Системы потокового ввода документов и данных. Обработка первичных бухгалтерских документов

Системы потокового ввода документов и данных. Обработка первичных бухгалтерских документов.

Ольга МорозоваУправляющий по корпоративным проектамABBYY Россия

ABBYY российские программы с мировым именем

Группа компаний ABBYY

FremontABBYY USA

Головной офис ABBYY(Россия, Москва)

ABBYY USA (США, Фримонт, Калифорния)

ABBYY Europe (Германия, Мюнхен)

ABBYY UkraineKiev

ABBYY Europe UKABBYY Headquarters/ ABBYY RussiaMoscow

ABBYY Europe GmbH Munich, Germany

ABBYY Europe UK (Великобритания, Бишопс Стортфорд)

ABBYY Украина (Украина, Киев)

ABBYY Россия(Москва)

ABBYY Japan(Япония, Токио)

ABBYY JapanTokio


Продукты ABBYY5 основных линеек продуктов ABBYY

ABBYY FineReader OCR

ABBYY FlexiCapture/FormReader

ABBYY Recognition Server

Продукты для разработчиков (SDK)

ABBYY Lingvo

20 миллионов человек используют продукты ABBYY во всем мире.*

5 миллионов россиян используют электронные словари ABBYY Lingvo*

*(согласно внутренним исследованиям)


Задача массового ввода данных

Ввод и хранение: ручной вариант ручной труд по вводу данных хранение данных без привязки к фото-копии документа большие затраты на хранение и поиск документов

Ввод и хранение: автоматизированный вариант автоматизированный ввод данных и копий документов в

СЭД, ЭА в одном потоке документы+данные доступ к данным и копиям документов: быстрый,

удаленный, одновременный в несколько раз более эффективное решение по сравнению

с ручным вводом


Виды документов с точки зрения их ввода

Структурированные документы – формы Слабоструктурированные документы –

гибкие формы Неструктурированные документы


Структурированные документы - формы

Формы с фиксированной разметкой (т.н. «машиночитаемые»):

для сбора данных совпадают на просвет заполняются от руки

Примеры:

заявления обращения жалобы анкеты


Слабо-структурированные документы

Гибкие формы:

представлены данные и текст одинаковые данные, разное

расположение разные источники

Примеры:

приказы и распоряжения служебные записки счета-фактуры платежные поручения акты выполненных работ


Неструктурированные документы

Текстовые документы: изображения и полный текст для электронных архивов и

систем документооборота представлены данные и текст

Примеры: договоры письма журнальные статьи


Потоковый ввод документов


Технологии ABBYY для потокового ввода документов

Технологии ABBYY позволяют реализовать два

сценария потокового ввода документов:

индивидуальный централизованный


Индивидуальный ввод документов

Функциональное решение, легкое в развертывании и использовании.

Возврат инвестиций до 1 года. Идеально подходит для малого и среднего бизнеса,

рабочих групп и отделов


ABBYY FlexiCapture 8.0: общая точка входа


Централизованный ввод документов


Как работает Recognition Server 2.0

Процесс обработки (Workflow) - сценарий обработки документов, при настройке которого задаются приоритеты выполнения, входящая/исходящая папки, параметры обработки, расписание, приоритеты.

Сервер осуществляет несколько процессов по обработке и распознаванию одновременно.


Потоковый ввод документов средствами ABBYY Recognition Server 2.0

Разделение документов по: Количеству страниц Пустым страницам Штрих-кодам на страницах

Объединение нескольких файлов из разных подпапок в один документ


ABBYY FormReader 6.5 Enterprise Edition У

дал

енны

е то

чки

скани

ровани

я Центр обработки данных


Обработка первичной бухгалтерской документации

Востребованность

Стоимость ручной обработки одного счета-фактуры или накладной – 25 - 200 рублей Пиковое количество документов в конце месяца приводит к «авралу» Своевременная отчетность по НДС позволяет оставлять в бизнесе

значительную сумму денежных средств Одновременно с документом бумажного архива может работать только

один сотрудник бухгалтерии Невозможность оперативного поиска документов при запросах из

налоговых органов, большие трудозатраты на поиск Обмен в электронном виде только с 15% поставщиков 20% компаний готовы отказаться от поставщика, если тот не

предоставляет документы своевременно Риски утери документов Автоматическая обработка – в 5 раз быстрее и дешевле!


Ввод счетов-фактур

Структура документов одинаковая, а размещение данных - разное


Как работает система?

Дальше ABBYY FlexiCapture все сделает автоматически: отсканирует документы, определит тип документа, выделит нужные поля, распознает их и проконтролирует правильность заполнения.

Оператор помещает пачку счетов-фактур в автоподатчик сканера и нажимает на кнопку «Сканировать».


Как работает система?

Документы подаются оператору в формализованном виде для окончательного подтверждения правильности ввода и возможной коррекции. Остается нажать кнопку «Экспортировать», чтобы сохранить данные в ERP или файл, а изображение в электронный архив.


Результаты в электронном виде


Эффективность: пример из жизни

Финансовый отдел компании обрабатывает

входящие счета-фактуры в количестве500 штук в месяц (1-3 страницы)

Ввод вручную требовал: 1 человек на полную

занятость. «Аврал» в конце месяца.

Ввод с ABBYY FlexiCapture: 1 человек менее чем

на 1 неделю в спокойном режиме.


Эффект использования системы Увеличение скорости ввода «первички» -- в 5 раз

Сокращение количества ошибок и раннее обнаружение неверно оформленных документов

Сокращение суммарных расходов на обработку первичных документов более чем на 50%

Своевременная отчетность по НДС позволяет оставлять в бизнесе значительную сумму денежных средств

Снижение риска претензий и штрафных санкций налоговых органов благодаря автоматической проверке реквизитов организаций и описаний номенклатур

Архив электронных образов позволит найти и распечатать нужные документы за считанные секунды или предоставить электронные копии для отчетности

Срок возврата инвестиций в ABBYY FlexiCapture составляет

от 3 до 6 месяцев


Альфа-Банк C помощью ABBYY FormReader ежемесячно обрабатывается около 1,5 миллиона страниц клиентских документов.

Часть анкет розничного блока банка сканируется только для размещения в архиве (IBM Content Manager).Все сканирование таких анкет осуществляется в Москве в едином центре ввода данных. Анкеты же, требующие быстрой реакции сканируются в регионах и передаются в виде изображений в центр обработки данных в Москве, где происходит их дальнейшая обработка и по ним принимается решение.

Кроме того, посредством ABBYY FormReader осуществляется потоковый ввод клиентских досье и расчетных документов корпоративного блока банка для размещения их в электронном архиве.

Обработка клиентских документов


Централизованный ввод документов

Проект «Одно окно» Правительства Москвы C помощью ABBYY FormReader обрабатываются все подаваемые гражданами обращения на получение справок, сертификатов, лицензий, заключений и пр.Реализация проекта предусматривает установку 573 рабочих мест.

Федеральная служба по финансовому мониторингу C помощью ABBYY FormReader обрабатываются документы финансовой отчетности, поступающие от подотчетных организаций со всей России.


Спасибо за внимание!

Ольга МорозоваУправляющий по корпоративным проектам

ABBYY Россия

Documents

Системы потокового ввода документов и данных. Обработка первичных бухгалтерских документов