95
Leeromgevin g Digital Preservatio n Pre-ingest vorige onderdeel: het proces en he OAIS model dit onderdeel: ► pre-ingest ► de bron als basis ► leren lezen van een archief krijgen ► beoordelen van een archief ► overdrachtsmodellen ► aanpak van de pre-ingest en en afspraken ► oefenen ► discussie waardering en sele

HNI leeromgeving 04

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

●4 Pre-ingest

Pre-ingest• vorige onderdeel: het proces en het OAIS model

• dit onderdeel:

► pre-ingest

► de bron als basis

► leren lezen van een archief en overzicht krijgen

► beoordelen van een archief

► overdrachtsmodellen ► aanpak van de pre-ingest en contract en afspraken

► oefenen

► discussie waardering en selectie

Page 2: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Pre-ingest: belang en gewenstvolwassenheidsniveau. 

De kwaliteit van de pre-ingest is bepalendvoor de kwaliteit van de rest van het proces (ingest, beheer, preservation en access).

Stappen die hier falen leiden tot problemenverderop in het proces.

Daarom heeft het beheersen van de pre-ingesten ingest prioriteit bij het inrichten van eenomgeving voor digital preservation.

Voor deze functie moet een organisatie opkorte termijn het volwassenheidsniveau ‘in control’ behalen.

Page 3: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

3 Pre-ingestAcquisitie, waardering, selectie envoorbereiding van de overdracht enopname

Pre-ingest betreft alle voorbereidingen,beslissingen, stappen en acties die ernodig zijn voordat de digitale bestandenen archiefbestanddelen opgenomen kunnenworden in het archiefbeheersysteem vande instelling.

Acquisitie, waardering en selectie zijn hier eenintegraal onderdeel van. Selectie heeft ook eenrelatie met de preservation strategy.

Een born digital archief heeft een aantalkenmerken die gevolgen hebben voor destappen die er genomen worden bij de aanpakvan de voorbereiding van de opname in decollectie van de verzamelende instelling.

Page 4: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

De bron als basis 

• kwaliteit van archiefordening en archief- beheer bij de archiefvormer bepalen mede de mogelijkheden om de selectie en verwerking voor opname goed uit te voeren.

• Gebrekkige ordening en dossiervorming ► Bemoeilijkt een goede selectie ► Bemoeilijkt een goede opname, beheer en toegang ► Verstoort het verband tussen documenten en de taakuitvoering waarbinnen opgemaakt

► Leidt tot een gebrek aan betrouwbare contextmetadata. 

Page 5: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

De bron als basis 

Situatie bij de archiefvormer

• mate waarin en wijze waarop ordening en beheer plaatsvinden

• procedures en afspraken voor het werken met digitale bestanden zoals naming conventions.

Architectenbureaus:

• afspraken over het werken met lagen in CAD-bestanden

• afspraken over de manier van ontwerpen

• omgaan met de data in CAD-bestanden zoals materialencatalogus en onderdelen- catalogus

Afspraken, procedures en conventiesdocumenteren tijdens de pre-ingest

 

Page 6: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

 

Page 7: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

 

Page 8: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

De bron als basis: beïnvloedingkwaliteit archiefbeheer: de positie vanarchiefvormer en archiefbeherendeinstelling.

Archiefbeheerfunctie maakt deel uit van dearchiefvormende organisatie:• archiefbeheerder kan pro-actief invloed uitoefenen op archiefvorming,

Archiefvormer maakt geen deel uit van dearchiefbeherende instelling • weinig invloed op de archiefvorming• kwaliteit afhankelijk van situatie bij archiefvormer• doet zich met name voor bij particuliere archieven• speciale inspanning nodig• gevolgen voor overdracht onder meer opvangen door het juiste overdrachtsmodel

Er zijn diverse informatiebronnen beschikbaar die dit probleemadresseren. Zie hiervoor de website.

Page 9: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

De bron als basis en duurzaamheid 

• creatie bestand is van invloed op de latere digitale duurzaamheid en toegankelijkheid. Bijv. naamgeving en keuze bestandformaat.

• Sommige taakuitvoeringen leveren duurzame bestandsformaten op, bijv. als er sprake is van publiceren, presenteren, communicatie of informatie-uitwisseling.

 

Het hoofdstuk ‘Creating digital material’ uit hetDigital Preservation Handbook van deDigital Preservation Coalition (DPC) geeft tipsen aanwijzingen m.b.t. de creatie van digitalebestanden.

http://www.dpconline.org/advice/preservationhandbook/organisational-activities/creating-digital-materials

Page 10: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

De bron als basis en metadata 

Metadata bevinden zich op allerlei plaatsen,zoals

• in bestandnamen

• in de inhoud van een document, en de onderdelen daarvan (header etc.)

• onder de eigenschappen van het document

• in mapnamen

• in administratieve systemen en diverse applicaties etc.

• in lijsten en overzichten.

etc.

Page 11: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

De bron als basis en metadata 

Metadata zijn nodig voor

• een goede ordening, beheer, preservering en access• het vastleggen van de juridische status en raadpleegbeperkingen

Onderscheid:

• beschrijvende metadata• administratieve of procesmetadata• technische en preserveringsmetadata. (deels overlap)• contextmetadata en metadata betr. de herkomst en beheergeschiedenis

Page 12: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

De bron als basis en metadata 

Metadata voorbereiden en onttrekken

• Aantal metadata zullen voor de opname aangeleverd moeten worden (uit diverse bronnen)

• Deel van de data zal onttrokken worden (bijv. aan bestandsnaam, inhoud, document- eigenschappen, mapnaam en bestandspad)

• Fixity informatie wordt bij opname vastgelegd

• File identification vindt meest bij opname plaats

• Een tekort aan metadata moet in de pre- ingest tijdig gesignaleerd en beantwoord worden 

Page 13: HNI leeromgeving 04

\MVRDV\TP 266 De

\MVRDV\TP 266 De Machinist\02 Haalbaarheidsonderzoek\

Bestandnaam, mapnaam, file path

Page 14: HNI leeromgeving 04
Page 15: HNI leeromgeving 04
Page 16: HNI leeromgeving 04
Page 17: HNI leeromgeving 04
Page 18: HNI leeromgeving 04
Page 19: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

●4 Pre-ingest

De bron als basis

 

Page 20: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Verschillen tussen analoog en digitaal

Bij de beoordeling, selectie en verwerking vaneen digitaal archief hebben we te maken met

• de verschillen in de kenmerken tussen digitale bestanden en dossiers en papieren documenten en dossiers

• de verschillen in de structuur en ordening die we tegen kunnen komen

Page 21: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Analoog DigitaalDrager, informatie en redactionele vorm vormen een geheel.

Drager, informatie en redactionele vorm zijn gescheiden.

Documenten zonder technieken software leesbaar.

Documenten alleen met behulp van techniek en software leesbaar.

Structuur en ordening verloopt meest via omslagen, mappen en dozen en de rangschikking van stukken daarbinnen.Structuur is meestal helder.

Structuur verloopt via mappen op de computer (en het file path in de document eigenschappen) en indelingen van mailboxen etc. Soms is er een heldere structuur soms niet.Omdat digitale bestanden  zich op verschillende media, locaties en in verschillende applicaties kunnen bevinden is overzicht krijgen van destructuur soms problematisch.

Stukken van gelijke redactionele vorm zitten meestal bij elkaar in series en reeksen.

De situatie voor stukken van gelijke redactionele vormkan verschillen. Sommige stukken met een bepaalde redactionele vorm zitten in aparte applicaties, bijv. e-mail.

Binnen projectdossiers ordening van stukken meestal per projectfase.

Structuur projectdossiers volgt niet altijd projectfases.

Dubbelen en versies op zichtredelijk eenvoudig te indentificeren.

Dubbelen en versies op zicht identificeren is geen optie.Identificatie op basis vantechnische kenmerken nodig.Er komen verschillende soorten dubbelen voor. 

Page 22: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Overzicht krijgen Leren lezen van een archief. Voor de selectie is het van belang een digitaalarchief goed te leren lezen. Dit verschilt in eenaantal opzichten van een papieren archief. • papier: redelijke mate van controle op zicht• digitaal: je ziet alleen mappen met bestanden, alles openen is geen optie • papier: voor een serie tekeningen of een correspondentiereeks zijn kwaliteit, betrouwbaarheid, authenticiteit, compleetheid redelijk op zicht vast te stellen• digitaal: op zicht is er minder controle 

• papier: wat je op zicht hebt beoordeeld selecteer je wel of niet• digitaal: selectie is minder duidelijk en eenduidig (wat doen in geval van twijfel? wel opnemen, maar onder welk beheer- en preserveringsregime dan?) 

Page 23: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Overzicht krijgen Overzicht krijgen en het acquisitieproces

Bij de acquisitiebezoeken en -overleggenis het belangrijk overzicht te krijgen.

Digitale archiefbestanddelen kunnen zich opallerlei locaties opgeslagen zijn en zich opAllerlei opslagmedia bevinden.

Ook hebben we te maken met verschillendebestandsformaten.

Bestanden en gegevens kunnen zich in allerleiapplicaties bevinden.

Metadata kunnen zich zowel bevinden in debestanden, in mapnamen en in applicaties ofelders.

Page 24: HNI leeromgeving 04

Tree view gecreëerd via de opdrachtprompt.Zelf eenvoudig te doen bij de archiefgever.

4 Pre-ingest

Overzicht krijgen 

Inhoudsopgave van opslagmedia, tools

Er zijn tools om een snel een overzichtvan de inhoud van een opslagmediumte krijgen, zoals een tree view.

Page 25: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

●4 Pre-ingest

Overzicht krijgen 

Page 26: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Oefening 10 m.‘lezen van een archief’Met de groep kijken naarverschillende voorbeelden.

. Inhoud

. Structuur

. Bestandformaten

. Dubbelen en versies

. etc.

Bespreken en verwerken bevindingen.

Page 27: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Lezen van een archiefA Inhoud

Page 28: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Lezen van een archiefB Structuur

Page 29: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Lezen van een archiefC Bestandsformaten

Page 30: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Lezen van een archiefD Dubbelen

Page 31: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Ontdubbelen 5 m.

Ontdubbelingstool

DupeGuru

MVRDV dossier:TP 054 Nieuw Leyden7451 bestanden

• Duplicaten• Hoeveel• Sorteer op grootte

Page 32: HNI leeromgeving 04

4 Pre-ingest

Ontdubbelingstool DupeGuru

Uitvoeren scan

Page 33: HNI leeromgeving 04

4 Pre-ingest

Ontdubbelingstool DupeGuru

Resultaat: 2888 bestanden

Page 34: HNI leeromgeving 04

4 Pre-ingest

Ontdubbelingstool DupeGuru

Mogelijke acties op dubbelen

Page 35: HNI leeromgeving 04

4 Pre-ingest

Oefening 5 m.Structuur / ordening

Welke activiteit wordt hier uitgevoerd?

Page 36: HNI leeromgeving 04

4 Pre-ingest

OefeningStructuur / ordeningWelke activiteit wordt hier uitgevoerd?

Page 37: HNI leeromgeving 04

4 Pre-ingest

Oefening ‘selectie’ 5 m.

Wat zou je kunnen met de selectie binnendit voorbeeld?

Page 38: HNI leeromgeving 04

Oefening ‘selectie’ (2)

Wat zou je kunnen met de selectie binnendit voorbeeld?

Page 39: HNI leeromgeving 04

Oefening ‘selectie’ (3)

Wat je zou kunnen met de selectie binnen ditvoorbeeld?

Page 40: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Opdracht 15 m.‘selectie en duurzaamheid’

Ga in het oefendossier op je computer op zoeknaar duurzame en minder duurzamebestandsformaten.

C:\Oefendossiers\04 Duurzaam en minder duurzaam

Wat voor indruk heb je

Page 41: HNI leeromgeving 04
Page 42: HNI leeromgeving 04

4 Pre-ingest

DROID opdracht: overzicht krijgenvan bestandsformaten in een dossierof archief.

begin dag 4

Page 43: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Beoordelen als onderdeel van hetacquisitie- en overdrachtsproces 

• welke onderdelen van het archief en meta- data moeten verworven worden?

• werkzaamheden nodig bij de overdracht en verwerking

• basis leggen om met de archiefgever overeen te komen hoe het archief in een verwerkbare vorm aangeboden en overgedragen kan worden

• methodieken, middelen en tools dit proces ondersteunen moeten beschikbaar zijn

 

Page 44: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Beoordelen van het archief opinhoud, bereik en ordening 

• Beoordeling archief inhoud, bereik en ordening. Welke bestanddelen bevat het archief en uit welke taakuitvoeringen zijn de deze afkomstig?

• Op welke dragers, op welke locaties en binnen welke applicaties bevindt de informatie zich?

• Wat is de relatie met de selectie? Welke te selecteren en niet te selecteren bestanddelen kunnen er bij de beoordeling geïdentificeerd worden?

• Is er iets bekend over de beheer- geschiedenis en eerdere ordeningen? 

Page 45: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Beoordelen van bestanden opinhoud en redactionele vorm

Mogelijke problemen bij beoordelen op inhouden bereik:

• mapnaam en bestandsnaam maken lang niet altijd voldoende duidelijk om wat voor documenten bij welke taakuitvoeringen het gaat, bijvoorbeeld een factuur met een bepaalde inhoud of een werktekening met een bepaalde inhoud. • openen van bestanden is geen optie omdat dat het erg veel werk is en omdat er dan veranderingen in het bestand kunnen ontstaan.

• Hoe dit op te lossen? Welke beantwoordingen zijn er mogelijk?  

Page 46: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Beoordelen en digitale duurzaamheid 

• hoe duurzaam is de inhoud van het archief?

• heeft directe relatie met het duurzaamheidsbeleid en de preservation strategy. • beeld welke acties er binnen de pre-ingest en ingest nodig zijn.

• zijn er binnen het archief duurzame bestandsformaten te identificeren en zijn deze bruikbaar bij de uitvoering van de selectie?

• resultaat beoordeling kan onderdeel zijn van de onderhandelingen met de archiefgever over de wijze van overdracht. .

Page 47: HNI leeromgeving 04
Page 48: HNI leeromgeving 04
Page 49: HNI leeromgeving 04

DROID analyse van de inhoud van een MVRDV dossier

Page 50: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Beoordelingsmethodieken

De instelling dient te beschikken over eenbeoordelingsmethodiek voor - de kwaliteitvan - te verwerven archieven.

Deze kan ontleend worden aan voorbeelden als

DUTO-scan

Het Stappenplan Overdracht Digitaal Archief(SODA)

Page 51: HNI leeromgeving 04

Pre-ingest, SODA methodiek

Het Stappenplan Overdracht Digitaal Archief(SODA) is een handleiding om in 10 stappenop een geordende en gecontroleerde manierdigitale bestanden en de bijhorende metadataop te nemen in een archief, en is ontwikkeldbinnen het Vlaamse CEST Initiatief (CultureelErfgoed Standaarden Toolbox). De scope isbreder dan alleen pre-ingest en ingest.

Leeromgeving

DigitalPreservation

Page 52: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Beoordelen

Page 53: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Overdrachtsmodellen

• een op te nemen archief moet aan een aantal eisen voldoen

• de situatie m.b.t. het archiefbeheer bij de archiefgever sluit hier vaak niet goed bij aan

Een overdrachtsmodel moet rekening houdenmet:

• de mate waarin het archief van de archiefgever aan de eisen voldoet

• beperkingen ten aanzien van middelen en draagvlak bij de archiefgever

• beperkingen ten aanzien van middelen bij de instelling

• kwaliteitseisen ten aanzien van op te nemen archieven bij de instelling en het gewenste resultaat van de opname van het archief

Page 54: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Overdrachtsmodellen

De inzet van middelen bij de instelling en dekwaliteit van het resultaat zijn afhankelijk van:

• de kwaliteit van de archiefordening en het archiefbeheer bij de archiefvormer

• de kwaliteit van de werkwijze van de instelling ten aanzien van de overdracht en verwerking

• de mate waarin deze kwaliteit wordt ondersteund door onder meer:

► methoden, tools, technieken

► de toepasbaarheid van het beleid voor acquisitie, waardering en selectie

► de competenties van de betrokken medewerkers

- medewerkers

Page 55: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Overdrachtsmodellen

Kiezen van een model 1/4

Een instelling kan kiezen voor één of meerdereoverdrachtsmodellen.

Ieder model heeft gevolgen voor toekenningvan middelen bij de archiefgever en bij deinstelling en voor de kwaliteit van hetopgenomen archief.

Page 56: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Overdrachtsmodellen

Kiezen van een model 2/4

Er zijn verschillende overdrachtsmodellenmogelijk, zoals:

• ‘vrije’ overdracht, zonder eisen en instructies aan archief en archiefgever, met minimale begeleiding

• ‘gestuurde’ overdracht met minimum eisen aan archief en archiefgever en een middelhoog niveau van instructie en begeleiding

• overdracht ‘gestuurd plus’, waarbij er tijdig instructie wordt gegeven voor een goed archiefbeheer, met als doel om al vanaf de archiefvorming de kwaliteit van het archiefbeheer te beïnvloeden

• geautomatiseerde overdracht. Er zijn diverse varianten met verschillende kwaliteitsniveaus mogelijk

Page 57: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Overdrachtsmodellen

Kiezen van een model 3/4

Varianten geautomatiseerde overdracht enopname

1• een laag niveau van eisen• het archief wordt grotendeels in bestaande toestand verwerkt• lage inzet middelen bij de archiefgever• lage kwaliteit archief (als dat bij de archiefgever ook al zo was)• geen of weinig aandacht voor duurzaamheid bij overdracht• voor hogere kwaliteit archief meer inzet van middelen bij de instelling nodig

Page 58: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Overdrachtsmodellen

Kiezen van een model 4/4

Varianten geautomatiseerde overdracht enopname

2• een middelhoog niveau van eisen• hogere inzet van middelen bij de archiefgever en de instelling• redelijke kwaliteit van het opgenomen archief• meer aandacht voor duurzaamheid en overdracht zoveel mogelijk in de vorm van preferred formats

3• een hoog niveau van eisen• de archiefvormer voert zelf ordenings- en selectiewerkzaamheden uit• duurzaamheid: alleen overdracht van preferred formats• kan de vorm van een uploadfunctie hebben

Page 59: HNI leeromgeving 04
Page 60: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Overdrachtsmodellen

Page 61: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

De aanpak voor de pre-ingest 1/3 Na de beoordeling moet er een aanpak voorhet archief uitgewerkt worden voor de uitvoeringvan de pre-ingest.

Deze moet omvatten:

• aanpak voor te selecteren bestanddelen / selectieplan• lijst en plan voor de verwerking en overdracht, incl. overzicht van opslagmedia, applicaties en locaties• ordening: indien nodig en gewenst: aanpak voor de aanpassing/verbetering van de ordening ten behoeve van een correcte opname• indien gewenst: aanpak voor het vastleggen van de beheergeschiedenis• aanpak voor de verwerking van informatie m.b.t. juridische status van de aanwinst en m.b.t. gebruiksvoorwaarden, rechten en raadpleegbeperkingen

Page 62: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

De aanpak voor de pre-ingest 2/3 

• documentatie van procedures en afspraken bij de archiefgever m.b.t. archiefbeheer, archiefordening en het werken met digitale bestanden• ontvangst van geselecteerde bestanddelen: wijze van overdracht (transfer)• opname: in welke vorm en waar worden de bestanddelen in de collectie van de instelling opgenomen (bijv. als SIP in een bepaalde vorm in ‘digitaal voordepot’, of rechtstreeks in het archiefbeheersysteem).

Page 63: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

De aanpak voor de pre-ingest 3/3 

• opname, idem: welke eisen worden er in de aanpak gesteld aan de SIP (digitale objecten en metadata)• metadata, aanpak brengen metadata op gewenste niveau• metadata, aanpak verwerving, aanvulling en verwerking metadata tijdens de pre-ingest en ingest• duurzaamheid: aanpak voor het vastleggen van de historie van hardware, besturingssystemen en software bij de archiefvormer• wijze van aanpak van dubbelen en versies 

Uit de aanpak komt een lijst van acties voort,die moeten zorgen voor een completeafwerking van het pre-ingest traject voor hetarchief. Daarmee wordt uiteindelijk deoverdracht en opname een feit.

Page 64: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

●4 Pre-ingest

De aanpak voor de pre-ingest

Page 65: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Contract en afspraken 1/2• tijdens pre-ingest voorbereiden• inclusief de waardering en selectie• inclusief wijze van preserveren en beschikbaar stellen (zoals gebruikers- voorwaarden en raadpleegbeperkingen)• incl. de juridische status van de aanwinst• wat er wel niet vernietigd mag worden• het bewaren van de originele bitstreams• eventuele bewaartermijnen en vernietigings- termijnen• archief naar tevredenheid van de archiefvormer en de instelling verwerkbaar en goed te beheren

• haalbaarheid binnen de beschikbare middelen• voor beide partijen• pre-ingest en ingest moeten voldoen aan kwaliteitseisen.

• onderhandelingsproces• uitgangspunten, eisen , gewenste resultaten en middelen daarbij helder bespreken

Page 66: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Contract en afspraken 2/2

Toepassing van de afspraken

Alle afspraken en bepalingen en moeten binnenhet achiefbeheersysteem (incl. het ‘digitaalvoordepot’) van de instelling toegepast wordenop de betreffende digitale bestanden ende archiefbestanddelen.

Page 67: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

●4 Pre-ingest

Contract en afspraken

Page 68: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Samenvatting stappen pre-ingest

● Contract sluiten● Overdracht en opname

● Aanpak pre-ingest maken● Contract opstellen

● Keuze van een geschikte wijze van overdracht (overdrachtsmodel)

● Voorbereiding contract

Resultaat beoordeling

Beoordelen

Eisen aan pre-ingest

Page 69: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Discussie overdrachtsmodellen

• Bespreking van de overwegingen en voor- en nadelen

• Bespreking van hoe een insteling hier het beste mee om kan gaan om met de bescikare middelen toch een goed resultaat te behalen

ca. 10 minuten

Page 70: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Eindoefening dag 3Maken beoordeling en beknopte aanpakvoor oefendossier. Beoordeel en geef bij elkebeoordeling ook een korte aanpak.

• maak een overzicht met de opdrachtprompt van de inhoud van het oefendossier *• beoordeel de kwaliteit van de ordening• beoordeling de bronnen waaruit beschrijvende metadata kunnen worden gehaald, wat is er, wat is de kwaliteit daarvan, wat ontbreekt er• beoordeel de mogelijkheden om te selecteren• beoordeel op duurzaamheid• DupeGuru beoordeel op dubbelen• beoordeel op inhoud en bereik, wat denk je dat er zoal in zit, en wat niet (van wat je wel zou verwachten)• je hebt nu een korte beoordeling; je gaat vervolgens in gesprek met de archiefgever om afspraken te maken over de ovedracht. Wat zou je willen bespreken en aan welk overdrachtsmodel denk je?

ca. 80 minuten

Page 71: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Eindoefening dag 3

Instructie overzicht maken met opdracht-prompt.

• Ga onder bureauaccesoires naar de opdrachtprompt• Tik hier C:\Users\Training>tree/f je ziet nu inhoudsopgave

Sla inhoudsopgave op bureaublad op als txtbestandC:\Users\Training>tree/f>desktop\inhoud.txt

Nu heb je de inhoud opgeslagen als txt bestandop je bureaublad

Page 72: HNI leeromgeving 04
Page 73: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Nog even terug naar

Eindoefening dag 3

• Duidelijk? Vragen?

• Geleerde

Page 74: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Opdracht

Inhoud en bestandsformaten

DROID tool oefeningbestandsformaten in een dossiertellen.

Overzicht krijgen van de duurzaam-heid.

DROID File Identification Toolgebruikt PRONOM file formatregister.

Page 75: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Opdracht DROID

stap 1

Open DROID via snelkoppelingop bureaublad

Page 76: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Opdracht DROID

stap 2

Voeg een dossier toe

Page 77: HNI leeromgeving 04

4 Pre-ingest

Opdracht DROIDstap 2Voeg een dossier toe

C:\Oefendossiers\04 SIP Creator en DROID\TP_376_archive

Page 78: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Opdracht DROID

stap 3

Klik op start

Page 79: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Opdracht DROIDstap 4Klik op reportKruis hokjeSelect report (option list):‘File count and sizes by extension’

Kies knop report on profiles

Page 80: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Opdracht DROIDstap 5: resultaat =Overzicht aantallen (scroll door report)bestandsformaten in dossier

biedt inzicht in duurzaamheid inhoud

Page 81: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Hoe duurzaam is de inhoud vandit dossier?

Page 82: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Wat de DROID tool doet:

DROID is een file identication software tool

. stelt bestandformaat vast

. gebruikt hiervoor het PRONOMbestandformaten register vanThe National Archives (UK)

. als DROID tool opgenomenwordt in de ingestmodule wordende gegevens bij het bestandin e-depot opgenomen

. DROID kan allerlei overzichtenvan de inhoud van en archief ofdossier genereren

Page 83: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Page 84: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Opdracht SIP Creation

UGent SIP CreatorWerking en functieWerking: • digitale bestanden te hernoemen alvorens ze in een containerbestand te verpakken• aanmaken van containerbestanden die bestaan uit de digitale bestanden, de bijhorende metadata en checksumsFuncties o.a.: • een digitale collectie veilig stellen wanneer er geen tijd of kennis is om het te verwerken • een digitaal archief minimaal preserveren in afwachting van een volwaardig digitaal archief• een digitale collectie die online wordt ontsloten in een containerbestand steken voor (middel)lange termijn bewaringGebruikt:• bag-it standaard voor container• METS-standaard voor de metadata, deze omvat ook de PREMIS-standaard

Page 85: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Opdracht SIP Creation

We gebruiken UGent SIP Creatorom een SIP te maken

Stap 1

Bestanden hernoemen zodatbestandsnamen genormaliseerdworden (aan voorwaarden voldoen)

Reeds uitgevoerd

Page 86: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Opdracht SIP Creation

Stap 2 Creatie van een SIP

Open Ugent SIP Creator vanafbureaublad

Page 87: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

Voeg nieuwe bag toe

Geef

Page 88: HNI leeromgeving 04

4 Pre-ingest

Geef de bag een uniek Bag-idMVRDV_TP376

Page 89: HNI leeromgeving 04

4 Pre-ingest

Voeg dossier toe aan bag

C:\Oefendossiers\04 SIP Creator\TP_376_archive

Page 90: HNI leeromgeving 04

4 Pre-ingest

Voeg onder de tab manueeleen aantal metadata toe

Page 91: HNI leeromgeving 04

4 Pre-ingest

Sla de bag op

C:\Oefendossiers\04 SIP Creator

Page 92: HNI leeromgeving 04

4 Pre-ingest

Je hebt nu een SIP gecreëerd.Bekijk de bag en de bag-info

C:\Oefendossiers\04 SIP Creator\MVRDV_TP376

Page 93: HNI leeromgeving 04

4 Pre-ingest

Page 94: HNI leeromgeving 04

Leeromgeving

DigitalPreservation

4 Pre-ingest

BLOK

Discussie met / o.l.v. deconservatoren overacquisitie, waardering en selectie in relatie totdigitale archieven

30 minuten

NB Discussie over de relatie tussenselecteren en meerwaarde creëren ineen digitale wereld in onderdeel 10.

Page 95: HNI leeromgeving 04

Verwerking de rapportering resultaten.

Wat we geleerd en nog niet of onvoldoende geleerd hebben zal gebruikt worden voor de rapportage van de leerresultaten binnen de vier resultaatgebieden.Resultaatgebied Geleerd Nog onvoldoende

geleerdOpvolging

Kennisontwikkeling en aanlerenbasisvaardighedenBijdrage aan eisen aan processen, systemen en informatieBijdrage eisen aan competenties, rollen, vaardigheden en takenBijdrage aan eisenaan bestuur, organisatie en beleidTools en methodieken