Module 1 Connaissances Generales Et Gestion Des Documents

Support de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – Contact : (00225) 05 47 58 59

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Module 1 : Connaissances générales et gestion des documents


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Chapitre 1 : Notions fondamentales

Support de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique

Notions fondamentales Gestion des documents et connaissances générales

2006-2007 3 Gobis Training

Présentation du micro-ordinateur

Unité centrale

Disquette - CD-DVD – Clé USBCarte mémoire

Moniteur

Imprimante

Scanneur

Casque ou Joystick

Fax ModemSouris

Clavier

Webcam




Exercice d’application

A

K

B

C

D

E

GH

I

J

• Annoter le schéma ci-dessous

F

L

M

N




Mémoire vive et supports de stockage

CD-DVD Clé USB

Disquette Carte mémoire

iPOD

Les supports de stockage permettent de stocker les données de façon durable (même quand l’ordinateur est éteint). Ils sont de plus en plus variés.

Quelques exemples

La mémoire vive d'un ordinateur sert à stocker les informations relatives aux applications (programmes) en cours d'exécution. Plus ces programmes sont nombreux à tourner, plus ceux-ci sont gourmands, plus important devra être le volume de RAM disponible.

Quelques exemples de barrettes mémoires

Disque dur externe




Les différents périphériques

Entrée-sortie

Sortie

Stockage

Entrée




Notion de programmes et documents

Un programme informatique est un ensemble d’instructions permettant à l’ordinateur d’exécuter des tâches.

Il existe deux principaux types de programmes (logiciels):

-Les logiciels d’applicationExple. : Word, Excel, PowerPoint, Access, Photoshop, CorelDraw, etc.NB: Chaque logiciel d’application permet de réaliser des travaux dans des domaines bien précis.

-Les systèmes d’exploitationExple.: Windows XP, Unix, Linux, OS/2

Un document informatique est un travail réalisé sur l’ordinateur à l’aide d’un logiciel d’application.

Exple.: Lettre, rapport, Dessin, etc.




Rôles du système d’exploitationa. DéfinitionLe système d’exploitation est un logiciel qui contrôle le fonctionnement global de l’ordinateur. Il commande l’exécution des programmes. Il assure leur mise au point ainsi que l’enchaînement des travaux, la gestion des données, l’attribution de la mémoire, les commandes d’entrée et de sortie etc.

Ex. : Linux, Windows XP ou Mac OS sont des systèmes d’exploitation.

b. FonctionsLe système d’exploitation gère l’intégralité de l’ordinateur. Il est le lien entre le matériel et les logiciels d’application.

Il sert aussi à gérer les différents périphériques (indispensables et secondaires) et à les mettre en relation avec l’ordinateur.

Il extrait les données des fichiers et les affiche sur le moniteur. C’est aussi lui qui les enregistre si on le lui demande. Il gère donc la lecture et l’écriture des données sur le disque dur.




Concept multitâche

Les systèmes d’exploitation tels que Windows XP permettent à l’ordinateur d’exécuter plusieurs tâches à la fois.

Par exemple :

- Faire un traitement de texte tout en écoutant la musique

- Créer des diapositives PowerPoint tout en faisant des recherches sur Internet.


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Chapitre 2 : L’environnement Windows


L’environnement Windows Gestion des documents et connaissances générales

2006-2007 11

Le bureau et les icônes

L’écran d’accueil de Windows contient :

-Les icônes dont les plus importantes sont : Poste de travail, Mes Documents, Favoris réseau, Corbeille

-Un arrière-plan : Un image en fond d’écran (papier peint)

-La barre des tâches avec son bouton DEMARRER, l’horloge, la zone de notification



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La gestion des fenêtres

Réduire, agrandir, restaurer ou fermer une fenêtre

Afficher les fenêtres en mosaïque (horizontale ou verticale)Clic droit dans un emplacement vide sur la barre des tâches

Défiler entre plusieurs fenêtres (ALT + TABULATION)



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Utiliser les menus Windows

Ouvrir un menu avec le clavier Taper ALT + La touche soulignée du menu

Exécuter une commande dans un menu Taper la lettre soulignée de la commande

Exemple:

Ouvrir le menu Format

Appuyer la touche ALT + la lettre T

Exécuter la commande Police

Taper la touche P



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Gérer les fenêtres à l’aide de la barre des tâches

Cliquer sur le nom de la fenêtre

Ou appuyer les touches ALT + TABULATION



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Modifier les propriétés de la barre des tâches

Clic droit sur le bouton DEMARRER – Propriétés

Choisir les options qui vous conviennent



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Les boîtes de dialogues et leurs objets

Une boîte de dialogue permet faire des choix avant de valider une commande.

Case d’option

Case à cocher

Zone de texte

Zone de liste modifiable

Bouton

Onglet


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Chapitre 3 : Gestion des documents


Gestion des documents Gestion des documents et connaissances générales

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Créer un dossier / sous dossier

Ouvrir Poste de Travail Ouvrir le disque ou dossier dans lequel on veut créer le

nouveau dossier Fichier – Nouveau – Dossier

Ou Clic droit dans l’espace vide – Nouveau – Dossier Taper le nom du dossier puis appuyer la touche ENTREE

Exercice :Dans MES DOCUMENTS, créer un dossier pour votre classeDans ce dossier, créer deux sous-dossiers pour vous et votre voisin(e)



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Enregistrer un document dans un dossier

Ouvrir le programme dans lequel on veut créer le document (Exple: MS Word, MS Excel)

Cliquer Fichier – Enregistrer Sous Voir schéma ci-dessous

Choisir ici le dossier dans lequel on veut enregistrer le document

Taper le nom du document ici

Cliquer ici pour valider



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Renommer, supprimer et gérer la corbeille

Renommer un document ou dossier Cliquer une fois puis une autre fois sur l’icône Taper le nouveau nom puis appuyer la touche ENTREE

Supprimer un ou plusieurs fichiers Sélectionner le ou les fichiers puis taper la touche SUPPR

Les fichiers supprimés sont envoyés à la corbeille NB: Pour effacer directement les fichiers de l’ordinateur sans les envoyer à la corbeille, il faut appuyer

simultanément : la touche MAJUSCULE + SUPPR

Gérer la corbeille Sélectionner le ou les fichiers Appuyer la touche SUPPR pour les effacer de l’ordinateur Ou Fichier – Restaurer pour les ramener dans leur dossier

d’origine Fichier – Vider la corbeille pour effacer tous les fichiers de la

corbeille



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Régler les propriétés de la corbeille

Clic droit sur l’icône de la corbeille – Propriétés Choisir les options souhaités



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L’Explorateur Windows

Tous les dossiers Contenu du dossier sélectionné

Double-cliquer l’icône du fichier pour l’ouvrir

Cliquer le signe + pour voir les sous-dossiers

Pour ouvrir l’Explorateur, taper Touche Windows + E



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Utiliser un support externe, clé USB

Connecter la clé USB Brancher la clé USB dans le port USB de l’unité centrale Un message vous signaler que la clé a été détecté

Ouvrir la clé USB Dans la plupart des cas, une fenêtre affichant le contenu de la

clé s’ouvre automatiquement. Dans le cas contraire, ouvrir Poste de Travail et double-cliquer

l’icône de la clé USB

Déconnecter la clé USB Double-cliquer le symbole de la clé sur la barre des tâches Cliquer l’icône de la clé puis Arrêter dans la boite de dialogue

qui apparaît.



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Rechercher un document (par son nom, sa taille…)

Lancer la recherche Touche Windows + F ou Démarrer – Rechercher

ou Ouvrir Poste de Travail puis cliquer le bouton Rechercher

Rechercher par nom à un emplacement



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Recherche à partir de la date

Spécifier les dates de la période



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Résultat d’une recherche


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Chapitre 4 : Configurer et personnaliser l’environnement


Configurer et personnaliser l’environnement Gestion des documents et connaissances générales

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Personnaliser le bureau (Papier peint, écran de veille, jeu de couleur, résolution de l’écran)

Clic droit sur le bureau – Propriétés Cliquer sur l’onglet et les options qui conviennent puis

OK

1

2 3 54

• Permet de choisir un arrière-plan et un jeu de couleur prédéfini

• Permet de choisir une image d’arrière-plan et sa positionNB : Insérer une image personnalisée en cliquant sur Parcourir

• Choisir l’écran de veille et le délai d’attente. NB: Personnalisez l’écran de veille en cliquant le bouton Paramètres

• Choisir un jeu de couleur

• Changer la résolution de l’écran



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Modifier l’heure et la date système

Double-clic sur l’heure sur la barre des tâches Puis choisir les options suivantes

4. Le mois5. L’année6. Le jour7. L’heure, les minutes

et les secondes8. Cliquer l’onglet Fuseau

Horaire pour choisir le fuseau horaire du pays dont vous voulez avoir l’heure

Cliquer OK

1 2

3

4

5



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Le panneau de configuration Changer les paramètres de

configuration de votre ordinateur Cliquer Démarrer –

Panneau de configuration Cliquer sur le lien du

paramètres à changer Exple.: Créer ou modifier

un compte utilisateur, ajouter ou supprimer un programme

NB: La modification de certains paramètres de l’ordinateur est réservé à des utilisateurs avertie



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Gestion des paramètres internationaux et régionaux

Changer les format de nombre, date, heure et la langue en fonction du pays ou de la langue utilisée Démarrer – Panneau

de configuration – Options régionales, date, heure et langue

Choisir le lien approprié pour modifier les options



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Les thèmes du bureau

Un thème comprend une image d’arrière-plan, un ensemble de sons, d’icônes qui personnalisent votre bureau Clic droit sur le bureau – Propriétés – Onglet Thèmes Choisir le thème souhaité

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Chapitre 5 : Outils supplémentaires et avancés

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Outils supplémentaires et avancés Gestion des documents et connaissances générales

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Les accessoires Windows (Paint, WordPad, Calculatrice …)

Démarrer – Programmes – Accessoires Paint

Création et modification d’images WordPad

Editeur de texte très simple Calculatrice



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Créer des raccourcis et personnaliser le menu Démarrer

Création des raccourcis Clic droit sur l’icône –

Envoyer vers – Bureau

Personnaliser le menu Démarrer Clic droit sur le bouton

Démarrer – Propriétés

Bouton Personnaliser



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L’utilitaire de restauration du système

Prévenir les risques de perte de données dans les cas suivants : Dommages dues au tonnerre Instabilité de votre système due à l’installation de nouveau logiciel Mauvaise manipulation

Comment l’utiliser ? Créer un point de restauration avant d’installer un programme

douteux ou téléchargé sur Internet Cliquer Démarrer – Tous les programmes – Accessoires –

Outils système – Restauration du système Choisir l’option Créer un point de restauration et Suivant Suivre les instructions à l’écran



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L’utilitaire de restauration du système

Comment restaurer votre système en cas d’instabilité ? Cliquer Démarrer – Tous les programmes – Accessoires –

Outils système – Restauration du système Choisir Restaurer mon ordinateur à une heure antérieure Suivre les instructions à l’écran



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Utilitaire de sauvegarde A Quoi sert-il ?

Permet de sauvegarder les données de l’ordinateur sur un support externe (Disque dur externe, Clé USB, disquette, etc.)

Comment créer une sauvegarde ? Cliquer Démarrer – Tous les

programmes – Accessoires – Outils système – Utilitaire de sauvegarde

Cliquer Suivant Sauvegarder les fichiers et les

paramètres puis Suivant Choisir les options à sauvegarder puis

Suivant Choisir le disque de sauvegarde puis

Suivant Suivre les instructions à l’écran



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Utilitaire de sauvegarde

Comment restaurer une sauvegarde ? Cliquer Démarrer – Tous les

programmes – Accessoires – Outils système – Utilitaire de sauvegarde

Cliquer Suivant Restaurer les fichiers et les

paramètres puis Suivant Choisir le disque contenant la

sauvegarde Suivre les instructions à

l’écran



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Maintenance du disque (Nettoyage, Scandisk, défragmentation)

Nettoyage de disqueCet outil permet de libérer de l’espace sur le disque

Quels sont les types de fichiers supprimés ? Fichiers temporaires Internet Programmes téléchargés Contenu de la corbeille Fichiers temporaires Windows Composants Windows optionnels Programmes non utilisés



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Comment utiliser l’utilitaire Nettoyage de disque ? Cliquer Démarrer – Tous les

programmes – Accessoires – Outils système – Nettoyage de disque

Choisir le disque à nettoyer Choisir les fichiers à supprimer



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L’utilitaire ScandiskIl permet de détecter et réparer les erreurs sur le disque.

Pourquoi l’utiliser ? Retrouver les secteurs défectueux sur le disque dus à des

mauvaises manipulations, les arrêts brusques de l’ordinateur L’utilisation prolongée de l’ordinateur

Quand l’utiliser ? Généralement chaque semaine ou deux fois dans le mois en

fonction de l’utilisation de l’ordinateur



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Comment l’utiliser ? Ouvrir le Poste de Travail Clic droit sur l’icône du disque à analyser – Propriétés Cliquer l’onglet Outils – Vérifier maintenant Choisir les options de vérification puis Démarrer



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L’utilitaire Défragmenteur de disqueIl permet de regrouper les fichiers fragmentés (ce fait ralentit l’ouverture des fichiers et des programmes)

Quand utiliser le Défragmenteur de disque ? En cas d’ajout de plusieurs fichiers sur le disque Lorsque l’espace libre est autour de 15 % de celle du

disque Après l’installation de nouvelles versions de

programmes ou de Windows



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Comment utiliser le Défragmenteur de disque ?

Cliquer Démarrer – Tous les programmes – Accessoires – Outils système – Défragmenteur de disque

Choisir un lecteur puis cliquer le bouton Analyser

En fonction du résultat cliquer le Bouton Défragmenter ou non

Suivre les instructions à l’écran



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Le planificateur des tâches (Maintenance, sauvegarde…)

Il est possible de planifier les tâches de l’ordinateur de façon périodique

Cliquer Démarrer – Programmes – Accessoires – Outils système – Tâche planifiée

Double-cliquer l’icône Création de tâche planifiée et suivre les instructions de l’assistant



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Contrôler et gérer les impressions

Cliquer Fichier – Imprimer ou CTRL + P Choisir l’imprimante Choisir les pages à imprimer Choisir le nombre de copies Puis cliquer OK

Pour imprimer une portion du document, sélectionner-le cliquer

Fichier – Imprimer Cliquer l’option Sélection

puis OK

Pour imprimer plusieurs pages sur la même feuille, choisir l’option Pages par feuille

Pour spécifier un format particulier de feuille, cliquer le bouton Propriétés



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Installer une imprimante

Cliquer Démarrer – Imprimantes et télécopieurs

Dans le volet de gauche cliquer Ajouter une imprimante

Cliquer Suivant Choisir entre une

imprimante locale ou réseau



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Installer une imprimante réseau

Choisir d’installer une imprimante réseau

Cliquer Suivant Cliquer Suivant Choisir le nom de

l’imprimante réseau puis cliquer Suivant




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Installer une imprimante locale

Choisir d’installer une imprimante locale

Cliquer Suivant Cliquer Suivant Choisir le nom du fabricant

et celui de l’imprimante puis cliquer Suivant


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