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Betriebswirtschaftliche Informationsverarbeitung als Unterrichtsgegenstand

Jörn Beineke, StR04. Februar 2004

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Projektmanagement

• Projektbegriff• Arten von Projekten• Bedeutung von Projekten• Aufgaben des Projektmanagements

• Projektphasen– Projektdefinition– Projektplanung– Projektdurchführung– Projektabschluss

• Projektcontrolling

• Quelle: Beiderwieden, Pürling (2001): Projektmanagement für IT-Berufe, Troisdorf, Bildungsverlag EINS

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Projektbegriff

• Projektmerkmale laut DIN 69901– Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit– Zielvorgaben– Zeitliche, personelle und finanzielle Begrenzung– Abgrenzung von anderen Vorhaben– Projektspezifische Organisation

• Weitere Merkmale– Komplexität– Aufwand– Fachübergreifender Charakter– Teamarbeit

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Arten von Projekten

• Arbeit wird haäufig als Projekt organisiert• Projekte tauchen in vielen Zusammenhängen auf

• Non-Profit-Projekt– Entwicklungsprojekte– Schulprojekte, Uni-Projekte– Soziale Projekte– …

• Wirtschaftsprojekte– Entwicklung einer Datenbank– Entwicklung einer Software– Entwicklung eines neuen Automodells– …

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Auftraggeber von Projekten

• Externe Projekte– Auftraggeber ist ein rechtlich eigenständiges Unternehmen– Auftragnehmer sind oft Unternehmen, die auf die

Durchführung von Projekten spezialisiert sind (Softwareentwicklung, Maschinenbau, Baufirmen …)

• Interne Projekte– Unternehmensinterne Auftraggeber und Auftragnehmer– Budget- und Zielfestlegung– Vorstand, Management oder Fachabteilung als

Auftraggeber– Projektteams oder Fachabteilungen als Auftragnehmer

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Bedeutung von Projekten

• Komplexe Aufgaben erfordern fachübergreifende Zusammenarbeit

• Projekte als– Reaktion auf veränderte Bedingungen – z.B. 2000 - Y2K,

Euro, Internet– Reaktion auf Druck durch Wettbewerb

• Kostenwettbewerb – Kostenziele als Projektvorgabe• Zeitwettbewerb – Zeitziele als Projektvorgabe – z.B.

Markteinführungstermin, Releasetermin• Qualitätswettbewerb – Qualitätsziele als Projektvorgabe

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Aufgaben des Projektmanagements

• Projektmenegament ist die zielorientierte Vorbereitung, Planung, Steuerung, Dokumentation und Überwachung von Projekten mit Hilfe spezifischer Instrumente.

• Projektphasenmodell– Definitionsphase– Planungsphase– Durchführungsphase– Abschlussphase

• Zuordnung der Instrumente des Projektmanagements

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Projektdefinition

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Projektdefinition

• ‚Ist ein Problem erst einmal definiert, so ist es bereits halb gelöst.‘ – Henry Ford

• Problemanalyse• Entscheidung zur Projektdurchführung• Klärung der Projektziele• Projektauftrag• Projektorganisation• Kick-Off-Meeting

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Problemanalyse

• Ist-Zustand – Soll-Zustand• Problembeschreibung

– Derzeitige Situation– Wo tritt das Problem auf?– Wann tritt das Problem auf?– Welche Auswirkungen gibt es?– Wer ist beteiligt?– Wie laufen die Geschäftsprozesse derzeit ab?– Welches wirtschaftliche, technische Umfeld gibt es?

• Ursachenanalyse– Wie kommen die Abweichungen von ‚Ist‘ und ‚Soll‘

zustande?– Wer oder was ist verantwortlich?

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Entscheidung zur Projektdurchführung

• Machbarkeit• Projektrisiko• Wirtschaftlichkeit

• Grobplanung• Vorstudien

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Projektziele

• Ziel– Gedanklich vorweggenommener zukünftiger Zustand, der

• bewusst ausgewählt wird• durch aktives Handeln erreicht wird.

• Zielfunktionen– Präzisierungsfunktion– Orientierungsfunktion– Motivationsfunktion

• Zielkomponenten– Sachziel: Was soll erreicht werden?– Kostenziel: Was darf das Projekt kosten?– Terminziel: Bis wann soll alles erreicht werden?

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Projektziele

• Checkliste zur Formulierung von Projektzielen– Das Ziel muss klar verständlich formuliert werden.– Das Ziel muss tatsächlich erreichbar sein.– Das Ziel muss positiv formuliert werden.– Das Ziel muss objektiv messbar sein.– Das Ziel soll keine Lösungswege vorwegnehmen – das

‚was‘ und nicht das ‚wie‘ sollen geklärt werden.

• Alle Projektziele müssen schriftlich dokumentiert werden.

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Projektauftrag

• Projektname• Projektleiter• Projektanlass• Projektziele

– Sachziel– Kostenziel– Terminziel

• Projektressourcen• Auftragsbedingungen• Termine und Meilensteine• Unterschriften

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Projektorganisation

• Integration des Projektes in das Unternehmen (Rahmenorganisation)– Projektkoordination– Matrix-Projektorganisation– Reine Projektorganisation

• Projektkoordination – Koordinator ohne Entscheidungsbefugnis

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Projektorganisation

• Matrix-Projektorganisation

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Projektorganisation

• Reine Projektorganisation

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Projektleitung

• Abstimmung der Projektziele im Rahmen des Projektauftrages• Zusammenstellung des Projektteams• Organisation der Infrastruktur• Leitung des Plaungsprozesses bzw. eigene Planung des

Projektverlaufes• Steuerung und Kontrolle• Führung der Projektmitarbeiter• Gelegentliche Mitarbeit in Teilbereichen• Sicherstellung des Informationsflusses unter den

Projektmitarbeitern• Kontakt zum Auftraggeber• Präsentation des Projektergebnisses• Sicherstellung der erforderlichen Dokumentation

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Projektteam

• Sind die Mitarbeiter angemessen qualifiziert?• Welche Qualifizierungsmaßnahmen sind erforderlich?• Motivation der Mitarbeiter• Verfügbarkeit der Mitarbeiter• Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter• Sozialkompetenz der Mitarbeiter

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Projektinfrastruktur

• Räumlichkeiten– Büro-, Arbeits- und Konferenzräume– Lage, Größe, Verfügbarkeit, technische Ausstattung

• Arbeitsmittel– Hardware, Software– Kommunikation– Büromaterial

• Dienstleistungen– Sekretariat o.ä.

• Kommunikation– Plattform– Regeln– Meetings

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Kick-Off-Meeting

• Gleicher Informationsstand• Kennenlernen der Projektmitglieder• Rolle und Erwartungen der einzelnen Teammitglieder• Vereinbarung von Spielregeln• Verteilung von Aufgaben und Qualifizierungsmaßnahmen

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Beispiel – Internetauftritt einer Schule

• Auftraggeber: Schulleitung• Projektziele

– Sachziele• Struktur• Layout/Design• Seiten• URL• Inhalte• Links• Arbeitsumgebung

– Terminziel• Präsentation Gesamtkonferenz• Lifetermin

– Kostenziel• Budget für Software

• Projektteam: Internet AG

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Beispiel

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Beispiel

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Projektplanung

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Projektplanung

• Ohne eine zielorientierte, systematische Planung haben Projekte nur eine geringe Erfolgschance.

• Projektmanagement – Projektplanung– Identifikation der Arbeitspakete– Projektstrukturplan– Ablauf- und Terminplan– Kapazitätsplan– Kostenplan– Qualitätsplan

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Identifizierung der Arbeitspakete

• Aktivitätenliste• Kreativitätstechniken – Brainstorming, Mindmapping …• Zusammenfassung der Aktivitäten zu Arbeitspaketen• Gliederung der Arbeitspakete

– Objektorientiert– Funktionsorientierung

• Inhaltliche Abhängigkeit von Arbeitspaketen• Entwicklung eines Projektstrukturplanes

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Projektablaufplan und Terminplan

• Planung der zeitlichen Dimension eines Projektes• Dauer und zeitliche Staffelung und Abhängigkeit der einzelnen

Arbeitspakete• Vorwärtsrechnung

– Dauer ab Beginn einer Aktivität• Rückwärtsrechnung

– Dauer ab Ergebnis einer Aktivität rückwärts gerechnet• Zeitliche Abhängigkeit von Arbeitspaketen

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Kapazitätsplan

• Erfoderliche Ressourcen– In der richtigen Art und Qualität– In der Richtigen Menge– Zur richtigen Zeit– Am richtigen Ort

• Kapazitätsplanung– Bedarfsermittlung– Ermittlung verfügbarer Kapazitäten– Soll-Ist-Vergleich– Kapazitätsausgleich

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Kostenplan - Qualitätsplan

• Ermittlung der Projektkosten– Materialkosten– Raumkosten– Infrastrukturkosten– Personalkosten

• Planung der Qualitäten– Qualitätskriterien– Qualitätssicherungsmaßnahmen

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Beispiel – Internetauftritt einer Schule

• Arbeitspakete– Festlegen der Struktur mit allen Unterseisten– Abstimmen des grundsätzlichen Designs und Layouts der

Seiten mit allen Unterseiten– Beschaffung aller Informationen– Schreiben aller Texte– Beschaffung aller Bilder– Auswahl des Providers– Erstellung von Buttons, Grafiken, Hintergründen etc.– Erstellung der Seiten inkl. Navigation– Einfügen von Inhalten – Texte, Bilder– Testen und Präsentieren der Website– Publikation der Website– Kontrolle des Life-Auftrittes

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Beispiel

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Beispiel

• Kapazitätsplan• Teilprojekte

– Entwurf– Text– Bilder und Buttons– HTML– Provider

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Beispiel

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Projektdurchführung

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Projektdurchführung

• ‚Alles, was in einem Projekt schief laufen kann, läuft schief.‘ Veit Didczuneit, Projektmanager

• Projektsteuerung– Zielgerechte Lenkung aller Aktiviäten im Projekt

• Projektcontrolling– Abweichungen von Projektplanung identifizierung und

korrigieren• Projektdokumentation

– Ordnung aller Informationen zum Projekt

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Projektsteuerung

• Team- und Grupennmeetings– Orientierung über Projektentwicklung– Probleme – Lösungen– Verteilung von Aufträgen – Verantwortlichkeiten– Übernahme von Teilverantwortungen– Identifikation mit dem Gesamtprojekt

• Meetingplanung– Einladung– Begrüßung– Ziele des Meetings– Information über Arbeitsergebnisse– Information über Probleme– Entscheidung über Problemlösung– Informationsfluss im Projekt– Abarbeiten der TOPs– Defininieren und delegieren von ToDo‘s– Festlegen des nächsten Meetings

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Projektsteuerung

• Problemvermeidung– Vorfeldanalyse– Ressourcensicherstellung– Prioritäten für erfolgskritische Aufgaben

• Kontakt zum Auftraggeber– Präsentation von Ergebnissen/Meilensteinen– Klarheit über Änderungen im Projektauftrag– Kundenbetreuung als Marketinginstrument

• Korrektur von Planabweichungen• Förderung der Mitarbeitermotivation

– Identifikation mit dem Projekt– Spaß an zugewiesenen Aufgaben – Arbeitszufriedenheit– Akzeptanz der Projektleitung

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Projektcontrolling

• Termin- und Ablaufkontrolle– Soll- und Ist-Zustände der einzelnen

Arbeitspakete/Meilensteine– Abgleich des Projektplanes– ‚Meilenstein-Trend-Analyse‘

• Kostencontrolling• Ergebniscontrolling

– Kontrolle der Arbeitsergebnisse– Einhaltung von Qualitätskriterien

• Projektdokumentation– Projektinformationssystem– Prozessdokumentation– Ergebnisdokumentation/Fehlerdokumentation– Produktdokumentation– Benutzerdokumentation

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Projektdokumentation

• Definitionsphase– Problembeschreibung– Projektantrag– Vorstudie– Projektauftrag– Lastenheft – Zielvereinbarungen– Präsentation Kick-Off-Meeting

• Planungsphase– Projektstrukturplan– Projektablaufplan (Balkendiagramm)– Kapazitätsplan– Kostenplan– Qualitätsplan

• Durchführungsphase– Sitzungsprotokolle– Statusberichte– Sonderberichte– Produkt-, Fehler-, Ergebnisdokumentation

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Projektdokumentation

• Abschlussphase– Präsentationsunterlagen– Abnahmeprotokoll– Abschlussbesprechungsprotokoll– Abschlussbericht

• Produkt– Produktdokumentation– Einweisungsunterlagen– Schulungsunterlagen– …

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Projektabschluss

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Projektabschluss

• Kunde/Auftraggeber– Präsentation– Einweisung– …

• Anwender– Schulung

• Projektteam– Feedback– Abschlussmeeting

• Projektleiter– Feedback– Definierten Projektabschluss

• Unternehmensleitung– Projekterfolg– Abschlusskalkulation

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Projektabschluss

• Abschlusspräsentation• Abnahme• Einweisung• Abschlussmeeting• Abschlussbericht• Abschlusskalkulation• Auflösung des Projektteams

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Beispiel – Internetauftritt einer Schule

• Mögliche Gliederung der Abschlusspräsentation auf der Gesamtkonferenz– Begrüßung– Ziel der Präsentation– Projektauftrag– Projektziele– Grundgedanken zur Umsetzung – Layout, Navigation– Struktur der Website– Layout der Seiten – Gestaltungsmerkmale– Probleme und Lösungen– Projektergebnis– Fragen– Dank

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Betriebswirtschaftliche Informationsverarbeitung als Unterrichtsgegenstand

Jörn Beineke, StR04. Februar 2004