedłużające się procedury

formalne, czynniki losowe, wycofanie zgody przez

mieszkańców, zmiany przepisów prawnych, problemy z

wykonawcami

W przypadku tych

zmian,

co trzeci projekt

nie był realizowany

zgodnie z

harmonogramem


196



Dobre praktyki związane z wdrażaniem projektów indywidualnych (możliwe do

identyfikacji na bazie oceny dokonywanej dla projektów indywidualnych

priorytetów I-III PO IiŚ 2007-2013

MONITORING działań

nakierowanych na redukcję

wystąpienia

zdiagnozowanych ryzyk.

ŚCISŁA WSPÓŁPRACA

BENEFICJENT- INŻYNIER KONTRAKTU REALIZACJA

PROJEKTU

INDYWIDUALNEGO

RE

AL

IZA

CJA

PR

OJE

KT

U

OT

OC

ZE

NIE

PR

OJE

KT

U

PR

ZY

GO

TO

WA

NIE

PR

OJE

KT

U

konsultacje społeczne dzięki którym

możliwe było uzyskanie wysokiego

poziomu poparcia społecznego na

realizację projektu

UZYSKANIE AKCEPTACJI SPOŁECZNOŚCI

LOKALNEJ

Inwestowanie w Jednostkę Realizującą Projekt –

podwyższanie kwalifikacji pracowników

poprzez ich uczestnictwo w licznych szkoleniach

oraz studiach podyplomowych

Wzmocnienie zespołu projektowego poprzez

zatrudnienie niezbędnych specjalistów,

(inspektorów nadzoru budowlanego,

posiadających konieczną wiedzą i uprawniania).

Pozwoliło to na ograniczenie ryzyka nienależytego

wykonania robót budowlanych przez wykonawców

DOBRE PRZYGOTOWANIE ZESPOŁU

PROJEKTOWEGO

Możliwość redukcji zagrożenia wystąpienia

ryzyk w zakresie zmian rzeczowych i

finansowych

RZETELNA ANALIZA FINANSOWA

bieżący monitoring oraz regularne narady z

wykonawcami projektu

określenie odpowiednich terminów

związanych z wykonaniem prac pod kątem

możliwości wystąpienia zagrożenia wobec

określonych gatunków roślin i zwierząt

identyfikacja zagrożeń dotyczących

wydłużenia terminów płatności dla

wykonawców zleconych usług

NACISK NA IDENTYFIKACJĘ RYZYK

Documents

· Badanie ewaluacyjne finansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności oraz budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i