Datum16 januari 2013

‘’ Het Nieuwe Werken’in Haarlem

Overzicht

•Aanleidingen en ontwikkelingen

•Strategie inzake de nieuwe ontwikkelingen

•Bewandelde pad

•Ervaringen bij implementatie

•Aandachtspunten

Presentatie door Maarten Baas – mcbaas@haarlem.nl en Eva de Wit – esebok@haarlem.nl

Aanleiding

Nieuwe stadskantoor Raakspoort waar

flex- en papierloos wordt gewerkt

Stimuleren van het digitale kanaal

Papierloos werken

De digitale manager

Ontwikkelingen

Generatie Y en Social media

4

Cloud effect

Apple effect

Digitaal is het nieuwe normaal

Belang van Informatie neemt exponentieel toeAlles digitaal en overal beschikbaar

Security

Aanpak• Twee masterplannen

• Werken volgens architectuur

• Governance : Stuurgroep Digitalisering

• Benadering: professioneel, zakelijk, sociaal en beheersbaar

5

Bewandelde pad

• Binnen 60 seconden, op elke locatie, op elk device een volledige werkplek ter beschikking

• Datacenter en storage geleased met het oog op overheidscloud ontwikkelingen

• Virtualisatie en netwerk infrastructuur in eigen beheer om afhankelijkheid te beperken

• Beschikbaar stellen van draadloos netwerk op de verschillende locaties voor smartphones, tablets en laptops

Resultaten: - Mogelijkheid verhoging flexnorm van 0,8 naar 0,5- Directie wil verdere invoering Het Nieuwe Werken

Ervaringen bij implementatie

• Vindbaarheid en bereikbaarheid van collega’s

• Vermenging en spanningsveld tussen zakelijk en privé door plaatsonafhankelijk werken – de rol van het management

• Invoering van flexiquette, verworvenheden in cultuur ombuigen naar een open organisatie

• Samenwerking tussen afdelingen wordt makkelijker, omdat er kortere lijnen ontstaan

• Deling van data middels Dropbox, centralisatie van data is belangrijk

Communiceren

• Vindbaarheid en bereikbaarheid verhogen van de medewerkers

• Contact houden via een standaard-internetverbinding, waar u zich ook bevindt

• Integratie met smartphones en chat

• Een sociaal netwerk opbouwen en op de hoogte blijven van de activiteiten van uw collega’s

• Voortzetting standaardisatie MS-producten – b.v. sharepoint

Aandachtspunten (1 / 2)

• Het Nieuwe Werken wordt voor een klein deel gedreven door de inzet van ICT, maar is in grote mate afhankelijk van kennisdeling door de medewerkers en een andere aansturing door het management

• Papierloos werken heeft een grote impact op de verandering van werken van de medewerkers. Begin tijdig met het betrekken van de medewerkers en laat hier mee proefdraaien

• Werken volgens architectuur: vinden en archiveren van diverse mediabestanden in meerdere DMS

Aandachtspunten (2 / 2)

• Aansturing ombuigen van aanwezigheidssturing naar resultaatsturing

• Datagroei is enorm, efficiëntie is ver te zoeken. Inzet van archivering is een must!

• Bereikbaarheid en vindbaarheid draagt bij aan succesvolle invoering Het Nieuwe Werken

We werken digitaal, maar zijn niet gewend digitaal te werken

Zaakgericht werken - model11

Inputmanagement Outputmanagement

Zaakregistratie

Processturing

Zaaksystemen(vergunningen, uitkeringen, bevolking, etc.)

Zakenmagazijn

Opslag en archivering

Burgers, bedrijven, ketenpartners

Zaakgericht werken - besluitvorming12

Opstellen beleid, definities, modellen door DIV / ICT

Afstemmen met organisatie en verkrijgen draagvlak in Denktank

Vaststellen beleid, definities, modellen in Stuurgroep Digitalisering

Leveranciersconferentie – wat verwachten we van onze leveranciers?

Hoe verder? De toekomstD

it is

de

tite

l van

dez

e pr

esen

tatie

| 16

janu

ari 2

008

13

Security:Voorbereiding op ISO 27001 certificeringOptimaliseren van Informatiebeleidsplan naar aanleiding van het concept van Het Nieuwe werken

Meerjarig Beleidsplan Informatievoorziening:Beleidskader vaststellen volgens de richtlijnen van GartnerInvulling geven aan het meerjarig informatiebeleidsplan inclusief financiële consequenties Actief zoeken naar samenwerkingsmogelijkheden

Architectuur uitwerking op basis van de vastgestelde business rules:Hanteren van de drie pijlers: Vicrea, SharePoint, Verseon Basisplaat Haarlemse architectuur (business, proces, applicatie en techniek) op basis van DEMO