23
1 หหหหหหหห หหหหหหหหหหหหหหหหหหหหหหหห หหหหหหหหหหหหหหหหห หหหหหห หหหหหหหหหหหหหหหหหหหหหหหห หหหหหหหหห หห หหหหหหหหหห หหหหหหห

งานธุรการสารบรรณ 8.4

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: งานธุรการสารบรรณ 8.4

1

หลั�กสู�ตร การพั�ฒนาเจ้�าหน�าที่��ระดั�บปฏิ�บ�ต�การยุ�คใหม่�

เร��อง

การเสูร�ม่สูร�างประสู�ที่ธิ�ภาพังานธิ�รการ

โ ดัยุ พัระม่หาโยุตะ ปยุ�ต%โต

Page 2: งานธุรการสารบรรณ 8.4

2

แนวการอบรม่1. ความ่สู)าค�ญแลัะขอบข�ายุของงาน

ธิ�รการ 1.1 ขอบข�ายุของงานธิ�รการ 1.2 ความ่สู)าค�ญของงานธิ�การ 1.3 บที่บาที่ของเจ้�าหน�าที่��ธิ�รการ

2. เร��องที่��เจ้�าหน�าที่��ธิ�รการต�องร�� 21. ระเบ�ยุบงานสูารบรรณเก��ยุวก�บ

หน�งสู�อราชการ 22. การเข�ยุนหน�งสู�อต�ดัต�อราชการ 23 การที่)าบ�นที่.กเสูนอ 24 การเข�ยุนค)ากลั�าวในพั�ธิ�ต�างๆ

Page 3: งานธุรการสารบรรณ 8.4

3

3. การบร�หารงานเอกสูาร

31. วงจ้รเอกสูาร 32 การผลั�ตเอกสูาร 33. การก)าหนดัอายุ�เอกสูาร 34 การที่)าลัายุเอกสูาร

4. การจ้�ดัสู)าน�กงาน ( Office Layout )

5. การใช�ที่ร�พัยุากรเพั��อให�เก�ดัประโยุชน1สู�งสู�ดั

Page 4: งานธุรการสารบรรณ 8.4

4

ก . ความสำ�าคญและขอบข�ายของงานธุ�รการ

1. ขอบข�ายุของงานธิ�รการ 11. ร�บ- สู�งหน�งสู�อ 12.ร�างหน�งสู�อ 13. พั�ม่พั1หน�งสู�อ 14. ผลั�ตสู)าเนาเอกสูาร 15 จ้�ดัเก3บเอกสูาร/ แฟ้5ม่เสูนอ 16

บ�นที่.กเสูนอหน�งสู�อ 17 ตรวจ้ที่านหน�งสู�อ 18

การที่)าลัายุหน�งสู�อ 19 ดั�แลัสู)าน�กงาน

110 อ��นๆ เช�น การเง�น บ�ญช� งบประม่าณ พั�สูดั�

Page 5: งานธุรการสารบรรณ 8.4

5

2 . ความ่สู)าค�ญของงานธิ�รการ 21. เป6นดั�านหน�าของหน�วยุงาน 22. เป6นหน�วยุสูน�บสูน�น 23. เป6นหน�วยุบร�การ

3 . บที่บาที่ของเจ้�าหน�าที่��ธิ�รการ 31. ต�องร��ระเบ�ยุบที่��เก��ยุวข�อง 32.ต�องม่�ม่น�ษยุสู�ม่พั�นธิ1 33. ต�องม่�น)8าใจ้ เก�8อก�ลั 34.ต�องม่�ความ่รอบคอบ 35. ต�องม่�การพั�ฒนาอยุ�างต�อเน��อง

Page 6: งานธุรการสารบรรณ 8.4

6

ข . เร��องที่��เจ้�าหน�าที่��ธิ�รการต�องร�� 1. ระเบ�ยุบงานสูารบรรณเก��ยุว

ก�บหน�งสู�อราชการ 11. ความ่หม่ายุของหน�งสู�อราชการ 1 หน�งสู�อที่��ม่�ไปม่าระหว�างสู�วนราชการ 2) หน�งสู�อที่��สู�วนราชการม่�ไปถึ.งหน�วยุงานอ��นที่��ม่�ใช�ราชการหร�อบ�คคลัภายุนอก 3) หน�งสู�อที่��หน�วยุงานอ��นที่��ม่�ใช�สู�วนราชการหร�อบ�คคลัภายุนอกม่�ม่าถึ.งสู�วนราชการ 4) หน�งสู�อที่��หน�วยุงานจ้�ดัที่)าข.8นเพั��อเป6นหลั�กฐานในราชการ 5) เอกสูารที่��ที่างราชการจ้�ดัที่)าข.8นตาม่กฎหม่ายุ

Page 7: งานธุรการสารบรรณ 8.4

7

12. ชน�ดัของหน�งสู�อหน�งสู�อราชการ

1) หน�งสู�อภายุนอก 2) หน�งสู�อภายุใน 3) หน�งสู�อประที่�บตราแที่นการลังช��อ 4) หน�งสู�อสู��งการ เช�น ค)าสู��ง ระเบ�ยุบ ข�อ

บ�งค�บ 5) หน�งสู�อประชาสู�ม่พั�นธิ1 เช�น ประกาศ

แถึลังการณ1 ข�าว 6) หน�งสู�อที่��เจ้�าหน�าที่��ที่)าข.8นหร�อร�บไว�เป6น

หลั�กฐานในราชการ เช�น หน�งสู�อร�บรอง รายุงานการประช�ม่ บ�นที่.ก ภาพัถึ�ายุ ฟ้>ลัม่1

ฯลัฯ

Page 8: งานธุรการสารบรรณ 8.4

8

13. ประเภที่ของหน�งสู�อดั�วน

1) ดั�วนที่��สู�ดั 2) ดั�วนม่าก 3) ดั�วน

14. ช�8นของหน�งสู�อลั�บ

1) ลั�บที่��สู�ดั 2) ลั�บม่าก 3) ลั�บ 4) ปกป>ดั

Page 9: งานธุรการสารบรรณ 8.4

9

2. การเข�ยุนหน�งสู�อต�ดัต�อราชการ 21. โครงสูร�าง

1) ห�วเร��อง : ที่�� / สู�วนราชการ / ว�นที่�� / เร��อง / อ�างถึ.ง / สู��งที่��สู�งม่าดั�วยุ

2) เน�8อเร��อง : ข�อความ่ 3) จ้�ดัประสูงค1ของเร��อง : …จ้.ง .

4) ที่�ายุเร��อง : ค)าลังที่�ายุ / ช��อ / ต)าแหน�ง / สู�วนราชการเจ้�าของเร��อง /โที่ร

Page 10: งานธุรการสารบรรณ 8.4

10

22. การเข�ยุนข�อความ่ 1) สู�วนห�วเร��อง : ใจ้ความ่ยุ�อสู�8นที่��สู�ดั เช�น

เร��องอะไร 2) สู�วนเน�8อเร��อง :

- ค)าเร��ม่ต�น : ดั�วยุ / เน��องจ้าก / ตาม่ที่�� - เหต�ที่��ม่�หน�งสู�อไป - การใช�ค)าสูรรพันาม่ : ตาม่ระเบ�ยุบ 3) สู�วนจ้�ดัประสูงค1ของเร��อง : เข�ยุนให�

ช�ดัเจ้นว�า ต�องการให�ที่)าอะไร 4) สู�วนที่�ายุเร��อง : ค)าลังที่�ายุให�ถึ�ก

ระเบ�ยุบ

Page 11: งานธุรการสารบรรณ 8.4

11

23. การเข�ยุนให�ดั� 1) เข�ยุนให�ถึ�กต�อง : แบบ - เน�8อหา - หลั�ก

ภาษา - ความ่น�ยุม่ 2) เข�ยุนให�ช�ดัเจ้น ร�ดัก�ม่ กระที่�ดัร�ดั 3) เข�ยุนให�บรรลั�ว�ตถึ�ประสูงค1 แลัะไดั�ผลัดั� 24. การแก�ร�างหน�งสู�อ 1) แก�ให�ถึ�กต�อง ร�ดัก�ม่ กะที่�ดัร�ดั ตรงจ้�ดั

ประสูงค1 แลัะเป6นผลัดั� 2) ใช�ศ�ลัปะ 5 ข�อ : ร�กษาน)8าใจ้ - เห3นใจ้ผ��

พั�ม่พั1 - อยุ�าแก�โดัยุไม่�จ้)าเป6น - ให�อยุ��ก�บร�องก�บ รอยุ - ม่�หลั�กสูาม่ารถึอธิ�บายุไดั�

Page 12: งานธุรการสารบรรณ 8.4

12

3. การที่)าบ�นที่.กเสูนอ 31. แบบบ�นที่.กเสูนอ

1) แบบบ�นที่.กต�อเน��อง 2) แบบร�ายุยุาว 3) แบบลั)าดั�บ

ต�วเลัข / เหต�การณ1 32. แบบที่)าบ�นที่.กยุ�อเร��อง 1) สูร�ปสูาระสู)าค�ญ

2) ยุ�อเร��องให�สู�8น 3) เสูนอให�เข�าใจ้ง�ายุ

Page 13: งานธุรการสารบรรณ 8.4

13

33. การที่)าบ�นที่.กรายุงาน

34. การที่)าบ�นที่.กความ่เห3น1) Simplify ง�ายุ

2) Quantify สูม่บ�รณ13 ) Justify ม่�เหต�ผลั

Page 14: งานธุรการสารบรรณ 8.4

14

4 . การเข�ยุนค)ากลั�าวในพั�ธิ�ต�างๆ 41. รายุงานในพั�ธิ�เป>ดั-ป>ดั

1) ค)าข.8นต�น 2)ขอบค�ณประธิาน

3) ช�8แจ้งความ่เป6นม่า 4) เช�ญประธิานเป>ดั-ป>ดั 42. ค)ากลั�าวของประธิาน

เป>ดั-ป>ดั 1) ค)าข.8นต�น 2)แสูดังความ่ยุ�นดั�

3) แสูดังความ่ช��นชม่เห3นดั�วยุ หร�อสูน�บสูน�นก�จ้กรรม่

4) แสูดังความ่สู)าค�ญของก�จ้กรรม่

Page 15: งานธุรการสารบรรณ 8.4

15

5) ฝากข�อค�ดัเห3น / แนะน)า 6) แสูดังความ่หว�งว�าก�จ้กรรม่จ้ะเป6น

ประโยุชน1 7) ขอบค�ณผ��จ้�ดัแลัะผ��สูน�บสูน�น 8) กลั�าวเป>ดั / ป>ดั 9) อวยุพัรก�จ้กรรม่ที่��เป>ดั / ผ��ม่าร�วม่งาน

10) แสูดังความ่ยุ�นดั� / พัอใจ้ในผลัสู)าเร3จ้(กรณ�ป>ดั)

45. ค)ากลั�าวของประธิานในพั�ธิ�ม่อบประกาศน�ยุบ�ตร 1) ค)าข.8นต�น 2) ขอบค�ณ

ประธิาน 3) ช�8แจ้งความ่เป6นม่า 4) เช�ญ

ประธิานที่)าพั�ธิ�

Page 16: งานธุรการสารบรรณ 8.4

16

44. ค)ากลั�าวของประธิานในพั�ธิ�ม่อบประกาศน�ยุบ�ตร 1) ค)าข.8นต�น

2) แสูดังความ่ยุ�นดั�แลัะเป6นเก�ยุรต� 3) แสูดังความ่ช��นชม่ต�อผ��สู)าเร3จ้ แลัะพัอใจ้ใน

เร��องที่��ร�บรายุงาน 4) แสูดังความ่สู)าค�ญ/ชม่เชยุก�จ้การแลัะ

ความ่หว�งว�าจ้ะเป6นประโยุชน1 5) ขอบค�ณผ��จ้�ดั - ผ��สูน�บสูน�น - เจ้�าหน�าที่�� 6) ให�โอวาที่ ฝากข�อค�ดัเห3น 7) อวยุพัร

Page 17: งานธุรการสารบรรณ 8.4

17

ค . การบร�หารงานเอกสูาร 1. วงจ้รเอกสูาร

11. การผลั�ต 12. การจ้�ดัเก3บเอกสูาร

อยุ�างเป6นระบบ-สูถึานที่��- การค�นหา- การยุ�ม่ แลัะ สู�งค�น 13. การที่)าลัายุเอกสูาร

Page 18: งานธุรการสารบรรณ 8.4

18

2. การผลั�ตเอกสูาร

21. ความ่หม่ายุ : แผ�นกระดัาษ ฟ้อร1ม่ ว�ตถึ�อ��นใดัที่�� เป6นข�อม่�ลั หร�อ

ข�าวสูารไดั� ใช�ประโยุชน1ไดั� สู��อความ่หม่ายุไดั�

22. การผลั�ต : ผลั�ตข.8นเพั��อ เป6นหลั�กฐานใช�ประโยุชน1ในปAจ้จ้�บ�น

แลัะอนาคต เพั��อม่��งหม่ายุอยุ�างใดัอยุ�างหน.�ง

Page 19: งานธุรการสารบรรณ 8.4

19

3. การจ้�ดัเก3บเอกสูาร 31. เอกสูารที่��ต�องจ้�ดัเก3บ

32. องค1ประกอบในการเก3บเอกสูาร 1. ระบบ / ลั�กษณะของเอกสูารที่��จ้ะ

เก3บ 2. ค��ม่�อ หร�อ ระเบ�ยุบปฏิ�บ�ต�เก��ยุวก�บ

เอกสูาร 3. เคร��องใช� แลัะอ�ปกรณ1ในการจ้�ดัเก3บ 4. ผ��ใช�เอกสูาร : สูะดัวกแก�การค�นหาให�

ยุ�ม่

Page 20: งานธุรการสารบรรณ 8.4

20

33. การวางแผนการจ้�ดัเก3บเอกสูาร

1) ศ.กษาปAญหา 2) การจ้�ดัแบ�ง 3) ใช�งานที่��เหม่าะสูม่ 4) จ้�ดัที่)าดัรรชน� แลัะค��ม่�อการจ้�ดัหม่วดัหม่�� 5) จ้�ดัหาอ�ปกรณ1เคร��องม่�อจ้�ดัเก3บ 6) จ้�ดัเก3บให�เป6นปAจ้จ้�บ�นตลัอดัเวลัา

Page 21: งานธุรการสารบรรณ 8.4

21

4. การที่)าลัายุเอกสูาร 41. เอกสูารสู)าค�ญม่าก : เก3บ

ร�กษาตลัอดัไป 42. เอกสูารสู)าค�ญ : เก3บจ้นกว�าจ้ะ

หม่ดัความ่จ้)าเป6นต�องใช� 43. เอกสูารที่��ม่�ประโยุชน1 : ก)าหนดั

อายุ�เอกสูาร เม่��อหม่ดัอายุ�จ้.งที่)าลัายุ 44. เอกสูารที่��ไม่�จ้)าเป6น : หม่ดัการ ใช�งาน ที่)าลัายุ

Page 22: งานธุรการสารบรรณ 8.4

22

ง . การจ้�ดัสู)าน�กงาน 1. จ้�ดัร�ปสู)าน�กงานให�ม่�

ประสู�ที่ธิ�ภาพั- Centralized Office : ประหยุ�ดั- Departmentalized Office : - งาน

หลั�ก vs งานธิ�รการ- Mixed Office 2. จ้�ดัให�ม่�สู��งอ)านวยุความ่สูะดัวก

ที่างกายุภาพัในสู)าน�กงานให�พัอเพั�ยุง 21. จ้�ดัผ�งสู)าน�กงาน : จ้�ดัสูายุที่างเดั�น

ของงาน / พั�8นที่��ปราศจ้ากสู��งก�ดัขวาง / โตBะ ที่)างาน / อ�ปกรณ1 / เสู�นที่างเข�าออก 22. แสูงสูว�าง 23.

เสู�ยุงรบกวน

Page 23: งานธุรการสารบรรณ 8.4

23

3. จ้�ดัให�ม่�เคร��องม่�อต�ดัต�อสู��อสูารแลัะการให�บร�การอยุ�างเพั�ยุงพัอ

จ้ . การใช�ที่ร�พัยุากรเพั��อให�เก�ดัประโยุชน1สู�งสู�ดั 1. บ�คคลั

2. สูถึานที่�� 3. ว�สูดั� & อ�ปกรณ1 4. การซ่�อม่บ)าร�ง