BIEN MAITRISER LES CONTRATS AU SEIN DE SON ORGANISATION

- Enjeux et Choix Technologiques -

ORDIGESCopyright © 2015

Sommaire

Enjeux d’une bonne gestion des contrats

Les solutions pour gérer ses contrats

Comment bien choisir une solution

Les bénéfices d’une solution avancée

Méthodologie d’inventaire des contrats

Réponses aux questions

Cycle de Vie des Contrats

PREPARATION

NEGOTIATION

FINALISATION

APPROBATION

VIE ACTIVE et avenants

Clôture & archivage

Les contrats sont rarement accessibles et ilssont rarement utilisés par les opérationnels

En général géré au moins localement

Contrats: Les Situations Classiques

Nombreuses copies

Où est l’original ?

Coût et inefficacité

Pas de partage

Pas d’automatisation

Celui qui a besoin de l’info ne l’a pas

Rangement Papier Liste Excel / Word CCM - Centralisation

Base de contrats à ladisposition des utilisateurs

La Gestion centralisée des contrats

Les caractéristiques d’une gestion centralisée :

Un référentiel unique et des outils de recherche

Une gestion collaborative du cycle de vie

Des alertes sur milestones

Vue planning sur l’ensemble des contrats

Reporting financier et opérationnel

Réduction des coûts liés aux achats

Suivi des objets liés à un contrat

La Gestion Centralisée des ContratsElle permet avant tout l’utilisation des contrats

Elle permet également : Une analyse des fournisseurs Une analyse des achats, sur contrat / hors contrat

Elle implique : Une organisation administrative De la technologie ICT

… Dans le but principal de réaliser des économies

Synthèse : Les Enjeux

contrôle des échéances réduction du papier et du stockage

éviter les dépenses inutiles

utilisation de ce qui a été négocié une mise à disposition

aux opérationnels

Un suivi et la bonne gestion des objets liés

71% des entreprises ont des difficultés à retrouver leurs contratset 10% des contrats se perdent, tous secteurs confondus. [IACCM /Faulkner]

Risques

Spend Control

Compliance

Documents

Les sociétés qui utilisent une solution réduisent de 38% leurs risques de pénalité. [IBM/Emporis Research, 2009]

La simple automatisation des contrats contribue à réduire les frais généraux des entreprises de 2% voire plus, le payback est très rapide. [PWC + Goldman Sachs]

Seulement 65% des achats se font conformément aux contrats. [Aberdeen]

Bien gérer son organisation implique de bien gérer ses contrats.

Ce que disent les Experts

Au total : 54€ 15€

création

15.0€

11.0€

validation

5.5€

2.0€

consultationsmise à jour

25.0€

2.5€

clôture

3.5€

0.5€

archivage

5.0€

0€

préparationnégociations

-

-Avec solution :

Sans solution :

Source : Arthur D.Little - Gains moyens observés par Contrat

Gains liés à la dématérialisation

Les Solutions du Marché

Faible coût

Rudimentaire

Faibles Gains

ProductivitéLimitée

Intégré

Universel

Coûts élevés

Gains moyens

Excel & Co SAP & Co Solution dédiée locale Solution en mode web

Gains élevés

ROI rapide

Individuel

Productivité limitée

Pas de prise en main par tous

Centralisation

Travail collaboratif

En temps réel

Annotations

Accessible partout

www.software4contract.com

Bénéfices d’une solution avancée

Economies

Sécurité.

Alertes sur milestoneset sur les objets liés

Collaboration.

Bonne Gouvernance.+ impositions marché (SOX, IPSAS)

Recherche.

Contrôle, reporting,Dashboards.

Evaluation fournisseurset renégociation

Satisfaction et retour d’expérience des utilisateurs

Dématérialisation.

- Contrats - Achats - Responsabilisation

Choisir une solution : les points-clé

1) Une centralisation sécurisée des contrats

2) Une gestion intelligente des documents

3) Des fonctions collaboratives avancées

Nombre illimité d’utilisateurs Plateforme hautement sécurisée Gestion sophistiquée des droits

d’accès Utilisation en mode web, SaaS ou

installé

Recherches avancées et multicritères

Gestion et attachements d’infos liées

Edition de modèles de contrats Traçabilité et historique des modif.

Alertes et notifications des échéances

Circuits de validation des modifications

Annotations et surlignage des docs Tâches, planning et reporting

Contrôler le cycle de vie en équipemaîtriser et optimiser ensemble tout le cycle de vie à travers l´organisation.

Maîtriser tous les documentsélaboration, modifications, tracing, recherche, points à renégocier.

Faciliter l’accès des contrats et des documents liés, en un seul endroit, à tous les ayant droit.

Vos besoins : Il vous faut :

Méthodologie d’Inventaire des Contrats

Analyse de l’existant

Préparation de l’outil & de la base de données

Scanning et indexation primaire

Présentation de la base et indexation secondaire

Mise à disposition

VisionAncien modèle Nouveau modèle

any authorized person. any time. in one place.

PREPARATION NEGOTIATION FINALISATION UTLISATION AVENANTS ARCHIVAGE

Merci de votre attention !

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