Organisation und Planung

Priorisieren und Bewerten

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Problemstellung● Viele Menschen sind nicht in der Lage Dinge sachlich

zu bewerten und gehen intuitiv vor.● Intuition ist zwar wichtig, doch oft spielt sie uns einen

Streich. Kriterien stellen sich oft zu spät als falsch priorisiert heraus und verusachen uns Probleme.

● Das ist dann kritisch, wenn man sich mitten in einem Projekt befindet und feststellt, dass man nicht rechtzeitig fertig wird oder die Kosten explodieren.

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Wie gelange ich zu eindeutigen Kriterien?

● Es gibt verschiedene Methoden zu einer sachlichen Bewertung oder Priorisierung zu gelangen.

● Für mich haben sich in der Vergangenheit zwei Verfahren als sehr positiv erwiesen:

Die Entscheidungsmatrix und die gewichtete Bewertung.

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Die Entscheidungsmatrix

● Sie funktioniert sehr einfach:● Stellen Sie sich eine Saison der Fußball Bundesliga

vor, in der mehrere Mannschaften um den deutschen Meistertitel spielen.

● Am Ende der Saison stehen alle Plätze fest.● Der deutsche Meister genießt dann die höchste

Priorität im Spitzenfußball.● Der Tabellenletzte hat die geringste Priorität im

Spitzenfußball und steigt ab.

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Jeder gegen jeden

● In der Entscheidungsmatrix wird jedes Merkmal gegen jedes andere Merkmal bewertet.

● Es gibt kein Unentschieden. Man muss sich ganz klar für ein Siegermerkmal entscheiden.

● Das Siegermerkmal erhält immer einen Punkt. Das Verlierermerkmal erhält null Punkte.

● Das Merkmal mit den meisten Punkten hat die höchste Priorität.

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Die Entscheidungsmatrix

Σ A3

A : B Σ B1 : 0 2A : C B : C Σ C1 : 0 0 : 1 3A : D B : D C : D Σ D1 : 0 1 : 0 1 : 0 1A : E B : E C : E D : E Σ E0 : 1 1 : 0 1 : 0 1 : 0 1

● Die SummenbildungA=3, B=2, C=3, D=1, E=1

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Das Ergebnis

● A und C sowie D und E sind punktgleich?● Ein Blick in die Matrix ergibt:

● A hat sich bereits gegen C durchgesetzt● D hat sich bereits gegen E durchgesetzt

● Das Ergebnis der Priorisierung:● 1.) A = 3

2.) C = 33.) B = 2 4.) D = 15.) E = 1

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Fazit

● Mit Hilfe der Entscheidungsmatrix lassen sich eindeutige Prioritäten festlegen.

● Sie lässt sich beliebig erweitern, macht aber ab einer gwissen Größe keinen Sinn mehr. Man sollte dann mit einer Vorselektion arbeiten.

● Alle Merkmale wiegen gleich schwer.● Alle Merkmale sind gleichberechtigt.

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Es wird komplexer

● Die Entscheidungsmatrix reicht nicht mehr, wenn man mehrere Produkte mit ähnlichen oder gleichen Merkmalen miteinander vergleichen möchte.

● In diesem Fall greift man auf die Methode der gewichtete Bewertung zurück.

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Beispiel

● Ich benötige eine Software zur Automatisierung meiner Arbeit.

● Es gibt drei Produkte gleichen Typs, die ich einsetzen könnte.

● Alle sind irgendwie ähnlich, aber dennoch unterscheiden sie sich im Detail sehr deutlich.

● Alle haben auch in unterschiedlichen Bereichen einen Mangel, der bei der Auswahl einen Kompromiss darstellt.

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Wie gehe ich vor?

● Ich definiere zunächst alle wichtigen Merkmale.● Leistungsumfang: Hat die Software alle

gewünschten Features?● Benutzerführung: Ist sie intuitiv oder muss der User

lange nach Funktionen suchen?● Hat die Software bei mehreren Arbeitsplätzen eine

zentrale Datenhaltung?● Wie sieht es mit Support aus? Gibt es eine Hotline

und wann ist sie verfügbar?● Wie hoch ist der Preis? Reicht mein Budget?

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Wie gehe ich vor?

Merkmale Produkt A Produkt B Produkt CLeistungsumfang Alle Features erfüllt 80% der Features 95% der Features

Benutzerführung Sehr gut gut Sehr gut

Zentrale Datenhaltung ja ja nein

Support 12h/7T 6h/5T 24h/7T

Preis 20.000 € 15.000 € 16.500 €

● Wir erstellen eine Tabelle mit allen Merkmalen und formulieren sie qualitativ.

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Spielregeln festlegen

● Als nächstes legt man Spielregeln fest.● Wieviel Punkte vergebe ich?● Manche Kriterien sind wichtiger als andere.● Beim Testen der Produkte hat sich ergeben, dass

eines nicht stabil läuft.● ...

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Spielregeln festlegen

● Man muss sich beim Festlegen der Spielregeln im Klaren sein, …● … was wichtig ist und was nicht.● … welche Rahmenbedingungen und äußeren

Einflüsse habe ich, also welche Anforderungen leiten sich daraus ab.

● … welche Grenzen sind gesetzt.● … können sie sich aufs Ergebnis auswirken?

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Die Spielregeln für unser Beispiel

● Man darf maximal drei Punkte je Merkmal vergeben.

● Merkmale die mit Ja / Nein beantwortet werden können, bekommen 3 / 0 Punkte.

● Wichtige Merkmale erhalten eine Gewichtung mit dem Faktor 2.

● Man definiert Ausschluss- oder KO-Kriterien, die das Produkt als ungeeignet einstufen.

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Die gewichtete BewertungMerkmale Produkt A Produkt B Produkt CLeistungsumfang Alle Features erfüllt 95% der Features 80% der Features

3 2 1Benutzerführung gut Sehr gut Sehr gut

2 3 3Zentrale Datenhaltung ja nein ja x 2 3 x 2 = 6 0 3 x 2 = 6Support 12h/7T 6h/5T 24h/7T

2 1 3Preis 20.000 € 15.000 € 16.500 €

1 3 2Läuft stabil ja ja neinKO KriteriumSumme 15 9

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Das Ergebnis

● Produkt A hat sich mit 15 Punkten gegenüber Produkt B durchgesetzt.

● Produkt C hat zwar ebenfalls 15 Punkte, ist aber aufgrund seiner Probleme als ungeeignet eingestuft.

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Was wäre wenn?

● Um die Dynamik dieses Bewertungsverfahrens zu zeigen, verändern wir ein paar Parameter.● Stabilität ist kein KO-Kriterium mehr und fällt aus

der Bewertung heraus.● Der Preis geht gewichtet in die Bewertung ein.● Zentrale Datenhaltung ist kein wichtiges Merkmal

und fällt aus der Bewertung heraus.

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Neue RundeMerkmale Produkt A Produkt B Produkt CLeistungsumfang Alle Features erfüllt 95% der Features 80% der Features

3 2 1

Benutzerführung gut Sehr gut Sehr gut

2 3 3

Support 12h/7T 6h/5T 24h/7T

2 1 3

Preis 20.000 € 15.000 € 16.500 €

2 1 3

Preis 20.000 € 15.000 € 16.500 €

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Neues Ergebnis

● Produkt B setzt sich mit 12 Punkten gegen die anderen beiden durch.

● Entscheidend bei dieser Runde war die gewichtete Bewertung des Preises.

● Ohne die Gewichtung hätten B und C jeweils 9 Punkte erhalten und A wäre mit 8 Punkten nur dritte Wahl gewesen.

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Fazit

● Die gewichtete Bewertung kann sachlich bei der Entscheidungsfindung unterstützen.

● Sie ist kein objektives Bewertungsverfahren!● Die Merkmale müssen gut ausgesucht sein.● Die Spielregeln müssen im Vorfeld festgelegt

werden.● Gibt es mehrere Entscheider, müssen sie

gemeinsam die wichtigen Merkmale und Spielregeln festlegen.

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Dankeschön!

Thomas Büdingerhttps://www.xing.com/profile/Thomas_Buedingerhttp://twitter.com/thomasbuedingerinfo@buedinger.name