Verslag [m/v] Inspiratiesessie ‘Arbeidsmarktcommunicatie in de Zorg’

IntroductieOp donderdagmiddag 25 juni 2009 kwamen een aantal HR professionals uit de zorg bij elkaar voor de [m/v] Inspiratiesessie ‘Arbeidsmarktcommunicatie in de Zorg’.

Tijdens deze sessie hebben de deelnemers onder begeleiding van [m/v] communicatie praktijkervaringen uitgewisseld, kennis opgedaan en inspiratie verkregen op het gebied van arbeidsmarktcommunicatie.

Er zijn gedurende de sessie veel verschillende onderwerpen besproken en ervaringen gedeeld. In dit verslag hebben we de belangrijkste punten samengevat, zodat dit verslag ook kan worden gebruikt als naslagwerk.

De cartoons in dit verslag zijn gemaakt tijdens de sessie en geven een mooi inzicht in wat er deze middag zoal besproken is.

Arbeidsmarktcommunicatie…?

Arbeidsmarktcommunicatie is een jong vakgebied en mede omdat het zich in de afgelopen vijf tot tien jaar sterk heeft ontwikkeld worden er diverse definities gehanteerd.

Voor deze sessie hebben we de volgende definitie gebruikt:

Arbeidsmarktcommunicatie is alle communicatie gericht op en voor het creëren van een sterk werkgeversmerk. Dit zorgt voor een voorkeurspositie en trekt, bindt en behoudt de juiste medewerkers.

Onderwerpen:•Het was voor ons belangrijk dat tijdens de inspiratiesessie de voor de deelnemers meest actuele onderwerpen op het gebied van arbeidsmarktcommunicatie centraal zouden staan.

Daarom hebben wij voorafgaand aan deze sessie gesproken met de deelnemers om te onderzoeken wat er op dit moment speelt binnen hun organisaties.

•De meest opvallende en gedeelde onderwerpen staan beschreven op de volgende pagina’s.

Thema: Draagvlak

“De strategische visie staat op papier, maar hoe krijg je daar draagvlak voor?”

•Verschillende deelnemers lopen in hun organisatie aan tegen deze situatie. Er zijn verschillende suggesties gedaan, waaronder:

•Zorg voor ’Quickwins’: Tuig op korte termijn een aantal arbeidsmarktcommunicatie activiteiten op die zichtbaar zijn voor medewerkers en directie. Vergeet hierbij niet de resultaten te delen. Zowel de activiteiten als het uiteindelijke resultaat zorgen voor enthousiasme en een trots gevoel.

•Onderbouw je plannen/voorstellen met kengetallen voor extra overtuigingskracht.

•Zorg dat collega’s met invloed op de besluitvorming voor jouw plannen als ambassadeurs gaan optreden.

Thema: Draagvlak

“De samenwerking met de afdeling communicatie loopt niet altijd even soepel.”

•Om tot effectieve arbeidsmarktcommunicatie te komen is het van belang dat de afdeling Communicatie en HR goed met elkaar samenwerken. Dit voorkomt dat er door verschillende interne en externe communicatie-uitingen een diffuus beeld ontstaat bij de verschillende doelgroepen.

•Aanleiding voor de soms lastige samenwerking kan zijn dat HR mensen een andere taal spreken dan communicatiemedewerkers. Doordat arbeidsmarktcommunicatie zowel HR als Communicatie raakt is het niet altijd duidelijk wie welke verantwoordelijkheden heeft met betrekking tot de arbeidsmarktcommunicatie. Om meer duidelijkheid te scheppen en de samenwerking te verbeteren is het belangrijk om de processen, taken en verantwoordelijkheden helder met elkaar af te stemmen.

Thema: Werkgevers DNA / Strategie

“Wat is het voordeel om te werken vanuit een arbeidsmarktcommunicatieplan?”

•Door te werken met een arbeidsmarktcommunicatieplan zorg je ervoor dat je de regie meer in eigen handen hebt. In plaats van continu ad hoc te moeten reageren op vacatures, met het gevaar dat je achter de zaken aan loopt , kan je voorspellen waar je vacatures verwacht en hoe je daar op in wilt spelen. Door je arbeidsmarktcommunicatieplan heb je tijd om stil te staan bij wat je als organisatie wilt uitstralen en om te werken aan je werkgeversmerk.

“Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers een consistente boodschap over de organisatie uitdragen?”

De deelnemers vinden het niet zozeer belangrijk dat er één boodschap naar buiten wordt gebracht, maar dat er voor de verschillende doelgroepen een aantal, op elkaar afgestemde boodschappen zijn. Je wilt als organisatie bijvoorbeeld aan moeders laten weten dat je flexibele werktijden hebt én aan starters dat je veel ontwikkelingsmogelijkheden hebt. Belangrijk hierbij is dat de verschillende boodschappen elkaar niet tegenspreken.

Thema: Werkgevers DNA / Strategie

“Hoe onderscheid je je als Zorginstelling van de rest?”

•Iedere zorginstelling heeft als doel om zo goed mogelijk te zorgen voor haar cliënten, dat aspect alleen is dus niet onderscheidend. Het onderscheidend vermogen van een zorginstelling zit hem meer in de wijze waarop je de zorg verleent en in het type mensen dat er werkt, kortom het zit hem meer in het ‘hoe’ dan in het ‘wat’.

“De Zorg heeft nog geen goed imago. Verschillende instellingen zouden moeten samenwerken aan een beter imago voor de Zorg”

•Verschillende deelnemers waren het er over eens dat ze zouden moeten samenwerken om meer mensen te interesseren om in de Zorg te werken, om zo gezamenlijk de vijver met (potentiële) zorg werknemers groter te maken waardoor de werving voor iedere individuele zorginstelling makkelijker wordt.

Thema: Werkgevers DNA / Strategie

“Do: Beloof alleen iets als dat ook waar kunt maken!”

•Wanneer je als organisatie dingen belooft aan (potentiële) werknemers die je niet kunt waarmaken loop je het risico dat je de verkeerde mensen aantrekt en creëer je ontevredenheid bij zowel nieuw als bestaand personeel.

Thema: Wervingsacties•“De functie van personeelsadvertenties is veranderd.”De rol van de personeelsadvertenties via printmedia verandert. Mensen lezen steeds minder en daardoor wordt de rol van veel print vooral het prikkelen en mensen (door)verwijzen naar het internet. Voor bepaalde media geldt dit minder of niet: Sollicitanten verwachten bij vacaturebladen als Intermediair of Volkskrant Banen wel een complete beschrijving van de vacature.

•“Met welke wervingsacties bereik ik de specialisten?”Specialisten blijken lastig te vinden zijn. Een goed kanaal hiervoor is het

netwerk van specialisten die al in dienst zijn. Bijvoorbeeld psychiaters zijn op deze manier gemakkelijker te vinden.

•“Hoe speel je in op de vrijgekomen potentiële sollicitanten uit andere sectoren die graag in de Zorg willen werken?”

Slechts een deel van deze groep is echt geschikt én bereid een structurele overstap te maken naar de Zorg. Vooral vacatures voor staffuncties en voor starters zijn makkelijker van buitenaf in te vullen. Het is wel van belang om goed te selecteren op de ambitie en de betrokkenheid van de kandidaat bij de Zorgsector.

Wat verder ter tafel kwam… 1 / 3•BENUT VERBORGEN KENNIS

Vraag eens aan je werknemers hoe zij binnen de organisatie zijn gekomen. Welke kanalen hebben zij gebruikt? Dit kan helpen bij het kiezen van de juiste media.

•STERK WERKGEVERSMERKSollicitanten kiezen vaak nog meer voor de organisatie dan alleen voor de functie. Het is in uitingen daarom van belang hier rekening mee te houden en ook de organisatie goed te profileren.

•SOCIALE NETWERKENSociale netwerken kunnen gebruikt worden voor werving van nieuwe werknemers. Let echter op de aard van het netwerk: Linked-In is meer zakelijk/professioneel en lijkt, op staffuncties en management na, voor de zorg minder geschikt. Terwijl Hyves bijvoorbeeld meer persoonlijk/privé gericht is. Dit zou je dan bijvoorbeeld kunnen gebruiken om te laten zien dat je dat je als organisatie bepaalde initiatieven sponsort.

Wat verder ter tafel kwam… 2 / 3•HR-COMMUNICATIEOm tot een effectieve arbeidsmarktcommunicatie te komen is het van belang dat de afdelingen Communicatie en HR goed met elkaar samen werken. Je loopt anders de kans dat er contrasterende boodschappen naar buiten worden gezonden. Denk hierbij ook juist aan de interne communicatie: Blijven binden en boeien, borgt behoud van bestaand personeel.

•EEN KIJKJE IN DE KEUKENOpen dagen kunnen goed als middel worden ingezet om je op een algemene manier te profileren. Doordat je je omgeving de mogelijkheid geeft om een ‘kijkje in de keuken’ te komen nemen laat je zien wie je bent en wat je doet.

•SELECTIE ‘ON THE JOB’Meeloopdagen kunnen goed dienen als selectiemiddel. Het is niet alleen een kans voor de werkgever om te laten zien wat het werk inhoudt, maar ook om te onderzoeken in hoeverre de sollicitant passend is.

Wat verder ter tafel kwam… 3 / 3•VAN BINNEN NAAR BUITEN

Een onderschat element binnen Arbeidsmarktcommunicatie is de aandacht voor de huidige werknemers. Door het creëren van ‘company pride’, behoud je niet alleen makkelijker je goede mensen, maar trek je ook makkelijker nieuwe mensen aan.

•MEDEWER(K/V)ERSReferral Recruitment blijkt uit onderzoek een effectief en efficiënt middel te zijn om werknemers binnen te halen. Het is hierbij wel van belang dat de organisatie werknemers hierin faciliteert en op tijd het proces laat overnemen door een recruiter. Een eerste randvoorwaarde hiervoor is het creëren van ‘company pride’.

Casus: Referral Recruitment

Tijdens de sessie hebben de deelnemers in drie groepen eencasus uitgewerkt. Doelstelling van de casus was om met enkele vakcollegae te bespreken hoe Referral Recruitmentingezet kan worden als arbeidsmarktcommunicatiemiddel. Hiervoor werd telkens één van de organisaties van een van de deelnemers in de groep gekozen. De besproken en gekozen plannen staan beschreven op de volgende pagina’s.

Casus Referral Recruitment: Groep 1

Gekozen organisatie: Stichting voor residentiële & ambulante zorg

De huidige situatie:•Er is een aanbrengbonus van € 100,-•Er is geen promotie voor deze regeling•Hierdoor heeft deze regeling nauwelijks effect

Plan :•Van de openstaande vacatures een vast agendapunt in het werkoverleg maken en deze regeling te benoemen•De aanbrengbonus verhogen naar € 300,-•Het personeelsblad inzetten voor de communicatie over deze regeling•De regeling als aandachtspunt bij een exitgesprek•Ambassadeurs creëren binnen de organisatie

Het plan heeft de volgende aandachtspunten:•Een eventuele afwijzing dient ook persoonlijk aan de inbrengende werknemer toegelicht te worden•Pas op dat het geen familiebedrijf wordt!

Casus Referral Recruitment Groep 2:

Gekozen organisatie: Verpleeg en verzorgingshuis

Differentiatie naar doelgroepen: (Plan/Communicatie daarop aanpassen)•Vakantiekrachten•Vaste medewerkers•Oud-werknemers•Stagiairs•Bewoners•Vrijwilligers

Hierbij laten weten welke functies •Stap 1: Bekend maken met openstaande vacatures.•Stap 2: Communicatie omtrent de aanbrengbonussen, dit kunnen ook bonussen zijn in de vorm van uitje of een bezoek aan een evenement.•Stap 3: De succesverhalen breed in de organisatie delen en inbedden in groter ‘company pride’ programma.

Casus Referral Recruitment Groep 3:

Gekozen organisatie: Antroposofische organisatie die mensen met eenontwikkelingsstoornis helpt zich naar volle vermogen te ontplooien.

Groep 3 is begonnen met eerst een aantal kritische vragen te stellen over Referral Recruitment:•Is iedereen wel vatbaar voor een geldbonus?•De meetbaarheid is lastig: Wanneer wordt iemand echt aangebracht door iemand anders?•Hoe lang moet een medewerker in dienst blijven om een dergelijke bonus te verstrekken aan de aanbrenger?•Is het wel wenselijk dat er bekenden / familie in de organisatie komen werken?•Moet er überhaupt iets tegenover staan?•Is het niet beter om zowel de aanbrenger als de sollicitant een geschenk / bonus / uitje te geven?

Zij zien de volgende oplossingen:•Men kan een keuze aanbieden qua aanbreng bonus: geld, een uitje, maar ook bijvoorbeeld deelname aan een cursus of workshop.•In eerste instantie vooral geld en energie steken in het omhoog brengen van de medewerkertevredenheid. Daarna pas een referral campagne starten.•Het toevoegen van ‘bonuspunten’ op de beoordelingsformulieren voor werving van medewerkers. Dit kan uiteraard in diverse vormen.

Toelichting op Cases ReferralRecruitment• De deelnemers hebben verschillende oplossingen uitgewerkt. De inzet van Referral

Recruitment zal altijd afhankelijk zijn van het type organisatie en daarmee altijd op maat gemaakt moeten worden voor echt succes.

De volgende punten hebben een algemeen karakter:•Als je Referral Recruitment in wilt zetten, begin dan bij het controleren en eventueel verhogen van het niveau van ‘company pride’. Zonder deze voorwaarde zal Referral Recruitment lastiger van de grond komen.•Bekijk welke bonussen geschikt zijn voor de huidige werknemers. Wat prikkelt hen meer: Een geldbedrag, een uitje, een opleiding of iets anders. •Communiceer de vacatures, het aanbreng-proces en de bonussen die je hanteert duidelijk en regelmatig.•Communiceer ook de succesverhalen omtrent Referral Recruitment breeduit in de organisatie.

Kleur bekennen

Arbeidsmarktcommunicatie gaat over het bekennen van kleur

Arbeidsmarktcommunicatie is een boeiend en complex vakgebied, zeker in een branche waar er een structureel tekort aan werknemers lijkt te zijn. Om deze krapte het hoofd te kunnen bieden is het bekennen van kleur noodzakelijk. Onderscheidend vermogen ismeer dan alleen anders zijn dan je omgeving. Het is het zoeken naar de werkelijke factoren die de identiteit van de organisatie bepalen,bijvoorbeeld de visie, de manier van werken, de sfeer en de mensen. Door deze factoren te vinden, te benoemen en op een geïntegreerde wijze te vertalen in alle (arbeidsmarkt)communicatie uitingen kun je als organisatie werken aan je werkgeversmerk. Hierdoorkun je niet alleen de juiste kandidaten vinden, maar ook bestaande werknemers binden.

Helderheid in positionering trekt niet alleen de juiste potentiële werknemers aan, maar helpt hen ook in het maken van hun keuze voor de organisatie.

[m/v] communicatie wil de deelnemers hartelijk bedanken voor hun inbreng tijdens deze inspirerende sessie.