Тема лекції:Тема лекції:

Система управління Система управління базами даних базами даних Microsoft Microsoft

AccessAccess

ППлан лекціїлан лекції

1.1. Загальні відомості про бази даних і СУБД Загальні відомості про бази даних і СУБД Access Access

2.2. Проектування баз даних. Задання структури Проектування баз даних. Задання структури таблицьтаблиць

3.3. Встановлення зв’язків між таблицями. Встановлення зв’язків між таблицями. Сортування, фільтрування і пошук данихСортування, фільтрування і пошук даних

4.4. Оператори та вирази Оператори та вирази Microsoft AccessMicrosoft Access

5.5. Формування запитів і робота з нимиФормування запитів і робота з ними

6.6. Формування форм і робота з нимиФормування форм і робота з ними

1. Загальні відомості про бази 1. Загальні відомості про бази даних і СУБД даних і СУБД AccessAccess

База данихБаза даних (БД) – це єдине, централізоване сховище (БД) – це єдине, централізоване сховище даних певної предметної області, до якої мають даних певної предметної області, до якої мають доступ багато програм. Програми, що забезпечують доступ багато програм. Програми, що забезпечують доступ до БД, називаються доступ до БД, називаються системами управління системами управління базами данихбазами даних (СУБД). (СУБД).

Для ПК використовуються реляційні БД. В основі Для ПК використовуються реляційні БД. В основі реляційної БД лежить математичне відношення (від реляційної БД лежить математичне відношення (від англ. англ. RelationRelation). Відношення у БД представляються у ). Відношення у БД представляються у вигляді двовимірних таблиць. Елементами цих вигляді двовимірних таблиць. Елементами цих таблиць є записи і поля. Запис – це один рядок таблиць є записи і поля. Запис – це один рядок таблиці, а поле – один стовпець таблиці.таблиці, а поле – один стовпець таблиці.

Дана СУБД забезпечує Дана СУБД забезпечує виконання таких функцій:виконання таких функцій:

створення таблиць даних;створення таблиць даних; додавання, вилучення даних;додавання, вилучення даних; зміна структури БД без втрати інформації;зміна структури БД без втрати інформації; моделювання логічних структур даних;моделювання логічних структур даних; впорядкування (сортування та індексування) впорядкування (сортування та індексування)

даних за певними критеріями (ключами);даних за певними критеріями (ключами); ведення розрахунків із застосуванням ведення розрахунків із застосуванням

функцій тощо.функцій тощо.

Під час запуску СУБД Під час запуску СУБД AccessAccess на екрані з’явиться вікно на екрані з’явиться вікно діалогу, яке запропонує створити нову БД або діалогу, яке запропонує створити нову БД або відкрити попередньо створену. При відкриванні відкрити попередньо створену. При відкриванні попередньо створеної із наявного переліку необхідно попередньо створеної із наявного переліку необхідно вибрати ім’я БД і натиснути кнопку “ОК”. Якщо ж вибрати ім’я БД і натиснути кнопку “ОК”. Якщо ж необхідно створити нову БД, то у даному вікні необхідно створити нову БД, то у даному вікні необхідно відмітити рядок “необхідно відмітити рядок “Новая база данныхНовая база данных” і ” і також натиснути “ОК”. Ці самі дії можна виконати, також натиснути “ОК”. Ці самі дії можна виконати, виконавши відповідно одну із команд меню програми виконавши відповідно одну із команд меню програми AccessAccess: : Файл/СоздатьФайл/Создать – для створення нової або – для створення нової або Файл/ОткрытьФайл/Открыть – для відкривання існуючої БД. – для відкривання існуючої БД.

У результаті виконання описаних дій на екрані з’явиться У результаті виконання описаних дій на екрані з’явиться основне вікно програми, а в ньому відкриється вікно основне вікно програми, а в ньому відкриється вікно нової чи вже створеної БД. Структура основного вікна нової чи вже створеної БД. Структура основного вікна AccessAccess аналогічна до аналогічна до WordWord і і ExcelExcel. Основне вікно . Основне вікно нової (чи створеної) бази даних містить усі складові нової (чи створеної) бази даних містить усі складові частини БД – таблиці, запити, форми, звіти, макроси, частини БД – таблиці, запити, форми, звіти, макроси, модулі.модулі.

Рис. 1.

№ЖЕК

у

Буди-нок

Прізвище Дохід,грн.

Квартплата,

грн.Дата

1512 5 Титаренко П.В. 1000,5 110 10.01.01

1213 10 Карась А.Р. 500 90 01.05.01

1213 10 Котко М.С. 800,4 110 05.10.01

1213 12 Бучма К.А. 560 85 02.09.00

1213 12 Шульга В.Д. 270,7 130 25.05.00

1512 59 Вакуленко С.І. 940,1 90 15.06.00

Проектування баз даних. Проектування баз даних. Задання структури таблицьЗадання структури таблиць

У попередньому питанні вже згадувалося, що таблиці У попередньому питанні вже згадувалося, що таблиці БД складаються і записів і полів. Інформація в БД складаються і записів і полів. Інформація в полях (комірках) може мати строго визначені типи. полях (комірках) може мати строго визначені типи. Існують наступні типи полів даних:Існують наступні типи полів даних:

текстовыйтекстовый – містить до 255 символів, включаючи – містить до 255 символів, включаючи літери, цифри, пропуски, спеціальні символи. За літери, цифри, пропуски, спеціальні символи. За замовчуванням поле може мати до 50 символів. замовчуванням поле може мати до 50 символів. Для того, щоб змінити кількість символів у полі, Для того, щоб змінити кількість символів у полі, необхідно в режимі конструктора таблиць у розділі необхідно в режимі конструктора таблиць у розділі СвойстваСвойства поляполя на закладці на закладці ОбщиеОбщие відкрити список відкрити список Размер поляРазмер поля і встановити потрібний розмір; і встановити потрібний розмір;

поле мемополе мемо – використовується для збереження – використовується для збереження тексту великого обсягу (від 255 до 64000 тексту великого обсягу (від 255 до 64000 символів). Це може бути додаткова інформація символів). Це може бути додаткова інформація до тієї, що є в таблиці;до тієї, що є в таблиці;

числовойчисловой – для збереження числових значень, з – для збереження числових значень, з якими планується виконувати розрахунки (в якими планується виконувати розрахунки (в інших випадках краще застосовувати текстові інших випадках краще застосовувати текстові поля);поля);

дата/времядата/время – для збереження значень у – для збереження значень у вигляді дати і часу. З полями такого типу можна вигляді дати і часу. З полями такого типу можна виконувати розрахунки – сумувати дати, виконувати розрахунки – сумувати дати, додавати до дати числа, порівнювати між додавати до дати числа, порівнювати між собою тощо;собою тощо;

денежныйденежный – використовується для введення – використовується для введення даних із грошовими одиницями.даних із грошовими одиницями.

При роботі із таблицями БД можливі два режими: режим При роботі із таблицями БД можливі два режими: режим таблиці і режим конструктора. У режимі таблиці на таблиці і режим конструктора. У режимі таблиці на екрані відображається сама таблиця із вмістом її екрані відображається сама таблиця із вмістом її комірок. У цьому ж режимі можна редагувати дані, комірок. У цьому ж режимі можна редагувати дані, вставляти нові, вилучати існуючі записи. У режимі вставляти нові, вилучати існуючі записи. У режимі конструктора на екрані відображаються лише назви конструктора на екрані відображаються лише назви стовпців і властивості полів. У цьому режимі можна стовпців і властивості полів. У цьому режимі можна задати тип для вибраного поля, а також і його конкретні задати тип для вибраного поля, а також і його конкретні властивості: кількість знаків після коми для числових властивості: кількість знаків після коми для числових даних, кількість символів для текстових даних, формат даних, кількість символів для текстових даних, формат представлення дати, маску її вводу, умову введення представлення дати, маску її вводу, умову введення числових даних, повідомлення при неправильному числових даних, повідомлення при неправильному введенні даних тощо. Переключення між режимами введенні даних тощо. Переключення між режимами здійснюється за допомогою команд: здійснюється за допомогою команд: Вид/КонструкторВид/Конструктор або або Вид/Режим таблицыВид/Режим таблицы. Переключення між режимами . Переключення між режимами відображення таблиці також можна здійснювати за відображення таблиці також можна здійснювати за рахунок кнопки “Вид” на панелі інструментів: або .рахунок кнопки “Вид” на панелі інструментів: або .

Кожна таблиця БД може мати ключове поле, Кожна таблиця БД може мати ключове поле, яке містить унікальні значення (коди, номери, яке містить унікальні значення (коди, номери, шифри). Значення таких полів шифри). Значення таких полів використовуються для створення зв’язку між використовуються для створення зв’язку між двома таблицями. Ключ є ідентифікатором двома таблицями. Ключ є ідентифікатором кожного запису БД і не може мати нульових кожного запису БД і не може мати нульових значень або таких, що повторюються. Якщо значень або таких, що повторюються. Якщо ключове поле не створене користувачем, то ключове поле не створене користувачем, то під час запису таблиці на диск ПК програма під час запису таблиці на диск ПК програма запропонує створити таке поле автоматично. запропонує створити таке поле автоматично. У такому випадку У такому випадку AccessAccess створить поле- створить поле-лічильник, тобто кожний запис матиме свій лічильник, тобто кожний запис матиме свій порядковий номер.порядковий номер.

Для визначення ключового поля користувачем Для визначення ключового поля користувачем необхідно таблицю відкрити в режимі необхідно таблицю відкрити в режимі конструктора. Далі необхідно виділити поле, конструктора. Далі необхідно виділити поле, яке має бути ключовим і виконати команду яке має бути ключовим і виконати команду Правка/Ключевое полеПравка/Ключевое поле або натиснути на або натиснути на панелі інструментів кнопку “панелі інструментів кнопку “Ключевое полеКлючевое поле” . ” . У результаті зліва від назви поля на екрані У результаті зліва від назви поля на екрані з’явиться зображення ключа.з’явиться зображення ключа.

Ключ може складатися з декількох полів, тоді Ключ може складатися з декількох полів, тоді він називається він називається складенимскладеним. Наприклад, у . Наприклад, у таблиці “Адреси” ключ мітить значення полів таблиці “Адреси” ключ мітить значення полів № ЖЕКу№ ЖЕКу і і БудинокБудинок. Для створення такого . Для створення такого ключа у вікні конструктора спочатку ключа у вікні конструктора спочатку виділяються необхідні поля, утримуючи виділяються необхідні поля, утримуючи натиснутою клавішу натиснутою клавішу [[CtrlCtrl]], після чого , після чого виконується командавиконується команда Правка/Ключевое поле Правка/Ключевое поле. .

Кожна таблиця БД складається із полів даних, що Кожна таблиця БД складається із полів даних, що мають імена і типи, а також можуть мати описи. Ім’я мають імена і типи, а також можуть мати описи. Ім’я поля може мати довжину до 64 символів і може поля може мати довжину до 64 символів і може складатися з літер, чисел, знаків пунктуації і складатися з літер, чисел, знаків пунктуації і пропусків.пропусків.

Для створення нової таблиці в основному вікні БД Для створення нової таблиці в основному вікні БД відкривають закладку відкривають закладку ТаблицыТаблицы, після чого , після чого використовується один із способів: 1) на панелі використовується один із способів: 1) на панелі інструментів натискається кнопка “Создать”, після інструментів натискається кнопка “Создать”, після чого у вікні чого у вікні Новая таблицаНовая таблица двічі натискається запис двічі натискається запис “Конструктор”; 2) виконується команда меню “Конструктор”; 2) виконується команда меню Вставка/ТаблицаВставка/Таблица у результаті виконання якої у результаті виконання якої з’явиться те ж саме вікно, у якому знову ж таки з’явиться те ж саме вікно, у якому знову ж таки необхідно натиснути на записі “Конструктор”; 3) в необхідно натиснути на записі “Конструктор”; 3) в основному вікні БД двічі натискають на команду основному вікні БД двічі натискають на команду Создание таблицы в режиме конструктораСоздание таблицы в режиме конструктора..

У вікні конструктора таблиць визначають імена полів У вікні конструктора таблиць визначають імена полів та їх типи відповідно до проекту БД. Після введення та їх типи відповідно до проекту БД. Після введення імені поля у стовпці “Имя поля” перехід до стовпця імені поля у стовпці “Имя поля” перехід до стовпця “Тип данных” здійснюється натискування клавіші “Тип данных” здійснюється натискування клавіші або за допомогою лівої мишки. Встановивши курсор у або за допомогою лівої мишки. Встановивши курсор у відповідне поле у стовпці “Тип данных”, у ньому відповідне поле у стовпці “Тип данных”, у ньому з’явиться кнопка списку, що розкривається. з’явиться кнопка списку, що розкривається. Натиснувши цю кнопку, з’явиться список можливих Натиснувши цю кнопку, з’явиться список можливих типів поля (текстове, числове тощо), із якого мишкою типів поля (текстове, числове тощо), із якого мишкою вибирається необхідне. При необхідності в нижній вибирається необхідне. При необхідності в нижній частині вікна конструктора (частині вікна конструктора (Свойства поляСвойства поля) можна ) можна задати конкретні властивості поля. Перехід до задати конкретні властивості поля. Перехід до введення наступного імені поля здійснюється знову введення наступного імені поля здійснюється знову натискування клавіші натискування клавіші або за допомогою лівої або за допомогою лівої мишки.мишки.

Після створення структури таблиці в режимі Після створення структури таблиці в режимі конструктора її необхідно закрити кнопкою або конструктора її необхідно закрити кнопкою або використати комбінацію клавіш на клавіатурі використати комбінацію клавіш на клавіатурі [[CtrlCtrl++FF4]4]. . У результаті на екрані дисплея з’явиться запит для У результаті на екрані дисплея з’явиться запит для визначення імені таблиці.визначення імені таблиці.

Наступним етапом створення таблиці є Наступним етапом створення таблиці є внесення даних у відповідні поля, тобто її внесення даних у відповідні поля, тобто її заповнення. Для цього в основному вікні БД заповнення. Для цього в основному вікні БД виділяється назва таблиці і на панелі виділяється назва таблиці і на панелі інструментів натискається кнопка “інструментів натискається кнопка “ОткрытьОткрыть” ” або двічі натискається ліва мишка на назві або двічі натискається ліва мишка на назві таблиці. У результаті описаних дій таблиця таблиці. У результаті описаних дій таблиця буде відкрита в режимі таблиці. Вона матиме буде відкрита в режимі таблиці. Вона матиме стільки полів (стовпців), скільки було задано стільки полів (стовпців), скільки було задано імен на попередньому етапі в режимі імен на попередньому етапі в режимі конструктора. Заповнення полів таблиці конструктора. Заповнення полів таблиці здійснюється з клавіатури, а перехід між здійснюється з клавіатури, а перехід між полями одного запису за допомогою клавіш полями одного запису за допомогою клавіш або або [[TabTab]]. Переходити між полями також . Переходити між полями також можна за допомогою мишки.можна за допомогою мишки.

Редагування таблиці.Редагування таблиці. Для вилучення із таблиці певного Для вилучення із таблиці певного поля чи запису їх необхідно виділити в режимі поля чи запису їх необхідно виділити в режимі таблиці: натиснути лівою мишкою зліва від запису чи таблиці: натиснути лівою мишкою зліва від запису чи зверху над полем. Далі для видалення запису (рядка) зверху над полем. Далі для видалення запису (рядка) використовується команда використовується команда Правка/Удалить записьПравка/Удалить запись або клавіша на клавіатурі або клавіша на клавіатурі [[DelDel]]. У результаті на екрані . У результаті на екрані з’явиться вікно із попередженням про наступне з’явиться вікно із попередженням про наступне видалення запису. У цьому вікні необхідно натиснути видалення запису. У цьому вікні необхідно натиснути кнопку “Да” для видалення або “Нет” для відміни кнопку “Да” для видалення або “Нет” для відміни видалення. Для видалення поля (стовпця) видалення. Для видалення поля (стовпця) використовується команда використовується команда Правка/Удалить Правка/Удалить столбецстолбец. На екрані також з’явиться попередження . На екрані також з’явиться попередження про можливе видалення. Видалити поле можна ще в про можливе видалення. Видалити поле можна ще в режимі конструктора, виділивши його мишкою зліва і режимі конструктора, виділивши його мишкою зліва і натиснувши на клавіатурі клавішу натиснувши на клавіатурі клавішу [[DelDel]]. Для . Для добавлення нового поля в режимі таблиці добавлення нового поля в режимі таблиці виділяється те поле, перед яким необхідно вставити виділяється те поле, перед яким необхідно вставити нове і виконується команда нове і виконується команда Вставка/СтолбецВставка/Столбец, а для , а для добавлення нового запису – виділяється той, перед добавлення нового запису – виділяється той, перед яким буде вставлений новий, і виконується команда яким буде вставлений новий, і виконується команда Вставка/Новая записьВставка/Новая запись..

Для зміни ширини поля необхідно перейти Для зміни ширини поля необхідно перейти в режим таблиці, підвести мишку до межі в режим таблиці, підвести мишку до межі полів (при цьому вказівник мишки прийме полів (при цьому вказівник мишки прийме вигляд ), захопити її лівою клавішею і вигляд ), захопити її лівою клавішею і перетягнути на необхідну ширину. перетягнути на необхідну ширину. Ширину поля можна також автоматично Ширину поля можна також автоматично вирівняти, двічі натиснувши на його межі вирівняти, двічі натиснувши на його межі ліву мишу – ширина поля стане рівною ліву мишу – ширина поля стане рівною довжині найбільшого запису в комірках довжині найбільшого запису в комірках даного поля.даного поля.

3. Встановлення зв’язків між 3. Встановлення зв’язків між таблицями. Сортування, таблицями. Сортування,

фільтрування і пошук данихфільтрування і пошук даних

Між даними різних таблиць можна встановити Між даними різних таблиць можна встановити зв’язок, використовуючи однакові значення зв’язок, використовуючи однакові значення їхніх полів. Функція зв’язку дає змогу їхніх полів. Функція зв’язку дає змогу користуватися даними кількох таблиць користуватися даними кількох таблиць одночасно. Поля, що застосовуються для одночасно. Поля, що застосовуються для встановлення зв’язку між таблицями, встановлення зв’язку між таблицями, повинні бути однакового типу і мати повинні бути однакового типу і мати однакові значення.однакові значення.

Міжтабличні зв’язки можуть Міжтабличні зв’язки можуть бути трьох типів:бути трьох типів:

відношення відношення один до одногоодин до одного. При такому зв’язку кожному запису . При такому зв’язку кожному запису першої таблиці відповідає не більше як один запис другої. І, першої таблиці відповідає не більше як один запис другої. І, навпаки, один запис другої таблиці відповідає одному запису навпаки, один запис другої таблиці відповідає одному запису першої. Відношення такого типу встановлюється при першої. Відношення такого типу встановлюється при співпаданні значень ключових полів обох таблиць;співпаданні значень ключових полів обох таблиць;

відношення відношення один до багатьоходин до багатьох – тип зв’язку, що – тип зв’язку, що використовується найчастіше. При такому зв’язку кожному використовується найчастіше. При такому зв’язку кожному запису першої таблиці можуть відповідати кілька записів другої, запису першої таблиці можуть відповідати кілька записів другої, але один запис другої таблиці не може мати зв’язок більше як але один запис другої таблиці не може мати зв’язок більше як одним записом першої таблиці;одним записом першої таблиці;

відношення відношення багато до багатьохбагато до багатьох – тип зв’язку, що дає змогу – тип зв’язку, що дає змогу встановити відношення між кількома записами першої таблиці встановити відношення між кількома записами першої таблиці та кількома записами другої, і навпаки.та кількома записами другої, і навпаки.

Для встановлення зв’язків в основному вікні БД треба Для встановлення зв’язків в основному вікні БД треба активізувати закладку активізувати закладку ТаблицыТаблицы і виконати команду і виконати команду Сервис/Схема данныхСервис/Схема данных або натиснути кнопку або натиснути кнопку Схема данныхСхема данных. У результаті на екрані з’явиться . У результаті на екрані з’явиться однойменне вікно, в якому будуть представлені однойменне вікно, в якому будуть представлені схематично таблиці із встановленими між ними схематично таблиці із встановленими між ними зв’язками.зв’язками.

Для добавлення у схему даних нових таблиць Для добавлення у схему даних нових таблиць необхідно при відкритому вікні необхідно при відкритому вікні Схема данныхСхема данных виконати команду виконати команду Связи/Добавить таблицуСвязи/Добавить таблицу або на або на вікні натиснути праву мишку і в контекстному меню вікні натиснути праву мишку і в контекстному меню вибрати команду вибрати команду Добавить таблицуДобавить таблицу. У результаті . У результаті виконання однієї з цих команд на екрані з’явиться виконання однієї з цих команд на екрані з’явиться вікно, в якому будуть зазначені всі таблиці БД. З вікно, в якому будуть зазначені всі таблиці БД. З наявного переліку вибирається потрібна і наявного переліку вибирається потрібна і натискається кнопка “натискається кнопка “ДобавитьДобавить”.”.

Для зміни (або встановлення) зв’язку між полями двох Для зміни (або встановлення) зв’язку між полями двох таблиць у вікні таблиць у вікні Схема данныхСхема данных виділяється необхідне виділяється необхідне поле лівою мишкою і перетягується в таблицю, з поле лівою мишкою і перетягується в таблицю, з якою потрібно встановити зв’язок. У вікні якою потрібно встановити зв’язок. У вікні Изменение Изменение связейсвязей, що з’явиться на екрані, відмічається знаком , що з’явиться на екрані, відмічається знаком параметр параметр Обеспечение целостности данныхОбеспечение целостности данных і і натискається кнопка “натискається кнопка “ОбъединениеОбъединение”. Збереження ”. Збереження цілісності даних дає змогу уникнути запитів-сиріт, цілісності даних дає змогу уникнути запитів-сиріт, тобто таких, що не мають зв’язку з основною тобто таких, що не мають зв’язку з основною таблицею.таблицею.

У випадку наявності у таблиці складеного ключа У випадку наявності у таблиці складеного ключа потрібно у вікні потрібно у вікні Изменение Изменение связей связей визначити визначити (вказати) кожне ключове поле в окремому рядку. У (вказати) кожне ключове поле в окремому рядку. У цьому випадку у вікні цьому випадку у вікні Схема данныхСхема данных між таблицями між таблицями зв’язок встановлюється за значеннями двох полів.зв’язок встановлюється за значеннями двох полів.

Для видалення зв’язку між таблицями необхідно Для видалення зв’язку між таблицями необхідно виконати одну із наступних дій: 1) виділити лінію виконати одну із наступних дій: 1) виділити лінію зв’язку лівою мишкою і виконати команду зв’язку лівою мишкою і виконати команду Правка/УдалитьПравка/Удалить; 2) виділити лінію зв’язку правою ; 2) виділити лінію зв’язку правою мишкою і натиснути клавішу [мишкою і натиснути клавішу [DelDel]; 3) виділити лінію ]; 3) виділити лінію зв’язку правою мишкою, а в контекстному меню зв’язку правою мишкою, а в контекстному меню вибрати команду вибрати команду УдалитьУдалить..

Для сортування даних в полях таблиці необхідно її Для сортування даних в полях таблиці необхідно її спочатку відкрити за допомогою основного вікна БД. спочатку відкрити за допомогою основного вікна БД. Далі активізується довільна комірка поля, по якому Далі активізується довільна комірка поля, по якому повинна бути відсортована таблиця і виконується повинна бути відсортована таблиця і виконується одна з команд: одна з команд: Записи/Сортировка по возрастаниюЗаписи/Сортировка по возрастанию або або Записи/Сортировка по убываниюЗаписи/Сортировка по убыванию. Теж саме . Теж саме можна виконати за допомогою однойменних кнопок можна виконати за допомогою однойменних кнопок на панелі інструментів на панелі інструментів AccessAccess: (: (аналогія –аналогія – сортування записів в сортування записів в ExcelExcel).).

Для фільтрування записів у таблиці БД вона повинна бути відкритою. Для фільтрування записів у таблиці БД вона повинна бути відкритою. Для фільтрування необхідно спочатку задати фільтр, виконавши Для фільтрування необхідно спочатку задати фільтр, виконавши команду команду Записи/ Фильтр/Изменить фильтрЗаписи/ Фильтр/Изменить фильтр. У результаті . У результаті виконання цієї команди на екрані в активній таблиці залишиться виконання цієї команди на екрані в активній таблиці залишиться лише один рядок із пустими комірками. Активізуючи комірку поля, по лише один рядок із пустими комірками. Активізуючи комірку поля, по якому необхідно фільтрувати таблицю, в ній з’являтиметься кнопка якому необхідно фільтрувати таблицю, в ній з’являтиметься кнопка списку, що розкривається. У цьому списку буде перелік всіх списку, що розкривається. У цьому списку буде перелік всіх елементів поля, з якого можна вибрати той, що є умовою елементів поля, з якого можна вибрати той, що є умовою фільтрування. Таким чином фільтр можна задати по одному або фільтрування. Таким чином фільтр можна задати по одному або одночасно по декількох полях. Задавши умови фільтрування, далі одночасно по декількох полях. Задавши умови фільтрування, далі для застосування фільтру необхідно виконати команду для застосування фільтру необхідно виконати команду Фильтр/Применить фильтрФильтр/Применить фильтр. Для виходу із режиму зміни фільтру . Для виходу із режиму зміни фільтру без його застосування використовується кнопка “без його застосування використовується кнопка “ЗакрытьЗакрыть” на панелі ” на панелі інструментів. Після фільтрування записів у таблиці для її інструментів. Після фільтрування записів у таблиці для її відновлення (для відображення всієї таблиці) виконується команда відновлення (для відображення всієї таблиці) виконується команда Записи/Удалить фильтрЗаписи/Удалить фильтр ( (аналогія з аналогія з ExcelExcel – команда – команда Данные/Фильтр/Отобразить всеДанные/Фильтр/Отобразить все). Створений фільтр можна ). Створений фільтр можна застосувати в довільний момент часу, виконавши для цього команду застосувати в довільний момент часу, виконавши для цього команду Записи/Применить фильтрЗаписи/Применить фильтр. Якщо в таблиці необхідно відобразити . Якщо в таблиці необхідно відобразити лише ті записи, що задовольняють одному критерію, то можна лише ті записи, що задовольняють одному критерію, то можна виділити вміст комірки, який є цим критерієм, і виконати команду виділити вміст комірки, який є цим критерієм, і виконати команду Записи/Фильтр/Фильтр по выделенномуЗаписи/Фильтр/Фильтр по выделенному. Якщо ж необхідно . Якщо ж необхідно тимчасово сховати записи, що задовольняють певному критерію, то тимчасово сховати записи, що задовольняють певному критерію, то виділяється комірка, що містить даний критерій, і виконується виділяється комірка, що містить даний критерій, і виконується команда команда Записи/Фильтр/Исключить выделенноеЗаписи/Фильтр/Исключить выделенное..

Застосування команди Застосування команди Записи/Фильтр/Расширенный фильтрЗаписи/Фильтр/Расширенный фильтр дозволяє проводити сортування таблиці дозволяє проводити сортування таблиці (в алфавітному чи зворотному (в алфавітному чи зворотному порядках) одночасно по декількох полях порядках) одночасно по декількох полях ((аналогія з аналогія з ExcelExcel – вікно сортування – вікно сортування одночасно по трьох параметраходночасно по трьох параметрах), а ), а також задавати умову по кожному полю також задавати умову по кожному полю для відображення необхідних записів для відображення необхідних записів ((аналогія з аналогія з ExcelExcel – застосування – застосування команди команди Данные/Фильтр/Расширенный Данные/Фильтр/Расширенный фильтрфильтр).).

Оператори та вирази Оператори та вирази Microsoft Microsoft AccessAccess

Вирази для проведення розрахунків Вирази для проведення розрахунків використовуються лише при створенні використовуються лише при створенні запитів, форм і звітів. При роботі із запитів, форм і звітів. При роботі із звичайними таблицями розрахунки звичайними таблицями розрахунки проводити не можна.проводити не можна.

ВиразВираз – це інструкція для виконання – це інструкція для виконання розрахунків, що складається з одного або розрахунків, що складається з одного або декількох операторів, ідентифікаторів, декількох операторів, ідентифікаторів, функцій.функцій.

Оператори.Оператори. Для створення різних виразів Для створення різних виразів використовуються наступні типи операторів:використовуються наступні типи операторів:

Арифметичні операториАрифметичні оператори ““+” – додавання (Кількість+наСкладі);+” – додавання (Кількість+наСкладі); “–“ – “–“ – віднімання (ДатаЗамовлення–10);віднімання (ДатаЗамовлення–10); ““*” – множення (Ціна*Кількість);*” – множення (Ціна*Кількість); ““/” – ділення (Сума/2);/” – ділення (Сума/2); ““\” – цілочисельне ділення (25\4; =6);\” – цілочисельне ділення (25\4; =6); ““ModMod” – визначення остачі при ” – визначення остачі при

цілочисельному діленні (25 цілочисельному діленні (25 ModMod 4; =1); 4; =1); ““^̂” – піднесення в степінь (Сума” – піднесення в степінь (Сума^2^2).).

Оператори присвоєння і порівнянняОператори присвоєння і порівняння (=, (=, <, >, <, >, <=, >=, <><=, >=, <>) – використовуються для ) – використовуються для присвоєння значення і порівняння двох присвоєння значення і порівняння двох значень при створенні правил перевірки, значень при створенні правил перевірки, умов відбору записів. Результатом умов відбору записів. Результатом виконання операторів порівняння є два виконання операторів порівняння є два можливі варіанти: можливі варіанти: True True (Істина) або (Істина) або False False (Фальш).(Фальш).

Логічні операториЛогічні оператори – для створення – для створення комбінації результатів двох або більше комбінації результатів двох або більше операцій порівняння. Таких операторів є операцій порівняння. Таких операторів є три: три: AndAnd (логічне “І”), (логічне “І”), OrOr (логічне “АБО”) і (логічне “АБО”) і NotNot (логічне “НЕ”).(логічне “НЕ”).

Оператор конкатенаціїОператор конкатенації ( (&& – знаходиться – знаходиться над клавішею “7”) – для створення над клавішею “7”) – для створення комбінації (об’єднання) рядків символів.комбінації (об’єднання) рядків символів.

Ідентифікатори та функції.Ідентифікатори та функції. ІдентифікаторІдентифікатор – це ім’я об’єкта (БД, – це ім’я об’єкта (БД, таблиці, запиту, форми, звіту) та ім’я таблиці, запиту, форми, звіту) та ім’я поля. Існують прості імена і складні. поля. Існують прості імена і складні. Останні складаються з імені об’єкта й Останні складаються з імені об’єкта й імені поля, яке відокремлюються один імені поля, яке відокремлюються один від одного символом “!”. Наприклад: від одного символом “!”. Наприклад: [[АдресиАдреси]![]![БудинокБудинок]]..

ФункціїФункції включають у вирази для виконання обчислень. В включають у вирази для виконання обчислень. В AccessAccess існує близько існує близько 140 функцій. Всі вони розділені на чотири групи:140 функцій. Всі вони розділені на чотири групи:

функції обробки тексту – використовуються для роботи із символьними функції обробки тексту – використовуються для роботи із символьними рядками:рядками:

• chrchr(код) – повертає символ, що відповідає введеному в аргумент (код) – повертає символ, що відповідає введеному в аргумент коду символу коду символу ANSIANSI; наприклад: ; наприклад: chrchr(100)(100) – літера – літера dd;;

• formatformat((ім’я,формат) – повертає відформатоване значення. ім’я,формат) – повертає відформатоване значення. Наприклад, Наприклад, formatformat((datedate(),«(),«dddd--mmmm--yyyy») відповідає 08-03-02 (8 ») відповідає 08-03-02 (8 березня 2002 року);березня 2002 року);

• valval((вираз) – перетворює текст в число. Наприклад, вираз) – перетворює текст в число. Наприклад, valval((34,6) = 34,6.34,6) = 34,6. функції дати і часу – використовуються для роботи з полями типу функції дати і часу – використовуються для роботи з полями типу

дата/час:дата/час:• datedate – повертає поточну дату; – повертає поточну дату;• dayday((дата) – повертає числове значення дня вказаної в аргументі дата) – повертає числове значення дня вказаної в аргументі

дати;дати;• timetime – повертає поточний час; – повертає поточний час;• yearyear(дата)(дата) – – повертає числове значення року вказаної в аргументі повертає числове значення року вказаної в аргументі

дати.дати. математичні і тригонометричні функції:математичні і тригонометричні функції:

• absabs(число) – модуль числа;(число) – модуль числа;• fixfix(число) – повертає цілу частину числа (відкидає дробову (число) – повертає цілу частину числа (відкидає дробову

частину). Наприклад, частину). Наприклад, fixfix(4(4,6) = 4;,6) = 4;• sqrsqr(число) – обчислює значення квадратного кореня з числа.(число) – обчислює значення квадратного кореня з числа.

фінансові функції.фінансові функції.

Формування запитів і робота з Формування запитів і робота з ниминими

Запити використовуються для відбирання записів, що Запити використовуються для відбирання записів, що задовольняють поставленій умові, а також для відновлення, задовольняють поставленій умові, а також для відновлення, добавлення і вилучення записів із таблиць. За допомогою добавлення і вилучення записів із таблиць. За допомогою запитів можна об’єднувати інформацію, вміщену в кількох запитів можна об’єднувати інформацію, вміщену в кількох зв’язаних таблицях. Результатом виконання запиту є набір зв’язаних таблицях. Результатом виконання запиту є набір даних, зібраних у таблиці.даних, зібраних у таблиці.

Є кілька типів запитів, з яких найчастіше використовується запит на Є кілька типів запитів, з яких найчастіше використовується запит на вибірку. Для його створення в основному вікні БД вибірку. Для його створення в основному вікні БД активізується закладка активізується закладка ЗапросыЗапросы і натискається кнопка і натискається кнопка ““СоздатьСоздать”, у результаті чого на екрані з’явиться вікно ”, у результаті чого на екрані з’явиться вікно Новый Новый запросзапрос. У цьому вікні виділяється команда . У цьому вікні виділяється команда КонструкторКонструктор для для створення структури запиту користувачем. Після створення структури запиту користувачем. Після натискування кнопки “ОК” на екрані з’явиться нове вікно натискування кнопки “ОК” на екрані з’явиться нове вікно Добавление таблицыДобавление таблицы із переліком наявних в БД таблиць. Для із переліком наявних в БД таблиць. Для добавлення у запит певної таблиці її назва виділяється добавлення у запит певної таблиці її назва виділяється мишкою і натискається кнопка “мишкою і натискається кнопка “ДобавитьДобавить”. Після добавлення у ”. Після добавлення у запит таблиць його вікно матиме вигляд аналогічний до вікна запит таблиць його вікно матиме вигляд аналогічний до вікна схеми даних при їх зв’язуванні (рис. 2).схеми даних при їх зв’язуванні (рис. 2).

Рис. 2.

Вікно конструктора запитів розділене на дві Вікно конструктора запитів розділене на дві горизонтальні частини: у верхній схематично горизонтальні частини: у верхній схематично відображаються добавлені таблиці, а в відображаються добавлені таблиці, а в нижній – представлена структура нижній – представлена структура майбутнього запиту. У нижній частині вікна майбутнього запиту. У нижній частині вікна запиту є декілька наступних рядків: запиту є декілька наступних рядків: ПолеПоле (назва поля майбутнього запиту), (назва поля майбутнього запиту), Имя Имя таблицытаблицы (ім’я таблиці, з якої вибирається (ім’я таблиці, з якої вибирається назва поля), назва поля), СортировкаСортировка (задається тип (задається тип сортування записів), сортування записів), Вывод на экранВывод на экран (значком (значком відмічається необхідність відображення на відмічається необхідність відображення на екрані даного поля), екрані даного поля), Условие отбораУсловие отбора (при (при необхідності задається умова для необхідності задається умова для фільтрування записів таблиці).фільтрування записів таблиці).

Для того, щоб у перший рядок з назвою Для того, щоб у перший рядок з назвою ПолеПоле у у відповідні комірки добавити імена майбутніх полів відповідні комірки добавити імена майбутніх полів запиту, необхідно виконати одну із дій:запиту, необхідно виконати одну із дій:

встановити курсор в необхідному стовпці даного встановити курсор в необхідному стовпці даного рядка, відкрити список за допомогою кнопки і з рядка, відкрити список за допомогою кнопки і з наявного переліку вибрати ту назву, що потрібно;наявного переліку вибрати ту назву, що потрібно;

виділити необхідне поле у вікні таблиці у верхній виділити необхідне поле у вікні таблиці у верхній частині вікна запиту і перетягнути це поле на частині вікна запиту і перетягнути це поле на необхідну комірку в нижню частину вікна запиту.необхідну комірку в нижню частину вікна запиту.

Створений таким чином запит можна переглянути у Створений таким чином запит можна переглянути у вигляді звичайної таблиці, виконавши команду вигляді звичайної таблиці, виконавши команду Вид/Режим таблицыВид/Режим таблицы..

Після завершення роботи із запитом його закривають Після завершення роботи із запитом його закривають з допомогою кнопки управління вікном . Перед з допомогою кнопки управління вікном . Перед остаточним закриванням на екрані з’явиться вікно остаточним закриванням на екрані з’явиться вікно повідомлення, у якому необхідно вказати ім’я нового повідомлення, у якому необхідно вказати ім’я нового запиту для його збереження. Зберегти запит можна запиту для його збереження. Зберегти запит можна також за допомогою команди також за допомогою команди Файл/Сохранить какФайл/Сохранить как..

Відбирання записів за умовою та їх сортування в запитах.Відбирання записів за умовою та їх сортування в запитах. Для Для створення умови відбирання записів запит відкривається в створення умови відбирання записів запит відкривається в режимі Конструктора. Нехай, наприклад, потрібно відібрати режимі Конструктора. Нехай, наприклад, потрібно відібрати лише ті записи, де значення доходу менше 800. для цього в лише ті записи, де значення доходу менше 800. для цього в полі полі Условие отбораУсловие отбора під відповідним іменем поля (в даному під відповідним іменем поля (в даному випадку випадку ДохідДохід) з клавіатури вводять умову ) з клавіатури вводять умову <<800.800.

Якщо потрібно впорядкувати записи за певним полем в порядку Якщо потрібно впорядкувати записи за певним полем в порядку зростання чи спадання, то для цього в рядку зростання чи спадання, то для цього в рядку СортировкаСортировка під під іменем потрібного поля встановлюють курсор, розкривають іменем потрібного поля встановлюють курсор, розкривають список і вибирають умову сортування (по зростанню чи список і вибирають умову сортування (по зростанню чи спаданню).спаданню).

Якщо в таблиці не потрібно відображати деякі стовпці, то в рядку Якщо в таблиці не потрібно відображати деякі стовпці, то в рядку Вывод на экранВывод на экран під іменем відповідного поля лівою мишкою під іменем відповідного поля лівою мишкою знімають знак знімають знак ..

Створення розрахункового поля.Створення розрахункового поля. У запиті можна створити нове У запиті можна створити нове поле, значення якого буде розраховуватися на основі значень поле, значення якого буде розраховуватися на основі значень інших полів (значення цих полів повинні мати числовий інших полів (значення цих полів повинні мати числовий формат). Наприклад, для кожного з мешканців, прізвища яких формат). Наприклад, для кожного з мешканців, прізвища яких приводяться в базі даних, необхідно розрахувати 20% від приводяться в базі даних, необхідно розрахувати 20% від доходу. Для цього курсор встановлюють у вільний стовпець доходу. Для цього курсор встановлюють у вільний стовпець рядка рядка ПолеПоле, вводять формулу (у даному випадку =Дохід*0,2), , вводять формулу (у даному випадку =Дохід*0,2), натискають клавішу натискають клавішу , у результаті чого у полі з’явиться , у результаті чого у полі з’явиться наступний вираз: наступний вираз: Выражение1:[Выражение1:[ДохідДохід]]*0,2*0,2. Після цього назву . Після цього назву Выражение1Выражение1 можна замінити, наприклад, на можна замінити, наприклад, на 20%_дохід20%_дохід. .

Запит на створення нової таблиці.Запит на створення нової таблиці. Запит Запит такого типу використовується для створення такого типу використовується для створення нової таблиці, значення якої відповідають нової таблиці, значення якої відповідають значенням запиту на відбирання. Для значенням запиту на відбирання. Для виконання таких дій запит відкривається в виконання таких дій запит відкривається в режимі Конструктора, з рядка головного меню режимі Конструктора, з рядка головного меню виконується команда виконується команда Запрос/Создание Запрос/Создание таблицытаблицы. У результаті на екрані з’явиться . У результаті на екрані з’явиться вікно вікно Создание таблицыСоздание таблицы, в якому вводиться , в якому вводиться ім’я нової таблиці та місце її розташування. ім’я нової таблиці та місце її розташування. Далі – кнопка “ОК” і запит закривається. Далі – кнопка “ОК” і запит закривається. Наступним кроком є запуск запиту на Наступним кроком є запуск запиту на виконання, для чого виконується команда виконання, для чого виконується команда Запрос/ЗапускЗапрос/Запуск. Результат виконання цієї . Результат виконання цієї команди – вікно із повідомлення про кількість команди – вікно із повідомлення про кількість записів, що будуть включені в нову таблицю.записів, що будуть включені в нову таблицю.

Формування форм і робота з Формування форм і робота з ниминими

Форми у СУБД Форми у СУБД AccessAccess використовуються для виведення значень певної використовуються для виведення значень певної таблиці у вигляді, що відповідає вимогам поставленої задачі. Форми таблиці у вигляді, що відповідає вимогам поставленої задачі. Форми також надають додаткові можливості для роботи з даними:також надають додаткові можливості для роботи з даними:

відкривання інших форм або звітів у вигляді, зручному для користувача, з відкривання інших форм або звітів у вигляді, зручному для користувача, з використанням графічних елементів (командні кнопки, закладки, використанням графічних елементів (командні кнопки, закладки, кнопки-списки тощо);кнопки-списки тощо);

створення верхніх та нижніх колонтитулів;створення верхніх та нижніх колонтитулів;розрахунок загальних функцій і виразів.розрахунок загальних функцій і виразів.Створювати форму можна за допомогою майстра або власноручно. Створювати форму можна за допомогою майстра або власноручно.

Майстра можна використати для створення заготовки (основи) Майстра можна використати для створення заготовки (основи) форми, а потім провести її редагування в режимі Конструктора.форми, а потім провести її редагування в режимі Конструктора.

Для створення форми в основному вікні БД необхідно відкрити закладку Для створення форми в основному вікні БД необхідно відкрити закладку ФормыФормы, натиснути кнопку “, натиснути кнопку “СоздатьСоздать”, а в наступному вікні вибрати ”, а в наступному вікні вибрати команду команду Мастер формМастер форм. У списку . У списку Выберите в качестве источника Выберите в качестве источника данных таблицу или запросданных таблицу или запрос вказується таблиця (запит), для якої вказується таблиця (запит), для якої буде створена форма, а далі – кнопка “ОК”. Наступний крок – вибір буде створена форма, а далі – кнопка “ОК”. Наступний крок – вибір мишкою імен тих полів, які увійдуть у форму. Наступні кроки мишкою імен тих полів, які увійдуть у форму. Наступні кроки побудови форми – вибір зовнішнього вигляду форми і її стилю. побудови форми – вибір зовнішнього вигляду форми і її стилю. Задавши ім’я форми, натискається кнопка “Готово”, у результаті чого Задавши ім’я форми, натискається кнопка “Готово”, у результаті чого на екрані з’явиться вікно форми (по аналогії до вікна форми в на екрані з’явиться вікно форми (по аналогії до вікна форми в ExcelExcel..