Presentatie "Samen Sterk door Flexibilisering"

Stichting Leger des Heils Welzijns- en Gezondheidszorg

Samen sterk door flexibilisering

Agenda

1.  Voorstellen sprekers 2.  Introductie Stichting Leger des Heils Welzijns- en Gezondheidszorg 3.  Uitdagingen 4.  Bouwen aan het optimale personeelsbestand 5.  Programma ‘Nieuw Roosteren’

Samen sterk door flexibilisering Zorg & ICT beurs Maart 2014

Voorstellen sprekers

Marko van Gaalen •  HRM-manager Stichting Leger des Heils W&G

Arjen Boersma •  Consultant van PlanMen •  Landelijke projectleider ‘Nieuw Roosteren’ Leger des Heils


•  35.000 cliënten •  12 werkeenheden (RvE’s) •  250 vestigingen •  5.600 medewerkers •  3.800 fte •  1.100 vrijwilligers •  300 leidinggevenden •  8 CAO’s •  Breed actief

•  Maatschappelijke opvang •  Geestelijke gezondheidszorg •  Ouderen- en gezondheidszorg •  Jeugdzorg •  Preventie en maatschappelijk herstel •  Reclassering •  Verslavingszorg


Stichting Leger des Heils Welzijns- en Gezondheidszorg

“Onvoorwaardelijk betrokken bij mensen zonder helper”

Meer rendement uit mens en organisatie. PlanMen helpt organisaties om mensen en werkzaamheden beter te plannen. Medewerkers staan daarbij centraal. •  We zijn actief binnen diverse branches zoals Customer Care, Zorg, industrie en Retail. •  Software-onafhankelijk. •  Samen met de Nyenrode Business Universiteit is een innovatieve planmethode ontwikkeld.


PlanMen


PlanMen Zorg

HAP Valthermond

2013

De toekomst


Uitdagingen (1)


Onvoorwaardelijk betrokken bij mensen zonder helper

Leger des Heils Aanpak

Bezuinigingen Decentralisatie naar gemeenten

Arbeidsparticipatie omhoog

Veranderend zorgstelsel

Arbeidsmarkt vraagstukken

Wijzigingen in wetgeving

Uitdagingen (2)

Van strategie naar arbeid Er gaat veel veranderen: •  De aard van het werk dat wij doen •  De manier hoe wij ons werk doen •  Waar wij ons werk doen •  Het moment waarop wij ons werk doen •  Met hoeveel mensen wij ons werk doen •  Met wie wij ons werk doen


Wat is onze optimale personeelsbezetting?

We weten het niet!


Het enige dat blijft is de verandering


Als je doet wat je deed

krijg je wat je kreeg

Bouwen aan een optimaal personeelsbestand…


Straks

NU

Hoeveel mensen Welk type mens

Project ‘nieuw roosteren’

1.  Alle medewerkers gezond en verantwoord roosteren 2.  Sturen op uren en capaciteitsplanning 3.  ‘In control’ zijn met urenverantwoording en verlofadministratie


Werk in uitvoering


Ingrediënten van ‘Nieuw Roosteren’


‘Nieuw Roosteren’

3. Capaciteits-

planning

2. Centraal

Roosteren

1. Basis-roosters

Gebruik basisroosters


Zorgvraag bepaalt bezettingseisen

Personele inzet is gelijk aan bezettingseisen

Vast patroon voor rust en zekerheid

Wensen indienen en ruilen blijft mogelijk

Basisroosters

Centraal roosteren


Afstemmen van taken & bevoegdheden

Afdelingsmanager blijft verantwoordelijk

Roosterproces centraal coördineren

Roosteren is een vak en geen nevenactiviteit

Centraal roosteren

Capaciteitsplanning (1)


Formatiebegroting afstemmen op zorgvraag Beschikbaarheid medewerkers

Jaarurensystematiek Gewenste opbouw van de formatie

Capaciteits-planning

Capaciteitsplanning (2)


Primair proces

Financiën HRM

Doelstelling: Optimale afstemming tussen zorgvraag en aanbod door de juiste flexibilisering.

Basis capaciteitsplanning: juiste opbouw formatie

Wat? •  Sturen op uren en budget •  Voorkomen kostenoverschrijding personele inzet •  Voorkomen onrust op afdelingen / kunst-en-vliegwerk

Hoe? •  De basis hiervoor ligt (oa) in een goede opbouw van de formatie


Ziekte & verlof: werkelijke absentie t.o.v. begrote absentie

Analyse Uitval van medewerkers: grootte & periode zijn voorstelbaar. Reactie Niet te veel vaste contracturen aanstellen & toepassen JUS.


-60%

-40%

-20%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

proc

entu

ele

afw

ijkin

g va

n be

grot

e ab

sent

ie

kalender week

Opbouw formatie (1)

Hoe om te gaan met invulling van het formatiebudget? •  Kernschil: basisbezetting afdeling – lange termijn •  Flexschil: opvangen gaten in het rooster – middellange termijn •  Flexpool (overstijgend): snel reageren op absentie – korte termijn


Flexpool 10%

Flexschil 6%

Kernschil 84%

Opbouw formatie (2)


Vast 1

Vast 2

Vast 3 Tijdelijk 1 Tijdelijk 2

Tijdelijk 3

Flexruimte

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

100

jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec

Invu

lling

bud

get i

n %

Tijd in maanden

Contractduur vs. Contractverplichting


Flexpool Quick-reaction

force, talentpool en mobiliteit

Flexschil vaste gezichten zonder directe verplichtingen

Kernschil = basisbezetting

afdeling


Vragen?


Meer weten?


PlanMen PlanningIT

Arjen Boersma •  [email protected] •  06-16920196

Leger des Heils

Marko van Gaalen •  [email protected] •  06-83255832

Bezoek hun stand