ระบบสารสนเทศระบบสารสนเทศ

จัดทําโดยจัดทําโดย

ดด..ญญ..ชุติกาญจน ประยูรชุติกาญจน ประยูรชั้นมชั้นม..22//11 เลขท่ี เลขท่ี 2222

เสนอเสนอ

อาจารยฐิติพร ปนติสวัสด์ิอาจารยฐิติพร ปนติสวัสด์ิ

ระบบสารสนเทศ (Information system)

ระบบสารสนเทศ (Information system) หมายถึง ระบบที่ประกอบดวยสวนตางๆ ไดแก ระบบคอมพิวเตอรทั้งฮารดแวร ซอฟทแวร ระบบเครือขาย ฐานขอมูล ผูพัฒนาระบบ ผูใชระบบ พนักงานที่เกี่ยวของ และ ผูเช่ียวชาญในสาขา ทุกองคประกอบนี้ทํางานรวมกันเพื่อกําหนด รวบรวม จัดเก็บขอมูล ประมวลผลขอมูลเพื่อสรางสารสนเทศ และสงผลลัพธหรือสารสนเทศที่ไดใหผูใชเพื่อชวยสนับสนุนการทํางาน การตัดสินใจ การวางแผน การบริหาร การควบคุม การวิเคราะหและติดตามผลการดําเนินงานขององคกร

องคประกอบระบบสารสนเทศท่ีใชคอมพิวเตอรระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการท่ีใชคอมพิวเตอร (Computer-

based information systems CBIS) มีองคประกอบท่ีสําคัญ 5 สวนคือ1. ฮารดแวร (Hardware) ไดแก อุปกรณท่ีชวยในการปอน

ขอมูล ประมวลจัดเก็บ และผลิตเอาทพุทออกมาในระบบสารสนเทศ2. ซอฟตแวร (Software) ไดแก โปรแกรมคอมพิวเตอรท่ีชวย

ใหฮารดแวรทํางาน ฐานขอมูล (Database) คือ การจัดระบบของแฟมขอมูล ซ่ึงเก็บขอมูลท่ีเก่ียวของกัน

3. เครือขาย (Network) คือ การเชื่อมโยงคอมพิวเตอรเขาดวยกันเพื่อชวยใหมีการใชทรัพยากรรวมกัน และชวยการติดตอส่ือสาร

4. กระบวนการ (Procedure) ไดแก นโยบาย กลยุทธ วิธีการ และกฎระเบียบตางๆ ในการใชระบบสารสนเทศ

5. คน (People) เปนองคประกอบท่ีสําคัญท่ีสุดในระบบสารสนเทศ ซ่ึงไดแก บุคคลท่ีเก่ียวของในระบบสารสนเทศ เชน ผูออกแบบ ผูพัฒนาระบบ ผูดูแลระบบ และผูใชระบบ

ประเภทของระบบสารสนเทศระบบสารสนเทศแบงประเภทแตกตางกันออกไป ไดเปน 4

ประเภท ดังนี้1. ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems -

TPS) เปนระบบท่ีทําหนาท่ีในการปฏิบัติงานประจํา ทําการบันทึกจัดเก็บ ประมวลผลรายการท่ีเกิดขึ้นในแตละวัน โดยใชระบบคอมพิวเตอรทํางานแทนการทํางานดวยมือ ท้ังนี้เพื่อท่ีจะทําการสรุปขอมูลเพื่อสรางเปนสารสนเทศ ระบบประมวลผลรายการนี้ สวนใหญจะเปนระบบท่ีเชื่อมโยงกิจการกับลูกคา ตัวอยาง เชน ระบบการจองบัตรโดยสารเครื่องบิน ระบบการฝากถอนเงินอัตโนมัติ เปนตน ในระบบตองสรางฐานขอมูลท่ีจําเปน ระบบนี้มักจัดทําเพื่อสนองความตองการของผูบริหารระดับตนเปนสวนใหญเพื่อใหสามารถปฏิบัติงานประจําได ผลลัพธของระบบนี้ มักจะอยูในรูปของ รายงานท่ีมีรายละเอียด รายงานผลเบ้ืองตน

2. ระบบสํานักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems-OAS) เปนระบบท่ีสนับสนุนงานในสํานักงาน หรืองานธุรการของหนวยงาน ระบบจะประสานการทํางานของบุคลากรรวมท้ังกับบุคคลภายนอก หรือหนวยงานอ่ืน ระบบนี้จะเก่ียวของกับการจัดการเอกสาร โดยการใชซอฟทแวรดานการพิมพ การติดตอผานระบบไปรษณียอิเล็กทรอนิกส เปนตนผลลัพธของระบบนี้ มักอยูในรูปของเอกสาร กําหนดการ ส่ิงพิมพ

3. ระบบงานสรางความรู (Knowledge Work Systems - KWS) เปนระบบที่ชวยสนับสนุนบุคลากรที่ทํางานดานการสรางความรูเพ่ือพัฒนาการคิดคน สรางผลิตภัณฑใหมๆ บริการใหม ความรูใหมเพ่ือนําไปใชประโยชนในหนวยงาน หนวยงานตองนําเทคโนโลยีสารสนเทศเขามาสนับสนุนใหการพัฒนาเกิดขึ้นไดโดยสะดวก สามารถแขงขันไดทั้งในดานเวลา คุณภาพ และราคา ระบบตองอาศัยแบบจําลองที่สรางขึ้น ตลอดจนการทดลองการผลิตหรือดําเนินการ กอนที่จะนําเขามาดําเนินการจริงในธุรกิจ ผลลัพธของระบบนี้ มักอยูในรูปของ สิ่งประดิษฐ ตัวแบบ รูปแบบ เปนตน

4. ระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการ (Management Information Systems-MIS) เปนระบบสารสนเทศสําหรับผูปฏิบัติงานระดับกลาง ใชในการวางแผน การบริหารจัดการ และการควบคุม ระบบจะเชื่อมโยงขอมูลที่มีอยูในระบบประมวลผลรายการเขาดวยกัน เพ่ือประมวลและสรางสารสนเทศที่เหมาะสมและจําเปนตอการบริหารงาน ตัวอยาง เชน ระบบบริหารงานบุคลากร ผลลัพธของระบบนี้ มักอยูในรูปของรายงานสรุป รายงานของสิ่งผิดปกติ

5. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems –DSS) เปนระบบท่ีชวยผูบริหารในการตัดสินใจสําหรับปญหา หรือท่ีมีโครงสรางหรือขั้นตอนในการหาคําตอบท่ีแนนอนเพียงบางสวน ขอมูลท่ีใชตองอาศัยท้ังขอมูลภายในกิจการและภายนอกกิจการประกอบกัน ระบบยังตองสามารถเสนอทางเลือกใหผูบริหารพิจารณา เพื่อเลือกทางเลือกท่ีเหมาะสมท่ีสุดสําหรับสถานการณนั้น หลัก การของระบบ สรางขึ้นจากแนวคิดของการใชคอมพิวเตอรชวยการตัดสินใจ โดยใหผูใชโตตอบโดยตรงกับระบบ ทําใหสามารถวิเคราะห ปรับเปล่ียนเงื่อนไขและกระบวนการพิจารณาได โดยอาศัยประสบการณ และ ความสามารถของผูบริหารเอง ผูบริหารอาจกําหนด เงื่อนไขและทําการเปล่ียนแปลงเงื่อนไขตางๆ ไปจนกระท่ังพบสถานการณท่ีเหมาะสมท่ีสุด แลวใชเปนสารสนเทศท่ีชวยตัดสินใจ รูปแบบของผลลัพธ อาจจะอยูในรูปของ รายงานเฉพาะกิจ รายงานการวิเคราะหเพื่อตัดสินใจ การทํานาย หรือ พยากรณเหตุการณ

6. ระบบสารสนเทศสําหรับผูบริหารระดับสูง (Executive Information System - EIS) เปนระบบท่ีสรางสารสนเทศเชิงกลยุทธสําหรับผูบริหารระดับสูง ซ่ึงทําหนาท่ีกําหนดแผนระยะยาวและเปาหมายของกิจการ สารสนเทศสําหรับผูบริหารระดับสูงนี้จําเปนตองอาศัยขอมูลภายนอกกิจกรรมเปนอยางมาก ยิ่งในยุคปจจุบันท่ีเปนยุค Globalization ขอมูลระดับโลก แนวโนมระดับสากลเปนขอมูลท่ีจําเปนสําหรับการแขงขันของธุรกิจ ผลลัพธของระบบนี้ มักอยูในรูปของการพยากรณ/การคาดการณ

กระบวนการทํางานของระบบสารสนเทศ1. การรวบรวมขอมูลหมายถึง วิธีการดําเนินการ เพื่อเก็บ

รวบรวมขอมูลและบันทึกขอมูลใหอยูในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง เพื่อการประมวลผล เชนบันทึกในแฟมเอกสาร บันทึกไวในคอมพิวเตอร จดบันทึกไวในสมุด เปนตน

2. การตรวจสอบขอมูล หมายถึงขั้นตอนการตรวจสอบขอมูลในลักษณะตางๆ เชนการตรวจสอบพื่อหาขอผิดพลาด ความนาเชื่อถือ ความสมเหตุสมผล เพื่อใหมีความมั่นใจไดวาขอมูลท่ีไดรับการรวบรวมและบันทึกไวอยางถูก ตอง

3. การประมวลผลขอมูล หมายถึง วิธีการดําเนินการกระทําขอมูลใหเปนสารสนเทศ

4. การจัดเก็บขอมูล หมายถึง การเก็บรักษาขอมูลเพื่อการบริหาร โดยเก็บไวในรูปแบบตางๆ

5. การวิเคราะหขอมูล หมายถึงขั้นตอนการดําเนินการเพื่อสรุปความสําคัญของขอมูลสารสนเทศ ใหตรงสภาพท่ีเปนจริง ตรงตามวัตถุประสงค กอนท่ีจะนําขอมูลมาใช

6. การนําขอมูลไปใช หมายถึง การนําขอมูลไปใชในลักษณะตางๆ

เน้ือหา (Content)• ความสมบรูณครอบคลุม (completen ess)• ความสัมพันธกับเรื่อง (relevance)• ความถูกตอง (accuracy)• ความเชื่อถือได (reliability)• การตรวจสอบได (verifiability)

รูปแบบ (Format)• ชัดเจน (clarity)• ระดับรายละเอียด (level of detail)• รูปแบบการนําเสนอ (presentation)• ส่ือการนําเสนอ (media)• ความยืดหยุน (flexibility)• ประหยัด (economy)

เวลา (Time)• ความรวดเร็วและทันใช (timely)• การปรับปรุงใหทันสมัย (up-to-date)• มีระยะเวลา (time period)

กระบวนการ (Process)• ความสามารถในการเขาถึง (accessibility)• การมีสวนรวม (participation)• การเชื่อมโยง (connectivity)

ลักษณะสารสนเทศท่ีดี

ประโยชนของระบบสารสนเทศ

ประสิทธิภาพ (Efficiency)1) ระบบสารสนเทศทําใหการปฏิบัติงานมีความรวดเร็วมากขึ้น โดยใชกระบวนการ

ประมวลผลขอมูลซึ่งจะทําใหสามารถเก็บรวบรวม ประมวลผลและปรับปรุงอมูลใหทันสมัยไดอยางรวดเร็ว เชน คอมพิวเตอรที่ใชประจําบานมีขีดความสามารถในการทํางานถึง 450 ลานคําตอนาที (million instructions per second) (Haag et al.,2000:19)

2) ระบบสารสนเทศชวยในการจัดเก็บขอมูลที่มีขนาดใหญ หรือมีปริมาณมากและชวยทําใหการเขาถึงขอมูล (access) เหลานั้นมีความรวดเร็วดวย

3) ชวยทําใหการติดตอสื่อสารเปนไปอยางรวดเร็ว การใชเครือขายทางคอมพิวเตอรทําใหมีการติดตอไดทั่วโลกภายในเวลาที่รวด เร็ว ไมวาจะเปนการติดตอระหวางเคร่ืองคอมพิวเตอรกับเคร่ืองคอมพิวเตอรดวย กัน (machine to machine) หรือคนกับคน (human to human) หรือคนกับเคร่ืองคอมพิวเตอร (human to machine) และการติดตอสื่อสารดังกลาวจะทําใหขอมูลที่เปนทั้งขอความ เสียง ภาพนิ่ง และภาพเคล่ือนไหวสามารถสงไดทันที

4) ชวยลดตนทุน การที่ระบบสารสนเทศชวยทําใหการปฏิบัติงานที่เกี่ยวของกับขอมูลซึ่งมี ปริมาณมากมีความสลับซับซอนใหดําเนินการไดโดยเร็ว หรือการชวยใหเกิดการติดตอสื่อสารไดอยางรวดเร็ว ทําใหเกิดการประหยัดตนทุนการดําเนินการอยางมาก

5) ระบบสารสนเทศชวยทําใหการประสานงานระหวางฝายตางๆ เปนไปไดดวยดีโดยเฉพาะหาระบบสารสนเทศนั้นออกแบบเพ่ือเอื้ออํานวยใหหนวย งานทั้งภายในและภายนอกที่อยูในระบบของซัพพลายทั้งหมด จะทําใหผูที่มีสวนเกี่ยวของทั้งหมดสามารถใชขอมูลรวมกันได และทําใหการประสานงาน หรือการทําความเขาใจเปนไปไดดวยดีย่ิงขึ้น

ประสิทธิผล (Effectiveness)

1) ระบบสารสนเทศชวยในการตัดสินใจ ระบบสารสนเทศที่ออกแบบสําหรับผูบริหาร เชน ระบบสารสนเทศที่ชวยในการสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision support systems) หรือระบบสารสนเทศสําหรับผูบริหาร (Executive support systems) จะเอื้ออํานวยใหผูบริหารมีขอมูลในการประกอบการตัดสินใจไดดีขึ้น อันจะสงผลใหการดําเนินงานสามารถบรรลุวัตถุประสงคไวได

2) ระบบสารสนเทศชวยในการเลือกผลิตสินคา/บริการที่เหมาะสมระบบสารสนเทศจะชวย ทําใหองคการทราบถึงขอมูลที่เกี่ยวของกับตนทุน ราคมในตลาดรูปแบบของสินคา/บริการที่มีอยู หรือชวยทําใหหนวยงานสามารถเลือกผลิตสินคา/บริการที่มีความเหมาะสมกับความ เชี่ยวชาญ หรือทรัพยากรที่มีอยู

3) ระบบสารสนเทศชวยปรับปรุงคุณภาพของสินคา / บริการใหดีขึ้นระบบสารสนเทศทําใหการติดตอระหวางหนวยงานและลูกคา สามารถทําไดโดยถูกตองและรวดเร็วขึ้น ดังนั้นจึงชวยใหหนวยงานสามารถปรับปรุงคุณภาพของสินคา/บริการใหตรงกับ ความตองการของลูกคาไดดีขึ้นและรวดเร็วขึ้นดวย

4) ความไดเปรียบในการแขงขัน (Competitive Advantage)ปจจุบัน ระบบสารสนเทศไดมีการนํามาใหตลอดทั้งระบบซัพพลายเชน (Supply Chain) เพ่ือสรางความไดเปรียบในการแขงขัน

5 ) คุณภาพชีวิตการทํางาน (Quality of Working Life) ระบบสารสนเทศจะตองไดรับการออกแบบออกมาเพ่ือใหเกิดความสมดุลระหวางความ ตองการของมนุษยและประสิทธิภาพของเทคโนโลยีดวย