Vervanging en kwaliteitseisen

  • View
    907

  • Download
    0

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Over het toepassen van intelligent scannen in werkprocessen met aandacht voor kwaliteitszorg

Text of Vervanging en kwaliteitseisen

  • 1.

2.

  • Kun je dan iedereen laten scannen?

3.

  • Regeling 15 december 2009 Archiefregeling
  • Artikel 16. Kwaliteitssysteem De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aantoetsbareeisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem
  • Artikel 20. Toegankelijke staat De zorgdrager zorgt ervoor dat het archiveringssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden waarborgt, zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn
    • a.kan worden gevonden
      • 1.aan de hand van de daaraan gekoppelde metagegevens; of
      • 2.door middel van een andere ontsluitingsmethode; en
    • b.leesbaar of waarneembaar te maken is.

4.

  • Artikel 26. Algemene eisen aan opslagformaten voor digitale archiefbescheiden
  • 1. Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. Alsdan vindt met de beheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.
  • 2. Voor zover op het tijdstip van overbrenging gebruik wordt gemaakt van encryptietechniek, wordt aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de bijbehorende decryptiesleutel verstrekt.
  • 3. Gebruikmaking van compressietechniek is slechts toegestaan, voor zover daarbij niet zodanig verlies van informatie optreedt, dat niet langer aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden kan worden voldaan.

5.

  • Niet langer wordt voorgeschreven welke resolutie gescan moet worden.
  • Niet langer wordt compressie per definitie verboden.

6. 7.

  • Hoeveel bit?
    • Bilevel
    • Greyscale
    • Indexed color
    • Full color
  • Hoeveel DPI?
    • 100 DPI
    • 200 DPI
    • 300 DPI
    • Meer?
  • Welke samenstelling
    • Single page
    • Multipage
    • Bookmarks
    • OCR
  • Welke format
    • tiff
    • jpg
    • PDF
    • PDF/A-1b
    • ODF ????
  • Indexering
    • Document
    • Zone OCR
    • Tagged Metadata

8. 9.

  • Document analyse
  • Stel output structuur en vorm vast
  • Bepaal scannersoort
  • Kies juiste aansturing scanner
  • Bepaal en richt het imaging proces in
  • Validatie
  • Logprocedures

10.

  • Imaging post processing
    • Logdata scanoutput
    • Image enhancement
    • QC image kwaliteit
    • Herkennen barcodes/patchcodes
    • Structureren output
    • Vastleggen Metatags
      • Data extractie door OCR
      • Data Entry
    • Full tekst OCR
    • Volledigheidscontrole
    • Definitieve Output

11.

  • Gebruik van OCR techniek om archiefstructuren vast te leggen
    • Bijvoorbeeld door barcodes, zone herkenning of combinatie van factoren.

12.

    • OCR (Optical Character Recognition)
    • ICR (handprint recognition)
    • OMR (checkmark recognition)
    • Barcode herkenning
    • Document conversie met accurate layout
    • PDF conversion naar PDF/A of PDF 1.7
    • Vaste en semi-gestructureerde formulierenen documentvastlegging
    • Document classificatie

13.

  • Vaste structuren :
    • Vragenlijsten, enquetes, multiple choice testen, vaak handgeschreven Identieke layout
  • Semi-gestructureerd:
    • Facturen, prijslijsten, paspoorten, vrachtbrieven, inkoop orders
  • Gelijke data maar andere layouts

Ongestructureerd: Contracten, brieven, artikelen Ongestrucureerde inhoud en verschillende layouts 14. 15.

  • Document Analyse (DA) maakt het verschil

DA met behoud van de Layout (FineReader) Eigen factuur DA Logic (FlexiLayout) 16. 17.

  • Veel voorkomende misverstanden
    • Kwaliteitszorg kost te veel
    • Wij hebben VRS dus dat hoeft niet
    • De scanoperator is verantwoordelijk

18.

  • De kwaliteit wordt door de scanoperator bewaakt
          • .. toch?

19. 20. Quality Index : 3 = nauwelijks leesbaar 3.6 = marginaal 5 = goed 8 = uitstekend Stel een A4 document met als kleinste letter de letter e met een hoogte van 2 millimeter. Doelstelling is een goede kwaliteit binaire scan te maken (Q1=5). Gewenste resolutie wordt dan: 3 x5 /0,039x 2mm= 15 / 0,078 = 192dpi (200 dpi)

  • De Quality Index gebruiken bij binair scannen :
    • dpi = 3QI / (.039h)
    • QI= dpi x .039h)/3
    • h= 3QI / (.039dpi)

21. Stel een A4 document met als kleinste letter de letter e met een hoogte van 2 millimeter. Doelstelling is een goede kwaliteit scan met 256 grijswaarden te maken. Gewenste resolutie wordt dan: 2x5 / 0,039 x 2mm= 10 / 0,078 = 128dpi (150 dpi) Quality Index : 3 = nauwelijks leesbaar 3.6 = marginaal 5 = goed 8 = uitstekend

  • De Quality Index gebruiken bij grijs of kleur scannen :
    • dpi = 2QI / (.039h)
    • QI= dpi x .039h)/2
    • h= 2QI / (.039dpi)

22.

  • Zwart wit scannen documenten;300DPI
  • Kleur scannen documenten;200DPI
  • Scannen t.b.v. OCR;300DPI
  • Zwart wit scannen tekeningen;200DPI
  • Scannen voor internet;100DPI
  • Historische documenten;grijs of kleur
  • Zwakke documenten;grijs of kleur

23.

  • De meeste Dm systemen hebben een gentegreerde scanmodule. Je keurt dan in n keer de batch goed.
    • Leveranciers wordt wakker!
    • Klant, neem geen genoegen met nee!

24.

  • zorgt voor:
    • Betrouwbaarheid
    • Continuteit
    • Vertrouwelijkheid
    • Integriteit
    • Authenticiteit

25.

  • Zorgt voor onafhankelijke toetsing
  • Laat zien: wie wat wanneer
  • Biedt differentiatie in het keuren

26.

  • Onafhankelijke toetsing;
    • Dus niet de scanoperator
    • Kwaliteitszorg als benoemde functie

27.

  • We willen ook achteraf kunnen zien wie de toetsing heeft gedaan, op welke bestanden en wanneer dat is uitgevoerd.

28.

  • Zware fouten
    • Compromitteert de informatie
  • Lichte fouten
    • Cosmetisch maar niet kritiek

29.

  • het formaat van de bestanden is fout
  • er is incoherentie tussen beelden en namen van de bestanden
  • n of meerdere pagina's ontbreken in een dossier
  • de afmetingen van het beeld zijn niet conform de specificaties
  • de resolutie is niet conform de specificaties
  • het beeld staat meer dan 2 scheef ten opzichte van zijn as
  • er is een geometrische vervorming van het beeld
  • het beeld werd verminkt tijdens het scannen
  • sommige tekstzones zijn niet leesbaar

30.

  • de ligging van het beeld is niet correct (bijvoorbeeld geroteerd)
  • er zit een halo rond het beeld
  • het ruisniveau is overdreven
  • er zijn overblijvende sporen van de scanning- en behand