View
446
Download
5
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Training materials for trainers' use. I designed & delivered this course at VNG Corporation for the last 2013. Targeted participants are staff at entry & junior levels. The slides just show you the summarized content, not all the things which have been developed. However, I hope you can learn something from it to build and enhance your planning and organizing skills.
Citation preview
Đúng giờ Không điện thoại Không laptop
Hỏi nhiều Bình tĩnh
Sau khi học xong, bạn có thể: Xác định tầm quan trọng, thiết lập & đạt mục tiêu công việc; Xây dựng kế hoạch cá nhân; Tổ chức khu vực làm việc và công việc cá nhân để đạt hiệu suất tối ưu hơn.
LẬP KẾ HOẠCH
TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
Sức mạnh
Thay đổi
Biết người
Biết ta
Thiết lập
Mục tiêu
Xây dựng
Kế hoạch
Thiết lập
Thời gian biểu
Quản lý
Thời gian
Quản lý
Bàn làm việc
Quản lý
Email & hồ sơ
Quản lý
Khối lượng công việc
Câu chuyện giảm cân
LẬP KẾ HOẠCH Sức mạnh
Thay đổi
Sức mạnh của sự thay đổi
Trả lời những câu hỏi sau:
• 3 mục tiêu quan trọng nhất?
• 3 trở ngại lớn nhất?
• 3 việc phải làm để tổ chức tốt công việc hiện tại?
• Làm gì khi có thêm thời gian?
• KN lập kế hoạch của bạn được bao nhiêu điểm (thang 1 – 10)?
3 nguyên tắc sử dụng thời gian cơ bản nhất
1 • Làm việc chăm chỉ
2 • Làm việc nhanh chóng
3 • Tổ chức công việc khoa học
Sức mạnh
Thay đổi
Biết người
Biết ta
LẬP KẾ HOẠCH
Biết người biết ta
NÃO TRÁI NÃO PHẢI
Biết người biết ta
NÃO TRÁI NÃO PHẢI
Nhìn mọi sự vật theo kiểu trắng – đen rõ ràng. Thời gian trôi đi từng giây phút một. “Chỉ cần đưa chúng tôi dữ kiện, số liệu, thông tin.”
Có thể nhìn thấy nhiều khả năng trong mọi vấn đề. Thời gian mang nhiều giá trị khác nhau. Với họ, mọi sự vật hiếm khi trắng – đen rõ ràng.
Hoạt động – Phân tích tình huống “MỘT NGÀY CỦA TẤM”
CHIM CÚ CHIM SÂU
Biết người biết ta
Sức mạnh
Thay đổi
Biết người
Biết ta
Thiết lập
Mục tiêu
LẬP KẾ HOẠCH
1. Chúng ta muốn đạt được điều gì?
2. Chúng ta muốn đạt được điều đó bằng cách nào?
3. Chúng ta đang có những nguồn lực gì trong tay (tiền bạc, thời gian, con người, máy móc, công cụ,…)?
Trước khi lập kế hoạch, cần trả lời những câu hỏi
Tôi nên đi đường nào bây
giờ?
Thế cô muốn tới đâu?
Tôi cũng chưa biết
nữa.
Vậy cô đi đường nào
cũng thế thôi.
Thiết lập mục tiêu - SMART
Thiết lập mục tiêu – 3P
• Viết 2 mục tiêu cá nhân (liên quan đến công việc và gia đình)
• Kiểm tra xem mục tiêu của bạn kế bên có thỏa được tiêu chí SMART
Bài tập
Sức mạnh
Thay đổi
Biết người
Biết ta
Thiết lập
Mục tiêu
Xây dựng kế hoạch
LẬP KẾ HOẠCH
Nội dung cần có trong bản kế hoạch
Lúc nào
Làm gì
Ở đâu
Làm như thế nào Ai phụ trách
9 Nguyên tắc lập kế hoạch
1. Dành 1 giờ/ ngày để lên kế hoạch. 2. Phân biệt: việc có thể làm ngay & việc
cần nhiều thời gian. 3. Đưa thời gian vô Lịch bàn/ điện tử sau
khi đã lập xong kế hoạch. 4. Nếu thấy “rối”, danh mục Việc-cần-làm-
trong-ngày sẽ giúp ta tập trung. 5. Trao đổi với NV khác để tránh chồng
chéo công việc hoặc thời gian.
9 Nguyên tắc lập kế hoạch
6. Ghi chú nội dung đã thống nhất hoặc sẽ bàn tới với từng người.
7. Kế hoạch tốt nhất là kế hoạch phù hợp với nhu cầu & mục tiêu cá nhân.
8. Các chuyên gia đều khuyên nên lập kế hoạch trước khi làm bất cứ điều gì. Tuy nhiên, thực tế cần linh hoạt.
9. Nhớ luật Murphy: Nếu có sai sót, chúng nhất định sẽ xảy ra.
Công cụ xây dựng kế hoạch
Công cụ xây dựng kế hoạch – Lịch bàn
Công cụ xây dựng kế hoạch – Lịch bàn
Công cụ xây dựng kế hoạch – Outlook
Bài tập nhóm – Xây dựng kế hoạch
Bài tập nhóm – Xây dựng kế hoạch
Nêu rõ trong kế hoạch việc cần làm, thời gian, người phụ trách
Đưa kế hoạch lên lịch cá nhân trên Outlook
Sức mạnh
Thay đổi
Biết người
Biết ta
Thiết lập
Mục tiêu
Xây dựng kế hoạch
Thiết lập TGB
LẬP KẾ HOẠCH
• Các nhóm thảo luận để:
Trả lời câu hỏi: “Thời gian biểu giúp ích gì cho Tấm?”
Lập thời gian biểu theo mẫu sau đây cho Tấm để đảm bảo ngày làm việc của cô ấy hiệu quả hơn
• Thảo luận: 10 phút
• Trình bày: 3 phút
Hoạt động – Phân tích tình huống của Tấm
Giờ Việc/ Nhiệm vụ Liên hệ
Lập lại thời gian biểu trong ngày cho Tấm
TGB giúp chúng ta tập trung vào những việc thật sự quan trọng.
TGB cần bao gồm cả thời gian cho gia đình, cho việc ăn, uống, nghỉ ngơi, chơi thể thao và giao tế ngoài xã hội.
Lập thời gian biểu chính là lên kế hoạch sử dụng thời gian hiệu quả cho tất cả công việc đời thường hàng ngày.
Thiết lập thời gian biểu
LẬP KẾ HOẠCH
Sức mạnh
Thay đổi
Biết người
Biết ta
Thiết lập
Mục tiêu
Xây dựng
Kế hoạch
Thiết lập
Thời gian biểu
1 • Làm việc chăm chỉ
2 • Làm việc nhanh chóng
3 • Tổ chức công việc khoa học
TỔ CHỨC CÔNG VIỆC Quản lý
Thời gian
Quản lý thời gian – Nguyên tắc STING
Select one thing to do.
Time yourself. Check the clock, give yourself an hour, and go for it.
Ignore everything else while the clock is ticking.
No breaks until your hour is up.
Give yourself a reward when the hour is up.
Hoạt động – Thử trí nhớ
TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
Quản lý
Thời gian
Quản lý
bàn làm việc
Quản lý bàn làm việc – Nguyên tắc 3S
Quản lý bàn làm việc – Hướng dẫn xử lý giấy tờ
trên bàn làm việc
Hồ sơ này có cần tham khảo nữa không?
Có file mềm chưa?
Thuộc việc của mình hay người khác?
Liên quan đến pháp lý không?
TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
Quản lý
Thời gian
Quản lý
bàn làm việc
Quản lý
hồ sơ điện tử
GAN - Nguyên tắc quản lý file mềm
1. Nhóm các file cùng loại với nhau: File đang làm việc, file tham khảo, file nén, file đề phòng sự cố
2. Sắp đặt/ Lưu chúng ở đúng nơi 3. Đặt tên để dễ tìm/ dễ lấy
Quản lý hồ sơ điện tử - Nguyên tắc quản lý email
1. Kiểm tra mail 2 lần/ ngày
2. Lọc spam mail
3. Tổ chức sắp xếp địa chỉ mail
4. Lưu trữ các file đính kèm/ thông tin mail
5. Viết mail đơn giản - ngắn gọn
TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
Quản lý
Thời gian
Quản lý
bàn làm việc
Quản lý
hồ sơ điện tử
Quản lý khối lượng công việc
Hoạt động – Phân tích tình huống “HOÀNG TUYỆT VỜI”
Theo nhóm bạn, Hoàng nên làm gì?
Bản phân tích khối lượng công việc của Hoàng
CÔNG VIỆC Tháng 6
1 - 5 8 - 12 15 - 19 22 - 26
Phát triển nội dung khóa “Hội nhập NV mới” 0 10 25 5
Triển khai qui trình đăng ký khóa học mới 10 0 15 25
Cập nhật tài liệu đào tạo khóa “KN thuyết trình” 20 10 5 30
Làm biểu mẫu cho qui trình học online 0 10 5 X
Điều chỉnh chính sách học ngoại ngữ 10 10 10 10
Thực hiện các công việc hàng ngày khác 10 10 10 10
Tổng cộng: (giờ) 50 50 70 80
Quản lý khối lượng công việc – Phân tích khối lượng CV
1. Việc bạn phải làm hàng ngày là gì, bạn dành bao nhiêu thời gian cho mỗi việc đó?
2. Việc bạn phải làm hàng tuần là gì, bạn dành bao nhiêu thời gian cho mỗi việc đó?
3. Việc bạn phải làm hàng tháng là gì, bạn dành bao nhiêu thời gian cho mỗi việc đó?
4. Việc bạn phải làm hàng quí hoặc hàng năm là gì, bạn dành bao nhiêu thời gian cho mỗi việc đó?
Quản lý khối lượng công việc – Công cụ “Kế hoạch cho 168 giờ sắp tới”
Dành 10 phút điền thông tin vào biểu mẫu “168 giờ vừa qua của bạn”.
Bài tập cá nhân 15 phút